Sistema de Registro Automático de Despacho de Combustibles

Instructivo de operación de Acceso Remoto al Sistema Radec RED

Instructivo de operación del programa RADEC RED Sistema de Acceso Remoto

2

Instructivo de operación del Acceso Remoto al Sistema Radec RED Tabla de Contenido TABLA DE CONTENIDO.............................................................................................................................................. 2 INTRODUCCIÓN............................................................................................................................................................ 2 ENTRAR AL SISTEMA..................................................................................................................................................3 CÓDIGO PARA EDITAR Y SUSPENDER CONDUCTORES ................................................................................. 3 EMPRESAS.......................................................................................................................................................................4 CONDUCTORES............................................................................................................................................................. 9 VEHÍCULOS.................................................................................................................................................................. 13

Introducción El Sistema RADEC RED ofrece a los clientes de la estación de servicio la posibilidad de acceder a su información mediante un sistema de acceso remoto. Para esto el cliente requiere una conexión de acceso telefónico o acceso a internet (si el servidor de la estacion se encuentra en internet), con la cual se enlazará al servidor de la estación para administrar a sus conductores y vehículos, así mismo podrá consultar e imprimir reportes de sus movimientos. El Menú principal del sistema incluye las siguientes opciones: • Empresas • Conductores • Vehículos • Reportes • Inicio • Cerrar Sesión

2

Instructivo de operación del programa RADEC RED Sistema de Acceso Remoto

3

Pantalla de Entrada al Sistema de Acceso Remoto Radec

Entrar al Sistema Es necesario proporcionar el RFC y Código de Acceso Remoto en la pantalla inicial para entrar al sistema. Si aún no conoce su código de acceso remoto solicítelo a la estación de servicio. Una vez que introduzca estos datos presione el botón Aceptar. Si los datos son correctos entrará a la Pantalla Principal del Sistema.

Código para Editar y Suspender Conductores Para la edición y suspensión de conductores y vehículos es necesario proporcionar el Departamento y Código de Acceso Remoto para ese Departamento, en la pantalla de Conductores o Vehículos, al momento se seleccionar las opciones Modificar, Presupuesto, Suspender/Activar; nos mostrara una pantalla pidiéndonos estos datos. Si aún no conoce su código de acceso remoto para el departamento solicítelo a la estación

3

Instructivo de operación del programa RADEC RED Sistema de Acceso Remoto

4

de servicio. Una vez que introduzca estos datos presione el botón Aceptar. Una vez proporcionados estos datos ya podrá Modificar, Cambiar el Presupuesto, Suspender o Activar los conductores o vehículos que se encuentran dentro de ese departamento

Empresas Consultar Empresas Al seleccionar Empresas en el menú superior nos muestra la opcion de Consulta de Empresa. Esta opción permite consultar la información completa para su empresa. Es una pantalla de solo lectura, la cual presenta datos como son: 1. Datos Generales de la empresa (Razón Social, Dirección, RFC, Teléfono, Saldo, Numero de Vehículos y de Conductores, etc.) 2. Datos Predeterminados para nuevos Conductores y Vehículos.- Son los datos predeterminados que tomarán los Conductores y Vehículos al momento de darse de alta en esa empresa.

4

Instructivo de operación del programa RADEC RED Sistema de Acceso Remoto

5

Para salir de esta pantalla solo es necesario presionar el botón de cerrar en la parte inferior izquierda de la pantalla, lo cual nos llevará a la pantalla Principal del Sistema de Acceso Remoto. NOTAS: o Desde esta opción, solo podremos consultar, nunca modificar ni alterar ningún parámetro

Pantalla de Consulta de Empresas Descripción de Campos de Empresas: Existen campos, cuya información es relevante. De ahí la conveniencia de comprender claramente el concepto que los rige: Datos Generales • RAZON SOCIAL: Es el nombre Fiscal completo de la empresa. • NOMBRE CORTO: Un nombre abreviado o clave con el cual se reconozca de manera rápida la empresa.

5

Instructivo de operación del programa RADEC RED Sistema de Acceso Remoto • • • • •

