UNIDAD DIDÁCTICA 1.3

UTILIDADES DEL PROGRAMA I 1. INTRODUCCIÓN

En esta Unidad Didáctica y en la siguiente conocerá las funciones de otros dos menús del programa: – Útil. – Si on-line. El menú Útil contiene una serie de utilidades que le serán de gran ayuda a la hora de trabajar con FacturaPlus. Los submenús que contiene son: – Organización de Ficheros. – Herramientas. – Perfiles de usuario. – Entorno del sistema. – Avisos. – Gestión del conocimiento.

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El menú Si on-line cuenta con dos submenús: – Registrarse en Si on-line. – Buscador de Si on-line. La explicación de cada uno de ellos se verá con más detenimiento en posteriores epígrafes.

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2. ORGANIZACIÓN DE FICHEROS

Los procesos que este submenú realiza son: – Eliminación definitiva de los registros marcados para borrar. – Regeneración de ficheros índices, correspondientes a la memoria activa y los comunes a todas las memorias. – Comprobación jerárquica de la información. – Comprobar integridad de tablas, si marca esta casilla el programa realizará una verificación de los registros para solucionar posibles errores. – Si desea recalcular el coste promedio, se marcará la casilla de verificación Recalcular Coste Promedio, y su cálculo dependerá del método que se eligió en el menú Útil, en el submenú Entorno del Sistema, en la opción Personalización, en la ficha Cálculo (Cálcu.). En dicha ficha se podrá elegir entre tres métodos de cálculo del coste promedio: • Media aritmética de TODAS las entradas. • Sumatorio de últimas entradas hasta completar stock. • Media aritmética según existencias actuales.

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– Actualizar el riesgo de clientes. – Regenerar el histórico de movimientos por stock no identificado.

Se recomienda realizar una copia de seguridad antes de ejecutar la casilla Comprobar integridad de tablas.

La Organización de Ficheros está recomendada cuando surjan pequeñas anomalías ó lentitud en los procesos (corte del suministro eléctrico, bajada de tensión u otro problema de características similares). Tiene como misión comprobar, organizar y reindexar los ficheros de la empresa consiguiendo, de este modo, mantener la información ordenada aumentando la velocidad de procesamiento de los datos. Si se diera cualquiera de las circunstancias anteriormente mencionadas, se aconseja, como primera salida, realizar la organización de ficheros pulsando so-

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bre el botón Sí de Confirmar proceso. La organización de ficheros es conveniente realizarla, de todos modos, una vez a la semana para que la información se asiente correctamente en el programa.

Para realizar la organización de ficheros, sólo un usuario puede estar conectado al programa. Si hay varios usuarios conectados, FacturaPlus lo indicará mediante la ventana que se muestra a continuación.

Para llevar a cabo las operaciones propias de la Organización de Ficheros será necesario activar la opción utilizando cualquiera de los métodos descritos a continuación: 1. Desde la barra de Menú, al seleccionar Útil->Organización de Ficheros. 2. Desde la barra de Herramientas, al hacer clic sobre el icono Organización.

La ventana que aparece es la que sigue. Está formada por varias zonas precedidas por unas casillas de verificación que, en principio, se encuentran marcadas; en la parte superior de la ventana se muestra información sobre: – La posible duración del proceso (tanto mayor cuanto más elevado sea el volumen de datos existentes). – Relación de trabajos que se llevarán a cabo durante la organización: • Eliminación definitiva de los registros marcados para borrar. • Regeneración de ficheros índices correspondientes a la memoria activa y de los comunes a todas las memorias. Genera ficheros índices

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con las distintas ordenaciones que desarrolla la aplicación, tales como clasificación por códigos, por orden alfabético… Las casillas de verificación reflejan el nombre de los ficheros y procesos sobre los que se realizará la organización, en caso de que se encuentren marcadas las casillas que los preceden. Si se marca la casilla Procesos, se actualizarán las cantidades pendientes de servir y de recibir de los artículos, además de los gráficos de los clientes, agentes y proveedores.

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3. HERRAMIENTAS

Bajo la denominación genérica de Herramientas se incluyen una serie de utilidades, que complementan a las opciones específicas de la facturación y permiten al usuario sacar un mayor partido a los datos que ha ido incluyendo a lo largo de su actividad. El acceso a las herramientas se efectúa desde el menú principal seleccionando Útil->2. Herramientas. Son cuatro las opciones que componen este submenú, tal y como puede observar en la imagen.

3.1. AUTOCHEQUEO La opción 1. Autochequeo del menú Útil-> 2.Herramientas, muestra por medio de la ventana Configuración del sistema, información sobre: – Sistema operativo instalado en el ordenador: • Versión Windows. • Modo de ejecución de Windows. • Directorio de Windows. • Versión MS-DOS. • Variables de entorno MS-DOS.

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•

Visualizar ficheros de configuración.

