UNIVERSIDAD VERACRUZANA FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN ZONA COATZACOALCOS

EL CONTROL EN LA DISTRIBUCIÓN DEL

PROGRAMA

DE

ABASTO

SOCIAL DE LECHE LICONSA

T E S I S QUE PARA OBTENER EL TITULO DE

LICENCIADO EN CONTADURÍA P

R

E

S E

N

T

A

RAFAEL COVIS FACUNDO

COATZACOALCOS, VER.2004

INDICE GENERAL EL CONTROL EN EL PROGRAMA DE ABASTO SOCIAL DE LECHE LICONSA Pág.

DICTAMEN INTRODUCCION CAPITULO 1.- EL CONTROL INTERNO 1.1 ANTECEDENTES Y ORIGEN

8

1.2 CONCEPTO

9

1.3 IMPORTANCIA

12

1.4 VIGILANCIA Y SUPERVISIÓN

13

1.5 ETAPAS DEL CONTROL

13

1.6 FACTORES QUE COMPRENDE EL CONTROL

16

1.7 NECESIDAD DEL CONTROL INTERNO

17

1.8 OBJETIVOS BÁSICOS DEL CONTROL INTERNO

20

1.9 CONTROL AMERICANO COSO

22

1.10 ANÁLISIS

23

1.11 LA ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO

24

1.12 ROLES Y RESPONSABILIDADES

30

CAPITULO 2.- LICONSA UNA EMPRESA SOCIAL 2.1

LICONSA UNA EMPRESA SOCIAL

2.2

MISIÓN Y VISIÓN DE LA EMPRESA

2.3

OPERACIÓN DE LA EMPRESA

2.4

COBERTURA

33 38 39 40

2.5

TRAMITOLOGIA PARA INSTALAR UNA LECHERIA

2.6

COMITÉ DE BENEFICIARIOS DE LICONSA

42

2.7

ESTUDIO DE FACTIBILIDAD

50

2.8

CRITERIOS DE SELECCIÓN

2.9

POBLACIÓN OBJETIVO

51

2.10 REQUISITOS PARA INGRESAR AL PROGRAMA

52

2.11 DERECHOS Y OBLIGACIONES DE LOS BENEFICIARIOS

54

2.12 CAUSAS DE BAJAS Y SUSPENSIÓN DE RECURSOS

55 56

CAPITULO 3.- OPERACIÓN DEL PROGRAMA DE ABASTO SOCIAL DE LECHE 3.1

FUNCIONES DEL PROMOTOR SOCIAL

3.2

ACTIVIDADES DEL PROMOTOR SOCIAL

3.3

ATENCIÓN A LA POBLACIÓN OBJETIVO

3.4

INTEGRACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ DE BENEFICIARIOS

3.5

ACTIVIDADES CON EL CONCESIONARIO RESPONSABLE DE VENTA

3.6

MATERIA PRIMA DE LA LECHE LICONSA

3.7

PROCESO DE ELABORACIÓN DE LA LECHE RECONSTITUIDA

3.8

PROCESO DE ELABORACIÓN DE LA LECHE ENTERA

3.9

PRESENTACIÓN DEL ENVASE

3.10 RECOMENDACIONES PARA EL MANEJO Y ALMACENAJE

59 60 63 67 69 74 76 79 82 85

DEL PRODUCTO 3.11 CONDICIONES DE HIGIENE DE LA LECHE 3.12 DISTRIBUCION DE LA LECHE LICONSA 3.13 EFECTIVIDAD PROGRAMA

CONCLUSIÓN BIBLIOGRAFÍA

86 87 89 93 94

DICTAMEN Nombre del tesísta:

RAFAEL COVIS FACUNDO Nombre de la tesis:

EL CONTROL EN LA DISTRIBUCIÓN DEL PROGRAMA DE ABASTO SOCIAL DE LECHE LICONSA

Titulo a recibir:

LICENCIADO EN CONTADURÍA Fecha:

Coatzacoalcos, Ver. A los 12 días del mes de Octubre de 2004 El que suscribe acreditado por la Facultad de Contaduría y Administración de la Universidad Veracruzana como tutor – asesor de tesis DICTAMINA que la tesis arriba mencionada, cumple con todos los requisitos de fondo y forma establecidos por la normatividad de la Universidad Veracruzana para optar por el grado de Licenciatura. Se autoriza al alumno presentarla ante dicha dirección para su acreditación.

ATENTAMENTE

C.P.C. JAVIER GÓMEZ LÓPEZ

INTRODUCCIÓN Desde siempre el ser humano ha tenido la necesidad de aplicar controles a las actividades que se desarrollan en una organización con la finalidad de establecer sistemas adecuados para poder llevarlos acabo. Dentro los programas sociales el control es de vital importancia, miden la efectividad que se tiene, y los que se persigue para lograrlo, en este tipo de empresas los controles están directamente vinculados con la distribución del producto al consumidor final. El estudio aplicado al tema es tipo de exploratorio, establece el inicio de una investigación en la distribución de la leche Liconsa, da la pauta para establecer estudios de mayor complejidad dentro del tema,

el

procedimiento para la realización del tema es basado en los métodos inductivo, deductivo, la recopilación de la información es producto de la investigación bibliografica en torno al tema, así como de los manuales y fuentes de consulta a las páginas de Internet, que se plasman dentro del presente trabajo, tiene como finalidad dar conocer de una manera más amplio, el contenido del quehacer social, se hace uso de una de las ramas de la contabilidad que en principio debe ser de las primeras dentro de cualquier ámbito, refiriéndome en específico al control, ya a través de el, se conoce cuales son las fortalezas y las debilidades que tiene una empresa. Dentro del primer capitulo se describe los antecedentes, estudio, análisis y conocimiento teórico de lo que es el control interno, su importancia dentro de la empresa y métodos de control que existen.

En el segundo, tema se enfoca a conocer a la empresa como ente social, sus orígenes, funcionamiento, reglas de operación y los requisitos que se deben de reunir para ingresar al programa. En el tercer capitulo se analiza con mas detalle la operación que realiza el programa, la atención que se brinda a la

población objetivo, las

actividades que se realizan, la forma de elaboración, y presentación del producto que proporciona Liconsa a sus beneficiarios, así como las recomendaciones que realizo para el mejoramiento del programa.

CAPITULO 1 EL CONTROL INTERNO

El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cual es la situación real de la empresa, si no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos. Tradicionalmente, se ha concebido el control como una serie de procedimientos complicados que se utilizan para corregir defectos o desviaciones en la ejecución de los planes, una vez que han sucedido. De tal manera vista, esta etapa se percibe como un método que reprime y presiona a los individuos de la organización, que establece limitantes arbitrarios

para la actuación, y que comprende solamente hechos

pasados e históricos. La anterior concepción es por demás equivocada, ya que el control bien aplicado es dinámico, promueve las potencialidades de los individuos y, mas que histórico, su carácter es pronostico, ya que sirve para medir la temperatura presente y futura de la actuación de todos los recursos de la empresa, siendo su principal propósito, prever y corregir errores, y no simplemente registrarlos.

1.1

ANTECEDENTES Y ORIGEN1

En los pueblos de Egipto, Fenicia, Siria, entre otros, se utilizo la contabilidad de partida doble. En la Edad Media aparecieron los libros de contabilidad para controlar las operaciones de los negocios, es en Venecia en donde en el año de 1494, el Franciscano Fray Luca Paccioli o Pacciolo, mejor conocido como Lucas de Borgo, escribió un libro sobre la contabilidad de partida doble.

1

Regalado Hernández Henoc, Auditoria I, Pág. 148

Es en la revolución industrial cuando surge la necesidad de controlar las operaciones que por su magnitud eran realizadas por maquinas manejadas por varias personas. Se piensa que el origen del control interno, surge con la partida doble, que fue una de las medidas de control, pero hasta fines del siglo XIX que los hombres de negocio se preocupan por formar y establecer sistemas adecuados para la protección de sus intereses. De manera general, se puede afirmar que la consecuencia del crecimiento económico de los negocios, implico una mayor complejidad en la organización y por lo tanto en su administración.

1.2

CONCEPTO2

A fin de poder emitir una definición formal de este concepto, se revisarán algunas de las definiciones mas aceptadas: •

Burt K. Scanlan. El control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos.

•

Robert Eckles, Ronald Carmichael y Bernard Sarchet. Es la regulación de las actividades, de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos objetivos.

•

George R. Ferry. Es el proceso para determinar lo que sé esta llevando acabo, valorizándolo y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecución se desarrolle dé acuerdo con lo planeado.

•

Henry Farol. Consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y los

2

Munch Galindo Lourdes, Fundamentos de Administración. Pág.. 171

errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente. •

Harold Koontz y Crill O´Donnell. Implica la medición de lo logrado en relación con el estándar y la corrección de las desviaciones, para asegurar la obtención de los objetivos de acuerdo con el plan.

•

Robert B. Buchele. Es el proceso de medir los actuales resultados en relación con los planes, diagnosticando la razón de las desviaciones y tomando las medidas correctivas necesarias.

•

Robert C. Appleby. La medición y corrección de las realizaciones de los subordinados con el fin de asegurar que tanto los objetivos de la empresa como los planes para alcanzarlos se cumplan eficaz y económicamente.

Con base en estos elementos, se puede definir al control como: ¨ Plan de organización entre la contabilidad, funciones de empleados y procedimientos coordinados que adopta una empresa publica, privada o mixta, para obtener información confiable, salvaguardar sus bienes, promover la eficiencia de sus operaciones y adhesión a su política administrativa ¨3

Análisis •

Plan de organización. Es decir, el control interno es un programa que precisa el desarrollo de las actividades y el establecimiento de relaciones de conducta entre personas y lugares de trabajo en forma eficiente.

•

La Contabilidad. Que tendrá por objeto registrar técnicamente todas las operaciones y además, presentar periódicamente información verídica y confiable, al efecto se implantara un sistema de registro y de contabilidad apropiado y practico que permita

3

Perdomo Moreno Abraham, Fundamentos de Control Interno. Pág. 3

registrar, clasificar, resumir y presentar todas las operaciones que lleve acabo la empresa. •

Funciones de empleados. Distribución en forma debida de las labores que realizan los funcionarios y empleados; funciones de complemento, no de revisión.

•

Procedimientos

coordinados.

Procedimientos

contables,

Estadísticos, Físicos, Administrativos, etc., armonizadas entre sí para mejor consecución de los objetivos establecidos por la empresa. •

Empresa pública, privada o mixta. Empresa pública u organismo social integrado por elementos humanos, técnicos, materiales, inmateriales, etc., cuyo objetivo natural es la prestación de servicios a la colectividad.

•

Empresa privada u organismo social por la empresa integrado por elementos

humanos

técnicos

materiales, inmateriales, cuyo

objetivo natural es el de obtener utilidades. •

Obtener información confiable.

Uno de los objetivos del control

interno, es la de obtener información oportuna confiable y segura, que coadyuve a la toma acertada de decisiones. •

Salvaguardar sus bienes. Otro objetivo del control interno, es el de proteger y salvaguardar los bienes, valores, propiedades, activos, etc., de la empresa, dificultando y, tratar de evitar los malos manejos, fraudes, robos, etc.

•

Promover la eficiencia de operaciones. Otro objetivo del control interno, es el de promover y fomentar la eficiencia de todas las operaciones de la empresa.

•

Adhesión a su política administrativa. Otro objetivo del control interno,

es

facilitar

que

las

reglas

administración, se cumplan eficientemente.

Elementos:

establecidas

por

la

Los elementos del control interno son siete, a saber: •

Organización

•

Catalogo de cuentas

•

Sistema de contabilidad

•

Estados financieros

•

Presupuestos y pronósticos

•

Entrenamiento, eficiencia y moralidad del personal

•

Supervisión

Principios: Los principios del control interno son cinco: •

Separación de funciones de operación, custodia y registro.

•

Dualidad o plurilateral de personas en cada operación; es decir, en cada operación de la empresa, cuando menos deben intervenir dos personas.

•

Ninguna persona debe tener acceso a los registros contables que Controlan su actividad.

•

El trabajo de empleados será de complemento y no de revisión.

•

La función de registro de operaciones será exclusiva del departamento contabilidad.

1.3

IMPORTANCIA4

Todas las empresas públicas, privadas, y mixtas, ya sean comerciales, industriales o financieras, deben de contar con instrumento de control administrativo, tales como un buen sistema de contabilidad, apoyado por 4

Ídem. Pág.. 4

un catalogo de cuentas eficiente y practico, deben contar, además, con un sistema de control interno, para confiar en los conceptos, cifras, informes y reportes de los estados financieros. Luego entonces, un sistema de control interno es importante, desde el punto de vista de la integridad física y numérica de bienes, valores y activos de la empresa, tales como el efectivo en caja y bancos, mercancías, cuentas y documentos por cobrar, equipos de oficina, reparto, maquinaria, etc., es decir, un sistema eficiente y práctico de control interno, dificulta la colusión de empleados, fraudes, robos etc.

1.4 VIGILANCIA Y SUPERVISION5 Para la obtención de la máxima eficiencia del sistema de control interno es necesario su vigilancia periódica y metódica por parte de: •

Gerente general

•

Contralor.

•

Comisarios o consejos de vigilancia

•

Auditores internos

•

Auditores externos, etc.

1.5 ETAPAS DEL CONTROL6 1. La secuencia de etapas necesarias para efectuar el control aparece en la siguiente figura.

5 6

Id. Pág.. 6 Munch Galindo Lourdes, Fundamentos de Administración, Pág., 178

Establecimiento de estándares

Medición de resultados

Retroalimentación

Corrección

Control

Establecimientos de estándares Un estándar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en el cual se efectúa el control. Los estados representan el estado de ejecución deseado, de hecho, no son mas que los objetivos definidos de la organización. Ralph C. Davis dice que los estándares no deben limitarse a establecer niveles operativos de los trabajadores, si no que, preferentemente, deben de abarcar las funciones básicas y áreas claves de resultados: •

Rendimiento de beneficios. Es la expresión

de los beneficios

obtenidos por la empresa, que resulta de la comparación o relacione entre las utilidades y el capital empleado en cada una de las funciones. •

Posición en el mercado. Estándares utilizados para determinar la aceptación de algún producto en el mercado, y la efectividad de las técnicas mercadologicas.

