UNIDAD DE GESTIÓN DE CRECIMIENTO EMPRESARIAL
TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA CONTRATAR UN SERVICIO ESPECIALIZADO DE CONSULTORÍA PARA ASESORAR Y EJECUTAR EL PROGRAMA DE INNOVACIÓN COLABORATIVA PARA LA DINAMIZACIÓN DE LA ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LINEA
CPIC-16
Bogotá D.C. 16 de Septiembre de 2016
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TABLA DE CONTENIDO 1.
ANTECEDENTES Y JUSTIFICACIÓN DE LA CONVOCATORIA
1.1
ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA
4 4
1.2 LA UNIDAD ALIADO ESTRATÉGICO DEL MINISTERIO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES - MINTIC 9 1.3
EXPERIENCIA DE LA UNIDAD EN INNOVACIÓN COLABORATIVA 1.3.1
INNOVACIÓN COLABORATIVA
10 11
1.4 PROGRAMA DE INNOVACIÓN COLABORATIVA PARA LA DINAMIZACIÓN DEL ECOSISTEMA DE ACOMPAÑAMIENTO EN LA IMPLEMENTACIÓN DE LA ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA 12 2.
GLOSARIO
13
3.
OBJETO DE LA CONVOCATORIA
17
4.
ALCANCE DEL OBJETO DE LA CONVOCATORIA
17
4.1.
Etapa 0 - Preparación del proceso de innovación colaborativa:
17
4.2. Etapa 1 - Selección de las entidades públicas del orden nacional y territorial que participarán en el programa 18 4.3.
Etapa 2 - Caracterización de retos de las entidades públicas seleccionadas
20
4.4. Etapa 3 - Estructuración de proyectos de innovación colaborativa con financiación o cofinanciación 21 4.5. 5.
Etapa Transversal - Estrategia de comunicaciones, cultura y Gerencia del Programa ENTREGABLES
22 24
5.1.
Entregables de la Etapa 0
24
5.2.
Entregables de la Etapa 1 por Entidad atendida
25
5.3.
Entregables de la etapa 2 por Entidad atendida
25
5.4.
Entregables de la etapa 3 por Entidad atendida
25
5.5.
Entregables de la Etapa transversal
26
5.6.
Resultados esperados
27
6.
QUIENES PUEDEN SER PROPONENTES
27
7.
PRESUPUESTO TOTAL DE LA CONVOCATORIA
27
8.
COBERTURA GEOGRÁFICA
27
9.
CRONOGRAMA DE LA CONVOCATORIA
28
10.
FORMULACIÓN DE INQUIETUDES
28
11.
RESPUESTA A INQUIETUDES
28
12.
CIERRE Y ENTREGA DE LA PROPUESTAS
28
13.
PROPUESTA TÉCNICA
29
13.1.
METODOLOGÍA PROPUESTA PARA EL DESARROLLO DEL PROGRAMA
29
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13.2.
EQUIPO DE TRABAJO
30
13.3.
EXPERIENCIA ESPECIFICA DEL PROPONENTE
35
14.
PROPUESTA ECONÓMICA
36
14.1.
CAPACIDAD FINANCIERA
37
15.
EVALUACIÓN
38
16.
CRITERIOS TÉCNICOS
39
17.
CRITERIOS ECONÓMICOS
44
17.1.
CRITERIOS DE DESEMPATE
44
18.
RECHAZO DE PROPUESTAS
44
19.
DECLARATORIA DE DESIERTA
45
20.
INSTRUCCIONES PARA PRESENTAR LA PROPUESTA
45
20.1.
DOCUMENTACIÓN DE LA PROPUESTA
45
21.
INSTRUCCIONES
46
22.
CONDICIONES DE EJECUCIÓN
47
23.
FORMA DE PAGO
47
24.
TÉRMINOS JURÍDICOS
48
24.1.
RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE
48
24.2.
VERACIDAD DE LA INFORMACIÓN SUMINISTRADA
48
24.3.
PROPIEDAD DE LA INFORMACIÓN
48
24.4.
CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN
49
24.5.
CLÁUSULA DE RESERVA
49
24.6.
GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA
49
25.
ESTUDIOS PARA PARTICIPAR EN LA CONVOCATORIA
49
26.
PERIODO DE VALIDEZ DE LA PROPUESTA
50
27.
CONTRATACIÓN
50
27.1.
SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO
50
27.2.
OBLIGACIONES DE LA UNIDAD
50
27.3.
OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA
51
27.4.
DURACIÓN DEL CONTRATO
51
27.5.
SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL CONTRATO
51
27.6.
GARANTÍA DEL CONTRATO
51
27.7.
SUBCONTRATOS
52
28.
HABEAS DATA
52
29.
LISTADO DE ANEXOS
52
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1. 1.1
ANTECEDENTES Y JUSTIFICACIÓN DE LA CONVOCATORIA ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA
La Dirección de Gobierno en línea del Ministerio de Tecnologías de la Información y las comunicaciones – MinTIC con el fin de orientar a las entidades públicas y apoyar el proceso de implementación de los lineamientos establecidos por la Estrategia de Gobierno en línea; desde el surgimiento de la Estrategia, ha adoptado diferentes modelos a través de los cuales se ha brindado acompañamiento estratégico y especializado a las entidades públicas del orden nacional y territorial. Este esquema ha permitido atender la demanda recibida de las entidades del orden nacional y territorial, con diferentes niveles de profundidad y satisfacción, y ha generado un alto nivel de dependencia frente al apoyo presencial y permanente del Ministerio. Lo anterior, sumado a un amplio número de solicitudes recibidas de diferentes actores que buscan que el Ministerio conozca sus productos y su interés en apoyar la implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea, llevó a la identificación de un ecosistema que se mueve alrededor de la Estrategia, en el que además de las entidades públicas, participan actores de diferente naturaleza. Con base en los resultados obtenidos a la fecha, se ha estructurado un esquema de incentivos y nuevos modelos de negocio para la implementación de la Estrategia por parte de las entidades con colaboración de la industria TI, a través del acompañamiento desarrollado con base en la movilización del mencionado ecosistema en el que diferentes actores se involucran para impulsar acciones, servicios y productos orientados al cumplimiento de los logros establecidos por la Estrategia. Adicionalmente, es preciso señalar que el Decreto 1078 de 2015, capítulo 1, sección 4, en el artículo 2.2.9.1.4.1 establece el “Mapa de ruta de Gobierno en Línea, el cual contendrá: 1. Servicios y trámites priorizados para ser dispuestos en línea. 2. Proyectos de mejoramiento para la gestión institucional e interinstitucional con el uso de medios electrónicos, que los sujetos obligados deberán implementar. 3. Las demás acciones que requieran priorizarse para masificar la oferta y la demanda de Gobierno en Línea con base en lo señalado en los componentes de que trata el presente decreto” y en el artículo 2.2.9.1.4.2 define el Sello de excelencia Gobierno en Línea en Colombia, el cual deberá ser adoptado por los sujetos obligados en los niveles y plazos señalados en el artículo 2.2.9.1.4.3, de conformidad con el modelo de certificación y el mapa de ruta que defina el Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones a través de la Estrategia de Gobierno en Línea. Y, por último, el artículo 2.2.9.1.4.3 del mismo Decreto señala los plazos para adoptar la marca o sello de excelencia Gobierno en Línea en Colombia. Para la definición de los proyectos del Mapa de Ruta de Gobierno en Línea, el Viceministerio de Tecnologías y Sistemas de la Información, adelantó un proceso de identificación en el cual se tuvieron en cuenta la percepción ciudadana, el enfoque estratégico, la normatividad vigente y los indicadores Página 4 de 53
internacionales en temas relacionados con gobierno electrónico. Como resultado del proceso de priorización, se definió la incorporación de 25 proyectos, señalados a continuación, con los cuales se busca avanzar en la transformación del país:
Trámites y servicios en línea: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.
Solicitud de citas médicas y autorización de servicios médicos y medicamentos. Historia Clínica Electrónica Afiliación única a la Seguridad Social Inscripción y actualización en el SISBEN Historia Laboral Pasaporte Registro civil (nacimiento, matrimonio y defunción) Cédula de ciudadanía Tarjeta Militar Convalidación de título Facturas electrónicas Impuesto Industria y Comercio Impuesto Predial Creación de empresa Registro Sanitario Atención de conflictos familiares en línea
Temas para la apertura de Datos: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Servicio de Salud Pública: prestación salud pública y gestión de riesgo en salud Ordenamiento Territorial Cadena productiva del agro Movilidad Seguridad Ciudadana Calidad y cobertura educativa
Sistemas de Información: 1. 2. 3.
Sistema Nacional de Atención y Reparación Integral de Víctimas Sistema Nacional de Gestión del proceso de restitución de tierras Sistema integrado de seguridad y emergencias a nivel territorial y nacional
Lo anterior, se ve respaldado en la Ley 1753 de 2015, del Plan Nacional de Desarrollo (2014-2018), que establece en su artículo 45 los “Estándares, modelos y lineamientos de tecnologías de la información y las comunicaciones para los servicios al ciudadano. Bajo la plena observancia del derecho fundamental de habeas data, el Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en coordinación con las entidades responsables de cada uno de los trámites y servicios, definirá y expedirá los estándares, modelos, lineamientos y normas técnicas para la incorporación de las
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Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) que contribuyan a la mejora de los trámites y servicios que el Estado ofrece al ciudadano, los cuales deberán ser adoptados por las entidades estatales y aplicarán, entre otros, para los siguientes casos: a) Agendamiento electrónico de citas médicas. b) Historia clínica única electrónica. c) Autenticación electrónica. d) Publicación de datos abiertos. e) Integración de los sistemas de información de trámites y servicios de las entidades estatales con el Portal del Estado colombiano. f) Implementación de la estrategia de Gobierno en Línea. g) Marco de referencia de arquitectura empresarial para la gestión de las tecnologías de información en el Estado. h) Administración, gestión y modernización de la justicia y defensa, entre otras la posibilidad de recibir, registrar, tramitar, gestionar y hacer trazabilidad y seguimiento de todo tipo de denuncias y querellas, así como el reporte de control de las mismas i) Sistema integrado de seguridad y emergencias (SIES) a nivel territorial y nacional. j) Interoperabilidad de datos como base para la estructuración de la estrategia que sobre la captura, almacenamiento, procesamiento, análisis y publicación de grandes volúmenes de datos (Big Data) formule el Departamento Nacional de Planeación. k) Servicios de telemedicina y telesalud. l) Sistema de seguimiento del mercado laboral. m) El registro de partidos, movimientos y agrupaciones políticas a cargo del Consejo Nacional Electoral, y en especial el registro de afiliados. Parágrafo Segundo. El Gobierno Nacional, a través del MINTIC, diseñará e implementará políticas, planes y programas que promuevan y optimicen la gestión, el acceso, el uso y apropiación de las TIC en el sector público, cuya adopción será de obligatorio cumplimiento por todas las entidades estatales y conforme a la gradualidad que para el efecto establezca el MINTIC”. Teniendo en cuenta lo anterior, y consecuentes con las necesidades claves de fortalecimiento institucional que enfrentan las entidades del sector público colombiano con relación a la implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea y el cumplimiento de los logros establecidos, así como las responsabilidades adquiridas con relación al Mapa de Ruta, el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones considera fundamental dinamizar el ecosistema que impulse la implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea, logrando la excelencia en la gestión y certificando el cumplimiento en la prestación de los servicios, a través de un sello de excelencia. A través de este ecosistema se busca pasar de una visión tradicional del acompañamiento en Gobierno en Línea basada en un sólo proveedor, en donde las entidades del sector público tenían una curva de aprendizaje anual, con una cobertura limitada y un esquema de financiación únicamente con recursos de MINTIC, a una visión sistémica, donde se logre la participación de diferentes actores tales como la industria TI, la academia, y en general múltiples proveedores, una mayor especialización y oportunidad en la prestación del servicio y una mayor cobertura a través de diferentes esquemas de financiación. La creación de este ecosistema permitirá, por un lado, a las entidades del sector público presentar y ejecutar proyectos asociados a la apropiación e implementación de la estrategia de Gobierno en línea, que puedan ser cofinanciados con recursos del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, y por el otro, a la industria de TI desarrollar nuevas oportunidades de negocio que les permita crecer y fortalecer su participación en el mercado para crear una dinámica transformadora del sector. De igual manera, la Estrategia de Gobierno en línea se enfrenta al reto de responder, en el contexto mencionado, frente al mejoramiento de la interacción y transacción en línea de ciudadanos y empresarios con el Estado, ampliar los espacios de participación y colaboración haciendo uso de los
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medios electrónicos, revolucionar el uso de tecnología al interior de las entidades públicas y garantizar de forma transversal la seguridad de la información y los sistemas. Con el fin de lograr los objetivos trazados, el Ecosistema debe responder a las necesidades de las entidades que se recogen a través de cuatro líneas de servicio: 1. Preparación de la Estrategia: responde al esquema de acompañamiento en los componentes y temas de la Estrategia de Gobierno en Línea, en el que el proveedor/solucionador brinda apoyo a las entidades del sector público, para que sus funcionarios conozcan el marco regulatorio, los lineamientos, logros, plazos, resultados de los sondeos y mediciones y demás actividades establecidas, que faciliten el entendimiento de la Estrategia y la formulación de planes de acción, para hacer uso de la tecnología como motor de desarrollo, logrando así un impacto en la gestión de las entidades y mayor confianza en los ciudadanos. 2. Definición de la Estrategia: responde al acompañamiento que deben hacer los proveedores/solucionadores para definir ejercicios de Arquitectura Empresarial a las entidades del sector público ya sea a nivel de proceso de negocio, entidad o sector, lo cual debe estar alineado con los componentes de la Estrategia de Gobierno en Línea: TIC para servicios; TIC para Gobierno Abierto; TIC para la gestión; Seguridad y Privacidad de la Información y con los principios y lineamientos definidos en el Marco de Referencia de Arquitectura Empresarial1. 3. Implementación de la Estrategia2: apoya a las entidades públicas para el desarrollo de proyectos específicos que contribuyen a la implementación de la Estrategia de Gobierno en línea, los proyectos se enfocan en las diferentes sub-líneas definidas: 3.1. Asistencia técnica para estructurar y desarrollar iniciativas y proyectos específicos de TIC: Servicio profesional prestado por empresas, o por profesionales en forma individual con experiencia o conocimiento específico en los componentes definidos en la Estrategia de Gobierno en línea, cuyo objetivo fundamental es lograr la implementación de productos concretos para avanza en la implementación de la Estrategia. 3.2. Desarrollo de productos y servicios de Gobierno en línea: Diseño, desarrollo e implementación de trámites, servicios o soluciones tecnológicas que ayuden a las entidades públicas en la atención a los grupos de interés o en la gestión administrativa y automatización de procesos que les permitan avanzar en la implementación de la Estrategia de Gobierno en línea cumpliendo con los criterios definidos en el manual de Gobierno en línea. 3.3. Uso y apropiación de las soluciones tecnológicas, apoyo en la difusión de los resultados y nuevos servicios implementados: Diseño y desarrollo de estrategias de comunicación o capacitación que fomenten el uso y apropiación de los servicios de Gobierno en línea desarrollados por las entidades del estado para fomentar el aprovechamiento de las TIC por parte de los ciudadanos. 1 2
http://www.mintic.gov.co/arquitecturati/630/w3-channel.html http://estrategia.gobiernoenlinea.gov.co/623/w3-propertyvalue-7652.html
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3.4. Servicios digitales: Implementar el modelo de servicios digitales el cual incluye las siguientes soluciones para atender y dar respuesta de manera más eficiente a las solicitudes de los ciudadanos y empresas: 1. La autenticación electrónica unificada como servicio que permite reconocer y validar la identidad de las personas cuando adelanten trámites o servicios con el Estado por medios digitales. De esta forma se disminuye el riesgo de suplantación de identidad. 2. La carpeta ciudadana como servicio en donde las personas pueden recibir, custodiar y compartir de manera segura y confiable la información generada en su relación (trámites y servicios) con el Estado. 3. La interoperabilidad como servicio que brinda las capacidades necesarias a las Entidades del Estado para intercambiar, integrar, compartir información con otras entidades públicas en el marco de sus procesos.
