Unidad 5

• Generalidades del estudio y evaluación del control interno

ESTUDIÓ Y EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNÓ Las labores de control se enfrentan siempre a fuerte oposición: Por parte de los eficaces y honestos porque lo consideran innecesario, inhibitorio o degradante; de los ineficaces porque no se percatan de su utilidad; de los deshonestos porque les estorba.1

1. CONCEPTO “El estudio y evaluación del control interno2 se efectúa con el objeto de cumplir con la norma de ejecución del trabajo que requiere que: `El auditor debe efectuar un estudio y evaluación adecuado del control interno existente, que le sirva de base para determinar el grado de confianza que va a depositar en él y le permita determinar la naturaleza, extensión y oportunidad que va a dar a los procedimientos de auditoría”.3 2. DEFINICIÓN DE CONTROL INTERNO “El control interno comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada se adoptan en una entidad para salvaguardar sus activos, verificar la razonabilidad y confiabilidad de su información financiera, promover la eficiencia operacional y provocar adherencia a las políticas prescritas por la administración”.4 3. OBJETIVOS BÁSICOS DEL CONTROL INTERNO De la definición anterior se desprenden cuatro objetivos básicos que llevan el control interno. Estos se comentarán no llevando precisamente el orden de la definición, sino un enfoque secuencial:

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Autor no identificado. Se recomienda completar el estudio de este tema con su símil contemplado en el capítulo III, 4. Técnicas a Aplicarse en la Planeación de la Auditoría, D) Estudio y Evaluación del Sistema de Control Interno, del libro Auditoría 1 Santillana, de Juan Ramón Santillana González, ECASA, México, segunda edición 1996. 3 Comisión de Normas y Procedimientos de Auditoría, Instituto Mexicano de Contadores Públicos, Boletín 3050 Estudio y Evaluación del Control Interno, párrafo 1, I.M.C.P., México, 1996. 4 Comisión de Normas y Procedimientos de Auditoría, Instituto Mexicano de Contadores Públicos, Boletín E-02 Estudio y Evaluación del Control Interno, párrafo 9, I.M.C.P., México, 1991. (dicha definición se refiere a “...un negocio...” con clara alusión a empresas lucrativas. Se cambia la frase a “...una entidad...” para darle un alcance de aplicación universal). 2

Objetivo 1. Provocar y asegurar el pleno respeto, apego, observancia y adherencia a las políticas prescritas o establecidas por la administración de la entidad. La razón es obvia; el contar con sólidas y bien estructuradas políticas -respetables y respetadas- permitirá una administración y operación ordenada, sana y con guías que normarán, orientarán y regularán la actuación. Objetivo 2. Promover eficiencia en la operación. Las políticas y disposiciones instauradas por la administración serán la base, soporte y punto de partida para operar. Dichas políticas habrán de identificar metas y estándares de operación básicos para medir el desempeño y calificar la eficiencia, eficacia y economía; elementos éstos indispensables hacia la óptima sinergia operativa integral. Objetivo 3. Asegurar razonabilidad, confiabilidad, oportunidad e integridad de la información financiera, administrativa y operacional que se genera en la entidad. La información es básica e indispensable para conocer la gestión y el desempeño sucedido; el cómo se encuentra la entidad en la actualidad; y una base fundamental para la toma de decisiones que garanticen su bienestar futuro. La información dirá qué tan buenas y acertadas han sido las políticas establecidas; y qué tan eficiente ha sido la operación. Una entidad sin buena información hace endeble su existencia y subsistencia. Objetivo 4. Protección de los activos de la entidad. Este cuarto objetivo se da, de hecho, con la observancia de los tres objetivos anteriores: Es indiscutible que debe haber políticas claras y específicas, y que se respeten, que involucren el buen cuidado y alta protección y administración de los activos, por ejemplo en los flujos de fondos; las cuentas y documentos por cobrar; los inventarios; los inmuebles, maquinaria y equipo; etc. Las políticas deben tender hacia una óptima eficiencia en la operación con los activos. Y, obviamente, los activos deben estar registrados en la contabilidad y que se informe qué se está haciendo con ellos; activos no registrados correctamente son activos sin control. Los objetivos 1 y 2 se refieren al control interno administrativo. Los objetivos 3 y 4 constituyen el control interno contable. La conjunción de ambos deriva en el Sistema Integral de Control Interno, 4. OBJETIVOS GENERALES DEL CONTROL INTERNO5 Según lo enunciado anteriormente, el control interno contable comprende el plan de organización y los métodos, procedimientos y registros establecidos para identificar, reunir, analizar, clasificar, registrar y producir información cuantitativa de las operaciones que realiza una entidad económica tendentes a la protección de los activos y a la confiabilidad de los registros financieros. Todo ello enmarcado dentro del ambiente de control interno administrativo que gobierna y regula las operaciones de la entidad. 5

