1.

Mapa de Procesos

1

MAPA DE PROCESOS CONSEP MACROPROCESOS

PROCESOS

SUBPROCESOS

PROCESOS GOBERNADORES Coordinación de la Gestión Institucional

Relaciones Interinstitucionales

Direccionamiento Estratégico

Relaciones Internacionales Cooperación Nacional e Internacional

FORMULACIÓN DEL PLAN DE DROGAS ELABORACIÓN DE LA PLANIFICACION ESTRATEGICA AJUSTES A LA PLANIFICACIÓN ESTRATEGICA EVALUACIÓN DE IMPACTOS FACILITACIÓN DE DÍALOGOS Y POSICIONAMIENTO DE LA POLITICA DE ESTADO FACILITACIÓN DE CONVENIOS Y ALIANZAS

PROCESOS CLAVES O DE REALIZACIÓN Prevención Tratamiento y Rehabilitación Control de la Demanda de Drogas Reinserción Social, Educativa Y Laboral de Drogodependientes Rehabilitados

Control y Fiscalización

Control de Sustancias Químicas y Medicamentos que las contienen

CAPACITACIÓN EN ACTIVIDADES DE PREVENCIÓN FORMULACIÓN Y CONTROL DE POLÍTICAS DE TRATAMIENTO Y REHABILITACIÓN DE DROGODEPENDIENTES ASISTENCIA TÉCNICA EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS DE REINSERCIÓN SOCIAL, EDUCATIVA Y LABORAL DE DRODEPENDIENTES REHABILITADOS CONSECIÓN DE LICENCIAS Y CALIFICACIONES ANULACIÓN DE LICENCIAS Y CALIFICACIONES AMPLIACIÓN / INCLUSIÓN DE CUPOS COMPRAS OCASIONALES Y ESPECIALES AUTORIZACIÓN DE IMPORTACIONES Y EXPORTACIONES DE SUSTANCIAS SUJETAS A FISCALIZACIÓN GUÍAS DE TRANSPORTE DE SUSTANCIAS QUÍMICAS ENTREGA - RECEPCIÓN DE SUSTANCIAS SUJETAS A FISCALIZACIÓN SIN VALOR COMERCIAL CERTIFICACIÓN DE SUSTANCIAS NO CONTROLADAS

2

MACROPROCESOS

PROCESOS

SUBPROCESOS

Fiscalización de Sustancias Químicas y Medicamentos que las contienen

Administración de Bienes en Depósito

Bienes y Sustancias en Depósito

INSPECCIÓN Y FISCALIZACIÓN RECEPCIÓN DE BIENES Y SUSTANCIAS EN DEPÓSITO RESTITUCIÓN DE BIENES CONTROL DE EXISTENCIAS DE BIENES EN DEPÓSITO ASIGNADOS AL CONSEP EVIDENCIAS EN AUDIENCIAS DESTRUCCIÓN DE SUSTANCIAS QUÍMICAS, ESTUPEFACIENTES Y

PSICOTRÓPICAS DONACIÓN DE SUSTANCIAS QUÍMICAS VENTA DE SUSTANCIAS QUÍMICAS COMODATO DE BIENES ARRENDAMIENTO DE BIENES

PROCESOS HABILITANTES DE ASESORIA Y APOYO TÉCNICO ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO Gestión Operativa Institucional FORMULACION DE PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL PLAN OPERATIVO REDES Y COMUNICACIONES

Planificación Institucional Gestión Informática

SOPORTE Y MANTENIMIENTO DE HARDWARE Y SOFTWARE ADMINISTRACIÓN DE SERVIDORES DE PLATAFORMA TECNOLÓGICA ADMINISTRACIÓN DE BASES DE DATOS INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO DE SISTEMAS

Asesoría Jurídica

Contratación

ASESORÍA EN CONTRATACIÓN ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS PRECONTRACTUALES

3

MACROPROCESOS

PROCESOS

Patrocinio Consultoría Bienes Comisados Observatorio Nacional Sistema de Información de Drogas

SUBPROCESOS ELABORACIÓN DE PROYECTOS DE LEY, REGLAMENTOS, CONVENIOS, CONTRATOS, INSTRUCTIVOS Y RESOLUCIONES, RELACIONADOS CON CONTRATACIÓN DEMANDAS DEL CONSEP CITACIONES JUDICIALES NOTIFICACIONES JUDICIAL TRAMITACIÓN DE DENUNCIAS ABSOLUCIÓN DE CONSULTAS VENTA DE BIENES INMUEBLES INVESTIGACIONES GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN ESPECIALIZADA

DE APOYO Gestión de Personal Desarrollo del Talento Humano Gestión de Procesos

Administración de Caja Gestión Financiera Contabilidad

SELECCIÓN, INGRESO E INDUCCIÓN DE PERSONAL EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO CAPACITACIÓN BIENESTAR LABORAL IDENTIFICACIÓN DE FACTORES QUE INCIDEN EN LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS MONITOREO Y AJUSTES DE PROCESOS DETERMINACIÓN Y AJUSTES DE INDICADORES DE GESTIÓN RECAUDACION CONTROL DE DINEROS APREHENDIDOS E INCAUTADOS REGISTRO Y CONTROL SISTEMA eSIGEF GENERACIÓN DE PAGOS POR BIENES Y SERVICIOS ELABORACIÓN DE ROLES DE PAGO Y LIQUIDACIONES EJECUCIÓN DE PAGOS POR OBLIGACIONES REGISTRO Y CONTROL DE ACTIVOS FIJOS, SUMINISTROS Y BIENES DE CONTROL ADMINISTRATIVO ASIGNACIÓN DE FONDOS CAJA CHICA A PROVINCIAS

4

MACROPROCESOS

PROCESOS

Presupuesto

Activos fijos Gestión Administrativa Adquisiciones Almacén Servicios Generales Información Reservada y Archivo Comunicación Institucional

Información Reservada Administración de documentos Comunicación / Imagen Corporativa

SUBPROCESOS MANEJO DE FONDOS DE LA ADMINISTRACIÓN TEMPORAL DE LAVADO DE ACTIVOS FORMULACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS ELABORACIÓN DE LA PROFORMA PRESUPUESTARIA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA EVALUACIÓN Y COORDINACIÓN PRESUPUESTARIA LIQUIDACIÓN PRESUPUESTARIA CONTROL DE ACTIVOS CONTROL DE SUMINISTROS Y MATERIALES CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS INGRESOS Y EGRESOS DE BIENES MANTENIMIENTO Y SERVICIOS GENERALES CONTROL DE ABASTECIMIENTO DE GASOLINA EMISIÓN DE CERTIFICADO DE ANTECEDENTES CONTRATO DE PROVISIÓN DE INFORMACIÓN RESERVADA DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO MANTENIMIENTO DE ARCHIVO PASIVO IMAGEN CORPORATIVA DIFUSIÓN DE DOCUMENTOS TÉCNICOS, EVENTOS Y NOTICIAS

5

2. Descripción de Procesos

6

3.1 Procesos Estratégicos

7

MACROPROCESO COORDINACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL

8

RESUMEN DE PROCESOS 1.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

Nombre del proceso: DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Subproceso:

FORMULACIÓN DEL PLAN NACIONAL DE DROGAS

Misión:

Definir la visión de futuro en el problema de las drogas en el país, con el más alto nivel ejecutivo.

Insumos:

Diagnóstico Situacional, Evaluación del Plan Nacional de Drogas que fenece, Tecnologías de información y comunicación, recursos, políticas nacionales sobre drogas emanadas por el órgano rector.

Productos:

√ √ √

Planificación de largo plazo, enmarcada en objetivos y estrategias de acción. CONSEP con visión de futuro. Normas El Plan Nacional de Drogas debe recoger la visión de todos los sectores sociales, productivos y económicos del país. El Plan Nacional de Drogas debe considerarse a largo plazo. El Consejo Directivo del CONSEP, asegurará el control y pilotaje técnico de los Procesos del Direccionamiento Estratégico.

9

2.

FORMULACIÒN DEL PLAN NACIONAL DE DROGAS

PASO

ACTIVIDADES

RESPONSABLES

1

Disposición para la elaboración del Plan Nacional de Drogas

Consejo Directivo

2

Evalúa la efectividad en el cumplimiento del Plan Nacional de Drogas cuyo período de vigencia fenece

Consejo Directivo, Secretaría Ejecutiva

3

Actualización del diagnóstico situacional (estadísticas y tendencias del contexto)

Consejo Directivo, Secretaría Ejecutiva

4

Consejo Directivo, Secretario Análisis de la oferta, demanda y desarrollo alternativo, preventivo y definición Ejecutivo y demás instituciones de respuestas estratégicas como ejes de acción del Plan Nacional de Drogas involucradas

5

Consolidación de una primera versión del Plan Nacional de Drogas

Director Nacional de Planificación Institucional

6

Revisión de la primera versión del Plan Nacional de Drogas

Consejo Directivo, Secretario Ejecutivo

7

Incorporación de observaciones y ajustes a la primera versión del Plan Nacional de Drogas

8

Envío para estudio y aprobación

9

Aprobación y disposiciones para aplicación del Plan Nacional de Drogas elaborado

10

Director Nacional de Planificación Institucional Consejo Directivo, Secretario Ejecutivo

RESULTADOS Respuesta a requerimiento del Consejo Directivo Estructuración de plataforma de diagnóstico Estructuración de plataforma de diagnóstico Mesas de trabajo consensuadas para el levantamiento del Diagnóstico Situacional y estructuración del Plan Nacional Procesamiento y edición de la información y resultados Revisión de los resultados consignados en el borrador del plan estratégico Plan Nacional elaborado Plan Estratégico sujeto a revisión y aprobación

Presidencia de la República, Consejo Plan Nacional en Directivo marcha

CONSEJO NACIONAL DE CONTROL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS - CONSEP -

Diagrama de Flujo Funcional CONSEJO DIRECTIVO

Unidad: Coordinación de la Gestión Institucional Proceso: Direccionamiento estratégico Subproceso: Formulación del Plan Nacional de Drogas

CONSEJO DIRECTIVO – SECRETARIO EJECUTIVO

Elaborado por: Planificación Institucional Ajustado por: Edgar Machado B. Fecha última revisión: 01-10-2009 Página: 1 de 1

CONSEJO DIRECTIVO – SECRETARIO EJECUTIVO – INSTITUCIONES INVOLUCRADAS

DIRECTOR NACIONAL DE PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL

Análisis de la oferta, demanda y desarrollo alternativo preventivo y definición de respuestas estratégicas como ejes de acción del Plan Nacional de Drogas

Consolidación de una primera versión del Plan Nacional de Drogas

PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA – CONSEJO DIRECTIVO

Inicio

Disposición para la elaboración del Plan Nacional de Drogas

Evalúan la efectividad en el cumplimiento del Plan Nacional de Drogas cuyo período de vigencia fenece

Actualización del diagnóstico situacional (estadísticas y tendencias del contexto)

Revisión de la primera versión del Plan Nacional de Drogas

Incorporación de observaciones y ajustes a la primera versión del Plan Nacional de Drogas Envío para estudio y aprobación Aprobación y disposiciones para aplicación del Plan Nacional de Drogas elaborado

Fin

11

RESUMEN DE PROCESOS 3.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

Nombre del proceso: DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Subproceso:

ELABORACIÓN DE LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA

Misión:

Definir la visión de futuro del CONSEP, con el más alto nivel ejecutivo.

Insumos:

Diagnóstico Situacional, Tecnologías de información y comunicación, recursos

Productos:

√ √ √

Planificación de largo plazo, enmarcada en objetivos y estrategias de acción. CONSEP con visión de futuro Normas La planificación estratégica debe recoger la visión de los Miembros del Consejo Directivo La planificación estratégica debe considerar un lapso de cinco (5) años El Coordinador General del CONSEP, asegurará el control y pilotaje de técnico de los Procesos de Direccionamiento Estratégico y Operativo

12

4.

ELABORACIÓN DE LA PLANIFICACION ESTRATEGICA

PASO

ACTIVIDADES

RESPONSABLES

1

Disposición para la elaboración del Plan Estratégico

Consejo Directivo

2

Evaluación de la efectividad en el cumplimiento del Plan Estratégico cuyo período de vigencia fenece

Director Nacional de Planificación Institucional

3

Actualización del diagnóstico situacional (estadísticas y tendencias del contexto)

Directores Nacionales y Regionales

4

Análisis organizacional y definición de respuestas estratégicas

Consejo Directivo, Secretario Ejecutivo y Directores Nacionales

5

Consolidación de una primera versión del Plan Estratégico

Director Nacional de Planificación Institucional

6

Revisión de la primera versión del Plan Estratégico

Secretario Ejecutivo y Directores Nacionales

7

Incorporación de observaciones y ajustes a la primera versión del Plan Estratégico

Director Nacional de Planificación Institucional

8

Envío para estudio y aprobación

Secretario Ejecutivo

9

Aprobación y disposiciones para aplicación del Plan Estratégico Institucional

Consejo Directivo

13

RESULTADOS Respuesta a requerimiento del Consejo Directivo Estructuración de plataforma de diagnóstico Estructuración de plataforma de diagnóstico Mesas de trabajo consensuadas para el levantamiento del Diagnóstico Situacional y estructuración del Plan Estratégico Procesamiento y edición de la información y resultados Revisión de los resultados consignados en el borrador del plan estratégico Plan Estratégico elaborado Plan Estratégico sujeto a revisión y aprobación Plan Estratégico en marcha

CONSEJO NACIONAL DE CONTROL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS - CONSEP -

Diagrama de Flujo Funcional CONSEJO DIRECTIVO

Unidad: Coordinación de la Gestión Institucional Proceso: Direccionamiento estratégico Subproceso: Elaboración de la planificación estratégica DIRECTOR NACIONAL DE PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL

Elaborado por: Alfredo López Ajustado por: Marcelo Padilla T. SITUACIÓN PROPUESTA Fecha última revisión: 17-06-2008 Página: 1 de 1 CONSEJO DIRECTIVO, SECRETARIO EJECUTIVO Y DIRECTORES NACIONALES

Inicio

Disposición para la elaboración del Plan Estratégico

Aprobación y disposiciones para aplicación del Plan Estratégico Institucional

Evaluación de la efectividad en el cumplimiento del Plan Estratégico cuyo período de vigencia fenece

Actualización del diagnóstico situacional (estadísticas y tendencias del contexto)

Consolidación de una primera versión del Plan Estratégico

Análisis organizacional y definición de respuestas estratégicas

Incorporación de observaciones y ajustes a la primera versión del Plan Estratégico

Revisión de la primera versión del Plan Estratégico

Envío para estudio y aprobación del Secretario Ejecutivo

Fin

14

RESUMEN DE PROCESOS 1.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

Nombre del proceso: DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Subproceso:

AJUSTES A LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA

Misión:

Elaborar o ajustar la planificación estratégica en función de los cambios demandados por la dinamia del entorno. Orientar las acciones institucionales dentro de una perspectiva de largo plazo, a través de la definición de objetivos y estrategias.

Insumos:

Plan Nacional de Desarrollo, Plan Plurianual Institucional, Directrices Presupuestarias, Plan Nacional de Drogas, normas legales, tecnologías de información y comunicación, estadísticas y estudios del OND.

Productos:

√ √ √ √

√

Procesos planificados, desarrollados y evaluados, normas de operación, reconocimiento de los resultados logrados. Normas del subproceso El Plan Estratégico debe ser elaborado con la perspectiva de apoyar, desde la gestión institucional de la Secretaría Ejecutiva, la implementación del Plan Nacional de Drogas. El Plan Estratégico deberá ser elaborado para un período no menor a cinco años. El Plan Estratégico podrá modificarse cuando factores exógenos a la institución afecten la consecución de los objetivos institucionales. Los ajustes al Plan Estratégico, en una determinada administración, se realizarán sobre la base de la evaluación del plan operativo ejecutado en el último año y solo en aquellos componentes del plan que hayan recibido influencia directa de factores exógenos. El Plan Estratégico debe inscribirse en un sistema integral de gestión institucional.

15

2.

AJUSTES A LA PLANIFICACIÓN ESTRATEGICA

PASO 1 2 3 4

ACTIVIDADES Requerimiento al Secretario Ejecutivo y por su intermedio a Directores Nacionales de propuesta de ajuste a la Planificación Estratégica vigente, tomando como insumo la evaluación del Plan Operativo del último año Análisis y preparación, en forma conjunta con los responsables de procesos, de las modificaciones o sugerencias relacionadas con el Plan Estratégico Análisis de insumos y sistematización de una propuesta de ajuste al Plan Estratégico Envío a Direcciones Nacionales y Regionales para revisión del Plan Estratégico ajustado

5

Revisión de la versión preliminar del Plan Estratégico

6

Consolidación de la versión final de ajustes al Plan Estratégico

7

Envío para estudio y aprobación del Secretario Ejecutivo

8

Aprobación y disposiciones para aplicación de la propuesta de ajustes al Plan Estratégico

16

RESPONSABLES

RESULTADOS

Consejo Directivo Directores Nacionales y Directores Regionales Director Nacional de Planificación Institucional Director Nacional de Planificación Institucional Directores Nacionales y Directores Regionales Director Nacional de Planificación Institucional Director Nacional de Planificación Institucional Secretario Ejecutivo

Observaciones y ajustes estructurados Primer borrador del Plan Estratégico Primer borrador del P.E. corregido Versión final del P.E. Versión final del P.E. Plan estratégico ajustado y aprobado.

CONSEJO NACIONAL DE CONTROL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS - CONSEP -

Diagrama de Flujo Funcional CONSEJO DIRECTIVO

Unidad: Coordinación de la Gestión Institucional Proceso: Direccionamiento estratégico Subproceso: Ajuste a la planificación estratégica DIRECTORES NACIONALES Y DIRECTORES REGIONALES

Elaborado por: Alfredo López Ajustado por: Marcelo Padilla T. SITUACIÓN PROPUESTA Fecha última revisión: 17-06-2008 Página: 1 de 1 DIRECTOR NACIONAL DE PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL

Inicio

Requerimiento a Secretario Ejecutivo de propuesta de ajuste a la Planificación Estratégica vigente, tomando como insumo la evaluación del Plan Operativo del último año

Análisis y preparación, en forma conjunta con los responsables de procesos, de las modificaciones o sugerencias relacionadas con el Plan Estratégico

Análisis de insumos y sistematización de una propuesta de ajuste al Plan Estratégico

Revisión de la versión preliminar del Plan Estratégico

Envío a Direcciones Nacionales y Regionales para revisión del Plan Estratégico ajustado

Consolidación de la versión final de ajustes al Plan Estratégico

Aprobación y disposiciones para aplicación de la propuesta de ajustes al Plan Estratégico

Envío para estudio y aprobación del Secretario Ejecutivo

Fin

17

RESUMEN DE PROCESOS 1.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

Nombre del proceso:

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

Subproceso:

EVALUACIÓN DE IMPACTOS

Misión del subproceso:

Evaluar el impacto de la implementación de estudios e investigaciones e introducir oportunamente los cambios que resulten necesarios

Insumos:

Estudios e investigaciones, Plan Estratégico, POA, manual de procesos, indicadores de gestión, proyectos, tecnologías de información y comunicación, estrategias, recursos.

Productos:

√

√ √ √ √

Plan Nacional de Drogas legitimado, procesos planificados, desarrollados y evaluados, normas de operación, reconocimiento de los resultados logrados. Normas Todos los objetivos, resultados y metas, así como los programas y proyectos contenidos en el Plan Nacional de Drogas deben ser evaluados con el fin de valorar el impacto de la intervención del Estado en este campo. La evaluación de impactos del Plan Nacional de Drogas tiene la primera prioridad. La evaluación de impacto debe ser elaborada cada tres años, coincidiendo así con el período de evaluación del Mecanismo de Evaluación MultilateralMEM en el que el país participa. La evaluación de impacto la realizan todas las instituciones que forman parte del Consejo Directivo del CONSEP, las cuales podrán invitar a ser parte del proceso a otras instituciones públicas y privadas del país. Los ajustes al Plan Nacional de Drogas, que se establezcan sobre la base de la evaluación realizada, son de obligatoria implantación a nivel nacional.

