Secretaria

plus

La Revista de la Secretaria de Dirección

Septiembre 2011

63

ÍNDICE / Número 63

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Editorial

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Actualidad

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Yolanda Álvarez

Una oficina sin papeles Elisa del Pino

En el Trabajo

Cómo organizar una reunión multilingüe Asociación de Intérpretes de Conferencia de España (AICE)

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Desarollo Personal El estrés

Consejo Profesional de Secretariado

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Sugerimos

Mantén el orden en la oficina de una manera sencilla

Entre Nosotras

¿Consigues desconectar durante las vacaciones o tu jefe te llama constantemente?

Rincón de la Lengua

Algunas técnicas para aumentar la eficacia y la percepción en la comunicación escrita Joan Massanés

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Agenda y Novedades

/CRÉDITOS/ EDITA: Secretariaplus. Consejo Profesional del Secretariado. C/Londres,6,PRAL (Local 1) - 08029 Barcelona Teléfono:(+34) 902 931 278 / Fax:(+34) 902 932 421. Yolanda Álvarez (Directora). La Revista de la Secretaria de Dirección. Revista mensual. D.L.:B-33398-2006 REDACCIÓN: Editoria: Susana Fernández Redactores: Josep Miró, Amparo Rey, Elisa del Pino, Joan Massanés, Patricia Jahnke. MAQUETACIÓN: Profesionalia. PUBLICIDAD: [email protected]. EDICION PARA USO PERSONAL Queda prohibida la redistribución, copia o cesión, total o parcial, de la información contenida en este documento, incluyento textos, diseño gráfico, imágenes, índices u otros análogos o similares. La contravención de esta nota de copyright puede comportar la aplicación de las sanciones establecidas en el Código Penal, la ley de Propiedad Intelectual, la Ley de Marcas y la Ley de Competencia Desleal.

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EDITORIAL YOLANDA ÁLVAREZ Iniciamos la andadura hacia la última parte del año, que se presenta llena de malos augurios financieros y en general económicos y de crecimiento potencial para las empresas. Aun así, nosotros queremos seguir manteniendo dentro de la realidad, un espíritu positivo, buscando aquellos temas de actualidad y de provecho para acometer vuestra tarea diaria con toda la información posible. En este número trimestral os ofrecemos interesantes artículos sobre las nuevas tendencias. La oficina sin papeles, por ejemplo, que se impone cada vez más como un objetivo, sobre todo en las grandes compañías y en las que apuestan decididamente por la digitalización como una forma de trabajo más moderna y versátil. Elisa del Pino analiza el fenómeno de la oficina sin papeles desde una óptica que abarca una gestión integral documental, como nuevo concepto que cobra fuerza y que ayuda a definir este fenómeno de digitalizar lo máximo posible.

ayudar a conseguir su objetivo, qué es y en qué nos beneficia la flexibilización del salario como una de las políticas de RR.HH. que se han implementado en muchas empresas, cómo detectar situaciones de estrés y cómo combatirlas, y muchos otros temas más. Como siempre, esperamos que os sea útil y os emplazamos a participar en las secciones de opinión que ponemos a vuestro alcance. ¡Un saludo a todas! YOLANDA ÁLVAREZ --Directora General SecretariaPlus

Pero veremos también otros temas: cómo organizar de manera eficiente una reunión multilingüe y cómo un servicio de traducción/interpretación nos puede

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ACTUALIDAD UNA OFICINA SIN PAPELES ELISA DEL PINO La oficina tradicional se nutre de papeles, es impensable ver oficinas y despachos donde los papeles sean invisibles y no existan grandes montones de legajos. Se me viene a la memoria un despacho de abogados o una notaría y siempre lo asocio a pilas y más pilas de papeles. Por el contrario, una oficina sin papeles representa el modelo más moderno, con una mesa, una silla y un ordenador conectado a una Intranet y a Internet, el mundo puede ser tuyo. El almacenamiento se hace digital. La primera computadora se remonta a los años 40 y podía ser “un monstruo” que ocupaba una habitación entera; en los 80 se acuña el termino “computadora personal” y es IBM quien lanza el primer ordenador personal.

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En el día de hoy, la oficina sin papel se considera una filosofía innovadora que permite trabajar con la cantidad mínima de papel, convirtiendo todo tipo de documentos en formato digital. Por diferentes motivos es una necesidad imperiosa ir a la oficina sin papeles, se me ocurren algunos argumentos: · Se optimiza la gestión documental · Se abaratan los costes que implica el espacio para conservar los documentos físicos. · Es asequible, en tiempo real, a cualquier persona de la organización. · Se comparte información · Cuidamos el medio ambiente

Curiosamente, con la llegada de los ordenadores personales la idea de la oficina sin papeles toma impulso y parece que vamos al mundo sin papel, sin embargo, los innovadores y cada vez más asequibles sistemas de impresión y fotocopiado, causan en efecto contrario.

Sin duda, estos argumentos y otros muchos son lo suficientemente explícitos para entrar en esta filosofía y centrándome exclusivamente en el impacto medio ambiental, pensemos que en España, sólo para la producción del papel destinado a las facturas, se utiliza un bosque del tamaño de 700 campos de fútbol cada año.

Las Redes Corporativas, Internet y el correo electrónico hacen que se vuelva a retomar con fuerza la idea de la oficina sin papeles, aunque algunos expertos siguen considerándola como una utopía.

El consumo de papel en las oficinas ha sufrido altibajos, entre los años 1980 y 2000, se dispara el consumo de papel; como he dicho antes, las modernas impresoras contribuían a ello. Sin embargo a partir de

esa fecha, se paraliza este crecimiento y cada vez son mas las personas que leen el documento en pantalla sin necesidad de imprimirlo. Indiscutiblemente, aún queda un gran camino por recorrer. Fomentando esta filosofía innovadora, en España la Administración del Estado, pone en marcha la e-Administración, con el objetivo de convertir los procesos en papel en procesos electrónicos y evidentemente, agilizando los aburridos y penosos tramites burocráticos: factura electrónica, DNI, Declaraciones y Liquidaciones con la Agencia Tributaria…, cada vez son más los estamentos oficiales, tanto de la Administración Central del Estado como de las Autonomías, que se van subiendo a este carro.

conseguirá que lean un simple correo electrónico en la pantalla del ordenador, además, hará miles de copias de un mismo documento por miedo a extraviarlo. En resumidas cuentas, dependiendo para quien trabaje, a la secretaria le será difícil poner en practica estas buenas costumbres.