• •

•

•

6

DIRECCION, COLONIA, CIUDAD, ESTADO, CODIGO POSTAL, TELEFONO Y FAX solamente son datos informativos correspondientes a la empresa. RFC: Es el Registro federal de contribuyentes de la empresa, no se permite dar de alta dos empresas con el mismo RFC. CODIGO DE ACCESO REMOTO: Es el código generado por el sistema al dar de alta a la empresa y sirve para autorizar el acceso remoto de la misma al servidor de la gasolinera y visualizar sus movimientos, saldo, etc. CREDITO MAXIMO: Es el monto de crédito máximo (en pesos) autorizado a la empresa, no se permitirá hacer ventas de combustibles a las empresas cuyo saldo haya excedido su Crédito Maximo. SALDO: Es el monto acumulado (en pesos) de las transacciones realizadas a la cuenta de la empresa, en el Saldo se ven reflejados los abonos, los cargos, pagos a facturas, pagos a la cuenta y las ventas de combustibles autorizadas a los conductores y vehículos de la empresa. SALDO EN PROCESO.- Es el monto autorizado de las ventas que se están realizando en ese momento (solo aparecerá en modo consulta). TIPO DE EMPRESA: Las empresas se clasifican, según su método de pago en CREDITO, DEBITO, EFECTIVO y ESPORADICAS. Este dato solo es informativo para el sistema 1. Crédito es para las empresas que consumen y firman, comprometiéndose a pagar en un periodo determinado en un contrato. 2. Débito es para las empresas que pagan de manera anticipada lo que consumirán en determinado periodo, su saldo se va decrementando automáticamente. 3. Efectivo es para las empresas que pagan de contado pero que están dados de alta y tienen un identificador con el cual piden nota y su transacción queda registrada, para que su factura salga de manera automática en fecha predefinida. 4. Esporadicas es para las empresas que solo estan dadas de alta en el sistema para la Facturacion. No tienen dados de alta conductores ni vehiculos ESTADO DE OPERACION: Este campo define si la empresa, el conductor, el vehículo o el despachador, según corresponda se encuentran ACTIVOS o SUSPENDIDOS. El sistema nunca autorizará un despacho cuando el estado de operación sea suspendido. DIAS DE CORTE SEMANAL / DIAS DE CORTE MENSUAL.- Son los días en que el sistema de manera automática generará una factura para la empresa. Se tiene la opción de elegirlo por un Día de la semana ó por un Día del mes. La última selección será la que aplicará. Ejemplo.- Si se selecciona como día de corte el jueves, este día sera generada la factura por los consumos de dicha empresa. Si posteriormente seleccionamos los días 15 del mes el sistema generará la factura en este día de cada mes y no los jueves.

6

Instructivo de operación del programa RADEC RED Sistema de Acceso Remoto •

7

DEPARTAMENTOS. Son los departamentos internos en los que se subdivide la empresa. Esta subdivisión se hace con el fin de poder emitir reportes de ventas de combustible agrupadas por departamento..

Datos Predeterminados para Conductores y Vehículos.Estos datos son los que aparecerán por omisión al momento de dar de alta los vehículos y conductores de la empresa. •

SECUENCIA PARA DESPACHO A CONDUCTORES.- Son las reglas predefinidas para el sistema para realizar la validación y autorización del despacho de combustible. Estas determinarán el orden en que el sistema irá realizando las validaciones y serán elegidas en base a la preferencia del cliente. Este caso aplica cuando se desee que el Conductor sea el primero en identificarse ante el sistema y que las ventas se vean reflejadas en su presupuesto. Las opciones son: 1. Conductor.- En este caso el sistema validará al conductor únicamente. Es necesario que su estado sea activo para que pueda autorizar el despacho. 2. Conductor-Despachador.- El sistema requerirá el identificador del Conductor seguido del identificador del despachador para llevar a cabo la autorización. 3. Conductor-Vehículo.- El sistema requerirá el identificador del Conductor seguido del identificador para el vehículo 4. Conductor – Vehículo - Despachador.- Es necesario validar al Conductor, Vehículo y Despachador, en este mismo orden para la autorización del despacho. 5. Conductor No Válido.- El Conductor no esta autorizado para que las ventas se inicien con su identificador y se acumulen directamente a su presupuesto.

•

SECUENCIA PARA DESPACHO A VEHICULOS.- Este caso aplica cuando se desee que el Vehículo sea el primero en identificarse ante el sistema y la venta se vea reflejada en su presupuesto. Las opciones son: 1. Vehículo.- En este caso el sistema validará al Vehículo únicamente. Es necesario que su estado sea activo para que pueda autorizar el despacho. 2. Vehículo-Despachador.- El sistema requerirá el identificador del vehículo seguido del identificador del despachador para llevar a cabo la autorización. 3. Vehículo-Conductor.- El sistema requerirá el identificador del vehículo seguido del identificador para el Conductor 4. Vehículo-Conductor-Despachador.- Es necesario validar al Vehículo, Conductor y Despachador, en este mismo orden para la autorización del despacho.

7

Instructivo de operación del programa RADEC RED Sistema de Acceso Remoto

8

5. Vehículo No Válido.- El Vehículo no esta autorizado para que las ventas se inicien con su identificador y se acumulen directamente a su presupuesto. •

PRESUPUESTO.- Es el monto que se asignará automáticamente a un vehículo o a un conductor para el siguiente periodo de tiempo, puede estar dado en Litros o Pesos. El periodo de tiempo puede ser Diario, Semanal, Quincenal o Mensual. La forma en que el presupuesto es asignado depende del Manejo de presupuesto elegido. Si se elige Olvidando sobrante del periodo anterior, el dato de Presupuesto es totalmente ignorado.

