Uso estratégico de Estudios de Clima Organizacional Lo que toda empresa se pregunta Hay Group Insight

Conozca cuáles son los aspectos clave que toda organización debe tener en cuenta a la hora de realizar un estudio de clima

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¿Cuán efectiva ha sido su empresa en lograr comprometer a su personal para implementar la estrategia? ¿Sabe usted cómo su cultura y su gente están apoyando (o inhibiendo) su estrategia de negocios?

Todo comienza con su estrategia Muy a menudo las encuestas de clima están aisladas de la estrategia. Las encuestas deben estar ancladas a la estrategia organizacional para guiar a los líderes a crear y sustentar un lugar de trabajo y cultura efectivos. Un estudio de clima es una herramienta muy efectiva para monitorear cómo las personas y la cultura se alinean a la estrategia y facilitan su ejecución. Sin embargo, no cualquier estudio servirá para este fin. Hay Group posee un abordaje conceptual y metodológico basado en investigaciones y procesos testeados, que considera los componentes de la estrategia de la empresa, y permite desarrollar una solución adaptada a las necesidades específicas de sus clientes. El resultado es un efectivo proceso de encuesta de clima que brinda los “insights” que la empresa necesita para promover el talento y lograr su propósito estratégico. Esto se logra eliminando las barreras que obstaculizan el camino hacia mejores resultados.

Hay Group considera que la aplicación de la encuesta es sólo el comienzo del proceso. Sabemos que lo que ocurre después de obtener los resultados es aún más importante. Trabajamos con nuestros clientes paso a paso en interpretar los resultados, desarrollar un plan de mejoras organizacionales y en brindar apoyo durante la ejecución de las acciones. Comenzamos por analizar la estrategia de la empresa, y comprender lo que dicen los resultados de la encuesta en relación a los objetivos de negocios. Utilizamos análisis estadísticos y nuestra base de datos para ayudar a los ejecutivos y gerentes de todos los niveles a hacer foco en los resultados más significativos. Por más de 35 años, Hay Group Insight – el área de investigación de encuestas de Hay Group – ha acompañado a las empresas más grandes y complejas para generar valor a través del uso estratégico de estudios de opinión de empleados.

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Frecuencia en la medición del clima organizacional: Desarrollo de un hábito saludable Mientras que algunos de nuestros clientes realizan su estudio de clima cada dos años y otros lo hacen anualmente, Hay Group recomienda efectuar un estudio de clima organizacional de forma anual. Realizar un estudio de clima anual tiene sentido si consideramos que muchas de las mediciones de desempeño de negocio se realizan con ésta periodicidad, y gran parte de las planificaciones de negocio también tienen un ciclo anual. Sin duda, contar con los resultados de una encuesta de clima cada año, beneficia a las organizaciones significativamente, ya que permite iniciar los períodos de planificación de negocios más importantes, considerando dichos resultados. Esta información también ayuda a “poner sobre la mesa” la voz de los empleados a la hora de tomar decisiones sobre las prioridades y objetivos organizacionales y, también guiar a los líderes para desarrollar estrategias exitosas de implementación de planes de negocios. La frecuencia anual de la encuesta no sólo beneficia a una efectiva gestión organizacional, sino que además, contribuye a mejorar su visibilidad como práctica habitual, facilita la planificación de acciones, e integra

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la encuesta al proceso regular de planificación. Una periodicidad anual permite que los planes a corto plazo puedan completarse y los de largo plazo sean iniciados. Es importante no dejar pasar demasiado tiempo para que las tendencias y resultados continúen siendo válidos. Asimismo, una encuesta de clima ayuda a los líderes a tomar acciones responsablemente, vinculando los resultados de la misma con la planificación de la gestión de desempeño y desarrollo. Más que un simple mecanismo para obtener feedback, una encuesta representa una poderosa herramienta de comunicación para la organización. Cuando una empresa lleva a cabo encuestas anualmente, los empleados se habitúan a participar de manera regular, y llegan a percibir que sus opiniones son altamente valoradas. Sienten que pueden expresar sus sentimientos, lo cual a su vez les brinda una sensación de autonomía y empowerment. Es por ello, que aún cuando la encuesta no sea realizada sobre una base anual, es importante transformarla en un evento esperado, confiable y certero.

