RESUMEN Este trabajo presenta una solución para eliminar el tiempo de espera improductivo entre la identificación de la necesidad de reemplazo de uno o más ítems en un equipo y la llegada de estos ítems a las manos de los ejecutantes, ya sea una tarea de reemplazo de herramienta, de mantenimiento preventivo programado o de mantenimiento correctivo. Esto se realiza con una inversión inicial muy baja, y con ventajas de mejor control en el rendimiento de cada ítem por máquina, mayor eficacia en el volumen de piezas en stock y mayor racionalización en el uso de mano de obra, sin perjuicio de los aspectos de seguridad patrimonial inherentes al sistema de suministro. La solución consiste en la implantación de bodegas móviles (carritos) que son, en realidad, una prolongación de una bodega fija existente en cualquier planta. Estos carritos siguen al hombre de mantenimiento, con el objetivo de que en el momento de la identificación de una necesidad de reemplazo, el repuesto ya se encuentre a su alcance. Los ítems no utilizados vuelven, en el carrito, a la bodega fija, sin débito contable y sin perjuicio del control de stock. Que conste que sólo tienen acceso a los repuestos de la bodega móvil las personas autorizadas por el sector de mantenimiento para retirar repuestos en la bodega fija. Con esto se garantiza el control de salida de los repuestos y su vuelta a la bodega fija sin desvíos, siendo cumplidos todos los requisitos legales internos. La idea anteriormente mencionada fue probada y aceptada en una planta, acreditándose su éxito al involucramiento directo de los empleados en la elaboración previa de la lista de repuestos que deben componer la "bodega móvil", haciendo que el sistema sea eficaz y confiable. Se observó una mayor credibilidad del sistema de suministro y una fuerte motivación del personal involucrado. INTRODUCCION La intervención de un equipo puede ser un simple cambio de herramienta, que es una acción rápida y rutinaria y que en muchas plantas tiene rutinas especiales para ser ejecutada. Pero cuando se trata de una mantención preventiva sistemática, o sea, cuando existe una programación periódica y una rutina a seguir, esta acción demanda un mayor volumen de servicios y, a pesar de que normalmente en los procesos productivos existe un porcentaje de tiempo ya estipulado para que sean ejecutadas las mantenciones, debe considerarse siempre la preocupación de reducir este tiempo sin comprometer la calidad de mantenimiento, tomando en consideración dos puntos básicos: − Eliminación de los tiempos improductivos; • Optimización técnica de las actividades. Ademas se incluiran datos sobre manejo de bodegas (fijas), ya sea, de uso de codificación de los objetos almacenados en el interior de esta para facilitar la ubicación y mejora en el tiempo de adquirir los elementos deseados, que se utilisaran para la mentención. Tambien se incluira lo que es el empleo de inventario dentro de bodegas, para tener un mayor conocimiento de las entradas y salidas de los productos o materiales al interior de la bodega, lo cual ayuda ademas a saber cuales materiales tienen que tener un mayor stock para evitear la indisponibilidad del material. BODEGAS MOVILES

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IDENTIFICACION DE LOS TIEMPOS IMPRODUCTIVOS Sea cual sea el sistema de suministros de una planta, siempre existe un tiempo entre la identificación de una necesidad y el comienzo de la acción en el equipo, porque falta el ítem o ítems para reemplazar. Este tiempo puede ser mayor o menor según sea la rutina de retirada de ítems del sector de suministros, que inevitablemente pasa por una rutina de identificación, empezando por la obtención de la referencia del fabricante o codificación interna, llenado de un documento contable, que normalmente es una requisición, firma de autorización a nivel competente, desplazamiento de personal entre el local del equipo y la bodega; en fin, dependiendo de la planta, este tiempo improductivo puede incluso ser pequeño. Pero cero, que es nuestro objetivo, no sería posible sin el cumplimiento de la rutina. A no ser que ésta sea alterada frecuentemente con riesgos para el control. BODEGA MOVIL: LA ELIMINACION DE LOS TIEMPOS IMPRODUCTIVOS La solución consiste en la implantación de una o más bodegas móviles (carritos), que son en realidad prolongaciones de una bodega fija existente en cualquier planta. Este carrito sigue al hombre de mantención, haciendo posible que, en el acto de la identificación de la necesidad de un reemplazo, el repuesto ya se encuentre a su alcance. A pesar de que las mantenciones preventivas o predictivas tienen sus intervalos optimizados, evitando la falla de los equipos, sus rutinas normalmente no previenen el reemplazo de todos los ítems de un sistema o subsistema de un equipo, y sí una inspección para que entonces se efectúe el cambio de los ítems que estén realmente comprometiendo su funcionamiento y cuando este ítem presente síntomas de no prolongar su vida útil hasta la próxima inspección. Consecuentemente, debe enviarse a la bodega fija una programación de los trabajos a ejecutar, junto con una lista de repuestos que deberán ser revisados. En el día y la hora de ejecución de la tarea, el empleado tendrá a su disposición, en el local de la tarea, la bodega móvil. Esta estará lacrada y cuando se realice la inspección en el sistema o subsistema del equipo, las mismas personas autorizadas por el sector de mantenimiento para retirar repuestos de la bodega fija tendrán acceso al carrito y podrán, sin pérdida de tiempo, cómo búsqueda de referencias, códigos o llenado de solicitudes, obtener los ítems sólo a través del reconocimiento visual de los mismos, dando curso inmediato al trabajo a realizar. El carrito será nuevamente lacrado y solamente volverá a la bodega fija cuando todo el trabajo haya sido concluido y, sin perjuicio para la eficiencia del equipo, hayan sido llenados los documentos necesarios para el control. A continuación, la bodega móvil volverá con los ítems no utilizados a la bodega fija, más la documentación que cumplirá con el débito contable de los ítems utilizados. INVERSION La inversión inicial es mínima, ya que sólo requiere de la adquisición o confección del número de carritos necesarios para la implantación de esta solución. La forma de estos carritos deberá ser adecuada al "Lay−out" de la planta y también a la cantidad y dimensión de los repuestos que se acondicionarán dentro de ellos. En fin, los carritos que se utilizarán deben cumplir no solamente con las necesidades del sector cliente, sino que también deben ser un instrumento que contribuya con el sector de suministros, en lo relativo a facilitar su cotejación, su abastecimiento y una serie de aspectos relativos a control de stock que veremos posteriormente. Por ejemplo, fabricar un carrito que posea cajones con divisiones para que no se mezclen los repuestos, o incluso tener en el mismo carrito diversos cajones con divisiones para rutinas diferentes. Otra posibilidad es tener ese carrito unido a un vehículo para que se pueda recorrer largas distancias o incluso atender otras unidades fuera de la planta.

