SECRETARIA GENERAL, SECRETARIA DE EDUCACION Y SECRETARIA DE SALUD

PLIEGO DE CONDICIONES DEFINITIVO

OBJETO: COMPRA DE 370 LICENCIAS DE ANTIVIRUS KASPERSKY BUSINESSSPACE SECURITY A TÉRMINO DE DOS AÑOS PARA LA ADMINISTRACION CENTRAL, SECRETARIA DE EDUCACION Y SECRETARIA DE SALUD.

SELECCIÓN ABREVIADA - SUBASTA INVERSA SGSASICV004-11

NEIVA, MAYO DE 2011

DEPARTAMENTO DEL HUILA SELECCIÓN ABREVIADA –SUBASTA INVERSA SGSASICV004-11 CONVOCATORIA

A

VEEDURIAS

Los proponentes apoyarán la acción del Estado colombiano y especialmente de la Gobernación del Huila, para fortalecer la transparencia y la responsabilidad de rendir cuentas y, en este contexto, deberá asumir explícitamente compromisos, sin perjuicio de su obligación de cumplir con las leyes y normas de Colombia. La Gobernación del Huila invita a todas las veedurías conformadas de acuerdo a la Ley 850 de 2003 y personas interesadas en intervenir en el presente proceso a inscribirse en calidad de veedor en la página de la gobernación www.huila.gov.co/contratacion/contratacion.php o al correo [email protected] HORA LEGAL Para el presente proceso de acuerdo con lo establecido en el numeral 5 del artículo 20 del decreto 2153 de 1992, será confirmada con la Superintendencia de Industria y Comercio, como la entidad que mantiene, coordina y da la hora legal de la República de Colombia. RECOMENDACIONES INICIALES Se recomienda a LOS OFERENTES que antes de elaborar y presentar sus propuestas, tengan en cuenta lo siguiente: •

Lea cuidadosamente el contenido de este documento.

•

Los vocablos Departamento del Huila o ENTIDAD tendrán igual significado. Así mismo, se tendrán como equivalentes las expresiones proponentes u oferentes, usadas en el presente pliego de condiciones.

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Verifique, antes que nada, que no esté incurso en ninguna de las inhabilidades e incompatibilidades generales ni especiales para contratar.

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Cerciórese de que cumple las condiciones y reúne los requisitos aquí señalados.

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Proceda a reunir toda la información y documentación exigida, y verifique la vigencia de aquella que la requiera.

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Siga las instrucciones que se imparten en este pliego para la elaboración de su propuesta.

•

Identifique su propuesta, tanto los originales como las copias requeridas en la forma indicada en este documento.

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Tenga presente la fecha y hora previstas para el cierre del presente proceso. En ningún caso se recibirán propuestas fuera del tiempo previsto. Toda consulta deberá formularse por escrito; no se atenderán consultas personales ni telefónicas. Ningún convenio verbal con personal del Departamento , antes o después de la firma del contrato, podrá afectar o modificar ninguno de los términos y obligaciones aquí estipuladas. Los proponentes por la sola presentación de su propuesta, autorizan a la Entidad a verificar toda la información que en ella suministren. Los costos y gastos en que incurra como oferente para la presentación de la propuesta son de única y exclusiva responsabilidad del interesado y el DEPARTAMENTO DEL HUILA no reembolsará valor alguno por estos conceptos. Cuando se presente inexactitud en la información suministrada por el proponente o en la de uno de los miembros del consorcio o de la unión temporal, el DEPARTAMENTO DEL HUILA podrá rechazar la propuesta, única y exclusivamente si la inexactitud incide en la calificación o permite cumplir un factor excluyente o de rechazo.

• • • •

•

Para efectos de la radicación de cualquier documento o comunicación dirigido a la Secretaría General del Departamento del Huila, en desarrollo del presente proceso, los proponentes o interesados deberán tener en cuenta que para que dichos documentos sean considerados por la Entidad, es necesario que éstos sean debidamente radicados en la Oficina de Atención al Cliente ubicada en el primer piso de la Gobernación del Huila- o en la Secretaria General ubicada en el Sexto Piso de la Gobernación, en horario de atención al público.

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DEPARTAMENTO DEL HUILA •

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SELECCIÓN ABREVIADA –SUBASTA INVERSA SGSASICV004-11 La presentación de la propuesta, por parte del oferente, constituye evidencia de que se estudiaron completamente las especificaciones técnicas, formatos y demás documentos; que recibió las aclaraciones necesarias sobre las inquietudes o dudas previamente consultadas y que ha aceptado que este pliego es completo, compatible y adecuado y que ha tenido en cuenta todo lo anterior para definir las obligaciones que se adquieren en virtud del contrato que se celebrará. Asegúrese de no estar reportado en el Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría General de la República; en el evento que se encontrare reportado, ponerse a paz y salvo por dicho concepto, demostrando en la propuesta la cancelación de las obligaciones o el correspondiente acuerdo de pago. En caso de consorcios o uniones temporales, cada uno de los miembros asociados deberá reunir por separado el requisito aquí indicado. La entidad verificará esta información en cada uno de los Boletines. Verifique previamente que se encuentra al día en el pago de aportes al sistema de seguridad social integral y de parafiscales, como quiera que la entidad comprobará la información suministrada. El DEPARTAMENTO DEL HUILA, se reserva el derecho de informar o correr traslado a las autoridades judiciales o administrativas en caso de evidenciar irregularidades documentales o posibles ilicitudes en las propuestas presentadas En todas las actuaciones derivadas de las estipulaciones del presente Pliego de Condiciones y del contrato que forma parte del mismo, el proponente obrará con la transparencia y la moralidad que la Constitución Política y las leyes consagran. En el caso en que la entidad comprobare hechos constitutivos de corrupción por parte de un proponente durante el proceso de selección, sin perjuicio de las acciones legales a que hubiere lugar, podrá rechazar la respectiva propuesta. Si los hechos constitutivos de corrupción tuvieren lugar dentro del plazo de ejecución del contrato, tales circunstancias podrán dar lugar a la declaratoria de caducidad, de conformidad con las reglas previstas para el efecto en la ley y en el respectivo contrato. No presentar propuestas que condicionen a la Administración.

Conforme lo determina la Ley 80 de 1993, reformada por la Ley 1150 de 2007, la publicación del proyecto del pliego de condiciones no constituye obligación de continuar el proceso definitivo. INFORMACIÓN SOBRE IRREGULARIDADES EN EL PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN- PROGRAMA PRESIDENCIAL “LUCHA CONTRA LA CORRUPCIÓN”. En el evento de conocerse casos especiales de corrupción en las entidades del Estado, se debe reportar el hecho al Programa Presidencial de Lucha contra la Corrupción a los números telefónicos: (1) 5601095, (1) 5657649, (1) 562 41 28; vía. Fax al número telefónico: (1)565 8671; la línea transparente del programa, a los números telefónicos: 9800 – 913040 o(1) 2864810; correo electrónico, en la dirección: webmaster@anticorrupción.gov.co; al sitio dedenuncias delprograma, en la página Web: www.anticorrupción.gov.co; correspondencia o personalmente, en la dirección Carrera 8ª No. 7–27 de Bogotá D.C.

CUADRO DE CRONOLOGIA DE LA SELECCIÓN ABREVIADA –SUBASTA INVERSA SGSASICV004-11 ACTIVIDAD

CRONOGRAMA FECHA Y HORA

Aviso de Convocatoria

15 de Abril de 2011

Publicación del proyecto de pliego de condiciones.

15 de abril de 2011

Recepción de observaciones y sugerencias al proyecto de pliego de condiciones.

Del 15 al 29 de Abril de 2011, hasta las 6:00 P. M.

Aclaración y respuesta a observaciones

10 de mayo de 2011

Acto de apertura del proceso de selección.

10 de mayo de 2011 10 de mayo de 2011

Publicación pliego de condiciones definitivo. Audiencia de Revisión de Asignación de Riesgos.

12 de mayo de 2011, 9:00am

LUGAR www.contratos.gov.co y www.huila.gov.co/contratacion/contratacion.php en la opción PROCESOS, Detalle del proceso www.contratos.gov.co y www.huila.gov.co/contratacion/contratacion.php en la opción PROCESOS, Detalle del proceso www.huila.gov.co/contratacion/contratacion.php en la opción PROCESOS, Detalle del proceso, en la opción OBSERVACIONES www.contratos.gov.co y www.huila.gov.co/contratacion/contratacion.php en la opción PROCESOS, Detalle del proceso www.contratos.gov.co y www.huila.gov.co/contratacion/contratacion.php en la opción PROCESOS, Detalle del proceso www.contratos.gov.co y www.huila.gov.co/contratacion/contratacion.php en la opción PROCESOS, Detalle del proceso Despacho Sria General- Gobernación del Huila sexto Piso

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DEPARTAMENTO DEL HUILA SELECCIÓN ABREVIADA –SUBASTA INVERSA SGSASICV004-11 ACTIVIDAD FECHA Y HORA LUGAR Fecha de inicio de recepción de propuestas Audiencia de aclaración del pliego de condiciones. Recepción, cierre y apertura de las propuestas. Término para la evaluación de las propuestas. Publicación del informe de evaluación. Recepción de observaciones a la evaluación de las propuestas. Término para analizar respuesta a observaciones hechas al informe de evaluación. Publicación de las respuesta a observaciones hechas al informe de evaluación Audiencia de Subasta, Adjudicación y notificación de Resolución de adjudicación

13 de mayo de 2011 16 de mayo de 2011, 2:30Pm 20 de mayo de 2011, 10:00Am 23 Y 24 de mayo de 2011

Sala de Audiencias Contratación Gobernación del Huila Primer Piso Despacho Sria General- Gobernación del Huila sexto Piso

25 de mayo de 2011

www.contratos.gov.coywww.huila.gov.co/contratacion/contratacion.p hp en la opción PROCESOS, Detalle del proceso www.huila.gov.co/contratacion/contratacion.php en la opción PROCESOS, Detalle del proceso, en la opción OBSERVACIONES

Del 25 al 30 de mayo de 2011, hasta 6:00pm 31 de mayo de 2011

Sala de Audiencias Contratación Gobernación del Huila Primer Piso Comité Evaluador

1 de junio de 2011

Dependencia Delegataria (SECRETARIA GENERAL DEL DEPARTAMENTO ), Comité evaluador asesor www.contratos.gov.co y www.huila.gov.co/contratacion/contratacion.php en la opción PROCESOS, Detalle del proceso

2 de junio de 2011, 9:00am

Sala de Audiencias Contratación Gobernación del Huila Primer Piso

1. INFORMACION GENERAL 1.1. INVITACIÓN El Departamento del Huila en uso de la facultad contenida en la ley 80 de 1993, articulo 11, numeral 1, literal b a través de la Secretaría General del Departamento del Huila, se permite invitar a todos los interesados a presentar propuesta correspondiente al proceso de selección abreviada subasta inversa presencial, cuyo objeto consiste en la COMPRA DE 370 LICENCIAS DE ANTIVIRUS KASPERSKY BUSINESSSPACE SECURITY A TÉRMINO DE DOS AÑOS PARA LA ADMINISTRACION CENTRAL, SECRETARIA DE EDUCACION Y SECRETARIA DE SALUD, bajo los parámetros obligatorios que se describen a lo largo del presente documento. Para esos efectos, y de conformidad con lo establecido en el artículo 3 del la ley 1150 de 2007 y el artículo 8 del Decreto 2474 del 7 de julio de 2008, en concordancia con la Ley 527 de 1999, todos los documentos que hagan parte del presente proceso de selección serán publicados en el portal único de contratación del estado (http://www.contratos.gov.co), por lo que será responsabilidad de los participantes conocer de estos a través de este mecanismo interactivo.

