Universidad de Puerto Rico Recinto Universitario de Mayagüez Decanato de Administración

INFORME ANUAL Decanato de Administración Julio 2015 – Junio 2016

Sometido por:

Prof. Lucas N. Avilés Rodríguez Decano de Administración 31 de agosto de 2016

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Tabla de Contenido Página Información general del Decanato y Unidades Adscritas (Misión y Visión, Descripción y funciones, Estructura de la Unidad) A. Oficina del Decano y Perfil) B. Edificios y Terrenos C. Empresas Universitarias de Servicio Residencia de Atletas Impresos Librería D. Enlace con el Personal E. F. G. H. I. J. K.

Finanzas Igualdad de Oportunidades en el Empleo Propiedad Recursos Humanos Salud y Seguridad Ocupacional y Ambiental Servicios Auxiliares Tránsito y Vigilancia

Informe de iniciativas, actividades y logros de acuerdo al Plan Estratégico del Decanato y Unidades Adscritas A. Oficina del Decano B. Edificios y Terrenos C. Empresas Universitarias de Servicio Residencia de Atletas Impresos Librería D. Enlace con el Personal E. Finanzas F. Igualdad de Oportunidades en el Empleo G. H. I. J. K.

Propiedad Recursos Humanos Salud y Seguridad Ocupacional y Ambiental Servicios Auxiliares Tránsito y Vigilancia

3 12 50 55 59 65 71 86 92 100 111 118 128

8 14 52 56 61 66 75 88 95 106 113 124 131

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Información General de la Oficina del Decano de Administración A. Misión y Visión 1. Visión Del Decanato de Administración Ser modelos de liderazgo en proveer servicio de apoyo a una universidad de vanguardia facilitando e implementando procesos ágiles, eficientes y auditables y sustentables participando activamente en la toma de decisiones de impacto para la institución. 2. Misión del Decanato de Administración Apoyar todo el proceso de enseñanza, aprendizaje e investigación: Facilitando los procesos de uso de recursos, garantizando el mejor uso de los mismos y el cumplimiento con las regulaciones aplicables. Garantizando el buen funcionamiento y mantenimiento de la planta física e infraestructura existente. Vigilando por la salud y seguridad de la comunidad universitaria. Apoyando activamente los esfuerzos e infraestructura de diseño y desarrollo de planta física necesaria para atender nuevas necesidades. B. Descripción y Funciones 1. Descripción y Funciones del Decanato de Administración El Decanato de Administración del Recinto Universitario de Mayagüez fue creado a raíz de la Certificación Núm. 94 del 16 de junio de 1972, del entonces Consejo de Educación Superior, con la recomendación y a propuesta del Senado Académico de la Institución. La Oficina del Decano de Administración tiene la encomienda de planificar, organizar, supervisar, coordinar, evaluar y controlar todas las labores administrativas de las dependencias del Recinto, principalmente las unidades de servicio bajo su responsabilidad. Al Decanato de Administración le corresponde implementar y velar por el cumplimiento de la reglamentación y las leyes que rigen los procesos administrativos del Recinto. Es función esencial brindar servicios de excelencia que impacten positivamente la calidad de vida estudiantil, los escenarios de enseñanza y aprendizaje, la investigación y el área laboral de conformidad con la misión del Recinto. Además de las tareas y obligaciones de naturaleza general antes mencionadas, el Decano de Administración tiene que cumplir con los siguientes deberes y responsabilidades inherentes a su cargo: a. Mantener comunicación con el Rector sobre el funcionamiento de todas las dependencias a su cargo y sobre aspectos administrativos de los otros decanatos de la Institución.

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b. Desempeñarse como miembro ex-oficio del Senado Académico y de la Junta Administrativa. c. Representar al Rector ante organismos institucionales y particulares mediante delegación o encomienda de éste. d. El Decanato participa activamente en las reuniones de los comités de disciplina, tránsito, graduación y matrícula y el comité operacional de emergencia (COE), en apoyo a distintos sectores de la Universidad y colabora en el proceso de la toma de decisiones de dichos comités. e. Cumplimiento de auditorías: el Decanato brinda apoyo y seguimiento a proyectos de nuestras dependencias que inciden en el cumplimento de requisitos de auditorías. 2. Descripción y Funciones de las unidades adscritas al Decanato: a. Edificios y Terrenos: Es responsable de ofrecer servicios esenciales para la comunidad universitaria del Recinto. La función primordial del Departamento es el mantenimiento preventivo y correctivo, reparación, remodelación, modificación y construcción de las facilidades físicas e infraestructura del Recinto. b. Empresas Universitarias de Servicio: Sirve a la comunidad universitaria facilitando hospedaje permanente a atletas que han sido becados por su aprovechamiento académico, conducta ejemplar y calidad en ejecutorias deportivas. Además, facilitamos hospedaje temporero a huéspedes y/o visitantes externos. La Librería tiene como principal función servir a la comunidad estudiantil y académica al proveer un inventario de los libros de texto utilizados en el RUM, libros de interés general y materiales básicos de oficina. La Sección de Impresos se dedica al negocio de impresión comercial y provee todo lo relacionado a impresión de libros, documentos, manuales, invitaciones, opúsculos de cada una de las oficinas o departamentos del Recinto; además de ofrecer servicio a otros Recintos del Sistema UPR y clientes privados. c. Enlace con el Personal: Su funciones principales son planificar, coordinar y ejecutar el Plan de Capacitación y Adiestramiento del Personal No Docente del Recinto, según lo requiere la Oficina del Contralor de Puerto Rico. También, orientar y asesorar a los empleados sobre el proceso de retiro y los beneficios de la Asociación de Empleados del ELA. Algunos de ellos son: requisitos para solicitar la pensión, prestamos de retiro, prestamos con AEELA, etc. Además, se reciben y evalúan las peticiones de acomodo razonable y se coordinan las

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evaluaciones con el médico ocupacional y las visitas a las áreas de trabajo. d. Finanzas: El Director dirige diez oficinas con sus respectivos supervisores y subalternos. En unión a los Supervisores tiene la encomienda de dirigir, coordinar y supervisar todas las operaciones fiscales del Recinto, el Centro de Investigación y Desarrollo, la Estación Experimental Agrícola y el Servicio de Extensión Agrícola aplicando la reglamentación vigente Certificación Número 107, 1984 – 85 “Reglamento General de Finanzas y Contabilidad”, en la Universidad de Puerto Rico y otros reglamentos y procedimientos. El Departamento de Finanzas se compone de diez oficinas con sus funciones definidas, a saber: Oficina del Director, Oficina de Compras, Oficina de Contabilidad, Oficina de Recaudaciones, Oficina de Proyectos Especiales, Oficina de Pagaduría, Oficina de Pre intervención, Oficina de Préstamos, Cobros y Reclamaciones y Oficina de Seguros y Fianzas y Nóminas. e. Igualdad de Oportunidades en el Empleo: Entre las funciones de esta oficina se encuentra elaborar los Planes de Acción Afirmativa que es el documento que recoge los esfuerzos de acción afirmativa por parte del patrono para garantizar la igualdad de oportunidades en el empleo a los grupos minoritarios. Se preparan tres: Federal, Orden Ejecutiva 11246, (OFCCP)-Acción Afirmativa para el Empleo de la Mujer, Ley 212 de 3 de agosto de 1999, Personas con Impedimentos, Ley 238 de 31 de agosto de 2004, Plan de Veteranos, Ley de Rehabilitación Vocacional de 1973. Además, tiene a cargo generar el Informe Semestral sobre el Progreso en el Empleo de la Mujer, y el Informe Anual sobre el Progreso en el Protocolo para el Manejo de Casos de Violencia Doméstica en el Lugar de Empleo e Informe VETS100. f. Propiedad: Su principal función es ser custodio de todo el Inventario de la Propiedad. Por ende, tiene la responsabilidad de toda la propiedad excedente que las unidades académicas y administrativas del Recinto les transfiera con el propósito de disponer de la misma. g. Recursos Humanos: Esta dependencia es la encargada principalmente de la aplicación, administración y asesoramiento de las reglamentaciones universitarias y estatales vigentes que apliquen a asuntos de personal de los empleados del Recinto. Esta Oficina se dividen en las siguientes

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secciones: Oficina del Director, Nombramientos y Cambios, Clasificación, Reclutamiento y Licencias. h. Salud y Seguridad: OSSOA tiene la tarea de desarrollar e implantar en el Recinto aquellos programas de salud y seguridad ocupacional que son requeridos y necesarios para procurar la salud y seguridad de todos nuestros empleados, asegurando el cumplimiento con las leyes y reglamentaciones de OSHA y otras agencias estatales y federales, tales como Cuerpo de Bomberos, Departamento de Salud, Comisión de Regulación Nuclear (NRC), Comisión de Servicios Públicos, Policía de Puerto Rico, entre otras agencias reguladoras. Además, tiene que velar por el cumplimiento de las leyes y reglamentaciones ambientales de la Agencia Federal de Protección Ambiental (EPA), la Junta de Calidad Ambiental, Autoridad de Desperdicios Sólidos, entre otras agencias estatales y federales. Administra el Programa de Reciclaje en el Recinto. i.

Servicios Auxiliares: Atiende todo lo relacionado a las comunicaciones del Recinto. Brinda los servicios administrativos y el apoyo técnico necesario para contribuir al mejoramiento de la infraestructura, de los servicios de voz y manejo de correspondencia interna del Recinto y toda la correspondencia dirigida al exterior, de manera que facilitemos el proceso de educación e investigación en nuestra comunidad universitaria, aportando así al desarrollo de la sociedad puertorriqueña. Además de realizar todo el trabajo relacionado a equipos electrónicos, controles, alarmas, entre otros asuntos de todo el Recinto. También La Oficina del Archivo Central e Histórico administra el Programa de Administración de Documentos Públicos, para proveer los controles en la creación, organización, ordenación, mantenimiento, seguridad, uso, disposición y localización de los documentos en todo el Recinto.

j.

Tránsito y Vigilancia: Su función es mantener el orden y la tranquilidad institucional garantizando la protección de la vida y propiedad de todos los componentes de la comunidad universitaria y visitantes mediante la aplicación estricta de la reglamentación que rige los trabajo académicos y administrativos de la Universidad de Puerto Rico.

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C. Estructura Organizacional del Decanato de Administración

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Informe de Iniciativas, Actividades y Logros de acuerdo al Plan Estratégico A. Implementar Procesos Administrativos Ágiles y Eficientes 1. Desarrollo e Implementación Programado “Time & Attendance”. Este programado tiene el propósito primordial de establecer un registro de asistencia y de licencias de empleados de forma electrónica. La implementación de este programado traerá economías en tiempo y esfuerzo, mejorará en un 100% los balances y el envío de informes de las diferentes licencias. Actualmente: a) Se está completando con los Módulos: Registro de Asistencia y de Licencias b) Se evaluó y seleccionó el ponchador que se va a utilizar para registrar la asistencia c) Se evaluó la tarjeta que se utilizará para registrar la asistencia d) Se están realizando pruebas con situaciones reales e) Se están desarrollando los procedimientos internos para la actualización de los datos. 2. Digitalización de los Procesos Administrativos de la Sección de Llaves Digitalizar el inventario perpetuo en el Almacén Central de Suministro proveerá una información sumamente importante en el proceso de compra, despacho y control del inventario para el mantenimiento de las instalaciones de los edificios del RUM. Las etapas del proyecto consisten en la realización de las siguientes tareas y la fecha en la que se implementaron: Se implementó el proceso, se asignó un nuevo supervisor y se reorganizó el área de trabajo para el área de Llaves. 3. Evaluación y Digitalización del Servicio de Trolleys El principal objetivo de este proyecto es proveer un método de transporte colectivo más efectivo desde los estacionamientos satélites e internos del Recinto. También proveer servicio de transporte a la academia para los estudiantes que asisten a los laboratorios fuera del Recinto como hospitales, fincas laboratorios, entre otros. Por otro lado, el proyecto también tiene como objetivo desarrollar aplicaciones tanto en Androide como en IOS para teléfonos inteligentes con el propósito de determinar la localización exacta de los trolleys en las diferentes rutas. Estos vehículos tendrán equipos de GPS. Esta información le dará una idea del tiempo de espera al usuario y para propósitos administrativos ofrecerá una información sumamente importante para el mantenimiento de estos vehículos. 4. Sentinel-Campus Alert Application Debido al aumento de incidentes de emergencias en el RUM, el Decanato de Administración acogió una propuesta de estudiantes para desarrollar una aplicación para teléfonos inteligentes que tenga la capacidad de reportar en tiempo real cualquier incidente que esté ocurriendo en el RUM. Esta aplicación

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podrá ser utilizada por la comunidad universitaria y tiene como objetivo el reportar el incidente y la ubicación en tiempo real al Departamento de Tránsito y Vigilancia. Esto disminuirá significativamente el tiempo de respuesta a los Oficiales de Seguridad convirtiendo el RUM y sus áreas adyacentes muchas más seguras. 5.

Proyecto de Proyecto de Relevo de Responsabilidad Electrónico La Sección de Nombramientos y Cambios comenzó a trabajar en la revisión y actualización del formulario Relevo de Responsabilidad con el fin de implementarlo en modo digital agilizando el proceso de obtener las firmas con mayor facilidad. El formulario ya está completado, y está en el proceso de impresión para comenzar a utilizarlo. El proceso de implantarlo electrónicamente no se ha completado debido a que tienen que verificar la forma de integrarlo dentro de la nueva programación del nuevo sistema de Recursos Humanos Oracle HRMS.

6.

Sistema Electrónico de Vigilancia, Infracciones, Avisos y Reportes (SEVIAR) Mantener un sistema de vigilancia efectiva es una de las mayores preocupaciones en estos días. Este proyecto tiene como primera fase el desarrollar una aplicación para dispositivos inteligentes con el propósito de otorgar, manejar y registrar en bases de datos las infracciones de tránsito. La capacidad de registrar de forma electrónica toda la información relacionada a las infracciones de tránsito traerá un ahorro significativo de tiempo y esfuerzo en la Sección de Tránsito del Departamento de Tránsito y Vigilancia.

B. Apoyar el proceso de enseñanza, aprendizaje e investigación 1. Desarrollo de Aplicación para el Directorio Telefónico Digital del Recinto Universitario de Mayagüez El Decanato de Administración comprometido con nuestra misión de “Apoyar todo el proceso de enseñanza, aprendizaje e investigación”, ha desarrollado un proyecto que nos permitirá tener el acceso al directorio telefónico del Recinto Universitario de Mayagüez (RUM) desde una aplicación a través de los celulares inteligentes, computadoras o tabletas electrónicas. El propósito del proyecto es que la comunidad universitaria (estudiantes, empleados y profesores) y el público en general puedan comunicarse efectivamente, utilizando la tecnología de vanguardia, de manera rápida y accesible a la unidad de interés dentro del Recinto. Durante los pasados dos semestres académicos reclutamos dos estudiantes a jornal, quienes han estado desarrollando la aplicación y creando la base de datos. Al presente, continuamos afinando la programación y actualizando la base de datos que posteriormente será incorporada en los servidores del Centro de Tecnología de Información (CTI) del RUM. Se espera que al finalizar el semestre en curso la aplicación haya sido completada, se

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realicen las pruebas pertinentes y pueda ser utilizada por la comunidad universitaria en general. C. Fortalecer el Sentido de Pertenencia y “Orgullo Colegial” 1. Academia para Oficiales de Tránsito y Vigilancia Se ofrecieron los siguientes talleres: a) Antiterrorismo b) Redacción de Querellas c) Tirador Activo (Active Shooting) Varios oficiales participaron en el Congreso Cruzada y en el taller de Manejo de Situaciones de Suicidio. 2. Academia para Capacitar Supervisores del Decanato de Administración El propósito de este proyecto es que cada empleado con funciones de supervisión se motive a desarrollar al máximo sus destrezas, conocimientos y habilidades para crear un ambiente que refleje calidad en el servicio, eficiencia operacional, desarrollo tecnológico y oportunidades de capacitación continua y de liderazgo. Se ofrecieron los siguientes temas: a) Cuatro Claves del Supervisor para Fomentar un Ambiente de Trabajo Saludable b) Comunicación Efectiva para el Éxito Organizacional c) Medidas Disciplinarias d) Taller para Supervisores de Limpieza y Administradores de Edificios del Recinto Universitario de Mayagüez e) Orientación sobre Procesos de Compras, Recibos y Pagos

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INFORME ANUAL Julio 2015 – Junio 2016 Departamento de Edificios y Terrenos

Sometido por:

Roberto Torres Martínez Director de Recursos Físicos

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A. Misión y Visión Mantener una infraestructura eficiente y un medio ambiente agradable mediante el ofrecimiento de servicios de construcción y mantenimiento de tal forma que sirvan de apoyo para cumplir la misión educativa e investigativa y de servicio del Recinto Universitario de Mayagüez. Siendo nuestra visión el ofrecer a la comunidad universitaria los servicios esenciales de excelencia, tales como el diseño y construcción de nuevas estructuras y mejoras a las existentes, mantenimiento preventivo y correctivo de los sistemas eléctricos, pluviales y mecánicos, implementación de medidas para la conservación de recursos, proveer servicios de transportación y servicios especiales, así como la preparación de las instalaciones para la celebración de actividades sociales, culturales, educativas y deportivas. B. Descripción y Funciones Es una unidad adscrita al Decanato de Administración, la cuál es la encargada y responsable de ofrecer servicios esenciales para toda la comunidad universitaria. Entre nuestras funciones y responsabilidades están las siguientes: 1. Mantener y operar la planta física del Recinto para crear y mantener un ambiente limpio, agradable y seguro para todos sus usuarios. 2. Desarrollar y diseñar los proyectos a construirse, incluyendo la preparación de los documentos de contratos e inspección de éstos. 3. Mantener los edificios y estructuras en condiciones físicas adecuadas realizando reparaciones, alteraciones y modificaciones que sean necesarias, incluyendo la preparación de estimados. 4. Mantenimiento y limpieza de los terrenos y paisajes del Recinto, incluyendo los sistemas de escorrentías, calles, aceras y caminos. 5. Mantenimiento, operación, alteraciones, conexiones, expansiones, estudios de carga, demandas, diseños, localización, servidumbres y expedientes para asegurar la operación y funcionamiento de los sistemas de servicios. 6. Administrar e implantar el Programa de Conservación de Energía para reducir el consumo en todos los sistemas del Recinto. 7. Mantener en buenas condiciones una flota de vehículos para ofrecer los servicios de transportación a estudiantes, personal docente y administrativo en sus gestiones oficiales. 8. Brindar servicios especiales tales como mudanzas, preparación de actividades oficiales y rotulación de calles y edificios.

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C. Estructura Organizacional

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1. Oficina Central – Director y personal administrativo 

Sección de Servicios Especiales



Almacén de Materiales y Suministros



Sección de Limpieza



Sección de Transportación y Talleres de Mecánica



Sección de Llaves y Cerraduras



Sección de Campos y Carreteras

2. División de Ingeniería y Arquitectura 

Ingeniera Civil



Ingeniero Mecánico



Arquitecto



Delineantes arquitectónicos



Auxiliar de Ingeniería

3. División de Mantenimiento 

Ingeniera de Mantenimiento



Sección de Carpintería



Sección de Construcción



Sección de Electricidad



Sección de Plomería, Pintura y Sellado de Techos



Sección de Soldadura



Sección de Refrigeración

Informe de Iniciativas, Actividades y Logros de acuerdo al Plan Estratégico A. Institucionalizar una cultura de Planificación Estratégica y Avalúo 1. Desarrollo de un Plan Estratégico de acuerdo al plan estratégico del Decanato de Administración y del Recinto. 2. Desarrollo de planes de avalúo en la Sección de Transportación y en el Almacén de Materiales y Suministros.

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3. Desarrollar nuevos planes de avalúo para mejorar los procesos de cotizaciones y requisiciones que se someten a otros departamentos. B. Aumentar y Diversificar las Fuentes de Ingreso de la Institución 1. Se creó e implantó un proceso para el alquiler de plantas decorativas, las cuales son desarrolladas en el vivero de la Sección de Campos y Carreteras. 2. Se adquirieron carpas, mesas y sillas para ser alquiladas para uso en actividades oficiales del Recinto. 3. En varios talleres se están recuperando metales procedentes de equipos que son decomisados y de materiales sobrantes o excedentes, los cuales son vendidos en locales de acopio de materiales reciclables. 4. Se mantienen dos empleados temporeros para el recogido y manejo de los materiales reciclables que se generan en el Recinto, fortaleciendo así el Programa de Reciclaje Colegial. C. Implementar procesos administrativos ágiles y eficientes 1. Desarrollo de un proceso interno y continúo de revisión y avalúo de todos los procesos administrativos en el cual participen activamente todos los empleados de la unidad. 2. Coordinación con otras oficinas y departamentos del Decanato de Administración, para conocer mejor sus procesos administrativos y hacer más ágiles los trámites y gestiones que se llevan a cabo como parte del sistema administrativo. 3. Se está evaluando el proceso de entrada de requisiciones al sistema de compras para que, en lugar de enviar las continuas requisiciones en papel para ser aprobadas y tramitadas, se puedan someter las requisiciones junto con las cotizaciones a través del sistema electrónico. 4. Implantación del sistema eMaint para mejorar y hacer más eficiente el proceso de notas de trabajo y el mantenimiento preventivo de los equipos. 5. Reestructuración y reorganización de la oficina central de Edificios y Terrenos, así como de otras secciones y puestos para hacer más eficientes los procesos y ofrecer mejores servicios a toda la comunidad universitaria. 6. Adiestramiento al personal no-docente sobre los procesos administrativos de requisiciones, órdenes de compras, conduces, facturas, pagos llaves y transportación.