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LISTA DE REPUESTOS Seguramente, este es el punto más importante de esta solución, ya que de la lista de repuestos que deberán abastecer la bodega móvil, dependerá la eficacia del sistema, aliada a la credibilidad de las personas que tendrán a su disposición esta facilidad para ejecutar tareas con mayor rapidez. Habiendo obtenido las rutinas de mantenimiento, debe ser preparada una lista completa de los Items a revisar y, a continuación, deberá realizarse una selección de las piezas que normalmente son reemplazadas, considerando sus cantidades y dimensiones, pues estaría fuera de lugar incluir en el carrito repuestos de gran tamaño y/o de reemplazo sabidamente remoto. Según la experiencia acumulada, esta lista de repuestos deberá ser periódicamente revisada, pues normalmente podrán ser incluidos o excluidos algunos repuestos de acuerdo a su frecuencia de salida, o también, debido a la inclusión o reemplazo de una determinada rutina de mantenimiento, y también, por modificaciones técnicas en el equipo. Por lo tanto, es de fundamental importancia que esta lista sea hecha antes de la compra o confección de los carritos, pues de ella dependerá la dimensión de los mismos. Así como también sólo tendrá éxito si el personal con experiencia en la ejecución de las mantenciones se involucro directamente; de preferencia, que ellos mismos confeccionen las listas, porque este compromiso es decisivo para el éxito de esta solución. REPERCUSION EN EL SECTOR DE SUMINISTROS Con la implantación del sistema de bodega móvil, pueden contabilizarse significativos beneficios para el sector de suministros. Se constató que la lista de repuestos se transformó en una referencia valiosa en la conducción de la política de administración de suministros, una vez que implicaba una estadística mucho más precisa de consumo, que la practicada usualmente por estimativa de consumo promedio. De esta forma se pueden adecuar parámetros de stock de esos repuestos a la nueva realidad prescrita, repercutiendo inclusive en la optimización de sus compras. Comprando para atender la real necesidad de sus clientes, el sector de suministros constató la elevación de su nivel de atención sin la elevación de su stock físico y la minimización de sus gastos de compra. Se destaca que, de acuerdo al propósito del sistema de bodega móvil, la reducción de tiempos improductivos también repercutió en el sector de suministros en lo relativo a la atención de clientes en el mesón, generando facilidad de redistribución de su fuerza de trabajo para otras tareas. Por la facilidad de operación, el sistema de bodega móvil no representó ningún perjuicio para el sector de suministros, ya que conservó los mismos controles legales necesarios para retirada y contabilización de los repuestos, correspondiéndole a suministros las tareas de separarlos, abastecer los carritos y, a la vuelta de los mismos, cotejar el saldo de stock por la deducción de la cantidad consumida con la enviada. La diferencia debe coincidir con las cantidades registradas en requisiciones internas. Para que suministros cumplan fielmente las necesidades de este sistema, el cliente recibe semanalmente la programación conteniendo el tipo de mantenimiento que se realizará. Esta programación contiene: la semana en que el mismo estará inserto (de lunes a viernes); los equipos que recibirán mantenimiento y su periodicidad, por ejemplo, semanal, mensual o semestral. Suministros, con estas informaciones en su poder, utilizará las listas de repuestos correspondientes al tipo de mantenimiento, como antes mencionado. Estas listas se componen de: título, que describe el plan de mantenimiento con el tipo de programación; el número del equipo y el día de la ejecución. 3

ADMINISTRACION DE BODEGAS FIJAS Es el elemento de la administración de empresas, que se dedica a dictar y aplicar las normas necesarias para la conservación de los materiales y productos, verificando el cumplimiento de las disposiciones correspondientes al interior de las bodegas de almacenamiento. PROCEDIMIENTOS DE LA ADMINISTRACION DE BODEGAS La Administración de Bodegas para realizar una gestión eficiente debe seguir procedimientos, los cuales pueden utilizarse en cualquier tipo de bodega, por su carácter generalista, pudiendo existir otros específicos, según el tipo de material y características propias de la empresa a la cual pertenecen las instalaciones de almacenamiento. FUNCIONES EN LA ADMINISTRACION DE BODEGAS FIJAS. Para que la administración de bodegas sea eficiente, se han de realizar las siguientes funciones: • Recepción: son relacionados con el control de ingreso de materiales a las bodegas de almacenamiento. • Distribución: Corresponde a las acciones orientadas al ordenamiento de los materiales al interior de las bodegas de almacenamiento. GESTIÓN DE REPUESTOS En cualquier instalación industrial, para poder conseguir un nivel de disponibilidad aceptable de las máquinas, es necesario mantener un stock de repuestos cuyo peso económico es, en general, respetable, lo que da una gran importancia al problema de la gestión de ésos repuestos. De acuerdo con éste planteamiento, el primer objetivo de la gestión de repuestos, debe ser la determinación de los distintos niveles de stock que reduzcan al mínimo el coste conjunto del mantenimiento de dicho stock y de la perdida de producción debida a la falta de disponibilidad de los repuestos. La consecución de éste objetivo implica a su vez una serie de necesidades que complican el problema de la gestión de repuestos. Dichas necesidades que constituyen la fase preliminar para la implantación de una gestión de stocks eficaz, son: La correcta identificación del repuesto en sí, lo que presupone la existencia de un sistema de codificación racional. El cálculo de las necesidades de piezas a mantener en stock, para lo que es necesario un buen sistema de recogida de datos que nos permitan una continua actualización. Así mismo, deberán establecerse políticas eficaces y hacer uso de herramientas de análisis y seguimiento que permitan optimizar la gestión de los repuestos. CODIFICACION DE LOS REPUESTOS. Sólo después de haber afrontado y resuelto correctamente el aspecto de codificación, puede pensarse en afrontar los demás aspectos, ya que todo el esfuerzo aplicado a las otras áreas sería inútil si no se pudiera contar con un sistema eficaz de recogida de datos cuya premisa fundamental es siempre el sistema de codificación. Se entiende por un buen sistema de codificación, el dar a cada artículo: 4

• un código específico • una descripción reducida, mediante una terminología tal como: bulón, disyuntor,.. • una descripción extendida, que permite pasar al suministrador un pedido inteligible. Se entiende por código una expresión convencional, formada por letras, números, expresiones alfa−numéricas ó símbolos que identifican, inequívocamente a un sólo tipo de "objeto" concreto. Con "objeto" no se pretende indicar un sólo objeto determinado sino "un determinado" tipo de objetos exactamente idénticos (no sólo similares) unos a otros. Sí así fuese no se debería hablar de "código" sino de "matrícula". La correspondencia entre código y tipo de objeto debe ser biunívoca, en el sentido que a un código le corresponda un sólo tipo de objeto y a un tipo de objeto le corresponda un solo código. El código debe permitir identificar las piezas intercambiables y el sistema de codificación debe soportar los estudios cuyo objetivo sea la normalización y estandarización de los repuestos. La estructura del código debe permitir reconocer con facilidad dos tipos de objetos no idénticos (ya que sino tendrían el mismo código), pero que puedan realizar la misma función, es decir, que sean intercambiables (aunque distintos, por ejemplo, en alguna particularidad constructiva, en el fabricante, en el material, etc.). Así mismo, la estructura del código debe permitir agrupar fácilmente tipos de objetos muy parecidos entre sí, a fin de poder realizar una labor continua de normalización de los repuestos, importantísima desde el punto de vista económico. Elegir la codificación adecuada es una base fundamental para una gestión eficaz de los repuestos. Básicamente los métodos más válidos pueden reducirse a dos tipos: la codificación funcional y la codificación descriptiva. La codificación funcional pone su énfasis en la localización del repuesto dentro de la instalación, pero sin añadir nada acerca del tipo y características del componente. Es evidente el peligro que representa para la gestión de repuestos permitir que existan stocks repetidos de componentes idénticos y, por lo tanto, intercambiables entre sí, en lugares diferentes de la instalación. La codificación descriptiva está basada en agrupar familias de piezas: todos los rodamientos, y dentro de éstos los de bola, y a su vez dentro los de alta velocidad y los de un diámetro, etc. Este tipo de código es el que, a pesar de lo engorroso de su construcción, tiene mayores posibilidades de satisfacer de forma concreta las exigencias antes impuestas. En efecto, los códigos de éste tipo permiten la recogida sistemática de los datos referentes a los componentes y su agrupación por clases de componentes similares por función y estructura, aunque situados en lugares distintos tanto en la misma instalación como en situaciones geográficas distintas. Este método, permite estudios de normalización, evita duplicidad de repuestos iguales, permite sustituir un repuesto por el más parecido, etc. Por otra parte, la informatización de la gestión de repuestos ha simplificado notablemente la localización de una pieza de repuesto. El código ya no es el único criterio de búsqueda. También puede localizarse, introduciendo en el ordenador: • El tag ó código del equipo al que pertenece la pieza. • El proveedor. 5

