Tutorial Para el Cálculo Anual de Sueldos y Salarios en Neodata Nómina 2008
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Este documento es una guía paso a paso para hacer el cálculo anual de sueldos y salarios, a fin de obtener la información que le permita presentar la declaración anual de sueldos y salarios. Actualizado para presentar la informativa de salarios del año 2011.
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Se deben tener los siguientes requisitos previos para la generación correcta del cálculo Anual de Sueldos y Salarios: Todas las nóminas correspondientes al año que se va a declarar deben estar capturadas en el sistema, incluyendo finiquitos, aguinaldos y nóminas especiales En el catálogo de empleados deben estar capturados correctamente los datos personales de los empleados (nombres y apellidos, CURP, y RFC) Tener instalada la última versión del sistema de Neodata Nómina 2008; al momento de generar este documento la versión de fecha 24 de Agosto de 2010 1. Verifique que en el catálogo de conceptos están marcados los conceptos que inciden en el cálculo anual de sueldos y salarios, no olvide vincular los conceptos que serán exentos tal como lo muestra la siguiente imagen.
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2. Se debe tener capturada la tabla correspondiente para el ISR Anual 2010, en caso de no existir deberá crearse, active la ventana desde el menú Catálogos/Tablas Globales.
Y en la ventana que se abre ubique las tablas que corresponden al ejercicio, deberá tener las tres tablas como se muestra en la siguiente imagen, la que utilizará para éste cálculo será la tabla ISRA2010 [ISR Anual].
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Verifique en el menú Herramientas/Opciones/Tablas ISR que sí está vinculada la tabla en el campo correspondiente al ISR anual, si aún no la tiene, debe ligarla y después haga clic en Aceptar.
3. Enseguida se debe realizar una Auditoría de Nóminas en el menú Herramientas se encuentra esta opción.
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Este proceso muestra la siguiente ventana, en ella capture el año del ejercicio a declarar y después de clic en el botón AUDITAR, y el sistema le indicará si hay alguna nómina abierta, montos inconsistentes por empleado entre otros.
Nota: Los montos inconsistentes se refieren a las nóminas se han manipulado manualmente para modificar los ingresos o los egresos de los empleados sin tener en cuenta que los cálculos sean correctos. En cuanto a las nóminas abiertas el sistema no las tomará en cuenta para el cálculo del acumulado de ingresos por lo que es importante verificar que esas nóminas estén cerradas o bien asegurarse que no afecta el cálculo anual si se encuentran abiertas. Esta información es una advertencia del sistema para hacer una revisión antes del calcular el acumulado de ingresos y no impide de ninguna manera la generación del cálculo.
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4. Después de esto se llenarán los datos requeridos en el catálogo Pagos del patrón el catálogo deberá quedar lleno sin omisiones. Despliegue el menú Catálogos y elija la opción Pagos del Patrón.
Una vez que haya seleccionado ésta opción el sistema mostrará la siguiente ventana:
En ella se deben relacionar los conceptos de la declaración anual con los conceptos de percepciones que correspondan haciendo clic sobre el botón que está en la siguiente columna a la derecha del concepto. Ejemplo: el concepto de sueldos, salarios, rayas y jornales deberá vincularse con los conceptos 1, 7 y 15 y cualquier otro que se hubiera creado por este concepto de percepciones de sueldo como los destajos.
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Cuando se da clic en el botón junto al concepto se abre la ventana para vincular los conceptos, haga clic en el botón Aceptar para guardar los cambios o Cancelar para reiniciar el proceso. NOTA: En la versión más reciente del sistema, de fecha 24 de agosto de 2010 ya aparecen los conceptos vinculados, sin embargo, es importante cuidar no omitir la vinculación de ningún concepto ya que el cálculo acumulado de ingresos podría resultar erróneo.
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5. Cuando se han completado los pasos anteriores se tiene que generar el Cálculo Acumulado de Ingresos es decir, el cálculo total de percepciones exentas y gravadas de cada trabajador en el ejercicio. Ubique el menú Procesos y elija la opción Acumulado de Ingresos.
Esta opción despliega una ventana que le mostrará el Ejercicio, RFC Empresa y Razón Social, una vez que los haya capturado haciendo clic en el botón Nuevo ejercicio de la barra de iconos de herramientas que aparecen en la parte superior de ésta ventana.
Habilite con este botón el ejercicio que se calculará
Los iconos de la barra de herramientas de esta ventana tienen las siguientes funciones:
El primero sirve para capturar un nuevo ejercicio, es decir, para capturar por primera vez un ejercicio para el cálculo Acumulado de Ingresos en el sistema y después de darle clic aparece la ventana en la que tenemos que teclear el ejercicio a calcular.
