Tipo de doc umento Cómo realizar c ontratos laborales que se ajusten a tu empresa

Tipo de doc umento Documento de preguntas y respuesta s

C omo re aliza r contratos laborales que se ajusten a tu em presa. Docume nto de preguntas y respuestas . Ma rzo de 2010. © Bogotá Empre nde . P rohibida la reproducción total o pa rcial ba jo c ualquier forma.

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1. ¿Cuál es e l mejor contra to que se puede utilizar para servicios prestados por pers onas na turales ? En teoría no e xiste ningún contrato que se a mejor que otro. La forma contra ctual aconseja ble depe nde de las ne cesidades de la e mpresa, de los intereses, propósitos y situa ciones espe ciales que se pre senten en momentos de terminados.

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Eje mplos:

Si la e mpresa necesita una persona que preste servicios por un tiempo preciso y corto, e l contra to idea l se ría a término fijo. Si se requie re un traba jador para que ve nda 10.000 pa rtes para a utomotores, e l contrato bien podría ser un contrato la bora l de la bor dete rminada . En este último caso, en el contra to se fija la fecha de inicio pero no la de te rmina ción, pues no se sabe la fe cha e n la cua l e l trabajador habrá vendido la última de las 10.000 partes. 2. ¿Qué se debe hacer para co ntratar servicios presta dos por personas naturales sin tener que pagar pres taciones sociales? La clave está en no subordina rlas, e s decir respeta r su a utonomía para la e jecución de las labores contratadas. Esto significa que a esta s pe rsonas se les debe da r un tra to diferente a l de los e mpleados. Por ta nto, no se les pue de da r órdenes ni instrucciones a cerca de l luga r, tie mpo o modo de eje cutar las a ctividades del contrato, ni suje tarlas a horarios ni a permisos. Cua lquier adición o modifica ción de las condiciones de l contrato de presta ción de servicios que se ha ya firma do de berá ser objeto de concertación y no de imposición. Durante la eje cución de estos contratos es útil observar las siguientes re comenda cione s: a . No e xigir el cumplimie nto de hora rios ni la realización de las a ctividades e n las in sta laciones de la e mpre sa difere ntes a los establecidos en e l contrato o en documentos adiciona les suscritos por ambas partes. b. No obliga r a l uso de uniformes ni de los signos distintivos de la e mpresa. C omo re aliza r contratos laborales que se ajusten a tu em presa. Docume nto de preguntas y respuestas . Ma rzo de 2010. © Bogotá Empre nde . P rohibida la reproducción total o pa rcial ba jo c ualquier forma.

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c. Es a conse jable, de se r posible , que el contra tado utilice sus propios e lementos, e quipos o má quinas para la realiza ción de las actividades contratadas. d. Abstenerse de llamar la ate nción o impartir instruccione s a l contra tado por medio de me mora ndos o en forma verbal. e . Pagar los honorarios en períodos dife rentes a los que se a costumbran e n la e mpresa para los sala rio s de los trabaja dores. Por e je mplo, no ha cerlo mensual ni quince nal, sino a tra vés de va rios contados contra avance del servicio y e xhibición de resultados. Las circunstancias que se a caban de e xpone r son indicadores de rela ción labora l. No obstante, si es imposible o difícil pa ra la empresa e vita r estos indica dore s para e jecuta r contra tos de prestación de se rvicios indepe ndientes, va ld ría la pe na ha ce r e xpresa mención a e llos en e l texto del contrato, o en docume ntos separa dos suscritos por a mba s partes, y proporciona r las razones que justifican que e l contratado realice las a ctivida des en esas condicione s. f. En fin, procede r sie mpre mediante e l sistema de concertación o mutuo acue rdo que conste por escrito bajo la firma de ambos contrata ntes y e limina r la forma unilate ra l de tomar de cisiones. 3. ¿Las personas na turales que son contratadas para prestar servicios por algunos días u horas en cada semana o mes pueden ser contratadas sin tener que pagarles prestaciones sociales? Definitiva me nte el contra to labora l, que es e l que da luga r a l pago de presta cione s socia le s, se configura cuando sobre la pe rsona contra tada se e je rce o se tiene el poder subordinante, es de cir cua ndo e l contratante tie ne la fa cultad de controla r a l contratado, mediante órdenes, instrucciones o reglamentos a cerca del lugar, tiempo y modo de cumplir las a ctividades. La na tura le za labora l del contra to, entonces, no depende del núme ro de días o de horas contra tadas a la semana o al me s. Por ta nto, cua lquiera que sea la jornada de tra bajo que cumpla el contra tado, si sobre é l se e jerce control, se tendrá que paga r pre sta cio nes socia le s y cumplir la s demás obliga cione s esta ble cida s por la ley labora l.

