Sindicato de Empleados de "la Caixa" Octubre de 2010

Guía de Auditorías Publicación de ayuda para los afiliados al SECPB

GUÍA DE AUDITORÍAS

POLÍTICA DISCIPLINARIA El Código de Valores Éticos y Principios de Actuación de “la Caixa” establece, entre otras cuestiones: ▪ “…Además de las normas del Código, nuestra conducta debe basarse en los principios de la buena fe, la integridad de conducta y el sentido común, a fin de determinar el proceder adecuado en cada circunstancia”. ▪ “Al aceptar un puesto de trabajo o un cargo en “la Caixa”, cada uno de nosotros se hace responsable, en su propia conducta, de respetar las leyes y los valores, principios y normas del Código y cualquier otra disposición dictada por “la Caixa” o que pueda dictar en el futuro”. En ocasiones, desde Relaciones Laborales (RRLL) consideran que determinadas actuaciones de empleados no se atienen adecuadamente a estos principios constituyendo, por lo tanto, incumplimientos susceptibles de ser sancionados, lo que puede dar lugar al inicio de un expediente sancionador. Cuando esto ocurre se abre un proceso en el que tienes derecho a estar en todo momento asistido y asesorado por el SECPB, para ello ponemos a tu disposición a un equipo multidisciplinar de profesionales con amplia experiencia. No es necesario que te preocupes en conocer los requisitos ni las fases del procedimiento, contarás con nuestra protección y guía permanente. Sólo tienes que contactar con el representante del SECPB de tu LA NORMATIVA ESTÁ PARA demarcación. CUMPLIRLA, NO PARA

HACER EQUILIBRIOS.

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A todos nos gusta trabajar bien, con rigor. Desde el SECPB recomendamos que se mantenga siempre el máximo rigor en el cumplimiento y en la interpretación de las normas que regulan nuestro trabajo. Debemos tener presente que son muy frecuentes las situaciones en las que los propios directivos de “la Caixa”, a fin de conseguir una mayor productividad, restan importancia al cumplimiento de las normas en los momentos iniciales del desarrollo de un proyecto o de la comercialización de un producto; pero a posteriori, cuando se revisa ese trabajo y se detectan incumplimientos, suelen ser esos mismos directivos los que demandan la máxima severidad en la aplicación de la política disciplinaria.

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EN EL ENTORNO ACTUAL, UNA VISITA DE AUDITORÍA DEBERÁ ACTIVAR INMEDIATAMENTE NUESTRA ATENCIÓN. CONTACTAD CON EL SECPB, LO MÁS RÁPIDO POSIBLE. SE HA INCREMENTADO EL NÚMERO DE EXPEDIENTES DISCIPLINARIOS DERIVADOS DE AUDITORÍAS NO PODEMOS INTERFERIR EN LOS PROCESOS DE AUDITORÍA, PERO SÍ ESTAR ATENTOS Y RECOMENDAROS DETERMINADAS PAUTAS DE COMPORTAMIENTO QUE EVITEN CONSECUENCIAS NEGATIVAS POSTERIORES.

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Independientemente de donde prestemos nuestros servicios (SSCC, DT, DG, Oficinas, etc.), todos los empleados estamos obligados a cumplir las normas y, por lo tanto, si incurrimos en incumplimientos podemos ser sujetos susceptibles de ser sancionados. Sea cual sea tu destino en “la Caixa” desde el SECPB te podemos apoyar si te vieras inmerso en alguna situación laboral indeseada.

AUDITORÍA La Auditoría Interna es el instrumento que habitualmente utiliza la Dirección para revisar los distintos procedimientos de nuestra actividad, así como determinadas actuaciones de los empleados. El departamento de Auditoría, no tiene competencia en materia disciplinaría pero los informes que emite tienen una incidencia directa en la política disciplinaría de “la Caixa” ya que es la base de la mayor parte de las sanciones que se imponen. Por ejemplo, de 200 expedientes que hemos gestionado últimamente, sólo 1 no ha sido iniciado por una actuación de Auditoría. No todas las actuaciones de Auditoría terminan necesariamente con el inicio de un expediente sancionador. No obstante, y sobre todo en la red de oficinas, cada vez se va acercando más el número de expedientes sancionadores al número de visitas de auditoría. Esto está derivado, fundamentalmente, por incremento de controles y alertas, por la presión ejercida por la Dirección en este sentido.