– Hardware utilizado: • CPU. •

Coprocesador matemático.

•

Unidades de disco.

•

Resolución de pantalla.

• Colores. – Recursos disponibles para ejecutar el programa: • Recursos libres USER. • Recursos libres GDI. • Memoria libre. • Bloque libre más extenso. • Tareas en ejecución.

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3.2. CALCULADORA Para efectuar cálculos matemáticos durante la ejecución del programa se puede activar la Calculadora del entorno Windows, que permite realizar operaciones y pegarlas en los campos numéricos de toma de datos. Para activar esta utilidad deberá seguir estos pasos: menú Útil->2. Herramientas-> 2. Calculadora. Efectuada la selección anterior se abrirá la ventana Calculadora, que muestra la utilizada por el sistema Windows.

La barra de menú de la calculadora está compuesta por tres menús diferentes: – Edición: permite trasladar los datos de la calculadora a otras utilidades Windows. • Copiar: transfiere el valor que aparece en el dial al Visor del Portapapeles de Windows. • Pegar: traslada el número contenido en el Portapapeles al dial. – Ver: permite seleccionar dos tipos de calculadoras diferentes. • Estándar: es la mostrada anteriormente. • Científica: presenta en pantalla una calculadora capaz de realizar, además de las operaciones de la calculadora Estándar, el cálculo de senos, cosenos, tangentes, valores estadísticos, operaciones en base hexadecimal, octal, binario… Estas operaciones no son utilizadas en FacturaPlus, por lo que no se describe aquí su manejo.

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Si hace clic sobre Científica, aparecerá en pantalla la calculadora descrita:

• Número de dígitos en grupo: Activada colocará un punto de separación en las unidades de millar. – Ayuda: Contiene informacion acerca de las características de la calculadora.

3.3. AGENDA La opción Agenda del submenú Herramientas contiene una ayuda complementaria a la facturación, consistente en un dietario de direcciones y teléfonos en el que se pueden dar de alta direcciones personales, profesionales, teléfonos, direcciones de correo electrónico… Igualmente, también es posible emitir etiquetas para sobres de correo en diferentes formatos e imprimir listados ordenados por diferentes condiciones. Como ya sabe, para activar esta opción, deberá ejecutar los siguientes pasos: Útil->2. Herramientas->3. Agenda. La ventana que aparecerá tras la ejecución es la siguiente:

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Como puede comprobar en la imagen anterior, la información se presenta en varias columnas que recogen los datos identificativos reseñados en sus títulos. En la columna Clave se introducirán como máximo 5 caracteres que le permitirán realizar búsquedas de datos a través de este campo. Por ejemplo, si posee una clasificación de clientes por zonas geográficas podrá, a través de este campo, listar todos los que residan en el norte, sur… Los iconos más representativos de la barra de herramientas de la ventana Agenda son los siguientes:

Añadir. Podrá incorporar nuevas fichas a la agenda de direcciones; ningún campo de los contenidos en la misma es obligatorio pudiendo dejar en blanco cualquiera de ellos. La ventana que aparece tras hacer clic sobre dicho icono se denomina Añadir ficha.

Imprimir. Al hacer un clic con el ratón sobre este icono se abre la ventana Seleccione informe, desde la que podrá listar la agenda en formato completo ó en formato reducido. En este último, sólo aparecerán los Apellidos, Teléfono 1, Teléfono 2, Fax y Provincia. En caso de que decida

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seleccionar Agenda, formato reducido, la ventana que aparece, tras pulsar el botón Aceptar, se denomina Listados de agenda.

En dicha ventana, se podrán establecer el orden de presentación de los datos, a través de los tres botones de selección, además de acotar el rango de fichas a listar; por defecto se muestran la primera y la última del sistema de ordenación elegido. Los cuadros de texto Nombre inicial y Nombre final permiten acotar el conjunto de fichas que desea listar. Dichos cuadros variarán su título y contenido según el orden escogido. Sea cual sea el listado de agenda elegido (completo ó reducido), en pantalla se mostrará como última ventana la de Impresión de infor-

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mes, permitiéndole seleccionar el modo de presentación de los datos: Pantalla/Impresora, Fichero ó Html/e-Mail.

Otro icono muy representativo de la ventana Agenda es el denominado Etiquetas (Séptimo icono empezando por la izquierda de la barra de herramientas). A través de él, se lanza por impresora etiquetas de correo con los datos incluidos en las fichas de la agenda. Activado el icono se muestra la ventana Etiquetas de agenda.

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Mediante los siguientes párrafos, se explicará los pasos que deberá seguir para llevar a cabo el proceso de impresión de etiquetas. 1. Active la utilidad seleccionando Útil-> 2. Herramientas-> 3. Agenda. Se abre la ventana Agenda. 2. Haga clic en el icono Etiquetas de la barra de herramientas. Aparece la ventana Etiquetas de agenda. 3. Haga clic, si fuera necesario, en el botón Configurar para seleccionar la impresora, tamaños y orientación del papel y otras opciones específicas de la impresora elegida. 4. Haga clic sobre el botón Formatos. Se muestra la ventana Formatos de etiquetas.

