TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 07 - Material de Lectura v1

SESIÓN

7

RESPUESTA DEL PROYECTO A LOS CAMBIOS 

MONITOREO Y AJUSTE DE LA CARGA DE TRABAJO DE LOS RECURSOS

CONTROL DEL PROYECTO USANDO EL VALOR GANADO   

COMPRENDIENDO EL VALOR GANADO SEGUIMIENTO DEL PROGRESO DEL CRONOGRAMA GENERACIÓN DE INFORMES DE VALOR GANADO

7.1 RESPUESTA DEL PROYECTO A LOS CAMBIOS 7.1.1 MONITOREO Y AJUSTE DE LA CARGA DE TRABAJO DE LOS RECURSOS Si usted es Director de Proyecto y la mayor prioridad es mantener la carga de trabajo de los recursos, se ha de monitorearla para ver si alguno de ellos está sobre o infra asignado. A medida que se recibe información de los recursos, sobre sus tareas asignadas e introducimos los valores reales, podemos ver si se necesitará tomar alguna acción preventiva para resolver problemas en la asignación de los recursos en un futuro. MONITOREO DE LA CARGA DE TRABAJO DE LOS RECURSOS Se utilizará una o más de las siguientes técnicas para ajustar la programación y conseguir una carga de trabajo equilibrada de los recursos: Revisar las cargas de trabajo de los recursos. Ajustar la disponibilidad de los recursos. Ajustar las asignaciones. Dividir las tareas para reprogramar el trabajo restante para cuando los recursos tengan tiempo disponible.  Redistribuir las asignaciones.    

Ya que el trabajo (en horas, días, semanas, meses, etc.) es la medida del esfuerzo de un recurso sobre sus tareas, puede utilizarlo como valor de Línea Base para que lo ayude a revisar cuán bien se están utilizando los recursos en función de los valores reales o programados. Podrá revisar la variación de trabajo utilizando la siguiente fórmula: Variación de trabajo = Trabajo (Programado/Actual) – Trabajo previsto Si los valores reales del trabajo son considerablemente mayores que los originalmente planeados, podrá tener ciertos problemas con los recursos sobreasignados ahora o en el futuro.

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Recursos en rojo significa que están sobreasignados

Si se agrega trabajo y costo, podrá ver el total de cada recurso.

Se puede añadir columnas dando clic derecho a cualquier titulo de columna y seleccionando insertar columna.

FIGURA 1: Análisis de recursos en la vista Hoja de recursos REVISIÓN DE LA INFORMACIÓN DEL TRABAJO GENERAL Hay dos formas de revisar la información total del trabajo general. Son las siguientes:  Revisar las estadísticas del proyecto. Para ello haga lo siguiente: 1. Diríjase a la pestaña Proyecto » grupo Propiedades » Información del proyecto. 2. De la ventana emergente haga clic en el botón “Estadísticas”. 3. En la columna Trabajo, revisaremos el trabajo actual, previsto y restante del proyecto.  Agregar la fila de la tarea resumen en el diagrama de Gantt o en cualquier otra vista, para ello siga las siguientes instrucciones: 1. Haga clic en la pestaña Formato » grupo Mostrar u Ocultar » seleccionar la opción “tarea resumen del proyecto”, de forma que se muestre la información de la tarea resumen en la parte superior de la hoja.

Si la tabla que visualiza contiene información del trabajo, la tarea resumen del proyecto mostrará el total del trabajo. Nota

REVISIÓN DE LAS VARIACIONES DEL TRABAJO Para revisar las diferencias entre el trabajo previsto y el trabajo programado, puede aplicar la tabla Trabajo de la siguiente manera:

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1. Visualice el diagrama de Gantt o cualquier otra vista de tareas. Haga clic en la pestaña VISTA » grupo Datos » Tablas » seleccione “Trabajo”.

FIGURA 2: Cuadro Tabla Trabajo REVISIÓN DEL TRABAJO SOBREPRESUPUESTADO Podrá aplicar un filtro a la vista de tareas o recursos para ver aquellas tareas o recursos que tienen más trabajo real del planeado, de la siguiente manera: Visualice la vista y aplique la tabla que contiene la información que quiera revisar en el contexto del trabajo sobrepresupuestado. 1. Haga clic en la pestaña Vista » Sin filtro » Más filtros. 2. En el cuadro de diálogo Más filtros » marcar Tarea luego haga clic en “Trabajo sobrepresupuestado” y después en Aplicar. Si prefiere ver todas las tareas o recursos, pero teniendo resaltados los recursos o tareas sobrepresupuestadas, haga clic en Resaltar, que aparece en el mismo cuadro de diálogo. Microsoft Project filtrará todas las tareas o recursos cuyo trabajo real sea mayor que el trabajo de la línea de base. 3. Revise las tareas o recursos para analizar la extensión de los trabajos sobrepresupuestados. 4. Cuando termine, puede mostrar todas las tareas de nuevo haciendo clic en la herramienta Sin Filtro. EJERCICIO 1: La tabla Trabajo y filtro del Trabajo Sobrepresupuestado Para este ejercicio diríjase al CD del curso » 2. Materiales de Lectura » en la Sesión 7, elegir Ejercicios, dentro de esta carpeta abrir el archivo “Reclinable.mpp” y en base a este archivo trabaje el ejercicio. Su prioridad en estos momentos es controlar el uso eficiente de los recursos en su proyecto, esto quiere decir que el trabajo previsto sea igual al trabajo real así no habría variaciones que perjudicarían en el tiempo y costo al proyecto, para este análisis se recomienda el uso de la tabla Trabajo. También tendrá que hacer una revisión del trabajo sobrepresupuestado porque dentro de una semana tendrá que presentar un informe de lo avanzado a la gerencia en una reunión de estado. Usted plantea usar la tabla Trabajo primero para luego filtrar el trabajo sobre presupuestado.

