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Documento: AYUDA GESTOR DE CONTENIDOS v6.2

Dependiendo de las caracteríasticas de tu sitio web, es posible que en el manual encuentres funcionalidades y características que no han sido utilizadas en la construcción de tu sitio web. Este manual se complementa con la ayuda online del propio Gestor de Cotenidos, ya que ha sido redactada de forma diferente.

Fecha: Septiembre 2007 Contacto: Tfnos: Fax: Dirección: Email: Web:

Índice de Contenidos 1. Introducción 2. Configuraciones 2.1. Configuración Web 2.2. Plantillas 2.3. Temas 2.4. Acrónimos 3. Contenidos 3.1. Mensaje de portada 3.2. Seccines 3.3. Contenidos 4. Extras - Archivo Digital 4.1. Módulos Extras 4.2. Banners 4.3. Archivo Digital 5. Usuarios, Participación 5.1. Perfiles de Usuario 5.2. Usuarios 6. Estadísticas 6.1. Estadísticas Globales 6.2. Estadísticas Precisas 7. Preguntas más frecuentes

1. Introducción El sitio web consta de dos paquetes; por un lado la parte pública y por otro el GESTOR DE CONTENIDOS CMS10 v6.2, que es privado, y al que sólo se puede acceder a través de contraseña.

El GESTOR DE CONTENIDOS va a permitir al administrador designado, mantener actualizada la web de una manera sencilla y cómoda. Además la actualización de los contenidos es inmediata, es decir, una vez que se han añadido, modificado o borrado los datos en el GESTOR DE CONTENIDOS, inmediatamente se añaden, modifican o borran en la parte pública de la web. El manejo de este sistema es muy intuitivo, no obstante, este manual explica paso por paso todas las posibilidades que ofrece.

La dirección de acceso al GESTOR DE CONTENIDOS es la siguiente:

www.midominio.com/admin

Aparecerán en el visor del navegador unas casillas de identificación en las que habrá que introducir el nombre de usuario y la contraseña del mismo, sólo entonces dará

FECHA

USUARIO

CONTRASEÑA

paso a los contenidos. Si alguien accede a esta dirección sin los datos correctos se le denegará el acceso.

Pasamos ahora a desmembrar este GESTOR DE CONTENIDOS para la correcta utilización del mismo. Si surgiera cualquier duda que no esté prevista en este manual, estamos a vuestra disposición para resolverlas. La primera pantalla que muestra trás la identificación, enseña algunos datos de interés:

· ID de la sesión · Inicio de la aplicación · Primera visita del día · Espacio que ocupa la web · Documentos no validados · Documentos no visibles m

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· Número total de documentos · Número total de secciones · Número total de archivos digitales · Número total de usuarios · Número total de encuestas. · Número total de lecturas de documentos 9

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Esquema básico de gestión de contenidos m

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2. Configuraciones Desde este lugar se van a generar los componentes más básicos de la web y del GESTOR DE CONTENIDOS, por tanto hay que prestar mcuha atención. Al picar en el desplegable de Configuraciones, aparecen varias opciones que pasamos a explicar ahora.

2.1. Configuración Web Desde la Configuración General (imagen 1) se realizan las configuraciones de instalación del sitio web en el servidor, y algunas configuraciones a nivel de usabilidad.

· Nombre del Portal: Es el nombre que aparecerá en el website y en los correos electrónicos que se envíen desde el portal. · Usuario General: Es la palabra o palabras que identifica al administrador general en el acceso al Gestor de Contenidos · Contraseña: Es la contraseña que habrá de escribir el administrador general. · e-Mail de contacto: Dirección e-mail que aparecerá en la web. · e-Mail de envío de Mensajes: Dirección desde la que se enviarán los correos electrónicos generados por el sistema (avisos al administrador, lista de correo, etc.) · e-Mail de recepción de mensajes: Dirección en la que se quieren recibir los avisos generados por el sistema. · e-Mail de recepción de copias: Dirección que recibirá una copia de cada e-mail generado por el sistema. Puede omitirse. · smtpserver: Servidor SMTP. Es obligatorio para que el sistema genere e-mails. · Path de instalación en el servidor: Ruta física donde está instalado el sitio web en el servidor. Si está mal configurada, no se podrán subir ficheros.

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· URL del Portal: Dirección web donde está ubicado el sitio web. Si esta mál escrita no mostrará las páginas de agradecimiento tras el uso de un formulario de contacto. · Mensaje de Portada: Se edita desde Contenidos · Pie de página: Mensaje que aparecerá en la base de todas las páginas del sitio web. Normalmente se usa para publicar la dirección postal. · Número de columnas: Indica a cuantas columnas han de mostrarse los documentos que cuelgan de una sección, cuando el modo de publicación es por módulos. · Activar imágenes en los documentos de portada: Indica si en los listados por módulos de los documentos que cuelgan de una sección debe apareer la primera imagen a tamaño reducido. · Días de la agenda en portada: Muestra el número de días que permanecerá en la portada de la web los eventos de la agenda · Anchura en pixels para el reescalado automático: El sistema reescala automáticamente las imágenes que incluimos desde el botón examinar, aquí se le puede decir el ancho al que deseamos que aparezca. · Documento Principal Portada: Muestra el documento principal publicado en la portada · Nº de Items por página: Muestra el número de elementos que se mostrarán por página en los listados (tanto a nivel de administración, como a nivel de web). · Duración de la sesión en minutos: Aquí se puede modificar el tiempo máximo de duración de la sesión. Si se van a incluir documentos que vamos a tardar en generar podemos amplair el tiempo de la sesión.

