Código

PDE.SG-05 v.03

Página

1 de 5

Solicitudes

1. Objetivo y Alcance

Describir el proceso para atender las solicitudes de autenticación de contenidos programáticos presentadas en la Secretaría General de la Universidad de Pamplona. Este proceso se inicia con la solicitud de los Contenidos Programáticos ante la dirección del Departamento al cual pertenece el Programa Académico y finaliza con la autenticación de los mismos en la Secretaría General. 2. Responsable El responsable de la revisión y finalización del presente procedimiento es la Secretaria General de la Universidad de Pamplona. 3. Definiciones 3.1 Contenido Programático: Es un documento Académico que contiene la descripción (objetivos, contenidos, intensidad horaria y creditaje, bibliografía; entre otros) de cada uno de los cursos del respectivo plan de estudios Las demás definiciones que aplican para el presente procedimiento se encuentran contempladas en la Norma NTC ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario. 4. Contenido N° DE ACTIVIDAD

ACTIVIDADES

1

CONTENIDOS PROGRAMÁTICOS

TIEMPOS

RESPONSABLE

FORMATOS

El interesado debe disponer del extendido de notas que debe descargar de su campus TI.

1.1

Realiza las consignaciones respectivas según lo establecido en la Resolución 614 de Mayo de 2005, a nombre de la Universidad de Pamplona por el valor (según salario mínimo legal vigente) establecido de acuerdo a los semestres así:

Interesado N/A

N/A Secretaria General

- Consignar a Rentas Departamentales el Debe dirigirse a la Oficina de Colecturía de Rentas Departamentales (Carrera 6 N° 482 Pamplona). Elaboró

Aprobó

Validó

Firma Amparo Duque Prieto

Firma Clara Liliana Parra Zabala

Firma María Victoria Bautista Bochagá

Fecha 1 de abril de 2013

Fecha

1 de abril de 2013

Fecha

4 de abril de 2013

Código

PDE.SG-05 v.03

Página

2 de 5

Solicitudes

-

Hospital Erasmo Meoz, esta consignación debe ser cambiada por estampillas en la Alcaldía Municipal y pegarse al respaldo de la copia de la constancia expedida por el Director de Departamento al cual pertenece el Programa Académico Los estudiantes activos (que se encuentran estudiando en la Universidad de Pamplona actualmente) se exceptúan de este pago Presenta al Director de Departamento el registro extendido de notas y solicita mediante comunicación la expedición de los contenidos correspondientes a los semestres y asignaturas cursadas. En el caso de los Programas ofertados bajo la metodología a distancia la solicitud escrita se presenta ante la Dirección del CREAD quien remite los documentos inmediatamente a la sede principal. 1.2

El Director de Departamento hace entrega de los contenidos programáticos diligenciando el FGA-23 “Contenidos Programáticos” aprobado para este trámite. En el FGA-23 “Contenidos Programáticos” es necesario incluir toda la información requerida: (objetivos, créditos temas, intensidad horaria etc.).

Interesado

8 días hábiles

Director de Departamento o Programa

FGA-23 “Contenidos Programáticos”

Director de CREAD

Los contenidos programáticos deben ser impresos por ambos lados de la hoja y foliar cada una de las páginas impresas. La Dirección de Departamento o Programa expide una carta remisora a la Secretaría de la Universidad de Pamplona, diligenciando el FGT-14 “Carta”, en la cual se especifica: 1.3

a. b. c. d.

Se propone un modelo de comunicación ver Anexo 1 Los contenidos deben ser compilados como se describe a continuación: 1. 1.4

2.

Director de Departamento o Programa

Nombre y Cedula de Ciudadanía de la persona Interesada Programa académico Semestres Cursados Folios Anexos

Carta remisoria expedida por el Director del Departamento en los términos anteriormente descritos. Seguidamente copia de las notas expedidas por Registro y Control Académico.