Estos objetivos están contemplados en la referencia de pie de página 4, párrafos 12 a 29. Por tratarse de una bibliografía descontinuada (a excepción de los Objetivos del Sistema Contable), se transcriben dejando constancia del crédito correspondiente.

Por lo tanto, el Sistema Integral de Control Interno habrá de ser diseñado en función a los objetivos que a continuación se enuncian: A) ÓBJETIVOS DEL SISTEMA CONTABLE6 Para que un sistema contable sea útil y confiable, debe contar con métodos y registros que: 1. Identifiquen y registren únicamente las transacciones reales que reúnan los criterios establecidos por la administración. 2. Describan oportunamente todas las transacciones en el detalle necesario que permita su adecuada clasificación. 3. Cuantifiquen el valor de las transacciones en unidades monetarias. 4. Registren las transacciones en el periodo correspondiente. 5. Presenten y revelen adecuadamente dichas transacciones en los estados financieros. B) ÓBJETIVOS DE AUTORIZACIÓN Todas las operaciones deben realizarse de acuerdo con autorizaciones generales o específicas de la administración: 1. Las autorizaciones se deben dar de acuerdo con criterios establecidos por el nivel apropiado de administración. 2. Las transacciones deben ser válidas para conocerse y someterse a su aceptación con oportunidad. 3. Todas y solamente aquellas transacciones que reúnan los requisitos establecidos por la administración, deben reconocerse como tales y procesarse oportunamente. 4. Los resultados del procesamiento de transacciones deben informarse en tiempo y forma y estar respaldados por archivos adecuados. C) ÓBJETIVÓS DE PRÓCESAMIENTÓ Y CLASIFICACIÓN DE TRANSACCIONES Todas las operaciones deben registrarse para permitir la preparación de estados financieros de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados o de cualquier otro criterio aplicable a dichos estados; y para mantener en archivos apropiados datos relativos a los activos sujetos a custodia: 1. Las transacciones deben clasificarse en forma tal que permitan la preparación de estados financieros de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados y el criterio de la administración. 6

Ibid 3, párrafos 8 y 9.

2. Las transacciones deben quedar registradas en el mismo periodo contable cuidando específicamente que lo sean aquellas que afectan más de un ciclo. Cuando existan enlaces entre diferentes ciclos, habrán de identificarse plenamente éstos para verificar que se han hecho “cortes” de operación adecuados. D) ÓBJETIVÓS DE SALVAGUARDA FÍSICA El acceso a los activos sólo debe permitirse de acuerdo con políticas prescritas por la administración; cuidando de manera específica el pleno apego y respeto a las debidas autorizaciones. E) OBJETIVOS DE VERIFICACIÓN Y EVALUACIÓN Los datos registrados relativos a los activos sujetos a custodia deben compararse, a intervalos razonables, con los activos físicos existentes. Tomar medidas apropiadas y oportunas respecto a las diferencias que se detecten. Asimismo, deben existir controles relativos a la verificación y evaluación periódica de los saldos que se informan en los estados financieros. Este objetivo complementa en forma importante a todos los objetivos contemplados en el presente apartado. El contenido de los informes y de las bases de datos y archivos deben verificarse y evaluarse periódicamente. 5. ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO7 Para una mejor comprensión de los factores que intervienen en el control interno administrativo de las entidades económicas, a continuación se presentan los elementos más relevantes que forman parte del mismo: A) ORGANIZACIÓN Los elementos de control interno administrativo en que interviene la organización están constituidos por: Dirección Es asumir la responsabilidad de la política general de la entidad y de las decisiones tomadas en su desarrollo.