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Se le pide responder luego de realizar los ajustes antes mencionados: 1. ¿Cuánto es la variación de la tarea resumen Prueba inicial DV? _____________________________________________________________ 2. ¿Cuánto es el trabajo de la tarea resumen Conversión de paleta? _____________________________________________________________ 3. ¿Cuánto es el trabajo restante de la tarea resumen Pruebas PV? _____________________________________________________________ 4. Luego de aplicar el filtro del trabajo sobre presupuestado, ¿Cuál es la actividad que tiene trabajo sobre presupuestado? ___________________ 5. ¿Cuánto es la variación del trabajo de la actividad con trabajo sobre presupuestado? _______________________________________________

REVISIÓN DE LA SOBREASIGNACIÓN DE LOS RECURSOS Si un recurso está sobreasignado, su nombre aparecerá en rojo en la hoja de recursos y un indicador de redistribución se mostrará al lado del nombre del recurso, recomendando que se ejecute la acción de redistribución, como muestra la siguiente figura:

Indicador que muestra que se debe redistribuidor los recursos

FIGURA 3: Recursos sobre asignados Para ver la extensión de un recurso sobreasignado o infraasignado, utilizaremos la vista Gráfico de recursos de la siguiente manera: 1. Haga clic en la pestaña Tarea » grupo Ver » Haga clic en Diagrama de Gantt » en la lista despegable seleccionar Gráfico de recursos, de forma que aparecerá el diagrama siguiente:

Sobreasignación

Al mover esta barra podrá cambiar los recursos, así podrá ver si fuera el caso las sobreasignaciones de todos los recursos.

Al mover esta barra podrá ver las gráficas en las fechas que usted crea conveniente.

FIGURA 4: Gráfico de Recursos

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También podrá ver los detalles de cómo las asignaciones afectan y pueden producir sobreasignaciones de los recursos (o infraasignaciones) utilizando la vista Uso de recursos de la siguiente manera: 1. Haga clic en la pestaña Vista » grupo Vista de Recursos » haga clic en Uso de recursos (cualquier recurso cuyo nombre aparezca en rojo o con un indicador de redistribución estará sobreasignado)  Revise el área temporal de asignación para ver dónde aparece la sobreasignación, tendrá que desplazarse buscando las fechas.  Revise el área temporal de asignación, al lado derecho de la vista, para ver las asignaciones de cada recurso. 2. Puede agregar en el área temporal de asignación la fila Sobreasignación. El campo de tiempos de la vista ayuda a saber cuántas horas o días, por ejemplo, está el recurso sobreasignado. Para lo mencionado en el punto 2, haga clic en la pestaña Formato » grupo Detalles » luego busque y marque Sobreasignación, de forma que se agregue el campo como fila nueva al campo de tiempos de la vista Uso de recursos. Área temporal de asignación

FIGURA 5: Vista Uso de Recursos 3. Para ver las infra asignaciones o la cantidad de tiempo que el recurso está disponible sin asignación alguna haga clic en la pestaña Formato » grupo Detalles » busque la opción Disponibilidad restante, la cual deberá marcar. Se puede agregar el campo sobreasignación haciendo clic derecho en el área temporal de asignación y seleccionando sobreasignación Nota

También puede agregar el campo Disponibilidad restante haciendo clic derecho en el área temporal de asignación y escogiendo esa opción.

Asimismo, puede usar la vista Asignación de recursos para ver la vista Uso de recursos en combinación con el Gantt de redistribución, esto ayuda a ver qué recursos están sobreasignados en conjunción con las tareas que la provocan. Para ello haga lo siguiente:

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1. Haga clic en la pestaña Tarea » Diagrama de Gantt » mas vistas en la lista que aparece, elija “Asignación de recursos” y después haga clic en “Aplicar” como se muestra en la siguiente figura:

FIGURA 6: Vista Asignación de Recursos Con la tabla Resumen en cualquiera de la vista de recursos, se podrá visualizar la columna Máximo (esta columna aparece por defecto pero si fuera el caso que no apareciera se deberá agregar esta nueva columna, haciendo doble clic en el nombre de la columna y buscando en la lista despegable, la opción máximo) que indica qué recursos están asignados a su máxima capacidad (100%), sobreasignados (más del 100%) o infra asignados (menos del 100%). Para visualizar la tabla Resumen haga lo siguiente: 1. Haga clic en la pestaña Vista » grupo Datos aparece elija “Resumen”.

»Tablas » de la lista que

Los siguientes filtros pueden ayudar a enfocar cualquier problema relacionado con la sobreasignación de los recursos: Recursos sobreasignados, trabajo sobrepresupuestado, recursos o asignaciones con horas extras y asignaciones pospuestas. También puede generar informes visuales y de texto. Para ello deberá seguir los siguientes pasos: 1. Haga clic en la pestaña Proyecto » grupo Informes » luego diríjase a Informes visuales o Informes, y elegir el que desee.

FIGURA 7: Ruta de Informes visuales e Informes EQUILIBRANDO LA CARGA DE TRABAJO DE LOS RECURSOS Suponga que está revisando la información sobre las asignaciones y la carga de trabajo durante el Plan de Proyecto y que se percata que ciertos recursos están sobreasignados y otros infra asignados. Puede darse también el caso que la

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empresa haya decidido hacer una reducción a la fuerza de trabajo y el personal del proyecto se vea reducido en un porcentaje. Si necesita tomar Acciones Correctivas en el Plan de Proyecto para equilibrar la carga de trabajo de los recursos, puede hacer lo siguiente:    

Ajustar la disponibilidad de los recursos. Ajustar las asignaciones, por ejemplo: agregar recursos, reemplazar recursos, retrasar una tarea o una asignación o incluir horas extras. Utilizar las características de redistribución de Microsoft Project para equilibrar la carga de trabajo. Ajustar el alcance (tal vez esta acción requiera la aprobación por parte de los participantes en el proyecto).