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2.2. Plantillas Esta es una de las herramientas más potentes y útiles de este GESTOR DE CONTENIDOS. Desde aquí se va a definir la estructura de los diferentes documentos de la web y su apariencia . Hay que tener en cuenta que si no se ha creado ninguna plantilla no se podrá meter ningún documento en la web. Cuando picas en plantillas aparecerá una pantalla desde la que se podrá crear una nueva plantilla o bien, visualizar y modificar o borrar alguna de las plantillas ya creadas. Normalmente y excepto que se pacte otra cosa con el cliente, el GESTOR DE CONTENIDOS lo entregamos con las plantillas creadas, por lo cual normalmente no es necesario aprender a manejar esta opción.

· Crear una nueva plantilla: Las plantillas están formadas por diferentes elementos que pueden combinarse de la manera más oportuna para que el tipo de documento que queremos gestionar con ella se adapte a sus necesidades lo mejor posible. Los elementos con los que juega la plantilla son, 1 título, 7 subtítulos, 7 parrafos, 4 imágenes, 3 ficheros adjuntos y 3 desplegables. Puedes decidir cuantos de estos elementos va a tener la plantilla que estás creando, para ello debes activar la casilla “visible” en cada uno de los elementos que quieras utilizar. Una vez que ya sabes esto, puedes ordenarlo de manera que el documento quede lo más legible posible. Para determinar este orden hay una casilla que se llama “orden”, sí que por ejemplo, el título llevará el número de orden 10, el primer párrafo el número 20, el subtítulo 1 el orden 30, el párrafo 2 el orden 40, et. (Aconsejamos numerar de 10 en 10 de manera que si a posteriori hay que intercalar algún elemento, no haya que renumerar todos los elementos). Una vez que tenemos los elementos elegidos y ordenados, podemos asignar las imágenes. Esto se hace marcando el selector de Foto 1, Foto 2 y Foto 3 en el párrafo, o subtítulo en la que se quiere que aparezcan las imágenes. Cada elemento debe ir nombrado (es decir: si es el resumen del documento se llamará “Resumen”, si es el primer capítulo de un libro se llamará “Capítulo 1”). Hay otras dos opciones más que sirven para hacer más vistoso el documento. Una es “Muestra nombre de campo” , si la seleccionas el nombre que des a ese elemento aparecerá en la web, es decir que si lo llamas resumen, los usuarios de tu página verán “Resumen” y seguido el texto que pongas en el deocumento. Esta alternativa es válida para determinadas opciones, como por ejemplo, cuando se trata de una noticia extractada de un periódico, los nombres de los campos pueden

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es conveniente utilizarla únicamente cuando el nombre vaya aportar algo al documento; si el nombre va a ser párrafo 1, es mejor que no aparezca. Por otro lado hay una última opción que es “Gráfico Título”, si picamos en el botón examinar nos abrirá el disco duro podremos buscar una imgaen que siempre irá asociada al elemento donde la coloquemos. Si por ejemplo es el campo “Más información” podemos crear un gráfico bonito con el signo + y subirlo. En esta versión hay además la posibilidad de nombrar las imágenes. Es decir, si para meter pro-

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ductos necesito que vaya un logo, la imagen del producto y una fotografía ampliada del producto podré llamarlas así.

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2.3. Temas La clasificación Documental temática (imagen 3) permite un mayor control en la organización, gestión y clasificación de documentos, al poder clasificarlos por temas. Normalmente sólo se utiliza en las webs que llevan buscadores. Cuando quieras crear un nuevo tema puedes pulsar sobre “Añadir nueva clasificación temática” y rellenar la ficha que aparece (imagen 4).

(imagen 4)

(imagen 3)

2.4. Acrónimos (imagen 5) Los acrónimos pueden ser muy útiles para explicar conceptos importantes del contenido de la web. Si defines un acrónimo, por ejemplo ONU, y rellenando la pantalla le dices que significa Organización de Naciones Unidas, cada vez que en la página aparezca la palabra ONU, al pasar con el ratón por encima le aparecerá un “Bocadillo” en el que pondrá Organización de Naciones Unidas. Para añadir uno hay que pinchar sobre Acrónimos en la pestaña de Configuraciones y en “Añadir nuevo Acrónimo” rellenar la pantalla que aparece (imagen 5).

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3. Contenidos Desde aquí vamos a poder generar el contenido de la web. Cuando picas en el desplegalble aparecen varias opciones que pasamos a detallar a continuación.

3.1. Mensaje portada A veces hay que avisar a los clientes de cosas importantes e inmediatas, para ello podemos utilizar este mensaje de portada. Se publica en la portada de la web y es accesible para todos los usuarios (imagen 6). Sólo hay que rellenar en la casilla de texto el mensaje que queremos que aparezca. Tiene una capacidad limitada a 255 caracteres, porque no se trata de poner un documento largo sino más bien un pequeño mensaje tipo: “Durante el mes de agosto no atenderemos pedidos por razones de logística”. (imagen 6)

3.2 Secciones

Para crear nuevas secciones hay que acceder a la pantalla de secciones (imagen 7). Cuando entras en ella van a aparecer dos posibilidades, gestionar una nueva sección o acceder a las secciones que ya existen creadas. Para crear una nueva sección hay que rellenar los campos que pide la ficha. (imagen 8). Aunque hay cuatro conceptos básicos, tiene la posibilidad de configurar las secciones de manera muy detallada.

