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JNSTTTVlO·N·DE CARDIOLOClA JQWJOOIAYliZ

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE CUENTAS POR COBRAR

JULIO, 2012

Código: MPCXC12 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Rev.1 Hoja: 1 de 117

IN DICE HOJA INTRODUCCIÓN

2

1.- OBJETIVO DEL MANUAL

3

11.- MARCO JURÍDICO

4

111.- PROCEDIMIENTOS 1.- PROCEDIMIENTO PARA EL CARGO DE SERVICIOS EN HOSPITALIZACION

10

2.- PROCEDIMIENTO PARA RECIBIR LOS DEPÓSITOS DE PAGO ANTES Y DURANTE LA HOSPITALIZACIÓN DEL PACIENTE

21

3.- PROCEDIMIENTO PARA EL CIERRE DE CUENTAS Y COBRO Al EGRESO DEL PACIENTE

29

4.- PROCEDIMIENTO PARA EL RECONOCIMIENTO DE ADEUDO

48

5.- PROCEDIMIENTO PARA EL CIERRE DE CUENTAS DE PACIENTES SUBROGADOS O CON SEGURO DE GASTOS MEDICOS MAYORES

54

6.- PROCEDIMIENTO PARA EL COBRO DE SERVICIOS A TERCEROS

62

7.- PROCEDIMIENTO PARA LA RECUPERACIÓN DE CARTERA DE PACIENTES EX HOSPITALIZADOS

67

8.- PROCEDIMIENTO PARA LA CANCELACIÓN DE CUENTAS 1NCOBRABLES

89

9.- PROCEDIMIENTO PARA ENTREGA-RECEPCIÓN

96

117

IV.- NORMAS DE OBSERVANCIA OBLIGATORIA CONTROL DE EMISIÓN

Nombre

Car¡opuesto

Finna Fecha

Elaboró :

Revisó:

Autorizó:

Líe. Gloria Castro Mazutti

C. Rafael Santos Valenzuela

Lic. Miguel Horta Garcfa

Jefe del Area de Cuentas por Cobrar

Subd~e Finanzas

Director de 1~'1"istración

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Notas de cargo

5 años

Departamento de Contabilidad

Fecha de registro

Estados de cuenta

5 años

Área de Cuentas por Cobrar

Fecha de egreso

Facturas

5 años

Área de Cuentas por Cobrar

Folio y fecha de egreso

Documentos de devolución

5 años

Área de Cuentas por Cobrar

Fecha de egreso

Confirmación de Salida

5 años

Área de Cuentas por Cobrar

Fecha de egreso

Cortes de Caja y Distribución de Ingresos por Concepto

5 años

Departamento de Contabilidad

Fecha de corte

8.0

'i

Glosario 8.1

Acta circunstanciada: Documento mediante el cual se da cuenta y razón con el mayor detalle posible acerca de los hechos y circunstancias que inciden y/o concluyen en la fuga de algún paciente o su negativa de pago.

8.2

Censo hospitalario: Sistema informático mediante el cual se cuenta con el registro de los pacientes, su ubicación y flujo en las áreas de hospitalización; también proporciona información acerca de la disponibilidad de camas en las diversas áreas de hospitalización y datos estadísticos de ocupación hospitalaria.

8.3

Médico tratante: Cardiólogo clinico responsable del paciente dentro del Instituto.

8.4

Nota de cargo: Formato mediante el cual se documenta el importe a cobrar por los procedimientos médicos e insumos que se le proporcionan al paciente.