A TENER EN CUENTA Todas las auditorias, por lo general, se inician con la presencia de un auditor a primera hora en la puerta de la oficina, esperando a que entre el primer empleado. Es imprescindible pedirle su acreditación a través del carné de empleado y la carta de presentación firmada por el responsable del departamento. Lo primero que va a pedir es contar el efectivo que exista en la caja fuerte, cajeros y dispensadores, para observar si coincide con el contabilizado, y antes de ser manipulado por los componentes de la oficina.

GUÍA DE AUDITORÍAS Se debe saber que existe un control centralizado del trabajo de las oficinas, y es por ello, que los auditores traen unos listados con los expedientes y documentos a comprobar. Los empleados deben facilitar al auditor toda la documentación que solicite. Si alguna no se encuentra, y sólo después de buscarla, simplemente se intenta reconstruirla haciéndola firmar una copia por los clientes o se le dice que no se localiza. Recomendamos precaución con los comentarios que se hacen a los auditores, los cuales tan solo cumplen con la misión que les encomienda la dirección de relatar hechos. Como hemos dicho antes, ellos no deciden y como consecuencia no son los responsables de sancionar, en su caso, al empleado. Aunque tenemos la obligación de atender las peticiones de Auditoria y facilitar la información profesional que nos soliciten, os recordamos que también tenéis el derecho a asistencia del SECPB en aquellas actuaciones en las que existan indicios que puedan conllevar el inicio de un expediente sancionador. En el caso, bastante probable, que se pidan explicaciones sobre hechos o actuaciones ocurridas, recomendamos respuestas en frío y ,por supuesto, antes de emitir cualquier información verbal o escrita solicitada por niveles superiores y, principalmente, por Auditoría que os pudiera comprometer solicitad el asesoramiento del SECPB y no entreguéis ningún documento que no esté revisado por nosotros, es vital para una futura defensa de tus derechos. Todos los empleados debemos respetar el principio de transparencia, pero en ningún caso estamos obligados a realizar autoinculpaciones que pudieran perjudicarnos.

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Cuando

entendáis

que

la

situación se aleja de lo que se puede considerar como una relación

normal

entre

compañeros o la información que

solicitan

sale

de

lo

estrictamente profesional, os recomendamos contactéis

que

con

el

representante del SECPB de vuestra demarcación, que os facilitará

inmediatamente

asesoramiento para encauzar el posible conflicto. Además, os garantizáis que el procedimiento se realice con el respeto debido a la persona y a su dignidad y a sus valores fundamentales, tal y como

exige

Dirección

a

la

propia

todos

sus

empleados y en todas sus actuaciones.

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TIPOS DE AUDITORÍAS Básicamente, las actuaciones de Auditoría se circunscriben a centros (Áreas, DT, DG, Oficinas, etc.), operativas, sistemas o productos y actuaciones de empleados. Dentro de una misma actuación de Auditoría pueden convivir distintos tipos de los descritos. Pese a que los motivos por los que se inician las auditorias pueden ser muy diversos, los más habituales son: planificación de la propia Área, seguimiento de alertas de control interno, morosidad, reclamaciones de clientes y/o peticiones de niveles superiores. Las podemos clasificar en: Regulares u ordinarias: La que inspeccionan una oficina como mínimo una vez cada 4 años. Normalmente son de varios días y comprueban toda la operativa de la oficina, arqueo, operaciones activas, descubiertos, TIR, remesas , partidas pendientes, facturas, operaciones de empleados, etc. Monográficas: De duración corta para tratar temas específicos, ej. Préstamos, TIR, descuento comercial, pignoraciones, etc. Seguimiento: Cuando los auditores ven una operativa que consideran ha de ser erradicada. En el plazo de un año vuelven a la oficina para ver si se ha corregido la forma de actuar en una determinada área de la gestión. Inducidas: Motivadas por una carta de reclamación de clientes o a petición de un superior o de otro empleado. A distancia: Se observan mediante sistemas informáticos, una serie de operativas, el seguimiento en estos casos es diario y las alertas que se generen son analizadas para valorar la conveniencia o no de una auditoria presencial (en este caso la auditoria en la oficina sería del tipo “inducida”) .