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(imagen 8) Revisamos como rellenar la ficha correctamente:

· Hay qu e crear la depe ndencia con o tras se cciones, es decir, puede que la sección sea principal y que no dependa de ninguna otra, si no es así, habría que buscar en el desplegable la sección de la que depende. En el momento en que se crea una nueva sección, ésta aparece en el desplegable. · Nombre: hay que dar un nombre a la sección sino el sistema daría un error y te haría volver atrás para que rellenes este campo. · Resumen: Aparecerá cuando se muestran las subsecciones de una sección (listado). m

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· Descripción: Este campo es opcional, pero si es interesante en algunos casos que la sección tenga una breve descripción para que el usuario sepa donde está. Es un campo de texto en el que caben 65.000 carácteres en PC y la mitad en Macintosh. Tiene adjunto un editor de texto enriquecido con el que se puede maquetar el texto que ponemos, negritas, cursivas, tablas, imágenes, etc.

· Orden: Se pueden ordenar las secciones dándoles un orden de aparición. Si se asigna el mismo número a todas las secciones, entonces se ordenarán alfabéticamente.

· Visible: Si lo desactivas no se verá en la parte pública de la web. Esto puede ser práctico cuando se está preparando una sección y aún no se dispone de todos los datos, ya que podrás crearla sin que los usuarios la vean, y cuando tengas los datos completos, sólo habría que activar el botón visible.

· Modo visualización documentos: Aquí estamos hablando ya de la forma de mostrar los documentos que metamos dentro de esta sección. Hay dos opciones, en un listado o por módulos. Tienes que seleccionar la que mas te convenga para esta sección.

· Modo y dirección ordenamiento documentos: Los documentos que metamos en la sección también pueden ordenarse. Normalmente el orden va a ser el que pngamos al documento cuando lo creemos, y después podemos seleccionar que sea por orden alfabético y en orden ascendente, con lo cual lo ordenaría de la A a la Z, si pusieramos por orden alfabético y en orden descendente sería de la Z a la A.

· Columnas subsecciones: Si esta sección tiene subsecciones, aquí puedes decidir en cuantas columnas quieres que aparezcan estas subsecciones.

· Columnas documentos: Si has elegido antes mostrar los documentos como un listado, este dato no acturá, si has elegido mostrarlo por módulos, aquí le dices en cuantas columnas quieres que muestre los documentos.

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· Visible: Si desactivas esta opción la sección no será visible en la parte pública.

· También puedes seleccionar que tipo de usuarios van a ver esta sección. Para ello tienes que tener definidos previamente los tipos de usuarios que tendrá la web. Esto se hace desde la pestaña de Usuario, Participación que veremos más adelante.

· Icono: Esta opción sólo se utiliza cuando hablamos de subsecciones. Es la imagen que muestra en el módulo de cada subsección. Si no ponemos ningún icono mostrará sólo el título de la subsección. Cuando pinchas en examinar abre tu disco duro, busca el icono que quieres subir y selecciónalo.

· Imagen: existe la posibilidad de añadir una imagen más a la sección, saldría al lado del texto y el proceso es el mismo que para el icono. en los recuadros de abajo puedes elegir donde quieres que aparezca la imagen, en el lado derecho, en el izquierdo, arriba o abajo. También puedes decir a que tamaño quieres que aparezca en porcentaje.

· Por último puedes añadir un documento adjunto, para ello debes abrir tu disco duro con el botón examinar y seleccionar el documento que quieres subir, puede ser word, PDF, etc.

Picando en el botón añadir, la sección estaría creada.

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3.3. Contenidos

Hasta ahora hemos definido las plantillas y las secciones; aquí empezamos a dar forma al contenido. Cuando picas en la opción “Documentos”, va a aparecer una pantalla (imagen 9) con varias opciones para trabajar sobre los contenidos.

· Añadir nuevo contenido. Cuando pulses ahí te pre-

(imagen 9)

guntará con que plantilla va gestionado el contenido que quieres añadir (imagen 10). Tendrás que seleccionar la plantilla que le corresponde y te abrirá la pantalla para añadirlo (imagen 11).

Rellenar la pantalla es sencillo, pero lo revisaremos. (imagen 10)

Para poder ordenar correctamente todos los conte-

nidos tenemos que decirle a que sección pertenece el contenido que vamos a incluir. Picando en el desplegable, aparecerán todas las secciones de la web, así que seleccionaremos la suya. Después pregunta quien es el responsable de este documento, seleccionamos a quien corresponda. Seleccionamos también a que grupo pertenece, castellano, inglés... Podemos ordenar los contenidos dándoles un número de orden (si todos llevan el mismo orden, los ordenará alfabéticamente) o podemos añadirlo en la última posición seleccionado la casilla correspondiente.

Cuando vamos a listar una serie de contenidos podemos darles niveles de sangrado que van a hacer que la estética de la web sea inmejorable. Este nivel de sangrado es numérico y va de uno en uno; es decir que si va a haber tres niveles diferentes el primero llevará el valor 0, el segundo el nivel 1 y el tercero el nivel 2. Si queremos que el documento vaya directamente publicado en la web, deberemos deajr activa la casilla “visi-

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ble”. Si lo queremos dejar preparado para publicar pero que todavía no sea visible para el usuario desactivaremos la casilla. Ahora pasamos ya a rellenar el documento en sí mismo. Según hayamos preparado la palantilla para estos documentos, esos campos nos pedirá. Para poner un ejemplo seguiremos la plantilla de la imagen 10. Le damos un título, un subtítulo, damos nobre a la imagen número 1 en pie IMAG1, buscamos la imagen en nuestro disco duro, redactamos el primer párrafo. El resto lo haremos igual que hasta ahora.

A estos documentos que incluímos en la web podemos asociarles documentos externos en word o PDF para que los usuarios puedan descargarlos completos. Para asociar un documento, primero le

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daremos un título y luego en el campo que pone documento, hay un botón para examinar nuestro disco duro y buscarle; lo asociamos y ya lo tendríamos.

