Universidad Tecnológica de Querétaro

Firmado digitalmente por Universidad Tecnológica de Querétaro Nombre de reconocimiento (DN): cn=Universidad Tecnológica de Querétaro, o=Universidad Tecnológica de Querétaro, ou, [email protected], c=MX Fecha: 2013.05.14 07:46:19 -05'00'

UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE QUERÉTARO

“DISEÑAR UN MANUAL DE FUNCIONES PARA EL PUESTO DE AUXILIAR CONTABLE”

Empresa: JOSÉ BRIGIDO TRINIDAD TREJO HURTADO

Memoria que como parte de los requisitos para obtener el título de: INGENIERO EN INNOVACION Y DESARROLLO EMPRESARIAL

Presenta OSIRIS SIU YIN SOSA FRANCO

Asesor de la UTEQ Mirna García Chaparro

Asesor de la Empresa C.P. Verónica María del Rosario Rodríguez Carbajal Santiago de Querétaro, Querétaro., Abril 2013

Resumen Normalmente las funciones implementadas en las organizaciones están plasmadas en libros con un extenso contenido lo cual llega a ser tedioso para el personal y no le toma la debida atención, el propósito de este trabajo es poner a consideración del despacho contable José Brigido Trinidad Trejo Hurtado el desarrollo de un Manual de funciones para el puesto de auxiliar contable, la propuesta presentada es perfectible sin embargo es un punto de partida para lo que se pretende.

El presente manual es un instrumento de control sobre la actuación del personal, aunque es algo más, ya que ofrecen la posibilidad de dar una forma más definida a la estructura organizacional, con lo cual se pierde el carácter nebuloso y abstracto, para convertirse en una serie de normas definidas.

El personal de nuevo ingreso debe conocer cuáles serán sus actividades y los diversos procedimientos que se deben seguir en la organización, un manual de funciones podría ser una herramienta que facilitara su conocimiento, el personal que se encuentra laborando debe tener una referencia escrita de cuáles de los diversos procedimientos a seguir en las actividades cotidianas. Con el presente manual se logra la formalización del trabajo y se evita la ambigüedad, duplicidad de funciones y tareas.

2

Este manual es un instrumento metodológico de gran utilidad para el personal que labora en la empresa en el cumplimiento de sus obligaciones y responsabilidades, y así poder desempeñar sus respectivos cargos y prestar un adecuado servicio. De igual manera será útil para el nuevo personal que ingrese a la empresa.

Abstract Usually functions implemented in organizations are embodied in books with extensive content which becomes tedious for staff and does not take proper care, the purpose of this paper is to consider the accounting firm to José Brigido Trinidad Trejo Hurtado development of a manual functions for accounting assistant position, the proposal can be improved but it is a starting point for what is intended.

This manual is an instrument of control over the performance of staff, although it is something else, because they offer the possibility of giving a more defined organizational structure, which is lost nebulous and abstract character, to become a defined set of rules.

The new personnel must know what their activities and the various procedures to be followed in the organization, a function manual could be a tool to facilitate their knowledge, he is working personnel must have a written record of what the

3

various procedures to be followed in daily activities. With this manual formalization of work achieved and avoids ambiguity, duplication of functions and tasks.

This manual is a very useful methodological tool for staff working in the company in meeting its obligations and responsibilities, so they can carry out their respective positions and provide adequate service. Similarly it will be useful for new staff entering the company.

Dedicatorias Les dedico muy especialmente esta tesis, a mis padres Teresa de Jesús Franco Esquivel y Gerardo Sosa Garrido, y a mi hermana Isamar Daniela Sosa Franco, por todo lo que me han dado en esta vida, especialmente por sus sabios consejos y por estar a mi lado en los momentos difíciles. Ya que ellos forman parte importante en mi vida y sin su apoyo no hubiera podido llegar hasta donde he llegado. Han sido un gran apoyo para mí, sin ellos no estaría en donde estoy ahora y todo lo que tengo se los debo a ellos, siempre tratando de darme lo mejor. A mis amigos que siempre se han encontrado a mi lado extendiendo su mano para ayudarme. Por último quiero agradecer a Dios, que me ha permitido cumplir con mis objetivos y y metas hasta el final.

4

ÍNDICE

Página

Resumen....................................................................................................................... 2 Abstract ......................................................................................................................... 3 Dedicatorias .................................................................................................................. 4 Índice ........................................................................................................................... 5 I.

Introducción ............................................................................................................ 6

II. Antecedentes .......................................................................................................... 7 II.I Historia de la empresa José Brigido Trinidad Trejo Hurtado .................................. 9 III.