1.2 PARTICIPANTES • Persona Natural, Que tenga dentro de su actividad la venta de software y que cuente con personal capacitado y con experiencia en implementación e instalación de aplicaciones antivirus centralizada, en servidores y equipos en red. • Persona Jurídica, Legalmente constituida y que su actividad la venta de software y que cuente con personal capacitado y con experiencia en implementación e instalación de aplicaciones antivirus centralizada, en servidores y equipos en red. • Uniones Temporales y Consorcios, debidamente conformados y que por lo menos uno de los integrantes del Consorcio o La Unión Temporal cumpla con los requerimientos de una persona natural o jurídica 1.3 REQUISITOS QUE DEBEN CUMPLIR LOS PROPONENTES ASOCIATIVOS (CONSORCIOS Y UNIONES TEMPORALES): • • •

El documento consorcial o de la Unión Temporal debe ser debidamente firmado, en donde se indique claramente la constitución del consorcio o unión temporal Los proponentes indicarán si su participación es a título de consorcio o unión temporal y, en este último caso señalarán los términos y extensión de la participación en la propuesta y en su ejecución, los cuales no podrán ser modificados sin el consentimiento previo del Departamento. Los miembros del Consorcio o Unión Temporal, deberán señalar las reglas básicas que regulen las relaciones entre ellos y su responsabilidad, estableciendo el porcentaje de participación de cada uno de los integrantes, el cual no podrá superar su respectiva capacidad de contratación disponible y designarán el representante del consorcio o unión temporal, y su suplente, con la firma autorizada de cada una de las partes. Pág.

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DEPARTAMENTO DEL HUILA •

SELECCIÓN ABREVIADA –SUBASTA INVERSA SGSASICV004-11 Ningún integrante del consorcio o unión temporal, podrá formar parte de otros proponentes que participen en este proceso, ni formular propuesta independiente.

1.4 REGIMEN JURÍDICO Y FUNDAMENTOS DE LA MODALIDAD DE SELECCION •

El presente proceso de selección, así como el contrato que de él se derive están sujetos a la Constitución Política, al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, contenido en las Leyes 80/93 y 1150/07, Decreto 2474 de 2008, Decreto 4828 de 2008, Decreto 4881 de 2008 y sus Decretos Reglamentarios, y al presente pliego de condiciones.

•

El procedimiento de contratación de selección abreviada mediante subasta inversa presencial, fue adoptado teniendo en cuenta lo previsto en el Título II, Capítulo II, Sección I, Subsección I, del Decreto 2474/08, toda vez que el objeto del contrato cuya celebración se pretende es la adquisición o suministro de bienes o servicios de características técnicas uniformes y de común utilización..

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La subasta inversa se realizará de manera presencial tiendo en cuenta que el Departamento del Huila- secretaría General no cuenta en la actualidad con la infraestructura tecnológica para realizarla de manera electrónica.

1.5 IDIOMA El idioma oficial de presentación de las propuestas será el español. Por consiguiente todos los documentos e informaciones de cualquier índole deben ser redactados en este idioma. En el evento de catálogos o documentos que estén escritos en otro idioma, la propuesta debe anexar la traducción de los aspectos más relevantes, siendo esta traducción la utilizada para efectos de análisis de los mismos. Cuando el Departamento del Huila estime necesario hacer la traducción de otros aspectos podrá solicitarle al oferente que allegue dicha traducción y en el evento de no ser atendido el requerimiento en forma oportuna, la oferta será rechazada. 1.6 MONEDA La moneda oficial de presentación de las propuestas será el Peso Colombiano. Por consiguiente todos los documentos e informaciones de cualquier índole deben ser expresados o reexpresados en esta moneda funcional. En el evento de uso de estados financieros, cotizaciones o cualquier otro documento expresado en otra moneda, estos deberán ser convertidos a pesos colombianos. Acorde con la ley, de ser necesario, la entidad hará la conversión a la tasa registrada en el Banco de la República a la fecha del documento en particular y a falta de ésta, a la fecha de cierre del proceso. 1.7 COSTOS DE PREPARACIÓN DE LA OFERTA Todos los costos para la preparación y presentación de la propuesta serán por cuenta exclusiva del proponente y a riesgo de éste y el Departamento del Huila en ningún caso será responsable de los mismos. 1.8 VALIDEZ DE LAS PROPUESTAS La propuesta deberá tener validez mínima de Treinta (30) días calendario, contados a partir de la fecha límite prevista para la recepción de las mismas, la cual se entiende aceptada con la presentación y firma de la garantía de seriedad de la propuesta. 1.9 SUJECIÓN A LOS PLIEGO DE CONDICIONES DEFINIDOS PARA LA SUBASTA Se entiende por documentos de la Subasta inversa todos aquellos que se produzcan en razón del proceso de selección, como el proyecto de pliego de condiciones, el pliego de condiciones definitivo, las adendas y las aclaraciones realizadas a los interesados, los informes de evaluación, las respuestas a las observaciones formuladas por los proponentes, el acto de adjudicación, la minuta del contrato así como las normas que regulan la Subasta tanto en el procedimiento como en el objeto. Las respuestas y/o aclaraciones que no se eleven a adenda no modifican los Pliegos de Condiciones. Quien participa está de acuerdo con el contenido de estos documentos y se sujeta a ellos, con la firma de la carta de presentación. 1.10 CORRESPONDENCIA Pág.

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DEPARTAMENTO DEL HUILA SELECCIÓN ABREVIADA –SUBASTA INVERSA SGSASICV004-11 Toda la correspondencia de los proponentes para el Departamento debe enviarse a: Departamento del Huila Secretaría General Proceso No. SGSASICV004-11 Calle 8 Carrera 4 esquina Edificio de la Gobernación del Huila, Sexto piso La información que se radique en dependencias diferentes a la mencionada, se tendrá como no presentada. 1.11 TIPIFICACIÒN, ESTIMACIÒN Y ASIGNACIÒN DEL RIESGO PREVISIBLES QUE PUEDEN AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONOMICO DEL CONTRATO: 1.11.1 DISTRIBUCIÓN DE RIESGOS CONTRACTUALES PREVISIBLES La tipificación, estimación y distribución de los riesgos previsibles del contrato objeto del presente proceso de selección, se sujetarán a los criterios definidos, sin perjuicio del alcance de las obligaciones a cargo de cada una de las partes, de acuerdo con las previsiones legales pertinentes, la naturaleza del contrato y el contenido del pliego de condiciones, considerando, preponderantemente, que, en general, está a cargo del contratista la ejecución del contrato de conformidad con la documentación técnica suministrada por el Departamento del Huila, y a cargo de esta entidad el pago del valor pactado. La entidad y el proponente - este último con la presentación de su propuesta-, entienden como riesgo contractual previsible aquel que reúne las siguientes características: Su previsión se sujeta a términos de racionalidad, considerando la experiencia del contratista en proyectos similares a aquellos que constituyen el objeto del contrato. Su concreción comporta un daño patrimonial para una o ambas partes de la relación contractual. Es un evento anterior, concomitante o posterior a la celebración del contrato. En caso de ser anterior o concomitante, ninguna de las partes debe conocerlo y no puede predicarse la obligación de conocimiento a ninguna de ellas por razones tales como su experticia técnica o profesional, su experiencia corporativa o personal o sus indagaciones previas particulares. Su concreción o conocimiento debe presentarse durante la ejecución de la relación contractual o luego de su terminación, siempre que, para este último caso, se encuentren pendientes de cumplimiento algunas de las obligaciones que de ella emanaron. De concretarse, no puede ser imputable a ninguna de las partes. La indemnización de las consecuencias negativas de eventos imputables al contratista debe estar garantizada mediante los mecanismos de cobertura del riesgo de que trata el artículo 7º de la ley 1150 de 2007. El daño que resulte de la concreción del riesgo deberá ser asumido por la parte a la cual le fue asignado, de tal manera que, si afecta directamente su patrimonio, deberá soportarlo íntegramente, y si, por el contrario, afecta el patrimonio de la otra parte, deberá restituir la condición patrimonial perdida hasta el monto probado del daño emergente. 1.11.2 TIPIFICACIÓN El Departamento del Huila ha agrupado los riesgos contractuales previsibles en diversas categorías generales que podrían afectar la consecución, en los términos pactados, de las finalidades contractuales, así. RIESGOS REGULATORIOS Incluirán aquellos eventos relacionados con variaciones normativas de obligatorio cumplimiento para una o ambas partes, que incidan en el costo del proyecto. RIESGOS ECONOMICOS. Los riesgos económicos incluirán aquellos eventos relacionados con las variaciones de las tasas de interés, de las tasas de cambio, del costo de los insumos, con precio no regulado, así como con las variaciones salariales no ordenadas por el gobierno nacional, de los costos de trasporte de personas o insumos y, en fin, con todas aquellas situaciones del mercado internacional, nacional, o local que incidan en el costo del proyecto. RIESGOS DE ORDEN PÚBLICO Y DE IMPACTO SOCIAL Y DE SEGURIDAD Pág.

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DEPARTAMENTO DEL HUILA SELECCIÓN ABREVIADA –SUBASTA INVERSA SGSASICV004-11 Incluirán aquellos eventos relacionados con deterioro de las condiciones de seguridad y orden público que interrumpan las actividades o impidan la ejecución del contrato, interrupción de las actividades del proyecto por el secuestro de las personas que realizan las actividades del proyecto y actos de entidades administrativas que generan inoportunidad en el cumplimiento del contrato.. RIESGOS ASOCIADOS AL ALCANCE DEL CONTRATO Incluirán aquellos eventos relacionados con demora en el trámite de permisos necesarios para el desarrollo del suministro, cambios en la metodología a aplicar para el suministro, Desplazamientos adicionales al sitio del proyecto para cubrir el alcance del suministro, repetición de muestras, o realización de estudios o análisis adicionales, modificaciones al alcance o forma de los informes, cambios en las tecnologías aplicadas por efectos de normatividad. RIESGOS EN LOS NIVELES DE DECISION Y APROBACION Se refiere a aquellos eventos relacionados con cambios en los niveles aprobatorios del cliente o comités de aprobación. RIESGOS AMBIENTALES Y GEOGRAFICOS: Son aquellos del medio ambiente que puedan incidir en el cumplimiento del objeto contractual. RIESGOS DE RESPONSABILIDADES CON TERCEROS: Se refiere a la responsabilidad del contratista con otras personas o propiedades y de otros que afecten el desempeño del contratista en la ejecución del contrato. RIESGOS DE MANO DE OBRA –MATERIALES Y EQUIPOS Los riesgos de mano de obra-materiales y equipos son aquellos cuya afectación incide en el cumplimiento del objeto contractual RIESGOS DE MOVILIDAD Y TRANSPORTE Los riesgos de movilidad y transporte incluirán limitaciones de medios de acceso y/o transporte de las personas o los bienes para el cumplimiento del objeto contractual. 1.11.3 ESTIMACIÓN Cada categoría general de riesgo ha sido estimada en un porcentaje referido al valor total pactado en el contrato. Por lo tanto, si durante la ejecución del contrato se concreta uno o varios de los riesgos asignados al contratista y, en definitiva, el valor del daño emergente no supera aquel estimado para cada uno de ellos, el departamento no reconocerá ninguna suma adicional. En el evento en que el daño emergente producido por la concreción de uno o varios de los riesgos asignados al contratista supere el porcentaje estimado para la categoría de que se trate, el Departamento reconocerá sólo el valor en exceso, con lo cual se entenderá restablecido el equilibrio económico del contrato. 1.11.4 ASIGNACIÓN Es el resultado de la tipificación y estimación de los riesgos previsibles con el objeto de que sean gestionados eficientemente y de establecer cuál de las partes soportará las consecuencias negativas de su concreción.