La barra de herramientas de esta ventana, que en principio sólo dispone de un formato creado, contiene los iconos más habituales que usted ya conoce: Añadir, Modificar, Eliminar y Seleccionar, que le permite elegir el formato de etiqueta que se encuentre iluminado.

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5. Haga clic sobre el icono Añadir de la ventana Formatos de etiquetas. Se presenta la pantalla de toma de datos denominada Definición del formato de las etiquetas.

Observe con detalle cada uno de los campos de la ventana y localiza el botón Variables. Dicho botón muestra una ventana de información en la que se describe qué datos pueden aparecer en las etiquetas. Estos datos pueden ser de dos tipos: Variables (encerradas entre ángulos) y Fijos.

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6. Pulse Aceptar después de haber introducido todos los valores del formato de las etiquetas. Regresará a la ventana Formatos de etiquetas. 7. Haga clic sobre el icono Seleccionar de la ventana Formatos de etiqueta para volver nuevamente a la ventana Etiquetas de agenda. Fíjese como en el campo Operaciones disponibles de esta última ventana, aparece seleccionado el formato recién creado. 8. Pulse sobre el botón Filtro de la ventana Etiquetas de agenda. Que abre la ventana Selección de registros con todas las fichas de la agenda.

La barra de herramientas de esta ventana contiene 4 iconos. Los dos últimos son los más conocidos y habituales, Fuentes y Salir, y los dos primeros se usan para:

Seleccionar. Al hacer clic sobre este icono aparece un aspa de color azul en la línea que se encuentra iluminada, indicando de este modo, que la ficha ha quedado seleccionada para su impresión. Para quitar la marca bastará con volver a hacer clic sobre el icono.

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Filtrar. Permite seleccionar un conjunto de fichas según los parámetros de búsqueda introducidos en la ventana que se muestra al hacer clic sobre el mismo. Los campos por los que se puede filtrar son, por ejemplo, clave inicial, nombre, domicilio, código postal, NIF, subcuenta… seleccionando el programa todas aquellas fichas en las que coincidan con la definición del campo que haya introducido.

9. Marque ó desmarque las fichas (registros) que quiera listar haciendo doble clic sobre su línea ó pulsando sobre el icono Seleccionar explicado anteriormente. Irán apareciendo aspas de color azul en la columna S. (Seleccionado) de la ventana Selección de registros. Si son muchas las fichas a marcar ó no recuerda exactamente su contenido, puede usar el icono Filtrar que realiza la búsqueda de los registros según los datos que introduzca en la ventana Establecer filtro de selección. 10.

Pulse, una vez introducida la información que desee buscar, sobre el botón Filtrar. Se regresa a la ventana Selección de registros donde aparecen marcadas todas las fichas que cumplen con las condiciones establecidas.

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Para seleccionar todas las fichas al mismo tiempo bastará con dejar vacía la ventana Establecer filtro de selección y pulsar el botón Filtrar.

11.

Haga clic sobre el botón Salir de la ventana Selección de registros, después de que haya marcado las fichas a imprimir. Se regresa de nuevo a la ventana Etiquetas de agenda.

12.

Pulse sobre el botón Imprimir. Se abre la ventana Etiquetas de agenda desde la que se podrá seleccionar el medio de salida de la información: Pantalla/impresora, Fichero ó Html/e-mail.

13.

Por último, pulse el botón Aceptar de esa misma ventana. Aparecerá una visualización previa por pantalla (en caso de que haya activado el botón de selección Pantalla/impresora) del documento con los datos de los clientes de la agenda. Si lo que desea es obtener las etiquetas por impresora, una vez que aparezca la visualización por

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pantalla, deberá hacer clic sobre el icono Imprimir de la barra de herramientas.

3.4. PLANNING La utilidad Planning se usa para fijar un plan de trabajo detallado mediante el marcado, en la representación gráfica de un calendario, de los días del año que la empresa necesita recordar: pago de impuestos, pagos y cobros de deudas, confección de documentos… Se puede acceder a esta utilidad realizando los siguientes pasos: menú Útil>2. Herramientas-> 4. Planning. La ventana que aparece se denomina Planning y está formada por dos columnas: – Título: Nombre asignado a cada uno de los Planning creados. – Año: Período de tiempo al que se refiere el Planning de la columna anterior.

Para añadir un nuevo evento, bastará con hacer clic sobre el icono Añadir de la barra de herramientas. Tras introducir el nombre y año del nuevo Planning se

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resaltarán automáticamente, en su mitad inferior, los días de la semana con los sábados y domingos en color diferente.

