II251 Adm. de la calidad Dr. Andrés Rojas L.

Trabajo en equipo: contenido

Trabajo en equipo

è

Caraterística cultura de toda persona de calidad

è

Aspectos relacionados con:

– Saber trabajar en equipo – el proceso de toma de decisiones y – las razones de la evolución de un estilo autoritario a un estilo por consenso de grupo

Aprender a trabajar en equipo Aprender a el proceso de toma de decisiones

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Conceptos

è

Creación de la infraestructura para el trabajo en grupo Dinámica y facilitación operativa de los grupos de trabajo Características de los equipos con desempeño exitoso Condiciones de comportamiento en una cultura de trabajo en grupo

– Involucramiento, participación y colaboración è è è

QM.41

 2001 Quality Textile Lab Publishing

QM 4.2

PROCESO DE TOMA DE DECISIONES (TE) è

Introducción

Cambio de enfoque hacia los administradores:

è è

El administrador tradicional: no impulsan la comunicación en los niveles de la estructura organizacional, no permiten el involucramiento del personal en las decisiones y no creen que el trabajo en equipo se el medio más eficaz para el mejoramiento de la calidad de los proceso o servicios de la empresa. è

è

QM 4.5

è

è

QM 4.4

Introducción

è

è

Administrador debe realizar 12 cambios de paradigmas.

QM 4.3

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è

Trabajo en equipo, pilar fundamental de la empresa Los mexicanos prefieren la cooperación a la competencia y creen que así se logran mejores resultados E. Alducin, Los valores de los mexicanos,1993 Crosby, equipos por funciones Juran, equipos multidisciplinarios enfocados a proyectos Deming e Ishikawa, participación voluntaria en los círculos de calidad Unifican esfuerzos individuales para identificar oportunidades de mejoramiento, que presentan como problemas, a cuya solución se avocan

La administración y el proceso de toma de decisiones

Se requiere dos características culturales: – Una actitud de participación, involucramiento y colaboración – Cambio en los estilos de toma de decisiones con base en el consenso El TE pilar cultural del cambio organizacional hacia la competitividad Empresa: – Comprender las bondades de este concepto – Conocer la infraestructura que se necesita – Conocer la dinámica de operación – Facilitar su funcionamiento – Práctica con éxito como un valor cultural propio

è è

Doce cambios de paradigmas Miller 1991 Convertir: organización en una entidad cultura de TE – – – – – – – – –

Dirección por control / liderazgo por compromiso Decisiones por mandato / decisiones por consenso Trabajo individual / TE Especialización / orientación: proceso-cliente Adm. para trabajadores / sistema involucre ciclo completo Control-amenazas/reforzamiento positivo Estructura vertical y rígida / plana y flexible Valores, visión, misión no enununciados / compartidos Conección / prevención y mejoramiento continuos

QM 4.6

1

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Estilos administrativos para la toma de decisiones è

Se orientan a 4 aspectos: – – – –

è

Estilos administrativos para la toma de decisiones è

Disposición para compartir información Rigidez cumplimiento estricto de normas Preeminencia de f. emocionales o f. racionales Grado de estructuración PTDD

: situaciones de crisis (no es la más optima)

lí der sol i cita opi ni ón per o él finalmente toma la decisión.

TE requiere

:poner práctica estratégias, puede ser impopular

– Alta disponibilidad para… – Cierta flexibilidad en cuanto… – Para permitir que aflore la creatividad personal

Por vot aci ón, deci si ón uní voca. : Considerar cierta decisión importante, participación activa

– Proceso de TDD estructurados más racional que emocional QM 4.7

Cuatro estilos administrativos para TDD lí der t o ma l a deci si ón si n consul t ar

lí der aut ori za a otros par a l a t. d. : operaciones rutinarias que se salen de control. QM 4.8

Toma de decisiones en grupo se compone de 3 elementos problema - decisión –Los criterios a considerar –Las alternativas posibles è

“Mezcla óptima”

