MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SH/OM/UP/001

Nombre del procedimiento: Elaboración y/o Actualización de Manuales Administrativos.

Propósito: Contar con documentos normativos que permitan conocer y fortalecer el funcionamiento organizacional de la Dependencia.

Alcance: Desde la recepción de las Guías Técnicas para elaborar o actualizar los Manuales Administrativos de los organismos públicos del Poder Ejecutivo Estatal, hasta que se informa a los órganos administrativos de la Dependencia la publicación de los documentos en mención.

Responsable del procedimiento: Área de Organización

Reglas y/o Políticas:  

Guías Técnicas para elaborar y/o actualizar los Manuales Administrativos de los órganos públicos del Poder Ejecutivo Estatal. Cronograma de actividades establecido por la Unidad de Planeación para cada órgano administrativo.

Última Emisión

Actualización

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Hoja

Septiembre 2006

Junio 2012

Junio 2013

1 de 4

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SH/OM/UP/001 Descripción del Procedimiento No. de actividad

Documento de referencia / observaciones

Actividad

1

Recibe oficio de la Secretaría de la Función Pública, en el que solicita la elaboración y/o actualización de los Manuales Administrativos de la Dependencia.

2

Elabora oficio con 05 copias dirigido al titular de la Dirección de Desarrollo Administrativo de la Secretaria de la Función Pública, solicitando las Guías Técnicas para elaborar o actualizar los Manuales Administrativos de los Organismos Públicos del Poder Ejecutivo Estatal; así como, el programa de trabajo, recaba firma del titular de la Unidad de Planeación y envía.

3

Recibe oficio con anexo de Programa de Trabajo y Guías Técnicas de la Dirección de Desarrollo Administrativo de la Secretaría de la Función Pública.

4

Solicita de manera económica asesorías a la Dirección de Desarrollo Administrativo y se firma programa de trabajo para llevar a cabo el desarrollo de los Manuales Administrativos.

5

Recibe asesorías y programa de trabajo debidamente firmado del personal de la Dirección de Desarrollo Administrativo, elabora circular con 03 copias; así como, cronograma de trabajo y envía a los órganos administrativos.

Guías Técnicas para Elaborar o Actualizar los Manuales Administrativos de los Organismos Públicos del Poder Ejecutivo Estatal.

6

Realiza reunión de trabajo con el titular del órgano administrativo, en la que da a conocer la importancia que la Dependencia cuente con un documento normativo que regule sus funciones administrativas; así como, la forma en que se integrará la información con las áreas operativas de acuerdo al cronograma de trabajo.

Tratándose del Manual de Procedimientos, se elabora memorándum dirigido a los titulares de los Órganos Administrativos, con las copias correspondientes.

7

Recopila, analiza y captura información de los Órganos Administrativos, en los formatos correspondientes e imprime. ¿La información es correcta? No, continúa con la actividad 7a Sí, continúa con la actividad 8

Última Emisión

Actualización

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Hoja

Septiembre 2006

Junio 2012

Junio 2013

2 de 4

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SH/OM/UP/001 Descripción del Procedimiento No. de actividad 7a

Documento de referencia / observaciones

Actividad Asiste al área operativa para solventar observaciones, captura e imprime la información. Continúa con la actividad No. 8

8

Recaba firma del titular del área operativa y archiva información para soporte e integración del Manual Administrativo que corresponda.

9

Integra e imprime el Manual Administrativo correspondiente, elabora oficio con 06 copias y envía a la Dirección de Desarrollo Administrativo, para su revisión.

10

Recibe oficio del titular de la Dirección de Desarrollo Administrativo, mediante el cual envía Manual Administrativo correspondiente y verifica. ¿El documento presenta observaciones? Sí, continúa con la actividad 10a No, continúa con la actividad 11

10a

Solventa las observaciones con las áreas operativas correspondientes, captura, imprime y elabora oficio con 02 copias para su envío del manual administrativo correspondiente.

Tratándose del Manual de Servicios, se comunica por oficio que la información ha sido capturada a través de sistema.

Continúa con la actividad No. 11 11

12

Recibe oficio de la Dirección de Desarrollo Administrativo, en Tratándose del Manual de el que comunica que las observaciones han sido validadas. Servicios, se comunica por oficio que la información ha sido validad por los órganos administrativos de la Dependencia. Elabora tarjeta informativa; así como, oficio de envío, para recabar firma del titular de la Dependencia en los 02 tantos del Manual Administrativo correspondiente y en el oficio en mención.

Última Emisión

Actualización

Próxima Revisión

Hoja

Septiembre 2006

Junio 2012

Junio 2013

3 de 4

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SH/OM/UP/001 Descripción del Procedimiento No. de actividad

Documento de referencia / observaciones

Actividad

13

Recibe oficio y 02 tantos del manual administrativo debidamente signados por el titular de la Dependencia, fotocopia el oficio en 05 tantos y envía a la Secretaría de la Función Pública anexando medio magnético.

14

Recibe oficio de la Dirección de Desarrollo Administrativo mediante el cual envía 01 tanto del Manual Administrativo validado.

15

Elabora memorándum con 02 copias, recaba firma del titular de la Unidad de Planeación, anexa medio magnético del documento y envía a la Unidad de Informática solicitando la publicación del Manual Administrativo en la Página Web de la Dependencia.

16

Recibe memorándum de la Unidad de Informática mediante el cual informa que el Manual Administrativo correspondiente ha sido publicado en la Página Web de la Dependencia.

17

Elabora circular dirigida a los órganos administrativos en la que da a conocer la publicación del Manual Administrativo actualizado en la página de Internet de la Dependencia, recaba firma del titular de la Unidad de Planeación y envía.

TERMINA PROCEDIMIENTO

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Septiembre 2006

Junio 2012

Junio 2013

4 de 4

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SH/OM/UP/002

Nombre del procedimiento: Integración de Proyectos de Movimientos Nominales y/o Estructurales de la Dependencia.

Propósito: Fortalecer el funcionamiento de los órganos administrativos de acuerdo a los movimientos nominales y/o estructurales solicitados por los mismos.

