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VIII Conferencia Internacional de Bibliotecología “Biblioteca Digital: Perspectivas, Experiencias y Oportunidades" Santiago de Chile, 24-26 octubre 2001

UNA BIBLIOTECA VIRTUAL: NACE O SE HACE? Ana María Talavera Ibarra Profesora de Bibliotecología y Ciencia de la Información Pontificia Universidad Católica del Perú Abstract: En la última década, hemos sido testigos de grandes avances en la tecnología de las telecomunicaciones, el desarrollo de la World Wide Web (WWW), y la aparición de cada vez más información en formato digital, los que, aunados a la madurez en los sistemas de automatización de bibliotecas y los catálogos en línea (OPACs), han proporcionado las bases para la creación de servicios de información especializados como las actuales bibliotecas virtuales. En distintas partes del mundo aparecen a diario bibliotecas virtuales en una gran diversidad de temas; sin embargo casi no se cuenta con literatura especializada que oriente el desarrollo de dichas bibliotecas. Este trabajo intenta presentar de manera práctica y basado en la experiencia, la metodología seguida por la autora para la creación de una biblioteca virtual que realmente responda a los intereses de los usuarios. Abordará inicialmente la problemática de la definición de una biblioteca virtual, debido a la diversidad de términos, con diferentes connotaciones entre sí, que se utilizan para nombrar este concepto. Para efectos de este trabajo y para nombrar las experiencias que se presentan, se ha decidido utilizar el término biblioteca virtual. Entendida ésta como un ambiente electrónico en donde convergen documentos digitales de todo tipo (texto, imagen, audio, objetos tridimensionales, etc.) que están disponibles en diversos lugares remotos, pueden ser consultados desde diversos puntos geográficos a través de las redes de telecomunicaciones, y ofrecen entornos de investigación y generación de conocimiento, facilitando la interacción entre usuarios con un interés temático definido. La parte principal del trabajo ofrece una descripción de las experiencias realizadas por la autora en la creación de una biblioteca virtual. Se abordan aspectos de planificación, metodología, y consideraciones prácticas a tomar en cuenta en el desarrollo y puesta en marcha de una biblioteca virtual. El título del trabajo nos lleva a presentar dos experiencias concretas, una de ellas en que la biblioteca virtual "nace" y la otra en la que se "hace". Es decir, en la primera, se comienza el proyecto como una iniciativa de una institución que no tiene una biblioteca "física" o clásica, mientras que en la otra, el proyecto toma como base una biblioteca real existente que va adaptando y convirtiendo sus colecciones y servicios a los requerimientos de la biblioteca virtual que se pretende crear.

Introducción Estamos viviendo en una era de explosión de información, que desde la creación de documentos en formato digital, y en especial desde la aparición de la World Wide Web (WWW), han significado un enorme reto para el profesional de la información, no sólo en el acopio y organización de esa información para ponerla al servicio de los usuarios, sino especialmente en diseñar métodos de acceso rápidos y sencillos para recuperar la información requerida en el momento preciso. Algunos intentos para facilitar el acceso y recuperación en los últimos años, han sido los llamados “portales” (gateways en inglés), que en realidad son directorios de enlaces hipertextuales, que agrupan páginas Web sobre un determinado tema y que tienen la intención de facilitar el acceso (o la "navegación") a la información. Algunos otros intentos han sido, por ejemplo, el de clasificar las páginas Web con el sistema Dewey (i.e. CyberDewey), o crear una descripción simplificada de los objetos digitales a través de los metadatos, o facilitar el acceso a varios catálogos usando protocolos como el Z39.50, sin embargo, hasta ahora no se ha logrado una eficiente recuperación del material existente.

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Una de las formas de facilitar el acceso a la información, ha sido a través de las llamadas “bibliotecas virtuales”, es decir, una biblioteca, en la que los recursos bibliográficos no están presentes en un espacio físico delimitado –al que normalmente conocemos como biblioteca--sino que dichos recursos pueden estar presentes en cualquier lugar del ciberespacio y que ofrece además de los servicios tradicionales de una biblioteca, posibilidad de consultar los documentos en formato digital, y acceder a diversos documentos desde lugares remotos. Ofrece igualmente posibilidades de interacción entre los usuarios y la institución que ofrece este servicio. De hecho las bibliotecas virtuales se actualizan en la mayoría de los casos, gracias al aporte y comunicación con sus usuarios. La intención de este trabajo, es presentar consideraciones de carácter metodológico relacionadas con la planificación y puesta en marcha de una biblioteca virtual. Basada en dos experiencias concretas, se intenta demostrar dos casos, uno de una biblioteca virtual que nace y otro que se hace. Definiciones básicas: Biblioteca Virtual, digital, electrónica, etc. No existe en la actualidad un concepto claro de lo que es una biblioteca virtual. Existe en la literatura varias definiciones de términos tales como bibliotecas electrónicas, bibliotecas digitales, bibliotecas virtuales, bibliotecas híbridas, etc. Es mayor el problema al no saber si son casi sinónimos, si se refieren a lo mismo, o si son conceptos diferentes. Por lo tanto, pasaremos a tratar de definir estos términos. En 1993 K. Gapen definía a la biblioteca virtual como “el concepto de acceso remoto al contenido y servicios de bibliotecas y otras fuentes de información, combinando una colección local de materiales actuales y bastante usados--tanto impresos como en forma electrónica--con una red electrónica que provee acceso a la información, y la distribuye desde cualquier información y fuentes de nivel mundial externa y comercial.” Wahlde y Schiller (1993) coinciden en definir a la biblioteca virtual como aquella “biblioteca del siglo XXI en que las tecnologías de computadoras y de telecomunicaciones hacen posible el acceso a una amplia gama de recursos de información”. Para Marchinioni (2000), las bibliotecas virtuales son extensiones de las bibliotecas físicas y son originadas por el matrimonio de las misiones, técnicas y cultura de las bibliotecas físicas con las capacidades y culturas de la computación y las telecomunicaciones. Harley (citado por Wahlde y Schiller 1993) dice: la biblioteca virtual es aquella “en la que el usuario tiene la ilusión de acceso a una colección de información más grande de la que está presente, de una manera inmediata y simultánea” ... "tiene acceso al universo del conocimiento, sin demora y en su escritorio.” . Mientras muchos creen que una biblioteca virtual, es simplemente una biblioteca que posee documentos electrónicos, o que toda su colección es electrónica, y se abocan a digitalizar la documentación impresa, otros van más allá y definen a la biblioteca virtual en todo su contexto. La Digital Library Federation (DLF), considera que la biblioteca virtual contiene diversos tipos de materiales, los que unidos a otros recursos digitales y con la tecnología apropiada, permiten al usuario acceder a la información en forma transparente. Consideran que su meta es el acceso universal a los servicios de información, y especialmente al documento (u objetos digitales) completo y no a la representación de los mismos. (en Watstein, Calarco y Ghaphery, 1999).