CONTROL DE EMISIÓN Elaboró :

Revisó :

Autorizó:

Nombre

Lic. Gloria Castro Mazutti

C. Rafael Santos Valenzuela

Lic. Miguel fiorta Garcia

Cargo-

Jefe del Área de ct~tas por Cobrar

Subdi{~inanzas

puesto Flnna

Feeha

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Director

1e A~ytistración [Í \

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código:

Área de Cuentas por Cobrar

MPCXC12 Rev. 1

3. Procedlmi&nto para &1 Cierr& d& Cuentas y Cobro al Egreso del Paciente

9.0

Página 39 de 117

8.5

Paciente subrogado: Paciente que es derechohabiente de alguna entidad del sector público con la cual tiene convenio el Instituto y es remitido por la entidad de que se trate para su atención mediante "Carta compromiso de servicios y pago

8.6

Personal administrativo de cuentas de pacientes.- Personal responsable de realizar las actividades operativas de las cuentas de pacientes

Cambios de esta versión

1

Julio, 2012

Actualización del manual

10.0 Anexos 10.1 Formato Nota de Cargo 10.2 Formato Recibo de Devolución 10.3 Formato Contra recibo 10.4 Formato Confirmación de Salida

CONTROL DE EMISIÓN Elaboró :

Revisó:

Autorizó:

Nombre

Lic. Gloria Castro Mazuttl

C. Rafael Santos Valenzuela

Lic. Miguel Horta Garcla

Cargo-

Jefe del Área de e pe? tas por Cobrar

Subd~Finanzas

pue3to Firma

Fecha

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Director

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código:

~

Área de Cuentas por Cobrar 3. Procedimiento para el Cierre de Cuentas y Cobro al Egreso del Paciente

MPCXC1 2 Rev.1

1!5ITTVII)-lllll CAIDIOLOCU.

Página 40 de 117

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FORMATO NOTA DE CARGO

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Datos de identificación (en caso de devolción en efectivo):

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RECIBI del Instituto Nacional de Cardiología Ignacio Chávez, la cantidad

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código:

Área de Cuentas por Cobrar

MPCXC12

3. Procedimiento para el Cierre de Cuentas y Cobro al Egreso del Paciente

Rev. 1 Página 43 de 117

RECIBO DE DEVOLUCIÓN INSTRUCTIVO DE LLENADO

1. 1mporte de la devolución. 2. 1mporte de la devolución con letra. 3. Número de la(s) factura(s) que ampara(n) la devolución. 4 . Nombre completo del paciente. 5. Número de registro del paciente. 6. Número de cama en que estuvo hospitalizado. 7. Fecha en que se documenta la devolución.

S. Importe de la devolución. 9.1mporte de la devolución con letra. 1O. Nombre completo del paciente o familiar que recibe la devolución. 11. Parentesco del familiar. 12. Fecha de entrega de la devolución. 13. Firma de quien recibe la devolución. 14. Nombre y firma de la persona que documenta la devolución. 15. Visto Bueno del supervisor. 16. Firma del Jefe del Departamento de Tesorería.

CONTROL DE EMISIÓN

Nombre

Cargopuesto f'lrm:;¡

Foeha

Elaboró :

Revisó:

Autorizó:

Lic. Gloria Castro Mazutti

C. Rafael Santos Valenzuela

Lic. Miguel Horta Garcia

Jefe del Área de Puentas por Cobrar

Subdir~inanzas

Director ~e A~ ~stración

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LUNES A VIERNES, EL HO.RARIO DE PAGO : 9:00 A 14: 00 HRS.

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REQUISITOS: ORIGINAL Y DOS COPIAS DE SU CREDENCIAL

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PRESENTAR ESTE CONTRARECIBO EN LA VENTANILLA 1 1

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DE ELECTOR POR AMBOS LADPS Y PRESENTAR

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NOTA: TIENE UN MES PARA RECOGER SU CHEQUE EN OlAS HABILES

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478-01

A PARTIR DE LA FECHA DE ENTREGA.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Área de Cuentas por Cobrar 3. Procedimiento para el Cierre de Cuentas y Cobro al Egreso del Paciente

!f

Código: MPCXC12

ICO

IMSTTMO·M·Ill CUDIOtOCJA ~

Rev. 1 Página 45 de 117

CONTRA RECIBO INSTRUCTIVO DE LLENADO

1. Nombre completo del beneficiario de la devolución. 2. Notas que cubre la devolución. 3. Importe de la devolución 4. Fecha en que se documenta la devolución. 5. Fecha en la cual se realizará la devolución. 6. Firma de quien documenta la devolución.