Los contenidos programáticos se entregan a la Secretaria General para su autenticación empastados, así:

FGT-14 “Carta”

30 minutos

Director de Departamento o Programa

N/A

Código

PDE.SG-05 v.03

Página

3 de 5

Solicitudes

N° DE ACTIVIDAD

ACTIVIDADES

TIEMPOS

RESPONSABLE

Al momento de realizar la entrega de remitir los contenidos para la autenticación en Secretaria General se debe anexar: a. b.

c. d.

1.5

Consignación realizada a una de las cuentas de la Universidad. Recibo o consignación a nombre de Rentas Departamentales. Estampilla Pro Hospitalaria Hospital Erasmo Meoz. Carta remisoria expedida por el Director del Departamento.

Los documentos deben ser radicados en el Proceso de Gestión Documental Una vez son entregados los contenidos programáticos a Secretaria General, el trámite de autenticación se realiza en un término de 5 días hábiles, contados a partir de la fecha de recepción de los documentos en la dependencia. El funcionario(a) de la dependencia saca copia de la carta de solicitud y anexa los recibos de consignación y el pago de estampillas; Al hacer entrega de los documentos autenticados, el solicitante firma el recibido a conformidad en la misma solicitud. Este documento se archiva en la dependencia.

Interesado

5 días hábiles

Director de Departamento o Programa Secretaria General

FORMATOS

Código

PDE.SG-05 v.03

Página

4 de 5

Solicitudes

N° DE ACTIVIDAD

ACTIVIDADES

2

AUTENTICACIONES

TIEMPOS

RESPONSABLE

5 días hábiles

Secretaria General

1 día hábil

Secretaria General

FORMATOS

Si el interesado es externo a la institución, presenta la solicitud junto con el recibo de consignación. Trámita la autenticación y se entrega en un término de cinco (5) días hábiles contados a partir de la fecha del recibido de los documentos.

2.1

En el caso que el solicitante sea una dependencia de la institución el trámite no genera ningún costo 3

CONSTANCIAS

3.1

Cuando los integrantes de los Consejos solicitan constancia de permanencia, expide el documento, lo presenta a la Secretaria General para la firma correspondiente y lo entrega al solicitante en el término de un (1) día, contado a partir de la presentación de la solicitud.

Constancia

5. Documentos de Referencia - NTC ISO 9000:2005. Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario

- NTC GP 1000:2009. Norma Técnica de la Calidad en la Gestión Pública. - Resolución 614 de Mayo de 2005 6. Historia de Modificaciones Versión

00

01

02

Naturaleza del Fecha de Cambio Aprobación Modificación de la actividad 4.1 según lo descrito en el 10 de febrero de acta de reunión Nº 018 del 2011 11 de febrero de 2011 Actualización del PDE.SG05 según acta de reunión 20 de junio de Nº 008 del 20 de junio de 2012 2012 Actualización de la actividad 4.1 acorde a lo establecido en el acta de reunión N° 118 1 de abril de del 24 de agosto de 2012 y 2013 Acta 001 del 1 de abril de 2013

Fecha de Validación 11 de febrero de 2011

20 de junio de 2012

4 de abril de 2013

Código

PDE.SG-05 v.03

Página

5 de 5

Solicitudes

7. Anexos. Anexo 1.

Pamplona, xx de xxxx de 201x Profesor (a) XXXXXXXXXXXXXXX Secretaria (o) General Asunto: CO170 Contenidos Programáticos Apreciado (a) Profesor (a), Comedidamente, me permito remitir los contenidos programáticos los semestres x y xx del Plan de Estudios 20xx del Programa xxxxxxxx. En calidad de Director (a) de Departamento de xxxxxxxxx, al cual está adscrito el Programa, hago constar que el estudiante xxxxxxxxxxxxxxxxx identificado con cédula de ciudadanía No. xxxxxx de xxxxx, realizó (xx) xxx semestres en el mencionado Programa. Los contenidos que se anexan, corresponden a los de los cursos por él estudiados. Cordialmente, ___________________________________________ Director (a) de Departamento o Programa de xxxxxxxx N.B: Las palabras en negrilla son remplazadas con los datos correspondientes al solicitante. Anexo: Contenidos Programáticos (xx) xxxxx folios