Sea cual sea la presión que tengamos por cualquier motivo (Campañas, superiores, morosidad, retos, etc.), nunca debe hacer que bajemos el listón en el rigor de nuestras actuaciones, ni que transgredamos la normativa laboral poniéndonos en peligro.

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INFORME Y VALORACIÓN Al finalizar la Auditoria se remite por mail a la oficina, el Informe de auditoria, en el que en la segunda página aparecerá una primera valoración del resultado otorgada por los auditores. Los tipos de valoración pueden ser: Adecuado – Razonable – Mejorable – Insuficiente – Deficiente. Los dos primeros casos son favorables para la oficina. La calificación de Mejorable normalmente desencadena un seguimiento y por tanto una nueva visita de los auditores en el plazo aproximado de un año. Los dos últimos casos suelen desencadenar la apertura de un expediente sancionador .

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TODOS LOS INFORMES DE AUDITORÍA CALIFICADOS COMO “INSUFICIENTE” O “DEFICIENTE”, Y EN ALGUNOS CASOS LOS “MEJORABLES”, GENERAN EL INICIO DE UN EXPEDIENTE SANCIONADOR ESTOS INFORMES SUELEN CONLLEVAR, ADEMÁS, LA RETIRADA DE ATRIBUCIONES A SOLICITUD DEL ÁREA DE ACTIVO

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PRINCIPALES RECOMENDACIONES ACTIVO a. Concesiones y aprobaciones. Tener siempre presente la normativa referente a las atribuciones de riesgo de los empleados y sus límites. Recordar que si bien el sistema calcula si una oficina, tiene atribuciones para aprobar una operación activa, esto es de manera generalizada pero existen particularidades que el sistema no contempla y por tanto no lo controla (grupos de riesgo, etc.).

HAY QUE TENER ESPECIAL CUIDADO CON: 

EL CUMPLIMIENTO DE LAS RESERVAS



EXTRALIMITACIONES (GRUPO ECONÓMICO, FRACCIONAMIENTOS)



APROBACIÓN (INTERVENCIÓN DE 2 EMPLEADOS)



CAPACIDAD DE DEVOLUCIÓN/ GARANTÍAS



FORMALIZACIÓN. ESPECIAL ATENCIÓN A LOS ANEXOS



MOROSIDAD



SCORING Y RATING

La capacidad de devolución ha de estar acreditada documentalmente en cualquier caso. ¿Qué situación se crea, si un centro superior deniega una propuesta de préstamo de un cliente, y al momento, la oficina le concede una tarjeta VISA por el mismo importe denegado y la tarjeta resulta impagada?. Lo fundamental es revisar los criterios por los que se deniega la operación para no incurrir en contradicciones con el “denegador”. En todo caso estas situaciones acaban “pasando factura” al empleado. En la formalización de operaciones activas, se ha de ser rigurosos en los informes, y que siempre la finalidad coincida con la señalada; vigilar las cuentas de crédito sin movimientos y que siempre están dispuestas, sin duda incumplen la finalidad; para ello mejor un préstamo.

Los auditores revisan el cumplimiento de la finalidad no solamente con la documentación incorporada al expediente, también revisan el destino final de los fondos del préstamo.

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GUÍA DE AUDITORÍAS b. Reservas y condicionantes En las aprobaciones por centros superiores, es inexcusable el cumplimiento de las reservas ( cancelació n s imult ánea de op eracio nes, incorporaciones de avales, pignoraciones, seviam, seguros, etc.) Las compensaciones (seguros sociales, impuestos, recibos, etc.) al no depender solo de la oficina no tienen un cumplimento obligado aunque si recomendado. c. Refinanciaciones Refinanciar es conceder una nueva operación, cuando la anterior que se cancela está impagada o morosa. En esto se incluyen también tarjetas y descubiertos.

CUIDADO CON LAS AUTORIZACIONES VERBALES DE NIVELES SUPERIORES, LAS PALABRAS SE LAS LLEVA EL VIENTO. EN CASO DE DUDA PIDE SIEMPRE AUTORIZACIONES ESCRITAS.

Autorizar un nuevo crédito de importe superior para otra inversión, cuando el cliente podría mantener dos operaciones, no es una refinanciación. Cuando el importe de una operación se destina, total o parcialmente, a refinanciar una anterior, por pequeña que sea la cantidad, siempre ha de ser sometida a nivel superior. d. Préstamos Hipotecarios Las operaciones presentadas por agentes inmobiliarias han de reducirse al máximo porque aun cuando está autorizado operar con estos agentes las operaciones finalmente suelen acarrear problemas. En todo caso las fincas a hipotecar en estos préstamos siempre han de ser tasadas por VTH. En estos momentos es primordial la diligencia y rapidez, este es un tema de máxima importancia para poder ejecutar a tiempo las garantías de las operaciones.

