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NONIS:

1066./

PERIODO: N OI N G R E S D OP E C C :

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CONTRALORíAGENERALDEL ESTADO 7 - IMBABURA// REGIONAL OINECCIÓT,¡

---/

/ DR7-0003-2008

K

1

DE CUEROCOTACACHI TECNICODE INDUSTRIA INSTITUTO

GENERAL,' INFORME AlfuncionamientodelAlmacénNo'4del lnstitutoT

' de la Industria del Cuero

"Cotacachi".

T I P OD EE ) ( A M E N :

"Wo#8-f

PERfODOpESDE:'.Oo7/OuO,r/ HASTA: 2OO8t11tgO./

Orden de Trabajo :

00724-DR7'¿

Fecha O/T :

2811112008

DEPARTAIVTENTO DOCUI,| ENt'ACrr,ñ I TRCHIVO

íruo¡ce

CONTENIDO

PÁGINAS

Gartade Presentación

CAPÍTULOI INFORMAGIÓNINTRODUCTORIA

Motivodelexamen Objetivos delexamen Alcancedelexamen BaseLegal Estructura Orgánica Objetivos de ta entidad Montode recursos examinados

2 2 2 2 3 3 4

CAPíTULOII RESULTADOSDEL EXAMEN -

Registroscontablesdesactualizados Deficienciasdetectadasen ra gestióndelArmacénNro.4

ANEXO l.- Funcionarios relacionados

5 6

10

RELACIÓNDE SIGLASY ABREVIATURAUTILIZADAS

SIGNIFICADO

Comprobante Únicode Registro

Instituto Tecnológico de la Industria delCuero"Cotacachi,,

Normasde ControlInterno

Dólaresde los EstadosUnidosde NorteAmérica

REF. Informe aprobado el

lbarra,

Señores Rector y Miembros del Gonsejo Directivo del Instituto Tecnológico de la Industria del Cuero "Cotacachi" Cotacachi- lmbabura Hemos efectuado el examen especial administrativofinancieroaf funcionamientodel Almacén No. 4 del lnstitutoTecnológicode la Industriadel Cuero "Cotacachi",por el períodocomprendido entreel 2007-09-01y el 2OOg-1 1-30. Nuestro examen se efectuó de acuerdo con las Normas Ecuatorianasde Auditoría Gubernamentalemitidaspor la ContraloríaGeneraldel Estado.Estas normas requieren que el examen sea planificadoy ejecutadopara obtener certeza razonablede que la informacióny la documentaciónexaminada no contienen exposicioneserróneas de carácter significativo,igualmenteque las operacionesa las cuales corresponden,se hayanejecutadode conformidadcon las disposicioneslegalesy reglamentarias vigentes, políticasy demásnormasaplicables. Debido a la naturalezaespecial de nuestro examen, los resultadosse encuentran expresadosen los comentarios,conclusionesy recomendaciones que constan en el presenteinforme. De conformidadcon lo dispuestoen el artículo92 de la Ley Orgánicade la Contraloría Generaldel Estado,las recomendaciones debenser aplicadasde-manerainmediatay con el F{ácter de obligatorio.

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Atentamente.

Dtos..

Y LIBERTAD. .-.*-\

CAPITULO I INFORMACIÓNINTRODUCTORIA

Motivodel examen El examenespecialadministrativo financiero al funcionamiento del AlmacénNro.4 del Instituto Tecnológico de la lndustriadel Cuero"Cotacachi", se realizóde conformidad con la Ordende Trabajo0724-DR7 de 2008-11-28,suscritapor la Directora Regional7, y, en cumpfimiento al Plan Anual de Controlde la DirecciónRegional7 de la Contraloría Generaldel Estado,aprobadoparael año 2008,comoun examenimprevisto autorizado medianteoficio027491de 2008-10-31, por el señorSubcontralor Generaldel Estado, encargado.

Objetivos del examen

Determinar el cumplimiento de las disposiciones legalesy reglamentarias, demásnormasaplicables en la administración y, delalmacén; Verificarla propiedad, legalidady veracidadde las operaciones y administrativas financieras ejecutadas durante el período examinado, en relación al funcionamiento delalmacén.

