GUÍA DE INSCRIPCIÓN SISTEMA DE INFORMACIÓN DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS DEL GRUPO EPM ADMINISTRADO A TRAVÉS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE KONFIRMA -5INKO Fecha de última actualización: 23 de Noviembre de 2015

Contenido 1. KONFIRMA S.A.S. .......................................................................................................................................... 2 2. EL SISTEMA DE INFORMACION DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS .......................................................... 2 3. TRÁMITES DEL SISTEMA DE INFORMACION DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS ...................................... 3 3.1. INSCRIPCIÓN REGISTRO ÚNICO ................................................................................................................. 3 3.2. RENOVACIÓN REGISTRO ÚNICO ................................................................................................................ 4 3.3. ACTUALIZACIÓN REGISTRO ÚNICO............................................................................................................ 4 3.4. VERIFICACIÓN DE INFORMACIÓN.............................................................................................................. 5 4. ENVÍO DE DOCUMENTACIÓN ....................................................................................................................... 5 4.1. TRÁMITE VIRTUAL ...................................................................................................................................... 5 4.2. TRÁMITE FÍSICO ......................................................................................................................................... 6 4.3. PASO A PASO PARA INICIAR TRÁMITES VIRTUALES .................................................................................. 6 5. PROMESA DE SERVICIO Y CANALES DE COMUNICACIÓN ............................................................................ 7 6. EMPRESAS EXTRANJERAS ............................................................................................................................. 7 7. APODERADO ................................................................................................................................................. 9 8. DILIGENCIAMIENTO DE FORMULARIOS Y DOCUMENTOS QUE DEBEN PRESENTARSE ............................... 9 8.1. FORMULARIO 1. FIRMA - DECLARACIÓN DE COMPROMISO VERACIDAD DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTOS. ................................................................................................................................................. 9 8.2. FORMULARIO 2. DATOS GENERALES ......................................................................................................... 9 8.3. FORMULARIO 3. INFORMACIÓN FINANCIERA......................................................................................... 11 8.4. FORMULARIO 4. INFORMACION DE EXPERIENCIA .................................................................................. 13 8.5. OTROS DOCUMENTOS ADICIONALES OBLIGATORIOS PARA LA VERIFICACIÓN DE INFORMACIÓN ....... 15 9. SUGERENCIAS, QUEJAS Y RECLAMOS ......................................................................................................... 17

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NOTA: "Tenga en cuenta que KONFIRMA administra el registro de proveedores de diferentes entidades contratantes y para cada una de ellas aplican reglas de negocio y procedimientos diferentes; por lo tanto, si usted desea hacer parte del registro de proveedores de alguna en particular debe realizar el trámite específico para dicha entidad.” “RECUERDE QUE ESTE REGISTRO APLICA SOLO PARA EPM, CHEC, EDEQ, ESSA, CENS. NO APLICA PARA LAS OTRAS ENTIDADES CONTRATANTES DE LAS CUALES KONFIRMA ADMINISTRA EL REGISTRO DE PROVEEDORES.”

1. KONFIRMA S.A.S.

KONFIRMA® es la empresa encargada de operar y administrar la información de personas naturales y jurídicas que realizan el trámite de inscripción y clasificación en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas del Grupo EPM. Konfirma® es una Sociedad por Acciones Simplificadas constituida como un emprendimiento corporativo liderado por Cadena S.A. y por la Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia. Si desea ampliar más la información acerca de la empresa Konfirma® lo invitamos a que acceda a la siguiente dirección electrónica: http:/ / www.konfirm a.com.co La plataforma tecnológica que actualmente soporta el proceso de inscripción de los proveedores del Grupo EPM es propiedad de Konfirma y dicha entidad es la responsable de su funcionamiento, al igual que de garantizar en condiciones normales y la seguridad de la información que el proveedor suministra por este medio.

2. EL SISTEMA DE INFORMACION DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS

Las personas naturales o jurídicas que desean participar en procesos de contratación con el Grupo EPM deben realizar el Registro Único en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas. Esta inscripción está reglamentada por la normatividad aplicada para cada una de las filiales del Grupo EPM y es un requisito de participación para los procesos de contratación. El Sistema de Información de Proveedores y Contratistas del Grupo EPM es administrado y gestionado por la empresa Konfirma®, mediante el Servicio de Relacionamiento con Terceros y está soportado por el Sistema de Información de Konfirma – 5inko. Este tiene por objetivo optimizar el proceso de registro de los proveedores potenciales y actuales contratistas que tienen relación con las diferentes áreas del Grupo EPM, apoyando los diferentes procesos internos, principalmente en el tema de contratación, dado que permite validar algunos de los requisitos que son exigidos en los pliegos de condiciones o términos de referencia y se convierte en un insumo muy importante para los estudios de mercados que se requieren; es por estas razones que la información que sea consignada ante Konfirma®, debe cumplir con todos los requisitos exigidos y que están descritos en esta guía, para así garantizar su cumplimiento cuando sea requerido en un proceso de contratación.