• Descripción reducida de la pieza. • Parte del código de la pieza. Así mismo, la gestión informatizada registrará automáticamente todos los movimientos que se produzcan de cualquier pieza, en tiempo real. ETAPAS BASICAS EN LA GESTIÓN DE STOCKS. Datos básicos y clasificación de artículos Una vez especificados, codificados y catalogados los repuestos, el "Departamento de Aprovisionamiento", nada más iniciar su compra, adquiere información de dos datos básicos, respecto a cada artículo: plazo de reaprovisionamiento y consumo. El plazo de reaprovisionamiento es el tiempo transcurrido desde que el departamento de aprovisionamiento hace un pedido hasta que se realiza la recepción del material. Incluye por tanto el tiempo de gestión interna, el plazo del fabricante o suministrador y el tiempo de transporte. Este plazo puede variar algo de una vez a otra por lo que hay que hablar de "plazo probable medio". Este es uno de los datos que se necesitan para establecer el nivel de reaprovisionamiento y la cantidad a pedir, por lo que debe actualizarse periódicamente. Análogas consideraciones podemos hacer con respecto a los "consumos probables medios" de cada artículo. Vienen dados por el resultado de dividir todas las salidas por el tiempo durante el cual se han producido. Así mismo, el departamento de Aprovisionamiento adquiere también información acerca de otros dos datos básicos respecto a cada artículo: coste y criticidad respecto a la seguridad de funcionamiento de la planta. DETERMINACIÓN DE PARÁMETROS BÁSICOS. El hecho de que en un momento determinado no se disponga de un repuesto puede aumentar notablemente el MTTR y descender la disponibilidad. Por lo que a la hora de analizar el jefe de mantenimiento los repuestos que necesita tener en almacén, se formulan dos preguntas claves: 1ª. ¿Interesa disponer de un almacén repleto de repuestos?. ¿Cuánto costaría?. 2ª. Si faltan los repuestos, ¿Cuánto va a costar la parada de la máquina?. La respuesta virtuosa la da la "Gestión de stocks" de repuestos, que trata de hallar de un almacén que garantice la menor rotura de stocks. Hasta ahora, los parámetros clásicos que han guiado la gestión de repuestos, han sido: • Stock mínimo ó nivel de seguridad • Punto de pedido ó nivel de reposición. • Lote económico ó cantidad de pedido óptima. El nivel de stock mínimo debe asegurar el consumo de la planta durante el plazo de reaprovisionamiento, en las condiciones más desfavorable (consumo y plazos máximos). La definición del stock mínimo tendrá una incidencia directa en el nivel de inmovilizado e indirectamente 6

tendrá una incidencia notable en la empresa, no sólo por la importancia del inmovilizado, sino por las pérdidas que se pueden originar por las roturas de existencias como consecuencia de roturas de stocks. El punto de pedido, también llamado nivel de reposición, es el nivel o momento en que al ser éste igual o inferior a las existencias, debe emitirse pedido, es decir debe cumplirse la siguiente condición: Punto de pedido < Existencias = Emisión de pedido En teoría, puede estar fijado por la cantidad en reserva ó stock mínimo, más la cantidad necesaria para el consumo entre a fecha en que se hace el pedido y la entrega de materiales por el proveedor. Esto es: Punto de pedido = Stock mínimo + Consumo real medio El estudio de lotes económicos es otra de las funciones correspondientes a la "Gestión de stocks". El lote económico de compra o pedido más económico es aquélla cantidad que da lugar al coste anual mínimo. Su cuantía se determina haciendo mínimo el coste anual total, es decir: adquisición + posesión + reposición La expresión que se obtiene para la cantidad a pedir es: Q = (2 * S *a) / (u *T) Siendo: Q la cantidad a pedir; a el importe de los gastos originados por la gestión de cada pedido; S el consumo anual; u el precio unitario y T la tasa de almacenaje (incluye los interese más los gastos de almacenaje). En algunos casos, los suministradores ofrecen distintos precios según la cantidad que se les solicite. Estos planteamientos deben ser estudiados por la gestión de stocks. SISTEMAS DE REPOSICIÓN DE STOCKS. Los sistemas de reposición de stocks más empleados son: a nivel constante; a intervalos constantes; sistema mixto y contratos especiales con proveedores. A nivel constante. Los lanzamientos se hacen cuando las existencias llegan a una determinada cantidad, llamada punto de pedido. Los pedidos son de una cantidad constante. Es el sistema más extendido para repuestos de mantenimiento. A intervalos constantes. Los lanzamientos se hacen en fechas prefijadas pero las cantidades a pedir son variables de manera que la existencia en la fecha de recibir el pedido más la cantidad pedida sea una cantidad fija para cubrir el próximo período. El sistema mixto. 7

Es una mezcla de los dos anteriores. El lanzamiento del pedido se hace cuando se llega a un punto de pedido, pero se hace el pedido de modo que la cantidad que se reciba más las existencias en el momento de la recepción sea una cantidad fija. Sistemas basados en contratos especiales con proveedores. Se basan en contratos especiales con proveedores para simplificar los pedidos, entregas y almacenamiento, y lograr unos procedimientos administrativos más eficientes. Como son: • Sistemas de entrega parcial basado en un contrato de precio unitario: el precio unitario de las piezas se determina para la cantidad promedia utilizada durante la totalidad del período del pedido. Se vigila el nivel de stock, y las piezas se entregan en pequeños lotes. Es un método eficaz para piezas de almacenamiento permanente con una tasa fija de consumo. • Sistema de depósito: en éste sistema se presta el almacén al proveedor que retiene la propiedad del material depositado. Solamente se pagan los materiales utilizados, siendo este un método eficaz para piezas con una tasa de consumo constante y especificaciones que cambian rara vez. CONTROL DE LA GESTIÓN DE STOCKS. Se ha visto que la optimización de un sistema de gestión de stocks de repuesto, se fundamenta en dos objetivos: • Respetar un inmovilizado de repuestos en almacén mínimo y aceptado por la dirección de la empresa. • Asegurar una calidad de servicio determinada media, que debe venir marcada por la dirección con el asesoramiento de mantenimiento. Evidentemente, la aparición de la informática ha propiciado un mayor rigor para la consecución de éstos objetivos, ya que ha propiciado la integración de todas las variables que influyen en un proceso de optimización de dicha gestión. Por ello, a continuación se analizan los nuevos parámetros que deben entrar en consideración. CONTROL SELECTIVO DEL INVENTARIO CON EL ANÁLISIS A−B−C. Normalmente no es rentable investigar todos los artículos que se tienen en los almacenes. Con mucha frecuencia, un pequeño porcentaje de artículos es el responsable de la mayor parte del valor del inmovilizado. Lo mejor es centrarse sólo en los artículos más caros y dedicar poco esfuerzo a los restantes. En nuestro caso, el inventario se puede clasificar, por ejemplo, según el coste de cada artículo. El coste de un artículo es el producto de multiplicar su precio unitario por la cantidad de ése artículo que hay en stock. Al hacer ésta clasificación en función del coste, se puede dividir el inventario en tres categorías: • La clase A, contiene sólo aquellos artículos cuyo coste es de aproximadamente el 20% del valor total del stock. • La clase B, contiene aquellos artículos cuyo coste representa aproximadamente el 15% del valor total del stock. • La clase C, está formada por los artículos que suponen el 5% restante. Lo más interesante de ésta clasificación es el hecho de que la clase A contiene típicamente alrededor del 10% del total de artículos, la clase B el 20% y la Clase C el 70% restante. Por tanto, normalmente es suficiente 8

