Sistema de Control Interno Guía de Auditoría para Entidades Públicas Bogotá, Junio de 2016

Agenda

1.

Objetivos de la Videoconferencia

2.

Marco Normativo

3.

Modelo Estándar de Control Interno MECI

4.

Fases que desarrolla la guía de Auditoría

5.

Panel de preguntas

1.

Objetivos de la Videoconferencia

1. Objetivos de la Videoconferencia Establecer los conceptos básicos sobre el MECI como marco para la Evaluación Independiente.

Identificar aspectos relevantes relacionados con el Marco para la práctica profesional de Auditoría Interna. Dar a conocer las metodologías y buenas prácticas en auditoría interna. Generar en los asistentes la Capacidad para transferir los conceptos en sus entidades.

2.

Marco Normativo

2. Marco Normativo Ley 87 de 1993

Constitución Política

Artículos 209 y 269

Determina el marco general para el desarrollo de la política en todas las entidades

Todas las entidades públicas en sus diferentes ordenes y niveles deben contar con métodos y procedimientos de control interno.

ARTÍCULO 2o. OBJETIVOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

ARTICULO 6o. RESPONSABILIDAD DEL CONTROL INTERNO ARTÍCULO 9o. DEFINICIÓN DE LA UNIDAD U OFICINA DE COORDINACIÓN DEL CONTROL INTERNO

1993 1991

Artículo 1 DEFINICIÓN DEL CONTROL INTERNO:

2. Marco Normativo Decreto 1083 de 2015 Decreto 1083 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública ARTÍCULO 2.2.21.5.3 De las oficinas de control interno. (…) en cinco tópicos, a saber: valoración de riesgos, acompañar y asesorar, realizar evaluación y seguimiento, fomentar la cultura de control, y relación con entes externos.

CAPITULO 6 MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO (MECI). ARTÍCULO 2.2.21.6.1 Objeto. Adóptase la actualización del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano (MECI), (...) El Modelo se implementará a través del Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno y es de obligatorio cumplimiento y aplicación para las entidades del Estado.

(Decreto 1537 de 2001, art. 3)

(Decreto 943 de 2014, art. 1)

3.

Modelo Estándar de Control Interno MECI

En qué consiste

DEFINICIÓN El Control Interno es un sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad.

FIN Fortalecer a las entidades públicas para que establezcan en su interior mecanismos preventivos que permitan proporcionar una seguridad razonable acerca del logro de las metas y objetivos institucionales trazados por la dirección, de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes.

OBJETIVOS • Aumentar la eficacia, eficiencia y efectividad en la gestión institucional • Generar mecanismos que permitan la evaluación y seguimiento de la gestión de la organización • Establecer lineamientos que permitan oportunidad y confiabilidad de la información en los reportes de carácter contable y financiero • Establecer mecanismos para la protección de los recursos de la organización ante posibles riesgos que los afecten

Objetivo MECI 2014

Consolidar el MECI como una herramienta de control que sirva a las entidades para facilitar la implementación y fortalecimiento de sus Sistemas de Control Interno, asegurando razonablemente el cumplimiento de sus objetivos

Estructura del Modelo – MECI INICIAL y MECI 2014

Cambios Estructura

Módulo Control de Evaluación y Seguimiento

¿QUÉ BUSCA EL MÓDULO DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO ?

1. Agrupar los parámetros de control que permitan valorar en forma permanente la efectividad del Control Interno de la entidad pública. 2. Así como la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos el nivel de ejecución de los Planes, Programas y Proyectos, los resultados de la gestión, con el propósito de detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones.

2. Módulo de Evaluación y Seguimiento Dentro de este Módulo de Control, se agrupan los parámetros que garantizan la valoración permanente de los resultados de la entidad, a través de sus diferentes mecanismos de verificación, evaluación y seguimiento.

2.2 Componente Auditoría Interna

2.1.2 Auditoría Interna

4.

Fases para la Auditoría Interna

Concepto Auditoría Una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consultoría, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de la entidad.

Ayuda a la organización a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión, riesgos y gobierno.

Logro de los Objetivos de la organización Declaración de la Misión y Visión, esencial para entender la razón de ser de la entidad Categorías de Objetivos de la entidad: Estratégicos, de cumplimiento, operativos, entre otros, como marco para definir los objetivos de los trabajos de auditoría.

Aseguramiento

Consultoría

(Auditoría Interna)

(Asesoría)

La oficina de Control Interno es quien determina el objetivo y alcance de la auditoría.

La Oficina de Control Interno brinda asesoramiento en diferentes temas, de acuerdo al análisis de aspectos críticos evidenciados en la entidad.