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Este sistema es independiente del Registro Único de Proponentes que manejan las Cámaras de Comercio del país y no se basa ni en los principios ni en las metodologías de la Ley 80 de 1993, ni Ley 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios. En el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas del Grupo EPM, no se inscriben consorcios o uniones temporales. Los integrantes del consorcio o unión temporal deberán inscribirse en forma individual.

3. TRÁMITES DEL SISTEMA DE INFORMACION DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS El sistema de información de proveedores y contratistas del Grupo EPM reúne la información en un Registro Único que aplica para Todos los proveedores del Grupo EPM (EPM, CHEC, EDEQ, CENS Y ESSA), el cual contiene datos validados por Konfirma a través del certificado de existencia y representación legal, o documento equivalente. El Sistema de Información de Proveedores y Contratistas está integrado por 4 tipos de trámites que son: Inscripción, renovación, y actualización, los cuales se detallan a continuación.

3.1. INSCRIPCIÓN REGISTRO ÚNICO Diligenciar Formulario 1. DECLARACIÓN DE COMPROMISO, VERACIDAD DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTOS. Presentar firmado por el Representante Legal. 

Diligenciar Formulario 2.DATOS GENERALES. Este contiene datos básicos del proveedor, medios de contacto y clasificación del objeto social del proveedor al tercer nivel (clase) del Código de las Naciones Unidas (máximo 10 códigos).  Formulario 3. INFORMACIÓN FINANCIERA. Para la información financiera, debe presentar los Balances y Estado de Resultados de los dos últimos años  Formulario 4. INFORMACIÓN DE EXPERIENCIA. Este requisito es opcional, en caso de hacerlo, se debe aportar el formulario diligenciado, y el soporte de un contrato reportado. Es de anotar que la información se toma de acuerdo a lo que escriba en el formulario, toda vez que es Declarativa. DOCUMENTOS SOPORTE  RUT actualizado Para Persona Natural: Copia de la Cédula, Copia diplomas o actas de grado actividades que requieren de formación específica.  Copia de la cedula del representante legal

para

 Certificado de Existencia para las Entidades Sin Ánimo de Lucro registradas por fuera de la CCMA o Entidades cuyo ente responsable de certificar la existencia es diferente a las cámaras de comercio en Colombia.

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3.2. RENOVACIÓN REGISTRO ÚNICO El proceso de renovación es requerido para todos los proveedores que tengan inscripción vigente en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas del Grupo EPM y deben realizarlo antes de cumplir un año contado a partir de la fecha de inscripción, con el fin de poder continuar participando en los procesos de contratación del Grupo EPM. Los proveedores que tengan interés en continuar inscritos en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas del Grupo EPM deberán actualizar anualmente como mínimo la información financiera Declarativa del último año. Los requisitos son:    

Formulario 1. Firmado por el Representante Legal. Formulario 3. Diligenciando la información financiera declarativa. RUT (Si no lo ha actualizado). Cualquier otra información reportada inicialmente que durante el año haya sufrido cambios.

3.3. ACTUALIZACIÓN REGISTRO ÚNICO Una vez realizada la inscripción en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas del Grupo EPM, la actualización de la información será responsabilidad del proveedor y podrá realizarla en cualquier momento e inscribir experiencia de nuevos contratos terminados, teniendo en cuenta que el registro debe contener máximo 10 contratos, y que a un contrato le puede asignar máximo 10 clasificaciones a nivel de Producto. Nota: El no mantener actualizada la información del registro, puede afectarle la participación en un proceso de contratación, por el incumplimiento de algún requisito solicitado en el pliego de condiciones o en los términos de referencia y que esté relacionado con la información que soporta el registro. Por lo anterior, lo invitamos a que la información esté actualizada.