•

Productividad. Este tipo de modelo debe establecerse no solo para el área de producción, sino para todas las áreas de la empresa. Se determina con base en medidas, tales como horas -

maquina,

horas – hombres, etc. •

Calidad del producto. Este estándar se establece para determinar la primicia en cuanto a calidad del producto, en relación con la competencia.

•

Desarrollo el personal. Su objeto es medir los programas de desarrollo de la gerencia y su efectividad.

•

Evaluación de la actuación. Establece las condiciones que deben de existir para que el trabajo se desempeñe satisfactoriamente; sirve para determinar, objetivamente, los limites de productividad del personal de la empresa.

Medición de resultados Consiste en medir la ejecución y los resultados, mediante la aplicación de unidades de medida, que deben ser definidas de acuerdo con los estándares. El establecer dichas unidades es uno de los problemas más difíciles, sobre todo en áreas con aspectos eminentemente cualitativos. Para llevar a cabo su función, esta etapa se vale primordialmente de los sistemas de información, por tanto, la efectividad del proceso de control dependerá directamente de la información recibida, misma que debe ser oportuna, confiable, valida, y fluida. Una vez efectuada la medición y obtenida esta información, será necesario comparar los resultados medidos en relación con los estándares preestablecidos, para determinar así las desviaciones, mismas que deberán reportarse oportunamente.

Corrección La utilidad concreta y tangible el control esta en la acción correctiva para integrar las desviaciones en relación con los estándares. El tomar acción correctiva es función de carácter netamente ejecutivo; no obstante, antes de iniciarla es de vital importancia reconocer si la desviación es un síntoma o una causa. El establecimiento de medidas correctivas da lugar a la retroalimentación; es aquí donde se encuentra la relación mas estrecha entre la planeación y el control.

Retroalimentación Es básica en el proceso de control, ya que a través de la retroalimentación,

la

información

obtenida

se

ajusta

al

sistema

administrativo al correr el tiempo. De la calidad de la información, dependerá el grado y rapidez con que sé retroalimente el sistema.

1.6 FACTORES QUE COMPRENDE EL CONTROL7 Existen cuatro factores que deben ser considerados al aplicar el proceso de control: •

cantidad

•

tiempo

•

costo

•

calidad

Los tres primeros son de carácter cuantitativo y él ultima como su nombre lo indica, es eminentemente cualitativo.

7

Idem. Pag. 183, 185.

El factor cantidad se aplica en actividades en las que el volumen es importante, a través del factor tiempo se controlan las fechas programadas; el costo es utilizado como un indicador de la eficacia administrativa, ya que por medio de el se determinan las erogaciones de ciertas actividades, por ultimo, la calidad se refiere a las especificaciones que debe reunir indeterminado producto o ciertas funciones de la empresa.

Es importante señalar que existen funciones que no es necesario aplicar los cuatro factores, ya que esto depende del área controlada, por ejemplo, el control de inventarios utilizara los dos factores siguientes: cantidad, en cuanto a las existencias de los artículos o de la materia prima que debe tener almacenada, y tiempo, en cuanto a la fecha necesaria para reponer el material. Los otros factores pasaran a segundo termino en importancia.

1.7 NECESIDAD DEL CONTROL INTERNO8 La tendencia a largo plazo de las empresas para evolucionar y convertirse en organizaciones de tamaño y alcance gigante, en las que se incluye una gran variedad de operaciones especializadas y con docenas de varios de miles de empleados, de hecho imposible para los ejecutivos de tales empresas ejercer una supervisión personal y directa de sus operaciones. Sin la posibilidad ya de confiar en la observación personal como medio para apreciar los resultados de la operación y la posición financiera, el ejecutivo de la empresa tiene, por necesidad, que depender de una corriente de informes contables y estadísticos.

8

http://www:geocities.com/gehg48/Aacint.htm

Estos informes resumen los sucesos y condiciones en que se va encontrando la empresa; las unidades; las unidades de valuación que se emplean no solamente son los dólares o pesos si no las horas – trabajo, las cargas importantes, las visitas a los clientes, el despido de empleados y, una multitud de otras actividades. La información que proporciona esta corriente de informes capacita a la administración para controlar y dirigir a la empresa. Mantiene informada a la gerencia acerca de sí se sigue la política de la compañía, de sí los reglamentos gubernamentales se obedecen, y de sí la posición financiera es sana, generadoras de utilidades las operaciones, y armoniosas las relaciones Ínter departamentales. Las decisiones comerciales de casi cualquier clase se basan cuando menos en parte, en datos contables. Estas decisiones van desde cuestiones menores, como la autorización de horas extra, o la compra de artículos para la oficina, hasta problemas de gran importancia,

como

el cambio de un producto por otro, o hacer una elección entre arrendar o comprar una nueva planta, el control interno proporciona seguridad en la administración acerca de la confiabilidad de los datos contables que se usan para la toma de decisiones. Las decisiones que toma la administración se convierte en política de la empresa. Para ser efectiva, esta política debe comunicarse a toda la empresa, y seguirse persistentemente, el control interno ayuda a asegurar el acatamiento por parte de la compañía la cual tiene la responsabilidad directa de llevar y mantener los registros contables, y producir unos estados financieros que sean adecuados y confiables. Así mismo el control interno proporciona seguridad de que se cumpla con esta responsabilidad.

Los auditores independientes estudian y evalúan el sistema de control interno a fin de determinar la amplitud y la dirección del trabajo de auditoria necesario para expresar una opinión en cuanto a lo razonable de los estados financieros. El control administrativo incluye, pero no esta limitado el plan de organización y los procedimientos y registros que se relacionan con los procesos de toma de decisiones que conducen a la autorización

de

transacciones por la administración. Esa autorización es una función administrativa relacionada directamente con la responsabilidad de alcanzar los objetivos de la organización, y es el punto en que se emplea para establecer el control contable de las transacciones. El

control

contable

comprende

el

plan

de

organización

y

los

procedimientos y registros que se requieren para la salvaguardia de los activos y la confiabilidad de los estados financieros, y en consecuencia tiene la finalidad de proporcionar una seguridad razonable de que: • Las transacciones se llevan a cabo con la autorización general o especifica de la gerencia. •

Las transacciones se registran según se requiere

•

El acceso a los activos se permite solamente de acuerdo con la autorización de la gerencia.

•

El registro contable para los activos se compara con los activos que existen a intervalos adecuados, y se actúa adecuadamente con respecto de cualquier diferencia.

El estudio y evaluación del control interno por los auditores incluirá siempre la revisión y la prueba de los principales controles contables. La revisión de los controles internos de naturaleza puramente administrativa

generalmente no queda bajo la responsabilidad de los auditores independientes, cuyo objetivo es dictaminar sobre lo razonable de los estados financieros. Los despachos contables llevan a cabo con frecuencia servicios de asesora

gerencial, además de las auditorias, al prestar servicios de

asesorias gerencial, los contadores públicos evaluaran con frecuencia los

controles

internos

administrativos,

y

se

sugerirán

modificaciones a los mismos; tal trabajo no es necesario en cuanto a la expresión

de una opinión relativa a lo razonable de los estados

financieros. El personal de auditoria interna en la mayoría de las grandes empresas revisa los controles internos e administración, así como los del área de contabilidad.

1.8 OBJETIVOS BÁSICOS DEL CONTROL INTERNO9 De la definición anterior se desprenden cuatro objetivos básicos que llevan el control interno las cuales son: •

Provocar y asegurar el pleno respeto, apego, observancia y adherencia a las políticas prescritas o establecidas por la administración de la entidad. La razón es obvia el contar con sólidas y bien estructuradas políticas – respetables y respetadas permitirá una administración y operación ordenada, sana y con guías que normaran, orientaran y regularan la actuación.

•

Promover eficiencia en la operación. Las políticas y disposiciones instauradas por la administración serán la base y soporte y punto de partida para operar. Dichas políticas habrán de identificar metas

9

Id.

de estándares de operación básicos para medir el desempeño y calificar la eficiencia y economía. •

Asegurar la racionabilidad, confiabilidad, oportunidad e integridad de la información financiera, administrativa y operacional que se genera en la entidad. La información es básica e indispensable para conocer la gestión y el desempeño sucedido, el cómo se encuentra la entidad en la actualidad, y una base fundamental para la toma de decisiones que garanticen su bienestar futuro,

La

información dirá que tan buenas y acertadas han sido las políticas establecidas, y que tan deficiente ha sido la operación. •

Protección de los activos de la entidad. Este cuarto objetivo se da, de hecho, con la observancia de los tres objetivos anteriores. Es indiscutible que debe haber políticas claras y especificas y que se respeten, que involucren el buen cuidado y alta protección y administración de los activos, por ejemplo: en los flujos de fondos, las cuentas y documentos por cobrar, los inmuebles, maquinaria y equipo, etc., las políticas deben tender hacia eficiencia

una

óptima

en la operación con los objetivos, y obviamente, los

activos deben estar registrados en la contabilidad y que se informe que

sé

esta

haciendo

con

ellos,

activos

no

registrados

correctamente son activos sin control. Los objetivos 1 y 2 se refieren al control interno administrativo. Los objetivos 3 y 4 constituyen el control interno contable. La conjunción de ambos deriva en el sistema integral del control interno.

1.9 CONTROL INTERNO AMERICANO COSO10 En septiembre de 1992 el comité de organizaciones patrocinadoras de la Comisión Treadway en los Estados Unidos de Norteamérica, publica el documento denominado Control Interno – Marco Integrado. Mejor conocido como el Modelo de Control COSO, por las siglas en ingles del

( Comittee of Sponsoring Organization of de the Tradeway

Comisión ). A partir de tal publicación, diversos países, reconociendo la importancia y utilidad del documento, se dieron a la tarea de buscar su aplicación

tanto

en

empresas

privada,

como

en

organizaciones

gubernamentales. CONCEPTO11 El control interno es un proceso, efectuado por la junta directiva de la entidad, por la administración y por otro personal, diseñado para proporcionar a

la administración, un aseguramiento

razonable con

respecto al logro de los objetivos en la efectividad y eficiencia de las operaciones. Confiabilidad de la información financiera y cumplimiento de las leyes y ordenamientos. El control interno es: •

El corazón de una organización.

•

La cultura, las normas sociales y ambientales que gobiernan a la misma.

•

Los procesos del negocio, los mecanismos por medio de los cuales una organización proporciona bienes y/o servicios de valor agregado.

10 11

Perdomo Moreno Abraham, Fundamentos de Control Interno, Pág. 317 Idem

•

La infraestructura, entendiendo dentro a los sistemas, la tecnología de información, las facilidades, las políticas y los procedimientos.

1.10 ANÁLISIS12 El primer aspecto clave es que el control interno se define como un proceso. Por lo tanto, los controles internos no deben de ser sucesos, mecanismos, o decretos administrativos aislados, sino una serie de acciones, cambios o funciones que conjuntamente logren algún fin o resultado como un sistema integrado de materiales, equipo, métodos y personas. La siguiente fase del concepto, efectuado por la junta directiva, la administración y otro personal de la entidad, indica que el control interno se encuentra sobre las personas. Ninguna organización puede conocer todos sus riesgos y exposiciones en algún tiempo determinado y desarrollar controles para cubrir todos y cada uno de estos. Las personas de la organización, por lo tanto, deben estar conscientes de la evaluación de riesgos

y de los controles en una

posición que los ayude a responder apropiadamente. El tercer aspecto, diseñado para proporcionar a la administración un aseguramiento razonable, indica la importancia del entendimiento de las limitaciones del control interno. No se pueden esperar controles internos para prevenir cada problema.

12

Idem. Pag. 318

Cubrir cada problema o permitir la satisfacción organizacional, el logro de los objetivos no se encuentra garantizado, los controles solo proporcionan un grado razonable de aseguramiento no una panacea. El cuarto aspecto es sin duda el logro de los objetivos. Los controles internos no son restricciones pero si facilitan el proceso que permite o promueva el logro de objetivos al cubrir los riesgos asociados con estos.

1.11 LA ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO13 La estructura integrada identifica cinco componentes de control interno, y lo más importante ilustra la unión entre estos. También muestra la forma en que la estructura de control atraviesa las tres categorías de objetivos de una entidad: operaciones eficientes, reporte financiero exacto, y cumplimiento de las regulaciones. Los cinco componentes del control interno son: •

Ambiente de control

•

Evaluación de riesgos

•

Actividades de control.

•

Información y comunicación

•

monitoreo

Ambiente de control El ambiente de control se encuentra en función de la integridad y competencia del personal de una organización, por lo que el tener una ética sólida también esenciales los negocios.

13

Id. Pag. 319

Los valores éticos son elementos esenciales del ambiente de control, que afectan a otros componentes del mismo. La efectividad de los controles internos no puede surgir sobre la ética y los valores de los individuos que los crean, administran y monitorean. La necesidad de empleados competentes es obvia, particularmente en un ambiente de tecnología de información. La administración necesita especificar los niveles de competencia para los trabajadores particulares y traducir dichos niveles en requisitos de conocimientos y habilidades, por medio de buenas prácticas de contratación y capacitación. El ambiente de control se encuentra influenciado grandemente por el grado hasta el cual los empleados entiendan que serán responsables de sus acciones, y es recomendable que el área de recursos humanos envié mensajes a los empleados con respecto de los niveles esperados de actuación y conducta. Evaluación de riesgos Las organizaciones de todos los tamaños se enfrentan a un sinnúmero de riesgos desde fuentes internas y externas. La evaluación de riesgos es la identificación y análisis de aquellos riesgos que se relacionan con el logro de los objetivos, formando una base para determinar la forma en que se deben de manejar los riesgos. Aunque el tomar riesgos prudentes es necesario para crecer, la administración debe identificar y analizar los riesgos, cuantificar su magnitud, y proyectar su probabilidad y posibles consecuencias.

Por lo expuesto anteriormente se debe prestar especial atención a: •

Los avances tecnológicos

•

Los ambientes operativos en cambio

•

Las nuevas líneas de negocio.

