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SITUACIONES ADMINISTRATIVAS

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1. OBJETIVO Y ALCANCE Determinar las actividades necesarias para el manejo de las situaciones administrativas que se presenten con los funcionarios del COPNIA. Inicia con la identificación de alguna situación administrativa, su manejo interno, comunicación y finalización de la misma. 2. NORMATIVIDAD Tipo

Número

Titulo

Fecha

842

Por la cual se modifica la reglamentación del ejercicio de la ingeniería, de sus profesiones afines y de sus profesiones auxiliares, se adopta el Código de Ética Profesional y se dictan otras disposiciones

2003

Ley

Nota: Como referencia para la definición del procedimiento se tomaron algunos artículos del Decreto ley 3135 de 1968, Decreto ley 1045 de 1978, Decreto 2400 de 1968 y Decreto 1950 de 1973, Ley 909 de 2004, en lo referente a empleos de libre nombramiento y remoción. 3. DEFINICIONES 3.1 ENCARGO Designación temporal de un funcionario para asumir total o parcialmente las funciones de otro cargo vacante por falta temporal o definitiva de su titular con o sin desvinculación de las funciones propias de su cargo. Esta situación administrativa debe emplearse como regla general, siempre que se presenten los hechos descritos. 3.2 COMISIÓN Designación de un funcionario, por disposición de la autoridad competente, para ejercer temporalmente funciones propias de su cargo en lugares diferentes a la sede habitual de su cargo o para atender transitoriamente actividades oficiales diferentes a las inherentes al cargo del cual es titular. 3.3 PERMISO Ausencia temporal, excepcional, motivada y de corta duración, a que tiene derecho un funcionario, hasta por tres (3) días hábiles máximo con goce de sueldo. 3.4 INCAPACIDADES, LICENCIAS POR MATERNIDAD O PATERNIDAD

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Separación transitoria de un funcionario de las actividades de su cargo por enfermedad general o accidente de trabajo, por maternidad o por paternidad. 3.5 LICENCIA ORDINARIA Separación transitoria de un funcionario de las actividades de su cargo, por solicitud propia, sin sueldo, hasta por sesenta (60) días al año continuo o discontinuo, prorrogable hasta por treinta (30) días más, si a juicio del nominador concurre en justa causa. 3.6 VACACIONES Descanso remunerado al que tiene derecho todo funcionario por haber trabajado durante un (1) año continuo, correspondiente a 15 días hábiles. 4. CONDICIONES GENERALES 4.1 En el COPNIA la vacancia en los cargos se presenta por alguna de las siguientes causas: VACANCIA DEFINITIVA  Vacancia no suministrada de acuerdo con el organigrama  Declaratoria de insubsistencia.  Renuncia regularmente aceptada.  Invalidez absoluta.  Revocación de nombramiento  Nulidad de nombramiento  Mandato de la ley.  Destitución, desvinculación o remoción.  Declaratoria de vacancia en el caso de abandono del mismo.  Por retiro con derecho a jubilación.  Por muerte del empleado  Reestructuración  Por edad de retiro forzoso  Las demás que determine la ley o la Constitución Nacional. VACANCIA TEMPORAL  Vacaciones, licencia, servicio militar  En comisión, salvo en la de servicio militar  Cuando se encarga al funcionario de otro empleo desligándolo de las funciones que ejerce  Suspensión en el ejercicio del cargo

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4.2 El Profesional de Gestión de Talento Humano es el encargado de mantener actualizada la carpeta de historia laboral de los funcionarios del COPNIA, con los registros de los actos administrativos u otros que señalen situaciones administrativas del funcionario como vacaciones, licencias, comisiones, encargos, permisos, ausencias temporales, pago de prestaciones, capacitaciones, resoluciones de procesos disciplinarios, reconocimientos, evaluaciones de desempeño. 4.3 Los encargos pueden hacerse por el tiempo que dure la vacancia temporal de un empleo, y en caso de vacancia definitiva pueden hacerse por tres (3) meses, prorrogable por tres (3) meses más, teniendo que evaluar el desempeño del encargo, donde se definirá si el cargo se convoca externamente o si se realiza el nombramiento ordinario a quien esta encargado 4.4 Los requisitos mínimos para conferir permiso de estudio son:  Que el estudio esté directamente relacionado con las funciones propias del cargo.  Que el tiempo requerido no afecte el normal funcionamiento de la entidad.  Se pactaran con el funcionario las actividades que mitiguen los efectos en virtud de la ausencia. 4.5 En todos los casos, para los permisos de estudio, el nominador determinará la conveniencia de otorgarlos. 4.6 Los permisos remunerados autorizados en el COPNIA son:  



   

Para el ejercicio del sufragio En caso de grave calamidad doméstica o caso de fuerza mayor, es decir, grave enfermedad de Padre, Madre, Cónyuge, Hijos; incendio, escape de gas o inundaciones del lugar donde habita el empleado, para colocar denuncios en caso de robo. En caso de fallecimiento de su cónyuge, compañero o compañera permanente o de un familiar hasta el grado segundo de consanguinidad (padres, abuelos, hijos, nietos, hermanos, sobrinos), primero de afinidad (suegros, hijastros) y primero civil (hijos adoptados directamente por el funcionario). Para asistir a citas médicas o terapias ordenadas por el medico tratante para el empleado o sus hijos. Para asistir a reuniones o matriculas en el Colegio donde estudian sus hijos. Por el nacimiento de un hijo, siempre y cuando no haga uso o no tenga derecho a la licencia de paternidad. Para ser jurado de votación cuando ha sido designado por la autoridad competente.