El siguiente
guarda los parámetros después de haber realizado el cálculo.
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Este otro permite asignar otros patrones a los trabajadores que estén en la situación de trabajar para más de un patrón.
Esta herramienta
Este botón
calcula el acumulado de ingresos.
hace un cálculo solamente por el empleado seleccionado.
Este icono nos permite guardar (cerrar) el proceso una vez que se ha hecho el cálculo para evitar que se mueva.
El siguiente icono desde el primer paso.
elimina el cálculo generado si se quiere hacer nuevamente
Y el último icono genera un archivo con extensión .CSV compatible con Excel, si es que usted desea exportar los datos de éste cálculo.
Cuando damos clic en el botón Nuevo Ejercicio para capturar el ejercicio a calcular.
nos aparece el siguiente cuadro
Hay que teclear manualmente el ejercicio y pulsar el botón OK para confirmar y entonces se cargan automáticamente el RFC y la Razón Social de la Empresa en la ventana para el Cálculo Acumulado de Ingresos y en la parte de abajo todos los empleados capturados en la base de datos que además participan en por lo menos una nómina del periodo a calcular en el sistema.
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En esta ventana hay que proceder al cálculo y el sistema mostrará una barra con el progreso del cálculo.
Es muy importante no cerrar el sistema o forzarlo a hacer otro proceso mientras se ejecuta el cálculo acumulado de ingresos, pues se podrían generar errores de carácter técnico que afecten el cálculo; una vez terminado el proceso, en las columnas aparecen los montos arrojados como resultado del cálculo; es importante que guarde y cierre el proceso utilizando los iconos de herramientas descritos anteriormente. Nota: Si lo desea puede eliminar la lista del cálculo o bien volver a capturar el ejercicio iniciando todo el proceso para rehacer el cálculo, en ese caso utilice nuevamente el botón Nuevo Ejercicio siguiente mensaje:
para capturar nuevamente el ejercicio y el sistema le mostrara el
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Si usted hace clic en Sí, el sistema borrará todos los valores obtenidos del cálculo previo y usted podrá volver a calcular el Acumulado de Ingresos, esta opción es útil cuando se hace alguna modificación que se omitió en el primer proceso; ejemplo: cerrar nóminas ordinarias o de aguinaldos que se encuentren abiertas. 6. Enseguida abra el menú Procesos y seleccione Cálculo de Impuesto Anual.
Se abre una aplicación aparte en una ventana independiente del sistema de Neodata Nómina 2008 y solo tiene un menú: Archivo despliegue este menú y utilice la opción Nuevo para crear una base de datos nueva para continuar con el Cálculo Anual. Es una base de datos con extensión .mdb [Microsoft Access] y no es la misma base que usa para el cálculo de sus nóminas, se sugiere que la guarde en un directorio distinto a su base de nóminas.
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Una vez creada la base de datos el sistema envía el un mensaje confirmando que la base de datos se creó correctamente, después de haber creado esa base de datos el sistema muestra más elementos en el menú de esta ventana, mismos que sirven para continuar trabajando con el proceso.
7. En esta misma ventana vaya al menú Procesos y seleccione Importación y el sistema abrirá una ventana para la importación de las tablas de ISR Anual.
En el primer campo indique la Ruta de su base de datos de Nómina, con la que usted calcula sus nóminas y en la que existen las tablas de ISR explicadas en el punto No. 2 de este tutorial.
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Después de establecer la ruta del archivo de nómina podrá seleccionar la tabla de ISR y las columnas de la misma desplegando las flechas que aparecen a la derecha de los campos, además deberá marcar las casillas que aparecen más abajo, todos los datos se llenarán sin excepción alguna, pulse con el cursor en el botón Aceptar para guardar los cambios y salir de esta ventana el sistema envía un mensaje confirmando que la operación se realizó correctamente.
8. Después, en el menú Ver seleccione Pagos del patrón y en la ventana que se abre relacione los conceptos de la nómina importados, con los rubros de pagos del patrón, como se muestra en la imagen.
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9. A continuación abra el menú Procesos y escoja Consolidar bases de datos. Este proceso consolida la información de varias bases de nómina para generar una sola declaración anual. Indique la ruta de la carpeta donde están las bases de nómina que desea consolidar, en el caso de que utilice más de una base de datos para sus nóminas, por el contrario si solo maneja una base de datos elija esta base para ejecutar este proceso.
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Después capture el ejercicio a consolidar y en seguida pulse el botón Consolidar Bases de Nómina.