•

La reestructuración corporativa

•

La expansión o adquisición de operaciones extranjeras

•

El personal de nuevo ingreso

•

El crecimiento rápido

Por la naturaleza dinámica de dichos factores, la evaluación de riesgos no puede ejercerse una sola vez sino debe ser un proceso continuo. Actividades de control Las actividades de control deben encontrarse integradas dentro del proceso de la evaluación de riesgos. Una vez que los riesgos hayan sido analizados. La administración desarrolla actividades de control, que deben ser realizadas apropiada y oportunamente. Se aseguran que se tomen las medidas necesarias para cubrir los riesgos que afecten el logro de los objetivos. Las actividades de control ocurren a lo largo de la organización, en todos los niveles y todas las funciones, incluyendo

a

los

procesos

de

aprobaciones,

autorizaciones,

verificaciones, conciliaciones, revisión de actuación, operativa, etc. Las actividades de control se clasifican como siguen: •

Controles preventivos

•

Controles de detección.

•

Controles correctivos

•

Controles manuales o de usuario

•

Controles de computo o de tecnología de información

•

Controles administrativos.

Cualquiera que sea el esquema de clasificación utilizado, las actividades de control deben ser las apropiadas para minimizar los riesgos. Existe una gama y una variedad de actividades de control especificas que los empleados realizan cada día para asegurarse de que la compañía se adhiera a los planes de acción y al seguimiento con respecto al logro de los objetivos. Los controles de procesamiento de tecnología de información incluyen una variedad de actividades de controles de aplicación y de tecnología de información, tanto programadas como basadas en el usuario, las cuales se realizan para revisar la exactitud,

totalidad, y autorizaciones de

transacciones. Ejemplos: •

Procesamiento de créditos y autorizaciones en línea

•

Reportes de excepción y su seguimiento

•

Consideraciones de seguridad y controles de acceso.

Los controles físicos aseguran que el equipo de computo, los inventarios, los valores, obligaciones y titulo, el efectivo y otros activos se encuentran seguros físicamente, y sean contados periódicamente y conciliados con los montos que se mantengan en los registros de control. Ejemplos: •

Las cuentas de inventarios para todas las computadoras personales en una organización.

•

La salvaguarda de los activos como computadoras portátiles, pueden ser robadas fácilmente.

•

Las actividades de control de

la administración de alto nivel

generalmente son revisiones de los reportes y de otra información, la cual puede incluir: a) Seguimiento de las iniciativas principales, como el desarrollo de sistemas. b) Análisis de cifras reales contra las presupuéstales La administración de actividades normalmente se refiere a la revisión de la administración de los reportes de actuación, como: •

Productividad

•

Flujos diarios de efectivo

•

Conformidad

Los indicadores de actuación se refieren a los datos utilizados en el reporte de cierta información financiera y operacional clave, que sea analizada para identificar las tareas en que los objetivos se encuentren en peligro de no ser alcanzados. Ejemplos: •

Las variaciones en el precio de estos

•

El porcentaje de recuperación

•

La calidad del producto

Es posible que las compañías se encuentren demasiado controladas hasta el punto en que las actividades impidan las operaciones eficientes, disminuyendo la calidad del sistema de control.

Por ejemplo, un proceso de aprobación que requiera varias firmas diferentes puede no ser tan efectivo como un proceso que requiera de una o dos firmas autorizadas de los funcionarios con esa responsabilidad, que realmente revisen lo que están aprobando antes de que lo firmen. Al dividir la responsabilidad entre varias personas, la responsabilidad y confianza, así como también el nivel de control puede disminuir. Él numero absoluto de las actividades de control o los participantes no necesariamente aseguran un sistema de control de calidad. Información y comunicaciones Las bases en la estructura de control es la calidad de la información y de las comunicaciones. Se debe desarrollar la información relevante, y se debe comunicar oportunamente sobre una forma que permita a las personas entender y realizar sus responsabilidades. Los aspectos principales de información y comunicación incluyen: •

Los sistemas de información

•

La delegación de las responsabilidades de control

•

La comunicación organizacional

•

La comunicación externa

Monitoreo Los controles internos deben de ser monitoreados constantemente para asegurarse de que el proceso se encuentra funcionando como se pretende.

Esto es extremadamente importante porque los factores internos y externos cambian continuamente, por lo que los controles que una vez fueron apropiados y efectivos, pudieran ser ya no adecuados. El alcance y frecuencia de las actividades de monitoreo depende de que los riesgos sean controlados, y el nivel de confiabilidad de la administración con respecto del proceso de control. El monitoreo de los controles internos puede ser logrado por medio de actividades contínuas, que se construyan en los procesos del negocio y de las evaluaciones por separado de la administración, de auditoria interna, o de partes externas. Las actividades de monitoreo continuas que examinen la efectividad del control interno incluyen actividades regulares de administración y supervisión, conciliaciones y otras acciones de rutina.

1.13 ROLES Y RESPONSABILIDADES14 Todas las personas de una organización son responsables del control interno. La Gerencia: Es el responsable final y debe asumir la propiedad del sistema. Mucho mas que cualquier otra persona, el Gerente es el que establece el ¨ tono máximo ¨ que afecta la integridad y la ética y demás factores de un ambiente de control positivo.

14

http://www:thiia.org

El directorio: La Gerencia es responsable frente al directorio, y este tiene el ejercicio del poder y es el encargado de guiar y cuidar a la organización. A menudo un directorio fuerte y activo, que utilice canales de comunicación efectivos con sus superiores y que posea funciones financieras, legales y de auditoria interna competente es el mejor capacitado para identificar y corregir los problemas. Los Auditores Internos: Los Auditores Internos cumplen un papel muy importante en la evaluación de la efectividad de los sistemas de control y contribuyen lograr una eficacia actual, debido a la posición que ocupa la organización y su autoridad en una entidad, el auditor interno a menudo cumple un importante rol de monitoreo. El Resto del Personal: El control interno es, en cierto sentido, responsabilidad de cada uno de los miembros de una organización y por lo tanto debe ser una parte explicita o implícita de la descripción de trabajo de cada empleado.

CAPITULO 2 LICONSA UNA EMPRESA SOCIAL

ANTECEDENTES15 En el año de 1944, el Programa de Abasto Social de Leche inició con la inauguración de la primera lechería de la empresa publica denominada ¨ Nacional Distribuidora y Reguladora S.A de C.V. ¨ ( NADYRSA ) y la sociedad denominada ¨ Lechería Nacional S.A de C.V.¨ Por disposición del Gobierno Federal, en 1961 se constituyo la ¨ Compañía Exportadora e Importadora Mexicana, S.A.¨ (CEIMSA) hasta transformarse en la ¨ Compañía Nacional de Subsistencias Populares ¨ (CONASUPO) y en 1972, recibe un importante impulso con la creación de ¨ Leche Industrializada Conasupo S.A de C.V. ( LICONSA ) A partir de 1994, con su resectorizacion en la Secretaria de Desarrollo Social (Sedesol), cambio su denominación a Liconsa S.A. de C.V. ,Actualmente Liconsa esta constituida como una empresa de participación estatal mayoritaria que trabaja con el noble propósito de mejorar los niveles de nutrición de millones de mexicanos, contribuyendo así a su incorporación al desarrollo del país, mediante el apoyo a la alimentación de familias en condiciones de extrema pobreza, con leche de excelente calidad, a precio subsidiado, fundamentalmente para niños menores de 12 años.

2.1 LICONSA UNA EMPRESA SOCIAL16 Con el cambio del gobierno Federal, la administración de Liconsa, pone en práctica una estrategia de inclusión al revertir su tendencia a la baja de sus principales indicadores sociales, es decir, le da cabida a otros sectores vulnerables que requiere de esta importante fuente de nutrición 15

http://www.liconsa.gob.mx/historia.htm

16

http://www.liconsa.gob.mx/PDF/leche_nacional_2.pdf

como:

las

personas

de

tercera

edad,

minusválidos,

mujeres

embarazadas, etc., y reorienta el programa para concebirlo no solo como transferencia de ingreso sino también como instrumento de provisión de capacidades básicas en materia de alimentación y nutrición, es importante señalar que el actual gobierno redefine a Liconsa como una empresa incluyente y autosuficiente que no recurrirá a los apoyos fiscales para su operación. En lo que va de la actual administración se consolido el programa de leche, al mismo tiempo que se construyen alianzas estratégicas con instituciones publicas y privadas para fortalecer a la empresa y desarrollar proyectos innovadores. La insuficiente producción de leche en el país, obliga a Liconsa a acudir al mercado internacional para adquirir este vital producto; La importación se realiza principalmente de Canadá, Estados Unidos, Polonia, Reino Unido, y Nueva Zelanda. En el procedimiento de importación participan siete secretarias de estado y organismos públicos federales, los cuales sé corresponsabilizan de la calidad de la materia prima que ingresa al país. La Secretaria de Agricultura,

Ganadería,

Desarrollo

Rural,

Pesca

y

alimentación

(SAGARPA), es la instancia responsable de autorizar a Liconsa

las

compras de leche de otros países. En el año 2002 la institución inicia un programa de compra de leche nacional en apoyo a la comercialización de lácteo producido por ganaderos

del

país;

este

programa

esta

permitiendo

sustituir

paulatinamente la importación de leche en polvo y brindar certidumbre a los productores nacionales para la colocación de su lácteo en la época del año en que se generen excedentes, así como establecer un precio de preferencia adecuado.

En ese año se cumplió con la meta de adquirir 100 millones de litros de leche producida en 12 estados del país. Para 2003 se programó la compra de leche fresca hasta por un total de 180 millones de litros, se rebasó la expectativa inicial, ya que al mes de diciembre se compraron un total de 182.2 millones de litros, en apoyo a 8,650 ganaderos lecheros de 15 entidades del país. Para 2004 se tiene programada la compra de 200 millones de litros de leche en beneficio también de un importante número de productores nacionales. En el interés de apoyar la comercialización de leche de pequeñas organizaciones ganaderas, Liconsa ha establecido convenios de maquila de pasterización, homogenización y envasado de leche fresca, con asociaciones de ganaderos de los estados de Colima, Jalisco, Michoacán, Oaxaca y Tlaxcala para la producción de alrededor

500 mil litros

mensuales. Entre otros logros, el año pasado se reabrió la planta industrial Xalapa y se fusionaron

a los programas estatales, las de Valle de Toluca,

Tlanepantla, y Tlahuac, asimismo se inició con el programa de leche no subsidiada a precio preferencial. Liconsa cuenta actualmente con 10 plantas industriales: tres en el Estado de México ( Tlanepantla, Tlahuac, y Valle de Toluca.) Y otras siete en igual número de entidades federativas: Querétaro, Jalisco, Veracruz, Tlaxcala, Michoacán y Colima. En ellas se producen cerca de mil millones de litros anuales de leche, para apoyar la nutrición de más de 5 millones de personas, fundamentalmente niños menores de 12 años.

Liconsa distribuye diariamente alrededor de tres millones 300 mil litros de leche, en 1,850 municipios del País. Para llevar la leche a mas de tres millones de hogares mexicanos, la institución cuenta con 33 Programas de Abasto Social, es decir uno por cada estado y dos en el área metropolitana de la Ciudad de México, el sistema de distribución de la leche se realiza a través de una compañía fletera externa a Liconsa y se apoya en mas de nueve mil puntos de ventas, las cuales se surten a través de 485 rutas fijas con personal y vehículos que recorren mas de 33 mil kilómetros diariamente, distancia que equivale a casi cuatro veces el trayecto de ida y vuelta entre las ciudades de Tijuana y Mérida, con el propósito de garantizar la elevada calidad de la leche, Liconsa lleva estrictos controles de calidad que se aplican desde la adquisición de las materias primas e insumos, durante el proceso productivo y hasta la etapa de distribución del producto. Diariamente se practican más

de 13 mil

pruebas para garantizar la alta calidad de la leche Liconsa. En reconocimiento a su capacidad técnica, humana y material, así como sus elevados parámetros de operación, en el año 2002 las plantas industriales de Tlahuac, Tlanepantla, y Querétaro, obtuvieron la certificación como Laboratorios de Pruebas por parte de la Secretaria de Salud. Estas plantas, junto con la de Valle de Toluca, obtuvieron también la calificación como ¨ Laboratorios de Prueba en el Ramo Lácteo ¨ por parte de la Entidad Mexicana de Acreditación, A.C (EMA); Esta certificación es la primera que se otorga en el sector lechero del país. 17

17

http://www.liconsa.gob.mx/leche.htm

Para impulsar la producción se invierte en las 10 plantas en operación alrededor de 23 millones de pesos, se mejora el equipamiento de los laboratorios de control de calidad y se desarrolla el perfil de los productos enriquecidos con nutrientes y minerales.

Finalmente en el rubro de finanzas se asegura el manejo óptimo de los recursos financieros, a fin de mantener sus operaciones orientadas al punto de equilibrio. Pero el quehacer de Liconsa se realiza con una perspectiva de más largo plazo mediante las siguientes acciones:

•

Desarrollar un programa de reconversión industrial y tecnológica, en la perspectiva de una modernización de las plantas industriales.

•

Generar una política sostenida de saneamiento financiero, orientada a operar en el punto de equilibrio.

•

Impulsar un programa de modernización administrativa dirigido a construir una organización más funcional, acorde a los nuevos procesos de generación, operación y transmisión de flujos de información.

•

Continuar desarrollando el programa de Captación de Leche Nacional en apoyo a las organizaciones productoras del país, para iniciar un proceso real de sustitución de importaciones.

•

Concluir el proceso de toma de información mediante la nueva cédula de información socioeconómica que permita captar de mejor manera las condiciones de vida de las familias.

•

Desarrollar los diferentes esquemas de puntaje para calificar la condición socioeconómica de la familia.

•

Desarrollar productos acordes a las necesidades alimentarías y nutricionales de la población objetivo.

•

Orientar el subsidio a las familias que cumplan con los criterios de inclusión.

•

Automatizar el control de retiro de las dotaciones en las lecherías

2.2 MISION Y VISION DE LA EMPRESA18 Liconsa es una empresa de carácter social cuya misión se define en dos vertientes:

18

Id

MISIÓN Elaborar y distribuir leche y suplementos alimenticios de base láctea de alta calidad, en apoyo a la nutrición y alimentación de familias en condición de pobreza que habitan en zonas marginadas, urbanas o rurales, y en particular de grupos con necesidades menores

de

12

años,

adultos

mayores,

especiales: niños

enfermos

crónicos,

discapacitados, mujeres gestantes o lactantes y otros que lo amerite; comercializando sus productos al menor precio posible, manteniendo la estabilidad financiera a largo plazo y la vialidad de sus programas. VISION Ser una empresa de carácter social, autosuficiente, transparente, moderna y con elevada vocación de servicio, que atienda al total de la población objetivo, con leche de elevada calidad a precio accesible, consolidándose así, como una empresa líder de la política social del país en materia de alimentación de las familias mexicanas en condiciones de pobreza y pobreza extrema.