Los permisos deberán ser soportados ante el jefe inmediato con el documento correspondiente tales como certificado de votación, certificado de enfermedad expedido por la EPS, copia del registro de defunción del familiar fallecido, copia del registro civil de nacido vivo, comprobante que ha sido elegido jurado de votación, certificación de la entidad

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educativa donde conste el semestre que cursa, periodo de estudio y horario. Dichos soportes deben ser remitidos al Profesional de Gestión de Talento Humano, para el control y archivo correspondiente. 4.7 Existirán permisos excepcionales remunerados por horas para los Profesionales y Secretarios Seccionales para dictar clases, siempre y cuando, el nominador las apruebe. 4.8 Los permisos inferiores a un día serán otorgados por el jefe inmediato, para lo cual deberá dejarse registro en memorando interno o correo electrónico y debe ser informado de inmediato al Profesional de Gestión de Talento Humano para lo pertinente. 4.9 Durante el tiempo de licencia ordinaria el funcionario no puede desempeñar otro cargo dentro de la administración pública. 4.10 Cuando el Profesional de Gestión de Talento Humano analiza el tiempo de trabajo del funcionario para determinar su derecho a prima de servicios y bonificación por servicios prestados, debe considerar si el funcionario se ha desempeñado en otra entidad pública y tiene tiempo acumulado de trabajo (soportada por certificados de trabajo) y si presenta continuidad en el servicio público (que es el tiempo trascurrido entre la finalización e inicio del servicio en la nueva entidad, el cual no debe superar los quince (15) días hábiles). 4.11 Las licencias no remuneradas modifican y desplazan el periodo de causación de vacaciones, primas, pensión y todo lo relacionado con el tiempo de servicio 4.12 



Las causas para compensar en dinero las vacaciones son: Cuando el Director General, lo considere necesario para evitar perjuicios en el servicio público, evento en el cual solo se puede solicitar la compensación de vacaciones a un (1) año; situación que debe ser soportada por un acto administrativo según modelo de Resolución para indemnización de vacaciones (ANEXO 6.1) Cuando el empleado quede retirado del servicio sin haber gozado de las vacaciones causadas, caso en el cual éstas hacen parte de la liquidación final de las prestaciones sociales del funcionario. (ANEXO 6.1)

4.13

El Profesional de Gestión de Talento Humano analiza el tiempo de servicio acumulado de los funcionarios sin goce de vacaciones y presenta cada cuatro meses el libro de vacaciones a la Subdirección Administrativa y Financiera para que determine las acciones a seguir y programar las vacaciones de los funcionarios que tengan más de un periodo vencido.

4.14

Las vacaciones que sean concedidas podrán ser interrumpidas por:

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SITUACIONES ADMINISTRATIVAS

    

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Las necesidades del servicio. La incapacidad ocasionada por enfermedad o accidente de trabajo acreditado con certificado médico expedido por la EPS. La incapacidad ocasionada por maternidad o aborto acreditado con certificado médico expedido por la EPS. El otorgamiento de una comisión El llamamiento a filas Estas situaciones son expresadas por la Administración o el funcionario y soportadas por un acto administrativo según modelo de Resolución para interrupción de vacaciones (ANEXO 6.2) y deben ser informadas por el Profesional de Gestión de Talento Humano a las áreas que se vean afectadas para el trámite correspondiente.

4.15

Si por interrupción del periodo de vacaciones, queda pendiente tiempo para el año siguiente, el funcionario tiene derecho a que se reajuste proporcionalmente el tiempo de disfrute pendiente de acuerdo al salario correspondiente al momento del disfrute de las mismas.

4.16

Los registros generados en la aplicación de este procedimiento son parte de la historia laboral y su manejo y conservación está dada según lo establecido en la tabla de retención documental para archivo de Historias laborales

5. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 5.1 ENCARGO No.

Nombre de la actividad

1

Inicio del Procedimiento

2

Identificar necesidad de proveer cargos vacantes

Descripción

Identifica necesidad de encargar temporalmente a un Director General funcionario interno del COPNIA, las funciones de un Subdirector determinado cargo vacante de manera temporal o Administrativo y definitiva y comunicarlo al responsable. Financiero -

3

Verificar disponibilidad presupuestal

4

Determinar personal a proveer en el cargo

Responsable

-

-

Determina si el encargo va a suplir una vacante definitiva que no cuenta con titular o cubre la ausencia temporal de un funcionario nombrado en titularidad (debe considerar el grado salarial) Si se trata del primer caso, solicita al Profesional de Gestión de Presupuesto la verificación de la disponibilidad presupuestal de recursos económicos (considerando salario base y tiempo) para continuar con el proceso. Revisa el manual de funciones del COPNIA, e identifica el perfil del cargo requerido. Verifica la existencia del funcionario que cumpla los

Profesional de Gestión de Talento Humano

Director General Subdirector

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SITUACIONES ADMINISTRATIVAS

No.