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4. E n casos como el que se acaba de mencionar ¿qué obligaciones tiene el empleador para co n el empleado en cuanto a la se guridad social integral? Debe a filiarlo a una Empresa Promotora de Sa lud −EPS−, a una Administradora de Fondos de Pensione s −AFP− y a una Administradora de Riesgos Profesionales −ARP− y pagar los a portes correspondie ntes en la forma ge ne ral establecida por la Ley 100 de 1993. El trabajador escoge la s dos prime ra s y e l e mpleador e lige la última . El sala rio ba se para e l pago de los a portes no podrá ser infe rior a l mínimo le ga l me nsua l. Sólo e xiste una e xce pción a la re gla que pre cede y es la que esta ble ce el artículo 40 de la Ley 1151 de 2007, regla me ntado por e l Decreto 2060 de junio de 2008. Esta e xce pción única me nte a plica a aquellas personas que pre stan servicios dependientes a una pe rsona natural, por un tiempo inferior a un mes y que pertene cen a l Sisbén 1 ó 2. Estos traba jadores pue de n conserva r e l siste ma de régime n subsidiado en sa lud, e s de cir continua r a filia dos a la Administradora del Ré gimen Subsidia do –ARS− que escogie ron. En este caso, el e mpleador deberá consignar a esta a dministradora su aporte e quivale nte a l 8.5% del sala rio de base . El e mplea do no paga suma alguna . Este dine ro tiene como destino e l Fondo de Solida ridad y Garantía – FOSYGA. El ingreso base de cotización en este caso será e l que corresponda al núme ro de días contra tados, sin que sea inferior a l mínimo le gal dia rio. En virtud de esta e xce pción, e l emplea dor de be ade más consigna r a un fondo de a horro programado a utorizado pa ra funciona r como tal, un va lor equivalente al 12% de l sa lario de base, integrado de la forma como ante s se señaló. El e mpleado no aporta a ese fondo. Por ta nto, a e stos e mplea dos no se les debe desconta r de su sala rio suma a lguna de dinero para se guridad socia l integral. Ellos, a de más, tie nen de re cho a se r a filia dos por cue nta y ca rgo del empleador a l siste ma de riesgos profesionales como los de más e mpleados de la compañía. La ley otorga a l empleado la fa culta d de decidir si opta o no por la e xcepción. Si de cide que se le tra te conforme a la s reglas genera les, e ntonces e l e mplea dor debe rá producir los descuentos orde nados por la Ley 100 de 1993, en la misma forma que lo hace con los de má s trabajadores y consignarlos en la forma allí pre vis ta. C omo re aliza r contratos laborales que se ajusten a tu em presa. Docume nto de preguntas y respuestas . Ma rzo de 2010. © Bogotá Empre nde . P rohibida la reproducción total o pa rcial ba jo c ualquier forma.