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7. Reestructuración y asignación de personal en la Sección de Transportación para mejorar el proceso de conciliación de facturas y recibos de combustible, así como para lograr un mejor control de las tarjetas de crédito. Ver informe de la Oficina de Transportación preparado por el Sr. Rafael López. 8. Desarrollo de un nuevo Reglamento de Llaves y Cerraduras, el cual con la ayuda del Programa Buildings y la digitalización del sistema de llaves proveerá un mejor y efectivo control del uso de las llaves y de las áreas en los edificios. Ver informe de la Sección de Llaves y Cerraduras preparado por el Sr. Wilfredo Figueroa. D. Impactar a nuestra sociedad puertorriqueña 1. Participación y colaboración con estudiantes de ingeniería en el desarrollo e implantación del Plan Maestro de Bicicletas en el Recinto, con la preparación de áreas de los estantes o “racks” de bicicletas, instalación de estaciones de arreglo y llenado de gomas, construcción y arreglos de estantes, instalación de rótulos y pintura de carriles de bicicletas en calles. 2. Colaboración con estudiantes de ingeniería en proyectos Capstone, para mejoras y reparación del sistema central de acondicionamiento de aire del edificio de Biología, así como un proyecto para mejorar los procesos y el sistema de manejo de inventario en el Almacén Central de Suministros y Materiales del Departamento de Edificios y Terrenos. 3. Desarrollo y ejecución de una gran cantidad de proyectos para nuevas construcciones, mejoras y trabajos de mantenimiento en estructuras y sistemas existentes. Ver informe de logros de la Sección de Ingeniería y el informe de proyectos terminados y en ejecución de la Sección de Proyectos y Mantenimiento preparado por las ingenieros Ámbar Rosario y Janice Mercado, respectivamente. 4. Desarrollo y ejecución de una considerable cantidad de proyectos y trabajos de mejoras y de mantenimiento en los sistemas de acondicionamiento de aire de los edificios para garantizar un ambiente favorable de estudio y trabajo. Ver informe de logros de la Sección de Refrigeración y Mecánica. 5. Desarrollo e implantación de un eficiente y más efectivo programa de mantenimiento de ascensores para ofrecer mejores servicios y mantener los adecuados y seguros accesos a las áreas de estudios y de trabajo. Ver informe de logros del proyecto de ascensores. 6. Desarrollo y ejecución de varios proyectos para reducir el consumo de energía, especialmente con el cambio de luminaria existente fluorescente a luminaria LED en edificios del Decanato de Ingeniería, Servicios Médicos y Biblioteca General.

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7. Adquisición de 150 unidades de acondicionamiento de aire tipo “inverters” para reemplazar unidades viejas de ventana que tienen un alto consumo de energía y son menos eficientes. 8. Próximamente se cambiaran las luminarias de los edificios de Química, Biología y Administración de Empresas por luces LED que son fabricadas en el Departamento de Ingeniería Industrial por estudiantes del Recinto. E. Fortalecer el sentido de pertenencia y “Orgullo Colegial” 1. Colaboración estrecha y participación activa de todas las secciones y talleres de trabajo de Edificios y Terrenos en la graduación del Colegio para hacer de ésta la mejor de todo Puerto Rico. 2. Desarrollo e implantación de un sistema mejorado de “trolleys” para la transportación diaria de los estudiantes dentro y fuera del Recinto. 3. Servicios de transportación para los estudiantes y profesores de laboratorios académicos, así como para los atletas y personal del Departamento de Actividades Atléticas. Ver informe de la Oficina de Transportación preparado por el Sr. Rafael López. 4. Colaboración del personal de los talleres y secciones de trabajo de Edificios y Terrenos en la preparación de las actividades de Relevo por la Vida y Cinco Días con Nuestra Tierra, en las cuales participan la comunidad universitaria y la comunidad . 5. Desarrollo continuo de trabajos y proyectos de construcción de estructuras, reparación de aceras, mejoras a las luminarias exteriores y mantenimiento general de edificios y estructura. Ver informes de análisis de solicitudes y órdenes de trabajos de mantenimiento preparado por el Sr. Adolfo González. 6. Se mantiene una estrecha relación de colaboración con el Municipio de Mayagüez, así como con agencias estatales, tales como la Autoridad de Energía Eléctrica, Autoridad de Acueductos y Alcantarillados y Autoridad de Carreteras para atender de manera rápida y efectiva diferentes asuntos que surgen que pueden afectar las actividades diarias en el Recinto. 7. Adiestramiento personal con funciones de Supervisión del Departamento de Edificios y Terrenos. 8. Designación de Administradores de Edificios: Edificio Chardón, Edificio Sánchez Hidalgo, Edificio de Física y Edificio Piñero.

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Anejos

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LOGROS OBTENIDOS PROYECTOS TALLER REFRIGERACION Y MECANICA JUNIO 2015 – JULIO 2016 POR. ING ROGELIO RODRIGUEZ GENERAL Se realizó el proceso de subasta para adquirir 150 aires tipo split a ser instalados en diferentes lugares del Recinto MONZON Se reemplazaron las dos máquinas Liebert existentes de 20 toneladas (40 tons total) por dos de 30 toneladas 60 tons total en el Centro Cómputos BIOLOGIA Se realizaron mejoras al sistema de aire acondicionado utilizando estudiantes del proyecto Capstone de Ingeniería Eléctrica EDIFICIO C 1. Se aislaron 600 ft de tubería de agua fría existente dentro del edificio 2. Se instalaron 20 válvulas de agua fría en las manejadoras COLISEO Instalaron de 6 manejadoras de agua fría con tubería y controles nuevos PLANTA CENTRAL Se terminó proyecto de instalación de la centrífuga #1 EDIFICIO FARMACIA Se terminó la instalación de compresor de aire y se certifico INGENIERIA INDUSTRIAL Se realizó proceso de subasta para reemplazar todas las manejadoras. CHARDON 1. Se instaló (1) manejadora en el sótano y tres (3) en Chardón Fase 3 2. Reemplazar dos consolas de 53k Btu en Sala de Arte 3er piso de Chardón LUCHETTI Se instalaron 27 unidades VRF (variable refrigerant flow) en diferentes areas EDIFICIO DE DIEGO 1. Instalación 3 unidades VRF en Oficina del Rector 2. Se reemplazó condensador en Oficina de Presupuesto 3. Reemplazo de unidad de a/c de 7.5 tons. por una de 10 tons. en de Diego 104-Oficina de Asuntos Académicos PIÑEIRO Instalación 21 de unidades de a/c tipo VRF de 114K BTU y 136K BTU con 21 cassettes en el 3er piso de Anexo Piñero

RED SISMICA Instalaron 22 VRF MUSA 1.

Se instalaron 12 unidades VRF (3 en anfiteatro, 2 en sala reuniones, 7 en sotano)

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Reinstalo el “chiller” existente de 30 toneladas refrigeracion

TERRATS 1. Instalaron 4 unidades VRF en área remodelada de Recursos Humanos 2.

Remodelar oficinas del segundo piso de Terrats, para nuevas facilidades de la Oficina de Enlace con el Personal

INGENIERIA CIVIL 1. Reemplazar unidad condensadora de 60K BTU en Ing. Civil, sirve las oficinas CI-J, K , L, M, CI 104-C y un almacén 2.

Se sustituyeron dos unidades de 7.5 toneladas en Civil 102-G

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Universidad de Puerto Rico Recinto Universitario de Mayagüez Decanato de Administración DEPARTAMENTO DE EDIFICIOS Y TERRENOS Sección de Llaves y Cerraduras

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Sometido por :

Wilfredo Figueroa Méndez Supervisor

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Información General : Sección Llaves y Cerraduras A. Misión y Visión En el marco administrativo nuestra misión es administrar y custodiar el Sistema de Registro y Control de llaves oficiales del Recinto. Hacer cumplir las normas y procedimientos para la solicitud, otorgación, control y devolución de llaves oficiales utilizadas por funcionarios y estudiantes graduados del Recinto Universitario de Mayagüez. Responder satisfactoriamente a nuestro reclamo de parte de los funcionarios del Recinto para asegurar las estructuras.

La visión es proveer un servicio de calidad y excelencia a la Comunidad Universitaria, visitantes y exalumnos. Enfocados en proveer seguridad a las instalaciones de la Institución.

B. Descripción y funciones La sección de Llaves y Cerraduras es responsable de asegurar el fiel cumplimiento del reglamento de Llaves & Cerraduras (Certificación 13-14-218). En adición, se ofrecen los siguientes servicios a las instalaciones del Recinto, el departamento de Ciencias Marinas en la Isla Magüeyes, La Finca en Lajas, La Charca en Sabana Grande y La Montaña en Aguadilla: 1- Procesar solicitudes de llaves con su respectivo registro. 2- Atender situaciones con llaves partidas, desgastadas o perdidas. 3- Abrir puertas, archivos y candados.

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4- Resolver situaciones con cerraduras de puertas, gabinetes, archivos, escritorios, defectuosas o vandalizadas. 5- Confeccionar combinaciones de “cores” y llaves. 6- Controlar, manejar y registrar data en el sistema electrónico. 7- Asesorar a las unidades del Recinto sobre los distintos tipos de cerraduras. 8- Solicitar cotizaciones para la adquisición de cerraduras, materiales de cerrajería, candados y “exit panic devices”, entre otros tantos, necesarios para los trabajos de mantenimiento de la sección , para reemplazo y/o proyectos de mejoras. 9- Orientar al recipiente de una llave sobre la responsabilidad que envuelve poseer una llave del Recinto. C . Estructura Organizacional 1- Organigrama de la sección:

Sr Wilfredo Figueroa Méndez Supervisor

Sr Wilson Monsegur Cerrajero

Sr Luis Cardona Cerrajero

Sr Alexis Acosta Cerrajero

Srta Zuheil Figueroa Asistente Administrativo I

Sra Miriam Franco Asistente Administrativo I

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D. Perfil de Empleados 1- Sr Wilfredo Figueroa Méndez – Supervisor 2- Sr Wilson Rivera Monsegur – Cerrajero 3- Sr Luis Cardona Valle – Cerrajero 4- Sr Alexis Acosta Cordero – Cerrajero 5- Srta Zuheil Enid Figueroa Lugo – Asistente Administrativo I 6- Sra Miriam Franco Vélez – Asistente Administrativo I

Información de Actividades de Acuerdo al Plan Estratégico A. Misión: 1- Actividades completadas: a) Se recibieron 1,400 solicitudes de llaves. b) Se entregaron entre los usuarios 2,248 llaves. c) Se recibieron 1,988 llaves devueltas a la sección por los usuarios. d) Se recibieron 36 querellas reportadas en la Guardia Universitaria por llaves perdidas. e) Se cobraron $3,935.00 por concepto de pérdida de llaves y fianza. f) Se han completado 347 notas de servicio de 367 recibidas para un total de un 95% de efectividad.

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g) Durante el mes de abril 2016, se añade a la plantilla de empleados de la sección la Sra. Miriam Franco para atender a la Comunidad Universitaria que solicite nuestros servicios y al Sr Wilfredo Figueroa Méndez como administrador de dicha sección. 2- Actividades en proceso: a) Relocalización del taller de cerrajería a un área más amplia dentro de las mismas facilidades del departamento de Edificios y Terrenos. b) Mantener un inventario perpetuo para registrar las transacciones diarias de entrada y salida de llaves de manera que podamos mantener el control absoluto de todas las llaves del Recinto. c) Se completará la revisión del Reglamento de la Sección de Llaves & Cerraduras. d) Digitalización del sistema de manejo y control de llaves al programa “Buildings” para maximizar la efectividad de los procesos. e) En coordinación con el Centro de Cómputos del Recinto se estará capacitando a los cerrajeros en el uso efectivo de computadoras de manera que puedan interactuar efectivamente con el nuevo sistema de digitalización. f) En coordinación a Decanos, Directores y Empleados designados para el trámite de solicitudes de llaves. WFM/mfv Wilfredo Figueroa Méndez [email protected]

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INFORME DE LOGROS 2015-2016 SECCION DE INGENIERIA DEPARTAMENTO EDIFICIOS Y TERRENOS Planos y/o documentos de subasta

Estatus

Capilla (Salón frente a Piñero)

Completado, cotizado, enviado Cs Agricolas

Umbráculo (Vivero frente a Piñero)

Completado, cotizado, enviado Cs Agricolas

Estacionamiento de Biología

Completado, espera de Ad. Central

Alumbrado y verja campo atlético

Completado, se sometió para cotización

Sistema de Sonido MuSA

Completado, OIIP

Demolición Vivero frente a Celis

Completado, se sometió para cotización

Techo y pisos en ranchones- Granja Lajas

Completado, para subasta

Muebles carpintería

Completado, se entregaron a Compras

Muebles laboratorios SH

Completado, se entregaron para Compras

Tarima de Graduación

Completado, subastado

Vivero Campo y Carreteras

Completado, se sometió para cotización

Viraje Centro de Cuido

Completado, Red Sísmica

Cisterna Biología

Completado, Compras

Impermeabilización de techo Central Telefónica

Completado, OIIP, con cotización de contratista

Pavimentación de Entrada y estacionamientos Ingeniería Civil

Completado, entregado a Departamento

Podio Festival Deportivo

Completado, entregado a Departamento

Composteras Finca Alzamora

En proceso

Iluminación Estacionamiento de Imprenta

Completado, OIIP, con cotización de contratista

Estacionamiento Red Sísmica

Completado, Red Sísmica

Entrada La Vita

En proceso

Brazo mecánico, Piñero

Completado, entregado para cotización al Taller de Electrónica

Subastas y Compras

Estatus

Pista Sintética

Completado

Impermeabilización CID

Completado

Pintura Lobby ADEM

Completado

Pavimentación estacionamiento Piñero

Completado

Pintura Edificio C

Completado

Mejoras techo Gimnasio

En espera de turno

Informe Anual

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Sistema de sonido MuSA

Completado

Techo y pisos en ranchones- Granja Lajas

En proceso

Demolición Antigua Guardia

En proceso

Tubos LED para Biblioteca

Completado

Ventanas edificio José De Diego

En Adm Central

Supervisión

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Estatus

Impermeabilización CID

Completado

Pintura Lobby ADEM

Completado

Asfalto Zona de carga Ing. Civil

Completado

Construcción Invernaderos Biología

Completado

Pavimentación estacionamiento Piñero

Completado

Base antena Red Sísmica

Completado

CIVIS Biblioteca

En proceso

TIGER Biblioteca

En proceso

Subestación eléctrica Granja Est Exp Lajas

En proceso, en espera de la AEE

Permisos

Estatus

Limpieza quebrada de Oro - DRNA

Completado

Permiso de Uso CITAI - OGPe

Completado

Endoso verja Vaquería EEA Lajas - DTOP

Completado

Permiso de Uso Granja - OGPe

En proceso

Permiso de Uso - MuSA - OGPe

Completado

Permiso de Uso Edificio A

Completado

Permiso de Uso Invernaderos Biología-OGPe

En proceso

Permisos de Usos salones Finca Alzamora - OGPe

En proceso

Proyectos con estudiantes

Estatus

Distribución empleados del Taller de Limpieza

Presentado a Decano de Administración

Estacionamiento bicicletas

En proceso; ya hay siete (7) sites sometidos para cotización

Redistribución espacios en Edificios y Terrenos

Presentado a Director Edificios y Terrenos

As-built Biblioteca-Tiger

Completado

As-built La Vita

Completado

As-built Física-Industrial

Completado

Localización tanques Finca Alzamora

Completado

Marcado estacionamiento y base antena Red Sísmica

Completado

Informe Anual

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As-built Edificio A

Completado

As-built Invernaderos Celis

Completado

Mensura y topografía Imprenta

Completado

Otros

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Estatus

Adiestramiento a Supervisores de Limpieza

Completado

Solicitud de Peticiones DTOP

Esperando respuesta de DTOP

Estimados reparaciones Muelles Magueyes

Completado, OIIP

Informe Anual

I.

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Misión y Visión de la Sección de Transportación del Recinto Universitario de Mayagüez Es la responsable de hacer cumplir con las disposiciones de la “Certificación Número 14-15-283, Procedimiento para la adquisición y uso de la flota de vehículos y otros medios de transportación del Recinto Universitario de Mayagüez”. Nuestra misión es proveer a la comunidad universitaria los servicios de transportación y mecánica del RUM de manera eficiente, segura y cónsonas con las leyes establecidas. Nuestra visión desarrollar un sistema de transportación integrado al estudiantado mediante tecnología ágil, aumentando la confiabilidad en las rutas establecidas.

II.

Descripciones Generales de Procesos Administrativos Es la unidad adscrita al Departamento de Edificios y Terrenos encargada y responsable de los servicios de transportación y mecánica con las siguientes funciones esenciales: a. Mantener funcionando un sistema de trolleys en las áreas del Palacio, Darlington, Zoológico, Terrace e Interno RUM. b. Proveer transportación para los diferentes laboratorios académicos solicitados por los departamentos. c. Proveer transportación al personal administrativo, académico y estudiantes graduados del RUM. d. Proveer transportación al Departamento de Actividades Atléticas para diferentes eventos deportivos. e. Tramitar la compra de marbetes en el DTOP, envío de licencias de los vehículos mensualmente mediante conduce a los departamentos. Todos los meses tramitar y buscar, en el Departamento de Hacienda de San Juan, la certificación de cumplimiento con el seguro de responsabilidad obligatorio. Entrega de marbetes y licencias renovadas. f. Preparación de expedientes para cada unidad vehicular. g. Tenemos a cargo el mantenimiento de los diferentes vehículos, carritos de golf del Recinto. Esto incluye limpieza, reparación y preparación de estimados para el arreglo de los mismos.

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h. Preparación de requisiciones para la compra de piezas, equipos, herramientas y materiales para el mantenimiento de vehículos. i. Compra de piezas de emergencia a través de Caja Menuda, cuando sean casos de emergencia. j. Preparación de informes en el sistema alfa (informe mantenimiento de vehículos). k. Recibir boletos de gasolina de los diferentes usuarios y preparar la conciliación de facturas para el pago mensual de gastos de combustible. l. Enviar comunicados a los departamentos de las transacciones no conciliadas por falta de entrega de recibos de combustible. m. Preparación y trámite de facturación a los Departamentos para el pago de tiempo extra, cuadre de tarjetas de nóminas, comprobantes de desembolso y liquidación de viajes, cartas a los empleados, periódicamente, para agotar tiempo compensatorio. n. Actualización de data compartida para varios informes diarios y mensuales:  Renovación de marbetes  Registro de accidentes  Registro custodios de tarjetas de combustible  Registro de solicitudes para servicios del Taller de Mecánica  Itinerario diario de transportación, donde se indican viajes asignados y rutas diarias de trolleys  Boletos de viaje  Registro de solicitudes de viajes III.

Logros A. Remodelación física de la Oficina de Transportación.  Se dividieron las áreas de trabajo en espacios útiles, cómodos y adecuados para los empleados y la comunidad universitaria a la que le brindamos servicios.  Relocalización del cuarto de herramientas y de la oficina del custodio en espacios apartes, seguros y bajo llave.  Se movieron 14 archivos del área de mecánica. B. Reestructuración y asignación de tareas administrativas en la Oficina de Transportación y Mecánica. 

Se designó un asistente administrativo permanente para ejecutar la función sobre el control de los recibos de combustible y conciliación de las facturas.

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a) Se estableció mejor comunicación con los departamentos utilizando los medios electrónicos y reuniones con los custodios de las tarjetas de combustibles y los vehículos. b) En los últimos cuatro meses se logró aumentar el porciento de las conciliaciones mensuales de las facturas sobre un 90% cada una. 

Se designó a la Secretaria Administrativa I para atender todo lo relacionado a la parte administrativa de los empleados. a) Nóminas de los empleados  Se logró trabajar semanalmente las nóminas de los empleados de la Oficina de Transportación y Mecánica, estableciendo un sistema de cartas a los empleados para utilizar las horas extras trabajadas en tiempo compensatorio, que no excedan los treinta días, uniformemente y periódicamente, lo más estrictamente posible, logrando así una baja sustancial en el tiempo extra a pagar.  Se está facturando el tiempo extra que no pertenece a cuentas del fondo global a los diferentes departamentos. b) Dietas  Se logró trabajar las dietas dentro del período establecido por el reglamento, evitando así que los empleados las perdiesen.

Informe Anual

IV.

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Implementación de los Procesos Administrativos ágiles y eficientes en la Oficina de Transportación y Taller de Mecánica. A. Combustible Registro de recibos en una tabla en Excel  Análisis de los recibos de combustible  Conciliación de las facturas  Comunicados a los departamentos  Reunión con los departamentos  Registro de los custodios de las tarjetas de combustibles, custodios auxiliares y director, decano o investigador que autoriza.  Preparación de expedientes de las facturas conciliadas mensualmente  Preparación de libros de los recibos originales recibidos por los departamentos  Preparación de libro de los endosos recibidos por parte de los departamentos C. Expedientes 

Se crearon expedientes universales de cada vehículo del RUM que contienen toda la información relacionada al mismo; tales como órdenes de compra, licencias, hoja de trabajo del Taller de Mecánica, información relacionada a las tarjetas de combustible, facturas, cartas y memos relacionados a la unidad, accidentes, entre otros.

D. Registro Mensual de solicitudes de servicios para el Taller de Mecánica 

Se creó un banco de data compartido entre transportación y mecánica en el que se registra la solicitud del servicio para cada unidad vehicular. El mismo incluye la fecha, persona y departamento que solicita, número de unidad, problema o servicio solicitado, quién lo ejecuta, fecha en que se completó la labor, etc.

E. Solicitudes de Viaje 

Se realiza informe mensual por los viajes realizados. Se atendieron 1,290 viaje académicos, 978 viajes administrativos, 473 viajes de

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Actividades Atléticas, Banda y Orquesta y Campamentos de Verano para un total de 2,741 viajes. F. Boletos de Viaje   

Se organizaron los boletos de viaje por año fiscal y por número de unidad en fecha ascendente y en carpetas identificadas. Se preparó un mueble con cubículos para los boletos de los vehículos asignados a transportación. Se le añadió al formulario del boleto de viaje un formato al dorso con dibujo de carro para identificar en caso de accidente, además de lista de cotejo de partes del automóvil.

G. Accidentes 

Se creó una tabla en Excel para registrar todos los accidentes por año fiscal Desde el comienzo del accidente hasta haber completado toda la documentación necesaria para someter al Departamento de Finanzas y estos someter los casos al Seguro de la Universidad.

H. Trabajos atendidos en el Taller de Mecánica    

V.

A junio 2016 se realizaron órdenes de compra por un total de $45,987.34. A junio 2016 se incurrió en un pago directo por la cantidad de $230.00. A mayo 2016 se incurrió en $11,753.00 en gasto de la caja menuda. A febrero 2016 se realizaron 1,049 órdenes de trabajos (“Jobs”) con un costo estimado de materiales de $64,151.70, costo estimado de labor de $45,808.00 para un total estimado de $109,959.70.

Proyectos Futuros A. Preparar cuarto para archivos en área de reuniones de la sección de Transportación. B. Rotulación de estacionamientos para vehículos.

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C. Cambio de puerta de acceso para visitantes que recogen vehículos. Debe ser en cristal. D. Construir alero y desagüe en cemento en el primer garaje del Taller de Mecánica. E. Pintar área transportación exterior. F. Cerrar el área del pino de mecánica con portones que den acceso a la parte trasera, de manera que no interrumpan con labores mecánicas. G. Mover de dirección la rampa amarilla que está en el Taller de Mecánica. H. Implementar la inspección de los vehículos junto con la Guardia Universitaria de manera que se tenga un control en el uso y manejo de los vehículos. I. En espera de implementar el programa “e-maintenance” que ayudará en todos los procesos incluyendo el mantenimiento de la flota de vehículos del Recinto.

