UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 1 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL INSTITUCIONAL OFICINA PRODUCTORA: Vicerrectoría Académica OFICINA PRODUCTORA: División de Postgrados y Educación Continuada OFICINA PRODUCTORA: División de Atención al Egresado OFICINA PRODUCTORA: División de Educación a Distancia OFICINA PRODUCTORA: División de Investigación OFICINA PRODUCTORA: Laboratios de Aguas OFICINA PRODUCTORA: Centro de Investigación Piscícola (Cinpic) OFICINA PRODUCTORA: Laboratorio de Suelos y Aguas OFICINA PRODUCTORA: División de Extensión OFICINA PRODUCTORA: Centro de Idiomas OFICINA PRODUCTORA: División de Bibliotecas y Recursos Educativos OFICINA PRODUCTORA: División de Admisiones, Registro y Control Académico OFICINA PRODUCTORA: Facultad de Ciencias Básicas OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Biología OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Química OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Matemáticas y Estadísticas OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Física y Electrónica OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Geografía y Medio Ambiente OFICINA PRODUCTORA: Facultad de Ingenierías OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Ingeniería Industrial OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Ingeniería Mecánica OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Ingeniería Ambiental OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Ingeniería de Alimentos OFICINA PRODUCTORA: Facultad de Ciencias Agrícolas OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Ingeniería Agronómica y Desarrollo Rural OFICINA PRODUCTORA: Facultad de Medicina Veterinaria y Zootecnia OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Ciencias Acuícolas OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Ciencias Pecuarias OFICINA PRODUCTORA: Facultad de Educación y Ciencias Humanas OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Informática Educativa OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Idiomas Extranjeros OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Cultura Física, Recreación y Deportes OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Artes OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Ciencias Sociales OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Psicopedagogía OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Español y Literatura OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Ciencias Naturales OFICINA PRODUCTORA: Facultad de Ciencias de las Salud OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Bacteriología OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Enfermería OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Regencia en Farmacia OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Salud Pública OFICINA PRODUCTORA: Facultad de Ciencias Economicas,Juridicas y Administrativas OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Ciencias Económicas y Empresariales

02 05 11 12 15 21 21 29 32 34 36 38 42 44 47 50 52 54 57 60 63 66 69 72 75 78 86 87 90 97 99 102 104 106 109 112 114 116 119 121 124 128 130 133 134

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UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Fecha de Actualización de la TRD

OFICINA PRODUCTORA: Vicerrectoría Académica CÓDIGO DE OFICINA: 400

Código Dependencia No. Serie 400-1 400-1-1 400-1-2 400-1-3 400-1-4 400-2

Series y sus correspondientes tipos documental ACTAS ACTAS DEL COMITÉ DOCENTE DE ASIGNACIÓN Y RECONOCIMIENTO DE PUNTAJE Comunicaciones ACTAS EQUIPO DE MEJORAMIENTO Comunicaciones ACTAS ADMINISTRATIVAS Comunicaciones ACTAS ACADEMICAS Comunicaciones PLAN DE DESARROLLO Actas de las mesas de trabajo Comunicaciones Informes de las mesas temáticas INFORMES INFORMES DE GESTIÓN ACADEMICOS

400-3 400-3-1 ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 2 de 135

Retención Documental A.G. A.C.

Disposición Final C S E

30/08/2011

PROCEDIMIENTO

2

8

X

Se conservan por ser documentos históricos

2

8

X

Se conservan por ser documentos históricos

2

8

X

Se conservan por ser documentos históricos

2

8

X

Se conservan por ser documentos históricos

2

10

X

Se conservan por ser documentos históricos

2

10

X

Se conservan por ser documentos históricos

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UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA

CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 3 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Fecha de Actualización de la TRD

OFICINA PRODUCTORA: Vicerrectoría Académica CÓDIGO DE OFICINA: 400

Código Dependencia No. Serie 400-4

400-5

400-6 400-7 400-7-1 400-7-2

Series y sus correspondientes tipos documental EVALUACIÓN DOCENTE Evaluaciones Informes Comunicaciones PROCESO DE GESTIÓN DOCENCIA Mapa de riesgo Indicadores de gestión Acciones correctivas, preventivas y de mejora Encuestas de satisfacción Comunicaciones PLAN OPERATIVA Plan operativo anual Comunicaciones PROGRAMACIÓN PROGRAMACIÓN ASIGNACIÓN LABORAL DE DOCENTES FACULTAD DE EDUCACIÓN Información Básica de docentes catedráticos PROGRAMACIÓN ASIGNACIÓN LABORAL DE DOCENTES FACULTAD DE SALUD Información Básica de docentes catedráticos

Retención Documental A.G. A.C.

Disposición Final C S E X

20/12/2012

PROCEDIMIENTO

2

5

Se conservan por ser documentos históricos

2

5

x

Se eliminan porque se actualizan constantemente

2

5

X

Se eliminan porque se actualizan constantemente

2

5

X

Se eliminan porque se actualizan constantemente

2

5

X

Se eliminan porque se actualizan constantemente

ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

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CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 4 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: Vicerrectoría Académica CÓDIGO DE OFICINA: 400

Código Dependencia No. Serie 400-7-3 400-7-4 400-7-5 400-7-6 400-7-7 400-8

Series y sus correspondientes tipos documental PROGRAMACIÓN ASIGNACIÓN LABORAL DE DOCENTES FACULTAD DE CIENCIAS AGRICOLAS Información Básica de docentes catedráticos PROGRAMACIÓN ASIGNACIÓN LABORAL DE DOCENTES FACULTAD DE M.V.Z Información Básica de docentes catedráticos. PROGRAMACIÓN ASIGNACIÓN LABORAL DE DOCENTES FACULTAD DE M.V.Z Información Básica de docentes catedráticos PROGRAMACIÓN ASIGNACIÓN LABORAL DE DOCENTES FACULTAD DE CIENCIAS BÁSICAS Información Básica de docentes catedráticos PROGRAMACIÓN ASIGNACIÓN LABORAL DE DOCENTES FACULTAD DE INGENIERÍAS Información Básica de docentes catedráticos INFORME DE ASIGNACIÓN ACADÉMICA A DOCENTES

Fecha de Actualización de la TRD

Retención Documental A.G. A.C.

Disposición Final C S E X

20/12/2012

PROCEDIMIENTO

2

5

Se conservan por ser documentos históricos

2

5

x

Se eliminan porque se actualizan constantemente

2

5

x

Se eliminan porque se actualizan constantemente

2

5

x

Se eliminan porque se actualizan constantemente

2

5

x

Se eliminan porque se actualizan constantemente

2

5

x

Se eliminan porque pierden su valor administrativo

ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

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CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 5 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: División de Postgrados y Educación Continuada CÓDIGO DE OFICINA: 500-10 Código Dependencia No. Serie 500-10-1 500-10-2 500-10-2-1

Series y sus correspondientes tipos documental PLAN OPERATIVO Cronograma de actividades Académicas y Presupuestales PROGRAMAS DE POSTGRADOS DOCTORADO Carpeta de Hoja de vida de admitidos y no admitidos (hoja de vida, certificado electoral, certificado de estudio, registro de notas, fotocopia de cedula ampliada 150%, fotocopia de libreta militar, fotocopia de acta de grado o diploma autenticado, formato de inscripción online). Aprobación del Registro calificación ante el Ministerio de Educación Nacional (código) Acreditación de Alta Calidad (código) Carpeta de un programa por cohorte Doctorado Inscritos con pagos Liquidación matricula financiera Paz y salvo financiero

Fecha de Actualización de la TRD Retención Documental A.G. A.C. 5 2

5

2

Disposición Final C x

x

S

20/12/2012

PROCEDIMIENTO

E Se conserva por ser documentos vitales para la división. Las carpetas de admitidos y no admitidos se envía a la División de Admisión, Registro y Control Académico, 6 meses después del proceso de matrícula. Registro calificado, SNIES y plan de estudio del programa permanecen en la División. La carpeta del programa por cohorte se conservan, el informe financiero se conserva.

ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

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CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 6 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Fecha de Actualización de la TRD

OFICINA PRODUCTORA: División de Postgrados y Educación Continuada CÓDIGO DE OFICINA: 500-10 Código Dependencia No. Serie

500-10-2-2

Series y sus correspondientes tipos documental Presupuesto programa de postgrado y educación continuada código ext. 011 Cronograma de actividades académicas Semestrales de postgrado y educación código ext. 009 Relación de gastos semestrales Informe financiero MAESTRIAS Carpeta de Hoja de vida de admitidos y no admitidos (hoja de vida, certificado electoral, certificado de estudio, registro de notas, fotocopia de cedula ampliada 150%, fotocopia de libreta militar, fotocopia de acta de grado o diploma autenticado, formato de inscripción online). Aprobación del Registro calificación ante el Ministerio de Educación Nacional (código) Acreditación de Alta Calidad (código) Carpeta de un programa por cohorte Doctorado

Retención Documental A.G. A.C.

5

2

Disposición Final C

x

S

14/06/2012

PROCEDIMIENTO

E

Las carpetas de admitidos y no admitidos se envía a la División de Admisión, Registro y Control Académico, 6 meses después del proceso de matrícula. Registro calificado, SNIES y plan de estudio del programa permanecen en la División. La carpeta del programa por cohorte se conservan, el informe financiero se conserva.

ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

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CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 7 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Fecha de Actualización de la TRD

OFICINA PRODUCTORA: División de Postgrados y Educación Continuada CÓDIGO DE OFICINA: 500-10 Código Dependencia No. Serie

Series y sus correspondientes tipos documental

500-10-2-3

Inscritos con pagos Liquidación matricula financiera Paz y salvo financiero Presupuesto programa de postgrado y educación continuada código ext. 011 Cronograma de actividades académicas Semestrales de postgrado y educación código ext. 009 Relación de gastos semestrales Informe financiero ESPECIALIZACIONES Carpeta de Hoja de vida de admitidos y no admitidos (hoja de vida, certificado electoral, certificado de estudio, registro de notas, fotocopia de cedula ampliada 150%, fotocopia de libreta militar, fotocopia de acta de grado o diploma autenticado, formato de inscripción online). Aprobación del Registro calificación ante el Ministerio de Educación Nacional (código) Acreditación de Alta Calidad (código)

Retención Documental A.G. A.C.

5

2

Disposición Final C

x

S

14/06/2012

PROCEDIMIENTO

E

Las carpetas de admitidos y no admitidos se envía a la División de Admisión, Registro y Control Académico, 6 meses después del proceso de matrícula. Registro calificado, SNIES y plan de estudio del programa permanecen en la División. La carpeta del programa por cohorte se conservan, el informe financiero se conserva.

ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

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CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 8 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Fecha de Actualización de la TRD

OFICINA PRODUCTORA: División de Postgrados y Educación Continuada CÓDIGO DE OFICINA: 500-10 Código Dependencia No. Serie

500-10-2-4

Series y sus correspondientes tipos documental Carpeta de un programa por cohorte Doctorado Inscritos con pagos Liquidación matricula financiera Paz y salvo financiero Presupuesto programa de postgrado y educación continuada código ext. 011 Cronograma de actividades académicas Semestrales de postgrado y educación código ext. 009 Relación de gastos semestrales Informe financiero DIPLOMADOS Carpeta de Hoja de vida de admitidos y no admitidos (hoja de vida, certificado electoral, certificado de estudio, registro de notas, fotocopia de cedula ampliada 150%, fotocopia de libreta militar, fotocopia de acta de grado o diploma autenticado, formato de inscripción diplomados y cursos). Aprobación del Registro calificación ante el

Retención Documental A.G. A.C.

5

2

Disposición Final C

x

S

14/06/2012

PROCEDIMIENTO

E

Las carpetas de admitidos y no admitidos se envía a la División de Admisión, Registro y Control Académico, 6 meses después del proceso de matrícula. Registro calificado, SNIES y plan de estudio del programa permanecen en la División. La carpeta del programa por cohorte se conservan, el informe financiero se conserva.

ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

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UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA

CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 9 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Fecha de Actualización de la TRD

OFICINA PRODUCTORA: División de Postgrados y Educación Continuada CÓDIGO DE OFICINA: 500-10 Código Dependencia No. Serie

500-10-2-5

Series y sus correspondientes tipos documental Ministerio de Educación Nacional (código) Acreditación de Alta Calidad (código) Carpeta de un programa por cohorte Doctorado Inscritos con pagos Liquidación matricula financiera Paz y salvo financiero Presupuesto programa de postgrado y educación continuada código ext. 011 Cronograma de actividades académicas Semestrales de postgrado y educación código ext. 009 Relación de gastos semestrales Informe financiero CURSOS Carpeta de Hoja de vida de admitidos y no admitidos (hoja de vida, certificado electoral, certificado de estudio, registro de notas, fotocopia de cedula ampliada 150%, fotocopia de libreta militar, fotocopia de acta de grado o diploma autenticado, formato de inscripción

Retención Documental A.G. A.C.

5

2

Disposición Final C

x

S

14/06/2012

PROCEDIMIENTO

E

Las carpetas de admitidos y no admitidos se envía a la División de Admisión, Registro y Control Académico, 6 meses después del proceso de matrícula. Registro calificado, SNIES y plan de estudio del programa permanecen en la División. La carpeta del programa por cohorte se conservan, el informe financiero se conserva.

ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

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CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 10 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: División de Postgrados y Educación Continuada CÓDIGO DE OFICINA: 500-10 Código Dependencia No. Serie

500-10-3

Series y sus correspondientes tipos documental Diplomados y cursos). Aprobación del Registro calificación ante el Ministerio de Educación Nacional (código) Acreditación de Alta Calidad (código) Carpeta de un programa por cohorte Doctorado Inscritos con pagos Liquidación matricula financiera Paz y salvo financiero Presupuesto programa de postgrado y educación continuada código ext. 011 Cronograma de actividades académicas Semestrales de postgrado y educación código ext. 009 Relación de gastos semestrales Informe financiero INFORME FINANCIERO Informe financiero (ingresos y egresos ) LISTA DE ESTUDIANTES INSCRIPTOS LISTA DE ESTUDIANTES MATRICULADOS

500-10-4 500-10-5 ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

Fecha de Actualización de la TRD Retención Documental A.G. A.C.

Disposición Final C

S

14/06/2012

PROCEDIMIENTO

E

5

5

x

Se conservan por ser documentos históricos

5 5

5 5

x x

Se conservan por ser documentos históricos Se conservan por ser documentos históricos

Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.unicordoba.edu.co/index.php/documentos-sigec/documentos-calidad asegúrese que ésta es la versión vigente

UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA

CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 11 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: División de Atención al Egresado CÓDIGO DE OFICINA: 400-20 Código Dependencia No. Serie 400-20-1 400-20-2

Series y sus correspondientes tipos documental ACTAS ACTIVIDADES CON LOS EGRESADOS

Fecha de Actualización de la TRD Retención Documental A.G. A.C. 5 10 5 5

Disposición Final C X

S

X

ASESORÌAS

5

5

X

400-20-4 400-20-5

BROCHARD CONVENIOS

5

5

X

400-20-6

DIAGNÓSTICO DE NECESIDADES EDUCATIVAS

5

2

X

400-20-7

3

3

X

3

3

X

400-20-9 400-20-9-1

DIAGNÓSTICO DE INSERCIÓN LABORAL DEL EGRESADO PLAN OPERATIVO Actividades Comunicaciones Informes INFORMES INFORME DE ACTIVIDADES

5

5

x

400-20-9-2

INFORME DE RESULTADO

5

5

x

5

5

400-20-10 PLAN DE DESARROLLO ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

X

PROCEDIMIENTO

E

400-20-3

400-20-8

14/06/2012

Se conservan por ser documentos históricos Se elimina porque queda en los informes un consolidado Se elimina porque queda en los informes un consolidado Se elimina porque jurídica Se elimina porque periódicamente Se elimina porque periódicamente Se elimina porque periódicamente

el original queda en se van actualizando se van actualizando se van actualizando

Se elimina porque se van actualizando periódicamente Se elimina porque se van actualizando periódicamente Se conservan por ser documentos históricos

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UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: División de Educación a Distancia CÓDIGO DE OFICINA: 400-300 Código Dependencia No. Serie 400-30-1 400-30-1-1

Series y sus correspondientes tipos documental

400-30-1-2

INFORME INFORME MENSUAL CONTABLE Ingresos Egresos Cuadro comparativo por municipios Listado de deuda de estudiantes INFORME DE UNIVERSIDADES EN CONVENIO

400-30-1-3

INFORME DE SEDES

400-30-3 400-30-3-1

PROGRAMAS DE EXTENSIÓN PROGRAMAS DE EXTENSIÓN - DIPLOMADOS ESTRATEGIAS PEDAGÓGICAS Y METODOLÓGICAS APLICADAS A LA EDUCACIÓN A DISTANCIA Programa analítico Informe de ingresos Informe académico Informe de egresos Listado de estudiantes Correspondencia

CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 12 de 135

Fecha de Actualización de la TRD Retención Documental A.G. A.C.

Disposición Final C S E

20/12/2012

PROCEDIMIENTO

5

5

X

Se selecciona el 10% de la muestra total de cada transferencia

2

2

X

2

2

X

Se selecciona el 10% de la muestra total de cada transferencia Se selecciona el 10% de la muestra total de cada transferencia

5

5

X

Se selecciona el 10% de la muestra total de cada transferencia

ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

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UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA

CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 13 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Fecha de Actualización de la TRD

OFICINA PRODUCTORA: División de Educación a Distancia CÓDIGO DE OFICINA: 400-300 Código Dependencia No. Serie 400-30-3-2

400-30-3-3 400-30-5 400-30-5-1 400-30-5-2 400-30-5-3 400-30-5-4 ABREVIATURAS C: Conservación A.G. : Archivo de

Series y sus correspondientes tipos documental PROGRAMAS DE EXTENSIÓN - GESTIÓN DE PROYECTOS DE PROMOCION Y PREVENCION EN SALUD Programa analítico Informe de ingresos Informe académico Informe de egresos Listado de estudiantes Correspondencia PROGRAMAS DE EXTENSIÓN - SEMINARIOS CONTENIDOS PROGRAMÁTICOS TECNOLOGÍA EN SISTEMAS DE INFORMACIÓN MERCADOTECNIA AGROINDUSTRIAL ADMINISTRACIÓN FINANCIERA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS TURÍSTICAS

Retención Documental A.G. A.C. 5 5

5

5

20 20 20 20

10 10 10 10

Disposición Final C S E X

X

X X X X

20/12/2012

PROCEDIMIENTO Se selecciona el 10% de la muestra total de cada transferencia

Se selecciona el 10% de la muestra total de cada transferencia Se Se Se Se

conservan conservan conservan conservan

por por por por

ser ser ser ser

documentos documentos documentos documentos

históricos históricos históricos históricos

E: Eliminación S: Selección Gestión A.C.: Archivo Central

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UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA

CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 14 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Fecha de Actualización de la TRD

OFICINA PRODUCTORA: División de Educación a Distancia CÓDIGO DE OFICINA: 400-300 Código Dependencia No. Serie 400-30-7

400-30-8 400-30-9

Series y sus correspondientes tipos documental

PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN - AMBIENTE VIRTUAL EN EDUCACIÓN SUPERIOR PARA FORMACIÓN A DISTANCIA – AVES Propuesta de investigación Proyecto de investigación Informe final Presupuesto PLAN OPERATIVO PRESUPUESTO ANUAL ODESAD

Retención Documental A.G. A.C. 2

3

3 3

10 2

Disposición Final C S E X

20/12/2012

PROCEDIMIENTO

Se selecciona el 10% de la muestra total de cada transferencia

X X

Se conservan por ser documentos históricos Se eliminan por carecer de valor administrativo, se incorpora al presupuesto general

ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.unicordoba.edu.co/index.php/documentos-sigec/documentos-calidad asegúrese que ésta es la versión vigente

UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA

CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 15 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: División de Investigación CÓDIGO DE OFICINA: 400-40 Código Dependencia No. Serie 400-40-1 400-40-2 400-40-2-1 400-40-2-2 400-40-2-3 400-40-2-4 400-40-3 400-40-3-1 400-40-3-2 400-40-3-3

Series y sus correspondientes tipos documental PLAN INSTITUCIONAL DE INVESTIGACIÓN ACTAS ACTAS COMITÉ CENTRAL DE INVESTIGACIÓN Y EXTENSIÓN ACTAS COMITÉ CENTRAL DE SEMILLERO DE INVESTIGACIÓN ACTAS EQUIPO DE MEJORAMIENTO DEL PROCESO DE INVESTIGACIÓN ACTAS COMISIÓN DE ETICA INFORMES INFORME DE GESTIÓN FICHA TÉCNICA DE GRUPOS DE INVESTIGACIÓN Ficha técnica de grupos de investigación INFORME DE PROYECTOS REALIZADOS POR SEMILLEROS DE INVESTIGACIÓN Informe de proyectos realizados por semilleros de investigación CONVOCATORIAS

Fecha de Actualización de la TRD Retención Documental A.G. A.C. 5 5

Disposición Final C x

S

30/08/2011

PROCEDIMIENTO

E Se conservan por ser documentos históricos

5

5

x

Se conservan por ser documentos históricos

5

5

x

Se conservan por ser documentos históricos

5

5

x

Se conservan por ser documentos históricos

5

5

x

Se conservan por ser documentos históricos

5 5

5 5

x x

Se conservan por ser documentos históricos Se conservan por ser documentos históricos

5

5

x

Se conservan por ser documentos históricos

400-40-4 ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

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UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA

CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 16 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: División de Investigación CÓDIGO DE OFICINA: 400-40 Código Dependencia No. Serie 400-40-4-1

Series y sus correspondientes tipos documental CONVOCATORIAS INTERNAS Propuesta de financiación de convocatorias Comunicación enviada al Comité Central de Investigación y Extensión referente a la aprobación de la propuesta de financiación de convocatorias Copia de acta de Comité Central de Investigación y Extensión, referente a la aprobación de la propuesta de financiación de convocatorias Comunicación enviada a Consejo Académico referente a la aprobación de la propuesta de financiación de convocatorias Copia de acta de Consejo Académico, referente a la aprobación de la propuesta de financiación de convocatorias Términos de referencia de las convocatorias Evidencias de divulgación de la convocatoria

Fecha de Actualización de la TRD Retención Documental A.G. A.C. 10 5

Disposición Final C x

S

30/08/2011

PROCEDIMIENTO

E Se conservan por ser documentos históricos

ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: División de Investigación CÓDIGO DE OFICINA: 400-40 Código Dependencia No. Serie

400-40-4-2

400-40-5

Series y sus correspondientes tipos documental Copia de acta de Comité Central de Investigación referente a los proyectos presentamos en las convocatorias Copia de acta de Comité Central de Investigación referente a la aprobación de los proyectos presentados en la convocatorias CONVOCATORIAS EXTERNAS Solicitud de aval institucional para participar en convocatorias externas Términos de referencia PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN Presentación de proyectos de investigación Solicitud de evaluación de proyectos realizada a pares evaluadores Comunicación de aceptación de evaluación de proyectos enviada por pares evaluadores Evidencia de envío de proyectos a pares evaluadores

Fecha de Actualización de la TRD Retención Documental A.G. A.C.