Cuando se ajusta el Plan de Proyecto para conseguir los niveles de asignación de los recursos, se ha de asegurar de comprobar las fechas de finalización programadas, los costos y el alcance. Se tiene que saber cómo afectarán los cambios al resto de áreas del Plan de Proyecto. Si desea una redistribución automática para equilibrar la carga de trabajo de los recursos, hará lo siguiente: 1. Haga clic en la pestaña Recurso » grupo Redistribuir » elija Opciones de Redistribución. 2. De la ventana emergente “Redistribuir Recursos” marque la opción automática para luego dar clic en el botón “redistribuir todo”. EJERCICIO 2: Equilibrio automático de la carga de trabajo de los recursos Para este ejercicio diríjase al CD del curso » 2. Materiales de Lectura » en la Sesión 7, elegir Ejercicios, dentro de esta carpeta abrir el archivo “Reclinable.mpp” y en base a este archivo trabaje el ejercicio. Usted se está preparando para una importante reunión con su Director de Proyecto (Project Manager), usted como asesor nota al repasar su Proyecto que algo no va bien pues hay muchos recursos sobreasignados y se dio cuenta de esto debido a que Microsoft Project marca con color rojo los recursos sobre asignados. Se le pide por tanto revisar la hoja y el gráfico de recursos y dar cuenta de que recursos son los que están sobreasignados para tomar las medidas correctivas necesarias. Se le pide responder: 1. Haciendo uso de la Hoja de recursos, ¿Qué dos recursos están sobre asignados?________________________________________________ 2. Haciendo uso del gráfico de recursos, ¿Cuánto es el % de sobre asignación del recurso TIMMS SPRING en la semana del 10 de septiembre del 2000? _____________________________________________________________ Luego de revisar los recursos, usted procede en su Diagrama de Gantt a equilibrar la carga de trabajo de los recursos de manera automática. Se le pide responder: 3. ¿Cuál es la razón por la cuál nivelamos la carga de trabajo de los recursos? _____________________________________________________________

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7.2 CONTROL DEL PROYECTO USANDO EL VALOR GANADO 7.2.1 COMPRENDIENDO EL VALOR GANADO El Valor Ganado es la medida que el Director de Proyecto usa para evaluar el progreso basado en el costo de trabajo realizado hasta la fecha de estado del Proyecto. Cuando Project calcula el Valor Ganado, por defecto compara los costos estimados originales con el costo real para mostrar si su proyecto está en el presupuesto. Se puede pensar en el Valor Ganado como una medida que indica cuánto del presupuesto ha sido gastado, cuando compara el costo del trabajo realizado hasta el momento con los costos previsto para la tarea, recurso o asignación. El Valor Ganado se usa principalmente para lo siguiente: 

Medir el desempeño a lo largo del ciclo de vida del Proyecto.



Reportar el progreso, ayuda a pronosticar el resultado futuro de un proyecto basado en el rendimiento hasta la fecha (útil para la gestión de costos y recursos).



Evaluar los progresos en relación a los datos de referencia y calculando las magnitudes de las variaciones.

COMPRENDIENDO LOS CAMPOS DE VALOR GANADO Los campos del Valor Acumulado son campos monetarios que miden varios aspectos del Valor Acumulado. La siguiente tabla explica las abreviaturas que son usadas en Project para representar los campos del Valor Acumulado. Abreviatura

Campos del valor acumulado

BCWS (CPTP) PV (Valor Planificado) BCWP (CPTR) EV (Valor Ganado) ACWP(CRTR) AC (Costo Real) SV (VP) CV (VC) BAC (PAF) EAC (EAF) VAC (VAF)

Costo Presupuestado Programado

del

Trabajo

Costo Presupuestado del Trabajo Realizado Costo Real del Trabajo Realizado Variación de Programación Variación de Costo Presupuesto hasta Conclusión Estimación a la Conclusión Variación a la Conclusión

Tres de los campos anteriores son realmente importantes dentro del análisis del Valor Acumulado:  BCWS (CPTP): Mide el costo presupuestado de las tareas individualmente basadas en los recursos y costos fijos que son asignados a las mismas luego que son programadas. Por ejemplo, usted maneja un proyecto de construcción de una cerca de 4 lados, cada lado cuesta $100 y se debe terminar un lado por día, hoy es el final del día 2 por lo tanto el CPTP será de $200, pues se debió haber hecho dicho valor de trabajo.  BCWP (CPTR): Indica cuánto del presupuesto de una tarea debería haberse gastado dada la duración actual de la tarea. Por ejemplo, supongamos que

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tenemos una tarea con un presupuesto de $100 y el trabajo ha sido realizado en un día. Vemos que, después de un día, el 40% del trabajo ha sido completado. Se entiende que el 40% del costo de la tarea, es decir $40, han sido utilizados. Por lo tanto, el CPTR para la tarea es de $40.  ACWP (CRTR): Mide los costos actuales que se utilizan para completar una tarea. Durante el proceso de finalización, el CRTR representa los costos reales del trabajo realizado a través de la fecha de estado del proyecto. Por ejemplo, usted maneja un proyecto de alumbrado público que se debe realizar en 5 días y se gasta por día $50 en cables, pero por lo delicado del trabajo sólo se terminó el 50% del trabajo en el día 4 por lo tanto el CRTR será $175 que es lo que realmente se ha gastado. Además de los campos de Valor Ganado ya descritos, Project aporta otros campos de Valor Ganado, algunos de los cuales aparecen por defecto en las tablas de Valor Ganado. 