Justificación ........................................................................................................ 9

IV.

Objetivos .......................................................................................................... 10

IV.I Objetivos específicos ....................................................................................... 10 V.

Alcances ........................................................................................................... 10

VI.

Análisis de riesgos ............................................................................................ 11

VII.

Fundamentación Teórica .................................................................................. 12

VII.I Manual de funciones ........................................................................................ 13 VII.II Objetivos de los manuales .............................................................................. 13 VII.III Clasificación de los manuales ........................................................................ 14 VII.IV Ventajas del manual ..................................................................................... 18 VII.V Desventajas de los manuales de organización .............................................. 18 VII.VI ¿Quién debe elaborar los manuales? ............................................................ 19 VII.VII Marco legal del manual de funciones........................................................... 19 VIII.

Plan de actividades........................................................................................... 20

VIII.I Tabla de plan de actividades .......................................................................... 21 IX.

Recursos materiales y humanos ....................................................................... 22

IX.I Presupuesto de mensual del proyecto .............................................................. 23 X.

Desarrollo del proyecto ..................................................................................... 24

XI.

Resultados obtenidos ....................................................................................... 36

XII.

Conclusiones y recomendaciones .................................................................... 37

XIII.

Anexos ............................................................................................................. 39

XIII.I Cuestionario para el análisis de funciones ....................................................... 39 XIII.II Cuestionario de requerimientos del puesto .................................................... 40 XIII.III Concentrado para el puesto de Auxiliar Contable ......................................... 41 XIV.

Bibliografía ....................................................................................................... 42

5

I.

Introducción

En una institución, la organización es un medio a través del cual se logran objetivos previamente establecidos, de donde se deduce que la división de trabajo representada en un organigrama, no tiene sentido sino en tanto este diseñada para lograr determinadas metas y sustentadas en una relación dinámica entre las funciones, la autoridad y los hombres.

En el ámbito de los negocios, el éxito de una organización depende de la efectividad del conjunto de técnicas que emplea cotidianamente para alcanzar sus objetivos, es por eso que una de las estrategias para el desarrollo de un organismo social lo constituye la documentación de sus sistemas y en ese orden se hace evidente la necesidad de contar con un Manual de funciones, que permita evaluar y corregir desviaciones de las actividades originales. Se manifiesta la necesidad de elaborar una guía sobre la actuación individual por funciones, como consecuencia de intentar un control adecuado dentro de la diversidad de actividades que se lleva a cabo.

Es por lo anterior que se considera necesario que uno de los proyectos inmediatos que se deben emprender en la empresa, es la elaboración de un Manual de funciones que permita dar a conocer o aclarar las funciones propias y del despacho contable.

6

II.

Antecedentes

La historia de los Manuales como herramienta en la administración es prácticamente reciente. Comenzaron a utilizarse durante el periodo de la Segunda Guerra Mundial, aunque se tiene conocimiento de que ya existían algunas publicaciones en las que se proporcionaba información e instrucciones al personal sobre ciertas formas de operar de un organismo. La necesidad de personal capacitado durante la guerra dio lugar a que se formularan manuales detallados.

Un Manual por función es un recurso para ayudar a la orientación de los empleados. Pueden contribuir a que las instrucciones sean definidas, a fijar la responsabilidad, a proporcionar soluciones rápidas.

A continuación se dan algunas definiciones sobre lo que es un manual. Según Duhalt Kraus Miguel A., una manual es: “Es un documento que contiene, en una forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre la historia, organización y política y procedimiento de una empresa, que se consideran necesarios para la mejor ejecución del trabajo”.

7

Para Ferry G. R., un manual es: “Un registro inscrito de información e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa”.1

Lo mencionado con anterioridad son definiciones que se aplica en las empresas mexicanas con el fin de contribuir al desarrollo de las organizaciones y deben ser utilizados de manera correcta dependiendo de cada organización. En la actualidad este documento describe los cargos contemplados

en el

organigrama, delimita las funciones correspondientes a cada cargo, define perfiles, es un instrumento orientado al personal nuevo vinculado e informa a los trabajadores sobre sus labores.

__________________ 1

Rodríguez Valencia Joaquín, Como elaborar y usar manuales administrativos, Thomson, México.

8

II.I Historia de la empresa José Brigido Trinidad Trejo Hurtado “El despacho contable José Brigido Trinidad Trejo Hurtado”, fue creado en el año de 2005 a fin de no depender de una empresa y ser su propio jefe, se construyó un pequeño local dentro de su casa habitación ahorrar gastos comenzó teniendo solo 3 personas y actualmente se cuenta con 6 personas; se analizó para el diseño de un Manual de funciones como herramienta para la administración contable, siendo elaborado para facilitar procesos que ayuden a sustentar el aprendizaje de elementos de nuevo ingreso así como el potenciar aquellas debilidades relacionadas con el manejo eficiente y eficaz.

