Comunicat de premsa Escrit dirigit als mitjans de comunicació en el qual s'anuncia alguna cosa relacionada amb l'empresa que es considera que serà notícia o proporcionarà la informació necessària per a la seva elaboració. El seu objectiu és aconseguir que les informacions que tracten de dades, fets o circumstàncies que beneficien a l'empresa i són d'interès general, arribin als mitjans de comunicació de masses. La notícia ha de ser realment notícia i a més d'interès pel públic al qual es dirigeix. Si no és així, no hi ha raons per exigir que sigui publicada. No hi ha la possibilitat de controlar la forma en què la notícia serà tractada pels medis i transmesa al públic. El comunicat de premsa ha de compendre doncs les dades necessàries per a la redacció de notícies i reportatges. Qualsevol comunicat ha de ser exacte i objectiu a les seves afirmacions, complet en informació i senzill en expressió, sempre recolçant−se en fets reals i estar ben documentats. Full de dades: presenten la informació d'una manera més esquemàtica, mentre que els comunicats tenen forma d'article. El full de dades resumeix les dades bàsiques d'un esdeveniment, producte o empresa per a permetre que els reporters es facin ràpidament una idea general. Pitch letter (carta de llançament): el propòsit d'una pitch letter és aconseguir la difusió d'un esdeveniment als medis impresos i electrònics. Ha de ser suficienment actual per a què cridi l'atenció del destintari. Ha d'incloure les dades bàsiques d'un esdeveniment i proporcionar raons al redactor per considerar aquella informació una notícia. Dossier de premsa: conjunt de documents sobre un tema monogràfic que s'envia als mitjans per facilitar−los l'elaboració d'una determinada informació. Són un material complementari als comunicats i a la roda de premsa, que amplien la informació que aquests proporcionen. Els comunicats de premsa s'utilitzen quan es vol que els mitjans de comunicació publiquin una notícia sobre la pròpia empresa o organització. És la manera més econòmica i eficient de fer−se conèixer. També, s'utilitzen per mantenir un contacte continu amb els mitjans ja que és bo tenir una bona relació amb ells. Els periodistes seran els que rebran els comunicats de premsa per, posteriorment, decidir si la publiquen com a notícia o no. Comunicat de premsa en format àudio i en format vídeo Pel que fa al format, en els comunicats d'àudio la duració acostuma a ser d'uns 30 a 60 segons, i la durada ve donada a la part superior del comunicat ja que és molt important a causa dels ajustats horaris de les emissions radiofòniques. Com diu WILCOX se escriben en el estilo propio de la radio, usando a menudo frases incompletas. Los comunicados de prensa en audio se escriben a menudo en forma de entrevista, en la que un locutor hace preguntas y otra voz responde. En el cas dels comunicats en format vídeo, coneguts com VNR, son, com diu WILCOX La forma más elaborada y costosa de enviar noticias a las emisoras de televisión [...] presenta información sobre un producto, un servicio o una idea, normalmente en estilo de reportaje. [...] puede ser una grabación audiovisual lista para usar que la cadena de televisión pueda emitir en la forma exacta que lo ha recibido [] el uso que más gustaría a quien lo haya enviado. Una altra opció és enviar a la cadena de televisió elements individuals que el redactor pot fer servir per preparar un reportatge de producció pròpia. Segons WILCOX estos pueden incluir imágenes de vídeo no editadas (...) de las cuales el redactor puede seleccionar la que prefiera; breves bites de sonido; una narración en off independiente hecha por el locutor de la productora, que puede emitirse tal cual o ser leída por un presentador de cadena; y un guión que puede usarse o escribirse de nuevo. 1

El fet de poder presentar so i imatges als diferents missatges que vulguem transmetre genera més credibilitat al públic i proporciona una millor qualitat i presentació d'aquest. Un altre avantatge és la comunicació interpersonal que es genera. Per això, la utilització del comunicat de premsa en àudio i vídeo es molt més eficaç en les zones locals, ja que és aquí on es poden acotar les informacions a públics concrets. Conferencia de premsa También denominada rueda de prensa, se caracteriza por la comunicación bidireccional, pues la persona que ejerce el papel representativo de una determinada empresa es sometido a las preguntas por parte de los periodistas convocados, tras una breve declaración introductoria inicial en la que expone y plantea el objetivo de dicha conferencia. Asimismo, esta técnica debe emplearse para proporcionar a la prensa una oportunidad de preguntar a fuentes expertas y así obtener una cobertura de mayor significado y eficacia de la noticia. Es decir, la conferencia de prensa posibilita la difusión amplia y rápida en los medios de comunicación de la información y opiniones de la organización que la pone en marcha. Además, evita la larga tarea de presentar la información a cada uno de los medios de información y garantiza que los periódicos y medios electrónicos, entre los que existe una intensa competitividad, escuchen la noticia de forma simultánea. Una convocatoria de rueda de prensa ofrece la oportunidad a los periodistas de hacer preguntas para profundizar en la evolución de la noticia. Asimismo, anuncios sencillos y claros no justifican, en la mayoría de casos, una conferencia de prensa, pues ésta requiere ciertos costes y esfuerzos. Una rueda de prensa debe ser convocada si se dispone de información y no para llevar a cabo una promoción de la propia entidad para satisfacer su ego. A pesar del poco reconocimiento de su labor, los profesionales de las relaciones públicas son los encargados de dar instrucciones al portavoz, hacer los preparativos y asegurarse de que la conferencia se desarrolle sin problemas y con normalidad. Relacions amb els periodistes Aquesta tècnica té la funció de crear i establir uns lligams entre els professionals de les Relacions Públiques i els periodistes, de tal forma que s'estableixi una confiança i professionalitat per part d'ambdues bandes creant, així, una relació bidireccional i de treball conjunt. No s'ha d'entendre, però, que els Relacions Públiques són una barrera entre els mitjans de comunicació social i l'organització, sinó que pretén ser un pont a través del qual les notícies i la informació viatgen en ambdós sentits arribant a una sinèrgia i aconseguint un consens per part del públic. S'ha d'evitar, sigui com sigui, que els periodistes es sentin utilitzats, intentant trobar la manera de guanyar la seva confiança sense caure en l'equivocació de comprar−los o fer−los sentir comprats. Dinars, còctels o sopars, d'una banda, visites organitzades o viatges, de l'altra, són actuacions necessàries que caldrà anar cultivant i executant contínuament amb els periodistas del nostre entorn per mantenir un clima de mútua entesa. Redacció de discursos La redacció de discursos és un element important dins de l'estratègia de comunicació de relacions públiques d'una organització per complementar els informes escrits, més impersonals, com les notes de premsa, ja que transmeten un missatge molt més proper. Com diu WILCOX els discursos busquen fer brillar els caps d'una organització, ja que el president que pronuncia una frase memorable és el que obté el reconeixement. El principal desavantatge, però, és que està molt subjecte a la credibilitat de l'orador (qui pronunciarà el discurs) i que no només s'ha de tenir en compte què es diu, sinó també com es diu (llenguatge no verbal). El principal objectiu de redactar un discurs abans de pronunciar−lo és ajudar a l'orador a sentir−se més segur de sí mateix i evitar que es quedi en blanc o s'oblidi de tractar algun punt important. Hi ha qui creu que 2

l'encant personal de l'orador ja és suficient per a l'èxit, però per aconseguir−lo cal fer un estudi sobre la composició de l'audiència i el seu nivell d'interès i preveure què saben i què poden preguntar. A més, permet organitzar els discurs, fent−lo més coherent i comprensible, i a supeditar−lo i enfocar−lo a un objectiu de comunicació determinat, el qual busca l'acceptació d'alguna idea o proposta i la formació o canvi d'actitud i conducta del públic objectiu. Per aconseguir això, cal que aquest escrit, i sobretot la seva interpretació, sigui entretingut i s'adapti perfectament al tipus d'oients que tindrà: si es tracta d'un públic poc informat, l'amenitat, la brevetat i la no utilització de tecnicismes són peces clau per mantenir la seva atenció de principi a fi; mentre que si es tracta de públics més informats i actius, el discurs ja es pot prendre la llibertat d'ésser més llarg, menys dramàtic i més tècnic, ja que com l'audiència vol saber aquesta informació, estarà més atenta al missatge. Formación de líderes y portavoces. Los objetivos de esta técnica son, por un lado, formar una persona capaz de enfrentarse a cualquier situación y salir airoso mediante la buena utilización de la oratoria; por otro crear una imagen de líder en esta persona dándole la capacidad de hablar de manera correcta y persuasiva. La formación de líderes y portavoces es necesaria siempre que un representante de una empresa se vea en la necesidad de pronunciar un discurso o hablar ante un público, y aún más, liderar el propio proyecto empresarial. En muchos casos, los directivos o empleados de una empresa son personas despiertas y creativas pero no tienen la capacidad de desenvolverse hábilmente ante un público numeroso. Por eso las Relaciones Publicas deben asesorar a esta persona sobre como sacar adelante una conferencia en público, una rueda de prensa, una entrevista en un medio, etc. La forma más correcta de llevar a cabo esta técnica es creando una oficina de oradores para tener una reserva de oradores con talento. Esta oficina, que pertenece obviamente al departamento de RR.PP. se encarga de la preparación del mensaje (discurso) y del orador. En cuanto al orador, se debe preparar tanto como el discurso, ya que el éxito de éste depende de él. Se debe revisar desde la ropa que llevará hasta el tono de voz que utilizará, pasando por la dicción, la presencia escénica, la proyección de la voz, interpretar la reacción del público y reaccionar ante las preguntas. Estas dos últimas pautas son muy importantes: por un lado un buen orador debe saber que efectos esta provocando su discurso en el público y saber resolver la situación; por otro lado también debe estar preparado para afrontar las preguntas y utilizar las palabras correctas a la hora de contestar para que el mensaje no sea malinterpretado. Para pulir al orador conviene grabarlo en video para que pueda ver sus fallos tanto orales como de actitud. L'entrevista de premsa, ràdio i televisió L'entrevista és una tècnica que es caracteritza per ser utilitzada quan hi ha algun fet important a destacar, o quan interessa entrevistar un personatge per la seva rellevància. És la pròpia persona entrevistada la que demana aquesta tècnica, per tal de promocionar−se o explicar uns fets des del seu punt de vista. El relacions públiques haurà, doncs, de gestionar aquesta demanda davant els mitjans de comunicació que poden, o no, realitzar l'entrevista. L'entrevista és un del gèneres periodístics que millor s'adapta als tres medis informatius principals. Quant al medi radiofònic ho fa a través del muntatge, i ofereix múltiples possibilitats expressives. Des del punt de vista del guió podem diferenciar tres formats diferents d'entrevista: Entrevista en directe, Entrevista diferida, i Entrevista de caràcter. Quant a l'entrevista en televisió destaquen 3 models: la roda de premsa, l'enquesta de carrer i l'entrevista en directe Quant a la premsa, ofereix una sèrie de possibilitats com podrien ser: la informativa o d'actualitat (vinculada 3