Porcentaje Físico completado: Este campo representa el estimado de progreso de una tarea, sin tener en cuenta el trabajo real o tiempo, y no es un campo de fase temporal. Project usa el porcentaje físico completado para calcular EV (Valor Ganado) en subtareas y acumular Valor Ganado asociado al resumen de tareas. CPI: Índice de Desempeño del Costo, se calcula dividiendo EV/AC. Este campo aparece por defecto en la tabla de Indicadores de Costo de Valor Ganado y es un campo condicionado a una fecha de corte. SPI: Índice de Desempeño del Cronograma, se calcula dividiendo EV/PV. Este campo aparece por defecto en la tabla de Indicadores de Cronograma de Valor Ganado y es un campo condicionado a una fecha de corte. CV%: % de la Variación del Costo, se calcula dividiendo CV/EV y multiplicando el resultado por cien. Este campo aparece por defecto en la tabla de Indicadores de Costo de Valor Ganado y es un campo condicionado a una fecha de corte. SV%: % de la Variación del Cronograma, se calcula dividiendo SV/PV y multiplicando el resultado por cien. Este campo aparece por defecto en la tabla de Indicadores de Cronograma de Valor Ganado y es un campo condicionado a una fecha de corte. EAC: Estimación a la Conclusión, se calcula usando la siguiente fórmula: AC+ (BAC-AC)/CPI. Este campo aparece por defecto en las tablas Valor Ganado para las tareas e Indicadores de Costo de Valor Ganado y no es un campo de fase de tiempo. TCPI: Índice de Desempeño de Trabajo por Completar, se calcula usando la siguiente fórmula (BAC-EV)/(EAC-AC). Este campo aparece por defecto en los Indicadores de Costo de Valor Ganado y no es un campo de fase de tiempo. EJERCICIO 3: Uso de la Tabla de Valor Ganado Para este ejercicio diríjase al CD del curso » 2. Materiales de Lectura » en la Sesión 7, elegir Ejercicios, dentro de esta carpeta abrir el archivo “Desarrollo de planta.mpp” y en base a este archivo trabaje el ejercicio. Su jefe le pide a usted elaborar un informe basado en el Valor Ganado. Para esto deberá aplicar primero la Tabla de Valor Acumulado y así evaluar el progreso basado en el costo de trabajo realizado. Luego de realizar los ajustes mencionados se le pide responder lo siguiente:

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1. ¿Cuánto es el Valor planeado de la tarea resumen Planeamiento/ Aprobación de proyecto?____________________________________ 2. ¿Cuánto es la variación de programación del Valor Acumulado (VP) de la tarea resumen Planeamiento de marketing?_____________________ 3. ¿Cuánto es el Costo estimado al finalizar (CEF) de la tarea resumen Planeamiento de producción?________________________________ 4. ¿Cuánto es el Costo previsto (CPF) de la tarea resumen Diseño A/E?______________________________________________________ USANDO EL MÉTODO DEL % FÍSICO COMPLETADO PARA CALCULAR EL VALOR GANADO Por defecto, los cálculos del Valor Ganado son basados en el Porcentaje completado, que a su vez se basa en la duración de la tarea o trabajo. Sin embargo, si su proyecto es dirigido al uso de materiales, el número de unidades producidas o alguna otra medida física que no es basada en la cantidad de tiempo o trabajo invertido; entonces podría tener más sentido, para los cálculos de Valor Ganado, que se base en % Físico completado. Por ejemplo, suponga que el proyecto contempla la construcción de un producto con muchas tareas de apoyo; si usted desea calcular el Valor Ganado relacionado a la terminación del producto en sí y no en las tareas de apoyo, usted puede usar el método del Porcentaje Físico completado del producto hasta la fecha de estado. Si usted especifica que el proyecto tiene un valor de Porcentaje Físico completado de 50%, el Valor Ganado será calculado sobre la cantidad de dinero que debería haberse gastado para obtener el producto al 50% versus cuanto actualmente se gastó para llegar a ese punto. Para configurar el método de cálculo del Valor Ganado, haga lo siguiente: 1. Haga clic en Archivo » Opciones » Avanzado. 2. En Opciones de Valor Acumulado para este proyecto seleccionar “% físico completado”.

FIGURA 8: % Físico completado

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3. Inmediatamente debajo en “Línea Base para el cálculo del Valor Acumulado”, se elije una Línea Base. 4. Para guardar la configuración, hacemos clic en Aceptar. Los pasos anteriores son establecidos para toda tarea nueva que ingresa en su proyecto. Si su proyecto ya contiene tareas (o si quiere utilizar el método del % físico completado para alguna de las tareas), configure este método para aquellas tareas que desee. Vea el siguiente gráfico y luego siga los siguientes pasos para cambiar la configuración: 1. Seleccione la tarea o tareas a las cuales quiere configurar con el método de % físico completado » haga doble clic en la tarea seleccionada. 2. En el cuadro de diálogo busque la pestaña Avanzado y haga clic en ella. En Método del Valor Acumulado, elija % físico completado para luego dar clic en Aceptar.

FIGURA 9: % Físico completado para tareas específicas CONFIGURANDO LA FECHA PARA LOS CÁLCULOS DEL VALOR GANADO Por defecto, Project utiliza la fecha actual del ordenador para calcular información del Valor Ganado. Sin embargo, se puede configurar una fecha de estado del proyecto que se usará para los cálculos del Valor Ganado, para lo cual debe seguir los siguientes pasos: 1. En cualquier vista, haga clic en la pestaña Proyecto » grupo Propiedades » “Información del proyecto” en la cual se abrirá el cuadro de diálogo siguiente:

FIGURA 10: Fecha de estado

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2. En “Fecha de estado”, seleccione la fecha que quiera que Project utilice para calcular el Valor Acumulado y luego haga clic en Aceptar. USANDO TABLAS DE VALOR GANADO Project contiene cuatro tablas de Valor Acumulado que pueden ser utilizados para comparar los costos planeados con los costos reales. Se puede utilizar las tablas del Valor Acumulado para prever si una tarea acabará dentro del presupuesto, en comparación de los costos reales efectuados por la tarea a la fecha y a su Línea Base. Las cuatro tablas del Valor Acumulado son: Valor Acumulado de las tareas, Indicadores de Costos del Valor Acumulado, Indicadores de Cronograma del Valor Acumulado y Valor Acumulado de los Recursos, los cuales nos ayudan a evaluar la relación entre el trabajo y el costo. A continuación, se detallarán cada una de las tablas: USANDO LA TABLA DE VALOR GANADO PARA LAS TAREAS Cuando se utiliza la tabla del Valor Ganado de las tareas, puede comparar la relación entre el trabajo y el costo de las tareas. Esta tabla ayuda a evaluar el presupuesto para estimar los presupuestos futuros necesarios y así preparar un estado de la situación del proyecto. Se puede usar la información de la tabla para determinar si el dinero que se ha gastado es suficiente para el trabajo realizado o quizás ha sido más o menos del que se necesitaba. Esto es, la información que se obtiene en la tabla Valor Ganado de las tareas sirve para evaluar si el dinero que está gastando en una tarea es suficiente, mucho, poco, o quizás ha sido un despilfarro de dinero. Para mostrar la tabla de Valor Ganado para las Tareas se sigue los siguientes pasos: 1. Seleccione cualquier vista, como la vista de Uso de tareas o Diagrama de Gantt » Luego haga clic en la pestaña Vista » grupo Datos » haga clic en el botón Tablas » de la lista que aparece seleccione “Más Tablas”. 2. En el cuadro de diálogo que aparece marcar primero en la parte superior izquierda tabla “Tareas” para luego seleccionar Valor Acumulado. Finalmente, haga clic en Aplicar.

FIGURA 11: Tabla de Valor Ganado para las Tareas

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USANDO LA TABLA DE VALOR GANADO PARA LOS RECURSOS Cuando utiliza la tabla del Valor Acumulado de los recursos, usted puede comparar la relación entre el trabajo y los costos de los recursos. Esta tabla ayuda a evaluar su presupuesto para estimar el presupuesto futuro que se necesite y así preparar una declaración de la situación de nuestro proyecto. Se puede usar la información de la tabla para determinar si el dinero que se está pagando a un recurso en particular, es suficiente, mucho o poco, para el trabajo realizado. Para mostrar la tabla del Valor Acumulado de los recursos, se hará los mismos pasos que se siguió para mostrar la tabla del valor acumulado de las tareas, con la diferencia que ahora se situará en cualquier vista de los Recursos, como la vista Hoja de recursos. Todos los campos de esta hoja están calculados. Sin embargo, se puede introducir valores en el campo BAC (CPF) para cambiar información numérica en la tabla.

FIGURA 12: Tabla de Valor Ganado para los Recursos USANDO LAS TABLAS DE INDICADORES DE COSTOS DEL VALOR ACUMULADO E INDICADORES DE CRONOGRAMA DEL VALOR ACUMULADO Los Indicadores de costos del valor acumulado y los Indicadores de Cronograma del Valor Ganado son tablas similares a la tabla de Valor Ganado para las Tareas. La tabla de Indicadores de costos del Valor Ganado permite comparar varios factores de costo con relación a las tareas del proyecto. La tabla de Indicadores de Cronograma del Valor Ganado para las tareas nos permite enfocarnos en los efectos de la variación del Cronograma dentro de los costos del proyecto. Para mostrar la tabla Indicadores de Costos del Valor Acumulado, hará lo siguiente: 1. Primero deberá encontrarse en cualquier vista que contenga una tabla. Luego haga clic en la pestaña Vista » Tablas » “Más tablas”. 2. Seleccione “Indicadores de costos del Valor Acumulado” y haga clic en “Aplicar”.

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FIGURA 13: Tablas de Valor Ganado para los Indicadores de costos del Valor Acumulado e Indicadores de Cronograma del Valor Acumulado

Para mostrar la tabla Indicadores de programación del Valor Acumulado, haga lo siguiente: 1. Deberá encontrarse en cualquier vista que contenga una tabla. Luego haga clic en la pestaña Vista » Tablas » “Más tablas”. 2. Seleccione “Indicadores de programación del Valor Acumulado” y haga clic en “Aplicar”. EJERCICIO 4: Método del % físico completado y tabla de Valor Ganado Para este ejercicio diríjase al CD del curso » 2. Materiales de Lectura » en la Sesión 7, elegir Ejercicios, dentro de esta carpeta abrir el archivo “Expansión de suite 101.mpp” y en base a este archivo trabaje el ejercicio. Usted está en plena ejecución de su proyecto y desea hacer un análisis de Valor Ganado. Para ello, primero configurará el método del % físico completado para las tareas Recibir alfombras y Recibir azulejos (Líneas 37 y 38). Luego responda: 1. ¿Cuál es el objetivo de configurar el método del % físico completado en estas dos tareas? ______________________________________________ Luego procede a establecer una fecha de estado. En este caso en particular será el 27/03/13. Adicionalmente, observa que es necesario hacer dicho análisis para los recursos porque el proyecto depende exclusivamente de cuánto estén produciendo según el cronograma estipulado.

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Luego de hacer estos primeros ajustes, se le pide que responda: 2. Haciendo uso de la tabla de Valor Acumulado para las tareas; responda, ¿A cuánto asciende el Valor planeado para la tarea resumen Determinar otros requerimientos?_________________________________________ 3. Haciendo uso de la tabla de Valor Acumulado para los recursos en la hoja de recursos; responda, ¿A cuánto asciende el Costo previsto para el recurso Susana R.?__________________________________________________ Se le pide volver a la vista Diagrama de Gantt 4. Haciendo uso de la tabla de Indicadores de Costo del Valor Acumulado; responda, ¿Cuánto es la variación al finalizar (VAF) de la tarea resumen conseguir estimaciones primarias?______________________________ 5. Haciendo uso de la tabla Indicadores de cronograma de Valor Acumulado, ¿A cuánto asciende el % de Variación de programación para todo el proyecto?____________________________________________________

7.2.2 SEGUIMIENTO DEL PROGRESO EN EL CRONOGRAMA

SEGUIMIENTO DEL PROGRESO EN EL MS PROJECT Luego que se ha configurado las plantillas del proyecto y del valor acumulado, se está preparado para hacer un seguimiento al progreso y a las plantillas del Valor Ganado de forma periódica. Recordar que el período de seguimiento depende de la opción que se elija al momento de configurar las plantillas del Valor Acumulado (semanal, quincenales, mensual, etc.). Tomemos como ejemplo un proyecto de desarrollo de software en el que se eligió la opción para generar reportes semanalmente. Entonces, el primer informe comenzará la primera semana, siete días después de la fecha de estado, y continua de esta manera hasta el final del proyecto. Por lo tanto, cada período de informes tendrá siete días. Por ejemplo, si la fecha de estado es el 14 de marzo, entonces, el primer informe será el 21 de marzo. El seguimiento del progreso en Microsoft Office Project 2010 puede realizarse de diferentes formas y en diferentes niveles. El método y el rigor del nivel dependen del proyecto. Los tres métodos son:   

Seguimiento a nivel de resumen: método de bajo rigor para el seguimiento del progreso. Seguimiento a nivel de tareas por día (o períodos): seguimiento del progreso de las tareas por días o períodos. Seguimiento a nivel de recursos por día: seguimiento del progreso por recursos, por días o períodos.