Nota: Es muy importante que en la carpeta seleccionada solo se encuentre la base o las bases de nómina que se van a consolidar, de lo contrario el sistema mostrará errores, si el proceso se sigue correctamente el sistema mostrará el mensaje que indica que la consolidación fue correcta
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10. Continúe con el menú Procesos y elija Calcular pagos del patrón y en este paso capture el ejercicio y el después de clic en el botón Calcular. El sistema calculará los pagos de las distintas prestaciones agrupadas.
El sistema podría presentar un mensaje como el siguiente, en ese caso se tiene que retomar el proceso desde el paso 8, verificando minuciosamente que estos conceptos queden bien vinculados en la ventana ‘Pagos del patrón’ mientras los conceptos no se vinculen el cálculo de los pagos del patrón no se realizará
Por el contrario cuando los conceptos se hayan vinculado correctamente se mostrará el siguiente mensaje:
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11. Despliegue nuevamente el menú Procesos elija la opción Ver Datos consolidados
En la ventana desplegada escriba el año a calcular en el campo Ejercicio, en seguida haga clic en cualquier otro campo de la misma ventana o utilice la tecla TABULADOR y el sistema cargará automáticamente en la parte de abajo a cada uno de los empleados resultado del cálculo de Acumulado de Ingresos efectuado según el punto No. 5 de esta guía, y en el caso de manejar dos o más bases de datos de nómina aquí se mostrará la información consolidada de todos estos archivos de nómina.
En esta ventana ubique la columna realizar cálculo y marque todos los empleados usando el botón Marcar/Desmarcar que se encuentra en el encabezado de la misma ventana, seleccione a todos los empleados haciendo clic con el cursor en la esquina superior izquierda de las columnas de este modo se seleccionan todos los empleados y después se marcan.
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En caso de que no todos los empleados sean objetos del cálculo marque los empleados a calcular utilizando el cursor del mouse o deslícese utilizando las teclas de dirección y marque con la barra espaciadora de su teclado Cuando haya marcado a los empleados a calcular ejecute el cálculo presionando el botón Realizar Cálculo Anual, que también está en el encabezado de la ventana, dependiendo de la cantidad de información y de las características de su equipo el sistema puede tardar unos minutos para hacer el cálculo, al terminar el sistema muestra el siguiente mensaje:
Continúe con el proceso, haga clic en el botón Exportar a Excel en el encabezado de la misma ventana y a continuación en el recuadro que aparece indique una ruta o directorio y un nombre para generar y guardar el archivo de Excel que se creará con este proceso como se muestra en la imagen de abajo.
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El sistema debe confirmarle que su archivo fue creado correctamente con el siguiente mensaje:
Nota: Usted puede abrir el archivo de Excel creado y corroborar la información que el sistema ha generado, las columnas y su formato están diseñadas considerando los parámetros establecidos por el SAT, bajo su propia responsabilidad puede modificar la información generada pero no el formato del libro de Excel, tome en cuenta que de este documento se generarán los archivos finales para presentarse al SAT. 12. Finalmente vaya nuevamente al menú Procesos y seleccione la opción Generación de archivo consolidado en Excel y SAT
En el cuadro que el sistema despliega genere un nuevo archivo de Excel para el consolidado de la información de clic en el primer botón Generar archivo consolidado y el sistema le mostrará una nueva ventana.
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Indique en primera instancia la ruta del archivo de Excel generado en el paso anterior (punto No. 11) pulsando el botón Carpeta Origen. Después de un clic en el botón Archivo Destino y en un directorio diferente al anterior cree un nuevo archivo que se guardará con la información de libro anterior, incluyendo las modificaciones hechas por usted; haga clic en el botón Aceptar y el sistema confirma la creación del archivo consolidado, con un mensaje.
Cierre la ventana y continúe trabajando en el proceso en la ventana de la generación del archivo consolidado, pulse ahora el botón Generar archivo para el SAT y el sistema le mostrará otra ventana.
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En ella de clic en el icono Archivo Origen y ubique la ruta del archivo de Excel consolidado creado en la ventana anterior, después haga clic en Archivo Destino y ahora indique la ruta y el nombre para el archivo *.TXT (ASCII) [como se observa en la imagen anterior] que se generará a partir de la información del libro de Excel y este será el archivo que se subirá a la aplicación que proporciona el SAT para subir la información perteneciente a la declaración anual de sueldos y salarios de su empresa. De clic en el botón Aceptar y el sistema mostrará en la misma ventana una barra de progreso que indica que el sistema está generando el archivo *.TXT (ASCII) y al final el sistema mostrará el siguiente mensaje indicando que el archivo se creó satisfactoriamente
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