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Términos como el de biblioteca digital y biblioteca electrónica son usados indistintamente como sinónimos, sin embargo, para Hípola, Vargas-Quesada y Senso (2000), el concepto de biblioteca digital implica el uso de las telecomunicaciones, es decir, el acceso a la información en “forma remota e independiente del lugar y número de conexiones”. Mientras que en las bibliotecas electrónicas, se ofrece mayoritariamente información en formato electrónico, a menudo ubicados en un solo lugar físico. De la misma forma, se utiliza con mucha frecuencia los términos bibliotecas digitales y bibliotecas virtuales, para referirse a un mismo concepto, cuando no son exactamente iguales. Para efectos de este trabajo y acorde con varios autores, el término "biblioteca virtual" se refiere a un ambiente digital en donde se acopia, almacena y organiza información en formato digital de diverso tipo (texto, audio, video, etc.), disponible en diferentes lugares remotos y que gracias a las facilidades de las telecomunicaciones, puede ser consultada desde cualquier lugar del mundo. Estas bibliotecas ofrecen un número de servicios que suplementan a los ofrecidos por las bibliotecas tradicionales, y que están especialmente dirigidos a la absolución de consultas concretas y a crear entornos de trabajo, investigación y generación de nuevo conocimiento entre los usuarios que las consultan. Con este concepto nos adherimos plenamente a la definición de la profesora de la Universitat Oberta de Catalunya, Dora Pérez (2000), quien concluye diciendo: "Entendemos como biblioteca digital aquella que contiene elementos digitalizados, es decir, contenidos completos de todo tipo, que incluso, a veces tienen una forma cambiante a causa de su constante actualización (...) ; y como biblioteca virtual, aquella que da un valor añadido a la biblioteca digital complementándola con servicios bibliotecarios y documentales, en los cuales interviene, de forma constante el elemento humano, que ayuda y complementa la acción del usuario, dándole estos servicios de forma virtual (a distancia), y que aprovecha la respuesta virtual de los usuarios para organizar la información y los contenidos que éste necesita, o para darle las herramientas necesarias para obtener información" ([email protected], acceso 12 agosto 2000) Por otro lado, hay una tendencia a confundir las bibliotecas virtuales con los portales o gateways, si tuviéramos que delimitar estos conceptos en términos de tamaño de menor a mayor, tendríamos primero a las páginas Web, luego a los portales y finalmente a las bibliotecas virtuales. En la biblioteca virtual se hace hincapié en los servicios especializados que brinda, el acceso remoto a las colecciones, y su ubicación en diversos puntos del ciberespacio. Mientras que en la página Web, aunque incluya enlaces a recursos remotos, su objetivo es mostrar lo que posee o brinda la institución que la ha creado. Definida la biblioteca virtual, pasaremos a desarrollar los aspectos de creación y organización de la misma. Como nos recuerda Lloret (1999), es un trabajo de gran envergadura, que implica pensar en diversos aspectos de carácter económico, técnico, administrativo, legal, de seguridad, entre otros. Se requiere primero conocer las necesidades de nuestros usuarios y analizar luego nuestras posibilidades para realizar el trabajo arduo y permanente que significa crear la biblioteca virtual.

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REQUERIMIENTOS DE UNA BIBLIOTECA VIRTUAL Tanto N. Lloret (1999) como Hípola, Vargas-Quesada y Senso (2000) coinciden en mencionar que hay que tener en claro el trabajo y costos que significan poner en marcha una biblioteca virtual, ya sea que la biblioteca exista y por lo tanto hay que realizar el proceso de reconversión y digitalización, o que la biblioteca "nazca" en cuyo caso hay que considerar la adquisición de documentos digitales para formarla. De acuerdo a Nuria Lloret (1999), es necesario considerar los siguientes aspectos para tomar decisiones concretas: 1. Aspectos técnicos, entre los que incluye: la colección (en soporte electrónico o digitalización de las existentes), la tecnología para la digitalización, la capacidad de almacenamiento del sistema, las necesidades de hardware y software, y los sistemas de seguridad tanto para la información como para el usuario. 2. Aspectos económico-legales, en donde hay que considerar los diversos costos en los que se va a incurrir, como la infraestructura, la digitalización, las suscripciones electrónicas, la actualización del sistema, así como diversas fuentes de financiamiento y la posibilidad de conformar consorcios para compartir gastos. Mientras que en los aspectos legales hay que tomar en cuenta los temas de copyright y derecho de autor, seguridad de la información, acceso libre o pagado?, etc. 3. Aspectos de accesibilidad del usuario, aquí se incluyen consideraciones relacionadas con el diseño de la interfaz del usuario, la normalización de los datos para facilitar su recuperación, la prueba del sistema y opciones de retroalimentación; y la capacitación o autocapacitación del usuario. Estos requerimientos fueron considerados en la metodología usada por la que suscribe en algunas experiencias concretas. La metodología considera un proyecto que se desarrolla en etapas y en donde cada etapa tiene un objetivo específico a cumplir y un producto concreto a obtener.

