Sistema de Control Óptimo de Efectivo (COE) Esta solución ha sido diseñada específicamente para ayudar a las entidades financieras en la gestión integral y eficiente de los recursos monetarios (las remesas bancarias) con el fin de maximizar la rentabilidad de su utilización mediante la reducción de gastos, y aprovechando el coste de oportunidad por el mantenimiento de saldos ociosos ocasionados por una gestión imprecisa de los mismos. La idea nace a partir del hecho de toda entidad financiera posee un área central de procesamiento de solicitudes de efectivo donde cuenta con un grupo de analistas que son necesarios para atender a la cantidad de unidades de negocio que lo solicitan (oficinas bancarias, cajeros automáticos y centros de acopio), lo que representa costes de personal sin eliminar los márgenes de errores incurridos.

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Ventajas Financieras del COE • • • • • • • •

Rentabilidad del efectivo o masa monetaria en un 20 % el primer mes de instalación de la aplicación. Control de los saldos existentes en cada una de las unidades de negocio Planificación eficaz del déficit o exceso de efectivo Gráficas con estadísticas que apoyan a las decisiones de forma eficaz Reducción de gastos de comunicaciones Generación de la posición contable Eliminación de costes de papelería e imprenta Control sobre el coste imputable a todas las unidades de negocio

Ventajas sobre los actuales procesos • • • • • • • • •

Rápido análisis del efectivo adecuado para las unidades de negocio Control sobre depósitos y retiradas de efectivo de Bancos Centrales Solicitud y recepción de pedidos en línea Manejo de los estados de un pedido, desde “solicitud”, “aprobación”, “envío”, recepción”, y confirmación” Monitorización permanente de pedidos enviados y recibidos a nivel nacional, a través de 80 tipos de consultas generales, 100 tipos de Reportes y más de 65 pantallas de mantenimiento. Control en línea del estado del efectivo en cada unidad de negocio. Cuadre automático de agencias, cajeros de ventanilla y cajeros automáticos Control permanente sobre las Empresas que realizan el Transporte Control de clientes especiales o corporativos y sus distintos tipos de productos

Seguridad • • • • •

Modulo de auditoría que permite consultar el histórico de los diferentes eventos que genera el Sistema Consulta de eventos por usuario, por remesa, por envío y por unidad de negocio Comunicaciones seguras bajo criptografías PKI de 128 bits. Permite obtener y llevar registro de acceso de usuarios por fechas o por horas Solo permite acceso a usuarios que estén validados en el Sistema de Seguridad.

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Descripción del COE Control Óptimo de Efectivo (COE) es una herramienta de gestión centralizada de control del efectivo monetario, especialmente diseñada para reducir costes de operación, disponer de un “cash flor mangement”, reducir el número de remesas y llevar un control total de las operaciones. En la actualidad, lo nomal es que la comunicación entre el área central de control y las unidades de negocio se haga través de los mecanismos de comunicación disponibles (telefonía, correo electrónico, etc.) con los costes que ellos representan y los retrasos en el procesamiento de la información. Esto repercute en desviaciones en los procesos así como incrementa los costes de operación. El sistema COE consta de una serie de módulos e interfases que brindan solución a cada una de las dificultades que la actividad del control del efectivo representa a las entidades financieras.

Módulo de Proyecciones Su objetivo es determinar la cantidad óptima del efectivo a mantener en cada unidad de negocio (agencias y ATMs), basado en los datos históricos de movimientos de efectivo (saldo de cierre, entrada y salida de efectivo) de las mismas. Adicionalmente ofrece a los usuarios recomendaciones del escenario (Minimización de costes, rentabilidad financiera, punto de equilibrio) que mejor se ajuste a la estrategia de un día en particular o el pronóstico en los próximos quince días, así como también sugerir la optimización de la composición del efectivo (denominación de billetes y número) tomando en cuenta la demanda o especificación del usuario y disponibilidad por denominación de cada unidad de negocio (punto de reorden). Las políticas de proyección de efectivo ya implantadas en el módulo pueden generar hasta un año de comportamiento futuro, evaluando para ello las distintas variables económicas del país, políticas de reducción de costes y mayor rentabilidad financiera, permitiendo identificar nuevas estrategias que redunden en beneficios para la entidad. Si bien es cierto que la toma de decisiones depende en gran medida del comportamiento del efectivo, la ejecución es lenta y causaría riesgos innecesarios impactando el día a día de la operativa. Si por el contrario se posee este módulo, se pueden modelar escenarios probables, estudiar su comportamiento y tomar decisiones precisas con sólo realizar una acción.