Disposición Final C

S

30/08/2011

PROCEDIMIENTO

E

10

5

x

Se conservan por ser documentos históricos

10

5

x

Se conservan por ser documentos históricos

ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: División de Investigación CÓDIGO DE OFICINA: 400-40 Código Dependencia No. Serie

Series y sus correspondientes tipos documental

Fecha de Actualización de la TRD Retención Documental A.G. A.C.

Disposición Final C

S

30/08/2011

PROCEDIMIENTO

E

Resumen escala de evaluación para proyectos de investigación Solicitud de CDP para pago de servicios de evaluación a pares evaluadores Solicitud realizada a Consejo Académico para aprobación de financiación de proyectos aprobados previamente por el Comité Central de Investigación y Extensión y con resultados de evaluación de pares evaluadores superiores a 70 puntos Copia de actas de Consejo Académico referente a la aprobación de financiación de proyectos Disponibilidad presupuestal Acta de compromiso Solicitud de CDP para realizar solicitudes de bienes y servicios Soporte o comprobante de pago y/o facturas Solicitud de prorroga Solicitudes de traslado de recursos ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Fecha de Actualización de la TRD

OFICINA PRODUCTORA: División de Investigación CÓDIGO DE OFICINA: 400-40 Código Dependencia No. Serie

Series y sus correspondientes tipos documental

Retención Documental A.G. A.C.

Disposición Final C

S

30/08/2011

PROCEDIMIENTO

E

Contemplados en los rubros del presupuesto Solicitudes de devolución de recursos Informe de avance de resultados de proyectos de investigación Formato de presentación de informe final de proyectos de investigación Informe de ejecución financiera de proyectos de investigación Publicaciones Solicitud de evaluación del informe final del proyecto enviado a pares académicos Comunicación de aceptación del compromiso de evaluación por parte de los pares externos Reporte de necesidades para pago de servicios de evaluación del proyecto por parte de los pares externos Constancia de envío del informe final a los pares Formato para evaluación de informe de investigación del proyecto por parte de los ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: División de Investigación CÓDIGO DE OFICINA: 400-40 Código Dependencia No. Serie

Series y sus correspondientes tipos documental

Fecha de Actualización de la TRD Retención Documental A.G. A.C.

Disposición Final C

S

30/08/2011

PROCEDIMIENTO

E

Pares externos Soporte de pago a pares externos Certificado de cumplimiento a cabalidad de los compromisos adquiridos en el proyecto ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: Laboratorio de Aguas CÓDIGO DE OFICINA: 400-40-20 Código Dependencia Series y sus correspondientes tipos documental No. Serie 400-40-20-1 CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Solicitud de elaboración, modificación o retiro de documentos Listado maestro de documentos TRD Listado maestro de registros 400-40-20-2 CONTROL DE SERVICO Solicitudes de análisis Revisión de solicitudes de análisis Cotizaciones del servicio de análisis Facturas Comunicación con el cliente 400-40-20-3 COMPRAS DE SERVICIOS Y SUMINISTROS Solicitud de servicios y suministros Consolidado de necesidades CDP (copias) Recepción de suministros Lista maestra de reactivos Lista maestra de materiales y consumibles Lista maestra de bienes 400-40-20-4 EVALUACIÓN DEL SERVICIO Encuesta de satisfacción del cliente 400-40-20-5 MEJORA Acciones preventivas y de mejora Plan de auditoría interna Lista de verificación ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

Fecha de Actualización de la TRD Retención Documental A.G. A.C. 5 4

Disposición Final C

S x

23/06/2015

PROCEDIMIENTO

E Se conserva una muestra del 10% de la serie, porque se actualizan periódicamente

5

4

x

Se conserva una muestra del 10% de la serie, porque se actualizan periódicamente

5

4

x

Se conserva una muestra del 10% de la serie, porque se actualizan periódicamente

5

4

x

Se conserva una muestra del 10% de la serie, porque se actualizan periódicamente Se conserva una muestra del 10% de la serie, porque se actualizan periódicamente

5

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CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 22 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: Laboratorio de Aguas CÓDIGO DE OFICINA: 400-40-20 Código Dependencia Series y sus correspondientes tipos documental No. Serie Informe de auditoría interna Programa de auditoría interna Informe de revisiones por la dirección 400-40-20-6 INSTALACIONES Y CONDICIONES AMBIENTALES Manual de higiene y seguridad Infraestructura Planos Inspección física de las instalaciones Solicitudes de servicios (logística) Monitoreo de condiciones ambientales Revisión condiciones ambientales 400-40-20-7 VALIDACIÓN DE MÉTODOS Planes de validación Informes de validación Métodos y procedimientos de ensayo 400-40-20-8 EQUIPOS DEL LABORATORIO Hoja de vida de equipos Ficha técnica de equipos Registro de mantenimiento del equipo Registro de uso de equipo Instructivo de uso de equipo Reparación de equipos Lista maestra de equipos Programa de control metrológico y mantenimiento de equipos ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

Fecha de Actualización de la TRD Retención Documental A.G. A.C. 5

Disposición Final C

S

23/06/2015

PROCEDIMIENTO

E Se conserva una muestra del 10% de la serie, porque se actualizan periódicamente

5

4

x

Se conserva una muestra del 10% de la serie, porque se actualizan periódicamente

5

4

x

Se conserva una muestra del 10% de la serie, porque se actualizan periódicamente

5

4

x

Se conserva una muestra del 10% de la serie, porque se actualizan periódicamente

Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.unicordoba.edu.co/index.php/documentos-sigec/documentos-calidad asegúrese que ésta es la versión vigente

UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: Laboratorio de Aguas CÓDIGO DE OFICINA: 400-40-20 Código Dependencia Series y sus correspondientes tipos documental No. Serie 400-40-20-9 TRAZABILIDAD Certificados de Calibración los equipos Plan de adquisición de MR y MRC 400-40-20-10 MANIPULACIÓN DE MUESTRAS 400-40-20-11 ASEGURAMIENTO DE CALIDAD Cartas de control de equipos Cartas de control de métodos Comparaciones interlaboratorio y pruebas de aptitud 400-40-20-12 ACREDITACIÓN Certificados de acreditación y pruebas de desempeño Solicitudes Comunicaciones 400-40-20-13 ACTAS EQUIPO DE MEJORAMIENTO Soportes 400-40-20-14 DOCUMENTOS DEL SISTEMA Manuales Procedimientos Instructivos 400-40-20-15 VISITAS Pueden ser empresariales, académicas 400-40-20-16 DESARROLLO DE PRÁCTICAS DE LABORATORIO Control de prácticas de laboratorio Programación Informe de laboratorios ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 23 de 135

Fecha de Actualización de la TRD Retención Documental

Disposición Final

23/06/2015

PROCEDIMIENTO

5

4

x

Se conserva una muestra del 10% de la serie, porque se actualizan periódicamente

5

4

x

5

4

x

Se conserva una muestra del 10% de la serie, porque se actualizan periódicamente Se conserva una muestra del 10% de la serie, porque se actualizan periódicamente

5

4

x

5

5

5

4

x

5

4

x

5

5

x

X

Se conserva una muestra del 10% de la serie, porque se actualizan periódicamente Se conserva completamente en el Archivo Histórico Se conserva una muestra del 10% de la serie, porque se actualizan periódicamente Se conserva una muestra del 10% de la serie, porque se actualizan periódicamente Se eliminan por carecer de valor administrativo.

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CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 24 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Fecha de Actualización de la TRD

OFICINA PRODUCTORA: Centro de Investigación Piscícola (Cinpic) CÓDIGO: 400-40-40 Código Dependencia No. Serie 400-40-40-1

Series y sus correspondientes tipos documental

APOYO A LA ACADEMIA Apoyo a la investigación Apoyo a los centros extremos Prácticas profesionales 400-40-40-2 PROGRAMAS DE PRODUCCION 400-40-40-2-1 PROGRAMA DE PRODUCCION Y VENTA DE ALEVINOS producción de larvas y alevinos Salidas alevinos Peces ornamentales 400-40-40-2-2 PROGRAMA DE VENTA DE CARNE DE CACHAMA Informe 400-40-40-3 PROYECTO DE INVESTIGACION 400-40-40-3-1 Proyecto de contribución al desarrollo de una tecnología de producción continua de alevinos de bagre blanco” (cód. MADR N° 012-2007u7723400-07 Contrato Informe ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

Retención Documental A.G. A.C. 2 5

Disposición Final C

S X

30/08/2011

PROCEDIMIENTO

E Se selecciona un 10% de la muestra total de la serie de cada transferencia

5

5

X

Se selecciona un 10% de la muestra total de la serie de cada transferencia

5

5

X

Se selecciona un 10% de la muestra total de la serie de cada transferencia

6 5

X X

6 4

Se selecciona una muestra representativa del 10%, se conservan los proyectos de investigación en la oficina del Cinpic para consulta. Solo la propuesta y el informe se transferidos al A.C.

Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.unicordoba.edu.co/index.php/documentos-sigec/documentos-calidad asegúrese que ésta es la versión vigente

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CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 25 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Fecha de Actualización de la TRD

OFICINA PRODUCTORA: Centro de Investigación Piscícola (Cinpic) CÓDIGO: 400-40-40 Código Dependencia No. Serie 400-40-40-3-2

400-40-40-3-3

400-40-40-3-4

Series y sus correspondientes tipos documental Proyecto establecimiento de un banco de semen experimental de peces nativos con potencial piscícola en el caribe húmedo colombiano (cód. MADR N° 0012007U7723401) Contrato Informe Proyecto Implementación de la producción más limpia de la tilapia en el departamento de córdoba. (Cód. MADR N° 015-200U6465427-07). Propuesta Informes Proyecto evaluación de la potencialidad para el cultivo de tilapia nilotica en la región costera del departamento de córdoba (Cód. MADR N° 016-2007U6465430-07). Propuesta Informes

Retención Documental A.G. A.C. 4 5

Disposición Final C

S X

4

5

X

4

5

X

1/11/2012

PROCEDIMIENTO

E Se selecciona una muestra representativa del 10% del total de la transferencia, se conservan los proyectos de investigación en la oficina del Cinpic para consulta. Solo la propuesta y el informe son transferidos al Archivo Central. Se selecciona una muestra representativa del 10%, se conservan los proyectos de investigación en la oficina del Cinpic para consulta. Solo la propuesta y el informe se transferidos al A.C. Se selecciona una muestra representativa del 10%, se conservan los proyectos de investigación en la oficina del Cinpic para consulta. Solo la propuesta y el informe se transferidos al A.C.

ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.unicordoba.edu.co/index.php/documentos-sigec/documentos-calidad asegúrese que ésta es la versión vigente

UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA

CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 26 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Fecha de Actualización de la TRD

OFICINA PRODUCTORA: Centro de Investigación Piscícola (Cinpic) CÓDIGO: 400-40-40 Código Dependencia No. Serie 400-40-40-4 400-40-40-4-1

400-40-40-4-2

400-40-40-4-3

Series y sus correspondientes tipos documental CONTRATOS Proyecto establecimiento de dos centros de producción de alimento alternativo para especies menores: gallinas, cerdos, y peces, para las comunidades indígenas del alto Sinú. Contrato N° 1310-2009 Contrato Informes Proyectos estrategias productivas con pescadores de la zona de préstamos N° 6, como mecanismo para disminuir la presión pesquera en el área de vereda comprendida entre pasacaballos y la centrar. Contrato N° 0994-2009 - Contrato - Informes Proyecto monitoreo de itioplancton en la subregión alto, medio y bajo Sinú, acompañado por actividades de rescate de larvas de peces y compra de postlarvas

Retención Documental A.G. A.C. 2

3

3

2

3

3

Disposición Final C

S

1/11/2012

PROCEDIMIENTO

E

X

Se selecciona una muestra representativa del 10% del total de la transferencia. Solo los informes son transferidos al Archivo Central.

X

Se selecciona una muestra representativa del 10% del total de la transferencia. Solo los informes son transferidos al Archivo Central.

X

Se selecciona una muestra representativa del 10% del total de la transferencia. Solo los informes son transferidos al Archivo Central.

ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

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CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 27 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Fecha de Actualización de la TRD

OFICINA PRODUCTORA: Centro de Investigación Piscícola (Cinpic) CÓDIGO: 400-40-40 Código Dependencia No. Serie

400-40-40-4-4

400-40-40-4-5

Series y sus correspondientes tipos documental con fines de repoblamiento ” contrato N° 0115-2010 Contrato Informes Proyecto continuación del desarrollo del proyecto de producción piscícola de bagre blanco y tilapia como alternativa productiva para disminuir la presión de pesca en el área de veda en el sector pasacaballos- tierralta. Contrato 0122-2010 Contrato Informes Proyecto evaluación de un sistema de humedades artificiales para el tratamiento de efluentes piscícolas. Contrato N° 0207-2008 Contrato Informes

Retención Documental A.G. A.C. 3 3 3

3

3

3

Disposición Final C

S X X

1/11/2012

PROCEDIMIENTO

E Se selecciona una muestra representativa del 10% del total de la transferencia. Solo los informes son transferidos al Archivo Central Se selecciona una muestra representativa del 10% del total de la transferencia. Solo los informes son transferidos al Archivo Central.

Se selecciona una muestra representativa del 10% del total de la transferencia. Solo los informes son transferidos al Archivo Central.

ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.unicordoba.edu.co/index.php/documentos-sigec/documentos-calidad asegúrese que ésta es la versión vigente

UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA

CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 28 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: Centro de Investigación Piscícola (Cinpic) CÓDIGO: 400-40-40 Código Dependencia No. Serie 400-40-40-4-6

400-40-40-5 400-40-40-6

Series y sus correspondientes tipos documental Caracterización de un sistema de producción piscícola y aproximación a sus condiciones de sostenibilidad. Contrato N° 0205 -2008 Contrato Informes PLAN DE DESARROLLO INFORME DE GESTION Concesión de aguas CINPIC-CVS Apoyo a la academia Apoyo a centros externos

Fecha de Actualización de la TRD Retención Documental A.G. A.C. 3 3

1 1

5 5

Disposición Final C

S X

1/11/2012

PROCEDIMIENTO

E Se selecciona una muestra representativa del 10% del total de la transferencia. Solo los informes son transferidos al Archivo Central.

X X

Se conservan son documentos históricos Se eliminan porque la información se consolida en vicerrectoría académica y en vicerrectoría administrativa

ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

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UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA

CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 29 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Fecha de Actualización de la TRD

OFICINA PRODUCTORA: Laboratorio de Suelos y Aguas CÓDIGO DE OFICINA: 400-40-50 Código Dependencia No. Serie 400-40-50-1

400-40-50-2

400-40-50-3

400-40-50-4 400-40-50-5

Series y sus correspondientes tipos documental CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Solicitud de elaboración, modificación o retiro de documentos Listado maestro de documentos y registros TRD CONTROL DE SERVICO Solicitudes de análisis Revisión de solicitudes de análisis Cotizaciones del servicio de análisis Facturas Comunicación con el cliente COMPRAS DE SERVICIOS Y SUMINISTROS Solicitud de servicios y suministros Consolidado de necesidades CDP (copias) Recepción de suministros Lista maestra de reactivos Lista maestra de materiales y consumibles Lista maestra de bienes EVALUACIÓN DEL SERVICIO Encuesta de satisfacción del cliente MEJORA Acciones preventivas y de mejora Plan de auditoría interna Lista de verificación

Retención Documental A.G. A.C. 5 4

Disposición Final C

S x

23/06/2015

PROCEDIMIENTO

E Se conserva una muestra del 10% de la serie, porque se actualizan periódicamente

5

4

x

Se conserva una muestra del 10% de la serie, porque se actualizan periódicamente

5

4

x

Se conserva una muestra del 10% de la serie, porque se actualizan periódicamente

5

4

x

Se conserva una muestra del 10% de la serie, porque se actualizan periódicamente Se conserva una muestra del 10% de la serie, porque se actualizan periódicamente

5

ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.unicordoba.edu.co/index.php/documentos-sigec/documentos-calidad asegúrese que ésta es la versión vigente

UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA

CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 30 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Fecha de Actualización de la TRD

OFICINA PRODUCTORA: Laboratorio de Suelos y Aguas CÓDIGO DE OFICINA: 400-40-50 Código Dependencia No. Serie

400-40-50-6

400-40-50-7

400-40-50-8

Series y sus correspondientes tipos documental Informe de auditoría interna Programa de auditoría interna Informe de revisiones por la dirección INSTALACIONES Y CONDICIONES AMBIENTALES Manual de higiene y seguridad Infraestructura Planos Inspección física de las instalaciones Solicitudes de servicios (logística) Monitoreo de condiciones ambientales Revisión condiciones ambientales VALIDACIÓN DE MÉTODOS Planes de validación Informes de validación Métodos y procedimientos de ensayo EQUIPOS DEL LABORATORIO Hoja de vida de equipos Ficha técnica de equipos Registro de mantenimiento del equipo Registro de uso de equipo Instructivo de uso de equipo Reparación de equipos Lista maestra de equipos Programa de control metrológico y mantenimiento de equipos

Retención Documental A.G. A.C. 5

Disposición Final C

S

23/06/2015

PROCEDIMIENTO

E Se conserva una muestra del 10% de la serie, porque se actualizan periódicamente

5

4

x

Se conserva una muestra del 10% de la serie, porque se actualizan periódicamente

5

4

x

Se conserva una muestra del 10% de la serie, porque se actualizan periódicamente

5

4

x

Se conserva una muestra del 10% de la serie, porque se actualizan periódicamente

ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.unicordoba.edu.co/index.php/documentos-sigec/documentos-calidad asegúrese que ésta es la versión vigente

UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA: Laboratorio de Suelos y Aguas CÓDIGO DE OFICINA: 400-40-50 Código Dependencia Series y sus correspondientes tipos documental No. Serie 400-40-50-9 TRAZABILIDAD Certificados de Calibración los equipos Plan de adquisición de MR y MRC 400-40-50-10 MANIPULACIÓN DE MUESTRAS 400-40-50-11 ASEGURAMIENTO DE CALIDAD Cartas de control de equipos Cartas de control de métodos Comparaciones interlaboratorio y pruebas de aptitud 400-40-50-12 ACREDITACIÓN Certificados de acreditación y pruebas de desempeño Solicitudes Comunicaciones 400-40-50-13 ACTAS EQUIPO DE MEJORAMIENTO Soportes 400-40-50-14 DOCUMENTOS DEL SISTEMA Manuales Procedimientos Instructivos 400-40-50-15 VISITAS Pueden ser empresariales, académicas 400-40-50-16 DESARROLLO DE PRÁCTICAS DE LABORATORIO Control de prácticas de laboratorio Programación Informe de laboratorios ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 31 de 135

Fecha de Actualización de la TRD Retención Documental

Disposición Final

23/06/2015

PROCEDIMIENTO

5

4

x

Se conserva una muestra del 10% de la serie, porque se actualizan periódicamente

5

4

x

5

4

x

Se conserva una muestra del 10% de la serie, porque se actualizan periódicamente Se conserva una muestra del 10% de la serie, porque se actualizan periódicamente

5

4

x

5

5

5

4

x

5

4

x

5

5

x

X

Se conserva una muestra del 10% de la serie, porque se actualizan periódicamente Se conserva completamente en el Archivo Histórico Se conserva una muestra del 10% de la serie, porque se actualizan periódicamente Se conserva una muestra del 10% de la serie, porque se actualizan periódicamente Se eliminan por carecer de valor administrativo.

Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.unicordoba.edu.co/index.php/documentos-sigec/documentos-calidad asegúrese que ésta es la versión vigente

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CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 32 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA: División de Extensión CÓDIGO DE OFICINA: 400-50 Código Dependencia No. Serie 400-50-1 400-50-2

Series y sus correspondientes tipos documental PLAN INSTITUCIONAL DE EXTENSIÓN CONVENIOS DE EXTENSÓN Propuesta Copia convenio o contrato Póliza Acta de designación del director del convenio Acta de inicio Reporte de necesidades de bienes y servicios Soportes y comprobantes de pago y/o facturas Solicitudes de prorrogas Solicitudes de modificación del cuadro operativo o propuesta del convenio Solitudes de devolución de recursos Informes parciales Acta de liquidación y/o de recibo final del convenio PORTAFOLIO DE SERVICIOS INFORMES DE GESTIÓN ACTAS ACTAS COMITÉ CENTRAL DE INVESTIGACIÓN

400-50-3 400-50-4 400-50-5 400-50-5-1 ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

Fecha de Actualización de la TRD Retención Documental A.G. A.C. 5 2 10 15

Disposición Final C x

S

1/11/2012

PROCEDIMIENTO

E Se conservan por ser documentos históricos Se conservan por ser documentos históricos

2 2

2 2

X X

Se conservan por ser documentos históricos Se conservan por ser documentos históricos

10

5

X

Se conservan por ser documentos históricos

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CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 33 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Fecha de Actualización de la TRD

OFICINA PRODUCTORA: División de Extensión CÓDIGO DE OFICINA: 400-50 Código Dependencia Series y sus correspondientes tipos documental No. Serie 400-50-6 PLAN DE MEJORAMIENTO ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

Retención Documental A.G. A.C. 5 2

Disposición Final C x

S

1/11/2012

PROCEDIMIENTO

E Se conservan por ser documentos históricos

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CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 34 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Fecha de Actualización de la TRD

OFICINA PRODUCTORA: Centro de Idiomas CÓDIGO: 400-50-10 Código Dependencia No. Serie 400-50-10-1 400-50-10-2

400-50-10-3 400-50-10-3-1 400-50-10-3-2 400-50-10-4 400-50-10-4-1 400-50-10-4-2 400-50-10-4-3 400-50-10-4-4 400-50-10-5 400-50-10-5-1

Series y sus correspondientes tipos documental CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PROGRAMACION ANUAL Calendario académico Listado de estudiantes matriculados por niveles Documentación estudiantes matriculados Aplazamientos cursos de ingles NOTAS NOTAS EXAMEN DE CLASIFICACION DE ESTUDIANTES NOTAS ACADEMICAS DE LOS ESTUDIANTES ACTAS ACTAS DE GRADO ACTAS DE REUNION DE DOCENTES ACTAS DE EVALUCACIONDE DOCENTES ACTAS DE ELIMINACION DE DOCUMENTOS INFORMES INFORMES DE INGRESO POR MATRICULA

Retención Documental A.G. A.C. 2 2

Disposición Final C

S

30/08/2011

PROCEDIMIENTO

E X

Se elimina por carecer de valor administrativo

X

Se elimina por crecer de valor administrativo

2

2

5 5

10 10

X X

Se conservan por ser documentos históricos Se conservan por ser documentos históricos

5 3 3 5

10 3 3 10

x X X

Se Se Se Se

3

2

X X

conservan por ser documentos históricos conservan por ser documentos históricos conservan por ser documentos históricos elimina por crecer de valor administrativo

Se elimina por crecer de valor administrativo. Los valores se consolidan en la dirección financiera

ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

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CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 35 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: Centro de Idiomas CÓDIGO: 400-50-10 Código Dependencia No. Serie 400-50-10-5-2

Series y sus correspondientes tipos documental INFORMES DE PROYECCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS Y GASTOS

Fecha de Actualización de la TRD Retención Documental A.G. A.C. 3 2

Disposición Final C

S

400-50-10-5-3

INFORME DE RENTABILIDAD ANUAL

5

5

X

400-50-10-5-4

INFORME DE CONGESTION

5

5

X

2

3

400-50-10-6 PLAN DE DESARROLLO ANUAL ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

X

E X

1/11/2012

PROCEDIMIENTO Se elimina por crecer de valor administrativo. Los valores se consolidan en la dirección financiera Se selecciona una muestra respectiva del 10% del total de la muestra Se selecciona una muestra respectiva del 10% del total de la muestra Se conservan por ser documentos históricos

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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Fecha de Actualización de la TRD

OFICINA PRODUCTORA: División de Bibliotecas y Recursos Educativos CÓDIGO: 400-60 Código Dependencia No. Serie 400-60-1 400-60-1-2 400-60-1-3 400-60-1-4 400-60-1-5 400-60-2 400-60-2-1 400-60-2-2 400-60-3 400-60-3-1

Series y sus correspondientes tipos documental

Retención Documental A.G. A.C.

400-60-3-2

ACTAS ACTAS DE BAJA ACTAS DE ENTREGA DE MATERIALES BIBLIOGRÁFICOS ACTAS CONSEJO EDITORIAL ACTAS DE BAJA LIBROS EDITORIAL PLANES PLAN DE DESARROLLO PLAN DE INVERSIONES INVENTARIOS INVENTARIO DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO (TEXTOS Y REVISTAS) INVENTARIO DE MATERIAL AUDIOVISUAL

400-60-3-3

INVENTARIO CD-ROOM

3

10

400-60-4 400-60-1

INFORMES INFORMES DE GESTIÓN

2

3

Disposición Final C

S

10 10 10 10

10 10 10 10

5 5

2 2

3

10

X

3

10

X X

1/11/2012

PROCEDIMIENTO

E

X X X X

Se Se Se Se

conservan conservan conservan conservan

por por por por

ser ser ser ser

documentos documentos documentos documentos

históricos históricos históricos históricos

Se conservan por ser documentos históricos Se conservan por ser documentos históricos Se selecciona una muestra representativa del 10% de la muestra total Se selecciona una muestra representativa del 10% de la muestra total Se selecciona una muestra representativa del 10% de la muestra total X

Se elimina porque se integra al informe de Vicerrectoría Académica

ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

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CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 37 de 135

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Fecha de Actualización de la TRD

OFICINA PRODUCTORA: División de Bibliotecas y Recursos Educativos CÓDIGO: 400-60 Código Dependencia No. Serie 400-60-2

Series y sus correspondientes tipos documental INFORMES PRESUPUESTALES

Retención Documental A.G. A.C. 2 3

Disposición Final C

S

E X

400-60-5 400-60-5-1

SOLICITUDES SOLICITUDES DE NECESIDADES BIBLIOGRAFICAS

2

3

X

400-60-5-2

SOLICITUDES DE CANJE Ó DONACIÓN

2

3

X

400-60-5-3

SOLICITUD DE PÉRDIDA DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO

2

3

X

14/06/2012

PROCEDIMIENTO Se elimina porque se integra al informe de Vicerrectoría Académica Se selecciona una muestra representativa del 10% de la muestra total Se selecciona una muestra representativa del 10% de la muestra total Se selecciona una muestra representativa del 10% de la muestra total

ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

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CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 38 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: División de Admisiones, Registro y Control Académico CÓDIGO DE OFICINA: 400-70 Código Dependencia No. Serie 400-70-1 400-70-1-1

Series y sus correspondientes tipos documental

Retención Documental A.G. A.C.

Fecha de Actualización de la TRD Disposición Final C

S

14/06/2012

PROCEDIMIENTO

E

HISTORIAS ACADÉMICAS HISTORIAS ACADÉMICAS ESTUDIANTES DE PREGRADO Orden de Matrícula Liquidación de matrícula consignada Recibo reciente de pago de servicios (luz, gas o agua) del lugar de residencia Acta de grado original o certificado de culminación y aprobación de grado 11° Fotocopia del documento de identificación Registro civil original Certificado médico Pruebas ICFES Fotocopia de la Libreta militar (Documento opcional, solo obligatorio para optar título de pregrado) Cancelaciones de periodos académicos Aprobación solicitud de transferencias Formulario de inscripción

Las historias académicas se conservan por ser documentos históricos, los documentos no generados por la Institución que se relacionan a continuación se devolverán al estudiante una vez graduado o cuando éste se retire de la Universidad: Recibo reciente de pago de servicios del lugar de residencia, Acta de grado original o certificado de culminación y aprobación de grado 11°, Fotocopia del documento de identificación, Registro civil original. Los siguientes documentos ya no se conservaran en medio físico, sino en medio electrónico: Formulario de inscripción, ofertas académicas por periodos académicos, certificados de notas por periodos académicos,

ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

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CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 39 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Fecha de Actualización de la TRD

OFICINA PRODUCTORA: División de Admisiones, Registro y Control Académico CÓDIGO DE OFICINA: 400-70 Código Dependencia No. Serie

Series y sus correspondientes tipos documental Ofertas académicas por periodos académico Certificados de notas por periodos académicos Adiciones de asignaturas por periodos académicos Cancelaciones de asignaturas por periodos académicos Cartas de aplazamiento de periodos académicos Cartas de reingreso Actos jurídicos

400-70-1-2

HISTORIAS ACADÉMICAS ESTUDIANTES DE POSTGRADO Formulario de inscripción Diploma de pregrado Fotocopia de documento de identidad Certificado de promedio acumulado de notas de pregrado Actos jurídicos Certificado de notas por periodos 2 fotos

Retención Documental A.G. A.C.

Disposición Final C

S

14/06/2012

PROCEDIMIENTO

E Adiciones de asignaturas por periodos académicos, cancelaciones de asignaturas por periodos académicos, cartas de aplazamiento de periodos académicos, cartas de reingreso. Esta información electrónica se almacena en la base de datos del Sistema de Información Académico, y se conserva una copia de seguridad en la Oficina de Sistemas y Telemática. Las historias académicas se conservan por ser documentos históricos, los documentos que no genera la institución se devolverán al estudiante.

ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

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CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 40 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: División de Admisiones, Registro y Control Académico CÓDIGO DE OFICINA: 400-70 Código Dependencia No. Serie 400-70-2 400-70-2-1 400-70-2-2 400-70-2-3 400-70-2-4 400-70-2-5 400-70-2-6 400-70-3 400-70-3-1 400-70-3-2 400-70-3-3 400-70-3-4 400-70-3-5 400-70-3-6 400-70-3-7 400-70-3-8

Series y sus correspondientes tipos documental CALIFICACIONES POR CURSOS Y POR SEMESTRES FACULTAD DE EDUCACIÓN Y CIENCIAS HUMANAS FACULTAD DE CIENCIAS BÁSICAS FACULTAD DE CIENCIAS AGRÍCOLAS FACULTAD DE CIENCIAS DE LA SALUD FACULTAD DE MEDICINA VETERINARIA Y ZOOTECNIA FACULTAD DE INGENIERÍAS LISTADOS LISTA DE INSCRITOS LISTA DE ESTUDIANTES ADMITIDOS LISTA DE ESTUDIANTES MATRICULADOS LISTA DE CANCELACIONES LISTA DE ESTUDIANTES DE REINGRESO LISTA DE ESTUDIANTES DE TRANSFERENCIA LISTA DE ESTUDIANTES DE TRASLADO LISTA DE ESTUDIANTES GRADUADOS

Fecha de Actualización de la TRD

Retención Documental A.G. A.C.

5 5 5 5 5 5

3 3 3 3 3 3

Disposición Final C

S

PROCEDIMIENTO

E Las calificaciones por cursos y por semestres se conservan por ser documentos históricos. Estos registros se encuentra en medio electrónico en el sistema de información académico y se conserva una copia de seguridad en la Oficina de Sistemas y Telemática.

X X X X X X X X X X X X X X

14/06/2012

Los siguientes Listados: Lista de estudiantes matriculados, Lista de cancelaciones, Lista de estudiantes de reingreso, Lista de estudiantes de traslado, Lista de egresados sin títulos dejan de ser registros físicos y se conservaran como registros electrónicos, en la base de datos del Sistema de Información Académico, y se conserva una copia de seguridad en la Oficina de Sistemas y Telemática. Los demás se conservan en medio físicos.

ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

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CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 41 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: División de Admisiones, Registro y Control Académico CÓDIGO DE OFICINA: 400-70 Código Dependencia No. Serie 400-70-3-9 400-70-4 400-70-6

Series y sus correspondientes tipos documental LISTA DE EGRESADOS SIN TÍTULOS INFORME DE ACTIVIDADES PROCESO DE INSCRIPCIÓN Y ADMISIONES Actas de selección Boletines de prensa Comunicaciones Inconsistencias en inscripción académica

Fecha de Actualización de la TRD

Retención Documental A.G. A.C. 2

5

4

4

Disposición Final C

X

S

E x X

14/06/2012

PROCEDIMIENTO

Se eliminan por carecer de valor administrativo Estos documentos se conservan por ser documentos históricos. Las comunicaciones se eliminan en el Archivo de Gestión.

ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

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CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 42 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: Facultad de Ciencias Básicas CÓDIGO DE OFICINA: 400-100 Código Dependencia No. Serie 400-100-1

Series y sus correspondientes tipos documental

Retención Documental A.G. A.C.

Disposición Final C

S

14/06/2012

PROCEDIMIENTO

E

ACTAS

400-100-1-1 400-100-1-2 400-100-2 400-100-2-1 400-100-2-2 400-100-3 400-100-3-1

ACTA CONSEJO DE FACULTAD ACTA TRABAJO DE GRADO RESOLUCIONES RESOLUCIÓN CONSEJO DE FACULTAD RESOLUCIÓN DE DECANATURA INFORMES INFORMES DE ACTIVIDADES

400-100-4 400-100-4-1 400-100-4-2

PLANES PLAN DE DESARROLLO DE LA FACULTAD PLAN DE CUALIFICACIÓN DOCENTE Antecedentes Pensum PLAN DE ESTUDIO Relación de asignaturas obligatorias Relación de asignaturas electivas

400-100-4-3

Fecha de Actualización de la TRD

3 3

8 8

x x

Se conservan por ser documentos históricos Se conservan por ser documentos históricos

3 3

10 10

x x

Se conservan por ser documentos históricos Se conservan por ser documentos históricos

2

5

2 10

3 10

x x

Se conservan por ser documentos históricos Se conservan por ser documentos históricos

3

6

x

Se conservan por ser documentos históricos

x

Se selecciona un 10% del total de cada muestra de la transferencia

ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

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CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 43 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Fecha de Actualización de la TRD

OFICINA PRODUCTORA: Facultad de Ciencias Básicas CÓDIGO DE OFICINA: 400-100 Código Dependencia No. Serie

400-100-4-4 400-100-4-5 400-100-4-6 400-100-4-7 400-100-5 400-100-6

Series y sus correspondientes tipos documental Relación programas por asignaturas Perfil profesional PLAN DE INVESTIGACIÓN PLAN DE EXTENSIÓN PLAN DE MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD PLAN DE PRODUCCIÓN PROGRAMACIÓN CREACIÓN DE CARRERAS PROGRAMAS DE ESPECIALIZACIONES Resolución Icfes Contenido programático Hoja de vidas docentes Cronograma Acuerdo aprobación del consejo académico Acta de rediseño curricular Acuerdo diseño curricular Propuesta inicial Propuesta actual Registro calificado Listado de egresado Acta comité de acreditación

Retención Documental A.G. A.C.

3 3 3 3 5 5

6 6 6 6 15 10

Disposición Final C

S

x X x x x x

30/08/2011

PROCEDIMIENTO

E

Se Se Se Se Se Se

conservan conservan conservan conservan conservan conservan

por por por por por por

ser ser ser ser ser ser

documentos documentos documentos documentos documentos documentos

históricos históricos históricos históricos históricos históricos

ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.unicordoba.edu.co/index.php/documentos-sigec/documentos-calidad asegúrese que ésta es la versión vigente

UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA

CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 44 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Biología CÓDIGO DE OFICINA: 400-100-10 Código Dependencia Series y sus correspondientes tipos documental No. Serie 400-100-10-1 PROGRAMAS 400-100-10-1-1 PROGRAMA DE ASIGNATURA 400-100-10-1-2 PROGRAMAS DE INVESTIGACIÓN Propuesta de investigación Proyecto de investigación Informe final 400-100-10-1-3 PROGRAMAS DE EXTENSIÓN Solicitudes de asesoráis Informes Transferencia de tecnología Proyecto específico de extensión Curso de actualización Convenios copias Informes 400-100-10-2 PLAN DE DESARROLLO 400-100-10-3 INFORMES 400-100-10-3-1 INFORMES DE GESTION 400-100-10-4

PRACTICAS Solicitud de la practica

Fecha de Actualización de la TRD Retención Documental A.G. A.C.

Disposición Final C

S

30/08/2011

PROCEDIMIENTO

E

5 5

20 3

X

Se conservan por ser documentos históricos. Se selecciona un 10% de la muestra total de la serie de cada transferencia

5

3

5

5

5

3

x

5

5

x

X

X

Se selecciona un 10% de la muestra total de la serie de cada transferencia

X

Se conservan por ser documentos históricos Se eliminan por carecer de valor administrativo Se eliminan por carecer de valor administrativo

ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.unicordoba.edu.co/index.php/documentos-sigec/documentos-calidad asegúrese que ésta es la versión vigente

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CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 45 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Biología CÓDIGO DE OFICINA: 400-100-10 Código Dependencia No. Serie

400-100-10-5

400-100-10-6 400-100-10-7

400-100-10-8

Series y sus correspondientes tipos documental Lineamiento de la practica Informes de practica Programación de practicas DOCUMENTOS DEL PROGRAMA Planta de personal Protocolo y normas Currículo Resolución ACTAS COMITÉ CURRICULAR ACREDITACIÓN Proyecto Registro Calificado Anexos PETS Resolución de registro calificado Jornada día del Biólogo SERVICIOS DE EXTENSIÓN (sala de colección Zoológicas CZUC y Herbario HUC) Solicitud de servicio

Fecha de Actualización de la TRD Retención Documental A.G. A.C.

Disposición Final C

S

30/08/2011

PROCEDIMIENTO

E

50

10

X

Se conservan por ser documentos históricos.

5 7

10 10

X

Se conservan por ser documentos históricos. Se eliminan porque se actualizan periódicamente

5

10

x

x

Se selecciona un 10% de la muestra total de cada transferencia

ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

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CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 46 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Biología CÓDIGO DE OFICINA: 400-100-10 Código Dependencia No. Serie

Series y sus correspondientes tipos documental

Respuesta a solicitud Control de asistencia a los laboratorios Informe de práctica 400-100-10-9 Desarrollo de Actividades de Investigación Solicitud de servicio Respuesta a solicitud Control de asistencia a los laboratorios Control de préstamo de equipos, materiales y reactivos 400-100-10-10 Desarrollo de Prácticas Académicas Programación Control de préstamo de equipos, materiales y reactivos Control de asistencia a los laboratorios 400-100-10-11 Historia Técnica Equipos de Laboratorio Hoja de vida de los equipos Registro de mantenimiento de los equipos ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

Fecha de Actualización de la TRD Retención Documental A.G. A.C.

Disposición Final C

S

30/08/2011

PROCEDIMIENTO

E

5

10

x

Se selecciona un 10% de la muestra total de cada transferencia

5

10

x

La serie se elimina al finalizar el tiempo de retención en el Archivo Central, porque pierde su valor primario

5

5

x

La serie se elimina al finalizar el tiempo de retención en el A.G, porque pierde su valor primario

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CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 47 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Química CÓDIGO DE OFICINA: 400-100-20 Código Dependencia No. Serie 400-100-20-1 400-100-20-1-1 400-100-20-1-2

400-100-20-1-4

Series y sus correspondientes tipos documental PROGRAMAS PROGRAMA DE ASIGNATURA PROGRAMAS DE EXTENSIÓN  Asesorías Proyecto de investigación Convenio (copia) Comunicaciones Informe  Cursos de Actualización Proyecto Convenio Informe Comunicaciones  Laboratorio de Análisis de Agua Proyecto Convenio Informe Comunicaciones PROGRAMA DE ESPECIALIZACIONES Resolución Icfes

Fecha de Actualización de la TRD Retención Documental A.G. A.C.

Disposición Final C

5 5

20 3

X

5

10

X

S

X

18/01/2013

PROCEDIMIENTO

E Se conservan por ser documentos históricos. Se selecciona un 10% de la muestra total de la serie de cada transferencia, se transfiere solamente el proyecto y el informe. Las comunicaciones se eliminan por carecer de valor administrativo. Y los convenios también de eliminan por ser copias.

Se conservan por ser documentos históricos

ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

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CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 48 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Química CÓDIGO DE OFICINA: 400-100-20 Código Dependencia No. Serie

400-100-20-2

400-100-20-3 400-100-20-4 400-100-10-5

Series y sus correspondientes tipos documental Contenido programático Hojas de vidas de docentes Cronograma Acuerdo aprobación del consejo académico Acta de rediseño curricular Acuerdo diseño curricular Propuesta inicial Propuesta actual Registro calificado Listado de egresados Acta comité de acreditación PRACTICAS ACADÉMICAS Solicitud de prácticas Lineamientos de las prácticas Informes de prácticas Programación de prácticas INFORMES DE ACTIVIDADES ACTAS DE REUNIÓN DEL DEPARTAMENTO CREACIÓN DEL PROGRAMA Planta de personal Protocolo y normas Currículo Resolución Actas comité curricular

Fecha de Actualización de la TRD Retención Documental A.G. A.C.

3

3

2

5

50

10

Disposición Final C

S

X

PROCEDIMIENTO

E

X

X

18/01/2013

Se eliminan por carecer de valor administrativo

Se selecciona un 10% de la muestra total de cada transferencia Se conservan por ser documentos históricos.

ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

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CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 49 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Química CÓDIGO DE OFICINA: 400-100-20 Código Dependencia No. Serie 400-100-10-6

Series y sus correspondientes tipos documental ACREDITACIÓN Proyecto Registro Calificado Anexos PETS Resolución de registro calificado Jornada día del Químico

Fecha de Actualización de la TRD Retención Documental A.G. A.C. 7 10

Disposición Final C

S

E x

18/01/2013

PROCEDIMIENTO Se eliminan porque se actualizan periódicamente

ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Fecha de Actualización de la TRD

OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Matemáticas y Estadísticas CÓDIGO DE OFICINA: 400-100-30 Código Dependencia No. Serie 400-100-30-1 400-100-30-2 400-100-30-2-1 400-100-30-2-2 400-100-30-2-3

400-100-30-2-4 400-100-30-2-5

Series y sus correspondientes tipos documental CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PROGRAMAS PROGRAMA DE ASIGNATURA MATEMÁTICA PROGRAMA DE ASIGNATURA ESTADÍSTICA PROGRAMA DE INVESTIGACIÓN Propuesta de investigación Proyecto de investigación Informe final PROGRAMA DE ASIGNATURA PRESTACIÓN DE SERVICIOS A OTROS PROGRAMAS PROGRAMA DE ESPECIALIZACIONES Resolución icfes Contenido programático Cronograma Acuerdo aprobación del Consejo Académico Acta de rediseño curricular Acuerdo diseño curricular Propuesta inicial Propuesta actual Registro calificado

Retención Documental A.G. A.C. 7 7

Disposición Final C

S

E X

14/06/2012

PROCEDIMIENTO Se elimina por carecer de valor administrativo

7 7 7

20 20 4

X X

7

10

X

Se conservan por ser documentos históricos Se conservan por ser documentos históricos Se selecciona un 10% de la muestra total de la serie de cada transferencia, el proyecto de investigación, las actas y el presupuesto se conservan por ser documentos históricos Se conservan por ser documentos históricos

7

10

X

Se conservan por ser documentos históricos

X

ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Fecha de Actualización de la TRD

OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Matemáticas y Estadísticas CÓDIGO DE OFICINA: 400-100-30 Código Dependencia No. Serie

400-100-30-3 400-100-30-4 400-100-30-5

400-100-30-6

400-100-30-7

Series y sus correspondientes tipos documental Listado de egresados Acta comité de acreditación PLAN DE DESARROLLO INFORMES DE ACTIVIDADES CREACIÓN DE PROGRAMAS Planta de personal Protocolo y normas Currículo Resolución Actas comité currículo REGISTRO DE NOTAS ACADEMICAS Registro de notas por semestre Reporte extemporáneo de notas Corrección de notas ACREDITACIÓN Proyecto registro calificado Anexos Pep Resolución de registro calificado Jornada de matemáticas y estadísticas

Retención Documental A.G. A.C.

Disposición Final C

S

30/08/2011

PROCEDIMIENTO

E Se conservan por ser documentos históricos

1 3 50

3 3 10

X X X

Se conservan por ser documentos históricos Se conservan por ser documentos históricos Se conservan por ser documentos históricos

5

15

X

Se conservan por ser documentos históricos

7

10

X

Se eliminan porque se actualizan periódicamente

ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

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CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 52 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Fecha de Actualización de la TRD

OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Física y Electrónica CÓDIGO DE OFICINA: 400-100-40 Código Dependencia No. Serie 400-100-40-1 400-100-40-1-1 400-100-40-1-2

400-100-40-1-3

400-100-40-1-4

Series y sus correspondientes tipos documental

Retención Documental A.G. A.C.

Disposición Final C

S

30/08/2011

PROCEDIMIENTO

E

PROGRAMAS PROGRAMAS DE ASIGNATURA PROGRAMAS DE EXTENSIÓN  Asesorías Proyecto de investigación Convenio (copia) Comunicaciones Informes  Curso de actualización Proyecto Convenio Comunicación Informe PROGRAMAS DE INVESTIGACIÓN Propuesta de investigación Proyecto de investigación Informe final Presupuesto PROGRAMA DE ESPECIALIZACIONES Resolución Icfes Contenido programático Hojas de vidas docentes Cronograma

5 2

20 3

2

3

5

10

X

X

Se conservan por ser documentos históricos X

Se selecciona el 10% de la muestra de cada transferencia.

X

Se selecciona el 10% de la muestra de cada transferencia.

Se conservan por ser documentos históricos

ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

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CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 53 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Física y Electrónica CÓDIGO DE OFICINA: 400-100-40 Código Dependencia No. Serie

Series y sus correspondientes tipos documental

Fecha de Actualización de la TRD Retención Documental A.G. A.C.

Disposición Final C

S

30/08/2011

PROCEDIMIENTO

E

Acuerdo aprobación del consejo académico Acta de rediseño curricular Acuerdo diseño curricular Propuesta inicial Propuesta actual Registro calificado Listado de egresados Acta comité de acreditación 400-100-40-2

400-100-40-3 400-100-40-4 400-100-40-5

PRACTICAS ACADEMICAS Solicitud de la práctica Lineamiento de la práctica Informes de prácticas Programación de prácticas INFORME DE ACTIVIDADES ACTAS DE REUNION DEL DEPARTAMENTO CREACIÓN DE PROGRAMAS Planta de personal Protocolo y normas Currículo Resolución Actas comité currículo

1

5

1 10 50

5 3 10

X

X X X

Se eliminan porque pierden se valor histórico

Se selecciona un 10 % de la muestra. Se selecciona un 10 % de la muestra. Se conservan por ser documentos históricos

ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

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CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 54 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Geografía y Medio Ambiente CÓDIGO DE OFICINA: 400-100-50 Código Dependencia No. Serie 400-100-50-1 400-100-50-1-1

400-100-50-1-2

400-100-50-2

Series y sus correspondientes tipos documental PROGRAMAS PROGRAMA DE PEGRADO EN GEOGRAFIA Contenido en curso PEP (Proyecto Educativo del Programa) Proyecto de Registro Calificado Proyecto de Auto Evaluación PROGRAMA DE MAESTRÍA EN GEOGRAFÍA Contenido de Cursos PEP (Proyecto Educativo del Programa) Proyecto de Registro Calificado Proyecto de Auto Evaluación PROYECTOS

400-100-50-2-1 PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN Y EXTENSIÓN Propuesta Proyecto de Avance Informes Parciales Informe Final Comunicaciones Convenios copia

Fecha de Actualización de la TRD Retención Documental A.G. A.C.

Disposición Final C

S

30/08/2011

PROCEDIMIENTO

E

5

10

X

Se conservan por ser documentos históricos

5

10

X

Se conservan por ser documentos históricos

1

3

X

Se elimina porque toda la información queda recopilada en el informe final que se conserva en el departamento y en biblioteca. El informe final no se transfiere al Archivo Central.

ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

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CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 55 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Geografía y Medio Ambiente CÓDIGO DE OFICINA: 400-100-50 Código Dependencia No. Serie

400-100-50-3

400-100-50-4 400-100-50-5 400-100-50-6 400-100-50-7

Series y sus correspondientes tipos documental Asesorías Trabajos de Grado PROYECTO DE INTERNACIONALIZACION Comunicaciones Proyectos Convenios Informe de avance Informe final PLANES DE DESARROLLO ACTAS DE REUNIÓN DE PROGRAMAS PRACTICAS ACADÉMICAS ACREDITACIÓN Autoevaluación (Planes, proyecto e informes) Proyecto Registro Calificado Anexos Resolución de registro calificado Jornada día del Geógrafo

Fecha de Actualización de la TRD Retención Documental A.G. A.C.

7

5

2 7 7

10 5 2

5

10

Disposición Final C

S

01/03/2012

PROCEDIMIENTO

E

X

Se selecciona el 10% de la muestra de acuerdo a la importancia del PEP.

X X X x

Se conservan por ser documentos históricos Se conservan por ser documentos históricos Se eliminan por que la información queda registrada y admisiones se transfiere el informe final y la evaluación. Se eliminan porque se actualizan periódicamente

ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

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CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 56 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Fecha de Actualización de la TRD

OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Geografía y Medio Ambiente CÓDIGO DE OFICINA: 400-100-50 Código Dependencia No. Serie 400-100-50-8

Series y sus correspondientes tipos documental REGISTRO DE NOTAS ACADÉMICAS Registro de notas por semestre Reporte extemporáneo de notas Corrección de notas

Retención Documental A.G. A.C. 5 15

Disposición Final C x

S

01/03/2012

PROCEDIMIENTO

E Se conservan por ser documentos históricos

ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

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CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 57 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: Facultad de Ingenierías CÓDIGO DE OFICINA: 400-200 Código Dependencia No. Serie 400-200-1

Series y sus correspondientes tipos documental

Retención Documental A.G. A.C.

Disposición Final C

S

30/08/2011

PROCEDIMIENTO

E

ACTAS

400-200-1-1 400-200-1-2 400-200-2 400-200-2-1 400-200-2-2 400-200-3 400-200-3-1

ACTA CONSEJO DE FACULTAD ACTA TRABAJO DE GRADO RESOLUCIONES RESOLUCIÓN CONSEJO DE FACULTAD RESOLUCIÓN DE DECANATURA INFORMES INFORMES DE ACTIVIDADES

400-200-4 400-200-4-1 400-200-4-2

PLANES PLAN DE DESARROLLO DE LA FACULTAD PLAN DE CUALIFICACIÓN DOCENTE Antecedentes Pensum PLAN DE ESTUDIO Relación de asignaturas obligatorias Relación de asignaturas electivas

400-200-4-3

Fecha de Actualización de la TRD

3 3

8 8

x x

Se conservan por ser documentos históricos Se conservan por ser documentos históricos

3 3

10 10

x x

Se conservan por ser documentos históricos Se conservan por ser documentos históricos

2

5

2 10

3 10

x x

Se conservan por ser documentos históricos Se conservan por ser documentos históricos

3

6

x

Se conservan por ser documentos históricos

x

Se selecciona un 10% del total de cada muestra de la transferencia

ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

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CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 58 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Fecha de Actualización de la TRD

OFICINA PRODUCTORA: Facultad de Ingenierías CÓDIGO DE OFICINA: 400-200 Código Dependencia No. Serie

400-200-4-4 400-200-4-5 400-200-4-6 400-200-4-7 400-200-5 400-200-6

Series y sus correspondientes tipos documental Relación programas por asignaturas Perfil profesional PLAN DE INVESTIGACIÓN PLAN DE EXTENSIÓN PLAN DE MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD PLAN DE PRODUCCIÓN PROGRAMACIÓN CREACIÓN DE CARRERAS PROGRAMAS DE ESPECIALIZACIONES Resolución Icfes Contenido programático Hoja de vidas docentes Cronograma Acuerdo aprobación del consejo académico Acta de rediseño curricular Acuerdo diseño curricular

Retención Documental A.G. A.C.

3 3 3 3 5 5

6 6 6 6 15 10

Disposición Final C

S

x X x x x x

30/08/2011

PROCEDIMIENTO

E

Se Se Se Se Se Se

conservan conservan conservan conservan conservan conservan

por por por por por por

ser ser ser ser ser ser

documentos documentos documentos documentos documentos documentos

históricos históricos históricos históricos históricos históricos

ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.unicordoba.edu.co/index.php/documentos-sigec/documentos-calidad asegúrese que ésta es la versión vigente

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CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 59 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: Facultad de Ingenierías CÓDIGO DE OFICINA: 400-200 Código Dependencia No. Serie

Series y sus correspondientes tipos documental Propuesta inicial Propuesta actual Registro calificado Listado de egresado Acta comité de acreditación

Fecha de Actualización de la TRD Retención Documental A.G. A.C. 5 10

Disposición Final C x

S

30/08/2011

PROCEDIMIENTO

E Se conservan por ser documentos históricos

ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.unicordoba.edu.co/index.php/documentos-sigec/documentos-calidad asegúrese que ésta es la versión vigente

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CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 60 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Ingeniería Industrial CÓDIGO DE OFICINA: 400-200-10 Código Dependencia No. Serie 400-200-10-1 400-200-10-1-1

400-200-10-1-2

400-200-10-1-3

Series y sus correspondientes tipos documental PROGRAMAS PROGRAMA DE DOCENCIA Contenidos programáticos PIT Currículo Asignación laboral PROGRAMA DE INVESTIGACIÓN Propuesta de investigación Proyecto de investigación Informe final PROGRAMA DE EXTENSIÓN Solicitudes de asesorías Propuesta de extensión Informes Transferencia de tecnología Proyecto específico de extensión Curso de actualización Convenios (copias) PLAN OPERATIVO INFORMES

400-200-10-2 400-200-10-3 ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

Fecha de Actualización de la TRD Retención Documental A.G. A.C.

Disposición Final C

S

X

30/08/2011

PROCEDIMIENTO

E

5

20

5

3

X

Se selecciona un 10% de la muestra total de la serie de cada transferencia

5

3

X

Se selecciona un 10% de la muestra total de la serie de cada transferencia

5

5

X

Se conservan por ser documentos históricos

Se conservan por ser documentos históricos

Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.unicordoba.edu.co/index.php/documentos-sigec/documentos-calidad asegúrese que ésta es la versión vigente

UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA

CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 61 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Ingeniería Industrial CÓDIGO DE OFICINA: 400-200-10 Código Dependencia No. Serie 400-200-10-3-1 400-200-10-4

400-200-10-5

Series y sus correspondientes tipos documental INFORMES DE GESTION PRACTICAS Programación de practicas Solicitud de la practica Lineamiento de la practica Informes de practica DOCUMENTOS DEL PROGRAMA PEP Planta de personal Procedimientos Resoluciones ACTAS ACTAS ADMINISTRATIVAS ACTAS COMITÉ CURRICULAR ACTAS COMITÉ DE INVESTIGACIÓN Y EXTENSIÓN ACTAS COMITÈ DE ESPECIALIZACIONES

400-200-10-6 400-200-10-6-1 400-200-10-6-2 400-200-10-6-3 400-200-10-6-4 ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

Fecha de Actualización de la TRD Retención Documental A.G. A.C. 5 3

Disposición Final C

S

E x x

15/02/2012

PROCEDIMIENTO Se eliminan por carecer de valor administrativo Se eliminan por carecer de valor administrativo

5

5

15

10

X

Se conservan por ser documentos históricos.

5 5 5 5

10 10 10 10

X X X X

Se Se Se Se

conservan conservan conservan conservan

por por por por

ser ser ser ser

documentos documentos documentos documentos

históricos históricos históricos históricos

Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.unicordoba.edu.co/index.php/documentos-sigec/documentos-calidad asegúrese que ésta es la versión vigente

UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA

CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 62 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Ingeniería Industrial CÓDIGO DE OFICINA: 400-200-10 Código Dependencia No. Serie 400-200-10-7

400-200-10-8

400-200-10-9

Series y sus correspondientes tipos documental ACREDITACIÓN Autoevaluación (Planes, proyecto e informes) Proyecto Registro Calificado Anexos Resolución de registro calificado Jornada día del Ingeniero REGISTRO DE NOTAS ACADÉMICAS Registro de notas por semestre Reporte extemporáneo de notas Corrección de notas DIVULGACIÓN Y PUBLICACIÓN Revistas científicas Publicaciones

Fecha de Actualización de la TRD Retención Documental A.G. A.C. 5 10

5

15

5

10

Disposición Final C

S

E x

x

15/02/2012

PROCEDIMIENTO Se eliminan porque se actualizan periódicamente

Se conservan por ser documentos históricos

x

Porque pierde su valor administrativo

ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

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CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 63 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones CÓDIGO DE OFICINA: 400-200-20 Código Dependencia No. Serie 400-200-20-1

400-200-20-2 400-200-20-3 400-200-20-4 400-200-20-5 400-200-20-5-1 400-200-20-6

400-200-20-7

Series y sus correspondientes tipos documental PROGRAMA – PREGRADO EN INGENIERÍA DE SISTEMAS Contenidos del curso P.E.P (Proyecto Educativo del Programa) Proyecto de Registro Calificado Proyecto de Auto Evaluación PLAN OPERATIVO INFORMES DE GESTIÓN PROYECTO PROGRAMA DE INGENIERÍA DE TELEMATICA ACTAS ACTAS DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA DE SISTEMAS ESPECIALIZACIÓN EN INGENIERIA SOFTWARE Convenio Actas Cronograma de Actividades GRUPO DE INVESTIGACIÓN “SOCRATES” Actas Solicitudes Internas

DE

Retención Documental A.G. A.C. 5 10

Fecha de Actualización de la TRD Disposición Final C X

S

30/08/2011

PROCEDIMIENTO

E Se conservan por ser documentos históricos

2 2 2

10 10 10

x x

5

5

5

10

X

Se eliminan porque pierden su valor históricos Se conservan por ser documentos históricos

5

10

X

Se conservan por ser documentos históricos

x

x

Por ser documentos históricos Se conservan por ser documentos históricos Se eliminan porque pierden su valor históricos

ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

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CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 64 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Fecha de Actualización de la TRD

OFICINA PRODUCTORA: Departamento De Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones CÓDIGO DE OFICINA: 400-200-20 Código Dependencia No. Serie 400-200-20-8

400-200-20-9

Series y sus correspondientes tipos documental PROGRAMAS DE EXTENSIÓN  COLOQUIOS Propuesta Lista de asistentes Plegable Memorias  SEMINARIOS Propuesta Lista de asistentes Plegable Memorias  CURSOS Propuesta Lista de asistentes Plegable Memorias PRÁCTICAS ACADEMICAS

400-200-20-10 PIT. DOCENTES

Retención Documental A.G. A.C. 2 3

Disposición Final C

S

E X

5

5

X

3

5

X

6/02/2012

PROCEDIMIENTO Se eliminan porque pierden su valor históricos

Se eliminan porque pierden su valor históricos Se eliminan porque pierden su valor históricos

ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

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CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 65 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Fecha de Actualización de la TRD

OFICINA PRODUCTORA: Departamento De Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones CÓDIGO DE OFICINA: 400-200-20 Código Dependencia Series y sus correspondientes tipos documental No. Serie 400-200-20-11 ACREDITACIÓN Autoevaluación (Planes, proyecto e informes) Proyecto Registro Calificado Anexos Resolución de registro calificado Jornada día del Ingeniero 400-200-20-12 REGISTRO DE NOTAS ACADÉMICAS Registro de notas por semestre Reporte extemporáneo de notas Corrección de notas 400-200-20-13 DIVULGACIÓN Y PUBLICACIÓN ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

Retención Documental A.G. A.C. 5 10

5

15

5

10

Disposición Final C

S

E x

x

6/02/2012

PROCEDIMIENTO Se eliminan porque se actualizan periódicamente

Se conservan por ser documentos históricos

x

Porque pierde su valor administrativo

Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.unicordoba.edu.co/index.php/documentos-sigec/documentos-calidad asegúrese que ésta es la versión vigente

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CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 66 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Ingeniería Mecánica CÓDIGO DE OFICINA: 400-200-30 Código Dependencia No. Serie 400-200-30-1 400-200-30-1-1

400-200-30-1-2

400-200-30-1-3

Series y sus correspondientes tipos documental PROGRAMAS PROGRAMA DE DOCENCIA Contenidos programáticos PIT Currículo Asignación laboral PROGRAMA DE INVESTIGACIÓN Propuesta de investigación Proyecto de investigación Informe final PROGRAMA DE EXTENSIÓN Solicitudes de asesorías Propuesta de extensión Informes Transferencia de tecnología Proyecto específico de extensión Curso de actualización Convenios copias PLAN OPERATIVO INFORMES

400-200-30-2 400-200-30-3 ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

Fecha de Actualización de la TRD Retención Documental A.G. A.C.

Disposición Final C

S

X

30/08/2011

PROCEDIMIENTO

E

5

20

5

3

X

Se selecciona un 10% de la muestra total de la serie de cada transferencia

5

3

X

Se selecciona un 10% de la muestra total de la serie de cada transferencia

5

5

X

Se conservan por ser documentos históricos

Se conservan por ser documentos históricos

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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Ingeniería Mecánica CÓDIGO DE OFICINA: 400-200-30 Código Dependencia No. Serie 400-200-30-3-1 400-200-30-4

400-200-30-5

400-200-30-6 400-200-30-6-1 400-200-30-6-2 400-200-30-6-3 400-200-30-7

Series y sus correspondientes tipos documental INFORMES DE GESTION PRACTICAS Programación de practicas Solicitud de la practica Lineamiento de la practica Informes de practica DOCUMENTOS DEL PROGRAMA PEP Planta de personal Procedimientos Resoluciones ACTAS ACTAS ADMINISTRATIVAS ACTAS COMITÉ CURRICULAR ACTAS COMITÉ DE INVESTIGACIÓN Y EXTENSIÓN ACREDITACIÓN Autoevaluación (Planes, proyecto e informes) Proyecto Registro Calificado Anexos

Fecha de Actualización de la TRD Retención Documental A.G. A.C. 5 3

Disposición Final C

S

E x x

14/06/2012

PROCEDIMIENTO Se eliminan por carecer de valor administrativo Se eliminan por carecer de valor administrativo

5

5

15

10

X

Se conservan por ser documentos históricos.

5 5 5 5

10 10 10 10

X X X

Se conservan por ser documentos históricos Se conservan por ser documentos históricos Se conservan por ser documentos históricos Se eliminan porque se actualizan periódicamente

x

ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Fecha de Actualización de la TRD

OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Ingeniería Mecánica CÓDIGO DE OFICINA: 400-200-30 Código Dependencia No. Serie

400-200-30-8

Series y sus correspondientes tipos documental Resolución de registro calificado Jornada día del Ingeniero REGISTRO DE NOTAS ACADÉMICAS Registro de notas por semestre Reporte extemporáneo de notas Corrección de notas DIVULGACIÓN Y PUBLICACIÓN

400-200-30-9 ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

Retención Documental A.G. A.C.

5

15

5

10

Disposición Final C

S

14/06/2012

PROCEDIMIENTO

E

x

Se conservan por ser documentos históricos

x

Porque pierde su valor administrativo

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CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 69 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Ingeniería Ambiental CÓDIGO DE OFICINA: 400-200-40 Código Dependencia No. Serie 400-200-40-1 400-200-40-1-1

400-200-40-1-2

400-200-40-1-3

Series y sus correspondientes tipos documental PROGRAMAS PROGRAMA DE DOCENCIA Contenidos programáticos PIT Currículo Asignación laboral PROGRAMA DE INVESTIGACIÓN Propuesta de investigación Proyecto de investigación Informe final PROGRAMA DE EXTENSIÓN Solicitudes de asesorías Propuesta de extensión Informes Transferencia de tecnología Proyecto específico de extensión Curso de actualización Convenios (copias) PLAN OPERATIVO INFORMES

400-200-40-2 400-200-40-3 ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

Fecha de Actualización de la TRD Retención Documental A.G. A.C.

