Skype (parte I)

Qué es Skype Skype es una plataforma de comunicaciones unificadas dirigida a la empresa. Skype conecta entre sí a personas ubicadas en diferentes puntos geográficos, con diferentes sistemas operativos y con diferentes dispositivos (computadoras, celulares o tabletas), lo cual permite desarrollar nuestras tareas diarias de productividad en el trabajo o en la clase. Skype ofrece una experiencia coherente de cliente único con presencia, mensajería instantánea, voz, vídeo y una fantástica experiencia en reuniones. Los usuarios de Skype pueden conectar con usuarios de Skype de otras organizaciones, con usuarios del antiguo Lync, de Hotmail y usuarios de otros servicios, lo que abre la puerta a numerosas funciones de comunicación con cientos de millones de personas en todo el mundo.

Trabajar en cualquier lugar: Skype permite a los usuarios comunicarse de forma segura y permanecer en contacto con compañeros de trabajo y clientes prácticamente desde cualquier lugar donde elijan trabajar.

Skype en distintos dispositivos: Los usuarios pueden cambiar de un dispositivo a otro en función de sus necesidades. Skype ofrece una experiencia de usuario coherente y familiar en PC, teléfonos, navegadores y tabletas.

Experiencias conectadas: Skype conecta a millones de personas y reúne las comunicaciones y las aplicaciones que utilizan a diario. La videoconferencia en HD con varios participantes aporta vida y expresión a las reuniones de Skype.

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Iniciar una conversación con el cliente web de Skype Skype nos permite iniciar sesión desde diferentes medios, entre ellos desde Office 365 con el explorador de internet. Esta versión de Skype es limitada, es prácticamente para hacer conversaciones instantáneas. Los pasos necesarios para iniciar una conversación desde el explorador son los siguientes: 1. Iniciar sesión en Office 365 2. Ir a Personas 3. En el cuadro de búsquedas escribir el correo o el nombre de la persona con la que deseamos chatear y presionar la tecla “Enter” 4. Dar clic sobre el nombre de la persona con la que deseamos chatear 5. En el panel de la derecha dar clic en el ícono de burbuja de texto

Aparecerá unan nueva ventana. Para chatear en ella solo necesitamos escribir los mensajes y presionar la tecla “Enter”.

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Cómo iniciar sesión en el cliente de escritorio de Skype EL cliente de escritorio es la versión más completa. Con esta versión podemos chatear, hacer llamadas de voz, videoconferencias, compartir la pantalla, presentaciones y programas. También podemos hacer sondeos y encuestas para interactuar con los demás participantes de la conversación. Para poder usar las funciones del cliente de escritorio de Skype lo primero que debemos hacer es iniciar sesión. A continuación explicamos cómo hacerlo. 1. Dar clic en el botón inicio 2. Escribir la palabra “Skype” 3. Dar clic sobre la versión de “Skype for Business” que tengamos instalado, en este caso Skype for Businees 2015

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4. Abrirá la aplicación Skype for Business 2015. Debajo de “Dirección de inicio de sesión” escribir su nombre de usuario, luego presionar la techa “Enter” 5. Después de unos segundos Skype le pedirá su contraseña. Escriba su contraseña debajo de “Contraseña” y presione la tecla “Enter”

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6. Si es la primera vez que inicia sesión aparecerá una ventana preguntándole si desea que Skype guarde su información de inicio de sesión en esa computadora. Si hace clic en “Si” sus credenciales se almacenarán en el la computadora y no tendrá que ponerlos la próxima vez que desee iniciar sesión. Debe tener en cuenta que si sus credenciales son almacenadas cualquier persona que use la computadora podrá iniciar sesión en Skype con su cuenta. Si no desea que se guarden sus credenciales haga clic en el botón “No”.