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Módulo de Agencias (Oficinas) Una de las principales bondades de este módulo es brindar a las oficinas bancarias un manejo integral de su efectivo heredando del módulo operativo ventajas en cuanto al workflow de las remesas, el coste de su efectivo, el arqueo de los cajeros automáticos (ATM), el cuadre de la oficina y la generación de los asientos contables. Este módulo se puede integrar con la aplicación “core bancario” con el fin de reaprovechar las operaciones ya existentes en los sistemas actuales de la entidad. El sistema es capaz mantener un registro en línea de todas las entradas y salidas (envíos y recepción de remesas, pases de bóveda a cajeros) de efectivo de la bóveda de cada unidad de negocio, en este caso oficinas, conectada al módulo central. Estas operaciones además se pueden registrar en la aplicación contable de las oficinas. De esta forma el sistema puede emitir alertas de saldos muy superiores o muy inferiores a los preestablecidos para la oficina, generando tareas de envío o solicitud de efectivo para cubir déficit o superávit según sea el caso. A través de los saldos en línea de todas las operaciones y dependiendo del esquema operativo de control que se adopte, el sistema permite la monitorización remota de las oficinas, estableciendo así un doble control operativo minimizando riesgos. Siendo el módulo de agencia la otra pieza fundamental para el control operativo del efectivo, con éste y el anterior módulo se dispone de un registro permanente de todas las transacciones y las reducciones de costes derivadas del nuevo esquema de control. Los ahorros que se obtienen con la implantación del COE son inmediatos: • • • •

Personal que controla centralizadamente los traslados de efectivo Prácticamente el 100% de los costes de comunicaciones (telefonía, fax, etc…) se pueden llegar a eliminar. Eliminación de formularios preimpresos Reducción de costes de transporte, al optimizar los viajes a realizar por las empresas de transporte contratadas.

Este módulo del COE es autocargable remotamente desde cualquier “browser” capaz de ejecutar Java por estar residente en un servidor Web. Se elimina así el hecho de la distribución de software a las oficinas.

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Módulo de Clientes Corporativos Permite la comunicación en línea con clientes considerados VIP que demandan grandes cantidades de efectivo, tanto de recogida de remesas como de acopio de efectivo. Mediante este módulo se pueden controlar los ingresos generados por clientes corporativos, controlar costes por custodia, consolidar transportes para recogida.

Módulo Central Operativo Es el pilar fundamental del sistema ya que centraliza todas las remesas del banco, discriminadas por oficinas, cajeros automáticos, clientes corporativos, venta de efectivo a otros bancos y depósitos y retiradas de efectivo con el banco central, siendo un módulo muy sencillo de parametrizar en donde se tiene como premisa fundamental el control de los distintos entes que interactúan en el manejo del efectivo desde la sucursal o ATM, el departamento de efectivo del banco y las empresas de transporte. Controla todas las facetas del manejo de efectivo tales como el tratamiento de múltiples monedas, productos, transportistas y el registro a nivel contable de cada una de las operaciones, a través de un work flow que registra en cada uno de sus estados información importante, precisa y oportuna para la toma de decisiones. Comprende la naturaleza básica de envíos y sus respectivos estados: solicitado, aprobado, despachado, recibido, confirmado y atracado. Este control básico se realiza sobre la estructura parametrizable de entes emisores y receptores (oficinas y centros de acopio), tratamiento de multimonedas, parametrización de denominaciones por moneda, definición de tipos de envío, de transportista, generación de ayudas contables por unidad de negocio, etc… Es capaz de registrar toda la operativa diaria emitiendo reportes de esta gestión.