TIPIFICACIÓN RIESGOS PREVISIBLES Variación de precios

Calidad de los materiales

Financiero

ESTIMACIÓN Son los efectos derivados de las variaciones en los precios de mercado de los materiales, los insumos y demás elementos necesarios para la ejecución del contrato. Son los efectos derivados del incumplimiento de las especificaciones técnicas y características de los materiales, los insumos y demás elementos necesarios para la ejecución del contrato Se deriva de los efectos provenientes de las variaciones de las tasas de interés, de cambio,

ASIGNACIÓN Hasta el 100% a cargo del Contratante

Hasta el 100% a cargo del Contratista

Hasta el 100% a cargo del Contratista Pág.

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DEPARTAMENTO DEL HUILA

Equipo utilizado

SELECCIÓN ABREVIADA –SUBASTA INVERSA SGSASICV004-11 devaluación real y otras variables del mercado, frente a las estimaciones iníciales del Contratista, que puedan afectar las utilidades esperadas o generar pérdidas. Son los efectos derivados de la falta de capacidad o Hasta el 100% a cargo eficiencia de los equipos utilizados para la prestación del Contratista del servicio, o la poca disponibilidad requerida para el cumplimiento del plazo contractual.

1.11.5. GARANTIAS El Contratista deberá constituir a favor del Departamento del Huila, en formato para entidades estatales, una garantía expedida por una aseguradora o entidad financiera legalmente autorizada para funcionar en Colombia o garantía bancaria expedida por un banco local, que incluya los diferentes amparos. 1.11.6 INDEMNIDAD El Contratista deberá mantener indemne al Departamento de cualquier reclamación proveniente de terceros que tenga como causa las actuaciones del contratista, de conformidad con lo establecido en el artículo 6 del Decreto Nº 4828 de 2008

2. PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN 2.1

CONSULTA DE DOCUMENTOS

En aplicación del principio de convocatoria pública establecido por la Ley 1150 de 2007, las personas interesadas podrán consultar los documentos del presente proceso, en la página Web de la Gobernación. www.huila.gov.co/contratacion/contratacion.php y en el portal de contratación definido por la Nación. www.contratos.gov.co (SECOP) 2.2

PUBLICACION Y CONSULTA DEL PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES

El proyecto de pliego de condiciones se publicará por el término de cinco (5) días hábiles en la dirección electrónica www.huila.gov.co/contratacion/contratacion.php y en el portal de contratación definido por la Nación. www.contratos.gov.co, (SECOP) donde podrá ser consultado por los interesados. Esta publicación no genera compromiso para el Departamento del Huila de apertura del proceso de selección, toda vez que se trata de una etapa previa que permite a los potenciales proponentes expresar las observaciones al proyecto de pliego de condiciones. 2.3

PRESENTACION DE OBSERVACIONES

Dentro del término y horario establecido en el cronograma, los interesados pueden presentar las observaciones que consideren pertinentes al proyecto de pliego de condiciones, indicando con precisión el capítulo y numeral motivo de observación, las cuales pueden ser enviadas a la página de la Gobernación del Huila: www.huila.gov.co/contratacion/contratacion.php

2.4

RESPUESTAS A OBSERVACIONES Y SUGERENCIAS RECIBIDAS

El Departamento publicará las observaciones y sugerencias al proyecto de pliego de condiciones recibidas durante el lapso de tiempo establecido en el cronograma del presente pliego, en la página de Internet www.huila.gov.co/contratacion/contratacion.php y en el portal de contratación definido por la Nación, www.contratos.gov.co(SECOP) 2.5

RESOLUCION DE APERTURA DEL PROCESO DE SELECCIÓN MEDIANTE SUBASTA INVERSA PRESENCIAL

El Departamento publicará la Resolución que ordena la apertura del proceso, de conformidad con la reglamentación del Decreto 2474 de 2008. Pág.

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DEPARTAMENTO DEL HUILA SELECCIÓN ABREVIADA –SUBASTA INVERSA SGSASICV004-11 2.6 PUBLICACION Y CONSULTA DE PLIEGO DE CONDICIONES DEFINITIVO El Departamento publicará el texto definitivo del pliego de condiciones en la página de Internet www.huila.gov.co/contratacion/contratacion.php y en el portal de contratación definido por la Nación. Actualmente, www.contratos.gov.co(SECOP) 2.7 AMPLIACIÓN DEL PLAZO DE LA SUBASTA Cuando lo estime conveniente el Departamento del Huila – Secretaria General, o cuando lo soliciten las dos terceras (2/3) partes de las personas que hayan retirado los Pliegos de Condiciones, se podrá prorrogar el plazo del presente proceso de selección antes del vencimiento del término del cierre, por acto administrativo motivado y por un período no superior a la mitad del inicialmente fijado, en tal caso la garantía de seriedad de las propuestas deberá prorrogarse. La solicitud y el acto administrativo que se expida, se publicarán en la página: www.huila.gov.co/ contratación/contratacion.php y www.contratos.gov.co(SECOP). 2.8 AUDIENCIA PARA LA REVISION DE ASIGNACION DE RIESGOS La audiencia para la revisión de asignación de riesgos se hará por parte de la entidad en la fecha y hora establecida en el pliego definitivo mediante audiencia a la cual pueden asistir todos los interesados. Cualquier modificación o adición a los documentos del proceso será comunicada antes del cierre de la convocatoria, mediante adenda que se publicará en la página www.huila.gov.co/contratacion/contratacion.php y en el portal de contratación definido por la Nación, actualmente, www.contratos.gov.co (SECOP) La consulta y respuesta no producirán efecto suspensivo sobre el plazo para la presentación de la propuesta. En todo caso sólo tendrán validez aquellas modificaciones al pliego de condiciones que sean incorporadas mediante adenda 2.9. INICIO DE RECEPCIÓN DE PROPUESTAS. Las propuestas se entregarán en la sala de audiencias - Contratación- Primer piso del Edificio de la Gobernación, a partir del término que se fije en el pliego de condiciones definitivo. Los documentos de la propuesta deberán presentarse argollados o en velobine y foliadas. Si se detectan deficiencias o falta de numeración en el acto de apertura de las propuestas, estas podrán ser subsanadas en presencia de los asistentes. Todas las páginas de la propuesta que tengan modificaciones o enmiendas, deberán ser validadas con la firma al pie de las mismas de quien suscribe la carta de presentación, de lo contrario se tendrán por no escritas, garantizando con ello los principios de transparencia y objetividad en la selección, así como ofreciendo la seguridad tanto para la entidad como para el proponente, lo anterior se verificará en la audiencia de apertura de las propuestas y de no cumplirse con estos requisitos, la propuesta no será tenida en cuenta para que continúe dentro del proceso y será rechazada. Las propuestas se conformarán por tres (3) s sobres que se presentarán cerrados, separados e identificados como Sobre No. 1 y Sobre No. 2 y Sobre 3 : El Numero 1 Correspondiente a ORIGINAL Indicando el objeto y numero del PROCESO Estar dirigidos al DEPARTAMENTO DEL HUILA, a la siguiente dirección: EDIFICIO GOBERNACIÓN DEL HUILA – SECRETARIA GENERAL – SEXTO PISO. Estar identificados con los nombres del oferente sea persona natural, jurídica, consorcio o unión temporal. El Numero 2 que corresponde a COPIA, con las mismas indicaciones del original. El sobre tres 3 Será la propuesta Económica Inicial. (Permanecerá cerrado en sitio seguro hasta el día de la audiencia pública de la Subasta Inversa presencial Todos los formularios de la propuesta deben diligenciarse completamente.

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DEPARTAMENTO DEL HUILA SELECCIÓN ABREVIADA –SUBASTA INVERSA SGSASICV004-11 Si algún proponente considera que un formulario en alguna forma impide mencionar o destacar algunos detalles o información que él considera de importancia para la evaluación de su propuesta, deberá presentar además de los formularios correspondientes, toda la información que considere necesaria para complementar su propuesta en un apéndice, marcando claramente la parte específica del formulario de la propuesta, del cual hace parte como apéndice. Cuando un formulario necesite uno de éstos apéndices, se anotará debajo de la parte específica, la siguiente expresión: "Ver Apéndice No. __" El Departamento del Huila analizará y tendrá en consideración dicha información adicional. Salvo lo dispuesto en materia de aclaraciones y las excepciones expresamente señaladas en el presente capítulo, NO se aceptarán documentos presentados con posterioridad a la fecha de cierre del proceso de contratación. Si llegaren a presentarse no serán considerados para la evaluación. 2.10. AUDIENCIA PARA LA ACLARACIÓN DE PLIEGOS Las aclaraciones del pre pliego se harán por parte de la entidad en la fecha y hora establecida en el pliego definitivo mediante audiencia a la cual pueden asistir todos los interesados. Cualquier modificación o adición a los documentos del proceso será comunicada antes del cierre de la convocatoria, mediante adenda que se publicará en la página www.huila.gov.co/contratacion/contratacion.php y en el portal de contratación definido por la Nación, actualmente, www.contratos.gov.co (SECOP) La consulta y respuesta no producirán efecto suspensivo sobre el plazo para la presentación de la propuesta. En todo caso sólo tendrán validez aquellas modificaciones al pliego de condiciones que sean incorporadas mediante adenda

2.11 RECEPCIÓN DE PROPUESTAS, CIERRE DE LA CONVOCATORIA Y APERTURA DE PROPUESTAS Las propuestas se entregarán en la sala de audiencia- oficina de contratación, ubicada en el primer piso del Edificio de la Gobernación, dentro del término que se fije en el pliego de condiciones definitivo, fecha y hora en que se cierra el Proceso. El Departamento del Huila no asumirá ninguna responsabilidad por no tener en cuenta cualquier propuesta que haya sido incorrectamente entregada o identificada, o las propuestas que no se reciban antes de la hora señalada, para lo cual será necesaria la autorización de entrega por escrito, en caso de que ésta no pueda realizarse directamente por parte del proponente o su representante legal. 2.12- AUDIENCIA DE APERTURA DE PROPUESTAS Las propuestas recibidas dentro del término previsto serán abiertas en Audiencia pública, en la fecha y hora de vencimiento del plazo estipulado para la recepción de las propuestas, en la Sala de Audiencias, ubicada en el primer piso del Edificio de la Gobernación, de lo cual se levantará un acta con los asistentes en la que conste: - Nombre del oferente y nombre del representante legal - Valor de la propuesta -- Número de folios del original - Las observaciones de los asistentes a la diligencia El acta será suscrita por los funcionarios intervinientes por los proponentes y por quienes asistan en calidad de veedores ciudadanos debidamente acreditados por autoridad competente de conformidad con la Ley 850 de 2003. 2.13 PRESENTACIÓN DE LA OFERTA INICIAL DE PRECIO Y DE LOS DOCUMENTOS PARA LA VERIFICACION DE LOS REQUISITOS HABILITANTES Los proponente deberán presentar una propuesta completa, la cual incluirá los documentos señalados en el presente Pliego de Condiciones para la verificación de los requisitos habilitantes, y una propuesta inicial de precio, la cual será abierta al momento del inicio de la Subasta Inversa Presencial. Los documentos señalados deberán presentarse en sobres separados, esto es, en un sobre los documentos para la verificación de los requisitos habilitantes, y en otro sobre la oferta inicial de precio. 2.14.