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Interfaz gráfica del cliente de escritorio

1. Barra de menú: Aquí están organizadas las principales opciones del programa 2. Barra de estado: Aquí podemos escribir un estado que nuestros contactos podrán ver

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3. Opciones de estado: Con estas opciones podemos establecer las opciones de presencia online (Como disponible, ocupado, no molestar, ect.), establecer nuestra ubicación actual, cerrar sesión o salir del programa 4. Selección de vistas: Con estos botones se puede cambiar entre la vista de contactos y la vista de conversaciones 5. Botón de acceso a la barra de menú: Este botón muestra todas las opciones de la barra de menú. Se utiliza para tener acceso a las opciones cuando decidimos ocultar la barra de menú 6. Cuadro de búsquedas: Se utiliza para buscar contactos específicos 7. Selección de orden para mostrar: Aquí podemos seleccionar la forma en que queremos que se organicen nuestros contactos, ya sea por grupos, por estado de presencia online, por relaciones, o los más nuevos 8. Botón para agregar nuevos contactos: Este botón sirve para agregar nuevos contactos a nuestra lista 9. Sección de contactos y conversaciones: Cuando estamos en vista de contactos aquí se muestran todos los contactos de nuestra lista; cuando estamos en vista conversaciones aquí se muestran las conversaciones que hemos tenido

Buscar usuarios en Skype Cuando usamos Skype por primera vez no tenemos contactos agregados a nuestra lista, pero podemos interactuar con usuarios que aún no son nuestros contactos. Para iniciar una conversación con alguna persona que no es nuestro contacto debemos buscarlo primero; la opción de búsquedas también la podemos usar para buscar entre las personas que ya son nuestros contactos, algo que es muy útil cuando nuestra lista de contactos es extensa; para ello escribimos el nombre o el correo de la persona que queremos encontrar en el cuadro de búsquedas. La búsqueda se hará de forma automática a medida que escribimos.

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Agregar contactos a Skype Los contactos son personas con las cuales regularmente interactuamos. Las podemos agregar a nuestra lista de contactos para tenerlos “a mano” cuando las necesitemos. Tenemos la posibilidad de agregar contactos que sean de nuestra empresa o contactos que no sea de nuestra empresa. Los contactos que no son de nuestra empresa pueden ser usuarios de Skype de otra institución, usuarios dl antiguo Lync, de Hotmail o de cualquier otro servicio de mensajería que esté habilitado para interactuar con Skype. El proceso para agregar contactos que sean de nuestra empresa o contactos que no lo sean es diferente. Ambos casos los explicamos a continuación.

Agregar contactos de mi empresa o institución 1. Buscar la persona que desea como lo aprendimos en el paso anterior “Buscar usuarios en Skype”

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2. Cuando aparezcan los resultados dar clic derecho sobre la persona que deseamos agregar como contacto 3. Posicionar el puntero en la opción “Agregar a lista de contactos” 4. Dar clic en la opción “Otros contactos”

Agregar contactos que no son de mi empresa o institución 1. Dar clic en el botón para agregar nuevos contactos 2. Posicionar el puntero en la opción “Agregar un contacto de fuera de mi empresa” 3. Dar clic en una de las opciones según corresponda: o Skype: si el usuario que va a agregar tiene cuenta de Skype o Otros; si el usuario que va a agregar tiene una cuenta diferente de Skype; puede ser de Hotmail, Gmail, Yahoo, ect. 4. En la ventana que aparece escribir la dirección de correo de la persona que deseamos agregar debajo de “Dirección de mensajería instantánea”

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5. Dar clic en el botón Aceptar

Si agregamos contactos que no son de nuestra compañía o institución estos no se mostrarán inmediatamente

Iniciar una conversación con el cliente de escritorio Si estamos utilizando el cliente de escritorio y deseamos iniciar una conversación sólo tenemos que dar doble clic sobre la persona con la que deseamos chatear. Se abrirá una nueva ventana, en ella escribimos los mensajes y presionamos la tecla Enter para enviarlos.