"Para llamar la atención del lector, coloque aquí una frase interesante o

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GUÍA DE AUDITORÍAS TARJETAS Vigilar las tarjetas cuya utilización es única y exclusivamente disposiciones de efectivo y no se utilizan para efectuar pagos. La VISA Gold es un medio de pago no de autofinanciación.

GRUPOS Es un tema que aparece mucho en las auditorias y crea confusión. Auditoria considera como acumulación de riesgo, por grupo, las operaciones concedidas a varios miembros de una familia, o sociedades vinculadas, incluso a los socios o accionistas de una misma sociedad, a pesar que las finalidades y recursos sean diferentes. Siempre se considera que la operación debe someterse al nivel superior por acumulación de riesgos. Si los ingresos de un particular, proceden exclusivamente de una sociedad de la cual es propietario, el CIF de la empresa y el NIF del particular acumulan riesgos.

EMPLEADOS Y FAMILIARES Ningún empleado puede utilizar las atribuciones que le da la empresa en beneficio propio, por tanto, nadie aunque tenga cargo, puede auto-concederse un préstamo, una tarjeta, una anticipación de disponibilidad de un cheque, o condonarse una comisión; hay una normativa especial sobre préstamos, tarjetas y comisiones de empleados que ha de respetarse de manera rigurosa. Abstenerse de autorizar cualquier tipo de operación de familiares, sin el visto bueno y la firma de un superior, en ello se incluyen también las tarjetas. Otro empleado con atribuciones si puede autorizarlo.

PRESTAR ESPECIAL ATENCIÓN A: 

AUTOCONTRATACIÓN



AUTOCONDONACIÓN



OPERACIONES PERSONALES Y DE FAMILIARES.

Aunque no es obligatorio, es aconsejable comunicar por CIC, tu condición de socio, accionista o participe de una sociedad. Un empleado no puede utilizar sus atribuciones en ningún tipo de operación, sobre la que tenga una vinculación. Todas las operaciones en la cuenta de un empleado, a pesar de la confidencialidad que tenemos derecho como cliente, deben poder justificarse. En ningún caso, puede utilizarse las atribuciones que se tengan delegadas para averiguar datos de terceros, vía informática, ni tan siquiera de familiares (si el empleado no es titular), salvo que sea necesario para la tarea diaria.

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GUÍA DE AUDITORÍAS FACTURAS. Las oficinas tienen atribuciones para gestionar gastos según la normativa pero se ha de tener un control absoluto de cada uno de los gastos que se contabilicen. Se aconseja anotar en cada una de las facturas, el concepto, el motivo y los asistentes. Cuidado en facturas de fechas no laborables o a horas intempestivas, cuando se sepa que se va a generar un gasto con estas características es recomendable comunicarlo al superior correspondiente con antelación y a posteriori obtener el visto bueno a la factura.

CONDONACIÓN DE COMISIONES Tomar especial cuidado si se condonan comisiones en efectivo. Lo mejor es enlazar el abono a la cuenta que las ha generado y si no se puede, debemos tener la justificación documental del abono manual al propio cliente. Nunca condonar comisiones a clientes para resolver problemas de otros, para ocultar diferencias de caja, para gestiones de la oficina ni, aunque obvio, para apropiarnos de ellas. Nunca pagar penalizaciones de nuestro propio bolsillo por miedo a perder un cliente. Ante situaciones imprevistas que puedan generar un quebranto, nunca debemos buscar una solución que pretenda ocultar un error sino comunicarlo y seguir instrucciones.

OPERACIONES POR ORDEN TELEFÓNICA, E.MAIL Y/O FAX. Tener la máxima prudencia. Como mínimo conseguir un fax con la orden y la firma del cliente. En operaciones de importe elevado y carácter urgente se ha obtener la orden vía fax y confirmarla telefónicamente. En todo caso es imprescindible obtener la posterior firma original del/los titular/es.