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3.4. VERIFICACIÓN DE INFORMACIÓN Es de anotar que habrá situaciones en las que el GRUPO EPM requerirá información verificada de los proveedores, lo cual le será notificado directamente al proveedor y a Konfirma; en este caso la información pasará de ser Declarativa a VERIFICADA. Para esto el proveedor deberá aportar a la empresa Konfirma los soportes que complementen la información declarada en el Registro Único como son: Estados financieros completos, certificados de experiencia de cada contrato reportado y, certificaciones especiales. El proveedor que sea notificado requiriéndole dichos soportes, deberá tener preparada esta documentación, toda vez que el GRUPO EPM le otorgará dos (2) días para entregar la información a Konfirma y así iniciar la Verificación. Los requisitos aplicables para la verificación se definen en el numeral 8 de este documento, con el detalle de cada uno de los formularios que se deben diligenciar y los documentos soportes a adjuntar. En caso de que el proveedor no tenga información financiera, debe aportar la justificación legal en la cual se soporta, firmada por el representante legal.

4. ENVÍO DE DOCUMENTACIÓN 4.1. TRÁMITE VIRTUAL A través de nuestra plataforma Virtual puede realizar el Registro Único con información Declarativa y, cuando EPM se lo solicite directamente, con soportes para Verificar la información (anexando para este último, el correo que EPM le envía solicitándole la Verificación), teniendo en cuenta lo siguiente: Para acceder al contenido de la plataforma virtual, debe utilizar Internet Explorer 8 o superior. Para acceder a la plataforma de KONFIRMA debe ingresar la siguiente dirección en el navegador: http://aplicacio nes.konfirma.com.co/tramitesvirtuales5inko/ Diligencie la información correspondiente adjuntando los documentos soporte. Recuerde imprimir y firmar el formulario, posteriormente adjuntarlo y enviar el trámite a través de la plataforma (Ley 527 Comercio Electrónico). Si al momento de ingresar, tiene un trámite en edición, debe finalizar o eliminar dicho trámite para iniciar otro. Para finalizar el trámite debe terminar de diligenciar toda la información solicitada en el paso a paso, hasta seleccionar la opción “enviar”, y obtener finalmente un número de radicado para el trámite. Para evitar duplicidad de información, no debe hacer el trámite virtual simultáneamente al trámite físico; si esto ocurre y el Trámite Virtual está en “edición”, debe proceder a eliminarlo, al hacer esto, no se altera la información del registro como proveedor.

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4.2. TRÁMITE FÍSICO Si va a realizar el Registro Único físicamente, debe aportar el Formulario 1 firmado, y los documentos relacionados en REQUISITOS OBLIGATORIOS e INFORMACIÓN A ENTREGAR, y llevarlos a la sede de Konfirma ubicada en el centro de Medellín, en la dirección: Carrera 46 Av. Oriental No. 52 - 82 Planta Baja. El trámite de inscripción y clasificación no tendrá ningún costo para el proveedor, a excepción de los costos de envío en los que incurra al solicitar la Inscripción, Renovación o Actualización por correo postal.

4.3. PASO A PASO PARA INICIAR TRÁMITES VIRTUALES Para empezar el proveedor deberá: 

• • • •

Obtener el usuario y clave para acceder al formulario virtual: Seleccione la opción “Registro” que aparece en el siguiente link y diligencie los campos requeridos. . http://aplicaciones.konfirma.com.co/tramitesvirtuales5inko/index.html Los datos iniciales corresponden al tipo de documento, número de identificación y naturaleza de la persona a inscribirse en el registro de proveedores (Natural, Jurídica). Seguido ingrese los nombres correspondientes a la persona que desea inscribirse. Luego ingrese los datos correspondientes a la persona que estará encargada del diligenciamiento y seguimiento del trámite. Lea detenidamente los términos de uso y confirme al sistema su aceptación y lectura. El sistema enviará un correo electrónico para la confirmación de los datos. Haga clic sobre el link que aparece en el correo y este lo llevará a la página de confirmación de inscripción. Verifique los datos, si estos están en orden, proceda seleccionado la opción Permitir en el botón de lista desplegable. Si no está de acuerdo con los datos, o no desea realizar el proceso seleccione la opción de rechazar. Si usted selecciona Permitir, un correo electrónico llegará al mail reportado con su usuario y clave para el ingreso al sistema. Ingrese al servicio virtual, link arriba mencionado, utilizando el usuario, correo electrónico asociado y clave, indicado en el correo de confirmación. Preparar la documentación que aplique para el tipo de trámite que va a realizar en formato PDF Diligenciar la información solicitada en el sistema. Anexar a medida que ingresa la información, los documentos soportes correspondientes en formato PDF.

NOTA: El trámite virtual no requiere entrega física en las oficinas de Konfirma®, no obstante, debe imprimir el formulario, firmarlo y adjuntarlo nuevamente a través de la plataforma.