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Estos Elementos del Control Interno, que es Administrativo, están contemplados en la referencia de pie de página 4, Apéndice 1. Por tratarse de una bibliografía descontinuada se transcriben, con las debidas adaptaciones al tema, dejando constancia del crédito correspondiente.

Coordinación Consiste en adaptar las obligaciones y necesidades de las partes integrantes de la organización a un todo homogéneo y armónico; que prevea los conflictos propios de invasión de funciones o interpretaciones contrarias a las asignaciones de autoridad. División de Labores Es definir claramente la independencia de las funciones de operación, custodia y registro. El principio básico de control interno es, en este aspecto, que ninguna unidad administrativa debe tener acceso a los registros contables en que se controla su propia operación. Bajo el mismo principio, el área de contabilidad no debe tener funciones de operación o de custodia, sino concretarse al registro correcto de los datos, verificando sus respectivas autorizaciones y evidencias de controles aplicables, así como a la presentación de los informes y análisis que requiera la administración para controlar adecuadamente las operaciones de la entidad. El principio de división de funciones impide que aquellos de quienes depende la realización de determinada operación puedan influir en la forma que ha de adoptar su registro o en la posesión de los bienes involucrados en la operación. Bajo este principio, una misma transacción debe pasar por diversas manos, independientes entre sí. Asignación de Responsabilidades Establecer con claridad los nombramientos dentro de la organización, su jerarquía y delegación de facultades de autorización congruentes con las responsabilidades asignadas. El principio fundamental en este aspecto consiste en que no se realice transacción alguna sin la aprobación de alguien específicamente autorizado para ello. Debe, en todo caso, existir constancia de esta aprobación, con la posible excepción de actividades rutinarias de menor importancia en que la aprobación claramente pueda entenderse como tácita. PROCEDIMIENTOS La existencia de control interno administrativo no se demuestra sólo con una adecuada organización, pues es necesario que sus principios se apliquen en la práctica mediante procedimientos que garanticen la solidez de la organización. Planeación y Sistematización Es deseable encontrar en uso un instructivo general o una serie de instructivos sobre funciones de dirección y coordinación, la división de labores, el sistema de autorizaciones y fijación de responsabilidades. Estos instructivos usualmente asumen la forma de manuales de procedimientos y tiene por objeto asegurar el cumplimiento, por parte del personal, con las prácticas que dan origen a las políticas de la entidad, uniformar los procedimientos, reducir errores, abreviar el periodo de entrenamiento del personal y eliminar o reducir el número de órdenes verbales y de decisiones apresuradas.

