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Reglamento para el Uso, Operación y Conservación de la Unidad de Congresos del Instituto Nacional de Medicina Genómica (INMEGEN) El presente Reglamento tiene por objeto regular el uso, operación y conservación de la Unidad de Congresos del Instituto Nacional de Medicina Genómica que se integra por: el auditorio principal, las aulas y aulas tipo auditorio, estudio de TV, explanadas y pasillos. Considerando que: Primero. De conformidad con el Artículo 16, Fracción IV de la Ley de los Institutos Nacionales de Salud, la Junta de Gobierno del INMEGEN tiene la facultad de autorizar el uso oneroso de espacios en las áreas e instalaciones del INMEGEN que no sean de uso hospitalario. Segundo. Las áreas y equipamiento de la Unidad de Congresos con las que cuenta el INMEGEN no son espacios físicos hospitalarios. Tercero. Las áreas de la Unidad de Congresos forman parte del patrimonio del INMEGEN y deben ser preservadas en sus características arquitectónicas y de uso. Cuarto. Están destinadas para realizar actividades académicas, docentes, científicas, culturales y sociales de la comunidad académica, especialmente de la comunidad del INMEGEN. Reglamento: Capítulo I Disposiciones Generales Artículo 1. El presente reglamento rige el uso, operación y conservación de los espacios físicos disponibles para la realización de actos académicos y culturales en el INMEGEN. Artículo 2. Para efectos del presente Reglamento se entenderá por: I. INMEGEN, al Instituto Nacional de Medicina Genómica. Artículo 3. Los espacios físicos no hospitalarios para la realización de eventos regidos por el presente Reglamento, están dedicados principalmente a las actividades educativas del INMEGEN. Artículo 4. Las actividades que sean organizadas por otras instituciones distintas al INMEGEN, podrán

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igualmente realizarse, siempre que no interfieran con las actividades del INMEGEN. Estas actividades podrán ser: •

Reuniones académicas.

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Eventos científicos.

•

Eventos culturales.

•

Exposiciones artísticas.

En caso excepcional, podrá autorizarse la celebración de eventos sociales de interés institucional. Todas las actividades se sujetarán a las normas de conservación previstas en el presente Reglamento y su Anexo Único. Artículo 5. El auditorio principal, las aulas y aulas tipo auditorio, estudio de TV, explanadas y pasillos del edificio sede del INMEGEN, quedan destinados exclusivamente a la celebración de actos oficiales, académicos o culturales, sujetos a la aprobación de la Dirección General. Con el propósito de preservar las instalaciones se prohibe efectuar en dichos locales eventos que pongan en riesgo su buena conservación. Capítulo II De la Administración Artículo 6. La administración y conservación de las instalaciones del INMEGEN serán responsabilidad de la Dirección de Administración del INMEGEN. Artículo 7. Corresponderá a la Dirección de Administración velar por el cumplimiento de este Reglamento, elaborar estudios y hacer sugerencias para el mejor funcionamiento y aprovechamiento de los espacios que contempla el artículo 5 del presente y promover acciones para contar con los recursos económicos necesarios, con el propósito de lograr la conservación óptima de los mismos. Capítulo III Del Uso y Operación Artículo 8. Para la realización de las actividades a que se refiere el Artículo 4, deberá presentarse una solicitud por escrito a la Dirección General del INMEGEN, con una anticipación mínima de 30 días hábiles y con los siguientes datos: •

Organización solicitante

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•

Fecha, duración y características del evento

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Horario en el que se llevará a cabo

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Número estimado de asistentes

•

Espacio físico e infraestructura solicitada

•

Nombre y teléfono del coordinador y/o responsable del evento

Artículo 9. La respuesta al organizador del evento se comunicará mediante oficio de la Dirección de Administración del INMEGEN, en el transcurso de los siguientes 10 días hábiles a la presentación de la solicitud. De ser autorizada, en dicho oficio se informará sobre los requisitos a cumplir para la celebración del evento. Artículo 10. Las organizaciones que reciban autorización para el uso de las instalaciones del INMEGEN, deberán adoptar las medidas preventivas y de seguridad que les indique la Dirección de Administración del INMEGEN. Las organizaciones deberán asegurarse, con anticipación, de que el número de asistentes no será mayor que el cupo del local solicitado, pues no se permitirá sobrecupo ni colocación de sillas adicionales. Artículo 11. El organizador del evento se deberá reunir con la persona que designe el Director General o, en su caso el Director de Administración del INMEGEN, en un periodo máximo de 10 días hábiles posteriores a la fecha del oficio de autorización, con el propósito de detallar las características del evento, como: instalaciones especiales, montaje, lona, requerimientos de cocina, etc. En esa reunión el organizador se comprometerá a entregar, por escrito, a la Dirección de Administración el Programa de Actividades del Evento, cuando menos 10 días hábiles antes de su realización. Artículo 12. Para el montaje y desmontaje de los equipos ajenos al INMEGEN, el organizador deberá acordar el horario necesario con la persona que designe el Director General o el Director de Administración. Artículo 13. La Dirección de Administración del INMEGEN proporcionará el espacio físico solicitado sin mobiliario, salvo que cuente con muebles propios (butacas, estrados, etcétera) o cuando sea posible proporcionarlos a solicitud de los interesados. En todos los casos la colocación de sillas, mesas, estrados, lonas, y cualquier otro equipo o mobiliario para acondicionar los espacios, correrá a cargo y por cuenta de los usuarios, sin compromiso ni responsabilidad alguna para el INMEGEN. Artículo 14. En ningún caso el INMEGEN autorizará la operación de sus equipos por otro personal que no sea el certificado por el INMEGEN. Artículo 15. Los espacios que se asignen para cualquier evento, deberán ser desocupados en la fecha señalada en la autorización correspondiente y recibidos a satisfacción de la Dirección de Administración del INMEGEN. En caso de prórroga, ésta deberá solicitarse oportunamente. Artículo 16. El monto de la cuota de recuperación que los solicitantes deberán cubrir, será la que se establece en la Política de Cuotas de Recuperación por el Uso de la Unidad de Congresos, aprobada