•

MANEJO DE PRESUPUESTO: Es importante elegir la forma en que se va a manejar el presupuesto. Para esto se tienen las siguientes opciones. 1. Olvidando Sobrante del periodo anterior.- En este caso el presupuesto será asignado directamente al presupuesto disponible cada que inicia un nuevo periodo sin importar el consumo realizado en el periodo anterior. 2. Sumando Sobrante del periodo anterior.- En este caso, al iniciar un nuevo periodo, el presupuesto disponible será el acumulado del presupuesto al presupuesto disponible del periodo anterior. 3. Nunca Modificar Presupuesto Disponible.- En este caso los campos de Presupuesto y Presupuesto Disponible son ignorados por el sistema, En este caso al Vehiculo o Conductor tiene la unica restriccion de carga maxima por venta. 4. Reasignar Presupuesto Manualmente.- En este caso los campos de Presupuesto y Presupuesto Disponible son ignorados por el sistema, el Presupuesto Disponible es modificado manuamente por un Usuario del Sistema

•

PRESUPUESTO DISPONIBLE.- Es la cantidad disponible en pesos o litros que tiene el conductor o el vehículo en el periodo actual. Este campo es afectado cada inicio de periodo dependiendo del Manejo de Presupuesto seleccionado este campo es totalmente ignorado si se eligió la opción de Nunca Modificar Presupuesto Disponible.

•

FECHA DE CADUCIDAD.- En esta fecha el sistema suspenderá automáticamente al conductor o vehículo correspondiente, por lo cual no podrá despacharse combustible hasta que se le asigne una nueva fecha de caducidad.

•

CARGA MAXIMA POR VENTA.- Es La cantidad máxima en litros que cada conductor o vehículo puede despacharse en una sola venta.

•

DIAS AUTORIZADOS POR MES / DIAS AUTORIZADOS POR SEMANA.Son los días en que los conductores y/o vehículos podrán despacharse

8

Instructivo de operación del programa RADEC RED Sistema de Acceso Remoto

9

combustible. Se tienen dos opciones: por semana o por mes. Se podrá autorizar en base a los días de la semana o a todos los días del mes. La última selección será la que aplicará. Ejemplo: Si se utiliza la selección Días Autorizados por Semana y se marca el jueves, únicamente los días jueves será autorizada la venta para este conductor y/o vehículo. •

PRODUCTOS AUTORIZADOS.- Es la lista de productos que el conductor y/o vehículo podrá despacharse. Ejemplo: Si se selecciona la opción Magna el sistema autorizará solo este producto.

•

HORAS AUTORIZADOS.- Son las horas autorizadas por el sistema para realizar una venta a un conductor, vehículo o despachador. Se puede autorizar o no autorizar por periodos de una hora en el formato de 24 horas.

Conductores Al seleccionar la opción de conductores en el menú superior, nos presenta una lista de las opciones de todas las tareas relacionadas con los Conductores como son: • • • •

Consulta Modificación Presupuesto Disponible Suspender/Activar

Al seleccionar una opción entramos a una pantalla llamada Listado de Conductores Esta pantalla presenta una lista por páginas de todos los conductores dados de alta en el sistema para la empresa. Los conductores aparecen ordenados alfabéticamente por nombre. Cada página contiene 5 Conductores. Además del nombre, la página muestra otra información como es: Nombre Corto, Presupuesto Disponible y el Departamento al que pertenece. El campo Presupuesto Disponible como su nombre lo indica representa la cantidad con la que cuenta el conductor para cargar y puede estar dada en litros o pesos según se elija en las opciones para el conductor. Al seleccionar una opción entramos a una pantalla llamada Selección de Empresas para Manejo de Conductores. Es necesario seleccionar la empresa con la cual queremos trabajar, ya sea para darle de alta un nuevo conductor o hacer una consulta de alguno ya existente. Esta pantalla presenta una lista por páginas de todas las empresas dadas de alta en el sistema ordenadas alfabéticamente por Razón Social. Cada página contiene 5 empresas. Junto al nombre de la empresa se encuentra un botón con la leyenda “Elegir” es necesario presionarlo para trabajar con esa empresa.

9

Instructivo de operación del programa RADEC RED Sistema de Acceso Remoto

10

Al seleccionar la opción de Conductores en el menú superior entramos a una pantalla llamada Listado de Conductores Esta pantalla presenta una lista por páginas de todos los conductores dados de alta en el sistema para la empresa. Los conductores aparecen ordenados alfabéticamente por nombre. Cada página contiene 5 Conductores. Además del nombre, la página muestra otra información como es: Nombre Corto, Presupuesto Disponible y el Departamento al que pertenece. El campo Presupuesto Disponible como su nombre lo indica representa la cantidad con la que cuenta el conductor para cargar y puede estar dada en litros o pesos según se elija en las opciones para el conductor.

