UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA AFILIACIONES Y PAGOS A SEGURIDAD SOCIAL

CÓDIGO: PGRH-023 VERSIÓN: 01 EMISIÓN: 31/01/2013 PÁGINA 1 de 5

ÍNDICE

1. OBJETIVO 2. ALCANCE 3. DEFINICIONES 4. CONTENIDO 4.1 Generalidades 4.2 Políticas De Operación 4.3 Desarrollo Del Procedimiento 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 6. REGISTROS 7. CONTROL DE CAMBIOS 8. ANEXOS

Elaborado por Cargo Revisado por Cargo Aprobado por Cargo

2 2 2 3 3 3 3 5 5 5 5

Alfonso Estrella Otero Firma: Líder del proceso de Gestión y Desarrollo del Talento Humano Firma: Diana Martelo Barrios Líder del Proceso de Gestión de la Calidad Firma: Alberto de la Espriella Representante de la Alta Dirección ante el SIGEC

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1. OBJETIVO Establecer las políticas y pasos a seguir para la afiliación y pagos al Sistema de Seguridad Social en Salud, Pensión, Riesgos Laborales, de los funcionarios y pensionados de la Institución. 2. ALCANCE Este procedimiento va desde la afiliación de los funcionarios al Sistema, manejo de novedades, desvinculaciones del sistema, hasta el pago a cada una de las administradoras de los servicios. Aplica para funcionarios, pensionados, Aprendices; Monitores, Becarios de la Institución y/o personal contratado mediante orden o contrato de prestación servicio. 3. DEFINICIONES AFILIACIÓN: Acto jurídico que debe cumplir con los requisitos legales (diligenciamiento y suscripción de formulario oficial) de todo empleador y Servidor Público. AFP: Administradora de Fondos de Pensión. APORTE: Porcentaje que se descuenta a los trabajadores y empleadores para cubrir el gasto de la Seguridad Social. ARL: Administradora de riesgos laborales. EPS: Entidades Promotoras de Salud o núcleos organizativos básicos del sistema de seguridad social. Su función es la de administrar los servicios de salud y los recursos del Sistema General de Seguridad Social. SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD: Conjunto de entidades públicas y privadas, normas y procedimientos destinados a garantizar a toda la población, el servicio de salud en todos los niveles, garantizar las prestaciones económicas y de salud a quienes tienen una relación laboral o capacidad económica suficiente para afiliarse al sistema. PILA: Planilla Integrada de Liquidación de Aportes, generada a través de Internet. NOVEDADES A LA SEGURIDAD SOCIAL: conjunto de Afiliaciones, Licencias de Maternidad, Paternidad, licencias no remuneradas, Desvinculaciones e Incapacidades.

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4. CONTENIDO 4.1 Generalidades El procedimiento de afiliación y pago al Sistema de Seguridad Social, tiene como objetivo garantizar que los funcionarios de la Institución estén protegidos en materia de salud, pensión y riesgos laborales, a través de la afiliación y pago oportuno a las administradoras que prestan estos servicios, propendiendo a asegurar su bienestar y buen desarrollo en la Institución. 4.2 Políticas De Operación  El pago a las administradoras se realizará conforme a las fechas estipuladas en el Decreto 1670 del 2007. (Para el caso de la Universidad de Córdoba se pagará hasta el tercer día hábil de cada mes, en condiciones de normalidad administrativa).  La Universidad afiliará a sus funcionarios, Becarios y Monitores al Sistema General de Seguridad Social en salud, pensión y riesgos laborales.  El personal que se encuentra contratado en la Institución por orden o contrato de prestación de servicio, sólo será afiliado al Sistema de Riesgos laborales, como lo establece el Decreto 2800 de 2003 y el correspondiente pago estará a su cargo.  La Universidad afiliará a los aprendices sólo al Sistema General de Seguridad Social en Salud y Riesgos laborales, como lo establece el artículo 30 de la Ley 789 de 2002. El pago correrá por cuenta de la Institución.  Para que un funcionario inicie sus labores en la Institución, debe estar afiliado al Sistema de Seguridad Social en salud, pensión y riesgos laborales. 4.3 Descripción del Procedimiento Pasos

Responsable

1.