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¿Cuándo es el momento oportuno para llevar a cabo una encuesta de clima? La elección del momento adecuado para realizar la encuesta es uno de los factores críticos de éxito en todo proceso de gestión de clima. La realización de una encuesta año a año, siempre en la misma fecha, tiene como ventaja demostrarle al empleado el compromiso que la organización posee respecto de su feedback. Sin embargo, a la hora de elegir el momento oportuno para realizar un estudio de clima, Hay Group recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos:

1. ¿Los empleados tendrán suficiente tiempo para participar de la encuesta? El cierre contable, el fin del ejercicio fiscal, el período de confección de presupuestos ó vencimientos impositivos, entre otros, definitivamente no son momentos apropiados para encuestar a ciertas áreas de la empresa. Por ejemplo, el mes de diciembre puede ser un momento inadecuado para el área de ventas minoristas. Sin embargo, aún cuando la organización encuentre un momento que resulte apropiado para la mayoría de los empleados, habrá algunos “desafíos” inevitables: determinados feriados en algún país involucrado, fechas límite específicas de algún departamento, crisis inesperadas, etc. Éstas son algunas de las situaciones que pueden “tirar por la borda” el más sólido de los planes. Por ello, identificar anticipadamente estos momentos, asegurará no solo una alta tasa de respuesta, sino también ayudará a que los esfuerzos de marketing y comunicaciones se focalicen donde más se necesiten y de forma más efectiva.

2. ¿Una vez finalizada la encuesta, los líderes podrán implementar un plan de acción? No debemos olvidar el viejo refrán de los encuestadores profesionales: “Cuando termina la encuesta, empieza el verdadero trabajo”. No sólo los

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empleados necesitan tiempo para realizar la encuesta, también los líderes precisan un período de tiempo suficiente para pensar en la planificación de acciones una vez terminada la encuesta. Por lo tanto, no basta simplemente con tener en cuenta las dificultades estacionales que puedan ocurrir, sino que a la hora de planificar acciones de mejora, las empresas deben evaluar que sus líderes no estarán sobrecargados de trabajo por otras demandas organizacionales.

3. ¿Luego de la encuesta, Recursos Humanos podrá dar soporte a los líderes en la planificación de acciones? Si bien Recursos Humanos juega un rol fundamental en el proceso de gestión de clima, su participación durante la fase de planificación de acciones es aún más importante. Debemos considerar que el tiempo que demanda el rol de soporte de Recursos Humanos es significativo. Por esa razón, así como es importante planificar el cronograma de la encuesta teniendo en cuenta las actividades de los líderes, también se debe reflexionar sobre otros procesos en los que Recursos Humanos está involucrado (tal como la evaluación de desempeño, planificación salarial, etc.). De esta manera, los líderes obtendrán el soporte y guía necesarios por parte de RH.

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4. ¿Habrá otras comunicaciones en el mismo período de tiempo que se implementa la encuesta? Muchas veces la encuesta de clima se superpone con otros comunicados internos de la empresa, como por ejemplo los resultados de negocio, indicadores de ventas, los resultados de satisfacción de los clientes, la facturación, o la rentabilidad. El flujo constante de datos, puede poner en riesgo la interpretación de los resultados, generando conclusiones y diagnósticos confusos. Si se presume que ciertas comunicaciones son clave, puede resultar beneficioso incluir los tiempos que exigen las mismas en la planificación y cronograma de la encuesta de clima.

