INSTRUCTIVO RECIBO DE COMBUSTIBLE LIQUIDO EN ESTACIONES DE SERVICIO

ELABORÓ Gabriel Enrique Tovar Coordinador de Control Interno

REVISÓ Cecilia Vargas Méndez Gerente de Procesos y Control Interno

Página 1 de 6 Versión: 03 Código: I 1 Fecha de actualización: 6/09/2011

APROBÓ Juan Antonio Perez Cadavid Gerente de Combustibles

1. 0BJETIVO Describir las actividades para realizar el recibo de combustible líquido en las estaciones de servicio, de manera que se asegure la correcta verificación de la cantidad y calidad recibida, tomando las medidas de seguridad pertinentes. 2. ALCANCE Este documento aplica a todas las estaciones de servicio administradas por Casamotor S.A. donde se tenga el expendio de combustibles líquidos y abarca desde la llegada del carro tanque hasta el registro de la factura del proveedor de combustible y novedades de faltantes en el recibo. 3. DEFINICIONES EDS: Estación de servicio. Isla: Lugar en el que se encuentran los surtidores de combustible líquido o gaseoso. Tabla de Aforo: Rangos o parámetros de medición que permiten medir la capacidad aproximada de tanques, o las correspondientes capacidades parciales. Servipunto: software para administración y control de EDS que permite establecer los niveles de salida de combustible y transformarlos a unidades de venta. Veeder Root: mecanismo contador electrónico que permite establecer los totales del inventario en los tanques a través de sensores de contacto o de detección de niveles. Revelador (pomada): Material químico que indica visualmente (cambio de color) la medida de agua o de sustancias extrañas contenidos en el fondo del tanque de combustible. Capilaridad: Propiedad de un cuerpo sólido de atraer y hacer subir por sus paredes el líquido que las moja. 4. CONDICIONES GENERALES a) El cumplimiento de las actividades descritas en el presente documento son responsabilidad del administrador de la EDS y éste o su designado son los únicos autorizados para firmar la guía de transporte. b) El administrador de la E.D.S. como responsable del inventario, coordinará las actividades de recibo de combustibles, verificando la calidad y cantidad del producto recibido, asegurando que quien realiza medición utilice los elementos de seguridad y protección industrial requeridos. c) Antes de autorizar el descargue, el administrador debe asegurarse que los tanques de la E.D.S. tienen la capacidad para recibir la totalidad del combustible para evitar sobrellenado, Así mismo deberá indicar al conductor en que tanque descargar el producto de cada compartimento.

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d) El recibo de combustible se debe programar en lo posible para realizarse en horas del día. En caso de recibir combustible en horarios nocturnos o fuera del horario laboral, el administrador deberá coordinar y autorizar bajo su responsabilidad el recibo y verificación al funcionario que considere conveniente. En este caso se debe usar el revelador (Crema) para detección de niveles. e) La cantidad de combustible a recibir se verificará en el carro tanque, utilizando la tabla del anexo 1 “MEDIDAS PARA RECIBO DE COMBUSTIBLE EN CARRO TANQUE” para cada uno de los compartimientos del vehículo, éste debe estar ubicado a nivel y dejarse reposar 10 minutos antes de realizar la medida. f)

Todos los faltantes en recibo de combustible serán descontados del respectivo flete, liquidando el valor que corresponda a precio de compra en planta más el costo del flete según el combustible faltante.

g) Para el descargue del combustible el vehículo se debe subir en las rampas para asegurar el vaciado total del combustible. h) El anexo 1. “MEDIDAS PARA RECIBO DE COMBUSTIBLE EN CARRO TANQUE” debe ser actualizado cada vez que ingrese un nuevo vehículo para transporte de combustible para la EDS, en este caso el administrador de la EDS coordinará lo pertinente para la determinación de las medidas en cada uno de los compartimientos. 5. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES ACTIVIDAD

ALISTAMIENTO

REGISTRO / TAREAS RESPONSABLE DOC. REFERENC -Factura 1) Al llegar el camión, verifique los documentos y Registre los datos correspondientes en el formato F -Guía de 32 V_3 transporte Administrador -Comprobante Si Hay Diferencia entre la cantidad facturada y la de entrega y E.D.S. guía de transporte (faltantes), regístrelos en el recibo. (Planta) campo observaciones. - Formato F32 V_3 Aliste las tablas de aforo de los tanques de la EDS. 2) Desaloje la zona de descargue y dé las instrucciones para que el conductor ubique el Administrador vehículo en el sitio asignado y en posición de E.D.S. salida.