VALIDEZ DE LA PROPUESTA

Las propuestas deberán tener una vigencia de treinta (30) días calendario, contados a partir de la fecha de cierre de la Subasta, Pág.

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DEPARTAMENTO DEL HUILA SELECCIÓN ABREVIADA –SUBASTA INVERSA SGSASICV004-11 salvo que se disponga otra cosa mediante adenda, término dentro del cual el Departamento del Huila - Secretaría General aceptará la oferta o declarará desierto el proceso. En el evento de que el Departamento del Huila – Secretaría General amplíe o modifique el término de adjudicación, se deberá ampliar la validez de la propuesta y la vigencia de la garantía de seriedad por periodo igual. 2.15. EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS: El comité asesor y evaluador, que se conforme para el presente proceso, será el órgano responsable de la evaluación de la totalidad de las propuestas presentadas, con sujeción a lo establecido en este pliego de condiciones. El comité asesor y evaluador, presentará ante el funcionario competente para realizar la adjudicación del contrato objeto del presente proceso de selección, la recomendación que corresponda de acuerdo con la evaluación realizada. En primera instancia, el comité asesor y evaluador verificará el cumplimiento de los requisitos habilitantes exigidos y, posteriormente, en caso de existir pluralidad de oferentes, se realizará la audiencia de subasta inversa presencial en la cual podrán participar los proponentes que hayan resultado habilitados. El Departamento del Huila- Secretaría General- se reserva el derecho de solicitar la aclaración y/o ampliación de la información presentada por el proponente para la acreditación de las exigencias establecidas en el presente pliego de condiciones, en cualquier estado en que se encuentre el proceso de selección. Así mismo, el de verificar integralmente la autenticidad, exactitud y coherencia de la información aportada por el proponente, pudiendo acudir para ello a las personas, empresas o entidades respetivas de donde provenga la información El único factor de evaluación será el menor precio ofrecido, sin perjuicio de la verificación de los requisitos habilitantes cuyo cumplimiento deben acreditar los proponentes, de conformidad con lo establecido en el numeral 3º del artículo 5º de la ley 1150 de 2007. 2.16 TÉRMINO PARA LA VERIFICACIÓN DE LOS REQUISITOS HABILITANTES Y PLAZO PARA SOLICITAR A LOS PROPONENTES CONSIDERADOS COMO NO HABILITADOS LA SUBSANACIÓN O ACLARACIÓN A LA AUSENCIA DE REQUISITOS HABILITANTES El Departamento del Huila – Secretaría General, verificará los requisitos habilitantes de las propuestas dentro de los DOS (2) días hábiles siguientes al cierre del proceso de selección. Una vez efectuada la verificación de los requisitos habilitantes, se publicará en la página www.huila.gov.co/contratacion/contratacion.p y www.contratos.gov.co, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 22 del Decreto 2474 del 7 de julio de 2008, un informe de verificación, en el cual se señalarán los proponentes que no se consideran habilitados y a los cuales se les concederá un plazo de dos (2) días hábiles, para que subsanen la ausencia de requisitos o la falta de documentos habilitantes. En caso de que los proponentes considerados como no habilitados en el informe de verificación, no subsanen los requisitos o documentos no aportados inicialmente o no efectúen en debida forma las aclaraciones requeridas en el término previsto, serán declarados inhabilitados de manera definitiva y en consecuencia, será rechazada su propuesta. Vencido el término anterior, el Departamento publicará en la página www.huila.gov.co/contratacion/contratacion.p www.contratos.gov.co, el Informe Definitivo de Verificación de los requisitos habilitantes, en el cual se indicarán los proponentes considerados como inhabilitados de manera definitiva y los que resulten habilitados para participar en la subasta inversa presencial. 2.17 PROPUESTAS PARCIALES O ALTERNATIVAS: No aceptará propuestas parciales ni alternativas. 2.18 MODIFICACIÓN DE PROPUESTAS Cuando el Proponente quiera adicionar documentos a su oferta, una vez la haya entregado, sólo podrá hacerlo antes del cierre del Proceso, en original y una (1) copia, en sobres separados marcados de igual forma y con la misma leyenda que los sobres de presentación de la propuesta, adicionándole la leyenda "ANEXO A LA PROPUESTA PRINCIPAL". Los sobres deben ser entregados antes de la fecha y hora límite de cierre y se dejará constancia expresa de esta circunstancia en el Pág.

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DEPARTAMENTO DEL HUILA SELECCIÓN ABREVIADA –SUBASTA INVERSA SGSASICV004-11 registro de recepción de propuestas. 2.19 RETIRO DE PROPUESTAS Los Proponentes podrán solicitar por escrito el retiro de sus propuestas antes del cierre del Proceso, éstas serán devueltas sin abrir, en el acto de apertura al representante legal o la persona autorizada en forma escrita por éste. No habrá retiro parcial de documentos de las propuestas. 2.20 INFORME DEFINITIVO DE HABILITADOS El informe de evaluación de las propuestas HABILITADAS se publicará en la pagina WEB y en el Portal Único de Contratación, para que los oferentes puedan consultarlo y presenten las observaciones que estimen pertinentes en relación con el informe de evaluación, sin que los oferentes puedan completar, adicionar, modificar o mejorar sus propuestas. El Departamento del Huila podrá solicitar información complementaria y/o dar respuesta a las observaciones hechas al informe de evaluación, hasta la audiencia de adjudicación. 2.21 AUDIENCIA PÚBLICA DE SUBASTA INVERSA PRESENCIAL – CONDICIONES PARA SU REALIZACION En la fecha señalada del Cronograma del pliego de condiciones se celebrará la audiencia pública de subasta inversa presencial, teniendo en cuenta las siguientes reglas básicas de procedimiento: La Subasta Inversa Presencial, estará presidida por el Secretario General del Departamento o su delegado y a ella asistirá el Comité Evaluador conformado para el efecto. Se procederá a la apertura de los sobres contentivos de las ofertas iniciales de precio de los proponentes habilitados y a la verificación del contenido del formato 06 “Propuesta Inicial de Precio” de cada una de ellas, de conformidad con las siguientes reglas:

Se verificará que la casilla destinada para consignar el valor total, de la oferta inicial de precio se encuentre diligenciada. De no ser así, tal valor se obtendrá con la sumatoria de los valores consignados en las casillas correspondientes al valor total por ítem y/o de los que hayan sido objeto de correcciónr. Se verificará que el valor total de la oferta inicial de precio no sea superior al presupuesto oficial estimado, so pena de su rechazo. En el evento en que el valor total de la oferta total inicial o de los lances presente un valor inferior al sesenta por ciento (60%) del presupuesto establecido, deberá estar acompañada de una justificación económica suscrita por el representante legal del proponente o por el apoderado para actuar en la subasta, en las que se establezcan las condiciones objetivas conforme con las cuales el precio ofrecido resulta viable. De lo contrario, la propuesta será rechazada. En el evento en que el formato 06 presentado con la oferta inicial de precio existan errores y/o modificaciones en la descripción, se entenderá que el proponente acoge en su integridad la descripción y/o cantidades establecidas en la propuesta técnica presentada, en concordancia con las especificaciones técnicas establecidas para el objeto del contrato. 2. Entre los proponentes habilitados se verificará que sus representantes cuenten con las debidas facultades para realizar los lances dentro del procedimiento de subasta inversa presencial. En caso de que el representante legal de la persona jurídica proponente o el representante del consorcio o la unión temporal no pueda asistir a la subasta, podrá delegar, mediante poder que haya sido objeto de la diligencia de presentación personal ante notario y siempre que sus facultades se lo permitan, la representación para realizar los lances en la audiencia y, por tanto, comprometer jurídicamente al proponente por un valor menor al presentado en la oferta inicial de precio. 3 Entre los proponentes habilitados y cuya oferta inicial de precio no haya sido rechazada como resultado de las verificaciones antes indicadas, se distribuirán los sobres y formularios que deberán ser utilizados por ellos para la presentación de sus ofertas de precio – en adelante lances –. En dichos formularios se deberá consignar el valor del lance en la ronda que corresponda, o la expresión clara e inequívoca de que no se hará ningún lance de mejora de precio. Pág.

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DEPARTAMENTO DEL HUILA SELECCIÓN ABREVIADA –SUBASTA INVERSA SGSASICV004-11 4.

A continuación se dará inició a la subasta inversa, la cual se sujetará a las siguientes reglas:

La subasta inversa se desarrollará mediante rondas de máximo cinco (5) minutos cada una o menos cuando los oferentes tengan listos sus lances. -

Los proponentes harán sus lances utilizando los sobres y los formularios suministrados.

Formulario: Numero de ronda

%

Valor de Lance de mejora de No se hará un Lance de mejora Contraseña asignada precio de precio

Los Oferentes no podrán diligenciar simultáneamente las casillas “Valor del lace de mejora de precio” y “No se hará un lance de mejora de precio” Se consideran lances válidos aquellos presentados en los sobres y formularios suministrados, debidamente diligenciados dentro del término establecidos para cada una de las rondas y que mejore la menor de las ofertas iníciales de precio presentadas, el cual no podrá ser inferior al DOS por ciento (2%) redondeado al peso inferior, del valor inicial de su propuesta. La primera ronda tendrá como “valor techo” el menor valor redondeado al peso inferior, presentado en la oferta total de precio de los proponentes habilitados y que hayan superado la verificación indicada en el literal a. anterior. Las rondas siguientes tendrán como “valor techo” el lance con el menor precio ofrecido en la ronda inmediatamente anterior, redondeado al peso inferior. Cuando un proponente, en cualquiera de las rondas, no presente lance o el presentado no sea válido, se considerará que desiste de participar en la subasta y se tendrá como su oferta final de precio, para efectos de la recomendación de adjudicación, el menor valor que haya ofrecido. Antes de finalizar el término indicado para cada ronda, los participantes entregarán al comité asesor y evaluador el sobre contentivo del formulario en el que se consigne el valor del lance en la ronda que corresponda, o la expresión clara e inequívoca de que no se hará ningún lance de mejora de precio. Posteriormente, el comité asesor y evaluador verificará que los formularios presentados se encuentren debidamente diligenciados. Acto seguido, registrará los lances y los ordenará descendentemente. A continuación, el comité asesor y evaluador indicará cuáles proponentes no podrán continuar presentando lances en las rondas siguientes por no haber presentado lance, por presentar un lance inválido, o por haber indicado que no realizará ningún otro lance de mejora de precios. Seguidamente, se dará a conocer, únicamente, el “valor techo ” de la siguiente ronda. 5. Se realizarán tantas rondas cuantas fueren necesarias, hasta tanto se verifique una cualquiera de las siguientes situaciones: -

Se agote el tiempo establecido para la ronda sin que se haya presentado ningún lance.

-

No se presente ningún lance válido en la ronda.

-

Sólo uno de los proponentes realice un lance válido en la ronda.