5. ¿El plan de acción puede integrarse al proceso de planificación de negocio? Si el plan de acción va a requerir nuevos recursos o nuevo personal, es crucial añadir dichos requerimientos a la planificación y presupuesto anual. A su vez, los líderes generalmente desean incorporar los resultados de la encuesta de clima y el plan de acción definido al proceso de su plan de negocios, por ejemplo en reuniones de comité, reportes ejecutivos, etc. Por dicha razón, se deben planificar adecuadamente los tiempos del proceso de la encuesta, para que dichos resultados estén disponibles a tiempo.

ocurrido algún acontecimiento 6. ¿Ha importante dentro de la empresa que pueda afectar los resultados de la encuesta de clima? Por lo general, no es aconsejable comenzar una encuesta de clima en medio de una crisis o cambio organizacional importante. No sólo implica estrés y esfuerzo adicional, sino también dificulta la interpretación de los resultados y su análisis objetivo. Por ejemplo, podríamos preguntarnos si los resultados responden a aspectos cotidianos del entorno laboral, o son consecuencia de los “ruidos” generados por los propios empleados que se encuentran en un contexto de confusión e incertidumbre. Algunos líderes temen que al postergar la encuesta de clima, se vea afectado el bienestar de los empleados, quienes eventualmente se han familiarizado a la frecuencia de medición del estudio. Pero “postergar” no significa “para siempre.” A veces, dejar pasar de cuatro a ocho semanas, es tiempo suficiente para que los empleados se acomoden al nuevo escenario. Es importante considerar que mientras haya un plan de comunicación que asegure la realización de la encuesta en un futuro cercano, no debería haber motivo para perder la confianza de los empleados acerca del proceso de la encuesta de clima.

“ La selección y el uso estratégico de herramientas de medición es la mejor forma de comprender a los empleados, utilizando ese conocimiento para mejorar los resultados del negocio.

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Encuesta Pulso: Beneficios Si bien actualmente las encuestas son más breves y concisas, un método de encuesta que ha ganado adeptos dentro de numerosas organizaciones es la llamada “encuesta pulso”, “encuesta monitoreo o termómetro”. Es una encuesta que generalmente implica un cuestionario más breve y puntual, tomando una muestra de empleados más pequeña, con el fin de monitorear los avances de acciones claves, generalmente definidas a partir de los resultados de la encuesta tradicional.

3. Evaluar iniciativas específicas Con frecuencia las empresas crean equipos especiales de trabajo para estudiar y abordar ciertas iniciativas, como por ejemplo desarrollar la diversidad dentro de la empresa, evaluar el equilibrio entre el trabajo y la vida personal, mejorar el proceso de gestión de desempeño, o actualizar las capacitaciones sobre liderazgo dentro de la organización.

Aunque la mayoría de nuestros clientes aún prefieren llevar a cabo las encuestas tradicionales, que son más extensas y su período de realización es anual, creemos que existen importantes razones para complementar la encuesta anual o bianual, con una “encuesta pulso”:

Las encuestas de monitoreo son utilizadas para obtener un feedback claro y específico con respecto a esas iniciativas, por medio de preguntas concretas (en ocasiones, constituyen encuestas breves de no más de cinco preguntas), en donde se evalúa el avance de aquellas acciones definidas para las iniciativas de trabajo.

1. Contar con información actualizada

4. Relevar información en un sub-grupo

Actualmente diversos negocios se desarrollan en un entorno no sólo competitivo sino también caracterizado por constantes cambios. La agilidad, la rapidez y la actualización de la información, se transforman en prioridades indiscutibles para los líderes de estos negocios.

Cuando en el marco de la encuesta de clima se observa una brecha significativa en algún sub-grupo (unidad de negocio, área, nivel jerárquico, etc) con respecto a la población total, la “encuesta pulso” es una herramienta útil para validar o reinterpretar los resultados obtenidos por el sub-grupo.

Para estas empresas, es fundamental recibir información nueva y actualizada: no sólo sobre sus productos o servicios, sino también de sus empleados. Por ello, para mantenerse competitivas, estas organizaciones implementan una “encuesta pulso”, inclusive varias veces en el año, logrando obtener con estas mediciones, información indispensable acerca de las prioridades definidas como criticas para el éxito del negocio.

A su vez, es útil cuando se desea conocer el avance de resultados de un sub-grupo específico en función a las acciones de mejora realizadas.

2. Retener los mejores talentos Las organizaciones que se preocupan por la retención de empleados, generalmente utilizan “encuestas pulso” para seguir esta variable de cerca. Dichas empresas temen que un movimiento equivocado pueda hacerles perder empleados valiosos. Por ello, con frecuencia utilizan este tipo de encuestas, para detectar señales tempranas que adviertan un cambio de dirección.