El usuario puede señalar festivos, laborables y cuantos conceptos quiera establecer sobre cualquier día del calendario. Se pueden crear tantos conceptos como se quiera haciendo clic sobre las flechas (arriba y abajo) de la barra de desplazamiento vertical hasta encontrar un color sin título: si hace doble clic sobre la línea que ocupa dicho color se introducirá la nueva descripción, por ejemplo «Vacaciones»: pulse la tecla [INTRO] para finalizar. Y ahora restará hacer clic en el calendario sobre los días de Vacaciones y quedarán marcados por su color correspondiente. Seleccionando un color, al hacer clic sobre cualquier día del calendario, cambiaría su policromía por el que esté seleccionado mostrando gráficamente, gracias a los colores, el significado de ese día del año.

Si desea seleccionar un período de días, bastará con marcar el primero de ellos al mismo tiempo que activa la tecla [Shift] y sin soltar ésta, realice un clic sobre el último día del período.

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4. PERFILES DE USUARIOS

Bajo el título genérico de Perfiles de usuario se recogen varias opciones de gran importancia para el manejo del programa que permiten: 1. Controlar el acceso a la aplicación de las personas autorizadas. 2. Configurar los medios de salida de la información: por Impresora, pantalla, fichero, Html, e-Mail ó Excel. 3. Modificar determinados aspectos de la presentación del programa. El acceso a estas utilidades se efectúa realizando los pasos siguientes: menú Útil->3. Perfiles de usuario. A su vez, el submenú se divide en 5 opciones, tal y como muestra la imagen siguiente.

4.1. GESTIÓN DE USUARIOS La primera opción del menú Útil->3. Perfiles de usuario se denomina 1. Gestión de Usuarios y tiene como finalidad impedir el acceso al programa a cualquier persona no autorizada. Además, desde esta utilidad, es posible restringir el uso de determinadas parcelas del programa a aquellos usuarios que no vayan a utilizar todas las operaciones del menú principal. FacturaPlus viene configurado con un único usuario llamado Supervisor, que es el encargado de dar acceso al resto de personas autorizadas y de establecer las áreas del programa sobre las que podrán trabajar.

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Al ejecutar la opción se abre la ventana Usuarios, en la que aparecen todos los usuarios del programa.

El usuario Supervisor no podrá ser eliminado, puesto que es el único, como administrador del sistema, que tiene acceso total y es el que define las altas, bajas ó modificaciones de otros usuarios. Igualmente, el grupo 000 Administradores tampoco podrá ser eliminado. Si se intenta su eliminación aparecerá un mensaje de error denegando el proceso.

La barra de herramientas de la ventana Usuarios contiene una serie de iconos que se describen a continuación.

AÑADIR Con este icono podrá añadir nuevos usuarios al programa. Tras activarlo, la ventana que aparece se denomina Añadir usuario. Dicha ventana dispone de los siguientes campos de toma de datos: – Código Campo automático en el que se mostrará el número consecutivo siguiente al último de los existentes. – Nombre Campo obligatorio con el que se designará al usuario. – Grupo Campo no obligatorio en el que se introduce el código del grupo de usuarios al que pertenezca el usuario que se está dando de alta. Puede buscarlo utilizando la lupa.

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– Definir contraseña Por razones de seguridad en el acceso a datos, todos los usuarios deberán tener una contraseña. Esta deberá tener al menos 8 caracteres, diferenciando entre mayúsculas y minúsculas. El Supervisor o usuarios con acceso total a la gestión de usuarios podrán definir una contraseña para cada uno de ellos. Si pulsa sobre el botón Definir contraseña aparece la ventana siguiente:

Para modificar una contraseña ya definida se necesitará conocer la contraseña anterior. Sólo el Supervisor o usuarios del grupo administradores no necesitarán conocer dicha contraseña, por lo que estos usuarios tienen potestad para modificar la contraseña/clave en cualquier momen-

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to. Por eso es recomendable que el grupo de Administradores esté formado por un número limitado y no muy grande de usuarios. Si se está definiendo la contraseña del Supervisor, además de la contraseña, se le solicitará una pregunta de control y una respuesta.

Esta pregunta de control se le realizará al Supervisor, en el acceso a la aplicación, si olvida su contraseña a través de la opción Olvidé mi contraseña. Respondiendo correctamente a esta pregunta podrá acceder a la aplicación, pudiendo definir de nuevo la contraseña y su pregunta/ respuesta de control.

La contraseña será obligatoria para todo usuario, por ello, en el primer acceso a la aplicación de cada usuario se le solicitará a cada usuario, incluido el Supervisor, que definan la contraseña de acceso.