tomar medidas adecuadas solo en los artículos de la clase A, ya que con ellas se ataca el 80% de los costos. El esfuerzo en resolver el 20% restante no se justifica normalmente con los beneficios que se obtienen. Por esto es por lo que se denomina la regla del 80−20, ya que el 20% restante del problema supondrá veinte veces más esfuerzo para su resolución que el 80% del problema. ANÁLISIS DE COBERTURA. Otra herramienta aplicada al control de la gestión de stoks, es el análisis de cobertura. Con ella, los artículos se agrupan de acuerdo a su cobertura. La cobertura es la cantidad de items en stok de un determinado artículo, dividido entre su consumo anual. Es una medida de la eficiencia de la gestión de repuestos. Una alta cobertura se justifica sólo para aquellos artículos que son difíciles de obtener o cuyo plazo de suministro es muy grande. Los artículos que pueden obtenerse en el plazo de un día deberían tener una cobertura cero. Claro está que las referencias que no hayan tenido consumo durante el período de análisis, tendrá una cobertura infinita y para estas piezas no se puede procesar su cobertura. Este índice (inverso del índice de rotación) puede obtenerse fácilmente del sistema informática y entre otras cosas permitirá: una política más racional de la gestión de stocks. una política para deshacerse de sobrexistencias (surplus) o stocks inútiles que gravan enormemente a las empresas. La relación indicará que hay artículos cuyas existencias cubren, teóricamente muchos años, a las que se ha llegado, generalmente, por una mala gestión de aprovisionamiento. INDICE DE ROTACIÓN DE STOCKS. Se entiende por rotación de stocks al ritmo de renovación del stock en un período determinado, generalmente un año. El índice de rotación de stocks viene dado por: Salidas anuales / Valor medio del stock Ejemplo: Importe de salidas anuales Valor medio del stock en el mismo año Indice de rotación 240 millones 85 millones 240/85 = 2,823 Para que éste índice sea indicativo hay que compararlo con: • El óptimo teórico, conocido o exigido por ese tipo de actividad. • El medio, práctico o real, existente en ese tipo de industria. • El marcado como objetivo por la Dirección de la propia empresa. Como norma general, se pueden definir los siguientes valores del índice de rotación (IR) : IR malo < 0,60

IR normal 1,25

IR bueno >2

Periódicamente se deberán comprobar también los artículos que no han tenido movimiento en los últimos años, al objeto de que sean revisados y anulados aquellos que correspondan por OBSOLESCENCIA. Esta es 9

una labor fundamental para el saneamiento y actualización del inmovilizado. CALIDAD DEL SERVICIO. Una buena gestión de stocks esta basada en la siguiente máxima: "lograr la más alta calidad de servicio con el mínimo inmovilizado". La calidad de servicio se define como el porcentaje que representan los vales servidos por el almacén respecto a los vales demandados al almacén. La experiencia dice que los valores de calidad de servicio alcanzan las siguientes cifras y correspondientes grados de bondad: INMOVILIZADO. Un almacén de repuestos, conviene siempre que sea capaz de cubrir la demanda de una calidad de servicio adecuada, pero tendiendo a conseguir un inmovilizado lo más bajo posible. Datos de diversas empresas europeas y americanas, marcan la pauta de lo que debe ser el valor del inmovilizado según el sector ó tipo de empresa. La relación entre el valor del inmovilizado del almacén de repuestos y el valor de la inversión mantenida debe oscilar entre el 1% y el 20% según tipo de empresa. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ALMACENAMIENTO DE MATERIALES NORMAS PARA ALMACENAMIENTO DE MATERIALES El objetivo fundamental de las siguientes normas es lograr: • Aprovechamiento adecuado del espacio físico, • Mayor rapidez de operación, y • Control más expedito y eficiente en el manejo de los materiales almacenados. Las normas que se deben tener siempre en cuenta son: 1. Para permitir que la recepción, almacenamiento y la entrega de materiales sea fácil, rápida y segura, se deberá disponer de un área dotada con mesones a la entrada de bodega, que permitan efectuar la recepción y despacho de los materiales. 2. Disponer de estantes y casilleros apropiados para los diferentes artículos y contar con espacio libre entre las estanterías para un fácil manejo y transporte de los materiales. El uso de estanterías, evita el daño del producto, mejorando el control de Inventarios, permitiendo un mejor aprovechamiento del espacio. 3. Disponer de medios de protección contra daños y deterioros de los materiales y contar con extintores de incendios. 4. Se deberán tomar especiales precauciones en le almacenamiento y manejo de los materiales con vigencia o duración limitada, y aquellos que se alteran por la acción de la luz, calor y humedad. 5. Queda estrictamente prohibido el ingreso al interior de la bodega de cualquier persona, sean o no funcionarios de la empresa. El acceso solo será posible con la autorización del Jefe de Bodega o encargado de Bodega. 6. Apile sobre Pallets, nunca directamente sobre el suelo, evita el daño de los envases y la absorción de la 10

humedad de los pisos. 7. Nunca camine sobre los productos almacenados. Las pisadas disminuyen la resistencia de los envases, lo que puede producir roturas y derrames. DISTRlBUCION DE ALMACENAMIENTO Para el almacenamiento de materiales se recomienda utilizar edificios de un piso, ya que la construcción de una sola planta ofrece un mayor espacio útil por inversión, en parte porque se ahorra espacio destinado a escaleras y elevadores y porque hay un ahorro respecto a las construcciones de mayor resistencia destinadas a soportar cargas en los pisos superiores. En la actualidad se dispone de galpones de estructuras metálicas, modulares, de tipos estándares, que reducen considerablemente los costos de construcción. La limitante principal a esta recomendación, lo constituye el espacio disponible en las industrias ya instaladas. La distribución de las Bodegas de una empresa hace necesario reunir previamente, una serie de información, relativa a los materiales que se almacenarán, a la capacidad de los recintos destinados al almacenamiento y al uso de equipo adecuado para la función, debiendo considerarse los antecedentes relacionados con: • Materiales (Naturaleza). • Capacidad de la Bodega. • Equipos empleados en la Bodega. Con respecto a los materiales a almacenar, se preparan listas descriptivas de ellos para definir su ubicación en la Bodega, por lo que deben contener información relativa a las siguientes características: NATURALEZA DE LOS PRODUCTOS Las condiciones del almacenamiento varían según las características del material, exigiendo en cada caso un tratamiento diferente, Por ejemplo, los materiales de mayor valor deben almacenarse en lugares más seguros, en lo posible bajo llave, protegiendo adecuadamente los más expuestos a robos. Los materiales peligrosos tales como explosivos, materiales inflamables u oxidables, etc., deben almacenarse separados entre sí y de los otros materiales. Deben tomarse precauciones para proteger a los materiales de la acción de algunos agentes atmosféricos como humedad, especialmente en los productos que poseen envases de papel o cartón. VOLUMEN PESO Y FORMA Los materiales se diferencian entre sí en cuanto a volumen, peso y forma, debiendo considerar las posibilidades extremas de cada una de estas características, al planearse un almacenamiento racional. Así, por ejemplo, es aconsejable depositar cerca de las entradas o despachos, aquellos que ocupan un mayor volumen y peso. Con aquellos bultos que sean frágiles, no es posible formar pilas unos sobre otros por el peligro de que resulten dañados, siendo necesario recurrir a algunos medios auxiliares de almacenamiento, los que se detallan más adelante. MOVIMIENTO DE LOS ARTICULOS

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Los materiales de uso frecuente, producen continuos movimientos de entrada y salida de bodegas, debiendo almacenarse en áreas de fácil acceso, en donde se les pueda manejar rápida y eficientemente; en tanto aquellos de una mayor permanencia en almacenamiento, pueden ubicarse en lugares mas apartados o donde por estructura del edificio su manejo ofrezca una mayor dificultad. CANTIDAD Respecto de esta característica hay que distinguir dos aspectos. • El primero se refiere a la cantidad de elementos por almacenar en un determinado espacio; ello nos lleva a considerar que un lugar demasiado amplio en relación con la cantidad que normalmente se depositará, no solo representa un desperdicio de espacio, sino que también de tiempo y esfuerzo de los encargados de la Bodega. • El segundo aspecto se refiere a la cantidad y tamaño de los elementos a almacenar. En este caso la dificultad en la distribución de los lotes de almacenamiento depende de la cantidad y tamaño de ellos; teniéndose que, cantidades grandes de bultos uniformes son fáciles de distribuir, en cambio, cantidades pequeñas de bultos distintos, requieren un planeamiento más especializado. Los lotes pequeños deben depositarse en hileras cortas, en cajas, estantes, etc., con el objeto de facilitar el agrupamiento, el aprovechamiento del espacio y el acceso a bultos. Cuando se almacenan mercaderías en cantidades inferiores a estándares de almacenamiento o despacho, es recomendable utilizar cajonerías especiales. Si es común este caso, habría que dejar un espacio especialmente destinado a ellos en la distribución general de las Bodegas. EQUIPOS DE ALMACENAMIENTO La eficacia de un sistema de almacenamiento aumenta con el uso adecuado de; • Estanterías. • Casilleros. • Pallets o tableros. • Cajoneras, etc. La selección misma del equipo depende de la capacidad del área de almacenamiento, de la altura hasta la que es posible llegar y el uso a que se les destine. Una clasificación general de los equipos de almacenamiento que es posible utilizar, se detalla a continuación. ESTANTES La utilización de estantes permite un acceso fácil a las mercaderías y un máximo aprovechamiento del espacio cúbico; en especial en el almacenamiento de artículos voluminosos de forma irregular que no se adaptan al manejo de bultos o tableros. Los estantes pueden ser rígidos y desmontables, construidos en acero o en madera. Los tipos de estantes de uso más frecuente son: de tubo, de tablero, mixtos de cajonería para el almacenamiento de artículos de despacho irregular. Uno de estos tipos son las estanterías de tablero que se utilizan especialmente en el agrupamiento y el apilado de lotes pequeños que por lo general son desmontables, pueden tener entrada por uno o varios costados. En 12