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GUÍA DE AUDITORÍAS También se puede conseguir una autorización genérica sobre operaciones vía fax, a los clientes que utilicen mucho este servicio. Igual con las instrucciones vía mail. No podemos asegurar que el correo es el del cliente Ante cualquier duda abstenerse de hacer la operación y contactar con el cliente. Para comunicaciones, envío de documentación, extractos, etc. Existe un documento estandarizado que han de firmar los responsables de las cuentas afectadas a esta operativa.

INCIDENCIAS EN OPERACIONES. Ante cualquier situación que no se pueda solucionar inmediatamente, por ejemplo: devolución de un efecto de elevado importe que se dio disponibilidad, orden de valores erróneamente tecleada, o cualquier error importante, en ningún caso ir por libre para darle una solución momentánea, se aconseja de forma inmediata comunicarlo por CIC a la respectiva Delegación General y recibir instrucciones. Si al final se debe contabilizar un quebranto que la oficina no puede autorizar, es mejor comunicar la incidencia de inmediato.

ANTE TODO DEBEMOS ACTUAR CON:

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

SENTIDO COMÚN



MÁXIMO RIGOR EN EL TRABAJO



TRANSPARENCIA. TODOS PODEMOS COMETER ERRORES, PERO OCULTARLOS NO ES NADA RECOMENDABLE.

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SANCIONES Cuando una oficina recibe la visita de los auditores se abre un mundo de dudas que con el paso de los días se van disipando en un sentido u otro. Seguidamente os resumimos aquellos conceptos cuyo incumplimiento, con más frecuencia, está siendo utilizando por la Dirección para iniciar expedientes sancionadores: 

CONFIDENCIALIDAD. No sólo por acumulación o divulgación de información, también por el simple de hecho de realizar consultas innecesarias para el trabajo.



PREVENCIÓN DE BLANQUEO DE CAPITALES.



FALTA DE DOBLE INTERVENCIÓN EN LA APROBACIÓN DE OPERACIONES DE ACTIVO.



EXTRALIMITACIÓN DE FACULTADES (grupo económico, refinanciaciones, fraccionamientos, etc.).



INCUMPLIMIENTO DE RESERVAS DE NIVELES SUPERIORES EN LA APROBACIÓN DE RIESGOS.



MALA CUSTODIA DEL DIFERENCIAS DE CAJA.

EFECTIVO



MAL USO DE CUENTAS (fundamentalmente PPAD’s).

TRANSITORIAS



ACUMULACIÓN DE INCIDENCIAS (principalmente de activo). Una incidencia muy repetida y/o muchas distintas: capacidad de devolución y solvencia patrimonial, datos del scoring, formalización de seguros obligatorios, condicionantes de tasaciones, justificación de la finalidad y que el destino de los fondos coincida con lo solicitado, concentraciones de librados en descuento, excedidos en líneas comerciales, papel de colusión, porcentajes de financiación en operaciones hipotecarias, etc.



GESTIÓN DE LA MOROSIDAD, generalmente, por demora en las acciones de recuperación obligatorias.

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Y

GUÍA DE AUDITORÍAS 

RUEDAS DE EFECTOS O CHEQUES.



En pasivo y valores: ÓRDENES O JUSTIFICANTES SIN FIRMA AUTÓGRAFA DE LOS TITULARES O REPRESENTANTES LEGALES.



OPERATIVAS DE EMPLEADOS, FAMILIARES Y PERSONAS VINCULADAS: auto aprobaciones, auto condonaciones, riesgos a sociedades o personas vinculadas al empleado, operar en contratos de allegados sin contar con autorización formal, etc.



UTILIZACIÓN INADECUADA DEL CORREO ELECTRÓNICO PROFESIONAL (dominio: @lacaixa.es) y, en general, de cualquier herramienta y archivo informático propiedad de la empresa. “la Caixa” tiene reservada la faculta de revisión del contenido y uso de estos sistemas.

Aunque, como podéis observar, en algunos casos hemos añadido una breve explicación, entendemos que sería excesivamente prolijo y estéril pretender plasmar toda la casuística posible, ya que son conceptos que pueden cambiar en el tiempo y con la frecuencia con que se produzcan, además, la complejidad de nuestro trabajo y su continua regulación hacen que permanentemente estén apareciendo situaciones nuevas.

Si estás interesado en aclarar algún concepto que no aparezca o profundizar en alguno de los expuestos no dudes en ponerte en contacto con nosotros.