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5. ¿Qué clase de co ntrato se puede utilizar con trabajadores cuya jornada laboral es de tiempo parcial, es decir, que laboran s ólo algunos días u hora s en la semana? Cua lquier clase de contra to labora l puede se r utiliza do. Todo depende de las ne cesidade s, interese s, propósitos y situa ciones espe cia les que se prese nten en la e mpre sa en momentos dete rmina dos. Esos tra ba jadore s podría n se r vinculados por contra to a té rmino fijo infe rior a un año si la empresa lo s ne ce sita sólo por un corto tie mpo, por ejemplo por 6 meses; o me dia nte contra to cele bra do por e l tiempo que dure la rea liza ción de una la bor de terminada , por e je mplo, vender 5.000 unidades de dete rmina dos productos; o por contrato a té rmino indefinido si los servicios que preste e l trabajador se re quiere n de manera continuada. 6. ¿Se puede n celebrar contratos a des tajo? El destajo no es una forma de contrato, sino una forma de pa cta r e l sala rio y consiste e n retribuir los se rvicios prestados me dia nte una suma de dinero dete rmina da por cada unidad producida , transformada o ve ndida . Por eje mplo, $2.000 por cada camisa producida . Esta forma es admisible. No obsta nte , e l va lor total de l sala rio pe rcibido de esta ma ne ra en cada mes no pue de se r infe rior a l sala rio mínimo lega l mensual esta ble cido por e l Gobierno Na cional. Si el traba jador labora la jornada máxima lega l y e l valor pactado como sa lario por la s unidades producidas resulta inferior al mínimo le gal, e l e mpleador de be rá paga r la dife rencia . Es posible realizar este pacto sala ria l e n cua lquiera de las formas de contra tación la boral: a té rmino fijo, por la dura ción de una la bor u obra de terminada , o a término inde finido. 7. ¿Se puede vinc ular a un trabaja dor mediante contrato ocasional o tra nsitorio para reemplazar a un trabaja dor que ha solicitado una licencia remunerada por un tiempo inferior a un mes ? No. El contrato ocasional o transitorio, según e l a rtículo 6 de l Código Susta ntivo de l Trabajo, e s aquel que se ce lebra por un tiempo no mayor a un me s y cuyas a ctividade s contra tada s son dife rentes a las que norma lmente e jecuta la empre sa . Como e n e l caso de la pregunta, se trata de reempla za r a un traba jador que ha solicita do licencia, se puede infe rir que este trabajador cumple a ctividades de las que norma lmente rea liza la e mpresa, con lo C omo re aliza r contratos laborales que se ajusten a tu em presa. Docume nto de preguntas y respuestas . Ma rzo de 2010. © Bogotá Empre nde . P rohibida la reproducción total o pa rcial ba jo c ualquier forma.

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cua l no se satisface uno de los requisitos exigidos por la le y para e l contra to ocasiona l o tra nsitorio. El contrato a conse jable, en este ca so, es e l a té rmino fijo infe rior a un año, cuya dura ción pue de se r esta ble cida de manera directa señala ndo e l número de días o ha cie ndo alusión al tiempo que perma nezca e n su licencia e l traba jador reemplazado. 8. ¿Cómo debe ser el texto de los co ntratos laborales? ¿Qué cláusulas especiale s debe contener ? En el me rcado e xisten dife rentes formatos de contrato, por e jemplo, el labora l de obra o labor dete rminada, a té rmino fijo infe rior a un año, a término fijo de uno a tres años y a té rmino inde finido. En genera l, en los contratos se debe hacer alusión a la clase de contra to ce lebrado, el nombre de las partes, la actividad contra tada, la fecha de inicio, la fecha de te rmina ción, si se trata de contra tos a término fijo, la de terminación de la labor u obra , si se trata de un contra to labora l celebrado por e l té rmino que ella dure , e l sala rio −cuantía exacta o formas de establece rla , fa ctores sala ria les y no constitutivos de sa la rio−, la jornada de traba jo, las obligaciones del emple ado, e l período de prueba y otras estipulaciones que se estimen convenientes. 9. ¿Puede un empleador descontarle a un tra bajador el valor que corres ponde a los aportes en salud y en pe nsiones cuando éste se enc uentra afiliado a una Administra dora del Régimen Subsidiado en Salud - A .R.S- por per tenecer al Sisbén, o cuando aporta por o tra empresa para la cual trabaja o está a filiado al régimen de salud como beneficiario de algún familiar s uyo? No solamente pue de sino que tiene la obligación de hace rlo. El e mpleador es quie n responde ante e l siste ma de seguridad socia l integra l y ante e l propio empleado por los pagos mensua les de los a portes. Si no los rea liza podría se r forzado judicia lme nte a hace rlos. Toda persona que tenga ingre sos, como trabajador inde pendie nte o como e mplea do, tiene la obliga ción de esta r a filiado a l régimen contributivo y aporta r a los siste mas de salud y pensiones. Estos a portes se realizan por todas y cada una de las fue nte s de esos ingresos. Así, si una pe rsona por a ctivida d indepe ndiente percibe honora rios y a la vez e s e mplea do de una compañía y percibe sala rios, debe tributa r a l siste ma de seguridad socia l por ambas C omo re aliza r contratos laborales que se ajusten a tu em presa. Docume nto de preguntas y respuestas . Ma rzo de 2010. © Bogotá Empre nde . P rohibida la reproducción total o pa rcial ba jo c ualquier forma.