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5. PROMESA DE SERVICIO Y CANALES DE COMUNICACIÓN El tiempo de respuesta a la solicitud inscripción, actualización o renovación del Registro Único será de 48 horas en días hábiles, después de recibida la documentación en Konfirma a través del trámite virtual o físicamente. Si durante el análisis de la información, se encuentra que falta algún requisito o que existen inconsistencias en la misma, no se realizará el trámite y se le notificará vía correo electrónico al usuario las causas de no registro. El trámite se reactivará una vez el proveedor haya suministrado la información faltante y/o aclare las inconsistencias presentadas. Si el trámite es exitoso, se le notificará y enviará la constancia de inscripción vía correo electrónico. Debe tener en cuenta la promesa de servicio anteriormente descrita, al momento de presentar ofertas ante el Grupo EPM. Si desea orientación sobre los trámites puede contactarse de lunes a viernes de 8 am a 5 pm en jornada continua, al e-mail: [email protected], o a través de la línea única de atención en el teléfono (574) 444 56 56; también puede acercarse a la sede ubicada en Medellín, Carrera 46 Av. Oriental No. 52 - 82 Planta Baja.

6. EMPRESAS EXTRANJERAS Para el Registro Único, el proveedor extranjero deberá cumplir con los mismos requisitos exigidos para los proveedores nacionales, teniendo presente que toda la documentación presentada debe venir en idioma español o inglés, y no se hacen necesarias las apostillas o legalización de la documentación. En cuanto a la información financiera, debe estar conforme a las normas establecidas en su país de origen y en la moneda legal del país de origen. La existencia y representación legal de entidades extranjeras, se prueba por medio del correspondiente certificado de Existencia y Representación Legal otorgado por la Cámara de Comercio respectiva o la entidad autorizada para ello. Cuando el GRUPO EPM le indique al proveedor extranjero que debe hacerse la Verificación de la información, también deberá cumplir con los mismos requisitos exigidos para los nacionales, teniendo presente que toda la documentación presentada debe venir en idioma Español, y que el Certificado de Existencia y Representación Legal, debe estar formalmente apostillado, cuando se trate de documentos expedidos en países signatarios miembros o adherentes de la Convención de la Haya del 5 de octubre de 1961, convención acogida en Colombia mediante la Ley 455 del 4 de agosto de 1998, y la cual trata sobre la abolición del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros. Si el país de origen de la empresa extranjera no es miembro de esta Convención, éste trámite deberá ser realizado y respaldado por el Cónsul de una nación amiga que se haya adherido a la Convención ya mencionada, o por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia.

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Adicionalmente, los documentos que certifiquen la calidad de profesional (ej.: contadores públicos), deben cumplir con la obligación de la apostilla o legalización. En cuanto a la información financiera, debe estar conforme a las normas establecidas en su país de origen y en la moneda legal del país de origen. A continuación un cuadro donde se detallan los requisitos a cumplir por los proveedores extranjeros, tanto para cuando se inscriba en el Registro, como cuando se le notifique que debe Verificarse la Información:

REGISTRO ÚNICO (Información Declarativa)

VERIFICACIÓN DE INFORMACIÓN

SI

SI

Certificado de Cámara de Comercio o su equivalente. Personas naturales, copia del documento de identificación. Si es profesional además deberá aportar acta de grado o diploma; adicionalmente, tarjeta profesional según las normas especiales que regulen su profesión (SI APLICA).

SI

SI

SI

SI

Copia del documento de identidad del representante legal

SI

SI

Opcional

SI

SI SI

SI SI

Opcional

SI

Opcional

SI APLICA

Opcional

SI APLICA

DOCUMENTOS SOLICITADOS INFORMACIÓN GENERAL Formulario 1 firmado y, Formulario 2 diligenciado

Certificaciones para actividades especiales * INFORMACIÓN FINANCIERA Formulario 3 diligenciado Balance general Estado de Resultados Notas a los estados financieros de cada año - A solicitud del negociador con el proveedor directamente. Si el proveedor lo presenta se recibe. Certificaciones de los estados financieros de cada año de conformidad con el artículo 37 de la ley 222 de 1995 (en caso de estar obligado). Dictamen del revisor fiscal, o Informe de auditoría (en caso de estar obligado).

