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SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIONES DEL ESTADO - SEACE -

MANUAL DE USUARIO PARA PROVEEDORES DEL ESTADO REGISTRO DE PARTICIPANTE Y PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS EN PROCESOS ELECTRÓNICOS DE ADJUDICACIÓN DE MENOR CUANTÍA PARA LA CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS Versión 2.0.0

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Asunto: Registro de participante y presentación de propuestas en procesos electrónicos de Adjudicación de Menor Cuantía para la contratación de Bienes y Servicios.

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CONTENIDO INTRODUCCIÒN ................................................................................ 4 1. Opciones para acceder a Transacciones Electrónicas del SEACE. ................ 5 1.1. A través de la página web www.seace.gob.pe .............................. 5 1.2. A través de la página web www.osce.gob.pe ................................ 5 1.3. A través de la ficha de selección del proceso ................................ 6 2. Acceso al ambiente de Transacciones Electrónicas del SEACE. ................... 8 3. Menú principal del ambiente de Transacciones Electrónicas del SEACE. ........ 9 4. Módulo de Procesos Electrónicos. ....................................................... 9 4.1. Búsqueda de Procesos. ........................................................10 4.1.1. Lista de procesos. ...............................................................10 4.1.2. Ficha del proceso. ...............................................................11 4.2. Procesos en los que se encuentra inscrito. .................................12 5. Registrarse como participante. ..........................................................14 5.1. Ficha de Inscripción del Participante. ........................................14 6. Presentación de Propuestas. ............................................................17 6.1. Ingresar Propuesta. .............................................................17 6.2. Representante Legal. ...........................................................22 6.3. Presentar propuesta (Envío de propuesta). .................................24

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LISTA DE FIGURAS Figura 1 Portal público del SEACE ..................................................... 5 Figura 2 Portal Web del OSCE .......................................................... 6 Figura 3 Portal público del SEACE - Buscador de procesos ....................... 7 Figura 4 Portal público del SEACE – Resultado de búsqueda de procesos ..... 7 Figura 5 Portal público del SEACE – Ficha de selección del proceso ............ 8 Figura 6 Página de Ingreso al ambiente de Transacciones Electrónicas ......... 9 Figura 7 Menú principal del SEACE .................................................... 9 Figura 8 Módulo de Procesos.......................................................... 10 Figura 9 Sección de Búsqueda de Procesos ........................................ 10 Figura 10 Lista de Procesos ........................................................... 11 Figura 11 Ficha del proceso ........................................................... 12 Figura 12 Sección Procesos en los que se encuentra inscrito ................... 13 Figura 13 Ficha de proceso en el que se presentó propuestas .................. 14 Figura 14 Ficha de Inscripción del Participante ..................................... 15 Figura 15 Mensaje de estar seguro de grabar los datos .......................... 16 Figura 16 Mensaje de alerta para presentar propuestas .......................... 16 Figura 17Ingresar Propuesta .......................................................... 17 Figura 18 Secciones del registro de propuestas .................................... 18 Figura 19Propuesta técnica ............................................................ 19 Figura 20 Propuesta económica ...................................................... 20 Figura 21 Mensaje de confirmación para grabar las propuestas ................ 20 Figura 22 Mensaje de indicación del siguiente paso ............................... 21 Figura 23 Mensaje de alerta ........................................................... 21 Figura 24 Mensaje de indicación del siguiente paso ............................... 22 Figura 25 Representante Legal........................................................ 22 Figura 26 Datos del Representante Legal y del Consorcio ....................... 23 Figura 27 Mensaje de confirmación el registro del Representante .............. 24 Figura 28 Presentar propuesta ........................................................ 24 Figura 29 Declaraciones Juradas para enviar las propuestas.................... 25 Figura 30 Ficha de proceso en el que se presentó propuestas .................. 26 Figura 31 Sección Procesos en los que se encuentra inscrito ................... 27