amb els fets del dia a dia), la de divulgació (temes especialitzats en avenços descobriments científics), testimonials (aporten dades, opinions i descripcions d'un fet determinat), declaracions (dades, judicis i opinions), enquestes (destinades a recollir allò que pensa un determinat sector de la població), perfil o semblança (una combinació de fonts documentals i testimonials amb dades obtingudes de la persona entrevistada), interpretativa (el personatge interessa de manera global, el seu interès humà, −també coneguda amb els noms d'entrevista creativa, de personatge). Presentaciones ante diferentes auditorios Normalmente, el objetivo de las presentaciones varía entre el deseo de la organización de expresar su punto de vista sobre asuntos de importancia o de simple presentación, y la necesidad de proporcionar programas informativos a grupos que lo soliciten. Por otro lado, mediante esta estrategia y como señalan CUTLIP y CENTER se llevan a cabo reuniones que consiguen acercar a las personas vinculadas a la empresa y ofrecer la posibilidad de hablar y ser escuchado, es decir mostrar una comunicación bidireccional. Un ejemplo de este tipo de reuniones sería las que reúnen a los accionistas, a los empleados, o las sesiones participativas de dirección, o las presentaciones ante grupos de presión, sindicatos. En estas reuniones es muy importante la figura del moderador, el cual la guía y la controla de manera que puedan cumplirse los objetivos fijados. Además, esta técnica se utiliza en los discursos y oficinas de oradores, en las que deben seleccionarse temas que cumplan las necesidades de las audiencias potenciales y transmitan la postura de la organización sobre aspectos importantes del debate público. Los autores CUTLIP y CENTER defienden que los oradores deben proporcionar material visual y gráficos, junto a diapositivas, transparencias y cintas de vídeo, para así, seguir mejor la presentación. Por este motivo, un buen profesional de relaciones públicas debe elegir bien el tipo de orador que llevará a cabo dicha presentación, pues la decisión puede llegar a ser determinante para la empresa. Butlletí Informatiu El butlletí informatiu, dissenyat com una publicació informal per enviar informació a un públic objectiu en intervals regulars, ja sigui setmanal, quinzenal o mensual és, precisament, el que indiquen les dues parts del seu nom: informació que es transmet de manera lleugera, i per mitjà d'un butlletí. Aquest butlletins han de contenir informació clara, precisa, completa i correcte. Els butlletins són mitjans controlats, per tant, els redactors de Relacions Públiques poden dir exactament allò que volen dir. Això significa que el redactor té més control sobre la qualitat i contingut d'allò que escriu i per tant, més control sobre la persecució dels objectius de retenció i acceptació del missatge. És possible redactar un missatge dissenyat per canviar actituds o conductes en una publicació controlada, ja que en el mitjà no controlat la informació podria ser eliminada per un gatekeeper. No obstant, els butlletins són bons per aconseguir objectius de comunicació i retenció del missatge; és a dir, fer arribar missatges a gent que col·loca a la seva organització en l'agenda pública, però com els membres dels públics és freqüent que no tinguin grans motius per llegir aquestes publicacions, no es pot esperar que es formin o es canviïn actituds o conductes. Els butlletins informatius són utilitzats per les empreses per tenir informats als seus empleats; les agències sense ànim de lucre els utilitzen per arribar als seus membres i col·laboradors; les organitzacions comercials per enviar informació sobre el personal als representants del ram; les editorials comercials per vendre opinió experta i consells professionals en sectors especialitzats. En resum, el butlletí informatiu té una doble finalitat, ja que ha de ser formatiu i informatiu, aportant objectius, interessos, informacions i conclusions, així com captar la psicologia de l'organització. És a dir, ha 4

de presentar informació especial a una audiència especial i ha de reforçar de manera positiva les actituds respecte a la organització que el patrocina. Diarios y revistas de empresa Los diarios y revistas de empresa son publicaciones internas para empleados y/o publicaciones externas para las personas relacionadas con la compañía. Hay diferentes tipos de publicaciones internas, pero de todas ellas, el magazín o revista es el más importante. El objetivo principal del magazín es crear un vínculo de comunicación entre la directiva y los empleados. La publicación es periódica y los contenidos siempre hacen referencia a noticias sobre la empresa y temas sobre empleados y sus identidades. Existen diferentes formatos, pero independientemente el magazín debe tener un diseño atractivo y su lenguaje debe ser formal pero a la vez cercano, y fácil de leer. La distribución del magazín normalmente se hace en las dependencias de la propia compañía mediante cajas de pick−up, aunque algunas empresas prefieren enviarlo a casa, con el fin de que la familia se integre y participe de esta acción, con el objetivo de crear vínculos más fuertes. Los diarios y revistas para un público externo también es un vehículo de comunicación importante para la empresa. En algunos casos, el público los recibirá suscribiéndose a este servicio, de modo que formará parte de una fuente de ingresos para la empresa, que a la vez amortizará los costes de la producción de la publicación. El hecho de suscribirse implica fidelizar a los lectores de la publicación. La publicación, cualesquiera sea su formato, debe ser auténtica y el diseño no debe ser ni totalmente promocional ni presuntuoso. La publicación con clase y prestigio ha tendido a desaparecer a favor con las que han de hacer mucho trabajo en la creación, comprensión y educación de los lectores. Memòria anual / Informe anual / Informe social / Balanç social Té com a objectiu primordial presentar anualment l'organització/empresa als seus públics la informació més rellevant o aquella que vol destacar. Aquest informe pretén donar a conèixer la situació general de l'empresa, la seva història i la responsabilitat social, avaluar crítica i constructivament els resultats dels programes que cerquen la millora del nivell de vida laboral i personal dels empleats, donar a conèixer la seva aportació al desenvolupament d'una comunitat, així com identificar les característiques socio−demogràfiques del seu equip humà, les seves necessitats, les seves carències i les seves satisfaccions. A més, ha d'incloure la informació de caire econòmic: dades financeres, ingressos, beneficis, pèrdues, etcètera; i també altres materials com la llista de directors i la carta d'avaluació de l'auditor. Els objectius bàsics de relacions públiques d'una memòria anual són: recalcar a accionistes presents i potencials que l'empresa està ben gestionada i té èxit; fomentar la compra d'accions per inversors potencials; utilitzar la memòria anual com a instrument per incorporar nous treballadors. Aquesta tasca és una de les funcions principals del Departament de Relacions Públiques que desenvolupa la figura del Senior Financial Officer. Segons A.H.CENTER i P.JACKSON, la preparació de la memòria anual és probablement una de els activitats més difícils de les que són assignades al departament, ja que comporta la seva comprensió per part de l'organització interna, la comunitat financera i els stakeholders. La memòria anual va destinada a tots els públics vinculats amb l'empresa, és a dir, interns (accionistes, empleats, proveïdors, socis, etcètera) i externs (consumidors actius, consumidors potencials...). Per aquest motiu, s'ha d'elaborar una acurat mapa de públics per definir qui són aquells públics més importants per a l'organització i a qui es vol fer arribar la memòria. Tal i com diu J.GRUNIG i T.HUNT, els inversors més crítics juntament amb els analistes d'inversions −els públics actius i que busquen informació− estudien les memòries anuals d'una companya per decidir la compra o no d'accions i el manteniment d'aquestes. Consideren que l'evidència d'una bona direcció és el millor indicadors de la rendibilitat potencial de les accions.