18

2. EVALUACIÓN DE IMPACTOS PASO 1 2

ACTIVIDADES RESPONSABLES RESULTADOS Disposición a la Secretaría Ejecutiva del CONSEP, dando inicio al período de evaluación del impacto alcanzado por la implantación de estudios e Consejo Directivo Valoración de impactos investigaciones Elaboración de un programa de actividades para cumplir el período de Director Nacional de Planificación Cronograma de evaluación de manera interinstitucional Institucional Resultados valorado

3

Revisión del sistema de monitoreo y evaluación: variables, indicadores, Consejo Directivo y métodos e instrumentos; y definir responsabilidades durante el proceso Directores Nacionales

Tablero de indicadores

4

Recolección de información, análisis, procesamiento y elaboración de Consejo Directivo conclusiones preliminares Directores Nacionales y Regionales

Informe en ejecución

5

Sistematización de un primer informe de evaluación

4

Análisis y observaciones al primer informe de evaluación

5

Ajustes al informe de evaluación

6

Envío para estudio y aprobación del Consejo Directivo

7

Aprobación del Informe de Evaluación y disposiciones para aplicación de Consejo Directivo ajustes

Director Nacional de Planificación Borrador de informe Institucional Consejo Directivo Informe valorado Directores Nacionales y Regionales Director Nacional de Planificación Informe valorado y Institucional ajustado Trámite en Secretario Ejecutivo conocimiento

19

Políticas en ejecución

CONSEJO NACIONAL DE CONTROL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS - CONSEP -

Diagrama de Flujo Funcional CONSEJO DIRECTIVO

Unidad: Coordinación de la Gestión institucional Proceso: Direccionamiento estratégico Subproceso: Evaluación de impactos

SECRETARIO EJECUTIVO

Elaborado por: Planificación Institucional Ajustado por: Edgar Machado B. Fecha última revisión: 01-10-2009 Página: 1 de 1

DIRECTOR NACIONAL DE PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL

CONSEJO DIRECTIVO, DIRECTORES NACIONALES Y REGIONALES

Inicio

Disposición a la Secretaría Ejecutiva del CONSEP, dando inicio al período de evaluación del impacto alcanzado por la implantación de estudios e investigaciones

Elaboración de un programa de actividades para cumplir el período de evaluación de manera interinstitucional

Sistematización de un primer informe de evaluación

Revisión del sistema de monitoreo y evaluación: variables, indicadores, métodos e instrumentos; y definir responsabilidades durante el proceso

Recolección de información, análisis, procesamiento y elaboración de conclusiones preliminares

Análisis y observaciones al primer informe de evaluación Aprobación del Informe de Evaluación y disposiciones para aplicación de ajustes

Envío para estudio y aprobación del Consejo Directivo

Ajustes al informe de evaluación

Fin

20

MACROPROCESO RELACIONES INTERINSTITUCIONALES

21

RESUMEN DE PROCESOS 1.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

Nombre del proceso:

RELACIONES INTERNACIONALES

Subproceso:

FACILITACIÓN DE DIÁLOGOS Y POSICIONAMIENTO DE LA POLITICA DE ESTADO

Misión:

Potenciar la vinculación de la política nacional en el marco internacional referido al tema de drogas.

Insumos:

Relaciones con organismos nacionales e internacionales, conocimiento de la política de Estado y de la política internacional

Productos:

√ √ √

Relaciones internacionales establecidas en función de la política de Estado y fortalecimiento de la política planteada por el Gobierno Nacional en temas de drogas a nivel de organismos internacionales. Normas Observar reuniones vinculantes y bilaterales y multilaterales según convenios suscritos. El CONSEP, cimentará su ejercicio en el marco de las relaciones oficiales Ser parte del tratamiento de conflictos originados por las diversas manifestaciones de las drogas, que puedan convertirse en causa de acciones desestabilizadoras de la seguridad nacional y de la población ecuatoriana o de otros países que lo demanden

22

2. FACILITACIÓN DE DÍALOGOS Y POSICIONAMIENTO DE LA POLITICA DE ESTADO PASO

ACTIVIDADES

RESPONSABLES

RESULTADOS

1

Relevar información sobre políticas de Estado en lo referente a la gestión y política Área de Proceso Involucrada y Área de Política Nacional nacional, ante las diversas manifestaciones de las drogas Proceso de Relaciones Internacionales reconocida

2

Análisis y consolidación de la información

Área de Proceso Involucrada y Área de Política Nacional Proceso de Relaciones Internacionales fortalecida

3

Informe con conclusiones y recomendaciones

Área de Proceso Involucrada y Área de Procesos de Relaciones Internacionales

4

Revisión del Comité Editorial de contenidos e informe. Analizar, procesar y difundir, Área de Proceso Involucrada y Área de documentos producidos en organismos internacionales que generen puntos de Procesos de Relaciones Internacionales discusión hacia la consolidación de una posición internacional y regional

5

Conocimiento de propuestas a impulsar y decisión del Secretario Ejecutivo

Secretario Ejecutivo

6

Difusión de informes seleccionados a usuarios específicos

Área de Proceso Involucrada y Área de Procesos de Relaciones Internacionales

7

Establecimiento de diálogos formales e informales que generen puntos de discusión Área de Proceso Involucrada y Área de y toma de posición a ser elevada a decisión de autoridad competente Procesos de Relaciones Internacionales

8

Consolidación de una posición internacional y regional

Área de Proceso Involucrada y Área de Procesos de Relaciones Internacionales

9

Organización y actualización de una base documental que respalde futuras acciones

Área de Proceso Involucrada y Área de Procesos de Relaciones Internacionales

23

CONSEJO NACIONAL DE CONTROL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS - CONSEP -

Diagrama de Flujo Funcional

Unidad: Relaciones Interinstitucionales Proceso: Relaciones Internacionales Subproceso: Facilitación de diálogos y posicionamiento de la Política de Estado

ÁREA DE PROCESOS INVOLUCRADA Y ÁREA DE PROCESOS DE RELACIONES INTERNACIONALES

Elaborado por: Relaciones Internacionales Ajustado por: Edgar Machado Basantes Fecha última revisión: 13-07-2009 Página: 1 de 1

SECRETARIO EJECUTIVO

Inicio

Relevar información sobre políticas de Estado en lo referente a la gestión y política nacional, ante las diversas manifestaciones de las drogas

Análisis y consolidación de la información

Informe con conclusiones y recomendaciones

Revisión del Comité Editorial de contenidos e informe. Analizar, procesar y difundir, documentos producidos en organismos internacionales que generen puntos de discusión hacia la consolidación de una posición internacional y regional

Establecimiento de diálogos formales e informales que generen puntos de discusión y toma de posición a ser elevada a decisión de autoridad competente

Difusión de informes seleccionados a usuarios específicos

Consolidación de una posición internacional, regional y subregional

Organización y actualización de una base documental que respalde futuras acciones

Fin

24

Conocimiento de propuestas a impulsar y decisión del Secretario Ejecutivo

RESUMEN DE PROCESOS DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO Nombre del proceso: COOPERACIÓN NACIONAL E INTERNACIONAL Subproceso:

FACILITACIÓN DE CONVENIOS Y ALIANZAS

Misión:

Gestionar con organismos nacionales e internacionales la consecución de asistencia técnica, en avances científicos y de posibles recursos financieros para la realización de actividades necesarias para el desarrollo de las competencias del CONSEP.

Insumos:

Relaciones con organismos nacionales e internacionales vinculantes, y países relacionados con asistencia no reembolsable en el ámbito de las diversas manifestaciones de las drogas.

Productos:

Asistencia nacional e internacional destinada al fortalecimiento de programas, planes y proyectos de interés del CONSEP.

Normas √ En el marco del Plan Nacional y Plan Operativo Anual se expresarán las necesidades prioritarias que requieran de asistencia externa √ El CONSEP actuará como mediador para lograr la asistenta externa √ Los proyectos deberán inscribirse en el ámbito de acción de las competencias del CONSEP, con enfoque social y de fortalecimiento corporativo √ Se requerirá la participación de profesionales en función de la especialidad de política de cooperación y asistencia.

25

2.

FACILITACIÓN DE CONVENIOS Y ALIANZAS

PASO A C T I V I D A D E S Tratar con la Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo (SENPLADES) líneas de prioridades de asistencia técnico financiera ante 1 organismos internacionales en ámbitos de control, investigación, prevención, tratamiento, reinserción social, laboral y educacional Estimular en los organismos vinculantes asistencia conjunta y puntual a 2 través de capacitaciones públicas y privadas en relación al desenvolvimiento del Plan Nacional Formular propuestas de cooperación horizontal con países que permitan 3 llevar adelante proyectos de mutuo interés Mantener y estimular la cooperación existente con evaluaciones 4 participativas y continuidad de proyectos

26

RESPONSABLES

RESULTADOS

Vínculos desarrollados Área de Procesos involucrada y Área de asistencia técnica, de Procesos de Relaciones científica y financiera Internacionales

CONSEJO NACIONAL DE CONTROL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS - CONSEP -

Diagrama de Flujo Funcional

Unidad: Relaciones Interinstitucionales Proceso: Cooperación Nacional e Internacional Subproceso: Facilitación de convenios y alianzas

Elaborado por: Relaciones Internacionales Ajustado por: Edgar Machado Basantes Fecha última revisión: 13-07-2009 Página: 1 de 1

ÁREA DE PROCESOS INVOLUCRADA Y ÁREA DE PROCESOS DE RELACIONES INTERNACIONALES

Inicio

Tratar con la Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo (SENPLADES) líneas de prioridades de asistencia técnico financiera ante organismos internacionales en ámbitos de control, investigación, prevención, tratamiento, reinserción social, laboral y educacional

Estimular en los organismos vinculantes asistencia conjunta y puntual a través de capacitaciones públicas y privadas en relación al desenvolvimiento del Plan Nacional

Formular propuestas de cooperación horizontal con países que permitan llevar adelante proyectos de mutuo interés

Mantener y estimular la cooperación existente con evaluaciones participativas y continuidad de proyectos

Fin

27

3.2 Procesos Claves o de Realización

28

MACROPROCESOS CONTROL DE LA DEMANDA DE DROGAS

29

RESUMEN DE PROCESOS 1.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

Nombre del proceso:

PREVENCIÓN

Subproceso:

CAPACITACIÓN EN ACTIVIDADES DE PREVENCIÓN

Misión:

Satisfacer las demandas de capacitación especializada en actividades de prevención del uso indebido de sustancias psicoactivas; y, desarrollo de servicios terapéuticos para la comunidad

Insumos:

Plan Nacional de Drogas y POA, Normas legales, programas, proyectos, estrategias, y recursos.

Productos:

√

√ √ √

Comunidad relacionada con el CONSEP mediante las Organizaciones fortalecidas con conocimientos, habilidades y destrezas en materia de prevención al uso indebido de sustancias psicoactivas del consumo de drogas lícitas e ilícitas. Reconocimiento de los resultados logrados. Normas La desconcentración en las Direcciones Regionales se realizará previo análisis del volumen de actividades en cada una de ellas. En tal caso, los procesos se desarrollarán a semejanza de los procesos descritos en este Manual, con las adaptaciones pertinentes El Plan Nacional de Drogas, y el Plan Operativo Anual contendrá las necesidades prioritarias de capacitación. Siempre se debe tener en cuenta el enfoque de desarrollo regional y reinserción social y laboral en todos los eventos de educación, formación y capacitación que se realicen. Se debe considerar los compromisos, acuerdos y mandatos de Organismos Nacionales e Internacionales, que intervienen en la capacitación

30

2.

CAPACITACIÓN EN ACTIVIDADES DE PREVENCIÓN

PASO

ACTIVIDADES

RESPONSABLES

RESULTADOS

1

Diagnóstico y detección de necesidades de educación: formación y capacitación

Especialista Jefe y Especialistas

2

Elaboración del plan nacional de educación: formación y capacitación en prevención

Especialista Jefe y Especialistas

3

Revisión del plan nacional de educación: formación y capacitación

Director Nacional de Control de la Demanda (En las Regionales, previa a la Plan nacional de educación, aprobación del Director Nacional, el plan formación o capacitación debe ser conocido por el Director Regional)

4

Elaboración de contenidos programáticos de los eventos donde consten: objetivos, metodología aplicada, formas de evaluación y verificación del proceso de enseñanza – aprendizaje, contenido general de los temas impartidos, distribución de la temática según fechas y horas de clases

Especialista Jefe y Especialistas

5

Revisión de los contenidos programáticos para los eventos

6

Solicitud de certificación de partida presupuestaria para el evento

7 8 9 10

Director Nacional de Control de la Demanda o Director Regional, según corresponda Director Nacional de Control de la Demanda o Director Regional, según corresponda

Celebración de Convenios de educación: formación y capacitación que incluyan los indicadores de gestión y los aspectos financieros Promoción de los eventos de educación: formación y capacitación, a través del Subproceso de Comunicación Corporativa y de la propia institución beneficiaria

Secretario Ejecutivo

Eventos documentados con contenidos programáticos por módulo Perfil del evento definido Confirmación de la factibilidad financiera para desarrollar los eventos Beneficiarios identificados y comprometidos

Especialista Jefe de Comunicación Social Eventos difundidos e Imagen Corporativa

Director Nacional de Control de la Contratación de instructores y logística y/o equipo de formadores internos Demanda o Director Regional, según corresponda Supervisión del desarrollo de eventos de educación, formación o Especialista Jefe y Especialistas capacitación

31

Ejes temáticos definidos y estructurados Borrador del Proyecto de Plan nacional de educación, formación o capacitación

Disponibilidad de recursos humanos y materiales Verificación de cumplimiento de objetivos e indicadores

2.

CAPACITACIÓN EN ACTIVIDADES DE PREVENCIÓN

PASO 11 12

13

14

ACTIVIDADES

RESPONSABLES

Evaluación de eventos de educación, formación o capacitación

Especialista Jefe y Especialistas

Preparación de Informe Final que incluye la evaluación del evento

Especialista Jefe

RESULTADOS Calificar la calidad de los resultados Permitir que las autoridades conozcan de la calidad de los resultados

Director Nacional de Control de la Demanda (En las Regionales, previa a la Acuerdos en base a una aprobación del Director Nacional, el plan retroalimentación, con los debe ser conocido y aprobado por el resultados alcanzados director Regional) Reconocimiento de los Secretario Ejecutivo resultados alcanzados

Análisis y Visto bueno del informe final

Aprobación del informe final y suscripción del acta de finalización de Asistencia Técnica

32

CONSEJO NACIONAL DE CONTROL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS - CONSEP -

Diagrama de Flujo Funcional ESPECIALISTA JEFE Y ESPECIALISTAS

Unidad: Control de la Demanda de Drogas Proceso: Prevención Subproceso: Capacitación en actividades de prevención

Elaborado por: Edgar Machado Basantes Ajustado por: Edgar Machado Basantes Fecha última revisión: 27-08-2009 Página: 1 de 2

SECRETARIO EJECUTIVO

ESPECIALISTA JEFE DE COMUNICACIÓN SOCIAL E IMAGEN CORPORATIVA

Celebración de Convenios de educación: formación y capacitación que incluyan los indicadores de gestión y los aspectos financieros

Promoción de los eventos de educación: formación y capacitación, a través del Subproceso de Comunicación Corporativa y de la propia institución beneficiaria

DIRECTOR NACIONAL DE CONTROL DE LA DEMANDA

Inicio Revisión y aprobación del plan nacional de educación: formación y capacitación

Diagnóstico y detección de necesidades de educación: formación y capacitación

Elaboración del plan nacional de educación: formación y capacitación en prevención

NO

Elaboración de Silabus de los eventos donde consten: objetivos, metodología aplicada, formas de evaluación y verificación del proceso de enseñanza – aprendizaje, contenido general de los temas impartidos, distribución de la temática según fechas y horas de clases

Está de acuerdo?

SI

Aprobación del Plan Nacional de educación, formación o capacitación

Revisión de los contenidos programáticos para los eventos

A Solicitud de certificación de partida presupuestaria para el evento

33

CONSEJO NACIONAL DE CONTROL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS - CONSEP -

Diagrama de Flujo Funcional ESPECIALISTA JEFE Y ESPECIALISTAS

Unidad: Control de la Demanda de Drogas Proceso: Prevención Subproceso: Capacitación en actividades de prevención

ESPECIALISTA JEFE

Elaborado por: Edgar Machado Basantes Ajustado por: Edgar Machado Basantes Fecha última revisión: 27-08-2009 Página: 2 de 2

DIRECTOR NACIONAL DE CONTROL DE LA DEMANDA

SECRETARIO EJECUTIVO

A

Supervisión del desarrollo de eventos de educación, formación o capacitación

Contratación de instructores y logística y/o equipo de formadores internos

NO

Evaluación de eventos de educación, formación o capacitación

Preparación de Informe Final que incluye la evaluación del evento

Análisis y Visto bueno del informe final

Está de acuerdo?

SI

Aprobación del informe final y suscripción del acta de finalización de Asistencia Técnica

Fin

34

RESUMEN DE PROCESOS 1.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

Nombre del proceso:

TRATAMIENTO Y REHABILITACIÓN

Subproceso:

FORMULACIÓN Y CONTROL DE POLÍTICAS DE TRATAMIENTO Y REHABILITACIÓN DE DROGODEPENDIENTES

Misión:

Establecer las políticas de supervisión y asesoría de los centros de tratamiento y rehabilitación de drogodependientes, sobre cuya base se definirán o redefinirán planes, programas, proyectos y actividades para los Planes Estratégicos y Operativos.

Insumos:

Normas legales, convenios nacionales e internacionales, proyectos, investigaciones, planes, estrategias, recursos.

Productos:

√

√ √

Políticas que orientan y norman el desarrollo de las competencias institucionales, en el marco de su ley constitutiva. Normas La desconcentración en las Direcciones Regionales se realizará previo análisis del volumen de actividades en cada una de ellas. En tal caso, los procesos se desarrollarán a semejanza de los procesos descritos en este Manual, con las adaptaciones pertinentes Las políticas propuestas por el CONSEP tomarán en cuenta los resultados de las investigaciones que se hayan llevado a cabo tanto por el mismo Consejo como por terceros. Las políticas generadas por el CONSEP, no se apartarán de las Estrategias de Prevención, Tratamiento, Rehabilitación y Reinserción, y servirán de base para la formulación y reformulación de proyectos, investigaciones, planes Estratégicos y Operativos

35

2.

FORMULACIÓN Y CONTROL DE POLÍTICAS DE TRATAMIENTO Y REHABILITACIÓN DE DROGODEPENDIENTES

PASO

ACTIVIDADES

RESPONSABLES

1

Revisión del marco legal y los convenios nacionales e internacionales vigentes

2

Establecimiento de reuniones de trabajo con las organizaciones vinculadas al CONSEP para socializar, analizar y consensuar la Propuesta

3

4 5 6 7 8

RESULTADOS

Director Nacional de Control de la Ejes temáticos definidos y Demanda estructurados

Director Nacional de Control de la Borrador de propuesta Demanda Identificación de los Formula la propuesta “Políticas y Estrategias de Tratamiento y Rehabilitación de proyectos de Asistencia drogodependientes”, en la que se considerarán los mecanismos de coordinación Especialista Jefe y Especialistas Técnica con el Plan permanente con otros actores y de control de ejecución de dichas políticas Operativo Anual Secretario Ejecutivo o Beneficiarios identificados Consolidación y ajuste de la Propuesta Representante Técnico y comprometidos Disponibilidad de Director Nacional de Control de la Debate sobre la Propuesta ajustada e incorporación de observaciones expertos en los temas a Demanda asistir Elaboración de la Propuesta final “Políticas y Estrategias de Tratamiento y Directores Nacionales y Proyectos factibles a Rehabilitación de Drogodependientes” Directores Regionales implementarse Directores Nacionales y Eleva a conocimiento de Secretario Ejecutivo Plan en conocimiento Regionales Estudio y análisis del portafolio de proyectos

Secretario Ejecutivo

Proyecto aprobado en marcha

Establece reuniones de presentación del documento “Políticas y Estrategias de Conocimiento de Especialista Jefe y Especialistas Tratamiento y Rehabilitación de la población Drogodependientes” resultados Verificación de Conforma equipos para seguimiento y evaluación de “Políticas y Estrategias de Director Nacional de Control de la cumplimiento de 10 Tratamiento y Rehabilitación de la población Drogodependientes” Demanda indicadores preestablecidos Reconocimiento de los 11 Aprobación del informe final y dispone ejecución de acciones Secretario Ejecutivo resultados logrados 9

36

CONSEJO NACIONAL DE CONTROL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS - CONSEP -

Diagrama de Flujo Funcional DIRECTORES NACIONALES Y DIRECTORES REGIONALES

Unidad: Control de la Demanda de Drogas Proceso: Tratamiento y rehabilitación Subproceso: Formulación y control de políticas de tratamiento y rehabilitación de drogodependientes

ESPECIALISTA JEFE Y ESPECIALISTAS

Elaborado por: Edgar Machado Basantes Ajustado por: Edgar Machado Basantes Fecha última revisión: 27-08-2009 Página: 1 de 1

DIRECTOR NACIONAL DE CONTROL DE LA DEMANDA

SECRETARIO EJECUTIVO

Inicio

Revisión del marco legal y los convenios nacionales e internacionales vigentes

Formula la propuesta “Políticas y Estrategias de Tratamiento y Rehabilitación de drogodependientes”, en la que se considerarán los mecanismos de coordinación permanente con otros actores y de control de ejecución de dichas políticas

Establecimiento de reuniones de trabajo con las organizaciones vinculadas al CONSEP para socializar, analizar y consensuar la Propuesta

Consolidación de argumentos y ajuste de la Propuesta Elaboración de la Propuesta final “Políticas y Estrategias de Tratamiento y Rehabilitación de Drogodependientes”

1

Debate sobre la Propuesta ajustada e incorporación de observaciones

Establece reuniones de presentación del documento “Políticas y Estrategias de Tratamiento y Rehabilitación de la población Drogodependientes”

Eleva a conocimiento de Secretario Ejecutivo

Estudio y análisis del portafolio de proyectos

Conforma equipos para seguimiento y evaluación de “Políticas y Estrategias de Tratamiento y Rehabilitación de la población Drogodependientes”

Aprobación del informe final y dispone ejecución de acciones

Fin

37

1

RESUMEN DE PROCESOS 1.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

Nombre del proceso:

Subproceso:

Misión:

Insumos:

REINSERCIÓN SOCIAL, EDUCATIVA Y LABORAL DE DROGODEPENDIENTES REHABILITADOS ASISTENCIA TÉCNICA EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS DE REINSERCIÓN SOCIAL, EDUCATIVA Y LABORAL DE DRODEPENDIENTES REHABILITADOS Apoyar a los organismos públicos y privados nacionales e internacionales relacionados con el CONSEP en el cumplimiento de sus responsabilidades específicas y particularmente en la gestión de proyectos de reinserción social, educativa y laboral de Drogodependientes rehabilitados. Normas legales, convenios nacionales, interinstitucionales e internacionales planes, proyectos, banco de información reservada de Drogodependientes rehabilitados y en tratamiento, tecnologías de información y comunicación, estrategias, recursos.