METODOLOGÍA PARA LA CREACIÓN DE UNA BIBLIOTECA VIRTUAL 1. Planificación de la Biblioteca Virtual: Se inicia el proyecto estableciendo con detalle los objetivos y requerimientos de la biblioteca virtual así como las expectativas de la misma. Es decir, se requiere la elaboración de un proyecto específico que incorpore requerimientos técnicos, económicos, legales, costos y cronograma; y la preparación de una propuesta detallada con especificaciones de personal, hardware y software necesarios, almacenamiento, procesos, costos, etc., además de características de contenido, estructura y servicios que ofrecerá la biblioteca virtual que se pretende formar. La planificación del proyecto debe comenzar con la selección de un equipo de trabajo conformado tanto por bibliotecólogos como informáticos, que elaboren un diagnóstico de la realidad y preparen una propuesta en base a esos.

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2. Puesta en marcha de la Biblioteca Virtual: En esta etapa se delimitarán características específicas de la biblioteca virtual, como la estructura, contenidos, servicios a ofrecer, interfaces de acceso y búsqueda, etc. además de señalar los procesos concretos a realizar para poner en marcha la biblioteca virtual. Entre estos procesos se cuentan los de desarrollo de colecciones (selección, adquisición de material), digitalización, procesamiento técnico (indización), adecuación de material existente, así como servicios específicos de búsqueda bibliográfica, préstamo interbibliotecario, diseminación selectiva, etc. Es probablemente la etapa que ocupará la mayor parte del tiempo previsto en el cronograma, especialmente en el caso de una biblioteca virtual que se "hace", pues existe material bibliográfico, bases de datos, servicios, etc. físicos o tangibles que deberán de adaptarse a los requerimientos de la biblioteca virtual. 3.

Lanzamiento y Mantenimiento de la Biblioteca Virtual: Esta última parte del proyecto, se concentra en los aspectos externos y el desarrollo futuro de la biblioteca virtual. Es decir, la etapa del diseño o forma de la biblioteca virtual, incluyendo apariencia interna y externa de las pantallas, texto, imágenes, etc. Igualmente se crearán los formatos que el usuario necesitará para solicitar los servicios que ofrece la biblioteca, así como facilidades de capacitación o autocapacitación, a fin de que el usuario obtenga el mejor provecho de ella. Con relación al mantenimiento, se recomienda continuar con el equipo de trabajo inicialmente considerado para el proyecto, incorporando adicionalmente artistas gráficos, publicistas, psicólogos, referencistas y otro personal que se requiera, tanto para el diseño como para la actualización y creación de nuevos servicios en la biblioteca virtual. Será necesario contar igualmente con mecanismos de retroalimentación que permitan modificaciones acordes con los requerimientos de los usuarios. Es conveniente una encuesta u otro medio formal de evaluación inmediatamente después del lanzamiento de la biblioteca virtual y otro medio permanente de evaluación y comentarios que aseguren un mantenimiento adecuado de la misma.

Pasaremos a continuación a la descripción de las dos experiencias mencionadas.

EXPERIENCIAS: CASO A: Una biblioteca virtual que nace: Este caso se refiere a un trabajo en equipo realizado por un grupo de estudiantes de Bibliotecología de la Pontificia Universidad Católica del Perú. El objetivo principal era cumplir con un trabajo de curso, bajo las directivas de la que suscribe, aunque posteriormente fue tomado como un proyecto que se espera que pronto pueda ser puesto en marcha. No se consideran todas las etapas mencionadas en la metodología, al tratarse de un proyecto de curso y no de una empresa o institución. La temática de esta biblioteca virtual es la de Bibliotecología y Ciencia de la Información, en ella se han considerado temas que normalmente se estudian en las Escuelas de Bibliotecología o se discuten en diversos eventos profesionales. Está pensada especialmente en las necesidades del que practica la profesión y requiere de información moderna y pertinente a su trabajo diario.

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A1. PLANIFICACIÓN DE LA BIBLIOTECA VIRTUAL Durante el desarrollo del curso se fue proporcionando a los alumnos lecturas apropiadas al tema a desarrollar, así como pequeñas tareas de búsqueda bibliográfica, búsqueda de software, etc. con el fin de que vayan recopilando información que sería posteriormente sería incluida en la biblioteca virtual a formar. El grupo de trabajo estuvo conformado por 4 alumnos de Bibliotecología, e incluyó además un estudiante de informática y uno del área de diseño gráfico. Para hacer el estudio de la realidad, se realizaron entrevistas personales a bibliotecólogos y alumnos de Bibliotecología para averiguar sus necesidades de información, así como las expectativas que tenían de una biblioteca virtual en este campo. El objetivo específico era realizar un proyecto concreto que incorporara aspectos técnicos y de procesos y servicios a desarrollar. Por lo tanto las entrevistas se concentraron en: (i) los contenidos que tendría la biblioteca virtual, (ii) la estructura que se iba a crear, (iii) y los servicios que se ofrecerían en la misma. A1.1 Aspectos Técnicos: Algunos de estos aspectos fueron estudiados sin mucho detalle al tratarse de un trabajo de curso universitario y no de un proyecto empresarial, sin embargo se tomaron en consideración varios de los aspectos mencionados por N. Lloret. Se estimaron por ejemplo, las capacidades de almacenamiento que debía tener el servidor así como otro hardware necesario. Se pensó un servidor con capacidades aproximadas a 200 gigabytes, expandible según las necesidades de la biblioteca virtual. Con relación a otro hardware necesario, se averiguaron precios de "routers" o ruteadores, y sistemas eficientes de telecomunicaciones, aunque no se llegó al detalle, pues se considera que esta biblioteca virtual estará alojada en una institución que cuente con ese hardware y facilidades de acceso (posiblemente la propia universidad). Con relación al software, temporalmente se consideró que podría ser montada sobre bases de datos en WinIsis y específicamente para el acceso a la información en la biblioteca virtual, se desarrollarían formatos HTML, y motores de búsqueda con SQL. A1.2 Aspectos legales y de seguridad: Se consideró que debería implementarse sistemas de seguridad como el DOI (digital object identifier) para la copia ilegal de información, aunque se estudiaron otros software de encriptación y autenticación. En el caso del usuario, se ha previsto una seguridad que garantice la identidad de la persona y de los datos que recupera, con un software tipo "firewall", especialmente si se implementa algún servicio pagado, en donde el usuario deba ingresar datos personales. En cuanto a derecho de autor, hay que trabajar detenidamente con las leyes actuales del país y del extranjero, y solicitar autorización expresa de los autores, tanto para digitalizar los documentos (reproducción), como para incluirlos en la biblioteca virtual. En cuanto a las bases de datos comerciales (en CD-ROM o vía Web), habrá que ampliar las licencias de uso. A.1.3 Financiamiento: Como se menciona, solamente fueron estimados algunos costos de hardware y software, digitalización y personal para la creación y actualización del sistema. Se establecieron algunos contactos con el fin de estudiar posibilidades de compartir gastos con instituciones especializadas en el tema. A2. PUESTA EN MARCHA DE LA BIBLIOTECA VIRTUAL Esta etapa implica desarrollar un conjunto de actividades que lleven al funcionamiento de la biblioteca virtual previamente propuesta. Los pasos seguidos en este caso fueron:

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A2.1 Contenido: Para determinar el contenido más apropiado, aparte de los resultados obtenidos en las entrevistas, se consultaron diversas bibliotecas virtuales en el área (en inglés, español, portugués, y japonés). Se encontró por ejemplo, que para la realidad peruana había muy poca información disponible sobre proveedores de insumos para bibliotecas (estantes, etiquetas, máquinas, etc.), así como de software especializado, consultores, cursos y eventos, etc. De la misma manera, para el interesado en estudiar la carrera, tampoco existía un sitio que explicara los contenidos de la profesión, posibilidades de trabajo y perfeccionamiento en el tema. Se pudo comprobar que existía, por un lado, la necesidad de tener documentos a texto completo, pues las colecciones en bibliotecas reales son bastante limitadas y casi no existe información de la realidad latinoamericana. Por otro lado, existía la necesidad de tener un sitio único donde buscar información referencial, catálogos y directorios de bibliotecas y de profesionales, etc., aunque esa información está disponible en la Web, no es fácilmente localizable por los interesados. Se puede apreciar en el anexo 1 el mapa de la biblioteca virtual y los temas considerados en el contenido. Se decidió iniciar la biblioteca virtual con información disponible electrónicamente y posteriormente digitalizar documentación valiosa. Se dará prioridad a documentos en español y especialmente peruanos, pues éstos no son incluidos en las bases de datos internacionales. De la misma forma se consideró tener un acápite para los trabajos de curso (de las Escuelas de Bibliotecología), resúmenes de tesis, y en los casos en que se obtenga el debido permiso del autor, se incluirían tesis y artículos completos en formato PDF. A2.2 Estructura: Se determinó que la biblioteca virtual debía permitir un acceso directo, rápido y sencillo al contenido siguiendo una estructura jerárquica sistemática. Con ese criterio, la página inicial lista los temas más importantes de la carrera, como bibliotecas, la profesión, educación, portales, colecciones digitales, referencias, noticias, etc. Dentro de cada sección se siguió un orden lógico, como por ejemplo, dentro de "Educación en Bibliotecología", existen subdivisiones a: Escuelas, Cursos y programas y Becas, etc. (ver anexo 1 mapa de la biblioteca virtual). A2.3 Procesos: A2.3.1 Desarrollo de colecciones: Se decidió utilizar inicialmente documentos disponibles electrónicamente, y posteriormente digitalizar impresos publicados en Perú y Latinoamérica, así como adquirir bases de datos especializadas con documentos a texto completo. Dentro de este material se considera bases de datos en CD-ROM, que incluyen tanto información secundaria como resúmenes de artículos de revistas o tablas de contenido, como información primaria. Igualmente se iniciará actividades de adquisición cooperativa (consorcio), con otras instituciones en el área, así como cooperación con la base de datos Infobila (México). A2.3.2 Digitalización: Se consideró que al momento de digitalizar sería conveniente contratar un servicio externo para no incurrir en gastos de equipo y personal a cargo. Tratar que toda la documentación original esté en formato PDF para no permitir su modificación. Se considera que se llegará a unos 10,000 documentos digitalizados (incluyendo folletos, ponencias a congresos, artículos en revistas, y otros materiales). Se dejó de lado el tema de la adecuación del material existente, al no existir una biblioteca física. Sin embargo, se contempló la necesidad de crear acceso temático tanto al material nuevo a digitalizar, como a documentos actualmente disponibles en Web. En este sentido, la sección de "colección digital", incluirá una base de datos para la recuperación temática usando SQL.