6. La audiencia se dará por terminada cuando el comité asesor y evaluador haga pública la ocurrencia de cualquiera de las situaciones señaladas en el literal anterior, informará el menor valor final ofertado en la última ronda y recomendará la adjudicación del contrato al proponente que haya presentado el lance de menor valor durante el procedimiento de subasta inversa. En el caso en que no se presente ningún lance en la primera ronda, la recomendación se realizará al proponente que haya presentado el menor valor en la oferta inicial de precio del lote total. Los proponentes que realicen ofertas por debajo del tope considerado por la entidad como artificialmente bajo, superando los límites establecidos en los estudios de costos de la entidad como mínimos para garantizar la calidad en la ejecución del

Pág.

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DEPARTAMENTO DEL HUILA SELECCIÓN ABREVIADA –SUBASTA INVERSA SGSASICV004-11 contrato, deberán explicar en dicha audiencia las razones que le facultan para ejecutar el contrato en dichas condiciones. Sustentada la oferta, si la entidad considerase que las explicaciones son insuficientes, descalificará dicha oferta y el proponente será eliminado del proceso. En el evento en que uno o varios proponentes hagan un lance por debajo del tope considerado como artificialmente bajo, dicho hecho determinará la suspensión de la subasta y, de no adjudicarse el contrato a quien o quienes realizaron esta o estas ofertas, por considerarse insuficientes sus explicaciones, la entidad procederá a adjudicar el contrato al proponente que en dicho lance o en su último lance, haya realizado la oferta que esté más cercana al límite considerado como artificialmente bajo, pero por encima de este. Si en un mismo lance todos los proponentes realizaran ofertas por debajo del tope considerado como artificialmente bajo y ninguno diese explicaciones satisfactorias que garantizaran la calidad y cumplimiento del contrato resultante, la entidad declarará desierto el proceso y convocará a un nuevo ejercicio de subasta. 7. Una vez expedida la resolución de adjudicación, a más tardar al día hábil siguiente a la expedición de esta, el contratista adjudicatario deberá presentar al Departamento del Huila- Secretaría General, el valor unitario y el valor total. Este valor deberá estar ajustado al valor adjudicado (EN FORMA IMPRESA Y MAGNETICA). OBSERVACIONES La subasta inversa presencial, solo se convoca para efectos de recibir las pujas dinámicas de los proponentes que resulten habilitados para participar en la misma, no para resolver dudas, preguntas o inquietudes ni para resolver observaciones de los proponentes que no hayan resultado habilitados, toda vez que las mismas, de conformidad con lo establecido en este pliego de condiciones, serán resueltas antes de la celebración de la subasta. La subasta inversa presencial es pública, lo cual significa que podrán asistir a ella las personas que lo consideren conveniente, pero no podrán participar en la puja, solo asistirán en forma pasiva. 2. 22 DESEMPATE DE PROPUESTAS En caso de empate, se aplicará los siguientes criterios de desempate: A

Si el empate es entre una empresa nacional y una extranjera, se escogerá la nacional

B

Si el empate es entre Propuestas nacionales, se escogerá la que haya presentado la propuesta inicial más baja.

C. Si persistiera el empate después de la verificación de los criterios anteriores, se utilizará como instrumento el sorteo por medio de balotas en el cual los participantes señalarán el mecanismo que deseen. (Balota con mayor numero, con menor número, etc.) para escoger el adjudicatario, de igual forma se hará para escoger el que ocupe el segundo lugar. Si luego de realizado el desempate en el cual se determina la recomendación de adjudicación, y para efectos de establecer el segundo lugar en el proceso de selección, dos o más proponentes continúan empatados, el Área de Evaluación aplicará el medio de balotas 2.23 PROPUESTA ÚNICA HÁBIL Si luego de la verificación de los requisitos habilitantes sólo uno de los proponentes resulta habilitado, en la misma fecha de publicación del informe final de verificación de requisitos habilitantes, la entidad ampliará el plazo para la presentación de propuestas y ofertas iniciales de precio por un término de dos (2) días hábiles, contados a partir del día hábil siguiente a dicha publicación. El proponente único hábil no podrá modificar su oferta inicial de precio. De presentarse nuevos proponentes se dará aplicación, en un todo, a los requerimientos de documentación habilitante solicitada a todos los proponentes. En este caso, el comité asesor y evaluador contará con la posibilidad de redefinir los plazos señalados en el mencionado numeral mediante comunicación que será publicada en la pagina de la Gobernación del Huila y en el cronograma del presente pliego de condiciones, observando, en todo caso, los principios de transparencia, economía y responsabilidad. Si vencido el plazo adicional no se presentan nuevos proponentes o si, producto de la nueva verificación, ninguno de los que se presenten cumple con los requisitos habilitantes exigidos, el comité asesor y evaluador recomendará la Pág.

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DEPARTAMENTO DEL HUILA SELECCIÓN ABREVIADA –SUBASTA INVERSA SGSASICV004-11 contratación del proponente único hábil, previa verificación del cumplimiento de las condiciones establecidas en el literal a., del numeral 2.19 del presente pliego de condiciones, sin necesidad de citar a la audiencia de que trata dicho numeral. 3. DOCUMENTOS DE LA PROPUESTA 3.1 DOCUMENTOS DE VERIFICACIÓN JURIDICA 3.1.1 CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA: La carta de presentación de la propuesta será diligenciada de acuerdo con el texto de la misma según Anexo No.1 del presente pliego de condiciones debidamente firmada por el proponente o su representante legal según corresponda, de acuerdo con la ley y el presente pliego de condiciones. 3.1.2. FOTOCOPIA DE CEDULA DE CIUDADANÍA Deberá presentar copia legible de la cedula de ciudadanía del proponente o representante legal del proponente. 3.1.3. FOTOCOPIA DE PASADO JUDICIAL El proponente deberá acreditar que no presenta inhabilidad de tipo penal, mediante la presentación de fotocopia del pasado judicial vigente, aplica para personas naturales y representantes legales. 3.1.4 FOTOCOPIA LIBRETA MILITAR Deberá anexar fotocopia de la libreta militar del representante legal cuando el proponente es persona jurídica, o del proponente siendo este persona natural; tratándose de varón menor de 50 años. 3.1.5. DOCUMENTO DE CONFORMACIÓN DE CONSORCIO O UNIÓN TEMPORAL Cuando la propuesta venga presentada por alguno de éstos se deberá diligenciar para su conformación el Anexo No. 2A o el Anexo No. 2B según corresponda, y anexar fotocopia de la cedula, tarjeta profesional, certificado de vigencia y pasado judicial de cada uno de los integrantes si fueren personas naturales. 3.1.6. CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL Cuando se trate de persona jurídica, el proponente deberá presentar con su oferta el certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio, el cual debe haber sido expedido con no más de treinta (30) días calendario de antelación a la fecha de cierre de esta Convocatoria. Con el certificado las personas jurídicas deben acreditar su inscripción en el registro mercantil como mínimo de un (1) año anterior a la fecha de cierre de la presente Convocatoria. En caso que el oferente sea un Proponente Asociativo cada uno de los integrantes deberá presentar este documento y cumplir con los requisitos exigidos. 3.1.7. AUTORIZACIÓN PARA CONTRATAR En caso de existir límites estatutarios a las facultades del representante legal para presentar propuesta, asociarse o contratar, se debe presentar copia de la autorización del órgano competente, en la cual se le faculte para presentar la propuesta y celebrar el contrato, en caso de ser favorecida la propuesta, o en su defecto certificación del Secretario del órgano competente donde conste la autorización. 3.1.8 CERTIFICADO DE ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS Se deberá anexar el certificado de antecedentes Disciplinario del representante legal del proponente y del Proponente (persona Jurídica) y/o de cada uno de los integrantes del consorcio o la unión temporal, según aplique. 3.1.9. CERTIFICADO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Se deberá anexar el certificado de antecedentes de Responsabilidad Fiscal del representante legal del proponente y del Proponente (persona Jurídica) y/o de cada uno de los integrantes del consorcio o la unión temporal, según aplique. La certificación que busca determinar la existencia de causales inhabilidad establecidas en la Ley 610 de 2000. 3.1.10 FOTOCOPIA DEL RUT

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DEPARTAMENTO DEL HUILA SELECCIÓN ABREVIADA –SUBASTA INVERSA SGSASICV004-11 El proponente deberá acreditar que se encuentra inscrito en el registro único tributario, mediante la presentación de la fotocopia de RUT; aplica para el proponente y/o los integrantes del Consorcio o Unión Temporal 3.1.11. ACREDITACIÓN DEL PAGO A LOS SISTEMAS DE RIESGOS PROFESIONALES, PENSIÓN, SALUD Y APORTES A LAS CAJAS DE COMPENSACIÓN FAMILIAR, ICBF Y SENA. De Conformidad con el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007, los proponentes deberán acreditar que se encuentran al día en el pago de los aportes de sus empleados a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y los aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y SENA, mediante certificación expedida bajo la gravedad del juramento. Diligenciando el Anexo No. 3. 3.1.12

VERIFICACIÓN JURÍDICA DE LOS DOCUMENTOS APORTADOS. La verificación jurídica de las propuestas será: CUMPLE/NO CUMPLE.

La entidad podrá requerir a los proponentes, hasta antes de la fecha estipulada para la adjudicación del contrato, a efectos de que estos subsanen aquellos requisitos, no necesarios para la comparación de las propuestas 3.2. DOCUMENTOS DE CONTENIDO TÉCNICO OBJETO DE VERIFICACIÓN Para efectos de realizar la verificación técnica, el proponente debe diligenciar y presentar con la propuesta los respectivos documentos de soporte cuando así corresponda: INSTRUCCIONES A LOS PROPONENTES SOBRE LOS DOCUMENTOS DE CONTENIDO TÉCNICO Para efectos de presentar los documentos de contenido técnico, el proponente debe tener en cuenta los siguientes aspectos que serán objeto de verificación por parte de la entidad: a) EXPERIENCIA ESPECIFICA Los proponentes deben demostrar experiencia máxima en CINCO (5) contratos venta e instalación de Licencias ANTIVIRUS KASPERSKY BUSINESSSPACE SECURITY con entidades públicas o privadas, celebrados en los CINCO (5) últimos años al cierre de la presente convocatoria y cuya sumatoria sea igual o superior al 90% del presupuesto de la presente invitación. b) PERSONAL CALIFICADO. El proponente debe contar con personal capacitado, para demostrar esta exigencia se debe aporta la hoja de vida soportada de la persona o personas harán las instalaciones de los aplicativos.

VERIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN TÉCNICA. La documentación técnica requerida en el presente pliego de condiciones se constituye como la mínima requerida, en tal sentido la no presentación de la misma hará que la propuesta sea verificada como NO CUMPLE TÉCNICAMENTE, lo que generará el rechazo de la misma.

3.3 DOCUMENTOS DE CONTENIDO ECONÓMICO CONTENIDO OBJETO 3.3.1 Cuadro de presentación de la oferta (ANEXO No. 6)- Oferta Económica) El valor total de la oferta deberá discriminarse en valores unitarios, el valor del IVA y en caso de no especificarlo, se presumirá que se encuentra incluido. La oferta se debe presentar por escrito y en medio magnético. Para efectos de la presentación de la propuesta económica, el proponente debe cumplir con todos los derechos y parámetros aplicables de acuerdo a la normatividad vigente, establecidas por Ley. Además de los gastos en que deba incurrir el proponente los cuales establecen los parámetros mínimos para determinar el valor de la Compraventa de muebles .