Nombre de la actividad

Descripción

-

-

5

Proyectar resolución e Informar la designación temporal en el cargo.

-

-

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Responsable

requisitos mínimos exigidos para el cargo, verifica su Administrativo desempeño durante el tiempo de servicio y determina si Financiero el funcionario debe ser encargado o nombrado. En caso de no existir funcionarios competentes para el cargo, inicia las actividades descritas en el procedimiento de “Selección y vinculación de funcionarios” GH-pr-01 Proyecta la resolución de encargo según modelo (ANEXO 6.3) para encargo de funciones cuando es vacante temporal y (ANEXO 6.4) para encargo cuando es vacante definitiva, la cual debe ser revisada por el Subdirector Administrativo y Financiero y aprobada por el Director General. Envía memorando interno al funcionario comunicando el contenido de la Resolución; anexando copia de las funciones del cargo. Actualiza la historia laboral del funcionario (Anexo 6.5)

Coordina las actividades de entrega de cargo entre el funcionario entrante y el saliente, si se trata de un encargo en vacante temporal. - Coordina con el jefe inmediato las actividades de entrenamiento para el funcionario encargado en una vacante definitiva, de acuerdo a lo descrito en el procedimiento de “Inducción, Capacitación y Desarrollo del personal” GH-pr-02 Informa las actividades a desarrollar durante el tiempo que dura el encargo, revisa con el funcionario encargado los procedimientos a desarrollar y elabora un acta de pendientes si es del caso.

y

Profesional de Gestión de Talento Humano Subdirector Administrativo Financiero

y

Auxiliar de Gestión de Talento Humano

-

Profesional de Gestión de Talento Humano

6

Coordinar el entrenamiento y entrega del cargo.

7

Entregar el cargo

8

Actualizar la historia laboral del funcionario

Relaciona los documentos generados del acto Auxiliar de Gestión administrativo en el formato de “Historia laboral” GH-fr-05 de Talento (ANEXO 6.5), actualiza el expediente del funcionario. Humano

9

Registrar Novedad

Registrar novedad en el documento soporte de liquidación Profesional de de nómina, cuando el encargo conlleva pago por diferencia Gestión de Talento de sueldo Humano

Jefe Inmediato o funcionario que deja el empleo

Subdirector Administrativo Financiero, 10

Verificar el encargo en el puesto de trabajo

-

11

Finalizar el encargo

Para vacantes definitivas, el jefe inmediato da su Subdirector concepto a la Dirección General sobre nombrar en el Jurídico, cargo al funcionario o mantenerlo en el cargo anterior. Secretario Seccional, Profesionales Gestión Si es un encargo en una vacante temporal, el Encargado, encargado y el titular del cargo hacen el empalme Subdirector correspondiente y si es el caso lo hacen conocer a la Administrativo

y

de

y

GH-pr-04

SITUACIONES ADMINISTRATIVAS

No.

Nombre de la actividad

Descripción -

-

12

Confirmar, comunicar y verificar la designación.

-

-

Dirección General. Si es un encargo en una vacante definitiva y el concepto del jefe inmediato no fue favorable, se debe iniciar el proceso de selección según lo definido en el procedimiento de “Selección y vinculación de funcionarios” GH-pr-01. Proyecta la resolución de nombramiento según modelo (ANEXO 6.6), la cual debe ser revisada por el Subdirector Administrativo y Financiero y aprobada por el Director General. Envía comunicación firmada por el Subdirector Administrativo y Financiero al funcionario seleccionado, informándole sobre la designación. Prepara acta de posesión, según modelo (ANEXO 6.7), como evidencia de que el funcionario cumple con los requisitos especificados en la descripción y perfil del cargo correspondiente. Informa al personal en general sobre la novedad a través de Intranet.

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Responsable Financiero, Subdirector Jurídico, Profesionales Gestión, Secretario Seccional.

de

Profesional de Gestión de Talento Humano con el apoyo del Auxiliar de Gestión de Talento Humano

Director General 13

Posesionar

Procede a la toma de juramento para la posesión.

Subdirectores Secretarios Seccionales

14

Actualizar la historia laboral del funcionario

Relaciona los documentos generados del acto Auxiliar de Gestión administrativo en el formato de “Historia Laboral” GH-fr-05 de Talento (ANEXO 6.5), actualiza el expediente del funcionario. Humano -

15

Actualizar Carnetización

16

Fin del procedimiento

-

Tramita la elaboración del carné, suministrando información de nombre, cédula, cargo y anexando foto, Auxiliar de Gestión a la entidad encargada. de Talento Recibe carné, lo entrega al funcionario o lo envía para Humano entrega en los seccionales, mediante memorando interno.

5.2 COMISIÓN DE SERVICIO: No.

Nombre de la actividad

Descripción

1

Inicio del Procedimiento

2

Identificar la necesidad Presentar para firma del Director General los planes anuales de comisionar de comisiones de servicios relacionados con: funcionarios del COPNIA. Charlas interinstitucionales

Responsable

Subdirector Jurídico Subdirector de Planeación y Comunicaciones

GH-pr-04

SITUACIONES ADMINISTRATIVAS

No.

3

4

5

Nombre de la actividad

Aprobar conveniencia de comisión.