2.3 OPERACIÓN DE LA EMPRESA19 Para la operación de Liconsa estas se basan mediante reglas que se emiten en cumplimiento por los artículos 59,63,64,65,73,74,76,78, y séptimo transitorio del Decreto de Presupuesto de Egresos de la Federación, y los artículos 32,48,49, y 50 de la Ley Orgánica de la Administración Publica.

19

http://www.liconsa.gob.mx/PDF/reglas_operacion.pdf

2.3.1 OBJETIVOS: 20 Generales: Con un enfoque Productivo, otorgar a las familias con niños menores de doce años de edad, en condiciones pobreza extrema, una transferencia de ingreso mediante la dotación de leche de alta calidad nutricional a precio subsidiado, que contribuya al mejoramiento alimenticio para la formación y desarrollo de capital humano. Con un enfoque asistencial, otorgar a los adultos en plenitud mayores de 60 años, enfermos y/o discapacitados mayores de doce años y mujeres en periodo de gestación en pobreza extrema, una transferencia de ingreso mediante la dotación de leche de alta calidad nutricional a precio subsidiado. Específicos: Abastecer leche a precio subsidiado al padrón de beneficiarios en zonas urbanas, semiurbanas y rurales marginadas del país. Adquirir leche como su principal materia prima en el mercado nacional e internacional, en las mejores condiciones y al menor costo posible. Industrializar leche fluida y en polvo de alta calidad y mantener la operación de los convenios interinstitucionales celebrados para el suministro de leche a instituciones públicas y organismos sociales.

2.4 COBERTURA21 La población beneficiaria del programa de Abasto Social de Leche se encuentra ubicada en localidades y/o zonas urbanas, semiurbanas y rurales de las 32 entidades federativas. Al cierre del año 2003 estos fueron los datos que se tuvo por cada uno de ellos tanto por población beneficiaria, como por las familias atendidas:

20 21

Id. http://www.liconsa.gob.mx/cobertura.htm

Entidad Federativa

Población beneficiaria Familias Atendidas

Aguascalientes

42912

20041

Baja California Norte

45992

22935

Baja California Sur

22927

13111

Chiapas

118797

64875

Chihuahua

58828

27325

Campeche

27044

15496

Colima

29703

15610

Coahuila

74181

40302

Distrito federal

1009238

909718

Durango

104449

60960

Guanajuato

156871

76344

Guerrero

110360

59561

Hidalgo

181023

106104

Jalisco

231433

109575

México

1501164

909718

Michoacán

166781

84286

Morelos

103187

57821

Nayarit

65298

35104

Nuevo león

78387

42934

Oaxaca

96596

46108

Puebla

104743

58582

Querétaro

57915

28524

Quintana roo

31897

16078

Sinaloa

71170

35838

Tabasco

58312

34850

Tamaulipas

45442

26363

Tlaxcala

59411

34502

Veracruz

209120

124484

Yucatán

62429

31423

Zacatecas

93595

49564

Sumas

3,274,212

1,861,554

Gran total

5,075,514

3,130,011

2.5 TRAMITOLOGIA PARA INSTALAR UNA LECHERIA

22

Liconsa tiene como objetivo el coadyuvar al fomento del desarrollo económico y social del país, participando en la elaboración, distribución y venta de leche, a precios subsidiados a los sectores urbanos y rurales de escasos recursos del país, en establecimientos propios, rentados o de particulares, y en algunos de éstos casos, las lecherías bajo el esquema contractual de Concesión Mercantil.

La obtención y operación de una concesión mercantil, se encuentra regulada por el Manual de Políticas para el cumplimiento de los Contratos de Concesión Mercantil y de Comodato (Clave AD/001/93)

Para instalar puntos de ventas de leche se identifican las localidades o zonas susceptibles de atender, con base en la regionalización prioritaria que establece la Sedesol y la información disponible del Instituto Nacional de Estadística, Geografía e Informática y del Consejo Nacional de Población

( CONAPO).

Liconsa a través de la Dirección de Abasto Social suscribe tres instrumentos jurídicos para hacer llegar la leche subsidiada a los beneficiarios las cuales son:

22

•

Distribuidor Mercantil

•

Concesionario Mercantil

•

Convenios Liconsa – Diconsa.

http://www.liconsa.gob.mx/fraccionVIII.htm·comodato

2.5.1 DISTRIBUIDOR MERCANTIL DE LICONSA23 En las comunidades o colonias en donde no es posible la instalación de una lechería para la venta de leche se selecciona una persona con un establecimiento comercial al cual se le otorga este instrumento jurídico que lo autoriza para la venta de leche a las familias beneficiarias, dentro de su establecimiento al precio que establece Liconsa y bajo la supervisión del personal de la empresa y con la participación de los integrantes del comité de beneficiarios. El margen de utilidad que se otorga a los concesionarios es de 5% sobre el precio de venta de la leche al consumidor, el cual permanecerá vigente, sin modificación alguna hasta que Liconsa determine lo contrario y lo notifique por escrito. Este contrato se concede una vez satisfechos los requisitos que marca el “Manual de Procedimientos para la Operación del Contrato de Distribución Mercantil, y su vigencia es por tiempo indefinido, pudiendo ser revocados al presentarse las situaciones previstas en las causales de rescisión del

23

Idem.

contrato (condicionamiento de la entrega de dotación de leche, maltrato a los consumidores, desviación del producto, etc., entre otras)

2.5.2

REQUISITOS

PARA

SER

DISTRIBUIDOR

MERCANTIL24 Los contratos de distribución mercantil serán aplicables en locales comerciales privados, preferentemente en misceláneas y tiendas de abarrotes. Es responsabilidad de la subgerencia de administración y finanzas de cada centro de trabajo de Liconsa, presentar al gerente del programa de candidatos a distribuidores mercantiles que cumplan con los siguientes requisitos: •

Que el propietario del establecimiento haya llenado la solicitud de distribución mercantil.

•

Que el propietario esté dado de alta ante la Secretaría de Hacienda.

•

Que no ponga en riesgo de contaminación a la leche, descartándose comercios que expenden tóxicos, solventes y materiales de construcción.

•

Que no se propicien desvíos de leche, por lo que se excluyen establecimientos en donde se elaboren derivados lácteos.

•

Que el giro comercial del establecimiento no sea la venta de bebidas alcohólicas, lo que pondría en riesgo la imagen institucional.

•

Firmar el contrato de distribución mercantil, para lo cual deberá presentar un aval propietario de bienes inmuebles, quien conjuntamente con el distribuidor deberá suscribir un pagaré por el monto de seis días de surtimiento de leche.

24

Id

2.5.3 CONCESIONARIO MERCANTIL EN COMODATO25 CONCESIONARIO MERCANTIL Instrumento jurídico que se otorga a los concesionarios para la venta de leche a las familias beneficiarias, dentro de las lecherías al precio que establece Liconsa y de los horarios convenidos, bajo la supervisión del personal de la empresa y con la participación de los integrantes del Comité de Beneficiarios. El margen de utilidad que se otorga a los concesionarios es de 1.66% sobre el precio de venta de la leche al consumidor, el cual permanecerá vigente, sin modificación alguna hasta que Liconsa determine lo contrario y lo notifique por escrito, con la salvedad de que Liconsa otorga al concesionario el local mediante contrato de comodato y cubre los gastos de mantenimiento y servicios. Este contrato se concede una vez satisfechos los requisitos que marca el “Manual de Políticas para el cumplimiento de los Contratos de Concesión Mercantil y de Comodato”, y su vigencia es por tiempo indefinido, pudiendo ser revocados al presentarse las situaciones previstas en las causales de rescisión del contrato o por cierre de lecherías o fusión del padrón de beneficiarios.

2.5.4

REQUISITOS

PARA

SER

CONCESIONARIO

MERCANTIL26 La persona interesada en ser concesionario mercantil de una lechería de Liconsa, S.A. de C.V., deberá de seguir los siguientes pasos: Localizar el domicilio de la representación de Liconsa en su entidad, acudir al mismo y presentarse ante el área responsable de la recepción de solicitudes de los aspirantes a concesionarios mercantiles, en algunos

25 26

Idem Id

casos es la Subgerencia de Administración y Finanzas, y en otros la Subgerencia de Padrón de Beneficiarios. En el caso de los dos centros de trabajo que atienden la Zona Metropolitana de la Ciudad de México, existen Departamentos de Atención a Concesionarios, específicamente creados para coordinar todos los asuntos relacionados a las concesiones mercantiles.

2.5.5 CONCESIONARIO MERCANTIL EN COMODATO Los requisitos para ser concesionario mercantil de Liconsa son los siguientes: •

Formato de solicitud de concesión mercantil, misma que le será proporcionado por Liconsa.

•

Tener la nacionalidad mexicana, lo cual se acreditará con la presentación del acta de nacimiento o carta de naturalización.

•

Ser mayor de 18 años, lo que se comprobará con la copia certificada del acta de nacimiento.

•

Haber concluido como mínimo los estudios de educación primaria, requiriéndose la exhibición del certificado de dicho ciclo escolar.

•

Presentar y acreditar el examen psicométrico.

•

Presentar y acreditar el examen aritmético, en el caso de que se considere necesario y será un requisito opcional del centro de trabajo.

•

Presentar y dejar copia de la constancia de domicilio particular, aceptándose recibo teléfono, boleta predial o de servicio de agua, recibo de luz y/o estado de cuenta bancaria, a su nombre.

•

Tratándose de un exconcesionario, no tener antecedentes negativos en agravio o perjuicio de Liconsa y/o de su población beneficiaria.

•

En caso de que se trate de un particular, que haya tenido otro tipo de relación con Liconsa (ex empleados, proveedores, etc.), carecer de antecedentes negativos en agravio y/o perjuicio de Liconsa.

•

Manifestar por escrito, bajo protesta de decir verdad, que no se tiene parentesco colateral o de afinidad hasta el cuarto grado, con funcionarios y/o empleados de Liconsa.

•

Presentar certificado médico expedido por autoridad sanitaria.

•

Presentar tres fotografías recientes, a color y en tamaño infantil.

•

Manifestar por escrito no encontrarse impedido por ninguno de los supuestos señalados en la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.

Una vez integrada la documentación señalada en el punto anterior, la Subgerencia de Administración y Finanzas, o la Subgerencia de Padrón de Beneficiarios, realizará la verificación de la misma. A quienes cumplan con la documentación requerida, se les aplicará la cédula de evaluación. La determinación de rechazo o aceptación de la solicitud, con su debida justificación, se hará del conocimiento de los solicitantes en un lapso no mayor a treinta días hábiles posteriores a la fecha de la requisitación. El Gerente Estatal o el Gerente del Programa de Abasto Social, con el Apoyo de la Subgerencia de Administración y Finanzas o la Subgerencia del Padrón de Beneficiarios o su equivalente, será responsable de la selección y contratación de concesionarios. En su caso, los someterá al dictamen del Comité Local de Operación de Puntos de Venta, de acuerdo con su reglamento.

2.5.6 MODALIDADES DE CONCESIONES MERCANTILES27 La asignación de las concesiones mercantiles se efectuará considerando que exista las siguientes modalidades: Nuevas Lecherías: Cuando exista una lechería nueva y un solo aspirante que cumpla con los requisitos, la asignación será directa. En caso de haber más de un aspirante, se someterá al Comité Local de Operación de Puntos de Venta, y si éste determina que los aspirantes se encuentran en similitud de oportunidades, podrá optar por el recurso de sorteo. Reasignación de lecherías: Cuando una lechería en operación se encuentre vacante, la Subgerencia responsable de la atención a concesionarios, mediante convocatoria solicitará la asistencia de los concesionarios calificados por la Gerencia Estatal o Gerencia del Programa de Abasto Social, a la celebración de un sorteo para la reasignación de la lechería. Los sorteos se celebrarán a la vista de los asistentes, por el método que determine la Gerencia Estatal o Gerencia del Programa de Abasto Social, que garantice transparencia y honestidad, informando el nombre del ganador. Asimismo, se levantará acta administrativa. La solicitud de instalación podrá provenir, entre otros, de las organizaciones sociales de una comunidad, o colonia, de las diversas instancias de gobiernos, así como de los propios estudios que elabore Liconsa.

27

Idem

2.5.7

CONVENIO

DE

COLABORACIÓN

LICONSA-

DICONSA28 Para hacer llegar la leche a las comunidades rurales alejadas, y considerando la necesidad del producto lácteo a las familias de escasos recursos del campo, se tiene firmado un convenio de colaboración con la Distribuidora Conasupo S.A de C.V (DICONSA).

Esta empresa cuenta con una red de distribución de 22,030 tiendas en todo el país, haciendo Liconsa uso de esta infraestructura para hacer llegar el producto, distribuyendo la leche a los beneficiarios inscritos al Programa de Abasto Social de Leche, al precio que establece Liconsa. Contando con la supervisión del personal de Liconsa que brinda atención a los beneficiarios y de este modo evitar él desvió o la malversación del producto por tratarse de un apoyo federal.

28

Id

2.6 COMITÉ DE BENEFICIARIOS DE LICONSA29 El comité de beneficiarios de Liconsa, es una agrupación social de interés comunitario para asegurar la buena marcha del Programa de Abasto Social de leche, las personas que la integran son miembros dela comunidad que trabajan voluntariamente, sin percibir ingresos y no tienen relación laboral con Liconsa. Entre sus principales actividades esta: •

Verificar que las familias beneficiarias presenten su tarjeta de dotación de adquirir leche.

•

Vigilar que no se condicione la venta a la compra de otros productos.

•

Que se expenda la leche solo al precio autorizado por Liconsa.

