Eurowin 8.0 SQL Manual del módulo
SERVICIOS DE LIMPIEZA
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me_serviciosdelimpieza 6 Manual del módulo Servicios de Limpieza de Eurowin 8.0 SQL 30-04-2012
Manual del módulo Servicios de Limpieza
Tabla de contenidos 1. Introducción ........................................................................................................................... 5 1.1. Compatibilidades ............................................................................................................................... 5 1.2. Requisitos ........................................................................................................................................... 5 1.3. Resumen de características de Eurowin Servicios de Limpieza ....................................................... 6 1.4. Diagrama de trabajo ........................................................................................................................... 8 1.5. Instalación .......................................................................................................................................... 9 1.6. Actualización .................................................................................................................................... 10
2. Módulo Servicios de Limpieza .............................................................................................. 11 2.1. Configuración ................................................................................................................................... 11 2.1.1. Configuración del módulo .......................................................................................................... 11 2.1.2. Configuración de Servicios ......................................................................................................... 12 2.2. Mantenimientos ................................................................................................................................ 13 2.2.1. Mantenimiento de técnicos ......................................................................................................... 13 2.2.2. Mantenimiento de trabajos.......................................................................................................... 13 2.2.3. Periodos de no servicio clientes .................................................................................................. 14 2.2.4. Periodos de no servicio de poblaciones ...................................................................................... 14 2.2.5. Asignar almacén a operarios ....................................................................................................... 15 2.2.6. Mantenimiento de clientes .......................................................................................................... 15 2.2.6.1. Información adicional ........................................................................................................................... 16
2.2.7. Creación simplificada de clientes ................................................................................................ 16 2.3. Cuotas .............................................................................................................................................. 17 2.3.1. Entrada de cuotas ...................................................................................................................... 17 2.3.2. Trabajos de las cuotas ................................................................................................................ 19 2.3.3. Materiales de las cuotas ............................................................................................................. 20 2.3.4. Traspaso de trabajos .................................................................................................................. 22 2.3.5. Facturación de cuotas ................................................................................................................ 22 2.4. Generadores ..................................................................................................................................... 25 2.4.1. Generador automático de servicios............................................................................................. 25 2.4.2. Generador de albaranes de entrega ........................................................................................... 27 2.5. Encuestas ......................................................................................................................................... 28 2.5.1. Plantilla de encuestas ................................................................................................................. 29 2.5.1.1. Variables para el report de la plantilla de encuestas .............................................................................. 29
2.5.2. Diseño de plantillas de encuesta ................................................................................................. 30 2.5.3. Generador de Encuestas ............................................................................................................ 31 2.5.4. Encuestas ................................................................................................................................... 32 2.5.4.1. Cálculo de la nota ................................................................................................................................ 34
2.5.5. Listado de encuestas .................................................................................................................. 34
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2.6. Inspecciones .................................................................................................................................... 35 2.6.1. Plantillas de inspecciones ........................................................................................................... 36 2.6.2. Índice de inspección ................................................................................................................... 37 2.6.3. Mantenimiento de inspecciones .................................................................................................. 39 2.6.4. Listado de inspecciones ............................................................................................................. 41
3. Módulo Servicios .................................................................................................................. 43 3.1. Servicios ........................................................................................................................................... 43 3.1.1. Generar albarán de venta del servicio ......................................................................................... 45 3.1.2. Entrada de horas del servicio ...................................................................................................... 46 3.1.3. Entrada de material del servicio .................................................................................................. 47 3.2. Orden de trabajo especial ................................................................................................................ 47
4. Anexo ................................................................................................................................... 49 4.1. Novedades de la tercera edición del manual del módulo Servicios de Limpieza ........................... 49
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1. Introducción Eurowin Servicios de Limpieza es un sectorial incluido en Eurowin 8.0 SQL estándar. Como su nombre indica está destinado principalmente a empresas que se dedican a realizar servicios de limpieza. El programa automatiza la creación, asignación y control de trabajos y entrega de material a los clientes por cuotas y por dirección. Además podemos conocer el grado de satisfacción de los clientes por los servicios recibidos, mediante encuestas creadas por el mismo usuario según las necesidades de cada empresa y de cada servicio. También permite realizar un seguimiento de los trabajos realizados a través de las inspecciones internas configuradas por el usuario con un sistema de puntuación que permite obtener una valoración global y saber los aspectos que se deben mejorar.
1.1. Compatibilidades El módulo Servicios de Limpieza requiere del módulo Servicios estándar. Como veremos en el capítulo de la instalación, al instalar el módulo Servicios de Limpieza se instala automáticamente el módulo Servicios. Servicios de Limpieza se puede instalar conjuntamente con los siguientes módulos de Eurowin 8.0 SQL, aunque no tengan una relación directa: - Amortizaciones - Gestión documental - Gestión de rappels - Televenta - TPV - Visitas Módulo requerido: - Servicios
1.2. Requisitos Eurowin 8.0 SQL con el módulo de Servicios de Limpieza necesita la misma configuración de software y de hardware que se necesita para trabajar con Eurowin 8.0 SQL estándar. Los requisitos se pueden consultar en la siguiente página de Internet: http://www.sageeurowin.com/requisitos
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1.3. Resumen de características de Eurowin Servicios de Limpieza Las características principales del módulo de Servicios de Limpieza de Eurowin 8.0 SQL son:
Gestión de cuotas de servicios para clientes. Control por cuota de los trabajos a realizar y de los materiales necesarios. Generación automática de los partes de servicios con los trabajos a realizar. Albaranes de venta automáticos de entrega de los materiales de los servicios. Introducción de períodos de no servicio de los clientes y por población. Órdenes de trabajo especiales como contratos de servicios. Evaluación de la satisfacción del cliente mediante encuestas. Inspecciones internas para control de calidad de servicio.
GESTIÓN DE CUOTAS DE SERVICIOS PARA CLIENTES Para cada cliente se pueden establecer las distintas cuotas que se le van a cobrar en función de los servicios pactados con el cliente. Para cada cuota se establecen los trabajos a realizar y el material que se necesario. TRABAJOS DE LAS CUOTAS En cada trabajo se puede establecer su periodicidad, que puede ser: semanal, quincenal u otra; el técnico que va a realizar el trabajo, las horas previstas de duración y la dirección de ejecución del mismo. Según la frecuencia seleccionada determina los días en que van a ejecutar dichos servicios (día de la semana en el semanal y días del mes en las otras dos). MATERIALES DE LAS CUOTAS En cada línea de material se puede indicar si éste va incluido en la cuota o se va a facturar aparte; el encargado del material del servicio y la dirección donde debe enviarse. GENERACIÓN AUTOMÁTICA DE LOS PARTES DE SERVICIOS Con la información introducida de los trabajos en las cuotas de los clientes, el programa ofrece la posibilidad de generar automáticamente los partes de servicio para los operarios, fechas y frecuencia de servicio establecidos. Una vez generados los partes de servicio se pueden controlar los servicios que debe realizar un técnico en un día determinado. El parte se puede imprimir para que lo firme el cliente. Una vez realizado el servicio se da por cerrado, de forma que se puede realizar el seguimiento de los partes pendientes. ALBARANES AUTOMÁTICOS DE LOS MATERIALES DE LOS SERVICIOS Utilizando la información de los materiales necesarios para realizar los servicios a los clientes, Eurowin permite generar automáticamente los albaranes de venta correspondientes para dar de baja de stock el material utilizado; el almacén de salida es el indicado en el encargado. Estos albaranes se marcan automáticamente como facturables o no según lo estipulado en la cuota del cliente. Se genera un albarán por cada cliente y dirección localizados a partir de la selección inicial.