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fue nte s. Deberá a filiarse como independiente a una Empresa P romotora de Sa lud y a un fondo de pensiones y realizar los a portes por esta fuente . Pa ra lela me nte , debe rá a filia rse ta mbién como e mple ado a esa s mismas e ntidades y aporta r sobre la base sala ria l que corresponda al salario que devenga. Si una pe rsona tie ne va rios e mpleos, debe a porta r por cada uno de ellos, tanto a sa lud como a pensiones. La a filia ción y pago debe hacerse ante la misma administradora de sa lud y de pensiones. Si a lguien está afiliado en salud a una Administradora del Ré gimen Subsidiado−ARS−, de be cancela r la afilia ción e inscribirse e n e l régime n contributivo −EP S− cua ndo sea contra tado como empleado. No puede e ludir lo segundo, ni conservar la primera y debe e vita r la multiafiliación. Ésta se presenta cuando una misma persona e stá a filia da a más de una EPS o a más de un régime n. Lo mismo ocurre si la persona está a filia da como be neficia ria de un fa miliar y se vincula como e mpleado de una compa ñía . Debe , entonces, ca nce la r la afilia ción como beneficiaria e inscribirse como aportante dire cta . 10. ¿Es válido contratar servicios presta dos por personas naturales a través de empresas de servicios tempora les o de coo perativas de trabajo as ociado? ¿Qué consecue ncias se podrían producir para las empresas que contratan servicios de pers onas a través de estas organizacio nes? La contra ta ción de servicios de trabaja dores a tra vés de las e mpresas de servicios te mpora les o coopera tivas de trabajo asocia do es válida . En estos casos, el objetivo pe rse guido por las e mpresas es e l de e vitar el manejo o administra ción de la nómina y trasladar a e llas la s obliga ciones y responsabilidades la borales. No obsta nte , cua ndo no se cumplen las normas que re gula n esta forma de contra tación, las e mpresas asumen responsabilidad como verdaderos empleadores y por ta nto responden por las obligaciones labora les que la le y estable ce . La contra tación a través de empre sas de se rvicios te mpora les únicamente se pue de re a lizar e n los siguie ntes casos: 1. Cua ndo se ne cesita n trabajadores pa ra ree mplazar a e mpleados que sa len de va caciones o e n uso de lice ncias.