PROCEDIMIENTO La peor de las situaciones se genera cuando por cualquier motivo se inicia un procedimiento que puede acabar en una sanción de mayor o menor grado; habitualmente el procedimiento lleva unos pasos que los empleados han de conocer y lo que es más importante, han de saber como actuar en cada momento.

Generalmente, el primer paso llega cuando los auditores solicitan, al empleado implicado, un escrito en el que dé unas primeras aclaraciones sobre las incidencias que creen haber detectado. EN ESTE MOMENTO ¡LLÁMANOS!

Los auditores saben que no pueden ANTES DE ENTREGAR NINGÚN obligar a nadie a que les entreguen ESCRITO. documentos auto inculpatorios. Puede que ellos insistan, pero tú te debes de mantener firme en tu postura de no escribir nada hasta que te hayas puesto en contacto con nosotros.

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GUÍA DE AUDITORÍAS El SECPB te ayudará en las aclaraciones que tengas que realizar y comunicará a RR.HH. tu autorización para intervenir en el expediente. Posteriormente los auditores cerrarán la visita (con tu escrito o sin él) realizarán el correspondiente informe y enviarán copia a Recursos Humanos. El Área correspondiente del departamento de Personal valora las incidencias reseñadas en el informe y decide si se inicia un procedimiento sancionador con la apertura de un expediente. El primer paso de este expediente es el de realizar las imputaciones que le serán entregadas al empleado y al SECPB por escrito. A partir de este momento tu tendrás tres días hábiles para contestar en tu defensa y el sindicato otros tres días hábiles (siempre a partir de la recepción del documento por cada una de las partes). N o s ot r os t e ay u dare m os y Asesoraremos en tu escrito de descargo y paralelamente haremos un escrito en tu defensa; profesional, adecuado y con el aval de nuestra experiencia en estos casos. Los escritos de descargo han de ser entregados a la dirección (DAN, DG, DT, RR.HH…..) y se deberá obtener la firma y fecha de recepción del responsable correspondiente, en todas las hojas y documentos que se presenten como descargo.

Deberás firmar la recepción de las imputaciones PERO SÓLO Y EXCLUSIVAMENTE FIRMA LA RECEPCIÓN. También es recomendable que de manera manuscrita, al lado de la firma, reflejes la fecha en la que recibes el escrito.

La empresa tiene un plazo de 30 días para resolver el expediente y comunicar la sanción (si la hubiera) a las partes personadas. En este momento, se inicia otro periodo de 20 días hábiles en el que si no estuvieras de acuerdo con la resolución nosotros interpondríamos, en tu nombre, una demanda en el juzgado de lo social a través de nuestro bufete de abogados laboralistas.

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GRADOS DE SANCIÓN (ART. 81 DEL CONVENIO COLECTIVO) Por faltas leves: amonestación verbal; amonestación escrita. Por faltas graves: traslado forzoso; suspensión de empleo y sueldo hasta tres meses; inhabilitación temporal, por plazo no superior a dos años, para ascender a Nivel superior. Por faltas muy graves: pérdida total de la antigüedad a efectos de ascensos; inhabilitación definitiva para ascender de Nivel; pérdida del Nivel, con descenso al inmediatamente inferior; suspensión de empleo y sueldo por tiempo no inferior a tres meses ni superior a seis; despido disciplinario. Se impondrá siempre la de despido a los que hubiesen incurrido en faltas de fraude y falsificación, violación del secreto profesional con perjuicio, abuso de confianza con daño grave a la Entidad o de sus clientes, así como emprender negocios sin conocimiento o contra la voluntad de la Entidad, aceptar remuneraciones o promesas, hacerse asegurar directa o indirectamente, por los clientes de la Entidad o por terceros, ventajas o prerrogativas de cualquier género por cumplir un servicio de la Institución. En todo caso siempre se ha de tener en cuenta que la sanción puede ser modificada por la intervención del D.G. o el D.T. y el DAN y de igual manera la sanción a imponer también puede ser diferente en uno u otro caso si los propios responsables de la red interceden a favor del empleado. Todo esto junto a la poca claridad con que la Dirección trata estos casos hacen que el proceso sea poco transparente, subjetivo y en ocasiones discriminatorio.

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CÓDIGO DE CONDUCTA TELEMÁTICA. El código de conducta telemática tiene por objeto garantizar el buen uso de los medios técnicos e informáticos propiedad de “la Caixa”.