El diseño de este manual se enfoca en el proceso desarrollado para promover un dialogo entre personal de nuevo ingreso y el jefe inmediato, con el fin de facilitar el conocimiento, la aplicación de la técnicas y procedimientos para el manejo correcto de la contabilidad. III.

Justificación

El Despacho contable José Brigido Trinidad Trejo Hurtado no ha tenido un correcto control en el manejo correcto de las tareas realizadas por personal de nuevo ingreso.

La creación de este manual servirá para fusionar las áreas de la organización con el jefe inmediato.

9

IV.

Objetivos

Diseñar un manual de funciones.

IV.I Objetivos específicos

Definir para cada área los deberes y responsabilidades, estableciendo los requisitos mínimos para ocupar este puesto. Conocer de forma teórica y práctica cada una de las actividades realizadas dentro de la organización. Determinar los procesos necesarios dentro del área. Concluido el manual presentarlo al personal del despacho y al personal de nuevo ingreso. V.

Alcances

El beneficio más importante de esta fusión es poder manejar con mejor facilidad las funciones del área y que solamente pueda ser asistido por una sola persona, simplificando todas las tareas y procedimientos que se llevaran a cabo.

10

VI.

Análisis de riesgos

La Matriz FODA, nos ofrece datos de salida para conocer la situación real en que se encuentra la empresa, así como el riesgo y oportunidades que existen en el mercado y que afectan directamente al funcionamiento del negocio. Esta matriz nos va a permitir hacer un análisis de los puntos importantes de afectación del desarrollo de este Manual de Funciones en la organización se localizaran los beneficios o afectaciones para el fracaso o éxito de la implementación de este Manual. FORTALEZAS  Tener

un

control

OPORTUNIDADES en

las

actividades de cada personal.  Personal con disposición para

 Mejor

eficiencia

en

los

trabajadores.  Buen servicio al cliente.

cambios de puestos. DEBILIDADES  Poco

conocimiento

AMENAZAS en

las

funciones.  No llevar un correcto uso en los

 Falta de conocimientos en los nuevos software.  Personal no capacitado.

materiales utilizados.

11

Con la Matriz anterior se muestran los factores internos y externos que pueden afectar durante la aplicación de este proyecto se sugiere a continuación algunas alternativas para una mejora continua. En base a las oportunidades y fortalezas de la empresa mantener las ya localizadas ya que mediante estas ha tenido logrado mantener a sus clientes y también más atracción de estos. En cuanto a las debilidades y amenazas se necesita trabajar en tener gente capacitada para cada puesto y que cada material utilizado por cada empleado sea de la manera correcta. VII.

Fundamentación Teórica

Respondiendo a la necesidad de estructurar y consolidar el desarrollo organizacional, diseñar el Manual de funciones, el cual está encaminado al mejoramiento de la eficiencia en las gestiones administrativas que se desarrollan; además de una herramienta de consulta que permite establecer claridad en las funciones desempeñadas en el puesto. Primeramente un manual de funciones tiene una parte muy importante dentro de las organizaciones para el mejoramiento de las actividades desarrolladas por cada área.

12

VII.I Manual de funciones Según Rodríguez Valencia Joaquín (2002), un manual expresa todas las actividades que debe desarrollar un trabajador en determinado cargo. También debe contemplar las responsabilidades que le son inherentes, así como su nivel de interacción. 1

En comparación con Álvarez Torres, Martín G. (1996), un manual tiene el carácter de una lista de comprobación o check-list, que se puede utilizar para no olvidarse de ninguna función, al implementar las descripciones de los puestos.

Lo mencionado con anterioridad nos permite determinar que un manual de funciones es de suma importancia en toda organización, que se prepara en una empresa con el fin de delimitar las responsabilidades y las funciones de los empleados de una compañía.2 VII.II Objetivos de los manuales Los manuales constituyen un medio de comunicación de las decisiones administrativa, su propósito es señalar en forma sistemática la información administrativa.

13

Los manuales permiten cumplir con los siguientes objetivos: Precisar las funciones y relaciones de cada área para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones. Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo. Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, y facilitar

su incorporación a las distintas funciones

operacionales. ___________________ 1

2

Rodríguez Valencia Joaquín, Como elaborar y usar manuales administrativos, Thomson, México. Álvarez Torres, Martín G. (1996), Manual Para Elaborar Manuales de Políticas y Procedimientos, Editorial Panorama,

México.

