Revista electrónica ISSN: 1027-4472 RNSP: No. 1805 Folio 2 Tomo III Universidad de Ciencias Pedagógicas “Enrique José Varona”

No.80

Vol.20

año 2104

Bimestre sept-oct

Implementación del Sistema de Gestión Integral de Documentos de archivos (SiGeID v 3.0) Estudio de caso Implementation integrated management system document files (SiGeid v 3.0) Case study

Autores: Anisley Cano Inclán* Irima Campillo Torres** Floriselda Cuesta Rodríguez***

Recibido: junio 2014 Aprobado: octubre 2014 Resumen La investigación forma parte de un proyecto de I+D que se lleva a cabo en la carrera Ciencias de Información de la universidad de Camagüey, el cual tiene implícito el desarrollo de la línea Gestión documental. Se presenta la implementación de un Sistema de Gestión Integral de Documentos (SiGeID v 3.0), para los archivos en la facultad de Informática, de la Universidad de Camagüey, a partir de la metodología que contiene la Norma ISO 15 489 (2006), Parte II, que prevé el registro y administración de la documentación que se genera en cada uno de los departamentos de la facultad con vista a un mayor control. Se aportan un conjunto de fortalezas y debilidades producto de la implementación del sistema que permiten profundizar en el estado de la temática abordada. Palabras clave: Gestión documental, sistema de gestión documental, documentos electrónicos, cuadro de clasificación. Abstract The investigation is a part of project I+D that takes to end in the Información Science race in the Camagüey University, which takes implicit the development of the line documentary management. This study present the implementation of document management Integral's System (SiGeID v 3.0), for archives in computer science faculty, of Camagüey University, as from the methodology that contains the Standard ISO 15 489 (2006), step II, it provide the register and administration of the documentation that is generated in each one of the apartments of the faculty looking out on a bigger control. Finally the article present the fortresses and weaknesses product of the implementation of the system that they permit deepening in the status of the discussed subject matter themselves. Key words: Documentary management, system of documentary management, electronic documents, classification square. Asiento Bibliográfico (Norma Vancouver): Cano Inclán A, Campillo Torres I, Cuesta Rodríguez F. Implementación del Sistema de Gestión Integral de Documentos de archivos (SiGeID v 3.0). Estudio de caso.Órbita Científica [seriada en línea] 2014; 20(80).Disponible en:URL:http://www.varona.rimed.cu/revista_orbita.Consultada día, mes, año

Introducción La gestión documental no es algo nuevo es una actividad casi tan antigua como la escritura, nació debido a la necesidad de "documentar o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida que crecía el tamaño de los fondos documentales” [1]

1

Revista electrónica ISSN: 1027-4472 RNSP: No. 1805 Folio 2 Tomo III Universidad de Ciencias Pedagógicas “Enrique José Varona”