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DEPARTAMENTO DEL HUILA SELECCIÓN ABREVIADA –SUBASTA INVERSA SGSASICV004-11 Validez de la oferta: Los valores deberán expresarse en pesos colombianos, a precios fijos inmodificables. Si la oferta presenta diferencias entre los precios unitarios y los totales, para efectos de la verificación y adjudicación se tendrá en cuenta los precios unitarios, incluyendo dentro de ellos el IVA, si no lo especifican por aparte. (La información también debe presentarse en Excel en el orden que se cita en la relación del anexo). 3.4.1 OFERTAS CONJUNTAS (CONSORCIOS O UNIÓN TEMPORAL) Cuando se trate de consorcios o uniones temporales cada uno de sus integrantes debe aportar en forma individual el RUP y los demás documentos solicitados con todas las formalidades a las que tuviera lugar. Los puntajes obtenidos por cada proponente serán ponderados de acuerdo al porcentaje de participación de cada uno de sus integrantes, consignado en el documento de conformación de la Unión Temporal o Consorcio. 3.4.2 COOPERATIVAS Ninguna persona comercial que se consorcio o se una temporalmente con una cooperativa, obtendrá directa o indirectamente los beneficios o prerrogativas que la Ley le otorga a estas últimas.

4.

BASES PARA LA PROPUESTA

4.1 PRESUPUESTO OFICIAL Valor: Veintidós millones ciento ochenta y dos mil cien pesos ($22.182.100.oo) m/cte. Disponibilidad presupuestal: Sección 210 214 213-3 Rubro: Rubro: Rubro:

Concepto 5 5 5

Programa 0520 0310 0320

Subprograma 0100 0700 0301

Proyecto 0081 0067 0112

Valor 12.182.100. 5.000.000. 5.000.000.

Fuente 10 180 50

CONSERVACION Y FORTALECIMIENTO DE LA INFRAESTRUCTURA INFORMATICA DE LA GOBERNACION DEL HUILA ADMINISTRACION DEL SERVICIO EDUCATIVO EN EL DEPARTAMENTO DEL HUILA CONTROL Y FORTALECIMIENTO DE LA GESTION Y DEL SISTEMA DE INFORMACION EN LA DIRECCION DEPARTAMENTAL DE SALUD, DLS E IPS PUBLICAS DEL DEPARTAMENTO DEL HUILA

4.2 ESPECIFICACIONES DEL OBJETO CONTRACTUAL

OBJETO: COMPRA DE 370 LICENCIAS DE ANTIVIRUS KASPERSKY BUSINESSSPACE SECURITY A TÉRMINO DE DOS AÑOS PARA LA ADMINISTRACION CENTRAL, SECRETARIA DE EDUCACION Y SECRETARIA DE SALUD. 4.2.2. OBLIGACIONES Y ESPECIFICACIONES DEL PRODUCTO A OBTENER Adquisición de Trescientas Setenta (370) Licencias de antivirus KASPERSKY BUSINESSSPACE SECURITY para la Administración central Departamental, Secretaria de Educación y Secretaria de Salud Departamental, a término de dos años, con las siguientes especificaciones: Que ofrezca protección de alta calidad para activos de información corporativa contra todo tipo de amenazas en Internet, a puestos de trabajo, dispositivos móviles y servidores de archivos contra todo tipo de virus, troyanos y gusanos, previniendo epidemias y manteniendo la información segura y completamente accesible a los usuarios de los recursos de la red. • Instalación y administración centralizadas. • Protección integrada para estaciones y servidores de archivos contra todo tipos de amenazas en Internet Pág.

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DEPARTAMENTO DEL HUILA SELECCIÓN ABREVIADA –SUBASTA INVERSA SGSASICV004-11 • Busca virus en su equipo mediante un análisis completo de todos los discos, de la memoria y de los archivos. • Cuarentena de estaciones infectadas • Reversión de cualquier cambio malicioso realizado en el sistema • Escalabilidad • Protección proactiva incluso contra los más recientes programas maliciosos • Escaneado al vuelo del tráfico de correo e Internet. • Seguridad al trabajar en cualquier tipo de red. • Tecnología de autodefensa de la solución antivirus contra programas maliciosos • Puesta en cuarentena de objetos sospechosos • Actualización automática de las bases de datos • Instalación y capacitación de la administración del antivirus NOTA: (Tiempo de renovación por dos años a partir del 3 de Junio de 2011 o una vez legalizado el contrato)..

4.3 VALOR DE LA PROPUESTA INICIAL (ANEXO No. 6): Los valores propuestos inicialmente deberán contemplar todos los costos directos e indirectos en los cuales incurra el proponente para la correcta ejecución del proyecto objeto de la presente contratación. Cualquier error u omisión no dará lugar a modificar el valor de la primer propuesta y el proponente favorecido deberá asumir los sobre-costos que no haya incluido. La no-presentación del Anexo No. 6 o su diligenciamiento incompleto dará lugar a que la propuesta sea evaluada como NO ADMISIBLE. Los precios contenidos en la propuesta Inicial NO ESTÁN SUJETOS A REAJUSTE ALGUNO, por tal razón, el proponente deberá tener en cuenta en el momento de la elaboración de los mismos los posibles incrementos. Los errores aritméticos que pueda tener la oferta económica, que no alteren el precio unitario propuesto, serán corregidos y con base en la corrección se decidirá sobre la oferta. En todo caso el error no podrá ser superior al 2% del valor de la propuesta, so pena de rechazo.

4.5 VIGENCIA Y PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO Plazo: Dos (02) meses a partir de la legalización del contrato. Vigencia: cuatro (4) meses más al plazo del contrato. En concordancia con lo establecido en la Ley 789 de 2002 y ley 828 de 2003 el interventor deberá, en el momento de liquidar el contrato, verificar y dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones del contratista frente a los aportes de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a Cajas de Compensación Familiar, ICBF y SENA, durante la vigencia del contrato, estableciendo una correcta relación entre el monto cancelado y las sumas que debieron ser cotizadas. En el evento que no se hubieran realizado la totalidad de los aportes, el interventor deberá informar y dejar constancia en el acta de liquidación, a fin de retener las sumas adeudadas al sistema en el momento de la liquidación; el Departamento efectuará el giro de dichos recursos a los correspondientes sistemas con prioridad a los regímenes de salud y pensiones conforme lo establece la ley. 4.6 FORMA DE PAGO: El DEPARTAMENTO cancelará al CONTRATISTA el valor del contrato en su totalidad contra entrega, instalación y capacitación, previo el visto bueno del supervisor designado. Todo pago está sujeto a la Programación Anual Mensualizada de Caja PAC de la Secretaría General, sin generar intereses moratorios. La entrega de los elementos o el cumplimiento de cualquiera de las obligaciones contractuales no se hallan supeditados, en ningún caso, al giro del Departamento.

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DEPARTAMENTO DEL HUILA SELECCIÓN ABREVIADA –SUBASTA INVERSA SGSASICV004-11 5. EVALUACIÓN DE PROPUESTAS Y ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO 5.1 RESERVA DURANTE EL PROCESO DE EVALUACIÓN La información relativa al análisis, aclaración, evaluación y comparación de las propuestas y las recomendaciones para la adjudicación del contrato no podrán ser reveladas a los proponentes ni a terceros hasta tanto se consolide el informe de evaluación para la adjudicación. 5.2. VERIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN El Departamento del Huila se reserva el derecho de verificar durante la evaluación y hasta la adjudicación, la información suministrada solicitando los soportes documentales que considere necesarios o efectuando las visitas que considere indispensables para la mejor interpretación de la oferta. En los eventos en que el Departamento requiera confrontar los datos suministrados por el oferente en los documentos contenidos en su oferta, y el resultado de dicha indagación no coincida con lo declarado en los formularios respectivos, se tendrán por no presentados los datos correspondientes. En caso de contradicción entre el original y la copia de la propuesta, prevalecerá lo expresado en el original de la misma. Prevalecerá lo expresado en el pliego de condiciones, las adendas y las aclaraciones sobre cualquier condicionamiento o salvedad expresado en las propuestas. 5.3 PROCEDIMIENTO PARA EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS: Recibidas las propuestas, el comité evaluador procederá a comprobar los requisitos de participación y verificación. Las propuestas que cumplan con todos los requisitos de verificación y se ajusten a las condiciones establecidas en el presente pliego de condiciones podrán participar en la etapa de adjudicación mediante el mecanismo de Subasta Inversa. 5.4 VERIFICACIÓN DE CAPACIDAD JURÍDICA Comprende el análisis que hará el Comité Evaluador para determinar si la propuesta se presenta con el lleno de los requisitos jurídicos exigidos en los Pliegos de Condiciones. La verificación jurídica no da puntaje alguno, pero será determinante para definir la admisión o rechazo de las propuestas dentro del proceso de selección. Este informe de verificación excluye de la participación en el proceso de escogencia a las propuestas que no cumplan con los requisitos exigidos. 5.6. EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS 5.6.1 VERIFICACION DE LOS REQUISITOS HABILITANTES El comité evaluador verificará que la propuesta cumpla con los factores de verificación relacionados con los requisitos habilitantes, evento en el cual procederá a obtener los oferentes habilitados, de conformidad con lo establecido en los presentes pliego de condiciones. Son factores de verificación que debe cumplir la propuesta: F ACTORES DE CUMPLIMIENTO VERIFICACION JURIDICA VERIFICACION TECNICA

HABIL O NO HABIL HABIL O NO HABIL

La verificación de la propuesta se basará en la documentación, información y anexos correspondientes, por lo cual es requisito indispensable consignar y adjuntar toda la información detallada que permita su análisis. En la propuesta, si existe discrepancia entre la información, cifras, ofrecimientos y la documentación aportada, EL DPTO se abstendrá de realizar cualquier tipo de interpretación, razón por la cual se calificará como NO HABIL.