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LOGROS OBTENIDOS PROYECTOS ASCENSORES JUNIO 2015 – JULIO 2016 POR. ING ROGELIO RODRIGUEZ GENERAL Se tienen 30 ascensores certificados Se atendieron aproximadamente 170 llamadas de servicio Se hicieron pruebas de pesas de 5 y 3 años a 12 ascensores STEFFANI Se reemplazaron las vías y los “roller” del ascensor de pasajeros ALMACEN OBRAS DE MUSA Se instaló ascensor de carga tipo “P-FLOW “ MUSA Se logró certificación de los dos ascensores que se encuentran dentro del edificio PIÑEIRO Se comenzó proceso de modernización del ascensor de pasajeros Se construyó pared de cemento para separar el banco de transformadores eléctrico y el cuarto de máquinas del ascensor. SANCHEZ HIDALGO Se instaló sistema de enfriamiento para el aceite Se cambió cuerpo de válvulas CHARDON Certificaron ascensores pasajeros de Fase III - #1 y Fase III #2 ADMINISTRACION EMPRESAS Se evitó que se dañaran los disco de los frenos en ascensor #1 . Esto se logró cambiando los discos INGENIERIA CIVIL Remplazo tarjeta de control sobre la cabina MONZON Modernización completada en un 90% CENTRO ESTUDIANTES Problema de calentamiento en ascensor de pasajeros instalando un con “blower” y un “louver” en la pared . Estos trabajos los realizo personal de Edificios y Terrenos del RUM. Se instaló tarjeta teléfono en el ascensor del Merendero BIOLOGIA Se cambiaron las bandas y las tarjetas de los controles en elevador#1 y elevador#2 INGENIERIA INDUSTRIAL Se cambió tarjeta electrónica que controla el sistema de carga

DE DIEGO El ascensor privado de la Oficina del Rector se modernizo y certificó

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FISICA Se reparó el “porch lift” utilizando personal del Taller de Soldadura para reparar el piso y la compañía Precision Elevator hizo los ajustes del control electrónico CHARDON Se instalaron 300 ft líneas de teléfono para llevar comunicación a los elevadores de Fase III y Fase II. Lo realizó el Taller de Electrónica DARLINGTON Se instaló tarjeta teléfono en el ascensor # 2 Se cambió tarjeta electrónica de control HOTEL COLEGIAL Se repararon llavines que fueron rotos por vandalismo EDIFICIO PROFESORES Se cambió tarjeta electrónica

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Informe Anual 2015-2016 Empresas Universitarias de Servicio Edificio A Hotel Colegial y Residencia de Atletas

Sometido por: Rocío I. Zapata Medina Directora

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Información General del Edificio A (Hotel Colegial y Residencia de Atletas) A. Misión y Visión La misión de las Empresas Universitarias es ofrecer hospedaje temporero a estudiantes atletas, miembros de la comunidad universitaria y comunidad exterior, caracterizado por el respeto, la amabilidad y la excelencia en un marco de servicio comparable en un ambiente seguro, limpio y ordenado. La visión de las Empresas Universitarias es mantener una proyección de ocupación total a través de la maximización de los recursos disponibles, referidos y promoción. B. Descripción y Funciones Sirve a la comunidad universitaria facilitando hospedaje permanente a atletas que han sido becados por su aprovechamiento académico, conducta ejemplar y calidad en ejecutorias deportivas. Además, facilitamos hospedaje temporero a huéspedes y/o visitantes externos. C. Perfil de la Unidad 1. Personal Administrativo 1. Rocío I. Zapata Medina, Directora Interina 2. Margarita Quintana, Asistente Adm. IV 3. Carlos M. Cartagena Martínez, Asistente Adm. I 2. Personal de Mantenimiento 1. 2. 3. 4.

Herbert Santiago Pabón , Supervisor de Conserjes Diana I. Rivera Martínez, Conserje Ernestina Rosario Piña, Conserje Orlando Bellido Santiago, Trabajador de Mantenimiento I

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3. Organigrama de la Unidad Hotel Colegial y Residencia de Atletas

DIRECTORA E.U.S. ROCIO I.ZAPATA MEDINA

ASISTENTE

ASISTENTE

ADM. I V

ADM. I

MARGARITA QUINTANA SANTIAGO

CARLOS M. CARTAGENA MARTINEZ

SUPERVISOR DE CONSERJES HERBERT SANTIAGO PABÓN

Trabajador Mantenimiento I

CONSERJE

ORLANDO BELLIDO SANTIAGO

ERNESTINA ROSARIO PIÑA

CONSERJE DIANA RIVERA MARTINEZ

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Informe de Actividades del Edificio A (Hotel Colegial y Residencia de Atletas) de Acuerdo al Plan Estratégico

A. Aumentar y diversificar las fuentes de ingreso de la institución

Actividades completadas 

Con el fin de aumentar los ingresos del Hotel Colegial, se logró el desalojo de los cuartos utilizados como archivo en el segundo piso del Edificio A por las siguientes dependencias: Finanzas, Presupuesto. Estos espacios se habilitarán para rentar como Hotel.

Actividades en pendientes Remodelar las facilidades existentes: 

Remodelación de los baños. En varias ocasiones se ha solicitado cotización al Departamento de Edificios y Terrenos para remodelar los baños. Nuestras gestiones han sido infructuosas. Aún no hemos recibido la cotización.

B. Implementar procesos administrativos ágiles y eficientes Actividades completadas 

El 5 de abril de 2016 el Departamento de ARPE otorgó cambio de Permiso de Uso del Edificio A para Hotel Colegial y Residencia de Atletas.



Se comenzó proceso de reservaciones a través del internet. Se creó la página: www.hotelcolegial.com.



Se implementó el sistema de cobros a través de tarjetas de crédito y máquina de ATH.



Para garantizar el personal esté capacitado para ejercer la labor se coordinó la participación del personal administrativo y de mantenimiento en los cursos que ofrece la Oficina de Ética Gubernamental y la Oficina de Enlace con el Personal.

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C. Impactar a nuestra sociedad puertorriqueña Actividades completadas 

Servimos de facilitadores de hospedaje a estudiantes atletas, comunidad universitaria y público externo. Ingreso por concepto de hospedaje durante el periodo del 1 de julio de 2015 al 30 de junio de 2016: $13,843.50 (incluye ingresos recibidos y facturas pendientes). Se hospedaron los siguientes grupos: o o o o o o o o o o o

CAAMp Abilities Congreso de Escritores Campamento Trigsurveying Ingeniería Química (Proyecto REU-NSF) Cabecitas Rapadas Servicio de Extensión Agrícola Universidad de Bayamón Liga Atlética Interuniversitaria Justas Interuniversitarias Comité Olímpico Otras reservaciones individuales

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Universidad de Puerto Rico Recinto Universitario de Mayagüez Decanato de Administración

Informe Anual 2015-2016 Empresas Universitarias de Servicio Imprenta

Sometido por: José Luis Cabán Supervisor de Imprenta

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Información General A. Misión y Visión Operar y administrar una empresa universitaria de servicio de productos impresos que sea auto liquidable de manera que, aporte al presupuesto operacional del Decanato de Administración. Proveer a la comunidad universitaria el mejor servicio de impresión, publicación y asesoría en asuntos relacionados, cumpliendo con los más altos estándares de calidad establecidos. B. Descripción y Funciones La Sección de Impresos se dedica al negocio de impresión comercial. Provee todo lo relacionado a impresión de libros, documentos, manuales, invitaciones, opúsculos de cada una de las oficinas o departamentos del Recinto. No obstante ofrece servicio a otros Recintos del Sistema UPR y clientes privados. Actualmente la Sección de Impresos (Impresos RUM) es una de las imprentas comerciales mejor equipadas digitalmente en toda la mitad oeste de Puerto Rico. C. Estructura Organizacional a. Organigrama

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D. Perfil La Sección de Impresos es una unidad de servicio perteneciente a las Empresas Universitarias de Servicio del Decanato de Administración. La misma pretende ofrecerle el mejor servicio tanto a la Comunidad Universitaria como a los clientes externos al mejor precio del mercado. Teniendo como meta ser auto liquidable. Nuestra Sección cuenta con once (11) empleados, divididos en dos (2) administrativos y nueve (9) de producción. Es una de las mejores imprentas de Puerto Rico en el área de producción digital a todo color y en blanco y negro. Informe de Iniciativas, Actividades y Logros de acuerdo al Plan Estratégico A. Aumentar y Diversificar las Fuentes de Ingreso de la Institución Actividades completadas: 1. Aumentamos un 5% la cantidad de clientes externos con relación a años anteriores. 2. Continuamos aumentando la variedad de materiales utilizados de forma que podamos satisfacer a los clientes. 3. Logramos negociar con suplidor externo la impresión de “d-boards” y cruzacalles en vynil para de esta forma aumentar la oferta de servicios a nuestros clientes.

Actividades en progreso: 1. Estamos en proceso de adquirir equipo de impresión “large format”de forma que sea más costo efectivo la producción de cruzacalles y afiches grandes. 2. Para el 21 de septiembre de 2015 la Sección de Impresos tuvo una situación de que se rompió un tubo del sistema anti fuego (sprinkles) y el edificio acumulo agua de sobre 18”sobre el nivel del piso. Esta situación ocasionó que varios equipos y mucho material se dañaran. En estos momentos nos encontramos tratando de reclamar al seguro del Recinto, a través de nuestra directora de Empresas Universitarias para poder sustituir estos equipos dañados. Los equipos que tenemos que sustituir se encuentran los siguiente; compaginadora con grapadora (Duplo), dobladora (Baum), impresora de sobres “full color” entre otras.

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B. Implementar Procesos Administrativos Ágiles y Eficientes Actividades completadas: 1. Continuamos con el proceso de resguardo de data. 2. Establecimos sistema de inventario perpetuo para el almacén de materiales. 3. Tuvimos hasta el mes de mayo el cobro de los trabajos realizados en nuestras facilidades mediante un recaudador sustituto. Actividades en progreso: 1. Reclutar nuevamente una persona como recepcionista o preferiblemente como asistente de administración I de forma que se le puedan dar más tareas administrativas. C. Fortalecer el Sentido de Pertenencia y “Orgullo Colegial” Actividades completadas: 1. Se rotuló Edificio en coordinación con grupo de estudiantes de arte, del curso de rotulación.

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Universidad de Puerto Rico Recinto Universitario de Mayagüez Decanato de Administración

Informe Anual 2014–2015 Empresas Universitarias de Servicio Librería

Sometido por: Edgardo Pérez Administrador

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Información General de la Librería Colegial A. Misión y Visión Misión Mantener un inventario que nos permita tener disponible todos los libros de texto, de interés general, y materiales educativos para el desarrollo académico e intelectual del estudiante, el personal docente y administrativo del recinto. Visión Convertir a la Librería Colegial en la primera alternativa para la comunidad universitaria y público en general en la adquisición de libros y materiales educativos con la premura necesaria y el mejor precio del mercado local. B. Descripción y Funciones El propósito y filosofía del establecimiento y desarrollo de la Librería Colegial es contribuir al proceso educativo dentro de la comunidad universitaria. La misma es responsable de tener los textos de clases, libros de interés general y materiales educativos requeridos para el desarrollo académico de nuestros estudiantes.

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C. Estructura Organizacional 1. Organigrama de la Librería Colegial

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2. Perfil de la Librería Colegial La Librería Colegial consta con un equipo de trabajo de nueve empleados, cada uno de ellos expertos en sus tareas asignadas y comprometidos en ofrecer el mejor servicio que nuestros clientes esperan de una institución de prestigio y renombre como la nuestra.

Informe de Actividades de la Librería Colegial de acuerdo al Plan Estratégico A. Institucionalizar una cultura de Planificación Estratégica y Avalúo Actividades en Proceso Estamos en el proceso de ordenar los libros de texto solicitados por los Departamentos Académicos para el próximo semestre que comienza en agosto 15 de 2016. Hasta el día de hoy, hemos recibido un 90% de las solicitudes de libros pedidos y ya estamos en el proceso de redactar las órdenes a las diferentes casas publicadoras. La próxima semana, del 27 al 30 de junio de 2016 estaremos trabajando en la toma del inventario anual. Desconocemos si el mismo será supervisado por personal de la Oficina de Finanzas RUM y la Junta de Gobierno de la UPR. La administración del RUM junto con Administración Central de la UPR está trabajando en la reparación del techo del área de carga y descarga del Centro de Estudiante el cual representa un riesgo para la salud y seguridad de nuestros empleados. Ya están identificando los fondos y varias compañías han hecho las cotizaciones del trabajo que se va a realizar en dicha área. Continuamos con el proceso de orientar y educar a los Departamentos Académicos y Administrativos en cuanto a la más reciente orden del Decanato de Administración sobre las compras hechas con facturas entre cuentas y el proceso a ser llevado a cabo por parte de nosotros, la Librería Colegial, la Oficina de Finanzas y los encargados en hacer las compras. Hasta el momento todo ha marchado bien y la resistencia al cambio ha sido mínima. B. Aumentar y Diversificar las Fuentes de Ingreso de la Institución Actividades Completadas Nosotros en la Librería Colegial nos hemos enfocado en ordenar la mercancía que realmente se necesita para así evitar un exceso de inventario. Continuamos con la disminución de las devoluciones de libros. Antes del año 2004 la Librería tenía un constante problema de inventario en exceso de libros ordenados y que no se vendían. Luego de ver la tendencia del mercado y de nuestros clientes, nos dimos cuenta de la necesidad imperante de reducir las cantidades de libros ordenados. En el 2004 las devoluciones de libros ascendían a más de $600,000.00 en libros devueltos pero había una gran cantidad de libros que no tenían devolución ya sea porque la casa publicadora no aceptaba devoluciones

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o el tiempo de devolución ya había expirado. Al día de hoy continuamos devolviendo libros ya sean porque las ediciones han cambiado, hay nuevas ediciones o simplemente no se vendieron. A punto de finalizar este año fiscal hemos devuelto 2,375 libros lo cual es un total de $219,139.11 y ya hemos recibido $203,780.13 en créditos que serán utilizados para la compra de nuevos libros para el próximo semestre. Hay pendiente por recibir $5,362.10 en crédito de varias casas editoras cuyos libros se devolvieron a finales del mes de mayo 2016. Vamos a ser más exigentes al momento de ordenar libros ya que es mínimo el compromiso y apoyo por parte de la facultad para que los estudiantes compren los libros que ordenamos. Hemos mejorado y continuamos con el cobro de los cheques del Programa de Rehabilitación Vocacional tanto estatal como Veteranos. Volvimos a otorgar los créditos para la compra de libros a aquellos estudiantes que reciben la Beca Pell y no cuentan con el dinero para comprar sus libros en los que reciben sus becas mayormente a las dos semanas del comienzo de clases. El total de recaudos de la Librería Colegial durante este año fiscal, hasta hoy miércoles 22 de junio de 2016, asciende a $1,274,486.87 con una ganancia de $257,532.05.Comparado al año fiscal pasado, tuvimos un aumento en las ventas de $62,689.64 y un aumento en las ganancias de $58,698.54, casi un 30% más que el año fiscal pasado C. Implementar Procesos Administrativos Ágiles y Eficientes Proveer orientación a nuevos profesores sobre el proceso de pedidos de libros a través de la Librería Colegial. Al implementar un programa de orientación a nuevos profesores y coordinadores de los Departamentos Académicos el proceso de solicitud de libros que se lleva a cabo al final de cada semestre seria uno más llevadero y sin las clásicas tardanzas que ocurren semestralmente. Dicho programa llevaría al personal a cargo de recibir las solicitudes junto con el Administrador de la Librería a visitar los departamentos académicos y llevar la debida orientación formal. De esa forma se agiliza la entrega y posterior solicitud de libros de texto para los semestres académicos. Volver a activar nuestra página de Facebook para mantener a nuestra comunidad universitaria y público en general informados de los nuevos libros, mercancía y recordatorios alusivos a nuestro Colegio. D. Impactar a Nuestra Sociedad Puertorriqueña Promover la lectura a todos los niveles es parte de nuestra misión como librería. Por tal motivo continuamos ampliando nuestra colección de libros de interés general dando énfasis a los autores del patio También hemos mejorado la colección de libros infantiles. Los libros infantiles, en especial los de autores puertorriqueños han tenido gran aceptación con nuestros clientes y ya estamos en conversación con otras casas editoras de la isla para comprar más libros infantiles. A principio del 2016 participamos activamente en la Feria del Libro Eugenio María De Hostos donde nuestra Librería tuvo un rol protagónico y hasta el Alcalde de Mayagüez, honorable José Guillermo Rodriguez tuvo palabras de elogio hacia nosotros. El pueblo de La Sultana del Oeste tuvo la oportunidad de conocer más a la mejor

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Librería universitaria en Puerto Rico y el Caribe. El auspicio fue uno bien positivo y hemos tenido visitas frecuentes de ciudadanos del área oeste. En cuanto a nuestros artesanos, nosotros acordamos negocios con algunos de nuestros mejores artesanos y los mismos con mucho orgullo se han dedicado a elaborar piezas de artesanía puertorriqueña alusiva a nuestro Colegio. E. Fortalecer el Sentido de Pertenencia y “Orgullo Colegial” 1. Mantener un inventario completo y atractivo de recordatorios del RUM. 2. Continuar fomentando las presentaciones de libros de nuestros profesores y profesoras como de ex alumnos del RUM. 3. Continuar con la alianza Ex Alumnos, Huella Colegial y Librería la cual ha sido efectiva ya que nosotros como librería les conseguimos los recordatorios que venden a un buen precio y a la vez ellos llevan el nombre de nuestro Colegio fuera del Recinto. Tan reciente como este año todos los recordatorios vendidos por la Oficina de Ex Alumnos y Huella Colegial fueron comprados por la Librería Colegial. Ambas oficinas generamos ganancias y al final todos ganamos. 4. Llevar a la Librería Colegial más allá del RUM, que todo Puerto Rico nos conozca y nos auspicie. La Librería Colegial se daría a conocer con nuestra comunidad de que somos la alternativa al momento de adquirir los últimos y más buscados libros de textos y de interés general del mercado. Es por eso que hemos ampliado nuestra selección de libros de interés general para que no solo la comunidad universitaria se beneficie sino que toda la comunidad del área oeste tenga el acceso a nuestras facilidades. Un programa agresivo de promoción a través de la radio, prensa y televisión sería la mejor estrategia para llegar más allá de nuestro recinto e impactar de forma positiva a la comunidad.

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Universidad de Puerto Rico Recinto Universitario de Mayagüez Decanato de Administración

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Sometido por: Sra. Vanessa Alequín Báez Directora

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Información general de la Oficina de Enlace con el Personal: A. Misión: 1. Brindamos un servicio de excelencia a toda la Comunidad Universitaria y sus familiares en todo lo relacionado a tramitar los documentos para el Sistema de Retiro y de la Asociación de Empleados del Gobierno de Puerto Rico. 2. Orientamos sobre los beneficios y diligenciamos documentos relacionados al Plan Médico de la Universidad a empleados y jubilados. 3. Ofrecemos un servicio de excelencia a los empleados cobijados por el Plan Suplementario de la Federación. 4. Preparamos y administramos el Plan de Capacitación para el Personal No Docente que promueva el desarrollo y fortalecimiento de destrezas y habilidades que contribuyan a mejorar el desempeño de los empleados y su calidad de vida. B. Visión: 1. Ofrecemos un servicio de excelencia, ágil y eficiente en todas las áreas que atendemos y nos asegurarnos que nuestros visitantes se sientan satisfechos con el mismo. C. Descripción funciones generales de la oficina: 1. Planificar, coordinar y ejecutar el Plan de Capacitación y Adiestramiento del Personal No Docente del Recinto, según lo requiere la Oficina del Contralor de Puerto Rico. 2. Orientar y asesorar a los empleados sobre el proceso de retiro y los beneficios de la Asociación de Empleados del ELA. Algunos de ellos son: requisitos para solicitar la pensión, prestamos de retiro, prestamos con AEELA, etc. 3. Administrar el Plan Suplementario de Medicinas, de la Federación Laborista y los Oficiales de Tránsito y Vigilancia. Auditar las facturas recibidas de la farmacia contratada y tramitar para el pago de la misma a la Oficina de Pre Intervención. 4. Administrar el Plan Médico regular de los empleados del Recinto. Realizar el proceso de conciliación de las facturas de MCS/ ABARCA con los

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informes recibidos de la oficina de Recursos Humanos y la Sección de Nóminas 5. Planificar y administrar la entrega de uniformes de la Federación y la Guardia Universitaria.

D. Organigrama: Vanessa Alequín Báez Directora Interina

Alveliz Guzman Gueits Secretaria Administrativa I

Mariely Morales Asistente Administrativo IV

Iris Soto Asistente Administrativo III

Como es de su conocimiento, la Sra. Alveliz Guzmán comenzó a trabajar en nuestra oficina como Secretaria Administrativa I, en abril de 2015. Desde entonces, ha estado realizando las tareas de la Sra. Iris Soto, Asistente Administrativo III, sin remuneración alguna. La Sra. Soto está disfrutando de una Licencia Sin Sueldo por Enfermedad, desde el 2103 hasta el 30 de noviembre de 2016. Las funciones de la Sra. Guzmán son de suma importancia para el buen funcionamiento de la oficina. Además, es una economía en estos momentos de crisis fiscal para la Universidad. Sin embargo, es necesario contratar un personal que realice las funciones del puesto de la Sra. Soto ya que la Sra. Guzmán disfrutará de su licencia por maternidad, a partir del 15 de agosto. Para ello, solicité a Recursos Humanos la evaluación de las candidatas, de acuerdo al registro vigente, para un nombramiento sustituto de Asistente Administrativo III. Es importante tener en cuenta que, más adelante voy a necesitar un personal que cubra la maternidad de la Sra. Guzmán.

Información de Iniciativas, Actividades y Logros de acuerdo al Plan Estratégico: A. Institucionalizar una cultura de Planificación Estratégica y Avalúo: La discusión del Plan Estratégico del Decanato en estos últimos 2 años nos ha permitido identificar los objetivos en los cuales tenemos participación directa y establecer cuál sería nuestra aportación para lograrlos. Enfatizamos la

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importancia de evaluar constantemente nuestros procesos para modificarlos, de ser necesario y, corregir aquello que este mal. Este año fiscal hicimos varias modificaciones a los documentos que usamos, tales como: tablas para recopilar la información, carteros a la comunidad, reuniones, hoja de evaluación de servicios y adiestramientos, etc. Esto nos da un sentido de dirección de hacia dónde vamos y si estamos en el camino correcto para llegar a la meta. La visita de la Middle States en abril de este año nos permitió revisar nuevamente los planes estratégicos y enfocarnos en las áreas que debemos continuar mejorando. Nota: 49 empleados se van a acoger o ya lo están, a la jubilación. De ellos, 12 son docentes y 37 son no docentes, en su mayoría del Decanato de Administración (23).