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por la Junta de Gobierno del INMEGEN. La cuota de recuperación que los usuarios deberán cubrir, se hará de la siguiente manera: a) El 50 % en un período máximo de 10 días hábiles posteriores a la fecha del oficio de autorización de uso del espacio. b) El 50% restante, cuando menos 10 días antes a la realización del evento. Artículo 17. Para la cancelación del evento, el organizador deberá dirigir un escrito a la Dirección General del INMEGEN. a) En fecha posterior a la entrega del 50% de la cuota de recuperación, y con menos de 20 días previos a la fecha del evento, no será reembolsable ese 50%. b) Una vez que se haya cubierto el 100% de la cuota de recuperación, únicamente podrá reembolsarse el 50% con previa entrega de una solicitud escrita del organizador, dirigida al Director General del INMEGEN. La devolución se realizará al concluir los trámites administrativos respectivos ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, siempre y cuando esta lo autorice. Artículo 18. Las organizaciones usuarias de las instalaciones del INMEGEN serán responsables de cualquier deterioro producido por su ocupación. La Dirección de Administración del INMEGEN determinará la forma en que deberá establecerse la responsabilidad y el cumplimiento de las obligaciones que resulten. Artículo 19. Queda prohibido el uso de materiales o equipos que pongan en peligro la seguridad en los espacios físicos y/o en las instalaciones, antes, durante y después del evento. Artículo 20. Los materiales y objetos o artículos para las exposiciones, conciertos u otros eventos, deberán contar con la vigilancia adecuada por parte de los organizadores. La Dirección de Administración del INMEGEN no será responsable en caso de su extravío o deterioro. Artículo 21. La colocación de toda clase de publicidad en las instalaciones del INMEGEN, deberá estar autorizada por la Dirección de Administración y se hará únicamente en los lugares y durante el tiempo que al efecto indique, atendiendo a las normas de conservación que dicte la Dirección General y la propia Dirección de Administración. Transitorio Primero. El presente Reglamento entrará en vigor el día siguiente de su aprobación por la Junta de Gobierno del INMEGEN.

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Anexo Normas de Conservación 1) El programa de actividades de cada evento, que el organizador entregará a la Dirección de Administración deberá incluir: 1.1) Características del montaje: • Escenarios • Tarimas • Mesas • Sillas • Podium • Estrado • Cocina • Otros 1.2) Relación de: a) Nombres de los proveedores contratados y actividades a desarrollar por cada uno de ellos. b) Mobiliario y equipo que ingresará a los espacios físicos del INMEGEN. c) Instalaciones especiales: • • • • • • • •

Sonido Equipo de cómputo Internet Teléfonos Pantallas Traducción simultánea Iluminación Otros

1.3) Promoción que se dará al evento: Asistencia de medios en la inauguración del evento y/o durante el mismo. 1.4) Instalación de publicidad en el interior del INMEGEN: Ésta deberá contar con su propio bastidor y base, ya que no se autoriza pegar, clavar o colgar en paredes, muros, techos o puertas. 1.5) Instalación de publicidad en las fachadas y rejas del INMEGEN: Para montar cualquier publicidad se requerirá autorización de la Dirección de Administración.