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DEPARTAMENTO DEL HUILA SELECCIÓN ABREVIADA –SUBASTA INVERSA SGSASICV004-11 Las verificaciones se efectuarán de manera simultanea, así: La verificación jurídica y técnica, se efectuará sobre los documentos exigidos, en los pliegos de condiciones definitivos. Luego de la verificación de los requisitos habilitantes ( Capacidad jurídica, técnica y financiera), la entidad publicará un informe de verificación en la pagina WEB www.contratos.gov.co y www.huila.gov.co/contrtacion. En dicho informe se señalarán los proponentes que se encuentran habilitados, los que no están habilitados y a los cuales se les concederá un plazo de acuerdo con lo señalado en el cronograma del presente proceso, para que subsanen la ausencia de requisitos o la falta de documentos habilitantes, so pena del rechazo definitivo de sus propuestas. 5.6.2. CAUSALES DE RECHAZO DE PROPUESTAS. EL DEPARTAMENTO, rechazará cualquiera o todas las propuestas antes de la adjudicación del contrato en los siguientes casos: a)

No haya correspondencia entre el objeto social del oferente y el objeto de la presente contratación.

b)

Se compruebe confabulación entre los proponentes.

c)

El proponente haya tratado de interferir, influenciar, informarse indebidamente en el análisis de las propuestas.

d)

Existan varias propuestas hechas por el mismo proponente, bajo el mismo nombre o con nombres diferentes.

e) Las propuestas estén incompletas en cuanto a que no cumplen lo especificado o dejen de incluir alguno de los documentos que de acuerdo con el Pliego se requiera adjuntar a la propuesta, y dicha deficiencia impida la evaluación objetiva de la propuesta. f) No se allegue la información solicitada con el fin de aclarar la propuesta, hacerlo en forma incompleta o extemporánea sobre documentos que sean objeto de participación y verificación. En dicho evento los oferentes no podrán complementar, adicionar, modificar o mejorar sus propuestas g) Cuando un proponente o alguno de los integrantes del consorcio o unión temporal tenga intereses patrimoniales en otra persona jurídica que presente propuesta, es decir, cuando se trate de propuestas que correspondan a sociedades que tengan socios comunes, excepto cuando se trate de sociedades anónimas. h) Cuando la propuesta sea presentada por el cónyuge o compañero permanente o quienes se encuentren dentro del segundo grado de consanguinidad o segundo de afinidad con cualquier otra persona que formalmente presente propuesta para esta contratación. i) Cuando no se suscriba la Carta de Presentación de la Propuesta por la persona natural proponente o por el representante de la firma proponente que no tenga la autorización para hacerlo. j)

Cuando no se anexe la copia sugerida de la propuesta.

k) La ausencia de las autorizaciones que de conformidad con los estatutos se requieran para representar y comprometer válidamente a la persona jurídica, no será subsanable. l) La presentación de las certificaciones de experiencia solicitada, sin el lleno de los requisitos exigidos y sin la aclaración en documento anexo necesario. m) Cuando la propuesta supere el valor del presupuesto oficial, o cuando el valor total de la propuesta se considere artificialmente bajo. n) Cuando se presenten dentro de la propuesta, documentos que contengan datos inexactos, tachaduras, borrones o enmendaduras que den lugar a diferentes interpretaciones o que induzcan a error, siempre y cuando tales documentos aludan a factores de selección o sean necesarios para la comparación de las ofertas o) Cuando el informe presentado por el proponente no cumpla con la aprobación de la totalidad de todos los ítems en la parte técnica.

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DEPARTAMENTO DEL HUILA p)

SELECCIÓN ABREVIADA –SUBASTA INVERSA SGSASICV004-11 No aportar dentro del plazo requerido los documentos requeridos para subsanar o aclarar su propuesta.

q) Cuando el proponente sea requerido por la entidad durante la audiencia de Subasta Inversa para explicar algún aspecto de su propuesta económica y no se encuentre presente. 5.6.3.

ELEMENTOS ESENCIALES PARA LA EVALUACIÓN

De conformidad con el parágrafo 1 de la ley 1150 de 2007 la ausencia de requisitos o la falta de documentos referentes a la futura contratación o al proponente, no necesarios para la comparación de las propuestas no constituyen causal para el rechazo de las ofertas. En consecuencia, todos aquellos requisitos de la propuesta que no afecten la asignación de puntaje, podrán ser solicitados por el Departamento del Huila- Secretaria General en cualquier momento, hasta la adjudicación. No se podrán subsanar aspectos relacionados con la falta de capacidad para presentar la oferta, ni se podrán acreditar requisitos ocurridos con posterioridad al cierre del proceso. Son requisitos esenciales para la evaluación de cada proponente: a. Haber presentado propuesta económica (en sobres cerrados para su apertura en la fecha de la subasta) b. Certificados de cámara de Comercio para verificar requisitos financieros y de experiencia exigidos en el presente Pliego de Condiciones. e. Los documentos necesarios para determinar la capacidad para presentar ofertas 5.6.4. CUANDO SE DECLARA DESIERTA LA CONTRATACIÓN EL DEPARTAMENTO, podrá declarar desierta el proceso de Contratación en los siguientes casos: a) b) c)

Cuando no se presente propuesta alguna Cuando ninguna de las propuestas presentadas se ajuste al pliego de condiciones. Cuando ninguna propuesta sea admisible, luego de haber subsanado y allegado requisitos habilitantes

La declaratoria de desierta únicamente procederá por motivos o causas que impidan la escogencia objetiva y se declarará en acto administrativo, en el cual se señalarán en forma expresa y detallada las razones que han conducido a esa decisión (Ley 80 de 1993, artículo 25 numeral 18). 6. CONDICIONES CONTRACTUALES 6.1. SUSCRIPCIÓN Una vez notificada la adjudicación del contrato, el representante legal del proponente favorecido, deberá presentarse a suscribir el contrato respectivo, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a dicha notificación. (ANEXO 5) 6.2. EFECTOS DE NO SUSCRIBIR EL CONTRATO Si el adjudicatario no suscribe el contrato correspondiente dentro de este término, quedará a favor de EL DEPARTAMENTO, en calidad de multa el valor del depósito o de la garantía constituida para responder por la seriedad de la propuesta, sin menoscabo de las acciones legales conducentes al reconocimiento de perjuicios causados y no cubiertos por el valor de la garantía. En este evento EL DEPARTAMENTO mediante acto administrativo debidamente motivado, podrá adjudicar el contrato, dentro de los quince (15) días siguientes, al proponente calificado en segundo lugar, siempre y cuando su propuesta sea igualmente favorable para la entidad. 6.3. CONDICIONES PARA LA SUSCRIPCIÓN

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DEPARTAMENTO DEL HUILA SELECCIÓN ABREVIADA –SUBASTA INVERSA SGSASICV004-11 El contrato será firmado por el representante legal del proponente seleccionado, o su apoderado. Las personas jurídicas extranjeras, para la celebración del contrato, deberán establecer una sucursal en territorio colombiano, y nombrar un representante legal, facultado para la firma del contrato y para representar a la sociedad, judicial y extrajudicialmente. En el caso de presentación conjunta de la propuesta con uno o más extranjeros, el contrato debe ser firmado por el representante legal en Colombia de cada integrante extranjero del consorcio o el representante o mandatario común del consorcio o unión temporal. Para tal efecto deberán ser presentados los documentos que demuestren la representación y las respectivas autorizaciones de las juntas directivas u organismos competentes, si de acuerdo con los estatutos de la sociedad, el representante legal necesita esa autorización. 6.4. PERFECCIONAMIENTO Y LEGALIZACIÓN Para el perfeccionamiento del contrato se requiere la firma de las partes, y para su ejecución el registro presupuestal, la constitución y aprobación de la garantía única, el pago de impuesto de timbre y demás que correspondan, en la cuantía que la ley señale y la publicación en la Gaceta Departamental, requisito que se entenderá prestado con la entrega del recibo de pago respectivo. Todo el trámite de legalización del contrato deberá efectuarse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de su perfeccionamiento. El pago de publicación del contrato en la Gaceta Departamental, garantías, estampillas e impuestos, serán por cuenta del contratista. Si el adjudicatario no legaliza el contrato correspondiente dentro de este término, quedará a favor de EL DEPARTAMENTO, en calidad de multa el valor del depósito o de la garantía constituida para responder por la seriedad de la propuesta, sin menoscabo de las acciones legales conducentes al reconocimiento de perjuicios causados y no cubiertos por el valor de la garantía. 6.5. INICIACIÓN: La ejecución del contrato iniciará cuando esté debidamente legalizado y una vez el interventor del mismo autorice la iniciación mediante acta. 6.6 . LUGAR DE EJECUCION: Neiva Huila. 6.7. INTERVENTORIA: El Departamento del Huila – Secretaría General designará el supervisor del contrato Las funciones que ejercerá el interventor son todas las estipuladas en la Ley 80 de 1993 y las normas reglamentarias, desde la iniciación del contrato hasta su liquidación. 6.8. GARANTÍA : Una vez suscrito y obtenido el registro presupuestal, el contratista deberá constituir la garantía única exigida y pactada en el contrato, la cual debe incluir los siguientes amparos: AMPAROS Cumplimiento

TIPO DE GARANTIA Poliza de seguros

Buen manejo y correcta inversión del Anticipo. Pago de Salarios, Indemnizaciones y Prestaciones Sociales Responsabilidad Civil Extracontractual (*)

VALOR ASEGURADO 20%

100% del valor del anticipo Poliza de seguros

Poliza de seguros

10%

No podrá ser inferior al 5% del valor del contrato y

VIGENCIA Término de duración del contrato y hasta su liquidación. Término de duración del contrato y hasta su liquidación. Término de duración del contrato y 3 años más. Término de duración del contrato y 4 meses más

SI

NO

X

X

X

X Pág.

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DEPARTAMENTO DEL HUILA SELECCIÓN ABREVIADA –SUBASTA INVERSA SGSASICV004-11 en ningún caso inferior a 200 SMLV. Estabilidad de la obra 20% Término de duración del contrato y 5 años más. Calidad de los materiales o de los bienes entregados.

Póliza de Seguros

Otros Amparos

30%

Término de duración del contrato y 1 año más. Afiliación a salud, pensión y riesgos profesionales.

x

X x

6.9 LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO Dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la fecha de terminación del contrato o cuando se hayan concluido los trámites inherentes a la ejecución del contrato, el contratista y el interventor suscribirán un acta de liquidación en donde se incluya el estado contable del contrato, las respectivas fechas de iniciación y terminación, el valor final del mismo y los datos de la garantía única con sus respectivos amparos y vigencias, así como la certificación del cumplimiento por parte del contratista de las obligaciones adquiridas por él. 6.10. PERSONAL DEL CONTRATISTA El personal que requiere el contratista para el cumplimiento del contrato, será de su exclusiva responsabilidad y el Departamento del Huila declara que no asume responsabilidad laboral alguna con ellos. Será obligación del contratista cumplir estrictamente todas las obligaciones establecidas en la Ley 100 de 1993 y sus decretos reglamentarios y suministrar al interventor la información que ésta requiera. Para el pago parcial o total del contrato deberá acreditarse por parte del Contratista el encontrarse al día en el pago de las obligaciones con el Sistema de Seguridad social y los aportes al Sena, Cajas de Compensación Familiar y el ICBF, circunstancia que será verificada y certificada por el Interventor.

6.11. MULTAS El Departamento podrá aplicar al contratista multas hasta un máximo del 10% del valor del contrato, por el incumplimiento parcial o total de las obligaciones contraídas. Para la aplicación de las multas, una vez establecido por la interventoría el incumplimiento a las obligaciones del contrato, el interventor solicitará al contratista las explicaciones y documentos que permitan evaluar su responsabilidad dentro de un término que corresponda con las características de la obligación incumplida. Una vez evaluada la respuesta del contratista el interventor procederá a dar traslado a la Secretaría General de la documentación consolidada sobre el asunto, acompañada de su concepto. La Secretaría General analizará la situación y tomará una determinación sobre la acción a seguir, la cual comunicará al contratista. Las anteriores multas no limitan o anulan las sanciones por incumplimiento descritas en el contrato, las indemnizaciones legales a que haya lugar y la ejecución de las pólizas de cumplimiento establecidas. La aplicación de las multas se hará mediante acto administrativo debidamente motivado. 6.12. SANCIÓN PENAL PECUNIARIA En caso de incumplimiento total o parcial de las obligaciones contraídas por el contratista o de la declaratoria de caducidad del contrato, el mismo pagará al Departamento, una suma equivalente al veinte (20%) del valor del contrato, como sanción penal pecuniaria, valor que se hará efectivo sin perjuicio de la imposición de multas y de la declaratoria de caducidad del contrato. El Departamento, podrá tomar directamente el valor de la cláusula penal, de los saldos que adeude al contratista, por razón del contrato o de la garantía constituida. De no ser posible, se cobrará por jurisdicción coactiva. Y se aplicará el siguiente procedimiento: Pág.