Alcancedel examen El examen especialadministrativo financierocubrió el períodocomprendidoentre y el 2008-11-30, 2007-08-01 se analizó el funcionamiento delAlmacénNo.4 del Instituto Tecnológico de la Industria de Cuero"Cotacachi".

Base Legal

El Institutofue creado medianteAcuerdo MinisterialNro.4066 de 199b-08-11,para ---\ &;ztt

formarBachilleres TécnicosPolivalentes en la Industriadel Cueroy Tecnólogos en Diseñode Calzado,Confecciones y Marroquinería. Por resolución del ConsejoDirectivo, el 1997-02-20, se instalóelAlmacénNro.4,paracomercializar losproductos fabricados.

Estructura Orgánica La estructuraorgánicadel InstitutoTecnológicode la Industriadel Cuero "Cotacachi", está integradapor los siguientesnivelesjerárquicos:

NivelDirectivo:

ConsejoDirectivo

NivelEjecutivo:

Rector,Vicerrector e Inspector General

NivelAsesor:

JuntaGeneralde Directivos y Profesores Personal Docente y Directores

NivefOperatívo:

y

Jefes.

Departamentales para los ejes: Académico,Financiero, Recursos y Producción. Humanos Nivelde Apoyo:

Secretaría, y Servicios Colecturía Generales

Actualmenteel plantelcuenta con 34 funcionarios distribuidos así: l2 docentescon nombramiento, 2 a contrato;9 administrativos; 8 de serviciosentrelos que constanlos encargados de losalmacenes; y, 3 trabajadores del cuero. Objetivosde la entidad: Capacitara la juventud en los campos científicoy tecnológico,con el objeto de que se constituyanen parámetrospositivosde la productividad comunitaria; Formar BachilleresTécnicoscapacesde aplicartécnicasfundamentales de la lndustria del Calzado y analizar su campo de acción, su importancia e interrelacióncon otras actividadesdel campo de la produccióny con el avancede la ciencia;

Desarrollaren el estudianteel interéspor la investigación y experimentaciónpara la consecuciónde nuevostrabajosprácticos; /-\

¿ffir,+s

Comercializar los productos que se elaboran en la Fábrica del Instituto, cumpliendocon normasde calidady preciojusto, para satisfacerlas necesidades del cliente, con la finalidad de generar ingresos destinadosa financiar el funcionamientodel procesoeducativo,respectoa las prácticasde los estudiantes.

Montode recursosexaminados El montode los recursosexaminados en el funcionamiento del Almacénasciendea 47 235,32USD,desglosados de la siguiente manera:

CONCEPTOS

Valoren dólaresde los Estados Unidosde NorteAmérica

Ventasdel 2007-08-01 at 2008-11-30.

28 603,66

Valordel Inventario de existencias al 200g-11-30.

18631.66

SUMAN:

fi2Líe

Los ingresosmensuales por ventasen el almacénNo 4, fluctúanentre1 222,00USDy 2 5 0 0 , 0 0u s D. Por intermedio del almacénNo. 4 de Cotacachi, se comercializa aproximadamente un 35%de la producción totaldel Instituto. La diferencia, lo distribuyen a travésdelAlmacén de Otavaloy el puntode ventade la Fábrica. Funcionariosrelacionados Constan detallados en anexo1. eJ,4'Tt".¿)