B. Estar a la vanguardia de la educación superior en Puerto Rico garantizando que nuestros alumnos reciben la mejor educación: Aunque nuestra oficina no atiende a estudiantes, colaboramos con esta iniciativa a través de los adiestramientos que coordinamos para todo el personal. En los mismos se promueve el desarrollo de destrezas y habilidades necesarias para realizar las funciones de los puestos que ocupan, haciéndolos más efectivos, eficientes y competitivos. Este año fiscal, ofrecimos 30 adiestramientos a todo el personal No Docente. Nuestro enfoque principal fue atender unas deficiencias previamente señaladas por algunos directores y supervisores de nuestro Decanto. Algunos de los temas discutidos fueron: Deberes y Responsabilidades del Personal No Docente, Acomodo Razonable en el lugar de Empleo, Acuerdos Contractuales, Medidas Disciplinarias, Entrada de Requisiciones, Transferencias Electrónicas, Adiestramientos ORACLE 12, Relaciones Interpersonales, entre otros. Para más detalles, ver anejos. Según las hojas de asistencia, impactamos 689 empleados durante todo el año. C. Aumentar y Diversificar las fuentes de Ingreso de la Institución: Hemos hecho buen uso de los fondos asignados a nuestro presupuesto. Promovemos sanas prácticas de administración pública que redunde en economías para la oficina y el Decanato. Por ejemplo: reciclamos papel, plástico, eliminamos las impresoras individuales, apagamos las luces y aires acondicionados cuando no estamos en las oficinas, entre otras medidas internas.

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D. Implementar Procesos Administrativos Agiles y Eficientes: Proyectos de trabajo seleccionados: Segundo semestre 2015: Orientación al personal sobre la cubierta del plan médico, requisitos de elegibilidad, proceso de renovación, cambios en el plan, jubilación, acomodo razonable, entre otros Se enviaron varios carteros a toda la comunidad universitaria en los que se orientó al personal del Recinto en estos temas. Además, se ofrecieron adiestramientos a todo el personal en los que se incluyeron estos temas. Primer Semestre 2016: Desarrollar un manual o guía de procedimiento que explique todo lo concerniente al área de planes médicos. Con el propósito de evaluar los procesos y compartir conocimiento, decidimos que cada una desarrollaría un manual o guía de procedimientos de sus respectivas áreas. Actualmente, la sección de Planes Médicos es la única que tiene un borrador de lo que pretende recoger en su documento. Registro en línea de los participantes a los adiestramientos: Este proyecto no se ha completado debido a la instalación del sistema ORACLE. Sin embargo, logramos que nos crearan una cuenta electrónica: [email protected]. A través de esta, las personas se registran para los adiestramientos. WEBINAR: Este proyecto fue una encomienda que nos diera el Decano de Administración a la Sra. Lissette V. González, Directora de Recursos Humanos y esta servidora, con el propósito de cumplir con los requerimientos del Contralor para empleados de nueva contratación. Nos reunimos con el Sr. Rolando Rodríguez, Coordinador de Servicios Técnicos al Usuario de ADEM, para que nos orientara cómo podíamos hacer el mismo. Luego, le presentamos la estructura de lo que será el programa al Decano. Actualmente, estamos en el proceso de revisar las presentaciones con el Sr. Rodríguez e intercambiar impresiones de lo que serán los detalles finales.

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La semana que viene nos reuniremos con él para discutir este asunto y ver cuándo podemos comenzar a grabar. Plan Suplementario de Medicinas: Nos hemos propuesto ser más rigurosas en la auditoría de las facturas de este plan, como parte de una medida cautelar ante la crisis fiscal que atraviesa Puerto Rico y, que ciertamente nos ha afectado. Le enviamos una carta al Sr. David Martínez, recordándole las estipulaciones del contrato y enfatizándole que no se estará autorizando el despacho de medicamentos no cubiertos por el plan. E. Fortalecer la investigación y la Labor Creativa Competitiva: Entiendo que no es algo en que colaboremos directa o indirectamente ya que en el Recinto hay oficinas que atienden estos asuntos de la docencia e investigación. F. Impactar a nuestra sociedad puertorriqueña: Conscientes de los problemas sociales que nos aquejan y de que los mismos influyen directa o indirectamente en el escenario de trabajo, siempre incluimos temas de crecimiento personal, promoción de la salud emocional y sana convivencia laboral en nuestro Plan de Capacitación para el Personal No Docente para cada año fiscal. Este año ofrecimos temas como: Equilibrio y Familia, Relaciones Interpersonales, Manejo de la conducta Suicida, Ética en la Tecnología, Trabajo en Equipo y Supervisión Efectiva. Además, colaboramos en el desarrollo y apoyamos actividades de labor comunitaria dentro y fuera del Recinto, tales como: Marcha Rosada, Feria de Salud, Relevo por la Vida, Marcha Violeta, etc. De esta forma, aportamos nuestro granito de arena por un Puerto Rico mejor. G. Fortalecer el sentido de pertenencia y “orgullo colegial”: En el caso particular de nuestra oficina he instituido un lema: “La Universidad somos todos, pero el Colegio se distingue y hace la diferencia.” En cada una de nuestras actividades cotidianas enfatizó que trabajar aquí es un orgullo y un privilegio. Tenemos que cuidar esta inversión y cada día dar nuestro mejor esfuerzo por hacer que el COLEGIO brille como una estrella en cada actividad, servicio, que hagamos o demos. Promuevo mucho el trabajo en equipo. Es una forma de apoderamiento.

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Sometido por: Sr. Ángel Pérez Pacheco Director

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Información General del Decanato y Unidades Adscritas 1.

Misión y Visión Es mantener el control de los procesos administrativos y fiscales, velar y asesorar sobre el fiel cumplimiento de las políticas y normas institucionales, estatales, federales, privadas y otras. Proveer una alta calidad de excelencia en los procesos administrativos y fiscales. Que los mismos fluyan de forma que se alcance la eficiencia conforme a la reglamentación.

2.

Descripción y Funciones El Departamento de Finanzas tiene la encomienda de dirigir, coordinar y supervisar todas las operaciones fiscales del Recinto, el Centro de Investigación y Desarrollo, la Estación Experimental Agrícola y el Servicio de Extensión Agrícola aplicando la reglamentación vigente Certificación Número 107, 1984 – 85 “Reglamento General de Finanzas y Contabilidad”, en la Universidad de Puerto Rico y otros reglamentos y procedimientos. El Departamento de Finanzas se compone de diez oficinas con sus funciones definidas, a saber: Oficina del Director, Oficina de Contabilidad, Oficina de Recaudaciones, Oficina Fiscal de Asistencia Económica, Oficina de Pagaduría, Oficina de Preintervención, Oficina de Préstamos, Cobros y Reclamaciones, Oficina de Seguros y Fianzas, Oficina de Compras y Oficina de Nóminas. 1. Oficina del Director - El Director de Finanzas dirige ocho oficinas con sus respectivos supervisores y subalternos. En unión a la Subdirectora y Supervisores tiene la encomienda de dirigir, coordinar y supervisar todas las operaciones fiscales del Recinto, el Centro de Investigación y Desarrollo, la Estación Experimental Agrícola y el Servicio de Extensión Agrícola aplicando la reglamentación vigente Certificación Número 107, 1984 – 85 “Reglamento General de Finanzas y Contabilidad”, en la Universidad de Puerto Rico y otros reglamentos y procedimientos. Además, tiene a su cargo la supervisión de las funciones de la Sección de Seguros y Fianzas. 2. Oficina de Contabilidad - La Oficina de Contabilidad del Recinto Universitario de Mayagüez tiene como función principal y/o responsabilidad de mantener el Sistema Financiero del Recinto proveyendo información actualizada, exacta y detallada de los recursos fiscales. Además es la responsable de mantener los procedimientos de Contabilidad generalmente aceptados. Nuestro sistema financiero es parte integral del Sistema de Información Financiera de la Universidad de Puerto Rico (UFIS). Su funcionamiento está regido por el Reglamento General de Finanzas y Contabilidad y las

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disposiciones de la Ley de la Universidad de Puerto Rico, los Procedimientos, Normas, Certificaciones y Circulares emitidas por los organismos oficiales de la Universidad de Puerto Rico. 3. Oficina de Recaudaciones - Esta oficina es responsable de recibir y depositar las recaudaciones de fondos que surgen de las actividades de la Institución. Para realizar esta labor contamos con Recaudadores Auxiliares destacados en las diferentes unidades del Recinto que reciben ingresos para las arcas universitarias. Además, a estos Recaudadores se les ofrece capacitación y orientación sobre procedimientos a seguir, según la reglamentación en la Certificación # 52 (2005-2006) y enmiendas al mismo. 4. Oficina Fiscal de Asistencia Económica - La Oficina Fiscal tiene como deber y responsabilidad desembolsar y manejar los fondos recibidos para el pago de las diferentes becas o ayudas económicas, especialmente las de Fondos Titulo IV. Esta fiscalización incluye asegurar que los fondos estén presupuestados correctamente y a tiempo, que se utilizan de acuerdo a la política fiscal (Blue Book) y a los propósitos de las cuentas. Además, que los procesos y controles se están llevando acabo y las transacciones se registran y se reportan correctamente. También se reconcilian mensualmente las cuentas para que los gastos vayan de acuerdo a lo presupuestado y/o que los ajustes presupuestarios se han hecho para reflejar un cambio en el presupuesto original. En resumen, nuestra oficina controla internamente la administración de los programas de asistencia económica. En la Oficina Fiscal se procesan los pagos a los estudiantes que reciben las ayudas de Beca Legislativa Graduada y Subgraduada, Becas Federales (PELL y FSEOG), Préstamos Directos (DL), el Programa Federal de Estudio y Trabajo (FWSP) y los pagos de Ayudantías Graduadas y Subgraduadas. 5. Oficina de Pagaduría - La Oficina de Pagaduría tiene la función de procesar, firmar y distribuir todos los cheques y pagos electrónicos que surjan del pago de los compromisos institucionales. Estos se efectúan de una cuenta bancaria centralizada de balance cero de la Administración Central. 6. Oficina de Preintervención - La pre-intervención de documentos fiscales es un mecanismo de control que comprende una serie de tareas encaminadas a verificar la legalidad, propiedad y exactitud de documentos antes de incurrir en el pago de un compromiso o de aprobar el desembolso. Cada solicitud de desembolso requiere que los documentos que acompañan la misma cumplan con la reglamentación y circulares vigentes.

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7. Oficina de Cobros, Reclamaciones y Préstamos - La Oficina de Cobros, Reclamaciones y Préstamos tiene bajo su responsabilidad la administración y el fiel cumplimiento de las directrices de la Certificación Número 101, 20002001 de la Junta de Síndicos (según enmendada) relacionada al “Reglamento para el Cobro de Deudas de la Universidad de Puerto Rico” a estudiantes, egresados, personal del Recinto, compañías externas, agencias federales y estatales entre otras y de los reglamentos de los Préstamos: Federales, de Emergencia e Institucional GEER. Entre los Préstamos Federales se encuentran: PERKINS, “National Defense” y “National Direct”. 8. Oficina de Seguros y Fianzas - Nuestras funciones se desarrollan coordinadas con la Administración Central de la Universidad de Puerto Rico y con cada dependencia del Recinto de acuerdo a la necesidad presentada. Procesamos reclamaciones de accidentes, manejo y control de pérdida de equipos y responsabilidad pública que ocurran dentro y/o fuera de los predios de la institución. Estas estarán bajo la cubierta en las pólizas emitidas por la Universidad de Puerto Rico en coordinación con el Comisionado de Seguros. 9. Oficina de Compras y Suministros- Dirigir, supervisar, planificar y coordinar todas las actividades relacionadas con los procedimientos administrativos para las compras, desarrollar e implantar las normas, según corresponda. Planificar, organizar y realizar las adquisiciones, de acuerdo al plan estratégico de la UPR Recinto de Mayagüez, estableciendo metas a mediano y largo plazo para lograr que la unidad alcance la satisfacción adecuada de los peticionarios con productos de alta calidad al menor costo posible y en un lapso razonable de tiempo. 10. Oficina de Nóminas La Sección de Nóminas es responsable de preparar el pago quincenal de sueldos y realizar los descuentos correspondientes para los empleados y estudiantes a jornal del Recinto Universitario de Mayagüez (RUM), Centro de Investigación y Desarrollo (CID), Servicio de Extensión Agrícola (SEA) y Estación Experimental Agrícola (EEA). A. Estructura Organizacional

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1. Organigrama del Departamento de Finanzas

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Perfil del Departamento

El Departamento de Finanzas cuenta con 53 empleados no docentes, los cuales se clasifican de la siguiente manera: 1. 2. 3. 4.

Confianza – 2 Gerenciales – 5 Permanentes – 44 Temporeros - 2

Informe de iniciativas, actividades y logros de acuerdo al Plan Estratégico A. Aumentar y Diversificar las Fuentes de Ingreso de la Institución 1. Se realizaron tres procesos de matrícula: i. 1er Semestre 2015-2016 1. Se matricularon 12,733 estudiantes y el evalúo total ascendió a la cantidad de $11,822,048.24 2. El pago de los estudiantes se desglosa a continuación: Pago en finanzas – 995 estudiantes (15%) Pago en línea – 5,648 estudiantes (85%) 3. Se facturaron a Beca Pell 6,148 estudiantes y se recibió por transferencia electrónica la cantidad de $5,010,884.08 4. Se procesaron 240 estudiantes con beca privadas por la cantidad de $182,404.70 a quince (15) agencias gubernamentales y privadas. 5. Se procesaron 2,843 planes de pago a plazos por la cantidad de $93,680.94. 6. Se procesaron 2,895 exenciones por la cantidad de $2,276,824.64. 7. Se procesó el archivo de seguro médico a 879 estudiantes por la cantidad de $370,868.00. ii. 2do Semestre 2015-2016 1. Se matricularon 12,230 estudiantes y el evalúo total ascendió a la cantidad de $11,071,390.36. El pago de los estudiantes de desglosa a continuación: 1. Pago en Finanzas – 972 estudiantes (16%) Pago en Línea – 5,020 estudiantes (84%) 2. Se facturaron a Beca Pell 6,338 estudiantes y se recibió por transferencia electrónica la cantidad de $ 5,030,322.21. 3. Se procesaron 235 estudiantes con beca privadas por la cantidad de $202,907.83 a trece (13) agencias gubernamentales y privadas. 4. Se procesaron 2,328 Plan de pago a plazos por la cantidad de $ 160,779.20.

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5. Se procesaron 2,786 exenciones por la cantidad de $2,174,658.30. 6. Se procesó el archivo de seguro médico a 730 estudiantes por la cantidad de $424,589.00. iii. Verano 2015 1. Se matricularon 4,711 estudiantes y el evalúo total ascendió a la cantidad de $1,329,272.52. 2. El pago de los estudiantes de desglosa a continuación: Pago en finanzas – 914 estudiantes (20%) Pago en línea – 3738 estudiantes (80%) 3. Se procesaron 72 pagos a becas privadas por la cantidad total de $23,963.40 a seis (6) agencias gubernamentales y privadas. 4. Se procesaron 765 exenciones por la cantidad de $174,574.50. 5. Se procesó el archivo de seguro médico a 33 estudiantes por la cantidad de $5,261.00. 6. Se crearon o modificaron los siguientes conceptos de pago en línea: a. Materiales Laboratorio de Electrónica b. Cohemis-Conferencia Ingeniería, Justicia Social y Paz c. Olimpiada Iberoamericana de Matemáticas-Cuota Ibero d. Olimpiada de Matemáticas-Donativo OMPR e. Equipo y Pre-Equipo Natación f. Integrated Circuit Design Laboratory-Donativo g. National Society of Professional Engineers(NSPE) RUM-Donativo h. CRC 2015-Construction Research Congress i. Programa Acuático - Membresía Exalumnos j. Symposium Registration-Beyond Academia k. Reválida Colegio Químicos l. Tarjeta Sala de Estudio ININ m. InMe-Donativo Actividades n. InMe- Uso facilidades o. InMe-Donativo Becas Estudiantiles p. InMe-Donativo Remodelación Edificio q. InMe-Voucher Corte Tradicional r. InMe-Voucher Soldadura TIG AI/Steel s. InMe-Voucher Corte Laser/Plasma t. InMe-Voucher Dynamometer u. InMe-Voucher CAD/CAM/CNC v. InMe-Donativo Crome-Robots w. InMe-Donativo SAE/Aero Design x. InMe-Donativo SAE/Baja

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y. InMe-Donativo SAE/Formula z. InMe-Donativo Carro Solar aa. InMe-Donativo ASME/HPVC bb. InMe-Donativo NASA/DART cc. InMe-Donativo NASA/Moonbugy dd. Campamento de Verano Ingeniería de Software y Ciencia de Computación ee. Intensive English Summer Institute-Individual ff. Intensive English Summer Institute-4 Package and TOEFL Workshop gg. Southern Region Cooperative Soil Survey Conference 2016 hh. Model Factory-Electronic Products ii. Model Factory-CNC Machining & 3d Printing jj. ISTH 2016 2. Se ha continuado la promoción del pago a través del WEB, aumentando el uso del mismo entre el estudiantado y permitiendo que prestatarios morosos o que se les hacía difícil realizar el pago por correo o personalmente, pudieran efectuar el mismo sin la necesidad de visitar nuestra oficina. Este sistema además, disminuyó significativamente la necesidad de realizar ajustes a la cuenta del Préstamo Institucional GEER. 3. Por segundo año consecutivo se mantiene el “cohort default” en cero para los Préstamos Federales. 4. Evaluación y seguimiento anual de las cuentas Declaradas Incobrables. 5. Evaluación y seguimiento mensual de las cuentas morosas de los Préstamos Perkins y GEER. 6. Referido de cuentas por cobrar de Agencias Gubernamentales a la Oficina de Asesoría Legal RUM, para mantener el control de la morosidad “Cohort Default”. 7. Para el Año Fiscal 2015-16 se facturó un total de $190,551.75 en matrículas, de los cuales se ha cobrado $184,464.15. Logrando cobrar el 96.8% de lo facturado a mayo 2016. 8. Manejo de la facturación de la Librería a las compañías de Rehabilitación Vocacional y Veteranos. 9. Continuamos con la utilización del indicador de deudor a todos los préstamos morosos logrando cumplir con la recomendación realizada por auditores internos de la Universidad de Puerto Rico, logrando establecer planes de pago. i. Del Préstamo Institucional GEER : 1. De julio a diciembre 2015 Se otorgaron $25,000.00 Se Cobraron $25,364.47 ($23,535.96 en principal, $1,038.84 en intereses y $789.67 en recargos). 2. De enero a mayo 2016 Se otorgaron $ 16,000.00

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Se cobraron $17,963.78 ($15,270.71 en principal, $1,532.33 en intereses y $1,160.74 en recargos). Al 31 de mayo de 2016 se cobraron del Préstamo GEER: $38,806.67. ii. Del Préstamo Federal PERKINS : 1. De julio a diciembre 2015 cobramos $14,199.71 ($12,071.70 en principal, $1,963.22 en interés y $164.79 en recargos). De enero a mayo 2016, cobramos $7,469.80 ($6,159.93 en principal, $1,174.91 en interés y $135.66 en recargos). Al 31 de mayo de 2016 se cobraron del Préstamo PERKINS: $21,669.51 iii. Facturación 1. Verano 2015 a. Se facturó $9,252.05, logrando cobrar el 100% de lo facturado. 2. De agosto a diciembre 2015 a. Se facturó $101,131.23, logrando cobrar el 100% de lo facturado. 3. De enero a mayo 2016 a. Se facturó $90,096.89, logrando cobrar al 31 de mayo la cantidad de $84,007.47 representando el 93.2% de lo facturado. 10. Mediante indicador de deudores se ha logrado una mejor efectividad en el cobro de cuentas por cobrar con un envejecimiento mayor. 11. De los casos declarados incobrables hemos logrado recuperar la cantidad de $4,716.82 durante este año fiscal. 12. Del Préstamo Institucional GEER: se otorgaron $41,000.00, y cobramos $38,806.67 disminuyendo la deuda por cobrar. 13. Del Préstamo Federal PERKINS cobramos $18,930.05 en principal, $3,343.62 en intereses y $310.05 en recargos. (a mayo 2016) 14. Al 30 de mayo de 2016- las cuentas por cobrar presentan un balance de $3,732,766.16 Hubo una Disminución en las cuentas por cobrar por la cantidad de $683,901.82 B. Implementar Procesos Administrativos Ágiles y Eficientes 1. Asistir a Reuniones de Orientación Programa Ley 52 e implementación del mismo junto a la Oficina de Recursos Humanos 2. Asistir a Taller de Prevención de Fraudes, ofrecido por el Banco Popular de Puerto Rico 3. Participación integral en reuniones y adiestramientos sobre la Interfase de Cash Management Cuenta de Ingresos 4. Se ofreció el Taller de Búsqueda de Pagos SIA R12 y Transferencias Electrónicas

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Se ofreció Orientación de Transferencias Electrónicas Se ofreció Taller de Pagos Electrónicos a personal de SEA y EEA Asistir a reuniones en Administración Central sobre Proyecto NEXT Empleados del Departamento de Finanzas asistieron a taller sobre hojas de asistencia 9. Participación en reuniones acerca del documento de Relevo de Responsabilidad 10. Se llevan a cabo reuniones sobre los procesos de cierre de año fiscal 11. A diario se registran transacciones contables en la cuenta de las Becas Federales Pell y FSEOG. Además en las cuentas de Beca Estatal (Legislativa sub-graduada y graduada), Programa Federal de Estudio y Trabajo (FWSP) y la del Programa de Préstamos Directos (DL). 12. Regularmente se atienden estudiantes para tramitar su Depósito Directo, ya sea para ingresar o cambiar su número de cuenta. Actualmente hay 14,499 participantes activos de Depósito Directo, de los cuales 90 son estudiantes de nuevo ingreso (2016-2017). 13. Se procesaron en el Programa de Asistencia Económica 56 Formularios de Pago, 20 Informes de Deudor y 23 Formularios de Cancelaciones de Cheques, de Depósitos Directos y Pagos Reversados referidos por la Oficina de Pagaduría. 14. Se procesaron 79 Comprobantes de Pagos de todas las Ayudas Económicas. 15. Todos los procesos de pago, ajustes y cancelaciones correspondientes a Beca Pell se envían al Gobierno Federal a través del “Sistema Portal Next” para conciliar con COD. 16. La Oficina Fiscal es facilitadora entre la oficina de Asistencia Económica y los estudiantes para los Préstamos Alternativos “Sallie Mae”. Durante este año académico se recibieron 49 casos de préstamos alternativos. 17. Se procesaron 4,692 casos correspondientes a horas trabajadas ascendentes a $844,072.35 de los cuales 4,690 casos fueron en Depósito Directo para un monto de $843,735.22. 18. Se procesaron 50,643 casos por concepto de Beca Federal PELL ascendentes a la cantidad de $35,868,363.85 de los cuales 36,961 casos fueron en Depósito Directo ascendentes a $24,899,588.96 esto incluye dos pagos de libros al comienzo de cada semestre académico. 19. Se procesaron 1,687 casos por concepto de Beca Federal SEOG ascendentes a la cantidad de $573,463.80 de los cuales 1,680 casos fueron en Depósito Directo ascendentes a $571,626.30.