Pantalla de Listado de Conductores En esta sección se llevan a cabo todas las tareas relacionadas con los Conductores como son: • Búsqueda • Consultar • Editar • Suspender

10

Instructivo de operación del programa RADEC RED Sistema de Acceso Remoto

11

Búsqueda de Conductores Para poder realizar alguna operación sobre un conductor es necesario localizarlo dentro del listado de conductores. Existen dos métodos básicos para Buscar un conductor: 1. Búsqueda Directa El procedimiento a seguir para la selección o búsqueda de Conductores es el siguiente: a) En el recuadro superior encontraremos un buscador que nos ofrece poder localizar cualquier conductor dado de alta para la empresa, ya sea por NOMBRE o NOMBRE CORTO. En caso de encontrarlo lo mostrará en pantalla. b) Puede introducir el dato completo o de manera parcial. El sistema mostrará todos los registros que coincidan con el patrón de búsqueda. Ejemplo: Si sabe que el conductor buscado lleva por nombre “Carlos” y desconoce el apellido, podrá hacer la búsqueda con este dato, obteniendo como resultado la lista de todos los conductores que se llamen “Carlos”. 2. Navegación por Páginas Mediante este método es posible recorrer cada una de las páginas hasta llegar a la que contiene el conductor buscado. En la parte inferior del recuadro tenemos cuatro opciones que son: PRIMERO, ANTERIOR, SIGUIENTE, ULTIMO mediante las cuales podemos recorrer las páginas, así mismo la pantalla muestra la página en la que nos encontramos y el número total de páginas. Una vez localizada el conductor, notará que existe un campo de selección llamado OPCIONES en la parte de la derecha, existe uno para cada conductor. En este campo usted puede seleccionar CONSULTAR, EDITAR y SUSPENDER. Consultar Conductores Para acceder a esta pantalla es necesario seleccionar la opción CONSULTAR dentro de la opciones del conductor en la pantalla de Listado de Conductores. Esta opción permite consultar la información completa para un conductor seleccionado. Es una pantalla de solo lectura, la cual presenta datos como son: 1. Datos Generales del Conductor (identificador, nombre, nombre corto, presupuesto disponible etc.) 2. Restricciones de Despacho de Combustible.- Son las opciones de despacho de combustible para el conductor. Para salir de esta pantalla solo es necesario presionar el botón de cerrar en la parte inferior izquierda de la pantalla, lo cual nos llevará a la pantalla de Listado de Conductores

11

Instructivo de operación del programa RADEC RED Sistema de Acceso Remoto

12

NOTAS: o Desde esta opción, solo podremos consultar, nunca modificar ni alterar ningún parámetro Editar Conductores Cuando se selecciona esta opción podremos visualizar y editar todos los campos para el conductor correspondiente. NOTAS: o Cualquier modificación realizada durante esta opción será registrada sólo si se presiona al final el botón de ACEPTAR

Activar/Suspender Conductores Dentro de esta opción es posible Activar o Suspender a un conductor dependiendo del estado de la misma, es decir si el conductor se encuentra suspendida encontrará la opción de Activar y viceversa. Para realizarlo solo es necesario seleccionar la opción corresponiente. En estado suspendido el registro aparece en color rojo. Descripción de Campos de Conductores La siguiente sección muestra una breve descripción de cada uno de los campos para los conductores Datos Generales • • • • •

IDENTIFICADOR.- Es la clave del identificador del Conductor. ESTADO DE OPERACION: Este define si el conductor se encuentra ACTIVO o SUSPENDIDO. El sistema nunca autorizará un despacho de combustible cuando el estado de operación sea suspendido. NOMBRE: Es el nombre completo del conductor. NOMBRE CORTO: Un nombre abreviado con el cual se reconozca de manera rápida al conductor DEPARTAMENTO: Es el departamento de la empresa al que pertenece el conductor.