5

Manual corporativo El manual corporativo es una herramienta de información que resume la empresa u organización. En él, se incluye toda la información relevante relativa a la misma. Constituye un elemento y soporte de comunicación y promoción que se elabora para presentar la empresa. Podemos encontrar diferentes nomenclaturas que se refieren a este mismo concepto: manual de empresa, dossier corporativo o dossier institucional. El manual corporativo es una recopilación sintetizada de todo aquello que define y estructura nuestra empresa. Esta recopilación será como una especie de guía rápida sobre nuestra empresa. Es la carta de presentación que haremos servir cuando queramos darnos a conocer. Esta herramienta se puede utilizar de forma interna como guía o directriz para todos los empleados. Otro finalidad del manual corporativo es la de servir como mecanismo formal de presentación de la empresa. En los casos en que se haya de abrir un canal de comunicación o colaboración con otras empresas es recomendable facilitar un manual corporativo, que a parte de servir de fuente de información, potenciará la sensación de transparencia y seriedad. Una utilidad muy práctica, para mejorar las vías comunicativas, es su distribución entre los principales medios de comunicación. En cualquier momento en el que se activen acciones que involucren los medios de comunicación, estos deben contar con una guía rápida de la empresa, que aligerará su trabajo y a nosotros nos ahorrará posibles errores que podrían ser perjudiciales. Además es un acto de colaboración que sin duda facilitará futuras acciones.

Finalmente, podemos encontrar el manual corporativo en formato web. Este formato es accesible para cualquiera, y sirve como presentación de la empresa como factor activo social. Activa su presencia y refuerza la imagen de credibilidad y accesibilidad. O también se puede publicar el manual corporativo en la página web de la empresa. Folletos Un folleto puede tener diversos formatos, todos ellos dependen de varios factores que influirán en el proceso de creación de éste. Según sea el fin del folleto, la información que contenga y en que cantidad, a quien va a ir dirigido, la creatividad y la personalidad del departamento de RR.PP o el presupuesto del que se dispone. Si lo que se busca es un coste razonable y un formato estándar y familiar hay dos tipos de folletos que se pueden utilizar: díptico (folleto de un único pliegue y cuatro caras) y tríptico (folleto que consta de seis caras que se puede presentar de varias formas). Si la intención, en cambio, es la de mantener al lector en suspense y crearle algún tipo de sensación al leer el folleto, podemos optar, por ejemplo, por un formato de una sola hoja con dos pliegues y una solapa extra pegada en el interior para formar un bolsillo que contenga un fajo de hojas sueltas de diversos formatos y colores. Este tipo de formato de hojas sueltas sugiere inmediateza, urgencia y falta de pretensiones, y se suele utilizar para anuncios de reuniones, grandes inauguraciones o promociones de venta. Si por el contrario, optáramos por pegar, grapar o agrupar las hojas de alguna forma duradera dará la sensación de permanencia. Este otro tipo suele utilizarse para folletos que deberán ser estudiados posteriormente y de forma más detallada. También es importante decidir el tamaño que se va a utilizar. Y la elección del material gráfico ha de llevarse con cuidado, a veces una foto puede ser de gran utilidad para ayudar a entender el mensaje, o suele ser común adjuntar un mapa en los folletos que te indique una ubicación, pero también es cierto que a veces una sola frase basta para dejar claro el fin del folleto, sin necesidad de sobrecargarlo de imágenes o motivo artísticos. Publicaciones conmemorativas

6

Sirven para conmemorar u homenajear a una empresa o institución, pero también a personas célebres: escritores, compositores, pintores, Básicamente, lo que hace una publicación conmemorativa es proveer información acerca de una institución o persona, recordar momentos clave, ofrecer datos de interés Por eso, entre sus contenidos hallamos: historia (nacimiento, fundadores, etc.); información general; hechos destacados (premios, celebraciones, etc.); datos (beneficios, ventas, éxito, etc.); gráficas para una mejor comprensión de los datos; gran cantidad de fotos e imágenes; contribuciones de diversos autores; filosofía, valores y principios de la organización; la evolución de la organización a lo largo de los años y los proyectos de futuro. Normalmente, las publicaciones conmemorativas son introducidas por una carta del presidente de la organización, explicando los motivos para la realización de dicha publicación. El hacer una publicación conmemorativa es como abrir las puertas de la organización para que la gente pueda conocerla más de cerca y más a fondo. De esta manera, la organización consigue promocionarse y hacer propaganda de sí misma. Además, un libro de este tipo otorga mucho reconocimiento a una organización y realza su papel en la comunidad. Con todo esto, se pretende influir en la opinión pública de una manera general y crear un estado favorable de opinión. Las publicaciones conmemorativas casi siempre se publican con motivo de un aniversario. Éstos pueden ser de muchos tipos: el centenario de la muerte de alguien célebre, el vigésimo aniversario del nacimiento de una empresa, la celebración de los 25 años de una organizaciónPero también son publicadas cuando se celebra algún evento especial: el nacimiento de una empresa, la presentación de un nuevo producto, un campeonato. Una vez editadas, las publicaciones conmemorativas son presentadas en rueda de prensa para darlas a conocer y de paso crear una noticia acerca del sujeto promotor. Tras la presentación, los públicos seleccionados reciben ejemplares de la publicación. Material gráfico corporativo: fotos, presentacions en power point, etc Se basta de medios visuales para atraer la atención del público y sintetizar aquel mensaje que una organización pretende transmitir. Dichos objetivos, pueden realizarse a través de fotografías, que deben ser muy claras y ajustarse mucho al tema o presentaciones power point, que permiten la posibilidad de albergar texto, datos o gráficos y que se usa, sobretodo, para presentaciones orales y exposiciones. Es una técnica de Relaciones Públicas que no está tan sujeta a unas formas y modelos de uso como otras. Es por esto que fotografías y power points pueden verse en innumerables eventos, reuniones y situaciones. Las presentaciones power point son una buena base para cualquier discurso oral que así lo requiera; pero también son un buen recurso para usar en determinadas exposiciones, en que el público va paseando y fijándose en lo que más le interesa, ya que pueden atraer la atención hacia una determinada información que la organización quiere recalcar. Para realizar cualquier material gráfico corporativo deben tenerse en cuenta diversas cuestiones desde el principio: información que quiero transmitir, cuándo quiero darla, dónde, a qué público tengo intención de dirigirme, cómo voy a realizarlo. El material gráfico corporativo se utiliza como apoyo visual en cualquier proyecto de relaciones públicas, con el fin de minimizar el trabajo oral y/o escrito y facilitar la comprensión por parte del público. Generalmente, los costes de realización de esta técnica no suelen ser muy elevados, ya que normalmente se encarga el mismo relaciones públicas de completar esta tarea. Vídeos i pel·lícules corporatives Concebuts com idees que es realitzen per una organització amb finalitats relacionades amb les vendes i la formació, o amb metes de relacions públiques. El seu propòsit no és aconseguir un benefici econòmic directe, sinó el de desenvolupar entre les audiències idees favorables, motivacions, actituds i comportaments. Tenen diferents potencials de comunicació: 7

− combinen l'impacte de visió, so, dramatització i moviment, color i música. − presenten idees que impliquen moviment. − atrauen l'atenció cap el missatge de manera exclusiva durant el temps de la projecció. − fan explícit el factor temps en qualsevol operació o sèrie de fets. − proporcionen un registre d'esdeveniments creïbles. − mostren processos que ordinàriament no es poden veure a simple vista. − apropen a l'espectador a fets passats o distants. − allarguen, redueixen o simplifiquen objectius i il·lustren coses abstractes. − permeten als espectadors veure amb els seus propis ulls: veure és creure. Les relacions públiques utilitzen molt la televisió per fer campanyes d'assumptes públics i per a debats amb públics activistes. També com a part de programes d'educació econòmica o reunions d'accionistes, etc. També pot ser útil per a la formació de nous empleats en àmbits econòmics, ambientals, etc. El seu contingut ha d'estar ben definit seguint una determinada fórmula, és a dir, amb un estil informatiu adequat. És necessari que constitueixin un relat visual i que siguin breus i amens per tal d'aconseguir captar l'atenció del públic objectiu, la qual cosa no és fàcil. Per aconseguir això es pot arribar a contractar una agència de consulturia televisiva per produir el programa o proporcionar assistència tècnica. Taulell d'anuncis Consisteix en un espai comú per a un grup o col·lectiu que permet informar i corroborar la informació a través de missatges. Proporcionen accés ràpid per contrarestar rumors i fer que la informació desitjable sigui més efectiva. És important que el taulell d'anuncis esdevingui dinàmic i, per arribar a ser−ho, cal una atenció regular i una actualització gairebé contínua. Cal tenir molta cura de que la informació que s'ofereix estigui en renovació constant, que estigui al dia i que per tant, esdevingui una eina d'interès, fàcil d'utilitzar i incitadora a ésser emprada i, el més important, útil. Els públics objectius als quals va adreçat són bàsicament aquells qui formen part de l'empresa, des dels alts càrrecs fins al treballador amb menor responsabilitat. El taulell d'anuncis convencional, però no per això menys utilitzat, es basa en un seguit de notificacions i informacions escrites en fulls o cartells i penjades en un taulell físic. Pel que fa als taulells d'anuncis virtuals a la intranet de l'organització, han de tenir les mateixes característiques que els convencionals però adaptats als medis on line. Els dos tipus de taulells d'anuncis poden estar dividits per seccions, diferenciant així els diferents tipus de notícies i facilitant que els treballadors es fixin de manera ràpida amb el tipus de notícies que els interessa. Bústia de suggeriments Eina de comunicació que recull totes les propostes, queixes o opinions dels seus públics interns i externs. Es dirigeix a totes aquelles persones i/o organitzacions implicades i/o afectades, aquelles que d'alguna manera estan relacionades amb l'organització. En moltes ocasions, els públics que recorren a la bústia de suggeriments 8