Alcance: Desde que recibe por Memorándum de Movimientos Nominales y/o Estructurales del órgano administrativo, hasta que recibe dictamen autorizado por la Dirección de Estructuras Orgánicas, para su distribución, control y seguimiento.

Responsable del procedimiento: Área de Organización.

Reglas y/o Políticas: 

Políticas y Procedimientos Estructurales y de Plantilla de Personal en el Proceso de Modernización Administrativa.

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Septiembre 2006

Junio 2012

Junio 2013

1 de 3

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SH/OM/UP/002 Descripción del Procedimiento No. de actividad

Documento de referencia / observaciones

Actividad

1

Recibe memorándum de los órganos administrativos de la Dependencia, mediante el cual envían propuestas de movimientos nominales y/o estructurales.

2

Analiza propuesta, elabora cuadro de costos y determina. ¿La propuesta genera impacto presupuestal? Sí, continúa con la actividad 2a No, continúa con la actividad 4

2a

Comunica de manera económica al órgano administrativo el impacto presupuestal del proyecto, a fin de que este proceda con la autorización correspondiente. ¿Se autoriza el impacto presupuestal? No, continúa con la actividad 11 Sí, continúa con la actividad 3

3

Recibe por oficio del órgano administrativo la confirmación del Titular de la Dependencia, mediante el cual autoriza el impacto presupuestal.

4

Integra e imprime propuesta de movimientos nominales y/o Los Formatos a requisitar, serán estructurales conforme a las políticas y procedimientos con base a la propuesta emitidos por la Dirección de Estructuras Orgánicas. solicitada: “Cambio de Adscripción y/o Recategorización de Plazas”, “Creación de Plazas“, “Cancelación de Plazas”, “Cancelación de Órganos Administrativos”, ”Cambio de Adscripción de Órganos Administrativos” y ”Agenda de Funciones”.

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Septiembre 2006

Junio 2012

Junio 2013

2 de 3

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SH/OM/UP/002 Descripción del Procedimiento No. de actividad

Documento de referencia / observaciones

Actividad

5

Elabora tarjeta informativa, recaba firma del titular de la Unidad de Planeación, anexa propuesta de movimientos nominales y/o estructurales, y envía al órgano administrativo solicitante, a fin de que este valide el mismo.

6

Recibe de manera económica del órgano administrativo propuesta de movimientos nominales y/o estructurales firmado por el titular.

7

Elabora tarjeta informativa dirigida al titular de la Dependencia y anexa propuesta de movimientos nominales y/o estructurales remitiéndolo para su firma de autorización, respectivamente.

8

Recibe del titular de la Dependencia, propuesta en mención debidamente firmada, elabora oficio con 06 copias y envía a la Subsecretaría de Administración, a fin de que esta instruya a la Dirección de Estructuras Orgánicas, para que genere el dictamen correspondiente.

9

Recibe por memorándum de la Dirección General de Recursos Humanos a través de la Dirección de Estructuras Orgánicas, dictamen debidamente autorizado, para su trámite correspondiente.

10

Elabora memorándum con 04 copias, recaba firma del titular de la Unidad de Planeación y envía fotocopias del dictamen autorizado a la Unidad de Apoyo Administrativo, Área de Recursos Humanos y Área Recursos Financieros y Contabilidad, para los trámites correspondientes.

11

Archiva propuesta de movimientos nominales estructurales y/o dictamen, para consultas posteriores.

y/o

TERMINA PROCEDIMIENTO

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Septiembre 2006

Junio 2012

Junio 2013

3 de 3

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SH/OM/UP/003

Nombre del procedimiento: Asesorar a los servidores públicos obligados en el proceso de integración y entrega-recepción (SERAPE).

Propósito: Proporcionar las herramientas necesarias para el cumplimiento de la entrega-recepción de los servidores públicos obligados.

Alcance: Desde la actualización de la estructura orgánica de la Dependencia, hasta el requisitado del formato de instalación y/o asesoría.

Responsable del procedimiento: Área de Organización.

Reglas y/o Políticas:       

Guía de Apoyo para el proceso de instalación y aplicación del Sistema de Entrega Recepción de la Administración Pública (SERAPE). Guía de Apoyo en la Integración del Acta de Entrega Recepción. El Área de Organización únicamente será responsable de asesorar a los Usuarios del SERAPE en materia de lineamientos, requisitado de formatos y del Acta de Entrega y Recepción. Se entenderá por usuario al personal designado o el mismo servidor público responsable de realizar el proceso de Entrega-Recepción. Los Titulares Obligados deberán realizar la entrega y recepción en los cortes de información correspondientes a los días 15 ó 30 de cada mes, con excepción del Titular de la Dependencia. Tratándose de un día inhábil se tomará el día hábil inmediato anterior. En caso de solicitud de instalación del SERAPE por los titulares de los órganos administrativos de la Dependencia, se requerirá a la Unidad de Informática el permiso de acceso del usuario en el servidor del mismo.

Última Emisión

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Septiembre 2006

Junio 2012

Junio 2013

1 de 3

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SH/OM/UP/003 Descripción del Procedimiento No. de actividad 1

Documento de referencia / observaciones

Actividad Verifica la estructura orgánica del Sistema de Entrega Recepción de la Administración Pública (SERAPE) de acuerdo a las modificaciones estructurales de la Dependencia y determina: ¿La estructura está actualizada?

Cada vez que existan modificaciones a la estructura de la dependencia mediante dictámenes emitidos por la subsecretaría de administración, se actualizara la estructura orgánica del SERAPE.

No, continúa con la actividad 1ª Sí, continúa con la actividad 2 1ª

Actualiza estructura orgánica de la Dependencia y envía a través de correo corporativo al titular de la Unidad de Informática, a fin de que éste realice los trámites de actualización ante el órgano normativo correspondiente.

1b

Recibe vía correo corporativo del titular de la Unidad de En caso de presentar problemas Informática, la confirmación de la actualización de la en el funcionamiento del estructura orgánica del SERAPE. SERAPE o errores de captura en la estructura orgánica, estas se Continúa con la actividad No. 2 solventarán con la Unidad de Informática.

