Proyecto FormA – Formularios Autogestionados Sistema genérico de formularios autogestionados. Proyecto presentado por: Dirección General de Planeamiento (DGPlan), División Estadística Servicio Central de Informática Universitario (SeCIU).

I-Introducción II-Justificación Disponer de información y estadísticas regulares sobre la población universitaria es un componente fundamental en la definición y evaluación de la gestión y políticas universitarias. En este sentido la Dirección General de Planeamiento y el SeCIU desarrollan en forma regular un importante conjunto de mecanismos y operaciones de relevamiento estadísticos y administrativos con la finalidad de generar información acerca de la composición y características de su población de estudiantes, egresados, docentes

y

funcionarios

técnicos,

administrativos

y

de

servicios

(T/A/S).

Particularmente se destaca la realización periódica de censos de población, aplicación de formularios estadísticos a los estudiantes que ingresan y egresan de carreras de grado y posgrado. En los últimos diez años este tipo de operaciones de captura de datos se han realizado mediante aplicaciones informáticas desarrolladas por el SeCIU, lo que ha permitido que la población objetivo acceda vía web y complete de forma autoadministrada dichos formularios. Este tipo de administración supone un conjunto de ventajas a considerar, entre las que se pueden destacar la seguridad en la protección de los datos, la comodidad para quienes completan los datos (brindando la posibilidad de completar el formulario en cualquier sitio con conexión a internet), se obtienen datos más certeros ya que el propio sistema realiza en línea controles de consistencia en las respuestas, la obtención de los datos para ser procesados se logra en forma más rápida, entre otras.

El desarrollo de cada una de estas aplicaciones se produjo de forma independiente, es decir que la implementación se realizó a medida para cada instancia, respondiendo específicamente a las características y requerimientos del proyecto en cuestión.

En este proyecto se propone la creación de un sistema web de formularios autogestionados, siendo el mismo de uso general, posibilitando la aplicación de diferentes grupos de preguntas a variadas poblaciones, y permitiendo así conocer características de poblaciones con diferentes fines.

III- Objetivos

General Obtener un sistema web de formularios que permita realizar relevamientos continuos a distintas poblaciones y con fines diversos. Específicos Mejorar la gestión en la producción de información de calidad y estadísticas universitarias Concentrar en un mismo sistema el desarrollo e implementación de los distintos formularios estadísticos que se producen en la Udelar Optimizar los recursos destinados al desarrollo e implementación de formularios web, facilitando la interacción entre formularios y otros sistemas de la Udelar Transitar hacia un sistema web desarrollado con herramientas de software libre y base de datos libre

IV- Antecedentes Los antecedentes que se consideran relevantes hacen referencia a las implementaciones web que se realizaron a medida en cada una de las siguientes instancias: Formulario de Ingreso de estudiantes de grado: en el año 2003 se implementó dicho formulario, aplicado a los estudiantes de ingreso a cada Facultad, el cual sigue operativo actualmente recibiendo mantenimiento evolutivo. Dicho formulario se conecta con el SGB (Sistema de Gestión de Bedelías), para la determinación de la población, autenticación y sanciones a aplicar en caso de no ser completado.

Censo de estudiantes de grado: en el año 2007 se implementó el formulario asociado al censo con gran variedad de preguntas propuestas por el equipo técnico del Censo. Dicho formulario se conectó con el SGB (Sistema de Gestión

de Bedelías), para la determinación de la población, autenticación y sanciones a aplicar en caso de no ser completado.

Censo de funcionarios docentes y T/A/S: en el año 2009 se implementó el formulario asociado al censo con gran variedad de preguntas propuestas por el equipo técnico del Censo. Dicho formulario tomó la población de los sistemas de Personal.

Encuesta de Calidad de Vida 2011: en el año 2011 se implementó dicha encuesta consistente en una serie de preguntas definidas por el Programa de Salud Mental, aplicada a una muestra de funcionarios docentes y no docentes, extraída del Sistema de Administración de Personal (SIAP). Censo de estudiantes de grado y posgrado: en el año 2012 se implementó el formulario asociado al censo con gran variedad de preguntas propuestas por el equipo del Censo. Dicho formulario se conectó con el SGB (Sistema de Gestión de Bedelías), para la determinación de la población, autenticación y sanciones a aplicar en caso de no ser completado. El mismo fue dinámico en función de la situación del estudiante que podía ser de grado y posgrado en diferentes carreras, con posibilidad de optar el tipo de formulario a completar.