Por ejemplo: en el aspecto concreto de la contabilidad., la planeación y sistematización exigen al menos un catálogo de cuentas con su respectivo instructivo. En óptimo, una guía contabilizadora así como el flujograma del trámite contable y un manual de procedimientos aplicables a las formas, registros e informes contables. Un grado más elevado de planeación requiere control presupuestal e implantación de estándares de producción, distribución y servicios. Registros y Formas Un buen sistema de control interno administrativo debe procurar procedimientos adecuados para el registro completo y correcto de activos, pasivos, productos y gastos. Informes Desde el punto de vista de la vigilancia sobre las actividades de la organización, y sobre el personal encargado de realizarlas, el elemento más importante de control es la información interna. En este sentido, desde luego, no basta la preparación periódica de informes internos, sino su estudio cuidadoso por parte de personas con capacidad para juzgarlos y autoridad suficiente para tomar decisiones y corregir deficiencias. Los informes contables constituyen en este aspecto un elemento muy importante de control interno desde la preparación de balances mensuales', de estados de resultados, hasta las hojas de distribución de adeudos de clientes por antigüedad o de obligaciones por vencimientos. Las actividades de producción y distribución pueden vigilarse de cerca mediante informes periódicos, analíticos y comparativos; informes de ventas y de costos, análisis de variaciones de eficiencia y tiempo ocioso, etc. Un control interno de tipo más elevado probablemente incluirá informes periódicos sobre capital de trabajo, origen y aplicación de recursos, variaciones financieras y presupuéstales, etcétera. PERSONAL Por sólida que sea la organización de una entidad económica, y adecuados los procedimientos implantados, el sistema integral de control interno no puede cumplir su objetivo si las actividades diarias no están continuamente en manos de personal idóneo. Los elementos que intervienen en este aspecto son los siguientes: Reclutamiento y Selección Habrán de identificarse las fuentes ideales para reclutar personal, sin soslayar la gran ventaja que representa el promocionar a aquellos cuyos méritos, capacidad, lealtad, eficiencia y buen desempeño los haga acreedores a un ascenso. No sustituir la experiencia probada y comprobada por la vana ilusión de la novedad. Un elemento indispensable de control lo constituye el contar con un 'Perfil de Puesto” que permita reclutar a personal que llene dicho perfil. Dicho en otras palabras, el seleccionado debe reunir las características que requiere el puesto para el que fue contratado; no contratar a una persona para hacerle un puesto.

Entrenamiento Mientras mejores programas de entrenamiento se encuentren en vigor, más apto será el personal encargado de los diversos aspectos de la entidad. El mayor grado de control interno logrado permitirá la identificación clara de las funciones y responsabilidades de cada empleado, así como la reducción de ineficiencia y desperdicio. Eficiencia Después del entrenamiento, la eficiencia dependerá del juicio personal aplicado en cada actividad. El interés de la administración por medir y alentar la eficiencia constituye un coadyuvante del control interno. Un negocio con buen control interno adopta algún método para el estudio del tiempo y esfuerzo empleados por el personal que ofrecen al auditor la posibilidad de medir comparativamente las cifras representativas de los costos. Moralidad Es obvio que moralidad es una de las columnas sobre las que descansa la estructura del control interno. Los requisitos de admisión y el constante interés de los directivos por el comportamiento del personal son, en efecto, ayudas importantes al control. Las vacaciones periódicas y un sistema de rotación de personal deben ser obligatorios hasta adonde lo permitan las necesidades de la entidad. El complemento indispensable de la moralidad del personal como elemento de control interno se encuentra en las fianzas de fidelidad que deben proteger a la entidad contra manejos indebidos. Retribución Es indudable que un personal retribuido adecuadamente se presta mejor a realizar los propósitos de la entidad con entusiasmo y concentra mayor atención en cumplir con eficiencia que en hacer planes para desfalcar a la entidad. Los sistemas de retribución al personal, planes de incentivos y permisos, pensiones por vejez y la oportunidad que se le brinde para plantear sus sugestiones y problemas personales constituyen elementos importantes del control interno. SUPERVISIÓN Como ha quedado dicho, no es únicamente necesario el diseño de una buena organización, sino también la vigilancia constante para que el personal desarrolle los procedimientos a su cargo de acuerdo con los planes de la organización. La supervisión se ejerce en diferentes niveles, por diferentes funcionarios y empleados y en forma directa e indirecta. Una buena planeación y sistematización de procedimientos y un buen diseño de registros, formas e informes, permite la supervisión casi automática de los diversos aspectos de control interno. En entidades de mayor importancia, la supervisión del control interno amerita un auditor interno o una unidad administrativa de auditoría interna que actúe como vigilante