general, se construyen con fondos y estantes ajustables para permitir su adaptación al alto de la carga. Cerrando los extremos y el fondo, los estantes adquieren mayor estabilidad. Agregando listones a los estantes, pueden hacerse divisiones para almacenar partidas de diferentes tipos. Los estantes de tablero se construyen dentro de ciertas medidas, ajustables, siendo su tamaño y el peso de la carga los que determinan su capacidad. TABLEROS Consisten en una plataforma portátil sobre la cual se colocan los artículos por unidad de carga, con le objeto de facilitar el apilado por parte del equipo de manejo. También son conocidos como "pallets". Los tableros se construyen, por lo general de madera, pudiendo hacerse de metal o de una combinación de ambos. La utilización de tableros sirve para el transporte y el apilado de gran número de bultos y artículos por unidades de carga, aumentando el peso y el volumen del material posible de ser manejado por un operario. Como puede apreciarse, el planeamiento de la distribución de la Bodega implica un aprovechamiento racional y práctico del espacio. Las dificultades que se le presentan al encargado de las bodegas, aumentan con la demanda de él, debiendo considerarse como objetivo primordial de la distribución de Bodegas, el máximo y mejor aprovechamiento del espacio disponible, que permita un control efectivo, una protección adecuada y una atención expedita de los materiales. Un resumen de los factores que es necesario analizar para la determinación del espacio, es el siguiente: • Tipos de materiales que se almacenarán. • Características relativas a tamaño, peso, fragilidad, facilidades de ser hurtadas, dificultad de manejo, etc. • Normas para espaciamiento, pasillos, áreas de carga y descarga. • Limitaciones físicas del almacenamiento (pilares, puertas, etc.). • Formas y dimensiones de las superficies en relación con los tipos de materiales a almacenar. • Situación con respecto a los equipos de manejo. • Planes de aumento de la producción o cambio en los planes de venta. • Plan de compras (periodos de llegada de las adquisiciones, frecuencia de consumo de los materiales). • Cargas admisibles de los pisos. Ubicación de ellos. • Altura de las Bodegas. • Especificaciones que pueden afectar al almacenaje, tales como: peso, fragilidad, deterioros y otros que indiquen necesidades de manejo especial. • En general debe pensarse en un almacenamiento que permita realizar una distribución flexible, con un planeamiento dinámico, sujeto a los cambios que la demanda de espacio justifique. NORMAS DE APILAMIENTO Las normas de apilamiento permiten evitar deterioros, rompimientos y desorden en el almacenamiento y traslado de materiales, mercaderías y productos. APILAMIENTO DE CAJAS:

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Permite un mejor control y conteo de las cajas, y un mejor aprovechamiento de los espacios disponibles, tanto en los almacenes como en los vehículos de transporte. APILAMIENTO DE SACOS: Es necesario aplicar las siguientes normas preventivas, para evitar daños en los sacos: 1.− En el apilamiento de sacos se debe considerar el tipo de producto que contienen, especialmente si ellos requieren ventilación o no. 2.− Todo apilamiento en altura depende del proveedor, que indica la cantidad a apilar en altura. 3.− Si no se consigna por el proveedor, deberá aplicar principios de seguridad, por ejemplo un limite de altura de 2 metros, que deberá considerarse para evitar caídas de éstos que pudieran provocar accidentes en las personas, y también para no dañar los sacos de la base. 4.− No se deben colocar pallets sobre sacos, por qué las patas de éstos dañan y rompen los sacos, provocando derrames y escurrimientos de productos. De acuerdo a eso, los sacos se pueden apilar de la siguiente forma: ESTIBA DE LOS PALLETS: Los pallets son elementos que permiten que los materiales puedan ser distribuidos equitativamente, especialmente cuando deban ser transportados. A continuación se muestran algunas formas de apilamiento: DE LA CARGA, SU ACONDICIONAMIENTO, ESTIBA, DESCARGA Y MANIPULACION Según Decreto N°298, del Ministerio de Transporte y Telecomunicaciones, con respecto al Transporte de Cargas Peligrosas por Calles y Caminos, dice en: Art. 7:"Sustancias peligrosas fraccionadas deberán ser acondicionadas de forma de soportar los riesgos de carga, transporte, descarga y trasbordo". El embalaje externo de estas sustancias deberá estar marcado y etiquetado de acuerdo con la correspondiente clasificación y tipo de riesgo, de conformidad con lo establecido en la NCH 2190 Of. 93 Será responsable del cumplimiento de las obligaciones establecidas en los incisos precedentes, el expeditor de la carga " o sea la Empresa que despacha. Por lo tanto, se deberán respetar las normas anteriores para evitar riesgos en los traslados de los productos químicos, amarrando las cargas debidamente y considerando que los productos no sean dañados, por lo tanto, se deberán utilizar canoas para no dañar los extremos de los productos cargados. Art. 80: "Los Bultos de un cargamento de productos peligrosos deberán estibarse en forma conveniente en el vehículo y estar sujetos por medios apropiados, de forma que se evite el desplazamiento riesgoso de ellos, entre sí y con relación a las paredes y plataforma del vehículo Por lo tanto, toda carga debe quedar bien amarrada y estibada en los pallets o sobre la plataforma del vehículo, respetando los máximos de apilamiento de los productos. Art. 13:"Los Bultos cuyos embalajes estén constituidos por materiales sensibles a la humedad, deberán 14

cargarse en vehículos cerrados o en vehículos abiertos debidamente protegidos con lona impermeable o similar " Los embalajes o envases sensibles se consideran a los de papel, cartón o madera, que al ser expuestos a la humedad se daña o se altera su composición. Los productos corrosivos, explosivos y otros, en envases metálicos, deberán igualmente cubrirse con lonas. Art. 15: "Las normas relativas a la carga y descarga de los vehículos, así como la estiba y manipulación de los productos peligrosos, se aplicarán igualmente a la carga o descarga de los productos peligrosos en los contenedores." Se deberán respetar las normas de manipulación para evitar daños en las personas y en los productos que se cargan o descargan. Art. 31: "El transportista no deberá recibir carga de sustancias peligrosas si quien las entrega no le hace entrega de la Hoja de Datos de Seguridad a que se hace referencia el articulo anterior, debiéndose dejar constancia de la entrega en la Guía de Despacho o Factura." Todo despacho de productos peligrosos deberá acompañarse de la Hoja de Datos de Seguridad, dónde se indica manipulación y cuidados en caso de derrames o accidentes que ocurran en el transporte. NOMENCLATURA E INTERPRETAC10N DE SIMBOLOS DE ADVERTENCIA UTILIZADOS EN LOS MATERIALES: Cada vez que se debe almacenar y/o transportar materiales, no se debe olvidar de verificar las consideraciones del proveedor acerca del manejo de los productos, respetando las advertencias que se incluyen en los envases.