El cliente de auditoría (Representante Legal) puede solicitar auditorías especiales.

Puede darse a solicitud de la administración, se debe determinar el tiempo y alcance de la asesoría.

Enfoque sistemático y disciplinado Se logra a través de la implementación de las etapas del proceso auditor desarrolladas en la presente guía, de forma global se enmarcan en: Planificación, Ejecución y Comunicación de Resultados del proceso de auditoría.

Auditoría Tradicional VS Auditoría Actual

Tradicional

Actual

Auditoría Tradicional VS Auditoría Actual Tradicional 1. Atemorizante

Actual 1. Evaluador, retro alimentador

2. Solo resalta los errores, no ve lo 2. Ve y dice lo positivo y lo negativo positivo en forma constructiva. 3. Intolerante, rígida, ajustada a la 3. Adaptativa, letra y no al espíritu de esta. actualizada.

flexible,

realista,

4. Dejar pasar los elefantes por estar 4. Estudios y evaluaciones cuidando las hormigas:(minucias) perspectiva directa.

con

5. Monologo, comunicación en una 5. Dialogo, comunicación en doble sola vía. vía.

6. Mala relacionista, cruda y distante.

6. Buena agradable.

Fuente: Tomado de http://minegociogrp14.weebly.com/auditoria-tradicionalvs-auditoria-moderna.html

relacionista,

humana,

Rol del Auditor Interno

ROL DE ACOMPAÑAMIENTO Y ASESORÍA

ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO

ROL DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

FOMENTO DE LA CULTURA DEL CONTROL.

RELACIÓN CON ENTES EXTERNOS

Universo de Auditoría

Programas Procesos

Proyectos

Universo de Auditoría El Universo de Auditoría se obtiene a través de una recopilación de información de carácter estratégico y operativo de los procesos, programas, proyectos, de una entidad y se constituye en una lista de todas las posibles auditorías que pueden realizarse.

Priorización y Plan de Rotación de las Auditorías

Número y nivel de Riesgos de los procesos, programas o proyectos

INSUMOS PRIORIZAC IÓN

(Riesgo Inherente) Evaluación SCI y otros sistemas de gestión

Resultados Auditorías internas previas

Resultados Auditorías Entes de Control

Requerimientos de la Alta Dirección Informes de seguimiento sobre cumplimiento del plan estratégico

1. FASE DE PROGRAMACIÓN GENERAL

1

2

3 4

5

• Auditorías internas a los procesos (De acuerdo a priorización y plan de rotación de las auditorías). • Auditorías especiales o eventuales sobre procesos o áreas responsables específicas y ante eventualidades presentadas que obliguen a ello. • Auditorías especiales solicitadas por el cliente de auditoría (Representante Legal) • Actividades de asesoría y acompañamiento en temas puntuales, de acuerdo a las necesidades de la entidad.

•Elaboración de informes determinados por ley. •Capacitación para los funcionarios de la oficina.

• Atención a entes de control. • Seguimiento a planes de mejoramiento

• Determinar tiempos para situaciones imprevistas que afecten el tiempo del programa de auditoría, entre otros.

Formato Sugerido Programa Anual de Auditorías Código: Versión

PROGRAMA ANUAL DE AUDITORÍA VIGENCIA XXXX

NOMBRE DE LA ENTIDAD

Fecha:

Objetivo del Programa: Relacionar de manera ordenada las actividades de aseguramiento y consulta que realizará el equipo de control interno para agregar valor y mejorar las operaciones de la entidad; ayudando a cumplir sus objetivos mediante la aplicación de un enfoque sistemático y disciplinario para evaluar y buscar la mejora continua de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno.

Alcance del Programa: Las actividades de elaboración de informes determinados por ley, capacitación, auditorías internas a los procesos, asistencia a comités de la entidad, atención a entes de control, seguimiento a planes de acción, auditorías especiales, situaciones imprevistas que afecten el tiempo del programa, entre otros.

Criterios : - Requisitos de los procedimiento o normas aplicables según corresponda

Recursos :

Diciembre

Noviembre

Octubre

Septiembre

Agosto

Julio

Junio

Mayo

Abril

Marzo

Febrero

Enero

Equipo Auditor

Apoyo

Evalaución y Contol

Misional

TITULO DE LA AUDITORIA

Estratégico

PROCESOS

Coordinador de la Auditoria

- Humanos: Equipo de trabajo de la Oficina de Control interno - Finacieros: Presupuesto asignado - Tecnológicos: Equipos de computo, sistemas de información , sistemas de redes y correo electrónico de la empresa.