Solicitar comisión no programada

Verificar disponibilidad presupuestal

6

Cotizar y confirmar tiquetes aéreos

7

Emitir acto administrativo

Descripción

Vigente a partir de Septiembre de 2012 2a. Actualización Pág.8/15

Responsable

Asesorías jurídicas. Subdirector Planes de divulgación Administrativo y Auditorías internas de calidad y control interno Financiero COPASO (FORMATOS) Nota: Los desplazamientos no programados pero que se requieran de manera excepcional deberán ser solicitados por escrito, previa justificación del caso, a la Subdirección Administrativa y Financiera, para efectos de gestionar los actos administrativos y la programación de viáticos, con una antelación de cinco (5) días hábiles como mínimo. Aprobar los planes anuales de comisiones de servicios relacionados con las charlas interinstitucionales, planes de divulgación, auditorías internas de calidad y control interno y asesorías jurídicas. Director General Aprobar las solicitudes de comisiones no programadas pero que por excepción son requeridas para atender la función de la entidad. Si la comisión es programada sigue en la actividad 5, si no es programada sigue en la actividad 4 En los casos de comisiones no programadas, la solicitud de comisión debe venir acompañada del documento soporte (invitaciones, solicitudes de gremios, entidades, describiendo el fin de la misma, actividades a desarrollar y número de días, indicando las fechas exactas de inicio y terminación de la comisión. Con la información de la solicitud de la comisión y su duración, se liquida el valor vigente de los viáticos y gastos de viaje considerando la Resolución Nacional para el reconocimiento y pago de viáticos del COPNIA, solicitar por escrito al Profesional de Gestión de Presupuesto, la expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal para las comisiones programadas y solicitadas. Si existe la disponibilidad el Profesional de Gestión de Presupuesto expide y firma el CDP, de lo contrario debe gestionar los traslados o adiciones presupuestales correspondientes. Coordina con el Profesional de Gestión de Talento Humano el medio de transporte y si es aéreo realiza la cotización y confirmación de los tiquetes aéreos emitiendo el soporte con los datos del vuelo, para el control de la factura del contrato de tiquetes aéreos por parte del Supervisor. - Liquidar y proyectar resolución según tipo de comisión: modelo, comisión en servicio al interior del país (ANEXO 6.8) modelo, comisión en servicio al exterior (ANEXO 6.9) y pasa a revisión de la Subdirección Administrativa y Financiera y posterior aprobación y

Subdirectores Secretarios Seccionales Profesional de Gestión de Talento Humano con el apoyo del Auxiliar de Gestión de Talento Humano

Profesional de Gestión de Presupuesto

Secretaria de la Dirección General.

Profesional de Gestión de Talento Humano con el apoyo del Auxiliar

GH-pr-04

SITUACIONES ADMINISTRATIVAS

No.

Nombre de la actividad

Descripción -

8

Comunicar la situación administrativa.

9

Finalizar la comisión

10

Registrar Informes de Comisión

11

Actualizar la historia laboral del funcionario

12

Fin del procedimiento

firma del Director General del COPNIA. Entregar las copias de las Resoluciones firmadas por la Dirección General al Profesional de Gestión de Presupuesto para la generación de registros presupuestales, quien a su vez debe entregar al Profesional de Gestión de Contabilidad y Profesional de Tesorería los documentos completos para el trámite de pago.

Vigente a partir de Septiembre de 2012 2a. Actualización Pág.9/15

Responsable de Gestión de Talento Humano

Profesional Gestión Presupuesto

de de

Profesional Gestión Contabilidad

de de

Profesional Tesorería.

de

Auxiliar de Gestión de Talento Proyectar el memorando interno firmado por el Subdirector Humano. Administrativo y Financiero donde se le informa al funcionario de la comisión para la cual fue designada. Secretaria de la Dirección General. Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al término de la comisión, prepara y entrega a Dirección General, un informe de las actividades realizadas y resultados de la comisión (solo para comisiones de servicio), anexa soportes y pasabordos. Archivar cronológicamente los informes enviados por los Comisionados en la carpeta de informes de comisión y registrar en el cuadro de informes de comisión.

Funcionario comisionado

Secretaria de la Dirección General

Relaciona los documentos generados del acto Auxiliar de Gestión administrativo en el formato de “Historia Laboral” GH-fr-05 de Talento (ANEXO 6.5), actualiza el expediente del funcionario. Humano

5.3 PERMISOS: No.

Nombre de la actividad

1

Inicio del Procedimiento

2

Solicitar el permiso

Descripción

-

Responsable

Si el permiso obedece a situaciones planeadas, el Funcionario funcionario debe informar al jefe inmediato con 3 días solicitante de anticipación para coordinar lo pertinente. En el caso

GH-pr-04

SITUACIONES ADMINISTRATIVAS

No.

