REGLAMENTO PARA MESA DE ENTRADAS, SALIDAS Y ARCHIVO ANTEPROYECTO ONIG N° 1

Este Reglamento será de aplicación obligatoria en todo el ámbito de la Administración Pública Nacional y en las empresas y sociedades del Estado. En los Ministerios, Secretarías y Subsecretarías de la Administración Publica Nacional, Entes descentralizados y Empresas del Estado, existirá un Servicio de Mesa de Entradas, Salidas y Archivo, con la conformidad que le asigne la estructura aprobada por el Poder Ejecutivo, que en el curso de este Reglamento se denominará Servicio de Mesa de Entradas. El responsable de la Mesa de Entradas, deberá efectuar un relevamiento cada cinco (5) días hábiles del trámite interno de los expedientes administrativos y elevará lo relevado a su superior jerárquico a los efectos pertinentes. El agente encargado de administrar este Servicio será responsable del cumplimiento de las disposiciones contenidas en este Reglamento. 1.Funciones Recibir, abrir, clasificar, registrar, encarpetar, fichar, iniciar el trámite y distribuir las presentaciones o correspondencia dirigidas al organismo. Derivar a las dependencias encargadas de su clasificación, distribución o guarda, libros, folletos y demás material impreso que reciba. Atender las tareas de clasificación y distribución de expedientes y demás documentos con destino a otros organismos de la Administración Pública; así como las de expedición de correspondencia, encomiendas, correo electrónico, etc. Intervenir en el trámite relacionado con el desglose y agregación de actuaciones, vistas y notificaciones cuando así se disponga, y en la confección de providencias, notas y comunicaciones que como consecuencia de ello se originen. Archivar con o sin término y paralizar con término los expedientes y demás documentos cuando así lo disponga la autoridad competente, vigilar el orden y la seguridad del archivo y destruir conforme a las normas vigentes o a las que eventualmente se dicten, los documentos que hayan perdido actualidad y que no tengan validez. Proporcionar la información relacionada con el destino de los expedientes sobre la base de ficheros habilitados al efecto o por medios informáticos. Velar por el cumplimiento de las disposiciones relativas a impuestos, sellado, aranceles, etc. cuando tal función se confíe expresamente al respectivo Servicio. Vigilar el cumplimiento de las disposiciones del presente Reglamento. Elaborar semestralmente, con destino a la autoridad superior del organismo, informes parciales o totales, relativos a los expedientes en trámite. 2. Recepción de la documentación

El Servicio de Mesa de Entradas verificará si corresponde la recepción del expediente conforme al giro. Asimismo, revisará la foliatura para establecer si su numeración es correlativa. Todo expediente deberá ser recepcionado y oportunamente girado a la unidad competente para entender en su contenido. Si se estuviera ante el caso de recepcionar un expediente girado incorrectamente, la unidad receptora lo enviará a donde corresponda, evitando por economía procesal, que sea devuelto al lugar de origen. Quedará prohibido que el personal de Mesa de Entradas realice anotaciones sobre el cuerpo del expediente en caso de notar deficiencias o errores materiales. En esos supuestos deberá señalarlos en una foja a continuación de la última que integre el expediente de marras. Todo escrito será recepcionado siempre que el presentante quede claramente identificado. Las tarjetas de acuse de recibo para los interesados se entregarán personalmente o a sus representantes, contra el escrito respectivo como única constancia; con ella podrán solicitar informes sobre el estado de los expedientes, en los Servicios de Mesa de Entradas en que se tramiten. Proviniendo los escritos de otras reparticiones, se otorgará la constancia de que se trata cuando sea solicitada.

Cuando la actuación se inicie por recibo de correspondencia la tarjeta será remitida al interesado por el mismo conducto. 3.Clasificación de la documentación Los documentos que ingresen al Servicio de Mesa de Entradas, se clasificarán en: "Expedientes", "Trámites Internos" e "Impresos". Expedientes: Se les asignará esta documentación a los escritos cuyo trámite requiera una resolución. Trámites Internos: Esta mención será para aquellos asuntos breves, internos y de rutina, cuya registración sea indispensable, prohibiéndose el uso de carpeta o portada; para estos casos se empleará el sistema de registro de clasificación múltiple. Impresos: Comprende todo material bibliográfico y además la información de datos estadísticos por medio de formularios, derivándose a las dependencias encargadas de su clasificación, distribución o guarda. Secreto o reservado: El funcionario con rango no menor a Subsecretario del área donde se inicie la tramitación de la documentación administrativa, o el titular del ente, en su caso, podrán mediante decisión fundada y previo asesoramiento del servicio jurídico correspondiente, asegurarle carácter de "secreto" o "reservado" con estricta sujeción a lo que, sobre el particular, establezcan las normas en vigor. El Servicio de Mesa de Entradas procederá a registrar con carácter de "Secreto" o "Reservado" la documentación que las autoridades competentes, de acuerdo a las normas que reglamentan la materia, hubieran considerado como tales.