Responsable: Lider de proceso auditado

Auditorias a Procesos Gestión Financiera

Jefe Dirección Fiananciera

Gestión Contractual

Secretaria General

Gestión Administrativ

Jefe Dirección Administrativa

Proceso 4 Proceso 5 Proceso 6 Seguimiento a planes de mejoramiento por procesos Auditorias Especiales Auditoría Especial 1 Auditoría Especial 2 Auditoría Especial 2 Auditoría Especial 3 Informes de Ley Informe Ejecutivo Anual Evaluación del Sistema de Control Interno de cada vigencia. Informe Pormenorizado de Control Interno. Informe sobre posibles actos de corrupción. Informe Austeridad en el Gasto

- Técnicas de auditoría que se aplicarán apra obtener evidencias suficientes sobre las cuales emitir una opinión respecto al proceso auditado. -Los procedimientos que se realizan comúnmente pueden consultarse en el Cuadro 3.

Tiempo y Recursos

- Será relevante tener en cuenta los objetivos institucionales que serán de interés para la auditoría. Su óptima alineación ser verá reflejada en los resultados y el aporte a la mejora de la entidad. -Para una mayor comprensión en el cuadro 2 se explican los tipos de trabajos de auditoría que pueden realizarse.

- Marco o límite de la auditoría y los temas que serán objeto de la misma. - El alcance debe ser suficiente para satisfacer los objetivos de la auditoría establecidos. - Debe incluirse las posibles limitaciones al alcance (factores externos al equipo de auditoría que pueden impedir obtener toda la información para cumplir con el objetivo.

Procedimientos

- Son los propósitos establecidos, lo que se busca lograr con la auditoría.

Alcance

Objetivo

2. FASE DE PLANEACIÓN DE LA AUDITORÍA

- Se relaciona en el cronograma y es el tiempo empleado para la realización de las tareas bajo unas condiciones que garanticen su óptima utilización. - Se debe analizar así mismo la relación de recursos humanos, financieros y equipos que se necesitan para la ejecución de la auditoría.

3. FASE DE EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA En esta fase se desarrolla el plan de auditoria previamente aprobado, se ejecutan las actividades definidas para obtener y analizar toda la información del proceso que se audita y contar con evidencia suficiente, competente y relevante para emitir conclusiones. Cubre las siguientes etapas:

Formato Sugerido Plan de Auditoría NOMBRE DE LA ENTIDAD

Macroproceso /Proceso/Procedimiento

Ve r s ión: Fe cha:

PLAN DE AUDITORIA AL PROCESO DE GESTIÓN HUMANA

Gestión Humana / Nómina

Objetivos de la Auditoría

Verificar el diseño y ejecución de los controles que garantizan razonablemente que se procesa y registra debidamente la nómina.

Alcance de la Auditoría

Revisión realizada al periodo comprendido del 01-01-XXXX al 31-03-XXXX

CRONOGRAMA

ITEM

ACTIVIDAD DE AUDITORIA

AUDITOR RESPONSABLE Mes 1

1

REUNION DE INICIO

2

SOLICITUD DE INFORMACION RELACIONADA CON EL PROCESO TENIENDO EN CUENTA EL OBJETO Y ALCANCE DEFINIDOS

3

DETERMINACIÓN DE LA MUESTRA DE AUDITORIA

Pedro Pérez /Juan López

4

DISEÑO DE PAPELES DE TRABAJO

Pedro Pérez /Juan López

5

DISEÑO DE PRUEBAS DE AUDITORIA

6

APLICACIÓN DE PRUEBAS DE AUDITORIA

Pedro Pérez /Juan López

7

ANALISIS Y EVALAUCION DE DATOS

Pedro Pérez /Juan López

8

FORMULACIÓN DE HALLAZGOS

Pedro Pérez /Juan López

9

ACTIVIDADES DE REVISIÓN

Mes 2

Mes3

Luis Rojas

10

REUNION DE CIERRE - PRESENTACIÓN DE RESULTADOS (INFORME PRELIMINAR)

11

ACTIVIDADES DE REVISIÓN

12

PRESENTACIÓN DEL INFORME DEFINITIVO

13

SUSCRIPCION DE PLAN DE MEJORAMIENTO

Juan López

Luis Rojas / Pedro Pérez /Juan López

Luis Rojas Pedro Pérez /Juan López

RECURSOS PARA LA EJECUCIÓN DE LA AUDTORIA FINANCIEROS

TECNOLÓGICOS Computadores : 2

Viáticos:

Elaborado Por: Fecha de Elaboración :

Pedro Pérez / Juan López 01-04-XXXX

Revisado Por:

Luis Rojas

Fecha de Revisión:

03-04-XXXX

Mes 4

2. FASE DE COMUNICACIÓN DE RESULTADOS

1 2 3

4

• Se deben incluir los objetivos y alcance de los trabajos así como las conclusiones correspondientes, las recomendaciones y las fechas para el levantamiento a planes de mejoramiento. • Cuando se emita una opinión o conclusión debe esta soportada por información suficiente, fiable, relevante y útil.