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1.6) Música: En caso de que el evento requiera de ambientación musical, se deberá solicitar autorización a la Dirección de Administración, la cual autorizará siempre y cuando no afecte las actividades del INMEGEN. 1.7) Personal de apoyo al evento: El organizador informará sobre el personal auxiliar que apoyará el evento: vigilancia, limpieza, protección civil, etc. Los gastos por la contratación del personal requerido correrán a cargo del organizador. 1.8) Cocina: Montaje y desmontaje Para los eventos que requieran servicio de comida, el usuario deberá informar a la Dirección de Administración qué persona o empresa será la encargada de suministrar ese servicio. El organizador y el proveedor del servicio de cocina deberán acudir a la Dirección de Administración del INMEGEN, cuando menos con dos semanas de anticipación a la fecha del evento, para identificar y asegurar el sitio apropiado para la instalación. El organizador es responsable de que el proveedor del servicio de cocina cubra en su totalidad el piso y los muros a la altura necesaria del espacio asignado, con los materiales adecuados, a fin de proteger de grasas, líquidos agresivos y otros elementos que pudieran causar daños al espacio físico del INMEGEN. Para el calentamiento de alimentos sólo se autoriza equipos eléctricos y/o de alcohol sólido. El proveedor del INMEGEN deberá retirar el servicio de cocina inmediatamente después de terminado el evento. Asimismo, deberá dejar el lugar perfectamente limpio, a satisfacción de la Dirección de Administración. 1.9) Instalaciones de equipos: El organizador deberá contar con un servicio de vigilancia para sus equipos. La instalación de los equipos necesarios para el evento deberá cumplir con las medidas necesarias de seguridad y no obstruir las salidas de emergencia. 1.10) Ensayos de sonido: Los ensayos de sonido previos al evento, se llevarán a cabo en horarios que no afecten las actividades académicas y científicas del INMEGEN, de acuerdo con los criterios que emita la Dirección de Administración. 1.11) Plano de montaje: En caso de instalaciones especiales, el organizador entregará a la Dirección de Administración el plano de montaje correspondiente. 1.12) Información general del organizador:

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1) El organizador tendrá la obligación de proporcionar todos sus datos, así como los de la persona que designe para hacerse cargo de las tareas operativas. 2) Para la salida del INMEGEN de cualquier material y/o equipo, el usuario deberá recabar de la Dirección Administración, el documento de salida, que será entregado a los encargados de la vigilancia en las puertas del edificio. 3) En el caso de eventos que requieran de instalación de lonas, el usuario deberá informar a la Dirección de Administración del INMEGEN el nombre de la empresa encargada de la instalación y sus datos generales, con una anticipación mínima de 15 días. Las lonas o cubiertas temporales no deberán sujetarse en: •

Balaustradas

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Remates

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Pretiles de cantera

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Ventanas

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Bajadas de agua pluvial

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Tuberías en general

•

Barandales metálicos o de otra índole

•

Cualquier elemento que pudiese sufrir daño

En todo evento en el que se requiera el uso de una lona o de una cubierta temporal, los puntos de soporte para su instalación, deberán ser los señalados por la Dirección de Administración, y deberá ser supervisada por ésta a través de la persona designada para el efecto. 4) Antes de la realización del evento, y una vez concluido, el responsable y la persona designada por la Dirección de Administración del Instituto, verificarán las condiciones de los espacios físicos e instalaciones para firmar, de común acuerdo, el documento “Recepción-Uso-Recepción de los Espacios” con las observaciones pertinentes. 5) El usuario tendrá la obligación de entregar, a satisfacción de la Dirección de Administración del INMEGEN, las instalaciones que ha utilizado en el INMEGEN durante el evento: limpias, ordenadas y en las condiciones físicas en que las recibió, incluidos los sanitarios. 6) El usuario tendrá la responsabilidad de retirar del INMEGEN la basura y los desperdicios ocasionados por el evento y deberá separar la basura orgánica de la inorgánica para colocarlas en el área de acopio designada por el INMEGEN. 7) Quedará a cargo del usuario el pago de los daños y perjuicios que se ocasionen por el evento. La Dirección de Administración del INMEGEN elaborará un escrito en el que se detallarán las rehabilitaciones necesarias. El usuario deberá firmar, de conformidad, el documento y designar a la persona que lo representará en las responsabilidades de rehabilitar las áreas o instalaciones. 8) Se prohíbe ofrecer recompensas económicas al personal del INMEGEN si éste, por razones

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especiales, colabora en el evento dentro de su horario de trabajo. 9) Se prohíbe clavar, taladrar, zunchar y/o dañar paredes, techos, pisos, puertas, ventanas, escaleras y cualquier otra parte física e instalación del INMEGEN. También queda prohibido hacer cualquier modificación o readaptación de las instalaciones del Instituto, sin la autorización previa y por escrito, de la Dirección de Administración. 10) Las maniobras de equipo y/o materiales utilizados deberán ser previamente autorizadas por la Dirección de Administración del INMEGEN. 11) En todos los casos, el organizador deberá proveerse de los materiales requeridos para las instalaciones previstas del evento. 12) Restricciones: •

El uso de objetos y equipos que pongan en peligro la seguridad de las personas que se encuentren en el edificio, y/o instalaciones, antes, durante y después del evento.

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Llevar a cabo eventos de proselitismo político o religioso.

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El paso sobre los escalones con carretillas de mano para introducir o sacar equipos o materiales del edificio.

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Realizar actos que ofendan la moral institucional.

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Utilizar fuego, materiales flamables o juegos pirotécnicos; y todo aquello que ponga en riesgo a los visitantes y/o al inmueble.

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Instalaciones eléctricas ajenas que dañen las instalaciones eléctricas del INMEGEN.

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El acceso de personas en estado de ebriedad o bajo los efectos de algún estupefaciente, así como ingerir, usar, vender proporcionar u ofrecer este tipo de sustancias a otra persona dentro de las instalaciones.