VII.III Clasificación de los manuales El tipo de manual que se elaborara se determina respondiendo la siguiente pregunta: ¿Cuál es el propósito que desea lograr? En ciertos casos solo sirve a un objetivo; y en otros se logran varios objetivos. En la actualidad un gran número de organismos han adoptado el uso de manuales como medio para satisfacer distintas necesidades. Los manuales pueden ser de diferentes tipos el siguiente cuadro muestra la clasificación:

14

Clases de Manuales Administrativos Por su contenido

En

esta

categoría

se

incluyen

los

siguientes manuales: De historia del organismo, De organización, De políticas, De procedimientos, De contenido múltiple (cuando por ejemplo

incluyen

procedimientos;

políticas historia

y y

organización), De adiestramiento o instructivo, Técnicos. Por su función especifica

En este grupo entran los manuales que rigen a una determinada función. El grupo incluye los manuales de: Producción, De compras, De ventas De finanzas, De contabilidad, De crédito y cobranzas, De personal,

15

Generales (los que se ocupan de dos

o

más

funciones

operacionales).

Fig. 1 Clase de manuales administrativos Rodríguez Valencia Joaquín (2002) p.p. 60 En comparación con Gómez Cejar Guillermo (1996) que nos dice que el contenido de un manual debe ser:

16

Tipo de contenido Portada

Detalles Incluye (nombre oficial del organismo, título del manual, lugar y fecha de elaboración

y

nombre

de

los

responsables de su elaboración). Consiste en una relación de las partes Índice

que conforman el conducto. Contiene

Introducción

una

explicación

al

usuario

acerca de lo que es el documento. Además, incluye información sobre el ámbito de su aplicación, a quienes va dirigido y como se usará. Es una breve descripción histórica sobre

Historia de la organización

la empresa, las causas que dieron lugar a su creación. Es el fin que debe alcanzar una unidad

Objetivo del Manual

administrativa a través de las atribuciones otorgadas por la organización. Permite saber quién es y hacia dónde se

Misión de la Organización

dirige su organización. En ella se índica de manera concisa en qué consiste el negocio. Es

la

presentación

gráfica

del

Organigrama General

17

ordenamiento

de

las

unidades,

sus

relaciones, sus niveles jerárquicos, los canales de comunicación, las líneas de autoridad y supervisión. Son una parte de la planeación y ayuda a Políticas Generales

ella. Las políticas dan significado a los objetivos. Por medio de ellas las metas adquieren una expresión significativa e individual.

Fig. 2 Contenido de Manuales Administrativos Gómez Cejar Guillermo (1996). VII.IV Ventajas del manual  Son útiles al adiestrar el nuevo personal y para asegurar la atención, continuidad de las obligaciones fundamentales cuando se requiera cambiar renovar personal.  Pueden reducir las fallas y las sobrecargas de responsabilidad, aclararse totalmente las malas interpretaciones, y destacar adecuadamente las relaciones entre el personal. VII.V Desventajas de los manuales de organización  Pueden desalentar la cooperación informal entre el personal de los diferentes departamentos y unidades.

18

 Proporcionan solamente una visión limitada.  No muestran las muchas relaciones informales que deben celebrarse diariamente.  No indican si los altos funcionarios dirigen democráticamente o autocráticamente al desempeñar sus obligaciones.  No es fácil mantenerlos al día y tienden a establecer y conservar una situación resistente al cambio. VII.VI ¿Quién debe elaborar los manuales? Debido a que cada uno de los colaboradores conoce y domina mejor que nadie las funciones de su trabajo, son las personas más indicadas para documentar esta información. Por lo tanto, todas las personas que colaboran dentro de una organización y que así lo deseen pueden elaborar manuales. Solamente hay que darles entrenamiento sobre la elaboración de manuales, los procedimientos y mostrarles algunos ejemplos.2 __________________ 2

Álvarez Torres, Martín G. (1996), Manual Para Elaborar Manuales de Políticas y Procedimientos, Editorial Panorama,

México.

VII.VII Marco legal del manual de funciones La Ley Federal del Trabajo exige en su Capítulo I “Obligaciones de los patrones”, Artículo 132, Fracción I y II que:

19

“Se le debe de proporcionar oportunamente a los trabajadores los útiles, instrumentos y materiales necesarios para la ejecución del trabajo, debiendo darlos de buena calidad, un buen estado y reponerlos en el momento que dejen de ser eficientes Cumplir con las disposiciones de las normas de trabajo que existen dentro de la Ley Federal de Trabajo es una base para la realización del Manual de Funciones además se cumple con las obligaciones del patrón y trabajadores. 3 __________________________

3

Agenda Laboral, Primera Décima tercera Edición, México, Diciembre 2005, Pág. 29

VIII.