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PERÍODOS DE NO SERVICIO POR CLIENTE O POR POBLACIÓN Con los períodos de no servicio por cliente, el usuario indica para cada cliente los períodos en los que éste no desea que se le realice ningún servicio. Del mismo modo se puede indicar un periodo de no servicio para las poblaciones. Tanto la generación automática de partes de servicio como la de albaranes de materiales, si la fecha de servicio está incluida dentro de un período de no servicio no se generará el servicio ni el albarán. ENCUESTAS Mediante las encuestas se puede evaluar la satisfacción de los clientes por los servicios recibidos. El programa permite diseñar distintas plantillas de encuestas personalizadas con un sistema de puntuación. INSPECCIONES Las inspecciones internas permiten realizar un control de calidad en el domicilio del cliente de los servicios prestados por nuestros operarios. Se pueden configurar distintas plantillas con los aspectos a revisar asignando una puntuación a cada uno.
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1.4. Diagrama de trabajo Diagrama general de trabajo con Eurowin Servicios de Limpieza: Mantenimiento de clientes
Asignación de cuotas a clientes
Entrada de cuotas
Materiales de la cuota
Trabajos de la cuota
Mantenimientos: Técnicos Trabajos
Periodos de no servicio: Clientes Poblaciones
Albaranes de entrega de material
Generadores
Orden de trabajo especial
Servicios
Facturación de cuotas
Control de calidad
Encuestas: Plantillas Generar a clientes Encuesta. Valoración Listado
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Inspecciones internas: Plantillas Generar a clientes Inspección. Valoración Listado
Ilustración 1. Esquema de trabajo de Eurowin Servicios de Limpieza
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1.5. Instalación La instalación del módulo de Servicios de Limpieza se realiza con el CD de Eurowin 8.0 SQL estándar. Al ejecutar el programa Instalar.exe aparece la pantalla de bienvenida y el contrato de la licencia. A continuación hay que indicar el tipo de instalación del servidor, del terminal y los módulos adicionales, indicando las rutas correspondientes.
Ilustración 2. Instalación de Eurowin 8.0 SQL con el módulo de Servicios de Limpieza
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En el siguiente paso hay que validar la licencia. Después de introducir el código de la licencia impreso en la hoja de registro que se encuentra en la caja de Eurowin, el programa genera el código de instalación. Si el ordenador tiene disponible la conexión a Internet, al pulsar el botón Internet se obtiene el código de autorización. En el caso de no tener conexión a Internet hay que llamar al departamento de Soporte de Eurowin al teléfono 902.888.002 y facilitar el Nº de licencia y el código de instalación para obtener el código de autorización. Una vez activada la licencia hay que introducir los datos de la primera empresa. A continuación, en la página Instalación de módulos, si no lo está hay que marcar la opción “Servicios de Limpieza”. En ese momento aparece el código en la columna Licencia. Hay que facilitar este código al operador del departamento de Soporte para obtener el código de autorización. Automáticamente también se activa el módulo de Servicios el cual no se debe desmarcar porque para trabajar con Servicios de Limpieza hay que instalar los dos módulos conjuntamente: Servicios de Limpieza y Servicios.
1.6. Actualización La actualización se realiza con el CD de instalación de Eurowin 8.0 SQL. En la raíz del CD se encuentra el fichero actualiza2008.exe. Al ejecutarlo, si existe conexión a Internet el programa descarga automáticamente la última versión de los ficheros necesarios para realizar la actualización. Al terminar la descarga se inicia el proceso de actualización. En primer lugar se debe introducir la contraseña del usuario Supervisor, puesto que es el único autorizado para realizar la actualización. No se puede actualizar Eurowin si el cliente no tiene contratada la correspondiente cuota de mantenimiento del programa. En este caso, al iniciar la actualización aparece el siguiente mensaje: “Para adquirir una nueva actualización póngase en contacto con su proveedor de Eurowin”.
Ilustración 3. Actualización de Eurowin 8.0 SQL con el módulo de Servicios de Limpieza
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2. Módulo Servicios de Limpieza El módulo de Servicios de Limpieza no aparece en la lista de módulos de la barra de herramientas de Eurowin, se encuentra en el módulo Ventas. En el menú Limpieza del módulo de Ventas están las opciones del módulo:
Configuración del módulo Servicios Orden de trabajo especial Mantenimiento de técnicos Mantenimiento de trabajos Periodos de no servicio clientes Periodos de no servicio poblaciones Asignar almacén a operarios Trabajos de las cuotas Materiales de las cuotas Traspaso de trabajos Generador automático de servicios Generador de albaranes de entrega Plantilla de encuestas Generador de encuestas Encuestas Listado de encuestas Plantillas de inspecciones Índice de inspección Mantenimiento de inspecciones Listado de inspecciones
Ilustración 4. Menú del módulo de Servicios de Limpieza
2.1. Configuración 2.1.1. Configuración del módulo La primera opción es la configuración del módulo. Sirve para indicar el valor predeterminado de las opciones en la pantalla de facturación de cuotas de clientes. Está disponible a partir de Abril de 2009. Las opciones que se pueden configurar son las siguientes: Generar albarán de venta Factura automática Visualizar importes de las cuotas Generar un albarán por concepto Vendedor F. de pago
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Ilustración 5. Configuración del módulo
2.1.2. Configuración de Servicios El módulo de Servicios de Limpieza de Eurowin permite gestionar las empresas dedicadas a la prestación de servicios de limpieza, desde la planificación y contratación de los servicios hasta su facturación y posterior control de calidad. Al empezar a trabajar es importante dar de alta y configurar tantos artículos Hora y Kilómetro como precios de venta diferentes existan de horas y kilómetros; estos artículos se asignan en el mantenimiento de técnicos. Al generar los albaranes de venta de los trabajos realizados por los técnicos se aplican estos precios. También es importante dar de alta los artículos correspondientes a los materiales de limpieza que se utilizan ya que, durante la gestión se planifican las necesidades del material a utilizar en los servicios para nuestros clientes e incluso facturarlos a parte de las cuotas.
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2.2. Mantenimientos 2.2.1. Mantenimiento de técnicos En el mantenimiento de técnicos se pueden dar de alta, consultar y modificar los datos de los técnicos que van a realizar los servicios de limpieza.
Datos de la pantalla
Código: Código que identifica el técnico en la aplicación. Nombre: Nombre del técnico. Empleado: Código del empleado asociado al técnico. Se utiliza cuando está activada la opción de empresa “Control de horas avanzado” al introducir las horas del técnico/empleado para el módulo de montajes. Artículo hora: Código del artículo horas para el técnico. Es el que se aplica al generar el albarán de venta de los servicios del técnico. Si se deja en blanco se utiliza el de la configuración del módulo de servicios. Artículo Km: Código del artículo km para el técnico. Es el que se aplica al generar el albarán de venta de los servicios del técnico. Si se deja en blanco se utiliza el de la configuración del módulo de servicios. Precio de coste horas: Coste de las horas del técnico en el albarán de venta. Precio de coste kms: Coste del artículo km del técnico. Ruta: Ruta asignada al técnico. Zona: Zona de la ruta. Horas: Total de horas diarias de trabajo del técnico. Se calcula automáticamente a partir de los horarios de mañana y de tarde. Mañana: Horario de mañana. Tarde: Horario de tarde.
Ilustración 6. Mantenimiento de técnicos
2.2.2. Mantenimiento de trabajos En el mantenimiento de trabajos se dan de alta los distintos trabajos que ofrece la empresa a sus clientes.
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Consta de un código y un nombre. Se utiliza en el apartado Trabajos de la opción Trabajos de las cuotas y en la entrada de horas del servicio.
Ilustración 7. Mantenimiento de trabajos
2.2.3. Periodos de no servicio clientes En la opción de Periodos de no servicio clientes se pueden anotar los periodos en los que no hay que dar servicio a una dirección concreta de un cliente, por ejemplo por vacaciones y cierre del local. La generación automática de servicios, encuestas e inspecciones tienen en cuenta estos periodos para no generar ningún servicio, encuesta o inspección en el periodo señalado en cada dirección de los clientes. En la cabecera de la pantalla hay que seleccionar un cliente. En el apartado Direcciones de envío aparecen las distintas direcciones del cliente. Hay que seleccionar una dirección y en el apartado Periodos introducir las fechas de inicio y final de los periodos anuales de no servicio para la dirección del cliente.