4. Preparación para el Sello de Excelencia: con el fin de que las entidades públicas del orden nacional y territorial puedan orientar sus acciones de manera efectiva hacia la obtención del sello de excelencia sobre sus productos. Responde al acompañamiento que deben hacer los proveedores/solucionadores con el fin de sensibilizar, promover y orientar la implementación de acciones que permitan la mejora de sus productos, servicios y capacidades, fortaleciendo la gestión pública de las entidades con el fin de garantizar la satisfacción ciudadana. Ilustración 1 - Líneas de servicio de la estrategia de Gobierno en Línea
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1.2
LA UNIDAD ALIADO ESTRATÉGICO DEL MINISTERIO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES - MINTIC.
De acuerdo al esquema de incentivos y nuevos modelos de negocios para la implementación de la Estrategia a través del Ecosistema, fue necesario gestionar un convenio de cooperación con un aliado que tuviera experiencia en gerencia de desarrollo de proyectos, gestión de esquemas de cofinanciación (total o parcial) orientados a la innovación y al trabajo colaborativo, y en movilización en diferentes sectores de la economía y la academia, para seleccionar y habilitar proveedores que cumplan con condiciones óptimas para el desarrollo de los proyectos. Por tal motivo, el Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones suscribió el 15 de junio de 2016 un convenio Interadministrativo con el Banco de Comercio Exterior S.A. BANCOLDEX, quien actúa como Administrador de La Unidad de Gestión de Crecimiento Empresarial (Patrimonio autónomo), que resulta ser un aliado estratégico para implementar el ecosistema que promueve la implementación de la Estrategia de Gobierno en línea y en el desarrollo de los proyectos de mapa de ruta, contribuyendo al fortalecimiento de la gestión pública nacional y territorial, dado que orienta su acción a la innovación, el fortalecimiento de la industria y el emprendimiento colaborativo. En el marco de este convenio, se ejecutarán entre otras las siguientes actividades: 1.
Habilitación de proveedores: se realizará una invitación a nivel nacional para la inscripción inicial de potenciales proveedores. A partir de la información recibida, se realizará un primer filtro de cumplimiento de requisitos mínimos. Se realizará una segunda ronda, en la que se solicitará al primer grupo de preseleccionados, información complementaria y con esto se tendrá un segundo filtro de calificación con el que se conformará la base de solucionadores.
2.
Cofinanciación de proyectos 2.1Selección de proyectos: Se realizará una convocatoria nacional abierta a entidades estatales para que se postulen al programa, en la que deben indicar además de su proyecto, su capacidad de contrapartida (en efectivo y en especie), teniendo en cuenta las líneas de servicio previamente identificadas por MINTIC. Se validará el cumplimiento de requisitos mínimos (capacidad financiera, equipo de trabajo, otros), e información complementaria y a partir de ello serán seleccionadas las entidades estatales. Este grupo de entidades seleccionadas firmarán convenios con el aliado, en donde se establecerán las obligaciones con el programa, incluida la obligación de aporte de recursos para la implementación de la solución a su reto. 2.2Estructuración de retos: Con el grupo de entidades estatales seleccionadas, se realizará un proceso de afinamiento y caracterización de retos tipos, que permita contar con toda la información necesaria (cualitativa y cuantitativa) para continuar en las siguientes etapas del programa. Se trata de convertir el proyecto presentado previamente, en documentos de entre 6 – 8 páginas con la caracterización de la necesidad particular y conforme a la
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dimensión del problema que se intenta resolver para cada una de las entidades involucradas, permitiendo la postulación de diferentes y posibles soluciones. 2.3Selección de solucionadores para los retos definidos: En esta etapa se divulgarán los retos caracterizados y se solicitará propuesta de solución (pre-proyecto) a la base de potenciales solucionadores habilitados previamente. A través de una plataforma se darán a conocer los retos, a los potenciales solucionadores que han sido habilitados previamente. Frente a cada uno de los retos publicados, los potenciales solucionadores interesados presentarán su propuesta de solución en la plataforma y conforme a ello se realizará el proceso de selección correspondiente por parte del comité evaluador, el cual estará conformado en esta etapa por el MINTIC, el aliado y la entidad estatal. Con el proveedor seleccionado el aliado firmará un contrato que reflejará el compromiso de ejecutar el proyecto por parte del solucionador en la entidad respectiva y la forma en la que el aliado desembolsará los recursos por la ejecución del mismo. 1.3
EXPERIENCIA DE LA UNIDAD EN INNOVACIÓN COLABORATIVA
La Unidad de Gestión de Crecimiento Empresarial (LA UNIDAD) es la agencia del Gobierno Nacional que apoya y promueve el emprendimiento, la innovación y el desarrollo productivo del ecosistema empresarial colombiano, por medio de instrumentos y programas que permiten potencializar las capacidades de los empresarios, movilizando recursos financieros, apoyo técnico e incidiendo positivamente en la mentalidad y la cultura empresarial del país, con el fin de aportar a la meta de Colombia como el tercer país más innovador y competitivo de América Latina en 2025. En tal sentido, el Gobierno Nacional a través de su agencia especializada en Innovación y Crecimiento Empresarial (LA UNIDAD) implementa diferentes estrategias de crecimiento empresarial3, las cuales pueden ser financieras, en el caso de los recursos no reembolsables o de cofinanciación, acceso a crédito e incentivos a la inversión, y no financieras, como son los programas de generación de capacidades para la innovación y el emprendimiento, así como también estrategias corporativas e institucionales, entre las que se encuentran la Innovación Colaborativa y el Emprendimiento Corporativo. En cumplimiento de su objeto y lineamientos, desde el año 2012, LA UNIDAD ha venido liderando el desarrollo del Programas de Innovación Colaborativa, el primero de ellos fue el Programa de Innovación Abierta en Hidrocarburos y Minería (PIAHM), programa que buscaba incentivar el crecimiento empresarial de compañías innovadoras en Colombia que puedan dar soluciones a desafíos puntuales (necesidades) de grandes empresas del sector hidrocarburos (denominadas empresas líderes) de este Programa. Posterior al PIAHM, LA UNIDAD desarrollo el programa COLOMBIA CO4, el cual fue una iniciativa cuyo objetivo era generar capacidades, a través de un proceso aprender – haciendo en empresas líderes y proveedores de solución, para desarrollar proyectos colaborativos que requerían la combinación de conocimiento para resolver desafíos de innovación.
Se entiende como estrategias de crecimiento empresarial como los planes o cursos acción consistentemente determinados, una serie de guías y acciones que buscan el crecimiento de una empresa. 3
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Los desafíos identificados en el Programa de Innovación Abierta en hidrocarburos y minería correspondían a problemas técnicos y tecnológicos que no podían ser resueltos internamente por las empresas líderes y que su solución tampoco se encontraba disponible en el mercado, por lo que se requería de otras empresas con la capacidad y el conocimiento para resolverlos. Por otra parte, LA UNIDAD diseño el Programa Colombia CO4, basado en los siguientes elementos: Colaboración: El elemento filosófico que sustento el Programa, la convicción de que el crecimiento se logra uniendo fuerzas. Cooperación: El proceso a través del cual se trabaja con otros, sin importar su tamaño. Co-Creación: La chispa creativa que impulsa el Programa y que permite producir muchas más ideas. Co- Innovación: La racionalidad final del Programa, que permite una innovación mejor, más rápida y más económica. La experiencia adquirida en el desarrollo del Programa en Hidrocarburos y Minería y el Programa Colombia CO4, le permitió a LA UNIDAD, estructurar un nuevo programa de innovación colaborativa para dinamizar la Estrategia de Gobierno en Línea en colaboración con actores externos. 1.3.1
INNOVACIÓN COLABORATIVA
Las entidades públicas y las organizaciones o empresas solucionadores deben generar una relación sólida para descubrir oportunidades, obtener nuevos conocimientos o recursos, desarrollar y asimilar nuevas tecnologías, poner a disposición de la ciudadanía nuevos trámites y servicios en línea o simplemente para estar en contacto con los últimos avances tecnológicos o contar con una mejor solución para las problemáticas identificadas por las entidades. Por lo tanto, la innovación colaborativa está relacionada, casi por definición, con la construcción de relaciones gana – gana, sostenibles y duraderas. De acuerdo con lo anterior, cada vez es más claro que “nadie tiene el patrimonio exclusivo de ningún conocimiento” (Marcet, 2009)4, por lo que se requiere la implementación de un nuevo paradigma de innovación, el cual, según lo propone Chesbrough (2009) debe ser la innovación abierta, en el que: “(…) para conseguir el avance de sus tecnologías, las compañías pueden y deben utilizar ideas externas, así como ideas internas, y también vías internas y externas hacia el mercado. La innovación abierta combina, por tanto, ideas internas y externas para crear estructuras y sistemas cuyos requerimientos son definidos por un modelo de negocio (…) La innovación abierta presupone que las ideas internas también pueden ser conducidas al mercado a través de canales externos, por fuera de los negocios actuales de la firma, a fin de crear valor adicional” (Chesbrough, 2009: 36,37)5 Por lo anterior y teniendo en cuenta que diferentes estudios han demostrado repetidamente que los esfuerzos innovadores de las empresas y sus productos se relacionan positivamente con indicadores 4 5
Prólogo, en Chesbrough, H. (2009), “Innovación Abierta”, Barcelona. Ibíd.
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de rendimiento empresarial, incluida la productividad y el crecimiento (por ejemplo Crépon, Duguet y Mairesse, 1998; Van Leeuwen y Klomp, 2006), cada vez más los gobiernos desarrollan políticas para estimular y apoyar la innovación, incluida la innovación abierta, identificando que existen fallas de mercado y de sistema que justifican una política intervencionista del Estado. LA UNIDAD reconoce en la innovación abierta beneficios y ventajas competitivas tales como: Acelera los procesos de la cadena de valor de la innovación, en la medida en que reduce los tiempos de creación de productos y servicios. La cooperación forjada de manera colaborativa, no sólo mejora los resultados de los proyectos compartidos, sino que, además, permite un mejor reparte de riesgos entre los participantes. Reduce el tiempo y los costos en proyectos de investigación, desarrollo e innovación. Captura de soluciones e ideas innovadoras que nunca hubieran sido desarrolladas en la empresa (por tiempo, metodologías, conocimientos y/o medios tecnológicos). Incorpora innovación de organizaciones externas (empresas tecnológicas y centros de investigación) en forma de ideas, patentes, tecnologías y productos. Comercializa fácilmente la innovación generada por el departamento de I+D (transferencia tecnológica: licencing-out, technology-out). Crea un sistema de innovación para la empresa, que genera oportunidades para todos. Aumenta la creatividad, dado que amplía las fuentes de innovación, así como el flujo de ideas en la organización. Promueve cambios en la mentalidad y cultura de las personas y organizaciones involucradas, por cuanto incentiva dinámicas, valores, hábitos y conductas favorables para la innovación. 1.4
PROGRAMA DE INNOVACIÓN COLABORATIVA PARA LA DINAMIZACIÓN DEL ECOSISTEMA DE ACOMPAÑAMIENTO EN LA IMPLEMENTACIÓN DE LA ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA
Para dinamizar el ecosistema, y teniendo en cuenta las necesidades de las entidades de innovar, LA UNIDAD decidió trabajar bajo el esquema de innovación colaborativa, nombre adaptado para la innovación abierta. El objetivo de trabajar bajo esta metodología, es incrementar las capacidades de definir, evaluar y desarrollar nuevas ideas que le permita a las entidades implementar adecuadamente la Estrategia de Gobierno en línea, teniendo en cuenta los avances tecnológicos, satisfacer las necesidades del usuario y contar con soluciones tecnológicas centradas en los mismo. Por lo anterior, se busca contar con el acompañamiento de un consultor especializado, experto en implementación de estrategias de innovación abierta/colaborativa, para que brinde las herramientas y la asesoría necesaria a las entidades vinculadas al programa. Dentro de las actividades a desarrollar,, las entidades participantes experimentarán un ejercicio real bajo la técnica «aprender – haciendo» que conlleva a abordar aspectos tales como: identificación, caracterización, valoración y priorización de retos que afecten significativamente los trámites, procesos y/o proyectos de su operación. Así mismo, se realizará la evaluación y selección de las propuestas ganadoras que presenten los solucionadores y definición de acuerdos colaborativos, entre otros. De otra parte, se busca que los solucionadores, adquieran conocimientos sobre aspectos clave de la innovación colaborativa, de las necesidades y retos de las entidades públicas y, de los componentes Página 12 de 53
que deben hacer parte de los acuerdos colaborativos que se establezcan con las entidades. Así mismo, a través de la técnica «aprender – haciendo» se busca que estructuren propuestas de solución y proyectos, utilizando las metodologías y herramientas propias de este tipo de procesos. Estos solucionadores harán parte del proceso de construcción de un proyecto colaborativo de cofinanciación junto con las entidades. Con base en lo anterior, LA UNIDAD busca por medio de la presente convocatoria contratar una consultoría que ofrezca un servicio especializado para asesorar y ejecutar el programa de innovación colaborativa para la dinamización de la Estrategia de Gobierno En Línea, que permita a las entidades públicas previamente seleccionadas por LA UNIDAD, identificar y dar a conocer retos que puedan ser resueltos por solucionadores habilitados para esto, y de ahí que resulte un proyecto colaborativo entre las partes.