Restricciones para Despacho de Combustible

12

Instructivo de operación del programa RADEC RED Sistema de Acceso Remoto •

•

13

SECUENCIA PARA DESPACHO.- Son las reglas predefinidas para el sistema para realizar la validación y autorización del despacho de combustible. Estas determinarán el orden en que el sistema irá realizando las validaciones y serán elegidas en base a la preferencia del cliente. Por omisión aparecerá la opción elegida como predeterminada en el registro de la empresa. Las opciones son: 1. Conductor.- En este caso el sistema validará al conductor únicamente. El monto de la venta se verá reflejada en el presupuesto del conductor. 2. Conductor-Despachador.- El sistema requerirá el identificador del Conductor seguido del identificador del despachador para llevar a cabo la autorización. El monto de la venta se verá reflejada en el presupuesto del conductor. 3. Conductor-Vehículo.- El sistema requerirá el identificador del Conductor seguido del identificador del vehículo. El monto de la venta se verá reflejada en el presupuesto del conductor. 4. Conductor-Vehículo-Despachador.- Es necesario validar al Conductor, Vehículo y Despachador, en este mismo orden para la autorización del despacho. El monto de la venta se verá reflejada en el presupuesto del conductor. 5. Conductor No Válido.- El Conductor no será valido para iniciar una venta. El presupuesto del conductor no importa y nunca será afectado. PRESUPUESTO, PRESUPUESTO DISPONIBLE, CARGA MAXIMA POR VENTA.- FECHA DE CADUCIDAD - DIAS AUTORIZADOS DE LA SEMANA / DIAS AUTORIZADOS DEL MES, PRODUCTOS AUTORIZADOS, HORAS AUTORIZADAS, Ver la sección de descripción de campos de empresas.

Vehículos Al seleccionar la opción de vehículos en el menú superior entramos a una pantalla llamada Listado de Vehículos Esta pantalla presenta una lista por páginas de todas los vehículos dados de alta en el sistema para la empresa. Los vehículos aparecen ordenados alfabéticamente por nombre. Cada página contiene 5 Vehículos. Además del No. Económico (Placas o cualquier otra clave de identificación) del vehículo, la página muestra otra información como es: Descripción, Disponible y el Depto al que pertenece. El campo Disponible como su nombre lo indica representa la cantidad con la que cuenta el vehículo para cargar y puede estar dada en litros o pesos según se elija en las opciones del vehículo.

13

Instructivo de operación del programa RADEC RED Sistema de Acceso Remoto

14

Pantalla de Listado de Vehículos En esta sección se llevan a cabo todas las tareas relacionadas con los Vehículo como son: • Búsqueda • Consultar • Editar • Suspender

Búsqueda de Vehículos Para poder realizar alguna operación sobre un vehículo es necesario localizarlo dentro del listado de vehículos. Existen dos métodos básicos para Buscar un Vehículo: 1. Búsqueda Directa

14

Instructivo de operación del programa RADEC RED Sistema de Acceso Remoto

15

El procedimiento a seguir para la selección o búsqueda de Vehículos es el siguiente: a) En el recuadro superior encontraremos un buscador que nos ofrece poder localizar cualquier vehículo dado de alta en el sistema, ya sea por DESCRIPCIÓN o NO. ECONOMICO. En caso de encontrarlo lo mostrará en pantalla. b)

Puede introducir el dato completo o de manera parcial. El sistema mostrará todos los registros que coincidan con el patrón de búsqueda.

2. Navegación por Páginas Mediante este método es posible recorrer cada una de las páginas hasta llegar a la que contiene el vehículo buscado. En la parte inferior del recuadro tenemos cuatro opciones que son: PRIMERO, ANTERIOR, SIGUIENTE, ULTIMO mediante las cuales podemos recorrer las páginas, así mismo la pantalla muestra la página en la que nos encontramos y el número total de páginas. Una vez localizado el vehículo, notará que existe un campo de selección llamado OPCIONES en la parte de la derecha, existe uno para cada vehículo. En este campo usted puede seleccionar CONSULTAR, EDITAR y SUSPENDER. Consultar Vehículos Para acceder a esta pantalla es necesario seleccionar la opción CONSULTAR dentro de la opciones del vehículo en la pantalla de Listado de Vehículos. Esta opción permite consultar la información completa para un vehículo seleccionado. Es una pantalla de solo lectura, la cual presenta datos como son: 1. Datos Generales del vehículo (identificador, descripción, No. Económico, presupuesto disponible etc.) 2. Restricciones de Despacho de Combustible.- Son las opciones de despacho de combustible para el vehículo. Para salir de esta pantalla solo es necesario presionar el botón de cerrar en la parte inferior izquierda de la pantalla, lo cual nos llevará a la pantalla de Listado de Vehículos NOTAS: o Desde esta opción, solo podremos consultar, nunca modificar ni alterar ningún parámetro

Activar/Suspender Vehículos Dentro de esta opción es posible Activar o Suspender un vehículo dependiendo del estado de la misma, es decir si el vehículo se encuentra suspendida encontrará la

15

Instructivo de operación del programa RADEC RED Sistema de Acceso Remoto

16

opción de Activar y viceversa. Para realizarlo solo es necesario seleccionar la opción corresponiente. En estado suspendido el registro aparece en color rojo.