¢

Dirección por consenso a mejores resultados

–Uso de la autoridad y libertad que se concede –disciplina –saber escuchar –manifestarse con honestidad –agotar el proceso de análisis –buscar el logro de metas del grupo

ORGANIZACIÓN BASADA TE è Organización

por funciones / organización por proceso è Proceso: interacción personasequipos, procedimento apropiado, actividades necesarias, transformar insumos - productos o servicios con valor agregado è Ayudar a la organización a cumplir con su misión QM 4.10

Definición de equipo è Un

grupo - 2 o más personas interactuan- cierto tiempo - influencia total è Grupo pequeño - personas - habilidades complementarias- comprometidas - causa y meta común - aportan è Un equipo - coordinación intereses individuales en la búsqueda de un propósito común QM 4.11

Definición de equipo è

Resumen de los conceptos de participación, involucramiento y comportamiento cooperativo, p 103

Definición de Equipo (Johnson y Johnson): Un grupo consta de dos o más personas que interactúan y se influyen mutuamente, cada una con roles específicos y bajo normas comunes, y que se ven a sí mismos como una unidad que persigue metas comunes para satisfacer sus aspiraciones y necesidades indivuales.

QM 4.12

2

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Beneficios de la TDD en grupo

Tipos de equipos Individuos–Interdependencia–cinco enfoques 1. Grupos de una misma área funcional 2. Grupos de diferentes áreas funcionales 3. Grupos temporales 4. Grupos: trabajo interdependiente 5. Grupos: habilidades complementarias, determinada meta

Exito y fracaso compartidos Miembros => mostrar habilidades => compromiso è Empresa por procesos => TE => logro è Equipos comunicación è Intercambio de información - mejora autocontrol, actuar y corregir el rumbo è Sentimiento - poder de grupo è

è

Resumen de Beneficios de TDD en equipo y Situaciones y tareas propicias para el TE, p. 105

QM 4.13

QM 4.14

Tipos de equipos Tres tipos de equipos: Miller y Howard, 1991 1. Equipos funcionales, personas con trabajos iguales, misma habilidad 2. Equipos interfuncionales, personas con diferentes habilidades y funciones, pero fijados en el mismo proceso y a los mismos clientes. 3. Equipos multifuncionales,personas asignadas a un proceso, con habilidades diferentes, pueden realizar funciones diversas. QM 4.15

Tipos de equipos Operación: – Un comité directivo de calidad que administre todo el proceso de mejoramiento por medio de equipos – Grupos de promoción del concepto de trabajo en equipo – Equipo de facilitadores de la operación de los equipos – Grupos de asesores que den apoyo técnico a los equipos de mejoramiento de procesos – Equipos especiales de tareas específicas QM 4.16

Tipos de Equipos

Equipos

Para la administración del programa de trabajo en equipo

Comité directivo de calidad Promoción Facilitamiento Asesoría Especiales

Para el trabajo en equipo:

Funcionales Permanentes Interfuncionales Multifuncionales

Mejoramiento continuo Innovación QM 4.17

Temporales

Tipos de equipos

Proyecto interno Proyecto con cliente y/o proveedores QM 4.18

– Formales/ informales: Oficiales/voluntarios, ajenos a la estructura – Autoridad y poder: – participativos - sugerir acciones de mejoramiento. – facultados - tomar decisiones sobre algún proceso particular. – autodirigidos - decisiones operativas en los procesos diseñados por la administración. – Círculos de calidad: su función es identificar, analizar y resolver problemas con el trabajo en equipo con el fin de mejorar el aspecto productivo y el de calidad. – Equipos de alto desempeño: aprender a escuchar, respetar las opiniones buscando una armonia del grupo llegando a un, grado óptimo de efectividad y empieza a aportar soluciones.