De otra manera Ponjuán [2], refiere que es un proceso administrativo que permite analizar y controlar sistemáticamente, a lo largo de su ciclo de vida, la información registrada que se crea, recibe, mantiene o utiliza una organización en correspondencia con su misión, objetivos y operaciones. La gestión de documentos cubre todas las etapas de la vida de los documentos e involucra las fases del tratamiento de dichos documentos: diseño, identificación, valoración descripción y difusión, con un enfoque integrador que permite abordar el concepto como un proceso continuo e ininterrumpido. [3] La Norma Española AENOR: UNE 15489-1, manifiesta que es el área de gestión responsable de un control eficaz y sistémico, de la creación, la recepción, el mantenimiento, el uso y la disposición de documentos, incluidos los procesos para incorporar y mantener en forma de documentos, la información y prueba de las actividades y operaciones de la organización. Como se expresa anteriormente, son varios los conceptos que retoman los autores al referirse a la gestión de documentos, lo que no varía es su núcleo principal: el documento como fiel exponente de toda actividad, ya sea intelectual, administrativa o jurídica, en cualquier soporte, es quien da fe, testimonio de lo realizado. Con la aparición de la Ciencia de la Computación y la implementación de sus redes en el entorno organizacional, se aumentan las oportunidades para el incremento de la gestión de documentos electrónicos. En este sentido se utilizan software o sistemas de gestión documental que son de interés para directivos y personal implicado por la eficiencia y eficacia que generan como manifiesta [1]. Sistemas de gestión de documentos electrónicos Debido a la explosión de las Tecnologías de la Información existe un marcado interés por la gestión de la información electrónica a lo largo de todo su ciclo de vida, evidenciado por diferentes aspectos normalizadores, que permiten el intercambio y transferencia de datos electrónicos. En este caso se enfatiza en los sistemas integrados de gestión electrónica de la información y documentación administrativa, los cuales contemplan todo el proceso de creación, almacenamiento, tratamiento, recuperación, difusión y conservación de la información administrativa electrónica. Para la implementación de un sistema de gestión de documentos es necesario identificar la realidad de la institución, sus procesos, flujos de información, organización de la documentación, cuadro de clasificación, entre otros elementos. Por otra parte se debe tener en cuenta las tecnologías con que cuenta la institución y el software o programa que se adecue a la situación. Un sistema de gestión de documentos garantiza a través del ciclo de vida mayor eficiencia y eficacia del trabajo que se revierte en organización, rentabilidad y una buena economía de la información. Los resultados que se obtienen de la implementación de un sistema de gestión documental en las instituciones deben ser difundidos y examinados durante un período determinado, de esta forma se logra constatar su funcionamiento, además de otras pruebas que se puedan aplicar, lo cual revierte en el éxito de la organización. Un elemento a tener en cuenta en la implementación del sistema son las encuestas y las entrevistas a los usuarios que interactúan con el sistema, las cuales “permiten validar la información y las conclusiones obtenidas de los documentos, pero también, y sobre todo, para la obtención de nuevos conocimientos acerca del funcionamiento efectivo, de la cultura de la organización, de los circuitos de información, de las relaciones no descritas, de la comunicación informal, y de la visión que los propios miembros tienen de la entidad en la que trabajan” [4]. Referentes sobre sistemas de gestión documental • El estudio de casos de María del Valle Palmas Villalón sobre la integración de los sistemas de gestión de documental en la administración en la Generalitat de Catalunya, como modelo de administración autonómica, y el Ayuntamiento de Barcelona, como modelo de administración local. En la cuarta fase de este estudio se avala la evaluación de la documentación, se presentan las regularidades o normas por las comunidades autónomas que les permite controlar la documentación que debe ser controlada y expurgada. • Sistema de gestión documental para el departamento de prácticas profesionales de la Universidad Católica popular del Risaralda. Su implementación se estructura como un apoyo para los diferentes

2

Revista electrónica ISSN: 1027-4472 RNSP: No. 1805 Folio 2 Tomo III Universidad de Ciencias Pedagógicas “Enrique José Varona”