Profesional de seguridad social

2.

Funcionario

Descripción Recibe de la Secretaria y de los profesionales de nómina, las novedades de ingreso de personal a la Institución, como son: copia de las Actas de posesión, informaciones básicas de docentes catedráticos y ocasionales, contratos de aprendizaje, resoluciones de vinculación de monitores, becarios y supernumerarios. Si es un funcionario nuevo entrega al profesional de seguridad social, carta de autorización de afiliación a seguridad social, certificaciones de las EPS y AFP, en caso de estar afiliado y copia del documento de identidad. Si es funcionario que ingresa periódicamente (catedráticos, ocasionales, Monitores, Becarios y personal vinculado mediante

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Pasos

Responsable

3.

Profesional de seguridad social

4.

Administradoras

5.

Profesional de seguridad social

6.

Profesional de seguridad social

7.

Profesional de seguridad social

8.

Líder del proceso

9.

10.

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Descripción contrato u orden de prestación de servicios) o funcionario antiguo que requiere traslado a otra entidad, entrega sólo documento de identidad. Diligencia los formularios de afiliación en físico y los envía a las diferentes administradoras, relacionándolos en el formato Envío de Afiliaciones (FGRH-082). Las afiliaciones a ARL se hacen a través del portal Web de la administradora. Nota: Al personal vinculado mediante Contrato u orden de prestación de servicios, se afilia sólo a ARL, como trabajador independiente y se envía al Líder del proceso de adquisición y Contratación, la respectiva afiliación para la legalización del contrato. Realizan la afiliación respectiva y envían copia del formulario radicado al Profesional de seguridad social de la División de Talento Humano de la Universidad de Córdoba. Recibe las copias de los formularios de afiliación y entrega copia al funcionario afiliado y al archivo de gestión de la División de Talento Humano, para anexar en la historia laboral. NOTA: Cuando una solicitud de afiliación o traslado no es admitida, se le comunica al funcionario y se procede a hacer las correcciones a que haya lugar para afiliarlo. Recibe las novedades a la Seguridad Social (incapacidades, licencias, retiros, ingresos, traslados y vacaciones), reportadas mensualmente por las administradoras y los profesionales de nómina, en el Formato Reporte de Novedades de Nomina (FGRH042) y las ingresa al portal liquidador de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA). Realiza liquidación, elabora las cuentas para pagos según formato de Solicitud de CDP (FGFI-052) y las remite al Líder del proceso para su aprobación. Revisa, firma las cuentas para pago y remite al Proceso de Gestión financiera.

Ejecuta el Procedimiento de Pagos (FGGI-009), teniendo en Proceso de gestión cuenta que los giros electrónicos se realizan por el portal financiera liquidador de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA). Guarda en medio magnético los reportes de pago de la PILA e Profesional de imprime los reportes del pago efectuado a la seguridad social a seguridad social los funcionarios que lo requieran. Fin del Procedimiento

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5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Referencia

Fecha de Emisión

Breve Descripción

Ente que expide la Norma

No aplica 6. REGISTROS

Código

Nombre

No aplica

Formularios de Afiliación Formato reporte novedades de nómina

FGRH042

formato de Solicitud de CDP

FGFI052

FGRH082 No aplica No aplica

Responsable de diligenciarlo

Medio de archivo

Tiempo de archivo

Disposición

Profesional de Archivo Seguridad social de Gestión

Físico

4 años

Conservar

Profesional de Archivo de Seguridad social Gestión

Físico

2 años

Eliminar

Físico

5 años y 15 años respectivamente

Conservar

2 años

Eliminar

4 años

Conservar

4 años

Conservar

Lugar de archivo

Archivo de Gestión Profesional de División Seguridad social de Asuntos financieros

Formato Profesional de Archivo de envío de Físico Seguridad social Gestión afiliaciones Carta y Archivo de certificaciones Funcionario Magnético Gestión de afiliación Reportes de Profesional de Archivo pago de la Magnético Seguridad social de Gestión PILA

7. CONTROL DE CAMBIOS No aplica 8. ANEXOS No aplica

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