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Enviar archivos adjuntos en una conversación de Skype Con el cliente de escritorio de Skype podemos adjuntar casi todo tipo de archivos en las conversaciones, siempre y cuando el tamaño no sea exagerado. Para poder recibir el archivo satisfactoriamente la persona a la que se lo enviamos no puede estar conectada al cliente web de Skype. Podemos enviar archivos de dos formas diferentes, a continuación las explicamos.

Enviar archivos arrastrándolos a la conversación La forma más fácil de enviar archivos en Skype es arrastrándolos hasta la ventana de conversación y soltándola sobre ella. El archivo se enviará inmediatamente.

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Enviar archivos con las opciones de la ventana de conversación La segunda forma de enviar archivos es utilizando la opción que nos ofrece la ventana de conversación. Para lograrlo seguimos los próximos pasos. 1. Colocar el puntero sobre el ícono de una pantalla dentro de un círculo. Es el último ícono de los que están colocados en la parte de debajo de la ventana de conversación 2. Dar clic en la opción Agregar datos adjuntos

3. En el cuadro de diálogo que aparece seleccionar el archivo que desea enviar 4. Dar clic en el botón Abrir (Open si el sistema está en inglés)

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Compartir el escritorio Compartir el escritorio es una función que nos permite mostrar nuestro escritorio a la persona con la que estamos chateando. Esta funcionalidad es útil cuando queremos que la otra persona vea lo que estamos viendo en nuestra pantalla y lo que estamos haciendo. Si la situación lo amerita podemos incluso darle control de nuestro escritorio a la otra persona. Esto sirve para recibir instrucciones sobre diferentes cosas o para recibir soporte técnico si es el caso. Los pasos necesarios son los siguientes. 1. Colocar el puntero sobre el ícono de una pantalla dentro de un círculo. Es el último ícono de los que están colocados en la parte de debajo de la ventana de conversación 2. Dar clic sobre la opción Presentar escritorio

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3. En la ventana emergente dar clic en el botón Moderar

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El escritorio se compartirá y la otra persona lo verá a la derecha de su ventana de conversación.

Para darle control de nuestro escritorio a la otra persona debemos dar clic sobre el botón Ceder control y luego dar clic sobre el nombre de la persona.

Para dejar de presentar nuestro escritorio debemos dar clic sobre el botón Dejar de presentar

Compartir un programa Cuando compartimos el escritorio la otra persona puede ver todo lo que tenemos en nuestra pantalla. Si no deseamos que la otra persona lo vea todo podemos optar por compartir un programa específico, de forma que se le muestre sólo el contenido de ese programa a la otra persona. 1. Colocar el puntero sobre el ícono de una pantalla dentro de un círculo. Es el último ícono de los que están colocados en la parte de debajo de la ventana de conversación 2. Dar clic sobre la opción Moderar programas

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3. Aparecerá una nueva ventana mostrando todos los programas que tenemos abiertos. Dar clic en el que queremos compartir y luego dar clic en el botón Moderar

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4. Aparecerá una ventana emergente notificando que los miembros de la conversación podrán ver todo el contenido del programa que ha elegido. Dar clic en el botón Aceptar

EL programa que ha elegido se comenzará a presentar a la otra persona. Para dejar de presentarlo haga clic en el botón Dejar de presentar

Mostrar presentaciones de PowerPoint Otra de las funciones que nos ofrece Skype es mostrar presentaciones de PowerPoint en las conversaciones. Esto lo podemos usar para exponer temas que hayamos plasmado en diapositivas. 1. Colocar el puntero sobre el ícono de una pantalla dentro de un círculo. Es el último ícono de los que están colocados en la parte de debajo de la ventana de conversación 2. Dar clic sobre la opción Moderar archivos de PowerPoint 3. En la ventana de diálogo seleccionar la presentación de PowerPoint que queremos presentar 4. Dar clic en el botón Abrir (Open si el sistema está en inglés) La presentación se mostrará a la derecha de la ventana de conversación de todos los miembros que estén incluidos en ese momento. Puede cambiar las diapositivas a su antojo.