no formen part d'un grup representatiu però, el fet d'haver dedicat part del seu temps en escriure una carta opinant, proposant o, senzillament, criticant, fa que el seu escrit es converteixi en quelcom al que prestar atenció. En definitiva, la bústia de suggeriments ens dóna a conèixer molt bé la nostra organització; és important avaluar un camí que porti a la millora i, tant el procés de comunicació ascendent, com el fet de que l'organització parla i escolta a través d'aquesta tècnica, ens ho permet. Cal donar a conèixer, fer saber de l'existència de la bústia i comunicar les seves bases de funcionament, així com el què se'n farà amb les participacions. A més, és important que comuniqui i demostri als seus públics la seva gratitud en rebre els missatges, ja sigui a través de petites recompenses o senzillament cartes individuals de gratitud. Aquest fet, en ocasions, permetrà a les organitzacions incrementar el percentatge de participació. Un cop posada en funcionament ha de fer un seguiment exhaustiu de la seva evolució per tal de comprovar−ne l'efectivitat. El format més tradicional és la carta, en la que a l'interior s'especificaran totes les aportacions pertinents i les dades personals. En ocasions, en el sobre també hi apareixen aquestes dades referents al nom i la direcció i població. Pel que fa la bústia de suggeriments virtual, és la més utilitzada avui en dia ja que a través d'Internet i de la pàgina WEB oficial de cada una de les organitzacions es pot accedir fàcilment. Generalment, el primer que s'ha de fer és introduir totes les dades personals, i posteriorment realitzar l'escrit de la proposta, crítica, etc. Expositors exteriors, plafó Segons Wilcox són suports d'alumini sobre els quals s'enganxen els plafons en un medi exterior (ciutat, carrers, en esdeveniments esportius, en les pròpies empreses, fires o exposicions, etc) informant als públics sobre cert esdeveniment o campanya. Originàriament, aquests tenien exclusivament objectius publicitaris i de identificació; actualment tenen un ús potencial com a instrument de relacions públiques. Cutlip i Center, però, consideren que l'ús d'aquesta tècnica és molt ampli i permanent; és un molt bon lloc per corroborar públicament la informació a través de missatges ja que proporcionen accés ràpid amb un contacte instantani, amb una flexibilitat dels missatges i amb una eficàcia àmplia per oferir la possibilitat d' informar sobre un cert esdeveniment. Tenint en compte aquests requisits, els expositors exteriors poden utilitzar−se per a recordar als automobilistes o vianants l'existència d'una recollida benèfica de fons que es duu a terme en una ciutat. Les senyals elèctriques a la porta d'un banc que mostren l'hora i la temperatura i alternament ofereixen un servei públic creant a la mateixa vegada una bona disposició cap al banc, per exemple; el mateix efecte tenen els taulells d'anuncis on es col·loquen informacions sobre esdeveniments futurs de la localitat, etc. Un relacions públiques que sigui enginyós i treballi per una organització sense ànim de lucre ha de ser capaç de trobar moltes sortides d'aquest tipus per transmetre el missatge, amb un cost molt reduït o gairebé nul. Els expositors exteriors com a suport i sobre d'aquests, els plafons, s'utilitzen perquè s'han convertit en un medi informatiu de notícies sobre algun esdeveniment, campanya, etc. Es dissenyen per convertir−se en un mitjà més atractiu, visual i gràfic. Utilitzen uns textos i tipografies ampliades, missatges de motivació i altres avisos de l'empresa, tots ells il·lustrats amb la finalitat de convertir−se en una font important de comunicació pels diferents públics. Per ser realment eficaços, els textos de qualsevol expositor exterior, han de ser breus i les il·lustracions senzilles, perquè per exemple, si es troba al carrer, la duració de la observació d'alguns automobilistes al passar és molt curta o si es troba ubicada en altre espai, els públics sovint no volen llegir. L'objectiu és cridar l'atenció visual. Això requereix un disseny potent i colors forts. Els plafons i en general els expositors exteriors, tenen un valor de reforç ja que serveixen de suport a programes que utilitzen també altres mètodes. El disseny i la preparació és una tasca de les empreses de publicitat per encàrrec de les agències de Relacions Públiques, mentre que la seva col·locació es troba en 9

mans d'empreses especialitzades. Web Corporativa Es un portal on−line de presentación de la organización en la que se exponen las credenciales y los servicios que ésta ofrece. Desde el punto de vista del cliente, esta web le permite informarse con gran rapidez y resolver todas las dudas que tenga en relación a la empresa que está consultando de una manera práctica y sencilla. Desde el punto de vista de la empresa, la web corporativa le permite crear una tarjeta de presentación al público en un medio de comunicación libre al que la mayor parte de la población tiene acceso: Internet. Por tanto, esta es una oportunidad para disponer de una presencia profesional en la Red. Los componentes esenciales de una página web corporativa son la presentación de la empresa y de sus datos identificativos, la definición de sus servicios y un apartado de contacto en el que normalmente se facilita un número de teléfono, una dirección o un correo electrónico con el que el cliente puede contactar con la empresa. En algunos casos también se pueden comprar productos on−line (dentro del amplio catálogo presentado) entre muchas otras actividades. Por tanto, la única función que pretenden cumplir las empresas al crear su propia web corporativa es acercarse más al público, estableciendo una relación de comunicación bidireccional útil y sobre todo muy rápida. Esta web se diseña según los objetivos que la empresa quiere alcanzar (vender más, captar nuevos clientes) y permite representarla y darla a conocer de una manera sencilla y por encima de todo actualizada. Un error que se comete es poner excesiva información. Así pues se ha de simplificar y centrar en la información esencial. Del mismo modo, es muy importante actualizar la web. Es por esta causa que muchas páginas web corporativas dejan de ser visitadas, por la poca actualización y así, el carácter aburrido de ellas. Hay que cuidar el diseño de la web corporativa ya que el estilo define la corporación. El diseño ha de estar cuidadosamente vigilado y ser diseñado de una forma profesional, ya que Internet, ante todo, es un medio visual. Intranet Xarxa local de terminals interconnectats entre ells sense sortida a l'exterior. Una Intranet és un sistema tancat que comparteix un mateix domini, com una Internet privada, on tan sols els membres d'un comunitat especifica hi tenen accés. Per mitjà de la Intranet es pot enviar informació important a tots els treballadors (com ara la política de l'empresa, els beneficis anuals obtinguts, etc.). També, es pot penjar cadascun dels objectius que s'han marcat en les reunions i fer un panell de discussió, uns dies abans de que s'esdevingui la reunió, amb l'objectiu de que, les persones que hi participin, arribin amb una idea ja més estructurada del tema que es tractarà. Finalment, es pot disposar d'arxius conjunts per facilitar el treball en grup (entre diferents departaments i diferents membres) i la comunicació, que es necessita per realitzar−lo . El públic a qui va adreçada aquesta tècnica són tots aquells que formen part d'una organització, és a dir, va dirigida a un públic intern el qual té la necessitat d'establir una comunicació ràpida i efectiva per tal d'estar informat sobre allò més important que succeeix a la institució i, així, si s'escau, puguin prendre decisions d'una forma ràpida. La tècnica de la Intranet té molts avantatges, per exemple garantitza una ràpida difusió de la informació ja que a través de la xarxa és molt fàcil i ràpid publicar una informació. El problema està en què no es pot garantir que els usuaris que han de rebre aquesta informació, la consultin. D'altra banda, els costos d'aquesta tècnica són realment baixos si els comparem amb els d'altres tècniques, però també hem de tenir en compte que no tota la societat està capacitada per fer servir l'ordinador i consultar informació, a més, no tothom disposa d'ordinador a casa seva (encara que la gran majoria, sí); per tant, això és un dels desavantatges. El congrés 10