2.7 ESTUDIO DE FACTIBILIDAD

El levantamiento del ¨ Estudio de Factibilidad, ¨ es el instrumento que permitirá determinar si procede o no la apertura del punto de venta. El estudio de factibilidad es el instrumento metodológico que permite a Liconsa recabar la información básica sobre las características de las localidades o colonias con respecto a la población total, numero de familias

y

niños,

los

servicios

urbanos,

medios

de

transporte,

particularidades del predio o local propuesto para la nueva lechería, entre otros, datos que posibiliten la toma de decisiones para la apertura del abasto en dicha zona.

29

Idem

Para facilitar la operación y mejorar la atención al mayor numero de familias, las lecherías se ubicaran en localidades que brinden una mejor opción de acceso y funcionamiento de servicios públicos.

2.8 CRITERIOS DE SELECCIÓN 30 El Programa de Abasto Social de Leche cuenta con dos criterios de selección o requisitos, que deben cumplir las familias solicitantes que van a incorporarse al Programa de Abasto Social de Leche. Elegibilidad. Para ser incorporados al padrón de beneficiarios las familias solicitantes deben: Formar parte de la población objetivo del programa, para lo cual tiene que acreditar la situación económica de sus hogares, a través del levantamiento que realiza personal autorizado de Liconsa, de una cédula denominada ¨ Registro de Información ¨, mediante la cual se registrarán las características de la vivienda y de sus integrantes, incluyendo la presentación de las actas de los posibles beneficiarios e identificación oficial del titular, asi como comprobante de domicilio y de ingresos de los integrantes de la familia que trabajan. Para el caso de mujeres de gestación, enfermos y/o discapacitados y adultos en plenitud, que formen parte de la población objetivo del programa, además de acreditar la situación económica de sus hogares, deberán presentar una constancia medica oficial.

30

Id

Transparencia La información proporcionada será capturada y evaluada mediante un sistema computarizado de puntaje, que identifica la condición de las familias como resultado del análisis de sus datos básicos de: Forma objetiva, transparente y no discrecional. El sistema de puntaje calificará a las familias solicitantes para la obtención

del subsidio, considerando entre otros aspectos: el número de integrantes; características de las viviendas; condiciones sanitarias; posesión de bienes; total de ingresos de los miembros; información sobre los alimentos; nivel educativo y acceso a atención médica.

2.9 POBLACIÓN OBJETIVO31 El programa de Abasto Social de leche considerara como unidad susceptible de atención a las familias con miembros menores de doce años, a las madres en periodo de gestación, a los enfermos y/o discapacitados y a los adultos en plenitud, que cumplan con los requisitos que justifiquen su condición de pobreza extrema. A las familias que se incorporen al padrón se les entregara una tarjeta de leche y se les asignara una dotación en función al número de miembros de la familia menores de doce años, cuyo máximo será de seis, considerando la disponibilidad de leche que el programa tenga autorizado, y de acuerdo con el siguiente cuadro:

31

Idem

Números de miembros de la familia Litros a la semana menores de doce años 1

4

2

8

3

12

4

16

5

20

6

24

Cabe hacer mención que al cierre del año 2002 Liconsa tenia un padrón de beneficiarios de 4,741,115 integrados de la siguiente manera: Niños menores de doce años

4,362,691

Madres beneficiarias

9,828

Enfermos crónicos

79,701

Mayores de 60 años

288,895

Para el año de 2003 esta cifra aumenta a mas de 5 millones de personas inscritas en el Programa Abasto Social, este incremento se debió a las aperturas de nuevas lecherías y la inclusión de más municipios del país.

2.10 REQUISITOS PARA INGRESAR AL PROGRAMA32 La familia con miembros menores de doce años, enfermos y/o discapacitados o es mujer en período de gestación o adultos en plenitud deberá ubicar la lechería Liconsa que se encuentre más cerca a su domicilio, para acudir a ella, donde deberá revisar el horario en el cual acude el personal de Liconsa. Acudir a la lechería el día y en el horario en el cual asiste el Promotor Social y presentar la siguiente documentación: •

Acta de nacimiento de los niños menores de 12 años

•

Identificación oficial del titular

•

Comprobante de ingresos

•

Comprobante de domicilio

Para el caso de las mujeres en período de gestación, enfermos y/o discapacitados y adultos en plenitud, que formen parte de la población objetivo del programa, además de acreditar la situación socioeconómica de sus hogares, deberán presentar lo siguiente: Una constancia médica o certificado medico oficial, Proporcionado por una Institución como la Secretaria de Salud, IMSS, ISSTE, o algún organismo estatal o federal. Proporcionar los datos que se solicitan en la cédula denominada “Registro de Información”, correspondientes a: características de la vivienda, de sus integrantes, condiciones sanitarias, posesión de bienes, total de ingresos de los miembros, información sobre los alimentos, nivel educativo y acceso a atención médica.

32

http://www.liconsa.gob.mx/fraccionVIII.htm·leche

Si es aceptada la familia solicitante, le será entregada su tarjeta de cartón de dotación de leche en un periodo no mayor a tres meses. La entrega se realizará por el personal de Liconsa en la lechería en donde se hizo la solicitud. Una vez que la familia solicitante proporcionó sus datos socioeconómicos, presenten su documentación y haya cubiertos los “criterios de selección” se les integrará en la lista de espera de la lechería en la cual efectuó el trámite, teniendo derecho a recibir su dotación de leche. Esto siempre y cuando en la lechería en la que se inscribió distribuya leche líquida. La información proporcionada será capturada y evaluada mediante un sistema computarizado de puntaje, que se rige por una línea de pobreza basada en la metodología

oficial

sobre

criterios

socioeconómicos

homogéneos, que identifican la condición de las familias como resultado del análisis de sus datos básicos, de forma objetiva transparente y no discrecional.

2.11

DERECHOS

Y

OBLIGACIONES

DE

LOS

BENEFICIARIOS33

Derechos: Los beneficiarios del Programa del Abasto Social recibirán en los horarios y días que les correspondan, según él numero de miembros de la familia menores de doce años, leche de alto contenido nutricional a precio subsidiado. Todo tramite que realicen, referente al programa será sin ningún costo y deberán recibir la atención adecuada del personal de Liconsa.

33

Idem

Obligaciones: Al reverso de la tarjeta de dotación de leche y/o en el acuse de recibo se encuentra impreso el reglamento al cual deberán sujetarse las familias beneficiarias, y consiste básicamente en: •

No deberán transferir la tarjeta

•

Presentarla para la compra de leche

•

No tener mas de una tarjeta

•

Asistir en los días y horario que le ha sido establecido a retirar su dotación en el punto de venta que corresponde.

•

No prestar, vender o hacer mal uso de la tarjeta

•

No provocar desordenes en el punto de venta o actos que alteren y/o impidan el suministro y venta de leche

•

No realizar propaganda y/o proselitismo político en la lechería

•

Avisar cambios de domicilio y extravíos de la tarjeta

•

Conservar la tarjeta en buen estado y entregar la del periodo vencido a cambio de la nueva durante los canjes.

2.12 CAUSAS DE BAJAS Y SUSPENSIÓN DE RECURSOS34 Las causales de baja del padrón y el consecuente retiro del beneficio de la leche subsidiada serán: •

Cuando los beneficiarios cumplieron su vigencia, que será hasta la edad limite de doce años para los menores, y un año para las mujeres embarazadas en periodo de gestación, con el mismo periodo revalidable para los adultos en plenitud y/o discapacitados.

34

Id

•

Cuando la familia deje de asistir por su dotación durante un periodo de 30 días calendario en los puntos de venta de leche fluida, y 60 días calendario para el caso de leche en polvo.

•

Por duplicidad de apoyos otorgados a las familias con el Programa de Desarrollo Humano Oportunidades y,

•

Que la familia no recoja su tarjeta, por mal uso de esta o cuando la información proporcionada sobre la condición socioeconómica y los beneficiarios sea falsa.

CAPITULO 3 OPERACIÓN DEL PROGRAMA DE ABASTO SOCIAL DE LECHE LICONSA

Mediante el Programa de Abasto Social de Leche, Liconsa contribuye al combate a la pobreza, coadyuvando a la formación de capital humano para el desarrollo del país. Dentro del personal operativo de Liconsa, en los Programas de Abasto Social ubicadas en cada Entidad Federativa se encuentran los Promotores Sociales, quienes participan directamente en el cumplimiento de los objetivos de la empresa, haciendo de algún modo el papel de auditor en el control de la distribución, consistentemente en otorgar leche de alta calidad a precio subsidiado a las familias con niños menores de 12 años en condición de pobreza. Dentro de este capitulo se describe las acciones con los beneficiarios, los comités de beneficiarios de Liconsa, los concesionarios mercantiles, distribuidores mercantiles y encargados de tiendas Diconsa. Así mismo se describe el proceso que tiene la leche Liconsa en su elaboración, que abarca desde el envasado del producto, sus valores nutricionales que aporta a los beneficiarios que principalmente son niños menores de 12 años en condición de pobreza extrema, el almacenaje del producto terminado, la presentación del producto y su distribución al consumidor final.

3.1

FUNCIONES DEL PROMOTOR SOCIAL35

Dentro de las funciones primordiales que realiza el promotor social de Liconsa se citan los siguientes: •

Atender a la población que solicita incorporarse al padrón de beneficiarios de leche subsidiada, de conformidad con los criterios de elegibilidad y selección autorizados.

35

Liconsa, Manual de Funciones del Promotor Social, Pág. 6

•

Promover el consumo de leche difundiendo su importancia en la alimentación infantil como parte del proceso de capital humano, así como lo relacionado al abasto social.

•

Participar en la actualización permanente del padrón en cada lechería y realizar las propuestas para incrementarlo de acuerdo a las políticas autorizadas.

•

Fomentar la participación de las familias beneficiarias en actividades de contraloría social y apoyo operativo para la venta de leche, a través de la integración y funcionamiento del comité de beneficiarios de Liconsa.

•

Capacitar y asesorar a los responsables de la venta de leche en las actividades establecidas por Liconsa en los contratos o convenios asignados, y vigilar su debido cumplimiento.

•

Aplicar

las

correspondientes

políticas

de

operación

y

procedimientos para la administración del padrón de beneficiarios y los procedimientos para la apertura, reubicación y cierre de lecherías, así como de la operación del comité de beneficiarios. •

Representar en todo momento la imagen social de la empresa en tanto se constituyen como el contacto directo entre la población y esta.

3.2 ACTIVIDADES DEL PROMOTOR SOCIAL36 El Promotor Social realiza diversas actividades y que se han clasificado como sigue: Actividades diarias Asistir diariamente a una lechería como mínimo, en visita ordinaria o extraordinaria programada y registrar en la bitácora de asistencia del personal de Liconsa, el horario de entrada y salida avalando con su firma 36

Ídem, Pág. 12

la veracidad de su presencia, además de realizar las labores de campo establecidas en el Programa Anual de Trabajo, programado por la Subgerencia del Padrón de Beneficiarios o área equivalente y autorizado por el Gerente Estatal. Visita ordinaria a la lechería hacer las propuestas de alta de posibles beneficiarios de acuerdo con sus metas autorizadas y de conformidad con las instrucciones de su jefe inmediato o supervisor, dentro de la política en vigor al padrón de beneficiarios autorizado, y justificar la dotación asignada a cada una de las lecherías bajo su responsabilidad, poniendo aproximadamente un 20% adicional al numero de vacantes por bajas, que el sistema informatico genera en cada cierre mensual y que le hayan sido informadas con dos meses de anticipación. Atender a las familias que deseen recibir el beneficio del programa de leche subsidiada, mediante el llenado del formato del ¨ Estudio Socioeconómico del Hogar ¨ o equivalente que se encuentra vigente, y verificar los datos, en los documentos originales que las familias deben presentar, los cuales son: •

Identificación del titular

•

Comprobante de domicilio

•

Comprobante de ingresos de los integrantes que trabajen

•

Acta de nacimiento, cartilla de vacunación o Clave Única de Registro de Población (CURP), de los menores de doce años.

•

Los mayores de 60 años la pueden sustituir por la credencial del Instituto Nacional en Plenitud de los Adultos Mayores (INAPAM).

•

Las mujeres en periodo de gestación, enfermos o discapacitados agregaran además, Constancia o certificado medico, expedido por institución oficial.

•

Preferentemente el Estudio Socioeconómico del Hogar se hará en el domicilio de la familia, sin embargo por diversas causas de carga de trabajo, dificultad en los accesos o en los traslados, la Subgerencia del Padrón de Beneficiarios autorizará por escrito, a través de un informe de justificación la realización del estudio en las lecherías.

•

Cuidar que la información proporcionada por la familia sea completa y congruente anotando correctamente con bolígrafo todos los datos solicitados, y asignar las claves y códigos que corresponda en cada caso, obtener la firma del solicitante, como acto de que acepta la responsabilidad y veracidad de la información proporcionada.

•

Entregar los Estudios Socioeconómicos del Hogar, a su jefe inmediato, numerados por folio, anexando constancias médicas y actas de nacimiento o credencial del INAPAM, en los casos de población vulnerable.

•

Orientar a las familias que solicitan el servicio acerca, de la importancia del reglamento para el uso de la tarjeta, así como de la baja automática en caso de inasistencia, informar además sobre el precio semanal y mensual de su dotación de leche.

•

Recibir mensualmente de su jefe inmediato las tarjetas de dotación de leche impresas y el acuse de recibo correspondiente, y proceder a entregarlas

a los titulares en sus visitas programadas a las

lecherías. •

Recibir además los listados emitidos por el sistema informatico con el registro de las tarjetas impresas, ordenado por alfabeto y número de tarjetas, según convenga, para su publicación en las lecherías con objeto de que los titulares y el comité de beneficiarios identifiquen los datos de la nueva tarjeta de dotación.

•

Recabar la firma en la tarjeta y en el acuse de recibo anexo, anotando en este último él número de identificación oficial y la dependencia que la emitió, para identificación del titular, y pedir

además, en caso de que designe a otra persona para que acuda por su dotación de leche, firme oportunamente la tarjeta en el espacio destinado para tal efecto. •

Relacionar e integrar los acuses de recibo como parte del informe del resultado del evento a su jefe inmediato, en la fecha que se haya acordado para dicha actividad.

•

Proponer la baja de las tarjetas no entregadas en evento programado para tal fin y en visitas programadas a la lechería, hasta en un plazo máximo de tres meses, incluido el tiempo para que la Subgerencia del Padrón de Beneficiarios, o área equivalente entregue el reporte denominado ¨ Control de Asignación de Tarjetas de Dotación ¨ de acuerdo a la normatividad vigente.