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Módulo de Gestión Todos los ejecutivos y gerentes de la entidad autorizados pueden visualizar mediante vistas de gestión el efectivo en todas sus etapas y en cada una de las formas posibles. Se pueden realizar consultas desde una visión global pudiendo conocer todo el efectivo a nivel nacional, por zona o cualquier otra estructura definida por el banco, también se podrán ver los costes asociados. El usuario podrá realizar vistas rápidas del status de los cupos: si estan por encima o por debajo de lo parametrizado y se encargará de producir una serie de reportes que apoyaran su gestión. Representa la herramienta principal del gerente para la toma de decisiones. Este sistema de información de gestión permite evaluar el escenario actual del efectivo en bóveda/transito/reclamaciones, costes, desviaciones, riesgos, cuotas, etc…, para así generar ahorros, rentabilidad financiera y efectivo óptimo según las necesidades de la entidad en cada momento. Para ello se dispone de estadísticas de comportamiento y comparativas sobre variables como: saldos de efectivo, de reclamaciones, de efectivo en tránsito, déficit/superávit en oficinas, cupos asignados, efectivo trasladado, masa monetaria, etc…

Módulo de Mantenimiento Todo el esquema de parametrización del sistema es realizado por nuestros consultores y las áreas involucradas del banco con el fin de obtener toda la información necesaria para alimentar el COE. Como integrador de solución de negocios y especialistas en el negocio se recomendarán las mejores practicas para esto, ya que es vital para nosotros que el sistema pueda ser mantenido y administrado por el cliente en casi todas sus etapas lo que nos da como beneficios el control por parte del cliente de sus datos y evita la dependencia del proveedor.

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Módulo de Consultas y Reportes Este módulo dispone de más de 80 tipos de consultas y 100 reportes característicos del proceso de efectivo, en donde el usuario parametriza los datos a consultar entre rangos de fechas, tipo de moneda, tipo de instrumento llámese efectivo u otro caso que se encuentre contemplado. En este sentido se dispone de un módulo lo suficientemente amplio para proporcionar grandes beneficios e información vital para la toma de decisiones.

Módulo de Cajeros Automáticos (ATM) Se dispone de un módulo de ATM para centralizar en un solo sistema todas las operaciones de efectivo. El módulo de ATM controla mediante interfases a los sistemas de ATM los eventos a nivel de efectivo tanto en cajeros en sucursales o en localizaciones especiales. Este módulo incorpora la función de arqueo y cuadre del ATM en donde se centralizan estas operaciones y se administra el envió de remesas a los mismos. Proporciona así la completa administración de la dotación de los ATM por parte del banco y no por parte de la empresa transportista.

Módulo de Costes Siendo el manejo del efectivo una de las partidas de gastos importantes en que incurre cualquier banco dentro de su estructura de costes, es imperativo conocer y establecer cada una de las actividades por la cual se generan los mismos y así saber a nivel de centros de costes quienes y de que forman consumen este presupuesto. Mediante estos cálculos, cifras y reportes el banco puede realizar análisis bien puntuales de sus operaciones y lo que esto acarrea así como alimentar datos en proyecciones para sus posteriores recomendaciones.

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La parametrización de tarifas de transporte, hace que el sistema de control de efectivo posea los datos necesarios para convertirse en un sistema de información de gestión de control de costes, este módulo encuentra su fundamento en la identificación de oportunidades de mejoras en los esquemas de envíos que hasta la fecha ha manejado la entidad, ya que lejos de presentar los costes como un gran acumulado anual almacenado en una cuenta de gastos, permite correlacionar la participación de cada envío, tipo de envío, déficit/superávit de cada unidad emisora/receptora, rotación del efectivo, etc. en el costo total de traslados; más aún permite la conciliación detallada de cada una de las facturas de traslados por cada transportista evitando el incremento de recurso humano para esta tarea. El registro de costes por envío requiere análisis de gestión, identificar oportunidades de mejora y actuar en consecuencia, eliminando rutas de transporte duplicadas, envíos de remesas con mayor frecuencia de la necesaria y chequeando sobrefacturación por errores humanos debido al volumen de traslados realizados. Para esto el COE posee otro módulo que permite al Gestor la toma de decisiones oportunas. Este módulo es el Módulo de Gestión. Si bien es cierto que el sistema podría funcionar solo con el módulo de control de costes aunado a los módulos de base operativa, en caso de no tenerlo el gestor tendría que dedicar tiempo suficiente para recopilar toda la información del sistema en alguna herramienta disponible (hojas de cálculos, sistema de proyecciones, etc.). En condiciones normales el volumen de traslados, masa monetaria, control de riesgos, control contable, conciliación manual, etc. dificultan los análisis sobre los costes por indisponibilidad de información y el tiempo de dedicación que este requiere. Es por ello que este módulo ayuda minimizar aun más los costes de operación.