actores que intervienen en las tareas generadas por el desarrollo de una práctica profesional, contribuyendo de esta forma en la optimización de los procesos asociados a la toma de decisiones relacionadas con la ubicación, seguimiento y evaluación de los practicantes. En la implementación del sistema se pone como pautas la interacción del usuario con el software con las siguientes funciones: • Acceso remoto y validación • Carga de documentos al sistema (hojas de vida, informes de ubicación), • Ingreso y consulta información en el sistema (seguimiento a tutorías, visitas a organizaciones, novedades de los practicantes, notificaciones de entrevistas, solicitud de perfiles por las organizaciones, asignaciones de tutores y organizaciones y evaluaciones). • El sistema de gestión documental de la Universidad de Barcelona en el marco de la Administración electrónica: un elemento más para fomentar la mejora continua, el mismo realiza la implantación del sistema por medio de las siguientes fases: • Análisis del Área de Investigación: características y contexto de actuación. • Análisis de las necesidades de información y de documentación del Área de Investigación. • Análisis de sistemas y experiencias similares: comparativa con el modelo universitario australiano. • Análisis de la actividad de las unidades del Área de Investigación. • Identificación de requisitos de los documentos y análisis del riesgo. • Identificación de estrategias para satisfacer los requisitos. Para la implantación del sistema antes mencionado, se asistió de la implementación del modelo de calidad EFQM (European Foundation for Quality Management) en la estructuración del sistema. Los autores del presente artículo tienen en cuenta estos referentes debido al enfoque conceptual que lleva implícita la evaluación documental para la implementación del sistema, por supuesto con la realización de pruebas, test o la aplicación de formularios para el análisis de la documentación, la usabilidad, factibilidad, la seguridad, la recuperación, la calidad en entre otros elementos que ofrecen como resultado los datos generales de la institución, la localización, instalación de la unidad administrativa, organización administrativa, documentación de los archivos administrativos, documentación de apoyo informativo, las necesidades informativas y las observaciones. Metodología de la norma ISO 15 489 (2006). parte ii Para el diseño e implementación del Sistema de Gestión Integral de Documentos de archivos (SiGeID v 3.0), en la Universidad de Camagüey se tuvo en cuenta la metodología que propone la Norma15 489 (2006), Parte 2, la cual consta de ocho etapas principales. Etapa A: Investigación preliminar. Etapa B: Análisis de las actividades de la organización. Etapa C: Identificación de los requisitos. Etapa D: Evaluación de los sistemas existentes. Etapa E: Identificación de estrategias para cumplir los requisitos. Etapa F: Diseño de un sistema de gestión de documentos de archivo. Etapa G: Implementación de un sistema de gestión de documentos de archivo. Etapa H: Revisión posterior a la implementación. Una vez estudiadas de forma integral cada de las etapas, se decidió seleccionar la Universidad de Camagüey, específicamente la facultad de Informática, la cual inserta la carrera Ciencias de la Información, cuestión que permitió llevar adelante la implementación del sistema, producto al cúmulo de documentos y la prioridad de cada uno de ellos. Se enfatizaron en los siguientes aspectos: • Revisión y aprobación de los instrumentos del sistema de gestión de documentos • Pruebas a la aplicación informática • Configuración del manual de usuario • Formación del personal. • Reorganización del depósito de archivo • Revisión posterior a la implementación,

3

Revista electrónica ISSN: 1027-4472 RNSP: No. 1805 Folio 2 Tomo III Universidad de Ciencias Pedagógicas “Enrique José Varona”