Nombre de la actividad

3

Autorizar el permiso

4

Finalizar el permiso

5

Fin del procedimiento

Descripción

Vigente a partir de Septiembre de 2012 2a. Actualización Pág.10/15

Responsable

de los Secretarios Seccionales deben informar a través de memorando interno y en el caso de los Profesionales de Gestión deben informar a través del correo electrónico al Profesional de Gestión de Talento Humano sobre el permiso otorgado, con el fin de llevar el control de nómina correspondiente. - Si el permiso obedece a situaciones de fuerza mayor o grave calamidad domestica, el funcionario debe informar inmediatamente por teléfono al jefe inmediato, quien informará al Profesional de Gestión de Talento Humano por medio escrito (memorando o correo electrónico) para el control de nómina correspondiente. - Analiza causas expuestas por el funcionario y confirma o niega el permiso en coordinación con el Jefe Inmediato. Director General - Envía al Profesional de Gestión de Talento Humano, copia del memorando o correo electrónico con la Subdirectores, decisión sobre otorgamiento o negación del permiso. Secretarios Seccionales. NOTA: El permiso diferente a estudio otorgado por los Profesionales de Secretarios Seccionales y Profesionales de Gestión es Gestión máximo por 1 día. Los permisos de 2 días son otorgados por el Subdirector correspondiente y los permisos de 3 días son otorgados por la el Director General Presentarse ante el jefe inmediato, informando la Funcionario reincorporación a su cargo, con los soportes idóneos que solicitante justifiquen su ausencia.

5.4 LICENCIAS: 5.4.1 Licencias ordinarias no remuneradas No. 1

2

Nombre de la actividad

Descripción

Responsable

Inicio del Procedimiento

Solicitar la licencia ordinaria no remunerada

Solicita por medio escrito la licencia ordinaria no remunerada al Director General con visto bueno del jefe inmediato, indicando las razones, el tiempo requerido y la fecha de inicio de la misma, anexando, si es el caso, los Funcionario documentos que la justifiquen. solicitante NOTA: Las licencias ordinarias no remuneradas deben ser solicitadas con un mes de anticipación para la reprogramación interna (encargos, supernumerarios, etc.).

GH-pr-04

SITUACIONES ADMINISTRATIVAS

No.

Nombre de la actividad

Descripción -

3

Confirmar conveniencia de la licencia ordinaria-no remunerada -

-

-

4

Emitir acto administrativo -

-

5

Actualizar la historia laboral del funcionario

Informar situación administrativa.

7

Solicitar ampliación del tiempo de la licencia

8

Supervisar cumplimiento de la licencia

9

Finalizar la licencia ordinaria

Responsable

Director General

Profesional de Gestión de Talento Humano

Auxiliar de Gestión de Talento Humano

Relaciona los documentos generados en el formato de Auxiliar de Gestión “Historia laboral” GH-fr-05 (ANEXO 6.6), actualiza el de Talento expediente del funcionario. Humano -

6

El Jefe inmediato considerando las razones expuestas por el funcionario, recomienda al Director General el otorgamiento de la licencia ordinaria no remunerada en los casos en que obedezca a caso fortuito o fuerza mayor (asuntos personales urgentes, emergencias familiares); en el caso que la solicitud no obedezca a las razones anteriores, se considerara la oportunidad de concederlas teniendo en cuenta la necesidad del servicio. Con base en las razones del funcionario solicitante y recomendaciones del Jefe Inmediato, niega o confirma la licencia ordinaria no remunerada En caso de negarse la licencia ordinaria no remunerada, proyecta para firma del Director General con visto bueno del Subdirector Administrativo y Financiero la comunicación informando las causas que motivaron la decisión (necesidades del servicio) En caso de otorgarse la licencia ordinaria no remunerada, proyecta la resolución de licencia ordinaria no remunerada según modelo (ANEXO 6.10), la cual debe ser revisada por el Subdirector Administrativo y Financiero y firmada por el Director General Proyecta para firma del Subdirector Administrativo y Financiero el memorando interno al funcionario, informándole el periodo otorgado. Si la licencia es mayor a treinta (30) días, el jefe inmediato coordina y le solicita al funcionario la presentación del PAZ Y SALVO del almacén y acta de entrega del cargo, asuntos pendientes.

Vigente a partir de Septiembre de 2012 2a. Actualización Pág.11/15

-

Registra la novedad en la autoliquidación de aportes sobre el otorgamiento de la licencia ordinaria no Profesional de Gestión de Talento remunerada. Informa al personal en general sobre la novedad a Humano través de Intranet e indica quien asume sus funciones.

Se siguen pasos del 2 al 6.

Funcionario Solicitante

Supervisa la fecha de finalización de la licencia y la reincorporación del funcionario. En caso de que el funcionario no se presente el jefe inmediato debe informar Jefe inmediato de inmediato a la Dirección General para lo de su competencia - Se presenta ante el jefe inmediato, informando la reincorporación a su cargo. Funcionario - En el caso de renuncia, inicia con las actividades solicitante descritas en el procedimiento de “Desvinculación de funcionarios” GH-pr-05.

GH-pr-04

SITUACIONES ADMINISTRATIVAS

No.

Nombre de la actividad

10

Actualizar la historia laboral del funcionario

11

Fin del procedimiento

Descripción

Vigente a partir de Septiembre de 2012 2a. Actualización Pág.12/15

Responsable

Relaciona los documentos generados en el formato de Auxiliar de Gestión “Historia Laboral” GH-fr-05 (ANEXO 6.5), actualiza el de Talento expediente del funcionario. Humano

5.4.2 Licencias o incapacidades por enfermedad general o accidente de trabajo, maternidad o paternidad No.

Nombre de la actividad

Descripción

Responsable

1

Inicio del Procedimiento

2

Informar incapacidad

Radica ante el COPNIA la incapacidad emitida por la EPS.