• Es importante resaltar los resultados satisfactorios del trabajo.

• Las comunicaciones deben ser precisas, objetivas, claras, concisas, constructivas, completas y oportunas.

Formato Sugerido Plan de Mejoramiento

NOMBRE DE LA ENTIDAD

PLAN DE MEJORAMIENTO POR PROCESOS

Versión: Fecha:

Proceso/ Subproceso Auditado Objetivo del Proceso Lider de proceso Auditado

Auditor:

Objetivo de la Auditoría

Alcance de la Auditoría Ítem

Oportunidad de Mejora /hallazgo

. Riesgo Identificado

Acción a implementar

Fecha Inicio

Fecha Fin

1 2 3 4 5 6 7 8 9 Fecha de Ejecución de la Auditoría :

Fecha de Elaboración del plan:

Fecha de presentación del plan:

Responsable

Formato Sugerido Seguimiento al Plan de Mejoramiento Versión: Fecha:

SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO POR PROCESOS

NOMBRE DE LA ENTIDAD

Proceso/ Subproceso Auditado Objetivo del Proceso Lider de proceso Auditado

Auditor:

Objetivo de la Auditoría

Alcance de la Auditoría Ítem

Oportunidad de Mejora /hallazgo

. Riesgo Identificado

Acción

Fecha Inicio

Fecha Fin

Responsable

Estado

1 2 3 4 5 6 7 8 9 Fecha de Ejecución de la Auditoría :

Fecha de Elaboración del plan:

Fecha de presentación del plan:

Fecha de Seguimiento:

Fecha de Seguimiento

Observación

DESEMPEÑO DE LA ACTIVIDAD DE AUDITORÍA INTERNA

Auto-evaluación a nivel de auditoría Que la planeación de la auditoría haya sido ejecutada debidamente

Que la planeación de la auditoría, trabajo de campo, ejecución y comunicación de resultados se ajusten a las Normas.

Que exista apropiado.

un

seguimiento

Que se realicen encuestas posteriores a los auditados.

Autoevaluación a nivel general de la actividad u organización el Jefe de Control Interno o quien haga sus veces es responsable de asegurar que: Se documenten las políticas y procedimientos El proceso auditor cumple con las Normas internacionales de auditoría

El proceso auditor se ajusta a las políticas y procedimientos La auditoría interna agrega valor y mejora las operaciones de la organización.

Los recursos para la auditoría interna se utilizan de forma eficaz y eficiente

Perspectiva externa

Evaluación externa independiente de la actividad completa de auditoría interna, este punto quedaría supeditada a la disposición de recursos para su realización y a la complejidad tanto de la Oficina de Control Interno y de la entidad.

Sostenibilidad del Sistema de Control Interno

1

Capacitación

• Lo práctico es que mediante un análisis interno de las fortalezas y debilidades del equipo de trabajo, el Plan Anual de Auditoría contemple los tiempos de formación para que cada persona fortalezca los conocimientos y habilidades requeridos. Esta formación debe hacer parte del Plan de Capacitación de la Entidad.

2 Comunicación

• Este componente es de especial aplicación en la auditoría, no solo dentro del mismo equipo de trabajo, sino con los demás funcionarios de la Entidad y con los entes externos que corresponda, la cual debe ser abierta y fluida. • Finalmente y como parte de dicha comunicación abierta y fluida, una vez realizado el ejercicio de auditoría, es importante que se realicen evaluaciones a los auditores internos como parte del mejoramiento continuo de estos y con el fin de fortalecer sus competencias.

3 Gestión del Cambio Hacia el autocontrol

• Los auditores formados son los llamados a promover el autocontrol en la Entidad, de manera que los recursos limitados de la Oficina de Control Interno, pueden dedicarse a la evaluación de las funciones, actividades y/o procesos que presentan mayor exposición al riesgo. • Se trata de lograr que el control haga parte de los procesos y que se desarrolle por convicción de cada persona, impulsar el autocontrol como forma de pensar y de actuar de los funcionarios de la Entidad, agrega valor a la actividad de la auditoría y por lo tanto a la Entidad.

5.

Panel de Preguntas

www.funcionpublica.gov.co [email protected] Dirección de Gestión y Desempeño Institucional Teléfono: 3344080 ext. 165, 146, 135, 213/ Tel. Directo 3360686