PRINCIPIOS GENERALES DE UTILIZACIÓN DE LOS EQUIPOS. 

No es para uso personal o extra profesional.



No se pueden alterar ni conectar a otras redes u equipos.



Atención especial a los portátiles de la empresa.



Se prohíbe el acceso al sistema utilizando la contraseña de otro usuario.



Acoso o intimidación: no instalar contenidos ofensivos, atentatorios contra la dignidad personal o de contenido sexual.



No ha de instalar ningún tipo de programa, salva-pantallas ni descargar ficheros multimedia ajenos a la empresa. (Precaución especial a los programas recibidos por correo electrónico, juegos, música y similares)

FACULTAD DE REVISIÓN. “la Caixa” puede revisar los archivos y contenidos elaborados y almacenados por los empleados tanto a la red local como el disco duro y podrá acceder a los datos de conexión a Internet de los empleados almacenados en los servidores de la empresa.

NAVEGACIÓN POR INTERNET La mayoría de puestos de trabajo tienen la posibilidad de navegar por Internet, esta operativa está restringida a finalidades profesionales. Está rigurosamente prohibido acceder a direcciones de contenidos ofensivos, atentatorios contra la dignidad humana o los derechos fundamentales. Se tendrá que comprobar antes de utilizar información de internet si está protegida por las leyes de la propiedad intelectual o industrial.

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CORREO ELECTRÓNICO: Existen dos tipos de correo electrónico al que pueden acceder los empleados desde su puesto de trabajo, el empresarial y el personal, el tratamiento de estos está claramente diferenciado. Empresarial: Este correo es el que tiene el dominio lacaixa.es. Debe ser utilizado exclusivamente con fines profesionales y es auditable por “la Caixa” sin que exista ninguna expectativa de privacidad en su utilización. Personal: Este correo, con dominio emailpersonal.com, queda fuera de la esfera laboral y exento de responsabilidad para “la Caixa”, en este correo no podrá figurar ninguna referencia directa o indirecta a la Entidad. La utilización de esta dirección personal, en horario de trabajo, solamente podrá ser ocasional y su utilización deberá ser restringida al máximo dentro de la jornada laboral. En todo caso y desde un equipo de la empresa, por una u otra dirección de correo, no enviar mensajes ilegales, ilícitos, ofensivos, atentatorios a la dignidad humana, contra los derechos fundamentales, contra la propia entidad o que sean susceptibles de ser considerados como delito. Está totalmente prohibido la intercepción o el uso no autorizado del correo electrónico de otros empleados o usuarios del sistema informático de “la Caixa”. “la Caixa” tiene un interés empresarial en AUDITAR y CONTROLAR la utilización por parte de los empleados de las herramientas informáticas y de comunicación existentes en el seno de la empresa (s.i.c. Punto 3.4 del código de conducta telemático para los empleados de “la Caixa”).

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SECRETO BANCARIO Las palabras intimidad, privacidad, protección de datos de carácter personal. Secreto profesional, secreto bancario, sugieren las ideas de confidencialidad, sigilo, reserva, silencio, protección y defensa. El secreto bancario está basado en una relación de confianza y conforme a las reglas de la buena fe. Todos los empleados están obligados a guardar secreto sobre las informaciones de sus clientes, obtenidas o derivadas de la relación profesional establecida con ellos. El honor, la intimidad personal y familiar y la propia imagen de los ciudadanos son derechos consagrados en la Constitución española. Por tanto no podemos divulgar: 

Hechos relativos a la vida privada que afecten a la reputación y buen nombre.



La revelación de datos privados conocidos a través de la actividad profesional.



Expresiones o hechos que difamen o hagan desmerecer la consideración ajena.

La protección de datos de carácter personal es un derecho fundamental autónomo y distinto al de la intimidad. El titular controla y dispone de sus propios datos. Son datos de carácter personal: Nombre y apellidos. DNI. E-mail. Dirección. Saldo de cuenta. Extracto. Contenido o existencia de un contrato, solicitud, queja, petición, reclamación... La fecha de un pago. La fecha de un impago. Capital amortizado de un préstamo, Capital pendiente de amortizar. Cuotas pagadas o impagadas. Número de teléfono. Recibos domiciliados. Recibos no domiciliados. Disposiciones de un crédito. Informe de solvencia. Condición de cliente o no de una persona. Fotografías, imágenes o sonidos grabados.