A veces puede resultar interesante llevar al usuario de un lugar a otro de la web, para ello está el selector de “enlazar con”. Desde aquí podemos seleccionar cualquier otro documento de la web, o una sección, que se relacione con lo que estamos hablando.

También existe la posibilidad de enlazar con una web externa, o incluso interna, poniendo la dirección en el campo correspondiente.

Una vez rellena la ficha del documento habría que confirmar los datos pulsando en el botón añadir.

Para modificar un documento ya creado, sólo hay que picar en él, modificar lo que se desee y pulsar en el botón modificar. También se pueden borrar documentos, hay un botón específico para ello.

· Buscar un documento (imagen 11). Te permite lanzar una búsqueda por el título, la sección, la plantilla, el autor o la antigüedad del documento. Además puedes seleccionar la búsqueda por grupos, es decir por idiomas. En esta pantalla te muestra si el documento está o no visible, y te da la posibilidad de borrar el documento desde aquí sin necesidad de entrar él. Si el documento no está visible desde aquí puedes activarlo.

· Últimos documentos. Es muy parecido al punto anterior, pero es muy útil si sabese que el documento que buscas fue de los últimos que incluiste. Si pulsas en esta opción te mostrará los últimos 20 documentos que se han incluido.

· Documentos no validados y no visibles. Si hay algún documento no visible o no validado, te aparecerán picando en esta opción. De esta manera es muy sencillo hacerles visibles o validarlos.

4. Extras - Archivo Digital

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4.1. Módulos Extra Los módulos extra o módulos informativos, permiten crear dos tipos de contenido que aparecerán en los laterales de la web: módulos de información (bloques de texto o gráficos) y encuestas. Pinchando en la opción de módulos extra (imagen 12), aparece a la izaquierda la pantalla para crear el nuevo módulo, la nueva encuesta y además muestra los que ya hay creados. (imagen 12 y 13)

· Módulo: Pinchando en Nuevo Módulo, aparece a la derecha la pantalla para rellenar los datos (imagen 13). Existe la posibilidad de incluir imágenes, flash, vídeo o texto; y se puede colocar en la parte derecha o en la izquierda de la web. También puede ser en un popup (ventana emergente). Para completar el proceso debemos darle un nombre, si queremos un texto y seleccionar el fichero a subir pinchando en el botón examinar y buscando en nuestro disco duro. Si se trata de un vídeo o de un fichero de flash, es necesario que le digamos la anchura y altura en pixel del documento. Tenemos también que decirle con que página queremos que enlace el módulo, puede ser externa o interna. Si es externa recomendamos seleccionar la casilla “Mostrar enlace web en nueva ventana”, porque de esta manera consigues que el visitante de tu web no se abandone tu página. También se le puede asignar un número de orden y permitir su visión sólo a determinados usuarios de la web.

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· Encuesta: Si picamos en nueva encuesta, aparece a la derecha la pantalla para rellenar la encuesta (imagen 14). El sistema de encuestas es sencillo, una pregunta y cinco posibles respuestas a elegir una de ellas por el usuario de la web. Es necesario activarla y además puedes seleccionar a que tipo de usuario quieres que la aparezca la encuesta. Para que sea visible en la web, el proceso es el mismo que en los módulos; hay que picar en la carpeta amarilla y seleccionar las secciones donde quieres que se muestre.

(imagen 14)

4.2. Banners

Algunos sitios web permiten publicar banner publicitarios en su cabecera, o debajo del contenido. (imagen 15) A cada banner debemos darle un nombre identificativo. Los banner pueden ser ficheros gráficos JPG o GIF, o ficheros FLASH, y deben respetar un tamaño preestablecido, indicado en la ficha de creación de banners. Utilizar otro tamaño puede provocar que el sitio web aparezca deformado. (imagen 15)

Cada banner puede enlazar con una dirección de internet. En este

caso, podemos indicarle si, al pulsar sobre el banner, la nueva dirección web se abrirá en una ventana nueva, o lo hará en la misma de la web (esto es útil cuando usamos el banner para anunciar contenidos de nuestra propia web). Cada banner genera estadísticas sobre cuantas veces ha sido mostrado, cuantos clicks se han hecho sobre él, y la última fecha en que se mostró. Asignando una contraseña a cada banner, el posible anunciante podrá consultar estos datos accediendo a http://www.midominio.com/banner

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4.3. Archivo Digital

El Archivo Digital es el contenedor de archivos multimedia que serán relacionados con las distintas informaciones mostradas en la web. (imagen 16) Dentro del Archivo Digital podemos crear una organización de secciones y subsecciones para catalogar los diferentes tipos de archivos que subamos (por ejemplo: vídeos, pdf, imágenes estáticas, etc.). (imagen 16)

Pulsando en Añadir nueva clasificación se mostrará un formulario (imagen 17) que nos permitirá crear nuevas secciones o subsecciones (“Depende de”). Pulsando en el

podremos modificar la

sección. Pulsando en el

podremos ver los archi-

vos ubicados en esa sección. (imagen 17)

Pulsando en Añadir nuevo Archivo, se mos-

trará un formulario que nos permitirá crear un nuevo Archivo Digital (imagen 18). Para rellenarlo tendremos que seleccionar a la persona responsable, decirle en que carpeta quiero archivarlo, darle un número de orden, título, subtítulo y texto explicativo. Una vez rellenos estos campos, buscamos en nuestro disco duro con el botón examinar el archivo que queremos subir y lo seleccionamos. Si es un fichero de vídeo o de flash es necesario decirle el tamaño en pixel. Pulsando en el botón añadir tendríamos creado un nuevo archivo digital.

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5. Usuarios, participación En esta parte del GESTOR DE CONTENIDOS se puede dar de alta usuarios, asignar tareas de documentación a los usuarios que se desee, controlar las participaciones de estos y enváirles correos. además pueden disponer de secciones privadas. Para ello se dispone de diversas herramientas que explicamos a continuación.