CAMBIAR LA MENTALIDAD

Sin duda, la empresa no puede dar la espalda a esta importante evolución, pero es costosa y mucho más el cambio de mentalidad que el proceso en sí. Recientemente he tenido la oportunidad de visitar dos grandes empresas españolas, Los bancos nos animan al envío digital de pioneras en la implementación de nuevas los extractos con el compromiso de abara- tecnologías. En una de ellas, decidieron tar comisiones; otras entidades, nos pro- que no habría papeleras, para intentar meten más agilidad en los trámites si uti- que los colaboradores hicieran un uso más responsable del papel. La realidad es que lizamos estos medios digitales. cada uno se buscaba su truquillo para alDecididamente, el avance es imparable. macenar el papel en una bolsa de plástico y luego llevarlo al punto Las nuevas generaciones La oficina sin papel limpio. Desconozco si han nacido con un ordenaya hay papeleras, pero dor bajo el brazo, por tanto, se considera una dudo que esta medida esta evolución no es nada traumática, en contra, hay filosofía innovadora haya sido eficaz. En la otra compañia, un gran número de personas que permite trabajar limitan el consumo de que sin ser amantes de tanta tecnología, por pura super- con la cantidad míni- papel en función del puesto de trabajo, vivencia, se han visto abocama de papel es decir que dan una das a este mundo digital. cantidad de papel mensualmente, acorde con las necesidades Capitulo aparte, como no, merece la secretaria, acostumbrada a imprimir, imprimir y reales de quien imprime. Tampoco veo sea volver a imprimir… si trabaja para y con per- muy eficaz, ahora tenemos a una persona sonas acostumbradas al papel, difícilmente que debe controlar el consumo de papel… Personalmente creo que la responsabilidad

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debe ser de cada uno comprometiéndose con las buenas prácticas en la oficina. Evidentemente, la empresa tiene que poner los medios para conseguir estos objetivos

CAPTURA DE DATOS

La captura de datos permite extraer información de documentos (formularios, cupones, contratos, facturas, etc) y transferirla De esta guisa, entramos directamente en el a un programa para ser gestionada. Realizar dilema de la “oficina sin papel”, no olvidemos este proceso de forma manual es una tarea que estamos hablando de transferir archivos ardua y rutinaria y que reqde papel en formato digimucho tiempo. Con La responsabilidad uiere tal; esto nos lleva a otro la captura automática de gran dilema, ya tenemos debe ser de cada uno datos todo esto puede retodo en digital, pero… de forma mucho comprometiéndose alizarse ¿cómo guardamos, clasimás rápida y sencilla. Hay ficamos, encontramos software que incluye el escon las buenas todos estos documentos caneado de documentos, la que han desaparecido de prácticas en la oficina. lectura automática de los los cajones? ¡Qué horror, formularios y las facturas, los documentos perdidos! independientemente de su formato (papel, fax, e-mail, Web, etc.), así como su interpreVamos a llamar a este proceso “Gestión tación, verificación y transferencia a su desIntegral Documental”, una forma más tino. atractiva y eficaz de denominarr al odioso archivo. Es un sistema de tratamiento de información tras la digitalización de documentos que permite gestionar documentos de forma mucho más rápida, segura y fiable que si se gestionan de forma manual. Sin embargo, todavía persiste un cuello de botella: la introducción de la información en el sistema. Hay sistemas que permiten introducir de forma automática toda la información que se recibe en empresa, independientemente de su formato (papel, fax, e-mail, Web), en su sistema de Gestión Documental. La captura automática de datos es el complemento a la Gestión Electrónica Documental.

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La tecnología que se utiliza para escanear y reconocer los caracteres impresos en cualquier tipo de documentos permite hacerlo en segundos. Esta tecnología permite reconocer caracteres escritos a mano, marcas impresas, etc. Por tanto, de forma más rápida y precisa, el software puede extraer toda la información que le llega en papel, por fax, e-mail o Web, y transferir las imágenes a un formato electrónico. Simplemente hace que su gestión electrónica de documentos sea mucho más rápida y eficaz todo con la ayuda de estas tecnologías. Sigamos con algunas ventajas de este archivo digital:

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Incremento de productividad, ahorro de tiempo y dinero, estamos hablando de mover la información lo más rápidamente posible. No se extravía el documento, incluso ante desastres naturales o provocados. La seguridad en la lectura está controlada con los permisos de acceso. Se mejora servicio y atención al cliente Se elimina información redundante. Se enriquece el conocimiento al compartir información en tiempo real. Fácil acceso y disponibilidad

Que necesitaríamos para poner en marcha un sencillo proceso de gestión integral documental: · Análisis de necesidades · PC · Scanner · Paquete informático · Formación para Usuarios y Administrador En el mercado podemos encontrar empresas que ofrecen este servicio integral, sólo tenemos que consultar en Internet. Incluso ofreciendo transformar archivos históricos y externalización de dichos trabajos.

LAS TARJETAS DE VISITA Supongo que la siguiente situación le es familiar a más de una sufrida secretaria. El jefe o jefa vuelve de un congreso, reunión de trabajo o largo viaje y le suelta en la mesa un montón de tarjetas para que las guarde, incluso dándole alguna información “este sr. es muy interesante, de Murcia, lo llamaré más adelante. Este otro es un experto en vinos, me interesa” y así un sinfín de información que lógicamente no aparece en la tarjeta de visita. Con rapidez y eficacia, la secretaria va anotando estos comentarios en el reverso de la tarjeta, claro, si ésta no está impresa también en el anverso. Para salvar esta debacle, encontramos en el mercado otro artilugio que me parece de lo más eficaz: el escáner de tarjetas de visitas. Ahí va el enlace por si queréis consultar: (http://www.irislink.com/c2-1070-189/ IRISCard-Pro-4-business-card-scanner-Smart-and-portable--.aspx) Otro día hablaremos de los mitos absurdos sobre la oficina sin papel, mientras tanto, quiero finalizar este interesante tema con mí manido mensaje: La revolución de la era digital ha obligado a la secretaria a asumir conocimientos y tareas adaptadas a las nuevas tecnologías.