Enviar Incapacidad

Subdirección Dar traslado al Profesional de Gestión de Talento Humano Administrativa de la incapacidad radicada, como parte de las novedades Financiera de nómina. Secretario Seccional

3

-

4

Revisar y clasificar la incapacidad

5

Actualizar la historia laboral del funcionario

6

Fin del procedimiento

Funcionario incapacitado

Recibe el original de la incapacidad expedida por la EPS respectiva y relaciona en el Excel de incapacidades para el informe de ausentismo Verifica la duración de la incapacidad y proyecta necesidades, si es necesario, para generar encargos, Profesional de contrataciones.  Si es menor a tres días el Jefe inmediato se encarga Gestión de Talento de cubrir internamente las actividades del Seccional Humano o Área y se registra la novedad en nómina.  Si es mayor a tres días se coordina con el Subdirector Administrativo y Financiero el cubrimiento y se continúa con el procedimiento de cobro de incapacidad.

Relaciona los documentos generados en el formato de Auxiliar de Gestión “Historia Laboral” GH-fr-05 (ANEXO 6.5), actualiza el de Talento expediente del funcionario. Humano

5.5 VACACIONES: No.

Nombre de la actividad

y

Descripción

Responsable

GH-pr-04

SITUACIONES ADMINISTRATIVAS

No. 1

Nombre de la actividad

Descripción

Vigente a partir de Septiembre de 2012 2a. Actualización Pág.13/15

Responsable

Inicio del Procedimiento Jefe de Control Interno

2

3

Programar vacaciones

Solicitar vacaciones

4

Verificar derecho de vacaciones

5

Proyectar acto administrativo

Presentar a la Dirección General en el mes de octubre de Subdirectores cada año el plan de vacaciones por Dependencia de la vigencia siguiente, con el fin de poder planear las Secretario actividades de la entidad (Ver Anexo 6.12). Seccional o Profesionales de Gestión Para hacer efectiva la programación de las vacaciones, el funcionario debe solicitarlas por escrito, con visto bueno del Funcionario jefe inmediato, la cual será radicada con un CR dirigido al solicitante Director General. Dicha solicitud debe ser radicada con un mes de antelación, indicando el periodo solicitado y la fecha de inicio de las mismas. NOTA: El jefe inmediato debe informar a al Subdirector Administrativo y Financiero quien será la persona que reemplace las vacaciones del titular, ya sea con un funcionario de planta o con un supernumerario. - Verifica el tiempo trabajado y el tiempo de vacaciones concedidas. - Verifica si el funcionario tiene o no derecho a las vacaciones solicitadas y al tiempo total que tiene por disfrutar. - Solicita aprobación de la Dirección General para continuar proceso. - Si se niegan las vacaciones, el Profesional de Gestión de Talento Humano proyecta la comunicación para firma del Director donde se informa la decisión y las causas de la misma. - Si se conceden las vacaciones, el Auxiliar de Gestión de Talento Humano liquida las vacaciones, proyecta la resolución de Vacaciones según modelo (ANEXO 6.11), la cual debe ser revisada por el Profesional de Gestión de Talento Humano, junto con documentos de solicitud y liquidación, para ser inicializada por el Subdirector Administrativo y Financiero y firma del Director General.

Director General Subdirectores

Profesional de Gestión de Talento Humano

Profesional de Gestión de Talento Humano

Profesional de Gestión de Talento Humano

6

Pagar las vacaciones

Elabora la nómina de vacaciones y hace entrega de la misma con una copia del acto administrativo al Profesional Profesional de Gestión de Presupuesto, para que realice el trámite Gestión Presupuesto presupuestal y posterior pago. Profesional Gestión Contabilidad

de de de de

GH-pr-04

SITUACIONES ADMINISTRATIVAS

No.

Nombre de la actividad

Descripción

Vigente a partir de Septiembre de 2012 2a. Actualización Pág.14/15

Responsable Profesional Tesorería

-

A través de memorando interno informa al funcionario el otorgamiento de vacaciones. El Profesional de Gestión de Talento Humano, informa al Profesional de Gestión de Sistemas sobre la novedad de vacaciones y quien es el reemplazo, para el cambio de nombres en los sistemas correspondientes.

de

Subdirector Administrativo Financiero

y

7

Comunicar vacaciones

8

Actualizar la historia laboral del funcionario

Relaciona los documentos generados en el formato de Auxiliar de Gestión “Historia Laboral” GH-fr-05 (ANEXO 6.5), actualiza el de Talento expediente del funcionario. Humano

9

Finalizar las vacaciones

Se presenta ante el jefe inmediato, informando la Funcionario reincorporación a su cargo. solicitante

Profesional de Gestión de Talento Humano

Director General

10

Confirmar reincorporación del funcionario

11

Fin del procedimiento

Subdirectores Informa mediante comunicación telefónica al Profesional de Gestión de Talento Humano la fecha en que se Secretarios reincorporó el funcionario a su cargo. Seccionales. Profesionales de Gestión

6. ANEXOS 6.1 Modelo, Resolución para compensación en dinero de vacaciones por necesidades del servicio o por retiro 6.2 Modelo, Resolución para interrupción de vacaciones 6.3 Modelo, Resolución de encargo de funciones 6.4 Modelo, Resolución de encargo con sueldo en vacante definitiva 6.5 Historia Laboral 6.6 Modelo, Resolución de nombramiento 6.7 Modelo, Acta de posesión 6.8 Modelo, Resolución para comisión en servicio al interior del país 6.9 Modelo, Resolución para comisión en servicio al exterior 6.10 Modelo, Resolución de licencia ordinaria-no remunerada 6.11 Modelo, Resolución de vacaciones 6.12 Programación anual de vacaciones 7. CONTROL DE CAMBIOS No.