2.
GLOSARIO
Para efectos de los presentes términos de invitación, se adoptan las siguientes definiciones:
Apertura de Datos: son todos aquellos datos primarios o sin procesar, que se encuentran en formatos estándar e interoperables que facilitan su acceso y reutilización, y se encuentran bajo la custodia de las entidades públicas o privadas que cumplen con funciones públicas y que son puestos a disposición de cualquier ciudadano, de forma libre y sin restricciones, con el fin de que terceros puedan reutilizarlos y crear servicios derivados de los mismos.6 Beneficiarios del Programa de Innovación Colaborativa: entidades públicas que tienen a su cargo la implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea y Solucionadores. Cofinanciación: son aportes en dinero no reembolsables destinados por LA UNIDAD para cubrir un porcentaje de la propuesta que haya sido declarada viable y surta todos los procesos determinados para que estos le sean desembolsados Comité de Evaluación del Programa: equipo designado por LA UNIDAD que se encargará de evaluar las propuestas de solución que se presenten al programa. Consultoría especializada: es un servicio profesional prestado por empresas, o por profesionales en forma individual −conocidas como consultoras o consultores respectivamente− con experiencia o conocimiento específico en un área, asesorando a personas o a otras empresas, a grupos de empresas, entidades públicas, a países o a organizaciones en general. Entidades Públicas: se entienden como entidades públicas las entidades que lideran o apoyan los proyectos definidos en la Ruta de la Excelencia7 Estrategia de Gobierno en Línea: estrategia de Gobierno electrónico en Colombia, que busca construir un Estado más eficiente, más transparente y más participativo gracias a las TIC, la cual debe ser implementada por las Entidades Públicas.8. La Estrategia de Gobierno en Línea es la política Nacional de Gobierno electrónico definida a través del Decreto 1078 de 2015 artículo 2.2.9.1.1.1, que tiene como propósito lograr que los ciudadanos cuenten con servicios
http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-files/ http://www.rutadelaexcelencia.gov.co 8 http://estrategia.gobiernoenlinea.gov.co/ 6
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en línea de alta calidad, impulsar el empoderamiento y la colaboración de los ciudadanos con el Gobierno, encontrar diferentes formas para que la gestión en las entidades públicas sea óptima gracias al uso estratégico de la tecnología, y garantizar la seguridad y la privacidad de la información. o Para cumplir con estos propósitos, la Estrategia Gobierno en Línea ha incorporado tres herramientas transversales: en primer lugar el sello de excelencia en Gobierno en línea, que busca generar confianza de los ciudadanos en el uso de los servicios en línea que ofrece el gobierno; en segundo lugar el mapa de ruta, que permite enfocar y priorizar las acciones de mayor impacto en la calidad de la relación del ciudadano con el Estado; en tercer lugar el Marco de Referencia de Arquitectura Empresarial, que se integra a la Estrategia con el fin de orientar sobre mejores prácticas, guías y estándares que facilitarán el uso adecuado de la tecnología para soportar los diferentes servicios a las entidades y el cumplimiento de su misión. Estructura de gobierno: el equipo de gobierno del programa serán las personas dentro de cada entidad pública, responsables de ser la contraparte de la consultoría durante el desarrollo del Programa. Etapa: fase en el desarrollo de las actividades contempladas dentro del Programa Experiencia de usuario: el resultado de las percepciones y respuestas de una persona por el uso y uso anticipado de un producto, sistema o servicio9. GEL: abreviatura de Gobierno En Línea. Habilitación de solucionadores: es el proceso que surte LA UNIDAD para habilitar a los solucionadores que podrán presentar propuestas de solución a los retos que estructuren las entidades públicas que participan en el programa. Se resalta que un solucionador podrá ser habilitado en una o más líneas de servicio de la estrategia de Gobierno en Línea. Interoperabilidad: habilidad de transferir y utilizar información de manera uniforme y eficiente entre varias organizaciones y sistemas de información. (Gobierno de Australia). Habilidad de dos o más sistemas (computadoras, medios de comunicación, redes, software y otros componentes de tecnología de la información) de interactuar y de intercambiar datos de acuerdo con un método definido, con el fin de obtener los resultados esperados. (ISO). El ejercicio de colaboración entre organizaciones para intercambiar información y conocimiento en el marco de sus procesos de negocio, con el propósito de facilitar la entrega de servicios en línea a ciudadanos, empresas y a otras entidades. (Marco de Interoperabilidad para el Gobierno en línea, Versión 2010). Innovación abierta o colaborativa: proceso organizado que busca identificar retos o desafíos de alto impacto en las organizaciones o entidades que estén alineados con la estrategia corporativa (o con los planes y objetivos estratégicos), y que conduzca al desarrollo de proyectos colaborativos con aliados que le generen valor a la propuesta de la organización o entidad.10 Innovación: la innovación es un proceso en donde las empresas, entidades u organizaciones aplican conocimiento de manera organizada con el fin de generar valor en respuesta a la estrategia competitiva existente.
http://usecv.inf.ucv.cl/usabilidad-y-ux/ Corporación Enlace (2013); Manual general de metodologías.
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La Unidad: Unidad de Gestión de Crecimiento Empresarial es el Programa especial (patrimonio autónomo) que administra el Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A. Bancóldex, de conformidad con lo establecido en el artículo 13 de la Ley 375 de 2015. Plan Operativo del Programa: documento que contiene las actividades claves, responsables, tiempos y entregables asociados a la ejecución del programa. Plan de Acción: documento que contiene las actividades claves, responsables, tiempos y entregables asociados a la ejecución del programa en cada una de las entidades públicas vinculadas. Proponente: es toda persona jurídica nacional que acredite experiencia en el diseño e implementación de estrategias y/o programas de innovación abierta y transferencia de capacidades para hacer innovación abierta en al menos cinco (5) empresas medianas11 o grandes, y/o entidades públicas en el país. Propuesta: es la oferta que presenta un proponente a esta convocatoria de conformidad con los términos de referencia. Proyecto Colaborativo: es el resultado del proceso de innovación colaborativa entre la entidad pública y el solucionador seleccionado en el cual se define el conjunto de actividades que desarrollarán en conjunto para alcanzar el objetivo trazado y su modelo de innovación. Reto: problema, oportunidad o necesidad identificada por una entidad pública sobre los cuales se quiere brindar solución de forma creativa, participativa y diferente. Ruta de la Excelencia: es una estrategia del Gobierno de Colombia, que busca dar respuesta a aquellas necesidades más apremiantes y estratégicas de los ciudadanos y empresarios frente al acceso a los servicios provistos por las entidades públicas. Está compuesta por veinticinco (25) recorridos (proyectos) clasificados de la siguiente manera: dieciséis (16) Trámites y Servicios, tres (3) Sistemas de Gestión y seis (6) Proyectos de Apertura de Datos.12 Seguridad y privacidad de la información: es un componente de la estrategia de Gobierno en línea, que busca determinar el estado actual del nivel de seguridad y privacidad de la información y de los sistemas de información. La seguridad y privacidad de la información, como componente transversal a la Estrategia de Gobierno en línea, permite alinearse al componente de TIC para la Gestión al aportar en el uso estratégico de las tecnologías de la información con la formulación e implementación del modelo de seguridad enfocado a preservar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información, lo que contribuye al cumplimiento de la misión y los objetivos estratégicos de la entidad.13
11
De acuerdo con lo establecido en el artículo 2° de la Ley 590 de 2000, modificada por la Ley 905 de 2004: “Definiciones. Para todos los efectos, se entiende por micro, pequeña y mediana empresa, toda unidad de explotación económica, realizada por persona natural o jurídica, en actividades empresariales, agropecuarias, industriales, comerciales o de servicios, rural o urbana, que responda a los siguientes parámetros: 1. Mediana Empresa: a) Planta de personal entre cincuenta y uno (51) y doscientos (200) trabajadores; b) Activos totales por valor entre cinco mil uno (5.001) y quince mil (15.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes. (…) Parágrafo 1°. Para la clasificación de aquellas micro, pequeñas y medianas empresas que presenten combinaciones de parámetros de planta de personal y activos totales diferentes a los indicados, el factor determinante para dicho efecto, será el de activos totales. Parágrafo 2°. Los estímulos beneficios, planes y programas consagrados en la presente ley, se aplicarán igualmente a los artesanos colombianos, y favorecerán el cumplimiento de los preceptos del plan nacional de igualdad de oportunidades para la mujer. 12 13
http://www.rutadelaexcelencia.gov.co http://www.mintic.gov.co/gestionti/615/articles-5482_Modelo_Seguridad.pdf
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Sistemas para la gestión: proyectos de mejoramiento para la gestión institucional e interinstitucional, con el uso de medio electrónicos.14 Solucionadores: persona natural o persona jurídica (nacional o extranjera) que ofrezca y presente propuestas de solución innovadoras destinados a atender a los retos de las entidades públicas vinculadas al programa de innovación colaborativa para la dinamización de la estrategia de Gobierno en Línea. Tecnologías de la Información y las Comunicaciones – TIC: las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC), son el conjunto de recursos, herramientas, equipos, programas informáticos, aplicaciones, redes y medios que permiten la compilación, procesamiento, almacenamiento, transmisión de información como: voz, datos, texto, video e imágenes (Art. 6 Ley 1341 de 2009). TI: abreviatura de Tecnologías de la Información. TIC para Gobierno Abierto: Tecnologías de la Información y las Telecomunicaciones que buscan poner a disposición de los usuarios, ciudadanos y grupos de interés, toda la información de carácter público, a través de diversos canales electrónicos.15 TIC para la gestión: Tecnologías de la Información y las Telecomunicaciones que buscan la comprensión de la situación actual de la entidad, contexto organizacional y entorno relacionado con el uso de las tecnologías.16 TIC para servicios: Tecnologías de la Información y las Telecomunicaciones que buscan conocer de una manera detallada las necesidades y características de los usuarios, ciudadanos y grupos de interés de forma tal que las actividades de diseño, rediseño, comunicación y mejoramiento de trámites y servicios respondan a éstas. 17 Trámite: conjunto o serie de pasos o acciones reguladas por el Estado, que deben efectuar los usuarios para adquirir un derecho o cumplir con una obligación prevista o autorizada por la ley. El trámite se inicia cuando ese particular activa el aparato público a través de una petición o solicitud expresa y termina (como trámite) cuando la administración pública se pronuncia sobre éste, aceptando o denegando la solicitud. Trámite en línea: trámite que puede ser realizado por medios electrónicos a través del portal de una entidad, ya sea de manera parcial, en alguno de sus pasos o etapas, o total, hasta obtener completamente el resultado requerido. Trazabilidad: la trazabilidad es la capacidad para rastrear un elemento del proyecto hasta otros elementos del proyecto relacionados, especialmente los que están relacionados con requerimientos. Los elementos del proyecto implicados en la trazabilidad se llaman elementos de trazabilidad. Entre los elementos de trazabilidad típico se incluyen diferentes tipos de requerimientos, elementos de modelos de análisis y diseño, artefactos de prueba y material de formación y documentación de soporte al usuario final. Usabilidad: la usabilidad es un atributo relacionado con la facilidad de uso de una herramienta tecnológica. Más específicamente, se refiere a la rapidez con que se puede aprender a utilizar algo, la eficiencia al utilizarlo, cuán memorable es, cuál es su grado de propensión al error, y cuánto les gusta a los usuarios. Si una característica no se puede utilizar o no se utiliza es como si no existiera. (Nielsen)
http://rutadelaexcelencia.gov.co/634/w3-propertyvalue-14740.html http://estrategia.gobiernoenlinea.gov.co/623/w3-propertyvalue-8013.html 16 http://estrategia.gobiernoenlinea.gov.co/623/w3-propertyvalue-8014.html 17 http://estrategia.gobiernoenlinea.gov.co/623/w3-propertyvalue-7944.html 14 15
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3.
OBJETO DE LA CONVOCATORIA
Contratar un servicio especializado de consultoría para el desarrollo y ejecución de un programa de innovación colaborativa, en adelante el Programa, para la dinamización de la Estrategia De Gobierno en línea con cada uno de los beneficiaros del mismo, de conformidad con lo establecido en la presente convocatoria. La selección de los beneficiarios del programa se hará a través de una invitación pública. Estos serán habilitados y/o seleccionados de acuerdo al cumplimiento de los requisitos definidos previamente por LA UNIDAD.
4. ALCANCE DEL OBJETO DE LA CONVOCATORIA Para el desarrollo de la consultoría que se contrate como consecuencia de la adjudicación de la presente convocatoria, el proponente deberá considerar dentro de su propuesta todas las líneas de servicio que componen la Estrategia de Gobierno en línea, que se pretenden atender a través de la consultoría y a las que hace referencia el numeral uno (1) de este documento. Se aclara que las entidades públicas que resulten seleccionadas podrán requerir la asesoría del consultor respecto de una cualquiera de estas líneas de servicio. Sin perjuicio de lo anterior, se debe aclarar que la consultoría objeto de la presente convocatoria, iniciará con la línea de servicio 3. Implementación de la Estrategia de Gobierno en línea en lo que respecta a las sub-líneas: 3.2. Desarrollo de Productos y Servicios de Gobierno en línea y 3.4. Servicios digitales, a las que se hace referencia en el numeral 1.1. de los presentes Términos de Referencia. Para el desarrollo del objeto de la convocatoria, se requiere que el proponente en caso de ser seleccionado realice como mínimo las siguientes actividades, respondiendo a cada una de las etapas del Programa que se mencionan a continuación: 4.1.
Etapa 0 - Preparación del proceso de innovación colaborativa:
Objetivo: preparar las condiciones y recursos necesarios para el desarrollo del proceso de innovación colaborativa. Duración estimada: Un mes.