Módulo de Auditoria Con este módulo se puede controlar y tener una trazabilidad de todas las transacciones y operaciones del sistema, con el de fin de contar con una auditoria en cuanto a remesas, tiempos, cupos e incluso las alertas que se puedan parametrizar para controlar todas las operaciones y monitorizar el tiempo de cumplimiento de las empresas transportistas. En todo esquema de envíos se presentan desviaciones inherentes a retrasos por la propia operación. Este módulo lleva un detalle exhaustivo de cada envío identificado por su remesa, permitiendo controlar estas desviaciones a través de consultas predefinidas , disminuyendo el riesgo de pérdida e incremento de saldos ociosos por envíos no completados en el tiempo óptimo. Está de más decir que el efectivo representa el mayor objetivo de fraude en una entidad financiera. Este módulo redunda en controles que permiten minimizar el riesgo aumentando el control oportuno sobre todo el movimiento de efectivo. La detección casi inmediata de cualquier desviación informa a los individuos propensos a cometer fraudes el mensaje "estamos alerta”. Además de proveer el control sobre el patrimonio de la entidad, el módulo evita retrasos en traslados de remesas a través de un control detallado diario.

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Módulo de Transportista A través de este modulo, el transportista podrá consultar y atender todas las solicitudes de traslado de efectivo una vez aprobadas por el banco, con las características necesarias para su realización: denominación, tipo de envío, criticidad, etc. Sin embargo, este módulo no es obligatorio y se pueden usar otros mecanismos de comunicación que el banco posea. No obstante este modulo puede brindar beneficios a las empresas transportistas a fin de calcular sus costes y generar la facturación por cada cliente en los diferentes servicios que les sea prestado, generando para la empresa transportista beneficios financieros en el aprovechamiento de sus recursos y a su vez brindar una mejora de sus servicios al banco.

Interfase Terminal Financiero Esta interfase mantiene la consistencia de los datos entre las operaciones registradas en la aplicación de Terminal Financiero y el COE, evitando incrementos en la carga operativa de la oficina. De esta forma se evita la doble introducción de datos y disminuye el riego de error humano. Este módulo de Interfase con el Terminal Financiero nos permitirá saber en línea los saldos disponibles de efectivo, incluso las referencias de efectivo de cada unos de los cajeros de ventanilla de cada una de las sucursales de la entidad. El nivel de control que proporciona este módulo nos permitirá la toma de decisiones sobre el efectivo, incluso antes del cierre diario de las oficinas.

Interfase Contable El control contable necesario para la operación de efectivo es cubierto por est interfase, ya que permite establecer los asientos contables de las distintas cuentas donde se controla el efectivo de la entidad. Esta característica es normalmente exigida por los departamentos financieros , ya que es la única forma de controlar la posición de efectivo en un momento determinado. Si no se posee, cada unidad deberá registrar cada movimiento a través de notas procesadas en el sistema contable del banco incrementando la operativa y, y por tanto los errores humanos y la doble trascripción al registrar estos asientos. Los registros contables se realizan según los eventos, cuentas, conceptos parametrizables en el sistema según cada entidad.

Interfase Cajero Automático El sistema de control de efectivo no solo es capaz de controlar los movimientos de efectivo en las unidades (agencia y centros de acopio), sino también de los cajeros automáticos, que dependiendo de la entidad, puede representar un porcentaje muy alto del efectivo ocioso. Con esta interfase la operativa de cajeros automáticos hereda todos los beneficios y oportunidades de mejora ya mencionados en los módulos del COE.

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