Ilustración 8. Periodos de no servicio clientes
2.2.4. Periodos de no servicio de poblaciones En la opción Periodos de no servicio de poblaciones se pueden anotar los periodos en los que no se puede dar servicio en una localidad concreta, por ejemplo por ser las fiestas patronales. La generación automática de servicios, encuestas e inspecciones tienen en cuenta estos periodos para no asignar ningún servicio, encuesta o inspección en la población dentro del periodo establecido.
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Ilustración 9. Periodo de no servicio de poblaciones
2.2.5. Asignar almacén a operarios La asignación de almacén a operarios se utiliza en la generación de albaranes de entrega para aplicar al albarán de venta el almacén del operario encargado del control de material entregado. Como se puede observar en la pantalla “Materiales de las cuotas”, el almacén no se puede seleccionar sino que va ligado al encargado (operario) del material. Esta opción permite asignar a cada operario un almacén por defecto, de manera que al introducir el encargado del material automáticamente se asigna el almacén correspondiente.
Ilustración 10. Asignar almacén a operarios
2.2.6. Mantenimiento de clientes Desde el mantenimiento estándar de clientes se puede acceder a la configuración de las cuotas y a la información adicional del cliente para el módulo de Servicios de Limpieza.
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Ilustración 11. Mantenimiento de clientes
2.2.6.1. Información adicional En la pantalla de Información adicional del cliente aparecen las distintas direcciones del cliente para las cuales se puede indicar si se desea realizar encuestas e inspecciones.
Datos Tipo de inspección: Tipo de inspección que se realizará al cliente. Es válido para todas las direcciones. Dirección, código postal, población: Dirección del cliente. Inspecc.: Marcar para habilitar la realización de inspecciones en la dirección del cliente. Ú. Inspección: Fecha de la última inspección realizada al cliente. Es un campo informativo. Encuesta: Marcar para habilitar la realización de encuestas en la dirección del cliente. Últ. encues: Fecha de la última encuesta realizada al cliente. Es un campo informativo.
2.2.7. Creación simplificada de clientes El botón F5 de mantenimiento de clientes de las pantallas propias del módulo Servicios de Limpieza presenta la gestión reducida que permite dar de alta nuevos clientes de forma rápida. Además, mediante el
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botón Cuotas se pueden indicar las cuotas del cliente. Más adelante, desde el mantenimiento de clientes se deberá completar la información del cliente y de las cuotas del mismo, como el importe y los meses de cobro.
Ilustración 12. Creación simplificada de clientes
2.3. Cuotas Mediante las cuotas se gestionan los servicios a clientes. Para la gestión de las cuotas hay cinco etapas: Entrada de cuotas Trabajos de las cuotas Materiales de las cuotas Traspaso de trabajos Facturación de cuotas
2.3.1. Entrada de cuotas En la ficha del cliente al pulsar el botón Cuotas, el programa muestra la pantalla de Entrada de cuotas del cliente. En esta pantalla se asignan y configuran las cuotas que se cobran a los clientes por servicios varios. También se puede acceder desde la opción Cuotas del menú Albaranes del módulo de Ventas.
Datos Código: Código de la cuota, al introducirlo aparece el concepto o nombre de la cuota. Descripción: Definición de introducción manual para la cuota del cliente. Importe: Importe de la cuota. Fecha ini.: Fecha inicial de vigencia de cuota. Fecha fin: Fecha a partir de la cual no se cobra la cuota. C.: Número de copias de la factura a imprimir en la facturación de la cuota. Tipo: De facturación. Puede ser mensual, bimensual, trimestral, semestral o otros. Según el tipo marcado se seleccionan automáticamente los meses. Con la opción Otros hay que marcar los meses manualmente.
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Meses en que se cobra la cuota: Independientemente del tipo seleccionado se pueden marcar y desmarcar los meses de cobro de la cuota al cliente. Poner en remesa: Al facturar la cuota, la factura se incluye en una remesa bancaria. Las modificaciones realizadas en los datos de la pantalla quedan grabadas en el mismo momento.
Ilustración 13. Entrada de cuotas del cliente
Trabajando con el módulo de Servicios de Limpieza, la pantalla de entrada de cuotas del cliente cuenta con las opciones que permiten asignar materiales, trabajos y observaciones a las cuotas. Copiar Mat. y Trab.: Con este botón se pueden copiar los trabajos y / o los materiales de la cuota seleccionada en la pantalla que aparece a la cuota seleccionada antes de pulsar el botón. En el ejemplo de la imagen, los trabajos y materiales de la cuota 04 se copiarán a la 01.
Ilustración 14. Copiar materiales y trabajos de las cuotas
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Materiales: Abre la pantalla de materiales de las cuotas. En ese apartado se comenta la funcionalidad. Trabajos: Abre la pantalla de trabajos de las cuotas. : Este botón que se encuentra en la esquina inferior derecha permite introducir las observaciones a la cuota seleccionada.
2.3.2. Trabajos de las cuotas En la pantalla Trabajos de las cuotas aparecen las cuotas de mantenimiento asignadas al cliente y la planificación de los distintos trabajos a realizar para cada una de ellas. Estos datos sirven de base para el generador de servicios. Se puede acceder al pulsar el botón Trabajos de la entrada de cuotas o desde el menú del módulo. En este segundo caso no aparece la columna importe de las cuotas.
Ilustración 15. Trabajos de la cuota
Al seleccionar una cuota aparecen los trabajos que tiene asignados. Al seleccionar un trabajo aparecen la frecuencia y el técnico asignado con el tiempo previsto de duración del servicio. Para modificar los trabajos de una cuota hay que seleccionar la cuota y pulsar el botón Editar. Para modificar los datos de otra cuota hay que aceptar o cancelar la información de la cuota actual, seleccionar la cuota deseada y pulsar el botón Editar. Es decir, las cuotas se editan independientemente.
Datos Cliente: Seleccionar el cliente para el que se configuran los trabajos de las cuotas. Cuotas: Cuotas asignadas al cliente. No se pueden modificar desde esta pantalla.
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Trabajos: Trabajos asociados a la cuota seleccionada. Hay que introducir el código, el nombre se muestra automáticamente. Al pulsar con doble click el botón
se pueden introducir las observaciones para el
trabajo. Cuando un trabajo tiene observaciones, en su lugar aparece el botón . Frecuencia: Semanal: Permite seleccionar los días de la semana en los que se debe realizar el trabajo. Quincenal: Permite seleccionar un máximo de tres números de día del mes para realizar el trabajo. Otra: Se puede indicar un número de día de cada mes. Horario: Técnico: Seleccionar el técnico que realiza el trabajo seleccionado. Tiempo: Duración prevista del trabajo, en horas y minutos. Mañana: Horario matinal del técnico para el trabajo. Tarde: Horario de tarde del técnico para el trabajo. Horas: Total de horas diario, suma de las horas de la mañana y las de la tarde. Dirección: Del cliente en la que se realizan los trabajos. Se puede seleccionar pulsando el botón
.
Botones
: Cambia el estado de la pantalla de consulta a edición. A partir de ese momento se pueden modificar los datos de la pantalla. : Graba las modificaciones realizadas en los datos y cambia el estado de la pantalla de edición a consulta. : Anula las últimas modificaciones realizadas en la pantalla y no grabadas. Cambia el estado de la pantalla de edición a consulta. : Cierra la pantalla. Sólo está disponible en modo de consulta.
2.3.3. Materiales de las cuotas En la opción Materiales de las cuotas se muestra el control de materiales entregados ligado a cuotas. Aquí se establece la previsión mensual de gasto de material por cliente y cuota. Además se puede indicar si hay que facturar el material o si está incluido en la cuota. Para cada línea de material podremos indicar además una dirección de envío diferente. Se puede acceder pulsando el botón Materiales de la entrada de cuotas o desde el menú del módulo. En este segundo caso no aparece la columna importe de las cuotas. Para añadir o modificar los datos hay que seleccionar una cuota y pulsar el botón Editar. Después de modificar los datos hay que pulsar el botón Aceptar.