A continuación se muestran las más utilizadas: 15

EQUIPOS PARA EL MOVIMIENTO DE MATERIALES El manejo y transporte de los materiales en forma mecanizada, proporciona una de las mayores posibilidades de: • Reducción de gastos. • Aumento de la eficiencia de las operaciones. • Disminución de la posibilidad de deterioros de los materiales en el transporte, • Ahorro de mano de obra, • Disminución de gastos en subsidios por accidentes en el trabajo, • Reducción de pérdidas por ausentismo, • Otros. En atención a los múltiples y variados problemas que presenta la manipulación de los Materiales y que afectan a la eficiencia y economía de la bodega y al servicio que ésta presta, es necesario examinar algunos factores relativos al manejo, tales como: • Posibilidad de economizar movimientos, ya sea eliminándolos o combinándolos, • Mecanización máxima de los movimientos, • Utilización de la gravedad, • Recorrido mínimo de los materiales, • Necesidad de equipos, • Empleo de equipos estándares, que han probado su eficacia, • Necesidad de montacargas, Grúas Horquillas, etc, • Posibilidad de usar transportadores, • Capacidad de los aparatos de manipulación (unidades por hora que puedan manejar), • Características del material a transportar. • Problemas de transporte, • Cantidad de materiales, • Frecuencia de movimientos, • Largo de la ruta, • Dirección de los desplazamientos, • Limitaciones, • Peso que resisten los primeros y segundos pisos (si existieren), • Ancho de pasillos, • Clases de equipos aptos para mover los materiales, • Conservación y reparación de los aparatos. La variedad de equipos de manejo de materiales son numerosos y variados, y la Empresa deberá contar con ellos, de acuerdo a la realidad de cada Bodega, en cuanto al movimiento de productos y capacidad financiera. Algunas veces parece que hubiese tantas clases de equipos como materiales que hay que manejar. Sin embargo, para facilitar la selección de ellos, se han dividido en cuatro clases principales que son: • Transportadores, o correas, • Grúas horquillas, • Vehículos industriales (como puentes grúas, grúas de alta tonelaje, camiones grúas) • Equipo colocador y trasbordador.

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PLANO DE BODEGA Y DISTRIBUCION La distribución del área de almacenamiento se basa generalmente en la clasificación de grupos afines, manteniendo la suficiente elasticidad para el aprovechamiento total del espacio. El estudio de los stocks y sus movimientos, indican cuales irán a las áreas de menudeo, a la de bultos o a una combinación de ellas. Corresponde al encargado de la Bodega conocer a fondo todos los artículos que se van a almacenar y tener una idea de los planes de utilización que se tenga con los mismos, con el objeto de adaptarse a los cambios normalmente previsibles. Deberá llevar un control constante de las fluctuaciones de los niveles de existencias para realizar un máximo aprovechamiento del espacio. Es conveniente que el Jefe de Bodega tenga siempre a su disposición un Plano de Bodega y Distribución, en cada una de las secciones o pisos. El cual debe indicar: • Dimensiones de la Bodega, • Altura de las entradas, • Entradas y Salidas, • Puertas y Ventanas, • Ubicación de Grifos y Elementos de seguridad (Extintor, Arena, etc.), • Disposición general de los Corredores, • Hacer indicaciones de Zonas. Las entradas y salidas se deben mantener, en lo posible, lo más despejadas posible para no obstaculizar la recepción y despacho de los productos. Las puertas también se deben mantener despejadas ya que servirán como vías de escape, en caso de incendios o fugas de gases. Las ventanas se deben mantener despejadas para que exista una buena ventilación, evitando de esta forma la acumulación de humedad y de gases El Plano de Bodega y Distribución constituye un elemento eficaz para el Control del Almacenamiento y mejor aprovechamiento del espacio, debiendo fijarse en un lugar visible, o bien distribuirse como guía e información entre los encargados de las actividades de Bodega, como también en el Manual de Seguridad, en el caso de productos químicos. DISTRIBUCION La distribución y el almacenamiento de productos dentro de una bodega obedecen a principios de seguridad, de acceso y de conservación de los mismos. SISTEMA DE UBICACION DE MATERIALES Se refiere a la forma de distribución interna del almacén para ubicar en éste conforme a su tipo, las diferentes clases de materiales, de acuerdo a sus índices de rotación E1 gran volumen de ítem recepcionados, como así mismo la diversidad de instalaciones o de áreas de almacenamiento, requiere de un sistema que permita encontrar cualquier ítem, sin importar su tamaño, en el menor tiempo posible

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Para este efecto se ha desarrollado un sistema de ubicación, el cual asigna a cada articulo un número de ubicación compuesto de números y letras, por Ej: 16A, 7C Para contar con un buen sistema de ubicación, primero se debe asegurar que todas las ubicaciones dentro del área de almacenamiento, tanto cerrado como al aire libre, estén debidamente identificadas con un código de ubicación y que, además, se tengan registros apropiados para consultar estas ubicaciones En toda actividad de administración de bodegas se debe considerar un sistema de almacenamiento que permita ubicar en forma rápida y expedita los productos y materiales que se encuentren dentro de las instalaciones El sistema de ubicación considera la identificación de los almacenes, área de almacenaje e instalaciones disponibles por medio de números y letras. a continuación se describe la forma de otorgar esta identificación: FRENTE DE ALMACEN: Es el lugar de donde se debe comenzar la numeración de las unidades de almacenaje y de donde empieza el pasillo principal. Generalmente estará ubicado en la entrada principal o también al fondo del almacén. Este frente hay que determinarlo antes de darle numeración a las unidades de almacenaje. CUARTO DE ALMACEN: Es una división dentro del almacén destinada a almacenaje de un material especial, Se identifica por una letra, colocada sobre el marco de la puerta de entrada, Pueden ser estantes o series de gabinetes, los cuales están compuestos de casilleros o casillas, Se ubican perpendicularmente al pasillo principal, La identificación se hace por medio de números, empezando desde el frente del almacén, colocando los impares a la izquierda y los pares a la derecha, La altura de estas unidades o estantes no debe sobrepasar los 2,30 metros. HILERA DE CASILLAS: Se da este nombre a la fila horizontal que forman las casillas, la cual es identificada por una letra, comenzando en orden alfabético desde el piso. LINEA DE CASILLAS: Con este nombre se designa a la fila vertical de casillas, la cual se identifica por un número, empezando con el "1 " desde el pasillo principal. CASILLA: Es la división que sigue inmediatamente a la unidad de almacenaje, la cual se identifica por una letra y un número En ciertos casos es necesario dividir una casilla, generalmente cuando hay que almacenar artículos pequeños. Esta división puede hacerse dividiendo las casillas en las partes que sean necesarias. Su identificación es por letras comenzando de izquierda a derecha y de abajo hacia arriba.

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Es también una unidad de almacenaje, pero sin estantería, que se usa para almacenar materiales pesados, tales como motores. Estos bitoques están marcados en el piso y siguen la misma ubicación de los estantes, o sea, perpendicular al pasillo principal. El tamaño debe ser de acuerdo con el material que se almacena. SUBDIVISIÓN DE BLOQUES. Para facilitar la ubicación de los materiales, los bloques se subdividen en rectángulos más chicos, los que son identificados por un número y una letra. Al igual que los casos anteriores, los números se empiezan a contar desde el pasillo principal y las letras desde abajo hacia arriba. AREAS LIBRES DE ALMACENAMIENTO En los almacenes y áreas de almacenaje al aire libre, existen espacios que no pueden ser usados para almacenar material porque se utilizarán como: • Pasillo principal. • Pasillo lateral • Espacios libres • Entradas • Líneas divisorias Pasillo principal: Es el pasillo más amplio de un almacén empieza en el frente de dicha dependencia y se extiende a lo largo de todo el almacén. Pasillo lateral: Se extiende perpendicularmente al pasillo principal y debe orientarse hacia las entradas y rampas de carga. Entradas: Son áreas que constituyen el acceso al almacén y deben ser suficientemente amplias para facilitar el traslado y movimiento de materiales y el uso de auxilios mecánicos. Líneas Divisorias: Se usan en el almacén para determinar o designar las áreas de almacenaje, determinar los pasillos, etc., y no deben tener más de 10 cm de ancho. Se pintan con pintura blanca o amarilla. REGISTROS O TARJETAS DE UBICACION Existen tarjetas que contienen las ubicaciones, de manera que se pueda encontrar rápida y fácilmente cualquier articulo que esté almacenado. Los datos mínimos que debe tener un registro de ubicación son: N° de Existencia, Nombre del Articulo, Unidad de Entrega y Ubicación. TARJETA DE UBICACION Permite conocer la ubicación exacta de los materiales en los almacenes, salas de almacenaje y similares, donde se guarda equipo y abastecimiento. Además, sirve para llevar el control sobre documentos que han originado un movimiento en las existencias del material almacenado. Facilita la determinación de 19