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ACTIVIDAD

TAREAS

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RESPONSABLE

REGISTRO / DOC. REFERENC

3) Coloque avisos y/o conos demarcando el área en la zona de descargue de los tanques y señales de prevención para evitar el paso esta zona durante el descargue del combustible. 4) Asigne una persona que sirva de guía al conductor para el parqueo. 5) Exija al conductor que ponga el freno de parqueo y que apague todos los sistemas eléctricos, y que permanezca junto al camión.

VERIFICACION DE CALIDAD Y CANTIDAD DEL PRODUCTO EN EL CARRO TANQUE

Coloque 2 extintores contra incendio, uno al lado de las mangueras de descargue y otro al final del carro tanque. 1)Destape las escotillas (Boca de llenado) con el fin de desgasificar los compartimientos. Verifique la calidad del combustible de acuerdo a lo descrito en el punto 5.1. de este documento. 2)Deje reposar el combustible durante 10 minutos y luego tome la medida para determinar la cantidad de producto que llega a la EDS, para esto tenga en cuenta: a) La regla debe estar seca cada vez que se introduce al tanque. b) Introduzca la regla cuidadosamente y en forma recta. c) Conserve la regla en posición vertical hasta que toque el fondo del tanque. d) La regla debe introducirse en el punto central del compartimento cada vez que se toma una medida. e) Para evitar problemas de capilaridad no deje que la regla esté en contacto con el combustible, por más de dos (2) o tres (3) segundos. f) Repita la medición una segunda (2) vez, si la medida da igual a la primera regístrela en el formato, pero si es diferente tome una tercera medida. Si ésta coincide con alguna de las anteriores, registre este valor.

Administrador E.D.S.

Administrador E.D.S.

-Formato: F32 v_3

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ACTIVIDAD

DECISIÓN DE ACEPTACION O RECHAZO

TOMA DE LECTURA INICIAL EN TANQUE EDS

DESCARGUE EN LOS TANQUES DE LA EDS

TOMA DE LECTURA FINAL EN TANQUE EDS

VERIFICACION DE INVENTARIO DESPUES DEL DESCARGUE

TAREAS

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RESPONSABLE

REGISTRO / DOC. REFERENC

En caso contrario haga un promedio entre las tres. g) Registre los resultados de la medición en el formato F32 v_3 (Niveles en cms) h) Registre las medidas del Anexo 1 para cada compartimiento (Niveles cms según anexo 1) y calcule la diferencia en cms. i) Si hay disminución en la medida, calcule el faltante en galones multiplicando la diferencia en cms por el factor según en anexo 1. Regístrelo en el F32 v_3 1) En caso de rechazarse el contenido del carro tanque total o parcialmente, regístrelo en presencia del conductor en el campo de Administrador -Formato: F32 observaciones del Formato F32 v_3 y en la guía de E.D.S. v_3 transporte, anotando los motivos y volúmenes. Informe a su Jefe inmediato. 1) Solicite a los auxiliares de EDS, suspender la venta e imprima el “Reporte x turno” de cada isla donde se descargará el combustible.