3.3 ATENCION A POBLACIÓN OBJETIVO37 Para la atención a la población objetivo se desarrolla las siguientes actividades: •

Recibir la propuesta de ingreso de al menos un posible beneficiario de las familias ya incorporadas al padrón, para incrementar la dotación de leche asignada de acuerdo a las políticas en vigor.

•

Verificar que la familia que solicita su incremento a la dotación, esté en condiciones de adquirir o retirar del punto de venta el total de leche, lo anterior con la finalidad de evitar sobrantes o descenso en el factor retiro.

•

Revisar el acta de nacimiento, y en caso de ser procedente, solicitar el alta del posible beneficiario mediante el formato ¨ Registro de Movimientos al Padrón de Beneficiarios ¨ y la clave correspondiente, señalando solo los datos del titular y el menor adicional, él numero de tarjeta, tipo de beneficiario y la fecha de nacimiento.

37

Ídem. Pág.15

•

Solicitar la devolución de la tarjeta en uso en los casos de sustitución de tarjetas de dotación de leche por alta parcial o movimientos masivos múltiples.

•

Cancelar las tarjetas de dotación de leche que no sean recogidas después del periodo establecido y entregar al área correspondiente para su baja y destrucción, según la normatividad vigente.

•

Verificar, en los casos que sea informado o detecte, mediante la revisión de documentos, que los datos proporcionados por la familia respecto a la existencia de menores de doce años no es verídica, proceder a solicitar la baja de la familia, y retirar la tarjeta de dotación, haciendo constar los hechos por escrito en el formato ¨ Memorandum ¨ con firmas de testigos, que podrán ser integrantes del comité de beneficiarios o titulares de las tarjetas. Si la edad del menor no corresponde a la realidad pero se encuentra dentro de la requerida para permanecer dentro del padrón, solicitar la corrección a través del formato correspondiente, sin implicar baja alguna.

•

Cuidar que la población beneficiaria use tarjetas con fecha vigente, para lo cual debe de solicitar la reposición por vencimiento al área de Subgerencia de Padrón de Beneficiarios con dos meses de anticipación y efectuar el cambio oportunamente.

•

Recoger, con apoyo del comité de beneficiarios de Liconsa la tarjeta, en los casos de las familias que todos los menores hayan cumplido 12 años de edad y que el titular asista a la lechería con venta de leche fluida, a intentar el retiro de la dotación.

•

Informar al comité de beneficiarios de Liconsa mediante anotación escrita en el Diario de Campo en los casos en que el titular se haya negado a entregar la tarjeta, y en su caso al responsable de venta respecto a la baja total de la misma, para evitar que siga utilizando.

•

Solicitar la baja del padrón de beneficiarios, cuando la familia notifique el cambio de domicilio y ya no le interese el abasto, con

objeto de generar vacante que permitan la actualización del padrón de beneficiarios. Aplicar la sanción que corresponda cuando detecte, o sea informado de la violación al reglamento del uso de la Tarjeta de Dotación de Leche, impreso en la parte posterior de la misma, la cual se puede citar a los más comunes que es por inasistencia continua que aplica de la siguiente forma: •

30 días calendario para lecherías con venta de leche fluida y 60 para polvo, en los casos que implique la baja del padrón de beneficiarios, previa investigación

se reporta la situación en la

forma denominada ¨Memorandum¨ y se solicita la firma de los integrantes del comité de beneficiarios de Liconsa, Notificando en forma escrita para oficializar la instrucción, tanto en el libro de Control de Retiros de Leche en Polvo como en el Diario de Campo, informando que a partir de la fecha no se le entregue producto a dicha familia. Dicho documento se hace llegar a la Subgerencia de Padrón de Beneficiarios anexando la tarjeta retirada del titular y se procede al tramite de destrucción de acuerdo a la normatividad establecida, adicionalmente se solicita el movimiento de baja del padrón de beneficiario con la clave correspondiente en los formatos que se tienen establecidos para tal finalidad. •

Orientar al titular de la tarjeta en los casos que se detecte o sea informado que el cruce de padrones reportó que alguna familia recibe

el

beneficio

del

Programa

de

Desarrollo

Humano

Oportunidades, y por tanto contraviene la normatividad de las reglas de operación de Liconsa, y para evitar la duplicidad solicitar la baja mediante los formatos autorizados. •

Sustituir la tarjeta con la dotación ajustada cuando algunos de los menores de la familia haya cumplido 12 años de edad, y el sistema de computo de acuerdo a la normatividad, aplique la baja

automática, misma que la Subgerencia de Padrón de Beneficiarios, habrá informado y entregado, para su canje a la familia. •

Instruir en las lecherías con venta de lácteo en polvo, al Comité de Beneficiarios de Liconsa y al responsable de la venta, mediante la Libreta De Registro Diario de Campo del Comité, para modificar la entrega de la leche, al final del mes, hasta que en el nuevo libro de retiros ya se haya aplicado la baja parcial y el ajuste a la dotación de la familia.

•

Solicitar la reposición de la tarjeta de población con enfermedad y mayores de 60 años que se encuentre en el Padrón de Beneficiarios de las lecherías bajo su responsabilidad, antes de la conclusión de la vigencia anual, posterior a la verificación de que permanecen las condiciones que determinaron su ingreso. Los beneficiarios por discapacidad podrán continuar sin necesidad de la renovación de la constancia médica. Al termino de la vigencia de integración al padrón de las mujeres embarazadas, solicitar cambio en el tipo de beneficiario previa revisión del acta de nacimiento del menor.

•

Atender en los establecimientos con venta de leche fluida los casos de extravió de Tarjetas de Dotación de Leche, registrados por el Comité de Beneficiarios en el Diario de Campo e instruir al titular para presentarse en los días y horarios asignados para la entrega de su dotación durante dos semanas, plazo establecido para solicitar la reposición de la tarjeta.

•

Autorizar en las lecherías de polvo, que en tanto reciban su nueva tarjeta, los beneficiarios puedan retirar sus dotaciones mediante la presentación de una credencial oficial actualizada, siempre y cuando se encuentren formalmente registrados en el

Libro de

Control de Retiros en polvo por Beneficiarios de Liconsa. •

Autorizar la entrega de la leche, en las lecherías fluidas, mediante una identificación oficial una vez que se haya comprobado que la familia se encuentre registrada en el padrón de beneficiarios.

Entregar en ambos esquemas de venta, la solicitud de reposición al área correspondiente para su impresión. •

Recibir de la Subgerencia de Padrón, las tarjetas de reposición en 30 días hábiles contados a partir de la fecha de recepción de la solicitud, de acuerdo a la normatividad establecida y en congruencia con el cierre de mensual del padrón.

•

Atender las peticiones de reasignación de lechería por cambio de domicilio de la familia, utilizando los formatos adecuados y las claves respectivas anotando adicionalmente los datos de la lechería en la cual se aplicara la baja, anexando de ser posible la tarjeta.

•

Solicitar la reposición de las tarjetas dañadas o maltratadas que no permitan el adecuado registro de asistencia mediante el formato autorizado al Programa Social.

•

Entregar la papelería al responsable de la venta o al comité de beneficiarios según su uso, además de integrar el archivo por lechería con los siguientes documentos:

•

Bitácora, acta constitutiva, reglamento del comité de beneficiarios, lista de posibles beneficiarios, libros de retiros en caso de venta de leche en polvo, diario de campo del comité de beneficiarios de Liconsa, en los Programas de Abasto Social que por su cobertura aplican.

•

Informar en el caso de que se encuentre alguna lechería cerrada con venta de producto en polvo y proponer alternativas para reanudar con la venta, si la distribución se realiza a través de tiendas Diconsa en coordinación con el personal responsable implementar un mecanismo temporal de venta con objeto de no interrumpir el surtimiento a las familias.

•

Para el caso de producto con presentación fluida implementar la venta si la causa puede ser subsanada, en atención a que los beneficiarios se encuentran en espera y que se trata de un producto perecedero, hacer él deposito por el importe de la venta

en las oficinas del Programa de Abasto Social o en la Institución Bancaria con la que se opera el mismo día de la venta.

3.4 INTEGRACION Y FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ DE BENEFICIARIOS. 38 Al iniciar operaciones una lechería se debe de integrar el Comité de Beneficiarios de Liconsa y cuidar su adecuado funcionamiento, de acuerdo a lo establecido en las

normas de operación en vigencia,

informando a los mismos de que se trata

de una agrupación sin

personalidad jurídica, honorífica y voluntaria. •

Difundir permanentemente entre las familias beneficiarias las funciones genéricas de esta figura social, así como de que se trata de una figura social de interés comunitario.

•

Cuidar a las personas elegidas o auto propuestas para ser parte del comité de beneficiarios estén preferentemente inscritas en el padrón de beneficiarios de la lechería o se encuentren en proceso y cumplan con los requisitos establecidos en las normas.

•

Formalizar la integración de los miembros del comité de beneficiarios mediante el formato del ¨ Acta Constitutiva del Comité de Beneficiarios ¨ en donde se deberá anotar los nombres, domicilios, y números de tarjetas de dotación de leche, mismas que permanecerán en el archivo de la lechería mientras los titulares formen parte de dicho comité.

•

Elaborar y entregar la credencial de acreditación de cada persona elegida, e instruir para su uso durante las actividades dentro de la lechería.

•

Capacitar o adiestrar a los integrantes del comité, respecto de sus funciones, actividades y operación del programa social, así como el conocimiento

38

Id. Pag.20

del

reglamento

del

comité

de

beneficiarios,

documento que se encuentra en la lechería para su consulta y apoyo en gestión. •

Presentar al comité y pedir apoyo a las familias atendidas además de efectuar durante sus visitas a las lecherías, las siguientes actividades como respaldo al buen funcionamiento del Comité de Beneficiarios:

A) Asesorar en forma permanente y constante para la solución de los diferentes problemas que la entrega del subsidio presenta en la operatividad. B) Instruir sobre el correcto llenado del formato ¨ Control Diario de Entrega de Leche Fluida en Envase, ¨ que se requisita con la validación de la cantidad de bolsas recibidas, rotas y faltantes, en las lecherías fluidas. C) Estimular la asistencia y fomentar su participación, mediante platicas sobre la importancia que representa el comité para los fines del Programa de Abasto Social de Leche. •

Atender a los titulares de tarjeta, dando solución o trámite a los asuntos presentados por el Comité de Beneficiarios a través

del

cuaderno denominado Diario de Campo y revisar todos los aspectos que se manejan en este documento, como son: extravíos, aumento a la dotación familiar, permisos de inasistencia, observaciones y comentarios para el responsable de venta y del propio comité. •

Instruir al Comité de Beneficiarios, con relación a las familias que deseen ingresar al padrón de leche subsidiada para que se informe a los solicitantes de los requisitos que deben cubrir las familias, así como los horarios y días de atención durante la visita del promotor social.

•

Revisar en cada visita el avance en los registros del Reporte Mensual de Lecherías Fluidas, en el cual deberá ser coincidente con los datos asentados en el Control Diario de Entrega de Leche

Fluida en Envase, que se requisita con la validación de la cantidad de bolsas recibidas, rotas y faltantes. •

Ordenar y dar mantenimiento al archivo de documentos de la lechería cuidando se encuentre actualizado.

•

Revisar el correcto llenado del libro de Control de Retiro de Leche en Polvo por Beneficiario de Liconsa, en lecherías con venta de leche en polvo.

3.5

ACTIVIDADES

CON

EL

CONCESIONARIO

RESPOSABLE DE VENTA39 Verificar mediante la observación, sondeos, encuestas o consulta del registro diario de campo de comité de beneficiarios de Liconsa que el responsable cumpla con lo siguiente: • Abrir puntualmente la lechería y cumplir con el horario establecido para la venta de leche fluida. •

Atender personalmente la lechería o por otra persona autorizada por Liconsa

•

Almacenar o comercializar mercancías no autorizadas por Liconsa, con excepción de tiendas Diconsa ya que los productos corresponden a su cuadro básico.

•

Informar a la población que lo solicite sobre los tramites de ingreso al padrón de beneficiarios y sobre el día de visita del promotor social para la realización del Estudio Socioeconómico del Hogar.

•

Mantener la lechería en óptimas condiciones de higiene y limpieza.

•

Vender la leche al precio autorizado.

•

No condicionar la venta de leche subsidiada a la compra de otros productos.

39

Idem. Pag. 23

•

No intervenir en la entrega de la dotación de leche a las familias, por ser esta una actividad del comité de beneficiarios en las lecherías con venta de producto fluido.

•

Atender y tratar con respeto y amabilidad a los beneficiarios del Programa de Abasto Social de Leche Subsidiada y al público en general.

•

Utilizar preciadores de los productos que expende sin el logotipo de Liconsa.

•

Evitar la posible contaminación de la leche, a través de los productos que expende, cuidar que estén envasados, cerrados y acomodados de tal forma que no afecte el producto lácteo.

•

Registrar la fecha y cantidad de leche comprada por la familia, en el libro de Control de Retiros de Leche en Polvo por beneficiario de Liconsa, que no presente tachaduras y alteraciones, en caso de errores estos deben ser notificados al Promotor Social para su validación y conocimiento.

•

Revisar que la papelería bajo su responsabilidad como son: fichas de depósitos, circulares y avisos, etc., se encuentre archivada y ordenada.

•

Revisar en los casos de venta de leche fluida, los datos de dotación vendida y pagada por el responsable, coincida con la venta registrada en el reporte diario elaborado por el Comité de Beneficiarios y la comisión autorizada, de ser necesario recoger las fichas y entregarlas a su jefe inmediato.

•

Detectar irregularidades, desviación o incumplimiento a los contratos de Distribución Mercantil, que tienen firmados con Liconsa, reportar el problema por escrito, en la forma ¨ Memorandum ¨ a su jefe inmediato, para que la Subgerencia de Padrón de Beneficiarios o área equivalente tenga elementos que permitan determinar acciones procedentes, e informar al Promotor Social, la decisión tomada y la conducta a seguir con el responsable de la venta.