C A P í T U L OI I

RESULTADOS DELEXAMEN

Registroscontablesdesactualizados El Departamento Financierodel Institutoestá conformadopor una Colectoray dos Auxiliaresde Contabilidad, quienestienen la responsabilidad de mantenerregistros contablesactualizados del movimiento administrativo financiero de la entidad,incluyendo la producciónde la fábricay la comerciarización en rosalmacenes. Medianteoficio OO2-VEQ-|T|CC de 2008-12-09,se solicitóa la Colectorael saldo contable certificado delAlmacénNro.4,con codesal 2008-11-30 y alZ00B-12-0g, junto con el movimiento de la cuentadel mencionado Almacén,por el períododel2AOT-08-A1 y al20O8-12-09, al 2008-11-30 información que se nos proporcionó alfinalizarel trabajo en el campo. Estehechose produjodebidoa que la Colectora, que es la funcionaria jerárquicamente responsable del área financiera,no verificóla actualización oportunade los registros contablesdel movimiento del almacén,comoson: registrosde ingresosde mercadería medianteactas,registrode egresospor el productode las ventascon el respaldode depósitosy facturas,así comolas devoluciones a la fábrica;información necesaria en la tomade decisiones parael efectivofuncionamiento deláreade comercialización. Los deficientesdatos de la unidadde comercializacón se reflejanen los estados financieros institucionales, dificultando obtenerinformación realy confiableque sirvade basepara mejorarla gestiónpor partede las autoridades y parael ejerciciodel control posterior. Por lo expuesto, se han inobservado las Normasde ControlInterno110-O3 "Contenido, flujoy calidadde la información"; 120-04"Sistemade información y comunicación"; 21003 "lntegración contablede las operaciones y,210-05"Oportunidad financieras"', en el registrode loshechoseconómicos". ¿:--,+4 ,/%

Conclusión La desactualización de los registroscontables, dificultóla obtenciónoportunade saldosde y valores. lasexistencias delAlmaénNro.4, en cantidades

Recomendación

Al Rector

1.

Dispondráa la Colectoramanteneractualizadoel sistemade contabilidadcon la integraciónde la totalidadde las operaciones financierasde la entidad,incluyendoel proyectoproductivoy de comercialización, para garantizarque la informaciónsea completay confiable,para que sirva de base en la toma de decisionesde la alta gerencia.

A la Colectora

Verificaráque se elaboren los registroscontablesdel movimientodel almacén

2.

Nro. 4, a base de la informaciónconstanteen la documentaciónde respaldode las transacciones,lo que facilitaráproducirinformaciónfinancieraoportuna,que les permitacontrolaren mejorforma el funcionamiento delAlmacén.

Deficiencias detectadas en la gestióndelAlmacénNro.4 porel almacénNro.4, determinamos Delanálisisa la gestiónrealizada deficiencias como lassiguientes: Se verificóque constaban11 pares de calzadocon código,color y número diferenteal registradoen la caja correspondiente, su identificación dificultando para la correctaatencióna los clientes.Por este hecho,se comprobóque mediante facturaNro.000902de 2008-07-10, se vendióun parde zapatosNro.37 del código181,por 16,00USD,habiéndose entregado a la compradora un parde zapatosNro.29del código158,cuyoprecioes de 9,00USD.Sinembargo, en la constatación física,no existióningunadiferenciaen los mencionados códigos, fu-)

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6

toda vez que con fecha2008-07-11, se emitióla facturaNro.000905,en la que constala ventadel parde zapatosNro.29 del código158,transacción en la que se suponese entregóel par de zapatosNro.37 del código181.Losdepósitos se porlosvaloresque constanen lasfacturas. efectuaron previa Se observóprocedimientos irregulares de ventasa créditosin autorización de 12 paresde zapatos,por lo que el responsable del almacénprocedióa facturar 8 paresa nombrede los clientesrespectivos, valorque fue depositado en forma inmediatay, la diferenciade 4 paresde zapatos,fue facturadoa nombredel Encargado del Almacénpor la sumade 82,00USD,que se depositómediante papeletasnúmeros:767868494de 2008-11-04por 27,00 USD, 774589566de por28,00USD;y, 785073333 por27,00USD. 2008-11-06 de 2008-11-11 Se observó que en un número significativode zapatos, no existen los correspondientes cordones, dificultando de estaformasu venta. Existendesde períodosanteriores,aproximadamente 5 paresde zapatoscon fallasde fabricación, sinquese hayacoordinado la reparación o baja. No se exhibeen un lugarvisiblela correspondiente listade preciosvigentes. No identifican conclaridaden loszapatos,loscorrespondientes códigosy precios. La Jefede Comercialización procedimientos no implementó adecuados de control para asegurarse que las ventasse las realiceen los preciosvigentesy que las existencias se mantengan y en buenestado. completas El Encargado delAlmacén, no ejerceadecuadamente susfunciones en el proceso de recepciónde mercaderías, y al recibirsezapatoscon códigosequivocados otrosconfallasde fabricación, parala reparación, sin agilitarla devolución bajao cambio. No se practicanconciliaciones mensuales entrela información del Encargado del Almacény la de los registroscontables,para rectificaroportunamente cualquier equivocación. s"áfl /:á2