CONTROL DE EMISIÓN

Nombre

Cargo. puesto

Firma Focha

Elaboró :

Revisó:

Autoñzó:

Lic. Gloria Castro Mazutti

C. Rafael Santos Valenzuela

Lic. Miguel Horta Garcla

e Cuentas por Cobrar

INSTITUTO NACIONAL DE CARDIOLOGIA

IGNACIO CH AVEZ

CONFIRMACION DE SAL fDA l N::.TJT V1 0 · N DE C.'I. RD IOLOC:I .>. IGX.\CIO·¡~

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

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Área de Cuentas por Cobrar

6. Procedimiento para el cobro de servicios a Terceros

MPCXC12 Rev. 1

IJISTTTVTIHI·DE CAIDIOLOCil

Página 65 de 117

~

5.0

Código:

Diagrama de Flujo DEPARTAMENTO DE HOSPITALIZACION

(

INICIO

AREA DE CUENTAS POR COBRAR

DEPARTAMENTO DE TESORERIA

)

! Recopilación de re5úmen clínico

1

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Tumo de fac:lura a rewí$i6n

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Recepción de

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1

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Reeepeión de pago

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RegislfO de pago

1

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Corte de caja

e

TtRMINO

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CONTROL DE EMISIÓN Elaboró :

Revisó:

Autorizó:

Nombre

Lic. Gloria Castro Mazutti

C. Rafael Santos Valenzuela

Lic. Miguel Horta García

Cargopuesto

Jefe del Area d.e Cuen as por Cobrar

Subdire:?if!}inanzas

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Director d~Ad

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código:

Área de Cuentas por Cobrar

MPCXC12 Rev.1

6. Procedimiento para el cobro de serviCIO$ a Terceros Página 66 de 117

Convenios de prestación de servicios médicos con empresas e instituciones 7.0

No aplica

Registros

Estado de cuenta

5 años

Area de Cuentas por Cobrar

Fecha de egreso

Factura

5 años

Área de Cuentas por Cobrar

Folio y fecha de egreso

Oficio de envío y cobro

5 años

Area de Cuentas por Cobrar

Fecha de egreso

Cortes de caja y Distribución de ingresos por concepto

5 años

Departamento de Contabilidad

Fecha de registro

Glosario

8.0

9.0

8.1

Médico tratante.- Cardiólogo clínico responsable del paciente dentro del Instituto.

8.2

Paciente con seguro de gastos médicos mayores.- Paciente que cuenta con póliza de seguro por parte de alguna compañía aseguradora o con prestación a través de la empresa en la cual trabaja y el Instituto tiene convenio suscrito con dichas entidades.

8.3

Paciente subrogado.- Paciente que es derechohabiente de alguna entidad del sector público con la cual tiene convenio el Instituto y es remitido por la entidad de que se trate para su atención mediante "Carta compromiso de servicios y pago".

Cambios de esta versión

10.0 Anexos 10.1 No aplica

CONTROL DE EMISIÓN

Nombre

Cargo. puesto

Firma Fet;ha

Elaboró :

Revisó :

Autorizó:

Lic. Gloria Castro Mazutti

C. Rafael Santos Vafenzuela

Lic. Miguel Horta Garcia

Jefe del Área de Cu ~ntas por Cobrar

Subdir~anzas

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Área de Cuentas por Cobrar 7. Procedimiento para la recuperación de cartera de pacientes ex hospitalizados

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Código:

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CARDIOLOCil

Página 67 de 117

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7.- PROCEDIMIENTO PARA LA RECUPERACIÓN DE CARTERA DE PACIENTES . EXHOSPITALIZADOS

CONTROL DE EMISIÓN Elaboró:

Revisó:

Autorizó:

Nombre

Lic. Gloria Castro Mazutti

C. Rafael Santos Valenzuela

Lic. Miguel Horta Garcia

Cargo-

Jefe del Área de C1J ~ntas por Cobrar

Subdrr6 Finanzas

Director d\Ad ~traci6n

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código:

Área de Cuentas por Cobrar

MPCXC12

7. Procedimiento para la recuperación de cartera de pacientes ex

Rev. 1

hospitalizados

1.0

Página 68 de 117

Propósito Recuperar los adeudos por concepto de hospitalización en el Instituto de pacientes ex hospitalizados.