2

Genera fechas de corte en el SERAPE para la captura y En caso de que estas fechas actualización de la información por parte de los usuarios, incurran en días inhábiles se siendo estos los días 15 y 30 de cada mes. establecerán al día hábil inmediato anterior. Recibe vía telefónica y/o personal de los órganos administrativos, requerimiento de asesoría y/o instalación del SERAPE en el proceso de entrega-recepción y determina:

3

¿Requiere de instalación? Sí, continúa con la actividad 3a No, continúa con la actividad 4

.

3a

Solicita al órgano administrativo correspondiente que envíe por Memorándum el nombre del usuario del sistema.

3b

Recibe del órgano administrativo memorándum en el cual En caso de presentar problemas envía nombre del usuario designado por el servidor público técnicos, se solicitara a la Unidad obligado, para su trámite correspondiente. de Informática el apoyo para la solventación de los mismos.

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Septiembre 2006

Junio 2012

Junio 2013

2 de 3

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SH/OM/UP/003 Descripción del Procedimiento No. de actividad

Documento de referencia / observaciones

Actividad

3c

Envía por correo corporativo al titular de la Unidad de Informática, nombre de (el) o (los) usuarios, solicitando los permisos correspondientes

3d

Recibe correo corporativo del Titular de la Unidad de Informática, confirmación de los permisos solicitados.

3e

Programa con el usuario del SERAPE la fecha y hora para realizar la instalación en el órgano administrativo que corresponda. Continúa con la actividad No. 4

4

Capacita al usuario en el proceso de integración de la información en los formatos correspondientes de dicho sistema; así como, en los pasos a seguir para el requisitado del Acta de Entrega y Recepción.

5

Da seguimiento al proceso de entrega-recepción, a fin de solventar los problemas que se presenten. ¿Presenta problemas? Sí, continúa con la actividad 5a No, continúa con la actividad 10

5a

Proporciona al usuario la asesoría necesaria, a fin de solventar los problemas o dudas en el proceso de integración. Continúa con la actividad No. 6

6

Requisita formato de instalación y/o asesoría, recaba firma del servidor público obligado y usuario designado a realizar este proceso, y archiva para su control correspondiente. TERMINA EL PROCEDIMIENTO

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Septiembre 2006

Junio 2012

Junio 2013

3 de 3

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SH/OM/UP/004

Nombre del procedimiento: Integración del Anteproyecto de Presupuesto de Egresos.

Propósito: Integrar anualmente con oportunidad y claridad, los componentes cualitativos y cuantitativos que conforman el Anteproyecto de Presupuesto de Egresos, como instrumento del quehacer de cada órgano administrativo de la Secretaría de Hacienda.

Alcance: Desde la publicación, análisis y observancia de los compromisos establecidos en los Lineamientos Normativos, hasta la aprobación del techo financiero por el Congreso del Estado.

Responsable del procedimiento: Área de Planeación y Evaluación.

Reglas y/o Políticas:  Código de la Hacienda Pública para el Estado de Chiapas.  Lineamientos para la formulación del Anteproyecto de Presupuesto de Egresos Vigente.  En el mes de junio de cada año, se envía circular a los órganos administrativos de la Dependencia para integrar el Anteproyecto de Presupuesto de Egresos del siguiente ejercicio fiscal.  Se entenderá por integrantes del Grupo Estratégico, a los miembros representantes del órgano administrativo, que encabeza el proyecto institucional y/o de inversión.

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Septiembre-2006

Junio 2012

Junio 2013

1 de 3

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SH/OM/UP/004 Descripción del Procedimiento No. de actividad

Documento de referencia / observaciones

Actividad

1

Recibe Circular de la Dirección de Política del Gasto, en la que convoca a reunión de trabajo para dar a conocer los Lineamientos Normativos, a fin de formular el Anteproyecto de Presupuesto de Egresos.

2

Asiste a reunión de trabajo en la que recibe datos de acceso a la página de Intranet de la Dependencia, para obtener los Lineamientos Normativos, para la Formulación del Anteproyecto de Presupuesto de Egresos, a fin de requisitar los formatos correspondientes.

3

Elabora Circular, mediante la cual convoca a los representantes del Grupo Estratégico a reunión de trabajo, para dar a conocer los Lineamientos Normativos y los formatos correspondientes y la formulación del Anteproyecto de Presupuesto de Egresos, recaba firma del titular de la Unidad de Planeación y envía.

4

Lleva a cabo reunión y da a conocer Lineamientos, criterios generales y fechas definitivas para la entrega de la Carátula de Proyecto Institucional y/o de Inversión (PEA-02 y PEA02.1) respectivamente, requisita lista de asistencia y levanta Minuta de Acuerdos.

5

Recibe de manera económica de los líderes de Proyectos, Carátulas con las propuestas de Anteproyecto de Presupuesto de Egresos, derivado de los Acuerdos respectivos, analiza y determina. ¿Las carátulas tienen observaciones? Sí, continúa con la actividad 5a No, continúa con la actividad 6

5a

Realiza reunión de trabajo con los representantes del Grupo La reunión Estratégico, para aclarar dudas y definir contenidos de las telefónica. carátulas de proyectos.

6

Notifica de manera económica a los representantes del Grupo Estratégico la correcta integración de sus Carátulas Propuestas, a fin de que las envíen de manera oficial.

se

convoca

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Septiembre-2006

Junio 2012

Junio 2013

2 de 3

vía

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SH/OM/UP/004 Descripción del Procedimiento No. de actividad

Documento de referencia / observaciones

Actividad

7

Recibe de los representantes del Grupo Estratégico, memorándum en el que envían Carátula de Proyecto Institucional y/o de Inversión (PEA-02 y/o PEA-02.1), formato requisitado en Word debidamente firmados por los líderes.

8

Incorpora la información en el Sistema de Anteproyecto de Presupuesto de Egresos (SAPE) y comunica de manera económica a la Unidad de Apoyo Administrativo, para que ésta realice la asignación del recurso a ejercer.

9

Verifica el presupuesto asignado e imprime a través del SAPE, Carátulas del Anteproyecto de Presupuesto de Egresos; elabora memorándum con 02 copias y envía a los representantes del Grupo Estratégico, para que estos recaben firma del líder del proyecto.

10

Recibe memorándum de los representantes del Grupo Estratégico, anexando las Carátulas del Anteproyecto de Presupuesto de Egresos debidamente firmadas e integra el Anteproyecto de Presupuesto de Egresos.