-Servipunto: Reporte por

Administrador Turno. 2) Mida el nivel de combustible en el tanque de la E.D.S. -Formato F32 E.D.S. (Medida inicial) y regístrelo en el F32 v_3 (Siga las instrucciones del numeral 5.1). Autorice v_3 reanudar la venta. Autorice el descargue del producto en el Administrador respectivo tanque. Terminado el descargue, E.D.S. Verifique que los compartimentos estén totalmente vacíos. -Servipunto: 1)Deje reposar el tanque 10 minutos. Reporte de 2)Solicite a los auxiliares de EDS, suspender la venta e imprima el “Reporte x turno” de cada isla ventas por donde se descargó el combustible 3)Tome la medida del nivel de combustible. Administrador turno (Medida Final) y registre los datos en el F32 v_3 E.D.S. Autorice reanudar las ventas. 4)Ventas: Calcule por diferencia entre los reportes (final – inicial) los Galones vendido. (Registre en el -Formato F32 formato F32 v_3 la diferencia) v_3 Recoja los conos, avisos, extintores y rampas. 1)Convierta a Galones las medidas inicial y final de combustible en los tanques utilizando la tabla Administrador -Formato: de aforo, registre los datos en el F32 v_3 (volumen E.D.S. v_3 inicial y volumen final). 2)Volumen Recibido: Vol final + ventas – vol inicial.

F32

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ACTIVIDAD

REGISTRO / DOC. REFERENC -Guía de Si No hay diferencias: Firme la guía de transporte. transporte, la planilla de control de entrega -planilla de del transportador y el formato F32 v_3, entregando los dos primeros al conductor. control de Si hay Diferencias: Facture el faltante a entrega del nombre del Transportador, haga firmar la Administrador transportador. E.D.S. factura del conductor. -Formato: F32 Firma documentos: Haga firmar del conductor v_3 el formato de recibo. -Factura De Devuelva documentos al conductor: planilla de control de entrega de combustible y la venta factura emitida por el faltante. Casamotor TAREAS

1)

DIFERENCIAS EN EL RECIBO DE COMBUSTIBLE CON EL TRANSPORTADOR 2)

3) 4)

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RESPONSABLE

5.1 Instrucciones para verificar la presencia de agua en el combustible a) b) c) d)

La regla debe estar seca cada vez que se introduce al tanque. Introducir cuidadosamente la regla de medida, Conservar la regla en posición vertical hasta que toque el fondo del tanque. La regla debe introducirse en el punto central del compartimento cada vez que se toma una lectura. e) Unte la punta de la regla con la crema reveladora hasta una altura de 5 cm. (Si al sacarla observa que el nivel es más alto, aplíquela a una altura superior y repita el procedimiento). Si encuentra niveles de agua, registre en el formato F.2. V.3 f) Tenga en cuenta que para detectar niveles de agua se debe dejar la regla tocando fondo durante 10 segundos para gasolinas (30 segundos para Diesel), que es el tiempo necesario para que el revelador actúe y su indicación sea más confiable. g) Uso del Revelador: Esta verificación siempre se deberá realizar en la primera medición de cada tanque del camión y de la E.D.S. Para Gasolinas Oxigenadas: Se usa el revelador de color café, si al contacto con el combustible se torna de color rojo indica presencia de agua y el combustible NO puede ser descargado. Para Biodiesel: Será usado el revelador de color amarillo, si al contacto con el combustible se torna de color rojo indica presencia de agua. 6. DOCUMENTOS ASOCIADOS � FORMATO F32 v_3 : RECIBO COMBUSTIBLE LIQUIDO EN DS � FORMATO: planilla de control de entrega del transportador � REGISTROS: � Factura de compra del combustible � Comprobante de entrega y recibo (Tiquete planta Gualanday) � Factura de venta (faltantes en transporte) � Guía de transporte de combustible � TABLAS DE AFORO DE LOS TANQUES DE LA EDS

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anexo 1 “MEDIDAS PARA RECIBO DE COMBUSTIBLE EN CARRO TANQUE

7. CAMBIOS RESPECTO A LA VERSION ANTERIOR Se adicionaron en el capítulo 4 Las condiciones generales para recibo de combustible, responsables, actividades de control, se incorpora la obligación de descuento de faltantes en el transporte y el cobro al conductor, así mismo el capítulo 5.1 se registran las Instrucciones para verificar la presencia de agua en el combustible.

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