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EN EL TRABAJO CÓMO ORGANIZAR UNA REUNIÓN MULTILINGÜE ASOCIACIÓN DE INTÉRPRETES DE CONFERENCIA DE ESPAÑA (AICE) El trabajo de un intérprete de idiomas consiste en escuchar, entender, traducir y hablar, todo al mismo tiempo. Algunos podrían pensar que somos una especie de extraterrestres pero es algo más sencillo. Simplemente hemos desarrollado una habilidad especial para hacer varias cosas a la vez. Esto tiene una parte positiva y otra menos escuchar en una lengua original y reprobuena. La buena es que sacamos el doble ducir el mensaje en otro idioma. Lo que de partido al tiempo. Y, de esto sabéis mu- nos diferencia de un traductor, con el cho también las secretarias de dirección que a veces nos confunden, es el canal que habéis hecho de la multiactividad vues- por el cual “reproducimos“ el mensaje. tra razón de ser: archiváis correspondencia Mientras que los intérpretes trabajamos a la vez que dais coordenadas de agenda al la comunicación verbal, los traductores jefe y decidís el catering trabajan la comunicación para el evento de la se- La interpretación de escrita. Es decir, realizan mana que viene. La parte conferencias es una el mismo trabajo, pero negativa, es que cuando, sobre textos escritos. herramienta que por ejemplo, vamos a un restaurante no podemos rompe barrera y acer- El origen de nuestra proevitar estar a la converfesión está estrechamente ca mundos. sación también de los de ligado al desarrollo del la mesa de al lado. Alcomercio. Ya en la angunos creerán que somos unos cotillas o tigüedad, las grandes expediciones contaque no tenemos interés por los de nues- ban con un intérprete que hacía las veces tra mesa, pero la realidad es que podem- de intermediario lingüístico y cultural. os escuchar de forma independiente dos Durante mucho tiempo los intérpretes conversaciones diferentes con el mismo llegaban a la profesión por azar, debido a nivel de atención. guerras y migraciones que provocaban el aprendizaje forzoso de idiomas. Más tarNuestro trabajo consiste básicamente de, ser hijo de diplomáticos o de matrimoen escuchar y eso es lo que hacemos: nios mixtos abría la puerta a conocer otros

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idiomas. Hoy en día, la universidad y la experiencia acumulada son las vías necesarias para acceder a la profesión. En España, el desarrollo y consolidación de la profesión está estrechamente ligada a los años 70 como consecuencia de la apertura internacional que esta década supuso para nuestro país. Desde sus inicios hasta ahora, la interpretación de conferencias ha sido y es una práctica que posibilita la comunicación fluida entre personas que hablan distintas lenguas, una herramienta que rompe barreras y acerca mundos. En parte, algo similar a la profesión de la secretaria de dirección, cuya misión es, a veces también, la de hacer de interlocu-

CONSEJOS PRÁCTICOS PARA ORGANIZAR UNA REUNIÓN MULTILINGÜE

En el caso de que tengas que hacerte cargo de la organización de un evento o reunión que requiera la contratación de un servicio de interpretación debes prever con antelación ciertas peculiaridades organizativas. La Asociación de Intérpretes de Conferencia de España (AICE) recomienda los siguientes consejos:

1. INTÉRPRETE ASESOR Contrata siempre intérpretes de conferencia cualificados que dispongan de la formación y, muy especialmente, de la experiencia necesaria. En esta búsqueda puedes confiar en un intérprete asesor de AICE que te ayudará en todo lo relativo a la modalidad de interpretación, la combinación lingüística o el equipo técnico más adecuados según las características de tu reunión. También será el enlace entre los equipos de interpretación y organización, antes y durante el evento.

2. MODALIDADES DE INTERPRETACIÓN Elije la modalidad de interpretación que necesitas: simultánea o consecutiva. En la simultánea el intérprete traduce el discurso original en tiempo real. Es el tipo de interpretación más dinámico y fluido. Dentro de esta modalidad, el sistema más empleado es la interpretación simultánea en cabina, idónea para congresos o grandes reuniones internacionales. En la consecutiva el intérprete traduce el mensaje original a continuación del orador, una vez que éste ha terminado. Este tipo de

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tor entre varios departamentos y/o personas, transmitiendo fielmente los mensajes de los superiores. La discreción es, igual que en vuestra profesión, parte intrínseca de nuestro trabajo. Manejamos y escuchamos información privada, muchas veces confidencial, cuestiones de Estado, incluso de espionaje…, pero nuestra ética profesional nos confiere un halo de confidencialidad imposible de penetrar. Y, cuando nos preguntan a qué nos dedicamos, pues decimos que somos intérpretes. -Intérpretes ¿de qué? -Pues de conferencia. –Y, ¿eso qué es? -Pues de todo, porque los intérpretes trabajamos con todos los temas posibles. Un día podemos hacer un Congreso de Nuevas Tecnologías y al día siguiente un seminario sobre la reproducción de la hormiga australiana. Por tanto, sea cual sea el sector de actividad de tu empresa, si necesitas un servicio de interpretación, siempre podrás contar con nosotros.

interpretación es más idónea para negociaciones bilaterales, ruedas de prensa, discursos protocolarios o banquetes. Si tu evento requiere esta modalidad, planifica la agenda considerando que los tiempos se prolongan un 80 por ciento en relación a otro evento sin este tipo de interpretación ya que cada exposición original va seguida de su correspondiente interpretación.

3. DOCUMENTACIÓN Proporciona a los intérpretes toda la documentación relacionada con el evento. Hazles llegar el programa, listado de ponentes y participantes, publicaciones de la reunión o cualquier otro documento que se vaya a distribuir, web sobre la temática del evento y, muy especialmente, los discursos, diapositivas o cualquier otro material audio-visual que se vaya a manejar.