Disposición Final C

S

X

14/06/2012

PROCEDIMIENTO

E

5

20

5

3

X

Se selecciona un 10% de la muestra total de la serie de cada transferencia

5

3

X

Se selecciona un 10% de la muestra total de la serie de cada transferencia

5

5

X

Se conservan por ser documentos históricos

Se conservan por ser documentos históricos

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CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 70 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Fecha de Actualización de la TRD

OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Ingeniería Ambiental CÓDIGO DE OFICINA: 400-200-40 Código Dependencia No. Serie 400-200-40-3-1 400-200-40-4

400-200-40-5

Series y sus correspondientes tipos documental INFORMES DE GESTION PRACTICAS Programación de practicas Solicitud de la practica Lineamiento de la practica Informes de practica DOCUMENTOS DEL PROGRAMA PEP Planta de personal Procedimientos Resoluciones ACTAS ACTAS ADMINISTRATIVAS ACTAS COMITÉ CURRICULAR ACTAS COMITÉ DE INVESTIGACIÓN Y EXTENSIÓN ACTAS COMITÈ DE ESPECIALIZACIONES

400-200-40-6 400-200-40-6-1 400-200-40-6-2 400-200-40-6-3 400-200-10-6-4 ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

Retención Documental A.G. A.C. 5 3

Disposición Final C

S

E x x

14/06/2012

PROCEDIMIENTO Se eliminan por carecer de valor administrativo Se eliminan por carecer de valor administrativo

5

5

15

10

X

Se conservan por ser documentos históricos.

5 5 5 5

10 10 10 10

X X X X

Se Se Se Se

conservan conservan conservan conservan

por por por por

ser ser ser ser

documentos documentos documentos documentos

históricos históricos históricos históricos

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CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 71 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Ingeniería Ambiental CÓDIGO DE OFICINA: 400-200-40 Código Dependencia No. Serie 400-200-40-7

400-200-40-8

400-200-40-9

Series y sus correspondientes tipos documental ACREDITACIÓN Autoevaluación (Planes, proyecto e informes) Proyecto Registro Calificado Anexos Resolución de registro calificado Jornada día del Ingeniero REGISTRO DE NOTAS ACADÉMICAS Registro de notas por semestre Reporte extemporáneo de notas Corrección de notas DIVULGACIÓN Y PUBLICACIÓN Revistas científicas Publicaciones

Fecha de Actualización de la TRD Retención Documental A.G. A.C. 5 10

5

15

5

10

Disposición Final C

S

E x

x

14/06/2012

PROCEDIMIENTO Se eliminan porque se actualizan periódicamente

Se conservan por ser documentos históricos

x

Porque pierde su valor administrativo

ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.unicordoba.edu.co/index.php/documentos-sigec/documentos-calidad asegúrese que ésta es la versión vigente

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CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 72 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Ingeniería de Alimentos CÓDIGO DE OFICINA: 400-200-50 Código Dependencia No. Serie 400-200-50-1 400-200-50-2 400-200-50-2-1 400-200-50-2-2

400-200-50-2-3

Series y sus correspondientes tipos documental CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PROGRAMAS PROGRAMA DE ASIGNATURA PROGRAMA DE INVESTIGACION Propuesta de Investigación Presupuesto Proyecto de Investigación Informe Final Actas PROGRAMA DE EXTENSION Líneas de Investigación Solicitud de Asesoría Transferencia de Tecnología Proyecto Específico de Extensión Curso de Actualización Convenio (copia) Informe

Fecha de Actualización de la TRD Retención Documental A.G. A.C. 5 3 5

20

5

3

5

Disposición Final C

S

x x

x

E x

30/10/2011

PROCEDIMIENTO Se eliminan por carecer de valor administrativo Se conservan por ser documentos históricos Se selecciona el 10% del total de muestra

Se selecciona un 10% de la muestra total de la serie de cada transferencia solamente el proyecto y el informe. Las comunicaciones se eliminan por carecer de valor administrativo. Y los convenios también se eliminan por ser copias

ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

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CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 73 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Ingeniería de Alimentos CÓDIGO DE OFICINA: 400-200-50 Código Dependencia No. Serie 400-200-50-2-4 400-200-50-3 400-200-50-3-1 400-200-50-3-2 400-200-50-3-3 400-200-50-4

400-200-50-5

Series y sus correspondientes tipos documental PROGRAMA POR COMPETENCIAS INFORMES INFORME DE GESTION INFORMES DE ACREDITACION INFORMES DE AUTOEVALUACION PASANTIA Programación de Pasantías Informe de Pasantías Evaluación PRACTICAS ACADEMICAS Programación de Practicas Solicitud de la Practica Lineamiento de la Practica Informes de Practica ACTAS ACTAS DE REUNION DE DEPARTAMENTO ACTAS DE ACREDITACION

400-200-50-6 400-200-50-6-1 400-200-50-6-2 ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

Fecha de Actualización de la TRD Retención Documental A.G. A.C. 5 3 5 5 5 5

3 3 3 5

5

5

5 5

10 10

Disposición Final C S E x x x x x

x

x x

30/10/2011

PROCEDIMIENTO Se selecciona el 10% del total de muestra Se selecciona el 10% del total de muestra Se selecciona el 10% del total de muestra Se selecciona el 10% del total de muestra Se eliminan por carecer de calor administrativo Se eliminan por carecer de calor administrativo

Se conservan por ser documentos históricos Se conservan por ser documentos históricos

Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.unicordoba.edu.co/index.php/documentos-sigec/documentos-calidad asegúrese que ésta es la versión vigente

UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA

CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 74 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Ingeniería de Alimentos CÓDIGO DE OFICINA: 400-200-50

Fecha de Actualización de la TRD Retención Documental A.G. A.C.

Código Dependencia No. Serie 400-200-50-7 400-200-50-7-1

PLANES PLAN DE ESTUDIO

5

10

x

400-200-50-7-2

PLAN DE MEJORAMIENTO

5

10

x

400-200-50-7-3

PLAN DE DESARROLLO

5

10

x

Series y sus correspondientes tipos documental

Disposición Final C

S

30/10/2011

PROCEDIMIENTO

E Se conservan por ser documentos históricos Se conservan por ser documentos históricos Se conservan por ser documentos históricos

ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.unicordoba.edu.co/index.php/documentos-sigec/documentos-calidad asegúrese que ésta es la versión vigente

UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA

CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 75 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Fecha de Actualización de la TRD

OFICINA PRODUCTORA: Facultad de Ciencias Agrícolas CÓDIGO: 400-400 Código Dependencia No. Serie 400-400-1 400-400-1-1 400-400-1-2 400-400-1-3 400-400-1-4 400-400-2 400-400-2-1 400-400-2-2 400-400-3 400-400-3-1 400-400-4 400-400-4-1 400-400-4-2 400-400-4-3

Series y sus correspondientes tipos documental ACTAS ACTAS CONSEJO DE FACULTAD ACTAS TRABAJO DE GRADO ACTAS COMITÉ DE POSTGRADOS ACTAS COMITÉ DE ACREDITACIÓN Y CURRÍCULO RESOLUCIONES RESOLUCIONES CONSEJO DE FACULTAD RESOLUCIONES DE DECANATURA INFORMES INFORME DE ACTIVIDADES PLANES PLAN DE DESARROLLO DE LA FACULTAD PLAN DE CUALIFICACION DOCENTE Antecedentes Pensum PLAN DE ESTUDIO Relación de asignaturas obligatorias Relación de asignaturas electivas Relación programas por asignaturas Perfil profesional PLAN DE INVESTIGACIÓN PLAN DE EXTENSIÓN PLAN DE MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD

400-400-4-4 400-400-4-5 400-400-4-6 ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

Retención Documental A.G. A.C.

Disposición Final C

S

14/06/2012

PROCEDIMIENTO

E

3 3 3 3

8 8 8 8

X X X X

Se conservan por ser documentos históricos se conservan por ser documentos históricos se conservan por ser documentos históricos se conservan por ser documentos históricos

3

10

X

Se conservan por ser documentos históricos

2

5

3 10

5 10

X X

Se conservan por ser documentos históricos Se conservan por ser documentos históricos

10

10

X

Se conservan por ser documentos históricos

3 3 3

6 6 6

X X X

Se conservan por ser documentos históricos Se conservan por ser documentos históricos Se conservan por ser documentos históricos

X

Se selecciona un 10 % del total de cada muestra

Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.unicordoba.edu.co/index.php/documentos-sigec/documentos-calidad asegúrese que ésta es la versión vigente

UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA

CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 76 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Fecha de Actualización de la TRD

OFICINA PRODUCTORA: Facultad de Ciencias Agrícolas CÓDIGO: 400-400 Código Dependencia No. Serie 400-400-4-7 400-400-5

Series y sus correspondientes tipos documental PLAN DE PRODUCCIÓN PROGRAMACIÓN CREACIÓN DE CARRERAS

400-400-6

EVALUACIÓN DOCENTE

400-400-7 400-400-7-1

PROGRAMAS DE POSTGRADOS ESPECIALIZACIONES Resolución Icfes Contenido programático Hojas de vidas docentes Cronograma Acuerdo aprobación del consejo académico Acta de rediseño curricular Acuerdo diseño curricular Propuesta inicial Propuesta actual Registro calificado Listado de estudiantes Listado de egresados Notas Comunicaciones MAESTRÍAS Resolución Icfes Contenido programático Hojas de vidas docentes

400-400-7-1

Retención Documental A.G. A.C. 3 6 1 3

Disposición Final C X

S X X

14/06/2012

PROCEDIMIENTO

E Se conservan por ser documentos históricos Se selecciona una muestra representativa del 10% total de la transferencia Se selecciona una muestra representativa del 10% total de la transferencia

1

3

1

3

X

Se conservan por ser documentos históricos

1

3

X

Se conservan por ser documentos históricos

ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.unicordoba.edu.co/index.php/documentos-sigec/documentos-calidad asegúrese que ésta es la versión vigente

UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA

CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 77 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Fecha de Actualización de la TRD

OFICINA PRODUCTORA: Facultad de Ciencias Agrícolas CÓDIGO: 400-400 Código Dependencia No. Serie

400-400-8 400-400-8-1

Series y sus correspondientes tipos documental Cronograma Acuerdo aprobación del consejo académico Acta de rediseño curricular Propuesta inicial Propuesta actual Registro calificado Lista de estudiantes Listado de egresados Notas Comunicaciones EDUCACIÓN CONTINUADA DIPLOMADOS Contenido programático Hojas de vidas docentes Cronograma Acuerdo aprobación del consejo de facultad Propuesta inicial Propuesta actual Listado de estudiantes Listado de egresados Notas Comunicaciones

Retención Documental A.G. A.C.

1

3

Disposición Final C

X

S

14/06/2012

PROCEDIMIENTO

E

Se conservan por ser documentos históricos

ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.unicordoba.edu.co/index.php/documentos-sigec/documentos-calidad asegúrese que ésta es la versión vigente

UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA

CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 78 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Ingeniería Agronómica y Desarrollo Rural CÓDIGO DE OFICINA: 400-300-10 Código Dependencia No. Serie 400-300-10-1 400-300-10-1-1 400-300-10-1-2

400-300-10-1-3

400-300-10-1-4

Series y sus correspondientes tipos documental PROGRAMAS PROGRAMA DE ASIGNATURA PROGRAMAS DE EXTENSION Líneas de extensión Solicitud de asesoría Transferencia de tecnología Proyecto específico de extensión Curso de actualización Convenio copia Informes PROGRAMA DE INVESTIGACIÓN Propuesta de investigación Presupuesto Informes de avance Informe final PROGRAMA DE ESPECIALIZACIONES Resolución ICFES Contenido programático Hojas de vidas de docentes Cronograma Acuerdo aprobación del consejo académico

Fecha de Actualización de la TRD

Retención Documental A.G. A.C. 5

20

5

3

5

10

Disposición Final C

S

X

PROCEDIMIENTO

E Se conservan por ser documentos históricos Se selecciona un 10% de la muestra de la serie de cada transferencia, se transfiere solamente el proyecto y el informe. Los convenios también se eliminan por ser copias.

x

X

14/06/2012

Se selecciona un 10% de la transferencia, las actas y el presupuesto se conservan por ser documentos históricos. Se conservan por ser documentos históricos

ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.unicordoba.edu.co/index.php/documentos-sigec/documentos-calidad asegúrese que ésta es la versión vigente

UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA

CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 79 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Ingeniería Agronómica y Desarrollo Rural CÓDIGO DE OFICINA: 400-300-10 Código Dependencia No. Serie

400-300-10-2

400-300-10-3 400-300-10-4 400-300-10-4-1 400-300-10-4-2 400-300-10-4-3 ABREVIATURAS C: Conservación A.G. : Archivo de

Series y sus correspondientes tipos documental Propuesta inicial Acuerdo diseño curricular Acta de rediseño curricular Propuesta actual Registro calificado Listado de egresados Acta comité de acreditación PRACTICAS Solicitud de la practica Lineamiento de la practica Programación de practicas Informes de practica INFORME DE ACTIVIDADES ACTAS ACTAS DEL DEPARTAMENTO ACTAS COMITÉ DE POSTGRADOS ACTAS COMITÉ DE INVESTIGACIÓN Y EXTENSIÓN

Fecha de Actualización de la TRD

Retención Documental A.G. A.C. 5 10

5

5

5

5

5 5 5

3 3 3

Disposición Final C X

S

X X X

PROCEDIMIENTO

E

x

X

14/06/2012

Se eliminan por carecer de valor administrativo

Se selecciona un 10% de la muestra total de la serie de cada transferencia Se conservan por ser documentos históricos

E: Eliminación S: Selección Gestión A.C.: Archivo Central

Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.unicordoba.edu.co/index.php/documentos-sigec/documentos-calidad asegúrese que ésta es la versión vigente

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CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 80 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Ingeniería Agronómica y Desarrollo Rural CÓDIGO DE OFICINA: 400-300-10 Código Dependencia No. Serie 400-300-10-4-4 400-300-10-5

400-300-10-6

400-300-10-7 400-300-10-7-1

Series y sus correspondientes tipos documental ACTAS COMITÉ DE ACREDITACIÓN Y CURRÍCULO DEL PROGRAMA CREACIÓN DE PROGRAMAS Planta de personal Protocolo y normas Currículo Resolución Actas comité de currículo PASANTÍAS Hoja de vida estudiante Solicitudes Programación Evaluación informe HISTORIA TÉCNICA EQUIPOS DE LABORATORIO HISTORIA TÉCNICA EQUIPOS DE LABORATORIO DE SUELOS Y AGUAS Ficha técnica de equipos Registro mantenimiento del equipo

Fecha de Actualización de la TRD

Retención Documental A.G. A.C. 2 3 20

10

5

5

5

5

Disposición Final C X

S

14/06/2012

PROCEDIMIENTO

E Se conservan por ser documentos históricos

X

Se conservan por ser documentos históricos

X

X

Se eliminan por carecer de valor histórico

Se eliminan por carecer de valor administrativo

ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.unicordoba.edu.co/index.php/documentos-sigec/documentos-calidad asegúrese que ésta es la versión vigente

UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA

CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 81 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Ingeniería Agronómica y Desarrollo Rural CÓDIGO DE OFICINA: 400-300-10 Código Dependencia No. Serie 400-300-10-7-2

400-300-10-7-3

400-300-10-7-4

400-300-10-7-5

400-300-10-7-6

Series y sus correspondientes tipos documental HISTORIA TÉCNICA EQUIPOS DE LABORATORIO TOPOGRAFIA Ficha técnica de equipos Registro mantenimiento del equipo HISTORIA TÉCNICA EQUIPOS DE LABORATORIO BIOTECNOLOGIÁ VEGETAL Ficha técnica de equipos Registro mantenimiento del equipo HISTORIA TÉCNICA EQUIPOS DE LABORATORIO FITOPALOGÍA Ficha técnica de equipos Registro mantenimiento del equipo HISTORIA TÉCNICA EQUIPOS DE LABORATORIO ENTOMOLOGÍA Ficha técnica de equipos Registro mantenimiento del equipo HISTORIA TÉCNICA EQUIPOS DE LABORATORIO FISIOLOGÍA VEGETAL Ficha técnica de equipos Registro mantenimiento del equipo

DE

Fecha de Actualización de la TRD

Retención Documental A.G. A.C. 5 5

Disposición Final C X

S

14/06/2012

PROCEDIMIENTO

E Se eliminan por carecer de valor administrativo

DE

5

5

X

Se eliminan por carecer de valor administrativo

DE

5

5

X

Se eliminan por carecer de valor administrativo

DE

5

5

X

Se eliminan por carecer de valor administrativo

DE

5

5

X

Se eliminan por carecer de valor administrativo

ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Ingeniería Agronómica y Desarrollo Rural CÓDIGO DE OFICINA: 400-300-10 Código Dependencia No. Serie 400-300-10-7-7

Series y sus correspondientes tipos documental

HISTORIA TÉCNICA EQUIPOS DE LABORATORIO FITOMEJORAMIENTO Ficha técnica de equipos Registro mantenimiento del equipo 400-300-10-7-8 HISTORIA TÉCNICA EQUIPOS DE LABORATORIO GRANJA EXPERIMENTAL Ficha técnica de equipos Registro mantenimiento del equipo 400-300-10-7-9 HISTORIA TÉCNICA EQUIPOS DE LABORATORIO BIOMETRÍA Y DISEÑO EXPERIMENTAL Ficha técnica de equipos Registro mantenimiento del equipo 400-300-10-7-10 HISTORIA TÉCNICA EQUIPOS DE LABORATORIO PROPAGACIÓN DE PLANTAS Ficha técnica de equipos Registro mantenimiento del equipo ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

DE

Fecha de Actualización de la TRD

Retención Documental A.G. A.C. 5 5

Disposición Final C X

S

14/06/2012

PROCEDIMIENTO

E Se eliminan por carecer de valor administrativo

DE

5

5

X

Se eliminan por carecer de valor administrativo

DE

5

5

X

Se eliminan por carecer de valor administrativo

DE

5

5

X

Se eliminan por carecer de valor administrativo

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CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 83 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Fecha de Actualización de la TRD

OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Ingeniería Agronómica y Desarrollo Rural CÓDIGO DE OFICINA: 400-300-10 Código Dependencia Series y sus correspondientes tipos documental No. Serie 400-300-10-7-11 HISTORIA TÉCNICA EQUIPOS DE LABORATORIO DE MAQUINARIA AGRICOLA Ficha técnica de equipos Registro mantenimiento del equipo 400-300-10-8 DESARROLLO DE PRÁCTICAS 400-300-10-8-1 DESARROLLO DE PRÁCTICAS DE LABORATORIO DE SUELOS Y AGUA Control de prácticas de laboratorio Programación Informe de laboratorios 400-300-10-8-2 DESARROLLO DE PRÁCTICAS DE LABORATORIO DE TOPOGRAFÍA Control de prácticas de laboratorio Programación Informe de laboratorios 400-300-10-8-3 DESARROLLO DE PRÁCTICAS DE LABORATORIO DE BIOTECNOLOGÍA VEGETAL Control de prácticas de laboratorio Programación Informe de laboratorios ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

Retención Documental A.G. A.C. 5 5

5

Disposición Final C X

S

PROCEDIMIENTO

E Se eliminan por carecer de valor administrativo

5

5

X

Se eliminan por carecer de valor administrativo

5

5

X

Se eliminan por carecer de valor administrativo

5

X

14/06/2012

Se eliminan por carecer de valor administrativo

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CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 84 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Fecha de Actualización de la TRD

OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Ingeniería Agronómica y Desarrollo Rural CÓDIGO DE OFICINA: 400-300-10 Código Dependencia No. Serie 400-300-10-8-4

400-300-10-8-5

400-300-10-8-6

400-300-10-8-7

Series y sus correspondientes tipos documental DESARROLLO DE PRÁCTICAS DE LABORATORIO FITOPALOGÍA Control de prácticas de laboratorio Programación Informe de laboratorios DESARROLLO DE PRÁCTICAS DE LABORATORIO ENTOMOLOGÍA Control de prácticas de laboratorio Programación Informe de laboratorios DESARROLLO DE PRÁCTICAS DE LABORATORIO FISIOLOGÍA VEGETAL Control de prácticas de laboratorio Programación Informe de laboratorios DESARROLLO DE PRÁCTICAS DE LABORATORIO FITOMEJORAMIENTO Control de prácticas de laboratorio Programación Informe de laboratorios

DE

Retención Documental A.G. A.C. 5 5

Disposición Final C X

S

14/06/2012

PROCEDIMIENTO

E Se eliminan por carecer de valor administrativo

DE

5

5

X

Se eliminan por carecer de valor administrativo

DE

5

5

X

Se eliminan por carecer de valor administrativo

DE

5

5

X

Se eliminan por carecer de valor administrativo

ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

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CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 85 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Ingeniería Agronómica y Desarrollo Rural CÓDIGO DE OFICINA: 400-300-10 Código Dependencia No. Serie 400-300-10-8-8

Series y sus correspondientes tipos documental

DESARROLLO DE PRÁCTICAS DE LABORATORIO GRANJA EXPERIMENTAL Control de prácticas de laboratorio Programación Informe de laboratorios 400-300-10-8-9 DESARROLLO DE PRÁCTICAS DE LABORATORIO BIOMETRÍA Y DISEÑO EXPERIMENTAL Control de prácticas de laboratorio Programación Informe de laboratorios 400-300-10-8-10 DESARROLLO DE PRÁCTICAS DE LABORATORIO PROPAGACIÓN DE PLANTAS Control de prácticas de laboratorio Programación Informe de laboratorios 400-300-10-8-11 DESARROLLO DE PRÁCTICAS DE LABORATORIO MAQUINARIA AGRÍCOLA Control de prácticas de laboratorio Programación Informe de laboratorios ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

DE

DE

Fecha de Actualización de la TRD

Retención Documental A.G. A.C. 5 5

Disposición Final C X

S

14/06/2012

PROCEDIMIENTO

E Se eliminan por carecer de valor administrativo

5

5

X

Se eliminan por carecer de valor administrativo

5

5

X

Se eliminan por carecer de valor administrativo

DE

DE

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CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 86 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: Facultad de Medicina Veterinaria y Zootecnia Código: 400-400 Código Dependencia No. Serie 400-400-1 400-400-1-1 400-400-1-2 400-400-1-3 400-400-1-5 400-400-1-6 400-400-1-7 400-400-2 400-400-2-1 400-400-3 400-400-3-1 400-400-4 400-400-4-1 400-400-4-2 400-400-4-3

Series y sus correspondientes tipos documental ACTAS ACTAS CONSEJO DE FACULTAD ACTAS TRABAJO DE GRADO ACTAS COMITÉ DE EXTENSIÓN ACTAS COMITÉ DE ACREDITACION ACTAS TRABAJO DE GRADO ACTA GESTIÓN INTEGRAL DE RESIDUOS RESOLUCIONES RESOLUCIONES CONSEJO DE FACULTAD INFORMES INFORME DE ACTIVIDADES PLANES PLAN OPERATIVO DE LA FACULTAD PLAN DE CUALIFICACIÓN DOCENTE PLAN DE ESTUDIO Pemsun Relación de asignaturas obligatorias Relación de asignaturas electivas Relación programas por asignaturas Perfil profesional

Fecha de Actualización de la TRD Retención Documental A.G. A.C.