Plan de actividades

Se realizara un plan de actividades con el fin de conocer los pasos que se desarrollaran en la estadía profesional.

La siguiente tabla muestra las actividades que se realizaron en el lapso del 07/01/13 al 30/04/13, teniendo en la parte superior las semanas, en la columna de la derecha se incluyen las tareas desarrolladas, siendo marcadas con el tiempo destinado a cada actividad para el diseño del Manual de funciones en el despacho contable José Brigido Trinidad Trejo Hurtado.

20

VIII.I Tabla de plan de actividades NO. Actividad 1 Presentación con los asesores de estadía en la empresa. 2 Conocer las necesidades del despacho. Definir en qué forma opera la empresa actualmente, esto 3 mediante la observación de las operaciones que se realizan. Recopilación de información: basada en conversaciones directas 4 con el jefe directo y empleados, que sirvan para fomentar la propuesta de Diseñar el manual de funciones para el puesto de auxiliar contable. 5 Asistencia al Taller I para la revisión con el tutor de estadía Se comienza a observar los procedimientos que se llevan a cabo en 6 en el puesto. Se comienza con el desarrollo del proyecto empezando a realizar 7 de manera formal los diferentes procedimientos que se llevan a cabo en el puesto. 8 El asesor de estadía orienta con el proyecto a realizar. 9 Asistencia al Taller II para la revisión con el tutor de estadía. Se apoya con la realización de las actividades que se llevan a cabo en el 10 puesto. Verificación del proyecto con el asesor de estadía de la empresa, 11 apoyo para la mejora del proyecto. 12 Se aplican los puntos detectados por el asesor de estadía de la empresa. 13 Asistencia al Taller III para la revisión con el tutor de estadía. 14 Presentar proyecto terminado al asesor de estadía de la empresa. Asistencia al Taller IV para la revisión con el tutor de estadía de 15 entrega de proyecto final. 16 Presentar proyecto final en CD al asesor de estadía de la empresa.

Semana 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17

21

IX.

Recursos materiales y humanos

A continuación se presentan los recursos necesarios para el diseño de este Manual de funciones, teniendo a continuación la siguiente tabla especificando lo utilizado, dividido en gastos totales de operación estos son divididos de esta manera ya que es una entidad económica la cual ofrece servicios administrativos únicamente, es decir son los gastos utilizados para operar en un determinado oficio y gastos personales; la siguiente columna muestra el costo mensual aproximado que se gana al mes en el caso de gastos personales y que se gasta en gastos totales de operación en la organización, el tiempo esta medido en horas aproximadas ocupadas por cada actividad y con esto se determina el costo utilizado mensual.

Al haber realizado este presupuesto se determina que para el diseño del manual del auxiliar contable se gasta $5,130.00 esta cantidad es aproximada mensualmente.

22

IX.I Presupuesto de mensual del proyecto Despacho contable José Brigido Trinidad Trejo Hurtado.

Presupuesto mensual para el diseño de un manual de funciones para el puesto de auxiliar contable. Recurso

Costo

Tiempo a utilizar

Mensual Gastos Totales de

Costo

Total

Utilizado

2930

150

2700

2700

13799

5

Viáticos

390

120

390

390

Alimentos

100

6

40

40

operación Gastos personales

Jefe Directo*

2000

Total

5,130

Tabla 3 * En el caso del gasto del jefe directo se tomó como rango máximo de percepción mensual en base al tabulador internet noviembre 2012.4 4

Tabla de salarios Noviembre 2012 (en línea). Querétaro, México. Recuperado el 21 de

Febrero 2013 de: http://www.conasami.gob.mx/pdf/tabla_salarios_minimos/2013/01_01_2013.pdf

23

X.

Desarrollo del proyecto

D E S P A C H O

C O N T A B L E

Y ADMINISTRATIVO C.P. Verónica María del Rosario Rodríguez Carbajal Ced. Prof. 482873

MANUAL DE FUNCIONES

Elaboro Osiris Siu Yin Sosa Franco

Reviso

Autorizo

C.P. Verónica María del Rosario Rodríguez Carbajal y Mirna García

C.P. Verónica María del Rosario Rodríguez Carbajal 24

D E S P A C H O

C O N T A B L E

Y ADMINISTRATIVO C.P. Verónica María del Rosario Rodríguez Carbajal Ced. Prof. 482873

Manual de funciones

Introducción: Este Manual de funciones ha sido diseñado como una guía para asegurar una mejor comunicación y entendimiento; ayudara a detectar necesidades de capacitación y a integrar al personal con sus nuevas actividades dentro de la empresa.