Fecha

Descripción del cambio o modificación

GH-pr-04

SITUACIONES ADMINISTRATIVAS

No. 1

2

Fecha

Vigente a partir de Septiembre de 2012 2a. Actualización Pág.15/15

Descripción del cambio o modificación

Abril-09

Emisión

Sept-12

Cambios: 1) Se actualiza el procedimiento y los cargos conforme la reestructuración realizada el 19 de enero de 2012. 2) desaparece el ASCENSO Y TRASLADO por no ser situaciones administrativas. 3) Se propone un nuevo anexo correspondiente a la programación anual de vacaciones.

FRANCISCO JOSE GRANADOS PARRA Profesional de Gestión de Talento Humano ACTUALIZÓ

LUZ MARINA RESTREPO TREJOS Subdirectora Administrativa y Financiera REVISÓ Y APROBÓ

ANEXO 6.1 GH-pr-04 Pag.1/2

REPÚBLICA DE COLOMBIA CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA COPNIA RESOLUCION Nº «Número consecutivo de resolución» «Fecha, indicando día, mes y año» Por medio de la cual se compensan en dinero unas vacaciones causadas y no disfrutadas, la prima de vacaciones y la bonificación especial de recreación El Director General del Consejo Profesional Nacional de Ingeniería -COPNIA en ejercicio de las facultades que le otorga el literal o), del artículo 3, de la Resolución Nacional N° 0075 del 2012 y el Manual Específico de Funciones, Requisitos y de Competencias Laborales adoptado mediante Resolución Nacional N° 0077 del 2012 y; CONSIDERANDO: Que el funcionario , identificado con la cédula de ciudadanía número , , Código , Grado , de la planta de personal del Consejo Profesional Nacional de Ingeniería–COPNIA, con una remuneración básica mensual de pesos ($) moneda corriente, presta sus servicios a esta entidad desde el de de . Que el funcionario , mediante radicado ha solicitado le sean concedidos quince (15) días hábiles de vacaciones por el año de servicios prestados en forma continua entre el de del y el de del , para disfrutarlas entre el de del y el de del . Que el artículo 20, literal a), del Decreto 1045 de 1978 autoriza la compensación de vacaciones en dinero para evitar perjuicios en el servicio público. Que por razón del servicio se hace necesario compensar en dinero las vacaciones. RESUELVE: ARTICULO PRIMERO: Compensar en dinero quince (15) días hábiles de vacaciones comprendidos entre el de del y el de del , su correspondiente prima de vacaciones y la bonificación especial de recreación al funcionario , identificado con la cédula de ciudadanía número , , Código , Grado , del Consejo Profesional Nacional de Ingeniería, correspondientes al periodo comprendido entre el de del y el de del , de acuerdo con lo expuesto en la parte motiva de la presente Resolución. ARTICULO SEGUNDO: El cómputo de las vacaciones y de la prima de vacaciones se realizará de acuerdo al salario promedio obtenido a partir de los conceptos enumerados a continuación y su reconocimiento, se hará con cargo a los rubros Presupuéstales del año «año del presupuesto» que se indican en la siguiente liquidación: Salario básico: Auxilio de Transporte: Auxilio de alimentación: Prima de Servicios:

$ $ $ $

$

Resolución Nº XXX Consejo Nacional año XXXX

Bonificación por Servicios Prestados: Salario Promedio:

51-01-13 Indemnización Prima: de Vacaciones

2

$ $

$

Salario Promedio x 15 días =$ 30

Son: «Valor en letras correspondiente a la indemnización de prima de vacaciones» m/cte.

51-01-17 Indemnización: de Vacaciones

Salario Promedio x No días calendario =$ 30

Son: «Valor en letras correspondiente a la indemnización de vacaciones» m/cte.

51-01-18 Indemnización Bonificación: Salario Básico x 2 días Especial de Recreación 30

=$

Son: «Valor en letras correspondiente a la indemnización de bonificación especial de recreación» m/cte.

TOTAL A PAGAR:

$

Son: «Valor en letras correspondiente a la valor total indemnización de vacaciones» m/cte. ARTICULO CUARTO: La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

COMUNÍQUESE Y CUMPLASE Dada en Bogotá, D.C., a los «días en letras» («días en números») días del mes de «mes»del año «año en letras» («año en números»).

Director General

«Apellido en Mayúscula inicial de quien transcribió la resolución / del Subdirector Administrativo y Financiero» Es un modelo general, siempre debe ajustarse a las particularidades del caso.