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Igualmente habrá necesidad de uniformizar los criterios de descripción y recuperación de información, para incluir no sólo información textual, sino también audio, imágenes y vídeo, con un sistema eficiente de recuperación y una interfaz única. A2.4 Servicios: Se identificaron como usuarios potenciales a las personas que trabajan o estudian este campo profesional, que va desde las bibliotecas, centros de información, archivos, centros de acopio, videotecas, etc. hasta las bases de datos y bibliotecas virtuales. Igualmente el público en general que se interese por estudiar esta carrera o entrar a laborar en este campo. Inicialmente se ofrecerá el servicio de referencia tanto general como especializada para el Bibliotecólogo, además de proporcionar la información recopilada con este fin, como revistas electrónicas, listas de interés, catálogos, bibliografías, entre otros. Igualmente se tomó la decisión de dar todos los servicios gratuitos contando con el apoyo de una institución que cuente con los materiales y equipo necesarios. En la medida que se vaya desarrollando la biblioteca, se establecerán otros servicios especializados y se considerará un pago por ellos. A3. LANZAMIENTO Y MANTENIMIENTO: A.3.1 Diseño y acceso: En este punto se trabajó con un publicista y diseñador para dar a las páginas una presentación agradable que reflejara el contenido de la biblioteca virtual. Se mantuvo una visualización muy sencilla y obvia, para que el usuario no necesite "navegar" por toda la biblioteca para ubicar la información que requiere. En las páginas interiores se mantuvo el mismo estilo que en la página inicial. En cuanto al acceso, éste es libre y cualquier persona puede ingresar. Se ha previsto un contador de usuarios y una página de registro con el fin de saber los datos de las personas que usan el sistema. Es necesario tener personal estable que A.3.2 Mantenimiento y capacitación: constantemente esté alimentando de información nueva a la biblioteca virtual, sino ésta perdería su valor. Se requiere igualmente ir actualizando el software y el hardware para poder brindar un servicio eficiente. La biblioteca tendrá que ir agregando capacidad de almacenamiento y rapidez de conexión conforme vaya aumentando su contenido, por lo tanto requerirá personal de informática que se encargue permanentemente de estos aspectos. Será necesario igualmente capacitar a los usuarios sobre la forma de consultar la biblioteca virtual, especialmente sobre su contenido, estructura y uso de las bases de datos. En este sentido, se han previsto ayudas o "tutores" de autocapacitación, así como asistencia personalizada cuando la requieran. A.3.3 Retroalimentación: La evaluación de la biblioteca virtual debe ser un proceso permanente. A través de la retroalimentación (feedback) por parte de los usuarios se contará con información relevante sobre sus necesidades y opiniones de la biblioteca virtual. Este proceso se llevará a cabo en dos etapas, por un lado una encuesta inicial, inmediatamente después del lanzamiento, y otra permanente para tener información sobre el uso que se le está dando a la biblioteca virtual y su aceptación por parte de los usuarios. Ambas tendrán un formato electrónico y serán procesadas por la persona encargada de dar referencia.

CASO B: Una biblioteca virtual que se "hace": En este caso, se trata de un centro de información especializado perteneciente a una entidad para-estatal que se encarga de proporcionar información en las áreas de industria y comercio.

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Su interés por crear una biblioteca virtual, es justamente el de proporcionar información especializada a los clientes internos y externos de la institución. Se pensó especialmente en aquellos clientes considerados público objetivo de la institución, como son: las empresas industriales, universidades y en general todas las empresas que deben usan las normas de fabricación, así como el público en general que debe hacer respetar sus derechos como consumidores de esos productos. La institución cuenta actualmente con una página Web en Internet que proporciona información general sobre sus objetivos, misión, dependencias, servicios, etc.; así como una página en Intranet que responde a las necesidades de los usuarios internos, y que permite acceder a legislación, documentos texto completo, documentos internos, etc. Igualmente desde la Intranet se puede hacer uso de algunos de los servicios del Centro de Información (CI), incluyendo el pedido de préstamo, aunque los catálogos están disponibles en Internet. Este proyecto, aunque liderado por el CI, intenta dar una organización coherente y transparente de toda la información que maneja la institución, tanto generada por ellos como la que reciben de terceros. Se desea especialmente brindar posibilidades a los clientes y público en general, de consultar electrónicamente información específica, sobre expedientes o contar con información suplementaria para presentar sus trámites o solicitudes de registro, o conocer datos de empresas similares, etc. Sin embargo, se seguirá manteniendo la biblioteca (o CI) real que será la base de la biblioteca virtual a crear y el proveedor de constante de documentación y servicios, conformándose así lo que se denomina una biblioteca "híbrida". B1. PLANIFICACIÓN DE LA BIBLIOTECA VIRTUAL Al estar el CI directamente involucrado en el desarrollo del proyecto, su jefe y el personal profesional, son miembros del equipo de trabajo de la biblioteca virtual. Aparte del personal estable, se trabajó con una consultora quien desarrolló el proyecto que acá se detalla, y una especialista en informática, que se está encargando de la digitalización, almacenamiento, creación de formatos HTML entre otros. Se prevé la inclusión de otra persona de informática para ir alimentando la biblioteca. El estudio de la realidad se llevó a cabo con bastante detalle, en dos etapas claramente definidas: clientes internos y clientes externos. El objetivo no era sólo saber sus necesidades de información, sino conocer el flujo de información dentro de la institución, de tal forma de poder organizar la información existente e incluirla en la biblioteca virtual facilitando su uso por parte de todos los interesados. Para los clientes internos se preparó una encuesta con 12 preguntas en 3 secciones claramente diferenciadas: (i) sobre la información que producía cada oficina; (ii) sobre la recepción y/o distribución de la información dentro de su oficina; y (iii) sobre las necesidades específicas de información de cada oficina. Para los clientes externos la encuesta constó de 5 preguntas, en 2 secciones: (1) sobre sus requerimientos de información y (2) sobre la información que generaban. B1.1 Aspectos Técnicos: Se tomó en consideración varios de los aspectos mencionados por Lloret (1999), entre ellos capacidad de almacenamiento y hardware y software requerido, así como el desarrollo de algunas aplicaciones propias para brindar seguridad en el acceso a la información y en el acceso por parte de los usuarios. Se decidió ampliar la capacidad de almacenamiento del actual servidor hasta aproximadamente 300 gigabytes, expandible según se requiera. Uno de los aspectos más importantes a considerar es asegurar que la información esté segura y con copias de resguardo permanentes, y el otro, asegurar rapidez y seguridad en el acceso. Con relación a esto se estudió el software de comunicaciones y se ha previsto mejorar las condiciones de acceso al servidor, aunque no se ha