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Actividades claves:
Definir, presentar y validar la metodología, herramientas y formatos requeridos para desarrollar cada una de las etapas de innovación colaborativa del Programa. Cabe resaltar que el programa definido debe estar alineado con los objetivos y el alcance de la Estrategia de Gobierno en línea. Así mismo, las respectivas actividades y riesgos asociados a la ejecución con alternativas de solución que permitan mitigarlos.
Definir el plan operativo general de la consultoría.
Validación con LA UNIDAD de la herramienta que funcionará como plataforma WEB del programa. Es necesario que esta tenga en cuenta los aspectos básicos de buenas prácticas en el desarrollo de software a nivel de arquitectura y documentación.
Responsabilidades por parte del proponente:
Ajustar y validar con LA UNIDAD el concepto y la definición teórica de innovación colaborativa, beneficios, tipos, riesgos y dificultades, para alinear el entendimiento de todos los actores involucrados (entidad pública, solucionador, LA UNIDAD, equipo MinTIC y Gobierno en línea, entre otros).
Apropiar los conceptos, objetivos y el alcance de la Estrategia de Gobierno en línea.
Ejecutar el plan operativo general de la consultoría en la etapa correspondiente.
Definir una estructura clara de administración y gerencia de la consultoría, que permita la interacción a diferentes niveles con los actores involucrados (entidad pública/organización líder, solucionador, LA UNIDAD, equipo de MinTIC y Gobierno en línea, entre otros).
Atender los requerimientos que LA UNIDAD realice durante la ejecución del programa.
4.2.
Etapa 1 - Selección de las entidades públicas del orden nacional y territorial que participarán en el programa
Objetivo: asesorar y apoyar a LA UNIDAD en el proceso de selección de las entidades públicas. Duración: permanente mientras se encuentre vigente el contrato con el consultor que resulte seleccionado. Actividades claves:
Apoyar a LA UNIDAD en la revisión de la postulación de las entidades públicas que estén interesadas en participar en el programa.
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Realizar un evento y/o taller de socialización y transferencia de elementos conceptuales con las entidades preseleccionadas sobre innovación e innovación colaborativa (requerimientos de estructura organizacional, relación modelos de innovación e innovación abierta, propiedad intelectual, vigilancia tecnológica, negociación, compartir casos exitosos para el conocimiento de los actores participantes). Así mismo, casos de buenas prácticas en relación a temas de acuerdos colaborativos, mecanismos de negociación sobre alcance técnico y financiero del acuerdo, propiedad intelectual y aspectos del modelo de innovación abierta/colaborativa entre otros.
Evaluar el desempeño, disposición, compromiso, características de las entidades públicas preseleccionadas, según criterios definidos conjuntamente con LA UNIDAD, durante la actividad de socialización y transferencia, con el fin de realizar la selección de las entidades vinculadas al Programa. Así mismo, analizar la estructura del proyecto enmarcado en la Ruta de la excelencia que presente la entidad pública.
Recomendar la selección de las entidades públicas que se vincularán al Programa, teniendo en cuenta los resultados del taller y la evaluación mencionada anteriormente.
Realizar sesión de kick off (inicio) en cada una de las entidades públicas seleccionadas con el fin de dar a conocer el alcance del programa y alinear expectativas de las partes.
Definir el plan de acción y la estructura de gobierno en cada una de las entidades públicas seleccionadas.
Poner a disposición del Programa la plataforma WEB que permita dar a conocer y hacer seguimiento de la Estrategia de Gobierno en línea, los proyectos y los desafíos resultado del Programa. Así mismo, se deben preparar y asegurar los contenidos y herramientas a utilizar en la plataforma de operación del Programa. El proponente deberá garantizar la adecuada funcionalidad y el servicio de la plataforma de tal manera que no se presenten incidentes en el funcionamiento de ésta, por lo que se requiere que el proponente tenga a su disposición, personal con conocimiento informático para el desarrollo, la operación y el soporte de la plataforma. Este equipo profesional podrá ser parte del equipo de trabajo propuesto por el consultor o en su defecto deberá tercerizar (outsourcing) esta actividad con el objetivo de garantizar la adecuada prestación del servicio.
Responsabilidades por parte del proponente:
Atender los requerimientos que LA UNIDAD realice durante la ejecución del programa.
Ejecutar el plan operativo general de la consultoría en la etapa correspondiente.
Acompañar y hacer seguimiento en la ejecución del plan de acción del programa en cada una de las entidades públicas seleccionadas.
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Documentar el proceso de selección de las entidades públicas participantes.
Garantizar la disposición y la integridad de la información que será publicada en la plataforma WEB dispuesta para el programa.
Documentar las actividades realizadas y lecciones aprendidas en esta etapa con cada una de las entidades públicas atendidas que servirán como insumo para la realización de los entregables correspondientes a esta etapa.
4.3.
Etapa 2 - Caracterización de retos de las entidades públicas seleccionadas
Objetivo: estructurar y caracterizar los retos relacionados con los proyectos priorizados de la Ruta de la Excelencia de las entidades públicas seleccionadas. Duración: Permanente mientras se encuentre vigente el contrato con el consultor que resulte seleccionado. Actividades con las entidades públicas:
Desarrollar sesiones de trabajo con las entidades públicas seleccionadas con el fin de transferir conocimientos, metodologías y herramientas probadas para la estructuración, caracterización y valoración de los retos. Realizar la estructuración y caracterización de los retos que evidencien un alto impacto sobre la implementación de la Estrategia de Gobierno en línea mencionada en el numeral uno (1) de la presente convocatoria. Pre-seleccionar en conjunto con LA UNIDAD, las propuestas de los solucionadores para presentación ante el Comité de evaluación del Programa.
Actividades con los solucionadores:
Clasificar y caracterizar los solucionadores habilitados previamente por LA UNIDAD18, de acuerdo con las líneas de servicio de la Estrategia de Gobierno en línea.
Socializar con los solucionadores, los elementos conceptuales sobre: Estrategia de Gobierno en línea, innovación e innovación colaborativa (requerimientos de estructura organizacional, relación entre modelos de innovación e innovación abierta, propiedad intelectual, vigilancia tecnológica, negociación, entre otros) y casos de éxito de proyectos colaborativos.
18
Es el proceso que surte LA UNIDAD mediante la apertura de una invitación pública que tiene como objetivo la habilitación de solucionadores que tengan la oportunidad de presentar propuestas de solución a los retos que estructuren las entidades públicas que participan en el programa. Se resalta que un solucionador podrá ser habilitado en una o más líneas de servicio de la estrategia de Gobierno en Línea.
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Asesorar a los solucionadores habilitados previamente por LA UNIDAD, en la formulación de las propuestas de solución encaminadas a resolver los retos de las entidades públicas que se divulguen en la plataforma WEB.
Capacitar a los solucionadores en técnicas de pitch, para la realización de una adecuada y efectiva presentación de su propuesta de solución.
Apoyar a LA UNIDAD en el proceso de selección de las propuestas de solución viables para atender los retos divulgados por las entidades públicas.
Responsabilidades por parte del proponente:
Validar con LA UNIDAD y con la entidad pública respectiva, la estructuración y caracterización de los retos que serán divulgados en la plataforma WEB.
Garantizar la realización de las sesiones de presentación de las propuestas de solución ante las entidades públicas conforme a lo estipulado por LA UNIDAD.
Documentar las actividades realizadas y lecciones aprendidas en esta etapa con cada una de las entidades públicas atendidas que servirán como insumo para la realización del informe correspondiente.
Ejecutar el plan operativo general de la consultoría en la etapa correspondiente.
Acompañar y hacer seguimiento en la ejecución del plan de acción del programa en cada una de las entidades públicas seleccionadas.
4.4.
Etapa 3 - Estructuración de proyectos de innovación colaborativa con financiación o cofinanciación
Objetivo: estructurar los proyectos de innovación colaborativa que resulten entre las entidades públicas y los solucionadores seleccionados que serán cofinanciados o financiados por parte del Programa a través de LA UNIDAD. Duración: Permanente mientras se encuentre vigente el contrato con el Consultor que resulte seleccionado. Actividades generales:
Diseñar el documento de acuerdo colaborativo entre la entidad pública y el solucionador seleccionado a ser aprobado por parte de LA UNIDAD.
Formular los proyectos colaborativos que permitan a las entidades públicas y solucionadores, planificar de manera conjunta las actividades, los recursos, las metas propuestas y el tiempo necesario para la ejecución del proyecto, de acuerdo con los lineamientos de cofinanciación
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establecidos por LA UNIDAD. Se estima que la duración de los proyectos será de hasta seis (6) meses.
Definir indicadores y un mapa de riesgo asociados a la ejecución de los proyectos, con el planteamiento de alternativas de solución que permitan mitigarlos.
Definir y recomendar los mecanismos e instrumentos para realizar seguimiento a la ejecución de los proyectos colaborativos.
Responsabilidades por parte del proponente:
Ejecutar el plan operativo general de la consultoría en la etapa correspondiente.
Acompañar y hacer seguimiento en la ejecución del plan de acción del programa en cada una de las entidades públicas seleccionadas.
Acompañar el proceso de negociación y firma del acuerdo colaborativo entre la entidad pública y el solucionador seleccionado.
Asesorar sobre mecanismos de solución de controversias que puedan surgir entre entidad pública y el solucionador.
Asesorar o realizar acompañamiento a los solucionadores y entidades durante la ejecución de los proyectos colaborativos.
Documentar las actividades realizadas y lecciones aprendidas en esta etapa con cada una de las entidades públicas atendidas que servirán como insumo para la realización del informe correspondiente a esta etapa.
4.5.
Etapa Transversal - Estrategia de comunicaciones, cultura y Gerencia del Programa
Objetivo: diseñar e implementar la estrategia de comunicación y de cultura con el fin de dar a conocer el programa, posicionar a las entidades públicas y solucionadores y apropiar el conocimiento en los actores involucrados en el Programa. Así mismo, administrar el plan operativo de la consultoría, y los planes de acción de cada una de las entidades públicas atendidas. Duración: permanente mientras se encuentre vigente el contrato con el consultor que resulte seleccionado. Actividades generales:
Diseñar y ejecutar la estrategia de comunicación que incluya:
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a. Narrativa del Programa que busque transmitir claramente su definición y beneficios a nivel de entidades, solucionadores, usuarios, funcionarios, industria TI, academia y comunidad en general. b. Actividades de promoción y comunicación orientadas a la habilitación de solucionadores. c. Esquema de divulgación de los desafíos identificados, caracterizados y seleccionados por cada una de las entidades públicas participantes. d. Mensajes principales y secundarios dirigidos a entidades participantes y a actores externos como medios de comunicación, entidades de Gobierno y a solucionadores, ecosistema de innovación y emprendimientos de Colombia. e. Actividades orientadas a posicionar a las entidades públicas seleccionadas como líderes de la implementación de la Estrategia de Gobierno en línea. f. Actividades conjuntas con las áreas de comunicación de las entidades públicas seleccionadas para adoptar la narrativa del programa. f. Implementación de la estrategia de comunicación a lo largo de la intervención del Programa.
Realizar actividades orientadas a promover una cultura de innovación colaborativa e implementación de soluciones TI en las entidades públicas, para lograr la excelencia en la prestación de los mejores servicios en línea al usuario. Realizar actividades para promover la creación de una comunidad de solucionadores de la industria TI.
Responsabilidades por parte del proponente:
Ejecutar el plan operativo general de la consultoría correspondiente a esta etapa.
Acompañar y hacer seguimiento en la ejecución del plan de acción del programa en cada una de las entidades públicas seleccionadas.
Realizar el acompañamiento a cada una de las entidades, solucionadores, y demás actores vinculados en la ejecución del Programa.
Atender los requerimientos conceptuales y funcionales con relación a los retos y propuestas de solución presentadas en la plataforma WEB, y garantizar el soporte de la misma durante todo el programa.
Garantizar el cumplimiento de cada una de las responsabilidades por parte del proponente mencionadas en todas las etapas del programa.
Diseñar y poner en marcha la estrategia de difusión de los retos de las entidades públicas.
Garantizar la disposición y la integridad de la información que será publicada en la plataforma WEB dispuesta para el programa
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Documentar las actividades realizadas y lecciones aprendidas en cada etapa con cada una de las entidades públicas atendidas que servirán como insumo para la realización del Documento de la sistematización de la experiencia y lecciones aprendidas de todo el Programa.
PARAGRAFO DE CONDICIONES. La información de los numerales 4.1 a 4.5, define el alcance mínimo que debe ser tenido en cuenta por los proponentes para la elaboración de las propuestas técnicas. No obstante, se espera que los proponentes, en virtud de su conocimiento y experiencia, puedan proponer nuevas actividades y elementos metodológicos, que enriquezcan lo aquí descrito, así como la precisión de entregables (en términos cualitativos y cuantitativos) que permitan determinar su valor agregado. Según la descripción anterior, en el marco del desarrollo de la consultoría, el consultor seleccionado deberá cumplir con las siguientes responsabilidades:
Gerenciar integralmente el desarrollo de cada una de las etapas. Asegurar un proceso de comunicación permanente y efectivo entre los diferentes actores participantes en el Programa, (entidades públicas, solucionadores, LA UNIDAD, MinTIC, y otros actores relevantes). Consultar las fuentes de información necesarias para la correcta ejecución de la presente Convocatoria. Cumplir con los tiempos máximos establecidos en la presente convocatoria.
Por otra parte, el proponente debe tener en cuenta que la selección de las entidades vinculadas al programa se realizará de manera continua (es decir, no todas las entidades participantes van a comenzar el proceso al mismo tiempo), y la ejecución por etapas deberá llevarse a cabo simultáneamente en los casos que aplique (selección de entidades, caracterización de retos y estructuración de proyectos). 5. ENTREGABLES El proponente entregará a LA UNIDAD, los documentos que se relacionan a continuación, los cuales contienen los resultados, conclusiones y recomendaciones que se hayan generado en ejecución de la respectiva actividad y cuyo contenido corresponde a lo requerido en los Términos de Referencia y a lo presentado por el proponente en su propuesta: 5.1.
Entregables de la Etapa 0 por entidad atendida:
Documento que contiene metodología, herramientas e instrumentos requeridos para la ejecución de todas las etapas del programa y sus respectivas actividades, indicadores y riesgos asociados a la ejecución, con alternativas de solución que permitan mitigarlos.