És una reunió o conferència, generalment periòdica, en què els membres d'una associació, cos, organisme, professió, col·lectiu, etc., es reuneixen per debatre qüestions prèviament fixades. Entre les característiques principals podem destacar: l'exposició i el debat de múltiples ponències, assistència de persones amb un alt nivell professional, interessos comuns, presentacions de nous avenços o descobriments en determinades matèries, etc. Un altre factor determinant és la seva durada, que ha de ser com a mínim de 3 a 5 dies perquè pugui ser anomenat congrés. Un congrés es celebra per moltes causes, hi ha un gran ventall de motius. Des de donar a conèixer nous avenços en qualsevol camp de la ciència, la tecnologia o la medicina, fins arribar a tenir un caire cultural, social o polític. El quan ve molt definit per la finalitat que un congrés vulgui assolir, ja que un esdeveniment d'aquestes característiques sol celebrar−se amb un objectiu molt concret. La gent a la que va dirigit un congrés sempre va en relació amb la temàtica que l'esdeveniment celebri, acostumen a ser especialitzats de l'àmbit principalment i persones totalment lligades a la professió, en cas de ser el congrés una via d'avenç o formació en el camp. En cas de tenir un caire social, cultural o polític, en moltes ocasions la gent que hi assisteix és un públic obert, amb total llibertat d'assistència, ja que es busca oferir una informació i aconseguir un major nombre d'assistents, ja que això suposa un major nombre d'informats. A part del públic general que apareix en els congressos, acostumen a assistir−hi personalitats i gent important relacionada amb el tema, així com ministres o polítics que donen al fet una rellevància important. Un cop definits tots els aspectes del congrés (lloc de celebració, dates, ponents, tema...) es crea el Comitè d'Honor que està format generalment per persones de l'àmbit social i polític, així com també poden pertànyer personalitats de l'àmbit científic i acadèmic. L'aportació d'aquests prestigiosos membres de la comunitat és totalment desinteressada, ja que recolzen la iniciativa amb la seva presència i pertinença al Comitè d'Honor. La tècnica del Congrés és una bona via d'ampliació de públic de l'empresa, presentació d'idees i promoció amb vistes de futur. Si la finalitat és la informació, el congrés permet arribar, amb les diferents ponències i conferències, a un públic molt concentrat però a la vegada interessat en el tema. Si la fi del congrés és la venda, cada participant utilitza les diferents tècniques existents en el mercat per comunicar els avantatges amb les quals es veurien beneficiats tots aquells que confiessin en els seus productes. Fires / Salons Certamen periòdic en el qual les empreses d'un mateix sector es reuneixen per exposar els seus productes o serveis. Es podria definir com el conjunt d'instal·lacions on s'exposen els productes d'una determinada indústria amb motius comercials o de promoció. Cal especificar que el terme fira de mostres designa exposicions generalistes en les que hi ha productes de diferents indústries. Podríem dir que les primeres es dirigirien més cap a un públic professional i ,que en canvi, les fires de mostres s'adrecen cap a un visitant qalsevol. Malgrat que veiem les fires amb fins comercials, hem de considerar que aquestes no estan destinades estrictament a la venda del producte, sinó que també a establir relacions amb els diferents públics de l'empresa, realitzant nous contactes comercials. Les fires poden utilitzar altres tècniques de relacions públiques dins de l'espai−temps que ocupen com ara fòrums, desfilades, demostracions de producte, face to face, conferències, fulls informatius, etc. L'objectiu primordial d'aquesta técnica de relacions públiques és oferir un punt de trobada entre els empresaris i els seus públics. Aprofitant l'espai i el temps, pressenten les novetats o practiquen demostracions en un entorn confortable on es pot tractar amb els diferents públics de forma directa, anunciant a tothom que existeixen. A la fira l'expositor pot realitzar un gran nombre de contactes professionals, conéixer els competidors, introduir nous productes o transmetre als seus públics una determinada idea del sector 11

professional. Seminari, Simposium, Convenció, Forum, Jornada temàtica, Taula rodona, Panel Seminari: sessions de grups reduïts on es debateixen i es posen en comú una sèrie d'idees en relació a un tema preestablert. Per tant, aquesta tècnica té com objectiu la participació activa dels participants en el debat, que hauran d'investigar el tema en profunditat i hauran de realitzar una recerca prèvia per poder aportar al seminari dades interessant. El públic interessat en un seminari solen ser empreses que puguin tenir algun problema; d'aquesta manera, mitjançant el debat en grups reduïts, poder arribar a alguna solució. Simposium: és una convenció, reunió de diversos professionals per estudiar i discutir aspectes diversos relacionats amb llur camp de treball. Avui en dia aquesta tècnica serveix per reunir a professionals que treballen sobre un mateix tema per així discutir amigablement sobre ell. Els exemples d'aquest tipus de tècnica les trobaríem, sobretot, en camps científics o de temàtica altament especialitzada com la medicina, la tecnologia, la biotecnologia, etc. Convenció: assemblea amb representants de tots els països que disposa de tots el poder possibles per la presa de decisions en una organització. Aquesta tècnica s'utilitza en casos molt específics i per tant són reunions anuals o bianuals. El públic més interessant en aquesta tècnica són les gran empreses multinacionals que amb aquesta tècnica es poden comunicar directament amb totes les empreses dels diferents països d'una sola vegada. Forum: espai per a la discussió de diferents temes establerts. Els fòrums poden ser reunions de grups de persones o en espais virtuals, on les opinions es contraresten gràcies a uns comentaris que publiquen els usuaris. Els fòrums virtuals tenen les seves pròpies regles de funcionament que es tracten de respectar les opinions dels altres usuaris i la pròpia llengua. En els fòrums participen tota mena de persones, van dirigits a tots aquells que puguin tenir un mínim interès sobre el tema que es parla, discuteix o informa, ja sigui per interès o per estar−hi d'alguna manera implicat o afectat. En els fòrums virtuals, el públic interessat pot accedir−hi fàcilment a través d'internet, i és on és absolutament necessària la participació d'aquests, ja que si ningú escriu comentaris, no té cap sentit. Jornada temàtica: conjunt d'activitats en un mateix dia destinades a un tema en concret. Sempre són amb finalitats informatives, sobretot de cara a conscienciar la població sobre un tema determinat, facilitar informació complementària d'un fet, aclarir possibles dubtes o malentesos, mostrar els objectius d'una activitat nova, d'algun projecte o d'algun esdeveniment futur, difondre les activitats que s'estan duent a terme o es duran a terme, promoure un espai de reflexió i trobada entre els diferents agents per l'intercanvi d'experiències i opinions, etc. Taula rodona: grup de persones experimentades en alguna matèria que es reuneixen per confrontar les seves opinions sense diferència de jerarquia entre els participants. No té cerimònia, preferència o diferència en els seients. Aquesta tècnica s'utilitza quan interessa reunir a professionals d'un mateix ram amb opinions oposades sobre alguna temàtica. Panel: se li atribueixen dos significats emmarcats en les relacions públiques i les ciències socials. El primer és el tractament, en taula rodona, per especialistes de diferents àmbits del coneixement d'un tema determinat. El professor Noguero defineix panel com l'entrevista repetida en períodes indefinits, a una mateixa mostra. Aquesta mostra està preparada i extreta d'un segment de població, i tant serveix per reunir−la com per passar−li un qüestionari o sotmetre−la a un sondeig d'opinió. Sessió Informativa Una sessió informativa és una tècnica que, normalment, es basa en la comunicació unidireccional, ja que és 12

una persona (o un nombre reduït de persones) qui s'encarrega d'informar i comunicar el que l'organització ha previst. No obstant això, també podríem dir que esdevé bidireccional quan es promociona la participació de l'audiència. Per exemple, els públics realitzen preguntes sobre algun dels punts dels que l'orador els ha informat. Per realitzar una sessió informativa han d'existir motius que la justifiquin, com la comunicació i la retenció del missatge. Aquesta tècnica no necessàriament s'utilitzarà amb un propòsit propagandístic o persuasiu, sinó que el que pretén és difondre informació. El professional haurà de funcionar com un periodista permanent a l'organització per a la qual treballa (journalist in residence) i, per tant, el seu comès serà el d'anunciar i informar al públic sobre l'organització. La tècnica de la sessió informativa s'utilitza quan una organització necessita informar els seus públics, ja sigui com a prevenció d'una crisi o com a part de l'acció de l'estratègia de comunicació. Conferencia / Videoconferencia Una conferencia consiste en un grupo de personas convocadas en un lugar concreto para debatir, intercambiar información y llegar a una serie de conclusiones. Los integrantes suelen provenir de distintos lugares lejanos del punto de reunión. Los costes del transporte y alojamiento suelen ser muy altos, con el riesgo de complicación en cuanto a reservas de billetes de viaje, combinaciones de vuelos y el vació que dejan los trabajadores en su puesto durante varios días. Las conferencias son una buena forma de crear un vinculo directo entre público y organización, es una forma muy eficaz de que el público conozca la cara de la empresa por medio de sus representantes. Tal vez pueda ser conveniente hacer una serie de conferencias en diferentes ciudades para llegar a más personas. También es importante decidir por cuanto tiempo lo haremos y por cuantos lugares, ya que para estar en constante comunicación podríamos hacer una ruta marcada para mostrar nuestros logros y avances a los mismos públicos. De este modo, verían de primera mano lo que ha sucedido con nuestra organización. Todos estos factores hacen que una conferencia sea de mucha importancia para nosotros, es el trato de primera mano con nuestro público, es la forma de que nos vean la cara. La videoconferencia es un recurso multimedia que permite la interacción entre personas de distintos grupos de trabajo sin necesidad de tener contacto físico. El servicio consiste en el intercambio de sonido e imagen de forma que permitan una comunicación bidireccional entre un número variable de interlocutores que se reúnen para tratar temas de mutuo interés. Este es el uso más espectacular de la transmisión vía satélite de mensajes en las Relaciones Públicas, con un enorme impacto visual. Permite que conferenciantes separados por miles de kilómetros puedan interactuar instantáneamente. Con las videoconferencias, una reunión crítica toma sólo unos cuantos minutos en organizarse. Cancelar una reunión importante, adelantarla o aplazarla es muy fácil, eliminándose de esta manera los problemas que esto podría traer al tener que cancelar compra de pasajes a última hora, o reservar vuelos anteriores, etc. Grups de discusió Tècnica utilitzada per les relacions públiques amb al finalitat d'aprofundir i d'obtenir informació sobre les opinions o enfocaments dels diferents públics i /o subjectes receptors de la campanya comunicativa. Entre la segona Guerra Mundial i la dècada dels anys 70, coincidint amb l'auge de la publicitat comercial es van utilitzar principalment com a recurs amb finalitats de màrqueting, és a dir, per tal de comprendre els desitgs i necessitats de la població. A partir d'aquí, la pluralitat de funcions d'aquests per analitzar un col·lectiu els ha convertit en una tècnica diversa basada tant amb finalitats socials com comercials, s'ha incrementat el seu ús i s'ha popularitzat enormement. Per a què s'utilitzi el mètode o tècnica dels grups de discussió ha d'existir un procés d'investigació. El procés 13