Descripción de Campos de Vehículos La siguiente sección muestra una breve descripción de cada uno de los campos para los Vehículos Datos Generales • • • • •

IDENTIFICADOR.- Es la clave del identificador del Vehículo. ESTADO DE OPERACION: Este define si el Vehículo se encuentra ACTIVO o SUSPENDIDO. El sistema nunca autorizará un despacho cuando el estado de operación sea suspendido. DESCRIPCION: Es la descripción completa del Vehículo. NO ECONOMICO: Representa un No. Que identifica de manera única al vehículo por ejemplo las placas. DEPARTAMENTO: Es el departamento de la empresa al que pertenece el vehículo.

Restricciones para Despacho de Combustible •

SECUENCIA PARA DESPACHO, PRESUPUESTO, PRESUPUESTO DISPONIBLE, CARGA MAXIMA POR VENTA, FECHA DE CADUCIDAD, DIAS AUTORIZADOS POR SEMANA / DIAS AUTORIZADOS POR MES, PRODUCTOS AUTORIZADOS, HORAS AUTORIZADAS: Ver la descripción de estos campos en “Descripción de campos de empresa”

Reportes Dentro de esta sección se encuentran disponibles una serie de reportes que muestran los movimientos realizados por los conductores y vehículos de la empresa, así como un Reporte General que incluye todo tipo de movimiento realizado por la empresa durante un periodo de tiempo, incluyendo cargos, abonos, ventas, etc. Existen varios

16

Instructivo de operación del programa RADEC RED Sistema de Acceso Remoto

17

tipos de reportes según la información y el detalle que se requiera. Además esta sección incluye una opción para consultar un movimiento en base al folio del mismo. Los reportes pueden ser consultados, impresos y exportados a otros formatos (word, excel, adobe).

Consulta de Movimientos Esta herramienta se utiliza para conocer el detalle de algún movimiento en particular como puede ser una venta, abono, cargo, etc. Es de suma utilidad sobre todo si se desea conocer de manera rápida y fácil el detalle de un movimiento. La información que muestra el sistema es la siguiente: 1. FOLIO.- Muestra el folio del movimiento. 2. EMPRESA.- Muestra la empresa involucrada en el movimiento. 3. CONDUCTOR.- Muestra el nombre corto del conductor en caso que se trate de una venta. 4. VEHÍCULO.- Muestra el No. Económico del vehículo en caso que se trate de una venta. 5. DESPACHADOR.- Es el nombre corto del despachador que realizó el movimiento en el caso que se trate de una venta. 6. USUARIO.- Es el nombre corto del usuario que realizó el movimiento en caso que se trate de una cargo o abono. 7. TIPO.- Es el tipo de movimiento (Abono, Cargo, Venta, Venta de Contado, Corte, etc.). 8. FECHA.- Fecha en que se realizó el movimiento en cuestión 9. TIPO.- Es el tipo de movimiento (Abono, Cargo, Venta, Venta de Contado, Corte, etc.). 10. DESCRIPCIÓN.- Es una breve descripción del movimiento. 11. PRODUCTO.- En caso de que se trate de una venta despliega el producto vendido. 12. VOLUMEN.- En caso de que se trate de una venta despliega el volumen vendido. 13. MONTO.- Es el monto en pesos del movimiento.

17

Instructivo de operación del programa RADEC RED Sistema de Acceso Remoto

18

14. SALDO.- Es el saldo resultante del movimiento.

Pantalla de Consulta de Movimientos

Tipos de Reportes La sección de Reportes incluye una serie de reportes sobre los movimientos realizados por la empresa durante un período de tiempo Los Reportes incluidos son:

18

Instructivo de operación del programa RADEC RED Sistema de Acceso Remoto 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Otros 1.

19

Reporte de Movimientos Generales Reporte General de Conductores Reporte General de Vehículos Reporte General por Depto. Reporte de Cargos y Abonos Reporte de Ventas por Conductor Reporte de Ventas por Vehículo Reporte de Movimientos por Despachador

Pantalla Común para Generación de Reportes

Procedimiento y Descripción de Reportes Generales

19

Instructivo de operación del programa RADEC RED Sistema de Acceso Remoto

20

Los pasos a seguir para abrir un reporte son: 1. En el menú principal seleccionar la opción Reportes. 2. Elegir el reporte deseado del menú de Reportes. Esto lo llevará a una pantalla donde aparece la Razón Social de la empresa, la fecha inicial y fecha final del reporte y la casilla de Detallado en caso de que se requiera el detalle del reporte. NOTA: Al especificar el periodo es necesario proporcionar fecha y hora. La fecha se selecciona de un calendario y la hora debe darse en el campo disponible para hora utilizando el formato de 24 horas incluyendo los minutos. La hora y el minuto deben ir juntos es decir sin utilizar los dos puntos como separador. Ejemplo: o Si la hora es la 1:30 p.m. Iría de la siguiente manera: 1330 o Para representar las 9:30 a.m. se pone 930 o Para las 10:00 p.m. se pone 2200 o en su defecto 22 Para los reportes: Reporte de Ventas por Conductor y Reporte de Ventas por Vehículo se sigue el mismo procedimiento solo que en estos casos es necesario seleccionar el Conductor y Vehículo para el reporte. Para aprender a buscar y seleccionar Conductores y/o Vehículos consulte la sección de CONDUCTORES y/o VEHÍCULOS.