Certificados vigentes de la inscripciones ante la Junta central de contadores, del contador público y del revisor fiscal que suscriben cada uno de los estados financieros (en caso de estar obligado). Opcional INFORMACIÓN DE CONTRATOS Formulario 4 por cada contrato, con su respectivo soporte

Opcional

SI APLICA SI

* Todos los proveedores deberán presentar su INFORMACIÓN FINANCIERA conforme a las normas establecidas en su país de origen y en la moneda legal del país de origen. En caso de no estar obligado a elaborar algún documento de los requeridos, debe justificar su ausencia mediante carta aclaratoria firmada por el Representante Legal o Revisor Fiscal

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7. APODERADO Si una persona natural o jurídica, nacional o extranjera, otorga poder a una persona natural o jurídica para que contrate en su nombre, deberá anexarse en debida forma los siguientes documentos: • El certificado de existencia y representación de la persona natural o jurídica que otorga el poder. • El certificado de existencia y representación de quien recibe el poder, si se trata de una persona jurídica. Para el caso de personas naturales, se deberá aportar la fotocopia de la cédula de ciudadanía o del documento de identidad que corresponda. • El documento mediante el cual la persona natural o jurídica, confiere el poder o autorización a la persona natural o jurídica que recibe el poder o mandato. • Para las empresas extranjeras, estos documentos deberán contener las apostillas respectivas si se le está solicitando Verificar la Información, tal como se determina en el numeral 6 de la presente guía. 8. DILIGENCIAMIENTO DE FORMULARIOS Y DOCUMENTOS QUE DEBEN PRESENTARSE En los formulario todos los campos marcados con * son obligatorios. 8.1. FORMULARIO 1. FIRMA - DECLARACIÓN DE COMPROMISO VERACIDAD DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTOS. • Seleccione el tipo de trámite y la filial con la que usualmente contrata. • Ingrese los datos de identificación de la persona jurídica o natural según sea el caso • Lea detenidamente las declaraciones y autorizaciones y proceda a diligenciar la cantidad de folios (documentos) a entregar para el procesamiento del trámite. El Representante Legal o la persona natural debe firmar el formulario indicando su nombre completo y número de identificación. 8.2. FORMULARIO 2. DATOS GENERALES • •

•

Consigne los datos generales en los espacios correspondientes, ya sea como persona natural o jurídica. Diligencie los datos de contacto, indicando los nombres y apellidos del contacto, cargo, el teléfono fijo, el celular, y el correo electrónico. Es muy importante que el correo electrónico proporcionado sea válido y que corresponda a un responsable directo del proceso de inscripción de la empresa, dado que a éste, se le enviará un correo informando si el trámite fue procedente o no. En este último caso, se informará las causales por las cuales no fue efectivo el trámite solicitado (inscripción, actualización o renovación), para que se realicen las correcciones y se radique nuevamente los documentos. Ingrese máximo 10 códigos de los bienes y/o servicios que ofrece su empresa de acuerdo con el objeto social de la misma y el UNSPSC Código Estándar de Productos y Servicios de Naciones Unidas. En el siguiente link encontrará la Guía para la Codificación de Bienes y G uía pa ra la I ns c r i pc i ón e n e l Si st e ma de I nf o r m a c ión de P r o v e e d or e s y C o nt r a ti s t as de l Gr upo EP M SERVICIO GESTIÓN DE PROVEE DORES

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•

Servicios, documento de orientación acerca de cómo codificar bienes y servicios usando este sistema de codificación: http://www.colom biacompra.gov.co/sites/default/files/manuales/manualclasificador.pdf Adicionalmente, una vez haya identificado si es un bien o servicio lo que ofrece, hay dispuesta en la misma página un buscador en el cual puede realizar la consulta por palabras claves, código o también realizar la búsqueda siguiendo el mismo orden jerárquico que compone esta codificación: Segmento, Familia, Clase, Producto, partiendo de lo general (Segmento), a lo específico (Producto), este lo puede consultar en el siguiente link: http:/ / www.colombiacompra.gov.co/es/Clasificacion .Tenga en cuenta utilizar estos espacios para diligenciar los códigos, relacionados con su objeto social, hasta tercer nivel. Relacione el tipo de certificación que posea como: sistema de gestión, BASC, resolución, RETIE, RETILAP, CIDET, etc. Indicando el número de la certificación, si la posee, así como su vigencia y alcance.

Documentos que deben adjuntar con el formulario 2: •  • •

•

•

Fotocopia del documento de identificación (cédula de ciudadanía, extranjería, entre otros); Fotocopia del documento de identificación del representante legal Sólo para persona natural. Si es profesional, acta de grado o diploma; adicionalmente, tarjeta profesional para aquellas profesionales para las cuales aplica de acuerdo a la normatividad de su país. En Colombia, por ejemplo, se pide para: derecho, contaduría, ingenierías, arquitectura, administración y negocios internacionales).solo para persona natural. Fotocopia del certificado de acreditación de existencia y representación legal; sólo para empresas extranjeras, entidades sin ánimo de lucro, entidades descentralizadas u otras empresas que no se encuentren registradas en ninguna Cámaras de Comercio del país. Fotocopia del RUT, tanto para persona natural como jurídica.