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INTRODUCCIÒN

Todas las Entidades sujetas a la Ley de Contrataciones del Estado están en la obligación de registrar información relacionada con su Plan Anual de Contrataciones, los procesos de selección, los contratos y su ejecución, y todos los actos que requieran ser publicados en el Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado – SEACE. En el caso particular de los procesos de selección electrónicos de Adjudicaciones de Menor Cuantía para la contratación de Bienes y Servicios, el o los proveedores registran su participación, y presentan sus propuestas técnica y económica a través del SEACE. El registro de participantes y la presentación de propuestas se pueden realizar en una sola fecha o en distintas, siempre y cuando los plazos de dichas etapas estén vigentes según el calendario del proceso publicado en el SEACE. Los proveedores para interactuar con el SEACE utilizan el Certificado SEACE, compuesto por un usuario y una contraseña. El usuario es el número de RUC del proveedor y la contraseña es aquella emitida al momento de efectuar su inscripción en el Registro Nacional de Proveedor. En tal sentido, se ha elaborado el presente manual como un instrumento de ayuda que tiene por finalidad orientar a todo proveedor del Estado en el acceso al Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado – SEACE, y al Módulo de Procesos Electrónicos, a fin que pueda registrarse como participante y presentar sus propuestas en Adjudicaciones de Menor Cuantía para la contratación de Bienes y Servicios.

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REGISTRO DE PARTICIPANTE Y PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS EN PROCESOS ELECTRÓNICOS DE ADJUDICACIÓN DE MENOR CUANTÍA PARA LA CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS 1. Opciones para acceder a Transacciones Electrónicas del SEACE. Transacciones Electrónicas del SEACE es el ambiente donde los proveedores del Estado inscritos en el Registro Nacional de Proveedores pueden registrar su participación y presentar propuestas en las Adjudicaciones de Menor Cuantía electrónicas que las Entidades del Estado convocan para la contratación de bienes y servicios. Para acceder a este ambiente existen tres formas que se detallan a continuación: 1.1. A través de la página web www.seace.gob.pe El ingreso a la página web del SEACE se hará digitando la siguiente dirección electrónica en el buscador web: www.seace.gob.pe.

Figura 1 Portal público del SEACE En esta página deberá seleccionar la opción “Acceso usuarios registrados” para acceder al ambiente Transacciones Electrónicas. 1.2. A través de la página web www.osce.gob.pe El ingreso a la página web del OSCEse hará digitando la siguiente dirección electrónica en el buscador web: www.osce.gob.pe.

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Figura 2 Portal Web del OSCE En esta página deberá seleccionar la opción “Acceso Entidades / Proveedores” para acceder al ambiente de Transacciones Electrónicas. 1.3. A través de la ficha de selección del proceso En la pestaña “3.Procesos de Selección” de la página web del SEACE es posible que los proveedores sin necesidad de usuario y contraseña realicen búsquedas de oportunidades de negocio, utilizando para ello las opciones existentes en el sistema. Por ejemplo: Si su empresa brinda servicios de consultorías (estudios, inspecciones, asesorías en la ejecución de proyectos, estudios de preinversión, etc) podrá realizar la búsqueda de la siguiente forma:

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Elegir la opción Bienes o Servicios Elegir la opción Menor Cuantía (AMC)

Escriba una palabra clave del bien o servicio que brinda.

Figura 3 Portal público del SEACE - Buscador de procesos Luego de elegir y escribir en las opciones de búsqueda seleccionamos “Buscar”, visualizando posteriormente los procesos que coinciden con los datos indicados, tal como se observa a continuación:

Figura 4 Portal público del SEACE – Resultado de búsqueda de procesos Ingresando a la opción “Detalles” podremos verificar la convocatoria del proceso, en el cual visualizaremos los datos generales, el cronograma, los datos del ítem del proceso. Asimismo, se podrá descargar las Bases y el Resumen Ejecutivo, así como otros documentos que se hayan emitido durante el trámite del proceso hasta la suscripción del contrato. Fecha de actualización: 07/09/2012

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Figura 5 Portal público del SEACE – Ficha de selección del proceso En la ficha de selección y a fin de registrar su participación en un proceso de selección deberá seleccionar la opción “Inscribirme en proceso electrónico”, la cual lo conducirá al ambiente de Transacciones Electrónicas. 2. Acceso al ambiente de Transacciones Electrónicas del SEACE. A este ambiente se puede acceder al seleccionar cualquiera de las tres opciones “Acceso usuarios registrados”, “Acceso Entidades / Proveedores”, “Inscribirme en proceso electrónico” y el sistema mostrará la página para acceder digitando el Certificado SEACE (Usuario y Contraseña) emitido por el Registro Nacional de Proveedores, y luego seleccione la opción “Iniciar Sesión”.