5.1. Perfiles de Usuarios

Se pueden crear diferentes perfiles de usuario para dar acceso bajo contraseña a determinadas secciones de la web. Cuando selecciones “Perfiles de usuario” en la pestaña, aparece a la izquierda una pantalla (imagen 19), que muestra los perfiles que ya hay creados y la posibilidad de crear nuevos perfiles (imagen 20). Es importante definir correctamente los perfiles para poder ordenar por accesos la información de la web. Si en la empresa los empleados van

(imagen 19)

a tener acceso a documentos diferentes que los de la la directiva, habría que crear un perfil para la directiva y otro para los empleados. Una vez que has definido en la pantalla de nuevo perfil, el perfil deseado, se actualiza la pantalla izquierda y aparece ya incorporado al listado. Al lado de (imagen 20)

cada perfil hay una carpeta amarilla que despliega la estructura de secciones de la web, desde ahí se seleccionan las secciones para las que se va a exigir

la categoría de este perfil. Es decir que si no estás registrado y tienes asignada esa categoría, no podrás acceder a esa sección de la web. Este proceso también se puede hacer desde las propias secciones, donde dice “Exigir una de estas categorías para acceder (si no seleccionas ninguna será de acceso público, sin identificación)”, y debajo puedes macar los perfiles que previamente has creado.

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5.2. Usuarios

Si picas en la opción “Usuarios”, aparece a la izquierda una pantalla (imagen 21) con varias opciones. Nuevo usuario: que sirve para dar de alta a los usuarios de la web Envíos por e-mail: que sirve para envíar a los usuarios un correo Buscador: para filtar resultados de usuarios. Permite filtar por nombre, antigüedad, accesos o tipo de usuario. Después aparce un listado con los últimos 20 usuarios que se han dado de alta y varias opciones al lado de cada uno. Si seleccionas la casilla borrar y pulsas sobre le botón rojo “Borrar seleccionados”, borrarás a todos los que hayas seleccionado. Si picas en el nombre del usuario editas su ficha. Si pulsas sobre

abre la ficha para envíar un correo al usuario y si picas

sobre

te da las estadísticas de acceso del usuario. Además

te dice que tipo de usuario es.

Para crear un nuevo usuario hay que crear la ficha que aparece a la derecha (imagen 22). Hay que rellenar el nombre real del usuario, login y contraseña (que será con los que acceda a las secciones privadas). Desde aquí también se crean los diferentes grados

(imagen 21)

de administradores, ya que este Gestor de Contenidos es multiadministrable, esto quiere decir que la administración la pueden llevar entre varias personas y que además a cada una de ellas se les puede otorgar diferentes privilegios. Los diferentes grados son:

Sin acceso: Este usuario podrá tener acceso a la parte pública de la web pero nunca a la adminstración.

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Autor supervisado: Sólo podrá incluir documentos en las secciones que se le autoricen y con la plantilla asignada o modificar el contenido que le sea asignado, no podrá borrar nada de la web y además todas sus actuaciones deberán ser supervisadas por el supervisor o el administrador general. Cuando este tipo de autores incluyan documentos, estos aparecerán con la casilla "Validar" sin activar, el supervisor lo que debe hacer es revisar el contenido, comprobar que es correcto y activar la casilla "Validar". Ante cualquier actuación de un suprevisado, el administrador general recibe aviso de ello por eMail.

Autor directo: Su labor es idéntica a la del Autor supervisado; la diferencia radica en que este no necesita validación por parte de nadie; es decir, puede publicar directamente en el sitio web.

Administrador supervisado: Las limitaciones a la hora de publicar son las mismas que las del autor supervisado, pero un administrador no sólo tiene acceso a documentos sino que puede actuar en todas las secciones de la web, también puede crear nuevas secciones; es decir tiene acceso a todos los contenidos, excepto a la configuración general de la página.

Administrador directo: Igual que el administrador supervisado pero sin necesdidad de validación. (imagen 22) m

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Supervisor: Tiene los mismos accesos que los administradores pero además puede validar y activar el contenido del autor y del administrador supervisado. Administrador general: Es el único que tiene acceso a la configuración general de la web, donde se puede cambiar la contraseña de acceso a la adminstración.

A los autores y administradores tanto directos como supervisados hay que activarles las plantillas y las secciones sobre las que pueden actuar. Si activamos las secciones pero no les asignamos ninguna plantilla no podrán crear nada nuevo, ya que todos los documentos necesitan de una plantilla para ser creados. También hay que seleccionar los idiomas que gestionan.

Si el usuario no va a ser administrador, esta parte debemos ignorarla.

Seguimos rellenando la ficha del usuario, tipo de usuario, sexo, profesión, etc. Hay dos casillas importantes y son “Acepto recibir información sobre el portal” y “Acepto recibir información comercial” Si el usuario no nos permite esto, no deberíamos enviarle esta información.

Y por último el “Aviso”, con esta opción se puede dejar un aviso personal a cada usuario. Le aparecerá cuando se identifique en la web o en la administración, sólo lo verá una vez y se borrará de la administración.

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6. Estadísticas Esta herramienta permite tener un control sobre lo que ocurre en la web. Es muy interesante analizarlas, porque nos puede mostrar datos como que es lo que más interesa a los usuarios. Si un documento no ha sido apenas consultado, tal vez deba ponerlo en algún lugar más accesible, etc.

6.1. Estadísticas globales

Muestra estadísticas por contenido, por secciones, por archivo digital y por usuarios en cada una de ellas específica los datos más relevantes y muestra un gráfico de estadística que hace que esta consulta sea muy visual. Existe también la posibilidad de borrar las estadísticas, es decir, poenrlas a cero. Puede ser muy util de cara a controlar el lanzamiento de un nuevo producto.