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El material de una cuota se modifica independientemente del material de las demás cuotas; para cambiar de cuota hay que Aceptar o Cancelar la actual, seleccionar la nueva y editarla. Una vez introducida la previsión mensual de material hay que indicar si dicho material está incluido en cuota (en este caso, los albaranes que se generen serán “no facturables”) o se debe facturar. También hay que indicar el encargado del material y el almacén de salida. El generador de albaranes de entrega se basa en esta información para calcular las necesidades de material en los clientes.
Datos Cliente: Seleccionar el cliente para el que se configura el material de las cuotas. Cuotas: Cuotas asignadas al cliente. No se pueden modificar desde esta pantalla. Previsión mensual de material: Cód.: Código del artículo. Concepto: Nombre del artículo seleccionado. Unidades: Cantidad a consumir del artículo. Nº Días: Número de días después de la fecha de última entrega para proponer una nueva entrega de dicho artículo. Últ. Entrega: Día de la última entrega de material al cliente. Dir. Env.: Permite seleccionar la dirección del cliente a la que se asigna el material de la línea actual. Suministro material: Incluido en cuota: El material no se cobrará al generar el albarán de venta. Facturable: El material se cobrará independientemente de la cuota. Encargado: Código del técnico encargado del material asociado a la cuota del cliente. Debajo aparece el almacén asignado al técnico en la opción Asignar almacén a operarios.
Ilustración 16. Materiales de la cuota
Botones
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: Cambia el estado de la pantalla de consulta a edición. A partir de ese momento se pueden modificar los datos de la pantalla. : Graba las modificaciones realizadas en la información y cambia el estado de la pantalla de edición a consulta. : Anula las últimas modificaciones realizadas en la pantalla y no grabadas. Cambia el estado de la pantalla de edición a consulta. : Cierra la pantalla. Sólo está disponible en modo de consulta.
2.3.4. Traspaso de trabajos La opción Traspaso de trabajos permite reasignar un código de trabajo de un técnico a otro. Al pulsar el botón Aceptar se cambia el técnico Original por el Destinatario de todos los trabajos pendientes de la empresa actual con el Código de Trabajo indicado. Si el campo "Código trabajo" se deja en blanco se cambia el técnico de todos los trabajos.
Ilustración 17. Traspaso de trabajos entre técnicos
2.3.5. Facturación de cuotas La opción Facturación de cuotas se encuentra en el menú Facturación del módulo Ventas Es una opción de Eurowin estándar que automatiza el proceso de facturación de las cuotas de los clientes según los parámetros definidos por el usuario. En la configuración del módulo se indica el valor que tienen algunas opciones al abrir la pantalla de facturación de cuotas. El procedimiento a seguir para facturar las cuotas es el siguiente: 1. Seleccionar las opciones de selección de cuotas y de configuración del proceso de facturación. 2. El usuario tiene que indicar las acotaciones y las opciones para buscar las cuotas. 3. El programa muestra las cuotas pendientes de facturar que cumplen estos requisitos. 4. El usuario puede imprimir esta lista y marcar las cuotas que desea facturar.
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Opciones de la pantalla Facturación de cuotas
Clientes: Intervalo de clientes. Conceptos: Intervalo de conceptos de cuota. Añadir otros conceptos: Al iniciar la facturación muestra la pantalla "Añadir otros conceptos" con la lista de cuotas que se han encontrado según las acotaciones y en la que se pueden añadir manualmente otros conceptos a facturar en el mismo proceso. Acotaciones adicionales, día, mes año: Día y mes de facturación. F. previsión: Fecha de emisión de las previsiones generadas. Operario: Código del operario de los albaranes de venta a generar. Está disponible cuando la empresa actual trabaja con operarios. Vendedor: Código del vendedor que se asigna a los albaranes de venta a generar. F.pago: Código de la forma de pago de los albaranes. Generar albarán: Genera un albarán de venta por cliente con las cuotas a facturar del mismo. Factura automática: Está disponible cuando está marcada la opción "Generar albarán". Los albaranes de venta generados son facturados automáticamente. Si corresponde, se generan las facturas electrónicas. Forma de pago del cliente: En lugar de la forma de pago indicada en esta pantalla, en los albaranes se asigna la forma de pago de la ficha de cada cliente. Visualizar importes de las cuotas: Si está marcada, antes de facturar el programa muestra la lista de las cuotas que se encuentran según la acotación introducida. En esta lista se pueden seleccionar las cuotas que se desea facturar. No mostrar aviso de cuotas ya facturadas: Marcar para que el programa no muestre ningún mensaje de aviso si existen cuotas facturadas según las opciones indicadas. Está disponible cuando está marcada la opción "Generar albarán" Convertir en remesa: Las facturas generadas se introducen en la misma remesa bancaria. Banco: Código del banco que se asigna a las remesas. Está disponible cuando está marcada la opción "Convertir en remesa". Imprimir albaranes (cliente+empresa): Aparece cuando está marcada la opción "Generar albarán". Imprime los albaranes de venta generados. La cantidad de copias a imprimir es la suma de las indicadas en el mantenimiento del cliente más las de la empresa. Imprimir recibos: Aparece cuando no está marcada la opción "Generar albarán". Después de crear las facturas sin albarán, si está marcada se imprimen los correspondientes recibos. Un albarán / concepto: Si está marcada, el programa genera un albarán de venta distinto para cada cliente y cada concepto. Si no está marcada se genera un solo albarán por cliente. Está disponible cuando está marcada la opción "Generar albarán" Enviar por e-mail: Está disponible cuando está marcada la opción "Imprimir albarán" o "Imprimir recibo". Habilita la opción "Automático". Automático: Está disponible cuando está marcada la opción "Enviar por e-mail". Si están marcadas esta opción y "Enviar por e-mail", después de facturar se envía la factura en formato PDF a los clientes a través de correo electrónico a la dirección indicada en el campo "E-mail" de la página "Observaciones" de la ficha del cliente.
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Vendedor del cliente: Se asigna el vendedor de la ficha de cada cliente en lugar del vendedor indicado en esta pantalla de facturación de cuotas. Acotar cuotas por día: Está disponible cuando está marcada la opción "Generar albarán". En la búsqueda de las cuotas se tiene en cuenta el día, el mes y el año de las acotaciones adicionales. Si no está marcado, las cuotas se buscan a partir del día 1 del mes. Imprimir factura: Está disponible cuando está marcada la opción "Factura automática". Está disponible cuando Realiza la búsqueda de las cuotas según las opciones y muestra la pantalla "Selección de cuotas a facturar". Cierra la pantalla de facturación de cuotas. En el mantenimiento de la empresa se encuentra la opción "Generar automáticamente albaranes de cuotas". Cuando no está marcada, la facturación de cuotas no genera albaranes de venta. Es por este motivo que en la pantalla de facturación de cuotas no aparecen las opciones de configuración relacionadas con los albaranes, creando directamente los recibos de las cuotas. No aparece el campo "Día" en las acotaciones adicionas y solamente están disponibles las opciones: "Imprimir recibos", "Enviar por e-mail", "Automático", "Forma de pago del cliente", "Visualizar importes de las cuotas" y "Convertir en remesa".
Opciones de la pantalla Selección de cuotas a facturar
Sel: Marca para indicar las cuotas a facturar. Seleccionar todo: Marca o desmarca el campo "Sel" de todos los registros de la pantalla. Total: Suma del importe de todas las cuotas del listado. Imprime el listado de cuotas de la pantalla. Navega a la ficha del cliente de la línea seleccionada. Inicia el proceso de facturación de las cuotas indicadas. Cancela el proceso de facturación de cuotas y cierra la pantalla.