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Para dejar de presentar haga clic en el botón Dejar de presentar.

Utilizar la pizarra La pizarra es un espacio en blanco donde los miembros de la conversación pueden hacer diferentes cosas, como escribir con el puntero, dibujar, insertar texto, imágenes o símbolos. Para usarla hacemos estos pasos. 1. Colocar el puntero sobre el ícono de una pantalla dentro de un círculo. Es el último ícono de los que están colocados en la parte de debajo de la ventana de conversación 2. Dar clic sobre la opción Más… 3. En la ventana emergente dar clic en el botón Pizarra La pizarra se mostrará a la derecha de la ventana de conversación.

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Para dejar de presentar la pizarra haga clic en Detener la presentación

Hacer encuestas o sondeos Cuando estamos en una conversación y queremos saber la opinión de los demás podemos hacer un sondeo personalizado. Esta opción nos permite hacer una pregunta y ofrecer múltiples selecciones. A medida que los miembros respondan el resultado se irá mostrando como si fuera un gráfico de barras. Estos sondeos o encuestas son útiles cuando estamos en una conversación con varias personas a la vez. Los pasos necesarios son los siguientes. 1. Colocar el puntero sobre el ícono de una pantalla dentro de un círculo. Es el penúltimo ícono de los que están colocados en la parte de debajo de la ventana de conversación 2. Dar clic sobre el la opción Más… 3. En la ventana emergente dar clic en el botón Sondeo

4. En la nueva ventana escribir la pregunta y las opciones de respuesta. Luego dar clic en el botón Crear

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La encuesta se mostrará a todos los participantes para que elijan su opción.

Usar Skype/Lync desde dispositivos móviles Lync es la aplicación móvil para conectarnos a nuestra cuenta de Skype. La aplicación móvil de Lync la podemos usar desde dispositivos que tengan los sistemas operativos Android, iOS o Windows Phone. Debemos instalar la aplicación siguiendo los pasos estándar que se usen en el sistema operativo de nuestro dispositivo móvil. En este manual haremos la explicación con el sistema operativo Android, pero los pasos son prácticamente los mismos en iOS y Windows Phone.

1. Escribir nuestro correo electrónico debajo de Nombre de inicio de sesión 2. Escribir nuestra contraseña debajo de Contraseña

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3. Tocar el botón Iniciar sesión

Después que Lync inicie podremos chatear, hacer llamadas de audio y videoconferencias.

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Skype (parte II) Skype es mucho más que una plataforma para hacer conversaciones de chat. Skype ofrece un conjunto de características que facilitan comunicarse y colaborar con otras personas prácticamente desde cualquier lugar y en cualquier momento. Podemos programar y sostener reuniones en línea con múltiples personas a la vez, incluso con audio y video. A estas reuniones también podemos invitar usuarios de otras instituciones diferentes a la nuestra. Todas las funciones de Skype que presentamos anteriormente se pueden hacer de forma colaborativa con varios usuarios a la vez, como compartir el escritorio, compartir programas, ver la pizarra y hacer encuestas. Todas estas características sumadas al trabajo colaborativo hacen de Skype una plataforma idónea para trabajar de forma remota y mantener la productividad.

Para comenzar lo primero que aprenderemos será a invitar más personas a nuestras conversaciones.

Invitar más usuarios a la conversación de Skype Esta característica la usamos para tener conversaciones (o reuniones) con más de una persona. Se pueden invitar tantas personas como se desee. 1. Iniciar una conversación de Skype 2. Dar clic en el botón

que está colocado en la esquina superior derecha de la

ventana de conversación.