Para persona jurídica o natural, solo en el caso que se le solicite la Verificación de la Información, son obligatorios:  Fotocopia de la resolución, permiso de habilitación, acreditación u otro que se requiera para desarrollar la actividad en la que se desea clasificar. Este documento es obligatorio sólo para las actividades asociadas a: • Vigilancia, • Servicio postal,

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• • • •

Alimentación, Agencias de viajes, Transporte de personas o carga, Actividades de salud humana

 • • • • • • •

Certificados: sólo debe presentar copia si lo posee y se encuentra vigente: Certificación del Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001 Certificación del Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001 Certificación del Sistema OHSAS 18001 Certificación BASC Certificado de conformidad de producto según el RETIE Resolución / Certificación / Permiso DANE / Permiso habilitación Otro que posea

8.3. FORMULARIO 3. INFORMACIÓN FINANCIERA Este aplica para cualquiera de los tipos de trámite disponibles (inscripción, actualización, renovación), teniendo en cuenta que siempre debe garantizar que dicha información esté actualizada a la última vigencia fiscal.  Diligencie la información financiera solicitada de acuerdo con los últimos balances y estados de resultados, certificados por el representante legal, contador y revisor fiscal (si aplica).  La información para las empresas nacionales debe ser a corte del 31 de diciembre del año inmediatamente anterior. Para las empresas extranjeras la información debe estar al corte del cierre fiscal que corresponda al país de origen. Adicionalmente, se debe anexar la respectiva traducción al idioma Español o al inglés (si es para los trámites del Registro Único); pero, cuando el GRUPO EPM le solicite la Verificación de la Información, deberá entregar la documentación traducida al español.  Ingrese los valores completos y sin decimales.  Todos los proveedores y contratistas deberán presentar su información financiera conforme a las normas establecidas en su país de origen y en la moneda legal del país de origen.  No se acepta información financiera con cortes parciales.

Nota: en caso de que la empresa tenga menos de un año de estar constituida, podrá aportar el balance de apertura.

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Documentos que deben adjuntar con el formulario 3 

Estados financieros individuales, balance general y estado de resultados, firmados por el representante legal del oferente, el contador público que los prepara y el revisor fiscal si está obligado de acuerdo con el parágrafo 2° del artículo 13 de la Ley 43 de 1990.  Tener en cuenta que en el balance general deben estar discriminados los activos y pasivos, en corrientes y de largo plazo.  Para empresas extranjeras: los estados financieros deberán estar firmados por el representante legal y contador público o revisor fiscal, según su legislación. En caso de no existir obligatoriedad de firmar los estados financieros por contador público o revisor fiscal, favor indicar los fundamentos legales que sustentan dicha situación.

Solo cuando el GRUPO EPM le solicite la Verificación de la Información, deberá adicionar lo siguiente:  Notas a los estados financieros de cada año individuales.  Certificación de los estados financieros de cada año, de conformidad con el artículo 37 de la Ley 222 de 1995. *Para las empresas extranjeras, solo en caso de estar obligado.  Dictamen del revisor fiscal en caso de estar obligado, de cada año. Para el caso de empresas extranjeras, presentar “Informe de auditoría”, *solo en caso de estar obligado.  Certificados vigentes de la inscripción ante la Junta Central de Contadores, del contador público y del revisor fiscal que suscriben cada uno de los estados financieros. *Para las empresas extranjeras, solo en caso de estar obligado. Debe tenerse en cuenta que la vigencia de éste certificado es a la fecha en que firme la Certificación a los Estados Financieros el Contador, y, para el Revisor Fiscal debe estar vigente a la fecha en que suscriba el Dictamen. Para el caso de empresas extranjeras, se deberá aportar el documento equivalente a la Junta Central de Contadores que expida la autoridad legal que agrupe a los contadores, o quien haga las veces de esta función en el país de origen de la empresa, *solo en caso de estar obligado. * Cuando las normas del país de origen no obliguen al proveedor extranjero a elaborar uno o varios de estos documentos, el representante legal de la empresa de la empresa, deberá anexar una certificación escrita mediante la cual deje constancia de la no existencia de documento similar al solicitado, indicando los fundamentos legales que sustentan dicha situación. NOTA: Los Estados Financieros que deben aportar son los Individuales, es decir, no se deben presentar estados financieros de forma Consolidada. De otro lado, deben tener en cuenta que si aportan información financiera comparativa, deben adjuntar dos años comparativos, por ejemplo: 2014 - 2013 y 2013 - 2012.