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Ilustración 18. Facturación de cuotas
2.4. Generadores 2.4.1. Generador automático de servicios Una de las principales ventajas del módulo de Servicios de Limpieza es la posibilidad de generar automáticamente los partes de servicio a los clientes según las cuotas que tiene contratadas. A partir de la configuración de los trabajos de las cuotas, el Generador automático de servicios crea los servicios. Para ver los trabajos pendientes, en la pantalla del generador automático de servicios se puede acotar por fecha y por técnico. Después al pulsar el botón Calcular aparece la relación de trabajos de los que hay que seleccionar aquellos para los que se desea generar el correspondiente servicio. Los trabajos que coinciden con los días de no servicio de los clientes o poblaciones no aparecen en la lista. Tampoco se sustituyen por otro día, estos trabajos se pasan por alto.
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El programa crea un servicio por cada trabajo de la lista con la marca Sel: Los servicios se crean en la empresa actual con el número correspondiente según el contador de servicios. El cliente es el del trabajo de la cuota. La fecha de entrada es la fecha del día actual. La fecha de destino es la fecha del día en el que se debe realizar el servicio según el día y el mes indicados en la frecuencia del trabajo. La descripción del servicio es el código del trabajo seguido de las observaciones introducidas para el trabajo en la pantalla de trabajos de la cuota. Como técnico de aviso se asigna el código “00”. El técnico de destino y la dirección son los asignados al trabajo.
Datos Fechas: Acotación del periodo en el que se deben realizar los servicios. Técnicos: Acotación de técnicos asignados a los servicios. En la tabla: Sel: Campo que hay que marcar si se desea generar el servicio. Cliente: Código del cliente. Trabajo: Nombre del trabajo a realizar. Frecuencia: Tipo de frecuencia asignada al trabajo del cliente. Técnico: Nombre del técnico que realizará el trabajo.
Ilustración 19. Generador automático de servicios
Botones Calcula y presenta los trabajos según la acotación de fecha y técnico. Después de calcular los trabajos se habilitan los demás botones. Borra los trabajos de la pantalla. Permite volver a empezar el proceso desde el principio. Marca / desmarca el campo Sel de todos los registros calculados.
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Permite navegar a la ficha estándar del cliente. Genera los servicios para los trabajos seleccionados. Cierra la pantalla del generador automático de servicios.
2.4.2. Generador de albaranes de entrega Otra característica importante del módulo de Servicios de Limpieza es la creación automática de albaranes de venta por el material empleado en los distintos trabajos o albaranes de entrega. El generador obtiene la información necesaria de la opción materiales de las cuotas. En primer lugar hay que calcular el material a entregar, para ello se puede acotar la selección de datos por fecha de entrega y por cliente. Después al pulsar el botón Calcular aparece el material previsto por cliente, las líneas de color rojo corresponden a albaranes no facturables y la de color verde a albaranes facturables; se marcan las líneas que se desea incluir en los albaranes y se pulsa el botón Generar. Se genera un albarán de venta por cliente, dirección de envío y tipo de albarán (facturable o no). Después de calcular el material previsto se bloquean los campos de la acotación. Para cambiar la acotación hay que deshacer el cálculo. El cálculo del material se realiza según los siguientes criterios: Se tiene en cuenta que la fecha del albarán entrega no coincida con ningún periodo de no servicio ni por cliente ni por población de la dirección del cliente. La fecha inicial de la cuota del cliente debe ser menor que la fecha del albarán. La fecha final de la cuota del cliente (si existe) debe ser mayor que la fecha del albarán. La fecha resultante de sumar el Nº de días a la última fecha de entrega (ver material de la cuota) debe encontrarse dentro del periodo de fechas de entrega de la acotación. No se tienen en cuenta los clientes dados de baja.
Datos Fecha albarán: Fecha que se aplica a los albaranes de venta generados. Fechas Entrega: Periodo de acotación de selección de material. Actualizar última fecha de entrega: Si está marcada, al generar los albaranes se actualiza la última fecha de entrega del material de la cuota. Clientes: Acotación de clientes por código. En la tabla: Sel: Campo que hay que marcar para incluir el artículo en el albarán de venta. Código: Código del cliente o artículo. Descripción: Nombre del cliente o artículo.
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Unidades: Unidades de entrega indicadas en el material de la cuota. Servicio: Indica si el artículo es facturable (2) o está incluido en la cuota (1).
Ilustración 20. Generador automático de albaranes de entrega
Botones Calcula y presenta el material incluido en la acotación de fecha y cliente. Después de calcular el material se habilitan los demás botones. Borra las líneas de material de la pantalla. Permite volver a empezar el proceso desde el principio. Marca / desmarca el campo Sel de todos los registros calculados. Teniendo el cursor en la línea del cliente permite navegar a la ficha estándar del cliente. Genera los albaranes de venta con los materiales seleccionados. Cierra la pantalla del generador automático de albaranes de venta.
2.5. Encuestas Las encuestas son un conjunto de preguntas que sirven para averiguar la opinión de los clientes sobre los servicios recibidos.
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El módulo de Servicios de Limpieza de Eurowin SQL incluye un sistema de elaboración de encuestas personalizadas que el usuario puede crear y configurar a la medida de sus necesidades para evaluar el nivel de satisfacción del cliente y la calidad de los servicios prestados. Permite crear varios tipos de encuestas adaptados a los distintos trabajos realizados para los clientes y generar de forma automática las encuestas para los clientes. Según la puntuación de las preguntas de la encuesta y las respuestas del cliente se obtiene la valoración del servicio. Por medio del listado se pueden consultar las encuestas realizadas, con la posibilidad de navegar a las mismas desde el propio listado.
2.5.1. Plantilla de encuestas Desde la opción Plantillas de encuestas del menú Limpieza del módulo de Ventas se accede al mantenimiento de encuestas. En el mantenimiento de encuestas hay que indicar un código, el nombre, el código de calidad y el report asociado. Al pulsar el botón Diseño se crea la estructura de preguntas de la plantilla.
Datos Código: Código único asignado a cada plantilla de encuesta. Nombre: Nombre identificativo de la plantilla. Código calidad: Código de calidad que se puede imprimir utilizando la variable “wc_calencu” en el report. Report: Nombre del report asociado que sirve para imprimir la encuesta. Con el botón para configurar según las preguntas de la plantilla.
se puede editar
Botón Diseño: Abre la pantalla Diseño plantilla encuesta en la cual se define la plantilla de encuesta.
Ilustración 21. Plantilla de encuestas
2.5.1.1. Variables para el report de la plantilla de encuestas wc_Calencu: Contiene el código de calidad asignado a la encuesta. aEncuesta: Es un array o matriz bidimensional de preguntas que tiene 12 elementos por cada pregunta. La primera dimensión es el número de pregunta. La segunda dimensión es el texto, el tipo y las respuestas de la pregunta: o Elemento 1 - Texto de la pregunta o Elemento 2 - Tipo de campo: Título o Pregunta
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o
Elementos 3 a 12 - Respuestas de la 1 a la 10.
Ejemplos: aEncuesta[1,1]: Imprime el texto (1) de la primera pregunta (1). aEncuesta[1,4]: Imprime la segunda respuesta (4) de la primera pregunta (1). aEncuesta[5,8]: Imprime la sexta respuesta (8) de la quinta pregunta (5).
2.5.2. Diseño de plantillas de encuesta En la parte superior de la pantalla de diseño de plantillas de encuesta aparece el nombre de la encuesta. En la tabla se introducen los títulos y preguntas que confeccionan la encuesta. Para cada pregunta se pueden incluir hasta 10 respuestas, cada una con una puntuación que sirve para valorar la encuesta en su conjunto. El diseño de la encuesta se puede imprimir con el report asociado en el mantenimiento que hay que crear a partir de las preguntas.