El número con que se inicia un expediente será conservado a través de las actuaciones sucesivas, cualesquiera sean los organismos que intervengan en su trámite. Queda prohibido el asentar en el expediente ningún otro número o sistema de identificación, que no sea el asignado por el organismo iniciador del expediente. La Mesa de Entradas deberá anular cualquier modificación del número original. Los expedientes serán compaginados en cuerpos que no excedan de doscientas (200) fojas, salvo los casos en que tal límite obligara a dividir escritos o documentos que constituyan un solo texto. Los documentos que los forman se compaginarán por orden de fecha, entendiéndose para este fin que se considera como fecha la otorgada por el Servicio de Mesa de Entradas al producirse la recepción del escrito. 4.Foliación Foliador: En los proyectos de cualquier documentación se utilizará el sello con la impresión del nombre de la jurisdicción de origen. Uso: Para asentar el número correspondiente a los distintos folios que integran la documentación en trámite. Colocación: En el ángulo superior derecho de cada hoja. Refoliador: Uso: Para asentar el número correspondiente a los distintos folios integrantes del expediente en trámite que, a raíz de desglose, agregados u otras causas, debiera ser modificado. Colocación: En el ángulo superior derecho de la hoja, debajo del sello foliador. Todas las actuaciones deberán foliarse a tinta, por orden correlativo, utilizándose sello foliador. La dependencia que remita una actuación estará obligada a realizar esta operación, la que será controlada por la dependencia receptora. Todas las copias de informes, disposiciones, resoluciones, decretos, etc., que se agreguen a un expediente llevarán el mismo número de folio que el original sin perjuicio de la numeración de fojas que le corresponda en el orden correlativo. Por ningún motivo podrá ser alterada la foliatura de las actuaciones, las que se conservarán hasta la finalización del trámite y período de archivo. Los errores de foliación deberán ser salvados en la foja erróneamente numerada. Toda foja que se incorpore, deberá llevar escrito una sola vez el número de expediente o de trámite interno, el que será transcripto en el ángulo superior derecho. 5. Agregación y desglose Se establece que el término "AGREGAR" y sus derivados indican que un expediente se incorpora a otro para formar parte del mismo, perdiendo su individualidad propia. Los expedientes y demás documentos de una o más fojas que se agreguen a otro, serán refoliados a efectos de integrar el expediente principal. Cuando los expedientes vayan acompañados de antecedentes que por su volumen no pueden ser incorporados, se confeccionarán tantos paquetes cuantos sean necesarios, a los que se les pondrá

una aclaración que diga: "ANEXO Nº al expediente Nº..." y sobre la carpeta del expediente se anotará: "Con....ANEXOS". Preferentemente la tarea de "agregación" será efectuada por el Servicio de Mesa de Entradas. Si fuera dispuesta por dependencias internas, estas darán cuenta de la misma, en el día, al servicio mencionado, para su registro pertinente. Toda carpeta o portada de un expediente agregada a un principal deberá ser conservada en el cuerpo de las actuaciones. Cuando el desglose sea de un expediente, la providencia mencionará también el número de fojas del mismo. Toda foja de expediente o documento de cualquier naturaleza agregada al mismo, solo podrá ser desglosada previa orden escrita de autoridad competente, en cuyo caso la providencia que ordene el desglose deberá indicar claramente el número de fojas a retirar y el motivo que haya habido para hacerlo. Si se considera que la foja o fojas desglosadas tienen importancia para el trámite posterior del expediente, se dejará copia autenticada de las mismas; caso contrario se utilizará un formulario que se intercalará en reemplazo de la documentación desglosada y que contendrá la numeración de la foja donde se encuentra la providencia que ordenó el desglose, la mención del contenido de la desglosada y los demás datos necesarios para su individualización. Cuando se reciba un escrito de cualquier índole que se refiera a un expediente en trámite, deberá registrarse en el sistema de Mesa de Entradas, agregándose posteriormente al expediente que le dio origen. Efectuado esto, se dará el mismo número de expediente que fuera otorgado al primero a todos los trámites conexos que fuesen acumulándose al original.