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A continuación se describe la forma como serán calculadas las cuentas financieras que no aparezcan discriminadas en los Estados Financieros aportados: •

Otras Cuentas por Cobrar: Total Deudores – Cuentas por Cobrar Clientes

•

Otras Cuentas por Pagar: Pasivo Total – Total Cuentas por Pagar a Proveedores – Impuestos por Pagar – Oblig aciones Laborales



Gastos Financieros: Estos gastos se refieren a la suma de cuentas tales como intereses, comisiones, descuentos comerciales, gastos bancarios, diferencia en cambio, movimiento financiero, gravámenes financieros, etc.

8.4. FORMULARIO 4. INFORMACION DE EXPERIENCIA Relacione los contratos terminados en los últimos diez (10) años, máximo 10 contratos por trámite, y asignándole máximo 10 códigos de actividad a cada contrato. Solo para el cambio cuando se le solicite la Verificación de la Información, debe aportar la certificación de experiencia; para el Registro Único la experiencia es declarativa (sin soportes). Recuerde que el sistema se basa en una autoclasificación, usted como proveedor o contratista debe clasificar los contratos de acuerdo con la experiencia aportada y el objeto social de la empresa. La experiencia que haya sido adquirida con el Grupo EPM de igual forma se debe inscribir y clasificar. Para ello es necesario que el proveedor solicite con anticipación al área administradora del contrato, la debida c ertificación. La experiencia de contratos ejecutados que sea inscrita en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas del Grupo EPM, no está sujeta a modificaciones, por lo tanto, al Momento de clasificar el contrato seleccione adecuadamente los códigos que estén acordes el objeto o alcance del mismo. Utilice un formulario para cada contrato que desee reportar y diligencie la siguiente información en cada uno: Relacione en el numeral 4.1 el tipo de identificación, el número de identificación y el nombre de la persona jurídica o natural para la cual va a realizar el trámite. Relacione en el numeral 4.2: • • • •

Número del contrato: Es el número interno asignado por la entidad contratante Nombre de la entidad contratante. Fecha de Inicio y Fecha de Terminación Seleccione la calidad de ejecución del contrato (contratista o subcontratista) y si lo realizó en consorcio.

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• •

Valor Total del contrato en pesos colombianos, sin IVA: el valor a diligenciar debe incluir las Adiciones y debe ser expresado SIN IVA. Objeto del contrato.

En el numeral 4.3, actividades desarrolladas en el contrato: 

Indique el código del bien o servicio que ofrece su empresa y que apliquen para el contrato reportado; tenga en cuenta que en este formulario debe llevar el código hasta lo específico, es decir, Producto (8 dígitos). Para las siguientes actividades se tiene la excepción de clasificar la experiencia hasta Clase (tercer nivel).

• •

CODIGO

DESCRIPCIÓN

GRUPO

78111800 31162300

T ra ns porte de pasaj er os p or carretera F erret ería de montaje

TRANSPORTE FERRETERÍA

31162800

F erret ería en general

39121700 40141700

Ferr etería el éc trica y sumi nistr os Ma t eri al def err et ería y acce sorios

41112500

I ns t rum entos d e m e di ción y obs er vaci ón del caudal de fluid os

MEDIDORES DE GAS

44103100

S umini st r os para im pr es ora, fa x y fotocopi ad ora

PAPELERÍA

44103500

S uministros d e m á q uina s d e encuadernar

Todos los códigos seleccionados deben estar incluidas claramente en el objeto, alcance y/o detalle contenido en la certificación o soporte del contrato. Asigne un valor en pesos a cada código, teniendo en cuenta que al sumarlos no debe superar el Valor Total del contrato.

Relacione en el numeral 4.4 los datos de un contacto en la entidad contratante, verifique que la persona relacionada en el formulario aún pertenece a la empresa y puede suministrar información relacionada con el contrato. Todos los datos informados en el formulario, deben estar soportados en la certificación o documento de soporte que tenga, el cual puede ser solicitado para la Verificación de Información. Documentos que deben adjuntar con el formulario 4 Información):

(sólo aplica para la Verificación de

Certificación de cada contrato terminado que desee inscribir, como soporte de la experiencia en los códigos definidas o en su defecto, el acta de finalización del contrato, expedida por el contratante (persona natural o jurídica). Ésta certificación debe incluir: • •

Fecha de Expedición de la certificación (debe ser posterior a la finalización del contrato) Nombre del contratante (si es persona jurídica, con membrete) y datos de contacto.