comença amb una declaració clara del problema a investigar. El següent pas és desenvolupar el disseny de la investigació, el pla que relacioni les observacions amb la investigació del problema. Els grups de discussió o reunions en grup són una aproximació més estructurada d'un públic determinat. Normalment s'inclouen de sis a dotze representants seleccionats d'entre un públic determinat. Se'ls demana discutir a fons un assumpte específic o proposta de programa. Les sessions són analitzades cuidadosament (sovint gravades en vídeo), i es recullen tots els detalls dels comentaris dels participants. Els grups de discussió poden ésser espontanis, amb una discussió oberta, fins i tot entre persones que no es coneixen; o així mateix poden ser planificats, organitzats i analitzats proporcionant dades i comprensió de la matèria que poden ajudar e la planificació del programa. Com en tots els grups de discussió existeix la figura del moderador que pot influir en el contingut i la manera en que es desenvolupa la discussió del grup, fet que pot esdevenir un problema si es té en compte la representativitat dels resultats. Després de la sessió grupal, cal analitzar els resultats per obtenir les conclusions buscades. D'aquesta manera s'avaluen les intervencions i la participació dels components, així com els punts amb més conflicte i els més consensuats. Reunions internes: assemblea, reunions, patronats, etc Podem distingir diferents tipus de reunions internes, així com l'assemblea d'accionistes, reunions amb els treballadors, assemblea de socis o patronats. Aquest tipus de reunions es realitzen periòdicament entre els diferents públics implicats de forma interna amb l'organització per establir uns lligams entre ells, és a dir, entre la direcció i la resta d'empleats, accionistes o socis, i així creïn un bon ambient intern per a prosperar. L'objectiu principal de realitzar reunions internes és establir una comunicació bidireccional i simètrica entre els directius i el públic intern amb càrrecs inferiors. Per tal d'establir un bon ambient intern és necessari que hi hagi una informació completa i veraç que flueixi lliurement de dalt a baix, lateralment i viceversa. A més a més servirà per fomentar la confiança entre les dues parts i per evitar conflictes interns. Amb això aconseguiran que els empleats estiguin satisfets i orgullosos del seu treball durant la major part del temps. Tanmateix, aquest tipus de reunions també tenen l'objectiu d'integrar i cohesionar a aquells treballadors i accionistes per tal de fer un tot: l'empresa, ja que podran aportar iniciatives. Pel què fa a les reunions amb treballadors, un clar avantatge és que els empleats poden comunicar als directius tots aquells problemes als quals s'han hagut d'enfrontar durant la jornada laboral i que no serien percebuts si no s'executés una comunicació bidireccional d'aquest tipus. A partir d'aquí els directius podran prendre decisions per tal d'afavorir que els treballadors se sentin més agust a l'hora d'executar la seva feina, es tracta d'un avantatge que desenvoluparem més endavant. El fet d'executar reunions de treballadors fomenta que aquests se sentin integrats i part activa de l'empresa, i d'aquesta manera rendeixin més, se sentin més satisfets i tinguin més confiança en l'empresa. Tanmateix, en el cas de les assembles d'accionistes o de socis permeten que aquests també puguin sentir−se integrats en l'organització i implicats en el desenvolupament de la institució a la qual hi ha comprat accions, ja que tenen dret a veu i a vot. A partir d'aquest tipus de reunions internes, el públic intern sent que sap què succeeix dins l'organització, per tant no pensa que els manca informació. Tant les reunions d'accionistes com les reunions de treballadors són tècniques que s'acostumen a combinar amb altres. Els programes de comunicació interior simètrica emfatitzen la comunicació interpersonal i el diàleg amb la direcció; quan a les reunions de treballadors, Grunig i Hunt i Sam Black consideren que s'acostumen a contraposar amb sessions d'informació als empleats i seminaris, televisió per circuit tancat, cintes de vídeo, taulells d'avisos i de notícies, diari o revista interna, correu electrònic, entre altres. En el cas de les assemblees d'accionistes anuals, Grunig i Hunt consideren que es combinen amb visites a la fàbrica, hores de relació social i actes d'entreteniment. Celebración de sesiones de trabajo / celebración en almuerzos, comidas, cenas y cocktails.

14

Esta técnica consiste en un tipo de reunión de cierta brevedad a la cual asisten personas con intereses comunes, que aprovechan para charlar y tratar temas alrededor de una mesa mientras desayunan, comen o ingieren algún tipo de tentempié. Hablamos también del concepto de desayunos de trabajo de carácter oficial, es decir, aquellos a los que suelen asistir autoridades, personalidades o figuras de carácter político y/o institucional. El objetivo principal de este tipo de técnica es convencer, captar y acercar al cliente potencial en una situación cordial y relajada en la que se lleva a cabo una actividad humanizadora que propicia la comunicación entre el profesional de Relaciones Públicas y el sujeto al cual queremos persuadir. Así mismo, podemos distinguir de los desayunos de trabajo otro tipo de celebraciones en las que almuerzos, comidas, cenas y cocktails pueden celebrarse con un número mayor de personas con motivo, por ejemplo, de una conmemoración, una entrega de premios, la cena de clausura de un simpossium, de una jornada, o bien como una simple celebración aislada. En este tipo de celebraciones se suele evitar las comidas, ya que los almuerzos y cenas son de mayor ceremoniosidad. También encontramos los cocktails, celebrados habitualmente posteriormente a las cenas, de forma que los asistentes se sientan más relajados, distendidos y receptivos en un ambiente pseudofestivo, de carácter amigable y socializador. El objetivo de esta celebración es el de consolidar la imagen de una institución, afianzar su prestigio y reafirmar su posición. En cuanto a las sesiones de celebración, tienen lugar según un calendario estipulado por la dirección de la empresa: cenas de navidad, conmemoración de hechos relevantes en la historia de la institución, cena de accionistas al cierre del ejercicio fiscal, etc. Es decir, todas ellas celebraciones de carácter institucional y de conmemoración. El público asistente a estas celebraciones es un público ligado estrechamente a la empresa, tanto por su aportación y colaboración en el día a día como por los intereses económicos que tienen en la institución. Así pues, encontramos miembros de la dirección, accionistas, socios y ex−socios, y personal externo a la empresa que asisten como invitados para dar solemnidad y legitimizar la celebración. Los directivos de los medios de comunicación también pueden ser invitados a esta celebración para hacerles partícipes del acto y afianzarles como elementos dentro del entorno de la institución. Concerts, activitats lúdiques, festa. Conjunt heterogeni d'accions acurada i hàbilment planificades i programades amb el propòsit de comunicar, transmetre, mostrar una sèrie de missatges (valors, dades concretes, notícies, etc.) vinculades al subjecte promotor, fent ús d'unes activitats de diversió, joc, entreteniment, en un clima distés i relaxat. De la mateixa manera que altres tècniques utilitzarien mitjans i suports més seriosos en ambients més formals, aquestes tècniques opten, de forma adequada, coherent i raonada, per vies més lúdiques. L'objectiu sempre serà donar a conèixer una determinada informació al públic objectiu, aproximar−se al mateix i establir o reforçar la relació amb aquest. Els principals exemples que hi trobem són: Concerts o minifestivals solidaris; Gires, minifestivals o concerts a baix preu organitzats i patrocinats per una marca o organització; Àrees de jocs i esbarjo infantils organitzades i patrocinades per una marca o organització; Competicions esportives no oficials organitzades i patrocinades per una marca o Organització; Festes o "pica−piques" d'inauguració d'un negoci, botiga, centre comercial, etc., tant a nivell intern com extern; Festes o anys d'aniversari d'una marca, organització, negoci, etc., amb la consegüent organització d'events lúdics especials, tant a nivell intern com extern. Quant a costos, en general s'inverteix una quantitat notable de diners per generar l'esdeveniment en qüestió. Per exemple, adaptació del local o espai, personal, equipament i materials necessaris, publicitat per donar−ho a conèixer, etc. En el cas de l'esdeveniment solidari, els costos són elevats però financiats per una o altra entitat. Un altre cas seria les inauguracions de negocis, empreses, locals, on el pressupost variarà considerablement depenent de la dimensió del negoci. En conclusió, un esdeveniment major tindrà més risc que els costos es converteixin en un inconvenient que en un més petit. L'oportunitat és un gran punt a favor, però també pot esdevenir un inconvenient important. És a dir, si l'acció comunicativa seleccionada és programada en una data oportuna i adequada, segurament tindrà un èxit 15