11

Elabora tarjeta informativa, recaba firma del titular de la Unidad de Planeación y envía al titular de la Secretaría el Anteproyecto de Presupuesto de Egresos, debidamente integrado, para su firma de autorización correspondiente.

12

Recibe de manera económica del titular de la Secretaría, el Anteproyecto de Presupuesto de Egresos debidamente firmado; fotocopia 1 tanto y elabora memorándum con 02 copias dirigido al titular de la Unidad de Apoyo Administrativo en el que envía original del documento en mención, a fin de que integre la información cuantitativa (Techo Financiero).

13

Archiva la fotocopia del Anteproyecto de Presupuesto de Egresos, para consultas posteriores. TERMINA PROCEDIMIENTO

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Septiembre-2006

Junio 2012

Junio 2013

3 de 3

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SH/OM/UP/005

Nombre del procedimiento: Seguimiento del Tablero Estratégico de Control (TEC).

Propósito: Mantener actualizados los Indicadores Estratégicos del Tablero Estratégico de Control, a través del seguimiento y asesorías a los órganos administrativos de la Dependencia.

Alcance: Desde la solicitud de la propuesta del Indicador Estratégico al órgano administrativo de la Dependencia, hasta el cierre del avance de desempeño en el ejercicio anual.

Responsable del procedimiento: Área de Planeación y Evaluación.

Reglas y/o Políticas:      

Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Chiapas. Ley de Planeación del Estado de Chiapas. Plan de Desarrollo Chiapas Solidario 2007-2012. Reglamento Interior de la Secretaría de Hacienda. Instrumentos Normativos. Manual de Inducción del Tablero Estratégico de Control (TEC).

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Septiembre-2006

Junio 2012

Junio 2013

1 de 3

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SH/OM/UP/005 Descripción del Procedimiento No. de actividad

Documento de referencia / observaciones

Actividad

1

Elabora memorándum con 02 copias, dirigido a los órganos administrativos, en que solicita propuesta de sus indicadores estratégicos, a fin de dar seguimiento en el Tablero Estratégico de Control (TEC), recaba firma del titular de la Unidad de Planeación y envía.

2

Recibe por memorándum de los órganos administrativos, propuesta de sus indicadores estratégicos, analiza y determina. ¿La propuesta es procedente? No, continúa con la actividad 2a Sí, continúa con la actividad 3

2a

Informa de manera económica al órgano administrativo correspondiente que su propuesta no es procedente.

3

Brinda asesorías a los Órganos administrativos, a fin de que capturen los datos cualitativos y cuantitativos en la Cédula de Información del TEC, correspondiente al ejercicio vigente.

4

Monitorea permanentemente en el sistema TEC vía Internet, la información de los Indicadores Estratégicos de los órganos administrativos y determina. ¿La información de los Indicadores Estratégicos está actualizada? No, continúa con a la actividad 4a Sí, continúa con la actividad 5

4a

Solicita vía telefónica al órgano administrativo correspondiente, la actualización de la información. Regresa a la actividad No. 4

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Septiembre-2006

Junio 2012

Junio 2013

2 de 3

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SH/OM/UP/005 Descripción del Procedimiento No. de actividad

Documento de referencia / observaciones

Actividad

5

Recibe por memorándum de los órganos administrativos, La información se recibe de Cédula de Información impresa con el avance de manera mensual, trimestral desempeño, debidamente firmada. según sea el caso.

6

Notifica vía telefónica al Coordinador General del TEC, sobre Dirección de la actualización de la información de los indicadores Evaluación. estratégicos.

7

Recibe del Coordinador General del TEC de manera económica, solicitud de incorporación de cifras definitivas para el cierre de ejercicio en el sistema TEC.

8

Solicita de manera económica a los órganos administrativos la captura de la información definitiva y su envío de manera impresa.

9

Monitorea en el sistema TEC vía Internet, la información cuantitativa y cualitativa de los Indicadores Estratégicos, así mismo recibe vía memorándum de los órganos administrativos la información definitiva de manera impresa.

10

Notifica vía telefónica al Coordinador General del TEC, sobre la información definitiva de los indicadores estratégicos.

11

Archiva información, para consultas posteriores.

Seguimiento

TERMINA PROCEDIMIENTO

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Septiembre-2006

Junio 2012

Junio 2013

3 de 3

y

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SH/OM/UP/006

Nombre del procedimiento: Gestión de Proyectos de Inversión.

Propósito: Dar cumplimiento a los objetivos y estrategias del Plan de Desarrollo Chiapas Solidario 20072012, para un adecuado desarrollo socioeconómico del Estado, a través de la gestión de los proyectos de inversión de los órganos administrativos.

Alcance: Desde la recepción de la solicitud de la propuesta de proyecto de inversión por parte de los órganos Administrativos, hasta el seguimiento y evaluación del proyecto de inversión.

Responsable del procedimiento: Área de Planeación y Evaluación.

Reglas y/o Políticas:          

Código de la Hacienda Pública para el Estado de Chiapas. Ley de Planeación para el Estado de Chiapas. Decreto que establece Medidas de Austeridad, Disciplina y Racionalidad del Gasto; así como, la Operatividad de la Comisión Intersecretarial de Gasto Financiamiento del Gobierno del Estado. Normas Presupuestarias para la Administración Pública del Estado de Chiapas. Normas y Tarifas para la Aplicación de Viáticos y Pasajes. Lineamientos Normativos de los Programas de Inversión Estatal. Guía para la Gestión de Recursos de Inversión. Guía Técnica Metodológica “Reforma en Política Presupuestaria”. Plan de Desarrollo Chiapas Solidario 2007-2012 (PDCHS 2007-2012). Se entenderá como líder del proyecto, al Titular del órgano administrativo solicitante, y como responsable sectorial y coordinador general del grupo estratégico al Jefe de la Unidad de Planeación.