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20. Se procesaron 7,336 casos ascendentes a la cantidad de $7,233,547.05 por concepto de Ayudantías Graduadas y Subgraduadas con 7,250 casos de Depósito Directo ascendentes a $7,170,061.76. 21. Se procesaron 290 casos por concepto de Beca Legislativa Graduada para un total de $205,856.50 de los cuales 286 casos fueron en Depósito Directo ascendentes a $203,606.13. 22. Se procesaron 4,970 casos de Beca Legislativa Sub Graduada para un monto total de $496,294.00 de los cuales 4,965 casos fueron en Depósito Directo ascendentes a $495,794.00. 23. Se procesaron 2,932 casos por concepto de Préstamo Federal Subgraduado para un total de $7,704,073.00 de los cuales 2,844 casos fueron en Depósito Directo ascendentes a $7,491,085.00. 24. Se procesaron 280 casos por concepto de Préstamo Federal Graduado para un total de $1,099,057.00 de los cuales 273 casos fueron en Depósito Directo ascendentes a $1,066,406.00. 25. La Oficina de Seguros y Fianzas atendió los siguientes casos: i. Certificaciones de Seguro a Estudiantes de Prácticas e Internados – 421 ii. Endosos al RUM – 5 iii. Endosos a Terceros – 62 iv. Campamentos de Verano – 15 v. Reclamaciones al Seguro de Responsabilidad Pública – 144 26. Durante el año fiscal 2015-2016, la oficina de Pagaduría generó un total de 168,147 transacciones de pago electrónicas y de cheques. El total de transacciones electrónicas fue de 136,622. Las transacciones electrónicas realizadas fueron 69,476 para pago de sueldo, pago a suplidores 11,582, beca Pell 39,520, beca legislativa 13,202 y préstamos por 2,842. 27. Los pagos realizados a suplidores por medio de Wire Transfer fueron 339 28. Los cheques generados fueron un total de 15,593. Los cheques por concepto de sueldo fueron 6,667; Beca Pell 1,211; suplidores 7,509; préstamos 144 y 62 para el pago de otras becas. La entrega de cheques a estudiantes se realiza por ventanilla. Se requiere a los estudiantes la entrega de evidencia de depósito directo y tarjeta de estudiante del Recinto Universitario de Mayagüez. Se está solicitando la entrega de la información bancaria tanto a estudiantes, empleados como a los suplidores, para que sus futuros pagos se realicen de manera electrónica. 29. Se realizaron 271 cancelaciones de cheques. Dichas cancelaciones corresponden a 260 de suplidores, 2 de beca, 7 de nóminas y 2 de préstamos. 30. La Oficina de Cobros, Reclamaciones y Préstamos logró eliminar todos los señalamientos hechos por la Oficina del Contralor.

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31. Se estableció programación para extender las gestiones y seguimiento de cobros a exalumnos y exempleados mediante Notificación de Deuda en Cobros Fina y la Herramienta de Bulk Mail 32. Se mejoró la Programación en el Sistema de Deudores para establecer reportes de envejecimiento con mayor información. 33. Se establecieron conceptos en el Sistema de Deudores para identificar las cuentas por cobrar referidas por el CID, SEA y EEA 34. Se logró la contestación del Presidente para declarar una cuenta por cobrar Incobrable. 35. Se ofreció adiestramiento a personal del CID sobre los procesos y manejos de las cuentas por cobrar. 36. Se establecieron medidas de control en el proceso de referido de multas de tránsito para disminuir los errores. 37. Se auditaron las cuentas por cobrar trimestralmente 38. Se sometieron los Informes de Incobrables correspondientes a diciembre 2015 y a junio 2016, respectivamente. 39. Cumpliendo con la Reglamentación Federal que solicita la contratación de compañías externas “Third Parties”, se ha continuado renovando el contrato con la compañía crediticia “Trans Union” de Puerto Rico, de esta forma se ha mantenido el control de cambios en direcciones, teléfonos y actualización de información de los deudores. 40. Logramos mejorar la información del Proyecto Cuentas por Cobrar, detallando las mismas por conceptos. 41. Se mantuvo el control de todas las cuentas referidas, incluyendo los incobrables mediante los controles internos establecidos. 42. Hemos mantenido nuestra información al día y auditada conforme a las Regulaciones Federales Institucionales. A su vez promoviendo el fiel cumplimiento de la “Ley de Confidencialidad” de nuestros deudores. 43. Se refirieron 136 casos a la Agencia de Cobros del Licenciado del Valle, detallados como sigue: Préstamo GEER (10), Préstamo Perkins (2), Cuentas por Cobrar (124) 44. Se continuó con el envío de Aviso de Cobro a estudiantes deudores y empleados mediante correo electrónico (e-mail) y continuamos enviando los siguientes Avisos de Cobros: Recordatorio y/o Notificación de Deuda, Primer Aviso, Segundo Aviso y Último Aviso para el recobro de deudas de Ex alumnos, Agencias Externas, Ex empleados y otros (para cumplir con las economías institucionales, solamente estamos enviando por correo el último aviso). 45. Se establecieron planes de pago a casos de ex empleados por concepto de deudas de licencias, ex alumnos y a empleados del RUM utilizando el descuento por nómina. 46. Al 31 de marzo de 2016 las cuentas cobradas presentan un balance de $4,192,475.36 47. Se recibieron 21,771 referidos para el cobro de deudas 48. La sección de nóminas logró cumplir con todas sus responsabilidades durante el año natural 2015-16. Este año tuvimos que cumplir con varias

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nóminas especiales, según la Administración Universitaria llegaba a acuerdos con la Hermandad de Empleados Exentos No Docentes, Federación Laborista y Sindicato de Trabajadores de las Estaciones Agrícolas. 49. Archivo electrónico. Continuamos digitalizando todos los documentos trabajados para evitar enviar más documentos al archivo histórico. 50. En coordinación con el Centro de Investigación y Desarrollo, realizamos las certificaciones a los Profesores Investigadores con proyectos de Investigación cualificados para exención contributiva del año contributivo 2012 al 2015. Logramos realizar certificaciones del año contributivo anterior, para investigaciones que eran continuidad de años anteriores. 51. Se continuó aumentando el número de entidades que reciben el pago de descuentos realizados a empleados de forma electrónica, así como las evidencias e informes, disminuyendo el uso de papel, sellos y sobres. 52. Se logró un aumento en los pagos de sueldos a empleados y estudiantes a jornal por depósito directo. 53. Ha coordinado los trabajos, junto al Comité de Nóminas a nivel sistémico, para la configuración del módulo de nóminas, proceso de pruebas, paralelos, adiestramientos y puesta en producción para la primera quincena de agosto 2016. 54. La Oficina de Preintervención procesó 3,554 pagos directos; 1,100 reembolsos de dietas; 1,226 pagos “Cash on Delivery”; 1,757 reembolsos; 506 anticipos de viaje; 514 liquidaciones de viaje; 221 solicitudes de viaje; 4,354 órdenes de compra 55. Digitalización y organización de los archivos de la oficina de Preintervención para un mejor control y protección de documentos fiscales. 56. Implantación del proceso de pagos electrónicos en la Oficina de Preintervención, como meta establecida en el año fiscal anterior. 57. Se concilió toda la información financiera provenientes de otros módulos tales como Compras y Cuentas a pagar a través del Sistema Financiero UFIS. 58. Se contabilizaron todas las recaudaciones que no pudieron ser generadas a través del proceso de interface del Sistema UFIS. 59. Se contabilizaron todas las Transferencias Bancarias reflejadas en Estado Bancario del Banco de Ingresos en el Sistema Financiero UFIS. 60. Se realizaron las diferentes conciliaciones Bancarias de los siguientes bancos: i. Banco 1111 – Ingresos ii. Banco 1122 – Prestamos Federales iii. 1123 – Becas Federales iv. Banco 1126 – Sueldo v. Banco 1128 - Ayudantía vi. Banco 1129 - Desembolsos vii. Banco 1199 – Entre Unidades

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61. Se recibieron visitas y/o llamadas telefónicas por los Auditores Internos de Administración Central, y se les proveyó de toda información solicitada. Así como Auditores de la Oficina del Contralor de Puerto Rico. 62. Se prepararon todos los informes requeridos por Administración Central, así como los Anejos correspondientes al cierre de Año Fiscal y la preparación de los Estados Financieros. 63. Se prepararon diferentes informes financieros a través del Programa “Discover Viewer”; para uso de los Departamentos y/o Decanos del Recinto, así como, para los procesos internos de la Oficina. 64. Se asistieron a diversas reuniones, tanto en el Recinto como en Administración Central. Además, como parte de mejoramiento profesional, se acudieron a los diferentes adiestramientos. C. Impactar a Nuestra Sociedad Puertorriqueña 1. Por primera vez acogimos a 6 estudiantes participantes del Programa de Primera Experiencia Laboral del Decanato de Administración de Empresas. D. Fortalecer el Sentido de Pertenencia y “Orgullo Colegial” 1. Participación en la Feria de Servicios y Programas del RUM durante la Semana de Orientación a Estudiantes de Nuevo Ingreso 2. Entrega de folleto informativo del Departamento de Finanzas. 3. A través del servicio esmerado, rápido y responsable que brindamos a la comunidad universitaria (estudiantes y empleados) como al público en general, dejamos una impresión profesional y personal en todos los que se allegan a nuestras facilidades, ya sea personalmente, por teléfono o electrónicamente. 4. Se mantiene informada a la comunidad universitaria mediante mensajes electrónicos de situaciones particulares sobre Pagos, Programa de Estudio y Trabajo o cualquier otra información importante relacionada a los programas de Asistencia Económica. 5. Se mantiene comunicación constante con la Oficina de Asistencia Económica, Centro de Cómputos, Administración Central de Asistencia Económica y COD para mantener conciliados los casos de estudiantes tanto en el Sistema Portal Next como en SIA y COD. 6. La oficina de Nóminas del Recinto, ha estado trabajando durante el último año en el diseño y configuración del Sistema Oracle HRMS como líderes del Comité de Nóminas. 7. Participamos en presentaciones en el Recinto de Arecibo, Administración Central y en Mayagüez, mostrando la funcionalidad del Sistema Oracle

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junto a representantes del Comité de Recursos Humanos y “Labor Distribution”. 8. Participamos en la presentación del Sistema Oracle HRMS a la alta gerencia de la Institución, Rectores y el Presidente. 9. Durante la primera semana del mes de julio 2016, recibiremos en nuestro Recinto, personal de las Oficinas de Nómina de Utuado, Arecibo, Aguadilla y Ponce, a quienes le ofreceremos el adiestramiento del nuevo Sistema Oracle HRMS, Módulo de Nóminas.

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Universidad de Puerto Rico Recinto Universitario de Mayagüez Decanato de Administración

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Sometido por: Sra. Vanessa Alequín Báez Directora

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Información General de la Oficina de Igualdad de Oportunidades en el Empleo: A. Misión: Garantizar la igualdad de condiciones y oportunidades a todos los empleados y aspirantes a empleo, conforme a las leyes estatales y federales que nos cobijan. B. Visión: Promover y asegurar, a través de la diseminación de información y la coordinación de actividades educativas, un ambiente laboral libre de toda manifestación de discrimen, seguro y saludable. C. Descripción funciones generales de la oficina: Planes de Acción Afirmativa: 6. Documento que recoge los esfuerzos de acción afirmativa por parte del patrono para garantizar la igualdad de oportunidades en el empleo a los grupos minoritarios. Se preparan tres: Federal, Orden Ejecutiva 11246, (OFCCP) Acción Afirmativa para el Empleo de la Mujer, Ley 212 de 3 de agosto de 1999 Personas con Impedimentos, Ley 238 de 31 de agosto de 2004(Lissette V. González es la Oficial de Enlace con la OPPI y es quien prepara el Plan de Trabajo, con la colaboración del comité) Plan de Veteranos, Ley de Rehabilitación Vocacional de 1973 Nota: Desde el 2011, no se prepara el Plan de Acción Afirmativa Federal debido a una auditoría interna que la Oficina de Cumplimiento de Contrato Federal llevó a cabo en Administración Central y el Recinto de Ciencias Médicas. La Srta. Christie Ramírez, Coordinadora de los Oficiales de Cumplimiento en aquel entonces, nos instruyó a esperar los resultados de la misma, ya que la forma en que se estaba preparando el documento no era la correcta. Actualmente, la Sra. Érica Díaz, Directora de Recursos Humanos de Administración Central, ha mantenido las directrices de la Srta. Ramírez. De hecho, nos reunimos con el Sr. Marcos Beauchamp, Coordinador de Auditorías de AC, para discutir este asunto recientemente. El Sr. Beauchamp nos indicó que, por los cambios que entraran en vigor ahora de ORACLE la data que estoy analizando no está correcta. De todos modos y, siguiendo las instrucciones del Decano de Administración estoy analizando la data que he recibido de las respectivas oficinas de Recursos Humanos, para preparar el plan.

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7. Informes: Informe Semestral sobre el Progreso en el Empleo de la Mujer Informe Anual sobre el Progreso en el Protocolo para el Manejo de Casos de Violencia Doméstica en el Lugar de Empleo Informe VETS100 Encuesta personas con impedimentos en nuestra fuerza laboral (en agenda para realizarla entre julio y agosto, luego de que le den instrucciones a la Sra. Lissette V. González, sobre el formulario que se está trabajando para ello) 8. Adiestramientos, Actividades Educativas, requeridos por ley: Hostigamiento Sexual en el Empleo Ley ADA, Acomodo Razonable Violencia Doméstica en el Lugar de Empleo Leyes Protectoras de la Mujer Trabajadora Programa de Acomodo Razonable: Recibimos y evaluamos las peticiones de acomodo razonable. Coordinamos las evaluaciones con el médico ocupacional y las visitas a las áreas de trabajo. Una vez recopilada la información, referimos el caso para la evaluación del Comité de ADA. Mantenemos un archivo confidencial de los casos atendidos activos y pasivos. Mantenemos un archivo de los contratos y servicios del médico ocupacional. Mantenemos un archivo de todo lo relacionado al Comité de ADA. Los casos que no cualifican para acomodo razonable son referidos para la atención de la Oficina de Recursos Humanos y, posteriormente, a la del Decano de Administración. Durante este año fiscal evaluamos 10 casos de acomodo razonable, de los cuales 1 fueron revisión. En lo que va del mes de junio hemos recibido 3 solicitudes, las cuales ya fueron evaluadas por el médico. Falta evaluarlas en el Comité. Actualmente, tenemos 20 empleados con acomodo razonable. Funciones del Oficial de IOE ó Coordinador de Acción Afirmativa: 1. Supervisar y asegurar el fiel cumplimiento de las leyes y reglamentos estatales y federales, además de las políticas institucionales que prohíben la discriminación en el empleo por razón de sexo, edad, raza, origen nacional, religión, color, impedimentos físicos o mentales, ideas políticas, matrimonio, género y orientación sexual.

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2. Preparar los Planes de Acción Afirmativa requeridos por ley y orientar a la alta gerencia sobre las áreas con deficiencias y colaborar con ellos en el desarrollo de estrategias para corregirlas. 3. Preparar los Informes Semestrales para el progreso de los planes de acción afirmativa. 4. Orientar al personal sobre la legislación laboral que los protege, a través de diferentes métodos educativos. 5. Orientar y referir las querellas de alegados actos de discrimen en el empleo 6. Orientar a los empleados que interesan solicitar un acomodo razonable, formalizar las peticiones, coordinar las citas con el médico ocupacional y discutirlas en el Comité de Acomodo Razonable. 7. Servir de enlace con otras agencias de gobierno que atiendas asuntos relacionados a nuestras áreas de servicios D. Organigrama: Vanessa Alequín Báez Directora Interina

Secretaria Administrativa

Comité Acomodo Razonable

Información de iniciativas, actividades y logros de acuerdo al Plan Estratégico: A. Institucionalizar una cultura de Planificación Estratégica y Avalúo: El 4 de abril de 2014, se discutió el Plan Estratégico del Decanato en detalle. Se le dio copia del mismo al personal. Identificamos los objetivos en los cuales teníamos participación directa y cuál sería nuestra aportación para lograrlos a fin de año. Enfatizamos la importancia de evaluar constantemente los procesos en la oficina para modificarlos, si fuese necesario. Esto nos ayuda a tener un sentido de dirección hacia dónde vamos y si estamos en el camino correcto para llegar a la meta. Una de las herramientas de trabajo que utilizamos para medir esto es la Hoja de Evaluación de Servicios y de los Adiestramientos. A través del método tally, recopilamos la información, la analizamos y establecemos metas y estrategias para alcanzarlas.

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B. Estar a la vanguardia de la educación superior en Puerto Rico garantizando que nuestros alumnos reciben la mejor educación: Aunque nuestra oficina no atiende a estudiantes, colaboramos con esta iniciativa a través de los adiestramientos que coordinamos para todo el personal. En los mismos se promueve el desarrollo de destrezas y habilidades necesarias para realizar las funciones de los puestos que ocupan, haciéndolos más efectivos, eficientes y competitivos. C. Aumentar y Diversificar las fuentes de Ingreso de la Institución: Hemos hecho buen uso de los fondos asignados a nuestro presupuesto. Promovemos sanas prácticas de administración pública que redunde en economías para la oficina y el Decanato. Algunas de esas prácticas son: reciclaje de papel, botellas de plástico, una sola impresora, control del uso de materiales de oficina. D. Implementar Procesos Administrativos Agiles y Eficientes: Proyectos de trabajo seleccionados: Desarrollar unos formularios internos para recopilar la información del empleado que solicita acomodo razonable Este proyecto se desarrolló a petición de los miembros del comité. El propósito de los mismos es recoger la información del solicitante de forma más detallada, específica, legible y confiable. Manual de Procedimiento o Reglamento del Comité (2015): Este proyecto también es una petición de los miembros del Comité con el propósito de estructurar el mismo. A pesar de que el procedimiento fue aprobado mediante la Certificación Número 01-02-180, de la Junta Administrativa, el 18 de septiembre de 2001, entendemos que es necesario revisarlo y atemperarlo a las situaciones cotidianas y los cambios en el escenario de empleo. Este proyecto no se ha empezado. E. Fortalecer la investigación y la Labor Creativa Competitiva: Entiendo que no es algo en que colaboremos directa o indirectamente ya que en el Recinto hay oficinas que atienden estos asuntos de la docencia e investigación.

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F. Impactar a nuestra sociedad puertorriqueña: Tenemos muchos problemas sociales que nos aquejan hoy día. Estos problemas se reflejan en nuestros escenarios de trabajo también. Por ello, a través del programa de Capacitación del Personal No Docente que prepara la Oficina de Enlace con el Personal atendemos temas de interés social, enfocándonos en la orientación, prevención y en la toma de decisiones acertadas al momento de enfrentar las diferentes situaciones de nuestro diario vivir. Además, colaboramos en el desarrollo y apoyamos actividades de labor comunitaria dentro y fuera del Recinto. De esta forma aportamos nuestro granito de arena por un Puerto Rico mejor. (Para más detalles, ver informe de la Oficina de Enlace) G. Fortalecer el sentido de pertenencia y “orgullo colegial”: Como mencionamos anteriormente colaboramos en el desarrollo y apoyo de actividades de labor comunitaria dentro y fuera del Recinto. En el caso particular de nuestra oficina he instituido un lema: “La Universidad somos todos, pero el Colegio se distingue y hace la diferencia.” En cada una de nuestras actividades cotidianas enfatizó que trabajar aquí es un orgullo y un privilegio. Tenemos que cuidar esta inversión y cada día dar nuestro mejor esfuerzo por hacer que el COLEGIO brille como una estrella en cada actividad, servicio, que hagamos o demos. Promuevo mucho el trabajo en equipo. Es una forma de apoderamiento.

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Universidad de Puerto Rico Recinto Universitario de Mayagüez Decanato Administración

Informe Anual 2015-2016 Oficina de Propiedad

Sometido por:

Daniel Martínez Rosas Encargado

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Información General de la Oficina de Propiedad A. Misión y Visión 1. Misión Ejercer y garantizar el control adecuado de la Propiedad Mueble universitaria y establecer medios eficientes para su utilización, según establece la Ley 96, la Certificación 062 de la Junta de Síndicos 1994-95 que aún sigue vigente y la Circular Federal A-110, Circular 1300-24-08 para los fondos federales. En la cual existe además de los requisitos de la Certificación 062 otra información adicional como lo que son la propuesta, los investigadores principales, etc. Determinar la clasificación de la Propiedad Mueble universitaria de forma eficiente. Administrar y utilizar para beneficio de la Institución toda propiedad adquirida. Ser de apoyo y facilitadores a estudiantes, empleados docentes y no docentes, facultades, departamentos, suplidores, agencias del gobierno y entidades sin fines de lucro. 2. Visión Lograr correctamente que los Enlaces y Custodios de Propiedad tengan un sentido de pertenencia con toda la propiedad mueble del Recinto para que se proteja, conserve y se lleve el control adecuadamente. Que los Enlaces y Custodios de la Propiedad tengan un conocimiento amplio de cómo mantener el control apropiado de las transferencias, devoluciones y archivo de la documentación relativa a los equipos. Continuar proveyendo un servicio de excelencia y soluciones inmediatas que satisfagan las necesidades de nuestra comunidad universitaria. B. Descripción y Funciones de la Oficina de Propiedad 1. Descripción La Oficina de Propiedad del Recinto Universitario de Mayagüez es custodio de toda la propiedad mueble e inmueble. Teniendo la responsabilidad de disponer únicamente de toda la propiedad excedente de las unidades académicas y administrativas del Recinto, cumpliendo con la certificación vigente. 2. Funciones La Oficina de Propiedad es encargada de auditar los Inventarios de la Propiedad Mueble que realizan los Enlaces de Propiedad en los departamentos, oficinas y decanatos de todo el Recinto. Coteja que el documento Relevo de Responsabilidad esté debidamente firmado por el Enlace o Director de la Unidad, cuando un empleado deja de ejercer sus funciones en el Recinto. Tiene la responsabilidad de velar que se cumplan los reglamentos y procedimientos, según esta establecido en la Ley 96, Certificación # 62 de la Junta de Gobierno de Puerto Rico, Circular A-100 y Circular de Finanzas Núm. 14-18 enmendada, Circular 1300-24-08. Es la

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encargada de decomisar, transferir, donar o vender mediante subasta cualquier propiedad que para el Recinto sea inservible. Se reciclan los equipos obsoletos conforme a los procedimientos establecidos. Se codifica todo equipo recibido con un costo de $500.00 en caso de tabletas o mini computadora y en cualquier equipo de un costo de $1,000.00 en adelante con un número de propiedad asignado. En caso de equipo adquirido con fondo federal se añade una placa pegadiza identificada como equipo federal. A tales efectos, preparamos los informes correspondientes. 3. Misión de la Oficina de Recibo y Entrega Garantizar el recibo de mercancía de oficina, equipo de mantenimiento, investigación y académico según recibido y solicitado por la orden de compra realizada por el departamento, oficina o decanato. Garantiza que el primer procedimiento de pago se realice al momento de recibo de la mercancía y/o equipo recibido en nuestro almacén. Aquella mercancía que pueda recibirla duplicada, se realizará las gestiones con los suplidores en un tiempo rápido o ágil. 4. Visión de la Oficina de Recibo y Entrega Lograr que toda la comunidad universitaria que recibe la mercancía en su departamento, oficina o decanato envíe la evidencia de la mercancía recibida por orden de compra, ya sea neto en 30 días, pago de cheque o pago electrónico, para poder concluir el cierre de orden en el sistema financiero de la Universidad. 5. Descripciones y funciones de la Oficina de Recibo y Entrega La Oficina de Recibo y Entrega tiene la responsabilidad de recibir toda la mercancía y equipo de toda la comunidad universitaria. Se orienta a los suplidores que toda mercancía debe ser entregada en nuestra área de Recibo y Entrega. Esto para ser cotejado con la orden de compras y con lo que se ha ordenado y su cantidad exacta. Tiene la función de brindar seguimiento a las órdenes que los departamentos requieran. Además, tiene la responsabilidad de verificar que las órdenes que llegan de Estados Unidos y del extranjero se realicen gestiones con el departamento de Hacienda de Puerto Rico para preparar el levante o notificación que la Universidad está exenta de arbitrios. Realiza gestiones de mercancía que contienen desperfectos con los suplidores.