– Estado Podrá indicar si el usuario está Activo o de Baja, por lo que el usuario no podrá acceder a la aplicación hasta que no se le cambie de nuevo a estado Activo. – Datos contraseña Marcando la casilla de verificación Cambiar contraseña en próximo acceso a aplicación obligará a que el usuario, al acceder a la aplicación por

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primera vez, defina él mismo su propia contraseña. Esta opción permite que aunque el Supervisor defina la contraseña, que es obligatoria, sea el usuario quien decida su propia contraseña al acceder a la aplicación, aumentando así la seguridad en los accesos. Esta novedad es introducida por FacturaPlus para adaptar dicho programa a la Ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal. La presente Ley Orgánica tiene por objeto garantizar y proteger, en lo que concierne al tratamiento de los datos personales, las libertades públicas y los derechos fundamentales de las personas físicas y especialmente de su honor e intimidad personal y familiar. Si marca la casilla de verificación Caduca contraseña obligará a que el usuario modifique la contraseña cada cierto tiempo determinado. Así mismo indicará los días en los que tiene validez la misma -Días de vigencia-. Pasados esos días desde la última modificación de la contraseña, se le solicitará al usuario, al acceder a la aplicación, que modifique la contraseña. También podrá indicar que se avise al usuario, durante un período determinado de días antes, de que caduca su contraseña, introduciendo en el cuadro de texto del campo Días de preaviso de caducidad los días de preaviso. En este período, el usuario podría modificar su contraseña antes de su caducidad. Otra novedad en la autenticación de usuarios por contraseña es que se ha limitado el acceso a tres intentos fallidos. De tal forma que si se intenta entrar a la aplicación con una contraseña errónea por tercera vez, el usuario quedará inhabilitado (estado de baja) de forma automática. Una vez completados todos los datos y características del nuevo usuario, deberá pulsar el botón Aceptar. Seguidamente aparecerá en pantalla la ventana Configuración de usuarios, en la que gracias a la casilla de verificación que contiene, el usuario podrá cambiar el estado de los documentos. En el cuadro de texto Nivel de seguridad de acceso a empresas, habrá que introducir un número del 1 al 9 que impida al usuario acceder a las empresas del programa que tengan asignado un nivel superior.

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El nivel de seguridad de la empresa quedaba recogido en la ficha Datos Generales de las ventanas Altas de empresas (tras pulsar el icono Añadir) ó Modificación de datos de empresas (tras pulsar el icono Modificar) del menú Global->Empresas.

CONFIGURAR Icono que abre la ventana Configuración de usuarios desde la que se podrá configurar la Prioridad para cambio de estado en documentos y asignar el Nivel de seguridad de acceso a empresas.

El nivel de seguridad de acceso del usuario debe ser mayor o igual al nivel de acceso asignado a la empresa. Si el usuario tiene asignado un nivel inferior al asociado a la empresa, tendrá el acceso denegado a la misma. El nivel de seguridad es de 1 a 9.

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INF. ACCESOS Muestra información sobre las entradas en el programa que se han producido por parte de los usuarios dados de alta. Al hacer clic sobre el icono, se abre la ventana Informe de Incidencias de Acceso, desde la que se podrá definir con más precisión los distintos modos de ingresar en la aplicación que se han originado.

La ventana divide la información en tres campos que se detallan a continuación: – Filtrar: se podrán acotar los usuarios y fechas sobre los que constará el informe solicitado. – Ordenar por: organiza los resultados del informe según el botón de selección elegido: por Fecha ó por Usuario. – Tipo de Incidencias: los botones de selección permiten definir el tipo de sucesos de los que quiere obtener información: • Todas: equivale a seleccionar todos los demás botones a la vez. • Accesos correctos: informa sobre aquellos usuarios que han accedido correctamente a la aplicación. • Accesos cancelados: presenta relación de aquellos usuarios que han intentado entrar en la aplicación y antes de hacerlo han renunciado a ella pulsando el botón Cancelar. • Accesos erróneos: muestra las contraseñas incorrectas insertadas por los usuarios. La ventana de acceso de usuarios se cierra automáticamente tras intentar entrar tres veces seguidas de forma incorrecta.

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Tras cumplimentar todos los campos y pulsar el botón Aceptar, se abre la ventana Destino de impresión para que elija el medio de salida de la información solicitada: por Impresora, Pantalla, Fichero, Html, e-Mail ó Excel. La ventana siguiente se obtendría tras pulsar el botón Pantalla.

El icono Inf. Accesos sólo será accesible a aquellos usuarios que tengan acceso total a la opción Gestión de Usuarios.

MAPAS Icono que permite al Supervisor definir las partes del programa a las que tendrán acceso el resto de usuarios, ya que al ser dados de alta en el fichero de usuarios tienen desactivados todos los accesos a las opciones de los menús. La ventana que se abre al hacer clic sobre este icono se denomina Asignación de accesos.