Plan operativo general de la consultoría acordado con LA UNIDAD.
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Documento que contenga el diseño e implementación de la estrategia de comunicación y cultura del programa.
Documento que presente las funcionalidades y características de la herramienta que funcionará como plataforma WEB del programa.
5.2.
Entregables de la Etapa 1:
Actas de conformación de la estructura de gobierno en las entidades públicas seleccionadas.
Informe que contenga la ejecución de las actividades correspondientes a esta etapa en cada una de las entidades públicas seleccionadas, así como lecciones aprendidas, conclusiones y recomendaciones, con sus respectivos soportes (bases de datos, evidencias fotográficas y/o fílmicas, memorias, entre otros), precisando avances por empresa participante.
Informe que contenga la información sobre el proceso de selección de las entidades públicas.
Informe que contenga la evidencia del correcto funcionamiento de la plataforma WEB del programa.
Acuerdo de niveles de servicio para incidencias y requerimientos de acuerdo al nivel de impacto sobre la funcionalidad de la plataforma WEB.
Plan de acción del programa en cada una de las entidades públicas seleccionadas.
5.3.
Entregables de la etapa 2 por Entidad atendida:
Documento que contenga la caracterización, valoración y selección de cada reto identificado por las entidades públicas.
Actas de selección de retos por la entidad pública correspondiente.
Documento que contenga la clasificación y caracterización de los solucionadores.
Informe que contenga la ejecución de las actividades correspondientes a esta etapa en cada una de las entidades públicas atendidas, así como lecciones aprendidas, conclusiones y recomendaciones, con sus respectivos soportes (bases de datos, evidencias fotográficas y/o fílmicas, memorias, entre otros), precisando avances por empresa seleccionada y vinculada. Adicionalmente, el consultor deberá entregar, a manera de anexo a este entregable, las respectivas autorizaciones para la recolección, tratamiento y circulación de datos personales, teniendo especial cuidado con los datos sensibles, conforme a lo establecido en las normas colombianas vigentes sobre la materia (Ver anexo 7).
5.4.
Entregables de la etapa 3 por Entidad atendida:
Documento que presenta el esquema y descripción del acuerdo colaborativo entre la entidad pública y el (los) solucionador(es) seleccionado(s).
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Documento que presenta la ficha técnica de los proyectos colaborativos que resulten en el ejercicio de este proceso. Deberán contener como mínimo: actividades, logros importantes a alcanzar, responsables, entregables, tiempo, presupuesto entre otros.
Documento que contenga los indicadores y riesgos asociados a la ejecución del proyecto, sus alternativas de solución y una propuesta de mecanismos e instrumentos para realizar seguimiento a la ejecución de los proyectos colaborativos
Informe que contenga la ejecución de las actividades correspondientes a esta etapa en cada una de las entidades públicas atendidas, así como lecciones aprendidas, conclusiones y recomendaciones, con sus respectivos soportes (Bases de datos, evidencias fotográficas y/o fílmicas, memorias, entre otros), precisando avances por empresa seleccionada y vinculada. Adicionalmente, el consultor deberá entregar, a manera de anexo a este entregable, las respectivas autorizaciones para la recolección, tratamiento y circulación de datos personales, teniendo especial cuidado con los datos sensibles, conforme a lo establecido en las normas colombianas vigentes sobre la materia (Ver anexo 7).
5.5.
Entregables de la Etapa transversal:
Materiales y piezas gráficas (digitales – impresas) que acompañen la implementación de la estrategia de comunicación y cultura del programa.
Actas de reuniones o sesiones de trabajo con LA UNIDAD.
Informe que contenga estadísticas de uso e ingreso a la plataforma, dichas estadísticas deben ser detalladas en cuanto a uso y no uso de las diferentes funcionalidades y/o módulos.
Casos documentados de la ejecución de los proyectos colaborativos que resulten entre la entidad pública y el solucionador seleccionado.
Evento de apertura y presentación del programa ante el Gobierno y el ecosistema de innovación y emprendimiento en Colombia.
Evento de cierre del programa.
Al menos diez (10) eventos de promoción y divulgación de las actividades del programa en al menos cinco (5) ciudades de Colombia.
Informe que contenga la ejecución de las actividades correspondientes a esta etapa en cada una de las entidades públicas atendidas, así como lecciones aprendidas, conclusiones y recomendaciones, con sus respectivos soportes (Bases de datos, links de acceso a webinar, hangouts, evidencias fotográficas y/o fílmicas, memorias, entre otros), precisando avances por empresa seleccionada y vinculada. Adicionalmente, el consultor deberá entregar, a manera de anexo a este entregable, las respectivas autorizaciones para la recolección, tratamiento y circulación de datos personales, teniendo especial cuidado con los datos sensibles, conforme a lo establecido en las normas colombianas vigentes sobre la materia (Ver anexo 7).
Documento que presenta la sistematización de la experiencia y lecciones aprendidas en la ejecución del programa.
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5.6.
Resultados esperados
El proponente deberá tener presente que el desarrollo de las anteriores actividades como aquellas que se incluyan en la metodología propuesta, deberán permitir el seguimiento de los siguientes indicadores para las entidades públicas vinculadas en el marco del programa:
Aporte en efectivo y/o especie por parte de las entidades públicas vinculadas en las soluciones que se implementen en respuesta a los retos. Número de entidades públicas vinculadas que implementen proyectos colaborativos con solucionadores. Número de soluciones efectivas en el marco de la implementación de la Estrategia de Gobierno en línea. Número de acuerdos colaborativos definidos en el marco del programa.
6. QUIENES PUEDEN SER PROPONENTES Los proponentes deberán cumplir con los siguientes requisitos:
Ser persona jurídica constituida en Colombia, con mínimo dos (2) años de experiencia específica (según Numeral 13.3 Experiencia Específica del Proponente). Tener la capacidad financiera suficiente para el cumplimiento de sus obligaciones contractuales de conformidad con el numeral 14.1 de los términos de referencia. El proponente deberá aportar TODA la documentación exigida en los presentes términos de referencia y en sus documentos anexos. El proponente favorecido debe estar en disponibilidad inmediata de iniciar y ejecutar el objeto del contrato, disponibilidad que se presumirá con la sola presentación de la propuesta.
7. PRESUPUESTO TOTAL DE LA CONVOCATORIA LA UNIDAD cuenta con presupuesto de hasta MIL VEINTE MILLONES DE PESOS moneda legal ($1.020.000.000) incluyendo IVA, servicios de consultoría propuestos, costos asociados a los viajes y/o desplazamientos y otros gastos logísticos que considere necesarios, para adelantar el programa en mención. 8. COBERTURA GEOGRÁFICA El programa a desarrollarse con el proponente seleccionado, prevé que se acompañen y asesoren entidades públicas y solucionadores domiciliadas en cualquier lugar de Colombia.
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9. CRONOGRAMA DE LA CONVOCATORIA El desarrollo de esta convocatoria tendrá lugar de conformidad con el siguiente cronograma, el cual podrá ser modificado por la UNIDAD sin restricción mediante adenda a los presentes términos de referencia: EVENTO Apertura y publicación de los Términos de Referencia Formulación y radicación o envío de inquietudes por parte de los Proponentes a la Unidad de Gestión de Crecimiento Empresarial Respuesta de inquietudes enviadas por los Proponentes a la Unidad de Gestión de Crecimiento Empresarial Cierre y entrega de las propuestas
FECHA LÍMITE 16 de septiembre de 2016. Del 16 de septiembre hasta el 22 de septiembre de 2016.
26 de septiembre de 2016. 3 de octubre de 2016.
10. FORMULACIÓN DE INQUIETUDES Las inquietudes o preguntas de los proponentes, relacionadas con los presentes términos de referencia, deberán ser presentadas en las fechas establecidas por correo electrónico a la dirección
[email protected] indicando en el asunto el nombre de la convocatoria. 11. RESPUESTA A INQUIETUDES LA UNIDAD publicará en su página web www.innpulsacolombia.com las respuestas a las inquietudes formuladas por los proponentes, siempre y cuando, las mismas se presenten en la fecha y en los términos indicados en estos términos de referencia. 12. CIERRE Y ENTREGA DE LA PROPUESTAS Las propuestas deberán ser dirigidas a Mauricio Andrés Toro Orjuela, Gerente (E) de LA UNIDAD y presentadas con la documentación en físico en la ventanilla de radicación de correspondencia, ubicada en la Calle 28 N° 13 A – 15, piso 39 en la Ciudad de Bogotá, hasta las 4:00 p.m. de lunes a viernes, en los tiempos establecidos en el cronograma de la convocatoria numeral 9. La fecha de cierre no se modificará o aplazará, salvo que LA UNIDAD lo considere conveniente. La ampliación del plazo se dará a conocer mediante adenda que se publicará en www.innpulsacolombia.com antes de la fecha de cierre. La UNIDAD, hará constar en recibo entregado a la persona que radique la propuesta, la fecha y hora de presentación. Las propuestas presentadas después de la fecha y hora de cierre de la convocatoria se
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considerarán presentadas de forma extemporánea, por lo que serán rechazadas. No se aceptarán propuestas presentadas vía correo electrónico. 13. PROPUESTA TÉCNICA La propuesta técnica deberá incluir obligatoriamente los siguientes elementos: 13.1.
METODOLOGÍA PROPUESTA PARA EL DESARROLLO DEL PROGRAMA
El proponente deberá presentar la metodología y técnicas a utilizar para el desarrollo de las etapas cero (0), uno (1), dos (2), tres (3) y etapa transversal del programa mencionadas en el alcance de los presentes términos de referencia, ofrecido a las entidades públicas y solucionadores, las cuales deben contener como mínimo los siguientes componentes: a. Marco conceptual: Descripción, análisis y abordaje de los principales conceptos que sustentan la propuesta de la metodología y la consultoría, en relación con las diferentes tipos de innovación abierta /colaborativa que se desea promover con el programa en el marco de la implementación de la Estrategia de Gobierno en línea. b. Alcance de la consultoría: Descripción detallada de la intervención y el acompañamiento, en términos de:
Etapas. Objetivos por etapa. Descripción de las actividades por etapa incluyendo aquellas mínimas establecidas en el alcance de los presentes términos. Técnicas, herramientas y formatos para el desarrollo de cada una de las etapas. Equipo de trabajo. Entregables por etapa de acuerdo con las especificaciones del numeral 5 y los adicionales que considere el proponente de acuerdo con la metodología presentada. Valor agregado: actividades de gestión para la generación de conexiones inteligentes entre los beneficiarios participantes, actividades post seguimiento y/o servicio, actividad o herramienta extra que se le da a un producto o servicio, con el fin de darle un mayor valor. Resultados a obtener por etapa durante la ejecución del programa.
Para ello deberá tener en cuenta los siguientes aspectos:
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Pertinencia y beneficios de la metodología. Objetivos a alcanzar. Estructura y herramientas metodológicas. Casos de éxito de aplicación de la metodología propuesta.
Cronograma: Diagrama de Gantt19 en el que se incluye la totalidad de actividades y recursos responsables de la consultoría que se dispondrá para la puesta en marcha y ejecución del programa.
Las opciones metodológicas y técnicas que presente el proponente para el desarrollo del programa deberán apuntar al cumplimento del objeto de la presente convocatoria según numeral 1, al cumplimiento de las actividades relacionadas con el alcance (numeral 4) y a los entregables descritos en el numeral 5 de los presentes términos de referencia.
13.2.
EQUIPO DE TRABAJO
El proponente deberá diligenciar la siguiente tabla (ver anexo anexo 4) con la información del perfil correspondiente a cada uno de los profesionales que conformarán el equipo de expertos colaboradores para acompañar el desarrollo del programa. Tiempo de experiencia profesional específica (medido en Tiempo de Nombres Profesión años o experiencia y (estudios empresas profesional Apellidos culminados) atendidas, general de acuerdo con lo requerido por cada perfil)
Logros obtenidos de acuerdo con su experiencia específica
Rol en la(s) etapa(s) en la(s) que participaría dentro del programa
Tiempo aproximado propuesto de dedicación por entidad pública del programa expresado en horas hombre
Para lo anterior deberá tener en cuenta que el equipo mínimo requerido deberá cumplir con lo siguiente: CARGO
Consultor líder
19
FUNCIONES Y EXPERIENCIA Funciones Mínimas: Definir, presentar y validar la metodología, herramientas e instrumentos, formatos y documentos requeridos para desarrollar cada una de las etapas de innovación colaborativa del Programa. Así mismo, las respectivas actividades y riesgos asociados a la ejecución con alternativas de solución que
El diagrama de Gantt es una popular herramienta gráfica cuyo objetivo es mostrar el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado.
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CARGO
FUNCIONES Y EXPERIENCIA permitan mitigarlos. Liderar las sesiones de trabajo con las entidades públicas para la ejecución del programa. Participar de las reuniones programadas por LA UNIDAD. Atender los requerimientos realizados por LA UNIDAD en el marco de la implementación y ejecución del programa. Realizar acompañamiento a LA UNIDAD en el proceso de convocatoria, evaluación y selección de las entidades públicas participantes del programa. Documentar las actividades realizadas y lecciones aprendidas. Nivel de Formación: Profesional en áreas relacionadas con finanzas, negocios internacionales, ciencias humanas, ingenierías y/o carreras afines; con estudios de postgrado, preferiblemente en áreas tales como gerencia, administración y/o negocios, innovación, emprendimiento, finanzas, relaciones internacionales o afines.
Experiencia Requerida: Experiencia profesional general de al menos siete (7) años. Experiencia específica en diseño e implementación de programas de innovación abierta/colaborativa en al menos tres (3) empresas medianas o grandes, o entidades, de las cuales al menos una (1) de las experiencias relacionadas deberá ser de carácter público en el país. LA UNIDAD verificará el alcance y los resultados obtenidos en las entidades/empresas conforme a las certificaciones aportadas. Funciones Mínimas:
Coordinador Programa
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Liderar y hacer seguimiento al desarrollo de la totalidad de las actividades del programa. Presentar los informes y entregables establecidos e del información requerida por LA UNIDAD. Participar en las reuniones programadas por LA UNIDAD. Atender los requerimientos realizados por LA UNIDAD en el marco de la implementación y ejecución del programa. Definir una estructura clara de administración y gerencia de la consultoría. Definir y ejecutar el plan operativo general de la consultoría.