Justificación: Es necesario elaborar un Manual de funciones que permita tener un mejor control y definición de las actividades de cada puesto; el manual que se va a realizar definirá claramente las responsabilidades que cada trabajador tiene dependiendo su puesto y función.

Elaboro Osiris Siu Yin Sosa Franco

Reviso

Autorizo

C.P. Verónica María del Rosario Rodríguez Carbajal y Mirna García

C.P. Verónica María del Rosario Rodríguez Carbajal 25

D E S P A C H O

C O N T A B L E

Y ADMINISTRATIVO C.P. Verónica María del Rosario Rodríguez Carbajal Ced. Prof. 482873

Manual de funciones

Objetivo de Manual:  Instruir al personal acerca de los aspectos tales como objetivos, funciones, relaciones, políticas, etc.  Precisar las funciones y relaciones de cada personal para así deslindarse responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.  Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores designadas al personal para propiciar la uniformidad en el trabajo.

Alcance Con este Manual de Funciones lo que se pretende es, tratar de mejorar la forma de trabajo, ser más específicos en las funciones de cada uno de los puestos y tratar que los empleados hagan lo que les corresponde, que los altos directivos vean la importancia de los manuales dentro de una organización, para ser cada día mejores, más competitivos y más eficientes con los clientes y con la sociedad misma.

Elaboro Osiris Siu Yin Sosa Franco

Reviso

Autorizo

C.P. Verónica María del Rosario Rodríguez Carbajal y Mirna García

C.P. Verónica María del Rosario Rodríguez Carbajal 26

D E S P A C H O

C O N T A B L E

Y ADMINISTRATIVO C.P. Verónica María del Rosario Rodríguez Carbajal Ced. Prof. 482873

Manual de funciones

ORGANIGRAMA Contador General

Secretaria

Contador

Contador

Auxiliar contable

Auxiliar contable

Nota: Se propone este organigrama para el control de las áreas ya que la empresa no cuenta con el.

Elaboro Osiris Siu Yin Sosa Franco

Reviso

Autorizo

C.P. Verónica María del Rosario Rodríguez Carbajal y Mirna García

C.P. Verónica María del Rosario Rodríguez Carbajal 27

D E S P A C H O

C O N T A B L E

Y ADMINISTRATIVO C.P. Verónica María del Rosario Rodríguez Carbajal Ced. Prof. 482873

Manual de funciones

Denominación del puesto Contador General

Edad: 30 A 45 años

Sexo: Indistinto

Estado Civil: Indistinto

Escolaridad: Licenciado en Contaduría Pública

Área: Gerencia

Número de ocupantes: 1

Conocimientos: Manejo e interpretación de las leyes sociales y fiscales relativas a la administración. Experiencia: De 5 años en: Manejo de finanzas, elaboración de presupuestos, gestión de cobranzas, control de gastos, nomina, impuestos, y control contable. Habilidades: Para supervisar personal, detectar deficiencias y sugerir las correcciones apropiadas, trabajar bajo presión, planificar actividades y recursos y analizar leyes y reglamentos que rigen los procesos administrativos.

Elaboro Osiris Siu Yin Sosa Franco

Reviso

Autorizo

C.P. Verónica María del Rosario Rodríguez Carbajal y Mirna García

C.P. Verónica María del Rosario Rodríguez Carbajal 28

D E S P A C H O

C O N T A B L E

Y ADMINISTRATIVO C.P. Verónica María del Rosario Rodríguez Carbajal Ced. Prof. 482873

Manual de funciones

ACTIVIDADES Y/O TAREAS:

1) Coordinar las actividades de las diferentes áreas bajo su supervisión.

2) Hacer los informes mensuales de la cada persona física y moral.

3) Obtener las declaraciones de impuestos.

4) Verificar la exactitud de los registros contables en el comprobante de diario procesado con el programa de contabilidad.

5) Realizar transferencias bancarias.

6) Asistir a anomalías con los clientes ante hacienda e IMSS.