2.0

Alcance 2.1

A nivel interno el procedimiento es aplicable al Área de Cuentas por Cobrar.

2.2

A nivel externo el procedimiento no es aplicable.

Políticas de operación, normas y lineamientos

3.0

3.1

El Área de Cuentas por Cobrar envía aviso de vencimiento de adeudo a los deudóres solidarios dentro de los 5 días hábiles siguientes a la fecha de vencimiento de la carta compromiso o pagaré. En caso de no haber respuesta del deudor solidario, se le enviarán hasta 3 recordatorios, uno mensualmente solicitando el requerimiento de pago y se realiza una llamada telefónica.

3.2 · El Área de Cuentas por Cobrar envía aviso de Vencimiento de Adeudo y un recordatorio del mismo a los deudores solidarios con un monto equivalente entre 15 y hasta 90 días de salario mínimo general vigente en el Distrito Federal a partir de la fecha de vencimiento del adeudo, de no obtenerse respuesta , se considerarán cuentas incobrables después de 30 días naturales. 3.3

El Área de Cuentas por Cobrar envía recordatorio de Vencimiento de Adeudo , "1er y 2o. RecordatorioQ.A los deudores solidarios con un monto equivalente entre 91 y hasta 150 días de salario mínimo general vigente en el Distrito Federal a partir de la fecha de vencimiento de adeudo, de no obtenerse respuesta, se considerarán cuentas incobrables después de 30 días naturales.

3.4

El Área de Cuentas por Cobrar envía vencimiento de adeudo 1ero, 2do, y 3er recordatorio a los deudores solidarios con un monto equivalente de más de 151 días de salario mínimo general vigente en el Distrito Federal, a partir de la fecha de vencimiento del adeudo, de no obtener respuesta se les hará una visita domiciliaria dentro de la zona metropolitana por parte del gestor del Área de Cuentas por Cobrar de no obtenerse respuesta , se considerarán cuentas incobrables después de 30 días naturales.

3.5

Si el Área de Cuentas por Cobrar no ha obtenido respuesta de pagos del adeudo del paciente, envía al Archivo Clínico un "Aviso de Adeudo" al mes de la fecha de la carta de aviso de vencimi~nto de adeudo para integrarlo al expediente; cuando el paciente requiera nuevamente los servicios del Instituto, la auxiliar del servicio de la Consulta Externa los remitirá con el Personal Administrativo de Cuentas por Cobrar para solicitar la liquidación de su adeudo. CONTROL DE EMISIÓN

Nombre Cargo-

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Fecha

Elaboró:

Revisó :

Autorizó:

Lic. Gloria Castro Mazutti

C. Rafael Santos Vatenzuela

Lic. Miguel Horta García

Subdirr~nanzas

Director d A~ ~stración

Jefe del Área d e C1 entas por Cobrar 1 1

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código:

Área de Cuentas por Cobrar

MPCXC12 Rev. 1

7. Procedimiento para la recuperación de cartera de pacientes ex hospitalizados

Página 69 de 117

3.6

Para llevar a cabo las gestiones de cobro, el Instituto solicita la intervención del Departamento de Asuntos Jurídicos del Instituto o celebra un contrato de prestación de servicios con un Despacho externo, el cual debe apegarse a los términos y condiciones establecidos en dicho contrato.