Procesos planificados, desarrollados y evaluados, beneficiarios directos del CONSEP, normas de operación, Productos: reconocimiento de los resultados logrados. Normas √ La desconcentración en las Direcciones Regionales se realizará previo análisis del volumen de actividades en cada una de ellas. En tal caso, los procesos se desarrollarán a semejanza de los procesos descritos en este Manual, con las adaptaciones pertinentes √ El CONSEP debe contar con una plantilla de profesionales que cubran las demandas de asistencia técnica. √ El CONSEP participará en todos los proyectos, aunque su grado de involucramiento será diferente en cada caso. √ La asistencia técnica se llevará a cabo fundamentalmente en la gestión de proyectos de reinserción social, educativa y laboral, sin perjuicio de aquellas otras actividades de apoyo técnico que pudieran ser solicitadas por los diferentes organismos públicos y privados, nacionales e internacionales vinculados al CONSEP, ni de las acciones de capacitación que se efectuarán.

38

2.

ASISTENCIA TÉCNICA EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS DE REINSERCIÓN SOCIAL, EDUCATIVA Y LABORAL DE DROGODEPENDIENTES REHABILITADOS

PASO

ACTIVIDADES RESPONSABLES Reuniones de trabajo con las Entidades comprometidas con el proyecto, en las que Director Nacional de Control de la se definan alcances, sistemas de información y control, cronograma, requerimientos y Demanda otros aspectos que juzgue pertinentes

1

Especialista Jefe y Especialistas

RESULTADOS Ejes temáticos definidos, estructurados y consensuados Identificación de los proyectos de Asistencia Técnica con el Plan Operativo Anual Confirmación de la factibilidad financiera para desarrollar los proyectos Beneficiarios identificados y comprometidos Disponibilidad de expertos en los temas a asistir

2

Agrupamiento de los proyectos constantes en el Plan Operativo Anual, por afinidad

3

Solicitud de certificación de partida presupuestaria para celebración de convenios, en Director Nacional de Control de la caso de requerir comprometer fondos Demanda

4

Celebración de Convenios de Asistencia Técnica

5

Asignación de técnicos por grupo (si no se dispone se contrata)

6

Ejecución del proyecto

7

Evaluación periódica, según el cronograma acordado

8

Elaboración del informe final de Asistencia Técnica

9

Análisis y Visto bueno del informe final

Director Nacional de Control de la Demanda

Acuerdo con los resultados alcanzados

10

Aprobación del informe final y suscripción del acta de finalización de Asistencia Técnica

Secretario Ejecutivo

Reconocimiento de los resultados logrados

Secretario Ejecutivo

Director Nacional de Control de la Demanda Directores Nacionales y Directores Proyecto en marcha Regionales (Esp Laboral) Verificación de cumplimiento de Especialista Jefe y Especialistas indicadores preestablecidos Conocimiento de Especialista Jefe y Especialistas resultados

39

CONSEJO NACIONAL DE CONTROL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS - CONSEP -

Diagrama de Flujo Funcional DIRECTORES NACIONALES Y DIRECTORES REGIONALES

Unidad: Control de la Demanda de Drogas Proceso: Desarrollo regional y reinserción social, educativa y laboral de drogodependientes rehabilitados. Subproceso: Asistencia técnica en la gestión de proyectos de desarrollo regional y reinserción social, educativa y laboral de drogodependientes rehabilitados.

ESPECIALISTA JEFE Y ESPECIALISTAS

Elaborado por: Marcelo Padilla T. Ajustado por: Marcelo Padilla T. SITUACIÓN PROPUESTA Fecha última revisión: 24-06-2008 Página: 1 de 1

DIRECTOR NACIONAL DE CONTROL DE LA DEMANDA

SECRETARIO EJECUTIVO

Inicio

Reuniones de trabajo con las Entidades comprometidas con el proyecto, en las que se definan alcances, sistemas de información y control, cronograma, requerimientos y otros aspectos que juzgue pertinentes

Agrupamiento de los proyectos constantes en el Plan Operativo Anual, por afinidad

Solicitud de certificación de partida presupuestaria para celebración de convenios, en caso de requerir comprometer fondos

Celebración de Convenios de Asistencia Técnica

Asignación de técnicos por grupo (si no se dispone se contrata)

Ejecución del proyecto

Evaluación periódica, según el cronograma acordado

Elaboración del informe final de Asistencia Técnica

Análisis y Visto bueno del informe final

Aprobación del informe final y suscripción del acta de finalización de Asistencia Técnica

Fin

40

MACROPROCESO CONTROL Y FISCALIZACIÓN

41

RESUMEN DE PROCESOS 1.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

Nombre del proceso:

CONTROL DE SUSTANCIAS QUÍMICAS MEDICAMENTOS QUE LAS CONTIENEN

Subproceso:

CONCESIÓN DE LICENCIAS Y CALIFICACIONES

Misión:

Mantener controles sobre las operaciones de las empresas almaceneras y comercializadoras, de los sectores industrial y farmacéutico, para que su accionar este enmarcado en actividades lícitas.

Insumos:

Documentos de respaldo declarados por la empresa conforme a Instructivo de Procedimiento para el Usuario

Productos:

√

√

√ √ √ √

Y

Empresas de los sectores industrial y farmacéutico debidamente controladas y registrada su actividad en el CONSEP. Normas La desconcentración en las Direcciones Regionales se realizará previo análisis del volumen de actividades en cada una de ellas. En tal caso, los procesos se desarrollarán a semejanza de los procesos descritos en este Manual, con las adaptaciones pertinentes El CONSEP requerirá los documentos de soporte para la concesión de licencias y calificaciones por una sola vez, y las empresas almaceneras y comercializadoras, de los sectores industrial y farmacéutico, deberán informar sobre cualquier cambio de estatus de su empresa inmediatamente se produzca. La renovación de licencias y calificaciones será anual. El Área de Procesos de Gestión Financiera recaudara en un solo pago todos los valores que impliquen la concesión o renovación de licencias y calificaciones. El Área de Procesos de Control y Fiscalización elaborara un instructivo de procedimiento para el usuario en el que incorporara los conceptos a recaudar mencionados en la norma anterior. Para la renovación de licencias y calificaciones no se requiere de una inspección en el sitio; sin embargo el CONSEP podrá realizar estas inspecciones en cualquier momento en forma sorpresiva.

42

2.

CONSECIÓN DE LICENCIAS Y CALIFICACIONES

PASO

ACTIVIDADES

RESPONSABLES

RESULTADOS

1

Entrega documentos para revisión

Usuario

Inicia proceso

2

Revisa documentos

Especialista

Inspección previa

3

Si la documentación del cliente cumple los requisitos continua con el proceso; Especialista caso contrario el usuario debe volver a entregar la documentación.

Trámite habilitado

4

Ingresa documentos

Asistente Administrativo

Documento registrado en sistema de documentación y archivo

5

Asigna profesional y directrices para trámite

Coordinador de Control

Caso a cargo de profesional

6

Registra sumilla

Asistente Administrativo

Documento registrado en sistema de documentación y archivo

7

Realiza inspección en sitio y emite el respectivo informe

Especialista

Informe técnico con sustento para toma de decisiones

8

Descarga de sumilla en el Sistema de Documentación

Asistente Administrativo

Documento registrado en sistema de documentación y archivo

9

Si el informe es correcto continua con el proceso; caso contrario solicita a Especialista corregir el informe

Coordinador de Control

Informe revisado y ajustado

10 Ingresa los datos de la inspección en la Base de Datos

Asistente Administrativo

Base da datos actualizada

11 Genera licencia o calificación

Asistente Administrativo

Certificado habilitado para legalización

12 Revisa y autoriza licencia o certificado

Director Nacional de Control y Fiscalización

Certificado legalizado

13 Descarga en el Sistema de Documentación

Asistente Administrativo

Documento registrado en sistema de documentación y archivo

43

CONSECIÓN DE LICENCIAS Y CALIFICACIONES PASO

ACTIVIDADES

RESPONSABLES

RESULTADOS

14 Recibe licencia o certificado

Usuario

Usuario atendido

15 Archiva documentos de soporte del trámite

Asistente Administrativo

Documentos habilitantes en orden y custodia

44

CONSEJO NACIONAL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS - CONSEP -

Diagrama de Flujo Funcional

USUARIO

Unidad: Control y Fiscalización Proceso: Control de Sustancias Químicas y Medicamentos que las Contienen. Subproceso: Concesión de licencias y calificaciones

ESPECIALISTA

Elaborado por: Marcelo Padilla T. Ajustado por: Marcelo Padilla T. Fecha última revisión: 30-06-2008 Página: 1 de 1

ASISTENTE ADMINISTRATIVO

COORDINADOR DE CONTROL

Ingresa documentos

Asigna profesional y directrices para trámite

DIRECTOR NACIONAL DE CONTROL Y FISCALIZACIÓN

Inicio

Entrega documentos para revisión

Revisa documentos

Cumple requisitos?

NO Solicita licencia o calificación

SI

Realiza inspección en sitio

Registra sumilla

NO Emite informe de inspección

Descarga de sumilla en el Sistema de Documentación

Ingresa los datos de la inspección en la Base de Datos

Genera licencia o calificación

Descarga en el Sistema de Documentación

Recibe licencia o certificado

Entrega licencia o certificado

Archiva documentos de soporte del trámite

Fin

45

Aprueba informe?

SI

Revisa y autoriza licencia o certificado

RESUMEN DE PROCESOS 1.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

Nombre del proceso:

CONTROL DE SUSTANCIAS QUÍMICAS MEDICAMENTOS QUE LAS CONTIENEN

Subproceso:

ANULACION DE LICENCIAS Y CALIFICACIONES

Misión:

Permitir el retiro ordenado y verificado de las personas naturales y jurídicas que decidan separarse de las actividades económicas controladas y fiscalizadas por el CONSEP

Insumos:

Solicitud de la empresa o informe de inspección de ausencia de sustancias sujetas al control y fiscalización del CONSEP, tecnologías de información y comunicación, recursos.

Productos:

√

√

√

Y

Control de personas naturales y jurídicas que ya no usaran sustancias sujetas a fiscalización. Normas La desconcentración en las Direcciones Regionales se realizará previo análisis del volumen de actividades en cada una de ellas. En tal caso, los procesos se desarrollarán a semejanza de los procesos descritos en este Manual, con las adaptaciones pertinentes Las anulaciones de licencias y calificaciones se producirán a pedido de la parte interesada o automáticamente cuando la renovación no se haya efectuado en los términos reglamentarios u otras causas establecidas legalmente. El Área de Procesos de Control y Fiscalización elaborara un instructivo de procedimiento para el usuario en el que incorporara la documentación que se debe presentar para análisis y respaldo.

46

2.

ANULACIÓN DE LICENCIAS Y CALIFICACIONES

PASO

ACTIVIDADES

RESPONSABLES

RESULTADOS

1

Solicita anulación

Usuario

Inicia proceso

2

Ingresa documentos

Asistente Administrativo

Documento registrado en sistema de documentación y archivo

3

Asigna profesional y directrices para trámite

Coordinador de Control

Caso a cargo de profesional

4

Registra sumilla

Asistente Administrativo

Documento registrado en sistema de documentación y archivo

5

Realiza inspección en sitio y emite el respectivo informe

Especialista

Informe técnico para toma de decisiones

6

Descarga de sumilla en el Sistema de Documentación

Asistente Administrativo

Documento registrado en sistema de documentación y archivo

7

Si el informe es correcto continua con el proceso; caso contrario solicita a Especialista corregir el informe

Coordinador de Control

Informe revisado

8

Ingresa los datos de la inspección en la Base de Datos

Asistente Administrativo

Base de datos actualizada

9

Genera oficio y certificado de anulación

Asistente Administrativo

Documento de respuesta preparado

10 Revisa y autoriza certificado

Director Nacional de Control y Fiscalización

Certificado habilitado para legalización

11 Descarga en el Sistema de Documentación

Asistente Administrativo

Documento registrado en sistema de documentación y archivo

12 Legaliza certificado

Secretario Ejecutivo

Certificado legalizado

13 Descarga el trámite

Asistente Administrativo

Documento registrado en sistema de documentación y archivo

47

ANULACIÓN DE LICENCIAS Y CALIFICACIONES PASO

ACTIVIDADES

RESPONSABLES

RESULTADOS

15 Recibe certificado de anulación

Usuario

Usuario atendido

16 Archiva documentos de soporte del trámite

Asistente Administrativo

Documentos habilitantes en orden y custodia

48

CONSEJO NACIONAL DE CONTROL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS - CONSEP -

Diagrama de Flujo Funcional

USUARIO

ESPECIALISTA

Unidad: Control y Fiscalización Proceso: Control de Sustancias Químicas y Medicamentos que las Contienen. Subproceso: Anulación de licencias y calificaciones ASISTENTE ADMINISTRATIVO

COORDINADOR DE CONTROL

Elaborado por: Virgilio Ordoñez Ajustado por: Marcelo Padilla T. Fecha última revisión: 30-06-2008 Página: 1 de 1 DIRECTOR NACIONAL DE CONTROL Y FISCALIZACIÓN

SECRETARIO EJECUTIVO

Inicio

Solicita anulación

Asigna profesional y directrices para trámite

Ingresa documentos

Realiza inspección en sitio

Registra sumilla

NO Emite informe de inspección

Descarga de sumilla en el Sistema de Documentación

Aprueba informe? Si

Ingresa los datos de la inspección en la Base de Datos NO

NO Genera oficio y certificado de anulación

Revisa y autoriza certificado SI

Descarga en el Sistema de Documentación

Legaliza certificado

Descarga el trámite

Recibe certificado de anulación

SI

Entrega certificado de anulación

Archiva documentos de soporte del trámite

Fin

49

RESUMEN DE PROCESOS 1.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

Nombre del proceso:

CONTROL DE SUSTANCIAS QUÍMICAS MEDICAMENTOS QUE LAS CONTIENEN

Subproceso:

AMPLIACIÓN / INCLUSIÓN DE CUPOS

Misión:

Verificar incrementos en la capacidad operativa de las empresas calificadas.

Insumos:

Justificativo técnico de la empresa firmada por el Representante Técnico, informe de inspección del Especialista del CONSEP, tecnología de información y comunicación, recursos.

Productos:

√

√

Y

Registros actualizados conforme al análisis y la verificación, realizadas a personas naturales y jurídicas calificadas. Normas La desconcentración en las Direcciones Regionales se realizará previo análisis del volumen de actividades en cada una de ellas. En tal caso, los procesos se desarrollarán a semejanza de los procesos descritos en este Manual, con las adaptaciones pertinentes El Área de Procesos de Control y Fiscalización elaborara un instructivo de procedimiento para el usuario en el que incorporara la documentación que se debe presentar para análisis y respaldo.

50

2.

AMPLIACIÓN / INCLUSIÓN DE CUPOS

PASO

ACTIVIDADES

RESPONSABLES

RESULTADOS

1

Solicita certificado de ampliación

Usuario

Inicia trámite

2

Ingresa documentos

Asistente Administrativo

Documento registrado en sistema de documentación y archivo

3

Asigna profesional y directrices para trámite

Coordinador de Control

Caso a cargo de profesional

4

Registra sumilla

Asistente Administrativo

Documento registrado en sistema de documentación y archivo

5

Realiza inspección en sitio y emite el respectivo informe

Especialista

Informe técnico para toma de decisiones

6

Descarga de sumilla en el Sistema de Documentación

Asistente Administrativo

Documento registrado en sistema de documentación y archivo

7

Si el informe es correcto continua con el proceso; caso contrario solicita a Especialista corregir el informe

Coordinador de Control

Informe revisado

8

Ingresa los datos de la inspección en la Base de Datos

Asistente Administrativo

Base de datos actualizada

9

Genera certificado de ampliación

Asistente Administrativo

Documento de respuesta preparado

10 Revisa y autoriza certificado

Director Nacional de Control y Fiscalización

Documento de respuesta autorizado

11 Descarga en el Sistema de Documentación

Asistente Administrativo

Documento registrado en sistema de documentación y archivo

12 Entrega certificado de ampliación

Asistente Administrativo

Usuario atendido

13 Archiva documentos de soporte del trámite

Asistente Administrativo

Documentos habilitantes en custodia y ordenados

51

CONSEJO NACIONAL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS - CONSEP -

Diagrama de Flujo Funcional

USUARIO

Unidad: Control y Fiscalización Proceso: Control de Sustancias Químicas y Medicamentos que las Contienen. Subproceso: Ampliación / inclusión de cupos.

ESPECIALISTA

Elaborado por: Virgilio Ordoñez Ajustado por: Marcelo Padilla T. Fecha última revisión: 30-06-2008 Página: 1 de 1

ASISTENTE ADMINISTRATIVO

COORDINADOR DE CONTROL

Ingresa documentos

Asigna profesional y directrices para trámite

DIRECTOR NACIONAL DE CONTROL Y FISCALIZACIÓN

Inicio

Solicita certificado de ampliación

Realiza inspección en sitio

Registra sumilla

NO Emite informe de inspección

Descarga de sumilla en el Sistema de Documentación

Ingresa los datos de la inspección en la Base de Datos

Genera certificado de ampliación

Descarga en el Sistema de Documentación

Recibe certificado de ampliación

Entrega certificado de ampliación

Archiva documentos de soporte del trámite

Fin

52

Aprueba informe?

SI

Revisa y autoriza certificado

RESUMEN DE PROCESOS 1.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

Nombre del proceso: CONTROL DE SUSTANCIAS QUÍMICAS MEDICAMENTOS QUE LAS CONTIENEN

Y

Subproceso:

COMPRAS OCASIONALES Y ESPECIALES

Misión:

Atender requerimientos de personas naturales y jurídicas no calificadas para que puedan adquirir sustancias sujetas a control y fiscalización.

Insumos:

Solicitud del interesado para compra especial u ocasional según corresponda, y los requisitos señalados en los formatos, tecnología de la información y comunicación, recursos.

Productos:

√

√ √

Control de las personas naturales y jurídicas no calificadas que por la naturaleza de su función utilizan sustancias sujetas a control y fiscalización. Normas La desconcentración en las Direcciones Regionales se realizará previo análisis del volumen de actividades en cada una de ellas. En tal caso, los procesos se desarrollarán a semejanza de los procesos descritos en este Manual, con las adaptaciones pertinentes El Área de Procesos de Control y Fiscalización elaborará un instructivo de procedimiento para el usuario en el que incorporara la documentación que se debe presentar para análisis y respaldo. El número de compras y la cantidad no superará bajo ningún concepto lo establecido en los reglamentos

53

2.

COMPRAS OCASIONALES Y ESPECIALES

PASO

ACTIVIDADES

RESPONSABLES

RESULTADOS

1

Solicita autorización de compra

Usuario

Inicia trámite

2

Ingresa documentos

Asistente Administrativo

Documento registrado en sistema de documentación y archivo

3

Asigna profesional y directrices para trámite

Coordinador de Control

Caso a cargo de profesional

4

Registra sumilla

Asistente Administrativo

Documento registrado en sistema de documentación y archivo

5

Si la solicitud corresponde a una compra ocasional continúa al paso 9, en la caso que la solicitud corresponde a una compra especial continua con el proceso en el siguiente paso

Asistente Administrativo

Análisis para direccional trámite

6

Verificación base de datos y análisis de documentación

Especialista

Análisis para formar criterio técnico

7

Realiza inspección en sitio y emite el respectivo informe

Especialista

Informe preparado con sustento técnico

8

Si el informe es correcto continua con el proceso; caso contrario solicita a Especialista corregir el informe

Coordinador de Control

Informe revisado y ajustado

9

Genera certificado de ampliación

Asistente Administrativo

Certificación lista para legalización

10 Revisa y autoriza

Director Nacional de Control y Fiscalización

Certificación emitida

11 Descarga en el Sistema de Documentación

Asistente Administrativo

Documento registrado en sistema de documentación y archivo

12 Entrega autorización

Asistente Administrativo

Usuario atendido

13 Archiva documentos de soporte del trámite

Asistente Administrativo

Documentos habilitantes en custodia y ordenados

54

CONSEJO NACIONAL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS - CONSEP -

Diagrama de Flujo Funcional ASISTENTE ADMINISTRATIVO

Unidad: Control y Fiscalización Proceso: Control de Sustancias Químicas y Medicamentos que las Contienen. Subproceso: Compras ocasionales y especiales

ESPECIALISTA

USUARIO

Elaborado por: Virgilio Ordoñez Ajustado por: Marcelo Padilla T. Fecha última revisión: 30-06-2008 Página: 1 de 1

COORDINADOR DE CONTROL

DIRECTOR NACIONAL DE CONTROL Y FISCALIZACIÓN

Inicio

Solicita autorización de compra

Ingresa documentos

Asigna profesional y directrices para trámite Registra sumilla

Compras ocasionales o especiales?

Verificación base de datos y análisis de documentación

Realiza inspección en sitio Ocasionales NO Emite informe de inspección

Genera certificado de ampliación

Aprueba informe?

SI Revisa y autoriza

Descarga en el Sistema de Documentación

Entrega autorización

SI

Recibe autorización de compra

Archiva documentos de soporte del trámite

Fin

55

RESUMEN DE PROCESOS 1.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

Nombre del proceso: CONTROL DE SUSTANCIAS QUÍMICAS MEDICAMENTOS QUE LAS CONTIENEN

Y

Subproceso:

AUTORIZACIÓN DE IMPORTACIONES Y EXPORTACIONES DE SUSTANCIAS SUJETAS A FISCALIZACIÓN

Misión:

Autorizar la importación y exportación de sustancias sujetas a control y fiscalización a las personas naturales y jurídicas, de una manera controlada y sistematizada.