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La facturaciónse realizaen forma manual,sin garantizarel correctocontrolde la comercialización.

Por lo expuesto, el encargado del almacénincumple lo dispuesto en el artículo10 del Reglamento GeneralSustitutivo para el Manejoy Administración de Bienesdel Sector Público,que en su tercer párrafoseñalaen cuantoa la inspeccióny recepciónde "si en la recepciónse encontraren mercadería: novedades, no se recibirán/osóienesy se comunicaráinmediatamentea la máxima autoridado al funcionariodelegadopara el efecto".Tampocoobservólo señaladoen las Normasde ControlInterno:3OO-03 "Actuacióny honestidad de los funcionarios", dondese mencionaque los servidores públicos, estánen obligación de actuarconorden,moral,disciplina, y ampliarla mantener confianzadel público.Porestoshechosinadecuados, se afectaal correctoservicioa los clientesy al prestigio institucional porefectode los reclamos. Los funcionarios responsables del controlcontabley de comercialización incumplenlo establecido en las Normasde ControlInterno110-09"ControlInternoPrevio":120-Os "Actividades yio supervisión"; de monitoreo 140-03"Autorización de operaciones"; y, 25003 "Sistemade registro". Conclusión En elAlmacénNro.4 del Instituto no se hanimplementado procedimientos lossuficientes de controlinterno,necesariospara asegurarel procesode comercialización de los productos fabricados, dificultando y la misióninstitucional. cumplirlosobjetivos Recomendaciones Al Rector 3.

Dispondráy verificaráque la Jefe de Comercialización, elabore el Manual de Políticas de Comercialización,que contenga normas y procedimientospara: crédito de ventas;consignaciónde productos;exhibiciónde listas de preciosen los almacenesy en la fábrica;colocaciónde etiquetascon el códigoy el precioen las cajas y en el calzado; comprobar que se de buen trato a los clientes; organizaciónadecuadaen la exhibiciónde los productosde venta; facturacióna base de un sistema informático para evitar equivocaciones y posibles

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adulteraciones a lasfacturas;y, supervisión al menossemanalde partede la Jefe de Comercialización, paraverificarse cumplanlosprocedimientos establecidos. A la Jefe de Gomercialización 4-

Por disposición del Rectory de los Miembrosdel ConsejoDirectivo, elaboraráel Manual que contengalas Políticasde Comercialización, para afianzarlos controlesen el áreade ventasy así garantizar el correctofuncionamiento de los almacenes. Además,realizará verificaciones semanales del cumplimiento de los procedimientos de control.

Al Encargadodel Almacén

5.

Cumplirálaspolíticas y procedimientos de controlquese establezcan por partede lasautoridades. Desempeñarásu función específicade recepciónde productos,en forma ordenaday minuciosa, a base de la información constanteen las respectivas

6.

actas,determinando la conformidad entrelos productos y losfacturados. recibidos Si se encuentrannovedades, no recibirála mercadería y, de forma inmediata comunicará a la máximaautoridady a la Jefede Comercialización, paraque se procedaa efectuarloscambiosrespectivos. A la Colectora 7.

Conjuntamentecon la Jefe de Comercializaciónefectuarán las conciliaciones mensuales del movimiento de productos y semestralmenteplanificarán y realizaránlas constataciones físicas para determinarlas existenciasy la correcta adnlinistración de los almacenes.

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