4. EQUIPO TÉCNICO Contrata el equipo técnico necesario. En el caso de interpretación simultánea en cabina, la sala donde vaya a celebrarse la reunión deberá contar con un equipo técnico especializado. Esto es, una cabina insonorizada con equipo de sonido y la presencia de un técnico. Si la sala no dispone de este material deberás contratarlo a una empresa de sonido o directamente a través de tu intérprete asesor. Para un correcto funcionamiento del equipo técnico, planifica una prueba de sonido antes del inicio de la jornada y reparte los receptores entre participantes y ponentes. Puedes acceder a más información en www.aice-interpretes.com

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CÓMO AUMENTAR TUS INGRESOS CON EL MISMO SALARIO JOSEP MIRÓ ¿CUÁL ES EL ORIGEN DEL SALARIO FLEXIBLE?

¿POR QUE SE LLAMA SALARIO FLEXIBLE?

Las empresas de más de cincuenta trabajadores estaban obligadas a mantener un local debidamente acondicionado, con mesas, sillas, agua, horno para calentar la comida etc,…de modo que los empleados con jornada partida y que no tuvieron tiempo de ir a sus casas, pudieran hacer una pausa y comer correctamente.

Porque manteniendo el salario bruto, la manera de percibirlo se adapta a tus necesidades. Desde percibir todo el salario en efectivo, a percibir una parte en efectivo y el resto en bienes y servicios: cheques de comida, seguros de salud etc,…El resultado es que el neto percibido aumenta, dado que la parte recibida en bienes y servicios está exenta, en todo o en parte de IRPF. Así pues, el líquido percibido es mayor.

Dado el coste de mantener esta sala-cantina y todo lo que conlleva, algunos empresarios decidieron que los trabajadores fueran a comer a una casa de comidas cercana a la empresa, dándoles vales de comida para ayudarles a sufragar el precio de la misma. Este fue el origen de los ‘cheques de comida’, y a partir de aquí se ha ido extendiendo a otros productos y servicios.

¿QUIÉN SALE GANANDO? Sin duda, quien gana es el empleado, como veremos luego en algunos ejemplos, por dos motivos principales: aumentan sus ingresos líquidos a la vez que ve el salario adaptado a sus necesidades. Pero también sale ganando la empresa, que

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sin aumentar los salarios, consigue adaptar mejor el salario a las necesidades laborales y profesionales de sus empleados (guardería, comida etc..) y aumenta el líquido que les ingresa. Con ello la empresa es más valorada por los empleados y la sociedad en general, con lo que fideliza a los empleados. El único perdedor sería el Estado, que deja de ingresar por IRPF, pero a medio plazo tampoco es así, pues la flexibilización salarial dinamiza la economía: se hacen más saludos de salud, con lo que se ahorra en Seguridad Social. Se crean plazas privadas de guarderías, cuando sabemos que no hay recursos para crear más plazas públicas. Se cambia el coche cada cuatro años (media en renting), cuando si lo compra una familia lo estira ocho o diez años etc,…. Así pues, con la flexibilidad salarial no sólo ganan los trabajadores, sino que es buena para todos.

¿CUÁLES SON LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS MÁS UTILIZADOS? Aproximadamente un 25% de las empresas flexibilizan el salario, con unos importes que oscilan entre el 10 y el 15% del mismo. Los productos más seleccionados son los seguros

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de salud y los vales de comida, pero existe una amplia gama de productos ofrecidos: guarderías, renting de coches, formación, alquiler de pisos, equipos de informática, planes de jubilación, cheques de transporte.…y la lista no cesa de aumentar. Las empresas ofrecen al inicio entre cuatro y seis productos.

¿CONOCEN LOS EMPRESARIOS Y LOS EMPLEADOS LAS VENTAJAS DE LA FLEXIBILIZACIÓN SALARIAL? Las grandes empresas más que las pequeñas. Cada vez hay más empresas que ofrecen productos y servicios flexibles y que colaboran con la empresa cliente en la implantación del salario flexible. Yo os propongo que seáis proactivas y pidáis a vuestros jefes flexibilizar el salario. Se suele empezar por ‘vales de comida’ que son aceptados en la inmensa mayoría de pequeños restaurantes y casas de venta de comida preparada. Vale la pena, pues además del ahorro en IRPF y el aumento del líquido consecuente, permite comer en una hora, terminando así antes la jornada laboral, y aumentando el tiempo dedicado al ocio y a la familia.

DESARROLLO PERSONAL EL ESTRÉS CONSEJO PROFESIONAL DEL SECRETARIADO Todos, como personas, necesitamos un reto, una meta con la que constantemente intentemos superarnos. Pero si esta meta nos resulta difícil de alcanzar se establece un nivel de estrés que, en muchos casos, se hace difícil de controlar. El estrés estimula y motiva. El estrés es en realidad una respuesta normal del organismo ante las situaciones de peligro, que nos permite estar alerta y afrontarla, pues se producen ciertos cambios que nos preparan para responder de manera rápida a situaciones de peligro. Por lo general, toleramos cierto nivel de estrés como parte de la rutina cotidiana, como algo que la hace más interesante y excitante, por ejemplo, en el trabajo. Pero, como ocurre con todo, tiene sus riesgos y, si las exigencias que se ejercen sobre nosotros son de demasiada intensidad o se alargan indefinidamente en el tiempo, las pequeñas dificultades pueden llevar a un exceso de estrés y perjudicar nuestra salud, ocasionando insomnio, tensión, dolores de espalda y cuello, así como otras enfermedades directamente relacionadas con él.

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Analizando nuestros hábitos emocionales y nuestra conducta, podremos determinar hasta qué punto nos afecta el estrés y podemos aprender a reconocer las señales que identifican y previenen un estrés masivo. No todos reaccionamos igual y algunas personas parecen vivir cómodamente bajo un determinado nivel de estrés, mientras otras no son capaces de tolerarlo. Un pequeño enfado, un mínimo desengaño, cualquier tipo de acontecimiento o situación imprevista pueden desencadenar un estado de estrés. El primer paso es reconocer que te encuentras saturada y así recuperar el control de tu salud y el bienestar emocional. Hay una serie de síntomas que te servirán como las primeras señales de alarma para identificar que estás sufriendo estrés:

Comes sin apetito. Te falta entusiasmo. Sufres ataques de ira. Sufres enfados repentinos. Aparición de tics nerviosos. Frecuentes deseos de llorar. Ríes o sonríes en pocas ocasiones. Bebes alcohol o fumas demasiado. Dificultades para conciliar el sueño. Tienes pensamientos tristes y pesimistas. Frecuentes dolores de cabeza y musculares. Sentimiento constante de cansancio y sueño. Dificultad para concentrarte y tomar decisiones. Te sientes incapaz de tomar decisiones o de actuar. 13 de 19

La competencia, el rencor, la hostilidad en el trabajo, son factores determinantes para la aparición de estrés en el trabajo. El estrés laboral es una de las causas de enfermedad más importantes de la última década. Las personas que corren los mayores riesgos son aquellas que desempeñan puestos de trabajo con un nivel de exigencia muy alto, que no tienen control sobre la carga laboral que sufren, aquellas que no tienen nunca suficiente trabajo y aquellas que se sienten frustradas por no obtener ascensos. Una de sus causas más comunes es el exceso de trabajo. Se presenta frecuentemente por establecer plazos que no se pueden cumplir, pero si tu trabajo no te estimula lo suficiente, también puede ser perjudicial.

la hostilidad de los compañeros de trabajo, el acoso sexual, o el trato con el público son también factores determinantes para que puedas llegar a padecer estrés. Estos conflictos se ven agravados por el hecho de no controlar la forma de zanjar los problemas. El tener que hacer un viaje complicado para ir a trabajar aumenta la presión sanguínea y puede llevar a una situación de estrés Lo mismo sucede cuando es necesario mudarse a otra ciudad para trabajar o ejercer la profesión en malas condiciones físicas. Un determinado nivel de estrés laboral resulta inevitable. No obstante, puedes aprender a reducir el nivel de estrés al que te encuentras sometida siguiendo las indicaciones que te indicamos a continuación:

También puede ser muy estresante, aunque te parezca contradictorio, afrontar una situación desempleo. Los problemas interpersonales, tales como el conflicto de lealtades, • • • • • • • •

Aprende a delegar en tus compañeros. Establece prioridades. Proponte objetivos alcanzables. Acepta los cambios laborales a los que seas sometida con optimismo. Aprende a relajarte: el yoga, hacer ejercicio físico donde descargar adrenalina… Rehúsa la aceptación de peticiones o demandas imposibles de cumplir. Considera los problemas, no como amenazas, sino como oportunidades. Toma períodos regulares de descanso.

Un buen método para reducir el estrés al que te encuentras sometida en el trabajo es aprender a utilizar el tiempo de un modo efectivo. Sigue las siguientes indicaciones para ello:

• Prepara cada día un plan diario que relaciones las tareas que necesitas tener en consideración. • Concéntrate en realizar primero las más difíciles. • Establece prioridades en tus tareas. • Transfiere todas las tareas no realizadas a la lista de actividades del día siguiente. • Divide los grandes proyectos en partes más fáciles de ejecutar. • Intenta ver los proyectos no deseados como retos. • Prémiate a ti misma por los trabajos bien llevados. • No aplaces los asuntos que no te agraden. • Anota todo aquello que no te interfiera en tu trabajo. Se calcula que en algunos países de Europa millones de personas acuden al médico de cabecera por sentirse deprimidas o ansiosas, en definitiva, estresadas. No seas tú una más de esas personas, intenta evitar todos los desgastes emocionales añadidos que puedan aparecer en tu vida como causa de tu trabajo porque, de este modo, iniciarás tu lucha contra el estrés. 14 de 19

SUGERIMOS MANTÉN EL ORDEN EN LA OFICINA DE UNA MANERA SENCILLA Hoy el material de oficina ha evolucionado para que se mantenga el orden en la oficina de manera cómoda, rápida y sencilla. Archivadores, cajas, carpetas o máquinas de etiquetar son algunos de los productos que se nos ofrecen. Lo importante de una buena secretaria no es sólo no dejar escapar ninguna llamada, estar siempre atenta a su jefe o tener mano izquierda con nuestros compañeros. Mantener el orden en la oficina es algo importante, para que la imagen, tanto externa como interna, de nuestro trabajo, sea cómoda, agradable y reconocida por los demás. Hace años, los grandes archivadores y librerías eran los que cobijaban toda la documentación. Incluso algunas veces, cuando el material se acumulaba, se debían apilar cajas. Esto en la actualidad ha cambiado y existen productos que racionalizan y economizan nuestros recursos. Desde carpetas, archivadores o cajas más tradicionales, hasta etiquetadoras o scanners de tarjetas como los que ofrece la marca DYMO, son los que podemos encontrar en los catálogos del material de oficina. Ya no hace falta tener un gran tarjetero y buscar ese contacto de uno en uno entre todas nuestras pequeñas tarjetas de cartulina. Con la CardScan de DYMO se pueden escanear de forma rápida y eficaz, y tener

el contacto en tu base de datos disponible para cualquier uso. Además, la PnP de DYMO te permite etiquetar cualquier tipo de material, de forma sencilla, pues sólo tienes que enchufarla al ordenador y, sin instalarte ningún software, escribir e imprimir. Hay soluciones para todo: escanear tarjetas, etiquetar esas grandes cajas de documentos para tener toda la documentación localizada de forma rápida y sencilla… Además, el tamaño de la empresa no es un problema. Las máquinas de etiquetado se adaptan al tamaño y usabilidad que necesites darle… ¡hay para todos los gustos! Y un pequeño truco: también las puedes usar en el hogar, para etiquetar botes de cocina, cajas de disfraces, de ropa, de zapatos… Y las hay, incluso, para los niños, para que aprendan desde pequeños a ser ordenados.