Datos de la pantalla Texto: Texto que aparece en la encuesta para encabezar un apartado o definir la pregunta. Tipo: Indica si el texto corresponde a un título de apartado o a una pregunta. Respuesta (1.. 5), Respuesta (6.. 10): Descripción de las posibles respuestas a la pregunta actual. Solamente se debe indicar alguna respuesta para las líneas de tipo pregunta. Puntuación: Valor de cada respuesta.
Botones Insertar: Añade una línea en blanco al final de la tabla de preguntas y títulos. Borrar: Elimina el registro actual. Imprimir: Imprime el diseño actual según el report asociado a la encuesta. Aceptar: Grava las últimas modificaciones realizadas en el diseño de la plantilla. Cancelar: Anula las últimas modificaciones no grabadas del diseño. Con el botón de Insertar escribiremos un texto e indicaremos si este texto se refiere a una pregunta o a un título. En el caso de ser una pregunta podremos indicar hasta 10 respuestas diferentes con una puntuación en cada una de ellas. Si se trata de un título no indicaremos ninguna respuesta.
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Ilustración 22. Diseño de encuestas
2.5.3. Generador de Encuestas Después de diseñar las plantillas de las encuestas se pueden planificar y generar las encuestas para realizarlas a los clientes según un tipo de cuota. Esto se consigue con el generador de encuestas. El generador de encuestas se puede acotar por cliente, seleccionar un código de encuesta y una o varias cuotas. Al pulsar el botón Calcular el programa muestra los clientes por dirección a los cuales se les puede realizar la encuesta. En la ficha de información adicional del cliente debe estar marcada la opción Encuesta en las direcciones en las que se desea generar una encuesta. En la entrada de cuotas el cliente debe tener asignada alguna de las cuotas seleccionadas en la acotación de la pantalla. El listado se encuentra ordenado por la fecha de la última encuesta. Una vez presentados los clientes y direcciones, el usuario marca las líneas de la pantalla para las cuales desea generar la encuesta. Al pulsar el botón Generar se generan las encuestas para los clientes. A partir de este momento en la opción Encuestas se podrán consultar e introducir las respuestas a las encuestas generadas.
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Ilustración 23. Generador de encuestas
Datos Clientes: Acotación de clientes para la generación de encuestas. Encuesta: Código de la plantilla de encuestas a realizar. Cuotas: Lista de las cuotas existentes. Hay que Seleccionar las cuotas asignadas a los clientes para las que se desea generar la encuesta. Direcciones de envío: Listado de clientes y direcciones de clientes que cumplen el filtro introducido, ordenado de más antiguo a más actual por fecha de última encuesta. Se debe marcar la columna Sel de las direcciones para las que se va a generar la encuesta.
Botones Calcula y presenta los datos de la tabla “Direcciones de envío” según la acotación. Después de calcular se habilitan los demás botones. Teniendo el cursor en la línea del cliente permite navegar a la ficha estándar del cliente. Marca / desmarca el campo Sel de todos los registros calculados. Genera las encuestas de los clientes por dirección y actualiza la última fecha de encuesta. Cierra la pantalla del generador de encuestas.
2.5.4. Encuestas En la opción Encuestas se pueden introducir, consultar o modificar las respuestas de los clientes.
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Cada encuesta se puede identificar por el número o el cliente y la fecha. Las encuestas se pueden crear manualmente o con el generador. Una vez creadas, las encuestas se pueden imprimir y realizar al cliente por teléfono, personalmente o enviarle el formulario. Con el formulario contestado, las respuestas se introducen en la aplicación a través de esta pantalla. Para introducir datos en la pantalla, ésta debe estar en modo de edición (pulsando el botón Editar). El programa calcula la valoración según la puntuación de cada respuesta. Cuando la encuesta está completa muestra la nota final según la puntuación de cada respuesta, de esta forma se puede valorar el grado de satisfacción del cliente y realizar el estudio de calidad que corresponda.
Datos de la pantalla Número: Código único de la encuesta. No puede haber dos encuestas con el mismo número. Fecha: Fecha teórica de realización de la encuesta. Encuesta: Código de la plantilla en la que se basa la encuesta. Cliente: Código del cliente al que se realiza la encuesta. Dirección: Dirección del cliente para la que se realiza la encuesta. Se puede cambiar con el botón Nota final: Valoración de la encuesta.
.
Concepto: Texto de las preguntas. Valor: Respuesta dada por el cliente a cada pregunta. Las posibles respuestas asociadas a la pregunta en la plantilla de la encuesta aparecen en forma de lista desplegable de donde el usuario que introduce los datos debe seleccionar la que ha dado el cliente.
Ilustración 24. Entrada de encuestas
Botones Botonera de desplazamiento entre las distintas encuestas existentes en Eurowin. Imprime la encuesta según el report asociado a la plantilla.
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Borra la encuesta actual. Borra los datos de la pantalla quedando preparada para introducir una nueva encuesta o consultar una existente. En modo de consulta cambia el estado de la pantalla de consulta a edición de forma que a partir de este momento se pueden modificar los datos. En modo de edición graba las últimas modificaciones realizadas en los datos y cambia a estado de consulta. En modo de edición anula las últimas modificaciones no grabadas y cambia a estado de consulta. Cierra la pantalla de encuestas. Sólo disponible en modo de consulta.
2.5.4.1. Cálculo de la nota La nota final de la encuesta se calcula sobre 10, el cálculo es el siguiente: Se suman los valores de todas las respuestas, se multiplican por 10 y se dividen por la suma de la puntuación máxima de cada pregunta, redondeando a 2 decimales.
En el ejemplo de la imagen: Ejemplo de cálculo de la nota final de una encuesta Pregunta Respuesta
1
2
3
4
5
6
7
8
Total
Valor cliente
2
4
4
4
6
6
5
5
36
Valor máximo
2
5
5
5
10
10
10
10
57
2.5.5. Listado de encuestas Por último, las encuestas existentes se pueden consultar desde el listado de encuestas. El listado de encuestas muestra los clientes a los que se ha realizado una encuesta, con la fecha, el número de encuesta y la nota obtenida. Con este listado se puede conocer el nivel de satisfacción de los clientes.
Acotación
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Fechas: Periodo en el que debe estar incluida la fecha de las encuestas. Clientes: Intervalo de códigos de cliente a consultar. Tipos de encuesta: Muestra la lista de las plantillas existentes de las que se puede seleccionar las que se desea consultar.
Presentación por pantalla Cliente: Código del cliente. Nombre: Nombre del cliente. Tipo de encuesta: Nombre de la plantilla de la encuesta. Dir. Envío: Dirección del cliente para la que se ha realizado la encuesta. Núm Encuesta: Número de la encuesta. Fecha: Fecha de realización de la encuesta. Nota: Nota final. Las encuestas en las que todavía no se han introducido las respuestas tienen la nota final igual a 0.
Ilustración 25. Listado de encuestas
Al situar el cursor en una línea correspondiente a una encuesta, en la parte inferior de la pantalla se habilita el botón Ver Encuesta el cual permite navegar a la encuesta.
2.6. Inspecciones Eurowin 8.0 SQL con el módulo Servicios de Limpieza también permite gestionar las inspecciones internas para el seguimiento y control de la calidad de los servicios realizados por los técnicos de nuestra empresa. En primer lugar hay que crear y diseñar las plantillas de inspecciones. Después se planifican las inspecciones, se realizan y se evalúan. También hay un listado de inspecciones.
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2.6.1. Plantillas de inspecciones En la pantalla Plantillas de inspecciones se configuran las plantillas que sirven para crear las inspecciones internas de control de los servicios realizados por la empresa. Una plantilla de inspección está compuesta por grupos y cada grupo puede tener un título y varios conceptos (un concepto corresponde a una celda que no es título). Un grupo es un conjunto de conceptos que se evalúan conjuntamente. Un concepto es un detalle concreto de los trabajos que se quiere controlar. Las celdas se configuran individualmente: el usuario selecciona una celda y pulsa el botón “Modificar celda”. Cada celda puede corresponder a un título de grupo o a un concepto. En los títulos se indica el nombre y el número máximo de puntos permitidos. A cada concepto se asigna el número de puntos y se relaciona a un título. En cada plantilla se indica la cantidad necesaria de puntos para obtener el código de revisión. Para modificar los datos de la cabecera de una plantilla, la pantalla debe estar en modo de edición. Para modificar la configuración de las celdas, debe estar en modo de consulta.