Para cada una de estas instancias, se implementó una solución a medida, en trabajo conjunto entre DGPlan y SeCIU. Dada la creciente demanda de las distintas Comisiones y grupos de investigadores en adicionar preguntas específicas a los censos, quedó planteada la necesidad de aplicar encuestas puntuales a subpoblaciones específicas, por ejemplo: estudiantes de intercambio, estudiantes con discapacidad, uso de la plataforma EVA (Entorno Virtual de Aprendizaje), movilidad estudiantil, etc. La necesidad de tener un sistema ágil, disponible en todo momento, para aplicar series de preguntas a diferentes poblaciones, con variedad de opciones de respuestas, y con capacidad de presentar preguntas en función de las respuestas dadas es una herramienta

imprescindible en la actualidad. No se trata de un simple formulario plano, sino de formularios con lógica de respuestas y ciclos de preguntas.

V- Características El proceso a modelar identifica los pasos siguientes: determinación de la población a estudiar definición del formulario acción a tomar (por ejemplo sanción) extracción de datos y posteriormente a la obtención de los datos análisis de datos resultados (por ejemplo acciones, monitoreo, evaluación, publicaciones)

El sistema de formularios deberá interactuar con otros sistemas (Sistema de Gestión de Bedelías, Sistema Integrado de Administración de Personal, Sistema de Títulos, Sistema de Becas, etc.) para identificar la población, validarla, determinar características y realizar acciones específicas posteriores.

VI- Etapas

Dividimos el proyecto en diferentes etapas, en función de requerimientos planteados, y las posibilidades de adaptación del sistema inicial.

Etapa 1: Corto plazo Formulario de Ingreso de estudiantes de Posgrado. Etapa 2: Mediano plazo Censo de Funcionarios.

Etapa 3: Largo plazo

Relevamientos continuos, contemplando Formulario de Egresados de Grado, Formulario de Egresados de Posgrado, Formulario de Ingreso de estudiantes de Grado (el cual debe migrarse ante el cambio del SGB por el SGAE).

El equipo de trabajo deberá estar formado por integrantes de la Dirección General de Planeamiento y Rectorado, definiendo los requerimientos y patrocinando el proyecto, y SECIU, en su implementación.

Detalle de las etapas A continuación se describen las distintas etapas del proyecto. Para todas las etapas se cuenta con un diseñador gráfico, a demanda, que colabora en el estilo y diseño de todos los sistemas en SeCIU. En cuanto al soporte informático en general, se cuenta con el área de Soporte de Infraestructura que atiende todos los sistemas de gestión entre otras cosas. Para la etapa 1 y 2 se dispone de servidores e infraestructura del DataCenter de SeCIU. La atención a usuarios será llevada a cabo por la Mesa de Ayuda de SeCIU y en caso de ser necesario por el grupo correspondiente para dar respuestas puntuales sobre el contenido de los distintos formularios.

ETAPA 1 Objetivo:

Formulario de Ingreso de estudiantes de Posgrado

Tarea : Consiste en adaptar el sistema del censo anterior de estudiantes, para poder definir el formulario de ingreso de estudiantes de posgrado. La población proviene del SGB definida por los ingresantes a carreras de posgrado en el año en curso. Plazo estimado: Marzo 2015 Equipo funcional: El desarrollo conceptual de los proyectos de captura de datos referidos es coordinado por la Dirección Gral de Planeamiento, a través de la División Estadística. Para esta etapa del proyecto la DGPlan asigna un profesional A12 20hs, un asistente informático R10 20hs y un profesional A16 10hs para coordinar y supervisar las tareas relacionadas con el proyecto. Equipo informático: Para esta etapa del proyecto SECIU asigna algunos recursos en forma exclusiva y otros en forma parcial para el desarrollo de la aplicación y la puesta en producción de la misma, requiriendo recursos adicionales en verificación/producción previo y post a la salida del sistema. Estado de situación de la Etapa 1: Se cumplió con el objetivo y plazo estimado. Las tareas de recursos requeridos y faltantes fueron asumidos por DGPlan, cediendo en forma parcial y transitoria, un técnico informático, para cumplir las tareas de verificación y producción.