UNIDAD DIDÁCTICA 1.3 77 UTILIDADES DEL PROGRAMA I

La ventana Asignación de accesos contiene: – En la parte superior el nombre del usuario sobre el que se establecerán los accesos a las opciones del programa. – La sección Árbol desglose de opciones de Menú que muestra, escalonadamente, todas las opciones del menú principal del programa con las subopciones que dependen de cada una de ellas. Al hacer doble clic en el símbolo [-], situado a la izquierda de las secciones de color rojo, se cierran las subopciones que contienen y aparece un triángulo invertido de color azul con el símbolo [+] a su izquierda, que representa opciones que pueden ser abiertas por contener subopciones. Al acceder a esta ventana todas las ramas de este árbol de carpetas se encuentran abiertas mostrando la totalidad de opciones y subopciones del programa. – Botones de comando de la zona inferior derecha de la ventana denominados Menú completo: • Total: se representa con un tick de color verde e indica que el usuario tendrá acceso a todos los trabajos disponibles de los menús del programa., tales como Añadir, Modificar, Eliminar… • Sólo Consulta: se representa con un tick de color rojo e indica que el usuario sólo podrá ver el contenido de los menús sin poder realizar ninguna otra operación.

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• Sin Accesos: se representa por medio de un aspa de color rojo e indica que el usuario no podrá acceder a la opción del menú, mostrándose inhibida (color gris) dentro del menú principal. – Botones de comando de la zona superior derecha de la ventana denominados Opción seleccionada. Contiene tres botones cuyo funcionamiento es el mismo que en el caso anterior (Menú completo), pero esta vez actúan sobre la opción del árbol que se encuentre iluminada (seleccionada) y no sobre todos los menús, como ocurría en el caso anterior.

INFORMES El submenú Estadísticas e informes del menú principal Informes permite obtener cualquier tipo de informe y estadística personalizada, seleccionando datos de cualquier fichero de la aplicación. A través de este icono, el Supervisor podrá definir qué informes del programa podrán listar el resto de usuarios, ya que éstos, al ser dados de alta en el fichero de usuarios tienen desactivados todos los accesos a los informes. La ventana que se abre al hacer clic sobre este icono se denomina Asignación de accesos, apareciendo el nombre de Listados e informes en la parte superior de la misma.

UNIDAD DIDÁCTICA 1.3 79 UTILIDADES DEL PROGRAMA I

La ventana Asignación de accesos- Listados e informes está formada por los siguientes elementos: – Sección Árbol desglose de Listados e informes: muestra, escalonadamente, todos los informes y listados existentes en las opciones del programa. El funcionamiento de esta sección es muy similar al de la sección Árbol desglose de opciones de Menú, visto en el apartado anterior. Al acceder a esta opción, todas las ramas de este árbol de carpetas se encuentran abiertas mostrando la totalidad de listados e informes que posee el programa. – Campo Todos: contiene tres botones: • Total: marca todos los informes del árbol con un tick de color verde indicativo de que el usuario tendrá acceso a todos los informes del programa, pudiendo efectuar sobre ellos cualquier tipo de modificación, inclusión de nuevos parámetros, eliminación… • Sólo ejecución: coloca en todos los informes del árbol un tick de color rojo, indicativo de que el usuario sólo podrá ejecutar los informes sin poder realizar ninguna inclusión ni variación sobre los mismos. • Sin acceso: marcará con un aspa roja todos los informes del árbol, indicando con ello que el usuario no podrá obtener ningún listado de los relacionados en la ventana. – Campo Categoría: dispone de tres botones idénticos en su denominación a los del campo Todos. Las acciones realizadas por los botones de este campo son idénticas a las explicadas en el apartado anterior pero referidas a la categoría del árbol de carpetas que se encuentre iluminada en ese momento. – Campo Informe: contiene tres botones que actúan de la misma forma que los botones de los dos campos anteriores, pero sólo sobre el informe que se encuentre iluminado.

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LISTADOS El submenú Estadísticas e informes estándar del menú principal Informes permite obtener cualquier tipo de informe y estadística estándar, seleccionando datos de cualquier fichero de la aplicación. A través de este icono, el Supervisor podrá definir qué informes y estadísticas estándar podrán listar el resto de usuarios, ya que al ser dados de alta, en el fichero de usuarios, tienen desactivados todos los accesos a los listados. La ventana que se abre al hacer clic sobre este icono se denomina Listados.

Dicha ventana está formada por: – Sección Árbol desglose de Listados: Muestra, escalonadamente, todos los informes y listados existentes en las opciones del programa. – Campo Todos: Contiene dos botones: Ejecutar y Sin acceso. Su funcionamiento es muy similar a los descritos en apartados anteriores. – Campo Listado: Dispone de dos botones iguales en su denominación a los del campo Todos. Las acciones realizadas por los botones de este campo son idénticas a las del apartado anterior pero, esta vez, referidas a la categoría de árbol de carpetas que se encuentre iluminada.