important. Per altra banda, si l'oportunitat no és encertada, els objectius podrien veure's afectats negativament. Jornada de Portes Obertes Les jornades de portes obertes són sessions orientades a evidenciar l'accessibilitat de l'organització; i facilitar el posicionament i la projecció institucional d'una organització com a font d'informació. També, reforcen la relació entre la direcció i els grups que intenta informar i influenciar, en millorar les opinions i actituds sobre l'empresa; mostren la formació dels recursos humans i la qualitat de les pròpies instal·lacions. Aquestes jornades, que s'organitzen generalment un cop a l'any, es dirigeixen a públics externs però pròxims; és a dir, s'orienten als clients i possibles clients, autoritats i premsa. Cal dir, que també són operacions de comunicació interna, perquè suposen la mobilització del personal intern i la seva implicació durant la jornada. Depenent de la importància de l'organització i de la seva repercussió social, es pot fer un dossier de premsa sobre la jornada de portes obertes per tal de donar−la a conèixer als diferents mitjans de comunicació de masses. Els mecanismes d'execució d'una jornada de portes obertes es poden analitzar en tres fases: la de preparació, la de celebració i la d'avaluació. La celebració de la jornada de portes obertes és la part central d'aquest acte, aquella que veurà al client. Tanmateix, es tracta essencialment de l'aplicació de tot allò que ha estat planificat anteriorment. Per a què la jornada de portes obertes se celebri amb èxit, cal que tots els participants en l'acte coneguin la seva funció i estiguin òptimament comunicats entre sí, amb l'objectiu que es coordinin. A més, és útil que el personal estigui degudament identificat, per tal de facilitar que els subjectes receptors s'hi adrecin si tenen algun dubte o problema. La jornada de portes obertes és un acte especialment útil per distribuir documents que informin sobre el subjecte promotor, com ara fulletons, CDs o d'altres. En aquest sentit, és útil la disposició de taules per on es mostri aquest tipus documentació, que siguin ben visibles per al públic assistent a l'acte. Per acabar, és necessari dur a terme enquestes entre els assistents, que ajudaran en la avaluació de la jornada de portes obertes, últim pas d'aquest acte de relacions públiques. En la fase d'avaluació, s'ha de veure si s'han assolit els objectius establerts durant la fase preparatòria de l'acte. Entre d'altres aspectes, s'han de tenir en compte el número d'assistents a l'acte, el grau de satisfacció dels assistents tant amb l'acte com amb l'organització i l'impacte que la jornada de portes obertes ha tingut sobre els subjectes receptors. Cal tenir en compte els suggeriments o queixes que els visitants i/o hagin pogut expressar al llarg de la jornada. Oficina d'Atenció al Client L'objectiu principal de qualsevol empresa, organització o institució és aconseguir la satisfacció total del client. Actualment, aquesta tasca es delega a una àrea específica de l'empresa que anomenen Oficina d'Atenció al Client. És tanta la importància d'aquest departament que s'aconsella que es tracti de manera independent que la resta de departaments de l'empresa, organització o institució per a evitar possibles pressions. Podríem definir aquest departament com l'encarregat d'atendre les trucades i sol·licituds dels clients (atendre les seves necessitats), així com conduir el seu seguiment i control fins a la completa satisfacció dels mateixos. L'estructura d'aquest departament, però, depèn molt de la quantitat de treball que entri. Aquest treball s'acostuma a dividir per zones geogràfiques, característiques de la sol·licitud, etc. Les persones encarregades de solucionar o donar resposta seran aquelles que formen el departament de l'empresa, institució o organització involucrat en la sol·licitud. Sempre haurem de recórrer a una investigació per poder dur a terme aquests propòsits, base del servei al client. Per tant, ens basem en mètodes tant formals com informals d'investigació com poden ser els següents: Enquestes, Bústies de suggeriment, Sistemes de queixes i reclams, Contacte amb el client cara a cara, Servei d'atenció telefònica. Però no només parlem de serveis d'atenció telefònica, sinó que amb l'arribada d'Internet s'han originat els Call Centers virtuals, que permeten als internautes, amb un click, conversar cara a cara amb la persona que es troba 16

al centre d'atenció telefònica. Aquests processos han permès que el Call Center hagi arribat a ser un important sistema CRM (Customer Relationship Management) de les organitzacions. El departament d'atenció al client s'ha convertit en un dels principals pilars de les organitzacions. En aquesta àrea és on el telèfon i l'e−mail són els mitjans més utilitzats pels clients a l'hora de la comunicació; on els serveis al client exigeixen un horari major al de les empreses; on és molt important atendre les trucades tan ràpidament com sigui possible; on els clients valoren una primera resposta per part de l'empresa més que possibles accions futures. S'ha convertit, doncs, en un departament on saber escoltar obté més beneficis i més èxit. Per tant, la satisfacció del client no solament està en mans del departament d'atenció al client sinó que està en mans de tota l'empresa. S'ha de tenir gran cura amb el tracte al client perquè les sensacions que en percebi en presentar una queixa són les que recordarà més i les que comentarà al seu entorn. Així doncs, l'aspecte que diferencia una organització d'una altra és la qualitat d'atenció al client. Les reclamacions són una font de fidelització i d'informació que s'han de saber aprofitar per obtenir l'èxit necessari. Premis i Concursos Indubtablement aquests actes tenen una finalitat per totes dues parts. El receptor espera rebre alguna cosa a canvi de la seva participació i victòria en els concursos, o la seva elecció en els premis. L'empresa com a subjecte promotor ha d'estar disposada a recompensar o fer de mediador si és que qui recompensa és un altre organisme. En qualsevol cas, el subjecte executor s'encarregarà d'organitzar l'acte. Dividirem l'acte en tres parts: les activitats prèvies, la preparació i les activitats posteriors a l'acte. Com a avantatges d'aquestes tècniques convé destacar la facilitat per acotar els stakeholders que és d'entrada garantia d'eficàcia i els objectius sempre positius que hi ha darrera. Com a desavantges ens enfrontem a la incertesa de la resposta dels subjectes receptors i a les despeses. El primer és obvi, sobretot si tenim en compte que tan premi com concurs implica elecció i que sempre hi haurà algú que no serà escollit. També perquè al darrera d'una elecció hi ha un criteri subjectiu que pot ser qüestionat. Les despeses són evidents en l'organització dels actes, però cal considerar la possibilitat que l'esdeveniment s'organitzi per generar una notorietat, que repercuteixi positivament en les vendes. El Premi Planeta n'és un bon exemple. La creació d'un premi literari és un esdeveniment per atraure l'atenció suficient dels mèdia amb efectes d'imatge pública pel convocant i generant vendes als títols premiats. Aniversari de l'organització Els objectius a aconseguir seguint aquesta línia seran diversos. En primer lloc, es pretén crear expectativa al voltant de l'esdeveniment de l'any. Cal projectar una imatge favorable de la corporació a l'opinió pública. Això possibilitarà crear un vincle positiu amb els mitjans de comunicació, clau per a una bona publicity. Alhora, és fonamental involucrar als col·lectius més importants, per reafirmar els lligams i també per mantenir−los. Finalment, aquests casos poden servir per rememorar les gestes o les dots de l'organització. Per portar a terme un acte com és la celebració de l'aniversari de l'entitat, cal pensar prèviament en uns quants aspectes molt importants. És essencial tenir molt clar on volem celebrar aquest esdeveniment, així com raonar si cal o no festejar l'aniversari aquest any. És important que la data tingui un interès real (a primera vista, no sembla adequat, per exemple, celebrar el 7è aniversari d'alguna entitat). Per tant, sempre causarà més bona imatge festejar−ho en una data més representativa, tal com els 25 anys, o d'altres amb un valor simbòlic. Preparar un acte com aquest pot suposar invertir−hi molt de temps. Cal preparar tot el que allà succeirà i tot allò que volem oferir, però al mateix temps, organitzar aquest tipus d'actes ofereix a l'empresa uns valors afegits, tal com prestigi −pels anys que celebren− com d'altres que es vulguin ressaltar en els actes. Els costos d'un acte com aquest, tot i suposar una despesa econòmica important, són costos ben invertits. Sempre és rellevant l'aniversari d'una entitat que, per aquest fet, acostuma a tenir certa importància dins els 17

públics externs. Per això, també s'acostuma a convocar algun acte paral·lel durant la celebració. És molt típic organitzar una mostra de productes, concerts, galeries i altres actes que puguin interessar al nostres públics externs. Aquests encareixen l'aniversari, però al mateix temps estenen l'àrea d'influència o d'interès. Fundació−empresa Les fundacions es creen a partir d'un capital que proporciona la mateixa empresa. Aquest capital s'inverteix i els beneficis resultants es distribueixen en forma de beques o ajudes econòmiques entre els sol·licitants qualificats de l'àrea de treball pe la qual es va formar la fundació. A més, els beneficis i excedents que s'obtenen a finals d'any es reinverteixen en la mateixa fundació. En la majoria dels casos, les fundacions es creen per defensar l'empresa d'una causa tot oferint un servei d'interès públic ja sigui religiós, benèfic o cultural. Es pot plantejar la creació d'una fundació per aconseguir canviar o neutralitzar opinions hostils, ja que aquesta contribuirà a una millora de la imatge de l'empresa perquè la vincularà amb accions i atributs més socials i altruistes; humanitzant així a l'empresa fundadora. Els avantatges que té aquesta tècnica de relacions públiques si es desenvolupa adequadament són, entre altres, la eficàcia pel que fa a la reacció del subjecte receptor ja que l'opinió pública evolucionarà molt positivament respecte als actes i serveis que projecti la fundació. Els inconvenients principals són l'alt cost econòmic que suposa per a l'empresa i l'eficàcia de la tècnica en un període a llarg plaç, no immediat. La creació d'una fundació−empresa es fa necessària en el cas que l'empresa o els seus representants tinguin problemas d'imatge pública. No obstant, no creiem que sigui esencial perquè la funció que duu a terme la creació d'una fundació pot ser realitzada mitjançant la combinació d'altres tècniques de relacions públiques. S'ha de tenir en compte, a més, que no totes les empreses que podrien necessitar la creació d'una fundació com a tècnica de relacions públiques disposen o estan disposades a invertir tants diners en aquesta tècnica. Donació i mecenatge Pel que fa a les donacions, aquestes consisteixen en ajuts econòmics destinats a organitzacions que manquen de fons suficients per dur a terme certes activitats, els quals permeten materialitzar−les. Les institucions que les duen a terme volen assegurar−se que la comunitat se n'assabenti, fet que els atribueix una bona imatge cara el públic. Aquestes tècniques se solen utilitzar quan a l'empresa li interessa millorar la seva imatge de cara als públics de manera que el fet de comprometre's amb temes com l'art o la cultura en desvia la seva atenció d'altres possibles activitats que podrien perjudicar−ne la seva imatge. Els públics als quals s'adreça aquesta tècnica de relacions públiques no només els constitueixen els mateixos clients de l'empresa, sinó totes aquelles persones interessades en l'activitat subvencionada. Per exemple, si una determinada exposició d'art està subvencionada per l'empresa X, aquesta acció no únicament influirà en la ment del públic objectiu de l'empresa, sinó que afectarà a tot el públic d'aquesta exposició. El procés que es segueix a l'hora de recolzar un esdeveniment de ressò públic depèn de la seva importància. Si es tracta d'un fet que té gran repercussió sobre una ciutat o país, el més probable és que diverses entitats facin de mecenes o donin diners per a que l'acte es dugui a terme. Si en canvi es tracta d'un fet de poc interès general, seran els organitzadors de l'esdeveniment els que hauran de buscar i lluitar per aconseguir donacions. Els costos de les donacions i el mecenatge són fàcils de calcular ja que les quantitats són les que es pacten. En canvi, el que es fa més complicat calcular és el retorn de la inversió, ja que no suposaran un increment directe dels beneficis sinó que prèviament passaran per una millor consideració de la marca que poc a poc es traduirà en millores. En resum, els beneficis que persegueix aquestes accions són: millorar la imatge de marca empresarial, incrementar el prestigi social i tenir més influència política i social. 18