CARGO
FUNCIONES Y EXPERIENCIA Acompañar y hacer seguimiento en la ejecución del plan de acción del programa en cada una de las entidades públicas seleccionadas. Establecer planes de contingencia para las situaciones fuera de control que se puedan llegar a presentar durante la ejecución del programa. Documentar cada una de las actividades realizadas y lecciones aprendidas. Nivel de Formación: Profesional en áreas relacionadas con finanzas, negocios internacionales, ciencias humanas, ingenierías y/o carreras afines; con estudios de postgrado, preferiblemente en áreas tales como gerencia, administración y/o negocios, innovación, emprendimiento, finanzas, relaciones internacionales o afines. Experiencia Requerida: Experiencia profesional general de al menos (5) años. Experiencia específica de al menos cuatro (4) años en coordinación y gestión de proyectos, preferiblemente con el sector público. Funciones Mínimas para el consultor de estrategia de comunicación:
Diseñar y liderar la estrategia de comunicación y creación de cultura. Desarrollar las actividades de estrategia de comunicación a lo largo del Programa. Comunicar y divulgar las actividades, avances y logros del programa y de las entidades públicas y solucionadores Consultor en estrategia participantes del mismo. de comunicación y Desarrollar las herramientas, formatos, piezas, parrillas de cultura mensajes, copys, entre otros necesarios para poner en marcha la estrategia de comunicación y cultura. Participación presencial en las actividades que correspondan a la estrategia de comunicación y cultura definida en el Programa. Asesorar y acompañar a las entidades públicas en el diseño e implementación de sus estrategias de comunicación y cultura.
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CARGO
FUNCIONES Y EXPERIENCIA Nivel de Formación: Profesional en áreas relacionadas con comunicación social, mercadeo, publicidad, medios audiovisuales, ciencias humanas, y/o carreras afines; preferiblemente con Estudios de Postgrado en áreas tales como, innovación, emprendimiento, marketing, publicidad, administración y/o negocios, relaciones internacionales, ciencias humanas, ingenierías o afines. Experiencia Requerida: Experiencia profesional general de al menos (5) años. Experiencia específica en comunicación en empresas o entidades públicas, construcción de narrativas empresariales y/o de creación de cultura organizacional en innovación y emprendimiento en al menos tres (3) empresas grandes o medianas, o entidades, de las cuales al menos una (1) de las experiencias relacionadas deberá ser de carácter público en el país. LA UNIDAD verificará el alcance y los resultados obtenidos en las empresas/entidades conforme a las certificaciones aportadas.
Expertos interdisciplinarios: se deberá contar con tres (3) o más expertos de los cuales se exigen los siguientes tres perfiles: Al menos un (1) experto en temáticas de arquitecturas TI. Los demás en temas de estructuración de desafíos, estructuración de proyectos, negociación de acuerdos colaborativos, entrenamiento para generación de capacidades para los beneficiarios.
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Funciones Mínimas para los expertos interdisciplinarios: Realizar las actividades descritas en el alcance de los presentes términos, aquellas incluidas en la metodología propuesta y las actividades de gestión que conlleven a la ejecución de las etapas del programa. Hacer un seguimiento constante de la evolución de las entidades y solucionadores participantes. Asesorar y acompañar a las entidades y solucionadores participantes en la implementación del proceso de innovación colaborativa y la estrategia de gobierno en Línea. Participar en los espacios o actividades que se agenden para el desarrollo del programa de acuerdo a los requerimientos informados por LA UNIDAD. Realizar las demás actividades que se requieran para el buen desarrollo del programa. Nivel de Formación expertos: Profesionales en áreas relacionadas con finanzas, negocios internacionales, ciencias humanas, ingenierías y/o carreras
CARGO
FUNCIONES Y EXPERIENCIA afines; preferiblemente con Estudios de Postgrado en áreas tales como, innovación, emprendimiento, gerencia de proyectos, administración y/o negocios, finanzas, relaciones internacionales, derecho, ciencias humanas, ingenierías o carreras afines. Experiencia Requerida: Experiencia profesional general de al menos (5) años. Los expertos interdisciplinarios deberán demostrar experiencia específica en al menos tres (3) empresas medianas o grandes, o entidades; de las cuales al menos una (1) de las experiencias relacionadas deberá ser de carácter público en el país, en consultoría o asesoría. Para el caso del experto de TI se requiere experiencia en temas relacionados con: ingeniería y arquitectura de software, desarrollo de aplicaciones, modelamiento y estandarización de bases de datos y documentación de proceso de desarrollo de software. Para el caso de los demás expertos interdisciplinarios se requiere experiencia en temas relacionados con: innovación abierta y emprendimiento empresarial y/o corporativo, investigación y desarrollo colaborativo, vigilancia tecnológica y/o propiedad intelectual y formulación y gerencia de proyectos, preferiblemente haber realizado dichas actividades con el sector público. LA UNIDAD verificará el alcance y los resultados obtenidos en las empresas/entidades conforme a las certificaciones aportadas.
Para la conformación del equipo de trabajo, el proponente deberá tener en cuenta lo siguiente:
Para el desarrollo del programa el proponente deberá asegurar un equipo interdisciplinario que cumpla con el objeto de la presente convocatoria. Este equipo debe estar conformado por personas con conocimiento y experiencia frente a todas las etapas del programa y requerimientos establecidos en los presentes términos. Es importante que el proponente tenga en cuenta que deberá contar y garantizar un equipo disponible para ejecutar todas las actividades y requerimientos que se tengan en el marco del programa, partiendo de la posibilidad de un aumento en el número de actores participantes en dicho programa que demandará un aumento en el equipo de consultores.
El proponente deberá contemplar además del equipo mencionado anteriormente, el equipo administrativo y logístico que considere necesario para lograr la correcta ejecución de las actividades del programa.
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El proponente podrá incluir en el equipo de trabajo profesionales nacionales o extranjeros, expertos en las temáticas anteriormente mencionadas, anexando para ello los soportes correspondientes (Hoja de vida, certificaciones, contratos, entre otros).
La descripción del equipo ejecutor deberá presentarse en la tabla solicitada en el presente numeral, a partir de la información consignada en las hojas de vida y los soportes correspondientes.
El proponente deberá incluir en la propuesta las hojas de vida de los integrantes del equipo de trabajo usando un formato único ( Ver anexo 3. Formato de hoja de vida).
Para todos los integrantes del equipo de trabajo se deberá adjuntar una carta de intención, mediante la cual se manifieste el compromiso de trabajar en el desarrollo de la consultoría, en el evento de resultar favorecidos con la adjudicación del contrato. (Ver Anexo 5).
El proveedor deberá garantizar que el equipo de consultores presentado en la propuesta será quien participe en el desarrollo del programa. En caso de que se realice un cambio en el equipo durante la ejecución del programa, se deberá notificar previamente al cambio, de manera formal a la UNIDAD para su revisión y aprobación.
El proponente deberá tener la posibilidad de incluir dentro de su equipo de trabajo, expertos que complementen el equipo mínimo requerido presentado, conforme a las necesidades específicas del programa.
El equipo de trabajo deberá estar disponible para la ejecución de las actividades establecidas en los presentes términos cuando LA UNIDAD lo requiera.
13.3.
EXPERIENCIA ESPECIFICA DEL PROPONENTE
El Proponente debe diligenciar en el Anexo 2 Experiencia Específica del Proponente, la información requerida sobre su experiencia específica que debe ser mínimo de dos (2) años en áreas iguales o similares a: diseño e implementación de estrategias y/o programas de innovación abierta y transferencia de capacidades para hacer innovación abierta, en al menos cinco (5) empresas medianas o grandes, o entidades públicas en el país. El proponente deberá ser persona jurídica nacional y acreditar experiencia con copia del contrato o la Certificación del contratante o empresa/entidad intervenida en la cual conste que se recibió la consultoría o asesoría. Para lo anterior el proponente deberá incluir en la propuesta la información requerida en la siguiente tabla:
Nombre del Contrata nte
Resultados Objeto Obtenidos en Fecha de Duración del Fecha de las terminac total (en contrat inicio empresas/en ión meses) o tidades atendidas (al
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Nombre de las empresas/e ntidades atendidas (al menos 5)
Contacto de las empresa/entida des atendidas (Nombre, teléfono celular, ciudad correo)
menos 5)
14. PROPUESTA ECONÓMICA De acuerdo al presupuesto total asignado para la presente convocatoria, el proponente deberá indicar el costo total de la etapa respectiva por entidad pública atendida, para lo cual se sugiere el siguiente cuadro: Valor unitario por entidad pública Etapa 1 Etapa 2 Etapa 3 Valor Total Así mismo, en la propuesta económica, el proponente deberá indicar el valor correspondiente a la etapa 0 el cual contiene: (i) documento que presenta la metodología, herramientas e instrumentos requeridos para la ejecución de todas las etapas del Programa, (ii) plan Operativo del Programa, iii) documento que contiene el diseño e implementación de la estrategia de comunicación y cultura del programa y iv) soporte de la validación de la herramienta que funcionará como plataforma WEB del programa. Este valor no podrá exceder el cinco por ciento (5%) del presupuesto total disponible de la convocatoria. Adicionalmente, respecto de la etapa transversal, el valor de la misma no podrá superar el quince por ciento (15%) del presupuesto total disponible de la convocatoria. Para esta etapa el proponente deberá discriminar el valor de forma mensual. La propuesta económica deberá indicar el valor total (IVA incluido) de los servicios de consultoría propuestos, incluyendo los costos asociados a los viajes y/o desplazamientos y otros gastos logísticos que considere necesarios para el cumplimiento del objeto de la presente convocatoria. La propuesta económica deberá ser presentada en pesos colombianos. En ningún caso, LA UNIDAD reembolsará o cubrirá gastos adicionales por fuera del límite de MIL VEINTE MILLONES DE PESOS ($1.020.000.000) incluyendo el IVA y demás impuestos y costos que se generen con la ejecución del programa.
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Todo error u omisión en la propuesta económica, indebida interpretación del alcance y condiciones previstas en los presentes Términos de Referencia, será responsabilidad del Proponente, por lo cual no se le permitirá ajustar sus precios. Corresponde a todo proponente efectuar los estudios y verificaciones que considere necesarios para la formulación de la propuesta, asumiendo todos los gastos, costos, impuestos, riesgos y estudios tributarios que ello implique, que no serán reembolsados en ningún caso y bajo ningún concepto por LA UNIDAD. El proponente deberá tener en cuenta que no todas las entidades públicas entrarán al programa al mismo tiempo, lo que indica que las etapas se podrán ir ejecutando paralelamente. El proponente deberá mencionar las condiciones y particularidades de la propuesta económica que desee aclarar. 14.1.
CAPACIDAD FINANCIERA
El proponente deberá tener la capacidad financiera suficiente para el cumplimiento de sus obligaciones contractuales, de acuerdo con criterios de liquidez y endeudamiento. Para la validación de esta información, el proponente deberá diligenciar el formato de vinculación Anexo No. 6. Formato Vinculación Clientes Persona Jurídica Nacional suscribirlo en original y deberá adjuntar la documentación solicitada en dicho formato. Con base en los estados financieros del año 2015 entregados por el proponente se calcularán los siguientes indicadores financieros: Capital de trabajo neto = Activo Corriente – Pasivo Corriente Razón de liquidez = Activo corriente / Pasivo corriente Razón de Endeudamiento = total pasivo/ total activo Estas razones financieras serán calculadas con base en los últimos estados financieros de cierre auditados exigibles del proponente. Es decir, los correspondientes al año 2015. Si los estados financieros no se encuentran clasificados en parte corriente y no corriente, para efectos del cálculo de los indicadores, se deberá presentar una aclaración anexa a los estados financieros la cual muestre esta distinción. Dicha aclaración deberá ser informada por el representante legal, contador y/o revisor fiscal según corresponda. Para evaluar la capacidad financiera, los proponentes deben cumplir como mínimo los siguientes parámetros:
El capital de trabajo neto debe ser superior o igual al diez (10%) del valor de la propuesta. La razón de liquidez debe ser mayor o igual a uno (1). Razón de endeudamiento no debe ser superior al setenta por ciento (70%).
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NOTA: La capacidad financiera evidenciada, según los indicadores definidos en el presente numeral es un criterio habilitante para que la propuesta sea tenida en cuenta en el proceso de selección.
15. EVALUACIÓN La presente convocatoria cuenta con un proceso de evaluación que se realiza en dos etapas, una de preselección y otra de selección, explicadas a continuación: Etapa 1 - Preselección: En un primer momento, se realizará una revisión del cumplimiento de los requisitos establecidos en los presentes términos, la totalidad de los documentos requeridos del equipo de trabajo con el perfil mínimo requerido establecido en el numeral 13.2. Asimismo, se revisa que el proponente cumpla con la capacidad financiera estipulada en el numeral 14.1. Se califica CUMPLE o NO CUMPLE, de tal manera que las propuestas que no cumplan con la totalidad de requisitos no continúan en el proceso de evaluación. Como parte de esta etapa de preselección, LA UNIDAD realizará consultas en las listas LAFT y Centrales de Riesgo para el fin de analizar los riesgos relacionados con Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo de todas las personas vinculadas a la propuesta. El proponente deberá cumplir con los requisitos mínimos indicados en los numerales 4; 6 y 13.3 de los presentes términos de referencia. En caso de no cumplir con dichos requisitos mínimos y documentación correspondiente, la propuesta no se tendrá en cuenta para la siguiente etapa de evaluación. Etapa 2 - Selección: esta etapa corresponde a la evaluación técnica integral de la propuesta presentada, durante la cual se analizarán los componentes técnicos y económicos de las propuestas que hubieren llegado hasta esta etapa. En esta fase, se realizará la evaluación técnica y económica de las propuestas considerando los criterios que se incluyen en el siguiente cuadro: CRITERIOS
Técnicos
Económicos
TOTAL
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ASPECTO A CALIFICAR Experiencia específica del proponente Equipo de trabajo propuesto Metodología para adelantar las actividades propuestas Valor Agregado: característica, servicio, actividad o herramienta extra que se le da a un producto o servicio, con el fin de darle un mayor valor. Propuesta económica de la etapa transversal Propuesta económica de las etapas 0, 1, 2 y 3 del programa.