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trabajado al detalle en este aspecto. Se decidió iniciar el proyecto con los equipos y materiales existentes, para después solicitar un financiamiento a una entidad extranjera. Con relación al software especializado la consultora recomendó la utilización de un sistema integrado de gestión bibliotecaria (SIGB), por las ventajas que representa para el manejo de la información de toda la institución, así como de todos los procesos propios de una biblioteca (adquisiciones, préstamos, control de autoridades, etc.); sin embargo por restricciones presupuestarias, se decidió continuar con MicroIsis, añadiéndole una nueva interfaz de búsqueda que ha sido desarrollada en el país, y que permite un enlace al texto completo del documento. Se decidirá por la adquisición de un software de las características de un SIGB cuando se reciba el financiamiento externo, pues la cantidad de información que se incluirá sería inmanejable con un software pequeño como MicroIsis. Por otro lado, la institución decidió crear interfaces nuevas, basadas en formatos HTML, que permiten el acceso a bases de datos al texto completo. No se trata de los tradicionales catálogos de bibliotecas, sino bases de datos especialmente creadas para recuperar información de ponencias (en power point), informes, documentos internos, legislación, etc. Éste era un requerimiento especialmente mencionado en las encuestas, por los clientes internos y externos. B1.2 Aspectos legales y de seguridad: Existen en la actualidad diversos medios de seguridad para asegurar la integridad de los datos, como el DOI (digital object identifier) o sistemas de autenticación o encriptación. Aunque no se ha tomado ninguna decisión al respecto, si se han previstos sistemas de seguridad para proteger los datos del usuario, especialmente cuando realice un pago. Por otro lado, el tener los documentos en formato PDF garantiza cierta seguridad temporal pues el avance de la tecnología siempre pone en riesgo esa seguridad. Están bajo estudio software que permitan la seguridad con DOI o encriptación, así como medios de asegurar la estabilidad electrónica de los datos. En cuanto a derechos de autor y derecho de reproducción, se está trabajando en conseguir las autorizaciones respectivas para no infringir la ley. Además se han revisado las normas internacionales sobre protección de la información impresa y electrónica y se están haciendo recomendaciones para las normas peruanas. En cuanto a las bases de datos comerciales (en CD-ROM o vía Web) a las que se suscriba, habrá que ampliar las licencias de uso para poderlas poner a servicio al público en general o limitar su uso solamente a los usuarios internos. B1.3 Financiamiento: La institución está asumiendo los costos de la implementación de la biblioteca virtual con recursos propios y espera conseguir un financiamiento exterior para ampliarla. Se estimaron costos para el hardware y software necesarios, aunque como se indicó, el presupuesto interno ha permitido solamente a la adquisición de una nueva interfaz de búsqueda, con un posterior financiamiento externo se considerará la adquisición de un SIGB. Los procesos de digitalización de tablas de contenido y algunos documentos internos han sido igualmente asumidos por la propia institución, previéndose que la digitalización a mayor escala, sea asumida por un proveedor comercial. Se están estudiando igualmente las posibilidades de adquisición de suscripciones electrónicas, realizando contactos para compartir gastos a través de consorcios que permitan una adquisición compartida. Se espera trabajar en un grupo efectivo de cooperación, y conseguir convenios con instituciones extranjeras ( ya se ha logrado algunos) para que faciliten sus materiales en CDROMs o vía Web a un costo reducido o libre de costo. B2. PUESTA EN MARCHA DE LA BIBLIOTECA VIRTUAL: Existen una serie de actividades que se deben realizar para implementar la biblioteca virtual, especialmente cuando se cuenta con una biblioteca física o "real". En este caso, siguiendo los

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detalles o características previamente considerados en la propuesta, se consideraron los siguientes pasos: B2.1 Contenido: Los contenidos de una biblioteca virtual, son la parte más importante de la misma. Por lo tanto, luego de saber las necesidades de información de sus clientes, el reto de esta institución consistía justamente en recopilar y dar una estructura coherente a la información requerida. Se revisaron diversas bibliotecas virtuales en el área, tanto peruanas como extranjeras, especialmente aquellas que daban servicios de provisión de documentos y consulta directa. Se encontró como resultado de las encuestas, que los clientes necesitaban conocer trámites a realizar o modelos similares a los registros que estaban presentando, así como el requerimiento de consultar normas, reglamentos, documentos internos, etc. a texto completo. Los clientes especializados que normalmente hacen uso de la información de esta institución, requieren de servicios de valor añadido, como búsquedas bibliográficas a pedido, selección y/o valorización de la información o envío de la misma a sus oficinas (por correo normal, fax, correo electrónico, etc.), por lo tanto, están dispuestos a pagar por dichos servicios, siendo la biblioteca virtual esencial para ellos. Se puede apreciar en el anexo 2 un resumen del mapa de la biblioteca virtual con los contenidos y secciones consideradas en la misma. En este mapa se presenta solo dos de los servicios especializados, aunque en realidad serían 6, uno por cada área prioritaria de la institución. Igualmente se consideran secciones generales con material de la institución, catálogos y bibliografías, material de referencia general, consultas, etc. B2.2 Estructura: La base conceptual sobre la cual se sustenta esta biblioteca virtual, es justamente la de proporcionar un acceso directo, único y rápido a los contenidos de la misma, proporcionando servicios especializados, algunas veces libres y otros con acceso restringido. Por lo tanto, se diseñó una estructura jerárquica que mostrara de manera concisa y directa los contenidos y que fuera desplegando los temas específicos en subsecuentes niveles jerárquicos. Es así que en la página inicial, se listan temas generales de la institución, como noticias, convenios, directorios, publicaciones, etc.; luego se presenta el material referencial existente como catálogos, bibliografías y bases de datos a texto completo; al mismo tiempo se consideran secciones fijas y de acceso directo tanto para novedades de la biblioteca virtual, como para material general (referencia rápida, enlaces, servicios, etc.). La parte esencial la constituyen las 6 secciones de servicios especializados, las que incluyen no sólo material pertinente al tema específico, sino que además tienen enlaces a información sobre búsqueda o trámites propios de esa área temática (generalmente disponibles en Intranet o Internet), lo que facilita al cliente la ubicación de la información que requiere en un solo sitio, no necesitando navegar por toda la biblioteca virtual o la página Web de la institución. (ver anexo 2 mapa de la biblioteca virtual). B2.3 Procesos: Como se ha mencionado, esta etapa es la que toma mayor tiempo, especialmente cuando se trata de una biblioteca física, hay que considerar aspectos de selección y adecuación del material existente para su inclusión en la biblioteca virtual, se detallan acá algunos de los procesos más importantes. B2.3.1 Desarrollo de colecciones: Las colecciones deben responder a los requerimientos de los usuarios, y en este caso, representan áreas temáticas diversas que requieren de información especializada tanto de carácter legal como industrial; por lo que se requiere un arduo trabajo de búsqueda y acopio de material pertinente. Se ha considerado tanto el uso de material disponible electrónicamente en CD-ROM o vía Web, así como la digitalización de colecciones en papel.