A continuación, se explican los tres caminos que son usados en Project:

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SEGUIMIENTO DE LAS TAREAS RESUMEN Es un método que sigue el progreso de las tareas a nivel de resumen, en el cual los valores reales son continuamente actualizados en la vista Gantt de seguimiento hasta que la tarea sea completada. Para actualizar con los valores reales siga las siguientes instrucciones: 1. Haga clic en la pestaña Vista » grupo Vista de Tareas » seleccione Gantt de seguimiento de la lista despegable “Diagrama de Gantt” e ingrese los valores reales para las tareas. 2. Luego, haga clic nuevamente en la pestaña Vista » grupo Datos » Tablas » seleccione tabla “Seguimiento” de la lista despegable. Verá la siguiente distribución:

FIGURA 14: Seguimiento de las Tareas Resumen En dicha pantalla, ingrese los valores para % completado, duración real, costo real y trabajo real para cada una de las tareas. Para cada período, necesita actualizar los valores de cada tarea. Si alguna de las tareas no es completada en un período y son trasladadas al próximo tendrá que actualizar estas tareas en el próximo período pero con un valor acumulado para el valor real. Por ejemplo, suponga que la tarea 4 está completada al 75% y que su trabajo real es de 24 horas. En el próximo período, suponga que se ha completado 24 horas de trabajo adicionales para esta tarea. Cuando actualice la programación para el próximo período, tendrá que actualizar con 48 (24 + 24) horas para el trabajo real. Para ello, hará lo siguiente: 1. Actualice la fecha de inicio real para las tareas. 2. Actualice la fecha de fin real para aquellas tareas que han sido completadas. 3. Actualice el % completado, duración real y trabajo real para cualquier tarea aún no completada.

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SEGUIMIENTO DIARIO DE LAS TAREAS Es un método que consiste en hacer un seguimiento a la programación a nivel de las tareas. Los valores reales son ingresados en la programación por día o por otro período que se especifique. Comparando con el seguimiento a nivel de resumen, este método permite el seguimiento de los progresos diariamente para cada tarea del nivel más bajo de forma individual. El progreso de la programación puede ser seguido utilizando este método: 1. Haga clic en la pestaña Vista » grupo Vista de Tareas » luego en el icono superior Uso de tareas » luego nuevamente haga clic en la pestaña Vista » grupo Datos » Tablas » “Trabajo”. 2. En el lado derecho de la pantalla (área temporal de asignación) dar clic derecho y, en la lista que aparece, elija mostrar las columnas “trabajo” y “costo real” como se muestra en la siguiente figura:

FIGURA 15: Seguimiento diario de las Tareas Se puede aumentar o disminuir el período de tiempo utilizando los botones de Zoom para coincidir con el período de informe que elegimos (diario, semanal, mensual, etc.).

En la tabla, ingrese los valores reales de horas por día (o por el período de tiempo que hayamos elegido, dependiendo de las especificaciones del proyecto). Ingrese la cantidad de trabajo realizado para cada recurso asignado a la tarea en un día en particular (o cualquier período elegido). El seguimiento a nivel de tareas por día toma mucho tiempo, pero resulta más preciso que el método de seguimiento a nivel de resumen. SEGUIMIENTO DIARIO DE LOS RECURSOS Este método realiza el seguimiento del progreso por recurso y por las tareas realizadas por dicho recurso durante el período de reporte. Los valores reales de los recursos y tareas son ingresados en Microsoft Project por día o por período elegido para seguir el progreso de la programación. Este método es similar al método anterior (seguimiento diario de las tareas), pero con la diferencia de que los recursos son el grupo principal para realizar el seguimiento de la programación, mientras que en el método anterior lo eran las tareas.

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En la figura a mostrarse, los recursos y sus respectivas tareas que están trabajando son mostrados en el lado izquierdo del gráfico. En la parte derecha se muestran las horas de trabajo real por recurso, las cuales son ingresadas para cada tarea por día (o por período escogido). Cuando el trabajo real es actualizado, Microsoft Project automáticamente ajusta la fecha real de inicio, fecha real de fin, el % completado, el trabajo restante y la duración restante de las tareas. Aplique la misma técnica utilizada en el método Seguimiento diario de las tareas para obtener los datos del trabajo real en el lado derecho de la pantalla. Los pasos a seguir son: 1. Haga clic en la pestaña Vista » grupo Vistas de Recursos » Haga clic en el ícono Uso de Recursos » luego nuevamente Haga clic en la pestaña Vista » grupo Datos » Tablas » de la lista despegable elija “Trabajo”. 2. En el lado derecho de la pantalla, área temporal de asignación, dar clic derecho y en la lista que aparece elija mostrar la columna “trabajo real”.