Última Emisión

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Septiembre-2006

Junio 2012

Junio 2013

1 de 4

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SH/OM/UP/006 Descripción del Procedimiento No. de actividad 1

2

Documento de referencia / observaciones

Actividad

Recibe por oficio del órgano administrativo, propuesta de La gestión de los proyectos de proyecto de inversión, mediante el cual solicita la gestión de inversión considera los autorización de recursos estatales y/o federales, a fin de siguientes servicios o acciones: realizar acciones establecidas en el PDCHS 2007-2012. Autorización de Inversión, Liberación Recursos, Cancelación de Recursos, Inversión Adicional, Analiza la viabilidad social y presupuestal del proyecto de Reprogramación proyectos y/o inversión y determina. Acciones, Reprogramación entre Partidas, Modificación de Metas ¿La propuesta es procedente? y/o Beneficiarios, Cambio de Localización y Refrendo. No, continúa con la actividad 2a Sí, continúa con la actividad 3

2a

Elabora memorándum con 02 copias, recaba firma del titular de la Unidad de Planeación y envía al órgano administrativo solicitante, las situaciones o pormenores de improcedencia que presenta dicha propuesta.

3

Integra la Ficha de Información Básica del Proyecto (FIBAP) a través del Sistema Integral de Planeación (SIPLAN) e imprime, para firma del titular de la Unidad de Planeación, líder del proyecto y responsable sectorial.

4

Genera a través del SIPLAN, oficio dirigido al Titular de la Dependencia con atención a la Subsecretaría de Planeación, Presupuesto y Egresos, mediante el cual solicita la autorización de inversión para el proyecto, anexando respaldo magnético del mismo y determina. ¿La solicitud fue autorizada? No, continúa con la actividad 4a Sí, continúa con la actividad 5

4a

Elabora memorándum con 02 copias en el que comunica al líder del proyecto, la improcedencia de su solicitud, recaba firma del titular de la Unidad de Planeación y envía.

Última Emisión

Actualización

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Septiembre-2006

Junio 2012

Junio 2013

2 de 4

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SH/OM/UP/006 Descripción del Procedimiento No. de actividad

Documento de referencia / observaciones

Actividad

5

Gestiona solicitud de autorización de recursos ante la ventanilla única de la Dirección de Programación del Gasto de Inversión de la Subsecretaría de Planeación, Presupuesto y Egresos, entrega originales impresos y en medio magnético la solicitud de la acción (con los requisitos generales descritos en la Guía para la Gestión de Recursos de Inversión), y recaba sello de recibido.

6

Recibe de la Subsecretaría de Planeación, Presupuesto y Egresos, oficio comunicando el dictamen técnico-económico de la viabilidad del proyecto, identificando la fuente de financiamiento.

7

Realiza trámite de solicitud de liberación de recursos en el SIPLAN, genera oficio, cédula de validación de acciones y desglose de requerimiento, realizando respaldo magnético correspondiente, recaba firma del líder del proyecto y del titular de la Unidad de Planeación.

8

Captura y genera carátula de proyecto de inversión en el Sistema Integral de Administración Hacendaria del Estado (SIAHE) e imprime y recaba firma del líder proyecto, del jefe inmediato superior del líder del proyecto, del titular de la Unidad de Planeación y del coordinador general del grupo estratégico.

9

Realiza envío de carátula a través del SIAHE, imprime volante de envío y recaba firma del titular de la Unidad de Planeación, anexando respaldo magnético correspondiente.

10

Elabora memorándum con 01 copia, mediante el cual solicita al titular de la Unidad de Apoyo Administrativo, la adecuación presupuestal del proyecto, recaba firma del titular de la Unidad de Planeación y envía.

11

Recibe de manera económica de la Unidad de Apoyo Administrativo, adecuación presupuestal en forma impresa y magnética, a fin de ser integrada al proyecto.

Última Emisión

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Junio 2012

Junio 2013

3 de 4

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SH/OM/UP/006 Descripción del Procedimiento No. de actividad

Documento de referencia / observaciones

Actividad

12

Anexa adecuación presupuestal a la solicitud de liberación de recursos y gestiona ante la ventanilla única de la Dirección de Programación del Gasto de Inversión, entregando originales impresos y medio magnético de la solicitud y carátula del proyecto.

13

Recibe copia del oficio de validación de liberación de recursos, emitido por la Dirección de Programación del Gasto de Inversión.

14

Verifica a través del SIAHE que el proyecto se encuentre en estatus de registrado, imprime carátula con presupuesto autorizado, recaba las firmas correspondientes y comunica de manera económica al líder del proyecto y al titular de la Unidad de Apoyo Administrativo, que el proyecto se encuentra registrado en el SIAHE, para su operatividad correspondiente.

15

Entrega de manera económica copia de la carátula debidamente firmada al líder del proyecto y solicita al mismo que informe el avance programático presupuestal del proyecto de inversión.

16

Realiza evaluación de la ejecución del proyecto de inversión a través del procedimiento denominado “Evaluación y Seguimiento de Proyectos Institucionales y de Inversión“, No. SH/OM/UP/007. TERMINA PROCEDIMIENTO

Última Emisión

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Septiembre 2006

Junio 2012

Junio 2013

4 de 4

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SH/OM/UP/007

Nombre del procedimiento: Evaluación y Seguimiento de Proyectos Institucionales y de Inversión.

Propósito: Integrar información mensual y trimestral de avances de metas de los Programas Operativos, a fin de fortalecer la operatividad de la Dependencia, cumpliendo oportunamente en la ejecución de los proyectos.

Alcance: Desde que verifica en el Sistema Integral de Administración Hacendaría Estatal (SIAHE) la información autorizada del Anteproyecto de Egresos (SAPE), hasta que envía el documento cualitativo de la cuenta pública de la Dependencia a la Dirección de Contabilidad y Evaluación.

Responsable del procedimiento: Área de Planeación y Evaluación.

Reglas y/o Políticas:  Lineamientos para la formulación del Anteproyecto de presupuesto de Egresos vigente.  Normas presupuestarias, vigente.  Capacitación con los integrantes del grupo estratégico sobre la elaboración de las carátulas institucionales y de Inversión del Anteproyecto de presupuesto de Egresos del año correspondiente por la Dirección de Política del Gasto.