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Si bien las “encuestas pulso” constituyen un valioso complemento para la encuesta tradicional de clima anual, deben tomarse ciertas precauciones. El exceso de evaluación en una organización, puede producir cierto hartazgo, lo cual afecta tanto la calidad de los resultados como la tasa de respuesta. Y no son los empleados los únicos que se agobian, los líderes que reciben los resultados de la encuesta también pueden sentirse sobrecargados de trabajo y no saber cómo responder ante una importante cantidad de información. Por lo tanto, es indispensable una planificación cuidadosa del proceso de encuestas, ser cauteloso y comunicar apropiadamente los tiempos de implementación, para evitar eventuales dificultades.

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¿Por qué Hay Group? La mayoría de las empresas que se dedican a las encuestas de empleados creen que el compromiso con el cliente concluye exitosamente cuando se entregan los resultados del estudio. Hay Group no. Nosotros definimos el éxito cuando traducimos los resultados del estudio en acciones medibles y significativas que mejoren el desempeño de la empresa. Reconocemos que las encuestas estándar pueden fallar, motivo por el cual construimos soluciones a medida que toman en cuenta las necesidades y estrategias de nuestros clientes, sin dejar de obtener una comparación con el mercado. Vamos más allá de la última moda para determinar qué aspectos generan niveles superiores de desempeño organizacional. Como consecuencia, entendemos que comprometer a los empleados no es suficiente para

generar un desempeño sustentable. Nuestras comparaciones de mercado, investigaciones estadísticas y análisis profundos permiten establecer las prioridades clave que necesita cada empresa para mejorar su desempeño y efectividad operacional. Contamos con tecnología de vanguardia que no sólo reduce la carga administrativa de los equipos de recursos humanos, sino que también brinda soporte al responsable del proceso de gestión de clima y a los niveles ejecutivos con el fin de lograr un cambio organizacional sustentable. Somos una empresa global, capaces de brindar soporte oportuno y sensible a la cultura de nuestros clientes.

Contáctenos para conocer nuestra propuesta de trabajo y mejore la productividad de su organización.

Incrementar la efectividad a través de las personas Una gran empresa de servicios financieros tuvo que incrementar la eficiencia operacional y cumplir con las expectativas del cliente en un mercado competitivo con reglas severas. Ya habían intentado con otras encuestas en el pasado, pero los gerentes locales no utilizaban los resultados para generar beneficios en el negocio. La empresa le pidió a Hay Group Insight que diseñe e implemente una encuesta que mida el compromiso de los empleados y sus valores empresariales como organización ética. Luego de reunir los datos, Hay Group Insight ayudó a los gerentes a adquirir habilidades y estrategias para trabajar con los resultados y desarrollar un conjunto claro de acciones para sus equipos. Como resultado, los gerentes de toda la empresa han podido actuar a partir de los resultados de la encuesta para generar mejoras que impactaron en el compromiso de los empleados y también en su efectividad general. Los empleados están ahora más comprometidos, viven los valores empresariales más profundamente y tienen un claro foco en el cliente.

A través de las “encuestas pulso” muchos de nuestros clientes han logrado no solo ahorrar tiempo y dinero, sino también han mejorado la efectividad de los empleados. Una reconocida empresa de productos alimenticios y bebidas llevó a cabo una encuesta pulso para evaluar el avance de algunas iniciativas diseñadas para incrementar la participación de los empleados en la toma de decisiones. La encuesta de monitoreo demostró que en ciertos roles dichas iniciativas no habían tenido el progreso esperado. Se modificaron los planes de acción para que representaran mejor la necesidad de los empleados que ocupaban esos roles. Así, los líderes de la organización pudieron tomar medidas proactivas para asegurar el éxito de la iniciativa definida. © 2014 Hay Group. Todos los derechos reservados.

Hay Group es una firma de consultoría global que trabaja con líderes para transformar la estrategia en realidad. Nuestro enfoque se basa en lograr que los cambios se produzcan y en ayudar a las personas y a las organizaciones a desarrollar su potencial. Para mayor información, visítenos en www.haygroup.com.

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