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PRINCIPIOS DE PROTECCIÓN Para el tratamiento y comunicación a terceros se requiere el consentimiento inequívoco del interesado. Los datos deben guardarse y mantenerse en secreto siempre. La información sólo puede ser tratada para: 

Cumplimiento de los contratos con el interesado.



Gestión operativa y comercial del cliente.



Atención de servicios previamente solicitados.



Consentimiento expreso del interesado.



Ejercicio de los derechos de “la Caixa” para recuperar la deuda y defensa de sus intereses.



Cumplimiento de un mandato legal.

Las solicitudes recibidas por teléfono, fax o email, de admitirlas deberán ser admitidas inequívocamente por el interesado. Relaciones personales que no evitan el consentimiento inequívoco del titular. 

Vínculo matrimonial.



Convivencia, registrada o no.



Cotitularidad de otros servicios o productos.



Relaciones de parentesco, de negocio, de amistad, laboral...



Motivos altruista, solidarios, reparadores benefactores.

Las consultas sólo se podrán realizar si están justificadas por la operativa y en ningún caso pueden divulgarse indebidamente a terceros. Solicitud de información. 

Verificación si los datos corresponden al solicitante.



Si la titularidad del contrato corresponde al solicitante.



Si no corresponde, comprobar si hay autorización, poder, o mandato legal.

En cualquier caso recoger firmados los impresos número 7209239 21 o el 710923 98 (Solicitud acceso datos).

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GUÍA DE AUDITORÍAS Empleados que recogen y entregan documentación a empresas. 

Se obtendrá autorización previa de los apoderados con designación de la persona autorizada a recogerla.



Se entregará en sobre cerrado a nombre de la empresa.

Solicitudes telefónicas No informar, sin identificación inequívoca del interesado. Verificar el número de teléfono y devolver la llamada. Solicitudes por fax o correos electrónicos Ha de estar en nuestro poder la autorización escrita con firma autógrafa del titular o apoderado, indicando el destinatario de la información y el número de fax o email desde donde se efectuaran las peticiones. Informes comerciales 

De personas físicas hay que obtener el consentimiento previo del titular.



De personas jurídicas se respetará el secreto bancario

Información a avalistas. Sólo se dará información de la operación afianzada, de su cumplimiento o incumplimiento. Para cualquier otra información se requiere autorización del deudor. Información de deuda pendiente de préstamos hipotecarios a compradores Solamente con consentimiento expreso del titular del préstamo. Solicitud de información por auditores, consultores, abogados u otros profesionales externos. Siempre con el consentimiento previo y expreso del cliente. Las órdenes de embargo y requerimientos de información de la Autoridad Judicial, Ministerio Fiscal, Defensor del Pueblo, Seguridad Social, Administración Tributaria estatal, autonómica y local no requieren autorización del interesado.

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RESUMIENDO, EL SECPB… ¿QUÉ PUEDE HACER POR TI? 1.

Eliminar las incertidumbres. Tú preocúpate por trabajar y, ante alguna situación complicada o simplemente distinta y desconocida, no esperes hasta el final. Anticípate y contacta con nosotros, te ayudaremos y velaremos por tus intereses.

2.

Prevenir. Podemos ayudarte e informarte desde el primer momento. Y sobre todo, antes de dar cualquier información verbal o escrita pídenos asesoramiento.

3.

Aportar profesionalidad. La poca claridad con la que la dirección trata estos temas unido a que no hay dos sanciones iguales y que en ellas pueden intervenir intereses muy diversos (RRLL, DT, DG, DAN,…) hacen que los procesos comentados sean poco transparentes. Después de hablar con nosotros tendrás claro cuál es el paso siguiente y cómo tienes que enfocarlo.

4.

Darte asistencia completa y gratuita. Si la situación lo requiere, ponemos a tu disposición, además, un importante bufete de abogados laboralistas sin ningún coste adicional a tu cuota de afiliado.

Seguro que entre todos podemos evitar situaciones de este tipo...

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SECPB, ESTAMOS PARA AYUDARTE

Sindicato de Empleados de "la Caixa" Plaça de Sant Pere 4 -1 08003 - Barcelona Teléfono: 93.415.51.41 Fax: 93.415.51.32 Correo: [email protected]