Reporte de Movimientos Generales. El Reporte de Movimientos Generales incluye todos los movimientos realizados por la empresa durante un periodo de tiempo. Este reporte se genera especificando un periodo a través de una fecha inicial y una fecha final. La información que incluye este reporte es: o o o o o o o o

Datos de la Gasolinera (Razón Social, RFC, etc.) Datos de la Empresa (Razón Social, RFC) Saldo Inicial Saldo Final Total de Abonos Total de Cargos Total de Ventas Total de Movimientos (Abonos - Cargos - Ventas)

En caso de que el reporte se haya pedido Detallado se desglosan los movimientos realizados en el periodo, incluyendo los siguientes datos:

20

Instructivo de operación del programa RADEC RED Sistema de Acceso Remoto o o o o o o o o o o o

21

Folio.- Es un número único que identifica el movimiento Fecha del Movimiento Conductor Vehículo Posición de Carga Descripción del Movimiento Producto Volumen Monto Saldo.- Es el saldo resultante del movimiento Despachador.- Despachador que realizó la venta

Al final del reporte se incluye una sección donde resumen los totales de ventas por producto realizados durante el periodo seleccionado. Reporte de Movimientos de Conductores. El Reporte de Movimientos de Conductores muestra los movimientos realizados por todos los conductores de la empresa durante un periodo de tiempo. El reporte esta agrupado por conductor. Este reporte se genera especificando un periodo a través de una fecha inicial y una fecha final. La información que incluye este reporte es: o o o o

Datos de la Gasolinera (Razón Social, RFC, etc.) Datos de la Empresa (Razón Social, RFC) Nombre corto del conductor Crédito Máximo

En caso de que el reporte se haya pedido Detallado se desglosan los movimientos por conductor realizados en el periodo, incluyendo los siguientes datos: o Folio.- Es un número único que identifica el movimiento o Fecha del Movimiento o Vehículo o Despachador o Posición de Carga o Descripción del Movimiento o Producto o Volumen o Monto Para cada conductor incluye un resumen de las ventas realizadas por producto y al final del reporte se incluye una sección donde resumen los totales de ventas por

21

Instructivo de operación del programa RADEC RED Sistema de Acceso Remoto

22

producto realizados durante el periodo seleccionado para todos los conductores de la empresa. Reporte de Movimientos de Vehículos. El Reporte de Movimientos de Vehículos muestra los movimientos realizados por todos los vehículos de la empresa durante un periodo de tiempo. El reporte esta agrupado por vehículo. Este reporte se genera especificando un periodo a través de una fecha inicial y una fecha final. La información que incluye este reporte es: o o o o o

Datos de la Gasolinera (Razón Social, RFC, etc.) Datos de la Empresa (Razón Social, RFC) No. Económico del Vehículo Descripción del Vehículo Crédito Máximo

En caso de que el reporte se haya pedido Detallado se desglosan los movimientos por vehículo realizados en el periodo, incluyendo los siguientes datos: o o o o o o o o o

Folio.- Es un número único que identifica el movimiento Fecha del Movimiento Conductor Despachador Posición de Carga Descripción del Movimiento Producto Volumen Monto

Para cada vehículo incluye un resumen de las ventas realizadas por producto y al final del reporte se incluye una sección con el resumen de los totales de ventas por producto realizados durante el periodo seleccionado para todos los vehículos de la empresa.

Reporte General por Departamento El Reporte General por Departamento muestra los movimientos realizados por todos los Departamentos de la empresa durante un periodo de tiempo. El reporte esta agrupado por Departamento. Este reporte se genera especificando un periodo a través de una fecha inicial y una fecha final. La información que incluye este reporte es:

22

Instructivo de operación del programa RADEC RED Sistema de Acceso Remoto

23

o Datos de la Gasolinera (Razón Social, RFC, etc.) o Datos de la Empresa (Razón Social, RFC) o Departamento En caso de que el reporte se haya pedido Detallado se desglosan los movimientos por departamento realizados en el periodo, incluyendo los siguientes datos: o o o o o o o o o o

Folio.- Es un número único que identifica el movimiento Fecha del Movimiento Conductor Vehículo Despachador Posición de Carga Descripción del Movimiento Producto Volumen Monto

Para cada departamento se incluye un resumen de las ventas realizadas por producto y al final del reporte se incluye una sección donde resumen los totales de ventas por producto realizados durante el periodo seleccionado para todos los Departamentos de la empresa.