ETAPA 2 Objetivo:

Censo de funcionarios docentes y no docentes.

Tarea : Consiste en la implementación del sistema genérico de formularios, acotando su alcance a una única población y a un único tipo de formulario, el censal, conviviendo por un período 2 aplicaciones diferentes, la de Etapa 1 y la de Etapa 2.

En este caso, la población proviene del SIAP y se introducirá la autenticación de los usuarios con un sistema de clave única. Plazo requerido: Setiembre de 2015 (dado por la fecha aprobada de realización del Censo). Equipo funcional: El desarrollo conceptual de los proyectos de captura de datos referidos es coordinado por la Dirección Gral de Planeamiento, a través de la División Estadística. La disponibilidad de recursos es variable al tipo de proyecto. En ocasión de Censos universitarios, la asignación de personal por parte de la DGPlan es significativamente mayor. En el censo universitario de estudiantes (grado y posgrado) se conforma un equipo técnico integrado por DGPlan. SeCIU, FCEA, FCS, FHUM, Rectorado, CSE y CAP. En el censo universitario de funcionarios se conforma un equipo técnico integrado por DGPlan, SeCIU, FCEA, FCS, Rectorado y la Dirección General de Personal. Equipo informático: Para esta etapa del proyecto, dado lo acotado de los plazos, SECIU asignará recursos actualmente destinados a otras actividades, solicitando extensiones horarias de los mismos, para las tareas de desarrollo, soporte y producción de la aplicación. Para verificar la aplicación, se solicita la contratación de un recurso y la posibilidad de contar en forma parcial y transitoria, con el técnico técnico informático cedido por DGPlan para la etapa anterior. Recursos adicionales requeridos de Junio a Diciembre: Extensión horaria de 40 a 48 hs para 1 funcionario Esc R Grado10 Extensión horaria de 40 a 48 hs para 1 funcionario Esc R Grado 12 Extensiones horarias de 30 a 40 hs para 3 becarios (asimilados a Esc G, Grado 2) Contratación de 1 becario 30 hs.(asimilado a Esc G, Grado 2) (Nota : los cargos R son con dedicación compensada)

ETAPA 3 Objetivo:

Encuestas continuas

Tarea : Consiste en la implementación del sistema genérico de formularios, con manejo de múltiples poblaciones y múltiples formularios, comunicándose con los diferentes sistemas de gestión e implementando módulos de carga de población específica. Se plantea la necesidad de comenzar con los siguientes formularios: Migración del Formulario de Ingreso a Posgrados. Implementación de Formulario de Egreso de Grado. Implementación de Formulario de Egreso de Posgrado. Implementación de Formulario de Ingreso a Grado. Encuestas continuas.

Plazo estimado : A partir de 2016, se deberían estar implementando los diferentes formularios, estimándose la viabilidad de realizar la migración del primero, y la implementación de los formularios de egreso, para dicho año. Equipo funcional: El desarrollo conceptual de los proyectos de captura de datos referidos es coordinado por la Dirección Gral de Planeamiento, a través de la División Estadística. La disponibilidad de recursos es variable al tipo de proyecto. Equipo informático: Se requiere disponer de un equipo informático permanente y estable dada la proyección de uso continuo de este sistema, con realidades dinámicas en cada caso. Para ello se requiere contratar en forma permanente 4 técnicos informáticos (Esc R, Grado 12, 40 horas). (Nota: los cargos R son con dedicación compensada) Verificación No Funcional: Dado el porte de uso del sistema, y la convivencia de formularios diferentes y varias poblaciones accediendo en forma simultánea

y continua, se requerirá realizar testeos de performance, previendo la contratación de dicho servicio. Costo estimado : u$s 20.000

Infraestructura: Se requiere generar ambientes adecuados al porte del sistema, en una plataforma de virtualización. (Memoria RAM y Procesamiento, Discos en Servidores). Costo estimado: u$s 5.000 + IVA