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C. Estructura de la Unidad

Encargado Oficina de Propiedad Daniel Martínez Rosas

Supervisor de Propiedad Daniel Martínez Rosas

Supervisor de Suministros Harlin Rodríguez

ASISTENTE ADMINISTRATIVO III Zashara F. Vendrell Ferrer

AUXILIAR DE COMPRAS Y SUMINISTROS I {2 puestos vacante} AUXILIAR DE COMPRAS Y SUMINISTROS II {vacante} AUXILIAR DE COMPRAS Y SUMINISTROS II José Borrero Ramos (Licencia sin sueldo, contrato sustituto AUXILIAR DE COMPRAS Y SUMINISTROS I David Rodríguez Ortiz (Renunció por incapacidad)

Secretaria Administrativa IV (vacante)

Asistente Administrativo I Ángel Font

Mensajero Motorisado Michael I. Valle

ENCARGADO DE LA PORPIEDAD Jaime Rivera Vargas AUXILIAR DE LA PROPIEDAD Pedro A. Beauchamp Rivera AUXILIAR DE LA PROPIEDAD {vacante, Jubilación de Oscar López)

REGISTRADOR DE DATOS EN LINEA II (vacante)

CONDUCTOR DE CAMIONES {vacante, se trasladó al Taller de Electricidad) CONDUCTOR DE CAMIONES Francisco Del Toro TRABAJADOR Wilbert Ayala Serrano (Se retira el 31 de julio de 2016) Trabajador (contrato temporero) Alexander Vélez Trabajador (contrato temporero) José R. Martínez

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D. Perfil de la Unidad La Oficina está dirigida por el Sr. Daniel Martínez Rosas. El encargado de planificar, dirigir y coordinar las funciones, responsabilidades que se realizan en la Oficina de Propiedad Entrega, en colaboración del Sr. Harlin Rodríguez, Supervisor de En la actualidad existen varias posiciones vacantes.

mismo está deberes y y Recibo y Suministros.

Informe de Iniciativas, Actividades y Logros de acuerdo al Plan Estratégico A. Misión Ejercer y garantizar el control adecuado de la Propiedad Mueble universitaria y establecer medios eficientes para su utilización, según establece la Ley 96, Certificación 062 de la Junta de Síndicos, 1994-95 y la Circular A-110 para los fondos federales. Determinar la clasificación de la Propiedad Mueble universitaria, de forma eficiente. Administrar y utilizar para beneficio de la Institución toda propiedad adquirida. Ser de apoyo y facilitadores a estudiantes, empleados docentes y no docentes, facultades, departamentos, suplidores, agencias del gobierno y entidades sin fines de lucro.

B. Institucionalizar una cultura de Planificación Estratégica y Avalúo

Actividades Completadas    

Emitir un Plan de Avalúo acorde con el Plan Estratégico y misión de nuestro Recinto. Desarrollo e implantación de programa interno que sirve como métricas en el Área de Recibo y Entrega, para mejorar los servicios ofrecidos a la comunidad universitaria y suplidores. Orientación y asesoría a enlaces y directores de departamento sobre el manejo, control y asignación de los equipos. Digitalización de los conduces de materiales y equipos recibidos por año fiscal en el área de Recibo y Entrega.

Actividades en Progreso  

Realizar encuesta de servicio en el Almacén de Recibo y Entrega. Adquisición de Programa Acrobat Pro para la digitalización de expediente de los equipos de la Oficina de Propiedad.

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C. Estar a la vanguardia de la educación superior en Puerto Rico garantizando que nuestros alumnos reciben la mejor educación. Actividades Completadas    

Somos personal de apoyo para los estudiantes de distintos departamentos, colaboramos en transferir equipo que pueden reconstruir. Brindamos el servicio y préstamo de la unidad 871 Levanta cargas para ayudar a realizar movimientos de equipos para: investigaciones, competencias y proyectos de estudiantes. Facilitamos la unidad 562 Camión para movimiento y traslado de equipos. Proporcionamos un ambiente adecuado para el proceso de enseñanza al recoger equipo excedente en los distintos Departamentos. Además, entregamos los equipos que se adquieren nuevo a los custodios que solicitan y se prepara en el mismo momento de entrega el recibo de equipo en uso.

D. Aumentar y Diversificar las Fuentes de Ingreso de la Institución Actividades Completadas 

Cumplimos con la política sobre reciclaje y leyes ambientales. Mediante la contratación de dos Trabajadores en contrato temporero se logró canibalizar los equipos y separar lo que es metal y aluminio. Se llevaron a las Agencias de Reciclaje y se obtuvo un ingreso de $2,624.11, depositados en la cuenta 025076-4110 del Decanato de Administración.

Actividades en Progreso 



Nombrar dos Trabajador para específicamente canibalizar los equipos electrónicos inservibles, que no son aceptados en los vertederos. De esta forma mediante reciclaje, se genera ingreso para la Institución. Además, de mantener el Almacén de Excedentes limpio y accesible. Contratación de un trabajador para entrega de mercancía recibida en el Almacén de Recibo y Entrega.

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E. Implementar Procesos Administrativos Agiles y Eficientes

Actividades Completadas 

   

 



Se completó el nuevo Sistema de Inventario de Propiedad Perpetuo RUM. Manteniendo actualizado y accesible las transferencias, informes de cambios, devoluciones y equipo registrado con un costo mayor de $1,000 y en el caso de la micro-computadora desde un costo de $500.00 en adelante. (Oficina de Propiedad) Capacitación dirigida a los Enlaces de la Propiedad RUM, este les permite ejercer sus labores y cumplir con las responsabilidades del mismo. (Oficina de Propiedad) Actualización de la página web, con una nueva área donde se puede visualizar equipo existente en el Almacén de Excedente aún en buenas condiciones. (Oficina de Propiedad) Aprobación el 20 de noviembre de 2014 de las Normas para la Enajenación, Traspaso o Venta de Propiedad Excedente o Inservible del Recinto Universitario de Mayagüez. (Oficina de Propiedad) Nuestra Oficina a través del Mensajero, atendió aproximadamente 137 órdenes de compra por mercancía que se debe recoger en las compañías que no hacen entrega al Recinto. (Oficina de Recibo y Entrega) Con la contratación de dos empleados como Auxiliares de Compras y Suministros el Almacén de Recibo y Entrega se trabajó con el recibo de 4,013 órdenes y 7,082 bultos. (Oficina de Recibo y Entrega) Se registró en el Sistema Financiero del RUM para propósitos de pagos de toda la mercancía recibida de todos los departamentos, oficinas y decanatos para el cierre del año fiscal 2015-2016. (Oficina de Recibo y Entrega) Nombramiento del Supervisor de Suministros desde el mes de enero de 2016. (Oficina de Recibo y Entrega)

Actividades en Progreso 

La adquisición de un camión para agilizar las entregas y recogido de equipo excedente en la comunidad universitaria.

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F. Fortalecer la Investigación y Labor creativa Competitiva

Actividades Completadas 

Se orienta a los enlaces y custodios en el manejo de los equipos adquiridos con orden de compra y propuestas con fondos estatales y federales.

Actividades en Progreso 

La asignación de custodios a equipos adquiridos con órdenes de compra, tarjeta corporativa y donativo.

G. Impactar a Nuestra Sociedad Puertorriqueña Actividades Completadas  

Se reforzó al personal en los valores de ética, justicia y honestidad, a través de los talleres que ofreció la Oficina de Ética Gubernamental. Servimos de facilitadores a la comunidad universitaria y externa transfiriendo equipos para el buen uso. Cumpliendo con los procedimientos ya establecidos para la Universidad que puedan ser utilizados o transferidos fuera de ella como por ejemplo: escuelas, programa de apoyo y enlace comunitario, hogar de anciano, bibliotecas, centros e iglesias.

H. Fortalece el Sentido de Pertenencia y “Orgullo Colegial” Actividades Completadas 

Continuamos orientando a los Enlaces de la Oficina de Propiedad con el propósito de crear sentido de responsabilidad por los equipos utilizados, de esta forma, podemos fortalecer el “Orgullo Colegial” al valorar nuestras herramientas de trabajo.

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Universidad de Puerto Rico Recinto Universitario de Mayagüez Decanato de Administración

Informe Anual 2015-2016 Oficina de Recursos Humanos

Sometido por: Lissette V. González Directora

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Información General de la Oficina de Recursos Humanos A. Misión y Visión 1. Misión: La Oficina de Recursos Humanos se propone atraer el mejor recurso humano, aplicando el principio de Mérito como base principal del reclutamiento y acciones de personal. Contribuir al desarrollo de nuestros empleados para estimular el deseo en ellos de mantener un mejoramiento continuo, que les permita cumplir a cabalidad con las metas y objetivos de la Institución, logrando en ellos un alto grado de eficiencia y un gran sentido de pertenencia. 2. Visión: Nuestra oficina aspira a ser parte integral del asesoramiento confiable de la alta gerencia y del logro de los objetivos de la Institución. Además desea ser un ambiente de trabajo positivo, en el que se reconozca la diversidad y se desarrolle al máximo el potencial de nuestros empleados. B. Descripción y Funciones generales de la Oficina: 1. Descripción y funciones La oficina de Recursos Humanos se compone de cuatro áreas principales, encargadas de atender y brindar servicio a estudiantes, empleados y público en general. Cada área tiene funciones específicas enfocadas en brindar los servicios adecuados a las personas que lo requieren. Desde el 1ro de julio de 2015 la Sección de Nóminas está adscrita a la Oficina de Finanzas de la Universidad de Puerto Rico, Recinto Universitario de Mayagüez. A continuación, se presenta una descripción de las secciones de Reclutamiento, Nombramientos y Cambios, Clasificación y Retribución, Licencias y Estadísticas que componen el Departamento de Recursos Humanos.

a. Sección de Reclutamiento. Esta sección está a cargo de coordinar en conjunto a las unidades del Recinto Universitario de Mayagüez, el desarrollo, promoción y publicidad de las ofertas de empleo con el propósito de interesar y reclutar a los mejores candidatos que presten servicios técnicos y profesionales a nuestro Recinto. Promueve el reclutamiento de los recursos humanos no docentes conforme a las leyes, reglamentación universitaria y acuerdos sindicales. Evalúa a candidatos para determinar si cumplen los requisitos para ocupar puestos contenidos en el Plan de Clasificación y Retribución de la Universidad de Puerto Rico. Esta sección es responsable de las siguientes actividades: 1) Emite convocatorias Docentes y No Docentes. 2) Evalúa y coordina el reclutamiento No Docente de nombramientos no regulares. 3) Evalúa y verifica las certificaciones de empleo.

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4) Evalúa solicitudes de empleo con el propósito de verificar si el solicitante cumple con los requisitos establecidos en la convocatoria. 5) Establece Registro de Elegibles como resultado de la evaluación de solicitudes de empleo recibidas por la emisión de una convocatoria 6) Notifica los resultados obtenidos en la evaluación de las convocatorias a los participantes de las mismas 7) Coordina entrevistas para cubrir puestos bajo nombramiento probatorio 8) Notifica a los participantes el resultado de las entrevistas de empleo 9) Evalúa a empleados que cumplan con los requisitos mínimos de experiencia y preparación académica para las clases incluidas en el Plan de Clasificación y Retribución b. Sección de Nombramientos y Cambios. La Sección de Nombramientos y Cambios es responsable del análisis, evaluación y de los procesos de acción a personal y presupuesto del personal universitario en vigor a las leyes estatales y federales, para que estas sean cónsonas con el Reglamento General de la Universidad de Puerto Rico, Certificaciones de la Junta Administrativa, Junta de Gobierno y cartas circulares. Verifica que las retribuciones estén acorde con el Plan de Clasificación y Reglas del Plan de Retribución. Entre algunas de las funciones que realiza la Sección de Nombramientos y Cambios se encuentran las siguientes: 1) Analiza, evalúa y procesa nombramientos probatorios, especiales, temporeros, tareas parciales, sustituto, confianza, Ad Honorem y conjunto. 2) Prepara las Propuestas de Acción a Personal y Presupuesto de ascensos, descensos, pasos por méritos, traslados, interinatos, destaques, renuncias, ajustes salariales, reclasificaciones y jubilaciones. 3) Tramita los documentos de ascensos y permanencias del personal Docente y No Docente para ser evaluados por la Junta Administrativa. 4) Tramita y verifica la información para las siguientes licencias extraordinarias: licencia sin sueldo, licencias con sueldo, licencias sabáticas, licencias en servicio, licencias por enfermedad entre otras, para el personal Docente y No Docente. 5) Analiza y prepara las certificaciones de empleados próximos a jubilarse para el Sistema de Retiro de la Universidad de Puerto Rico.

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6) Analiza mensualmente los quinquenios para personal No Docente. Para el personal Docente se verifican en enero y julio de cada año. 7) Revisa las escalas salariales cuando se otorga un aumento de sueldo. 8) Verifica el cumplimiento de parámetros aplicables en Bonos No Recurrentes. 9) Verifica la reglamentación vigente para el pago del Bono de Navidad. 10) Para el mes de agosto de cada año, envía a la Junta Administrativa el informe de los candidatos Docentes que cumplen con el tiempo en servicio para ser considerados para ascensos y permanencias para el siguiente año fiscal. 11) Analiza compensaciones adicionales del personal Docente y No Docente. 12) Registra en HRS todas las acciones de personal para que nóminas pueda pagarlas. 13) Trabaja con las requisiciones de estudiantes a jornal y verifica que cumpla con todos los requisitos, según el procedimiento para la selección, el reclutamiento, administración y pago de estudiantes a jornal. 14) Entrega y orienta sobre los documentos entregados al personal de nuevo ingreso. 15) Envía a la Oficina de Enlace con el Personal, copia de las Acciones de personal que afectan al Plan Médico para la acción correspondiente. 16) Orienta, sobre acciones de personal, al personal de los Decanatos y Departamentos que así lo requieren. 17) Trabaja en informes requeridos de Rectoría, los Decanatos de Administración, Asuntos Académicos y a los Departamentos. 18) Prepara para el Departamento del trabajo y Recursos Humanos, el informe trimestral y completa las notificaciones de solicitud para beneficios por desempleo del personal Docente y No Docente cuando termina su nombramiento con la Universidad de Puerto Rico, Recinto Universitario de Mayagüez. Una vez realizadas se envían por correo a la dirección que nos proveen. 19) Responde las solicitudes y/o certificaciones de información para la Oficina de Ética Gubernamental y las Auditorías. 20) Colabora con el Informe de Puestos de la Oficina del Contralor de Puerto Rico, según dispone la Ley 103. 21) Colabora con las solicitudes de la Oficina de Finanzas para la actualización de puestos del Sistema ORACLE. 22) Mantiene actualizados los registros de la tarjeta acumulativa, en relación a todas las acciones de personal de empleados Docentes y No Docentes del RUM. 23) Certifica préstamos para el Sistema de Retiro, AEELA y otras agencias.

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24) Trabaja certificaciones y verificaciones de empleo para el personal Docente. 25) Prepara las certificaciones de personal Docente y No Docente de Tiempo no Cotizado para Retiro, Certificación 094 y 139 (Cambio en Tope). 26) Envía a la Sección de Licencias y Estadísticas, copia de las PAPP’s de todos los nombramientos para la acumulación de los balances de las diferentes licencias. 27) Prepara y mantiene el informe del personal a jubilarse durante el año fiscal en curso. c. Sección de Clasificación y Retribución. La Sección de Clasificación y Retribución es la responsable de administrar el Plan de Clasificación y Retribución para el personal No Docente, así como administrar el Plan de Clasificación del Personal de Confianza, en el Recinto. Intervenimos y/o analizamos toda acción relacionada a clasificación y retribución de puesto y otros métodos de retribución disponibles. Esta sección analiza y tramita lo siguiente: 1) Solicitudes de Reclasificación de Puesto 2) Solicitudes de Creaciones de Puestos No Docentes y Confianza 3) Diferenciales en Sueldo 4) Tareas y Retribución para Compensaciones Adicionales 5) Ajustes Salariales 6) Certificación e ingreso al Sistema Estudiantil de Exención de Matrícula 7) Consultas y Certificaciones de Tareas 8) Actualización del Registro de Puestos Vacantes No Docentes 9) Evaluación de funciones bajo los Contratos de Servicios Profesionales 10) Trabaja con las requisiciones de estudiantes a jornal y verifica que cumpla con todos los requisitos, según el procedimiento para la selección, el reclutamiento, administración y pago de estudiantes a jornal. 11) Entrega y orienta sobre los documentos entregados al personal de nuevo ingreso. 12) Envía a la Oficina de Enlace con el Personal, copia de las Acciones de personal que afectan al Plan Médico para la acción correspondiente. 13) Orienta, sobre acciones de personal, al personal de los Decanatos y Departamentos que así lo requieren. 14) Trabaja en informes requeridos de Rectoría, los Decanatos de Administración, Asuntos Académicos y a los Departamentos. 15) Prepara para el Departamento del trabajo y Recursos Humanos, el informe trimestral y completa las notificaciones de solicitud para beneficios por desempleo del personal Docente y No Docente cuando termina su nombramiento con la Universidad de Puerto

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Rico, Recinto Universitario de Mayagüez. Una vez realizadas se envían por correo a la dirección que nos proveen. C. Estructura Organizacional 1. Perfil del Departamento de Recursos Humanos El Departamento de Recursos Humanos se divide en cuatro (4) secciones; Oficina de la Directora, Sección de Reclutamiento, Sección de Nombramientos y Cambios, Sección de Clasificación y Retribución y la Sección de Licencias y Estadísticas. Cada sección está dirigida por un supervisor, con preparación Académica de Maestría en Administración de Empresas. La mayor parte del personal de las unidades, posee un Bachillerato concerniente a las tareas que realiza. Actualmente cuenta con un total de 24 empleados No Docentes y un empleado de Confianza.

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Informe de iniciativas, actividades y logros de acuerdo al Plan Estratégico A.

Institucionalizar una cultura de Planificación Estratégica y Avalúo

Con el propósito de promover una cultura de planificación estratégica y mejoramiento continuo, el personal de supervisión, mediante reuniones periódicas, se ha dado a la tarea de divulgar el plan estratégico para asegurarse del cumplimiento del mismo, actualizar las métricas y discutir este plan con el resto del personal de la unidad, de acuerdo a las necesidades que van surgiendo. Se han realizado reuniones periódicas entre las supervisoras y la Directora, a fines de identificar situaciones y/o eventos que puedan afectar los procesos y establecer estrategias para corregirlos. En adición, se están realizando reuniones con el personal de la Oficina, en vías de repasar directrices de la reglamentación vigente y reforzar en el personal de Recursos Humanos el comportamiento que debe permear en el personal de la Oficina. Hemos puesto a la disposición de la comunidad universitaria y visitantes, una hoja de evaluación de los servicios que ofrecemos por sección, con el propósito de recopilar información, analizarla y establecer metas y estrategias para mejorar nuestros servicios lo cual ha sido efectivo. B. Estar a la vanguardia de la educación superior en Puerto Rico garantizando que nuestros alumnos reciben la mejor educación La aportación del Departamento de Recursos Humanos, para garantizar que nuestros alumnos reciban la mejor educación, es colaborar en parte del proceso de reclutamiento del personal Docente, mediante la publicación de convocatorias, con el fin de atraer el mejor recurso educativo. Además, somos los responsables de tramitar las exenciones de matrícula de hijos, cónyuges y empleados universitarios. C. Aumentar y Diversificar las Fuentes de Ingreso de la Institución El Departamento de Recursos Humanos, con la participación del Departamento de Finanzas, sometió la continuación de una propuesta al Departamento del Trabajo y Recursos Humanos para solicitar incentivos salariales para el desarrollo de un programa de empleo, como parte del beneficio otorgado, bajo el beneficio de la Ley 52 del 9 de agosto de 1991, según enmendada. Dicha propuesta fue aprobada y se nos otorgó un total de $100,000.00 para la contratación de un mínimo de seis (6) empleados, no obstante se contrataron (12) empleados. De estos (9) con una jornada parcial de 20 horas semanales y 3 con una jornada completa de 37.5 horas semanales. Fueron contratados hasta 23 de diciembre de 2015. Durante el Segundo semestre del año fiscal, del 4 de febrero de 2016 al 30 de junio de 2016 fueron contratados 9 empleados a jornada completa. Cabe señalar que en el mes de Abril se sometió la nueva propuesta, que de ser aprobada entraría en vigor a partir del 1 de julio de 2016.

