REGLAMENTO DE COMITÉ DE CONTROL SOCIAL FONDO DE EMPLEADOS DE QUÍMICA BASICA COLOMBIANA “FEQUIBA”

EDICION CODIGO: FECHA 30-SEPT-2005

EL COMITÉ DE CONTROL SOCIAL DEL FONDO DE EMPLEADOS DE QUIMICA BASICA COLOMBIANA “FEQUIBA”, en uso de sus facultades legales que le confiere el Estatuto Vigente y considerando: Que el buen funcionamiento de “FEQUIBA”, depende del buen uso que sus asociados hagan de él y de una acertada reglamentación. RESUELVE Reglamentar el funcionamiento del COMITÉ DE CONTROL SOCIAL, el cual actuará bajo las siguientes normas: CAPITULO I CARÁCTER – INTEGRACIÓN - REQUISITOS ARTICULO 1º. El Comité de Control Social es el órgano de control social permanente del Fondo de Empleados. PARÁGRAFO. La función de control, no puede ir hasta la intervención directa de las transacciones que realice el Fondo de Empleados, puesto que vendrían a convertirse en coadministradores. ARTICULO 2º. El Comité de Control Social estará conformado por 3 miembros principales con sus respectivos suplentes numéricos distribuidos de tal forma que participen los diferentes centros de operación del Fondo, que atenderán respectivamente los casos presentados en cada uno de los centros de operación (MANIZALES, MEDELLÍN, CALOTO-CALI). Son elegidos por la Asamblea General para períodos de dos años, sin perjuicio de ser reelegidos o removidos libremente por éste organismo. ARTICULO 3º. Para ser elegido miembro del Comité de Control Social se requiere llenas los siguientes requisitos: a) Ser asociado hábil. b) Tener una antigüedad de por lo menos seis meses como asociado del Fondo o tener conocimientos técnicos – administrativos o su equivalente en experiencia

en el desempeño de cargos directivos y de Control en el Fondo, en caso de no reunir este requisito, debe comprometerse a recibir capacitación cooperativa y técnica requerida para su cargo dentro de los treinta días siguientes a su nombramiento. c) Acatar las disposiciones legales vigentes. d) tener voluntad de servicio.

CAPITULO II INSTALACIÓN ,SESIONES, CONVOCATORIA, PARTICIPANTES ARTICULO 4º. El Comité de Control Social se instalará por derecho propio dentro de los siguientes ocho días a su elección y elegirá entre sus miembros principales un Presidente, Secretario y Vocal (principales y suplentes). ARTICULO 5º. Son funciones del Presidente: 1) 2) 3) 4)

Convocar y presidir las reuniones. Coordinar y organizar las actividades del Comité de Control Social. Orientar, coordinar y supervisar el trabajo asignado a los miembros del Comité. Verificar que se cumplan las normas del presente reglamento, las disposiciones legales y los mandatos de la asamblea general. 5) Firmar las actas y comunicados oficiales del Comité. 6) Asignar tareas a los demás miembros para alcanzar los objetivos propuestos y garantizar el trabajo en equipo. 7) Las demás que le asignen o le correspondan a la naturaleza del cargo.

ARTICULO 6º. Son funciones del secretario: 1. Responder por el archivo del Comité. 2. Preparar las actas del Comité, observando las normas para su elaboración. 3. Mantener debidamente actualizado el libro de actas y enviar oportunamente copias de las mismas e informes a los organismos pertinentes cuando este sea el caso. 4. Presentar al Comité la correspondencia recibida. 5. Firmar conjuntamente con el Presidente las actas y comunicados oficiales. 6. Ocuparse de todo lo concerniente a las comunicaciones del Comité. 7. Las demás que le asignen o le correspondan a la naturaleza de su cargo.

ARTICULO 7. El comité de Control Social se reunirá ordinariamente una vez cada 90 días (tres meses) y extraordinariamente cuando las circunstancias lo exijan. PARÁGRAFO. En la reunión de instalación se establecerá el calendario de reuniones ordinarias.