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3. En la nueva ventana buscar las personas que deseamos agregar a la conversación 4. En los resultados dar clic sobre la persona que deseamos agregar a la conversación y luego dar clic al botón Aceptar

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Estos pasos los debemos hacer por cada persona que deseemos agregar a la conversación. En la parte de arriba de la ventana veremos un texto que nos dirá cuántos participantes hay en la conversación.

Hacer y recibir llamadas de audio A las conversaciones de chat le podemos dar vida con la función de llamadas de audio. Con esta característica podemos hacer conferencia con dos o más personas a la vez. Hacerlo es algo sencillo, lo explicamos a continuación.

Hacer llamadas de audio 1. Dar clic el ícono de un teléfono dentro de un círculo; es el que está colocado en el centro de los íconos que están debajo de la ventana de conversación. 2. Dar clic en la opción Llamada de Skype

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Recibir llamadas de audio Si es a nosotros que nos están haciendo la llamada la podemos recibir haciendo clic sobre la ventanita emergente que saldrá en la esquina inferior derecha de nuestra pantalla. Si los dispositivos de audio están bien configurados comenzará a escuchar el audio de la otra persona y podrá hablar por su micrófono.

Si no deseamos recibir la llamada podemos hacer clic en el botón Ignorar, lo que hará que la llamada se caiga al instante.

Hacer y recibir video llamadas Hacer video llamadas Con Skype además de audio podemos hacer llamadas con video, tanto en llamadas entre dos personas o en llamada de grupo. Los pasos son los siguientes. 1. Hacer clic sobre el ícono de una cámara dentro de un círculo; es el primer ícono de los que están colocados debajo de la ventana de conversación.

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Recibir llamadas de video Para recibir llamadas solo tenemos que hacer clic sobre la ventana emergente que saldrá en la parte inferior izquierda de la pantalla, cerca del reloj.

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Si no deseamos participar en la llamada de video podemos hacer clic en el botón Ignorar.

Cómo organizar reuniones en línea (Online Meetings) Con Skype y Office 365 podemos organizar reuniones en línea que se harán en el futuro. Es una funcionalidad ideal para programar eventos con compañeros de trabajo o compañeros de clase. Para programarla tenemos que hacerlo desde Office 365. Los pasos necesarios son los siguientes. 1. Iniciar sesión en Office 365 2. Entrar al calendario 3. En el área del calendario dar clic derecho sobre el día para el que deseamos programar la reunión en línea, luego dar clic sobre el botón Nuevo

4. Completar los datos de la reunión (Evento, Asistentes, fecha de inicio, fecha de fin, la duración, el estado de presencia que desea que se establezca cuando llegue la fecha de la reunión, y establecer se el evento será repetitivo). No llenar el campo Ubicación porque por defecto se establecerá como Reunión en línea

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Dar clic sobre el botón Reunión en línea. Se insertará en el cuerpo del mensaje un enlace que dice Unirse a la conferencia en línea. Con este enlace las personas podrán acceder a la reunión.

5. Escribir los comentarios que sean necesarios para explicar el motivo de la reunión. 6. Dar clic en el botón Enviar

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La reunión se configurará en nuestro calendario y se les enviará un correo con el enlace a todos los usuarios que pusimos como asistentes. Con este correo los usuarios podrán confirmar su asistencia, rechazarla o proponer una fecha nueva. Además con el enlace que contiene este correo es que podrán conectarse a la reunión en línea.

Invitar usuarios de otra organización a reuniones en línea Podemos invitar personas que no sean de nuestra organización utilizando los mismos pasos que explicamos anteriormente. Pueden ser usuarios de Skype de otras organizaciones o usuarios de otros servicios de correo, como Hotmail, Gmail, Yahoo, etc.

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Cómo conectarse a las reuniones en línea Para conectarnos a las reuniones que nosotros mismos organizamos debemos ir al calendario y ubicar el día en que la programamos. Le damos clic y en la ventana emergente que aparece le damos clic a Unirse.