6.2. Estadísticas precisas

Las estadísticas precisas son una de las herramientas más potentes de CMS10. De hecho, conocer lo que sucede en tu sitio web debe ser algo que conozcas a la perfección: cuántas veces se ha mostrado determinada sección, a qué horas se ve más, cuanto tiempo permanecen los usuario en la web, etc.

Conocer el número de veces que se muestra la información puede hacernos ver que, todo el esfuerzo que estamos dedicando a mantener al día las noticias de la web no se ve compensada por las pocas visitas que reciben (por ejemplo).

Las estadísticas precisas, a diferencia de las globales, discriminan entre visitas humanas (las que generan los visitantes de nuestra web), y visitas generadas por los robots (como Google, Yahoo, etc.). Esto es muy importante, ya que hay veces que los robots se ciegan con alguna sección, y de no saber que es una máquina la que está accediendo, podríamos llevarnos alegrías no fundamentadas.

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Un primera pantalla de estadísticas precisas de Todos los Contenidos (secciones, documentos, archivos digitales) podría ser:

Estadísticas anuales (imagen 23)

Nos muestra la relación de meses de un año, con 3 datos importantes:

Impactos: Es el número de clicks que se ha hecho en la web (ver la portada=1 click, entrar en Quienes somos=1 click, etc.)

Sessiones: Una sessión es el tiempo que pasa desde que el (imagen 23)

usuario entra en la web, hasta que la abandona. Eso cuenta como 1 sesión. Es lo mismo que decir Visitas.

IPs: Cada ordenador (o red local de ordenadores) que está conectado a internet, lo hace desde una dirección electrónica del tipo 192.233.43.21

Viendo el ejemplo de arriba, sabemos que en Febrero la web recibió 806 visias, desde 500 direcciones IP distintas. Esto podría decirnos que fueron, aproximadamente, unos 500 usua(imagen 24)

rios diferentes los que vieron la web.

Pulsando en el calendario Calendario que aparece junto al nombre de cada mes, mostrará esta misma información pero desglosada día a día. Pulsando en el nombre del mes (o en el día, si hemos accedido a las estadísticas diarias), nos mostrará algo así:

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Estadísticas del mes de febrero (imagen 24)

Esto nos dice que la Agenda fue lo que más impactos (clicks) recibió durante el mes de febrero. Pulsando en la palabra Sessiones, la información se ordenará en base al número de visitas que ha tenido cada contenido.

Pulsando en el nombre de uno de los contenidos podemos conocer más sobre el comportamiento de los usuarios en la web:

Estadísticas de la portada (imagen 25)

Podemos ver que la primera visita que recibió la portada el 13 de Febrero fue a las 0:14, y que esa visita duró hasta las 0:18

Pulsando en la interrogación roja ? podemos saber con qué proveedor de internet se conectó el usuario.

Desde las opciones de arriba, podemos ver las estadísticas de un

(imagen 25)

día en concreto Calendario, de todos los días del mes, o ver las

estadísticas de todos los contenidos (no sólo de la portada).

Las estadísticas de acceso a la administración archivan el registro de movimientos de entrada al Gestor de Contenidos, guardando también los intentos fallidos, al objeto de que puedan ser examinados por si hubiera habido intento de acceso hacker.

Las estadísticas Capturas de Buscadores muestran el número de veces que han accedidos los robots de buscadores como Google, MSN y otros. El gestor de contenido no almacena información precisa sobre los documentos capturados por considerarlo irrelevante.

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7. Preguntas más frecuentes ¿Cómo puedo modificar la contraseña de acceso a la administración de la web?

Una vez que has accedido al Gestor de Contenidos, pinchamos en “Configuraciones”, primera pestaña a la izquierda de la pantalla y seleccionamos “Config. web”. Nos aparece una pantalla con los datos generales de la web (imagen 26).

La tercera y cuarta opción son precisamente “Usuario General” y “Contraseña”. Si cambias estos parámetros y pulsas el botón verde “Modificar” que está al final de la página, se cambian inmediatamente y por tanto la próxima vez que intentes entrar en el Gestor de Contenidos tendrás que introducir los datos que hayas configurado.

¿Cómo puedo modificar la dirección que aparece en todas las páginas (nombre, teléfono, email, etc)?

En la misma pantalla anterior hay dos casillas para resolver esta cuestión. La primera es “eMail de contacto”. Si quieres cambiar el correo electrónico de contacto de la web lo harás desde aquí. Este es el correo que aparece en la firma. Si quieres cambiar el correo de recepción de los mensajes que se reciben a través de los los formularios tienes que cambiar “e-Mail de recepción de mensajes”. Si quieres recibir una copia de los mensajes en otra dirección de correo diferente puedes utilizar la casilla de e-Mail de recepción de copias.

La segunda casilla es “Firma”. Desde aquí puedes cambiar los datos de contacto. Se cambiarán automáticamente en todas las páginas públicas de la web una vez que hayas pulsado “modificar”. (imagen 26) m

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¿Cómo puedo modificar una sección o crear una nueva?

En la segunda pestaña del Gestor, llamada “Contenidos” hay varias opciones. La primera es “Secciones”. Si la seleccionas aparecerán en el margen izquierdo de la pantalla todas las secciones que hay en la web. Esta versión del GESTOR permite crear nuevas subsecciones pero no secciones principales. Al lado de cada una de las secciones hay algunos iconos que explicamos a continuación.

Si la carpeta que aparece a la izquierda es amarilla, significa de dentro de ella hay subsecciones, al picar en ella se desplegará mostrándolas. Si la carpeta es rosa, significa que no hay subsecciones colgando de ella.