3.7

El Área de Cuentas por Cobrar relaciona los expedientes cuyo monto sea mayor a 6.5 veces el salario mínimo mensual vigente en el Distrito Federal y los entrega al despacho jurídico externo. Cuando el importe deudor sea menor a 6.5 veces el salario mínimo mensual vigente en el Distrito Federal se turnará el caso al Órgano Interno de Control para su opinión. Esto, una vez que se hayan agotado las gestiones administrativas para el cobro de los pacientes del nivel 3 al Ks.

3.8

El Departamento de Contabilidad debe constituir la Reserva para Cuentas Incobrables, por los adeudos considerados en los expedientes que se turnen al Departamento de Asuntos Jurídicos del Instituto y al Despacho externo. De conformidad con Jo establecido en la Norma NEIFGSP 006 para registrar la estimación y la cancelación de Cuentas o Documentos por Cobrar Irrecuperables.

3.9

El despacho externo de cobranza proporciona al Personal Administrativo de Cuentas por Cobrar las fichas de depósito por los pagos que vayan realizando los deudores.

3. 1O El Área de Cuentas por Cobrar coteja con el Departamento de Tesorería, en el estado de cuenta del banco correspondiente, los depósitos efectuados por los pagos de los deudores; y el Departamento de Tesorería debe dar el visto bueno para su ingreso a caja. 3.11 En el caso de las cartas compromiso recuperadas, el despacho externo de cobranza devuelve al Área de Cuentas por Cobrar los expedientes de los pacientes junto con las fichas de depósito. En el caso de las no recuperadas , devuelve los expedientes junto con las cartas compromiso o pagarés y un informe de las gestiones realizadas. Dichos adeudos se considerarán cuentas incobrables. 3.12 El Departamento de Contabilidad realiza el ajuste contable a la Reserva para Cuentas Incobrables por los importes recuperados a través del Departamento de Asuntos Jurídicos y/o del Despacho externo. 3.13 El Área de Cuentas por Cobrar remite al Órgano Interno de Control del Instituto los expedientes para su revisión de seguimiento de los adeudos irrecuperables, en caso de no haber observaciones, se presentan ante el Director General del Instituto para su cancelación . 3.14 El Área de Cuentas por Cobrar concilia mensualmente la cartera vencida con el Departamento de Contabilidad. 3. 15 El Área de Cuentas por Cobrar actualiza mensualmente los registros de la cartera vencida por antigüedad de saldos y por tipo de adeudo y lo envía a la Subdirección de Finanzas. 3.15 La custodia de la documentación de la recuperación administrativa y jurídica de la cartera de pacientes ex-hospitalizados es responsabilidad de la Subdirección de Finanzas, y queda sujeta al "Acuerdo por el que se Establecen los Lineamientos a los que se sujetará la Guarda, CONTROL DE EMISIÓN

Nombre Ct~rgo. puo~to

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Fecha

Elaboró :

Revisó:

Autorizó:

Lic. Gloria Castro Mazutti

C. Rafael Santos Valenzuela

Lic. Miguel Horta Garcia

Subd~~Finanzas

Director \e } ~ istración

Jeftt del Área de ~ue ntas por Cobrar 1 ..1

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Área de Cuentas por Cobrar

7. Procedimiento para la recuperación de cartera de pacientes ex hospitalizados

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Código:

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MPCXC12 Rev.1

ll5TTTVIO II-IIf:

CUDIOLOClA

Página 70 de 117

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Custodia y Plazo de Conservación del Archivo Contable Gubernamental", publicado en el Diario Oficial de la Federación. 3.16 El incumplimiento de estas políticas, normas y lineamientos, es sancionado conforme a la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos y demás legislación aplicable.

CONTROL DE EMISIÓN Elaboró :

Revisó :

Autorizó:

Nombre

Lic. Gloria Castro Mazutti

C. Rafael Santos Valenzuela

Lic. Miguel Horta Garcia

Cargo· puosto

Jefe del Area de¡ ~entas por Cobrar

Subdi~ Finanzas

Director ~e ~ ~istración

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