responsabilidad por diferencia entre la existencia o listado de saldos. Las Tarjetas de Ubicación deben mantenerse en kardex o cajos de madera en forma visible, separadas por clase y ordenadas en secuencia de número o de parte. Cada material almacenado debe tener su Tarjeta de Ubicación . Es responsabilidad del encargado de Almacenamiento mantener al día las anotaciones en la Tarjeta de Ubicación y elaborar otras cuando llegue material nuevo. Para controlar las Tarjetas de Ubicación, éstas deben ser foliadas y registradas en un Libro de Control de Tarjetas de Ubicación que debe mantenerse en el almacén. Las Tarjetas de Ubicación en que se hayan completado las anotaciones de los números de comprobantes y aquellas que correspondan a materiales cuya existencia llegue a cero, serán retiradas y colocadas ordenadamente en una gaveta que se denominará Tarjetas de Ubicación Inactivas. UBICACION DE LOS MATERIALES Al recepcionar un material para su almacenamiento pueden suceder dos situaciones: • Que el material se haya almacenado anteriormente y tenga Tarjeta de Ubicación activa o pasiva. • Que se trate de un ítem nunca antes almacenado. ITEM ALMACENADO ANTERIORMENTE En este caso sólo basta buscar la Tarjeta de Ubicación activa o pasiva; luego, efectuar las anotaciones correspondientes y almacenar el material en la ubicación ya asignada, verificando que tenga su Tarjeta de condición correspondiente. ITEM SIN ALMACENAMIENTO ANTERIOR Generalmente se trata de ítem nuevos, por lo que es preciso efectuar lo siguiente: • Elaborar Tarjeta de Ubicación y Condición si corresponde. • Asignar ubicación conforme a las normas de almacenaje. • Anotar código de Ubicación en Tarjetas de Ubicación. • Ubicar físicamente el material en el lagar asignado CONTROL DE INVENTARIOS CONCEPTO DE INVENTARIO Los inventarios tienen un papel fundamental en la economía de las empresas e instituciones. Por lo tanto, debe encontrarse en la administración de inventarios (incluyendo las bodegas) un área fructífera para reducir los costos. Desde el punto de vista de la Empresa, los inventarios representan una inversión, ya que se requiere de capital para tener reservas de materiales en cualquier estado. El inventario corresponde al almacenamiento de bienes y productos, los cuales se mantienen en un sitio dispuesto para tal efecto. Estos bienes y productos consisten comúnmente en: 20

− Materias primas − Productos en proceso − Productos terminados − Suministros CONTROL DE INVENTARIOS El control de inventarios es la técnica que permite mantener la existencia de productos a niveles deseados. En manufactura, como el enfoque es el producto físico, se da mayor importancia a los materiales y a su control; en el sector de servicios, el enfoque principal es sobre el servicio y su manipulación (a menudo se consume en el momento en que se genera una venta) y se da may poca importancia a los materiales, por lo cual los inventarios adquieren una mayor importancia. En las tiendas departamentales, los inventarios deben ser importantes para estimular las ventas. ¿ Por qué se deben tener Inventarios? La razón fundamental es que resulta físicamente imposible y económicamente poco práctico el que cada artículo llegue al sitio donde se necesita y cuando se necesita. Por ejemplo, aunque para un proveedor le sea físicamente posible suministrar materias primas o productos terminados con intervalos de unas cuantas horas, esto resultaría prohibitivo debido al costo involucrado. Otras razones son: − Reducir los costos de manejo de materiales − Realizar compras masivas o al mayoreo con descuento − Tener un margen para reducir la incertidumbre de los pedidos − Lograr una recuperación favorable de la inversión TIPOS DE INVENTARIOS A continuación se describen los tipos de inventarios más utilizados. SISTEMA DE INVENTARIO PERPETUO Un sistema perpetuo mantiene un registro constante de la cantidad de material o producto que se tiene en la Bodega, reponiéndose las Existencias cuando éstas llegan a cierto nivel, ordenando una Cantidad Fija. Cada vez que se retiran existencias, la cantidad se resta del nivel anterior en una tarjeta de existencias (o en el sistema computacional) para señalar en forma exacta la cantidad que aún se tiene disponible en Bodega. En la mayoría de las empresas, hoy se utilizan registros que se mantienen por medio de un sistema computacional de tiempo real; la cantidad que se utiliza de las existencias se alimenta inmediatamente a un computador, en donde se mantiene el estado actual de los artículos. El computador señala cuando se alcanza el punto de reordenar o pedir existencias, para mantener los stocks determinados por la empresa. Importancia del Inventario Perpetuo:

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La utilización del inventario perpetuo permite: • Mantener la información de los stocks al día y actualizada. • Verificar la rotación que tiene el producto, ya que la información de Entrada y Salida es diaria. • Al departamento de Ventas, conocer con que materiales cuenta para ofrecer a sus clientes. • Realizar despachos "reales" a los clientes, no basados en cantidades supuestas O Que el departamento de producción sepa con que productos puede contar. • Que el departamento de contabilidad conozca el valor o capital que posee en sus bodegas. • Mantener la información "al día" de los productos que deben ser eliminados de las existencias (dados de baja), por daños, mermas u otras causas. En aquellas empresas, que no cuentan con sistemas computacionales para llevar controlar el inventario perpetuo, se utilizan Tarjetas de Existencias. SISTEMA DE INVENTARIO PERIODICO O ROTATIVO En un sistema de inventario periódico el numero de artículos que se tienen en una Bodega se revisa con un intervalo o período constante, pudiendo ser semanal, mensual, etc. Los intervalos dependen esencialmente de la importancia monetaria de los artículos almacenados, por lo que a mayor importancia, la frecuencia estos inventarios será mayor. También depende de la tasa de utilización que tienen los artículos, durante el tiempo de medición entre las comprobaciones. Forma de realizar el inventario rotativo: La persona encargada de efectuar el Control, procederá como sigue: • Se hará cargo de la lista de Inventario Rotativo que le entregará el Contralor. (Muchas personas evitan realizar su inventario, o los cambios entre los involucrados). • Ubicará en la Bodega los materiales de la lista que recibió y los contará, pesará, etc., y considerará el saldo que aparece en el kardex respectivo. • Reunirá todas las Guías de Entrega (salida de bodega), las Guías de Recepción (entrada de bodega) u otros comprobantes de movimiento que aún no estén anotados en las tarjetas de existencia, pero que hayan alterado físicamente los saldos de bodega. Tomará nota de ellas en la lista de Inventarios Rotativos con el fin de tener saldos reales al hacer la comparación. • Irá al Registro de Existencias y tomará el saldo en unidades de cada uno de los materiales de la lista, anotándolos en ella. Para mayor control, anotará el número del último comprobante registrado en cada tarjeta • Basándose en las anotaciones ya hechas en la lista de Inventarios Rotativos, establecerá las diferencias entre lo que existe realmente en bodega y lo que debería existir, según los saldos de las tarjetas y los comprobantes no contabilizados • Investigará estas diferencias con el propósito de determinar sus causas usando como información auxiliar, los datos contenidos en el kardex. Estas diferencias podrían deberse a: 22