Si nosotros somos los que hemos sido invitados a los pasos necesarios para unirse son diferentes, como podemos ver a continuación.

Como pudimos ver en las explicaciones anteriores cuando enviamos una invitación de reunión el correo contiene un enlace que dice Unirse a la conferencia en línea. Cuando llegue la fecha de la reunión debemos entrar al correo y darle clic a este enlace. Los pasos que se deben seguir en lo adelante varían de acuerdo a si tiene el cliente de escritorio de Skype instalado o si no lo tiene. A continuación explicamos las dos posibilidades:

En caso de que tenga Skype instalado en su computadora Si el sistema encuentra que Skype está instalado en su computadora el mismo tratará de hacer la reunión utilizando esta aplicación. Después de un momento cargando aparecerá la ventana de Skype en la pantalla. Luego aparecerá una ventana de diálogo para continuar con el proceso. Esta ventana le preguntará que si desea unirse al audio de la reunión, seleccione una de las opciones según corresponda. De clic en el botón Aceptar

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Después de este paso abrirá la ventana de conversación de Skype y estaremos unidos a la conversación. Podremos interactuar con todos los que estén conectados en ese momento.

En caso de que no tenga Skype instalado en su computadora Si su computadora no tiene Skype instalado el sistema le ofrecerá la posibilidad de conectarse con el explorador web.

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Para conectarse debe hacer clic en el enlace Unirse con la aplicación web de Skype Empresarial. En la nueva página debe iniciar sesión en Office 365 haciendo clic en el en el enlace Si es usuario de Office 365, inicie sesión

Cómo se conectan a la reunión los invitados que no son miembros de nuestra organización Las personas de otras organizaciones que hemos invitado a la reunión en línea pueden unirse siguiendo el paso anterior (Dar clic sobre el enlace Unirse con la aplicación web de Skype Empresarial)

En la próxima ventana tendrá que seguir los pasos que se indican para poder conectarse satisfactoriamente a la reunión. Lo primero será descargar e instalar el complemento de la aplicación web de Skype Empresarial.

Aparecerá una ventana de diálogo que le pedirá que guarde en su computadora un programa necesario para poder conectarse a la reunión. Escoja en que ubicación desea almacenarlo y haga clic en el botón Guardar (Save si el sistema está en inglés).

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Cuando el programa termine de descargarse debemos ejecutarlo. Para ello tenemos que ir a la ubicación donde lo guardamos y darle doble clic. Abrirá una nueva ventana emergente, dar clic sobre el botón Ejecutar (Run si el sistema está en inglés)

El programa iniciará su instalación. Cuando termine preguntará que si desea conectarse al audio de la reunión. Debe hacer clic en Instalar para continuar.

Saltará una ventana emergente pidiéndole que confirme que desea usar el complemento web de Skype. Haga clic en el botón Permitir

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Aparecerá otra ventana emergente pidiéndole que permita que esa aplicación se comunique con el internet. Haga clic en el botón Permitir acceso (Allow acces si el sistema está en inglés)

Después de eso se conectará a la reunión en línea desde el explorador de internet. Desde allí podrá hacer prácticamente todas las cosas que se pueden hacer desde el cliente de escritorio.

Conectarse a reuniones en línea desde distintos dispositivos móviles

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Ya hemos aprendido como conectarnos desde el cliente de escritorio y desde el explorador de internet. Ahora veremos qué debemos hacer si deseamos conectarnos desde un dispositivo móvil.

1. Iniciar sesión en la aplicación Lync del dispositivo móvil como aprendimos anteriormente 2. Entrar al explorador de internet y navegar a la página office365.uce.edu.do. Iniciar sesión como de costumbre

3. Cuando iniciemos sesión buscamos el correo de notificación de la reunión y hacemos clic en el enlace Unirse a la conferencia en línea

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4. La aplicación de Lync abrirá y podremos comenzar a interactuar en la reunión

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