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D. Implementar Procesos Administrativos Ágiles y Eficientes El Departamento de Recursos Humanos, durante este año fiscal, trabajó en el desarrollo de varios proyectos importantes, que cuando se implementen, redundarán en que los procesos administrativos, sean ágiles y eficientes. 1. Proyecto Campaña de Orientación a Empleados. Se implementó la Campaña de Orientación a Empleados. La misma se ha estado implementando por etapas. La primera etapa consiste en ofrecer talleres al personal gerencial; Decanos y Directores de departamentos, la segunda etapa va dirigida al personal que supervisa y por último a los empleados en general. Nuestra intención es que los talleres se continúen ofreciendo en coordinación con la Oficina de Enlace con el Personal para el beneficio de todos. Como parte de la primera etapa, se realizaron diversos talleres tales como, las Gerencias Académicas ofrecidas a la Estación Experimental Agrícola (EEA) y los talleres dirigidos a empleados de nuevo reclutamiento Docentes y No Docentes. En coordinación con el Centro de Enriquecimiento Profesional (CEP), continuaron ofreciendo talleres dirigidos al personal Docente de nuevo ingreso, los cuales se llevaron a cabo en septiembre y enero. Todos estos talleres fueron sobre normas, valores, y temas relacionados a la administración de Recursos Humanos. Se prepararon hojas de evaluación para cada uno de los recursos que dictaron los talleres, a los fines de, medir la efectividad de los mismos y recibir la retroalimentación necesaria para mejorar en los próximos talleres a ofrecer. Todos los recursos que participaron en estos talleres, son empleados adscritos a nuestro Departamento. 2. Proyecto “Time and Attendance”: El Decanato de Administración ha delegado en nuestro departamento trabajar con la iniciativa suya de crear un nuevo programa para mejorar y/o agilizar el Registro de Asistencia de los empleados del Recinto Universitario de Mayagüez. Y a su vez, se propone obtener el equipo necesario para que todo el personal del Recinto registre su asistencia de forma electrónica. El proyecto “Time and Attendance” se encuentra en la fase de transferir una data de un sistema a otro. Un estudiante a jornal se encuentra pasando la información que ya estaba programada al nuevo programa NEXT. Se está trabajando en los informes que requiere la Sección de Licencias y Estadísticas para que el nuevo programa pueda ser funcional para nuestro trabajo. Adicional a esto se está programando el ponchador a ser utilizado en el nuevo sistema que se espera implementar. 3. Proyecto Banco de Talentos Electrónico: Históricamente la Sección de Reclutamiento del Departamento de Recursos Humanos, ha utilizado un banco de talentos para identificar, evaluar y cualificar candidatos para cubrir posiciones en nombramientos no regulares (temporeros, sustitutos, especiales y a tarea parcial), de personal no docente en el RUM. El banco de talentos es un archivo de “resumés” que se reciben en la Sección de Reclutamiento y son entregados por personas interesadas en laborar en el Recinto. Para establecer un procedimiento estructurado y ágil, que garantice un reclutamiento más eficiente,

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nos hemos dado la tarea de establecer una base de datos en línea para registrar y mantener la información de aspirantes a empleo. El Departamento de Recursos Humanos, en coordinación con el Centro de Tecnologías de Información, identificó un recurso que trabajó en el desarrollo y diseño del programa, de acuerdo a las necesidades presentadas por la Sección de Reclutamiento. El programa ha sido implementado exitosamente desde enero 2016. Se ha logrado agilizar los procesos de reclutamiento y maximizar la transparencia que el proceso de reclutamiento requiere. Además, se logró ampliar la participación de las personas que puedan acceder y de esta forma brindar mayor oportunidad de ser considerados para empleo. 4. Proyecto de Relevo de Responsabilidad La Sección de Nombramientos y Cambios comenzó a trabajar en la revisión y actualización del formulario Relevo de Responsabilidad con el fin de implementar en modo digital agilizando el proceso de obtener las firmas con mayor facilidad. El proyecto se encuentra en la etapa inicial en la que se está trabajando con la revisión del formulario. 5. Proyecto Adiestramientos en Línea Este proyecto consiste en el diseño y creación de un programa electrónico de orientación y adiestramiento dirigido especialmente al personal docente y no docente de nuevo reclutamiento. A través de estos adiestramientos se presentara información relevante contenida en el Reglamento General de la UPR como los artículos 63 y 88 Deberes y Atribuciones del Personal Docente y No Docente respectivamente. Estos nos ayudaran a agilizar el proceso de inducción de estos empleados al Recinto y también cumpliremos con los requisitos de la Oficina del Contralor sobre el proceso de orientación al personal de nuevo reclutamiento. Además esta herramienta estará disponible para aquellos empleados que quieran refrescar esta información y para empleados que entendamos que deben refrescar la información. Una vez los empleados hayan tomado la orientación se le suministrará una prueba de comprensión de lectura. Actualmente, está en la fase inicial, donde nos encontramos recopilando la información que incluiremos en los mismos, así como también estamos evaluando alternativas de programación y el recurso humano que se encargará de la programación. 6. Proyecto Actividades de Mejoramiento al Personal de Recursos Humanos: Como parte de las actividades de la Semana del Profesional de Recursos Humanos junto a la Oficina de Enlace con el Personal se ofreció un seminario utilizando el Recurso del Sr. Gustavo Cortina. El personal de Recursos Humanos ha participado en diversos talleres que ha ofrecido la Oficina de Ética Gubernamental en cumplimiento con la ley y para reforzar los valores que todo servidor público debe poseer para realizar una labor de excelencia.

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7. Proyecto Actividades de Mejoramiento al Personal de Recursos Humanos: Como parte de las actividades de la Semana del Profesional de Recursos Humanos junto a la Oficina de Enlace con el Personal se ofreció un seminario utilizando el Recurso del Sr. Gustavo Cortina. El personal de Recursos Humanos ha participado en diversos talleres que ha ofrecido la Oficina de Ética Gubernamental en cumplimiento con la ley y para reforzar los valores que todo servidor público debe poseer para realizar una labor de excelencia. E. Fortalecer la Investigación y Labor Creativa Competitiva A pesar de que no es una actividad en lo que colaboramos directamente, la Sección de Reclutamiento es facilitadora en el proceso de nombramiento del personal de investigación. En adición, colaboramos en orientación y colaboramos con el personal de Recursos Humanos del CID. Esta colaboración comprende en la revisión de los trabajos que realiza el CID (Reclutamiento y Clasificación) y apoyo en otras áreas de nombramientos y licencias cuando es necesario. Se realizan constantes consultas por teléfono y en persona. Además, incentivamos la investigación, trabajando las compensaciones adicionales de dicho personal, así como asesorando al Personal Docente cuando van a someter propuestas, de manera que se adjudiquen los salarios de acuerdo al Plan de Clasificación y Retribución de la Universidad de Puerto Rico. F. Impactar a Nuestra Sociedad Puertorriqueña El personal de nuestro Departamento organizó el recogido de tapas plásticas para contribuir con la campaña de niños con cáncer de la Casa Ronald McDonald; entidad que tiene como tarea aportar fondos para tratamientos de niños con esta enfermedad. En apoyo a la iniciativa del Recinto Universitario de Mayagüez “Come Colegial”, también recogimos alimentos no precederos, los cuales fueron entregados a las personas encargadas de esta actividad. G. Fortalecer el Sentido de Pertenencia y “Orgullo Colegial” Los empleados de Recursos Humanos participan y asisten de actividades que se ofrecen en el Recinto. Tales como caminatas en apoyo al Cáncer del Seno, Ferias de Salud y Agricultura, Cinco Días con nuestra Tierra se participa en desfile y en la asistencia a estas actividades

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Informe Anual 2015 - 2016 Oficina de Salud, Seguridad Ocupacional y Ambiental

Sometido por: María Isabel Fernández, ME, EIT Director Interina

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Información General de OSSOA A. Misión y Visión 1. Misión Brindar servicios excelentes para que se garantice la salud y seguridad de todos los empleados y estudiantes, asegurándonos que se provean y se mantengan lugares seguros de trabajo y estudio. Además, es nuestra misión el mantener y lograr el cumplimiento con las leyes y reglamentaciones ambientales, según se establece en la Política Ambiental de la Universidad de Puerto Rico. 2. Visión Hacer del Recinto Universitario de Mayagüez un lugar de trabajo con el más alto nivel de salud y seguridad ocupacional, promoviendo las mejores condiciones de trabajo para nuestros empleados. Además, que seamos un ejemplo a seguir en el cumplimiento y protección ambiental. B. Descripción y Funciones OSSOA tiene la tarea de desarrollar e implantar en el Recinto aquellos programas de salud y seguridad ocupacional que son requeridos y necesarios para garantizar la seguridad de todos nuestros empleados, asegurando así el cumplimiento con las leyes y reglamentaciones de OSHA y con otras agencias estatales y federales, tales como Cuerpo de Bomberos, Departamento de Salud, Comisión de Regulación Nuclear (NRC), Comisión de Servicios Públicos, Policía de Puerto Rico, entre otras agencias reguladoras. Además, tiene que velar por el cumplimiento de las leyes y reglamentaciones ambientales ante la Agencia Federal de Protección Ambiental (EPA), la Junta de Calidad Ambiental, Autoridad de Desperdicios Sólidos, entre otras agencias estatales y federales. Entre las funciones y responsabilidades de OSSOA están las siguientes: 1. Desarrollar y mantener un programa de salud y seguridad ocupacional para proveer trabajos y lugares de trabajo seguros y libres de riesgos o peligros. 2. Efectuar inspecciones en las áreas de trabajo, para identificar y señalar condiciones de riesgo, realizar informes y someter recomendaciones. 3. Coordinar y ofrecer adiestramientos relacionados con las reglamentaciones de salud y seguridad ocupacional y cumplimiento ambiental. 4. Asesorar y orientar al personal directivo y a los empleados en el cumplimiento con las leyes y reglamentaciones de salud y seguridad ocupacional y con el cumplimiento ambiental.

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5. Investigar los accidentes en el trabajo para identificar las causas y someter recomendaciones para se tomen medidas correctivas de las condiciones de riesgos presentes y reconocidos. 6. Desarrollar y mantener un programa de cumplimiento con las leyes y reglamentaciones ambientales, tanto estatales como federales. 7. Desarrollar y mantener un programa para el manejo y disposición de los desperdicios peligrosos y cualquier otro material o desperdicio regulado. 8. Desarrollar y mantener el programa de protección radiológica en cumplimiento con la Comisión de Regulación Nuclear (NRC). 9. Desarrollar y mantener un programa para el manejo de los materiales reciclables que se generan en el Recinto. 10. Atender las inspecciones que se lleven a cabo en el Recinto por agencias de seguridad estatales y federales, dando seguimiento a las medidas y acciones correctivas necesarias para lograr el cumplimiento. C. Estructura Organizacional

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Informe de Iniciativas, Actividades y logros de acuerdo al Plan Estratégico A. Institucionalizar una cultura de Planificación Estratégica y Avalúo Actividades 

Desarrollo del Plan Estratégico de OSSOA de acuerdo al plan estratégico del Decanato de Administración y del Recinto.



Desarrollo de un plan de avalúo para el Programa de Protección Respiratoria. Implementación de los cambios que se derivan de dicho plan



Reclutamiento de un Oficial de Salud, Seguridad Ocupacional y Ambiental luego de identificar la necesidad de personal adicional como resultado del proceso de avalúo del Programa de Recogido de Desperdicios Peligrosos.

B. Estar a la vanguardia de la educación superior en Puerto Rico garantizando que nuestros alumnos reciben la mejor educación. 

Proveer adiestramiento a estudiantes graduados y sub-graduados sobre regulaciones en el área de salud y seguridad ocupacional así como en asuntos ambientales similares a lo que experimentaran en el ambiente laboral.

C. Implementar procesos administrativos ágiles y eficientes Actividades 

Desarrollo de un proceso interno y continúo de revisión y avalúo de todos los procesos administrativos de OSSOA en el cual participen activamente todos los empleados de la unidad.



Coordinación con otras oficinas y departamentos del Decanato de Administración, para conocer mejor sus procesos administrativos y hacer más ágiles los trámites y gestiones que se llevan a cabo como parte del sistema administrativo.

D. Fortalecer la investigación y la labor creativa competitiva a. Proveer adiestramiento sobre la reglamentación de la industria en asuntos de salud, seguridad ocupacional y ambiental. b. Proveer adiestramiento y acceso a los estudiantes graduados y subgraduados así como al personal docente y no docente a herramientas tecnológicas y de análisis que faciliten el proceso de investigación. Por ejemplo, uso del programa Chematix para identificar disponibilidad de

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reactivos químicos. Además estrategias para la evaluación de riesgos en los procesos de experimentación. E. Fortalecer el sentido de pertenencia y “Orgullo Colegial” Actividades 1. Adiestramientos a personal docente, no-docente y estudiantes sobre el Estándar de Comunicación de Peligro de OSHA (29 CFR 1910.1200 Hazard Communication Standard), uso del programa Chematix de manejo de materiales químicos en laboratorios, Plan de Manejo de Laboratorio (Laboratory Management Plan) (40 CFR 262 Subpart K), Plan de Higiene Química (29 CFR 1910.1450 Laboratory Standard), Seguridad en el Laboratorio (particularmente a estudiantes de nuevo ingreso como parte del curso de Introducción a la Vida Universitaria , UNIV), la Ley de Explosivos de Puerto Rico y Job Hazard Analysis. 2. Adiestramientos al personal que trabaja en los laboratorios donde se generan y manejan desperdicios peligrosos para el cumplimiento con la Subparte K de la Ley RCRA. 3. Adiestramientos y asesoría a estudiantes graduados y sub-graduados sobre seguridad en el laboratorio, manejo de materiales y desperdicios peligrosos y manejo de materiales radiactivos con el objetivo de proveer y promover una cultura de seguridad entre nuestros estudiantes así como prepararlos para los requerimientos de la vida profesional. 4. Asesoría y ayuda a estudiantes graduados que realizan investigación y trabajos en laboratorios de ciencias, como una forma de aportar a su educación y preparación como futuros profesionales. 5. Orientación a estudiantes de nuevo ingreso sobre el manejo adecuado de los materiales y desperdicios químicos en los laboratorios, su impacto en el ambiente y en la salud y seguridad de la comunidad universitaria. 6. Revisión e implementación del Plan de Manejo de Laboratorios para la estandarización en el manejo de materiales a ser descartados como desperdicios peligrosos en los laboratorios en el Recinto. Con esto se busca asegurar el cumplimiento con la reglamentación ambiental y con la

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protección de los empleados y estudiantes que laboran en los laboratorios. 7. Adiestramientos, talleres y evaluaciones sobre riesgos ergonómicos en las oficinas y en otras áreas de trabajo, para eliminar condiciones de riesgos a la salud y prevenir desordenes acumulativos. 8. Proyecto de remoción de materiales conteniendo asbesto en el Departamento de Geología en cumplimiento con la reglamentación aplicable de la Junta de Calidad Ambiental. 9. Proyecto de limpieza e higienización de sistemas de acondicionamiento de aire y superficies interiores (CID, residencia 2, Edificio Sánchez Hidalgo) para mejorar la calidad de aire interior y las condiciones de las áreas de trabajo en beneficio de los empleados y usuarios de las áreas. 10. Implementación del Programa de Reciclaje del Recinto Universitario de Mayagüez, promoviendo buenas prácticas en el manejo de desperdicios sólidos, contribuyendo además con la protección del ambiente, y manteniendo el cumplimiento con las leyes y reglamentaciones ambientales aplicables. 11. Implementación del Programa de Protección Respiratoria. Se llevaron a cabo espirometrías a los empleados de las Subestaciones Experimentales Agrícolas así como a empleados del Recinto. 12. Implementación del Programa de Protección Auditiva. Se llevaron a cabo pruebas de audición a los empleados de los talleres de Soldadura, Refrigeración, Campos y Carreteras y la Finca Alzamora. 13. Adiestramiento a empleados de las Subestaciones Experimentales Agrícolas, Departamento de Edificios y Terrenos y de la Finca Alzamora en los requisitos del Programa de Protección Respiratoria que incluye, entre otros elementos, el uso correcto de respiradores de manera que estos empleados reconozcan las limitaciones de este equipo así como el mantenimiento y limpieza del equipo, reemplazo de cartuchos y filtros, etc.

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14. Se llevaron a cabo dos disposiciones de desperdicios peligrosos que son generados mayormente en los laboratorios de ciencias del Recinto en cumplimiento con la Ley RCRA y con la reglamentación de la Agencia Federal de Protección Ambiental (EPA). 15. Se llevaron a cabo dos disposiciones de desperdicios universales, mayormente de tubos fluorescentes y distintos tipos de bombillas usadas que se generan como parte del mantenimiento de las instalaciones físicas. Además, se dispusieron de una gran cantidad de bobinas de inducción o “balastros”, los cuales al igual que los desperdicios universales requieren un manejo y disposición especial. 16. Se llevaron a cabo las gestiones requeridas por la Policía de Puerto Rico para mantener el cumplimiento con los requerimientos de la Ley de Explosivos de Puerto, en cuanto al manejo seguro de las sustancias y materiales químicos cobijados bajo dicha ley y que en el caso de OSSOA se manejan a través del Programa de Manejo de Desperdicios Peligrosos del Recinto. 17. Se atendieron diferentes situaciones en el Recinto relacionadas con derrames de aceites y sustancias químicas, animales muertos, perros y otros animales realengos dentro de los predios, abejas, emanación de olores objetables, problemas de plagas, problemas de hongos, entre otros. 18. Actividades relacionadas a la descontaminación y limpieza del Edificio de Ingeniería Química luego de un incendio en un laboratorio que causó el cierre total del edificio debido a contaminación de hollín con contenido de plomo. (ongoing)

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Informe Anual 2015 – 2016 Departamento de Servicios Auxiliares

Sometido por:

Carlos Olivencia Vázquez Director

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Información General del Departamento de Servicios Auxiliares A. Misión y Visión 1. Misión Apoyar todo el proceso de enseñanza, aprendizaje e investigación: Facilitando los procesos de uso de recursos de comunicaciones, sistemas electrónicos, de manejo de correspondencia y administración de documentos, garantizando el mejor uso de los mismos y el cumplimiento con las regulaciones aplicables. Garantizando el buen funcionamiento y mantenimiento de la infraestructura de comunicaciones y de sistemas electrónicos existentes. Apoyando activamente los esfuerzos de diseño y desarrollo de la infraestructura de comunicaciones necesaria para atender nuevas necesidades. 2. Visión Proveer servicios de apoyo en las áreas de comunicación de voz, sistemas electrónicos, manejo de correspondencia y administración de documentos, facilitando los procesos educativos y la investigación de una manera ágil, eficiente y auditable. B. Descripción y Funciones 1. Descripción y Funciones Departamento de Servicios Auxiliares Sección de Comunicaciones a) La sección de comunicaciones es responsable de la adquisición, operación y mantenimiento de los sistemas de comunicaciones de voz, principalmente. Estas comunicaciones de dividen en dos áreas: servicios fijos e inalámbricos. b) Entre los servicios fijos están: i. Coordinar el mantenimiento del cuadro telefónico del Recinto. ii. Coordinar el mantenimiento de los sistemas multilíneas de las diferentes dependencias del Recinto, incluyendo Magueyes y las oficinas del SEA y EEA. iii. Coordinar las reparaciones de cuadro de las diferentes dependencias. Esto incluye las reparaciones de extensiones del cuadro y sistemas multilíneas.

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Coordinar y adquirir instalaciones de extensiones nuevas en el cuadro telefónico y sistemas multilíneas. v. Mantener los buzones de mensajes de voz. vi. Coordinar y adquirir líneas directas para aquellas oficinas que puedan sufragar los costos de instalación y costos recurrentes. vii. Diseñar y supervisar la construcción de instalaciones nuevas. Esto incluye etapas preliminares de diseño de alambrado interno de edificios nuevos y remodelaciones, tanto del “backbone” como del alambrado estructurado hasta el usuario. viii. Instalación de extensiones telefónicas del cuadro. ix. Coordinar y adquirir instalación de cableado soterrado para edificios nuevos y/o expansiones de planta actual. x. Instalar líneas de comunicación de voz y de cobro con tarjetas de crédito y débitos para los procesos de matrícula y demás actividades. xi. Solicitar pago de toda facturación de servicios de comunicación de voz, mantenimiento de cuadro, sistemas multilíneas y servicios especiales de comunicación. xii. Generar reportes de averías. xiii. Cobrar mediante facturación entre cuentas los servicios telefónicos a proyectos de investigación. xiv. Coordinar el mantenimiento y reparación de la planta soterrada. xv. Instalación de equipo de teleconferencias y programación de las mismas. xvi. Hacer recomendaciones en la compra de equipos de comunicación por voz. xvii. Mantener servidor de Voz sobre IP y realizar instalaciones de dicho servicio. c) Entre los servicios inalámbricos están: i. Solicitar la adquisición de servicios inalámbricos de celulares. ii. Brindar asistencia técnica en el uso de celulares.

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iii.

Solicitar pagos de toda facturación por servicios inalámbricos. 2. Descripción y Funciones Departamento de Servicios Auxiliares Correo Interno a) El correo interno se encarga de manejar toda la correspondencia interna del Recinto y procesa toda la correspondencia dirigida al exterior. Esta correspondencia es recibida de parte de los mensajeros de los decanatos y facultades del Recinto. La misma se sella en un sistema de franqueo y se contabiliza el gasto por dependencia. Las instalaciones físicas están localizadas en la parte posterior del edificio de la Central Telefónica. Luego de procesada la correspondencia, el personal lleva la misma a la estación del Correo Federal. La correspondencia recibida es entonces recolectada para ser procesada en nuestras instalaciones físicas. Aunque nuestra oficina no vende los servicios a particulares, si orienta a las dependencias sobre los siguientes servicios: i. Correo Certificado ii. Correo con Acuse de Recibo iii. Correo Asegurado iv. “Priority Mail” v. “Express Mail” vi. “Global Priority” vii. “Delivery Confirmation” 3. Descripción y Funciones Departamento de Servicios Auxiliares Sección de Electrónica a) La Sección de Electrónica atiende todo lo relacionado a equipos electrónicos, controles, alarmas, entre otros asuntos. Entre los servicios que se ofrecen a la comunidad universitaria están: i. Mantenimiento y reparación de: ii. Controles de acceso a estacionamiento y edificios iii. Sistemas de alarmas de robo e incendios iv. Lámparas de emergencias v. Equipos de registro de asistencia vi. Sistemas de respaldo por baterías vii. Sistemas y controles en plantas de respaldo de energía

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Sistemas electrónicos en equipo de movilidad para personas con impedimentos Sistemas de audio y sonido Otros equipos electrónicos Especificar requerimientos para:  Equipos de audio y sonido  Sistemas de alarmas y control de acceso  Otros Archivo Central e Histórico

4. Descripción y Funciones Departamento de Servicios AuxiliaresOficina del Archivo Central e Histórico a) Es la responsable de administrar el Programa de Administración de Documentos Públicos, para proveer los controles en la creación, organización, ordenación, mantenimiento, seguridad, uso, disposición y localización de los documentos en el Recinto Universitario de Mayagüez. C. Estructura Organizacional 1. Organigrama

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D. Perfil del Decanato y Departamentos 1. Personal docente y no docente a. El departamento cuenta con diez empleados no docentes, cuyas edades fluctúan entre los 36 y 61 años. b. Preparación académica: 30% (3) de los empleados cuentan con maestría, 20% (2) con bachillerato, 20% (2) dos con diploma de escuela superior y 30% (3) grado técnico vocacional. De los grados técnicos vocacionales, 2 tienen licencia de Electricista. c. La proporción en términos de género, el 30% (3) de los empleados son mujeres y el restante 70% (7) varones. d. Procedencia: 50% (5) de los empleados residen en Mayagüez, 10% en Lajas (1), 20% en Aguada (2), 10% (1) Añasco y 10% (1) Rincón.