6. CONFORMACIÓN DE ACTUACIONES EN SOPORTE PAPEL. ANTEPROYECTO ONIG N° 2 6.1-Compaginación Las actuaciones en soporte papel serán compaginadas en cuerpos numerados que no excedan las doscientas (200) fojas, salvo los casos en que tal límite obligara a dividir escritos o documentos que constituyan un solo texto. 6.2. Foliatura. 6.2.1. Todas las actuaciones deberán foliarse por orden correlativo de incorporación, incluso cuando se integren con más de un 1 (un) cuerpo de expediente, utilizándose sello foliador que se estampará en el ángulo superior derecho de la hoja. 6.2.2. Las áreas del organismo que generan una actuación, y en cada caso las áreas remitentes, serán responsables de la operación de foliatura de las actuaciones, la que será controlada por la dependencia receptora. 6.2.3. Las copias de notas, informes o actos administrativos que se agreguen junto con su original no se foliarán, pero se dejará constancia de esa agregación. 6.2.4. Por ningún motivo podrá ser alterada la foliatura de las actuaciones, la que se conservará hasta la finalización del trámite y período de archivo. Los errores de foliación deberán ser salvados, bajo constancia, en la foja erróneamente numerada o en el reverso de la última hoja refoliada. 6.3. Anexos. Cuando las actuaciones vayan acompañadas de antecedentes que por su naturaleza o volumen no puedan ser incorporados se confeccionarán tantos anexos cuantos sean necesarios los que se rotularán como " Anexo Nº " al expediente Nº. Los anexos serán numerados y foliados en forma independiente. En la carátula de la actuación a que pertenecen se dejará constancia del número de anexos que se acompañan. 6.4 Agregaciones. 6.4.1. Se produce la agregación de actuaciones cuando una de ellas se incorpora a otra para formar parte de ésta y tramitar en forma conjunta, perdiendo su individualidad mientras subsista tal situación, sin perjuicio de las providencias a adoptar a los fines de su resguardo e identificación. La actuación que inicia el cuerpo de la documentación recibe el nombre de actuación principal, y la o las otras, de actuaciones agregadas. 6.4.2. Las actuaciones que se incorporen a otras no continuarán la foliatura de éstas, y mantendrán su propia carátula y foliatura, pero deberán estar precedidas de una constancia de agregación en la que conste la identificación de la actuación principal, la de la que se agrega y el número de fojas de cada una. En la última foja de la actuación agregada se dejará constancia de la agregación efectuada. La incorporación de nuevos documentos al cuerpo de las actuaciones se efectuará continuando la numeración a partir del número correspondiente a la última foja de la actuación principal, teniendo en cuenta que la actuación agregada se considera como un (1) folio más, debiendo foliarse su carátula a tal efecto.

6.4.3. Las constancias de agregaciones se dispondrán por escrito y serán suscritas por el personal reglamentariamente autorizado a tal efecto, siendo el organismo o dependencia en que se efectuaron el responsable de asentarlas en el Sistema Informático, si tiene acceso a él. En caso de no tener acceso al Sistema Informático, deberá informar inmediatamente al responsable de ese registro. La agregación de actuaciones deberá asentarse tanto en el registro correspondiente a la actuación principal donde figurará la identificación completa de la actuación o actuaciones que se han agregado, cuanto en los correspondientes a éstas, donde constará que tramitan agregadas a la actuación que se indica. 6.4.4 Cuando se reciba una presentación de cualquier índole, que se refiera a un expediente o proyecto en trámite en el organismo, deberá registrarse como “corresponde” del mismo y, se remitirá a la unidad Responsable Primaria inmediatamente. 6.5. Desgloses. 6.5.1. Los desgloses de documentos o de actuaciones que forman parte de otras podrán solicitarse verbalmente y serán efectuadas bajo constancia suscrita por el personal reglamentariamente autorizado para ello, con expresa determinación de las fojas desglosadas y el motivo y destino del desglose. 6.5.2. La constancia del desglose se confeccionará en una nueva hoja, que se agregará, sin foliar, en el lugar que ocupaban las fojas desglosadas, foliada y anotándose en el sello foliador separadas por una barra las numeraciones de la primera y última de las fojas desglosadas y no podrá ser utilizada para escrituras posteriores. Si las hojas desglosadas fueran las últimas de una actuación, las nuevas hojas que se agreguen, a continuación de la constancia de desglose, seguirán con la numeración correspondiente. 6.5.3. Cuando se inicie una actuación con fojas desglosadas de otra, serán precedidas de un informe, de la Unidad con Responsabilidad Primaria con la mención de las actuaciones de las que proceden, de la cantidad de fojas con las que se inicia la nueva tramitación, y de las razones que motivaron ese procedimiento.