UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA

EMISION 23/01/1996

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CODIGO: M-06-62MF

REVISION 26/11/2010

No. REV 1

MANUAL DE FUNCIONES

TITULO DE CARGO: AREA: REPORTA A: LOCALIZACION:

DIRECTOR DE PLANEACION RECTORIA RECTOR BOGOTA D.C.

COMPETENCIA EDUCACION Profesional en carreras administrativas.

HABILIDADES Organización, Planificación, Liderazgo, Iniciativa, Solución de Problemas, Relaciones Interpersonales, Toma de decisiones, Compromiso por la Universidad, Calidad del trabajo.

FORMACION Cursos de formación y actualización en procesos administrativos, especialización en procesos de Planeación, formulación de proyectos, administración de recursos humano, legislación relacionada con las funciones del cargo, tratamiento y análisis de conflictos. EXPERIENCIA Cuatro (4) años de experiencia en cargos relacionado con la naturaleza de sus funciones.

FUNCIONES: 1.

Asesorar a la Rectoría en el diseño de las políticas, los planes y los programas que requiera la Universidad La Gran Colombia, en el corto, mediano y largo plazo. 2. Orientar de manera permanente a la Universidad a través de la planeación estratégica. 3. Desarrollar el proceso de planeación estratégica en la Universidad, mediante diagnósticos internos y externos, estudios de factibilidad, investigaciones socio económicas, prospección, fijación de objetivos, programación de acciones, seguimiento, evaluación de planes y programas, etc. 4. Realizar periódicamente el seguimiento y la evaluación del plan de desarrollo institucional y de los planes de desarrollo y operativos. 5. Estudiar semestralmente los informes de ejecución presupuestal de la Universidad en las áreas académico administrativas e informar al Rector acerca de los resultados encontrados. 6. Fomentar la aplicación de los principios de gestión de la calidad, en coordinación con las Vicerrectorías. 7. Mantener actualizado el sistema de información de la Oficina de Planeación. 8. Preparar y publicar periódicamente boletines estadísticos. 9. Colaborar con la Dirección Financiera en la formulación de las políticas para la preparación del presupuesto y la evaluación de la asignación de las partidas correspondientes por rubros y programas. 10. Rendir informes periódicos al Rector, como superior inmediato, sobre la ejecución de las distintas actividades de la Oficina de Planeación. 11. Elaborar el informe anual de actividades y proyectos de la dependencia, el cual hará parte del informe institucional anual que el Rector debe rendir ante el Honorable Plenum. 12. Las demás que corresponden a la naturaleza de la Oficina de Planeación y aquellas que asigne el Rector.

RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD Supervisión sobre personas Registro e informes Dinero y/o título valor Equipo, maquinaria y material Coordinación interna y externa

Directa Directa por los que porta y elabora N/A N/A Directa (con toda la comunidad universitaria) Indirecta (Con los entes adscritos al área de educación)

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TITULO DE CARGO: AREA: REPORTA A: LOCALIZACION:

COORDINADOR DE SEGUIMIENTO Y EVALUACION RECTORIA DIRECTOR DE PLANEACION BOGOTA D.C.

COMPETENCIA Profesional en administrativas.

EDUCACION ciencias sociales,

económicas

y

HABILIDADES Organización, Iniciativa, Solución de Problemas, Relaciones Interpersonales, Compromiso por la Universidad, Calidad del trabajo, Trabajo en equipo

FORMACION Cursos de formación y actualización en procesos administrativos, especialización en procesos administrativos. EXPERIENCIA Cuatro (4) años de experiencia relacionada en su área.

FUNCIONES: 1.

Coordinar el seguimiento y tramitar los requerimientos y compromisos de la Oficina de Planeación relacionados con el seguimiento y la evaluación establecida en el Sistema de Planeación y el Modelo de Auto evaluación de la Universidad. 2. Desarrollar acciones de coordinación que permitan realizar el seguimiento y la evaluación establecidos institucionalmente a través del Sistema de Planeación y el Modelo de Autoevaluación. 3. Brindar apoyo técnico para la estructuración de los instrumentos de planeación por parte de las diferentes unidades académicas y administrativas establecidos por la Universidad 4. Diseñar e implementar procesos de capacitación que contribuyen a consolidar una cultura de la planeación y la auto evaluación en la Universidad. 5. Diseñar y desarrollar las agendas de articulación de visitas a la seccional de Armenia. 6. Coordinar el seguimiento y cumplimiento de la agenda de planeación respecto a las reuniones, seminarios o procesos de capacitación. 7. Gestionar la correspondencia (Electrónica y física) inherente a sus funciones. 8. Coordinar las diferentes actividades que realiza la dirección de la Oficina de Planeación 9. Estar permanentemente en comunicación con las unidades académicas y administrativas de acuerdo a los compromisos asignados y adquiridos. 10. Las demás que correspondan a la naturaleza de la dependencia y las que les asigne el jefe inmediato.

RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD Supervisión sobre personas Registro e informes Dinero y/o título valor Equipo, maquinaria y material Coordinación interna y externa

Directa Directa por los que porta y elabora N/A N/A Directa (con toda la comunidad universitaria) Indirecta (Con los entes adscritos al área de educación)

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TITULO DE CARGO: AREA: REPORTA A: LOCALIZACION:

COORDINADOR DE SISTEMA DE INFORMACION RECTORIA DIRECTOR DE PLANEACION BOGOTA D.C.

COMPETENCIA Profesional en administrativas.

EDUCACION ciencias sociales,

económicas

y

HABILIDADES Organización, Iniciativa, Solución de Problemas, Relaciones Interpersonales, Compromiso por la Universidad, Calidad del trabajo, Trabajo en equipo

FORMACION Cursos de formación y actualización en procesos administrativos, especialización en procesos administrativos. EXPERIENCIA Cuatro (4) años de experiencia relacionada en su área.

FUNCIONES: 1.

Desarrollar acciones de coordinación que permitan realizar la administración del sistema de información de la Institución, para mantenerlo actualizado y rendir los informes que se requieran para los procesos de planeación de la Institución y para las autoridades externas. 2. Coordinar el sistema de información de la universidad, mantenerlo actualizado y rendir los informes que se requieran para los procesos de planeación de la institución y para las autoridades externas. 3. Analizar los procesos institucionales para el funcionamiento del sistema de información de la Universidad, y realizar requerimientos técnicos a la oficina de sistemas para ser implementados en el sistema de información de la Institución. 4. Gestionar la correspondencia (Electrónica y física) inherente a sus funciones. 5. Coordinar actividades con la dirección de la Oficina de Planeación inherente a sus funciones. 6. Estar permanentemente en comunicación con las unidades académicas y administrativas de acuerdo a los compromisos asignados y adquiridos. 7. Coordinar el personal asignado para la actualización de información del SNIES, ESPADIES, SACES, Observatorio Laboral y demás sistemas que la Universidad requiera para cumplir con su objeto social. 8. Asesorar al Director de Planeación en los temas relacionados con sistemas y tecnología para la toma de decisiones en esta materia. 9. Realizar los reportes de información que se requieran para la planeación de la Universidad y para los entes externos de control. 10. Diseñar y desarrollar el boletín estadístico 11. Las demás que correspondan a la naturaleza de la dependencia y las que les asigne el jefe inmediato.

RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD Supervisión sobre personas Registro e informes Dinero y/o título valor Equipo, maquinaria y material Coordinación interna y externa

Directa Directa por los que porta y elabora N/A N/A Directa (con toda la comunidad universitaria) Indirecta (Con los entes adscritos al área de educación)

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MANUAL DE FUNCIONES

TITULO DE CARGO: AREA: REPORTA A: LOCALIZACION:

ASISTENTE DE SISTEMA DE INFORMACION RECTORIA DIRECTOR DE PLANEACION BOGOTA D.C.

COMPETENCIA Profesional en administrativas.

EDUCACION ciencias sociales,

económicas

y

HABILIDADES Organización, Iniciativa, Solución de Problemas, Relaciones Interpersonales, Compromiso por la Universidad, Calidad del trabajo, Trabajo en equipo

FORMACION Cursos de formación y actualización en procesos administrativos, especialización en procesos administrativos. EXPERIENCIA Cuatro (4) años de experiencia relacionada en su área.

FUNCIONES: 1. 2.

3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.

Coordinar el seguimiento y trámite del estado de la información requerida para los distintos reportes a los órganos de control gubernamental. Presentar oportunamente informes y documentos relacionados con los Sistemas de Información del MEN, así como mantener comunicación permanente con el mismo para dar las respuestas pertinentes e informar los avances y dificultades encontradas, igualmente comunicar las políticas tomadas por la Universidad al respecto. Apoyar la Coordinación de Sistemas de Información en la definición y ejecución de las diferentes actividades. Apoyar los procesos de evaluación y actualización de los Sistema de Información Académico y/o Administrativo y demás requerimientos técnicos adelantados por la dependencia. Apoyar en todos los requerimientos técnicos y de tecnología de los diferentes funcionarios de la dependencia y soluciones. Dar cumplimiento a las necesidades de información de entes externos, dependencias de la universidad y la oficina de planeación. Promover y mantener la comunicación con las distintas dependencias para garantizar el flujo de la información y el trabajo en grupo. Gestionar la correspondencia (Electrónica y física) inherente a sus funciones. Garantizar la integridad de las Bases de Datos a cargo. Diseñar e implementar procesos de capacitación que contribuyan a concientizar sobre el buen uso de la información como un recurso y las posibilidades de explotación de la misma al mantenerla actualizada. Generar indicadores de gestión para retroalimentar el cumplimento de los objetivos misionales de la institución. Apoyar la preparación y ejecución de las jornadas de socialización y retroalimentación de los objetivos misionales así como del PEI y el PEID. Asistir y socializar las actualizaciones referentes a los sistemas de información programados por el Ministerio de Educación Nacional. Capacitar a las distintas dependencias en la explotación y generación de indicadores a partir de las herramientas provistas por el MEN. Las demás que correspondan a la naturaleza de la dependencia y las que les asigne el jefe inmediato.

RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD Supervisión sobre personas Registro e informes Dinero y/o título valor Equipo, maquinaria y material Coordinación interna y externa

Directa Directa por los que porta y elabora N/A N/A Directa (con toda la comunidad universitaria) Indirecta (Con los entes adscritos al área de educación)

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TITULO DE CARGO: AREA: REPORTA A: LOCALIZACION:

ANALISTA ESTRATEGICO RECTORIA DIRECTOR DE PLANEACION BOGOTA D.C.

COMPETENCIA EDUCACION Técnico y preferiblemente profesional en ciencias sociales, económicas y administrativas. HABILIDADES Organización, Relaciones Interpersonales, Compromiso por la Universidad, Calidad del trabajo, Trabajo en equipo, Servicio al Cliente, Responsabilidad.

FORMACION Cursos de formación y actualización en procesos administrativos. EXPERIENCIA Dos (2) años de experiencia relacionada en su área.

FUNCIONES: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Diseñar diferentes instrumentos para la autoevaluación. Desarrollar acciones de análisis estratégico. Gestionar la correspondencia (Electrónica y física) inherente a sus funciones. Diseñar e implementar procesos que faciliten el análisis y la toma de decisiones estratégicas. Apoyar las diferentes actividades de socialización en coordinación de la Oficina de Planeación. Estar permanentemente en comunicación con las unidades académicas y administrativas de acuerdo a los compromisos asignados y adquiridos. Realizar seguimiento a los compromisos y requerimientos de la Oficina de Planeación. Las demás que correspondan a la naturaleza de la dependencia y las que les asigne el jefe inmediato.

RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD Supervisión sobre personas Registro e informes Dinero y/o título valor Equipo, maquinaria y material Coordinación interna y externa

N/A Directa por los que porta y elabora N/A N/A Directa (con toda la comunidad universitaria) Indirecta (N/A)

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MANUAL DE FUNCIONES

TITULO DE CARGO: AREA: REPORTA A: LOCALIZACION:

SECRETARIA DE DIRECCION RECTORIA DIRECTOR DE PLANEACION BOGOTA D.C.

COMPETENCIA EDUCACION Bachiller y preferiblemente Técnico en carreras administrativas HABILIDADES Organización, Relaciones Interpersonales, Compromiso por la Universidad, Calidad del trabajo, Trabajo en equipo, Servicio al Cliente, Responsabilidad

FORMACION Cursos de actualización en procesos administrativos inherentes a las funciones del cargo. EXPERIENCIA Uno (2) año de experiencia relacionada en su área.

FUNCIONES: 1.

Generar las condiciones logísticas necesarias para el cumplimiento de las funciones del equipo de la Oficina de Planeación. 2. Preparar material y convocar a las diferentes reuniones coordinadas por la dependencia. 3. Realizar seguimiento a la información emitida por la dirección de planeación a las diferentes dependencias. 4. Asistir y llevar el control del desarrollo y asistencia a seminarios-taller y demás actividades programadas por la dependencia. 5. Atender a los visitantes internos y externos, brindar la información precisa y oportuna de servicios ofrecidos por la institución. 6. Asesorar a las diferentes unidades y hacer seguimiento a los planes y procesos. 7. Llamar y recibir las diferentes solicitudes telefónicas que llegan a la oficina de planeación. 8. Prestar colaboración a los funcionarios de la oficina en casos que tengan relación con sus funciones, como también, en la revisión de algunos documentos elaborados por la dependencia. 9. Colaborar en el alistamiento de la documentación de los diferentes programas, para la visita de pares, consultores, auditores, etc., por parte de los entes relacionados con la Educación Superior, para acceder al Registro Calificado, Acreditación, etc. 10. Realizar los pedidos de papelería y demás implementos necesarios para el buen funcionamiento de la Oficina. 11. Las demás que correspondan a la naturaleza de la dependencia y las que les asigne el jefe inmediato.

RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD Supervisión sobre personas Registro e informes Dinero y/o título valor Equipo, maquinaria y material Coordinación interna y externa

N/A Directa por los que porta y elabora N/A N/A Directa (con toda la comunidad universitaria) Indirecta (N/A)

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