Disposición Final C

3 3 3 3 3 3

8 8 8 8 8 8

X X X X X X

3

10

X

3

10

3 3 3

5 5 5

S

X X X

PROCEDIMIENTO

E Se Se Se Se Se Se Se Se

X

14/06/2012

conservan conservan conservan conservan conservan conservan conservan conservan

por por por por por por por por

ser ser ser ser ser ser ser ser

documentos documentos documentos documentos documentos documentos documentos documentos

históricos históricos históricos históricos históricos históricos históricos históricos

Se selecciona una muestra representativa del 10% total de la transferencia Se conservan por ser documentos históricos Se conservan por ser documentos históricos Se conservan por ser documentos históricos

ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

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UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Ciencias Acuícolas CÓDIGO DE OFICINA: 400-400-10

Fecha de Actualización de la TRD Retención Documental A.G. A.C. 3 2

Código Dependencia No. Serie 400-400-10-1

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

400-400-10-2

PROGRAMAS

400-400-10-2-1

PROGRAMA DE ASIGNATURAS

10

30

400-400-10-2-2

PROGRAMA DE INVESTIGACION Propuesta de investigación de trabajo de grado proyectos de investigación de trabajo de grado final Trabajo final PROGRAMA DE EXTENSION Convenio (copia) Proyecto (copia) Comunicaciones Informes  CURSOS DE ACTULIZACION Comunicaciones Informes

4

4

400-400-10-2-3

Series y sus correspondientes tipos documental

CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 87 de 135

Disposición Final C S E X

X

14/06/2012

PROCEDIMIENTO Se eliminan por carecer de valor administrativo

Se conservaran son documentos históricos X

Se selecciona un 100% de la muestra total de la serie transferencia. De cada proyecto final queda una copia en el Dpto.: y otra en la oficina de investigación y extensión

ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

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UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA

CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 88 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Ciencias Acuícolas CÓDIGO DE OFICINA: 400-400-10 Código Dependencia No. Serie 400-400-10-3

PLA DE DESARROLLO

400-400-10-4

INFORMES

400-400-10-4-1 400-400-10-5

INFORMES DE GESTION PASANTIAS Convenios para pasantías ( copia) Programación de pasantías Informe de pasantías Evaluación de pasantías PRACTICAS ACADEMICAS Programa de prácticas del programa Formatos de solicitud de practica Informes de practica CREACION DE PROGRAMAS Planta de personal Protocolo y normas Currículo Resolución Registro calificado Actas comité currículo

400-400-10-6

400-400-10-7

Series y sus correspondientes tipos documental

Fecha de Actualización de la TRD Retención Documental A.G. A.C. 2 5

Disposición Final C S E X

20/12/2012

PROCEDIMIENTO Se conserva por ser documentos históricos Se eliminan porque se consolida en la facultad de M.V.Z

2 5

5 2

X X

3

5

X

50

10

X

Se eliminan por carecer de valor administrativo. Solo se transfiere al archivo central los informes y la evaluación Se eliminan por carecer de valor administrativo Se conservan por ser documentos históricos

ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

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UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Ciencias Acuícolas CÓDIGO DE OFICINA: 400-400-10 Código Dependencia No. Serie

Series y sus correspondientes tipos documental

400-400-10-7 REGISTRO DE NOTAS ACADÉMICAS Registro de notas por semestre Reporte extemporáneo de notas Corrección de notas

CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 89 de 135

Fecha de Actualización de la TRD Retención Documental A.G. A.C. 5 7

Disposición Final C S E x

20/12/2012

PROCEDIMIENTO Se conserva por ser documentos históricos

ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

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UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA

CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 90 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Fecha de Actualización de la TRD

OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Ciencias Pecuarias CÓDIGO DE OFICINA: 400-400-20 Código Dependencia No. Serie 400-400-20-1 400-400-20-1-1 400-400-20-1-2 400-400-20-1-3

400-400-20-1-5

Series y sus correspondientes tipos documental PROGRAMAS CONTENIDOS PROGRAMATICOS POR ASIGNATURA CIENCIAS PECUARIAS CONTENIDOS PROGRAMATICOS POR ASIGNATURA MERCADEO PROGRAMA DE EXTENSIÓN CIENCIAS PECUARIAS Solicitud de asesorías y/o visitas Informes Transferencia de tecnología Proyecto específico de extensión Cursos y Diplomados Programa Radial – Cuadernos del Campo

PROGRAMA DE EXTENSIÓN MERCADEO Solicitudes de asesorías Informes Transferencia de tecnología Proyecto específico de extensión Curso y Diplomado Informes

Retención Documental A.G. A.C.

Disposición Final C

S

14/06/2012

PROCEDIMIENTO

E

7

20

x

Se conserva por ser documentos históricos

7

20

x

Se selecciona por ser documentos históricos

7

3

x

Se selecciona un 10% del total de la muestra de la transferencia documental

7

3

x

Se selecciona un 10% del total de la muestra de la transferencia documental

ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.unicordoba.edu.co/index.php/documentos-sigec/documentos-calidad asegúrese que ésta es la versión vigente

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CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 91 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Fecha de Actualización de la TRD

OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Ciencias Pecuarias CÓDIGO DE OFICINA: 400-400-20 Código Dependencia No. Serie 400-400-20-2 400-400-20-2-1 400-400-20-2-2 400-400-20-3 400-400-20-3-1

PLAN OPERATIVO PLAN OPERATIVO CIENCIAS PECUARIAS PLAN OPERATIVO MERCADEO INFORMES INFORMES DE GESTIÓN CIENCIAS PECUARIAS

400-400-20-3-2

INFORMES DE GESTIÓN MERCADEO

400-400-20-3-3

INFORMES DE PROGRAMAS PRODUCTIVOS CIENCIAS PECUARIAS INFORMES DE ACREDITACIÓN Y CURRÍCULO CIENCIAS PECUARIAS INFORMES PRÁCTICAS DE CAMPO CIENCIAS PECUARIAS INFORMES PRÁCTICAS DE CAMPO MERCADEO

400-400-20-3-4 400-400-20-3-5 400-400-20-3-6 400-400-20-3-7 400-400-20-3-8 400-400-20-4 400-400-20-4-1

Series y sus correspondientes tipos documental

INFORMES DE INVESTIGACIÓN Y EXTENSIÓN CIENCIAS PECUARIAS INFORMES DE EXTENSIÓN MERCADEO PASANTIAS PASANTIAS DE CIENCIAS PECUARIA Solicitud de pasantías

Retención Documental A.G. A.C.

Disposición Final C

S

25/10/2011

PROCEDIMIENTO

E

7 7

5 5

x x

Se conservan por ser documentos históricos Se conservan por ser documentos históricos

7

3

X

7

3

x x

7

3

X

7

3

x x

7

3

x

7

3

x

Se eliminan por administrativo Se eliminan por administrativo Se eliminan por administrativo Se eliminan por administrativo Se eliminan por administrativo Se eliminan por administrativo Se eliminan por administrativo Se eliminan por administrativo

carecer de calor carecer de calor carecer de calor carecer de calor carecer de calor carecer de calor carecer de calor carecer de calor

Se eliminan por carecer de calor administrativo

ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

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CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 92 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Fecha de Actualización de la TRD

OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Ciencias Pecuarias CÓDIGO DE OFICINA: 400-400-20 Código Dependencia No. Serie

400-400-20-6 400-400-20-6-1

400-400-20-6-2

400-400-20-7 400-400-20-7-1

Retención Documental

Series y sus correspondientes tipos documental Convenio (copia) Programación Informe DOCUMENTOS DEL PROGRAMA DOCUMENTOS DEL PROGRAMA CIENCIAS PECUARIAS Planta de personal docente Protocolo y normas Currículo Resolución DOCUMENTOS DEL PROGRAMA MERCADEO Planta de personal docente Protocolo y normas Currículo Resolución

Disposición Final

25/10/2011

PROCEDIMIENTO

7

5

x

50

10

x

Se conservan por ser documentos históricos

50

10

x

Se conservan por ser documentos históricos

ACTAS ACTAS COMITÉ DE ACREDITACIÓN Y CURRÍCULO CIENCIAS PECUARIAS

7

10

x

Se conservan por ser documentos históricos

ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

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CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 93 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Fecha de Actualización de la TRD

OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Ciencias Pecuarias CÓDIGO DE OFICINA: 400-400-20 Código Dependencia No. Serie 400-400-20-7-2 400-400-20-7-3 400-400-20-7-4 400-400-20-7-5 400-400-20-7-6 400-400-20-8 400-400-20-8-1

400-400-20-8-2

Retención Documental

Series y sus correspondientes tipos documental ACTAS COMITÉ DE ACREDITACIÓN Y CURRÍCULO MERCADEO ACTAS DEL DEPARTAMENTO CIENCIAS PECUARIAS ACTAS DEL PROGRAMA MERCADEO ACTAS DE INVESTIGACIÓN Y EXTENSIÓN CIENCIAS PECUARIAS ACTAS DE EXTENSION MERCADEO ACREDITACIÓN ACREDITACIÓN CIENCIAS PECUARIAS Acreditación Registro Calificado Anexos Resolución de Acreditación Resolución de registro califica ACREDITACIÓN MERCADEO Resolución de registro Calificado Anexos REGISTRO DE NOTAS ACADÉMICAS

7

10

Disposición Final x

25/10/2011

PROCEDIMIENTO Se conservan por ser documentos históricos

7

10

x

Se conservan por ser documentos históricos

7

10

x

Se conservan por ser documentos históricos

7

10

x

Se conservan por ser documentos históricos

7

10

x

Se eliminan porque se actualizan

7

10

x

Se eliminan porque se actualizan

400-400-20-9 ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

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CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 94 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Fecha de Actualización de la TRD

OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Ciencias Pecuarias CÓDIGO DE OFICINA: 400-400-20 Código Dependencia No. Serie 400-400-20-9-1

Series y sus correspondientes tipos documental

Retención Documental

Disposición Final

25/10/2011

PROCEDIMIENTO

REGISTRO DE NOTAS ACADÉMICAS CIENCIAS PECUARIAS Registro de notas por semestre Reporte extemporáneo de notas Corrección de notas 400-400-20-9-2 REGISTRO DE NOTAS ACADÉMICAS MERCADEO Registro de notas por semestre Reporte extemporáneo de notas Corrección de notas 400-400-20-10 DIVULGACIÓN Y PUBLICACIÓN 400-400-20-10-1 DIVULGACIÓN Y PUBLICACIÓN CIENCIAS PECUARIAS

7

15

x

Se conservan por ser documentos históricos

7

15

x

Se conservan por ser documentos históricos

7

5

x

400-400-20-10-2 DIVULGACIÓN Y PUBLICACIÓN MERCADEO

7

5

x

400-400-20-11 MAESTRIA Documento solicitud de acuerdo Anexos 400-400-20-12 ESPECIALIZACION Resolución de Registro calificado Anexos ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

7

5

x

Se eliminan porque pierde valor administrativo Se eliminan porque pierde valor administrativo Se conservan por ser documentos históricos

7

5

x

Se conservan por ser documentos históricos

Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.unicordoba.edu.co/index.php/documentos-sigec/documentos-calidad asegúrese que ésta es la versión vigente

UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA

CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 95 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Fecha de Actualización de la TRD

OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Ciencias Pecuarias CÓDIGO DE OFICINA: 400-400-20 Código Dependencia Series y sus correspondientes tipos documental No. Serie 400-400-20-13 DESARROLLO DE ACTIVIDADES DE INVESTIGACIÓN Solicitud de servicio Respuesta a solicitud Control de asistencia a los laboratorios Control de préstamo de equipos, materiales y reactivos 400-400-20-14 DESARROLLO DE PRÁCTICAS ACADÉMICAS Programación Control de préstamo de equipos, materiales y reactivos Control de asistencia a los laboratorios 400-400-20-15 HISTORIA CLÌNICA VETERINARIA (Clínica Veterinaria) Apertura de historia clínica Resultado de exámenes 400-400-20-16 LABORATORIO CLÍNICO VETERINARIO Protocolo de envío de muestra Resultado de examen ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

Retención Documental A.G. A.C. 7 10

5

5

5

5

5

5

Disposición Final C

S x

25/10/2011

PROCEDIMIENTO

E Se selecciona un 10% de la muestra total de cada transferencia

x

x

Se elimina al finalizar el tiempo de retención en el Archivo Central, porque pierde su valor primario Se selecciona un 10% de la muestra total de cada transferencia

x

Se elimina al finalizar el tiempo de retención en el Archivo Central, porque pierde su valor primario

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CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 96 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Ciencias Pecuarias CÓDIGO DE OFICINA: 400-400-20 Código Dependencia Series y sus correspondientes tipos documental No. Serie 400-400-20-17 LABORATORIO DE PARASITOLOGÍA Recepción de muestra Resultado de examen 400-400-20-18 LABORATORIO DE HISTOPATOLOGÍA Recepción de muestra Resultado de examen 400-400-20-19 LABORATORIO DE NUTRICIÓN Recepción de muestras Resultado de análisis 400-400-20-20 HISTORIA TÉCNICA EQUIPOS DE LABORATORIO Hoja de vida de los equipos Registro de mantenimiento de los equipos 400-400-20-21 REQUISITOS Y POLÍTICAS DE LOS LABORATORIOS Manuales Matriz de riesgo Normogramas Manual de procedimientos Plan de emergencia ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

Fecha de Actualización de la TRD Retención Documental A.G. A.C. 5 5

Disposición Final C

S

E x

5

5

x

5

5

x

5

5

x

5

5

x

25/10/2011

PROCEDIMIENTO Se elimina al finalizar el tiempo de retención en el Archivo Central, porque pierde su valor primario Se elimina al finalizar el tiempo de retención en el Archivo Central, porque pierde su valor primario Se elimina al finalizar el tiempo de retención en el Archivo Central, porque pierde su valor primario Se elimina al finalizar el tiempo de retención en el Archivo Central, porque pierde su valor primario Se selecciona un 10% de la muestra total de cada transferencia

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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: Facultad de Educación y Ciencias Humanas CÓDIGO DE OFICINA: 400-500 Código Dependencia No. Serie 400-500-1 400-500-1-1 400-500-1-2 400-500-1-3 400-500-1-4 400-500-2 400-500-2-1 400-500-2-2 400-500-3 400-500-4 400-500-4-1 400-500-4-2

Series y sus correspondientes tipos documental ACTAS ACTAS CONSEJO DE FACULTAD ACTAS COMITÉ DE POSTGRADO ACTAS COMITÉ DE ACREDITACION ACTAS TRABAJO DE GRADO RESOLUCIONES RESOLUCIONES CONSEJO DE FACULTAD RESOLUCIONES DE DECANATURA INFORMES DE ACTIVIDADES PLANES PLAN DE CUALIFICACIÓN DOCENTE Antecedentes Pensum PLAN DE ESTUDIOS Relación de asignaturas obligatorias Relación de asignaturas electivas Relación programas por asignaturas Perfil profesional

Fecha de Actualización de la TRD Retención Documental A.G. A.C.

Disposición Final C

S

14/06/2012

PROCEDIMIENTO

E

3 3 3 3

8 8 8 8

X X X X

conservan conservan conservan conservan

3 3 3

10 10 10

X X X

conservan por ser documentos históricos conservan por ser documentos históricos Se conservan por que se consolidan todos los informes de los departamentos

2

3

2

3

X X

por por por por

ser ser ser ser

documentos documentos documentos documentos

históricos históricos históricos históricos

Se selecciona el 10 % de la serie de transferencia Se conservan por ser documentos históricos

ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: Facultad de Educación y Ciencias Humanas CÓDIGO DE OFICINA: 400-500 Código Dependencia No. Serie 400-500-4-3

Series y sus correspondientes tipos documental PLANES DE DESARROLLO DE LA FACULTAD

Fecha de Actualización de la TRD Retención Documental A.G. A.C. 3 2

400-500-5

CREACIÓN DE CARRERAS

5

10

400-500-6

EVALUACIÓN DOCENTE

3

3

Disposición Final C

S

E X

X 3

15/02/2012

PROCEDIMIENTO Se elimina porque queda el consolidado en planeación S e conservan por ser documentos históricos S elimina porque es de permanente actualización

ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Fecha de Actualización de la TRD

OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Informática Educativa CÓDIGO DE OFICINA: 400-500-40 Retención Documental A.G. A.C. 1 2

Código Dependencia No. Serie 400-500-40-1

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

400-500-40-2 400-500-40-2-1

PROGRAMAS PROGRAMA DE ASIGNATURA

5

20

400-500-40-3

PROGRAMAS DE INVESTIGACIÓN

2

3

X

400-500-40-3-1 400-500-40-3-2 400-500-40-3-3 400-500-40-3-4 400-500-40-3-5 400-500-40-4

GRUPODE INVESTIGACIÓN AVI GRUPO CIMTED-L GRUPO DE INVESTIGACIÓN EDUMEDIA GRUPO GEDUCA GRUPODE INVESTIGACIÓN IMAGEN PROGRAMAS DE EXTENSIÓN

1 1 1 1 1 1

3 3 3 3 3 3

X X X X X X

3

5

Series y sus correspondientes tipos documental

Propuesta de investigación Proyecto de investigación Informe final

Solicitudes de asesoráis Informes Transferencia de tecnología Proyecto específico de extensión Curso de actualización

400-500-40-5 PLAN DE DESARROLLO 400-500-40-6 INFORMES 400-500-40-6-1 INFORMES DE GESTIÓN 400-500-40-6-2 INFORMES DE PRACTICAS ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

3 3

10 5

Disposición Final C

S

E X

X

14/06/2012

PROCEDIMIENTO Se eliminan por carecer de valor administrativo Se conservarán por ser documentos históricos. Se selecciona un 10 % de la muestra total de la serie de cada transferencia. Se Se Se Se Se

selecciona selecciona selecciona selecciona selecciona

un un un un un

10 10 10 10 10

% % % % %

de de de de de

la muestra la muestra la muestra la muestra la muestra

de la de la de la de la de la

serie serie serie serie serie

Se selecciona un 10 % de la muestra total de la serie de cada transferencia

X

Se conservan por ser documentos históricos X X X

Se eliminan por carecer de valor administrativo Se eliminan por carecer de valor administrativo

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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Fecha de Actualización de la TRD

OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Informática Educativa CÓDIGO DE OFICINA: 400-500-40 Código Dependencia No. Serie 400-500-40-7

Series y sus correspondientes tipos documental

CREACIÓN DE PROGRAMAS Planta de personal Protocolo y normas Currículo Resolución Actas comité currículo 400-500-40-8 ACTAS 400-500-40-8-1 ACTA DE COMITÉ CURRICULAR Y ACREDITACION 400-500-40-8-2 ACTA COMITÉ DE INVESTIGACION Y EXTENSION 400-500-40-9 ACREDITACIÓN Informe de autoevaluación Informe de Registro Calificado Anexos Resolución de registro calificado Resolución de Acreditación 400-500-40-10 REGISTRO DE NOTAS ACADÉMICAS Registro de notas por semestre Reporte extemporáneo de notas Corrección de notas ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

Retención Documental A.G. A.C. 50 10

Disposición Final C X

7 7 7

10 10 10

x x

7

15

x

S

14/06/2012

PROCEDIMIENTO

E Se conservan por ser documentos históricos

x

Se conservan por ser documentos históricos Se conservan por ser documentos históricos Se eliminan porque se actualizan

Se conservan por ser documentos históricos

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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Fecha de Actualización de la TRD

OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Informática Educativa CÓDIGO DE OFICINA: 400-500-40 Código Dependencia Series y sus correspondientes tipos documental No. Serie 400-500-40-11 DIVULGACIÓN Y PUBLICACIÓN 400-500-40-12 POSTGRADOS Maestrías Especializaciones Diplomados Cursos de educación continuada ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

Retención Documental A.G. A.C. 7 5 7

5

Disposición Final C

x

S

E x

14/06/2012

PROCEDIMIENTO Se eliminan porque pierde valor administrativo Se conservan por ser documentos históricos

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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Fecha de Actualización de la TRD

OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Idiomas Extranjeros CÓDIGO DE OFICINA: 400-500-20 Código Dependencia No. Serie 400-500-20-1 400-500-20-2 400-500-20-2-1

Series y sus correspondientes tipos documental CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

400-500-20-2-2

PROGRAMAS PROGRAMA DE ASIGNATURAS Relación requisitos y correquisitos Intensidad horaria Contenido temático por unidad Bibliografía general Programa calendario PROGRAMA DE INVESTIGACIÓN

400-500-20-2-3

PROGRAMA DE EXTENSIÓN – DIPLOMADOS

400-500-20-4 400-500-20-4-1 400-500-20-6

INFORMES INFORME DE GESTIÓN CREACIÓN DEL PROGRAMA Resoluciones Planes de estudio Planta de personal ACTAS ACTA DE DEPARTAMENTO ACTA COMITÉ CURRICULAR

400-500-20-7 400-500-20-7-1 400-500-20-7-2 ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

Retención Documental A.G. A.C. 7 5

Disposición Final C

S

X

E X

14/06/2012

PROCEDIMIENTO Se eliminan por carecer de valor administrativo

7

20

Se conservan por ser documentos históricos

7

5

X

7

5

X

7 7

5 10

X X

Se conservan por ser documentos históricos Se conservan por ser documentos históricos

7 7

10 10

X X

Se conservan por ser documentos históricos Se conservan por ser documentos históricos

Se selecciona un 10% de la muestra total de la serie de cada transferencia Se selecciona un 10% de la muestra total de la serie de cada transferencia

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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Fecha de Actualización de la TRD

OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Idiomas Extranjeros CÓDIGO DE OFICINA: 400-500-20 Código Dependencia No. Serie 400-500-20-8 400-500-20-9 400-500-20-10

Series y sus correspondientes tipos documental ACREDITACIÓN Proyecto de registro calificado PEP REGISTRO DE NOTAS ACADÉMICAS Notas por semestre Reporte extemporáneos y corrección de notas CONCURSO DOCENTE Convocatorias

Retención Documental A.G. A.C. 7 10

Disposición Final C

S

30/08/2011

PROCEDIMIENTO

E Se conservan por ser documentos históricos

7

10

Se conservan por ser documentos históricos

7

10

Se conservan por ser documentos históricos

ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Fecha de Actualización de la TRD

OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Cultura Física, Recreación y Deportes CÓDIGO DE OFICINA: 400-500-30

Código Dependencia No. Serie

Series y sus correspondientes tipos documental

Retención Documental A.G. A.C.