Informe de Iniciativas, Actividades y Logros de acuerdo al Plan Estratégico A. Apoyar todo el proceso de enseñanza, aprendizaje e investigación: 1. Facilitando los procesos de uso de recursos de comunicaciones, sistemas electrónicos, de manejo de correspondencia y administración de documentos, garantizando el mejor uso de los mismos y el cumplimiento con las regulaciones aplicables. a. Se realizaron las mudanzas de servicios telefónicos de las siguientes oficinas 1) Enlace con el Personal 2) Se completó la mudanza de servicios de comunicación de la Red Sísmica. 3) Asuntos Académicos de Ingeniería 4) Plan COOP de Ingeniería 5) Relocalización temporera de la Oficina del Decano de Asuntos Académicos b. Se removió la plante de respaldo de energía en las antiguas instalaciones de la Red Sísmica c. Se completó la instalación de la planta de respaldo energético del Centro de Tecnologías de Información d. Apoyamos los procesos de Matrícula, Feria de Empleo y Graduación.

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e. Ofrecimos un Taller sobre el Uso del Correo Postal e Interno a la comunidad universitaria f. Se instalaron nuevos teléfonos en los siguientes proyectos y oficinas: 1) TIGER - Biblioteca 2) GRIC - Biblioteca 3) INESI – Sanchez Hidalgo 4) Movimientos Fuertes – Civil 5) Banda y Orquesta 6) Ingeniería General 7) Hotel Colegial 8) Departamento de Enfermería 9) Prensa 10) Ingeniería Eléctrica 11) Ingeniería Química 12) Matemáticas g. Se ofreció de Manejo y Preservación de Documentos Históricos a estudiantes de Primera Experiencia Laboral en MuSA. h. Participamos en la preparación del reglamento que eventualmente se convirtió en la Certificación Núm. 62, 215216 de la Junta de Gobierno de la Universidad de Puerto Rico el 22 de febrero de 2016. En el proceso de preparación del Reglamento para la Administración, Conservación y Disposición de Documentos de la Universidad de Puerto Rico, participaron en sus enmiendas los Administradores de Documentos de la UPR de Río Piedras, Bayamón, Humacao, Ponce y Mayagüez. 2. Garantizando el buen funcionamiento y mantenimiento de la infraestructura de comunicaciones y de sistemas electrónicos existentes. a. Realizamos “backups” diarios de los servidores en dos lugares alternos. b. Diariamente se realizan reportes de averías telefónicas a las compañías Claro y ATT. c. Se reparó el sistema de enfriamiento de la planta de respaldo de energía de la Central Telefónica d. Se reparó el sistema de cámaras de seguridad de MuSA

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e. Se realizaron actualizaciones al sistema operativo del cuadro telefónico del Recinto. f. Se cambió el interruptor principal de la subestación eléctrica de la Central Telefónica. g. En la Sección de Electrónica se recibieron 602 notas de mantenimiento, reparación e instalación de equipos. Se atendieron 546 para un 90.70% hasta el 23 de junio de 2016. 3. Apoyando activamente los esfuerzos de diseño y desarrollo de la infraestructura de comunicaciones necesaria para atender nuevas necesidades. a. Trabajamos con la Oficina de Investigación Institucional y Planificación, el Departamento de Edificios y Terrenos y el Centro de Tecnologías de Información en la coordinación y gerencia de los proyectos de mejoras permanentes en el Recinto. b. Se construyó infraestructura para proveer comunicación a los elevadores de Chardón c. Apoyamos los trabajos de instalación de nueva infraestrucrura de comunicaciones del edificio de FísicaGeología y Ciencias Marinas d. Participamos en el diseño y desarrollo de la aplicación para teléfonos móviles de la Guía Telefónica del Recinto. Se encuentra en su etapa final. B. Aumentar y Diversificar las Fuentes de Ingreso de la Institución 1. Se realizó el proceso de compra de una pantalla grande, de 10 pies por 20 pies para instalarse en la entrada del Recinto. Como parte inicial de un proyecto de imágenes digitales, pretendemos promover el quehacer colegial y noticias de importancia y relevancia para nuestra comunidad. Parte de los espacios se utilizarán para promover el comercio local y nuestros proveedores, lo cual resultará en ingresos adicionales para el Recinto.

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Sometido por: Carlos Marrero Soto Director

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Información General del Departamento de Tránsito y Vigilancia A. Misión y Visión 1. Misión La misión del Departamento de Tránsito y Vigilancia es mantener el orden y la tranquilidad institucional garantizando la protección de la vida y propiedad de todos los componentes de la comunidad universitaria y visitantes mediante la aplicación estricta de la reglamentación que rige los trabajos académicos y administrativos de la Universidad de Puerto Rico. Vigilar las instalaciones de estacionamiento tomando en cuenta el mejor uso de las mismas y áreas disponibles, armonizando toda gestión encaminada a estos propósitos con la conservación de nuestros recursos naturales. 2. Visión Lograr que el Recinto Universitario de Mayagüez se convierta en el campus universitario más seguro de Puerto Rico, en el cual impere la ley y el orden institucional de manera que se facilite la sana convivencia entre los diferentes sectores de la comunidad universitaria y los visitantes. B. Descripción y Funciones El Departamento de Tránsito y Vigilancia se compone de tres unidades: 1. Sección de Vigilancia - Esta unidad está compuesta por 60 oficiales de seguridad de mayor a menor rango, los cuales tienen la responsabilidad de velar por la seguridad del Recinto así como orientar a la comunidad universitaria sobre las medidas preventivas de seguridad y protección. Los oficiales de seguridad se encargan de ofrecer seguridad, vigilancia y protección a todos los miembros de la comunidad universitaria. Entre los servicios que ofrece la Sección de Vigilancia podemos destacar: orientación, escolta, vigilancia preventiva peatonal, ciclistas y en vehículo de motor, coordinar el tránsito en diferentes actividades, primeros auxilios, entre otros. Nuestros oficiales protegen la comunidad universitaria contra actos vandálicos, incendios, escalamientos y otras faltas. Se preparan informes y querellas. Se mantiene a diario una bitácora de las incidencias ocurridas en la Institución. El horario de la Sección es de 24 horas, 7 días a la semana. 2. Sección de Tránsito - La función principal de esta unidad es proveer permisos de estacionamiento al personal docente, no docente y estudiantes. En adición, se tramitan infracciones por violaciones al Reglamento de Tránsito y Estacionamiento del Recinto.

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3. Oficina del Director - Esta sección se encarga de todos los documentos de carácter administrativo relacionados a los oficiales de seguridad y al personal administrativo de nuestro Departamento. A través de la Oficina Central se coordinan las actividades en las que solicitan la asistencia de los oficiales de seguridad. Se reciben informes y querellas y se les provee seguimiento a las mismas. Se emiten los correspondientes informes de estadísticas de incidencias de delitos en el campus universitario.

Informe Anual C. Estructura Organizacional 1. Organigrama de la Unidad

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2. Perfil del Departamento de Tránsito y Vigilancia El Departamento de Tránsito y Vigilancia cuenta con 60 oficiales de seguridad y seis (6) empleados administrativos.

Informe de Iniciativas, Actividades y Logros de acuerdo al Plan Estratégico A. Iniciativas del Departamento de Tránsito y Vigilancia 1. Continuar con reuniones periódicas con supervisores de turno. 2. Publicaciones en Fan Page de nuestro Departamento de Tránsito y Vigilancia. 3. Solicitar reclasificación de puestos; y mediante cartas, solicitar personal para ocupar posiciones vacantes. a. Oficiales reclutados término probatorio: i. Néstor R. Cortina Rodríguez, Oficial de Seguridad I ii. Robert J. Martínez Lamboy, Oficial de Seguridad I iii. José A Muñoz Rivera, Oficial de Seguridad I iv. Maljourie Rodríguez Mass, Oficial de Seguridad I v. Adie M. Díaz Vega, Oficial de Seguridad I - Probatorio vi. Yamil Luciano Nadal , Oficial de Seguridad – Probatorio vii. Guillermo Curet Santiago, Oficial de Seguridad I- Probatorio viii. Bryan Figueroa Muñiz, Oficial de Seguridad I – Permanencia ix. Edwin Lugo López, Oficial de Seguridad I- Permanencia\ x. Christopher Ramírez Ruiz, Oficial de Seguridad I – Permanencia xi. Kengie A. Luciano Ruperto, Oficial de Seguridad I – Permanencia xii. Julio A. Díaz Rivera, Oficial de Seguridad I – Permanencia xiii. Maritza Sánchez Ortiz, Oficial de Seguridad II - Sustituta (1 de abril de 2016-31 de mayo de 2016) xiv. Puesto 502-A1 reclasificado de Secretaria Administrativa IV a I xv. Convocatoria 15-06 - Oficial de Seguridad III - El oficial Antonio López Lamboy fue reclutado como Oficial de Seguridad III – Sargento, bajo nombramiento Probatorio. Dado a este reclutamiento, el turno 8-4 am cuenta con Teniente y Sargento en propiedad. xvi. Convocatoria 14-54 Oficial de Seguridad IV – El oficial Luis A. Hernández Soto fue recomendado para ocupar el puesto 708-AI. Dado a esta selección, el turno 12-8 pm contará con Teniente en propiedad.

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2. Mediante requisiciones, solicitar compra de piezas y mantenimiento para vehículos de motor, materiales de oficina y darle seguimiento a los contratos de mantenimiento de equipo de nuestro Departamento. 3. Continuar haciendo visitas periódicas a diferentes departamentos del Recinto en y fuera de nuestros predios para mantener una comunicación abierta y poder estar al tanto de las necesidades y situaciones que permean relacionadas con nuestro Recinto. 4. Celebración de la Semana del Oficial de Seguridad - 10-16 abril de 2016 5. Otorgación de Certificado de Oficial del Año a Oficial Eduardo Acevedo Hernández, Turno 4-12; Oficial Jorge S. Negrón Casiano, Turno 12-8; y Oficial Gumersindo Arroyo Acosta, Turno 8-4 am. 6. Continuar con asistencia a reuniones sobre Programa de Violencia por Género en representación de nuestro Departamento. 7. Continuar haciendo reuniones diarias quince minutos antes entre oficiales de seguridad y supervisores de turno para dar conocimiento sobre asuntos de interés del día antes y del día actual. 8. Enmienda a la lista de codificaciones de área debido a las nuevas edificaciones en el Recinto, con el propósito de hacer más eficiente la labor realizada por nuestros oficiales de seguridad y por nuestro Departamento. 9. Continuar haciendo pruebas de comunicación cada dos horas para monitorear la calidad del sistema de comunicación, confirmar si el oficial tienen en función su radio y darle seguimiento a los estatus de novedades en las áreas asignadas. B. Actividades de nuestro Departamento 1. Celebración Semana del Oficial de Seguridad. C. Logros más significativos 1. Implantación proyecto SEVIAR - Proyecto símbolo de sostenibilidad requerido por el Decano de Administración. 2. Monitoreo y vigilancia a las instalaciones de MUSA a través de computadora ubicada en el retén. 3. Implantación Proyecto Sentinel - Manejo de llamadas de emergencia y notificación de mensajes a la comunidad universitaria por medio de APP y sistema computadorizado instalado en el área del retén de nuestro Departamento. 4. Manejo de querellas sobre propiedad damnificada o hurtada del Recinto Universitario de Mayagüez por parte de Unidad de Investigación del Departamento de Tránsito y Vigilancia. 5. Seguridad y vigilancia efectiva en las Asambleas Estudiantiles celebradas en el R.U.M. 6. Seguridad y vigilancia efectiva en el Paro Estudiantil celebrado el 17 y 18 de febrero de 2016. 7. Celebración de la Semana del Oficial de Seguridad - (10-16 de abril de 2016)

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8. Seguridad y vigilancia efectiva en conversatorio de la jueza Sonia Sotomayor el 6 de mayo de 2016. 9. Seguridad y vigilancia efectiva en los Actos de Colación de Grados 2016. 10. Dos motoras nuevas asignadas a nuestro Departamento como medio para prevención, seguridad y vigilancia en el RUM. 11. Dos carros tipo golf asignados a nuestro Departamento como medio para prevención, seguridad y vigilancia en el RUM. 12. Reconocimiento a oficiales de seguridad que trabajaron durante la temporada deportiva LAI en actividad deportiva de entrega de la Letra Insignia a los atletas del Recinto Universitario de Mayagüez. 13. Rondas preventivas de la Policía Estatal y Municipal en nuestro Recinto. 14. Compra de permisos de estacionamiento para motoras y bicicletas que sean estacionados en nuestro Recinto. Se empezarán a entregar dichos permisos a partir de 1 de julio de 2016. 15. Nuevas codificaciones y espacios de estacionamiento disponibles. 16. Colaboración con el Programa Ride - a - Bike - iniciativa de grupo de estudiantes del Recinto. 17. Talleres ofrecidos a nuestro personal: a) Seminario Formularios Administrativos Departamento de Tránsito y Vigilancia, Formulario de Querellas, Informe, Libro de Novedades e Informe de Accidente – Supervisores b) Taller sobre Suicidio y cómo manejar posibles casos. - 1 abril de 206 – Supervisores. c) CRUSADA 2015 (Consorcio de Recursos Universitarios Sembrando Alianza de Alerta a Drogas, Alcohol y la Violencia) - 12 de noviembre de 2015. d) Adiestramiento Sentinel a seis oficiales de seguridad (dos de cada turno) Director y Oficial Administrativo I. e) Taller sobre codificaciones y espacios de estacionamiento a los oficiales de seguridad ofrecido por el Sr. Ricardo Figueroa Ortiz, Supervisor de la Oficina de Tránsito y Vigilancia. 18.Otorgamiento de 7,288 permisos de estacionamiento aproximadamente. clasificación: Blanco, Lila, Verde, Zoológico,Palacio, Jubilado, Servicio, Provisional y Pizarra. 19. Certificación 15-16-168 - Enmienda Reglamento de Tránsito y Vigilancia - Articulo XXV: Violaciones y Multas - 616 No exhibir un permiso de estacionamiento vigente $15.00 y 644 - No poseer permiso de estacionamiento vigente (vehículo no registrado) $25.00.

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D. Institucionalizar una cultura de Planificación Estratégica y Avalúo 1. Mantener y revisar el Plan Estratégico de nuestro Departamento. 2. Colaborar en mantener actualizadas y dar seguimiento a las métricas establecidas por el Decanato de Administración. 3. Manejo de querellas sobre propiedad damnificada o hurtada del Recinto Universitario de Mayagüez por parte de Unidad de Investigación del Departamento de Tránsito y Vigilancia. 4. Se ubicó en el área del retén y en todas las oficinas de nuestro Departamento un buzón para depositar Cuestionario de Calidad de Servicio a disposición de la comunidad universitaria. 5. Mantenimiento de la página web del Departamento de Tránsito y Vigilancia. 6. Charlas a los estudiantes de nuevo ingreso sobre los servicios que ofrece nuestro Departamento. 7. Realizar periódicamente memos y cartas a los oficiales de seguridad, supervisores y personal administrativo, relacionadas a directrices e información relevante. 8. Reuniones periódicas con supervisores de turno. 9. Realizar periódicamente memos y cartas a los decanos y directores de diferentes departamentos relacionados a asuntos de interés. 10. Realizar periódicamente cartas a diferentes agencias del Gobierno de Puerto Rico, entre ellos; Policía Estatal de Puerto Rico, Bomberos de PR, Departamento de Salud; entre otros, solicitando servicios. 11. Visitas periódicas a diferentes departamentos del Recinto en y fuera de nuestros predios para mantener una comunicación abierta y poder estar al tanto de las necesidades y situaciones que permean relacionadas con nuestro Recinto. 12. Proveer vigilancia preventiva con los recursos disponibles (motora, unidad ciclista, vehículo y caminata de oficiales) a edificios, alrededores y áreas donde se están llevando a cabo actividades dentro del Recinto de acuerdo al plan de vigilancia propuesto. 13. Preparación por los supervisores de turno del itinerario de los oficiales asignados durante la semana, el cual detalla días libres, licencias y oficiales asignados. 14. Preparación mensualmente por los supervisores de turno el itinerario donde detallan los oficiales asignados. 15. Se recopila información diariamente en diferentes formularios: Entrada y Salida Vita, Recibo de Propiedad, entre otros. 16. Redactar y publicar informes de las diferentes áreas (Libro de Novedades - Información General y Puertas y Acceso)

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17. Mediante Informe de Actos Delictivos Tipo I- Informe enviado a la Oficina de Calidad de Vida 18. Mediante el informe “Jeanne Clery Act” que somete la Oficina de Calidad de Vida. 19. Mediante estadísticas anuales comparativas; las cuales se envían a la Oficina de Calidad de Vida. 20. Velar por las áreas de estacionamiento y mantener el orden de acuerdo al Reglamento de Tránsito y Estacionamiento vigente. 21. Reuniones diarias quince minutos antes entre oficiales de seguridad y supervisores de turno para dar conocimiento sobre asuntos de interés del día antes y del día actual. 22. Aprobación de enmienda al Reglamento de Tránsito y Estacionamiento del Recinto Universitario de Mayagüez. 17.Certificacion 15-16-168 – Enmienda Reglamento de Tránsito y Vigilancia – Articulo XXV: Violaciones y Multas -616 No exhibir un permiso de estacionamiento vigente $15.00 y 644 – No poseer permiso de estacionamiento vigente (vehículo no registrado) $25.00.

E. Estar a la vanguardia de la educación superior en Puerto Rico garantizando que nuestros alumnos reciben la mejor educación.\ 1. Abrir y cerrar salones durante los fines de semana y horas no laborables o cuando sea necesario. 2. Acceso a salones y centro de cómputos de acuerdo al permiso emitido. 3. Vigilancia preventiva con los recursos disponibles (motora, unidad ciclista, vehículo oficial y caminata de oficiales). 4. Transportación hacia salones a estudiantes con impedimentos o estudiantes que por algún motivo solicitan este servicio. 5. Escolta a estudiantes según solicitado por la Oficina de Procuradora Estudiantil. 6. Ronda diaria a los edificios y alrededores del Recinto para reportes periódicos en el Libro de Novedades y a los departamentos correspondientes sobre salones y puertas que deben ser reparadas y cualquier otra situación que requiera de reparación o mantenimiento. 7. Velar diariamente por el buen funcionamiento y mantenimiento de la planta física e infraestructura existente. De ver una situación que requiera de atención se informa a través de teléfono, e-mail, personalmente o a través del Libro de Novedades. Se coordina e

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informa para garantizar y mantener las condiciones de higiene y seguridad adecuadas. 8. Ayudamos a los estudiantes cuando solicitan estadísticas de delitos o para hacer estudios relacionados a estacionamiento, casi siempre son estudiantes de Ingeniería Civil para cumplir con trabajos que le asignan los profesores. 9. Charla a los estudiantes de nuevo ingreso sobre los servicios que ofrece nuestro Departamento. 10. Velar por las áreas de estacionamiento y mantener el orden de acuerdo al Reglamento de Tránsito y Estacionamiento vigente. 11. Durante todo el año nuestro Departamento ha dicho presente en cada una de las actividades que hemos sido requeridos, ya sea como escoltas, brindando charlas o brindando seguridad y vigilancia.

F. Implementar Procesos Administrativos Ágiles y Eficientes 1. Continuamos enviando y recibiendo documentos oficiales a través del Portal Colegial - [email protected] para agilizar el recibo y el envío de documentos y como contacto de la comunidad universitaria. 2. Mantener y continuar con el Programa RUMAD donde los estudiantes y empleados se registran a través del Portal Colegial para obtener su permiso de estacionamiento. 3. Se modificó el sistema para la creación de “batch” - con relación a informe de multas a través del Sistema RUMAD. Modificación realizada por el Centro de Tecnologías de Información del Recinto. 4. Se continúa completando el Log Diario de Querellas - Se registran las querellas recibidas diariamente para mayor control. 5. Se continúa utilizando el Formulario de Registro de Visitas Preventivas - Ubicados en diferentes edificios del Recinto. 6. Actualización a la lista de codificaciones de área debido a las nuevas edificaciones en el Recinto. 7. Se ubicó en el retén una carpeta para documentos e instrucciones emitidas; para revisión continua. 8. Manejo de querellas sobre propiedad damnificada o hurtada del Recinto Universitario de Mayagüez por parte de Unidad de Investigación del Departamento de Tránsito y Vigilancia.

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G. Impactar a Nuestra Sociedad Puertorriqueña 1. Continuamente impactamos a nuestra sociedad a través de nuestro compromiso de mantener la seguridad y velar por la vida y propiedad de toda la comunidad universitaria y visitantes y también mantenemos canales de comunicación efectiva. 2. Durante todo el año nuestro Departamento ha dicho presente en cada una de las actividades que hemos sido requeridos, ya sea como escoltas, brindando charlas o brindando seguridad y vigilancia.

3. Continuamente nuestros empleados están tomando los cursos requeridos por la Oficina de Ética Gubernamental; con esto promovemos los valores de ética, justicia y honestidad. I. Fortalecer el Sentido de Pertenencia y “Orgullo Colegial” 1. Celebración de la Semana del Oficial de Seguridad (10-16 de abril de 2016). 2. Certificado de Oficial del Año a oficiales que se destacan en sus labores.- Estos certificados se otorgaron a un oficial por turno. 3. Nuestros oficiales de seguridad prestan seguridad y vigilancia en un sinnúmero de actividades celebradas en el Recinto; mencionamos algunas de éstas: a. Seguridad y vigilancia en procesos de matrícula 2015-2016. b. Seguridad y vigilancia en actividades de Presencias. c. Seguridad y vigilancia en apertura del MUSA en el RUM. d. Seguridad y vigilancia en RUMEncuentro - 26 y 27 sept. 2016 e. Segundo 10K VID 90 f. Seguridad y vigilancia en Encendido de Navidad 2015-2016. g. Participación efectiva en seguridad, vigilancia y tránsito en los Actos de Graduación 2016. h. Seguridad y Vigilancia preventiva en Justas LAI 2016 y temporada regular de actividades brindándole seguridad a nuestros atletas. i. Competencias Iberoamericanas de Matemáticas. j. Feria Agrícola y Educativa 5 días con Nuestra Tierra - (15-19 de marzo de 2016). k. Relevo por la Vida 2016. l. Expo 2016 UPR - Complejo Ferial en Ponce m. Seguridad y vigilancia efectiva en conversatorio de la jueza Sonia Sotomayor el 6 de mayo de 2016.

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