•

Desarrollar actividades de seguimiento a la operación de la distribución y venta de leche, de conformidad con el convenio de colaboración Liconsa – Diconsa, las cuales son:

A) Capacitar al encargado de la tienda Diconsa en las actividades que tiene que desempeñar para la venta de leche a precio subsidiado así como para la conservación y manejo del producto. B) Verificar el inventario físico y conciliarlo con el ¨ Control de retiros de leche en polvo por beneficiario de Liconsa. C) Supervisar la cantidad de leche recibida del almacén de Diconsa, la vendida y registrada en el mencionado libro de retiro. D) Identificar los problemas de operación y sus causas ( desabasto, llenado incorrecto de los libros de retiros, desvió de producto, etc.) para integrar los reportes que la Gerencia Estatal o Programa de Abasto Social presente en las reuniones mensuales de conciliación con su similar de Diconsa en cada entidad federativa. Actividades semanales o quincenales con el distribuidor Mercantil •

Registrar la información de sus actividades y entregar en su visita a las instalaciones del Programa Social, mediante el ¨ Reporte Quincenal del Promotor Social ¨ el cual debe incluir aspectos operativos, con relación al abasto, puntualidad en el inicio de operaciones, atención a beneficiarios, desempeño del Comité de Beneficiarios de Liconsa, actuación del responsable de la venta de leche, y los problemas en general, y el control de tarjetas entregadas, movimientos al padrón, movimientos e inventario de leche en polvo, estudios realizados, etc.

•

Vigilar en cada visita a la lechería que el Atento Aviso al Público permanezca a la vista del público en general, para informar a las familias, el precio de la leche, las opciones para presentar quejas o denuncias del servicio, los requisitos para

•

inscribirse, nombre del Promotor Social, así como el día y el horario asignado para su visita y atención, aclarar dudas al respecto tanto a los responsables de la venta comités de beneficiarios y solicitantes, así como cuidar de colocar y reponer dicho aviso.

•

Reportar a su supervisor o jefe inmediato previa investigación, cualquier situación que implique que la leche se destine a fines distintos del objetivo del programa.

•

Observar y reportar en atención al cuidado de la imagen institucional en sus visitas a las lecherías, cualquier situación que sea contraria a los objetivos del Programa de Abasto Social, omisiones, desvíos, e incumplimientos bajo la responsabilidad del personal de Liconsa.

•

Recibir formas, documentos, avisos y entregar información productos de la operación diaria de las lecherías en las oficinas del programa, puntos de reunión, o en supervisión operativa que el jefe inmediato programe para el promotor social, en los horarios y días previamente acordados y autorizados por la Subgerencia del Padrón de Beneficiarios.

•

Acudir a las oficinas del Programa de Abasto Social o Gerencia Estatal, con objeto de recibir instrucciones de trabajo, informar de sus actividades y aspectos administrativos que requiera de su presencia.

Actividades mensuales •

Elaborar el Inventario Mensual de Leche en Polvo, conciliar la cantidad de leche surtida, y la venta registrada en el libro de retiros, diferencias u omisiones.

•

Cambiar mensualmente el libro de Control de Retiros de Leche en Polvo por Beneficiario de Liconsa que previamente se le habrá otorgado en los centros de trabajo.

•

Revisar el libro de Control de Retiros de leche por Beneficiario de Liconsa, al final del mes, cancelando los renglones vacíos de fechas previas e identificar a las familias que no acuden regularmente, para fomentar la asistencia y reducir él numero de bajas automáticas por inasistencias opcionalmente podrá proponer a la familia ajustar la dotación a la cantidad mensual de leche que pueda adquirir y hacer la propuesta de baja parcial.

•

Renovar el formato de Reporte mensual de Lecherías Fluidas, cuidar que al inicio del mes se encuentre actualizado, revisar los datos asentados durante el mes que concluye.

•

Autorizar la inasistencia hasta por un mes, ante la justificación de los titulares de las familias que por diversas circunstancias se vean impedidas para retirar su dotación como son: enfermedad, insolvencia económica, migración temporal por trabajo, etc., en las lecherías de con venta de leche fluida, avisar al comité de de beneficiarios quien perforara la tarjeta por el periodo autorizado, y para que vigile que esta se venda a las familias que se encuentren registradas en la lista de posible beneficiarios, así mismo anotar el permiso en el diario de campo que se maneja en las lecherías para impedir la baja por inasistencia.

3.6 MATERIA PRIMA DE LA LECHE LICONSA40 El proceso de elaboración de la leche que utiliza Liconsa se emplea como materia prima la leche descremada en polvo o la leche entera, en este tema se analiza las características principales que debe de reunir antes de ser procesado por las plantas de Liconsa.

40

Liconsa, Curso Para Supervisores y Promotores del Padrón de Beneficiarios. Pág. 6

Leche Descremada en Polvo la leche descremada en polvo es el producto resultante de: La eliminación casi completa de agua y grasa de leche fluida apta para el consumo humano, la leche fluida antes de ser sometida a la deshidratación, se pasteuriza a una temperatura de 72º C por 15 segundos, con el fin de destruir todos los organismos patógenos que pudieran causar alguna enfermedad en el organismo. La pasterización de la leche persigue como objetivo fundamental obtener un producto que no contenga microorganismos patógenos y con el menor numero de gérmenes posibles que garantice plenamente su utilización para consumo humano. Antes de aplicar el sistema de secado, la leche debe evaporarse hasta que se convierta en un concentrado. La leche concentrada se somete a un tratamiento de alta temperatura de 130º C por 2 o 3 segundos y luego se pulveriza en el interior de una torre de secado mediante una corriente de aire caliente. Características Las características sensoriales que presenta le leche descremada son: •

Color: uniforme blanco cremoso

•

Olor y sabor: característico, exento de olores y sabores extraños como ácido, amargo, viejo, salado y caramelizado.

•

Aspecto: polvo amorfo uniforme, sin partículas quemadas ni grumos, a excepción en los que se deshacen fácilmente con una presión ligera.

Contaminantes La leche descremada en polvo deberá estar exenta de tóxicos, conservadores, agentes neutralizantes, restos de insectos y de cualquier otro material extraño. Presentación del Producto La leche descremada en polvo se presenta envasada en una bolsa de polietileno recubierta por sacos de papel kraft de 3 a 5 capas, con un peso de 25 Kg.( 50 libras )

Leche entera en Polvo La leche entera en polvo es el producto resultante de: •

La eliminación casi completa de agua de la leche fluida pasteurizada apta para el consumo humano ó

•

Una mezcla de leche descremada en polvo adicionada con grasa vegetal y vitaminas.

Tanto la leche fluida como la mezcla se pasteuriza a 75º C por 15 segundos, para destruir los microorganismos patógenos presentes en la misma, también se homogeniza y se concentra para posteriormente ser deshidratada o secada por proceso de atomización, aglomerado y lecitinado para obtener un producto instantáneo.

3.7

PROCESO

DE

ELABORACIÓN

DE

LA

LECHE

RECONSTITUIDA LICONSA. 41 En el proceso de elaboración de la leche reconstituida los puntos de mayor importancia son el de recombinación de la leche en polvo y la pasterización de la mezcla. La recombinación es la adición de diversos sólidos: leche descremada en polvo, grasa y vitaminas, a la leche fresca o al agua para obtener una leche con la composición requerida. En una primera etapa la materia prima, leche descremada en polvo almacenada, es transportada al área de rehidratación donde se deposita en una tolva que envía el polvo a un tanque con agua, donde por medio de una bomba de recirculación o por triblender se realiza la mezcla ( agua, polvo ) y la disolución de la leche. Una vez que la leche se encuentra disuelta en su totalidad, es enviada a través de una bomba, a un tanque de balance, donde se le añade grasa vegetal y la vitamina. Posteriormente

la

leche

reconstituida

se

pasa

al

proceso

de

homogenización en forma continua, siguiendo el paso de pasterización. ( a través de placas se eleva la temperatura de la leche reconstituida a 72º 41

Id. Pág. 15

C durante 15 segundos, descendiendo bruscamente la temperatura hasta 4º C) La leche fría es enviada en forma continua a los silos de almacenamiento de leche reconstituida, de los silos de almacenamiento se envía a las maquinas de envasado, donde el producto se dosifica en bolsa de polietileno de 1 o 2 litros de capacidad. Las bolsas caen en una banda transportadora para almacenarlas en canastillas plásticas dentro de las cámaras de refrigeración con una temperatura de 4 o 5º C la vida útil del producto conservado de esta manera es de 5 días.

3.7.1 DIAGRAMA DE BLOQUES DE PASTEURIZACION DE LA LECHE RECONSTITUIDA LICONSA42 ALMACENAMIENTO DE LDP

SOSTENIMIENTO 15 – 17 SEG.

ABATIMIENTO DE LA TEMPERATURA DE LA LECHE

DISOLUCIÓN DE LDP

PASTEURIZACION 72 76º C

ALMACENAMIENTO EN SILOS 4º C

TANQUE MEZCLADOR H20 - LDP

HOMOGENIZACIÓN 59º C

TINA DE BALANCE

PRECALENTAMIENTO

ADICION DE GRASA + VITAMINA 42

Idem. Pág. 19

ENVASADO 5º C

ALMACENAMIENTO EN CUARTO FRIO 6º C

3.7.2

ANÁLISIS

FISICOS

QUÍMICOS

Y

BACTERIOLÓGICOS43 •

Temperatura.

•

Análisis organoléptico.

•

% de acidez.

•

% de grasa.

•

Densidad.

•

Sólidos no grasos.

•

Vida de anaquel.

•

Recuento de microorganismos coliformes y mesolificos aerobios.

Cabe mencionar que el laboratorio de control de calidad verifica que el proceso

se lleve acabo de manera correcta, para lo cual verifica el

volumen neto del envasado, análisis bacteriológicos efectuados a las manos del personal del área de proceso, temperaturas alcanzadas durante los procesos.

3.8 PROCESO DE ELABORACIÓN DE LA LECHE ENTERA LICONSA. 44 La leche entera en polvo Liconsa se fabrica a partir del envasado directo de la materia prima. La descripción del proceso es el siguiente: La leche entera en polvo se recibe, para ser envasada, en una bolsa de polietileno recubierta por sacos de papel kratf de 3 a 5 capas, con un peso de 25 Kg.

43 44

Id. Pág.20 Ídem Pág. 22

3.8.1 ALIMENTACION DE LA TOLVA.45 Previamente se retiran los sacos de papel kraft y se desinfectan ( con alcohol al 70% ) las bolsas de polietileno y el instrumento a utilizar para cortar. La materia prima se transporta a la tolva en la que se carga el polvo alimentando la máquina envasadora. El producto se envasa en sobres con 240 gramos en máquina automática volumétrica a una velocidad de 66 sobres por minuto que equivale al 82% de la capacidad de la maquina. El envasado del producto es de 36 sobres de 240 gramos la cual se va colocando en forma simultánea en envases colectivos ( corrugados ) para su estibado, almacenamiento y distribución.

45

Idem. Pág.23

3.8.2 DIAGRAMA DE BLOQUES DEL PROCESO DE LA LECHE ENTERA LICONSA46

ACONDICIONAMIENTO Y DESINFECCIÓN DEL ENVASE DE LA MATERIA PRIMA

VACIADO DE LA LECHE A LA TOLVA

ENVASADO DE PRODUCTO

EMBALAJE

ALMACENAMIENTO

DISTRIBUCION

46

Id. Pág.24

3.9 PRESENTACION DEL ENVASE47 El producto se presenta en sobres de 240 gramos para la preparación de dos litros de leche entera. El envase es una laminación bondpolifoil que consiste de las siguientes capas: •

Papel bond

•

Polietileno primera capa

•

Aluminio

•

Polietileno segunda capa

Durante el envasado del producto, se forman con la laminación los sobres con dos sellos verticales y, una vez lleno el sobre, el envase se cierra con un sello horizontal, las dimensiones del sobre vació son de 14.6 x 22.5 cm.

47

Ídem. Pág.25

3.9.1 EMBALAJE DEL PRODUCTO48 los sobres se embalan en caja de cartón corrugado con capacidad para 36 sobres el cartón corrugado se forma de: •

cubierta exterior papel rígido semi - kraft

•

corrugado semi - kraft

•

Flautado tipo ¨ c ¨ ( 14 flautas por cada 10cm2 )

•

Cubierta interior papel rigido semi – kraft.

La unión de la caja es con una ceja de 3.5 cm de ancho, la cual se encuentra pegada sobre el cuerpo de la caja. Para una mayor resistencia que garantice el buen estado de los sobres, la caja cuenta con un separador de cartón corrugado, formando una ¨ h. ¨

3.9.2 CODIFICACION.49 para identificar la fecha de caducidad del producto, se incluye un registro en la ceja lateral del sello del sobre de la siguiente manera: •

Primer registro:

•

Segundo registro: mes de caducidad ( 01 al 12 )

•

Tercer registro:

año de caducidad ( 01,02, etc.)

•

Cuarto registro:

turno

día de caducidad

( 01 al 31 )

( X,Y,Z )

X = primer turno Y = segundo turno Z = tercer turno •

48 49

Quinto registro:

Id. Pág. 26 Id. Pág. 27

maquina

( 1,2,3, etc.)

Las cajas de cartón utilizadas para empacar los sobres de leche entera Liconsa, se identifican con el mes de producción de acuerdo al color de los rombos de la cinta adhesiva que se utiliza para cerrar la parte superior de la misma, de acuerdo a lo siguiente: Mes de producción:

Color de la cinta:

Enero / Julio

Negro

Febrero / Agosto

Amarillo

Marzo / Septiembre

Café

Abril / Octubre

Rojo

Mayo / Septiembre

Verde

Junio / Diciembre

Azul

Por el tipo de envase que contiene el producto, este mantiene su calidad durante 9 meses a partir de la fecha de fabricación, siempre y cuando el almacenamiento se realice en forma adecuada.

3.10

RECOMENDACIONES

PARA

EL

MANEJO

Y

ALMACENAJE DEL PRODUCTO. 50 La leche Entera en Polvo Liconsa, es un producto alimenticio que requiere de un manejo delicado para conservar sus propiedades nutricionales y físicas, por lo que es importante dar cumplimiento a las indicaciones siguientes: •

Evitar la carga de mas de dos cajas a la vez, cuidando que se manejen siempre de manera horizontal.