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Existen bases de datos especializadas en el área, entre los cuales hay que seleccionar las más importantes y que se enmarquen dentro del presupuesto asignado. Igualmente se utilizará aquello que está disponible libremente en la WWW, para lo cual ya se ha iniciado el trabajo de búsqueda y navegación en la Web, para incluir enlaces a información relevante. B2.3.2 Digitalización: El material a digitalizar todavía está en estudio, aunque se ha empezado a elaborar políticas precisas al respecto, especialmente para material que produce la institución. Se ha recomendado la utilización de un servicio externo de digitalización para no incurrir en gastos de equipo y personal, que se decidirá en su momento. Conjuntamente con este proceso, se deberá retomar los estudios sobre capacidad de almacenamiento, copias de seguridad, y procesamiento de la colección. Se ha iniciado la digitalización de las tablas de contenido que forman parte del servicio de alerta informativa, así como la conversión de algunas normas y legislación, toda esta documentación estará en formato PDF para no permitir su modificación ni copia ilegal. Se considera que se llegará a cerca de 20,000 documentos digitalizados (incluyendo folletos, ponencias a congresos, artículos de revistas, y otros materiales propios de la institución). B2.3.3 Adecuación: La adecuación del material existente o su modificación para incluirlo en la biblioteca virtual, es un proceso largo y costoso, que se viene desarrollando prácticamente desde la aprobación del proyecto. Incluye adecuación de los catálogos, bases de datos, documentos en formato electrónico, procesamiento técnico, servicios, etc. Pasaremos a explicar varios de ellos. a) Catálogos: El CI cuenta con catálogos referenciales, desarrollados separadamente por tipo de materiales (libros, títulos de revistas, artículos de revistas, documentos internos, etc.). Para desarrollar los servicios especializados en la biblioteca virtual, se decidió iniciar la separación o especialización de los catálogos, en lo que podríamos denominar un corte horizontal, es decir se crearon catálogos temáticos, los que incluyen todo tipo de documentos sobre un determinado tema. Este proceso ha llevado también al trabajo de estandarización de la descripción física, puntos de acceso, y especialmente descripción temática (tesauro) entre todos los catálogos existentes, y los nuevos que se han ido creando. Este trabajo se sigue desarrollando, y requiere aún de una mayor revisión para poderlos incluir en la biblioteca virtual. b) Bases de datos: En este caso, se han creado interfaces especiales para recuperar información a texto completo, las mismas que ya se encuentran a disposición de los clientes en Intranet. De un servicio inicial para recuperar las ponencias, se han desarrollado otras interfaces para los informes técnicos, documentos internos y boletines de información. c) Documentos electrónicos: Tanto los documentos recientemente digitalizados, como aquellos recuperados de la WWW, necesitaban adecuarse a la estructura de la biblioteca virtual para ser consultados, por lo tanto ha sido necesario convertirlos del formato electrónico original (Word, Power point, Excel, entre otros) al formato PDF. Además se ha reservado un almacenamiento fijo para dicho material, a fin de evitar la volatilidad de las direcciones en la WWW, para posteriormente incorporarlos a la interfaz respectiva mencionada en el punto b. Se proseguirá con la conversión de otros documentos en formato electrónico (legislación, noticias, etc.), además de iniciar su procesamiento técnico para permitir su recuperación temática, como se explica en el punto d. d) Procesamiento Técnico: Este trabajo implica la descripción física, descripción temática (indización), digitación, estandarización, almacenamiento y revisión de cada documento