Contractació social L'accés a un lloc de treball és fonamental per a l'autonomia de les persones i la seva independència econòmica. En el cas de persones amb dificultats, la inserció laboral és una via que condueix a la seva integració en la societat. Aquestes persones també tenen dret a poder gaudir d'una ocupació en el mercat de treball ordinari, tot i que aquest col·lectiu afronta moltes dificultats per a fer efectiu l'accés a aquest dret i que és necessari per fer créixer en aquestes persones un sentiment de pertinença amb la resta de la societat. La contractació social és una tècnica que consisteix en la dedicació de recursos empresarials a persones desfavorides o discriminades en les següents àrees: assistència social, salut, educació, formació professional i treball... Concretament, es tracta de contractar−les perquè desenvolupin una tasca dins de l'empresa, és a dir, que es pugui confiar en les seves capacitats donant una oportunitat per demostrar el seu valor. Així doncs, l'empresa garanteix aquesta igualtat d'oportunitat i aportació de riquesa, diversitat i comprimís professional dins del capital humà. Bàsicament el seu objectiu és crear una bona imatge de l'empresa, és a dir, mostrar a l'entorn social que es solidaritza i és partidària de la igualtat entre persones de col·lectius socials discriminats i, fonamentalment, aconseguir que integrin aquesta tècnica com un concepte més de la seva empresa. S'ofereixen llocs de treball a persones amb minusvalideses físiques o psíquiques que garanteixin un mínim de recursos econòmics als treballadors. A més, es busca potenciar l'autoestima, la solidaritat i unes relacions humanes positives i socialitzadores. Tot i això els mitjans de comunicació són els que s'encarregaran d'informar i fer saber a tothom l'acció social que s'està desenvolupant, per tant, es podria considerar que els periodistes són els públics més importants. L'agència de relacions públiques proposa a l'empresa la contractació social per millorar la seva imatge, però dins d'aquesta tècnica hi ha diferents tipus de persones a contractar: discapacitats físics o mentals, ex−convictes o ex−drogadictes, entre d'altres. El fet de contractar un d'aquests col·lectius de desafavorits pot fer canviar l'opinió que té una persona concreta, considerada públic objectiu de l'empresa, i per tant, millorar−ne la seva imatge. Hi ha una dedicació de recursos empresarials a projectes relacionats amb persones desfavorides. Els recursos són de diversos tipus: productes, serveis, capital, treball, finançació... i dediquen als serveis socials, salut, educació, formació professional i treball. Fondos éticos Actividades sociales que realizan bancos y cajas a partir de las inversiones financieras. Estas actividades sociales son los recursos empresariales destinados a proyectos mediante productos y servicios, capital humano, financiaciones, etc., que se dedican a todo tipo de ayudas sociales, como servicios, formaciones profesionales, educación y empleos principalmente. Las inversiones éticas son aquellas que pasan por un proceso de reflexión sobre aquellos valores que buscan promoverse a través de las inversiones. Estos fondos se han generado como una estrategia de actuación con la finalidad de captar más clientes y accionistas. La actividad funcional y tradicional de los bancos es la obtención de beneficios movilizando el capital de los clientes invirtiendo en acciones. Esta actividad ha sido siempre muy criticada por la sociedad. Así pues, actuando con los fondos éticos se muestra la parte humana de estas entidades y se crean un hueco en la sociedad como empresas solidarias. Las empresas no deben preocuparse únicamente por ser rentables, sino también por la forma en la que obtiene sus resultados y beneficios. Parece que los fondos éticos han nacido a raíz de la obligación de bancos y cajas de transmitir una imagen solidaria y humana. La mayoría de estos fondos éticos no generan grandes beneficios, por lo que consideramos que su función principal es la de dar una buena imagen a la empresa. Por todo esto 19

consideramos que el acto de invertir en actividades sociales o medioambientales es una estrategia donde las relaciones públicas actúan con el fin de lograr más clientes, la fidelidad de los que ya tienen y una buena imagen solidaria. Prescriptors socials i cientfics Persones que tenen la funci de transmetre informaci sobre un producte o una organitzaci o entitat a un determinat pblic aportant credibilitat: transmetre informaci sobre productes, serveis o sobre una determinada empresa al pblic; transmetre credibilitat; identificar certs valors amb una marca (sobretot en els casos dels famosos); influir en certa manera sobe l'opini pblica (lders d'opini). Els prescriptors són persones conegudes, de prestigi, amb coneixement, que habitualment donen la seva opinió respecte als temes d'interès en la opinió pública i és així com la seva manera de pensar i de dir les coses incideix d'alguna manera sobre el vox populi. Avui dia la majoria de gent està influenciada per la opinió dels altres, especialment per la gent que respecta, que admira, és a dir, pels líders d'opinió, prescriptors o experts, que actuen d'intermediaris entre els mitjans de comunicació de masses i els consumidors. Aix doncs, la ra bsica per la qual s'aplica aquesta tcnica s que els pblics sentin credibilitat per l'empresa i aix s'aconsegueix mitjanant tres factors que han de ser intrnsecs als prescriptors: l'experincia, la sinceritat i el carisma. Pel que fa a l'experincia, la importncia d'aquesta rau en el fet que el pblic ha de considerar que la persona que els est informant sobre algun tema n's experta, ja que en el cas contrari aquesta font d'informaci mancaria de tota confiana. Pel que fa a la sinceritat, el pblic ha de creure all que la persona est dient. I per ltim, el carisma s tamb una caracterstica de vital importncia. Per tant, el prescriptor ha de ser una persona que t confiana en s mateixa, sap parlar b, s coherent i projecta una imatge de competncia i lideratge. Implicaci en guions de rdio, televisi i cinema RÀDIO: la ràdio comercial i el seu aspecte marcadament mercantil, proporciona un mitjà idoni per als professionals de Relacions Públiques. Els programes de la ràdio es poden dividir entre notícies i entreteniment. Tenint en compte aquests dos tipus de productes radiofònics, els Relacions Públiques tenen vuit objectius possibles: Butlletins informatius, Agenda de la comunitat, Actualitat, Talk shows, Editorials, Programació musical, Esdeveniments locals, Anunci de serveis públics. TELEVISIÓ: els especialistes de Relacions Públiques el consideren el principal escenari per explicar les seves històries gràcies, sobretot, al seu component visual. Un dels grans avantatges d'aquest mitjà és que les audiències estan molt ben definides, a diferència de la ràdio, i ens permet accedir clarament en determinats sectors de la població. Les possibilitats d'ús de la televisió que tenen els especialistes en Relacions Públiques són molt nombroses, però les podem diferenciar entre: nacionals i locals. En el cas de les nacionals trobaríem, com més importants, sis maneres de tractar les Relacions Públiques dins d'aquest mitjà: Aparicions estel·lars a les notícies i Talk shows, Comunicats de premsa i propostes de temes en al secció de notícies de les grans cadenes, Comunicats de premsa en vídeos o vídeos informatius, Idees per programes, Publicity silenciosa, Anuncis de serveis públics. En el cas de les cadenes locals els mètodes utilitzats en les cadenes nacionals són també aplicables, tot i que la competència és menys forta i es posa més èmfasis en els següents punts: l'aparició estel·lar en Talk shows, Manifestacions de protesta, Gravacions en vídeo per programes de notícies, Gravacions d'interès general. CINEMA: de tots els mitjans explicats sobre els que poden influir les Relacions Públiques, en el cas dels llargmetratges és la possibilitat més difícil d'accedir. Tot i així, en aquest cas es poden arribar a acords de Publicity silenciosa de la mateixa manera que a la televisió, en la qual s'arriben a una sèrie d'acords d'emplaçament de producte, servei o client a canvi d'uns interessos, o fins i tot els representants de Relacions Públiques actuen com a assessors per pel·lícules que es refereixen a la seva àrea d'experiència. Un dels altres 20

mètodes d'influir en el cinema seria el patrocini de pel·lícules, molt més freqüent. En aquest cas s'eviten missatges publicitaris agressius com els dels anuncis de televisió.

21