•

Al colocar las cajas sobre la tarima o al estibar una sobre otra, no deberán aventarse o azotarse, para evitar con ello impactos y choques contra objetos que le causen daños al corrugado.

•

Cuando se abra una caja, debe evitarse que el objeto cortante con que se lleva a cabo dicha operación se introduzca al interior de la caja, el corte para abrir la caja debe realizarse en la cinta que une las cejas de la tapa mediante una incisión superficial a lo largo de dicha cinta, de ser necesario deberá repetirse la operación anterior hasta que las cejas de la tapa puedan separarse sin desarrollar un esfuerzo que pueda afectar el estado físico de la caja y/o de su contenido, puede utilizarse para tal propósito la punta de un bolígrafo o un cutter ocupando solo una navaja en este ultimo caso.

•

Cuando a causa de las condiciones a que se sometió el producto durante el trayecto de una bodega a otra, la caja de cartón corrugado presente señales de deterioro sin que se hayan visto afectados los sobres que contiene, debe procurarse que esta sea estibada en la cama superior del entarimado.

50

Ídem. Pág. 30

3.11 CONDICIONES DE HIGIENE DE LA LECHE51 No obstante que los sobres de bondpolifoil con Leche Entera en Polvo aseguran la buena conservación de la leche hasta la fecha de caducidad al proteger al producto de la humedad y de la oxidación, es conveniente que en los almacenes y punto de venta en donde se resguarden cajas de cartón con estos sobres mantengan permanentemente las siguientes condiciones de higiene: •

Ventilación adecuada que impida el paso de polvo y partículas extrañas.

•

Limpieza constante de los pasillos y áreas de estibas de las cajas de cartón que elimine la acumulación de basura o cualquier tipo de desperdicios.

•

Eliminación de cualquier fuente de humedad en piso, paredes, o techos, que ocasionen deterioro en la caja de cartón y por consecuencia, en los sobres protectores del producto y de la leche.

•

Eliminación de cualquier fuente de riesgo que pueda provocar en el producto

descomposición

o

contaminación

durante

su

almacenamiento o cuando vaya ser utilizado por el consumidor como puede ser: grasas, tóxicos, humos, polvos, suciedad, roedores, insecticidas, desinfectantes, y otros agentes físicos, químicos, o biológicos. De particular importancia es la eliminación de roedores ya que por su sabor, la leche es un alimento atractivo para estos animales.

51

Id. Pág. 32

3.11.1 CONDICIONES DE SEGURIDAD52 Por la naturaleza frágil de las cajas de cartón donde se empacan los sobres de Leche Entera en Polvo, se hace necesario que para su manipulación en los procesos de carga, transporte, descarga, estibado y almacenamiento, se deberán considerar las siguientes condiciones de seguridad: •

Evitar la exposición a altas temperaturas que provoquen la descomposición del producto, por lo que no debe someterse al contacto solar directo durante un periodo prolongado.

•

Evitar la exposición a flama abierta, ya que la Leche Entera en Polvo es flamable.

•

Mantener las instalaciones eléctricas en correctas condiciones para evitar incendios.

•

Contar en los almacenes con extintores a base de bióxido de carbono, los cuales al ser utilizados en cualquier conato de incendio evitan daños al producto.

•

En relación a las estibas de las cajas de este producto, se debe señalar sobre la superficie de la pared la altura máxima permitida, misma que esta determinada por la resistencia mecánica de los esfuerzos, y por la forma y dimensiones de la caja.

52

Idem. Pág. 34

3.12 DISTRIBUCION DE LA LECHE LICONSA53 En el proceso de la distribución de la leche que elabora Liconsa

se

emplea como medida de registro, un padrón en donde se establece los mecanismos que permiten el control de retiros de leche en polvo por beneficiarios, consistiendo en un listado que genera el sistema informático de los titulares que integran el padrón de beneficiarios, actualizada y destinado a servir como medida de control de la cantidad de producto lácteo que retira cada familia durante un mes. Utiliza cuatro columnas empleándose uno para semana del mes, el beneficiario al presentarse en la lechería a retirar su dotación deberá hacerlo, presentando su tarjeta que le fue asignado, con una copia de su identificación oficial. Bajo este esquema el promotor social realiza la supervisión semanal, para cuantificar el monto del producto desplazado

en una semana,

procediendo a encomendar al distribuidor a realizar los pagos por las ventas realizadas. ( ver anexo )

53

Idem. Pág.36

LICONSA S.A DE C.V. GERENCIA ESTAL VERACRUZ LECHERIA 30039104

TARJETA TITULAR

4 HERNÁNDEZ OLIVIA MARTHA 8 ANTONIO MARTINEZ ELODIA 12 CARRETERO PLACIDO FRANCISCA 21 PATRACA RAMOS OFELIA 24 VELÁSQUEZ MARTINEZ LUZ 25 MENDOZA GALICIA ELOY 27 PICAZZO REDY JULIANA 35 HERRERA GARCIA SILVIA

MES AGOSTO 2004

DOTACIÓN MENSUAL MÁXIMA SOBRES

REGISTRO DE RETIRO DE LECHE FECHA:

8

SOBRES: FIRMA: FECHA:

8

SOBRES: FIRMA: FECHA:

32

SOBRES: FIRMA: FECHA:

32

SOBRES: FIRMA: FECHA:

16

SOBRES: FIRMA: FECHA:

16

SOBRES: FIRMA: FECHA:

24

SOBRES: FIRMA: FECHA:

24

SOBRES: FIRMA:

PAG. 1

SICOPA

TOTA L

3.13 EFECTIVIDAD DEL PROGRAMA LICONSA54 En este penúltimo tema se analiza los resultados finales a la efectividad del programa, básicamente en tres vertientes principales: apego a las reglas de operación que rige a Liconsa, cobertura, y presencia.

3.13.1 APEGO A LAS REGLAS DE OPERACION Primera: Los topes de cobertura establecidos por la Sedesol y la SHCP limitan la capacidad del Programa de Abasto Social de Leche, para atender a la población objetivo. Para calcular el tamaño de esta se aplico el vector de análisis discriminante de pobreza sobre las familias con beneficiarios en la Encuesta Nacional de Ingreso y Gasto de los Hogares 2000 ( ENIGH-2000) el resultado fue de 5.7 millones de familias en extrema pobreza, con 12.6 millones de niños menores de 12 años y 1.9 millones de adultos mayores de 60 años, contrastando con esto, los limites fijados para el total de beneficiarios fueron de 4.18 y 5.07 millones respectivamente para 2002 y 2003. por lo tanto es recomendable que a futuro se eliminen dichos topes para que el Programa de Abasto Social pueda atender en mayor medida a la población objetivo, de conformidad con las reglas de operación y la propia capacidad financiera de la empresa. Segunda: Las mayores de causas de baja del padrón ocurren por tarjetas no entregadas y por la inasistencia de los beneficiarios a los puntos de venta, seguidos del cumplimiento de la edad limite -12 años - de algunos de los menores y el cumplimiento de la edad limite de todos los menores, de acuerdo con el seguimiento al registro de altas y bajas al padrón. La alta tasa de bajas por inasistencia comprobada se puede deber a varias causas: una deficiente administración del padrón, falta de promoción del 54

http://www.liconsa.gob.mx/PDF/resumen_ejecutivo_marzo.pdf

consumo de la leche por parte de los promotores sociales, insuficiencia de ingreso monetario de las familias, problemas de inseguridad publica cerca de las lecherías, migración de las familias y problemas de ubicación geográfica de las lecherías. En este sentido se recomienda implementar los controles adecuados para establecer un estándar en la administración del padrón para lograr un correcto funcionamiento del mismo como la capacitación a los distribuidores para involucrarlos y hacerlos sentir parte de la empresa, aplicar un programa de difusión adecuada de información sobre el consumo de la leche como carteles informativos dirigidas a los beneficiarios, movilizar a las lecherías que se encuentren en zonas de inseguridad hacia lugares con mas grado de vigilancia y de este modo evitar el ausentismo de las familias beneficiarias. Tercera: Las normas para la integración y las tareas asignadas a los Comités de Beneficiarios no se cumplen cabal y consistentemente. Este hecho es especialmente importante en lo que toca a la vigilancia en la operación de las lecherías y la distribución de la leche solo a las familias beneficiarias, checar la tarjeta, y corroborar la correcta entrega de litros, este fenómeno seguramente se relaciona con que el trabajo de los comités es voluntario, sin retribución económica e incluso a veces ingrato, y se refleja en la constante rotación de sus miembros y en la dificultad o falta de interés para integrarse, así como en el escaso conocimiento y participación de los beneficiarios en las asambleas de elección. Cuarta: El análisis de registros de quejas que reciben los diferentes actores que intervienen en la operación ( comités, concesionarios, promotores ) muestran diversas irregularidades tales como: malos tratos, condicionar la venta de la leche a la compra de otros productos o bien a recibir una cooperación u obsequio, negar la venta a un usuario acreditado, apertura y venta de leche fuera del horario establecido, venta de leche a algún beneficiario por encima de la dotación autorizada o a personas no beneficiarias. Bajo esta premisa se recomienda establecer

un estándar para medir las quejas que se repiten de manera constante para aplicar la corrección necesaria y que sirva como modelo, guía o patrón en el control de dichas anomalías. Quinta: Liconsa ha incrementado su apoyo a los pequeños y medianos productores nacionales de leche. Este hecho se manifiesta en la continuidad de la política de comprar todos los excedentes de leche durante los meses de lluvia, en el incremento del nivel de compras domesticas, y en el otorgamiento de un precio mayor al que la industria nacional privada estaría dispuesta a pagar, incluso a veces mayor al precio internacional de la leche. bajo esta premisa como una medida de control para evitar la importación de la materia prima seria muy conveniente establecer un programa de manera permanente para la adquisición de leche nacional que no se le limite solamente en los excedentes en las épocas de lluvias si no coadyuvar de alguna manera a mejorar el apoyo a los productores nacionales para el desplazamiento del producto.

3.13.2 PRESENCIA, Y COBERTURA DEL PROGRAMA. Primera: En el ámbito de beneficiario, el programa de Abasto Social atiende a casi el 40% de los niños menores de 12 años, y a cerca del 15% de los adultos mayores de 60 años que pertenecen a familias dentro de la población objetivo. Segunda: El Programa de Abasto Social incremento en 870 puntos su atención en el país, de las cuales 810 se debieron al crecimiento tradicional ( Abasto Comunitario ) y 60 por el aumento de unidades operativas de los Convenios Interinstitucionales. Tercera: El mayor crecimiento en puntos de atención por entidad federativa en el 2003, se dio en los estados de Sinaloa, Veracruz,

Tabasco, Guanajuato, Durango, y Zacatecas. En cuanto a las entidades en las que sé presento el menor crecimiento fueron Yucatán, Chiapas, Distrito Federal, Michoacán, Baja California Sur, Oaxaca y Nuevo León. Cabe señalar que dentro de los Estados más pobres del país ( Oaxaca y Chiapas ) se observa un pequeño crecimiento o incluso un retroceso en él numero de lecherías comparativamente hablando de los años de 2002 y 2003, sin embargo es preciso comentar que la leche tiene un costo para los beneficiarios, lo cual podría no incentivar la compra de la leche a un numero importante de familias de los estados mas marginados del país dada la falta de poder adquisitivo. Cuarta: El programa de Abasto Social de Leche y el Programa de Desarrollo Humano Oportunidades no son de naturaleza competitivas, sino complementarios, en el caso de las familias beneficiarias más pobres del Programa de Abasto Social de Leche en situación de pobreza alimentaría, la mayor parte del subsidio implícito en el precio de la leche se dedica a consumir mas leche, y solo una pequeña parte del mismo se ocupa para gastos distintos de leche, esto debe ser considerado como una transferencia de ingreso equiparable a la de oportunidades, por lo que la duplicidad es mínima o prácticamente nula, en el caso de las familias menos pobre del Programa de Abasto Social de Leche, aquellos bajo situación de pobreza patrimonial, el impacto es mixto afectado tanto al consumo de leche que al ingreso disponible, este grupo de gente no debería ser en principio elegible para recibir los beneficios de Oportunidades así que la duplicidad tampoco ocurre.

CONCLUSIONES Puedo afirmar que el Programa de Abasto Social de Leche Liconsa cumple con su función social de proporcionar un producto de la más alta calidad nutricional a la niñez mexicana que requiere de esta importante fuente de alimentación. Sin embargo existen problemas en el control de la distribución en el consumo de la leche, debido quizás en el desconocimiento de las partes participantes que están en contacto directo con los beneficiarios, evaluando lo expuesto puedo enunciar las siguientes conclusiones: •

Las políticas de Incorporación al programa deben enfocarse no solo a niveles bajos, sino incluir a los otros sectores de la población que requiere de esta importante fuente de nutrición.

•

La incorrecta aplicación de subsidios del Programa de Abasto Social de Leche con el Programa de Desarrollo Humano Oportunidades trae como consecuencia la duplicidad entre ambos, como medida de control debe de realizarse un cruce de padrones, ya que no puedan ser beneficiarias de ambos programas simultáneamente.

•

Un control adecuado facilita la óptima administración de los padrones de leche simplificando la labor del promotor social, la conversión del manejo manual al automatizado por medio de maquinas lectoras y tarjetas con códigos de barras permitirían mayor control y evitaría él desvió o la venta libre de la leche por parte de los distribuidores.

•

El control en la integración de los comités de beneficiarios, bien aplicado serviría de base para establecer una herramienta de

vigilancia eficaz para evitar él desvió de la leche, siempre y cuando existiera el incentivo económico.

BIBLIOGRAFIA LICONSA, Curso Para Supervisores y Promotores en el Proceso de Elaboración de la Leche Liconsa, Diciembre de 2002. LICONSA, Manual de Funciones del Promotor Social, Liconsa, Febrero de 2002 MUNCH, Galindo Lourdes, Fundamentos de Administración, Editorial Trillas, México 5ª Edición 1990 PERDOMO, Moreno Abraham, Fundamentos de Control Interno, Editorial Internacional Thomson, México 7ª Edición 2000. REGALADO Hernández Enoc, Auditoria 1 Editorial E. Soid S.A www.gestiopolis.com/ Breve Introducción al Control Interno, Abril 2004 www.liconsa.gob.mx/leche.htm Historia y antecedentes de Liconsa, abril 2004