Elaboro Osiris Siu Yin Sosa Franco

Reviso

Autorizo

C.P. Verónica María del Rosario Rodríguez Carbajal y Mirna García

C.P. Verónica María del Rosario Rodríguez Carbajal 29

D E S P A C H O

C O N T A B L E

Y ADMINISTRATIVO C.P. Verónica María del Rosario Rodríguez Carbajal Ced. Prof. 482873

Manual de funciones

Denominación del puesto Secretaria

Edad: 25 A 40 años

Sexo: Femenino

Estado Civil: Indistinto

Escolaridad: Carrera técnica comercial, Auxiliar contable

Área: Secretaria

Número de ocupantes: 1

Conocimientos: En el manejo y métodos de oficina, reducción, ortografía, principios y prácticas de contabilidad.

Experiencia: De 1 año de carácter operativo en funciones de ejecución y tramitación de procesos administrativos. Habilidades: Analizar declaraciones de impuestos, trabajar bajo presión, expresarse claramente en forma oral y escrita y realizar cálculos numéricos con rapidez y precisión.

Elaboro Osiris Siu Yin Sosa Franco

Reviso

Autorizo

C.P. Verónica María del Rosario Rodríguez Carbajal y Mirna García

C.P. Verónica María del Rosario Rodríguez Carbajal 30

D E S P A C H O

C O N T A B L E

Y ADMINISTRATIVO C.P. Verónica María del Rosario Rodríguez Carbajal Ced. Prof. 482873

Manual de funciones

ACTIVIDADES Y/O TAREAS:

1) Participar en el estudio y análisis de nuevos procedimientos y métodos de trabajo.

2) Llenar formatos de órdenes.

3) Ejecutar registros contables.

4) Realizar cheques y trámites bancarios.

5) Redactar y transcribir correspondencia.

6) Llevar y mantener actualizado el archivo, registros, libros contables, entre otros.

Elaboro Osiris Siu Yin Sosa Franco

Reviso

Autorizo

C.P. Verónica María del Rosario Rodríguez Carbajal y Mirna García

C.P. Verónica María del Rosario Rodríguez Carbajal 31

D E S P A C H O

C O N T A B L E

Y ADMINISTRATIVO C.P. Verónica María del Rosario Rodríguez Carbajal Ced. Prof. 482873

Manual de funciones

Denominación del puesto Contador

Edad: 24 a 45 años

Sexo: Indistinto

Estado Civil: Indistinto

Escolaridad: Licenciado en Contaduría Pública

Área: Contador General

Número de ocupantes: 2

Conocimientos: Principios y prácticas de contabilidad, aplicación y desarrollo de sistemas contables, leyes, reglamentos y decretos con el área de contabilidad y paquetes administrativos. Experiencia: De 2 años de carácter operativo en el área de contabilidad. Habilidades: Aplicar métodos y procedimientos contables, preparar informes técnicos y analizar la información contable.

Elaboro Osiris Siu Yin Sosa Franco

Reviso

Autorizo

C.P. Verónica María del Rosario Rodríguez Carbajal y Mirna García

C.P. Verónica María del Rosario Rodríguez Carbajal 32

D E S P A C H O

C O N T A B L E

Y ADMINISTRATIVO C.P. Verónica María del Rosario Rodríguez Carbajal Ced. Prof. 482873

Manual de funciones

ACTIVIDADES Y/O TAREAS:

1) Recibir y clasificar todos los documentos.

2) Examinar y analizar la información que contienen los documentos que sean asignados.

3) Codificar las cuentas de acuerdo a la información y a los lineamientos establecidos.

4) Contabilizar las nóminas.

5) Elaborar los asientos contables en la documentación asignada.

Elaboro Osiris Siu Yin Sosa Franco

Reviso

Autorizo

C.P. Verónica María del Rosario Rodríguez Carbajal y Mirna García

C.P. Verónica María del Rosario Rodríguez Carbajal 33

D E S P A C H O

C O N T A B L E

Y ADMINISTRATIVO C.P. Verónica María del Rosario Rodríguez Carbajal Ced. Prof. 482873

Manual de funciones

Denominación del puesto Auxiliar contable

Edad: 22 a 35 años

Sexo: Indistinto

Estado Civil: Indistinto

Escolaridad: TSU o Carrera Técnica en Contabilidad

Área: Contabilidad

Número de ocupantes: 2

Conocimientos: Principios y prácticas de contabilidad, Aplicación y desarrollo de sistemas contables, leyes, reglamentos y decretos en el área de contabilidad, clasificación y análisis de la información contable. Experiencia: De 1 años en operaciones contables. Habilidades: Aplicar métodos y procedimientos contables, analizar la información contable y cálculo de impuestos.