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Figura 6 Página de Ingreso al ambiente de Transacciones Electrónicas 3. Menú principal del ambiente de Transacciones Electrónicas del SEACE. El menú principal muestra los módulos en los cuales los proveedores del Estado podrán registrar su información, según sea el caso. Los módulos que cuenta actualmente son: Procesos Electrónicos y Convenio Marco (CM – Proveedor).

Figura 7 Menú principal del SEACE 4. Módulo de Procesos Electrónicos. Una vez seleccionado el Módulo de Procesos Electrónicos, se podrán visualizar las siguientes secciones: a) Búsqueda de Procesos. b) Procesos en los que se encuentra Inscrito.

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a)

b)

Figura 8 Módulo de Procesos 4.1. Búsqueda de Procesos. Esta sección permite ubicar un proceso de selección electrónico vigente, es decir, un proceso en el cual según el cronograma es posible registrarse como participante y presentar propuestas. La búsqueda se efectuará eligiendo cualquiera de los criterios disponibles: Nombre o sigla de la Entidad, número de proceso, sigla del proceso, región y síntesis del proceso, luego presione el botón “Buscar”. Por ejemplo: Buscaremos a través del filtro “Síntesis del proceso” digitando la palabra MANTENIMIENTO.

Figura 9 Sección de Búsqueda de Procesos 4.1.1. Lista de procesos. El sistema mostrará el listado de procesos vigentes que contengan en su descripción la palabra MANTENIMIENTO, luego de lo cual se puede seleccionar la opción “Detalles” para revisar los datos del proceso y descargar los archivos de las Bases del proceso. Fecha de actualización: 07/09/2012

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Figura 10 Lista de Procesos 4.1.2. Ficha del proceso. En esta ficha visualizaremos los detalles del proceso: Datos generales, el cronograma, los datos del ítem y los documentos que haya registrado la Entidad. Asimismo, podrá registrase como participante seleccionando la opción “Inscribirse en Proceso Electrónico”.

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Figura 11 Ficha del proceso 4.2. Procesos en los que se encuentra inscrito. A través de esta sección podrá verificar datos de los procesos en los que ya está participando, asimismo conocer si presentó propuesta o no.

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Solo seregistró como participante.

Presentó propuesta.

Figura 12 Sección Procesos en los que se encuentra inscrito Al ingresar a uno de los procesos con el estado “SIN PROPUESTA” el sistema mostrará la ficha del proceso (Ver Figura 11) y en caso se encuentre a tiempo para presentar propuestas según el cronograma publicado del proceso, el sistema mostrará una opción “Ingresar Propuesta” que le permitirá realizar o completar el registro de sus propuestas. Al ingresar a un proceso de selección en el que presentó propuesta observaremos la ficha del proceso (Ver Figura 13) con los Datos del Representante Legal, tal como se aprecia en la siguiente pantalla:

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Figura 13 Ficha de proceso en el que se presentó propuestas 5. Registrarse como participante. Una vez ingresado a la Ficha del proceso (Ver Figura 11) se debe seleccionar la opción “Inscribirse en Proceso Electrónico”. 5.1. Ficha de Inscripción del Participante. La Ficha de Inscripción del Participante cuenta con las siguientes secciones: a) Términos y Condiciones: El SEACE le mostrará los términos y condiciones de uso del sistema que luego de leer y encontrarse conforme deberá colocar un visto bueno en el recuadro de “Aceptación”, para continuar con el registro. b) Verificación de Usuario: Fecha de actualización: 07/09/2012

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Automáticamente se desplegará los campos para validar su “Usuario y Contraseña”, luego seleccione “Inscribir”, tal como se muestra a continuación:

Figura 14 Ficha de Inscripción del Participante Luego de seleccionar la opción “Inscribir”, el sistema le mostrará un mensaje de alerta que consulta si está seguro de grabar los datos ingresados, luego de lo cual deberá seleccionar “Aceptar” para inscribirse como participante.