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ENTRE NOSOTRAS ¿CONSIGUES DESCONECTAR DURANTE LAS VACACIONES O TU JEFE TE LLAMA CONSTANTEMENTE? Sí, consigo desconectar aunque existe una pequeña parte en la que debo conectar para el control de los e-mail por si surge algo urgente para mis superiores y por otro lado debo de estar disponible por si necesitan algo, evidentemente el teléfono es de la empresa y debo de estar disponible al igual que mi marido que se encuentra en la misma situación. Todo esto no me supone ningún problema ni me evita disfrutar de mis vacaciones y de mi familia, hay que saber compatibilizarlo todo Berta Alonso Consigo desconectar perfectamente, las vacaciones son las vacaciones. Es más, soy yo la que me pongo en contacto con él para felicitarle por su cumpleaños. Tengo suerte de tener un buen jefe! Piedad Santiago Los primeros días de vacaciones me cuesta desconectar del trabajo pero según va pasando el tiempo me voy olvidando de todo lo que he dejado y empiezo a disfrutar plenamente de mis ansiados días de vacaciones. Guadalupe Català

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Mi jefe no me molesta ni un solo minuto de mi tiempo fuera del trabajo pero es porque somos un equipo de 3 secretarias!!! Si estuviera yo sola...Dios mío! Tendría que dormir aquí!!!! ;) Laura Iglesias Pues afortunadamente puedo desconectar del todo durante las vacaciones. Tengo un jefe muy comprensivo que no se acuerda de mí durante las vacaciones y así las puedo disfrutar. ¡Tengo mucha suerte y eso es genial! Ana Valero Tengo la suerte de desconectar COMPLETAMENTE. Aunque me llame mi jefe al cabo de unos días confieso tengo problemas para recordar detalles. Estoy años luz. Cuando llego no me acuerdo del nombre de mi usuario, ni de la contraseña para encender el ordenador (ni de la regla nemotécnica para recordarlo, ni el sitio donde lo anoté, ni nada de nada). El reseteo resulta completo. ¡¡Maravilloso!! Elena López

En principio me deja coger vacaciones aunque para ello tengo que quedarme la primera semana del mes. Suelo irme en las mismas fechas que él para que no me llame. Auxi Pues la verdad es que si consigo desconectar en vacaciones. Dios me ha dado el don de dejar los temas de trabajo en el despacho y cuando salgo, a diario, desconecto. En vacaciones también, ya que hemos llegado a un acuerdo y es que, si necesita algo que no pueda esperar, me pone un correo electrónico, para evitar tener que estar pegada al teléfono y con este sistema nos funciona bien. Según lo que me pida le contesto el correo o bien le llamo. Es verdad que no da mucho la lata. Conchita Antón Debo confesar que sí desconecto del todo. Mis jefes no suelen molestarme en mi época de vacaciones y se agradece mucho. Creo sinceramente que todos y todas deberíamos poder desconectar porque es la única manera de volver al trabajo con ganas y con energías renovadas. Parece que no pero es importantísimo no pensar en el trabajo durante tu época de vacaciones. A no ser que seas el propietario del negocio, caso en el que evidentemente el desconectar es imposible. Pero si eres un trabajador o trabajadora contratada es lo mejor que puedes hacer. No por desconectar significa que te impliques más o menos en tu trabajo. Llevas demostrando desde hace muchos meses que eres rentable y que cumples tus obligaciones. Una más de esas obligaciones es descansar y ahora toca precisamente eso. Tú y los tuyos sois ahora los protagonistas, no dejéis que nadie os quite el papel principal durante vuestras vacaciones y a disfrutar que lo bueno acaba pronto. Ainhoa Timmer

Al principio de comenzar a trabajar con mi nuevo jefe si era complicado desconectar durante las vacaciones porque todavía no teníamos planificado como resolver las posibles incidencias que durante la época de verano (en concreto agosto) podrían surgir. Después del segundo verano se hizo mucho más fácil, ya que organizamos un planning de actuaciones a realizar en aquellos temas (detectados de años anteriores) que pudieran surgir y las soluciones a los mismos, para aquellos no previstos mi jefe delegó en mi una mayor autonomía en la toma de decisiones en el caso de que el estuviera de vacaciones. Hemos llegado a un entendimiento procurando no llamarnos y poder así disfrutar de nuestras vacaciones. Cleofé López Por fin vacaciones, para mi las vacaciones siempre han sido sagradas, sobre todo cuando mi hijo era pequeño, pasar unos días en familia y disfrutar del verano, siempre ha sido especial. Ahora disfruto de una familia un poco más numerosa, ya que tengo una nieta, que no la veo cuando me gustaría, por el trabajo, pero en agosto pasa una semana con nosotros, y es una maravilla de “cansancio”. Esto es una pequeña introducción, para contestar a la pregunta, y como supondréis NO mi jefa no me llama en vacaciones, procuro desconectar, me cuesta los primeros días pero después todo es paz. A disfrutar de las pequeñas cosas con tu pareja, familia y amigos es lo más reconfortante de hay en esta vida. Tomar una copa de cava helada viendo una puesta de sol, se me llena el corazón de paz y cariño hacia todas las personas. Margarita Massagué Gracias que para las vacaciones me deja tranquila, que bastante durante todo el año. Pero mis vacaciones son cortas, 2 semanas, y a la vuelta me espera en la puerta!!!! Vanessa

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Si tienes la posibilidad de hacer coincidir tus vacaciones con las de tu Jefe...será un descanso.

24 años. Hay que reivindicar nuestro trabajo, tenemos que estar 24 horas disponibles y dedicarnos en exclusiva al trabajo.

Coral

¿Cuantas secretarias no han podido compaginar trabajo y familia? Cuantas han tenido que renunciar a la maternidad?, un día leí un articulo de una secretaria que había renunciado a la maternidad, se había dedicado a formarse y con 45 años había sido despedida, sabéis lo único que le quedaba? Títulos en las paredes de su casa y con pocas posibilidades de encontrar otro trabajo como el que tenía. Había muchas personas jóvenes que cobraban menos y venían con una gran fuerza.