• Corrección de las insuficiencias detectadas mediante la realización de diferentes pruebas. Instrumento para la implementación del sistema de gestión integral de documentos Para llegar a la confección del cuadro de clasificación se recuperó toda la documentación que forma parte del sistema de la facultad, mediante un diagnóstico que se les aplicó a los jefes de departamento, jefes de carreras, jefes de disciplina y los de colectivo de año. El diagnóstico nos permitió una identificación de la problemática que nos plantemos, así como de las oportunidades y objetivos. Además el diagnostico proyectó el estado en que se encuentra la documentación en papel y electrónica de la facultad y así constatamos la realidad para poder desarrollar todo un programa en la organización de la documentación. Para la estructuración del diagnóstico se asumieron los elementos siguientes: serie documental, función administrativa, marco legal, documentos que forman los expedientes por años y disciplinas, series relacionadas, soporte, resolución, organismo, observaciones, documentos electrónicos y si existe una tecnología nacional uniforme para la conservación de documentos electrónicos. Se estableció la organización de los documentos que implica responsabilidad en las actividades por cada departamento, actividades y operaciones que se examinaron con los procesos de ciencia y técnica, extensión universitaria y la de formación profesional. Por otra parte se constató que el 87 % de la documentación examinada se encuentra en formato electrónico y no existen políticas ni normas establecidas para su almacenamiento y conservación. Solo a la documentación de las asignaturas se le establece que se guarde en el ftp de los servidores de la facultad. Hay que aclarar que los jefes de departamento y de carrera tienen control de toda la documentación electrónica. Antes de llegar a la confección del cuadro de clasificación, se clasificaron todos los documentos para obtener el agrupamiento sistemático de documentos semejantes con características comunes pues la clasificación debe reflejar la estructura de cada entidad de tal manera que las agrupaciones de documentos resultantes correspondan a subdivisiones que conforman la institución. El criterio de clasificación para la elaboración del cuadro de clasificación de la Facultad de Informática es el orgánico-funcional porque la facultad se desarrolla por funciones específicas orientadas por la dirección de la Universidad de Camagüey y los documentos que se originan son los que plasman los hechos que se despliegan, pero estos documentos no emergen de cualquier lugar de la universidad ya que se forman como resultado de sus funciones. El cuadro de clasificación provee facilidades de acceso y recuperación de los documentos, muestra la organización y el funcionamiento de la Facultad de Informática, se basa en el criterio orgánico – funcional, con el fin de identificar las secciones y las series documentales de diferentes soporte de información. Permite el establecimiento del sistema de gestión de documentos y una adecuada organización para la Facultad de Informática. Cuadro de clasificación 1. Facultad de Informática (Decanato). 1. 1 Dirigir y organizar la docencia, la investigación y la extensión universitaria. 1. 1a1 Resoluciones decanales. 1. 2a2 Instrucciones. 1. 3a3 Correspondencia. 1. 4a4 Planes de trabajo. 1. 5a5 Informes del cumplimiento del plan de trabajo. 1.2 Vicedecanato docente. 1.2b Administrar los currículos de formación profesional. 1.2b1 Reglamento docente metodológico. 1.2b2 P4: Horarios de las clases. 1.2b3 Informes trimestrales por año. 1.2b4 Informes del cumplimiento del plan de trabajo metodológico. 1.2c5 Actas los consejos docentes la facultad.

4

Revista electrónica ISSN: 1027-4472 RNSP: No. 1805 Folio 2 Tomo III Universidad de Ciencias Pedagógicas “Enrique José Varona”

1.2d6 Informes Semestrales. 1.3 Vicedecanato de investigaciones. 1.3c Gestionar y coordinar las investigaciones. 1.3c1 Balance de Ciencia y técnica. 1.3c2 Actas de los consejos Científicos de la facultad. 1.3c3Planes de realización de eventos científicos. 1.3c4 Informes de presentaciones de trabajo científico e investigativos. 1.4 Secretaria de la facultad. 1.4 d Organizar y responder por los expedientes de la facultad. 1.4d1 Actas del Consejo de Dirección. 1.4d2 Expedientes docentes de los estudiantes. 1.4d3 Registro de control de asistencia de los estudiantes. 1.4d4Actas de exámenes. 1.4d5 Informes estadísticos de matrículas. 1.4d6 Libro de registro de graduados. 1.5 Departamento de Computación, Matemática y Bibliotecología y Ciencias de la Información. 1.5 e Gestión administrativa. 1.5e1 Dictámenes. 1.5e2 Adiestrados. 1.5e3 Convocatorias de becas. 1.5e4 Plan de trabajo metodológico. 1.5e5 Plan de trabajo individual del profesor 1.5e6 Informes sobre las disciplinas 1.5e7 Informes semestrales. 1.5e8 Plan de estudio de la carrera 1.5e9 Actas del ciclo metodológico 1.5e10 Actas de las visitas a clases 1.5e11 Estrategias Curriculares 1.5 f Gestión de Formación Profesional. 1.5f1 Actas del ciclo metodológico de las disciplinas 1.5f2 Estudios de pregrado. 1.5f3 Expedientes de la disciplina. 1.5f4 Cursos de postgrado. 1.5f5 Trabajos de científicos. 1.5f6 Actas del ciclo metodológico de los años 1.5f7 Expedientes de las disciplinas 1.5 g Ciencia y técnica. 1.5g1 Tesis. 1.5g2 Eventos. 1.5g3 Proyectos 1.5g4 Publicaciones 1.5g5 Premios 1.5 h Seguridad informática. 1.6h1 Planes de Seguridad Informática 1.6h2 Informes de navegación 1.6h3 Informes estadísticos 1.6h4 Informes de incidencias 1.5 i Gestión tecnológica. 1.5i1 Base de datos.