Última Emisión

Actualización

Próxima Revisión

Hoja

Septiembre-2006

Junio 2012

Junio 2013

1 de 5

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SH/OM/UP/007 Descripción del Procedimiento No. de actividad 1

Documento de referencia / observaciones

Actividad Verifica que el Sistema Integral de Administración Hacendaria Estatal (SIAHE) contenga la información autorizada del Anteproyecto de Egresos (SAPE). ¿La información es la autorizada? No, continúa con la actividad 1a Sí, continúa con la actividad 3

1a

Imprime a través del SIAHE carátulas institucionales e Los memorándums, deberán ser inversión, con los techos financieros definitivos y elabora enviados a más tardar el 20 de Memorándums con 02 copias, recaba firma del titular de la enero de cada ejercicio Fiscal. Unidad de Planeación, anexa carátulas y envía a los líderes de los proyectos institucionales y de inversión para que ratifiquen y/o rectifiquen su Programa Operativo Anual del ejercicio fiscal vigente, Continúa con la actividad No. 2

2

Recibe por Memorándum carátulas inversión, analiza y determina.

institucionales

e

¿Las carátulas fueron modificadas? Sí, continúa con la actividad 2a No, continúa con la actividad 3 2a

Realiza el alta en el SIAHE de las carátulas institucionales e inversión modificadas, Imprime y de manera económica se solicita a los integrantes del Grupo Estratégico sean firmadas por el líder del proyecto y jefe inmediato superior de éste. Continúa con la actividad No. 3

3

Elabora memorándums con 02 copias dirigido al titular de la Fotocopia un tanto Dirección de Política del Gasto, recaba firma del titular de la carátulas, para Unidad de Planeación, anexa Carátulas Originales cuadernillo de archivo. debidamente validadas y envía para el seguimiento correspondiente de las metas programadas del Programa Operativo Anual (POA) del ejercicio vigente.

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de las elaborar

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SH/OM/UP/007 Descripción del Procedimiento No. de actividad 4

Documento de referencia / observaciones

Actividad Elabora Circular dirigida a los líderes de proyectos convocando a reunión de trabajo sobre el Programa Operativa Anual (POA), recaba firma del titular de la Unidad de Planeación y envía.

5

Lleva a cabo reunión con los integrantes del grupo estratégico informándoles aspectos normativos y criterios generales del POA y se solicita envíen sus informes mensuales y trimestrales de avance de metas programadas.

6

Recibe informes mensuales y trimestrales de manera económica de los líderes de proyectos, analiza y determina.

Informes mensuales de Indicadores de Desempeño, e informes trimestrales de Actividades Físicas, Beneficiarios y Análisis Funcional.

¿Los informes tienen observaciones? Sí, continua con la actividad 6a No, continúa con la actividad 8 6a

Solicita de manera económica al representante del grupo estratégico correspondiente, corrija o rectifique las observaciones correspondientes. Regresa a la actividad No. 6

7

Recibe por memorándum informes mensuales o trimestrales, debidamente validados por el líder del proyecto, captura en el Sistema Integral de Administración Hacendaria Estatal (SIAHE), para el registro de avance del Programa Operativo Anual.

8

Imprime del SIAHE los avances del POA, revisa y determina. ¿La información es correcta? No, continúa con la actividad 8a Sí, continúa con la actividad 9

8a

Corrige los datos en el SIAHE y regresa a la actividad 8

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Documento de referencia / observaciones

Actividad

9

Realiza respaldo de la información vía magnético, imprime Fotocopia un tanto del volante de volante de envío, recaba firma del Jefe de la Unidad de envío. Planeación y envía a la Dirección de Política del Gasto anexando el respaldo magnético, recaba firma de recibido en la copia del volante.

10

Imprime del SIAHE reportes de indicadores de desempeño, Formatos proporcionados por la actividades físicas y beneficiarios, mismos que servirán para Dirección de Contabilidad y integrar el documento cualitativo de la cuenta pública de la Evaluación. Dependencia.

11

Elabora el Análisis Funcional y Gasto Regionalizado de la Dependencia con información recibida en la actividad No. 7, imprime y revisa. ¿Es correcta la información? No, continúa la actividad 11a Sí, continúa la actividad 12

11a

Solicita de forma económica al líder del proyecto la corrección de la información.

11b

Recibe de forma económica la información corregida. Regresa a la actividad No. 11

12

Imprime e integra documento cualitativo de la cuenta pública de la Dependencia de manera trimestral (Análisis funcional, reportes de indicadores de desempeño, beneficiarios, actividades físicas y gasto regionalizado).

13

Envía de manera económica el documento cualitativo de la cuenta pública de la Dependencia a la Dirección de Contabilidad y Evaluación para su revisión correspondiente.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SH/OM/UP/007 Descripción del Procedimiento No. de actividad 14

Documento de referencia / observaciones

Actividad Recibe de la Dirección de Contabilidad y Evaluación de manera económica, el documento revisado y determina. ¿El documento tiene observaciones? Sí, continúa la actividad 14a No, continúa la actividad 15

14a

Solicita de forma económica al líder del proyecto la corrección de la información.

14b

Recibe de forma económica la información corregida. Regresa a la actividad No. 12

15

Imprime e integra documento, recaba firma del titular de la Fotocopia un tanto Dependencia y de la Unidad de Planeación. documento para archivo.

16

Elabora memorándum con 02 copias, recaba firma del titular de la Unidad de Planeación y envía documento cualitativo de la cuenta pública de la Dependencia a la Dirección de Contabilidad y Evaluación.

17

Archiva información generada, para consulta posterior.

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del

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SH/OM/UP/008

Nombre del procedimiento: Certificación de Procesos.

Propósito: Mejorar la calidad de los servicios que brinda la Dependencia, a través, de la certificación de procesos.

Alcance: Desde la Recepción de la propuesta del proceso a certificar, hasta la certificación del mismo.

Responsable del procedimiento: Área de Sistemas de Calidad.