• Errores voluntarios en las bodegas (tener guías atrasadas, no informar de mermas o productos dados de baja, despachos en mayor o menor cantidad a los clientes, etc.. • Errores involuntarios en las bodegas (informar dos o más veces un producto, producto en otra clasificación por su similitud, errores en el conteo, etc.). • Errores voluntarios en los Registros de Existencias (anotar dos o más voces una cantidad de productos, destrucción de información de guías u otro documento, no ingresar documentos, etc.). • Errores involuntarios en los Registros de Existencias (anotar dos o más veces una cantidad de productos, anotar en forma errónea un código o una guía, perdida involuntaria de guías u otro documento). • Una vez investigadas las diferencias y determinadas sus causas, el Encargado de practicar los inventarios confeccionará una Guía de Diferencia por Inventario, en duplicado, sobre la base de la lista de Inventarios Rotativos. En la lista indicará los resultados de la investigación realizada y colocará el número de la Guía Diferencia por Inventario que corresponda. • Enseguida deberá entregar la lista al contralor que le corresponde la supervisión de la labor realizada. Posteriormente, firmará las guías de diferencia por Inventario y enviará el original al registro de existencias para que se efectúe su anotación en las tarjetas de existencias correspondientes. El segundo ejemplar de la Guía de Diferencia por Inventario, será enviado a la Sub−Gerencia de Materiales con el propósito de que se tome conocimiento de las diferencias encontradas. • El encargado de inventariar propondrá las medidas que crea procedentes en relación con su labor general. Lista de artículos para el inventario rotativo: Como se indicó, para realizar el inventario y efectuar el control con el sistema de Inventario Rotativo, se utiliza una lista que indica los artículos que deben revisarse y las anotaciones que la persona encargada de efectuarlo debe realizar. El formulario a utilizar considera lo siguiente: • Los registros deben hacerse sólo en cantidades, no en valores. • Debe anotarse la fecha en que se efectuó el movimiento y referirse al documento que le dio origen • Registrar las cantidades comprometidas, que son las que se han considerado para emitir una Orden de Fabricación. • La cantidad disponible es la suma de los pedidos más la existencia y menos lo comprometido. UTILIZACION DE LA LISTA DE INVENTARIO ROTATIVOS En las Listas de Inventarios Rotativos se consignan los siguientes datos, en las columnas correspondientes • Código o símbolo: se anota el código o símbolo del producto a inventariar (2) Nombre: se anota el nombre del producto a inventariar. (3) Ubicación en Bodega: se anota la ubicación del producto en Bodega, para evitar la pérdida de tiempo buscando el producto en Bodega. 23

(4) Unidad: se anota la unidad en que mide el producto (por Ej., c/u, litros, kg, caja, metros, sacos, etc.) (5) Cantidad en Kardex: se anota la cantidad que existe en la Tarjeta de existencia en el Sistema Computacional. (ó) Doc. por anotar en Kardex: se anota la Diferencia entre los documentos de Entrada (E) que no se alcanzaron a ingresar y los documentos de Salida (5) que tampoco fueron ingresados, es decir. E− S (7) Total (5) + (ó), según Kardex: este resultado representa la cantidad que debería existir en el Kardex (y en Bodega), si los documentos hubieran sido ingresados. (8) Cantidad en Bodega: se anota la cantidad que físicamente existe en la Bodega. (9) Diferencia (7) − (8): representa la cantidad faltante, sobrante o nula, que existe de este material, y se obtiene de restar la cantidad que debería existir en el Kardex (7), y la cantidad física de Bodega (8). (10) Causas: si la cantidad obtenida en (9) es distinta de cero, es decir, si da +3, significa que sobran 3 unidades, o si es −5 (menos 5 unidades) significa que faltan 5 unidades, luego se determinan las Causas de esta Diferencia, para realizar los ajustes de inventarios para corregir las cantidades, y así consignar las cantidades reales existentes en Bodega. REGISTRO DE CONSUMO MENSUAL En el reverso de la tarjeta del kardex se puede llevar un registro del consumo mensual con el objeto de utilizarlo en las diferentes fórmulas existentes para efectuar compras o para cualquier otro uso que se considere adecuado. Simultáneamente puede llevarse un control de tiempos de demora, que se calculará de acuerdo a lo que se precisa en párrafos posteriores. TIEMPO DE DEMORA Se obtiene del formulario anterior y su objeto es mantener un control del tiempo de demora para reutilización en el Plan de Compras y en las previsiones para el Planeamiento de la Producción. CONTROLES VOLUMETRICOS DE ITEM CLASE C Como ya se ha expresado, no es posible realizar un control Rotativo de Inventario con todos los artículos almacenados, pues se tendría un exceso de actividades que haría necesario disponer de mayor personal para ejecutarlo. Además, se daría la misma importancia a los artículos de alto valor que a los de bajo valor. Por esta razón, a los artículos de Clase C se les hará un control volumétrico de su consumo, en un cierto periodo determinado. Por ejemplo, si se ha dispuesto adquirir los ítem C en dos partidas al año, se dividen estas partidas en tres lotes para consumos bimensuales. Se dejan dos lotes cerrados, ya sea en estantes, cajones o pilas, cuidando de que el cierre no sea violado y se permite el consumo del otro lote.

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Cuando sea necesario disponer de otra partida, por haberse consumido la primera, el bodeguero solicitará que se le entregue un nuevo lote, pudiendo de esta forma controlar si se ha consumido la cantidad prevista para el periodo. Las variaciones que se produzcan se estudiarán según su magnitud y se ajustarán de acuerdo a ellas. CONCLUSIONES Esta solución funciona con éxito en una planta hace más de dos años, habiendo su Implantación entregado significativas ganancias: a) Utilización de casi el 100% del tiempo disponible para mantenimiento en la mejoría real de performance de los equipos, ya que los tiempos improductivos fueron reducidos a casi cero. b) Reducción de cerca de 25% del tiempo total de mantenimiento, porcentaje equivalente a los tiempos Improductivos, sin el menor compromiso con la calidad de los trabajos. c) Subió a mas de un 90% el nivel de atención de suministros en relación al sector de mantenimiento, dato significativo en la confiabilidad de las proyecciones de eficiencia, volumen de producción, calidad del producto e integridad de los equipos. d) Mayor involucramiento y compromiso de los sectores de mantenimiento y suministro en la preservación y mejoría del sistema, lo que otorga ventajas para ambos. Ademas puede decirse que la administración de bodega obliga a los encargados a enfrentarse a una variada y heterogénea gama de tarea, a menuda mal definidas, dentro de situaciones y organizaciones muy distinta. Por ello la administración para ser efectiva, impone perspectivas may amplias y normas aplicables que ayudan a conseguir la combinación optima entre los conocimientos, aptitudes y actitudes que deben adquirir los responsables de estas instalaciones . Los métodos que se utilizan para conseguir una buena administración son variados, pero todos tienen como punta de partida la conciencia de lo que esta en juego: EL BUEN MANEJO DE LAS BODEGAS DEPENDE DE LA BUENA APLICACION DE ESTAS NORMAS. Asimismo, del trabajo realizado se desprende conclusiones específicas como son: • En general, gran parte de la inversión en activos circulante en empresas industriales y comerciales esta conformada por inventarios de existencias lo que revela la importancia del mismo, desde el punto de vista de la liquidez, como de los resultados por la incidencia de estos bienes en el costo de producción o ventas. • El conocimiento de normas estandarizables permite, establecer procedimientos claros y por escrito para el desarrollo de las actividades de bodega, si no que además se transforman en una base efectiva de control. • El trabajo realizado nos permitió integrar conocimientos aprendidos y a su vez, incrementarlos, lo que se traduce en un fortalecimiento de formación profesional. BIBLIOGRAFIA Los sectores de suministro y mantenimiento trabajando juntos para aumentar la productividad, con tiempos improductivos cero. (RM. Revista de Mantenimiento − Chile − N° 22 − Año 1995 − ISS0716−8616). Autor: Trabajo presentado en el Ier Congreso Panamericano 25

De Ingeniería de mantenimiento Washington DC−USA 1990 1 1 Muy peligroso Peligroso Bueno Muy bueno < 93% 95% 96% > 97%

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