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• • • • • •

Nombre del contratista Número del contrato. Se la entidad contratante. Fecha de inicio y de finalización. Objeto del contrato. Alcance del contrato. Detalle de las actividades. Valor del contrato a la fecha de terminación sin IVA.

refiere al número interno

asignado por

Nota: Para los casos en los cuales el valor en la certificación del contrato, no detalle el VALOR SIN IVA, el proveedor lo podrá aclararlo a través del Modelo No.9, disponible en el link http://www.konfirma.com.co/Portals/0/Users/001/01/1/MODELONo9ACLARACIONDEVALORD ELCONTRATOSINIVA.pdf firmado por el representante legal, donde detalle el valor del contrato sin IVA, de forma que este valor sea menor que el valor detallado en la certificación. De acuerdo con la normatividad vigente, se entenderá que: • Adición: Es la ampliación del valor contractual inicial. • Prórroga: Es ampliación del plazo de ejecución el contrato. • Renovación: Es el acuerdo entre las partes para obligarse nuevamente al desarrollo de las actividades contractuales inicialmente pactadas y de acuerdo con los términos allí convenidos. Se entenderá que las renovaciones se consideran como un contrato independiente y deberán ser certificadas independientemente.

8.5. OTROS DOCUMENTOS ADICIONALES OBLIGATORIOS PARA LA VERIFICACIÓN DE INFORMACIÓN

Si el proveedor desea aplicar a clasificaciones relacionadas con los siguientes productos o servicios deberá aportar para la Verificación de Información, los documentos que se describen para cada uno: Vigilancia privada Deberán aportar una copia de la resolución que autoriza su funcionamiento, expedida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada. CODIGO

DESCRIPCIÓN

92121701

Vigilancia o Mantenimiento o Monitoreo de Alarmas

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Transporte de personas y transporte de carga Deberán anexar una copia de la resolución del Ministerio de Transporte o de la DIAN que autoriza su funcionamiento. CODIGO

DESCRIPCIÓN

78111802 78111803

Servicios de Buses con Horarios Programados Servicios de Buses Contratados

78111804 78101800

Servicios de Taxi Transporte de Carga por Carretera

78101700 78111800

Transporte de Carga por Mar Transporte de pasajeros por Carretera (y todos los producto s que contenga esta clase).

Agencias de viajes Deberán presentar copia del registro nacional de turismo, expedido por el Ministerio de Turismo, Industria y Comercio. CODIGO

DESCRIPCIÓN

90121502

Agencias de Viajes

Alimentación Deberán adjuntar copia del certificado vigente y licencia de funcionamiento, expedida por la autoridad sanitaria competente. CODIGO

DESCRIPCIÓN

90100000 90101500

Restaurantes y Catering (Servicios de Comidas y Bebidas) Establecimientos para comer y beber

90101600 90101700

Servicio de banquetes y catering Servicio de cafetera

90101800

Servicios de comida para llevar y a domicilio

Servicio postal, correo urbano, nacional e internacional Deberán aportar copia auténtica de la licencia de funcionamiento expedida por el Ministerio de Comunicaciones. CODIGO

DESCRIPCIÓN

78102200

Servicios Postales de Paqueteo y Courier

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Actividades de atención de la salud humana Deberán aportar copia del certificado vigente de habilitación de servicios de salud emitido por la seccional de salud. CODIGO

DESCRIPCIÓN

85101500 85101600

Centros de Salud Personas de Soporte de Prestación de Servicios de Salud

Nota: tener en cuenta que los permisos y resoluciones especiales aplican no solamente para las actividades anteriormente detalladas. Si usted realiza actividades para las cuales por normatividad se requiere este tipo de permisos, y el código no se encuentra detallado dentro de este listado de igual forma deberá aportarlo.

9. SUGERENCIAS, QUEJAS Y RECLAMOS

Con el objetivo de mejorar constantemente el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas del Grupo EPM, colocamos a su disposición diferentes medios para atender sugerencias, quejas o reclamos: • • •

Presencial, en la sede centro de Konfirma mediante el buzón de sugerencias en el cual se debe depositar el formulario PQR entregado por el orientador. Telefónicamente, a través de la línea única de atención al usuario (574) 444 56 56 Al correo electrónico [email protected]

Una vez se reciba su solicitud, le estaremos dando respuesta por el mismo medio utilizado, en un tiempo máximo de 4 días hábiles.

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