Reglas y/o Políticas:  



Para realizar este procedimiento se apegarán a las Normas ISO 9000: 2005, ISO 9001: 2008 e ISO 19011:2004 Se entenderá por la Alta Dirección al C. Secretario de Hacienda o Representante del mismo, Subsecretarios, Jefes de Unidad y Directores participantes dentro del Sistema de Gestión de Calidad; como Representante de la Dirección al Titular de la Unidad de Planeación; por Comité de Calidad al personal que integra el Área de Sistemas de Calidad; por Círculo de Calidad al personal designado para la administración de la información del Sistema de Gestión de Calidad; como operadores de procesos al personal que ejecuta las actividades participantes dentro del proceso por certificar. Las etapas para certificación de un proceso son: Etapa de planeación y generación de propuestas, Etapa de Desarrollo e Implementación, Etapa de Certificación y Etapa de Mejora Continua.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SH/OM/UP/008 Descripción del Procedimiento No. de actividad

Documento de referencia / observaciones

Actividad

1

Recibe por memorándum o de manera económica de los Órganos Administrativos correspondientes, la propuesta de la necesidad del proceso a certificar.

2

Elabora memorándum en original y copias mediante el cual El número de copias de este convoca a los órganos administrativos solicitantes a reunión documento se hará de acuerdo de trabajo estableciendo lugar, fecha y hora. al número de órganos administrativos participantes. Lleva a cabo reunión de trabajo en la que revisa la propuesta del proceso a certificar y solicita información necesaria para complementar la propuesta.

3

4

Recibe de manera económica de los órganos administrativos correspondientes, información solicitada; elabora diagnóstico del proceso a certificar y determina la viabilidad de la solicitud. ¿La solicitud es viable? No, continúa con la actividad 4a Sí, continúa con la actividad 5

4a

5

Elabora memorándum y copias, recaba firma del titular de la El número de copias de este Unidad de Planeación y envía a los órganos administrativos, documento se hará de acuerdo los motivos por lo que no procede dicha solicitud. al número de órgano s administrativos participantes (aplica para las actividades 4ª y 5). Elabora memorándum en original y copias, recaba firma del titular de la Unidad de Planeación y envía a los órganos administrativos, mediante el cual comunica la procedencia de su solicitud y convoca a reunión para la presentación de la propuesta de trabajo.

6

Lleva a cabo reunión dando a conocer el plan de trabajo para fines de certificación, estableciendo el horario para llevar a cabo el mismo.

7

Realiza mapeo en coordinación con el órgano administrativo en el que se obtiene información de las actividades que elabora, con la finalidad de conocer el proceso a certificar.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SH/OM/UP/008 Descripción del Procedimiento No. de actividad

Actividad

Documento de referencia / observaciones

8

Elabora memorándum en original y copias, recaba firma del titular de la Unidad de Planeación y envía a los órganos administrativos, a fin de que estos designen al personal que integrará el Círculo de Calidad.

El número de copias de este documento se hará de acuerdo al número de órganos administrativos participantes

9

Recibe por memorándum del órgano administrativo, relación del personal que conformará el Círculo de calidad y realiza designación de puesto de acuerdo a la estructura interna del Sistema de Gestión de Calidad.

10

Diseña en coordinación con el Círculo de Calidad y operadores de proceso del órgano administrativo, documentos que se utilizaran para el proceso a certificar.

11

Elabora memorándum en original y copias, recaba firma del titular de la Unidad de Planeación y envía a la Alta Dirección, en el que convoca a reunión a fin de presentar el diseño preliminar de los documentos creados para el proceso a certificar.

12

Lleva a cabo reunión dando a conocer el diseño preliminar de los documentos, para su validación.

El número de copias de este documento se hará de acuerdo al número de órganos administrativos participantes

¿Se validan los documentos? No, continúa con la activad 12a Sí, continúa con la activad 13 12a

Realiza modificaciones sugeridas al diseño. Regresa a la actividad No. 12

13

Da a conocer a los usuarios a través del Sistema de Gestión de Calidad instalado en la plataforma de intranet, los documentos en mención.

14

Integra información y calendariza el programa de capacitación para el personal participante en el proceso a certificar.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SH/OM/UP/008 Descripción del Procedimiento No. de actividad

Documento de referencia / observaciones

Actividad

15

Lleva a cabo la capacitación con el personal participante, dando a conocer la aplicación de los documentos desarrollados y la administración del Sistema de Gestión de Calidad.

16

Elabora memorándum en original y copias recaba firma del titular de la Unidad de Planeación y envía a los órganos administrativos en el cual informa la programación de la auditoría interna para revisión del grado de implementación del Sistema de Gestión de Calidad.

17

Realiza auditoría interna al proceso a certificar, para determinar si existen no conformidades en el Sistema, dando a conocer los resultados de la misma a la Alta Dirección a través de informe de auditoría.

El número de copias de este documento se hará de acuerdo al número de órganos administrativos participantes

¿Existen no conformidades? Sí, continúa con la actividad 17a No, continúa con la actividad 18 17a

Solicita al órgano administrativo, la solventación de las no conformidades, para su revisión correspondiente. ¿Las no conformidades se solventaron correctamente? No, regresa a la actividad 17a Sí, continúa con la actividad 18

18

19

20

Elabora memorándum con copias, recaba firma del titular de El número de copias de este la Unidad de Planeación y envía a la Alta Dirección, en el documento se hará de acuerdo que informa los resultados de las actividades realizadas. al número de órganos administrativos participantes Elabora oficio con copias, recaba firma del titular de la (aplica para las actividades 18 Unidad de Planeación y envía al Organismo Certificador que y19). corresponda, solicitando la programación de la auditoria para la certificación bajo la Norma ISO 9001:2008. Recibe por oficio del Organismo Certificador, calendarización para la aplicación de la auditoría externa de certificación y elabora memorándum y copias correspondientes, para informar a la Alta Dirección el programa de auditoría externa.

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Documento de referencia / observaciones

Actividad

21

Asiste al Organismo Certificador en el proceso de auditoría externa realizada en las instalaciones del Órgano administrativo participante.

22

Recibe del Organismo Certificador, los resultados de la auditoría para atender en coordinación con la Alta Dirección, Círculo de Calidad y operadores del proceso por certificar. ¿Existen no conformidades? Sí, continúa con la actividad 23a No, continúa con la actividad 24

23a

Solicita de manera económica al órgano administrativo y Círculo de Calidad correspondiente, la generación de acciones y/o actividades para la solventación de las no conformidades. ¿Las no conformidades se solventaron correctamente? No, regresa a la actividad 23a Sí, continúa con la actividad 24

24

Elabora oficio con 02 copias, recaba firma del titular de la Unidad de Planeación y envía al Organismo Certificador en el que envía el plan de solventación y evidencias de las actividades diseñadas para la atención a las no conformidades, a fin de que el organismo en comento valide su efectividad. ¿El plan de solventación es validado? No, regresa a la actividad 23a Sí, continúa con la actividad 25

25

Recibe por oficio del Organismo Certificador validación del plan de solventación a las no conformidades; así como la aprobación para la certificación del proceso participante.