Actualmente estoy en paro pero en algunos empleos anteriores si me he encontrado en la situación de que durante mi periodo vacacional mi jefe me llamara para consultarme alguna duda o comentarme algún problema que por su importancia podía haberse resuelto a mi vuelta. Olga Cervantes Debo decir que me desconecto absolutamente de lo laboral, disfrutando a plenitud de mis vacaciones. Agrego que, mis Jefes han sido respetuosos con mis días libres, como también yo lo he sido cuando ellos han estado de vacaciones. He logrado solucionar los problemas que pudieron haberse presentado y han quedado muy conformes con las soluciones que en algún momento he decidido. Cristina Si siempre he tenido que dejar el teléfono abierto para seguir en contacto con la empresa. Yo me pregunto porque no dejan los jefes el suyo abierto, para todas las llamadas sin importancia que recibimos las secretarias en vacaciones?, parece que si te vas de vacaciones la empresa se va a hundir y cuando te han de despedir o como mi caso se jubila el jefe no te da ni las gracias y eso después de trabajar

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Anónimo

Difícil asunto éste de tratar. Veamos, ¿eres tan profesional que incluso cuando estás de vacaciones tienes el Outlook, agendas varias, móvil, busca 24 horas encendido? , al fin de al cabo tu profesionalidad y responsabilidad pueden más que tú, y más teniendo en cuenta los tiempo que corren, o sin embargo ¿ eres de las que aunque tu jefe/a delegue en ti hasta el café que se toma, tu tiempo de descanso es sagrado? Pues habrá de todo en “la viña de señor” que dijo alguno. Lo importante es buscar siempre un equilibrio, si tu jefe te contacta en plenas vacaciones, seguro que será por algo importante y no puedes permitirte el lujo de no coger la llamada u contestar el mensaje. Ahora eso sí, tendrás que buscar ese equilibrio que comentaba antes, una cosa es que te llamen u contacten una vez por algo esencial e importante y otra muy

distinta que te aporreen el teléfono cada dos por tres, por asuntos que tú como buena profesional te has dejado solventados antes de irte. Personalmente siempre he procurado dejarme todos los asuntos cerrados antes de irme de vacaciones y también por qué no decirlo, me han llamado en plenas vacaciones y....ay!!!....la profesionalidad podía más y he atendido la llamada, claro que no me ha pillado nunca tumbada como una lagartija en la playa y cubierta de aceite sin protección intentado coger ese color achicharrado de dos semanas, para que se note después a la vuelta!!! Gema Fernández Antes de todo deciros que NosotrOS, los Secretarios de Dirección, también desconectamos. Si no fuese así, el año se haría muy largo. Justamente el “chip” salta una semana antes. José Manuel Díaz Sí que consigo desconectar en vacaciones. Tengo un jefe muy majo y respetuoso y sólo me ha llamado en una ocasión por un asunto de fuerza mayor.

Acabo de volver de un viaje por Estados Unidos. Mi experiencia es que la mejor manera de poder desconectar es salir fuera del país en el que trabajas, de esta manera tienes justificación para estar “no localizable” el tiempo que pasas de vacaciones. Si mantienes relación con el lugar de trabajo no llegas a desconectar totalmente, ya que los problemas que puedan ocurrir te seguirán rondando por la cabeza. En mi caso, hasta el último momento de mi partida sigo recibiendo correos, llamadas y mensajes, por lo tanto tengo que dejar claro que me voy y que delego en alguna compañera. A esta compañera suelo decirla que me llame o me envíe un mensaje si ocurre algo importante o tiene algún problema que no puede resolver, pero por lo general intentan molestarme lo menos posible, al igual que yo actúo cuando son otros los que se van. Hay que intentar dar un respiro a las personas para que puedan coger fuerzas y volver a la tarea. Ahora que las hemos cogido hay que volver al 100%. Espero que todos/as lo hayáis pasado muy bien. Ahora a esperar al año que viene. María García de Matías

Susana García Tengo la gran suerte de desconectar no solo durante las vacaciones, sino al minuto de abandonar mi puesto de trabajo, ya cambio el chip. “El tiempo es oro” y el tiempo de uno es todo lo que tenemos y que verdaderamente, es nuestro. Cuando salimos del trabajo, debemos regalarlo y compartirlo con aquellas personas y actividades que nos hacen verdaderamente felices. A veces ocurre, que personas del trabajo pueden convertirse también en grandes amigos/as y los añades fuera del trabajo y compartes con ell@s actividades de ocio y parte de tu tiempo si quieres, pero ya no estás obligado. También tengo la suerte de ocupar un puesto de trabajo en el que soy bastante autónoma y las relaciones con mis jefes no son diarias, osea que en vacaciones puedo desconectar de mi trabajo sin problemas. Teresa Solé 19 de 19

RINCÓN DE LA LENGUA ALGUNAS TÉCNICAS PARA AUMENTAR LA EFICACIA Y LA PRECISIÓN EN LA COMUNICACIÓN ESCRITA JOAN MASSANÉS EN LA SECCIÓN “EL RINCÓN DE LA LENGUA” HEMOS HABLADO HASTA AHORA DEL ACENTO DIACRÍTICO Y DE LA MAYÚSCULA DIACRÍTICA. HOY AÑADIMOS TRES CONCEPTOS NUEVOS DE GRAN UTILIDAD PARA AUMENTAR LA EFICACIA DE LA COMUNICACIÓN ESCRITA EN LA EMPRESA Y EN CUALQUIER OTRO ÁMBITO: CÓMO DEBEN ESCRIBIRSE LAS PALABRAS EXTRANJERAS, LAS QUE SE ACABAN DE INCORPORAR AL IDIOMA Y LAS SIGLAS. ASIMISMO, MENCIONAREMOS QUÉ TÉRMINOS DEBEN EVITARSE, POR SU AMBIGÜEDAD, PARA INCREMENTAR LA PRECISIÓN EN LA UTILIZACIÓN DEL LENGUAJE. A modo de introducción, empezaremos recordando que el acento diacrítico se define como: ”Aquél que se utiliza para diferenciar dos palabras que se escriben igual, pero que tienen distinto significado”. Simplificando mucho, podríamos decir que si una de estas dos palabras tiene categoría de nombre propio o institucional, en lugar de acentuarse, se escribe con mayúsculas.

precisamente debido a lo extendido de su utilización, la RAE decidió incorporarlo al idioma español por lo que, a partir de ese momento, pasó a escribirse: estrés. En consecuencia, en el momento en que un extranjerismo es aceptado en un idioma, se convierte en neologismo. Es el caso también de palabras como esnob, güisqui...

LOS EXTRANJERISMOS

Las palabras de origen extranjero adaptadas a la pronunciación de un idioma han de seguir las reglas ortográficas de este idioma. Ejemplos: Támesis, escúter, chalé, esmoquin, carné...

Se entiende por extranjerismo aquella palabra, frase o giro gramatical que un idioma adopta de otro extranjero. En estos casos, debe escribirse entre comillas o en cursiva. Ejemplos: overbooking, e-mail, coaching... Aunque no es incorrecto escribir los extranjerismos entre comillas, la informática ha dejado esta opción como bastante obsoleta, por lo que lo aconsejable es escribirlos en cursiva.