Datos de la pantalla Código: Código único asignado a la plantilla de inspección. No puede haber dos plantillas con el mismo código. Nombre: Nombre identificativo de la plantilla. C.Calidad: Código de calidad. Tipo inspección (oficina / comunidades / otros): Clasifica la plantilla de inspección. Puntos para obtener Código de revisión: Cantidad máxima de puntos que puede acumular una inspección para obtener el código de revisión 0 (consultar el cálculo en el Mantenimiento de inspecciones). Posiciones: Cuadrícula en la que se configuran los grupos y los conceptos que constituyen la plantilla. Modificar celda (número de celda): Permite editar el contenido de la celda seleccionada: Concepto: Nombre del concepto Es título: Indica si se trata de un grupo. Máximo de puntos: Cantidad máxima de puntos del grupo. Sólo para celdas de título de grupo. Nº de puntos: Número de puntos asignados al concepto. Sólo para celdas de concepto. Grupo de título: Grupo al que pertenece el concepto. Sólo para celdas de concepto.
Botones Botonera de desplazamiento entre las distintas plantillas existentes.
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Imprime la plantilla de inspección. Borra la plantilla actual. Borra los datos de la pantalla quedando preparada para introducir una nueva plantilla o consultar una existente. En modo de consulta cambia el estado de la pantalla de consulta a edición de forma que a partir de este momento se pueden modificar los datos de la cabecera, excepto el código. En modo de edición graba las últimas modificaciones realizadas en los datos y cambia a estado de consulta. En modo de edición anula las últimas modificaciones no grabadas y cambia a estado de consulta. Cierra la pantalla de plantillas de inspecciones. Sólo disponible en modo de consulta.
Ilustración 26. Plantillas de inspecciones
2.6.2. Índice de inspección El índice de inspección muestra la relación de clientes a los que hay que realizar una inspección, ordenada por fecha de última inspección, primero aquellos cuya fecha está en blanco y a continuación desde la más antigua a la más reciente. Para generar las inspecciones hay que buscar los clientes introduciendo la fecha de inspección, la acotación de clientes y pulsando el botón “Presentar”. La búsqueda sigue los siguientes criterios: En primer lugar muestra las inspecciones no finalizadas las cuales presentan en color amarillo. Después se seleccionan los clientes que tienen marcada la opción de inspección en la información adicional de su ficha y cuya fecha de última inspección más 90 días es menor que la fecha de inspección indicada y además no tienen ninguna inspección en curso. También se comprueba que la fecha de inspección no corresponda a periodos de no servicio por cliente o por población.
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Los clientes para los cuales existe una inspección en curso aparecen con el fondo de color amarillo. Para terminar hay que marcar la columna Sel de los clientes a los que se desea generar la inspección y pulsar el botón “Generar”.
Datos de la pantalla Fecha inspección: Fecha para la que se calculan las inspecciones. Clientes: Acotación de códigos de cliente. Sel: Columna a marcar para generar la inspección. Cliente: Código del cliente para el que se genera la inspección. Nombre: Nombre del cliente. Ruta: Ruta del cliente. Zona: Zona del cliente. Horario Ins: Horario del operario para la inspección. Últ. Inspec.: Fecha de la última inspección al cliente. Fecha: Fecha de la inspección. Supervisor: Nombre del técnico supervisor de la inspección. P.E.: Plan Estreno. Característica de la inspección. C.P.: Citado Personal. Característica de la inspección. Dirección Inspección: Dirección del cliente en la cual se realiza la inspección.
Botones Busca y presenta los clientes a los cuales se puede hacer una inspección. Después se habilitan los demás botones. Borra las líneas de la pantalla. Permite volver a empezar el proceso. Permite navegar a la ficha estándar del cliente. Permite navegar a la inspección una vez generada. Marca / desmarca el campo Sel de todas las líneas de la pantalla. Genera la inspección para los clientes seleccionados. Cierra la pantalla del índice de inspecciones.
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Ilustración 27. Índice de inspección
2.6.3. Mantenimiento de inspecciones Después de generar las inspecciones se imprimen. El técnico supervisor visita al cliente revisando todos los conceptos de la inspección y anotando BIEN o MAL según el estado de cada uno. Posteriormente en la aplicación se introducen estos valores en la inspección, en el campo Valor de cada concepto seleccionado la opción BIEN / MAL de la lista desplegable. Al terminar de introducir los resultados, con el botón Calcular se obtiene el resultado de la inspección que se guarda en el campo “Código revisión”. El cálculo utiliza el siguiente criterio: Un concepto con el resultado = B equivale a 0 puntos Un concepto con el resultado = M vale los puntos indicados en el concepto en la plantilla. Se suman los puntos de todas las preguntas.
Ilustración 28. Puntuación de la inspección
En el ejemplo, en la plantilla de inspección se han definido los puntos para obtener el código de revisión a 34, de forma que: Si la suma total de puntos es menor o igual que 34, entonces el código de revisión que se obtiene para esta inspección es 0. Si la suma de puntos es mayor que 34, entonces el código de revisión de la inspección es 2. Además también se evalúan los grupos. Para ello se suman los puntos de cada grupo y se comparan con el máximo de puntos del mismo grupo. Por ejemplo, el grupo Patio tiene definido un máximo de puntos = 4, de forma que si los conceptos que forman parte de este grupo están MAL y la suma de puntos de los que están MAL es superior a 4, en las observaciones del documento aparece: SERVICIO PATIO DEFICIENTE.
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Datos de la pantalla Inspección: Número de la inspección. Fecha: Fecha de realización de la inspección. Cód. Revisión: Código de revisión: 0 si la inspección es positiva, 2 si es negativa. Tipo: Tipo de plantilla de inspección. Citado Personal. Plan estreno. Finalizada: Marcar al terminar de evaluar la inspección. Cliente: Código y datos del cliente. Con el botón se puede cambiar la dirección. Empleado: Código del técnico que ha realizado el servicio de limpieza. Supervisor: Código del técnico supervisor que realiza la inspección. Horario operario. Hora entrada. Hora salida. Concepto: Nombre de los títulos y conceptos que componen la inspección. Valor: Campo para introducir el resultado de los conceptos. Seleccionar la opción de la lista desplegable: BIEN o MAL. Observaciones: Después de calcular la inspección muestra los grupos cuya valoración supera el máximo de puntos definidos en el mismo: SERVICIO título DEFICIENTE. Al finalizar a inspección se actualiza la fecha de la última inspección en la dirección del cliente.
Botones Botonera de desplazamiento entre las distintas inspecciones existentes. Imprime la inspección. Realiza el cálculo del código de revisión una vez introducidos todos los valores. Borra la inspección actual. Borra el contenido de los datos de la pantalla preparándola para la introducción de una nueva inspección o buscar una existente. Cambia el estado de la pantalla de consulta a edición. A partir de ese momento se pueden modificar algunos datos de la cabecera e introducir los valores de los conceptos. Sólo está habilitado en modo de edición. Graba las últimas modificaciones realizadas en la inspección y cambia el estado de la pantalla a consulta. Sólo está habilitado en modo de edición. Anula las últimas modificaciones no grabadas y cambia el estado de la pantalla a consulta. Solamente está habilitado en modo de consulta, cierra la pantalla de inspecciones.
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Ilustración 29. Mantenimiento de inspecciones
2.6.4. Listado de inspecciones El listado de inspecciones presenta los resultados de las inspecciones existentes según la acotación del usuario.
Acotación Fechas: Periodo en el que debe estar incluida la fecha de las inspecciones. Clientes: Intervalo de códigos de cliente a consultar. Operarios: Intervalo de códigos de operario o técnico que han realizado el servicio objeto de la inspección. Tipo de inspección: Intervalo de códigos de tipo de inspección.
