Unidad 14: Funciones de Fecha y Hora 14.0 Introducción Uno de los campos más comunes e importantes en las bases de datos, en los controles de ventas, en los archivos de los proyectos de administración, etc. son las fechas y horas. Excel puede reconocer estos datos de fecha y hora y relacionarlo con la fecha/hora actual o entre sí, lo que abre un montón de posibilidades para entender y analizar sus datos. Una de las razones por la que los usuarios se confunden con frecuencia con las fechas y las horas es que la misma fecha, introducida en un cierto formato, puede aparecer en muchos formatos diferentes:

Otra confusión se produce por el hecho de que no puede “encontrar” (usando la función de búsqueda de Excel) el “8” en una celda que contiene la fecha “8/2/10”. En esta unidad vamos a llegar al fondo de estas confusiones.

14.1 Añadir a, restar de Las fechas, como los números, se pueden añadir a o restar de. Supongamos que tenemos una base de datos de ventas con una columna ORDENADO POR FECHAS (ver la imagen © 2010 Excel with Business

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debajo). Supongamos, además, que cada uno de los valores de ORDENADO POR FECHAS se haya introducido incorrectamente, que la fecha real de los pedidos había sido una semana antes de los que aparece en la base de datos. Podemos introducir sencillamente la fórmula: =C2-7 (tenga en cuenta que la “unidad” de la fecha es un día – así que la diferencia que existe, una semana, es 7) Esto dará:

Para añadir se usa el mismo procedimiento.

14.2 AHORA, HOY Supongamos que hoy fuese el 7 de febrero 2010. Usted podría, por supuesto, escribir eso en la siguiente columna (K) que esté disponible. Luego podría usar eso para calcular, digamos, el número de días que quedan antes de la entrega (utilizando la columna E): =E2-K2

Pero eso no sería correcto mañana o el día después, etc. Y ¿si decidimos que la columna L se actualice automáticamente a medida que se acerque la entrega? Entonces usaríamos: =HOY() Lo que da la fecha de hoy. Mañana, los valores de la columna K mostrarán la fecha de mañana. A la vez que los valores de la columna L se reducirán todos en 1. Esto seguirá de forma indefinida (hasta el punto de que la columna L llegue a mostrar valores negativos). Si necesitase ser más preciso, la función: =AHORA() © 2010 Excel with Business

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le dará tanto la fecha como la hora: HOY

07/02/2010

AHORA

07/02/2010 16:22

14.3 Número de serie ¿Le ha ocurrido alguna vez que las fechas le hayan aparecido como unos códigos largos (probablemente 5 dígitos)? Eso es algo corriente. Podría aparecerle como las columnas que se han resaltado abajo:

Tales números – conocidos como Números de Serie – corresponden al número de días que ha habido entre la fecha en la celda y el 1 de enero de 1900. Esto le sirve a Excel para realizar los cálculos, pero de poco le sirven al usuario humano. Podemos convertir dichos números en fechas al resaltarlos y luego:

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14.4 Desglose del número de serie Excel puede extraer el año, el mes, la semana, el día, la hora, el minute y los segundos de cualquier celda de fechas. Las funciones son sencillamente: =AÑO(número de serie) =MES(número de serie) =NUM.DE.SEMANA(número de serie) =DÍA(número de serie) =HORA(número de serie) =MINUTO(número de serie) =SEGUNDO(número de serie) Así que si tuviésemos 08/02/1979 07:48:23 en la celda C1 la fórmula de arriba extraería el elemento relevante de dicha celda:

Esto podría serle útil si estuviese interesado en, digamos, analizar específicamente las ventas por la mañana, para calcular el tiempo de respuesta para las llamada o para contar los vinos por año.

DÍAS.LAB Puede usar Excel también para calcular los días laborables de la red. Supongamos que tiene que calcular cuántos días hubo antes de que cada pedido de la base de datos de ventas fuera a entregarse. Entonces: = DÍAS.LAB(K2:E2;0) Donde: © 2010 Excel with Business

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K2 es la fecha de inicio E2 es la fecha final 0 es el número de vacaciones es ese periodo (introducido manualmente)

Esto es especialmente útil en los archivos de los proyectos de administración en el que son importantes las fechas límite.

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