En el lado derecho hay dos iconos más. Si picas en el lápiz, en la parte derecha de la pantalla se edita la sección (imagen 27). Desde aquí es desde donde podrás cambiar los textos de las secciones. Si picas en el icono del documento, te aparece el listado de los documentos que hay dentro de esa sección.

En la pantalla 2 hay varios elementos. Lo primero es seleccionar el idioma. Aunque en este caso la web sólo exista en castellano, el sistema está preparado para soportar varios idiomas. Después se selecciona en la pestaña si la sección es principal o depende de otra. En la casilla siguiente se puede cambiar el nombre de la sección; es importante de cara a los buscadores (imagen 27) m

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que tenga un nombre relacionado con lo que se trata en la sección. La descripción es el texto de la propia sección. Tiene una capacidad máxima de 65.000 caracteres.

En el módulo “datos de visibilidad”, podemos seleccionar el modo de visualización de los documentos que generemos en esta sección, en listado o por módulos; también podemos elegir como queremos que ordene estos documentos por orden alfabético o por antigüedad. Si desconectas la casilla “visible” esta sección no será visible en la parte pública de la web. Por defecto aparece seleccionada. Además podrás decir si esta sección es pública para cualquier usuario de la web o si está restringida a Proveedores, Clientes,...

En el módulo “Imágenes y archivo adjunto”, se puede subir la imagen de la sección. Sólo hay que picar en “Examinar” y abrirá tu disco duro, tendrás que buscar la imagen que deseas subir y seleccionarla. Tienes la opción de elegir la posición en la que quieres que aparezca la imagen, y y el tamaño al que la quieres. Si necesitas adjuntar un archivo a la sección con más información puedes hacerlo desde la opción “Archivo adjunto”

Una vez que hayas hecho todos los cambios que necesites debes pulsar el botón verde “MODIFICAR”, ya que sino los cambios no se harán efectivos. Si lo que estás haciendo es crear una nueva sección deberás pulsar en el botón verde “Añadir”

¿Cómo puedo añadir un nuevo documento y fotografías asociadas a ese documento?

Entrando en “Contenidos” < “Nuevo Documento” aparecen en la parte izquierda de la pantalla todas las plantillas que hay creadas, tienes que seleccionar la plantilla con la que quieres trabajar y entonces muestra la ficha a rellenar (imagen 28).

Hay que ir rellenando los campos de la ficha, en primer lugar quien es el responsable del documento y a que sección pertenece. Ya en el módulo de “Contenido” hay que darle título y un breve resumen si se desea. El módulo “Imagen (1)” está asociado al subtítulo 1 y al párrafo 1, lo mismo sucede con los módulos “Imagen (2) y (3)”. En estos módulos de información podemos crear un subtítulo, incluir una imagen, a la que podremos asociar una posicicón concreta, el tamaño que deseemos, el copyright y un pie de imagen. Y por supuesto el texto que corresponda. m

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iconito “foto” para inserta imágenes.

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Después del texto tenemos los módulos de “Información complementaria” que podemos utilizar para añadir archivos para complementar información. Podemos darle un título y debemos buscar el archivo en el disco duro pulsando en el botón “Examinar”.

Existe otra opción que es enlazar con otros documentos, para ello debemos pulsar en la flecha negra, que abrirá en la parte izquierda de la pantalla un buscador para localizar el documento con el que queremos enlazar, una vez que le hayamos localizado pulsamos en la flecha negra que aparece al lado. Si queremos borrar algún enlace a otro documento deberemos pulsar en la cruz roja.

Existe la posibildad de enlazar con algún documento externo a través de un enlace web. Para ello rellenaremos la casilla con la dirección URL de la página con la quequeremos conectar.

Para hacer efectivo este nuevo documento debemos pulsar en el botón verde “añadir” y si se trata de modificaciones pulsaremos en “modificar”.

FOTOGRAFÍAS: A parte de las tres imágenes que se pueden subir en los tres primeros párrafos, se pueden insertar imágenes de otras dos formas, una de ellas es a través del editor de texto enriquecido y sirven para incrustarlas en el texto y la otra forma es a través del archivo digital, que sirve para crear una galería de imágenes.

· A través del editor de texto enriquecido se pueden ir añadiendo tantas imágenes como se desee. Hay que picar en el iconito de “foto” y abre una ventana (imagen 29) desde donde se puede insertar la imagen. Es conveniente que no ocupe demasiado pues el proceso de subirla al servidor se hará bastante tedioso. Las imágenes que se suben de esta forma no se amplían y son apropiadas, por ejemplo, para detalles de los pisos.

· Imágenes desde el Archivo digital. Cuando estás añadiendo un documento nuevo al final de la pantalla hay una opción que dice “Quiero añadir una galería de imágenes” y que por defecto aparece desactivada. Si la activamos, cuando añadamos el documento inmediatamente nos va a aparecer la pantalla para añadir imágenes del archivo digi-

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tal (imagen 30). Estas imágenes tienen dos diferencias con respecto a las anteriores, la primera es que se pueden ampliar al picar en la imagen y la segunda es que las muestra de tres en tres, de modo que quedan ordenadas en forma de galería de imágenes.

¿Que opciones de visibilidad tienen los documentos? (imagen 31) Cuando entras en documentos, en la izquierda aparecen varias opciones (imagen 31), una de ellas es "buscar documento" pinchas en ella y en la parte derecha aparece un buscador (imagen 32). Si pinchas en "buscar" sin escribir nada te lista todos los documentos que hay en la web. Si te fijas hay 5 casillas delante del título de cada documento (imagen 33) PW - VAL - D - Visible - Borrar (si posas el ratón encima de las siglas te explica lo que son.