Presentación por pantalla Cliente: Código del cliente. Nombre: Nombre del cliente. Sup.: Código del técnico supervisor. Supervisor: Nombre del técnico supervisor que realiza la inspección. Ope.: Código del técnico operario. Operario: Nombre del técnico operario que realiza el servicio. Día inspección. C. Revisión: Código de revisión.
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Ilustración 30. Listado de inspecciones
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3. Módulo Servicios 3.1. Servicios En la pantalla Gestión de incidencias de servicios exteriores se pueden crear, consultar y modificar los servicios a clientes. Es la misma pantalla de entrada de servicios del módulo de Servicios.
Datos de la cabecera Servicio: Número de servicio. Al pulsar la tecla “Intro” teniendo el cursor en el campo Servicio el programa obtiene el número siguiente al contador actual. Fecha entrada: Es la fecha de introducción del servicio. Por defecto, aparece la del día actual. Hora: Hora de introducción del servicio. Por defecto aparece la hora actual. Cliente: Es el cliente al que se presta el servicio. Al seleccionar el código del cliente, automáticamente aparecen sus datos. Con el botón se pueden cambiar respectivamente la dirección, el teléfono y los datos bancarios del cliente. Técnico aviso: Código del técnico que solicita el servicio. Técnico destino: Código del técnico que realiza el servicio. Fecha Destino: Día de realización el servicio. Acabado: Indica si el servicio está terminado. Parte recibido: Indica si se ha recibido el parte del técnico que ha realizado el servicio. Tipo de parte: Los campos de tipo de parte son configurables desde la configuración del módulo de Servicios. En la imagen por ejemplo se han introducido los nombres: Limpieza y Desinfección. Urgente: Marca para indicar que se trata de un parte urgente. Albarán: Informa del número de albarán que corresponde a este servicio y del ejercicio de la gestión al que pertenece el albarán. En el caso de trabajar con series de albaranes, los dos últimos dígitos del mismo indican la serie a la que pertenece el albarán. Total: Importe total del albarán.
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Ilustración 31. Gestión de servicios
Servicio: Una vez cumplimentada la cabecera del servicio hay indicar el motivo. Solución: En este apartado se indican los comentarios del técnico y las anotaciones necesarias para la documentación del servicio.
Botones
Albarán: Permite navegar al albarán de venta o ticket correspondiente al servicio actual. Duplicar: Genera un servicio nuevo con la fecha y hora actuales y los mismos datos de la cabecera del servicio actual. Traspaso: Permite traspasar el servicio actual a otra empresa. Para ello se muestra la lista de empresas de la que hay que seleccionar la empresa de destino. Horas: Muestra la pantalla para introducir las horas que ha invertido el técnico en la realización del servicio. Hay que indicar el código del técnico que ha realizado el servicio, la hora de inicio y la final. Podemos indicar además la población donde se realizó el servicio, los kilómetros realizados y el importe en concepto de dietas. Material: Muestra la pantalla para la introducción del material utilizado en el servicio. Generar: Al pulsar el botón Generar se crea el albarán de venta con los datos del servicio. Para generar un albarán el servicio tiene que estar terminado, tener asignado un técnico de destino y una fecha de entrada. Si está instalado el módulo de TPV existe la opción de generar un ticket en lugar del albarán. Mientras un usuario está editando el servicio, los demás usuarios solamente lo pueden consultar. En ese caso, encima del número de servicio aparece la etiqueta “En uso”. Para más información referente al módulo de servicios puede consultar el manual de dicho módulo.
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3.1.1. Generar albarán de venta del servicio Al pulsar el botón Generar de la pantalla de servicios, el usuario debe indicar los siguientes datos para el albarán de venta: Cliente. Por defecto aparece el cliente del servicio. Vendedor. Automáticamente aparece el vendedor del cliente o el indicado en: Mantenimiento de empresa > Cfg. Gestión > Ventas > Códigos > Vendedor defecto. Almacén. Inicialmente aparece el almacén indicado en: Mantenimiento de empresa > Cfg. Gestión > General > Almacén por defecto. Obra, aparece si se trabaja con obras. Por defecto es la obra del servicio.
Ilustración 32. Generar albarán de venta del servicio
El albarán o ticket de venta generado desde el servicio tiene las siguientes características: 1. La primera línea del albarán es una nota con el número y la fecha del servicio. 2. A continuación, también como notas, se añaden la descripción del servicio y la solución. 3. Horas. Si hay horas se añaden en la siguiente línea: a. El artículo es el artículo horas asignado al técnico de las horas del servicio o en su defecto el artículo indicado en la configuración del módulo de servicios. b. Las unidades es el tiempo del técnico para el servicio. 4. Kilómetros: a. El artículo es el artículo kilómetros asignado al técnico de las horas o en su defecto el artículo indicado en la configuración del módulo de servicios. b. Las unidades son los kilómetros de desplazamiento del técnico en el servicio. 5. Dietas: a. El artículo es el indicado en la configuración del módulo de servicios. b. La línea tiene una unidad y el precio del importe de las dietas. En el caso de que no se haya indicado alguno de estos artículos, el programa presenta un aviso con la opción de cancelar la generación del albarán. 6. Por último se añade el material del servicio. a. En los artículos debe haber stock en el almacén del albarán. b. En las series, debe coincidir el almacén de la serie con el del albarán. El precio de los artículos es el correspondiente al precio de venta de cada artículo para el cliente.
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Ilustración 33. Albarán de venta del servicio
3.1.2. Entrada de horas del servicio La pantalla “Entrada de incidencias de servicios externos” aparece al pulsar el botón “Horas” del servicio. Sirve para introducir los gastos del técnico o técnicos que han realizado el servicio. El servicio se puede realizar en varios tramos y por varios técnicos. En cada línea se deben introducir los datos de un tramo:
Datos
Técnico: Código del técnico. Fecha: Fecha en la que se realiza el servicio. Kilómetros: Cantidad de kilómetros recorridos por el técnico para la realización del servicio. Dietas: Importe de las dietas. Hora ini: Hora inicial del tramo. Hora fin: Hora de finalización. Horas: Cantidad de horas transcurridas entre las horas inicial y final. Teléfono: Indica si la línea corresponde a una llamada telefónica. T.cuo: Código del trabajo. Las horas del servicio se incluyen automáticamente en el albarán de venta al generarlo desde el servicio. Los campos de la parte inferior de la pantalla “Cliente/Proveedor Origen”, “Destino” y el botón “Horas empleado” no se utilizan en el módulo de Servicios de Limpieza.
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Ilustración 34. Entrada de horas del servicio
3.1.3. Entrada de material del servicio La pantalla Material del servicio aparece al pulsar el botón Material del servicio. En la cabecera aparecen los datos del servicio. En el detalle hay que introducir los artículos consumidos para la realización del servicio. Estos artículos se dan de baja del stock al ser incluidos en el albarán de venta cuando se genera desde el servicio. Se debe especificar el código del artículo, las unidades y la fecha de aplicación.
Ilustración 35. Entrada del material del servicio
3.2. Orden de trabajo especial La orden de trabajo especial permite introducir, consultar, modificar e imprimir una orden de trabajo especial con datos específicos del módulo de limpieza. Se puede generar automáticamente desde un presupuesto en el momento del traspaso. Después del traspaso hay que completar los datos manualmente. Nota: Esta orden de trabajo no tiene ninguna relación la orden de trabajo el módulo de servicios.
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Ilustración 36. Orden de trabajo especial
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4. Anexo 4.1. Novedades de la tercera edición del manual del módulo Servicios de Limpieza La tercera edición del manual incluye las siguientes novedades respecto de la edición anterior: Se ha adaptado todo el manual al nuevo formato. Diagrama de trabajo revisado. Nueva opción de Configuración del módulo. Capítulo de Facturación de cuotas. Nueva tabla Cfglimpia.
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