PUNTAJE MAXIMO 10 puntos 20 puntos 30 puntos 10 puntos
10 puntos 20 puntos 100 puntos
En esta etapa del proceso de evaluación, se evaluarán sólo los aspectos técnicos de las propuestas presentadas, seleccionándose aquellas propuestas que cumplan con al menos el setenta por ciento (70%) de cada criterio. Sólo las propuestas que hayan cumplido con el puntaje mínimo requerido para los aspectos técnicos serán evaluadas en su aspecto económico. El mayor puntaje en el criterio de propuesta económica lo obtendrá aquella propuesta cuyo precio sea más bajo. La propuesta ganadora será aquella que obtenga la mayor calificación sumados los puntajes de los criterios técnicos y de los criterios económicos.
16. CRITERIOS TÉCNICOS Se refiere a la experiencia, las capacidades y la metodología presentadas para llevar a cabo el objeto de la convocatoria, para lo cual se tendrán en cuenta los siguientes aspectos:
Experiencia específica del proponente: La experiencia específica del proponente se evaluará a partir del acompañamiento a empresas en los temas relacionados con el objeto de la consultoría. Se analizará el tiempo, áreas temáticas, tipo de clientes, resultados obtenidos a partir de las intervenciones adelantadas, tal como se menciona en la siguiente tabla:
Variable Número de empresas/entidades atendidas en temas relacionados con el diseño e implementación de estrategias y/o programas de innovación abierta y transferencia de capacidades para hacer innovación abierta en empresas grandes o medianas, o entidades públicas en el país. Años de experiencia en diseño e implementación de estrategias y/o programas de innovación abierta y transferencia de capacidades para hacer innovación abierta en al menos cinco (5) empresas medianas o grandes, o entidades públicas en el país Página 39 de 53
Descripción Al menos cinco (5) grandes o medianas empresas, o entidades públicas atendidas en los temas relacionados con el objeto de la convocatoria. De seis (6) a diez (10) grandes o medianas empresas o entidades públicas atendidas. Mayor a diez (10) grandes o medianas empresas o entidades públicas atendidas. Mínimo dos (2) años de experiencia relacionado con diseño e implementación de estrategias y/o programas de innovación abierta y transferencia de capacidades para hacer innovación abierta en al menos cinco (5) empresas medianas o grandes, o entidades públicas en
Puntaje
1 puntos
2 Puntos
3 Puntos
1 puntos
Variable
Descripción
Puntaje
Mayor a dos (2) años de experiencia relacionado con diseño e implementación de estrategias y/o programas de innovación abierta y transferencia de capacidades para hacer innovación abierta en al menos cinco (5) empresas medianas o grandes, o entidades públicas en el país.
3 puntos
el país.
Se evidencia resultados en las intervenciones adelantadas en las empresas/entidades públicas atendidas por el proponente en términos de: retos estructurados y caracterizados, y acuerdos colaborativos pactados entre empresas/entidades y solucionadores.
No se presentaron resultados en las intervenciones.
Se presentaron resultados en las dos (2) variables.
1 Puntos
4 Puntos
Equipo de trabajo: Se evaluarán cantidad de personas participantes, nivel de formación, cantidad de años de experiencia general y específica, tiempo de dedicación y logros obtenidos conforme a lo descrito en el numeral 13.2 y al anexo 4 de estos términos de referencia. El equipo de trabajo será evaluado en términos de sus competencias, experiencia, y tiempo de dedicación, tal como se define a continuación: Variable Número de personas participantes en el equipo de trabajo
Descripción Puntaje Al menos (6) personas que cumplan con el 1 puntos perfil establecido en el numeral 13.2 de los términos y el soporte que certifique el servicio del profesional que garantiza la operación de la plataforma. Adicional al equipo base se incluyen 4 puntos profesionales cuyo perfil sea complementario a lo establecido en el numeral 13.2 de los términos
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Tiempo promedio de Cumpliendo con el perfil mínimo de cada 1 puntos experiencia profesional cargo, el equipo de trabajo tiene en general del equipo de promedio 5 años de experiencia general. trabajo Cumpliendo con el perfil mínimo de cada 3 puntos cargo, el equipo de trabajo tiene en promedio más de (5) cinco años y menos de (7) siete años de experiencia general. Cumpliendo con el perfil mínimo de cada 6 Puntos cargo, el equipo de trabajo tiene en promedio más de (7) siete años de experiencia general. Formación y experiencia El equipo consultor cuenta con el perfil 3 Puntos específica del equipo de mínimo establecido en los términos de trabajo referencia: todo el equipo consultor cuenta la formación académica mínima requerida y el consultor líder cuenta con la experiencia de haber trabajado en al menos tres (3) empresas grandes o medianas, o entidades, de las cuales al menos una (1) de las experiencias relacionadas deberá ser de carácter público en el país. Los tres expertos interdisciplinarios y el consultor en comunicaciones han ofrecido consultoría, asesoría y acompañamiento a mínimo tres (3) empresas en los temas definidos (Ver numeral 13.2) El equipo consultor cuenta con el perfil 8 Puntos mínimo establecido en los términos de referencia: Todo el equipo consultor cuenta la formación académica mínima requerida y el consultor líder cuenta con la experiencia de haber trabajado en al menos 5 empresas medianas o grandes, o entidades de las cuales al menos dos (2) deberá ser de carácter público en el país. Los tres expertos interdisciplinarios y el consultor en comunicaciones han ofrecido consultoría, asesoría y acompañamiento a mínimo (5) cinco empresas en los temas definidos (Ver numeral 13.2).
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Dedicación del equipo de Las propuestas que indique el menor 1 Puntos trabajo número horas (sumatoria) de dedicación al programa del equipo de trabajo propuesto. La propuesta que indique el mayor 2 Puntos número horas (sumatoria) de dedicación al programa del equipo de trabajo propuesto. Las demás propuestas se calificarán otorgando un puntaje proporcional en referencia a la propuesta con mayor puntaje obtenido.
Metodología propuesta: Con base en las condiciones requeridas en el numeral 13.1 y la siguiente tabla, se evaluará la metodología propuesta para el cumplimiento del objeto de la convocatoria. Variable
Descripción
Claridad y pertinencia en el marco conceptual, en el alcance, las actividades y entregables esperados de la consultoría teniendo en cuenta el contexto y las condiciones de las entidades públicas a atender y los resultados esperados por LA UNIDAD
El marco conceptual, el alcance, las actividades y entregables propuestos son las mínimas establecidas por LA UNIDAD/ No se evidencia un enfoque que conlleve a la obtención de resultados concretos en el marco del programa /No se plantean a partir del contexto y las condiciones del perfil a atender. El marco conceptual, el alcance, las actividades y entregables propuestos se refuerza, se complementan y afinan respecto a lo mínimo requerido por LA UNIDAD, se plantean a partir del contexto y las condiciones del perfil a atender y se evidencia un enfoque que conlleve a la obtención de resultados concretos en el marco del
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Puntaje Máximo
7 Puntos
12 Puntos
programa.
Las herramientas y técnicas metodológicas propuestas no son del todo claras ya que no se ajustan al contexto, condiciones y perfil a atender mencionados en la presente convocatoria. Herramientas y técnicas metodológicas propuestas Las herramientas y técnicas metodológicas propuestas son completamente claras, dinámicas e innovadoras y se ajuste al contexto, condiciones y perfil a atender mencionados en la presente convocatoria. La metodología no se ajusta a las necesidades del programa (tiempo, acompañamiento a las entidades y resultados) y no se encuentra alineada con las expectativas de LA Metodología ajustada conforme UNIDAD. a las necesidades del programa La metodología se ajusta a las necesidades del programa (tiempo, acompañamiento a las entidades y resultados) y se encuentra alineada con las expectativas de LA UNIDAD.
4 Puntos
9 Puntos
4 Puntos
9 Puntos
Valor Agregado Con base en las condiciones requeridas en los numerales 4 y 15, y la siguiente tabla, se evaluará el valor agregado que se define como característica, servicio, actividad o herramienta extra que se le da a un producto o servicio, con el fin de darle un mayor valor.
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Variable
Descripción
Valor agregado: característica, servicio, actividad o herramienta extra que se le da a un producto o servicio, con el fin de darle un mayor valor.
El valor agregado ofrecido no genera un mayor impacto en los resultados esperados de la consultoría. El valor agregado ofrecido genera un mayor impacto en los resultados esperados de la consultoría y se valorará positivamente si además el proponente posee experiencia específica en el sector TI.
Puntaje Máximo 4 Puntos
10 Puntos
17. CRITERIOS ECONÓMICOS Para realizar la evaluación se tendrá en cuenta el proponente que presente el menor precio en su propuesta económica, al cual se le concederá el mayor puntaje y será tomado como base para la puntuación de los demás la cual se asignará de forma proporcional. 17.1.
CRITERIOS DE DESEMPATE
Cuando entre dos o más propuestas se presente un empate en la calificación total obtenida, se hará un desempate teniendo en cuenta los siguientes criterios en su orden señalado: a. b. c. d.
Metodología propuesta. Experiencia específica del equipo de trabajo. Mayor experiencia del proponente. El proponente que acredite que por lo menos el diez por ciento (10%) de su nómina la conforman empleados en las condiciones de discapacidad enunciadas en la Ley 361 de 1997 debidamente certificadas por la oficina de trabajo de la respectiva zona y contratados por lo menos con anterioridad de un año a la presentación de la propuesta. En todo caso, en el evento que la propuesta seleccionada sea aquella que acredite cumplir con esta condición, los empleados deberán mantenerse vinculados por un lapso igual al plazo del contrato que se celebre como consecuencia de la adjudicación de la presente convocatoria.
18. RECHAZO DE PROPUESTAS Se rechazarán las Propuestas en las que:
El Proponente no cumpliere con los requisitos establecidos en estos términos de referencia.
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No se incluya en la propuesta TODA la documentación exigida en estos Términos de Referencia y en sus documentos anexos. El valor de la oferta sea mayor al valor máximo establecido en el numeral 9 de los presentes términos. Se hubiere presentado la propuesta en forma subordinada al cumplimiento de cualquier condición. No se incluya la garantía de seriedad, o la garantía aportada no cumpla con los requisitos establecidos en los Términos de Referencia. Se incluya información que no sea veraz. Se incluyan disposiciones contrarias a la ley colombiana La propuesta que se hubiere presentado de forma extemporánea.
19. DECLARATORIA DE DESIERTA La convocatoria se declarará desierta en los siguientes casos:
Cuando ninguna de las propuestas evaluadas cumpla con los requisitos exigidos en los términos de referencia. Por motivos o causas que impidan la escogencia objetiva, debidamente sustentados. Cuando se hubiere violado la reserva de las propuestas presentadas. Cuando no se presente ninguna propuesta. Cuando ninguna de las propuestas cumpla con el puntaje mínimo requerido.
20. INSTRUCCIONES PARA PRESENTAR LA PROPUESTA 20.1.
DOCUMENTACIÓN DE LA PROPUESTA
El proponente deberá presentar un documento impreso y en medio digital con la siguiente documentación. Se recomienda que ésta venga numerada y con su respectiva tabla de contenido:
1. Carta de presentación de la propuesta, según anexo No. 1. Carta de Presentación y Declaraciones Proponente que contenga:
Aceptación de condiciones de los presentes términos de referencia. Que toda la información consignada del proponente es verídica. Declaración del proponente en el sentido de no estar incurso en circunstancias que impliquen conflicto de intereses con Bancóldex y/o Bancóldex como administrador de la Unidad. Declaración del proponente en el sentido de no estar incurso en alguna causal de inhabilidad o incompatibilidad, según lo dispuesto en los artículos en los artículos 8,9 y 10 de la Ley 80 de 1993, en el Decreto-Ley 128 de 1976 y en el Estatuto Anticorrupción Ley 1474 de 2011..
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Declaración del proponente en el sentido de no encontrarse incurso en proceso liquidatario. Indica el nombre de la persona responsable a quien se contactará para cualquier asunto relacionado con la propuesta. Autorización para el tratamiento de sus datos personales atendiendo lo preceptuado en la ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. Esta información será utilizada en el desarrollo de las funciones propias de la Unidad, de forma directa o a través de terceros de conformidad con la política de tratamiento de datos y, de publicar sus datos en los resultados de la convocatoria.
2. Garantía de seriedad de la propuesta en formato de entidades particulares, según lo descrito en la segunda parte de los Términos de Referencia. En caso de pólizas de seguro, deberá anexar adicionalmente el respectivo recibo de pago. 3. Certificado de existencia y representación legal, o su equivalente, con vigencia no superior a dos (2) meses a la fecha de radicación de la propuesta, expedido por el órgano correspondiente. En caso de existir limitaciones a las facultades del representante legal, se deberá adjuntar acta del máximo órgano societario en el que se autorice la presentación de la propuesta y celebración del contrato en caso de resultar adjudicatario. 4. Poder debidamente otorgado y reconocido en texto y firma ante notario y/o apostillado según sea el caso, cuando se actúe por representación. Si el poder se otorga en el exterior, el documento deberá presentarse apostillado. 5. Formato de vinculación adjunto (Anexo No. 6. Formato Vinculación Clientes Persona Jurídica Nacional) diligenciado, firmado, con huella del representante legal y con la totalidad de documentos mencionados en el mismo. 6. Propuesta técnica y metodológica con por lo menos las condiciones definidas en el Numeral 13 de los presentes términos de referencia. 7. Cuadro resumen con la descripción del equipo de trabajo según Numeral 13.2 Equipo de Trabajo. 8. Cuadro resumen de experiencia específica del proponente con sus respectivos soportes según Numeral 13.3 Experiencia Específica del Proponente. 9. Hojas de vida del equipo propuesto conforme al Anexo No. 3. Formato de hoja de vida. 10. Carta de intención, mediante la cual el equipo de trabajo manifieste el compromiso de trabajar en el desarrollo de la consultoría, en el evento de resultar favorecidos con la adjudicación del Contrato, conforme a lo descrito en el Anexo No. 5. Carta de Compromiso Proponente. 11. Propuesta Económica en pesos colombianos, de acuerdo al Numeral 14 Propuesta Económica.
21. INSTRUCCIONES El Proponente podrá presentar una sola propuesta en idioma español, en original (medio físico) debidamente suscrita por su representante legal, y copia en medio magnético (CD), con la documentación requerida, diligenciada en su totalidad. Se recomienda que todas sus páginas estén numeradas en forma ascendente consecutiva, con el correspondiente índice o tabla de contenido que
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permita su fácil consulta. En caso de diferencias entre los dos ejemplares, primará la propuesta presentada en medio físico. Cualquier información adicional que el proponente considere necesario presentar, debe incluirla o adjuntarla a la propuesta que entregue de acuerdo con las fechas establecidas para el cierre de convocatoria. Una vez radicada la propuesta en la oficina de correspondencia de Bancóldex, ésta no se podrá modificar, ni se podrá adjuntar ningún tipo de información adicional, a menos que LA UNIDAD, lo haya requerido expresamente. La presentación de la propuesta implica que el proponente acepta todas las condiciones y obligaciones establecidas en los términos de Referencia.