5

Revista electrónica ISSN: 1027-4472 RNSP: No. 1805 Folio 2 Tomo III Universidad de Ciencias Pedagógicas “Enrique José Varona”

1.5i2 Libros electrónicos. 1.5i3 Revista electrónicas. 1.5i4 Plataforma interactiva. 1.5i5 Informatización de los procesos sustantivos. 1.5 j Extensión universitaria 1.5i1 Juegos Inter años. 1.5i2 Juegos Tainos. 1.5i3 Festival Cultural. 1.5i4 Proyectos comunitarios 1.5i5 Carnaval universitario 1.5K Posgrado 1.5K1 Maestrías 1.5K2 Diplomados 1.5K3 Cursos Implementación del sistema de gestión integral de documentos v 3.0 SiGeID v3.0, posee como antecedentes SiGeID v1.0, la cual se le realizaron arreglos en la versión SiGeID v2.0. El primero surge a partir de los fundamentos teóricos - prácticos del Macroproyecto de investigación “Gerencia de los Recursos de Información en las Organizaciones” (GRIO) empresariales del territorio de Camagüey, facilita el desarrollo de la línea “Gestión Documental”, dirigido por la Dra C. Irima Campillo Torres. Esta versión actual (SiGeID v3.0), es un soporte dinámico y fácil de interactuar, posee una interfaz sencilla para los usuarios, además mantiene los documentos actualizados y elimina aquellos que tienen una fecha tope de caducidad como por ejemplo resoluciones, documentos de apoyo u otros documentos de carácter efímero, al posibilitar que los usuarios en el desarrollo de una actividad utilicen documentos actualizados. La versión 3.0 se programó con el Lenguaje Java con extjs utilizando el play framework y cuenta con las siguientes características: • Basado en tecnologías Web. • Simulación del ambiente de escritorio. • Soporte para varios dominios de explotación con Administración central de sus componentes. • Repositorio de documentos clasificados en categorías, con soporte para documentos confidenciales y/o públicos. • Acceso al sistema y a sus funciones protegidos por cuentas de usuario y permisos específicos para cada componente de los dominios en explotación. • Búsqueda de documentos según sus propiedades dentro del sistema. • Posee la capacidad de adaptarse a organizaciones empresariales o entidades docentes. • Agrega nuevas funcionalidades al sistema sin afectar aquellas que ya son parte del software, al servir como base para el desarrollo interactivo del mismo. Con la implementación y las pruebas por método de caja negra aplicada sobre la interfaz del sistema se constató su correcto funcionamiento al demostrar que las funciones del software son operativas, que la entrada se acepta de forma adecuada y que se produce un resultado correcto, así como que la integridad de la información externa se mantiene. Por otra parte se aplicó un test a 35 profesores que utilizaron el sistema, los cuales opinaron que el sistema: • Favorece la gestión de documentos de los procesos sustantivos universitarios (Formación Profesional, Ciencia y Técnica y Extensión Universitaria) de la facultad. • Propicia mejores resultados en el almacenaje y accesibilidad de la información. • Proporciona una adecuada estructuración de los documentos archivados, para mayor organización. • Favorece a los directivos y profesores en la dirección del proceso docente educativo.