UNIDAD DIDÁCTICA 1.3 81 UTILIDADES DEL PROGRAMA I

LIST. EXCEL El submenú del menú principal Informes->Informes en Excel permite obtener listados de almacén, compras y ventas en tablas dinámicas de hojas de cálculo Excel. Por medio de este icono, el Supervisor podrá definir qué listados podrán emplear el resto de usuarios, ya que al ser dados de alta, en el fichero de usuarios, tienen desactivados todos los accesos a esta utilidad. La ventana que se abre al hacer clic sobre este icono se denomina List. Excel.

La ventana anterior es muy parecida a la de Informes y Listados de los apartados anteriores, tanto en su presentación como en el modo de seleccionar los listados a los que tendrá acceso el usuario, pues mediante el botón Ejecutar se le podrá dar autorización para que pueda utilizar todos los listados o sólo aquellos que previamente se hayan seleccionado; el tick de color verde a la izquierda del nombre indica que está activado y el aspa de color rojo que no se tiene acceso.

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GRUPOS Icono que permite definir grupos de usuarios con accesos comunes a los que más tarde podrán asignarse usuarios; de esta forma, no será necesario definir los mapas de acceso de cada usuario, sino que bastará con asignarle un Grupo en el que se han establecido con anterioridad los accesos permitidos. Tras hacer clic en el botón se abre la ventana Grupos de usuarios, desde la que se podrá mantener el fichero de grupos.

La ventana Grupos de usuarios presenta: – Dos columnas: • Código alfanumérico de tres caracteres identificativos del grupo. • Descripción del grupo por medio de un texto alfanumérico de hasta 25 caracteres. – Barra de herramientas con iconos de: • Mantenimiento del fichero: Añadir, Modificar, Eliminar, Fuentes y Salir. La ventana que aparece tras pulsar el icono Añadir es la siguiente.

UNIDAD DIDÁCTICA 1.3 83 UTILIDADES DEL PROGRAMA I

En esta ventana, como puede comprobar, se va a añadir un nuevo grupo de usuarios, denominado Contables. • Asignación de accesos: Mapa. El icono Mapa de la ventana Grupos de usuarios abre la ventana Asignación de accesos del grupo que se encuentre iluminado. Se trata de una ventana idéntica a la que se explicó anteriormente para la asignación de acceso a los usuarios (icono Mapas de la ventana Usuarios) por lo que bastará con consultar lo explicado en dicho apartado. La ventaja de la utilización de este sistema radica en que sólo será necesario marcar los accesos una vez por grupo, en lugar de tener que hacerlo por cada uno de los usuarios existentes. Recuerde que el Grupo 000 Administradores que viene definido en el programa no es susceptible de eliminación ni de modificación de niveles de accesos.

4.2. PERIFERICOS La segunda opción del menú Útil-> 3. Perfiles de usuario se denomina Periféricos y tiene como finalidad configurar los distintos dispositivos de salida disponibles en FacturaPlus para listados y emisión de documentos. La ventana que aparece se denomina Configuración de dispositivos de salida, tal y como muestra la imagen siguiente:

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Dicha ventana está compuesta por tres fichas: – Impresora. En esta ficha aparecen las impresoras disponibles en FacturaPlus. Por defecto, al emitir cualquier listado se imprimirá por la primera impresora de la lista. Cuenta, en la parte derecha, con 4 botones: • Botón Añadir. Acceso a una ventana denominada DATOS NUEVA IMPRESORA que contiene las impresoras instaladas en su entorno Windows. Posicionándose sobre la impresora a elegir se hará doble clic para poder aceptarla. Se incluirá entonces en la lista de impresoras de FacturaPlus, y más concretamente en la ventana Configuración de dispositivos de salida.

UNIDAD DIDÁCTICA 1.3 85 UTILIDADES DEL PROGRAMA I

• Botón Eliminar. Elimina la impresora seleccionada de la lista de impresoras disponibles en FacturaPlus. Si la impresora que se desea eliminar está activada como impresora número 1 el programa mostrará el siguiente mensaje:

Si no hubiera impresora secundaria no se podrá emitir ningún listado por impresora. • Botón Opciones. La ventana que aparece tras hacer clic sobre este botón es la siguiente, con campos como Interlineado, Pie de página, Líneas por página. Cuenta con 2 casillas de verificación: Paso fijo y True type y 3 botones: Normal, Comprimida y Expandida.

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• Botón Impresora. Acceso a la caja de diálogo estándar de configuración en Windows. Los valores aquí modificados quedan actualizados para todas sus aplicaciones en Windows.