Insumos:

Solicitud del interesado para importaciones o exportaciones según corresponda, y los requisitos señalados en los formatos, tecnologías de la información y comunicación, recursos

Productos:

√

√ √ √

Personas naturales y jurídicas autorizadas para importar y exportar sustancias sujetas a fiscalización. Normas La desconcentración en las Direcciones Regionales se realizará previo análisis del volumen de actividades en cada una de ellas. En tal caso, los procesos se desarrollarán a semejanza de los procesos descritos en este Manual, con las adaptaciones pertinentes. El Área de Procesos de Control y Fiscalización elaborará un instructivo de procedimiento para el usuario en el que incorporará la documentación que se debe presentar para análisis y respaldo. El interesado hará solo un pago anual en función de los montos promedios de importaciones o exportaciones del ejercicio económico inmediatamente anterior. En los casos en que por razones especiales el interesado exceda el monto cancelado, cubrirá la diferencia causada y ampliará su cupo; caso contrario, acumulará para el ejercicio económico siguiente

56

2.

AUTORIZACIÓN DE IMPORTACIONES Y EXPORTACIONES DE SUSTANCIAS SUJETAS A FISCALIZACIÓN

PASO

ACTIVIDADES

RESPONSABLES

RESULTADOS

1

Solicita autorización de exportación o importación

Usuario

Inicia trámite

2

Ingresa documentos

Asistente Administrativo

Documento registrado en sistema de documentación y archivo

3

Asigna profesional y directrices para trámite

Coordinador de Control

Caso a cargo de profesional

4

Registra sumilla

Asistente Administrativo

Documento registrado en sistema de documentación y archivo

5

Revisión de base de datos y análisis de documentación

Especialista

Informe técnico para toma de decisiones

6

En caso de exportación, pedido de prenotificación al país importador

Especialista

Completa requisitos

7

Emite informe de exportación o importación

Especialista

Informe emitido y sustentado

8

Descarga de sumilla en el Sistema de Documentación

Asistente Administrativo

Documento registrado en sistema de Documentación y Archivo

9

Si el informe es correcto continua con el proceso; caso contrario solicita a Especialista corregir el informe

Coordinador de Control

Informe revisado y ajustado

10 Ingresa los datos de la inspección en la Base de Datos

Asistente Administrativo

Base de datos actualizada

11 Genera certificado de importación o exportación

Asistente Administrativo

Certificado listo para legalización

12 Revisa y autoriza certificado

Director Nacional de Control y Fiscalización

Certificado legalizado

13 Descarga en el Sistema de Documentación

Asistente Administrativo

Documento registrado en el sistema de documentación y archivo

57

AUTORIZACIÓN DE IMPORTACIONES Y EXPORTACIONES DE SUSTANCIAS SUJETAS A FISCALIZACIÓN PASO

ACTIVIDADES

RESPONSABLES

RESULTADOS

14 Entrega certificado

Asistente Administrativo

Usuario atendido

15 Recibe certificado de exportación o importación

Usuario

Usuario atendido

16 Archiva documentos de soporte del trámite

Asistente Administrativo

Documentos habilitantes en custodia y ordenados

58

CONSEJO NACIONAL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS - CONSEP -

Diagrama de Flujo Funcional

USUARIO

Unidad: Control y Fiscalización Proceso: Control de Sustancias Químicas y Medicamentos que las Contienen. Subproceso: Autorización de importaciones y exportaciones de sustancias sujetas a fiscalización.

ESPECIALISTA

Elaborado por: Virgilio Ordoñez Ajustado por: Marcelo Padilla T. Fecha última revisión: 30-06-2008 Página: 1 de 1

ASISTENTE ADMINISTRATIVO

COORDINADOR DE CONTROL

Ingresa documentos

Asigna profesional y directrices para trámite

DIRECTOR NACIONAL DE CONTROL Y FICALIZACIÓN

Inicio

Solicita autorización de exportación o importación Revisión de base de datos y análisis de documentación

Registra sumilla

Pedido de prenotificación al país importador NO Emite informe de exportación o importación

Descarga de sumilla en el Sistema de Documentación Ingresa los datos de la inspección en la Base de Datos

Aprueba informe?

SI

Genera certificado de importación o exportación

Descarga en el Sistema de Documentación

Recibe certificado de exportación o importación

Entrega certificado

Archiva documentos de soporte del trámite

Fin

59

Revisa y autoriza certificado

SI

RESUMEN DE PROCESOS 1.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

Nombre del proceso:

CONTROL DE SUSTANCIAS QUÍMICAS MEDICAMENTOS QUE LAS CONTIENEN

Subproceso:

GUÍAS DE TRANSPORTE DE SUSTANCIAS QUÍMICAS

Misión:

Autorizar el transporte de sustancias sujetas a fiscalización, fuera del perímetro urbano establecido por las municipalidades de origen del envío.

Insumos:

Solicitud del interesado para guía de transporte, y los requisitos señalados en los formatos, tecnologías de información y comunicación, recursos

Productos:

√

√

Y

Transporte de sustancias sujetas a fiscalización con guía. Normas La desconcentración en las Direcciones Regionales se realizará previo análisis del volumen de actividades en cada una de ellas. En tal caso, los procesos se desarrollarán a semejanza de los procesos descritos en este Manual, con las adaptaciones pertinentes. El Área de Procesos de Control y Fiscalización elaborará un instructivo de procedimiento para el usuario en el que incorporara la documentación que se debe presentar para análisis y respaldo.

60

2.

GUÍAS DE TRANSPORTE DE SUSTANCIAS QUÍMICAS

PASO

ACTIVIDADES

RESPONSABLES

RESULTADOS

1

Solicita guía de transporte

Usuario

Inicia trámite

2

Revisa documentos

Asistente Administrativo

Inspección previa

3

Si la documentación del cliente cumple los requisitos continua con el proceso; caso Asistente Administrativo contrario el usuario debe volver a entregar la documentación.

Trámite habilitado

4

Ingresa documentos

Asistente Administrativo

Documento registrado en el sistema de documentación y archivo

5

Emite Guía de Transporte

Asistente Administrativo

Guía de transporte lista para legalización

6

Revisa documento

Coordinador de Control

Guía de transporte legalizada

7

Si esta de acuerdo aprueba la emisión de la Guía de Transporte y continua con el Director Nacional de Control y proceso; caso contrario solicita a Asistente Administrativo corregir o emitir una Fiscalización nueva Guía de Transporte

Guía de transporte autorizada

8

Descarga en el Sistema de Documentación

Asistente Administrativo

Documento registrado en el sistema de documentación y archivo

9

Entrega Guía de Transporte

Asistente Administrativo

Documento registrado en el sistema de documentación y archivo

10

Recibe Guía de Transporte

Usuario

Usuario atendido

11

Archiva documentos de soporte del trámite

Asistente Administrativo

Documentos habilitantes en custodia y ordenados

61

CONSEJO NACIONAL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS - CONSEP -

Diagrama de Flujo Funcional USUARIO

Unidad: Control y Fiscalización Proceso: Control de Sustancias Químicas y Medicamentos que las Contienen. Subproceso: Guía de transporte de sustancias químicas.

ASISTENTE ADMINISTRATIVO

Elaborado por: Virgilio Ordoñez Ajustado por: Marcelo Padilla T. Fecha última revisión: 30-06-2008 Página: 1 de 1

COORDINADOR DE CONTROL

DIRECTOR NACIONAL DE CONTROL Y FISCALIZACIÓN

Inicio

Solicita guía de transporte

NO

Revisa documentos

Cumple requisitos?

SI

Ingresa documentos

Descarga de sumilla en el Sistema de Documentación NO

Emite Guía de Transporte

Revisa documento

Descarga en el Sistema de Documentación

Recibe Guía de Transporte

Aprueba documento?

SI

Entrega Guía de Transporte

Archiva documentos de soporte del trámite

Fin

62

RESUMEN DE PROCESOS 1.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

Nombre del proceso:

CONTROL DE SUSTANCIAS QUÍMICAS MEDICAMENTOS QUE LAS CONTIENEN

Subproceso:

ENTREGA - RECEPCIÓN DE SUJETAS A FISCALIZACIÓN COMERCIAL.

Misión:

Recibir de personas naturales y jurídicas, sustancias sujetas a fiscalización que no las requieran.

Insumos:

Solicitud de las personas naturales y jurídicas y los requisitos señalados en los formatos, tecnologías de la información y comunicación, recursos.

Productos:

√

√

Y

SUSTANCIAS SIN VALOR

Acta de la entrega - recepción de sustancias sujetas a fiscalización entre personas naturales y jurídicas Normas La desconcentración en las Direcciones Regionales se realizará previo análisis del volumen de actividades en cada una de ellas. En tal caso, los procesos se desarrollarán a semejanza de los procesos descritos en este Manual, con las adaptaciones pertinentes. El Área de Procesos de Control y Fiscalización elaborará un instructivo de procedimiento para el usuario en el que incorporara la documentación básica que se debe presentar para análisis y respaldo.

63

2.

ENTREGA - RECEPCIÓN DE SUSTANCIAS SUJETAS A FISCALIZACIÓN SIN VALOR COMERCIAL

PASO

ACTIVIDADES

RESPONSABLES

RESULTADOS

1

Solicita la recepción de la donación

Usuario

Inicia trámite

2

Ingresa documentos

Asistente Administrativo

Documento registrado en el sistema de documentación y archivo

3

Asigna profesional y directrices para trámite

Coordinador de Control

Caso a cargo de profesional

4

Registra sumilla

Asistente Administrativo

Documento registrado en el sistema de documentación y archivo

5

Realiza inspección en sitio

Especialista

Sustento técnico para criterio

6

Comunicación a Dirección Nacional de Administración de Bienes en Depósito

Especialista

Informe de resultados de acciones en sitio

7

Descarga de sumilla en el Sistema de Documentación

Asistente Administrativo

Documento registrado en el sistema de documentación y archivo

8

Retiro de la sustancia

Especialista

Sustancia en custodia del CONSEP

9

Entrega de la sustancia a bodega y elabora informe y acta de entrega de sustancia Especialista

Custodia registrada

10

Ingresa los datos de la inspección en la Base de Datos

Asistente Administrativo

Base de datos actualizada

11

Si el informe es correcto continua con el proceso; caso contrario solicita a Especialista corregir el informe

Coordinador de Control

Informe revisado y ajustado

12

Revisa

Director Nacional de Control y Fiscalización

Acciones en conocimiento del Director Nacional de Control y Fiscalización

13

Descarga en el Sistema de Documentación y archiva documentos de soporte del trámite

Asistente Administrativo

Documentos habilitantes en custodia y ordenados

64

CONSEJO NACIONAL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS - CONSEP -

Diagrama de Flujo Funcional

USUARIO

Unidad: Control y Fiscalización Proceso: Control de Sustancias Químicas y Medicamentos que las Contienen. Subproceso: Entrega - recepción de sustancias sujetas a fiscalización sin valor comercial.

ESPECIALISTA

Elaborado por: Virgilio Ordoñez Ajustado por: Marcelo Padilla T. Fecha última revisión: 30-06-2008 Página: 1 de 1

ASISTENTE ADMINISTRATIVO

COORDINADOR DE CONTROL

Ingresa documentos

Asigna profesional y directrices para trámite

DIRECTOR NACIONAL DE CONTROL Y FISCALIZACIÓN

Inicio

Solicita la recepción de la donación

Realiza inspección en sitio

Comunicación a Dirección Nacional de Administración de Bienes en Depósito

Registra sumilla

Descarga de sumilla en el Sistema de Documentación

Retiro de la sustancia

Entrega de la sustancia a bodega NO Informe y Acta de entrega de sustancia

Ingresa los datos de la inspección en la Base de Datos

Descarga en el Sistema de Documentación

Archiva documentos de soporte del trámite

Fin

65

Aprueba informe?

SI

Revisa

RESUMEN DE PROCESOS 1.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

Nombre del proceso:

CONTROL DE SUSTANCIAS QUÍMICAS MEDICAMENTOS QUE LAS CONTIENEN

Subproceso:

CERTIFICACIÓN DE SUSTANCIAS NO CONTROLADAS

Misión:

Certificación de sustancias no sujetas a fiscalización.

Insumos:

Solicitud del interesado para certificación de sustancias no controladas, y los requisitos señalados en los formatos, tecnologías de la información y comunicación, recursos

Productos: √

√

Y

Certificación de sustancias no controladas. Normas La desconcentración en las Direcciones Regionales se realizará previo análisis del volumen de actividades en cada una de ellas. En tal caso, los procesos se desarrollarán a semejanza de los procesos descritos en este Manual, con las adaptaciones pertinentes. El Área de Procesos de Control y Fiscalización elaborara un instructivo de procedimiento para el usuario en el que incorporara la documentación básica que se debe presentar para análisis y respaldo.

66

2.

CERTIFICACIÓN DE SUSTANCIAS NO CONTROLADAS

PASO

ACTIVIDADES

RESPONSABLES

RESULTADOS

1

Solicita certificado

Usuario

Inicia trámite

2

Ingresa documentos

Asistente Administrativo

Documento registrado en el sistema de documentación y archivo

3

Asigna profesional y directrices para trámite

Coordinador de Control

Caso a cardo de profesional

4

Registra sumilla

Asistente Administrativo

Documento registrado en el sistema de documentación y archivo

5

Elabora el certificado

Asistente Administrativo

Certificado listo para legalización

6

Descarga de sumilla en el Sistema de Documentación

Asistente Administrativo

Documento registrado en el sistema de documentación y archivo

7

Si el informe es correcto continua con el proceso; caso contrario solicita a Asistente Administrativo corregir el certificado

Coordinador de Control

Documento registrado en el sistema de documentación y archivo

8

Revisa y legaliza certificado

Director Nacional de Control y Fiscalización

Certificado emitido

9

Descarga en el Sistema de Documentación

Asistente Administrativo

Documento registrado en el sistema de documentación y archivo

10 Recibe certificado

Usuario

Usuario atendido

11 Archiva documentos de soporte del trámite

Asistente Administrativo

Documentos habilitantes en custodia y ordenados

67

CONSEJO NACIONAL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS - CONSEP -

Diagrama de Flujo Funcional

USUARIO

Unidad: Control y Fiscalización Proceso: Control de Sustancias Químicas y Medicamentos que las Contienen. Subproceso: Certificación de sustancias no controladas.

ESPECIALISTA

Elaborado por: Virgilio Ordoñez Ajustado por: Marcelo Padilla T. Fecha última revisión: 30-06-2008 Página: 1 de 1

ASISTENTE ADMINISTRATIVO

COORDINADOR DE CONTROL

Ingresa documentos

Asigna profesional y directrices para trámite

DIRECTOR NACIONAL DE CONTROL Y FISCALIZACIÓN

Inicio

Solicita certificado

Registra sumilla NO Elabora el certificado

Descarga de sumilla en el Sistema de Documentación

Descarga en el Sistema de Documentación

Recibe certificado

Entrega certificado

Archiva documentos de soporte del trámite

Fin

68

Aprueba informe?

SI

Revisa

RESUMEN DE PROCESOS 1.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

Nombre del proceso: FISCALIZACIÓN DE SUSTANCIAS QUÍMICAS Y MEDICAMENTOS QUE LAS CONTIENEN Subproceso:

INSPECCIÓN Y FISCALIZACIÓN

Misión:

Verificar el uso lícito de las sustancias sujetas a fiscalización a través de inspecciones puntuales o exámenes de auditoria de los procesos técnicos.

Insumos:

Base de Datos de las empresas calificadas por el CONSEP. Sistema de indicadores técnicos para la operación de las empresas certificadas Guía para la aplicación de auditorias de procesos técnicos, tecnologías de la información y comunicación, recursos.

Productos:

√

√ √

Empresas en funcionamiento con normas e indicadores técnicos definidos y controlados por el CONSEP Normas La desconcentración en las Direcciones Regionales se realizará previo análisis del volumen de actividades en cada una de ellas. En tal caso, los procesos se desarrollarán a semejanza de los procesos descritos en este Manual, con las adaptaciones pertinentes. El Área de Procesos de Control y Fiscalización elaborará una Guía de Inspección y Fiscalización El Área de Procesos de Control y Fiscalización elaborará un sistema de indicadores por rama de actividad para medir los niveles de eficiencia en la producción y comercialización de sustancias sujetas a control y fiscalización del CONSEP.

69

2.

INSPECCIÓN Y FISCALIZACIÓN

PASO

ACTIVIDADES

RESPONSABLES

RESULTADOS

1

Realiza cronograma

Coordinador de Fiscalización

Plan de acción propuesto

2

Aprueba Cronograma

Director Nacional de Control y Fiscalización

Plan de acción aprobado

3

Ingresa documentos

Asistente Administrativo

4

Descarga de sumilla en el Sistema de Documentación

Asistente Administrativo

5

Asigna profesional y directrices para trámite

Director Nacional de Control y Fiscalización

Caso a cargo de profesional

6

Registra plan de salidas

Especialista

Plan de acciones inmediatas y herramientas de trabajo

7

Elabora Formulario de Notificación y Aceptación

Especialista

Plan de acciones inmediatas

8

Revisa y firma documento

Director Nacional de Control y Fiscalización

Plan de acciones inmediatas aprobado

9

Coordina inspección en sitio

Especialista

Inicio de acciones técnicas

10 Solicita inventario contable de la empresa

Especialista

Inspección en ejecución

11 Registra inventario físico

Especialista

Inspección en ejecución

12 Verifica documentación

Especialista

Inspección en ejecución

70

Documento registrado en el sistema de documentación y archivo Documento registrado en el sistema de documentación y archivo

2.

INSPECCIÓN Y FISCALIZACIÓN

PASO

ACTIVIDADES

RESPONSABLES

13 Concilia información con base de datos 14

Firma Acta de Inventario Físico, en unión de acto con Representante de la empresa inspeccionada

Especialista

Inspección en ejecución

Especialista

Inspección documentada

15 Emite informe de inspección

Especialista

16 Descarga de sumilla en el Sistema de Documentación

Asistente Administrativo

17

RESULTADOS

Resultados expuestos para análisis y decisiones Documento registrado en el sistema de documentación y archivo

Si el informe es correcto continua con el proceso; caso contrario solicita a Coordinador de Fiscalización Informe revisado y ajustado Especialista corregir el informe

18 Ingresa los datos de la inspección en la Base de Datos

Asistente Administrativo

19 Elabora oficio con resultados de fiscalización

Asistente Administrativo

Base de datos actualizada

Informe de resultados para conocimiento de fiscalizados Informe de resultados para Coordinador de Fiscalización conocimiento de fiscalizados revisado y ajustado Informe de resultados en Director Nacional de Control y conocimiento de fiscalizados, para Fiscalización acciones preventivas o correctivas Documento registrado en el Asistente Administrativo sistema de documentación y archivo Documentos habilitantes en Asistente Administrativo custodia y ordenados

20 Revisa documento 21 Aprueba documento 22 Descarga en el Sistema de Documentación 23 Archiva documentos de soporte del trámite

71

CONSEJO NACIONAL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS - CONSEP -

Diagrama de Flujo Funcional ASISTENTE ADMINISTRATIVO

Unidad: Control y Fiscalización Proceso: Fiscalización de Sustancias Químicas y Medicamentos que las Contienen. Subproceso: Inspección y fiscalización.

Elaborado por: Virgilio Ordoñez Ajustado por: Marcelo Padilla T. Fecha última revisión: 30-06-2008 Página: 1 de 2

COORDINADOR DE FISCALIZACIÓN

ESPECIALISTA

DIRECTOR NACIONAL DE CONTROL Y FISCALIZACIÓN

Inicio

Realiza cronograma

Aprueba Cronograma

Ingresa documentos

Descarga de sumilla en el Sistema de Documentación

Asigna profesional y directrices para trámite

Elabora memorando

Registra plan de salidas

Elabora Formulario de Notificación y Aceptación

Revisa y firma documento

Coordina inspección en sitio

Solicita inventario contable de la empresa

Registra inventario físico

Verifica documentación

A

72

CONSEJO NACIONAL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS - CONSEP -

Diagrama de Flujo Funcional ASISTENTE ADMINISTRATIVO

Unidad: Control y Fiscalización Proceso: Fiscalización de Sustancias Químicas y Medicamentos que las Contienen. Subproceso: Inspección y fiscalización.

Elaborado por: Virgilio Ordoñez Ajustado por: Marcelo Padilla T. Fecha última revisión: 30-06-2008 Página: 2 de 2

COORDINADO DE FISCALIZACIÓN

ESPECIALISTA

DIRECTOR NACIONAL DE CONTROL Y FISCALIZACIÓN

A

Concilia información con base de datos

Junto con Representante de la empresa, firma Acta de Inventario Físico y Contable

Emite informe de inspección

NO

Descarga de sumilla en el Sistema de Documentación

Ingresa los datos de la inspección en la Base de Datos

Aprueba informe?

SI

Elabora oficio con resultados de fiscalización

Revisa documento

Descarga en el Sistema de Documentación

Archiva documentos de soporte del trámite

Fin

73

Aprueba documento

MACROPROCESO ADMINISTRACIÓN DE BIENES EN DEPÓSITO

74

RESUMEN DE PROCESOS 1.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

Nombre del proceso: BIENES Y SUSTANCIAS EN DEPOSITO Subproceso

RECEPCIÓN DE BIENES Y SUSTANCIAS EN DEPÓSITO

Misión:

Realizar la recepción de los bienes muebles e inmuebles y sustancias químicas, estupefacientes y psicotrópicas, entregados por autoridad competente, conforme lo establecido en el Acta de Aprehensión de la Policía Nacional y la normatividad interna.

Insumos:

Ley de Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas, Normatividad Interna relativa a la materia, Acta de Entrega Recepción de bienes o sustancias, tecnologías de información y comunicación, estrategias, recursos.