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5 de 6

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SH/OM/UP/008 Descripción del Procedimiento No. de actividad 26

Documento de referencia / observaciones

Actividad

Elabora memorándum con copias, recaba firma del titular de El número de copias de este la Unidad de Planeación y envía a la Alta Dirección, en el documento se hará de acuerdo que informa que el proceso a certificar ha sido aprobado. al número de órganos administrativos participantes

TERMINA PROCEDIMIENTO

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6 de 6

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SH/OM/UP/009

Nombre del procedimiento: Actualización de la Plataforma Documental.

Propósito: Asegurar la mejora continua de los procesos certificados a través de la actualización de la Plataforma Documental de acuerdo a las normas establecidas.

Alcance: Desde la actualización de la Plataforma Documental, hasta el envío de las mismas a los participantes en el Sistema de Gestión de Calidad.

Responsable del procedimiento: Área de Sistemas de Calidad.

Reglas y/o Políticas:  



Para realizar este procedimiento se apegarán a las Normas ISO 9000: 2005, ISO 9001: 2008 e ISO 19011:2004 Se entenderá por la Alta Dirección al C. Secretario de Hacienda o Representante del mismo, Subsecretarios, Jefes de Unidad y Directores participantes dentro del Sistema de Gestión de Calidad; como Representante de la Dirección al Titular de la Unidad de Planeación; por Comité de Calidad al personal que integra el Área de Sistemas de Calidad; por Círculo de Calidad al personal designado para la administración de la información del Sistema de Gestión de Calidad; como operadores de procesos al personal que ejecuta las actividades participantes dentro del proceso por certificar. La Plataforma Documental se integra por Manual de Calidad, Procedimientos Básicos, Planes de Control, Instructivo de Trabajo, Diagramas de Flujo, Plan de Calidad, Registros de Calidad y documentos externos.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SH/OM/UP/009 Descripción del Procedimiento No. de actividad

Documento de referencia / observaciones

Actividad

1

Recibe de los usuarios del Sistema de Calidad, formato “solicitud de modificación o creación de documentos”, en el que solicita la actualización del documento correspondiente.

2

Analiza la solicitud y somete a consideración con la Alta Dirección y Comité de Calidad, para determinar si es procedente. ¿La solicitud es procedente? No, continúa con la actividad 2a Sí, continúa con la activad 3

2a

Informa al solicitante en forma económica y/o correo electrónico, el motivo por el cual no procede la solicitud. Continúa con la actividad No. 5

3

Realiza la modificación de acuerdo a los datos requeridos y actualiza en el Sistema de Gestión de Calidad a través de intranet la plataforma documental, a fin de informar a los usuarios del mismo.

4

Elabora circular y recaba firma del Representante de la Dirección y envía a los usuarios del Sistema de Gestión de Calidad, mediante correo electrónico o físicamente, para Informar los cambios en la Plataforma Documental, a fin de que verifiquen las actualizaciones realizadas y realicen las acciones de implementación correspondientes.

5

Archiva la solicitud, para referencias posteriores.

TERMINA PROCEDIMIENTO

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SH/OM/UP/010

Nombre del procedimiento: Seguimiento, Medición y Mejora de los Procesos Certificados.

Propósito: Elevar la eficiencia de los procesos, a través del seguimiento y medición de los resultados obtenidos.

Alcance: Desde la recepción de la información, hasta informar el estado que guarda el Sistema de Gestión de la Calidad al Representante de la Dirección.

Responsable del procedimiento: Área de Sistemas de Calidad.

Reglas y Políticas:  



Para realizar este procedimiento se apegaran a las Normas ISO 9000: 2005, ISO 9001: 2008 e ISO 19011:2004 Se entenderá por la Alta Dirección al C. Secretario de Hacienda o Representante del mismo, Subsecretarios, Jefes de Unidad y Directores participantes dentro del Sistema de Gestión de Calidad; como Representante de la Dirección al Titular de la Unidad de Planeación; por Comité de Calidad al personal que integra el Área de Sistemas de Calidad; por Círculo de Calidad al personal designado para la administración de la información del Sistema de Gestión de Calidad; como operadores de procesos al personal que ejecuta las actividades participantes dentro del proceso por certificar. Las etapas para certificación de un proceso son: Etapa de planeación y generación de propuestas, etapa de desarrollo e Implementación, etapa de certificación y etapa de mejora continua.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SH/OM/UP/010 Descripción del Procedimiento No. de actividad 1

2

Documento de referencia / observaciones

Actividad

Recibe vía correo electrónico, de los encargados de El personal designado como procedimientos del Círculo de Calidad, informes mensuales responsable de procedimiento e de los procedimientos correspondientes. integrante del Círculo de Calidad correspondiente, deberá enviar la información analizada, con características de informe mensual, utilizando el formato definido dentro de los procedimientos básicos, los primeros cinco días de cada mes. Verifica que la información contemple el nivel de cumplimiento de los procedimientos básicos, Objetivos y Política de Calidad del Sistema de Gestión de Calidad. ¿La información es correcta de acuerdo a lo establecido? No, continúa con la actividad 2a Sí, continúa con la actividad 3

2a

Informa vía correo electrónico a los encargados del Círculo de Calidad correspondientes, las observaciones resultantes, a fin de que sean atendidas y solventadas. Regresa a la actividad No. 2

3

Elabora reporte de revisión por la Dirección del estado que guarda el Sistema de Gestión de la Calidad y envía al Representante de la Dirección, a fin de que este informe a la Alta Dirección.

4

Realiza gestiones correspondientes con el Representante de la Dirección, a fin de realizar la reunión de revisión con la Alta Dirección.

5

Resguarda información en archivo documental y electrónica, para consultas posteriores, a través de la Intranet.

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