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que se va a incluir. No se puede esperar que información especializada como la de esta institución se recupere a través de lenguaje libre o palabras del texto completo. Hay necesidad de indizar con descriptores tomados de un tesauro especializado, para recuperar temáticamente el documento. Esto lleva a un trabajo mental de organización de la información que es bastante especializado, costoso y consume mucho tiempo, pero necesario. Habrá que tomar las provisiones del caso (personal, equipo, almacenamiento, etc.) para continuar con la estandarización de la descripción y recuperación de información, que lleve al uso de una interfaz única o muy similar para el acceso y recuperación de todos los materiales (texto, audio, imagen, etc.) disponibles en Web o en CD-ROM, así como los recientemente digitalizados. B2.4 Servicios: Como se menciona anteriormente, los usuarios de la institución están identificados y definidos por categorías y áreas temáticas de especialización. Además las encuestas proporcionaron una información detallada de sus necesidades de información y los servicios que esperaban de la institución, por lo tanto el CI debía reestructurar los servicios que proporcionaba. En la actualidad el CI ofrece sus servicios a través de visitas personales, teléfono o correo electrónico, mientras que los documentos recuperados son enviados vía fax o anexos al correo electrónico. Con el inicio de este proyecto, el CI procedió a mejorar e incrementar sus, por ejemplo, el servicio de alerta informativa, consistente en boletines de nuevas adquisiciones y tablas de contenido de revistas, que se ofrecía a los clientes internos via Intranet, está actualmente disponible libremente para los clientes internos y externos. Igualmente se han implementado servicios más especializados, como el perfil del usuario (restringido con clave de acceso), que se mantendrá permanentemente actualizado para ofrecer el servicio de DSI y de provisión de documentos. Por otro lado, se ha previsto ofrecer otros electrónicamente servicios personalizados pagados, como búsquedas bibliográficas a pedido y préstamo interbibliotecario, aunque se proseguirá dando acceso libre a servicios de información generales como consulta, referencia, acceso a los catálogos (referenciales y de texto completo), foros de discusión, enlaces especializados, búsqueda en catálogos especializados, etc. Por lo tanto, esta biblioteca virtual tendrá un conjunto de servicios orientados especialmente a sus usuarios objetivos, así como al público en general. B3 LANZAMIENTO Y MANTENIMIENTO: B3.1 Diseño y acceso: Para asegurar que la biblioteca virtual tuviera una apariencia atractiva y eficiente para el usuario, se encargó el diseño a una especialista. En la página inicial se consideran tanto los servicios especializados en la parte central y de manera resaltada, como las secciones fijas que se encuentran en un recuadro lateral tipo índice. Se ha mantenido los colores institucionales, logotipo, tipos de letra, etc., además de la seriedad de una biblioteca para especialistas. Sin embargo se incluyen algunas figuras en movimiento con botones y elementos de ayuda para la navegación y movimiento dentro de cada página. Los formatos siguen el diseño de sus equivalentes en papel y permiten su envío automático al correo electrónico del CI. En las páginas interiores se mantienen también los colores institucionales y colores suaves de fondo. En cuanto al acceso, como ya se explicó, es libre para la mayor parte de la biblioteca; pero es restringido y sujeto a pago para algunos de los servicios especializados. Se ha previsto contar con un contador de usuarios que usan el sistema y posiblemente un registro de usuarios para conocer su filiación.

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A.3.3 Mantenimiento y capacitación: El mantenimiento de la biblioteca virtual es esencial, constantemente se necesita ir alimentando con información nueva, revisar los enlaces existentes, agregar nuevos servicios (o modificarlos), etc. En este caso se ha previsto la contratación de una persona de informática que trabaje en estas tareas. Esta misma persona se encargaría de la actualización del software y hardware, así como de las interfaces de búsqueda y de supervisar el almacenamiento y copias de resguardo. Por otro lado, se dará prioridad a la digitalización y procesamiento de información actualmente en papel, con el fin de tener al día la biblioteca virtual y de irla actualizando de acuerdo a los requerimientos de los clientes. Este trabajo requiere dos bibliotecólogos y un auxiliar, los que se están dedicando especialmente a la actualización de las bases de datos pertinentes. Para dar capacitación sobre el contenido y forma de usar la biblioteca, se ha previsto hojas informativas (help) al inicio de cada servicio y/o catálogo, con ejemplos de búsqueda y consejos para realizar búsquedas más eficientes. Así mismo se dan indicaciones sobre forma de adquirir los documentos en venta, formas de pago, etc. Siempre existirá una asistencia personalizada (presencial o por correo electrónico), para cualquier consulta que se presentara. A.3.4 Retroalimentación: Cualquier sistema nuevo o modificado necesita de una evaluación detallada, de tal forma de poder adecuar sus contenidos y servicios a las necesidades de sus usuarios. En este caso se tendrá una evaluación exhaustiva, por parte de la consultora, después del lanzamiento oficial de la biblioteca virtual, y se mantendrán encuestas electrónicas y formato de comentarios para una retroalimentación (feedback) constante. Igualmente habrá necesidad de personal a cargo de esta sección, pues se debe dar respuesta a los comentarios, así como informar periódicamente de cambios y/o mejoras en el sistema. CONCLUSIONES y RECOMENDACIONES A través de esta presentación y acorde con lo que mencionan la mayoría de los autores, se ha podido constatar que el trabajo de poner en marcha una biblioteca virtual no es un trabajo trivial y necesita de muchos recursos y dedicación de diversos tipos de profesionales trabajando en un equipo cohesionado. Se puede concluir a este respecto, que es necesario poner especial cuidado en la definición de aspectos técnicos como la colección, el software y hardware a usar y seguridad de los datos; así como la organización o estructura que se le va a dar a la biblioteca virtual. Es decir, los elementos más importantes lo constituyen la información que se incluirá en la biblioteca virtual y la forma o estructura como se presentará a los usuarios. Igualmente queda claro, que sea que la biblioteca virtual nazca o se haga, conlleva una serie de procesos similares que requieren una dedicación permanente del equipo de trabajo a cargo. Se puede sin embargo concluir que "hacer" una biblioteca virtual representa mayor trabajo de preparación y organización que una biblioteca virtual que se inicia. El "hacer" una biblioteca virtual no significa solo el digitalizar documentos existentes, sino la selección, adecuación, descripción física y temática de los mismos, para asegurar su recuperación temática eficiente, sin la cual la biblioteca virtual perdería su valor. Los procesos de adecuación de la información existente, representan una actividad costosa y que requiere especial dedicación para su inclusión en la estructura de la biblioteca virtual. Los servicios que se ofrezcan en la biblioteca virtual deben suplementar aquellos que se ofrecen en bibliotecas tradicionales, de ninguna manera reemplazarlos. En este caso se ha dado inicio a una biblioteca híbrida que representa la tendencia actual. Finalmente se recomienda, que antes de iniciar un proyecto de tal envergadura, se consideren los recursos económicos y de personal necesarios para el mismo; y especialmente se estudie la posibilidad de compartir costos y la puesta en marcha con instituciones similares.

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