6

Revista electrónica ISSN: 1027-4472 RNSP: No. 1805 Folio 2 Tomo III Universidad de Ciencias Pedagógicas “Enrique José Varona”

Después de la implementación del sistema se detectaron fortalezas y debilidades que afronta la gestión documental y de archivos en la facultad, las que servirán para el mantenimiento del SiGeID v3.0 de tal manera que proporcione las bases para la implementación de un Sistema de Gestión de Información, que contemple toda la información y la documentación de los procesos de la universidad. Fortalezas • Existencia del diseño del Sistema Archivístico Institucional. • La infraestructura técnica, fundamentalmente en informática es adecuada lo que permite la capacitación de los profesores que utilizan el sistema. • Existencia de una red interna que puede facilitar la actividad de capacitación. • Consolidación del ambiente de control en todos los procesos universitarios. • Existencia de un personal especializado en Informática y Ciencias de la Información. Debilidades • Pérdida de documentos que evidencian la gestión de la administración en el cumplimiento de sus funciones o razón social, a causa de la ausencia de un tratamiento archivístico adecuado, depuración intencionada o negligencia. • Pérdida de la organización, continuidad y sistematicidad de los procesos de transferencia documental. • Insuficiencias en la aplicación del Sistema Archivístico Institucional. Conclusiones La gestión de documentos se ha convertido en un reto competitivo, que exige un cambio en su concepción tradicional, de forma tal que favorece el incremento de la eficiencia en el manejo de la documentación. Un sistema de gestión de documentos, garantiza la correcta gestión de fondos, así como otros aspectos necesarios para la realización del tratamiento archivístico en las empresas. Para la implantación de SiGeID (v 3.0), se tuvieron en cuenta las etapas fundamentales que aporta la norma ISO 15489:2- 2006, con un fundamento teórico acentuado en el documento como testimonio, prueba o evidencia de los actos o transacciones de la sociedad, lo cual permitió entre otras cuestiones: el diagnóstico del estado actual de la gestión de documentos en la institución. El SiGeID v3.0 aplica las herramientas funcionales, operativas y las normativas para la gestión documental y al implementarlo en la facultad se logra una adecuada gestión de los documentos electrónicos de los tres departamentos (Matemática, Computación y Ciencias de la Información), de esta manera se alcanza una mejor eficiencia y eficacia. Agradecimientos El artículo se deriva de la última etapa del Doctorado en Bibliotecología y Documentación Científica, impartido entre la Universidad de Granada, España y la Universidad de la Habana, Cuba, con la ayuda del Bibliotecario “José López Porras” de la facultad de Biblioteconomía de la Universidad de Granada.

Referencias Bibliográficas 1. Campillo, I. Sistema de Gestión Integral de Documentos de archivo para empresas de la construcción del territorio de Camagüey. 2010. Tesis doctoral, Universidad de Granada - La Habana, España-Cuba. 2. Ponjuán, G. Gestión Documental, de Información y del Conocimiento: Puntos de Contacto y Diferencias. Revista Ciencias de la información. 2003. [en línea]. Consultado el 22 de noviembre del 2012 de: http://www.cinfo.cu/cinfo2003/v34n3a2003/conferencia.htm.

7

Revista electrónica ISSN: 1027-4472 RNSP: No. 1805 Folio 2 Tomo III Universidad de Ciencias Pedagógicas “Enrique José Varona”