Productos:

Bienes y sustancias aprehendidos, en custodia del Depositario del CONSEP, conforme Acta de Entrega Recepción. Normas

√

√

√

√ √

√

√

La desconcentración en las Direcciones Regionales se realizará previo análisis del volumen de actividades en cada una de ellas. En tal caso, los procesos se desarrollarán a semejanza de los procesos descritos en este Manual, con las adaptaciones pertinentes El acta de entrega recepción se legalizará previa verificación del Inventario, características físicas, técnicas, pesos y volúmenes, según corresponda y condiciones de conservación; información que se incorporará en dicha acta de entrega recepción El Depositario del CONSEP además de registrar número de caso, nombre del imputado, Juzgado que conoce la causa; asignará un código de inventario a todos y cada uno de los bienes y sustancias que asuma bajo su responsabilidad y garantizará la seguridad y estado de conservación durante su custodia El Depositario realizará un registro fotográfico del bien que se recibe, el mismo que se adjuntará al Acta de Entrega Recepción del mismo. Para la recepción de sustancias químicas, estupefacientes y psicotrópicas, se hará el análisis de prueba de identificación preliminar homologada (PIPH), con la Policía Nacional Antinarcóticos El Área de Procesos de Gestión Financiera mantendrá registros contables de los ingresos y egresos de bienes en cuentas de orden Las Direcciones Regionales informarán al Área de Procesos de Administración de Bienes en Depósito; y, esta a su vez al Área de Procesos de Gestión Financiera de todos los movimientos de inventario, debidamente documentados, de bienes, inmediatamente estos se legalicen, y mantendrá actualizado un sistema de inventarios a nivel nacional.

75

2.

RECEPCIÓN DE BIENES Y SUSTANCIAS EN DEPÓSITO

PASO 1 2 3 4

ACTIVIDADES

RESPONSABLES

Ingresa notificación de Policía Nacional para entrega al CONSEP de bienes o Documentación y Archivo sustancias aprehendidos y remite a Director Nacional de Bienes en Depósito

RESULTADOS Notificación recibida

Trámite despachado a Director Registra en sistema y remite al Director Nacional de Administración de Bienes Secretaria de Administración de Nacional de Administración de Bienes en Depósito Bienes en Depósito en Depósito Director Nacional de Tramite bajo responsabilidad de Sumilla documento y dispone recepción a Especialista Jefe – Depositario Administración de Bienes en Director Nacional de Administración Depósito de Bienes en Depósito Secretaria de Administración de Descarga sumilla y remite trámite a Especialista Jefe – Depositario Trámite en ejecución Bienes en Depósito Conocimiento de la Providencia de Incautación

5

Revisa la Providencia de Incautación del Juez

Especialista Jefe – Depositario

6

Coordina con Policía Nacional, día y hora para recepción

Especialista Jefe – Depositario Fecha de recepción confirmada

7

Constata y recibe los bienes o sustancias conforme a inventario levantado por Depositario la Policía Nacional

Inventario constatado

8

Suscribe Acta de Entrega - Recepción con Policía Nacional

Bienes aprehendidos bajo custodia del CONSEP

9

Cuando se trata de bienes tales como sustancias químicas, estupefacientes o psicotrópicas, muebles, vehículos, semovientes; los ubica en bodega o sitio Depositario de custodia; realiza registro fotográfico y levanta inventario de muebles contenidos en el inmueble, conforme normas

Bienes muebles o vehículos y sustancias, ordenados y conservados

10

Registra inventario en el sistema informático

Depositario

Inventario actualizado

12

Verifica actualización de inventarios en los registros en el sistema informático

Director Nacional de Administración de Bienes en Depósito y Especialista Jefe

Aseguramiento del cumplimiento de acciones

Depositario

76

CONSEJO NACIONAL DE CONTROL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS - CONSEP -

Diagrama de Flujo Funcional DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO

Unidad: Administración de Bienes en Depósito Proceso: Bienes y sustancias en depósito Subproceso: Recepción de bienes y sustancias en depósito

SECRETARIA DE LA DIRECCIÓN NACIONAL DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES EN DEPÓSITO

DIRECTOR NACIONAL DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES EN DEPÓSITO

Inicio

Ingresa notificación de Policía Nacional para entrega al CONSEP de bienes aprehendidos y remite a Director Nacional de Administración de Bienes en Depósito

Elaborado por: Eduardo Tacle A. Ajustado por: Marcelo Padilla T. Fecha última revisión: 15-07-2008 Página: 1 de 1

ESPECIALISTA JEFE - DEPOSITARIO

10

Registra en sistema y remite al Director Nacional de Administración de Bienes en Depósito

Sumilla documento y dispone recepción a Analista Depositario

Revisa la Providencia de Incautación del Juez

Coordina con Policía Nacional, día y hora para recepción

Descarga sumilla y remite trámite a Analista Depositario Suscribe Acta de Entrega - Recepción con Policía Nacional

10

Constata y recibe los bienes conforme a inventario levantado por la Policía Nacional

Cuando se trata de bienes tales como sustancias químicas o psicotrópicas, muebles, vehículos, semovientes los ubica en bodega o sitio de custodia; en caso de inmuebles realiza registro fotográfico y levanta inventario de muebles contenidos en el inmueble, conforme normas

Verifica actualización de inventarios en los registros en el sistema informático

Fin

77

Registra inventario en el sistema informático

Archiva Acta Entrega Recepción, Sentencia del Juez y más documentos de respaldo y notifica al Director Nacional de Administración de Bienes en Depósito y a la Dirección Nacional de Gestión Financiera

RESUMEN DE PROCESOS 1.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

Nombre del proceso: BIENES Y SUSTANCIAS EN DEPÓSITO Subproceso

RESTITUCIÓN DE BIENES

Misión:

Cumplir con el Procedimiento de Restitución de Bienes cuando así lo disponga un Juez mediante sentencia ejecutoriada

Insumos:

Sentencia Ejecutoriada con orden de restitución de bienes, Normas Internas, Ley de Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas, tecnologías de información y comunicación, estrategias, recursos.

Productos:

Bienes restituidos a sus propietarios, conforme Sentencia Ejecutoriada, Ley de Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas. Notificación del trámite al Área de Procesos de Gestión Financiera

Normas √

√

√

√

√ √

√

La desconcentración en las Direcciones Regionales se realizará previo análisis del volumen de actividades en cada una de ellas. En tal caso, los procesos se desarrollarán a semejanza de los procesos descritos en este Manual, con las adaptaciones pertinentes El Área de Procesos de Asesoría Jurídica realizará las acciones y trámites pertinentes para la recuperación de bienes que se encuentren asignados a terceros Ningún bien será restituido sin orden de Juez competente, ratificada conforme a derecho; y, sin que previamente el propietario cubra todos los valores que el CONSEP haya incurrido para mantener y sanear el bien en depósito El Área de Procesos de Gestión Financiera, previa a la restitución del bien, recaudará los gastos realizados por el CONSEP, tales como pagos de Impuesto Predial, mantenimientos realizados, y gastos de condominio, entre otros; y entregará el correspondiente Comprobante de Caja, con copias certificadas de los documentos de soporte a esa liquidación Para recibir el bien el propietario deberá presentar documentos que acrediten ser el propietario y cédula de identidad. El Área de Proceso de Gestión Financiera mantendrá registros contables de los ingresos y egresos de bienes en cuentas de orden Las Direcciones Regionales informarán al Área de Procesos de Administración de Bienes en Depósito; y esta a su vez, al Área de Procesos de Gestión Financiera de todos los movimientos de inventario, debidamente documentados, de bienes y sustancias, inmediatamente estos se legalicen; y, mantendrá actualizado un sistema de inventarios a nivel nacional.

78

2.

RESTITUCIÓN DE BIENES

PASO

ACTIVIDADES

RESPONSABLES

RESULTADOS Trámite de restitución en curso, conforme sentencia ejecutoriada expedida por juez competente

1

Recibe sentencia ejecutoriada del Juez, con disposición de restitución del bien y remite a Director Nacional de Administración de Bienes en Depósito

Secretario Ejecutivo

2

Dispone constatación de existencia y disponibilidad del bien

Director Nacional de Administración de Bienes en Depósito

Trámite despachado a Coordinador Depositario de Bienes

3

Confirma la existencia del bien, conforme a norma.

Especialista Jefe - Depositario

Bien identificado

Remite trámite al Área de Procesos de Gestión Financiera para que se realice cálculos de los gastos que con relación al bien a restituir haya incurrido el CONSEP. El Área de Procesos de Gestión Financiera realiza el cálculo de gastos conforme a norma y notifica a Propietario para que realice el pago correspondiente. Recibe el pago respectivo del propietario del bien, emite el comprobante de pago y efectúa los registros pertinentes

Director Nacional de Administración de Bienes en Depósito

Trámite despachado al Área de Procesos de Gestión Financiera

Especialista Jefe de Administración de Caja

Valores por cobrar establecidos

4 5 6 7 8 9 10

Analista de Administración de Caja Director Nacional de Revisa que la documentación está completa, y dispone a Analista Depositario Administración de Bienes en la entrega del bien Depósito Elabora y suscribe el Acta de Entrega Recepción, en unión de acto con el beneficiario; y, entrega el bien y remite copia a Director Nacional de Depositario Administración de Bienes en Depósito Director Nacional de Envía copia del Acta de Entrega Recepción al Área de Procesos de Gestión Administración de Bienes en Financiera para registro y control Depósito Actualización el registro de Control de Existencias de Bienes en Depósito en el Depositario Sistema Informático y archiva expediente

79

Recaudación efectuada y registrada Depositario en disposición de entrega del bien Propietario en posesión del bien Registros con información cruzada y control establecido. Registros actualizados y documentados

CONSEJO NACIONAL DE CONTROL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS - CONSEP -

Diagrama de Flujo Funcional SECRETARIO EJECUTIVO Inicio

Recibe sentencia ejecutoriada del Juez, con disposición de restitución del bien y remite a Dirección Nacional de Administración de Bienes en Depósito

Unidad: Administración de Bienes en Depósito Proceso: Bienes y sustancias en depósito Subproceso: Restitución de bienes

DIRECTOR NACIONAL DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES EN DEPÓSITO

Dispone constatación de existencia y disponibilidad del bien y avalúo del mismo

ANALISTA DEPOSITARIO

DIRECCIÓN NACIONAL DE AVALÚOS Y CATASTROS O PERITO

Confirma la existencia del bien y solicita avalúo, conforme a norma.

Realiza avalúo del bien y lo remite a la Administración de Bienes en Depósito

Recibe avalúo y remite trámite a Gestión Financiera para que se realice cálculos de los gastos que con relación al bien a restituir haya incurrido el CONSEP

Revisa que la documentación está completa, y dispone a Analista Depositario la entrega del bien

Elaborado por: Eduardo Tacle A. Ajustado por: Marcelo Padilla T. Fecha última revisión: 09-06-2008 Página: 1 de 1

Elabora y suscribe el Acta de Entrega Recepción, en unión de acto con el beneficiario; y, entrega el bien

Envía copia del Acta de Entrega Recepción a Gestión Financiera para registro y control

Actualización el registro de Control de Existencias de Bienes en Depósito en el Sistema Informático y archiva expediente

Fin

80

ESPECIALISTA JEFE DE ADMINISTRACIÓN DE CAJA

ANALISTA DE ADMINISTRACIÓN DE CAJA

Realiza el cálculo de gastos conforme a norma y notifica a Propietario para que realice el pago correspondiente

Recibe el pago respectivo del propietario del bien, emite el comprobante de pago y efectúa los registros pertinentes

RESUMEN DE PROCESOS 1.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

Nombre del proceso:

BIENES Y SUSTANCIAS EN DEPÓSITO

Subproceso

CONTROL DE EXISTENCIAS DE BIENES EN DEPÓSITO ASIGNADOS AL CONSEP

Misión:

Tener un inventario, sobre los bienes que constan bajo responsabilidad de las diferentes Áreas de Procesos del CONSEP; así como, el estado situacional y el uso que se hace de ellos.

Insumos:

Actas de Entrega recepción entre depositario y usuario del bien, Normas Internas, tecnologías de información y comunicación, recursos.

Productos:

√

√

√ √

√

Registro Controlado de Bienes, entregados a las diferentes unidades administrativas de la Institución. Actas de Entrega recepción entre depositario y unidad interna institucional. Normas La desconcentración en las Direcciones Regionales se realizará previo análisis del volumen de actividades en cada una de ellas. En tal caso, los procesos se desarrollarán a semejanza de los procesos descritos en este Manual, con las adaptaciones pertinentes El Custodio de Bienes en Depósito mantendrá un registro físico de control de bienes asignados que determine nombre firma del usuario interno, Área de Procesos a la que pertenece, estructura del bien, estado de conservación, fecha de entrega del bien y más observaciones. Ningún bien podrá cambiar de usuario sin el conocimiento y autorización del Custodio de Bienes en Depósito El Director Nacional de Administración de Bienes en Depósito conjuntamente con el Auditor Interno realizarán tomas de inventarios de Bienes en Depósito, en forma aleatoria y sorpresiva, al menos una vez al año. En caso de pérdidas de bienes muebles, se aplicará el Reglamento de Bienes del Sector Público.

81

2.

CONTROL DE EXISTENCIAS DE BIENES EN DEPÓSITO ASIGNADOS AL CONSEP

PASO 1 2 3 4

ACTIVIDADES

RESPONSABLES Director Nacional de Dispone mediante memorando, la verificación de existencia de bienes de Administración de Bienes en uso interno, conforme a norma. Depósito Recibe disposición de verificación de existencia de bienes de uso interno Depositario Conforme registro de Control de Bienes de Uso Interno, se verifica In Situ Depositario la existencia de bienes de uso interno Se constata existencia del bien a través de la respectiva Acta Entrega Depositario Recepción con Usuario Interno

5

Se constata estado situacional del bien a través de la respectiva Acta Entrega Recepción con Usuario Interno

Depositario - Usuario Interno

6

Confirma existencia y estado situacional del bien, conforme a norma

Depositario

7

Actualiza inventario e Informa a Director Nacional de Administración de Bienes en Depósito.

Depositario

8

Analiza el informe de Depositario y procede conforme

Director Nacional de Administración de Bienes en Depósito

82

RESULTADOS Disposición de verificación de existencia de Bienes de Uso Interno Depositario en conocimiento de trámite Verificación física del bien Acta de Entrega Recepción confirmada Acta de Entrega Recepción confirmada Existencia y estado situacional del bien confirmados Director Nacional de Administración de Bienes en Depósito en conocimiento de trámite Decisión inmediata de Director de Bienes

CONSEJO NACIONAL DE CONTROL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS - CONSEP -

Diagrama de Flujo Funcional DIRECTOR NACIONAL DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES EN DEPÓSITO

Unidad: Administración de Bienes en Depósito Proceso: Bienes y sustancias en depósito Subproceso: Control de existencias de bienes asignados al CONSEP

DEPOSITARIO

Elaborado por: Eduardo Tacle A. Ajustado por: Marcelo Padilla T. Fecha última revisión: 09-06-2008 Página: 1 de 1

DEPOSITARIO – USUARIO INTERNO

Inicio

Dispone mediante memorando, la verificación de existencia de bienes de uso interno, conforme a norma

Recibe disposición de verificación de existencia de bienes de uso interno

Conforme registro de Control de Bienes de uso Interno, se verifica In Situ la existencia de bienes de uso interno

Confirma existencia y estado situacional del bien, conforme a norma

Analiza el informe de Analista Depositario y procede conforme

Actualiza inventario e informa a Director Nacional de Administración de Bienes en Depósito

Fin

83

Se constata existencia del Bien a través de la respectiva Acta Entrega - Recepción con Usuario Interno

RESUMEN DE PROCESOS 1.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

Nombre del proceso:

BIENES Y SUSTANCIAS EN DEPOSITO

Subproceso

EVIDENCIAS EN AUDIENCIAS

Misión:

Presentar físicamente las sustancias químicas, estupefacientes y psicotrópicas, documentos y bienes aprehendidos, como evidencia en las Audiencias de Juzgamiento, conforme Providencia de Juez Competente.

Insumos:

Providencia de Juez Competente, Normas Internas, Ley de Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas, Acta de Entrega recepción de las sustancias químicas, estupefacientes y psicotrópicas

Productos:

√

√ √ √ √ √

Audiencia de juzgamiento sustanciada con la evidencia física aprehendida Registro de entrada y salida de bodega, de las sustancias químicas, estupefacientes y psicotrópicas, documentos y bienes. Normas La desconcentración en las Direcciones Regionales se realizará previo análisis del volumen de actividades en cada una de ellas. En tal caso, los procesos se desarrollarán a semejanza de los procesos descritos en este Manual, con las adaptaciones pertinentes Los ingresos y egresos de las evidencias en audiencias, se registrarán en el libro de registro de audiencias. El Depositario, coordinará las acciones de seguridad con la Policía Nacional para el transporte de la sustancia considerada como evidencia, desde y hasta el sitio de custodia El Depositario verificará tipo, cantidad, peso o volumen a la entrada y salida del sitio de custodia de la sustancia considerada como evidencia El Depositario reportará al Director Nacional de Bienes en Depósito o Director Regional, sobre los resultados de la audiencia El Depositario, asegurará la manipulación de la sustancia considerada evidencia, durante todo el proceso de audiencia.

84

2.

EVIDENCIAS EN AUDIENCIAS

PASO

ACTIVIDADES RESPONSABLES Recibe providencia de Tribunal Penal, Juzgados o autoridad competente, disponiendo presentar evidencia en audiencia de Juzgamiento y despacha Documentación y Archivo al Área de Procesos de Administración de Bienes em Depósito

1

Director Nacional de Administración de Bienes en Depósito

Recibe notificación de concurrir a la Audiencia de Juzgamiento 2

Director Nacional de Administración de Bienes en Depósito Se realiza el registro de salida de la evidencia en libro de registro, se Especialista Jefe y confirma características según norma, se elabora y firma acta de egreso. Depositario Dispone a Especialista Jefe coordinar trámite de Audiencia

3 4 5 6 7 8 9

RESULTADOS Notificación recibida Director Nacional de Administración de Bienes en Depósito, en conocimiento de notificación y trámite despachado Especialista Jefe en conocimiento de trámite de Audiencia Acta de egreso firmada y libro registrado

Se transporta la evidencia, conforme a norma

Depositario, Conductor y Seguridad

Trayecto de transporte de evidencia seguro

Concurre a la Audiencia de Juzgamiento

Depositario y Seguridad

Presentación de la evidencia en la Audiencia

Termina la Audiencia y regresa la evidencia a transporte.

Depositario y Seguridad

Trámite externo de audiencia terminado

Se transporta de regreso la evidencia, conforme a norma

Depositario, Conductor y Seguridad

Trayecto de transporte de evidencia seguro

Se confirman características de la evidencia, conforme a norma, se ingresa la evidencia a bodega y se registra en libro de control de ingresos Depositario y egresos y se elabora y suscribe acta de reingreso.

85

Sustancia en bodega y registrada en libro

CONSEJO NACIONAL DE CONTROL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS - CONSEP -

Diagrama de Flujo Funcional DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO

Unidad: Administración de Bienes en Depósito Proceso: Bienes y sustancias Subproceso: Evidencia en audiencias

DIRECTOR NACIONAL DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES EN DEPÓSITO

Elaborado por: Eduardo Tacle A. Ajustado por: Marcelo Padilla T. Fecha última revisión: 09-06-2008 Página: 1 de 1

BODEGUERO Y ANALISTA DEPOSITARIO

ANALISTA DEPOSITARIO Y CONDUCTOR

ANALISTA DEPOSITARIO

Se realiza el registro de salida de la evidencia en libro de registro, se confirma medidas, se elabora y firma acta de egreso

Se transporta la evidencia, conforme a norma

Concurre a la Audiencia de Juzgamiento

Se confirman medidas de la evidencia, conforme a norma, se ingresa la evidencia a bodega y se registra en libro de control de ingresos y egresos y se elabora y suscribe acta de reingreso

Se transporta de regreso la evidencia, conforme a norma

Termina la Audiencia y regresa la evidencia a bodega

Inicio

Recibe providencia de Tribunal Penal o Juzgados disponiendo presentar evidencia en audiencia de Juzgamiento y despacha a Dirección Nacional de Administración de Bienes en Depósito

Recibe notificación de concurrir a la Audiencia de Juzgamiento

Dispone a Depositario concurrir a Audiencia con evidencia

Fin

86

RESUMEN DE PROCESOS 1.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

Nombre del proceso: BIENES Y SUSTANCIAS EN DEPÓSITO Subproceso:

DESTRUCCIÓN DE SUSTANCIAS QUÍMICAS, ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS

Misión:

Realizar la destrucción física de las sustancias químicas, estupefacientes y psicotrópicas, en acción conjunta entre el CONSEP y la autoridad competente, conforme Providencia de Juez que tramite la causa.

Insumos:

Providencia de Juez competente, Normas Internas, Ley de Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas, Acta de Entrega recepción de las sustancias químicas y psicotrópicas.