FIGURA 16: Seguimiento diario de los Recursos EJERCICIO 5: Seguimiento a nivel tareas y recursos Para este ejercicio diríjase al CD del curso » 2. Materiales de Lectura » en la Sesión 7, elegir Ejercicios, dentro de esta carpeta abrir el archivo “Reclinable.mpp” y en base a este archivo trabaje el ejercicio. Usted realizaba el seguimiento a nivel de resumen por día de su proyecto pero no era el método de seguimiento más preciso, por eso junto a su equipo decide hacer el seguimiento a nivel tareas y recursos; aunque esto le tome más tiempo, la precisión de este tipo de seguimiento será mucho mayor. Luego de revisar lo ya mencionado, responda lo siguiente: 1. Usando el seguimiento a nivel de tareas; responda, ¿Cuánto es el trabajo y costo real de la tarea resumen Contactor giratorio Nº 2 Diseño en la semana del 23 de Julio (Específicamente de Lunes a Jueves) del año 2000? ______________________________________________________

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2. Usando el seguimiento a nivel de recursos; responda, ¿Cuánto es el trabajo real del recurso Ingeniero de manufactura en la semana del 16 de Julio (Específicamente el día Viernes) del año 2000? ______________________________________________________

AJUSTANDO EL CRONOGRAMA DURANTE EL SEGUIMIENTO La mayoría de tareas dentro de la programación no son completadas como originalmente se había planeado. De ahí que haya diferencias en el trabajo y duración real que se toma en las tareas por los diferentes recursos. Por lo tanto, necesitará hacer seguimiento al progreso, pero a la vez mantener los ajustes en la programación en cierta medida, de modo que Microsoft Project pueda dar una idea exacta de la situación del Proyecto. 

Más tiempo que el planeado: En la mayoría de proyectos, algunas tareas toman más tiempo del planeado. Por ejemplo, suponga que una tarea fue originalmente planeada para que se acabe en 40 horas, pero requirió 56 horas. En esta situación, se tiene que ajustar la columna Trabajo en la programación a 56 horas, en vez de 40 horas como estaba originalmente programado. Esta actualización le dirá a Microsoft Project que la tarea tomó más tiempo de lo planeado y el porcentaje completado se ajustará de acuerdo al seguimiento del progreso por día. Sin embargo, si la columna Trabajo no se actualiza después de 40 horas de esfuerzo, Microsoft Project automáticamente marcará la tarea como 100% completada, lo cual es incorrecto. Mantener la programación correcta y actualizar las pequeñas variaciones que se presenten es esencial. Si las variaciones son pequeñas, puede que no se necesite la aprobación de los Interesados, ya que a nivel general el proyecto continúa en buen camino.



Menos tiempo que el planeado: De forma similar, algunas tareas pueden ser finalizadas con menos esfuerzo. Por ejemplo, suponga que una tarea que originalmente fue planeado para 40 horas de esfuerzo toma tan sólo 20 horas para completarse. En esta situación, deberá ajustar la columna Trabajo pero esta vez, con las 20 horas que tomó y así Project marque la tarea con 100% completada.



Más esfuerzo que el planeado: Otro escenario es cuando está a mitad de la realización de una tarea y se da cuenta que necesitará más esfuerzo de lo planeado. Por lo tanto, necesitará estimar el esfuerzo extra que se necesita para esta tarea y, en consecuencia, actualizar la columna Trabajo.



Cambiando el nivel de utilización: Algunas tareas que han sido planeadas para utilizar el 100% de sus recursos, se les puede cambiar dicho nivel de utilización. Por ejemplo, debido a los cambios en una tarea, un recurso ya no es capaz de pasar el 100% de su tiempo en esa tarea; en vez de eso, sólo está disponible al 50%. En esta situación, el esfuerzo en la columna Trabajo seguirá siendo el mismo, pero la duración, fecha de inicio y fecha de fin de la tarea cambiarán. Hacer un seguimiento de los cambios en los niveles de utilización es muy importante debido a que Microsoft Project puede preparar la fecha de finalización basada en los actuales seguimientos.

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

Las columnas de trabajo: Haga una breve revisión de los tres diferentes tipos de columnas que contienen información similar en Microsoft Project: Trabajo, Línea Base de Trabajo y Trabajo real. La columna Trabajo almacena el trabajo real planeado para la tarea. El trabajo actual continuamente cambia a la par con el progreso del proyecto. La Línea Base de trabajo es el trabajo planificado y acordado por los Interesados del Proyecto. La Línea Base no puede ser cambiada sin una aprobación específica. La Línea Base de trabajo mide el valor con el cual se mide el rendimiento del proyecto. El trabajo real es la columna en la cual son ingresados los valores reales del esfuerzo que es utilizado para ejecutar una tarea. Tener un Porcentaje completado exacto en cada tarea es importante para permitir el correcto reporte del progreso del proyecto. Tener una programación precisa es también importante cuando la programación es distribuida hacia los Interesados (Stakeholders) del proyecto.

EJERCICIO 6: Ajustes en el cronograma del proyecto Para este ejercicio diríjase al CD del curso » 2. Materiales de Lectura » en la Sesión 7, elegir Ejercicios, dentro de esta carpeta abrir el archivo “Restauración de ventana.mpp” y en base a este archivo trabaje el ejercicio. Se le pide a usted ajustar el cronograma de su proyecto pues resulta que hay tareas que han tomado más tiempo del planeado y otras menos tiempo del planeado. Hacer los siguientes ajustes en la columna Trabajo (si no lo encuentra agregue esa columna): Nombre de tarea Reparación Lijar la ventana Aplicar la primera capa de aceite de linaza Aplicar la segunda capa de aceite de linaza Lijar la ventana Aplicar esmalte para la ventana Lijar ventana Insertar el vidrio en la ventana Luego responda las siguientes preguntas: 1. ¿Cuál es el nuevo costo del proyecto? 2. ¿Cuál es la nueva duración del proyecto? 3. ¿Cuál es el nuevo trabajo del proyecto? 4. ¿Cuál es la nueva fecha fin del proyecto?