Elaboro Osiris Siu Yin Sosa Franco

Reviso

Autorizo

C.P. Verónica María del Rosario Rodríguez Carbajal y Mirna García

C.P. Verónica María del Rosario Rodríguez Carbajal

34

D E S P A C H O

C O N T A B L E

Y ADMINISTRATIVO C.P. Verónica María del Rosario Rodríguez Carbajal Ced. Prof. 482873

Manual de funciones

ACTIVIDADES Y/O TAREAS:

1) Apoyar en la codificación de las cuentas contables.

2) Elaborar movimientos contables.

3) Transcribir y acceder información contable.

4) Procesar los impuestos mensuales.

5) Captura de contabilidad en ContPAQ.

Elaboro Osiris Siu Yin Sosa Franco

Reviso

Autorizo

C.P. Verónica María del Rosario Rodríguez Carbajal y Mirna García

C.P. Verónica María del Rosario Rodríguez Carbajal 35

XI.

Resultados obtenidos

Se diseñó un cuestionario que arrojo la información necesaria para el diseño del presente Manual de funciones para el puesto de auxiliar contable.

Como resultado del análisis se pudieron identificar las principales actividades que se realizan actualmente en el despacho contable José Brigido Trinidad Trejo Hurtado, de acuerdo a lo analizado se encontraron las deficiencias que existen en las tareas y en las personas que ocupan el puesto, con el desarrollo de este proyecto se logró la reestructuración en lo relacionado a las actividades del área contable.

Este proyecto tiene una mejora continua a fin de que las tareas a realizar por cada personal sean eficientes y que el personal de nuevo ingreso aprenda rápido sus actividades a llevar acabo,

la actualización de este documento

puede ser de acuerdo a las necesidades que se presenten en el despacho contable.

36

XII.

Conclusiones y recomendaciones

A lo largo de estadía llegue a la conclusión de que los manuales resultan indispensables para cualquier organización, ya que gracias a ellos se logra una mejor eficiencia en el recurso humano. Mientras más clara sea la definición de un puesto, las actividades a realizar y la comprensión de las relaciones de autoridad se evitaran conflictos y la productividad de las personas aumentara.

El Manual de Funciones es sin duda una herramienta útil para la empresa ya que con sus características que lo conforman, trae como beneficios una adecuada distribución de labores,

un personal adecuado para el puesto

apropiado, un mejor conocimiento del puesto a desempeñar y de esta manera se eliminaran las operaciones aplicadas, por lo que dará como resultado un personal más productivo.

Al finalizar el Manual de funciones confirmo la importancia que tiene para la empresa al contar con la descripción de las responsabilidades, funciones y el perfil de cada uno de los puestos.

Se recomienda que el manual de funciones diseñado, se tome a consideración y lo proporcione a todo el personal para que de esta manera se puedan

37

estandarizar las funciones. Es importante se utilice por lo menos una vez al año, lo cual ayudara al buen control de funciones. Y cuando se contrate nuevo personal para la empresa se les informe a detalle de sus actividades.

También es necesario aunque esta acción implique un costo para la organización al tener que contratar más personal, esto debe verse más como una inversión, ya que traerá beneficios al generar mayor eficiencia en las tareas a realizar debido a que los miembros de la organización tendrían bien definidas sus responsabilidades y no realizaría tareas que no le corresponden.

38

XIII.

Anexos

XIII.I Cuestionario para el análisis de funciones

Nombre de la empresa:

Nombre del entrevistado:

Edad:

Horario de trabajo:

Puesto:

Día: Horas: Semanas: Mes:

Jefe inmediato: Nombre: Puesto:

Subordinados: Nombre (s): Puesto:

39

XIII.II Cuestionario de requerimientos del puesto

Denominación del puesto:

Edad: Sexo:

Estado civil: Soltero_________ Casado________ Divorciado _________ Otro:_______

Escolaridad:

Conocimientos especiales:

Habilidades:

Experiencia en: Puesto: Años:

40

XIII.III Concentrado para el puesto de Auxiliar Contable

Esta nueva actividad fue detectada durante el desarrollo del presente proyecto y fue diseñado por ello se agrega en anexos.

41

XIV.

Bibliografía

(1) Gómez Cejar Guillermo (1996). Planeación y Organización de Empresas, México, D.F. Edit. Mc Graw Hill.

(2) Álvarez Torres, Martín G. (2001). Manual Para Elaborar Manuales de Políticas y Procedimientos, México, D.F. Edit. Panorama.

(3) Agenda Laboral (2005), Primera Décima tercera Edición, México, Pág. 29

(4) Tabla de salarios Noviembre 2012 (en línea). Querétaro, México. Recuperado el 21 de Febrero 2013 de: http://www.conasami.gob.mx/pdf/tabla_salarios_minimos/2013/01_01_20 13.pdf

42