Productos:

Sustancias químicas, estupefacientes y psicotrópicas destruidas conforme a derecho Acta suscrita y Registro de Destrucción de las sustancias químicas y psicotrópicas. Normas

√

√ √ √

√

√ √ √

√

La desconcentración en las Direcciones Regionales se realizará previo análisis del volumen de actividades en cada una de ellas. En tal caso, los procesos se desarrollarán a semejanza de los procesos descritos en este Manual, con las adaptaciones pertinentes No se destruirán sustancias en ausencia del Juez que conoce la causa, Secretario de ese Juzgado y Depositario del CONSEP Para la manipulación y destrucción de sustancias químicas, estupefacientes y psicotrópicas, se aplicarán estrictas normas de seguridad y salud ocupacional La Policía Nacional a través del Laboratorio de Criminalística; el Instituto Izquieta Pérez; o, peritos designados por la Fiscalía General, según corresponda, realizarán el examen confirmatorio de tipo de sustancia. El referido examen de la norma anterior, también verificará y confirmará peso o volumen bruto y neto de las sustancias analizadas; y, sus resultados serán remitidos, por el responsable del análisis, al juzgado o tribunal competente El Acta de Destrucción será suscrita por el Juez que conoce la causa, el Secretario de ese Juzgado y el Depositario del CONSEP. Reportar los resultados del proceso de destrucción al Director Nacional de Administración de Bienes El Área de Procesos de Gestión Financiera mantendrá registros contables de los ingresos de bienes en cuentas de orden Las Direcciones Regionales informarán al Area de Procesos de Administración de Bienes en Depósito; y, esta a su vez al Área de Procesos de Gestión Financiera de todos los movimientos de inventario, debidamente documentados, de bienes, inmediatamente estos se legalicen, y mantendrá actualizado un sistema de inventarios a nivel nacional.

87

2.

DESTRUCCIÓN DE SUSTANCIAS QUÍMICAS, ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS

PASO

ACTIVIDADES

RESPONSABLES

RESULTADOS Providencia recibida y tramitada a Dirección Nacional de Administración de Bienes en Depósito. Notificación Recibida y Criminalística en conocimiento de pedido Director de Bienes conoce resultado de Examen confirmatorio del tipo de Droga

1

Recibe Providencia de Juez, Tribunal o autoridad competente para la destrucción de la sustancia, fijando fecha y hora para la Diligencia y remite a Director Nacional de Administración de Bienes en Depósito

Documentación y Archivo

2

Recibe notificación y solicita a Dirección Nacional Antinarcóticos, el examen Confirmatorio del tipo de droga

Director Nacional de Administración de Bienes

3

Se recepta de parte de la Dirección Nacional Antinarcóticos, el resultado Director Nacional de del Examen Confirmatorio del tipo de droga y remite a depositario. Administración de Bienes

4

Se realiza Diligencia de Destrucción, conforme Providencia de Juez o autoridad competente.

Juez, Secretario de Juzgado y Diligencia de destrucción en curso Depositario

5

Se determinan: peso bruto y neto de la sustancia(s)

Juez, Secretario de Juzgado y Pesos bruto y neto definidos Depositario

6

Se destruye la Sustancia (s)

Juez, Secretario de Juzgado y Sustancia destruida Depositario

7

Se elabora y Firma Acta de Destrucción de Evidencias

Juez, Secretario de Juzgado y Acta de Destrucción de Evidencias Depositario suscrita por las partes

8

Se registra y actualiza el sistema informático y el Libro de Registro

Depositario

88

Sistema informático de inventarios de sustancias actualizado

CONSEJO NACIONAL DE CONTROL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS - CONSEP -

Diagrama de Flujo Funcional DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO

Unidad: Administración de Bienes en Depósito Proceso: Bienes y sustancias Subproceso: Destrucción de sustancias químicas y psicotrópicas

DIRECTOR NACIONAL DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES EN DEPÓSITO

Elaborado por: Eduardo Tacle A. Ajustado por: Marcelo Padilla T. Fecha última revisión: 09-06-2008 Página: 1 de 1

JUEZ, SECRETARIO DE JUZGADO Y ANALISTA DEPOSITARIO

ANALISTA DEPOSITARIO

Inicio

Recibe Providencia de Juez, Tribunal o autoridad competente para la destrucción de la sustancia, fijando fecha y hora para la Diligencia y remite a Director Nacional de Administración de Bienes en Depósito

Recibe notificación y solicita a Dirección Nacional Antinarcóticos, el examen Confirmatorio del tipo de droga

Se recepta de parte de la Dirección Nacional Antinarcóticos, el resultado del Examen Confirmatorio del tipo de droga y remite a depositario

Se realiza Diligencia de Destrucción, conforme Providencia de Juez o autoridad competente.

Se determinan: peso bruto y neto de la sustancia(s)

Se destruye la Sustancia (s)

Se elabora y Firma Acta de Destrucción de Evidencias

Se registra y actualiza el sistema informático y el Libro de Registro

Fin

89

RESUMEN DE PROCESOS 1.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

Nombre del proceso:

BIENES Y SUSTANCIAS EN DEPÓSITO

Subproceso

DONACIÓN DE SUSTANCIAS QUÍMICAS

Misión:

Donar las sustancias químicas aprehendidas e incautadas o donadas al CONSEP, en función de la necesidad y justificativo de la institución requirente, y de las disponibilidades de inventario.

Insumos:

Requerimiento de donación por parte de una institución calificada que justifique el buen uso de las sustancias, Normas Internas, Ley de Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas,

Productos:

√

√ √ √ √ √ √ √

Sustancias químicas donadas, conforme a derecho Registro de salida de bodega, de las sustancias químicas en sistema de inventario e informático. Normas La desconcentración en las Direcciones Regionales se realizará previo análisis del volumen de actividades en cada una de ellas. En tal caso, los procesos se desarrollarán a semejanza de los procesos descritos en este Manual, con las adaptaciones pertinentes No se efectuarán donaciones de sustancias químicas sin previa verificación de la idoneidad de la institución requirente y evaluación de los justificativos y aprobación del Consejo Directivo. Para la manipulación y entrega de sustancias químicas, se aplicarán estrictas normas de seguridad y salud ocupacional El depositario suscribirá el Acta de Entrega Recepción de la sustancia, conjuntamente con el beneficiario. Reportar al Área de Procesos de Administración de Bienes en Depósito o Director Regional, sobre los resultados del proceso de donación. Una vez terminado el trámite de donación, el Director Nacional de Administración de Bienes en Depósito, notificará al Área de Procesos de Gestión Financiera y al Área de Procesos de Control y Fiscalización. El Área de Procesos de Gestión Financiera mantendrá registros contables de los ingresos y egresos de bienes en cuentas de orden Las Direcciones Regionales informarán al Área de Procesos de Administración de Bienes en Depósito; y, esta a su vez al Área de Procesos de Gestión Financiera de todos los movimientos de inventario, debidamente documentados, de bienes, inmediatamente estos se legalicen, y mantendrá actualizado un sistema de inventarios a nivel nacional.

90

2.

DONACIÓN DE SUSTANCIAS QUÍMICAS

PASO

1

2 3 4 5 6

ACTIVIDADES

RESPONSABLES

Recepción de la Solicitud de Donación de una Institución Externa, y lo remite a las Áreas de Procesos de Asesoría Jurídica, y Control y Fiscalización, para análisis y al Área de Procesos de Administración de Bienes en Depósito para Informe de Existencias

Documentación y Archivo

RESULTADOS Solicitud recibida y despachada a Directores de Asesoría Jurídica, Control y Fiscalización, y Administración de Bienes en Depósito

Secretaria de Asesoría Jurídica recibe requerimiento y lo remite a Director Director Nacional de Asesoría Coordinador en conocimiento de Nacional de Asesoría Jurídica y este a Coordinador de Consultoría, para Jurídica trámite informe Informe de procedencia en Informa si es pertinente o no al Director Nacional de Asesoría Jurídica Coordinador de Consultoría conocimiento de Director Director Nacional de Asesoría Informe de procedencia conoce Informa la pertinencia de la donación al Secretario Ejecutivo Jurídica Secretario Ejecutivo Director Nacional de Informe de disponibilidad de la Recibe informes positivos o negativos de existencias y disponibilidad de Administración de Bienes en sustancia en conocimiento de sustancias, y remite a Secretario Ejecutivo Depósito Secretario Ejecutivo Pone en consideración del Consejo Directivo, quien autoriza o niega a la Consejo Directivo autoriza o niega Secretario Ejecutivo donación el trámite

7

Notifica al beneficiario de la donación

Secretario Ejecutivo

Beneficiario conoce de donación

8

Dispone a Director Nacional de Administración de Bienes en Depósito proceda a la entrega de las sustancias

Secretario Ejecutivo

Director de Administración de Bienes en disposición de entrega

9

Se hace la Entrega - Recepción de la sustancia, y se deja constancia en el Acta respectiva

Depositario-Beneficiario

10

Director Nacional de Notifica al Área de Procesos de Gestión Financiera, sobre conclusión del Administración de Bienes en trámite de donación Depósito

11

Actualiza registro y sistema informático.

Depositario

91

Acta Entrega Recepción de Donación suscrita Área de Procesos de Gestión Financiera, en conocimiento de trámite Registro informático de inventarios actualizado

CONSEJO NACIONAL DE CONTROL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS - CONSEP -

Diagrama de Flujo Funcional DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO

Unidad: Administración de Bienes en Depósito Proceso: Bienes y sustancias Subproceso: Donación de sustancias químicas

DIRECTOR NACIONAL DE ASESORÍA JURÍDICA

Elaborado por: Eduardo Tacle A. Ajustado por: Marcelo Padilla T. Fecha última revisión: 09-06-2008 Página: 1 de 1

DIRECTOR NACIONAL DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES EN DEPÓSITO

COORDINADOR DE CONSULTORÍA

SECRETARIO EJECUTIVO

ANALISTA DEPOSITARIO

Inicio 10 Recepción de la Solicitud de Donación de una Institución Externa, y lo remite a las Áreas de Procesos de Asesoría Jurídica, y Control y Fiscalización, para análisis y al Área de Procesos de Administración de Bienes en Depósito para Informe de Existencias

Secretaria de Asesoría Jurídica recibe requerimiento y lo remite a Director Nacional de Asesoría Jurídica y este a Coordinador de Consultoría, para informe

Recibe informes positivos o negativos de existencias y disponibilidad de sustancias, y remite a Secretario Ejecutivo

Informa si es pertinente o no al Director Nacional de Asesoría Jurídica

Pone en consideración del Consejo Directivo, quien autoriza o niega a la donación

Notifica al beneficiario de la donación Informa la pertinencia de la donación al Secretario Ejecutivo

Dispone a Director Nacional de Administración de Bienes en Depósito proceda a la entrega de las sustancias

10

Notifica al Área de Procesos de Gestión Financiera, sobre conclusión del trámite de donación

Se hace la Entrega - Recepción de la sustancia, y se deja constancia en el Acta respectiva

Actualiza registro y sistema informático

Fin

92

RESUMEN DE PROCESOS 1.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

Nombre del proceso: BIENES Y SUSTANCIAS EN DEPÓSITO Subproceso

VENTA DE SUSTANCIAS QUÍMICAS

Misión:

Enajenar o vender las sustancias químicas en depósito en función de un proceso apegado a normas técnicas y garantías éticas y morales para su utilización.

Insumos:

Providencia de Juez que conoce la causa, Normas Internas, Ley de Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas, Reglamento Sustitutivo del Reglamento para la Venta u otras Formas de Enajenación de los Bienes Aprehendidos por Infracciones a la Ley 108, Acta de Entrega Recepción de las sustancias químicas, tecnologías de información y comunicación, estrategias, recursos, etc.

Productos:

Sustancias químicas vendidas o enajenadas, conforme a normativa interna y legal general. Registro de salida de bodega, de las sustancias químicas en sistema de inventario e informático. Normas

√

√

√

√ √ √ √

La desconcentración en las Direcciones Regionales se realizará previo análisis del volumen de actividades en cada una de ellas. En tal caso, los procesos se desarrollarán a semejanza de los procesos descritos en este Manual, con las adaptaciones pertinentes El Área de Procesos de Administración de Bienes en Depósito, determinará la necesidad de venta de las sustancias en función de sobrecarga en bodegas, posible caducidad, nivel de riesgo y transformación molecular de las sustancias. Este proceso se desarrollará en estricto apego a lo dispuesto en el Reglamento Sustitutivo del Reglamento para la Venta u otras Formas de Enajenación de los Bienes Aprehendidos por Infracciones a la Ley 108. Para la manipulación y entrega de sustancias químicas, se aplicarán estrictas normas de seguridad y salud ocupacional Reportar a Director de Administración de Bienes en Depósito o Director Regional, sobre los resultados del proceso de venta. El Área de Procesos de Gestión Financiera mantendrá registros contables de los ingresos y egresos de bienes en cuentas de orden Las Direcciones Regionales informarán al Área de Procesos de Administración de Bienes en Depósito; y, esta a su vez a la Dirección Nacional de Gestión Financiera de todos los movimientos de inventario, debidamente documentados, de Bienes, inmediatamente estos se legalicen, y mantendrá actualizado un sistema de inventarios a nivel nacional.

93

2.

VENTA DE SUSTANCIAS QUÍMICAS

PASO 1

ACTIVIDADES Informe de existencias a Secretario Ejecutivo, determinando sobrecarga en bodegas o posible caducidad de sustancias embodegadas

RESPONSABLES Director Nacional de Administración de Bienes en Depósito

RESULTADOS Secretario Ejecutivo en conocimiento de estado situacional de bodega y sustancias químicas

3

Decisión de venta de Secretario Ejecutivo, en función de la Ley y Reglamento Sustitutivo del Reglamento para la Venta u otras Formas de Secretario Ejecutivo Enajenación de los Bienes Aprehendidos por Infracciones a la Ley 108 Conformación de Comisión de Avalúos y Venta, conforme a norma Secretario Ejecutivo

4

Realiza el avalúo de la sustancia, conforme a norma

5

Procede con el proceso de venta, conforme a norma

6

Califica la mejor propuesta y se adjudica, previo informe del Área de Procesos de Control y Fiscalización

Comisión de Avalúos y Venta

7

Notifica al beneficiario y se dispone el pago

Comisión de Avalúos y Venta Beneficiario notificado

8

Recepta el valor ofertado y se emite comprobante de pago

Administración de Caja

9

Entrega de las sustancias vendidas previa verificación del Comprobante de Pago y firma de Acta de Entrega Recepción

Depositario-Beneficiario

10

Director Nacional de Notifica al Área de Procesos de Gestión Financiera, sobre la terminación Administración de Bienes en del trámite Depósito

11

Se actualiza registro y sistema informático.

2

Decisión de venta de las sustancias

Comisión conformada Avalúo realizado y Comisión de Avalúos y Venta direccionamiento de tramite establecido Propuestas en conocimiento de Comisión de Avalúos y Venta Comisión

Depositario

94

Calificada y adjudicada la mejor propuesta

Valor cancelado Acta Entrega Recepción suscrita por las partes Área de Procesos de Gestión Financiera en conocimiento de fin de trámite Registro informático de inventarios actualizado

CONSEJO NACIONAL DE CONTROL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS - CONSEP -

Diagrama de Flujo Funcional DIRECTOR NACIONAL DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES EN DEPÓSITO

Unidad: Administración de Bienes en Depósito Proceso: Bienes y sustancias Subproceso: Venta de sustancias químicas

SECRETARIO EJECUTIVO

COMISIÓN DE AVALÚOS Y VENTA

Elaborado por: Eduardo Tacle A. Ajustado por: Marcelo Padilla T. Fecha última revisión: 09-06-2008 Página: 1 de 1

ADMINISTRACIÓN DE CAJA

DEPOSITARIO BENEFICIARIO

Recepta el valor ofertado y se emite comprobante de pago

Entrega de las sustancias vendidas previa verificación del Comprobante de Pago y firma de Acta de Entrega Recepción

Inicio

Informe de existencias a Secretario Ejecutivo, determinando sobrecarga en bodegas o posible caducidad de sustancias embodegadas

Decisión de venta de Secretario Ejecutivo, en función de la Ley y Reglamento Sustitutivo del Reglamento para la Venta u otras Formas de Enajenación de los Bienes Aprehendidos por Infracciones a la Ley 108

Conformación de Comisión de Avalúos y Venta, conforme a norma

Realiza el avalúo de la sustancia, conforme a norma

Procede con el proceso de venta, conforme a norma

Califica la mejor propuesta y se adjudica, previo informe del Área de Procesos de Control y Fiscalización

Notifica al beneficiario y se dispone el pago

Se actualiza registro y sistema informático

Fin

95

RESUMEN DE PROCESOS 1.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

Nombre del proceso:

BIENES Y SUSTANCIAS EN DEPÓSITO

Subproceso:

COMODATO DE BIENES

Misión:

Cumplir con el procedimiento del contrato de comodato de bienes inmuebles de acuerdo a la Ley de Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas y normativa legal interna vigente.

Insumos:

Requerimiento legal del comodato, normas internas, Ley de Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas, tecnologías de información y comunicación, estrategias, recursos, etc.

Productos:

√

√ √ √

√ √ √

Bienes inmuebles dados en comodato, conforme Ley de Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas. Normas La desconcentración en las Direcciones Regionales se realizará previo análisis del volumen de actividades en cada una de ellas. En tal caso, los procesos se desarrollarán a semejanza de los procesos descritos en este Manual, con las adaptaciones pertinentes El Área de Procesos de Asesoría Jurídica deberá determinar si la institución requirente del comodato, cumple con los requisitos establecidos en la Ley de Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas El proyecto de uso del bien presentado por la institución requirente, será evaluado y aprobado por el Secretario Ejecutivo, previa evaluación costo efectividad. El Director Nacional de Bienes en Depósito, el Director Nacional de Asesoría Jurídica y los Directores Regionales de ser el caso, deben informar con la periodicidad que determine el Secretario Ejecutivo, respecto del estado de trámite respectivo. Todo traslado de documentos debe ser registrado en el sistema de documentación y archivo Notificar al Área de Procesos de Gestión Financiera de los resultados del comodato. El beneficiario de comodato presentará las garantías que previo análisis defina el Director Nacional de Administración de Bienes en Depósito.

96

2.

COMODATO DE BIENES

PASO

ACTIVIDADES

RESPONSABLES

RESULTADOS

1

Ingresa solicitud de comodato del bien inmueble y remite al Área de Procesos de Asesoría Jurídica

Documentación y Archivo

2

Registra en sistema de documentación y remite documentos al Director Nacional de Asesoría Jurídica

Secretaria de Asesoría Jurídica

3

Solicita al Área de Procesos de Administración de Bienes en Depósito, existencia y disponibilidad del bien, previo análisis jurídico de la procedencia del requerimiento

Trámite bajo responsabilidad de Director Nacional de Asesoría Director Nacional de Administración Jurídica de Bienes en Depósito

4

Recibe solicitud y asigna Analista

Director Nacional de Administración de Bienes en Depósito

Establece disponibilidad del bien requerido e informa a Director Nacional 5 de Administración de Bienes en Depósito sobre disponibilidad, Analista características y avalúo del bien Director Nacional de Aprueba y suscribe el informe de disponibilidad del bien y despacha 6 Administración de Bienes en documento al Director Nacional de Asesoría Jurídica Depósito Elabora informe con conclusiones y recomendaciones que respalden la Director Nacional de Asesoría 7 decisión, y remite expediente completo al Secretario Ejecutivo, para Jurídica conocimiento del Consejo Directivo Sí cuenta con informes favorables remite trámite a Consejo Directivo para su conocimiento y autorización; caso contrario, dispone a su Secretaria 8 elabore comunicación para la Institución requirente con respuesta Secretario Ejecutivo pertinente y copias para conocimiento de las Área de Procesos de Asesoría Jurídica y Administración de Bienes en Depósito Estudia petición e informes y emite resolución de autorización o negativa 9 Consejo Directivo del comodato Dispone a Director Nacional de Asesoría Jurídica se proceda con el trámite del contrato de comodato en caso de haber sido autorizado. De 10 Secretario Ejecutivo existir negativa, dispone a su Secretaria elabore comunicación pertinente con copias para conocimiento de los Directores Nacionales de Asesoría

97

Requerimiento de comodato recibido y despachado Trámite registrado y en conocimiento del Director Nacional de Asesoría Jurídica

Analista Depositario en conocimiento de trámite Informe de disponibilidad del bien

Informe suscrito y despachado

Informe elaborado y despachado

Informe en conocimiento del Secretario Ejecutivo y despachado

Comodato aprobado Trámite despachado a Directores Nacionales de Asesoría Jurídica y Administración de Bienes en Depósito e Institución requirente

Jurídica y Administración de Bienes en Depósito e Institución requirente

11

Solicita a Institución requirente la documentación de respaldo para la celebración del contrato de comodato

12 Recibe documentación de respaldo enviada por la Institución requirente 13 Sumilla documento elaboración de Contrato de Comodato

Director Nacional de Asesoría Director Nacional de Asesoría Jurídica en conocimiento de trámite Jurídica y despachado Documentación de respaldo en Secretaria de Asesoría poder de Director Nacional de Jurídica Asesoría Jurídica Director Nacional de Asesoría Trámite despachado a Coordinador Jurídica de Contratación

Estudia antecedentes y base legal y elabora proyecto del contrato para Coordinador de Contratación Proyecto de convenio despachado análisis y Visto Bueno del Director Nacional de Asesoría Jurídica Estudia proyecto de convenio y de estar de acuerdo sumilla cada una de Director Nacional de Asesoría Responsabilidad de sumilla 15 sus hojas Jurídica registrada y trámite despachado 14

Secretaria de Asesoría Jurídica

16 Despacha contrato a Secretario Ejecutivo

Sí está de acuerdo con el texto del comodato, lo firma con el 17 Representante de la institución requirente. Dispone distribución de copias Secretario Ejecutivo de contrato para control de garantías y entrega del bien Director Nacional de 18 Dispone elaboración de acta de entrega – recepción Administración de Bienes en Depósito Realiza entrega del bien y suscribe el acta de entrega - recepción con el 19 Representante Legal de la institución requirente o su delegado Depositario debidamente acreditado

Trámite despachado Convenio suscrito y despachado a bienes Responsabilidad de sumilla registrada y trámite despachado Acta Entrega Recepción suscrita

20 Registra estado de administración del bien en el sistema informático

Depositario

Sistema informático de inventarios actualizado y copia archivada

21 Registra y archiva expediente

Depositario

Expediente archivado

Director Nacional de 22 Realiza seguimiento y control del cumplimiento y buen uso del comodato Administración de Bienes en Depósito

98

Bienes en comodato monitoreados y controlados

CONSEJO NACIONAL DE CONTROL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS - CONSEP -

Diagrama de Flujo Funcional DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO

Unidad: Administración de Bienes en Depósito Proceso: Bienes y sustancias en depósito Subproceso: Comodato de bienes

Elaborado por: Eduardo Tacle A. Ajustado por: Marcelo Padilla T. Fecha última revisión: 22-07-2008 Página: 1 de 3 DIRECTOR NACIONAL DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES EN DEPÓSITO

ANALISTA

Solicita al Área de Procesos de Administración de Bienes en Depósito, existencia y disponibilidad del bien, previo análisis jurídico de la procedencia del requerimiento

Recibe solicitud y asigna Analista

Establece disponibilidad del bien requerido e informa a Director Nacional de Administración de Bienes en Depósito sobre disponibilidad, características y avalúo del bien

Elabora informe con conclusiones y recomendaciones que respalden la decisión, y remite expediente completo al Secretario Ejecutivo, para conocimiento del Consejo Directivo

Aprueba y suscribe el informe de disponibilidad del bien y despacha documento al Director Nacional de Asesoría Jurídica

SECRETARIA DE ASESORÍA JURÍDICA

DIRECTOR NACIONAL DE ASESORÍA JURÍDICA

Registra en sistema de documentación y remite documentos al Director Nacional de Asesoría Jurídica

Inicio

Ingresa solicitud de comodato del bien inmueble y remite al Área de Procesos de Asesoría Jurídica

Remite expediente completo al Secretario Ejecutivo

Elabora informe con conclusiones y recomendaciones que respalden la decisión de canalizar el trámite para conocimiento del Consejo Directivo

A

99

CONSEJO NACIONAL DE CONTROL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS - CONSEP -

Diagrama de Flujo Funcional CONSEJO DIRECTIVO

Unidad: Asesoría Jurídica Proceso: Bienes Comisados Subproceso: Comodato de bienes inmuebles

SECRETARIO EJECUTIVO

DIRECTOR NACIONAL DE ASESORÍA JURÍDICA

Elaborado por: Eduardo Tacle A. Ajustado por: Marcelo Padilla T. Fecha última revisión: 14-05-2008 Página: 2 de 3 SECRETARIA DE ASESORÍA JURÍDICA

COORDINADOR DE CONTRATACIÓN

A

NO

Cuenta con informes favorables?