3

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Infraestructura para un programa de TE

Infraestructura: trabajo en equipo Líderes, visión, unificación, facultamiento, exploración y mejoramiento è Espíritu productivo y la forma de vencer obstáculos è Aprendizaje toma tiempo è Habilidad para seleccionar y resolver problemas è Colaboración y comunicación è

è

Creación infraestructura un programa de TE – etapas de desarrollo y formación de equipos de trabajo – desarrollo de la infraestructura para el trabajo en equipo – puesta en marcha del TE para el mejoramiento de la calidad

è è

Capacitación, participación e involucramiento Superación de obstáculos – Pérdida del entusiasmo, conflictos interpersonales, extravío del objetivo, sentimiento de poco apoyo. Resumen Capacitación.. Y Superación..., p.117

Resumen de Organizaciones basadas en una cultura de TE, p. 111 QM 4.19

QM 4.20

Modelo de Tjosvold para crear una organización con cultura TE

Lideres

Visión

Mejoramiento

Unificación

Preguntas relacionadas con TE 1. ¿Qué es? Participacion, Involucramiento y Colaboración 2. ¿Cuáles son los beneficios de trabajar en un equipo? 3. ¿Cuando es recomendable trabajar en equipo? 4. ¿qué plantea el modelos de Tjosvold para las organizaciones que trabajan en equipo? 5. ¿Cuáles son las consideraciones para la capacitación TE? 6. ¿Cuál es el enfoque de la capacitación para el TE? 7. ¿Cuáles son los obstáculos mas comunes para el TE? 8. ¿Cuáles son las recomendaciones para vencer los obstáculos mas comunes para el TE?

Facultamiento

Exploración

QM 4.21

QM 4.22

Infraestructura para un programa de TE

Infraestructura: trabajo en equipo

– Dinámica de operación y coordinación de los equipos de trabajo – Definición y revisión de objetivos – Roles, responsabilidad y caracteríticas de comportamiento de los miembros del equipo. – Planeación de las reuniones. – Elementos de reuniones y normas operativas – Mecánica operativa - Reconocimientos a los esfuerzos de los miembros QM 4.23

è

Desarrollo requiere:

– asignación de responsabilidades – asignación de recursos Comité directivo Equipos de asesores è Coordinador o líder è Proyecto

è è

QM 4.24

4

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Infraestructura: trabajo en equipo

Infraestructura: trabajo en equipo

Puesta en marcha: mejoramiento de la calidad è Recomendaciones è

è

1. Estructura de comunicación 2. Tipo de toma de decisiones 3. Estándares de evaluación 4. Asignación de recursos 5. Financiamiento 6. Orientación y supervisión

1. Reconocer la meta 2. Asiganción por habilidad 3. Monitorear 4. Código de conducta 5. Aprender TE 6. Información 7. Conocerse personalmente 8. Retroalimentación, recompensas y reconocimiento QM 4.25

QM 4.26

Infraestructura de un programa de trabajo en equipo

Preguntas: è

Comité Directivo de calidad

Capacitadores

Diseño de productos nuevos

Costos de calidad

è

Coordinador del CDC

Tecnología de proceso

Facilitamiento de la labor de equipo

Equipos especiales

è

è

è è

Asesores

Promotores

Facilitadores è è

Equipos

è

Líder o coordinador QM 4.27

Implantación: procesos

Grupo

Miembros del equipo

Grupo

Grupo

è

1. ¿Cuál es la estructura general de una agenda para el TE? 2. ¿Cuáles son los tres principios básicos de la operación de un equipo? 3. ¿Qué son los sistemas de reforzamiento hacia los miembros de un equipo? 4. ¿Cuáles son las características de un “buen” coordinador o líder del TE? 5. ¿Cuáles son las habilidades para facilitar el TE? 6. Escriba las guías para el funcionamiento exitoso de un equipo de trabajo 7. ¿Cuál es el valor cultural del TE? 8. Como trabajar en equipo requiere de habilidades personales, ¿cuáles son las dimensiones de esas habilidades personales? 9. Enuncie un ejemplo de código de conducta 10. Escriba un resumen de manejo de conflictos del TE, medición de resultados del TE y el TE como soporte del cambio,

QM 4.28

5