ARTICULO 8. La convocatoria a sesiones extraordinarias debe hacerse por lo menos con 24 horas de antelación. El llamado para reuniones ordinarias y extraordinarias se hará por escrito informando la fecha, hora, lugar y objeto determinado, por conducto del secretario o por fijación en cartelera. ARTICULO 9. En reuniones extraordinarias no se podrá tomar decisiones sobre temas diferentes o no incluidos, expresamente en el orden del día publicado. ARTICULO 10. La concurrencia de tres miembros del Comité constituirá quórum para deliberar y adoptar decisiones válidas. Si faltare alguno de los miembros principales lo reemplazará el respectivo suplente. PARÁGRAFO. Para habilitar a los miembros suplente para que actúen como principales, se requiere la presencia de un miembro principal como mínimo. ARTICULO 11. Las decisiones del Comité de Control Social se adoptarán por unanimidad. ARTICULO 12. Será considerado insubsistente todo miembro que deje de asistir a tres sesiones continuas sin causa justificada a juicio del mismo o al cincuenta por ciento de las reuniones convocadas en un período de seis meses. PARÁGRAFO. Las excusas deberán presentarse por escrito antes de la reunión o máximo 48 horas después de esta. ARTICULO 13. Los miembros suplentes del Comité, en su orden reemplazarán a los principales en su ausencia accidental, temporal, permanente o cuando han sido declarados insubsistentes. En los dos últimos casos, ocuparán el cargo en propiedad hasta que se reúna la siguiente Asamblea General Ordinaria, previa declaratoria de la vacante por el Comité. PARÁGRAFO. Los suplentes pueden asistir a todas las reuniones convocadas, quienes tendrán voz pero no voto.

CAPITULO III FUNCIONES ARTICULO 14. Son funciones del Comité de Control Social: 1. Velar porque los actos de los órganos de administración se ajusten a las prescripciones legales, estatutarias y reglamentarias, en especial a los principios solidarios. 2. informar a los órganos de administración, al revisor fiscal y a la entidad de gobierno pertinente sobre las irregularidades que existan en el funcionamiento del Fondo de Empleados y presentar las recomendaciones sobre las medidas que en su concepto deben adoptarse. 3. Conocer los reclamos que presenten los asociados en relación con la prestación de los servicios, transmitirlos y solicitar los correctivos del caso por el conducto regular y con la debida oportunidad.

1. Hacer las llamadas de atención a los asociados cuando incumplan los deberes consagrados en la ley, el estatuto y los reglamentos. 2. Solicitar la aplicación de sanciones a los asociados cuando haya lugar a ello y velar porque el órgano competente se ajuste al procedimiento establecido para tal efecto. 3. Verificar con diez días de anticipación la lista de asociados hábiles e inhábiles para poder participar en la Asamblea o para elegir delegados. 4. Rendir los informes sobre sus actividades a la Asamblea General Ordinaria. 5. Colaborar con las entidades gubernamentales que ejercen la inspección y control y rendirles los informes a que hay lugar o le sean solicitados. 6. Convocar a Asamblea General ordinaria y extraordinaria cuando se presenten los casos previstos en la ley y el estatuto, ajustándose al procedimiento establecido para tal efecto. 7. Las demás que le asigne la ley o el estatuto, siempre y cuando se refiera al control social y no correspondan a funciones propias de la auditoria interna o revisoría fiscal. PARÁGRAFO. Las funciones señaladas a este organismo deberán desarrollarse con fundamento en criterios de investigación y valoración, sus observaciones y requerimientos serán documentados debidamente. El ejercicio de sus funciones, se referirá únicamente al control social y no deberá desarrollarse en materias que sean de la competencia de los órganos de administración.

CAPITULO IV INCOMPATIBILIDADES ARTICULO 15. Todo miembro del Comité de Control Social que renuncie a su cargo, así sea transitoriamente, no podrá volver a este organismo por el resto del período. ARTICULO 16. Los miembros principales y suplentes del Comité de Control Social, la Junta Directiva, el contador, el revisor fiscal en ejercicio, Gerente y los demás empleados al servicio del Fondo, no podrán ser cónyuges entre si, ni estar ligados al parentesco hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil. ARTICULO 17. Los miembros del comité no podrán votar cuando se trate de asuntos que afecten su responsabilidad. ARTICULO 18. Los miembros principales y suplentes del comité de control social no podrán entrar a desempeñar un cargo de administración, o tener vínculo laboral con el Fondo de Empleados, tampoco contrato de prestación de servicios o de asesoría, lo anterior se aplica también a su cónyuge, compañero o compañera permanente, familiares hasta el segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil. ARTICULO 19. La asignación de créditos a los miembros del Comité de control social, corresponderá al comité, órgano o estamentos que de conformidad al estatuto y reglamento sea competente para cada efecto. Los miembros del comité no podrán obtener créditos o préstamos superiores a lo autorizado por el respectivo reglamento.