Disposición Final C S E

400-500-30-1

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

1

2

X

400-500-30-2 400-500-30-2-1

PROGRAMAS PROGRAMA DE ASIGNATURA

5

20

400-500-30-2-2

2

3

400-500-30-3

PROGRAMA DE INVESTIGACIÓN Propuesta de investigación Proyecto de investigación Informe final PLAN DE DESARROLLO

1

3

400-500-30-4

INFORMES

400-500-30-4-1 400-500-30-5

INFORMES DE GESTION PORTAFOLIO DE SERVICIOS

3 3

10 2

X X

400-500-30-6

PRACTICAS Informe de prácticas Programación de practicas

1

5

X

X

14/06/2012

PROCEDIMIENTO Se eliminan por carecer de valor administrativo Se conservarán por ser documentos históricos Se selecciona un 10 % de total de la muestra

X

X

Se conservarán por ser documentos históricos. Se eliminan por carecer de valor administrativo Se elimina porque pierden su valor administrativo Se eliminan por perder su valor administrativo

ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Fecha de Actualización de la TRD

OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Cultura Física, Recreación y Deportes CÓDIGO DE OFICINA: 400-500-30 Código Dependencia No. Serie 400-500-30-7

Series y sus correspondientes tipos documental

400-500-30-8

CREACIÓN DE PROGRAMA Planta de personal Protocolo y normas Currículo Resoluciones ACTAS REUNION DE DEPARTAMENTO

400-500-30-9

PIT – DOCENTES

400-500-30-10 REGISTRO DE NOTAS ACADÉMICAS Notas por semestre Reporte extemporáneos y corrección de notas ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

Retención Documental A.G. A.C. 50 10

5

3

1

3

7

10

Disposición Final C S E X

X X

20/12/2012

PROCEDIMIENTO Se conservan por ser documentos históricos

Se selecciona un 10 % de la muestra de la serie de cada transferencia. Se elimina porque pierde su valor administrativo Se conservan por ser documentos históricos

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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Fecha de Actualización de la TRD

OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Artes CÓDIGO DE OFICINA: 400-500-40 Código Dependencia No. Serie 400-500-40-1 400-500-40-1-1 400-500-40-1-2

400-500-40-1-3

Series y sus correspondientes tipos documental PROGRAMAS PROGRAMA DE ASIGNATURA PROGRAMA DE INVESTIGACIÓN Propuesta de investigación Proyecto de investigación Informe final PROGRAMA DE EXTENSIÓN Solicitudes de asesorías Informes Propuesta de extensión Proyecto específico de extensión Curso de actualización Convenios (copias) PLAN DE DESARROLLO INFORMES INFORME DE GESTIÓN INFORMES DE ACREDITACIÓN Y CURRÍCULO INFORMES DE PRACTICAS PEDAGÓGICAS INFORMES DE INVESTIGACIÓN Y EXTENSIÓN

400-500-40-2 400-500-40-3 400-500-40-3-1 400-500-40-3-2 400-500-40-3-3 400-500-40-3-4 ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

Retención Documental A.G. A.C. 7 7

20 3

7

3

7

5

7 7 7 7

3 3 3 3

Disposición Final C

S

14/06/2012

PROCEDIMIENTO

E

X

Se conservan por ser documentos históricos Se selecciona un 10% de la muestra total de la serie de cada transferencia

X

X

Se selecciona un 10% de la muestra total de la serie de cada transferencia

X

Se conservan por ser documentos históricos x x x x

Se Se Se Se

elimina elimina elimina elimina

por por por por

carecer carecer carecer carecer

de de de de

valor valor valor valor

administrativo administrativo administrativo administrativo

Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.unicordoba.edu.co/index.php/documentos-sigec/documentos-calidad asegúrese que ésta es la versión vigente

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CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 107 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Artes CÓDIGO DE OFICINA: 400-500-40 Código Dependencia No. Serie 400-500-40-4

400-500-40-5

Series y sus correspondientes tipos documental PRACTICAS Programación de practicas Solicitud de la practica Lineamiento de la practica Informes de practica DOCUMENTOS DEL PROGRAMA Planta de personal Protocolo y normas Currículo Resolución ACTAS ACTAS COMITÉ DE ACREDITACIÓN Y CURRÍCULO ACTAS DEL DEPARTAMENTO ACTAS DE PRACTICAS PEDAGÓGICAS ACTAS DE INVESTIGACIÓN Y EXTENSIÓN

400-500-40-6 400-500-40-6-1 400-500-40-6-2 400-500-40-6-3 400-500-40-6-4 ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

Fecha de Actualización de la TRD Retención Documental A.G. A.C. 7 5

Disposición Final C

S

E x

14/06/2012

PROCEDIMIENTO Se eliminan por carecer de valor administrativo

15

10

X

Se conservan por ser documentos históricos.

5 5 5 5

10 10 10 10

X X X X

Se Se Se Se

conservan conservan conservan conservan

por por por por

ser ser ser ser

documentos documentos documentos documentos

históricos históricos históricos históricos

Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.unicordoba.edu.co/index.php/documentos-sigec/documentos-calidad asegúrese que ésta es la versión vigente

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CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 108 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Fecha de Actualización de la TRD

OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Artes CÓDIGO DE OFICINA: 400-500-40 Código Dependencia No. Serie 400-500-40-7

400-500-40-8

Series y sus correspondientes tipos documental ACREDITACIÓN Proyecto Registro Calificado Anexos PETS Resolución de registro calificado Encuentro anual de la licenciatura REGISTRO DE NOTAS ACADÉMICAS Registro de notas por semestre Reporte extemporáneo de notas Corrección de notas DIVULGACIÓN Y PUBLICACIÓN

400-500-40-9 ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

Retención Documental A.G. A.C. 5 10

5

15

5

10

Disposición Final C

S

E x

x

14/06/2012

PROCEDIMIENTO Se eliminan porque se actualizan periódicamente

Se conservan por ser documentos históricos

x

Porque pierde su valor administrativo

Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.unicordoba.edu.co/index.php/documentos-sigec/documentos-calidad asegúrese que ésta es la versión vigente

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CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 109 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Fecha de Actualización de la TRD

OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Ciencias Sociales CÓDIGO DE OFICINA: 400-500-50 Código Dependencia No. Serie 400-500-50-1 400-500-50-1-1 400-500-50-1-2

400-500-50-1-3

Series y sus correspondientes tipos documental PROGRAMAS PROGRAMA DE ASIGNATURA PROGRAMA DE INVESTIGACIÓN Propuesta de investigación Proyecto de investigación Informe final PROGRAMA DE EXTENSIÓN Solicitudes de asesorías Informes Propuesta de extensión Proyecto específico de extensión Curso de actualización Convenios (copias) PLAN DE DESARROLLO INFORMES INFORME DE GESTIÓN INFORMES DE ACREDITACIÓN Y CURRÍCULO INFORMES DE PRACTICAS PEDAGÓGICAS INFORMES DE INVESTIGACIÓN Y EXTENSIÓN

400-500-50-2 400-500-50-3 400-500-50-3-1 400-500-50-3-2 400-500-50-3-3 400-500-50-3-4 ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

Retención Documental A.G. A.C. 7 7

20 3

7

3

7

5

7 7 7 7

3 3 3 3

Disposición Final C

S

14/06/2012

PROCEDIMIENTO

E

X

Se conservan por ser documentos históricos Se selecciona un 10% de la muestra total de la serie de cada transferencia

X

X

Se selecciona un 10% de la muestra total de la serie de cada transferencia

X

Se conservan por ser documentos históricos x x x x

Se Se Se Se

elimina elimina elimina elimina

por por por por

carecer carecer carecer carecer

de de de de

valor valor valor valor

administrativo administrativo administrativo administrativo

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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Ciencias Sociales CÓDIGO DE OFICINA: 400-500-50 Código Dependencia No. Serie 400-500-50-4

400-500-50-5

Series y sus correspondientes tipos documental PRACTICAS Programación de practicas Solicitud de la practica Lineamiento de la practica Informes de practica DOCUMENTOS DEL PROGRAMA Planta de personal Protocolo y normas Currículo Resolución ACTAS ACTAS COMITÉ DE ACREDITACIÓN Y CURRÍCULO ACTAS DEL DEPARTAMENTO ACTAS DE PRACTICAS PEDAGÓGICAS ACTAS DE INVESTIGACIÓN Y EXTENSIÓN

400-500-50-6 400-500-50-6-1 400-500-50-6-2 400-500-50-6-3 400-500-50-6-4 ABREVIATURAS C.: Conservación E.: Eliminación S.: Selección A.G.: Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

Fecha de Actualización de la TRD Retención Documental A.G. A.C. 7 5

Disposición Final C

S

E x

14/06/2012

PROCEDIMIENTO Se eliminan por carecer de valor administrativo

15

10

X

Se conservan por ser documentos históricos.

5 5 5 5

10 10 10 10

X X X X

Se Se Se Se

conservan conservan conservan conservan

por por por por

ser ser ser ser

documentos documentos documentos documentos

históricos históricos históricos históricos

Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.unicordoba.edu.co/index.php/documentos-sigec/documentos-calidad asegúrese que ésta es la versión vigente

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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Ciencias Sociales CÓDIGO DE OFICINA: 400-500-50 Código Dependencia No. Serie 400-500-50-7

400-500-50-8

Series y sus correspondientes tipos documental ACREDITACIÓN Proyecto Registro Calificado Anexos PETS Resolución de registro calificado Encuentro anual de la licenciatura REGISTRO DE NOTAS ACADÉMICAS Registro de notas por semestre Reporte extemporáneo de notas Corrección de notas DIVULGACIÓN Y PUBLICACIÓN

400-500-50-9 ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

Fecha de Actualización de la TRD Retención Documental A.G. A.C. 5 10

5

15

5

10

Disposición Final C

S

E x

x

14/06/2012

PROCEDIMIENTO Se eliminan porque se actualizan periódicamente

Se conservan por ser documentos históricos

x

Porque pierde su valor administrativo

Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.unicordoba.edu.co/index.php/documentos-sigec/documentos-calidad asegúrese que ésta es la versión vigente

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CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 112 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Psicopedagogía CÓDIGO DE OFICINA: 400-500-60 Código Dependencia No. Serie 400-500-60-1 400-500-60-2 400-500-60-2-1 400-500-60-2-2

400-500-60-2-3 400-500-60-3 400-500-60-4 400-500-60-3-1 400-500-60-5 400-500-60-6 400-500-60-7

Series y sus correspondientes tipos documental CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PROGRAMAS PROGRAMA PROGRAMATICOS Contenido de asignatura Relación de requisitos y prerrequisitos PROGRAMA DE INVESTIGACIÓN Propuesta de investigación Proyecto de investigación Informe final PROGRAMA DE EXTENSIÓN PLAN DE DESARROLLO INFORMES INFORMES DE GESTIÓN PORTAFOLIO DE SERVICIOS PRACTICAS Informe de prácticas Programación de prácticas CREACIÓN DE PROGRAMAS Planta de personal Protocolo y normas

Fecha de Actualización de la TRD Retención Documental A.G. A.C. 5 2

Disposición Final C

S

E X

x

14/06/2012

PROCEDIMIENTO Se elimina por carecer de valor administrativo

5

20

Se conservan por ser documentos históricos

5

3

X

Se selecciona un 10% de la muestra total de la serie de cada transferencia

5

3

X

5

3

Se selecciona un 10% de la muestra total de la serie de cada transferencia Se conservan por ser documentos históricos

5 5 5

10 2 5

50

10

X X X X X

Se elimina por carecer de valor administrativo Se elimina por carecer de valor administrativo Se elimina porque pierde su valor administrativo Se conservan por ser documentos históricos

ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Fecha de Actualización de la TRD

OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Psicopedagogía CÓDIGO DE OFICINA: 400-500-60 Código Dependencia No. Serie

400-500-60-8 400-500-60-9

Series y sus correspondientes tipos documental Currículo Resolución Actas comité currículo ACTAS DE REUNIÓN DE DEPARTAMENTO REGISTRO DE NOTAS ACADÉMICAS Registro de notas por semestre Reporte extemporáneo de notas Corrección de notas

Retención Documental A.G. A.C.

5

3

5

15

Disposición Final C

S

X x

30/08/2011

PROCEDIMIENTO

E

Se selecciona un 10% de la muestra total de la serie de cada transferencia Se conservan por ser documentos históricos

ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Fecha de Actualización de la TRD

OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Español y Literatura CÓDIGO DE OFICINA: 400-500-70 Código Dependencia No. Serie 400-500-70-1 400-500-70-2 400-500-70-2-1

400-500-70-2-2

400-500-70-2-3 400-500-70-3 400-500-70-4 400-500-70-3-1 400-500-70-5 400-500-70-6 400-500-70-7

Series y sus correspondientes tipos documental CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PROGRAMAS PROGRAMA DE ASIGNATURA Relación de requisitos y prerrequisitos Intensidad horaria Contenido programático por unidad Bibliografía general Programa calendario PROGRAMA DE INVESTIGACIÓN Propuesta de investigación Proyecto de investigación Informe final PROGRAMA DE EXTENSIÓN PLAN DE DESARROLLO INFORMES INFORME DE GESTIÓN PORTAFOLIO DE SERVICIOS PRACTICAS Informe de prácticas Programación de prácticas CREACIÓN DE PROGRAMAS Planta de personal Protocolo y normas

Retención Documental A.G. A.C. 5 2

Disposición Final C

S

E X

x

30/08/2011

PROCEDIMIENTO Se elimina por carecer de valor administrativo

5

20

Se conservan por ser documentos históricos

5

3

X

Se selecciona un 10% de la muestra total de la serie de cada transferencia

5

3

X

5

3

Se selecciona un 10% de la muestra total de la serie de cada transferencia Se conservan por ser documentos históricos

5 5 5

10 2 5

50

10

X X X X X

Se elimina por carecer de valor administrativo Se elimina por carecer de valor administrativo Se elimina porque pierde su valor administrativo Se conservan por ser documentos históricos

ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Fecha de Actualización de la TRD

OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Español y Literatura CÓDIGO DE OFICINA: 400-500-70 Código Dependencia No. Serie

400-500-70-8 400-500-70-9

Series y sus correspondientes tipos documental Currículo Resolución Actas comité currículo ACTAS DE REUNIÓN DE DEPARTAMENTO REGISTRO DE NOTAS ACADÉMICAS Registro de notas por semestre Reporte extemporáneo de notas Corrección de notas

Retención Documental A.G. A.C.

5

3

5

15

Disposición Final C

S

X x

30/08/2011

PROCEDIMIENTO

E

Se selecciona un 10% de la muestra total de la serie de cada transferencia Se conservan por ser documentos históricos

ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

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CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 116 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Ciencias Naturales CÓDIGO DE OFICINA: 400-500-80 Código Dependencia No. Serie 400-500-80-1 400-500-80-1-1

400-500-80-1-2

Series y sus correspondientes tipos documental PROGRAMAS PROGRAMA DE ASIGNATURA PROGRAMA DE INVESTIGACIÓN Propuesta de investigación Proyecto de investigación Informe final PROGRAMA DE EXTENSIÓN Solicitudes de asesorías Informes Transferencia de tecnología Proyecto específico de extensión Curso de actualización Convenios copias Informes PLAN DE DESARROLLO INFORMES INFORME DE GESTIÓN INFORME DE ACREDITACIÓN Y CURRÍCULO INFORME DE PRÁCTICAS PEDAGÓGICAS INFORME DE INVESTIGACIÓN Y EXTENSIÓN

400-500-80-2 400-500-80-3 400-500-80-3-1 400-500-80-3-2 400-500-80-3-3 400-500-80-3-4 ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

Fecha de Actualización de la TRD Retención Documental A.G. A.C.

Disposición Final C

S

X

14/06/2012

PROCEDIMIENTO

E

7 7

20 3

7

3

7

5

X

Se conservan por ser documentos históricos

7 7 7 7

3 3 3 3

X X x x

Se Se Se Se

X

X

Se conservan por ser documentos históricos Se selecciona un 10% del total de la transferencia Se selecciona un 10% del total de la transferencia

conservan conservan conservan conservan

por por por por

ser ser ser ser

documentos documentos documentos documentos

históricos históricos históricos históricos

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CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 117 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Fecha de Actualización de la TRD

OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Ciencias Naturales CÓDIGO DE OFICINA: 400-500-80 Código Dependencia No. Serie 400-500-80-4

400-500-80-5

Series y sus correspondientes tipos documental PRACTICAS Programación de la practica Solicitud de la practica Lineamiento de la practica Informes de practica DOCUMENTOS DEL PROGRAMA Planta de personal Protocolos y normas PETS Resolución de registro calificado Encuentro anual de la licenciatura ACTAS ACTA COMITÉ DE ACREDITACIÓN Y CURRÍCULO ACTA DEL DEPARTAMENTO ACTA DE PRÁCTICAS PEDAGÓGICAS ACTA DE INVESTIGACÓN Y EXTENSIÓN

400-500-80-6 400-500-80-6-1 400-500-80-6-2 400-500-80-6-3 400-500-80-6-4 ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

Retención Documental A.G. A.C. 7 5

Disposición Final C

S

E x

25/10/2011

PROCEDIMIENTO Se eliminan por carecer de valor administrativo

20

10

x

Se conservan por ser documentos históricos

7

10

x x x x

Se Se Se Se

conservan conservan conservan conservan

por por por por

ser ser ser ser

documentos documentos documentos documentos

históricos históricos históricos históricos

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CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 118 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Fecha de Actualización de la TRD

OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Ciencias Naturales CÓDIGO DE OFICINA: 400-500-80 Código Dependencia No. Serie 400-500-80-7

400-500-80-8

Series y sus correspondientes tipos documental ACREDITACIÓN Proyecto registro calificado Anexos PEP Resolución de registro calificado Encuentro anual de la licenciatura REGISTRO DE NOTAS ACADÉMICAS Registro de notas por semestre Reporte extemporáneo de notas Corrección de notas DIVULGACIÓN Y PUBLICACIÓN

400-500-80-9 ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

Retención Documental A.G. A.C. 7 10

7

15

7

10

Disposición Final C

S

E x

x

25/10/2011

PROCEDIMIENTO Se elimina porque se actualiza periódicamente

Se conservan por ser documentos históricos

x

Porque pierde su valor administrativo

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CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 119 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: Facultad de Ciencias de la Salud CÓDIGO DE OFICINA: 400-600

Código Dependencia No. Serie 400-60-10-1 400-60-10-2 400-60-10-2-1 400-60-10-2-2

400-60-10-2-3 400-60-10-2-4

Series y sus correspondientes tipos documental CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Plan calendario semestral Carga académica semestral PROGRAMAS PROGRAMA DE ASIGNATURAS Diseño curricular Versión 1,2,3 PROGRAMA DE INVESTIGACIÓN Actas del comité Propuesta de investigación Proyecto de Investigación Informe final PROGRAMAS DE EXTENSIÓN Campaña donación de sangre Actas comité de extensión PROGRAMA DE DOCENCIA DE SERVICIOS Programa Actas de visitas a sitios de practicas Horarios de rotación Documentación de estudiantes en practica

Fecha de Actualización de la TRD

Retención Documental A.G. A.C.