ANEXO 6.2 GH-pr-04 Pag.1/2

REPÚBLICA DE COLOMBIA CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA COPNIA RESOLUCION Nº. «Número consecutivo de resolución» «Fecha, indicando día, mes y año» Por medio de la cual se interrumpe el disfrute de una vacaciones en el Consejo Profesional Nacional de Ingeniería El Director General del Consejo Profesional Nacional de Ingeniería -COPNIA en ejercicio de las facultades que le otorga el literal o), del artículo 3, de la Resolución Nacional N° 0075 del 2012 y el Manual Específico de Funciones, Requisitos y de Competencias Laborales adoptado mediante Resolución Nacional N° 0077 del 2012 y;

CONSIDERANDO -

Que mediante Resolución No. «Número consecutivo de resolución» del «Fecha, indicando día, mes y año», le fueron concedidas las vacaciones correspondientes al periodo comprendido entre el «Fecha, indicando día, mes y año» y «Fecha, indicando día, mes y año», al funcionario «NOMBRE DEL FUNCIONARIO», con cédula de ciudadanía No «número cedula de ciudadanía», «NOMBRE DEL EMPLEO», código «código del empleo», Grado «grado del empleo», del Consejo Profesional Nacional de Ingeniería «Si aplica, se especifica seccional», por el término de quince (15) días hábiles contados del «Fecha de inicio, indicando día, mes y año» al «Fecha finalización, indicando día, mes y año».

-

Que por necesidades del servicio o novedad de incapacidad (mencionarla) se requiere interrumpir las vacaciones concedidas al funcionario «NOMBRE DEL FUNCIONARIO». RESUELVE:

ARTICULO PRIMERO: Interrumpir el disfrute de las vacaciones concedidas mediante Resolución No«Número consecutivo de resolución» del «Fecha, indicando día, mes y año» al funcionario «NOMBRE DEL FUNCIONARIO», desde el «Fecha, indicando día, mes y año», quedándole pendiente el disfrute de «número de días en letras» («número de días en números») días hábiles de las mismas. ARTICULO SEGUNDO: La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición COMUNÍQUESE Y CUMPLASE Dada en Bogotá, D.C., a los «días en letras» («días en números») días del mes de «mes»del año «año en letras» («año en números»).

Director General

«Apellido en Mayúscula inicial de quien transcribió la resolución / del Subdirector Administrativo y Financiero» Es un modelo general, siempre debe ajustarse a las particularidades del caso.

Resolución Nº 10 Consejo Nacional año 2005

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ANEXO 6.3 GH-pr-04 Pag.1/2

REPÚBLICA DE COLOMBIA

CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA COPNIA RESOLUCION Nº. «Número consecutivo de resolución» «Fecha, indicando día, mes y año» Por medio de la cual se hace un encargo El Director General del Consejo Profesional Nacional de Ingeniería -COPNIA en ejercicio de las facultades que le otorga el literal o), del artículo 3, de la Resolución Nacional N° 0075 del 2012 y el Manual Específico de Funciones, Requisitos y de Competencias Laborales adoptado mediante Resolución Nacional N° 0077 del 2012 y; CONSIDERANDO:

Que mediante Resolución número del , «especificar razones por las cual se requiere el encargo», al funcionario , siendo necesario encargar de funciones de al funcionario RESUELVE: ARTICULO PRIMERO: Encárgase a «NOMBRE DEL FUNCIONARIO», con cédula de ciudadanía No. «número cedula de ciudadanía», «NOMBRE DEL EMPLEO», código «código del empleo», Grado «grado del empleo», de la Planta de Personal del Consejo Profesional Nacional de Ingeniería «Si aplica, se especifica seccional», de las funciones del «NOMBRE DEL EMPLEO» – «Si aplica, se especifica seccional», mientras «especificar razones por las cual se requiere el encargo» el «NOMBRE DEL FUNCIONARIO», «NOMBRE DEL EMPLEO», código «código del empleo», Grado «grado del empleo» del Consejo Profesional Nacional de Ingeniería – «Si aplica, se especifica seccional», entre el día «Fecha de inicio del encargo, indicando día, mes y año» y el día «Fecha finalización del encargo, indicando día, mes y año». ARTICULO SEGUNDO: La presente Resolución rige a partir de la fecha de su comunicación.

COMUNÍQUESE Y CUMPLASE Dada en Bogotá, D.C., a los «días en letras» («días en números») días del mes de «mes»del año «año en letras» («año en números»).

Director General

«Apellido en Mayúscula inicial de quien transcribió la resolución / del Subdirector Administrativo y Financiero» Es un modelo general, siempre debe ajustarse a las particularidades del caso.

Resolución Nº 10 Consejo Nacional año 2005

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ANEXO 6.4 GH-pr-04 Pag.1/1

REPÚBLICA DE COLOMBIA CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA COPNIA RESOLUCION Nº. Por medio de la cual se hace un encargo El Director General del Consejo Profesional Nacional de Ingeniería -COPNIA en ejercicio de las facultades que le otorga el literal o), del artículo 3, de la Resolución Nacional N° 0075 del 2012 y el Manual Específico de Funciones, Requisitos y de Competencias Laborales adoptado mediante Resolución Nacional N° 0077 del 2012 y; CONSIDERANDO: Que mediante la Resolución No. XX del de del , Que el(la) funcionari0(a) , quien actualmente se desempeña como , código , grado