20

10 SI

Estudia petición e informes y emite resolución de autorización o negativa del comodato

Remite trámite a Consejo Directivo para su conocimiento y autorización

Autoriza comodato?

Dispone a Director Nacional de Asesoría Jurídica se proceda con el trámite de comodato

Recibe documentación de respaldo enviada por la Institución requirente

30

Sumilla documento elaboración de Contrato de Comodato

SI

10

NO

Solicita a Institución requirente la documentación de respaldo para la celebración del contrato de comodato

Estudia antecedentes y base legal y elabora proyecto del contrato para análisis y Visto Bueno del Director Nacional de Asesoría Jurídica Estudia proyecto de convenio y de estar de acuerdo sumilla cada una de sus hojas

Dispone a su Secretaria elabore comunicación para la Institución requirente con respuesta pertinente y copias para conocimiento de las Direcciones Nacionales de Asesoría Jurídica y Administración de Bienes en Depósito

Despacha contrato a Secretario Ejecutivo

B

100

CONSEJO NACIONAL DE CONTROL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS - CONSEP -

Diagrama de Flujo Funcional SECRETARIO EJECUTIVO

Unidad: Asesoría Jurídica Proceso: Bienes Comisados Subproceso: Comodato de bienes inmuebles

Elaborado por: Eduardo Tacle A. Ajustado por: Marcelo Padilla T. Fecha última revisión: 14-05-2008 Página: 2 de 3

DIRECTOR NACIONAL DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES EN DEPÓSITO

DEPOSITARIO

Dispone elaboración de Acta de Entrega - Recepción

Realiza entrega del bien y suscribe el acta de Entrega - Recepción con el Representante Legal de la institución requirente o su delegado debidamente acreditado

B

30

NO

De acuerdo con el texto del convenio?

SI Registra estado de administración del bien en el sistema informático

Firma convenio con el Representante de la institución requirente y dispone al Director Nacional de Administración de Bienes en Depósito la entrega del bien

Archiva expediente

Realiza seguimiento y control del cumplimiento y buen uso del comodato

Fin

101

RESUMEN DE PROCESOS 1.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

Nombre del proceso:

BIENES Y SUSTANCIAS EN DEPÓSITO

Subproceso

ARRENDAMIENTO DE BIENES

Misión:

Cumplir con el procedimiento de Arrendamiento de bienes de acuerdo a la Ley de Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas y normativa legal interna vigente, en términos de rentabilidad para el CONSEP.

Insumos:

Disposición del Secretario Ejecutivo o su Delegado para arrendamiento del bien, Ley de Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas, Normas Internas, tecnologías de información y comunicación, estrategias, recursos, etc.

Productos:

√

√ √

√ √

√

√ √ √

√

Bienes arrendados conforme a Ley de Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas. Normas La desconcentración en las Direcciones Regionales se realizará previo análisis del volumen de actividades en cada una de ellas. En tal caso, los procesos se desarrollarán a semejanza de los procesos descritos en este Manual, con las adaptaciones pertinentes Para establecer el canon de arrendamiento se efectuará un análisis del mercado inmobiliario en el sector. El Secretario Ejecutivo autorizará el arrendamiento, si el canon pasa de USD 1.500,00. Los montos menores, los autoriza el Director Nacional de Administración de Bienes en Depósito. Antes de entregar el bien en arrendamiento, se cubrirán todas las obligaciones pendientes de pago, previa certificación de las empresas de servicios básicos. Para los casos en que el CONSEP no disponga de recursos para cubrir las obligaciones referidas en la norma anterior, se podrá convenir en el contrato que el Arrendatario cubra estos valores con cargo al canon de arrendamiento. Los contratos de arrendamiento se legalizarán con la firma del Secretario Ejecutivo, el Depositario Responsable y el Arrendatario, cuando los montos superen USD 1.500,00; contratos por montos menores serán suscritos por el Director Nacional de Administración de Bienes en Depósito. En todos los casos serán registrados en un Juzgado de Inquilinato o de lo Civil, según corresponda, por el Área de Procesos de Asesoría Jurídica. Los costos de registro de los contratos serán con cargo al Arrendatario. El Analista Depositario hará un seguimiento del buen uso del bien arrendado. El Área de Asesoría Jurídica, notificará con los documentos de respaldo pertinentes a las Área de Procesos de Gestión Financiera y a de Administración de Bienes en Depósito, sobre los resultados del proceso. Actuarán como Depositarios los Asistentes Administrativos, Analistas o Especialistas del CONSEP, debidamente acreditados para el efecto.

102

2.

ARRENDAMIENTO DE BIENES

PASO

ACTIVIDADES

RESPONSABLES Director Nacional de Administración de Bienes en Depósito

RESULTADOS

1

Conforme a disponibilidad del bien, toma la decisión de arrendarlo y remite decisión de arrendamiento al Analista Depositario del bien

2

Revisa trámite y realiza Gestión Inmobiliaria y se valora el Canon de Arrendamiento y se remite informe al Director Nacional

3

Si el canon es hasta USD 1.500 se sigue el trámite directo solicita Director Nacional de elaboración del contrato, si pasa de esa cantidad se informa al Secretario Administración de Bienes en Ejecutivo Depósito

Direccionamiento de trámite establecido

4

Toma decisión de arrendamiento y ordena Elaboración de Contrato

Secretario Ejecutivo

Disposición de arrendamiento y elaboración de contrato

5

Registra trámite y remite a Director Nacional de Asesoría Jurídica

Secretaria de Asesoría Jurídica

Trámite despachado

6

Dispone Elaboración de Contrato

7

Elabora borrador de Contrato y remite a Director Nacional de Asesoría Jurídica

8

Revisa, corrige o aprueba borrador y remite a Coordinador

9

Elabora contrato definitivo y remite a Director Nacional de Asesoría Jurídica

10

Aprueba contrato y remite a Secretario Ejecutivo o Director Nacional de Administración de Bienes en Depósito según corresponda

Director Nacional de Asesoría Trámite despachado Jurídica Borrador de contrato en Coordinador de Contratación conocimiento de Director Nacional de Asesoría Jurídica Director Nacional de Asesoría Borrador aprobado o corregido Jurídica despachado Contrato definitivo en conocimiento Coordinador de Contratación de Director Nacional de Asesoría Jurídica Director Nacional de Asesoría Trámite despachado a Secretaría Jurídica Ejecutiva

11

Registra y despacha a Secretaría Ejecutiva o Director Nacional de Administración de Bienes en Depósito

Secretaria de Asesoría Jurídica

103

Analista Depositario

Trámite direccionado Informe de Gestión Inmobiliaria despachado a Director Nacional de Administración de Bienes en Depósito

Trámite en curso

2. PASO

ARRENDAMIENTO DE BIENES ACTIVIDADES

RESPONSABLES RESULTADOS Secretario Ejecutivo o Director Suscribe el Contrato de Arrendamiento y remite a Dirección Nacional de 12 Nacional de Administración de Contrato suscrito y despachado Asesoría Jurídica Bienes en Depósito Registra y remite a Especialista Jurídico asignado al Área de Procesos de Secretaria de Asesoría 13 Tramite registrado y en curso Administración de Bienes en Depósito Jurídica Contrato registrado en Juzgado 14 Registra contrato en instancia legal que corresponda Especialista Jurídico respectivo 15 Entrega el bien y se deja constancia en Acta Entrega-Recepción 16

Registra en el sistema, estado de situación del bien y conecta con Administración de Caja

104

Depositario

Acta de Entrega Recepción del bien suscrita y bien entregado

Depositario

Sistema de registro informático actualizado

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Diagrama de Flujo Funcional DIRECTOR NACIONAL DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES EN DEPÓSITO

ANALISTA DEPOSITARIO

Inicio

Conforme a disponibilidad del bien, toma la decisión de arrendarlo y remite decisión de arrendamiento al Analista Depositario del bien

Revisa trámite y realiza Gestión Inmobiliaria y se valora el Canon de Arrendamiento y se remite informe al Director Nacional

Si el canon es hasta USD 1.500 se sigue el trámite directo solicita elaboración del contrato, si pasa de esa cantidad se informa al Secretario Ejecutivo

Unidad: Administración de Bienes en Depósito Proceso: Bienes y sustancias en depósito Subproceso: Comodato de bienes inmuebles

SECRETARIA EJECUTIVA

SECRETARIA DE ASESORÍA JURÍDICA

DIRECTOR NACIONAL DE ASESORÍA JURÍDICA

COORDINADOR DE CONTRATACIÓN

Toma decisión de arrendamiento y ordena Elaboración de Contrato

Registra trámite y remite a Director Nacional de Asesoría Jurídica

Dispone Elaboración de Contrato

Elabora borrador de Contrato y remite a Director Nacional de Asesoría Jurídica

10 Revisa, corrige o aprueba borrador y remite a Coordinador

Suscribe el Contrato de Arrendamiento y remite a Dirección Nacional de Asesoría Jurídica

10

Elaborado por: Eduardo Tacle A. Ajustado por: Marcelo Padilla T. Fecha última revisión: 14-05-2008 Página: 2 de 3

Registra y despacha a Secretaría Ejecutiva o Director Nacional de Administración de Bienes en Depósito Registra y remite a Especialista Jurídico asignado al Área de Procesos de Administración de Bienes en Depósito

Entrega el bien y se deja constancia en Acta EntregaRecepción

Registra en el sistema, estado de situación del bien y conecta con Administración de Caja

Fin

105

Elabora contrato definitivo y remite a Director Nacional de Asesoría Jurídica

Aprueba contrato y remite a Secretario Ejecutivo o Director Nacional de Administración de Bienes en Depósito según corresponda Registra contrato en instancia legal que corresponda

3.3 Procesos Habilitantes de Asesoría y Apoyo Técnico

106

MACROPROCESO PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL

107

RESUMEN DE PROCESOS 1.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

Nombre del proceso: GESTIÓN OPERATIVA INSTITUCIONAL Subproceso

ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO

Misión:

Definir las metas y acciones institucionales propuestas para su implementación anual, inscritas en la Planificación Estratégica.

Insumos:

Plan Nacional de Desarrollo, Plan Plurianual Institucional, Plan Estratégico Institucional, Proforma presupuestaria, normas legales, planes, proyectos, tecnologías de información y comunicación, estrategias, recursos.

Productos:

√

POA valorado, procesos planificados, desarrollados y evaluados, reconocimiento de los resultados logrados. Normas El Plan Operativo debe ser formulado por el Área de Procesos de Planificación Institucional en forma coordinada con el Área de Procesos de de Gestión Financiera

√

La elaboración del Plan Operativo Anual debe inscribirse en el marco de la implementación del Plan Nacional de Drogas y el Plan Estratégico vigentes.

√

Los Directores Nacionales y Regionales participarán en todas las actividades descritas en este proceso.

√

El Plan Operativo es de aplicación obligatoria únicamente para la Secretaría Ejecutiva del CONSEP

√

Para la realización de cualquiera de las actividades de este proceso, el Director Nacional de Planificación Institucional puede invitar a participar en la elaboración del Plan Operativo a especialistas de dentro o fuera de la Institución.

108

2.

ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO

PASO

ACTIVIDADES RESPONSABLES Requerimiento de una propuesta anual de programas, proyectos y acciones a Directores Nacionales y Regionales, bajo la coordinación del Director Nacional de Secretario Ejecutivo Planificación Institucional Directores Nacionales Determinación de actividades y presupuesto de operación anual y Regionales Director Nacional de Consolidación de información de base, determinación de programas, proyectos y Planificación actividades prioritarias, así como presupuesto referencial Institucional y Director Nacional Financiero Director Nacional de Envío a Direcciones Nacionales y Regionales para revisión del Plan Operativo Planificación Institucional Directores Nacionales Revisión de la versión preliminar del Plan Operativo y Regionales Director Nacional de Análisis de aportes e incorporación de observaciones a la propuesta final del POA Planificación Institucional Director Nacional de Planificación Consolidación de POA valorado Institucional y Director Nacional Financiero Director Nacional de Envío para estudio y aprobación del Secretario Ejecutivo Planificación Institucional Aprobación y disposiciones para aplicación del POA, definido en función del Plan Nacional de Drogas, la Planificación Estratégica y la evaluación del POA Secretario Ejecutivo correspondiente al ejercicio económico anterior

1 2

3

4 5 6

7

8 9

109

RESULTADOS Línea de base para la estructuración del POA Planes operativos parciales

Primer borrador de POA

Primer borrador de POA POA revisado POA definido y estructurado

POA definitivo

POA definitivo POA en ejecución

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Diagrama de Flujo Funcional SECRETARIO EJECUTIVO

Unidad: Planificación Institucional Proceso: Gestión Operativa Institucional Subproceso: Elaboración del plan operativo

Elaborado por: Planificación Institucional Ajustado por: Edgar Machado Basantes Fecha última revisión: 01-10-2009 Página: 1 de 1

DIRECTORES NACIONALES Y REGIONALES

DIRECTORES NACIONALES DE PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL Y FINANCIERO

DIRECTOR NACIONAL DE PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL

Determinación de actividades y presupuesto de operación anual

Consolidación de información de base, determinación de programas, proyectos y actividades prioritarias, así como presupuesto referencial

Envío a Direcciones Nacionales y Regionales para revisión del Plan Operativo

Inicio Requerimiento de una propuesta anual de programas, proyectos y acciones a Directores Nacionales y Regionales, bajo la coordinación del Director Nacional de Planificación Institucional

Revisión de la versión preliminar del Plan Operativo Análisis de aportes e incorporación de observaciones a la propuesta final del POA

Consolidación de POA valorado

Aprobación y disposiciones para aplicación del POA, definido en función del Plan Nacional de Drogas, la Planificación Estratégica y la evaluación del POA correspondiente al ejercicio económico anterior

Envío para estudio y aprobación del Secretario Ejecutivo

Fin

110

RESUMEN DE PROCESOS 1.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

Nombre del proceso:

GESTIÓN OPERATIVA INSTITUCIONAL

Subproceso:

FORMULACIÓN DE PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS

Misión:

Contribuir a la ejecución del Plan Nacional de Drogas, Plan Estratégico Institucional, Plan Operativo Anual y de resultados de investigaciones, mediante el diseño e implementación de proyectos que permitan alcanzar objetivos estratégicos y generen recursos de inversión adicionales

Insumos:

Plan Nacional de Drogas, Plan estratégico, POA, Normas técnicas de SENPLADES y del Ministerio de Economía, tecnologías de información y comunicación, estrategias, recursos.

Productos:

√ √ √

√ √ √

Proyectos planificados, desarrollados y evaluados, con normas de operación. Reconocimiento de los resultados logrados. Normas El Área de Procesos de Planificación Institucional proporciona el soporte técnico para elaborar y evaluar los proyectos. La formulación del Plan Nacional de Drogas tiene la primera prioridad. El Área de Procesos de Planificación Institucional facilita las herramientas metodológicas para que las Direcciones Nacionales concreten los objetivos, resultados, metas, indicadores, estrategias de ejecución y demás elementos que contienen los documentos de proyecto. Las Áreas de Procesos de Planificación Institucional son responsables de desarrollar el marco teórico y los contenidos pertinentes al proyecto propuesto. El Área de Procesos de Planificación Institucional coordina con el Área responsable del proyecto el estudio de factibilidad, tomando como base el análisis de problemas efectuado. El Área de Procesos de Planificación Institucional, conjuntamente con el Área de Procesos de Relaciones Internacionales, gestiona fuentes de financiamiento para los proyectos institucionales.

111

2.

FORMULACION DE PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS

PASO 1 2 3 4

ACTIVIDADES RESPONSABLES RESULTADOS Preparación de una Idea de Planes, Programas y Proyectos, siguiendo un Descripción breve de la formato estándar, a fin que Planificación Institucional analice su pertinencia Directores Nacionales y Regionales propuesta con los objetivos y prioridades institucionales Análisis de la propuesta y, en caso de convenir a los intereses Director Nacional de Planificación institucionales, comunica al Área de Procesos respectiva la aceptación de la Perfil aprobado Institucional misma Elaboración de un cronograma de actividades que conduzcan a la Director Nacional de Planificación elaboración de los estudios, diseño del proyecto y desarrollo mismo de la Cronograma de trabajo Institucional propuesta Elaboración del documento de proyecto, sus anexos y, en caso de ser Versión preliminar del Directores Nacionales y Regionales requerido, el respectivo análisis de factibilidad proyecto y anexos Presupuesto y análisis financieros

5

Preparación del presupuesto y análisis financiero del proyecto

Director Nacional Financiero

6

Revisión de la versión preliminar del proyecto

Director Nacional de Planificación Observaciones a Institucional versión preliminar

7

Incorporación de ajustes y observaciones

Directores Nacionales y Regionales

8

Revisión final del proyecto ajustado

Director Nacional de Planificación Proyecto aceptado Institucional

9 10

Proyecto ajustado

Envío de la versión final del proyecto y sus anexos al Secretario Ejecutivo Secretario Ejecutivo Proyecto aprobado para su aprobación Presentación del proyecto a diversos organismos nacionales e Director Nacional de Planificación internacionales interesados en apoyar el proyecto técnica y/o Director Nacional de Relaciones Proyecto presentado financieramente Interinstitucionales

112

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Diagrama de Flujo Funcional

Unidad: Planificación institucional Proceso: Gestión Operativa Institucional Subproceso: Formulación de Planes, programas y proyectos

DIRECTORES NACIONALES Y REGIONALES

DIRECTOR NACIONAL DE PLANIFICACIÓN

Inicio

Análisis de la propuesta y, en caso de convenir a los intereses institucionales, comunica al Área de Procesos respectiva la aceptación de la misma

Preparación de una Idea de Planes, Programas y Proyectos, siguiendo un formato estándar, a fin que Planificación Institucional analice su pertinencia con los objetivos y prioridades institucionales

SECRETARIO EJECUTIVO

DIRECTORES NACIONALES DE PLANIFICACIÓN Y RELACIONES INTERNACIONALES

Recepción de la versión final del proyecto y sus anexos para su aprobación

Presentación del proyecto a diversos organismos nacionales e internacionales interesados en apoyar el proyecto técnica y/o financieramente

Elaboración de un cronograma de actividades que conduzcan a la elaboración de los estudios, diseño del proyecto y desarrollo mismo de la propuesta

Elaboración del documento de proyecto, sus anexos y, en caso de ser requerido, el respectivo análisis de factibilidad

Incorporación de ajustes y observaciones

DIRECTOR NACIONAL FINANCIERO

Elaborado por: Planificación Institucional Ajustado por: Edgar Machado Basantes Fecha última revisión: 01-10-2009 Página: 1 de 1

Preparación del presupuesto y análisis financiero del proyecto

evisión de la versión preliminar del proyecto

Revisión final del proyecto ajustado

Fin

113

RESUMEN DE PROCESOS 1.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

Nombre del proceso:

GESTIÓN OPERATIVA INSTITUCIONAL

Subproceso:

EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL PLAN OPERATIVO

Misión:

Asegurar la efectiva ejecución de los Planes Operativos.