Trabajo 8 4 4 4 4 4 4

hrs hrs hrs hrs hrs hrs hrs

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HACIENDO AJUSTES EN EL PROYECTO Ahora que se ha analizado las diferentes formas de recolectar y analizar los datos financieros de su proyecto, necesita utilizar dicha información para realizar mejoras al mismo. Se puede utilizar diversas técnicas para aplicar los cambios debido a problemas en la programación o conflictos entre recursos. Esas técnicas lo ayudarán a tener una mejor visión de su proyecto y, sobre todo, poder manejarlo de manera eficiente. A continuación se conceptualiza y se hace una lista de dichas técnicas. Cambiando la asignación de las Tareas Después de evaluar la información del Valor Ganado, es posible que quiera hacer cambios en la asignación de tareas. Por ejemplo:       

Agregar recursos a las tareas. Utilizar horas extra. Incrementar la duración de las tareas. Cambio de las delimitaciones de las tareas. Ajustar las dependencias. Dividir las tareas. Ajustar la ruta crítica.

A la vez, se necesitará hacer cambios en la Línea Base de su proyecto, que haya guardado previamente. Modificando la asignación de los Recursos La evaluación del Valor Ganado puede que haga necesario realizar cambios en la asignación de los recursos del proyecto. Por ejemplo:       

Cambiar las asignaciones de los recursos. Cambiar la programación de las horas extras. Redefinir la programación de los recursos. Asignar tiempo parcial de trabajo. Controlar los recursos que trabajan en una tarea. Cambiar el nivel de trabajo. Cambiar el entorno de los recursos.

Nota

Cuando se encuentre trabajando en un proyecto muy grande, puede subdividirlo de manera que le resulte más fácil su manejo mediante los subproyectos. En Project, se puede crear subproyectos y luego consolidarlos en el proyecto más grande para tener un panorama más amplio

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7.2.3 GENERACIÓN DE INFORMES DE VALOR GANADO GENERACIÓN DE INFORMES DE TEXTO DE VALOR GANADO Los informes de Valor Ganado se basan en la tabla de Valor Acumulado. Cada tarea que no es resumen se encuentra en la lista, junto con los cálculos de los campos de Valor Acumulado CPTP, CPTR, CRTR, VP, VC, CEF, CPF y VAF. Se generarán los informes de Valor Ganado siguiendo los pasos que a continuación se detallan: 1. Haga clic en la pestaña Proyecto » grupo Informes »Haga clic en Informes. 2. En el cuadro diálogo que aparece dé clic a Costos » haga clic en “seleccionar”. 3. Aparecerá el otro cuadro diálogo “Informes de Costos”, seleccione “Valor acumulado” y haga clic en “seleccionar”.

FIGURA 17: Ruta para generar informes de texto Lado izquierdo, área de impresión

Lado derecho, Informe de Valor Acumulado.

FIGURA 17: Informes de texto de Valor Ganado MS Project 2010 le da la opción de visualizar y hacer los ajustes para imprimir en una sola hoja, como se muestra en la FIGURA 17.

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GENERACIÓN DE INFORME VISUAL DE VALOR GANADO Es un informe visual en Excel que dibuja una línea para los valores de CPTP o PV, CPTR o EV y CRTR o AC. Es en función de los datos de las tareas del campo de tiempo que las líneas se dibujan a lo largo del tiempo, de acuerdo a la escala de tiempo definida. Para generar un informe visual de Valor Ganado se hace lo siguiente: 1. Haga clic en la pestaña Proyecto » grupo Informes » Luego en Informes Visuales. 2. En el cuadro diálogo que aparece haga clic en la pestaña Todas » Luego seleccione “Informe de horas extra de Valor acumulado” » Posterior a este paso dé clic en “Editar plantilla”. 3. En el nuevo cuadro diálogo, al lado derecho en campos seleccionados agregar sólo AC, VALOR ACUMULADO Y VALOR PLANEADO » Finalmente haga clic en “editar plantilla”.

FIGURA 18: Ruta para acceder a Informe Visual de Valor Ganado Como resultado de los pasos anteriores, Project exporta los datos a una tabla dinámica, la cual proyecta un gráfico donde puede observar el avance del Valor Ganado, Valor Planeado y AC, todo en un solo gráfico (Vale indicar que la tabla dinámica y el gráfico salen en hojas distintas, en un documento de Excel). Estos, a su vez, se muestran de manera semanal, pero esta opción puede cambiar y se podrá hacer en el primer cuadro diálogo de Project que usamos en el paso previo a esta explicación. En el cuadro diálogo Informes visuales: Crear Informe, existe una opción que dice: “seleccione el nivel de datos de uso que desea incluir en el informe”, es allí donde escogemos la periodicidad del informe ya sea por años, trimestres, meses, semanas o días.

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A continuación se muestra un gráfico de la Curva S del Informe de horas extra de Valor Acumulado y la tabla dinámica creada a partir de Project.

FIGURA 19: Curva “S”

Se deberá dar clic a T1 (trimestre), para que de esa forma se desglose los datos de las semanas, pues por defecto Project solo muestra la semana 1; lo cual se proyecta también en el gráfico, por tal motivo se deberá desglosar T1 también para que el gráfico también se vea de manera semanal.

FIGURA 20: Tabla dinámica

Tener cuidado con estos valores, deberán estar marcados, para que los datos puedan ser vistos en la tabla dinámica y el gráfico

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EJERCICIO 7: Informe resumen del proyecto e Informe visual Para este ejercicio diríjase al CD del curso » 2. Materiales de Lectura » en la Sesión 7, elegir Ejercicios, dentro de esta carpeta abrir el archivo “Corta césped autónomo.mpp” y en base a este archivo trabaje el ejercicio. Usted se encuentra finalizando su proyecto y tiene que presentar los informes finales del proyecto, para ver un informe general usted elije el informe resumen del proyecto, allí verá fechas, duración, trabajo, Costos y los estados de las tareas y recursos. Se le pide responder lo siguiente: 1. ¿Cuánto es la variación de la Duración?____________________________ 2. ¿Cuánto es la variación del Trabajo?_______________________________ 3. ¿Cuánto es la variación del Costo?_________________________________ También usted decide presentar un informe visual de Acumulado dando como resultado la “Curva S”. RESULTADO FINAL: “Curva S”

horas extra de valor