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Figura 15 Mensaje de estar seguro de grabar los datos Finalmente, el sistema mostrará un mensaje informando que se encuentra inscrito, y que si desea puede presentar su propuestas, ya que conforme lo establece la Directiva Nº 002-2011-OSCE/CD las etapas de Registro de Participantes y Presentación de Propuestas se realizan conjuntamente, luego seleccione el botón “ACEPTAR”.

Figura 16 Mensaje de alerta para presentar propuestas Nota: Proveedores exceptuados Si el proveedor es una Entidad comprendida en el inciso 3.1 del artículo 3º de la Ley, ingresará el Usuario y Contraseña que le asignó la Sub Dirección de Plataforma. Si el proveedor es una sociedad conyugal o una sucesión indivisa ingresará el Usuario y Contraseña que le asignó la Sub Dirección de Operaciones Registrales. Fecha de actualización: 07/09/2012

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6. Presentación de Propuestas. Para presentar las propuestas técnica y económica se debe realizar tres (3) pasos: a) Ingresar Propuesta, b) Registrar Representante Legal, c) Presentar Propuesta (Enviar propuesta). 6.1. Ingresar Propuesta. Una vez registrado como participante, se puede iniciar el registro de su propuesta técnica y económica a través de la opción sistema mostrará un mensaje que informa lo siguiente:

, el

•

Los documentos de la propuesta técnica deberán contar con el sello y rúbrica del postor o del Representante Legal o mandatario designado. En el caso que el proveedor sea una persona natural los documentos de la propuesta técnica deberán tener la rúbrica o visto bueno del postor.

•

Se deberá verificar antes del envío, bajo responsabilidad, que el archivo pueda ser descargado y su contenido sea legible.

Figura 17Ingresar Propuesta Luego de seleccionarla opción “Aceptar”, el sistema mostrará el formulario en cual se debe registrar la propuesta técnica y propuesta económica del ítem.

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Figura 18 Secciones del registro de propuestas a) Propuesta Técnica. Al registrar su Propuesta Técnica deberá tener en cuenta que el sistema solo admite archivos de extensiones PDF, DOC y ZIP, seleccione la opción “Examinar” para adjuntar el archivo que contiene su “Propuesta Técnica”, es decir el archivo de los documentos escaneados y comprimidos. De ser MYPE, marque el recuadro.

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Figura 19Propuesta técnica b) Propuesta Económica. La Propuesta Económica cuenta con los siguientes campos:  Cantidad Ofrecida solicitada por la Entidad, la que no puede ser modificada.  Monto Total de su Oferta, la propuesta económica debe ser ingresada a través de la tabla de números que aparecerá al seleccionar la lupa, luego de “Limpiar”, enseguida digite la Propuesta Económica y finalmente pulse en “Cerrar”.  Archivo con detalle de precios unitarios, sólo será necesario adjuntar un archivo cuando se trate de contrataciones bajo el sistema de precios unitarios, tarifas o porcentajes.

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A

B

C

Figura 20 Propuesta económica Ahora seleccione la opción “GRABAR”. Luego, el sistema solicita confirmar se proceda a grabar la información registrada de propuesta técnica y económica, de estar seguros se debe seleccionar la opción “Aceptar”.

Figura 21 Mensaje de confirmación para grabar las propuestas

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En seguida el sistema procede a guardar la información, asimismo muestra un mensaje indicando que debe seleccionar la opción “Volver” para continuar con el registro de los demás datos.

Figura 22 Mensaje de indicación del siguiente paso Luego de seleccionar la opción “Aceptar”, el sistema habilitará la opción “Eliminar”(Nº 1) esto significa que la Propuesta Técnica y Económica están en estado borrador, es decir podrá revisar si realmente el archivo adjunto es el correcto como Propuesta Técnica o si se consignó correctamente el monto de la Propuesta Económica; después de realizar los cambios que se considere necesarios presione “Grabar” (Nº 2) y seguidamente el sistema mostrará un mensaje preguntando si está seguro de grabar los datos ingresados. Finalmente presione “Aceptar” (Nº 3).