3. Mena, M. Gestión documental y organización de archivos. Ed: Félix Varela. La Habana: Cuba. 2005. 4. Font, O., Ángel, A. y Mena, M. Diagnóstico sobre la gestión documental y de archivos en la Universidad Central Marta Abreu de las Villas. Cuba: Caso de estudio. Revista Española de Documentación Científica, 35, 4; 2012. Bibliografía Aenor: UNE 15489-1.Información y Documentación. Gestión de Documentos. Parte I y II: Generalidades. Madrid, 2006 Andreu, J. El sistema de gestión documental de la Universidad de Barcelona en el marco de la Administración electrónica: un elemento más para fomentar la mejora continua. [en línea]. 2009. Disponible en: http://www.ub.edu/bid/23/andreu2.htm. [Consultado el 22 de noviembre del 2012] Alonso, J., García, M. La norma ISO 15489: un marco sistemático de buenas prácticas de gestión documental en las organizaciones. [en línea]. 2007. Disponible en: http://eprints.rclis.org/12263/1/alonso_garcia_lloveras_la_normaiso_15489.pdf. [Consultado el 15 de octubre del 2010]. Dirks. Un enfoque estratégico para la gestión de información empresarial ISO 15489-1. 2001. Disponible en: http://www.naa.gov.au/records-management/publications/ dirks-manual.aspx. [Consulta: 25 de enero de 2010],2001 Fernández Valderrama L.D. Gestión Documental. Revista Digital Sociedad de la Información. 2001. Disponible en: http://www.sociedadelainformacion.com [Consulta: 20 de junio de 2012]. García J. Propuesta del diseño del Sistema Archivístico Institucional de la Universidad de Camagüey. 2010. Tesis de grado. Universidad de Camagüey “Ignacio Agramonte Loynaz”. Heredia A. Los procesos de evaluación documental: cuestionarios, formularios. Archivo general de Andalucía. 2001. aabadom, vol. (22). Hernández Sampieri R, Fernández Collado C. Baptista Lucio, P. Metodología de la Investigación. México: McGraw-Hill Interamericana Editores S.A. de C. V. 2006. Jaramillo J, Verjan, H. Sistema de gestión documental para el departamento de prácticas profesionales de la Universidad Católica popular del Risaralda. 2009. Tesis de grado. Universidad de católica popular del Risaralda. Ingeniería de sistemas y Telecomunicaciones. Modelo de Gestión Documental del Gobierno Vasco. Disponible en: http://www.zuzenean.euskadi.net/s68contay/es/contenidos/informacion/modelo_gestion_docum ental/es_modgesdo/adjuntos/modelo%20de%20gestion%20documental.pdf [Consultado el 14 de diciembre del 2013]. Programa de gestión documental. Secretaria general, subdirección administrativa y financiera. Grupo de Archivo y Correspondencia. 2013. Bogotá. [en línea]. Disponible en: http://www.migracioncolombia.gov.co/phocadownload /2013-09-30%20programa %20de% 20Gesti%C3%B3n%20Documental.pdf. [Consultado el 14 de diciembre del 2013]. Serra, J. Diseño de un sistema de gestión electrónica de los documentos. 2013. [en línea]. Disponible en: http://www.archivonacional.go.cr/pdf/congreso_2013/martes/Jordi Serra Serra/XXV_CAN_Ponencia_1_Jordi_Serra.ppt. [Consultado el 12 de enero del 2014].

8

Revista electrónica ISSN: 1027-4472 RNSP: No. 1805 Folio 2 Tomo III Universidad de Ciencias Pedagógicas “Enrique José Varona”

*Master en Bibliotecología y Ciencia de la Información. Profesora Auxiliar de la carrera de Ciencias de la Información, perteneciente al dpto. de Ciencias de la Información de la Facultad de Informática de la Universidad de Camagüey “Ignacio Agramante Loynaz”. E-mail [email protected]. Telef. 265266 **Doctora en Ciencias de la Información. Profesora Titular de la carrera de Ciencia de la Información, perteneciente al dpto. de Ciencias de la Información de la Facultad de Informática de la Universidad de Camagüey “Ignacio Agramante Loynaz”. E-mail [email protected] Telef. 265266

***Doctora en Ciencias de la Información. Profesora Asistente de la carrera de Ciencias de la Información, perteneciente al dpto. de Ciencias de la Información de la Facultad de Informática de la Universidad de Camagüey “Ignacio Agramante Loynaz”. E-mail [email protected]. Telef. 265266

9