constante del cumplimiento de la entidad con los otros elementos de control: organización, procedimientos y personal. Así, la función de auditoría interna que vigila la existencia constante del control interno es, a su vez, un elemento muy importante del control interno. Cuando no es posible sostener un grupo de auditoría interna, un buen plan de organización asignará a algunos funcionarios las atribuciones más importantes de la auditoría interna para que efectúen reconocimientos periódicos del sistema integral de control interno de la entidad. 6. ESTUDIÓ Y EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNÓ POR CICLOS DE TRANSACCIONES CONCEPTO “...para establecer una relación más clara entre el estudio y evaluación del control interno y las pruebas de auditoría, se debe reconocer que las transacciones que se efectúan en una entidad pueden agruparse en ciclos; y que pueden definirse objetivos específicos para cada ciclo, ya que un estudio por cuentas pierde de vista la dinámica de las entidades”.8 En consecuencia, se puede estudiar y evaluar el control interno a través de los ciclos de transacciones que se identifiquen en una entidad económica.

METODOLOGÍA PARA EL ESTUDIÓ Y EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO POR CICLOS DE TRANSACCIONES Objetivo9 La agrupación de transacciones en ciclos permite establecer una relación entre las partes que intervienen en el proceso, y cuya secuencia de acción es como sigue, para cada ciclo: 1. Identificación de los objetivos de control interno aplicables a un ciclo de transacciones; 2. Identificación de las técnicas de control utilizadas por la entidad para lograr dichos objetivos; 3. Evaluación del cumplimiento de los objetivos del control interno; y 4. Fijación de la naturaleza, extensión y oportunidad en la aplicación de las pruebas de auditoría. La secuencia descrita persigue como finalidad que exista mayor claridad en la determinación del trabajo del auditor, relativo a dicho estudio y evaluación del control interno por ciclos de transacciones, así como el efecto que el mismo tiene en el diseño 8

Ibid 4, párrafo 36. En lo aplicable se cambió el término “empresa” por el de “entidad” para darle un sentido universal al concepto. 9 Objetivo adaptado de los párrafos 3 al 9 del Boletín F-05 Metodología para el Estudio y Evaluación del Control Interno por Ciclos de Transacciones, Comisión de Normas y Procedimientos de Auditoría, Instituto Mexicano de Contadores Públicos, l.M.C.P., México, 1991.

de sus pruebas de auditoría. Metodología y Procedimientos Aplicables La Comisión de Normas y Procedimientos de Auditoría del Instituto Mexicano de Contadores Públicos presenta en el Apéndice III del Boletín 5030 Metodología para el Estudio y Evaluación del Control Interno los siguientes procedimientos a aplicar en este proceso, del que a continuación se presenta una síntesis adaptada para los propósitos de este libro. Se recomienda acudir a la fuente referida en obvio de ampliar el detalle. 1. Identificación de Funciones. Cada ciclo de transacciones está compuestos de dos o más funciones; a su vez, una función está compuesta por una actividad central con una actividad antecedente y una actividad consecuente. Por lo tanto, el auditor habrá de identificar las actividades que conforman a una función, y las funciones que dan lugar a un ciclo.. 2. Identificación de Objetivos de Control. Refiérese a los objetivos de control interno aplicables a cada función. 3. Documentación de los Procedimientos de Proceso de Cada Función. Consiste en documentar el análisis que se lleve a cabo a los procedimientos implícitos en cada función. Para tal efecto el auditor puede auxiliarse con lo contemplado en los Apéndices B, C y D del libro Auditoría I Santíllana de Juan Ramón Santillana González, ECASA, México, segunda edición 1996. 4. Obtención de Información. Complementariamente a la documentación señalada en el punto anterior, el auditor habrá de localizar información adicional a través del análisis de su archivo de referencia permanente, en observaciones directas sobre el procesamiento de las transacciones, en entrevistas con el personal de la entidad sujeta a auditoría, y en la revisión de los manuales de operación en uso en la entidad. 5. Entrevistas y Observaciones. Las entrevistas y observaciones referidas en el punto que antecede, deben estar diseñadas para obtener información de cómo logra la entidad los objetivos de control interno manifestados; poniendo el auditor especial énfasis en las técnicas que se emplean para prevenir o detectar errores y la inserción de transacciones no autorizadas en el flujo. 6. Identificación de Técnicas de Control Interno. Por técnicas de control interno se entenderá el conjunto de actividades que se emplean para prevenir, detectar y corregir errores o irregularidades que pudieran ocurrir al procesar y registrar transacciones. En la documentación preparada por el auditor que se mencionó anteriormente, deberán enumerarse todas las técnicas de control utilizadas por la entidad en cada función, con el fin de poder obtener una certeza razonable de que el objetivo de control se logra total o parcialmente. Las técnicas deberán identificarse a un objetivo específico.

7. PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO Y PRUEBAS SUSTANTIVAS10 Tomando en consideración los conceptos vertidos en los apartados que anteceden, y ampliando la filosofía del estudio y evaluación del control interno por los métodos descriptivo, gráfico, de cuestionarios y de detección de funciones incompatibles,11 se tiene que el auditor se enfrenta con situaciones en las que puede confiar en los controles internos y los prueba verificando el cumplimiento con los procedimientos y técnicas de control establecidos, lo que le sirve para justificar la confianza en los mismos y reducir el alcance de sus prueba sustantivas. Por contra, cuando los controles no son satisfactorios o el esfuerzo que se requiere para efectuar pruebas de cumplimiento es excesivo, es necesario hacer pruebas sustantivas. Se puede definir que el propósito de las pruebas de cumplimiento es proporcionar una certeza razonable de que los procedimientos de control interno se están aplicando en la forma prescrita. Estas son pruebas indispensables para que pueda confiarse en los procedimientos establecidos al determinar la naturaleza, oportunidad o grado de pruebas sustantivas sobre ciertas transacciones o saldos específicos. Por lo que se refiere a las pruebas sustantivas, éstas pueden definirse como pruebas de las transacciones y de los saldos que se reflejan en los estados financieros, con el propósito de obtener evidencia acerca de la validez y la propiedad del tratamiento contable de las transacciones y saldos o, en su caso, de los errores o irregularidades que puedan existir en los mismos. A) PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO Este tema es ampliamente tratado en los párrafos 75 a 79 del Boletín 5030 Metodología para el Estudio y Evaluación del Control Interno de la Comisión de Normas y Procedimientos de Auditoría del Instituto Mexicano de Contadores Públicos, I.M.C.P. México. 1996. No se transcribe en virtud de preservar su autoría en esta bibliografía vigente. Se recomienda su consulta para ampliación del conocimiento. B) PRUEBAS SUSTANTIVAS Es aplicable el comentario precedente. En este caso, acudir a los párrafos 80 a 84 de la bibliografía señalada. 8. EL PROGRAMA DE AUDITORIA Y LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO Este tema, también, se trata con amplitud en los párrafos 85 a 90 del Boletín 5030 Metodología para el Estudio y Evaluación del Control Interno de la Comisión de 10

Terna adaptado en los párrafos 57a 60 de la referencia de pie de página 4, descontinuada. Se deja constancia del crédito correspondiente. 11 Ibid 2

Normas y Procedimientos de Auditoría del Instituto Mexicano de Contadores Públicos, I.M.C.P., México, 1996. No se entra a su transcripción por las razones arriba expuestas. Se recomienda al lector acudir a esta fuente. Complementariamente, ver el Capítulo III del libro Auditoría I Santillana de Juan Ramón Santillana González, ECASA, México, segunda edición 1996.12 9. EFECTOS DEL PROCESAMIENTO ELECTRÓNICO DE DATOS (PED) EN EL EXAMEN DEL CONTROL INTERNO Tema cubierto en el Boletín 5080 Efectos del Procesamiento Electrónico de Datos (PED) en el Examen del Control Interno, Comisión de Normas y Procedimientos de Auditoría del Instituto Mexicano de Contadores Públicos, I.M.C.P., México, 1996. Favor de recurrir a dicha fuente.

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Ibid. 2