– Ventana. En esta ficha podrá realizar el cambio de la fuente por defecto, para los listados por pantalla. La ventana que aparece tras abrir la ficha Ventana es:

UNIDAD DIDÁCTICA 1.3 87 UTILIDADES DEL PROGRAMA I

Hay que hacer notar que las fuentes por pantalla siempre serán True Type. – Fichero. Como usuario deberá seleccionar el juego de caracteres correspondientes al sistema operativo con el que vaya a gestionar el fichero, pudiendo elegir uno de los siguientes botones de selección: Ms-Dos (OEM) ó Windows (ANSI). Para ello, se situará en la ficha Fichero, representada en la imagen siguiente:

4.3. COLORES Y FUENTES La tercera opción del menú Útil-> 3. Perfiles de usuario se denomina Colores y Fuentes y tiene como finalidad la personalización del entorno del trabajo. La ventana a la que se accede Configuración de colores y fuentes de la aplicación se divide en dos partes principales: la parte derecha le muestra los distintos colores de fondos y textos que pueden ser cambiados, la izquierda le muestra un ejemplo de los cambios que haya realizado. Los fondos y textos que se pueden cambiar son: Fondo de la aplicación, Texto campos activos, Fondo campos activos, Texto campos inactivos, Fondo campos inactivos, Textos informativos, Títulos de columnas, Líneas de listado, Subtotales de listado, Totales de listado, Fuentes de ventanas.

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Si tras realizar una serie de cambios, no está de acuerdo y desea volver a tener los colores y fuentes anteriores, dispone de dos botones en el campo Restaurar valores originales para restaurar los valores originales, tanto de colores como de fuentes.

Cada usuario puede definir sus propios colores y fuentes, los cuales serán guardados individualmente y sin afectar a otros usuarios. Además, los colores, fuentes y líneas que menos fatigan la vista y que presentan con más claridad los datos son los que ya vienen definidos por defecto en el programa.

4.4. RESTAURAR VALORES ORIGINALES La cuarta opción del menú Útil-> 3. Perfiles de usuario se denomina Restaurar valores originales y presenta en pantalla la ventana Entorno, que tiene como finalidad recuperar los valores originales del programa en cuanto a tamaño y tipo de letra de cada una de las ventanas y al logotipo de fondo del área de trabajo. La recuperación solo afectará al usuario activo en ese momento.

UNIDAD DIDÁCTICA 1.3 89 UTILIDADES DEL PROGRAMA I

4.5. BARRA DE BOTONES La quinta opción del menú Útil-> 3. Perfiles de usuario se denomina Barra de Botones. Mediante esta opción el usuario podrá agregar aquellos botones que representen opciones que utilice con mucha frecuencia y que, por estar situados en esta barra, le simplifiquen el acceso a las mismas; también es posible quitar los botones que no se usen habitualmente. La ventana que se abre al activar esta opción se denomina Configuración de la barra de botones y está formada por 7 fichas, que contienen 78 iconos relativos al título que figura en pestaña de cada ficha.

Para insertar un icono en la barra habrá que hacer clic sobre él y arrastrarlo hasta la posición deseada dentro de la barra.

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Para quitar un icono de la barra, bastará con arrastrarlo hasta la papelera representada en la ventana Configuración de la barra de botones. Al hacer clic sobre el botón Restaurar desaparecerán de la barra de herramientas del menú principal todos los iconos añadidos y volverán a aparecer los que hubiese eliminado, de tal forma que la barra se mostrará tal y como queda después de la instalación del programa.

El tamaño de la barra es limitado, por lo que no se podrán incluir en la misma muchos iconos nuevos. El usuario deberá añadir aquellos iconos que realmente use con más frecuencia.

UNIDAD DIDÁCTICA 1.3 91 UTILIDADES DEL PROGRAMA I

1. Suponga que se ha producido un corte del suministro eléctrico y su ordenador ha sufrido un apagón. Realice los pasos necesarios para comprobar y organizar los ficheros de la empresa, con el fin de mantener toda su información ordenada.

2. Indique los pasos que debe seguir para realizar la impresión de etiqueta de un nuevo cliente, cuyos datos son: Nombre y apellidos: Cristina Fernández Pozo DNI: 55.555.444-G Dirección: C/Montes de Oca, 1 Localidad: Málaga Provincia: Málaga Código Postal: 29007 Teléfono: 952246666

3. El gerente de la empresa Victoria, S.L desea planificar las siguientes tareas para el año 2009 a. Período del 16-20 de Febrero. Aprobación de presupuestos de clientes preferentes. b. Día 20 y 21 de Abril. Reunión con el Departamento de Contabilidad. c. Día 1 de Junio. Visita a un cliente potencial en la Rioja. Indique los pasos que deberá seguir para la planificación de estas tareas en el programa de FacturaPlus.

EJERCICIOS DE REPASO Y AUTOEVALUACIÓN

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4. Cree un nuevo usuario con el nombre de Alumno 1 en la empresa de prueba para entrar al programa FacturaPlus sabiendo que: – Dicho usuario trabaja como Contable en la organización. – Su contraseña es 00000000. – Deberá tener acceso a todas las opciones del programa (menos a las formas de pago de la empresa), y a todos los listados de informes tanto estándar como personalizados. – El nivel de seguridad de acceso a empresas es 9.

5. Configure la empresa con la que trabaja normalmente para obtener los listados en FacturaPlus.