ARTICULO 20. Los miembros del comité no podrán vender bienes por si o por interpuesta persona, ni efectuar contratos diferentes a los surgidos por la utilización de los servicios.

CAPITULO V RESPONSABILIDAD ARTICULO 21. Los miembros del comité de control social serán responsables personal y solidariamente por violación de la ley, estatuto o reglamento. Podrán ser eximidos de su responsabilidad mediante la prueba de no haber participado en la reunión o de haber salvado su voto expresamente y haber presentado tal irregularidad ante el órgano competente. ARTICULO 22. La entidad pertinente de vigilancia y control del gobierno, podrá imponer las sanciones establecidas en la ley y exigir la responsabilidad a los miembros del comité de control social

CAPITULO VI CAUSALES DE REMOCIÓN ARTICULO 23. Serán causales de remoción las siguientes: 1. Por pérdida de su calidad como asociado. 2. Por incurrir en alguna de las incompatibilidades previstas en la ley o el estatuto. 3. Por ser declarado inhábil para el ejercicio de su cargo por la entidad de control y vigilancia designada por el gobierno. 4. Por no cumplir con el requisito del numeral 3, del artículo. 5. Por incumplimiento de sus obligaciones. 6. Por graves infracciones ocasionadas con motivo del ejercicio de su cargo, como miembro del Comité de Control Social. 7. Revocatoria del mandato por parte de la Asamblea General previa información sumaria. 8. Por actuar contra la ética. 9. Por deficiencia o incapacidad para desempeñar el cargo asignado, acorde con las exigencias de las disposiciones legales vigentes. 10. Por no dar a conocer oportunamente a quien corresponda según el caso, siguiendo el conducto regular; las irregularidades que se presenten en el funcionamiento del Fondo de Empleados. 11. Por interferir premeditadamente, con el bien funcionamiento del comité. 12. Por favorecer intereses particulares o de terceros, con perjuicio al Fondo. 13. Por utilizar en forma indebida información o documentación a su cargo. PARÁGRAFO. Para aplicar la separación del cargo se debe escuchar los respectivos descargos, si después de esto se ratifica la decisión, se le comunicará oficialmente al afectado; en caso de ser un principal, se habilitará al suplente para que ocupe el cargo en propiedad, si la falta es de un suplente, quedará la vacante por el resto del período.

En todo caso de este hecho se le informará a la Asamblea para que ella lo tenga en cuenta en el momento de una posible reelección o nombramiento en algún organismo dentro del Fondo.

CAPITULO VII DISPOSICIONES FINALES ARTICULO 24. Ninguna decisión del comité tendrá aplicación mientras no conste en acta levantada en los términos técnicos requeridos. ARTICULO 25. El comité de control social solicitará las respectivas asesorías cuando lo estime conveniente, tratando que estas lo orienten al mejor desarrollo de sus funciones. ARTICULO 26. Si por causa del ejercicio de sus respectivas atribuciones surgieran conflictos con la Junta Directiva o Revisoría Fiscal y estas no se pudieran solucionar internamente, se convocará a Asamblea para que conozca el conflicto e imparta su decisión. ARTICULO 27. Los miembros del comité de control social podrán autorizar la participación de otras personas distintas en sus reuniones con el carácter de invitados u observadores los que tendrán voz pero no voto en sus deliberaciones. ARTICULO 28. Los miembros del comité de control social deberán conservar el carácter de asociados hábiles en el ejercicio del cargo de lo contrario serán reemplazados hasta que se solucione dicha situación. ARTICULO 29. En caso de falta absoluta o inhabilidad de dos miembros principales y dos suplentes del comité de control social quedará desintegrado, en consecuencia los miembros restantes no podrán actuar. El otro miembro principal del Comité de control social o el suplente restante, deben solicitar a la junta directiva la convocatoria a asamblea general extraordinaria para la elección del nuevo comité. ARTICULO 30. El presente reglamento solo podrá ser modificado por el comité de control social a partir de la aprobación de este órgano. El presente reglamento fue aprobado por el Comité de Control Social el día 30 de Mayo de 2.002 según acta No 001.

RAFAEL OCORO ULABARI Presidente

AVIESER BERMUDEZ Secretario Suplente

AGRADECEMOS CONSERVAR ESTE REGLAMENTO Y MANTENERLO SIEMPRE A MANO, EL CUAL SERA DE MUCHA UTILIDAD EN EL MOMENTO QUE USTED LO REQUIERA.