22. CONDICIONES DE EJECUCIÓN Las actividades a desarrollar serían las descritas en el alcance de los presentes términos de referencia y aquellas descritas por el proponente en su propuesta.
23. FORMA DE PAGO El precio ofertado por el proponente se pagará contra la entrega y recibo a satisfacción por parte de la UNIDAD de cada uno de los entregables que se definan previamente por las partes y que se consignarán en el contrato que se celebre, para cada una de las etapas y por entidad pública (para las etapas que aplique) en las que se desarrollará el programa que trata la presente convocatoria. 1.
Un primer pago equivalente al valor de la propuesta económica presentada para la etapa 0 contra presentación de los entregables de la etapa 0, teniendo en cuenta lo descrito en los numerales 5 y 14.
2. Pagos trimestrales durante el plazo del contrato los cuales se liquidarán así: se multiplicará el valor unitario de las etapas 1, 2, y 3, por el número de entidades públicas atendidas durante el trimestre. Para este pago no se reconocerán actividades parciales ejecutadas durante el trimestre con una entidad pública, sólo se pagará si se acredita el cumplimento total de la etapa respectiva por entidad, contra la presentación y recibo a satisfacción de los entregables definidos para cada etapa. 3. En los pagos trimestrales se incluirá el valor mensual correspondiente a la etapa transversal, equivalente al valor de la propuesta económica presentada para la etapa transversal, teniendo en cuenta lo descrito en los numerales 5 y 14. Para realizar cualquiera de los pagos antes mencionados, el contratista deberá presentar la factura en debida forma junto con los entregables definidos en este numeral de los presentes términos de referencia, los cuales deberán contar con el visto bueno del supervisor del contrato y ser presentado en la fecha acordada entre las partes dentro del contrato.
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Así mismo el proponente deberá participar en reuniones para discusión y revisión de los entregables cuando así lo requiera LA UNIDAD con la persona designada como supervisora del contrato. Adicionalmente, deberá realizar los ajustes necesarios a cada entregable y presentarlo nuevamente a consideración de LA UNIDAD. Los Proponentes al presentar una propuesta declaran conocer y aceptar que los recursos con los cuales se harán los pagos del contrato que eventualmente se celebre, provienen de recursos del Presupuesto del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, por lo que su pago estará condicionado a que los mismos hayan sido entregados efectivamente a LA UNIDAD. Por lo anterior, con la firma del respectivo contrato, el proponente seleccionado renuncia a cualquier reclamación (particularmente al cobro de intereses), derivada de la imposibilidad de realizar el pago por parte de LA UNIDAD cuando por cualquier circunstancia la Dirección Nacional del Tesoro Público o la entidad que hiciera sus veces, no hubiera hecho entrega de los recursos necesarios para hacer el pago respectivo.
24. TÉRMINOS JURÍDICOS 24.1.
RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE
En atención a la naturaleza jurídica de LA UNIDAD, el presente proceso de selección y la contratación que eventualmente de éste se derive, se encuentran sometidos a las normas del Derecho Privado Colombiano. 24.2.
VERACIDAD DE LA INFORMACIÓN SUMINISTRADA
El proponente está obligado a responder por la veracidad de la información entregada durante el proceso de selección. LA UNIDAD, de conformidad con el artículo 83 de la Constitución Política, presume que toda la información que el proponente presente para el desarrollo de esta invitación es veraz, y corresponde a la realidad. No obstante lo anterior, LA UNIDAD, se reserva el derecho a verificar toda la información suministrada por el proponente. 24.3.
PROPIEDAD DE LA INFORMACIÓN
El Proponente seleccionado acepta que la información entregada por LA UNIDAD en desarrollo de la presente convocatoria, así como la información que se genere como consecuencia de la prestación del servicio que se contrate es de propiedad exclusiva de la UNIDAD, salvo la información de propiedad de las empresas a la cual el consultor tenga acceso en desarrollo de la consultoría contratada. Así mismo, el proponente seleccionado renuncia a favor de LA UNIDAD, a cualquier derecho de propiedad, uso, goce, reproducción, distribución, comunicación pública y transformación sobre la información y los documentos que resulten del objeto de la presente convocatoria, renuncia que se entenderá otorgada por el proponente, mediante su participación en la presente convocatoria.
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24.4.
CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN
El proponente seleccionado acepta que la ejecución del contrato que se celebre será desarrollado bajo parámetros de absoluta reserva y no podrá utilizar total o parcialmente la información que reciba directa o indirectamente de LA UNIDAD, o aquella a la cual tenga acceso en cumplimiento del proceso de selección y contratación o por cualquier otro motivo, para desarrollar actividades diferentes a las contempladas en el objeto, alcance y obligaciones que le correspondan de conformidad con el contrato que se celebre como consecuencia de la adjudicación de la presente convocatoria, adoptando las medidas necesarias para mantener la confidencialidad de los datos suministrados, incluyendo pero sin limitarse a ello a la suscripción de los acuerdos de confidencialidad con las empresas participantes y los demás actores involucrados en el desarrollo del programa. 24.5.
CLÁUSULA DE RESERVA
LA UNIDAD se reserva el derecho de cerrar anticipadamente la presente convocatoria y de rechazar cualquiera o todas las propuestas que se presenten, si así conviene a sus intereses, sin necesidad de dar explicación alguna a los oferentes y sin indemnizar ningún tipo de perjuicio o asumir costo alguno que con tal cierre o rechazo se pudiera generar a alguno de los proponentes. 24.6.
GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA
El Proponente deberá incluir una garantía de seriedad de la oferta por un valor de DOSCIENTOS MILLONES DE PESOS, la cual podrá consistir en una garantía bancaria irrevocable a primer requerimiento (on-demand) o en una póliza de seguro expedida por una compañía de seguros vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia, que sea satisfactoria LA UNIDAD. La garantía deberá ajustarse a los presentes Términos de Referencia y a las disposiciones legales vigentes. Las compañías de seguros que otorguen la garantía deberán estar legalmente establecidas en Colombia, los establecimientos bancarios que otorguen la garantía podrán ser nacionales legalmente establecidos en Colombia, o extranjeros siempre que tengan límite de exposición crediticia con BANCOLDEX (cupo de crédito aprobado con BANCÓLDEX). La garantía deberá ser válida por un periodo de seis (6) meses, contados a partir de la fecha de cierre de la convocatoria. La garantía de seriedad de la oferta deberá ser otorgada a favor del Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A. – BANCÓLDEX – Unidad de Gestión de Crecimiento Empresarial, NIT. 900.457.656-8, en formato para entidades particulares, la cual se hará efectiva si el proponente retira su propuesta dentro del período de validez estipulado, o si habiéndosele adjudicado el contrato no cumple con los requisitos establecidos para la firma del mismo o se niega a celebrar el contrato respectivo o no presenta las garantías del Contrato establecidas en estos Términos de Referencia o en el Contrato.
25. ESTUDIOS PARA PARTICIPAR EN LA CONVOCATORIA
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Corresponde a todo Proponente efectuar los estudios y verificaciones que considere necesarios para la formulación de la Propuesta, incluyendo sin limitarse los estudios técnicos, contables, tributarios, entre otros; asumiendo todos los gastos, costos, impuestos y riesgos que ello implique, que no serán reembolsados en ningún caso y bajo ningún concepto. La presentación de una Propuesta implicará que el Proponente realizó los estudios, análisis y valoraciones pertinentes para prepararla y, por lo mismo, no se reconocerá sobrecosto alguno derivado de deficiencias en ellos.
26. PERIODO DE VALIDEZ DE LA PROPUESTA La Propuesta tendrá un periodo de validez de seis (6) meses contados a partir de la fecha de cierre de la Convocatoria señalada en el numeral 9 de estos Términos de Referencia.
27. CONTRATACIÓN 27.1.
SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO
Una vez se adjudique el Contrato por parte de LA UNIDAD se informará por escrito de dicha decisión al proponente favorecido, quien procederá a la firma del mismo y al cumplimiento de los demás requisitos de legalización dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de envío del modelo de contrato respectivo. En caso de negativa u omisión del adjudicatario a suscribir el contrato en el plazo previsto, o cualquier otra causa o circunstancia por la cual el adjudicatario no esté en condiciones de firmar conforme a estos Términos de Referencia, LA UNIDAD podrá contratar con el proponente siguiente en el orden de calificación mayor a menor, y así sucesivamente. En este caso, LA UNIDAD hará efectiva la garantía de seriedad de la Propuesta sin menoscabo de las acciones legales conducentes al reconocimiento de perjuicios causados y no cubiertos por el valor de la garantía. Para todos los efectos de los presentes Términos de Referencia, se entenderá al Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A. - Bancóldex en su calidad de administrador de LA UNIDAD, como la persona jurídica contratante en este proceso. 27.2.
OBLIGACIONES DE LA UNIDAD
En el desarrollo del Contrato suscrito en virtud de estos Términos de Referencia, LA UNIDAD, tendrá las siguientes obligaciones:
Pagar al Contratista la suma debida según los términos del Contrato. Cooperar con el Contratista para el normal desarrollo del Contrato. Entregar al Contratista el material e información necesaria para efectos del desarrollo del objeto del Contrato.
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27.3.
OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA
En el desarrollo del Contrato suscrito en virtud de los presentes Términos de Referencia, el Contratista tendrá, entre otras, las siguientes obligaciones: a. Desarrollar las actividades contratadas, de conformidad con lo establecido en el Contrato y en sus documentos anexos. b. Atender las recomendaciones y requerimientos de LA UNIDAD durante el desarrollo del programa. c. Dar cumplimiento a las demás obligaciones inherentes al objeto del contrato que se encuentren señaladas en el mismo. d. Gerenciar integralmente el desarrollo de las etapas 0, 1, 2, 3 y la etapa transversal descritas en el alcance de los presentes términos de referencia. e. Asegurar un proceso de comunicación permanente y efectivo entre los diferentes actores dentro de las entidades participantes en el programa. f. Consultar las fuentes de información necesarias para la correcta ejecución de la presente Convocatoria. g. Cumplir con los tiempos máximos establecidos en la presente convocatoria. h. Realizar todas las actividades derivadas del programa en nombre de iNNpulsa Colombia y/o Bancóldex, según sean acordadas con LA UNIDAD. i. Entregar las respectivas autorizaciones para el tratamiento de datos personales y cumplir con las normas colombianas vigentes en materia de protección de datos personales. 27.4.
DURACIÓN DEL CONTRATO
El contrato tendrá una duración de hasta doce (12) meses contados a partir de la fecha de legalización. 27.5.
SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL CONTRATO
Sin perjuicio del control y supervisión interno que deberá establecer el adjudicatario de la presente invitación para supervisar sus actividades, LA UNIDAD supervisará la ejecución del Contrato, verificando las actividades relacionadas con el mismo. El supervisor del Contrato por parte de LA UNIDAD, será, para todos los efectos, el que se designe en el Contrato. 27.6.
GARANTÍA DEL CONTRATO
Para la ejecución del Contrato, el adjudicatario deberá constituir a favor del Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A. – BANCOLDEX / Unidad de Gestión de Crecimiento Empresarial NIT 900.457.656-8 una garantía bancaria a primer requerimiento o un seguro de cumplimiento, en formato de entidades particulares, expedido por una compañía de seguros o establecimiento bancario, debidamente autorizado por las autoridades colombianas. Dicha garantía deberá contener los amparos que se mencionan a continuación:
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Cumplimiento de las obligaciones derivadas del Contrato con una suma asegurada equivalente al veinte (20%) por ciento del precio estimado del contrato y con una vigencia igual a la del Contrato y tres (3) meses más.
Pago de salarios, prestaciones sociales, indemnizaciones laborales y demás prestaciones de índole laboral del personal dedicado por el Contratista para la ejecución del Contrato, con una suma asegurada equivalente al treinta por ciento (30%) del precio estimado del contrato y con una vigencia igual a la del Contrato y tres (3) años y tres (3) meses más.
Calidad del servicio objeto del contrato por un valor asegurado equivalente al veinte por ciento (20%) del precio estimado del contrato, con una vigencia igual a la del Contrato y tres (3) meses más.
PARÁGRAFO: Con el fin de que la vigencia del seguro sea congruente con el inicio de vigencia del contrato, la cual inicia cuando se produce la legalización del mismo, el seguro deberá presentarse con una vigencia adicional de un (1) mes respecto de las vigencias indicadas en los anteriores numerales. Las compañías de seguros que otorguen la garantía deberán estar legalmente establecidas en Colombia, los establecimientos bancarios que otorguen la garantía podrán ser nacionales legalmente establecidos en Colombia, o extranjeros siempre tengan límite de exposición crediticia con BANCOLDEX (cupo de crédito aprobado con BANCOLDEX). 27.7.
SUBCONTRATOS
El adjudicatario de los recursos podrá subcontratar a su propia conveniencia las labores que requiera para la ejecución del Contrato, siempre y cuando por este conducto no se deleguen sus propias responsabilidades. En todo caso, ante la Unidad de Gestión de Crecimiento Empresarial, el Contratista será el responsable del cumplimiento de todas las obligaciones contractuales.
28. HABEAS DATA Para la información que se entregue a la UNIDAD en calidad de soporte o entregable, el contratista seleccionado se obliga a obtener por parte de las empresas y empresarios las autorizaciones respectivas y cumplimiento de las normas de protección de datos personales, en especial la Ley 1581 de 2012, de tal forma que la UNIDAD pueda crear bases de datos con la información de los beneficiarios y pueda manejar tal información en el desarrollo de actividades que correspondan a su objeto.
29. LISTADO DE ANEXOS Anexo N°. 1. Carta de presentación y declaraciones del proponente Anexo N°. 2. Experiencia especifica del proponente Anexo N°. 3. Formato hoja de vida Anexo N°. 4. Descripción equipo de trabajo Página 52 de 53
Anexo N°. 5. Carta de compromiso equipo de trabajo Anexo N°. 6. Formato de vinculación Anexo N°. 7. Autorizaciones
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