2

1

3

Figura 23 Mensaje de alerta Fecha de actualización: 07/09/2012

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No olvide que luego debe presionar el botón “Volver” (Nº 4), para registrar los datos del Representante Legal, y del consorcio de ser el caso, luego presione “Aceptar”, tal como indica el mensaje que se muestra:

4

Figura 24 Mensaje de indicación del siguiente paso 6.2. Representante Legal. Una vez ingresada la Propuesta Técnica y Económica de cada ítem, se debe registrar los datos del Representante Legal, para ello seleccionamos la opción .

Figura 25 Representante Legal Fecha de actualización: 07/09/2012

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Deberá ingresar el apellido paterno, materno y nombres del Representante Legal, y en caso de presentarse en consorcio con otra empresa o persona natural debe marcar el recuadro “Consorcio”. Datos del Consorcio: En esta sección deberá consignar lo siguiente: • • •

Nombre de Consorcio (Nº 1) Tipo de Documento (Nº 2) Nº de RUC (Nº 3)

• • •

Nombre del Postor, aquí deberá seleccionar la lupa (Nº 4). Registro de RNP (Nº 5), si es proveedor de bienes o de servicios. % de Participación (Nº 6), aquí deberá consignar el porcentaje en el que participa en el Consorcio País de Origen (Nº7), deberá consignar el país de origen en caso de ser un proveedor extranjero.

•

Ingresados los datos del primer consorciado en el orden antes mencionado, presione el botón “Agregar”, seguidamente ingrese los datos del segundo consorciado siguiendo el mismo procedimiento.

1 3

2 5

4 7

6

Figura 26 Datos del Representante Legal y del Consorcio A medida que vaya registrando los datos de los integrantes del consorcio, podrá verificar los datos grabados. Finalmente debemos seleccionar la opción “GRABAR”, luego del cual el sistema mostrará un mensaje de solicitando confirmar el registro. Fecha de actualización: 07/09/2012

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Figura 27 Mensaje de confirmación el registro del Representante El sistema lo conducirá a la Ficha del proceso, donde podrá verificar la propuesta y los datos del Representante Legal. 6.3. Presentar propuesta (Envío de propuesta). Para formalizar el envió de su propuesta,

debe

seleccionar

la

opción

, como se muestra a continuación:

Figura 28 Presentar propuesta Declaraciones Juradas: Para proceder con el Envío de la Propuesta, deberá marcar cada uno de los enunciados en señal de conformidad.

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Figura 29 Declaraciones Juradas para enviar las propuestas

Luego de haber verificado que la información ingresada es correcta se debe pulsar en “Aceptar y luego se debe seleccionar la opción para formalizar la presentación de la propuesta al proceso de selección electrónico. Confirmación de envío de propuestas: El sistema mostrará un mensaje que informa que la propuesta fue presentada, y que deberá esperar el inicio de la siguiente etapa, es decir, la Calificación y evaluación de propuestas, y luego el Otorgamiento de la Buena Pro.

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Figura 30 Ficha de proceso en el que se presentó propuestas Recuerde que si el sistema no mostró el mensaje de la pantalla anterior probablemente no ha cumplido con todos los pasos para la presentación de su propuesta y por ende deberá verificar el paso faltante. Finalmente, cabe señalar que en la sección “Procesos en los que se encuentra Inscrito”, podrá verificar que se presentó la propuesta en el PROCESOELECTRONICO-MENORCUANTÍA 898-2009-OSCE.

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Presentó propuesta.

Figura 31 Sección Procesos en los que se encuentra inscrito

En caso requiera efectuar consultas podrá comunicarse a:

SEDE CENTRAL: Av. Gregorio Escobedo cuadra 7 - Jesús María Lima 11, Lima – Perú

CENTRO DE CONSULTAS DEL OSCE 6143636 Opción 1 – Consultas RNP Opción 2 – Consultas SEACE Opción 3 – Consultas legales Opción 4 – Consultas generalas CONSULTAS VIRTUALES: [email protected]

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