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2. Pa ra atender incre me ntos en la producción, e n las ventas o e l tra nsporte. En estos casos la ley únicamente autoriza e l e nvío de traba ja dores en misión a la s e mpre sas por un lapso hasta de se is mese s prorrogables por otros se is meses. Los incre mentos deben se r rea les, es de cir e xistir. Si se comprueba que el incre me nto no e xiste o que ya ce só y lo s traba ja dores en misió n continúan en la empresa , ésta asume la posición de e mplea dora y por tanto responde e n forma dire cta por las obliga ciones laborales de estos trabaja dores. La contratación a través de coope ra tiva s de trabajo asociado debe hace rse de ma nera cuidadosa . La le y prohíbe a las coope rativas e nviar traba jadores e n misión a las empresa s, como si se tratara de e mpre sas de se rvicios te mpora le s. En rea lidad los servicios que se contraten pa ra ser eje cutados por los miembros de la coope ra tiva de trabajo asociado de be rían rea liza rse en sitios diferentes a los de las e mpresa s usuarias. De todas mane ras, los miembros de la coope rativa de ben se r tratados como tales, es de cir, como socio s y no como empleados. Ni la cooperativa ni las empresas usua rias pue den e jercer sobre esta s personas poder subordinante a lguno. La ley establece sanciones para las e mpre sas que se pre stan para simula r contratos de afiliación coopera tiva cuando en realidad se disfraza la natura leza la boral pa ra e va dir prestaciones sociales y los a portes para fisca les. 11. ¿Un contrato celebrado inicialmente a término fijo se convierte e n indefinido después de tres prórrogas? No. El transcurso de l tie mpo, como lo ha sostenido la Corte Suprema de Justicia, no hace que se convie rta en inde finido un contra to celebrado por un tiempo fijo. Como lo dispone la ley, los contra tos a término fijo inferiores a un a ño se puede n prorroga r inde finida me nte , es decir que no e xisten límites al núme ro de prórrogas. Se pueden realizar tantas prórrogas del contrato cua ntas se dese e. Dispone ta mbién la ley que e n los contratos a término fijo inferiores a un año, la s primeras tre s prórrogas se pue den realiza r por un tiempo igual o inferior al inicia lme nte pactado y que a partir de la cua rta prórroga , e l té rmino no podrá ser infe rior a un año ni supe rior a tres. C omo re aliza r contratos laborales que se ajusten a tu em presa. Docume nto de preguntas y respuestas . Ma rzo de 2010. © Bogotá Empre nde . P rohibida la reproducción total o pa rcial ba jo c ualquier forma.

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12. ¿E s posible modificar convertirlo en indefinido?

un contrato a término fijo y

Sí, si la modificación ocurre por mutuo acuerdo. No, si e lla se rea liza de manera unila te ral, es decir por la sola voluntad de l e mpleador. Es conveniente consigna r por escrito la tra nsforma ción a cordada por las partes. 13. ¿Qué recome ndaciones se de berían tener en cuenta en las empresas para organizar bien las relacio nes de trabajo dependiente e independiente? Primera. De terminar los puestos de traba jo: número, funciones, rela ciones je rárquicas y de coordina ción entre e llos y pe rfil de las personas que se se lecciona rán pa ra ocupa rlos. Segunda. Elegir, de a cue rdo con las normas le gales y las posibilida des financie ra s, la clase de contra to deseable para vincula r a las pe rsonas que dese mpeñarán estos puestos de trabajo. Tercera . Calcula r bie n los costos que estos contratos genera rán para la empresa . Cuar ta . Construir o utilizar bien e l te xto de los dife rentes contra tos. Quinta. Elabora r, obte ne r la aproba ción y publicar en forma legal, los regla mentos inte rno de traba jo y de higiene y seguridad industrial. Sex ta. Ela borar e imple me nta r e n la e mpresa los subprogra mas de salud ocupa cional. Séptima. Fir ma r los documentos contra tos. No de jar los espa cios e n bla nco. Octava. Ha cer un bre ve proceso de inducción al traba jo, familia riza ndo a los contratados con la misión, visión, objetivos, estructura y funciona miento genera l de la e mpre sa y las tareas propias de cada ca rgo. Hacer conocer los re gla mentos inte rno de trabajo y de segurida d industrial y los progra ma s de sa lud ocupacional. C omo re aliza r contratos laborales que se ajusten a tu em presa. Docume nto de preguntas y respuestas . Ma rzo de 2010. © Bogotá Empre nde . P rohibida la reproducción total o pa rcial ba jo c ualquier forma.

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Novena . No pe rmitir que los trabajadores vinculados por contrato de trabajo inicie n a ctividades sin antes rea liza r las afiliaciones a la seguridad socia l e n sa lud, pensiones y rie sgos profesionales y sin haber afilia do la e mpresa y los traba ja dores a la ca ja de compensa ción familia r para efectos de l pa go de los para fis cale s y del subsidio familia r. Décima. Hacer pra ctica r, por cuenta de la empresa , e l e xamen médico de ingreso a los traba jadores vinculados con contrato la bora l. Undécima. Deja r consta ncia e scrita de l día y hora e n la cua l e l trabaja dor inicia la prestación del se rvicio.

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