Se escriben las siglas de aquellas palabras muy conocidas por el uso popular: RENFE, SEAT, ATS (actualmente DE), IVA, ONG, PIB, etc.

2. Siempre se escriben en mayúsculas.

La Real Academia Española (RAE) aconseja utilizar tan solo los extranjerismos cuando no exista ninguna traducción del propio idioma que mejore el significado y cuando sean suficientemente conocidos.

3.

No se escribe ningún punto después de cada sigla si éstas son suficiente- mente conocidas. En caso contrario, se escribe un punto después de cada sigla y deben desarrollarse las mismas.

LOS NEOLOGISMOS

4.

En el supuesto anterior, es indiferente escribir primero las siglas y posterior- mente su desarrollo entre paréntesis o al revés, pero debe seguirse un mis- mo criterio en la totalidad del texto.

Se entiende por neologismo aquella palabra o giro gramatical que es nuevo en una lengua. Por ejemplo, hace unos años empezamos a utilizar el término stress;

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Hay que tener muy presente a quién va dirigido el texto ya que en muchas ocasiones las siglas hacen referencia a palabras técnicas o de la jerga de un determinado sector, pero son descono- cidas en otros ámbitos.

6.

El plural de las siglas se construye ha- ciendo variar las palabras o las partícu las que las acompañan: los NIF de to- dos los contribuyentes, las ONG, etc. Por tanto, no existe ni ONGS, ni una fórmula también incorrecta pero que se utiliza muy a menudo: ONG’s

7. Si los términos se escriben en plural, las siglas se repiten: Comisiones Obre- ras (CC.OO.), Juegos Olímpicos (JJ.OO.).

LAS PALABRAS COMODÍN Existe una serie de términos ambiguos y poco específicos, muy usados en el lenguaje oral, cuya utilización no es incorrecta pero, en la mayoría de los casos, denota falta de vocabulario y, en consecuencia, de precisión en el empleo del lenguaje. Se trata de las denominadas palabras comodín. Se debe, por tanto, sustituir dichos términos por los adecuados en el contexto de la frase. Las palabras comodín más significativas del español, por su mayor uso, son las siguientes:

Grupo 1.- Los verbos: • • • • •

Hacer, realizar y llevar a cabo Haber y existir Tener Poner Decir

Grupo 2.- Las palabras: • Algo • Cosa Todo es algo o todo es una cosa. En consecuencia, se trata de dos palabras de gran vaguedad, por ello conviene restringir su utilización. Grupo 3.- Los pronombres demostrativos: • Esto • Eso Posiblemente por influencia de la lengua francesa, se utilizan cada vez más en castellano. La RAE aconseja sustituirlos por el relativo o por el adjetivo que pertoque en el contexto de la frase. En función de lo comentado, en las siguientes frases, citadas a modo de ejemplo, sustituiremos el término ambiguo por el preciso en cada frase:

 El autocar debía HACER un largo trayecto (recorrer)  Al acabar, nos REALIZARÁN muchas preguntas (formularán, plantearán, efectuarán...)  En la lista HAY todavía tres nombres (figuran, constan, quedan, restan, permanecen...)  Entre las rocas, EXISTE una fuente (mana, brota, surge, nace, fluye...)  TIENE muchos dolores (padece, sufre, le aquejan, soporta...)  Puedes PONER el coche junto al mío (aparcar, estacionar...)  El profesor ha DICHO los temas que preguntará en el examen (citado, mencionado, indicado, precisado, enumerado, concretado...)  La lucha contra el paro es una COSA muy difícil (tarea, labor, objetivo, reto, propósito, empeño, desafío...)  Tenía ALGO en la boca que le impedía hablar bien (un defecto, un problema, una enfermedad...)  ESO es por culpa de ESTO (El problema (o la situación) de la que se trate es por culpa de...)

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AGENDA Y NOVEDADES JORNADA PRESENCIAL GESTIÓN DEL TIEMPO Un curso donde aprenderás a: ∙ Definir lo que es una correcta gestión del tiempo. ∙

Tomar conciencia acerca de actitudes y factores que pueden derivar ensituaciones donde se gestiona incorrectamente el tiempo.

∙ Identificar cuáles son nuestros princi pales ladrones de tiempo para poder minimizarlos. ∙ Planificar de forma correcta nuestra jornada laboral, fijando objetivos y prioridades. ∙ Analizar las causas que inciden en una planificación y organización personal ineficaz. Ver temario completo en www.secretariaplus.com/formación SECCIÓN DE EMPLEO Una nueva sección donde podrás encontrar los mejores consejos para afrontar con éxito la búsqueda de empleo: - Conocer los diferentes tipos de entrevistas y saber cómo afrontarlas. - Test de personalidad. - Consejos para realizar entrevistas. de trabajo a colaboradores. - Etc.

NOVEDADES

10º CONGRESO INTERNACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN Potenciar y gestionar el talento propio para generar nuevas oportunidades en un entorno global de empresa Un año más, tu cita imprescindible ¡¡Reserva esta fecha en tu agenda!! Madrid, 26 de octubre de 2011 El mayor encuentro en España de Secretarias y Assistants de élite, para: - Aprender cómo seguir aportando valor diferencial a tu empresa en un entorno de cambio constante. - Adaptarse a las nuevas demandas del directivo y de la empresa interesados en retener el talento que evoluciona y crece. - Formar una red de contactos profesionales única y de amplio espectro, muy útil para el negocio de tu empresa. Toda la información en: http://congreso.secretariaplus.com/ Abierto el plazo de matriculación de la 12ª edición del MÁSTER INTERNACIONAL EJECUTIVO PARA AYUDANTES DE DIRECCIÓN Y PERSONAL ASSITANTS. Infórmate en formació[email protected] o en la web del máster.

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La Revista de la Secretaria de Dirección

Secretariaplus. Consejo Profesional del Secretariado. C/ Londres, 6, ppal. (Local 1) - 08029 Barcelona Teléfono:(+34) 902 931 278 / Fax:(+34) 902 932 421 www.secretariaplus.com Edita: Profesionalia, S.A.U.