Disposición Final C S E

5

2

5

20

5

4

X

5

2

X

5

5

25/10/2011

PROCEDIMIENTO

x

X

X

Se conservan por ser documentos histórico Se selecciona un 10% de la muestra representativa, se transfiere al Archivo Central la propuesta y el informe final, el acta y el proyecto se conserva por ser documentos históricos Se selecciona un 10% de la muestra, el acta se conserva como documento histórico Se conserva por ser documentos históricos

ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

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CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 120 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: Facultad de Ciencias de la Salud CÓDIGO DE OFICINA: 400-600 Código Dependencia No. Serie

400-60-10-2-4

400-60-10-3 400-60-10-3-1 400-60-10-3-2

400-60-10-4

Series y sus correspondientes tipos documental Evaluación de convenios Evaluación de practicas Plan calendario de rotación PROGRAMA PRUEBAS ECAES Listado de estudiantes que lo presentan Resultados Informes ACTAS ACTAS COMITÉ ACREDITACIÓN Y CURRICULO ACTAS REUNIONES CON DOCENTES Solicitud de Práctica Lineamientos de la práctica Informes de la práctica Programación de la práctica PRÁCTICAS ACADÉMICAS Solicitud de Práctica Lineamientos de la práctica Informes de la práctica Programación de la práctica

Fecha de Actualización de la TRD

Retención Documental A.G. A.C.

5

5

5 5

5 3

5

5

Disposición Final C S E

X

20/12/2012

PROCEDIMIENTO

Se selecciona una muestra representativa del 10% del total de la transferencia

X

Se conservan por ser documentos histórico Se selecciona una muestra representativa del 10% del total de la transferencia

X

X

Se elimina por carecer de valor administrativo

ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.unicordoba.edu.co/index.php/documentos-sigec/documentos-calidad asegúrese que ésta es la versión vigente

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CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 121 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Bacteriología CÓDIGO DE OFICINA: 400-600-10

Código Dependencia No. Serie 400-600-10-1 400-600-10-2 400-600-10-2-1 400-600-10-2-2

400-600-10-2-3 400-600-10-2-4

Series y sus correspondientes tipos documental CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Plan calendario semestral Carga académica semestral PROGRAMAS PROGRAMA DE ASIGNATURAS Diseño curricular Versión 1,2,3 PROGRAMA DE INVESTIGACIÓN Actas del comité Propuesta de investigación Proyecto de Investigación Informe final PROGRAMAS DE EXTENSIÓN Campaña donación de sangre Actas comité de extensión PROGRAMA DE DOCENCIA DE SERVICIOS Programa Actas de visitas a sitios de prácticas Horarios de rotación Documentación de estudiantes en practica

Fecha de Actualización de la TRD

Retención Documental A.G. A.C.

Disposición Final C S E

5

2

5

20

5

4

X

5

2

X

5

5

20/120/2012

PROCEDIMIENTO

x

X

X

Se conservan por ser documentos histórico Se selecciona un 10% de la muestra representativa, se transfiere al Archivo Central la propuesta y el informe final, el acta y el proyecto se conserva por ser documentos históricos Se selecciona un 10% de la muestra, el acta se conserva como documento histórico Se conserva por ser documentos históricos

ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.unicordoba.edu.co/index.php/documentos-sigec/documentos-calidad asegúrese que ésta es la versión vigente

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CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 122 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Bacteriología CÓDIGO DE OFICINA: 400-600-10 Código Dependencia No. Serie

400-600-10-2-4

400-600-10-3 400-600-10-3-1 400-600-10-3-2

400-600-10-4

Series y sus correspondientes tipos documental Evaluación de convenios Evaluación de practicas Plan calendario de rotación PROGRAMA PRUEBAS ECAES Listado de estudiantes que lo presentan Resultados Informes ACTAS ACTAS COMITÉ ACREDITACIÓN Y CURRICULO ACTAS REUNIONES CON DOCENTES Solicitud de Práctica Lineamientos de la práctica Informes de la práctica Programación de la práctica PRÁCTICAS ACADÉMICAS Solicitud de Práctica Lineamientos de la práctica Informes de la práctica Programación de la práctica

Fecha de Actualización de la TRD

Retención Documental A.G. A.C.

5

5

5 5

5 3

5

5

Disposición Final C S E

X

20/12/2012

PROCEDIMIENTO

Se selecciona una muestra representativa del 10% del total de la transferencia

X

Se conservan por ser documentos histórico Se selecciona una muestra representativa del 10% del total de la transferencia

X

X

Se elimina por carecer de valor administrativo

ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.unicordoba.edu.co/index.php/documentos-sigec/documentos-calidad asegúrese que ésta es la versión vigente

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CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 123 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Bacteriología CÓDIGO DE OFICINA: 400-600-10 Código Dependencia No. Serie 400-600-10-5

400-600-10-6

Series y sus correspondientes tipos documental ASOCIACIÓN DE PROGRAMAS DE BACTERIOLOÍA (PROBAC) Citaciones Informes de procesos Planes de Acción Planes estratégicos REGISTRO DE NOTAS ACADÉMICAS Registro de notas por semestre Reporte extemporáneo de notas Corrección de notas

Fecha de Actualización de la TRD

Retención Documental A.G. A.C. 5

3

5

7

Disposición Final C S E X

x

20/12/2012

PROCEDIMIENTO Se elimina por carecer de valor administrativo

Se conserva por ser documentos históricos

ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.unicordoba.edu.co/index.php/documentos-sigec/documentos-calidad asegúrese que ésta es la versión vigente

UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA

CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 124 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Fecha de Actualización de la TRD

OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Enfermería CÓDIGO DE OFICINA: 400-600-20 Código Dependencia No. Serie 400-600-20-1 400-600-20-2

400-600-20-3 400-600-20-3-1

Series y sus correspondientes tipos documental PROYECTO EDUCATIVO DEL PROGRAMA (PEP) REDISEÑO CURRICULAR Plan de estudio Autoevaluación del programa de enfermería Resoluciones Plan de mejoramiento Acta comité de currículo y acreditación Justificación de prácticas académicas Asesorías de ACOFAEN para acreditación Actividades DOCENCIA DOCENCIA PREGRADO Calendario académico Plan operativo anual (POA) Asignación académica Solicitud de docente a otros programas Plan calendario de asignatura Programación de prácticas académicas Necesidad de material bibliográfico HACER Listado docente de asistencia a clases Plan individual de trabajo (PIT)

Retención Documental A.G. A.C. 5 10

Disposición Final C

5

20

x

5

15

x

S

E x

23/06/2015

PROCEDIMIENTO Se eliminan porque se actualizan periódicamente Se conservarán por ser documentos históricos

Se conservarán por ser documentos históricos.

ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central ABREVIATURAS

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CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 125 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Fecha de Actualización de la TRD

OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Enfermería CÓDIGO DE OFICINA: 400-600-20 Código Dependencia No. Serie

400-600-20-3-2

Retención Documental A.G. A.C.

Series y sus correspondientes tipos documental  VERIFICAR Informe parcial de coordinador de asignatura Informe parcial de coordinador de semestre Informe final de coordinador de asignatura Informe final de coordinador de semestre Registro de notas por semestre Reporte extemporáneo de notas Corrección de notas Soporte de asistencia a evento (solicitud, soporte y material) DOCENCIA POSTGRADOS  Planeación Cronograma de actividades Presupuesto Plan calendario  Hacer Listado docente de asistencia a clases  Verificar Reporte de notas por semestre por asignatura Reporte de notas por semestre por semestre Registro de notas por semestre Evaluación de docente Programación de eventos

5

15

Disposición Final C

x

S

23/06/2015

PROCEDIMIENTO

E

Se conservarán por ser documentos históricos

ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.unicordoba.edu.co/index.php/documentos-sigec/documentos-calidad asegúrese que ésta es la versión vigente

UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA

CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 126 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Enfermería CÓDIGO DE OFICINA: 400-600-20 Código Dependencia No. Serie 400-600-20-4 400-600-20-4-1 400-600-20-4-1 400-600-20-6 400-600-20-5

400-600-20-7

400-600-20-8

Series y sus correspondientes tipos documental PROGRAMA DE ASIGNATURA CONTENIDOS PROGRAMATICOS DE PREGRADO Programas de cursos CONTENIDOS PROGRAMATICOS DE POSTGRADOS Programas de cursos PRÁCTICAS FORMATIVAS Programación ORGANIZACIÓN – R:D/S – COMITÉ DE DOCENCIA SERVICIO Planeación de actividades Reglamento comité Convenios Seguimiento Actas de reunión Informes REGLAMENTO DE LABORATORIO DE ENFERMERÍA Manual de funciones y procedimientos Guías laboratorio simulación Solicitud de materiales Programación de laboratorio Informe de gestión PROYECTO DE INNOVACIÓN PEDAGÓGICA

Fecha de Actualización de la TRD Retención Documental A.G. A.C.

Disposición Final C

S

23/06/2015

PROCEDIMIENTO

E

5

20

x

5

20

x

5

5

5

10

x

Se selecciona un 10% de la muestra total de cada transferencia

5

5

x

Se selecciona un 10% de la muestra total de cada transferencia

x

Se conservarán por ser documentos históricos. Se conservarán por ser documentos históricos. Se elimina porque pierde valor administrativo

400-600-20-9 PROGRAMA DE EXTENSIÓN ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.unicordoba.edu.co/index.php/documentos-sigec/documentos-calidad asegúrese que ésta es la versión vigente

UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA

CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 127 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Enfermería CÓDIGO DE OFICINA: 400-600-20 Código Dependencia No. Serie 400-600-20-9-1

Series y sus correspondientes tipos documental

SALUD FAMILIAR Historia de salud familiar Informes 400-600-20-9-2 ADULTO MAYOR Y ANCIANOS Historia Clínica Eventos Informe 400-600-20-9-3 VISA PÚBLICA Eventos Informe 400-600-20-10 ACTAS 400-600-20-10-1 ACTAS DE REUNIÓN 400-600-20-10-2 ACTAS COMITÉ ACREDITACIÓN Y CURRICULO PREGRADO 400-600-20-10-3 ACTAS COMITÉ ACREDITACIÓN Y CURRICULO POSTGRADOS 400-600-20-11 EVENTOS Listado de asistencia Evidencias ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

Fecha de Actualización de la TRD Retención Documental A.G. A.C. 5 5

Disposición Final C

S x

23/06/2015

PROCEDIMIENTO

E Se selecciona un 10% de la muestra total de cada transferencia

5

5

x

Se selecciona un 10% de la muestra total de cada transferencia

5

5

x

Se selecciona un 10% de la muestra total de cada transferencia

5

10

x

5

10

x

5

10

x

5

10

x

Se conservarán por ser documentos históricos Se conservarán por ser documentos históricos Se conservarán por ser documentos históricos Se eliminan por que se actualizan periódicamente.

Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.unicordoba.edu.co/index.php/documentos-sigec/documentos-calidad asegúrese que ésta es la versión vigente

UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA

CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 128 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Fecha de Actualización de la TRD

OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Regencia en Farmacia CÓDIGO DE OFICINA: 400-600-30 Código Dependencia No. Serie 400-600-30-1 400-600-30-2-1 400-600-30-2-2

400-600-30-2 400-600-30-2-1 400-600-30-3 400-600-30-4

400-600-30-5 400-600-30-6

Series y sus correspondientes tipos documental PROGRAMAS PROGRAMAS DE ASIGNATURAS PROGRMAS DE INVESTIGACIÓN Propuesta de Investigación Proyecto de Investigación Presupuesto Informe final PLANES PLANES DE ESTUDIO PLAN DE DESARROLLO PRÁCTICAS ACADÉMICAS Programación de prácticas Lineamiento de la práctica Informes de la práctica INFORMES DOCUMENTOS DEL PROGRAMA PEP Planta de personal Procedimientos Resoluciones

Retención Documental A.G. A.C.

Disposición Final C

5 3

20 4

x

1 1 1

5 5 5

x X

15

10

X

S

27/02/2012

PROCEDIMIENTO

E Se conservan por ser documentos históricos El proyecto se transfiere al CIUC para consulta. Los demás documentos de la serie se transfieren al archivo central donde al final se selecciona una muestra del 10% del total de la serie.

X

x

Se conservan son documentos históricos Se conservan son documentos históricos Se eliminan por carecer de valor administrativo

Se conservan por ser documentos históricos.

ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

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UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Fecha de Actualización de la TRD

OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Regencia en Farmacia CÓDIGO DE OFICINA: 400-600-30 Código Dependencia No. Serie 400-600-30-7

400-600-30-8

Series y sus correspondientes tipos documental ACREDITACIÓN Autoevaluación (Planes, proyecto e informes) Proyecto Registro Calificado Anexos Resolución de registro calificado REGISTRO DE NOTAS ACADÉMICAS Registro de notas por semestre Reporte extemporáneo de notas Corrección de notas

CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 129 de 135

Retención Documental A.G. A.C. 5 10

5

15

27/02/2012

Disposición Final C S E x

Se eliminan porque se actualizan periódicamente

x

Se conservan por ser documentos históricos

PROCEDIMIENTO

ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

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CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 130 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Salud Pública CÓDIGO DE OFICINA: 400-600-40 Código Dependencia No. Serie 400-600-40-1 400-600-40-1-1 400-600-40-1-2

Series y sus correspondientes tipos documental

400-600-40-2 400-600-40-3 400-600-40-3-1

PROGRAMAS PROGRAMA DE ASIGNATURA PROGRAMA DE INVESTIGACIÓN Propuesta de investigación Proyecto de investigación Informe final PROGRAMA DE EXTENSIÓN Solicitudes de asesorías Informes Transferencia de tecnología Proyecto específico de extensión Curso de actualización Convenios copias Informes PLAN DE DESARROLLO INFORMES INFORMES DE GESTIÓN

400-600-40-3-2

INFORMES DE ACREDITACIÓN Y CURRÍCULO

400-600-40-1-3

Fecha de Actualización de la TRD Retención Documental A.G. A.C.

Disposición Final C

S

14/06/2012

PROCEDIMIENTO

E

7 7

20 3

x

Se selecciona por ser documentos históricos Se selecciona un 10% del total de la muestra de la transferencia documental

7

3

7

5

7

3

X

7

3

X

x

x

Se selecciona un 10% del total de la muestra de la transferencia documental

X Se eliminan por carecer de calor administrativo Se eliminan por carecer de calor administrativo

ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

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CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 131 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Fecha de Actualización de la TRD

OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Salud Pública CÓDIGO DE OFICINA: 400-600-40 Retención Documental A.G. A.C. 7 3

27/02/2012

Código Dependencia No. Serie 400-600-40-3-4

INFORMES DE PRÁCTICAS PEDAGÓGICAS

400-600-40-3-5

INFORMES DE INVESTIGACIÓN Y EXTENSIÓN

7

3

x

400-600-40-4

PRACTICAS Solicitud de la practica Programación de practica Lineamiento de la practica Informes de practica DOCUMENTOS DEL PROGRAMA Planta de personal Protocolo y normas Currículo Resolución ACTAS ACTAS COMITÉ DE ACREDITACIÓN Y CURRÍCULO ACTAS DEL DEPARTAMENTO

7

5

x

50

10

x

Se conservan por ser documentos históricos

7 7

10 10

x x

Se conservan por ser documentos históricos Se conservan por ser documentos históricos

400-600-40-5

Series y sus correspondientes tipos documental

400-600-40-6 400-600-40-6-1 400-600-40-6-2 ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

Disposición Final C

S

E x

PROCEDIMIENTO Se eliminan por carecer de calor administrativo Se eliminan por carecer de calor administrativo Se eliminan por carecer de calor administrativo

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CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 132 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Fecha de Actualización de la TRD

OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Salud Pública CÓDIGO DE OFICINA: 400-600-40 Código Dependencia No. Serie 400-600-40-6-3 400-600-40-6-4 400-600-40-7

400-600-40-8

400-600-40-9

Series y sus correspondientes tipos documental ACTAS DE PRÁCTICAS PEDAGÓGICAS ACTAS DE INVESTIGACIÓN Y EXTENSIÓN ACREDITACIÓN Proyecto Registro Calificado Anexos PEP Resolución de registro calificado Jornada día del administrador REGISTRO DE NOTAS ACADÉMICAS Registro de notas por semestre Reporte extemporáneo de notas Corrección de notas DIVULGACIÓN Y PUBLICACIÓN

Retención Documental A.G. A.C. 7 10 7 10 7 10

7

15

7

5

Disposición Final C x x

S

PROCEDIMIENTO

E

x

x

27/02/2012

Se conservan por ser documentos históricos Se conservan por ser documentos históricos Se eliminan porque se actualizan periódicamente

Se conservan por ser documentos históricos

Se eliminan porque pierde valor administrativo

ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.unicordoba.edu.co/index.php/documentos-sigec/documentos-calidad asegúrese que ésta es la versión vigente

UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA

CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 133 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: Facultad de Ciencias Económicas, Jurídicas y Administrativas CÓDIGO DE OFICINA: 400-700 Código Dependencia No. Serie 400-700-1 400-700-1-1 400-700-1-2 400-700-2

400-700-3 400-700-4 400-700-4-1 400-700-4-2 400-700-5 400-700-5-1 400-700-5-2 400-700-6 ABREVIATURAS

Series y sus correspondientes tipos documental ACTAS ACTA CONSEJO DE FACULTAD Acta Soportes ACTA TRABAJO DE GRADO Acta Soportes CONVENIOS Propuesta Acuerdo Convenio Comunicaciones INFORMES Informe de Gestión o Actividades / Comunicaciones PLANES PLAN OPERATIVO DE LA FACULTAD Comunicaciones PLAN DE CUALIFICACIÓN DOCENTE Antecedentes Pensum RESOLUCIONES RESOLUCIÓN CONSEJO DE FACULTAD RESOLUCIÓN DE DECANATURA PLANES

Fecha de Actualización de la TRD

Retención Documental A.G. A.C.

Disposición Final C S E

23/06/2015

PROCEDIMIENTO

3

8

x

Se conservan por ser documentos históricos

3

8

x

Se conservan por ser documentos históricos

3

8

3

8

x

Se conservan por ser documentos históricos

2

3

x

Se conservan por ser documentos históricos

10

10

x

Se conservan por ser documentos históricos

3 3

10 10

x x

Se conservan por ser documentos históricos Se conservan por ser documentos históricos

x

Se eliminan porque se conservan en la Oficina Asesora Jurídica.

C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

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UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA

CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 134 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Ciencias Económicas y Empresariales CÓDIGO DE OFICINA: 400-700-10 Código Dependencia No. Serie 400-700-10-1 400-700-10-1-1

Series y sus correspondientes tipos documental

Fecha de Actualización de la TRD

Retención Documental A.G. A.C.

Disposición Final C

S

400-700-10-2 400-700-10-3 400-700-10-3-1 400-700-10-3-2

INFORMES DE ACREDITACIÓN Y CURRÍCULO

7

3

X

400-700-10-3-3

INFORMES DE INVESTIGACIÓN Y EXTENSIÓN

7

3

x

400-700-10-4

DOCUMENTOS DEL PROGRAMA Planta de personal docente Protocolo y normas Currículo Resolución

50

10

400-700-10-1-2

20

7

3

7

5

x

Se conserva por ser documentos históricos x

Se selecciona un 10% del total de la muestra de la transferencia documental

x

Se conservan por ser documentos históricos x

x

PROCEDIMIENTO

E

PROGRAMAS CONTENIDOS PROGRAMATICOS POR ASIGNATURA DEL DEPARTAMENTO PROGRAMA DE EXTENSIÓN DEL DEPARTAMENTO Solicitud de asesorías y/o visitas Informes Transferencia de tecnología Proyecto específico de extensión Cursos y Diplomado PLAN OPERATIVO INFORMES INFORMES DE DEPARTAMENTO

7

23/06/2015

Se eliminan por carecer de calor administrativo Se eliminan por carecer de calor administrativo Se eliminan por carecer de calor administrativo Se conservan por ser documentos históricos

ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.unicordoba.edu.co/index.php/documentos-sigec/documentos-calidad asegúrese que ésta es la versión vigente

UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA

CÓDIGO: FGDO-003 VERSIÓN: 02 EMISIÓN: 10/10/2011 PÁGINA 135 de 135

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: Departamento de Ciencias Económicas y Empresariales CÓDIGO DE OFICINA: 400-400-20 Código Dependencia No. Serie 400-700-10-5 400-700-10-5-1 400-700-10-5-2 400-700-10-5-3 400-700-10-6

400-700-10-7

Series y sus correspondientes tipos documental

Fecha de Actualización de la TRD

Retención Documental

Disposición Final

23/06/2015

PROCEDIMIENTO

ACTAS ACTAS COMITÉ DE ACREDITACIÓN Y CURRÍCULO ACTAS DEL DEPARTAMENTO ACTAS DE INVESTIGACIÓN Y EXTENSIÓN ACREDITACIÓN Acreditación Registro Calificado Anexos Resolución de Acreditación Resolución de registro califica REGISTRO DE NOTAS ACADÉMICAS Registro de notas por semestre Reporte extemporáneo de notas Corrección de notas DIVULGACIÓN Y PUBLICACIÓN

400-700-10-8 ABREVIATURAS C: Conservación E: Eliminación S: Selección A.G. : Archivo de Gestión A.C.: Archivo Central

7 7 7 7

10 10 10 10

x x x

7

15

x

Se conservan por ser documentos históricos

7

15

x

Se conservan por ser documentos históricos

x

Se Se Se Se

conservan por ser documentos históricos conservan por ser documentos históricos conservan por ser documentos históricos eliminan porque se actualizan

Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.unicordoba.edu.co/index.php/documentos-sigec/documentos-calidad asegúrese que ésta es la versión vigente