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DEPARTAMENTO DEL HUILA SELECCIÓN ABREVIADA –SUBASTA INVERSA SGSASICV004-11 Cuando el supervisor designado considere que el CONTRATISTA no ejecuta el contrato con estricta sujeción a las condiciones técnicas y jurídicas previamente establecidas por las partes, debe requerirlo a fin de que cumpla la obligación en mora o, en su defecto, para que rinda los descargos correspondientes, de cuya actuación, hará un archivo documental. Una vez el CONTRATISTA responda los requerimientos constitutivos de su incumplimiento, el supervisor conforme al material probatorio, elaborará un informe detallado al respecto, el cual debe llevar concepto sobre la procedencia o no de la multa o, si se aplica la cláusula penal pecuniaria, en cuyo caso, se determinará su cuantía. Este informe debe tener el visto bueno del ordenador del gasto y acompañarse de los soportes y pruebas en que se fundamenta, para ser remitido al DEPARTAMENTO. Una vez presentado el informe, EL DEPARTAMENTO avoca conocimiento, adoptando todas las medidas tendientes a establecer la ocurrencia de los hechos constitutivos del incumplimiento, para lo cual podrá decretar pruebas y, en general, agotar el procedimiento que estime conveniente, garantizando el debido proceso. Establecidas la naturaleza y procedencia de la sanción, la entidad, mediante acto administrativo motivado, impondrá la correspondiente sanción, contra cuyo acto sólo procede el recurso de reposición. Una vez en firme la Resolución de imposición de la multa por mora o por incumplimiento parcial o la declaratoria de la penal pecuniaria el DEPARTAMENTO podrá descontar su valor de las sumas adeudadas al contratista en las actas de recibo parcial, final y de liquidación. De no ser esto posible, el cobro se hará ala compañía aseguradora o por jurisdicción coactiva, tal como lo establece el parágrafo del articulo 17 del la Ley 1150 de 2007. 6.13. DIFERENCIAS ENTRE LAS PARTES Las diferencias que surjan entre las partes por asuntos diferentes a la aplicación de la cláusula de caducidad y de los principios de terminación, modificación e interpretación unilaterales, se solucionarán observando el siguiente procedimiento: a) En primer lugar agotarán el arreglo directo para llegar a transar sus diferencias, cuya etapa no podrá ser superior a cinco (5) días. b) Fracasada la etapa anterior, el día siguiente de su terminación acudirán a la conciliación, etapa que no podrá prorrogarse por más de quince (15) días. c) Cuando las diferencias fueran de carácter técnico y no hubiere acuerdo directo entre las partes, éstas serán dirimidas por una entidad que no tenga vínculos directos ni indirectos con las partes intervinientes en el contrato.

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DEPARTAMENTO DEL HUILA SELECCIÓN ABREVIADA –SUBASTA INVERSA SGSASICV004-11 ANEXO 1 Modelo Carta de Presentación Propuesta presentada al DEPARTAMENTO para la ------------------------------------------------------------------------------------------------Ciudad y fecha Neiva Nosotros los suscritos ------------------------------------------------------------ De acuerdo con las condiciones que se estipulan en los documentos de PROCESO XXXXX -11, hacemos la siguiente propuesta cuyo objeto es: ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- y en caso de que nos sea aceptada por el DEPARTAMENTO, nos comprometemos a firmar el contrato correspondiente. Declaramos así mismo: 1.

Que esta propuesta y el contrato que llegare a celebrarse solo compromete a los firmantes de esta carta.

2.

Que ninguna entidad o persona distinta de los firmantes tiene interés comercial en esta propuesta ni en el contrato probable que de ella se derive.

3.

Que conocemos los sitios de ejecución del objeto contractual y hemos tomado nota cuidadosa de las condiciones que puedan afectar su cumplimiento.

4.

Que conocemos las especificaciones del pliego y demás documentos del proceso y aceptamos los requisitos en ellos contenidos.

5.

Que NO hemos sido sancionados, por incumplimiento de contratos, que genere inhabilidad para contratar.

6.

Que nos comprometemos a ejecutar el objeto a contratar en un plazo de : -------------------------------

7.

Que hemos recibido los siguientes adendas --------------------------------------- y aceptamos su contenido.

8.

Que no nos hallamos incursos en causal alguna de inhabilidad e incompatibilidad de las señaladas en la Ley y no nos encontramos en ningún de los eventos de prohibiciones especiales para contratar.

9.

Que si se nos adjudica el contrato, nos comprometemos a presentar la Garantía única, y a suscribir ésta y aquel dentro de los términos señalados para ello.

10. Que la presente propuesta consta de---------------( ) folios debidamente numerados.` 11. Que la propuesta tiene una validez de ____________________.

Acompaño los documentos exigidos en el Pliego de Condiciones. Cordialmente, Nombre:----------------------------------------------------Nit o C.C. No De-----------------Dirección:-----------------------------------------Teléfono; -----------------------------------------Correo electrónico: ----------------------------Ciudad:--------------------------------------------------------------------------------------------FIRMA DE QUIEN ABONA LA PROPUESTA

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DEPARTAMENTO DEL HUILA SELECCIÓN ABREVIADA –SUBASTA INVERSA SGSASICV004-11 ANEXO 1A MODELO DE CARTA DE CONFORMACIÓN DE CONSORCIO

Señores DEPARTAMENTO DEL HUILA Secretaría General Carrera 4 - Calle 8. Neiva - Huila REFERENCIA:

PROCESO _______-11

Los suscritos, __________________ (nombre del Representante Legal) y __________________ (nombre del Representante Legal), debidamente autorizados para actuar en nombre y representación de _________________________ (nombre o razón social del integrante) y ___________________________ (nombre o razón social del integrante), respectivamente, manifestamos por este documento, que hemos convenido asociarnos en CONSORCIO, para participar en el proceso de la referencia cuyo objeto es ____________________________, y por lo tanto, expresamos lo siguiente: 1. 2.

La duración de este Consorcio será: ____________________________________________________________ El Consorcio está integrado por: NOMBRE PARTICIPACIÓN (%) (1) _________________________ ______________ _________________________ ______________ _________________________ ______________ (1)

3. 4. 5.

6.

El total de la columna, es decir la suma de los porcentajes de participación de los miembros, debe ser igual al 100%.

El Consorcio se denomina CONSORCIO _____________________. La responsabilidad de los integrantes del Consorcio es solidaria. El representante del Consorcio es ____________________________ (indicar el nombre), identificado con C. C. No. ______________ de ____________________, quien está expresamente facultado para firmar, presentar la propuesta y, en caso de salir favorecidos con la adjudicación del contrato, firmarlo y tomar todas las determinaciones que fueren necesarias respecto de su ejecución y liquidación, con amplias y suficientes facultades. Actuará como suplente ____________________ (indicar el nombre), identificado con la cédula de ciudadanía No. ___________, de ___________, La sede del Consorcio es: Dirección de correo Correo electrónico Teléfono Telefax Ciudad

___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________

En constancia, se firma en ______________, a los ____ días del mes de _____ de 2011__.

______________________________________________ (Nombre y firma del Representante Legal de cada uno de los integrantes)

______________________________________________ (Nombre y firma del Representante Legal del Consorcio)

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DEPARTAMENTO DEL HUILA SELECCIÓN ABREVIADA –SUBASTA INVERSA SGSASICV004-11 ANEXO 1B MODELO DE CARTA DE CONFORMACIÓN DE UNIÓN TEMPORAL Señores GOBERNACION DEPARTAMENTO DEL HUILA Secretaría De XXXXXX. REFERENCIA: PROCESO _______-11 Los suscritos, __________________ (nombre del Representante Legal) y __________________ nombre del Representante Legal), debidamente autorizados para actuar en nombre y representación de ______________________ (nombre o razón social del integrante) y ___________________________ (nombre o razón social del integrante), respectivamente, manifestamos por este documento, que hemos convenido asociarnos en UNIÓN TEMPORAL para participar en el proceso de la referencia, cuyo objeto es _________________________________________, y por lo tanto, expresamos lo siguiente: 1. La duración de la Unión Temporal será: _______________________________________ 2. La Unión Temporal está integrada por: NOMBRE TÉRMINOS Y EXTENSIÓN COMPROMISO DE PARTICIPACIÓN EN LA (%) (2) EJECUCIÓN DEL CONTRATO (1) ____________ ___________________________ _______________ ____________ ____________________________ _______________ (1) Discriminar en función del alcance del contrato fijado en el Capítulo V de los términos de referencia, para cada uno de los integrantes. (2) El total de la columna, es decir la suma de los porcentajes de compromiso de los miembros, debe ser igual al 100%. 3. La Unión Temporal se denomina UNIÓN TEMPORAL ________________. 4. La responsabilidad de los integrantes de la Unión Temporal es solidaria. 5. El representante de la Unión Temporal es ____________________ (indicar el nombre), identificado con la cédula de ciudadanía No. ___________, de ___________, quien está expresamente facultado para firmar y presentar la propuesta y, en caso de salir favorecidos con la adjudicación del contrato, firmarlo y tomar todas las determinaciones que fueren necesarias respecto de su ejecución y liquidación, con amplias y suficientes facultades. Actuará como suplente ____________________ (indicar el nombre), identificado con la cédula de ciudadanía No. ___________, de ___________, 6. La sede de la Unión Temporal es: Dirección de correo ___________________________________________ Correo electrónico ___________________________________________ Teléfono ___________________________________________ Telefax ___________________________________________ Ciudad ___________________________________________ En constancia, se firma en _______________, a los ____ días del mes de _____ de 2011__. ____________________________________________ (Nombre y firma del Representante Legal de cada uno de los integrantes) ______________________________________________ (Nombre y firma del Representante Legal de la Unión Temporal)

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DEPARTAMENTO DEL HUILA SELECCIÓN ABREVIADA –SUBASTA INVERSA SGSASICV004-11 ANEXO 3 CERTIFICACION DE PAGO DE APORTES AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES

Ciudad y fecha

Señores GOBERNACION DEPARTAMENTO DEL HUILA Secretaría General Carrera 4 - Calle 8. Neiva – Huila

------------------------------------------------------------ , (indicar el nombre), identificado con la cédula de ciudadanía No. ___________, de ___________, actuando en nombre y representación legal ------------------------------------------------------------, bajo la gravedad de juramento, me permito CERTIFICAR que hemos cumplido con el requisito establecido en la Ley 1150 de 2007, Artículo 23, y nos encontramos al día en el pago de las obligaciones con el Sistema de Seguridad Social y los aportes Parafiscales con destino al ICBF, SENA y Cajas de Compensación Familiar.

Nombre:----------------------------------------------------Nit o C.C. No

De------------------

Dirección:-----------------------------------------Teléfono; -----------------------------------------Correo electrónico: ----------------------------Ciudad:---------------------------------------------

-----------------------------------------------FIRMA

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DEPARTAMENTO DEL HUILA SELECCIÓN ABREVIADA –SUBASTA INVERSA SGSASICV004-11

ANEXO No.6 PROPUESTA ECONOMICA

PRODUCTO Licencia Antivirus Kaspersky Bussinesspace Security a término de dos (2) años, debidamente instaladas con soporte y capacitación

CANTIDAD

VALOR UNITARIO

VALOR TOTAL

370 SUBTOTAL IVA (si hay lugar a ello) TOTAL

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