(imagen 32)

La primera es "PW" (portada de web). Si lo seleccionas aparecerá en la portada de la web, pero no es el documento principal de la portada. Para seleccionar el documento principal de la portada tienes que picar en el “clip” que aparece al lado del título del documento.

El segundo valor es "Val", indica si el documento está validado y por tanto visible en la web. Como hay posibilidad de tener autores supervisados, si alguno de ellos mete un documento aparecerá con esta casilla desactivada y el administrador general (o quien pueda validar) tendrá que validarlo para que este documento sea visble. (imagen 33) m

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El trecer valor es "D" (destacado). Sirve para destacar ese documento es su sección. Si lo marcas, el documento aparecerá remarcado con un recuadro rojo.

La cuarta opción es "Visible" y puede ser útil para documentos privados para los administradores que no deben ser visibles en la parte pública de la web. También puede ser interesante, cuando estás preparando un documento y no da tiempo a terminarlo; lo dejas desactivado y cuando puedas lo terminas y lo activas.

La última opción es "borrar". Cualquier documento que quieras borrar podrás hacerlo desde aquí sin necesidad de entrar en él.

Es necesario confirmar cualquiera de los cambios anteriores con el botón verde que aparece al final de la página "modificar estado", excepto borrar que habrá que confirmarlo con el botón rojo "Borrar". ¿Cómo puedo añadir banners?

Los banners se añaden desde “Extras-Archivo digital” > “Banners”. Al entrar en esta opción existe la posibilidad de añadir “Añadir banner”. Pulsamos ahí y rellenamos la pantalla que nos aparece. Cuando la hayamos dado de alta aparecerá en la parte izquierda de la pantalla. A su lado aparecerá una carpeta amarilla, picamos en ella y seleccionamos las secciones y subsecciones donde queremos que sea visible.

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¿Cómo puedo añadir módulos laterales o encuestas?

Los módulos laterales y las encuestas se añaden desde “Extras-Archivo digital” > “Módulos EXTRA”. Al entrar te da dos opciones 1.Añadir nuevo módulo y 2.- Añadir nueva encuesta. Selecciona lo que quieras añadir y rellena la pantalla que aparece.

Para añadir un módulo (imagen 34) debes rellenar quien es el responsable, que tipo de módulo es (banner, flash, vídeo, texto), la posición en la que quieres que aparezca, un título y si quieres un texto. Seguido seleccionas el archivo desde el botón examinar. Para ficheros de flash o de vídeo debes decirle el alto y ancho del archivo. Cuando la hayamos dado

(imagen 35)

de alta aparecerá en la parte izquierda de la pantalla. A su lado aparecerá una carpeta amarilla, picamos en ella y seleccionamos las secciones y subsecciones donde queremos que sea visible.

Para añadir las encuestas (imagen 35) es el mismo proceso, pero la pantalla es diferente. Debes escribir la pregunta de la encuesta y seguido por oreden las respuestas posibles. Después tienes que activarla y darle un orden si lo necesitas. Cuando la hayamos dado de alta aparecerá en la parte izquierda de la pantalla. A su lado aparecerá una carpeta amarilla, picamos en ella y seleccionamos las secciones y subsecciones donde queremos que sea visible.

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¿Cómo puedo añadir acrónimos?

Desde la primera pestaña de “Configuraciones” selecciona “Acrónimos”, añadir nuevo acrónimo y rellenar la pantalla.

¿Cómo puedo añadir una nueva cita en la agenda?

Desde la segunda pestaña de “Contenidos” selecciona “Agenda”, añadir nueva cita y rellenar la pantalla (imagen 36).

La agenda permite definir varios tipos de cita:

· Para una determinada fecha: Basta con rellenar la fecha de inicio y la de finalización del evento (en caso de no rellenar la fecha de finalización, se tomará por defecto una duración de un día).

· Citas con repetición semanal: Además de rellenar la fecha de inicio y la de fin, se debe confirmar si la cita se repite cada semana, o sólo la primera semana de cada mes, o la segunda, etc, debiendo establecer el día o días de la semana que tiene lugar el evento (por ejemplo, los lunes, los martes, etc.).

· Citas con repetición basada en fecha: Después de establecer la fecha de inicio y de fin (por ejemplo desde el 15 de mayo de 2005 hasta el 15 de mayo de 2006), se define el periodo (imagen 36) m

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de repetición de la cita (cada 15 díás, cada 2 meses, etc.). Si la fecha de inicio es el 15 de mayo de 2005, y definimos el periodo de finalización cada mes, la cita se mostrará el día 15 de cada mes, hasta la fecha de finalización.

La agenda permite definir si la cita será visible por todos los usuarios del portal, sólo por los usuarios corporativos, o por los invitados...

¿Cómo puedo añadir un nuevo foro?

En la cuarta pestaña, “Usuarios, Participación”, selecciona (imagen 37)

“Foros de Opinión” y a la izquierda aparece la opción de

añadir nevo foro. Ahora debes rellenar la pantalla que aparece (imagen 37). Primero la clasificación del foro, después el estado del mismo (activo, cerrado o no visible), le das un título y formulas el enunciado. Pulsas sobre “Dar de alta” y ya estaría activado.

¿Cómo puedo eliminar contenidos inapropiados de los foros?

Cuando accedes a “Foros de Opinión” a la derecha aparecen la clasificación de los foros que ya hay activos. Si picas en el iconito de documento, te muestra los foros que hay en esa sección. Picando en el foro del que quieres eliminar información te aparecen todos los comentarios que hay en ese foro. Al lado de cada comentario hay un botón rojo para “Borrar”, pulsas sobre él y ya estaría eliminado el comentario.

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