Reporte de Cargos y Abonos El Reporte de Cargos y Abonos muestra todos los movimientos de CARGO y ABONO realizados por la empresa durante un periodo de tiempo. Este reporte se genera especificando un periodo a través de una fecha inicial y una fecha final. La información que incluye este reporte es: o o o o o

Datos de la Gasolinera (Razón Social, RFC, etc.) Datos de la Empresa (Razón Social, RFC) Total de Abonos Total de Cargos Total de Movimientos (Abonos-Cargos)

En caso de que el reporte se haya pedido Detallado se desglosan los movimientos realizados en el periodo, incluyendo los siguientes datos: o Folio.- Es un número único que identifica el movimiento o Fecha del Movimiento o Descripción del Movimiento

23

Instructivo de operación del programa RADEC RED Sistema de Acceso Remoto

24

o Tipo de Movimiento (Cargo o Abono) o Monto o Saldo (Resultante del Movimiento)

Reporte de Ventas por Conductor El Reporte de Ventas por Conductor muestra los movimientos realizados por un conductor en particular durante un periodo de tiempo. Este reporte se genera especificando un periodo a través de una fecha inicial y una fecha final. La información que incluye este reporte es: o Datos de la Gasolinera (Razón Social, RFC, etc.) o Datos de la Empresa (Razón Social, RFC) o Datos del Conductor (Nombre, Nombre Corto) En caso de que el reporte se haya pedido Detallado se desglosan los movimientos del conductor realizados en el periodo, incluyendo los siguientes datos: o Folio.- Es un número único que identifica el movimiento o Fecha del Movimiento o Vehículo o Posición de Carga o Descripción del Movimiento o Producto o Volumen o Monto Al final del reporte se incluye una sección donde resumen los totales de ventas por producto realizados durante el periodo seleccionado para el conductor correspondiente. Reporte de Ventas por Vehículo El Reporte de Ventas por Vehículo muestra los movimientos realizados por un vehículo en particular durante un periodo de tiempo. Este reporte se genera especificando un periodo a través de una fecha inicial y una fecha final. La información que incluye este reporte es: o Datos de la Gasolinera (Razón Social, RFC, etc.) o Datos de la Empresa (Razón Social, RFC) o Datos del Vehículo (Descripción, Placas)

24

Instructivo de operación del programa RADEC RED Sistema de Acceso Remoto

25

En caso de que el reporte se haya pedido Detallado se desglosan los movimientos del Vehículo realizados en el periodo, incluyendo los siguientes datos: o Folio.- Es un número único que identifica el movimiento o Fecha del Movimiento o Conductor o Posición de Carga o Descripción del Movimiento o Producto o Volumen o Monto Al final del reporte se incluye una sección donde resumen los totales de ventas por producto realizados durante el periodo seleccionado para el vehículo correspondiente.

NOTAS: o Los reportes que incluyen desglose de Movimientos pueden generarse en dos modalidades: Detallado o no detallado. Un reporte no detallado únicamente muestra los resúmenes de los totales sin incluir los registros de los movimientos efectuados.

Reporte de Facturas sss

Exportar un reporte a otro formato Es posible exportar los reportes disponibles en el sistema hacia otros formatos como excel, word, acrobar reader y rtf. Los pasos a seguir para realizar este proceso son: 1. Una vez abierto el reporte haga clic en el botón exportar de la barra de herramientas. El botón tiene como icono un sobre con una flecha señalando hacia adentro del mismo.

25

Instructivo de operación del programa RADEC RED Sistema de Acceso Remoto

26

2. Seleccionar el Formato de archivo de la lista disponible. 3. Indicar el rango de página, de manera predeterminada aparecen todas. 4. Presionar el botón Examinar y especificar el nombre del archivo y el directorio donde se desea guardar. También es posible especificar la ruta y el nombre de archivo dentro del campo nombre. Para este último es necesario escribir la extensión del archivo. Las extensiones para los diferentes formatos son: • Excel: .xls • Word: .doc • Acrobat .pdf • RTF .rtf 5. Presionar el botón Aceptar. Con esto el sistema preguntara si se desea abrir el reporte exportado.

Cerrar Sesión Una vez terminada la sesión en el sistema es importante cerrarla, para evitar que personas ajenas consulten información o realicen algún cambio no deseado. La opción Cerrar Sesión del menú principal hace precisamente esto. Basta con hacer clic sobre esta para que nos envíe a la Pantalla de entrada al sistema, con lo cual no podremos acceder al sistema hasta que no se hayan proporcionado nuevamente los datos: RFC y Código de Acceso Remoto.

26