Insumos:

POA, formularios e instructivos para el seguimiento y evaluación, normas legales, tecnologías de información y comunicación.

Productos:

√

Procesos planificados, desarrollados y evaluados, reconocimiento de los resultados logrados. Normas La ejecución del POA debe sustentarse en un sistema desconcentrado y de mejoramiento continuo.

√

El Director Nacional de Planificación Institucional dirige y supervisa la ejecución del POA entre las Direcciones Nacionales y Regionales.

√

El Director Nacional de Planificación Institucional coordina el seguimiento mensual del avance en la ejecución del POA

√

El Director Nacional de Planificación Institucional coordina reuniones trimestrales a efectos de evaluar el progreso o avance en la ejecución del POA.

114

2.

EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL PLAN OPERATIVO

PASO 1 2

3

4

4 5 6 7 8

ACTIVIDADES

RESPONSABLES Director Nacional de Ingreso del POA aprobado al sistema informático de seguimiento y evaluación Planificación institucional Institucional Director Nacional de Dirección y supervisión de la ejecución trimestral de las actividades contempladas Planificación en el POA Institucional Director Nacional de Monitoreo de la ejecución mensual del POA, a partir de reuniones con las Planificación Direcciones Nacionales Institucional y Directores Nacionales Director Nacional de Planificación Evaluación de la ejecución trimestral del POA, a partir de visitas de campo y Institucional; reuniones con las Direcciones Nacionales y Regionales Directores Nacionales y Regionales Directores Nacionales Informe al Director Nacional de Planificación Institucional de resultados mensuales y y Directores al termino del ejercicio económico Regionales Director Nacional de Evaluación de informes y formulación de observaciones Planificación Institucional Directores Nacionales Incorporación de ajustes y Directores Regionales Director Nacional de Consolidación y preparación del informe anual de actividades Planificación Institucional Revisión y aprobación del informe anual

Secretario Ejecutivo

115

RESULTADOS Cumplimiento con Normas Legales POA direccionado y en ejecución Retroalimentación de la información de acciones

Información útil para decisiones y medidas preventivas Control oportuno de Planes de trabajo en ejecución Medidas preventivas que aseguran el cumplimiento de Planes Correctivos oportunos que aseguran el cumplimiento de Planes Información confiable para la toma de decisiones Cien por ciento de cumplimiento de POA.

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Diagrama de Flujo Funcional DIRECTOR NACIONAL DE PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL

Unidad: Planificación Institucional Proceso: Gestión Operativa Institucional Subproceso: Evaluación y seguimiento del plan operativo

DIRECTOR NACIONAL DE PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL Y DIRECTORES NACIONALES Y REGIONALES

Elaborado por: Planificación Institucional Ajustado por: Edgar Machado Basantes Fecha última revisión: 01-10-2009 Página: 1 de 1

DIRECTORES NACIONALES Y REGIONALES

SECRETARIO EJECUTIVO

Inicio

Ingreso del POA aprobado al sistema informático de seguimiento y evaluación institucional

Dirección y supervisión de la ejecución trimestral de las actividades contempladas en el POA

Monitoreo de la ejecución mensual del POA, a partir de reuniones con las Direcciones Nacionales

Informe al Director Nacional de Planificación de resultados mensuales y al termino del ejercicio económico

Evaluación de la ejecución trimestral del POA, a partir de visitas de campo y reuniones con las Direcciones Nacionales y Regionales Evaluación de informes y formulación de observaciones

Incorporación de ajustes

Consolidación y preparación del informe anual de actividades Revisión y aprobación del informe anual

Fin

116

RESUMEN DE PROCESOS 1.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

Nombre del proceso: GESTIÓN INFORMÁTICA Subproceso

REDES Y COMUNICACIONES

Misión:

Planear y operar la infraestructura de telecomunicaciones, con seguridad y alta disponibilidad, para soportar los sistemas y aplicaciones que utilizan las diferentes Áreas de Procesos del CONSEP.

Insumos:

Disposición de implementación de infraestructura adicional de telecomunicaciones, contratos con proveedores de enlaces de datos e Internet, equipos de comunicación, cableado estructurado, software de administración de enlaces, recursos.

Productos:

√

√ √ √ √ √

√

Enlaces de datos e Internet listos para ser utilizados por las Áreas de Procesos del CONSEP. Normas La desconcentración en las Direcciones Regionales se realizará previo análisis del volumen de actividades en cada una de ellas. En tal caso, los procesos se desarrollarán a semejanza de los procesos descritos en este Manual, con las adaptaciones pertinentes. El proceso debe ser conocido e implementado periódicamente por más de uno de los Especialistas de Gestión Informática para evitar depender de una sola persona en la solución de problemas de comunicaciones. Los Especialistas que tenga bajo su responsabilidad el proceso de redes y comunicaciones debe tener establecido planes de contingencia con los proveedores de los enlaces de datos e Internet. Los datos confidenciales, como usuarios y claves de acceso a equipos de comunicaciones, deben ser compartidos entre los Especialistas responsables del proceso y el Especialista Jefe. Los equipos de comunicaciones deben tener las respectivas protecciones eléctricas y deben estar ubicados en un local con los respectivos controles de temperatura y contra incendios. El acceso a la red de comunicaciones del CONSEP debe estar resguardado por el respectivo equipo de seguridad (firewall) y cuya configuración y administración debe ser responsabilidad de más de uno de los Especialista de Gestión Informática. La administración de la documentación de todos los servicios de telecomunicaciones contratados es obligación del Especialista Jefe de Gestión Informática.

117

2.

REDES Y COMUNICACIONES

PASO 1 2 3 4 5 6 7 8

ACTIVIDADES

RESPONSABLES Secretario Ejecutivo, Remite requerimiento de acceso a los sistemas informáticos Director Nacional / Director institucionales Regional Especialista de Gestión Analiza requerimientos de conectividad Informática Especialista de Gestión Determina si es posible atender el requerimiento con recursos existentes Informática Si es necesario contratar un nuevo enlace, solicita cotización a Especialista de Gestión proveedores; caso contrario continua con el proceso en el paso 9 Informática Determina si es factible la instalación del nuevo enlace

Proveedor

Si es factible solicita requerimiento al Área de Procesos de Gestión Especialista de Gestión Administrativa para iniciar el proceso de Contratación de Bienes y Informática Servicios; caso contrario envía notificación de negativa del requerimiento. Especialista de Gestión Aprobada la contratación, pide al proveedor que se instale el servicio Informática Implementa el servicio e informa al Especialista responsable

RESULTADOS Especialista de Informática en conocimiento de trámite Evaluación del requerimiento Determinación de disponibilidad de recursos informáticos

Determinación de factibilidad de instalación de nuevo enlace Contratación de nuevo enlace o negación de requerimiento Instalación del nuevo servicio

Proveedor

Verifica el servicio, comunica al Área de Procesos beneficiaria de la fecha, Especialista de Gestión la instalación del servicio y realiza pruebas de acceso y conexión Informática Remite al Secretario Ejecutivo, Director Nacional / Director Regional, el Especialista de Gestión 10 informe de conectividad y acceso al sistema Informática 9

118

Verificación de correcta operación del enlace Requerimiento atendido.

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Diagrama de Flujo Funcional SECRETARIO EJECUTIVO / DIRECTOR NACIONAL / DIRECTOR REGIONAL

Elaborado por: Mónica de la Guerra Ajustado por: Marcelo Padilla T. Fecha última revisión: 27-06-2008 Página: 1 de 1

Unidad: Planificación Institucional Proceso: Gestión Informática Subproceso: Redes y Comunicaciones ESPECIALISTA DE GESTIÓN INFORMÁTICA

PROVEEDOR

Inicio Analiza requerimientos de conectividad Remite requerimiento de acceso a los sistemas informáticos institucionales 10

Recursos existentes

Solicita cotización a proveedores

NO

Determina si es factible la instalación del nuevo enlace

Es factible la instalación?

SI

NO

Envia el requerimiento a la Dirección Nacional de Gestión Administrativa para iniciar el proceso de Contratación de Bienes y Servicios

Envía notificación de negativa del requerimiento.

Fin Aprobada la contratación, pide al proveedor que se instale el servicio

Implementa el servicio e informa al Especialista responsable 10

Verifica el servicio, comunica a la Dirección beneficiaria de la fecha, la instalación del servicio y realiza pruebas de acceso y conexión

Remite al Secretario Ejecutivo, Director Nacional / Director Regional, el informe de conectividad y acceso al sistema

Fin

119

RESUMEN DE PROCESOS 1.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

Nombre del proceso: GESTIÓN INFORMÁTICA Subproceso

SOPORTE Y MANTENIMIENTO DE HARDWARE Y SOFTWARE

Misión:

Mantener en condiciones óptimas de funcionamiento, de hardware y software, los equipos de computación de todas las Áreas de Procesos del CONSEP.

Insumos:

Solicitud de asistencia técnica, equipos de computación, software y hardware.

Productos:

√

√ √ √ √ √ √ √

Equipos de computación operando a satisfacción de los Servidores del CONSEP. Normas La desconcentración en las Direcciones Regionales se realizará previo análisis del volumen de actividades en cada una de ellas. En tal caso, los procesos se desarrollarán a semejanza de los procesos descritos en este Manual, con las adaptaciones pertinentes. El Área de Gestión Informática elaborará un Plan Nacional de Mantenimiento Preventivo de Hardware y Software. El Área de Gestión Informática debe controlar y evitar la instalación, en las PCs de los Servidores, de software que no tenga relación con las actividades de los procesos del CONSEP. Al momento de solicitar la asistencia técnica, el Servidor debe describir detalladamente la falla del equipo de cómputo y la contraseña de Administrador. El Especialista de Gestión Inform Antes de proceder con la reparación del equipo de cómputo es necesario respaldar la información contenida en los diferentes medios de almacenamiento. El Especialista de Gestión Informática debe resguardar las contraseñas de acceso y configuraciones del equipo de cómputo de sus usuarios guardando la debida confidencialidad y privacidad de la información. En el caso que el equipo requiera una refacción producto de negligencia, maltrato o hurto será necesario que el Área de Proceso propietaria del equipo tramite su adquisición.

120

2.

SOPORTE Y MANTENIMIENTO DE HARDWARE Y SOFTWARE

PASO

ACTIVIDADES

RESPONSABLES

RESULTADOS

1

Solicitud de funcionario asistencia técnica verbal o correo

Servidor requirente

Especialista de Gestión Informática en conocimiento de trámite

2

Verifica usuarios

Especialista de Gestión Informática

Determina usuario

Establecer el diagnóstico para el caso de asistencia técnica, determinar los recursos logísticos necesarios Determina si es necesario contratar la prestación de servicios o la adquisición de un repuesto o software En el caso de respuesta afirmativa se inicia el respectivo proceso de Contratación de Bienes y Servicios; y, continua con el proceso Informar al área respectiva, si es necesario el retiro del equipo, para pruebas especializadas en laboratorio

Especialista de Gestión Informática

Diagnóstico del requerimiento técnico

Especialista de Gestión Informática

Determinación de trámite de solución

Especialista de Gestión Informática

Adquisición de prestación de servicio o repuesto.

Especialista de Gestión Informática

Área de Proceso en conocimiento de retiro de equipo

7

Realizar las pruebas de laboratorio, su reparación

Especialista de Gestión Informática

Pruebas de laboratorio

8

Retorno del equipo al área de origen

Especialista de Gestión Informática

Equipo en Área de Proceso requirente

9

Pruebas con el técnico y el usuario

Servidor requirente

Pruebas finales

10

Registrar constancia del servicio prestado en una hoja de vida del equipo, Especialista de Gestión para control Informática

3 4 5 6

121

Registro de servicio prestado

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Diagrama de Flujo Funcional

Unidad: Planificación Institucional Proceso: Gestión Informática Subproceso: Soporte y mantenimiento de hardware y software

SERVIDOR REQUIRENTE

Elaborado por: Patricia Escovar Ajustado por: Marcelo Padilla T. Fecha última revisión: 27-05-2008 Página: 1 de 1

INFORMÁTICA

INICIO

Solicitud de funcionario asistencia técnica verbal o correo

Verifica usuarios

Establecer el diagnóstico para el caso de asistencia técnica, determinar los recursos logísticos necesarios

Contratar la prestación de servicios o la adquisición de un repuesto o software

Es necesario?

SI Se inicia el respectivo proceso de Contratación de Bienes y Servicios

Pruebas con el técnico y el usuario

Retorno del equipo al área de origen

Realizar las pruebas de laboratorio, su reparación

Registrar constancia del servicio prestado en una hoja de vida del equipo, para control

FIN

122

Informar al área respectiva, si es necesario el retiro del equipo, para pruebas especializadas en laboratorio

NO

RESUMEN DE PROCESOS 1.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

Nombre del proceso: GESTIÓN INFORMÁTICA Subproceso

ADMINISTRACIÓN DE SERVIDORES DE PLATAFORMA TECNOLÓGICA.

Misión del proceso:

Ejercer control y mantenimiento de los equipos servidores que conforman la plataforma tecnológica del CONSEP: servidores de aplicaciones y sistemas del CONSEP, servidor de correo electrónico, servidor proxy de acceso a Internet, servidor de alojamiento de la página web.

Insumos:

Servidores de aplicaciones y sistemas del CONSEP, servidor de correo electrónico, servidor proxy de acceso a Internet, servidor de alojamiento de la página web, manuales de configuración, software de administración de servidores, recursos.

Productos:

√

√ √ √ √ √ √

Correcta operación de los servicios de aplicaciones, correo electrónico, acceso a Internet y página web, para el uso de los Servidores del CONSEP. Normas La desconcentración en las Direcciones Regionales se realizará previo análisis del volumen de actividades en cada una de ellas. En tal caso, los procesos se desarrollarán a semejanza de los procesos descritos en este Manual, con las adaptaciones pertinentes. El Área de Gestión Informática debe mantener un control del acceso a los servidores, determinando una lista de los usuarios que tendrán acceso y sus respectivos privilegios. El Área de Gestión Informática debe desarrollar una metodología de análisis y monitoreo de la funcionalidad de cada uno de los servidores de plataforma tecnológica. En base a las evaluaciones periódicas, el Área de Gestión Informática debe determinar la instalación de actualizaciones a las diferentes aplicaciones de los servidores. El Área de Gestión Informática debe elaborar Instructivos de Uso del Correo Electrónico e Internet. El Área de Gestión Informática asignará los usuarios y los permisos de acceso a los diferentes servicios o aplicaciones bajo pedido del Director del Área de Procesos. El Área de Gestión Informática evaluará periódicamente las seguridades informáticas de cada uno de los servidores.

123

2. ADMINISTRACIÓN DE SERVIDORES DE PLATAFORMA TECNOLÓGICA PASO

ACTIVIDADES

RESPONSABLES

1

Recibe requerimiento del Área de Procesos para iniciar en producción un Especialista de Gestión nuevo servicio o aplicación Informática

2

Creación de enlaces en el servidor

3

Creación de usuarios para desarrollo de servicios o aplicaciones

4

Implantación del nuevo servicio o aplicación, asignación de permisos y accesos, y pruebas de funcionamiento

5

Administración de conexiones al servicio o aplicación

Especialista de Gestión Informática

6

Control de respaldos

Especialista de Gestión Informática

7

Control de usuarios de los servidores

Especialista de Gestión Informática

8

Control del rendimiento de los procesos en ejecución

Especialista de Gestión Informática

9

Mantenimiento de los servidores de servicios o aplicaciones

Especialista de Gestión Informática

10

Actualización de los servicios o aplicaciones que están alojadas en los servidores

Especialista de Gestión Informática

Especialista de Gestión Informática Especialista de Gestión Informática Especialista de Gestión Informática

Especialista de Gestión Informática

11 Informe de actividades

124

RESULTADOS Área de Procesos de Gestión Informática en conocimiento de trámite

Creación, instalación y mantenimiento de los servidores de aplicaciones y sistemas, servidor de correo electrónico, servidor proxy de acceso a Internet, servidor de alojamiento de la página web

Informe de actividades

CONSEJO NACIONAL DE CONTROL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS - CONSEP -

Diagrama de Flujo Funcional

Unidad: Planificación Institucional Proceso: Gestión Informática Subproceso: Administración de servidores de plataforma tecnológica

ÁREA DE PROCESOS

Elaborado por: Carlos Calderón Ajustado por: Marcelo Padilla T. Fecha última revisión: 30-07-2008 Página: 1 de 1

ESPECIALISTA DE GESTIÓN INFORMÁTICA

Inicio

Remite requerimiento para iniciar en producción un nuevo servicio o aplicación

Creación de enlaces en el servidor

Creación de usuarios para desarrollo de servicios o aplicaciones

Implantación del nuevo servicio o aplicación, asignación de permisos y accesos, y pruebas de funcionamiento

Control de usuarios de los servidores

Control de respaldos

Administración de conexiones al servicio o aplicación

Mantenimiento de los servidores de servicios o aplicaciones

Actualización de los servicios o aplicaciones que están alojadas en los servidores

Informe de actividades

Fin

125

RESUMEN DE PROCESOS 1.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

Nombre del proceso: GESTIÓN INFORMÁTICA Subproceso:

ADMINISTRACIÓN DE BASES DE DATOS

Misión:

Planear, crear bases de datos; y, administrar el acceso a la misma, los recursos y estructuras físicas y lógicas disponibles, los usuarios y sus privilegios. Garantizar la implementación, configuración y puesta a punto del motor de las bases de datos; y, el desarrollo de metodología de análisis y evaluación de la estructura de Bases de Datos Relacionales.

Insumos:

Medio de instalación de la base de datos, tecnologías de información y comunicación, servidores y herramientas de administración.

Información segura y confiable en beneficio de un servicio de calidad. Normas La desconcentración en las Direcciones Regionales se realizará previo análisis del volumen de actividades en cada una de ellas. En tal caso, los procesos se desarrollarán a semejanza de los procesos descritos en este Manual, con las adaptaciones pertinentes. La Administración de las Bases de Datos se la realizará de acuerdo a los requerimientos puntuales de cada uno de los usuarios de las Áreas de Procesos Se efectuarán continuas evaluaciones para determinar posibles mejoras a los procesos

Productos:

√

√ √

126

2.

ADMINISTRACIÓN DE BASES DE DATOS

PASO

ACTIVIDADES

RESPONSABLES

1

Requerimiento del desarrollador para iniciar en producción una nueva aplicación

Especialista Desarrollador

2

Creación de tablespaces en servidor de producción

Especialista Administrador

3

Creación de usuarios para desarrollo de las aplicaciones

RESULTADOS Trámite en conocimiento de

Especialista Administrador

4

Administración de Jobs y db links

Especialista Administrador

5

Creación de triggers conjuntamente con el desarrollador

Especialista Administrador y Desarrollador

6

Creación de tablas, índices, procedimientos, funciones, paquetes, claves, vistas, etc.

Especialista Administrador y Desarrollador

7

Creación de sinónimos públicos

Especialista Administrador y Desarrollador

8

Implantación del nuevo sistema y pruebas de funcionamiento.

Especialista Administrador y Desarrollador

9

Control de respaldos

Especialista Administrador

10

Control de usuarios de las bases de datos

Especialista Administrador

11

Control del rendimiento de los procesos y sql’s ejecutados

Especialista Administrador

12

Tunning de base de datos y sql’s

Especialista Administrador

13

Instalación, configuración, mantenimiento de la Base de Datos

Especialista Administrador

127

Creación, instalación y mantenimiento de la Base de Datos

CONSEJO NACIONAL DE CONTROL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS - CONSEP -

Diagrama de Flujo Funcional

Elaborado por: Geovanny Rodríguez Ajustado por: Marcelo Padilla T. Fecha última revisión: 26-05-2008 Página: 1 de 1

Unidad: Planificación Institucional Proceso: Gestión Informática Subproceso: Administración de Base Datos

ESPECIALISTA DE GESTIÓN INFORMÁTICA Inicio

Creación de tablespace correspondiente

Creación de usuario para desarrollo de la aplicación

Creación y administración de jobs y db links

Creación de triggers a las tablas de la base de datos

Creación de sinónimos públicos

Pruebas de funcionamiento de los sistemas (Implementación)

Creación de roles

Creación de tablas, índices, procedimientos, funciones, paquetes, claves, vistas… etc.

Fin

PROCESOS INMERSOS

Administración y control de respaldos

Administración y control de usuarios de las bases de datos

Administración y control del rendimiento de los procesos y sql’s ejecutados

128

Tunning de sql’s

Instalación y configuración de la base de datos

RESUMEN DE PROCESOS 1.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

Nombre del proceso: GESTIÓN INFORMÁTICA Subproceso:

INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO DE SISTEMAS

Misión:

Investigar el uso de nuevas tecnologías para el desarrollo de sistemas informáticos requeridos por las diferentes Áreas de Procesos del CONSEP.

Insumos:

Requerimiento de Área de Procesos, nuevas tecnologías, software, cursos de actualización, manuales de instrucción de uso, tecnologías de comunicación, recursos.

Productos:

√

√ √ √ √ √ √

Programas y sistemas informáticos para uso de las diferentes Áreas de Procesos del CONSEP Normas La desconcentración en las Direcciones Regionales se realizará previo análisis del volumen de actividades en cada una de ellas. En tal caso, los procesos se desarrollarán a semejanza de los procesos descritos en este Manual, con las adaptaciones pertinentes. El Área de Procesos debe sustentar el requerimiento de un nuevo sistema informático en un proyecto de uso y beneficio cuantificable. Los sistemas informáticos desarrollados estarán en constante evaluación práctica para determinar las mejoras que pueden implementarse. El Área de Gestión Informática elaborará un estándar de operación de los sistemas. Los sistemas desarrollados sólo responderán a los requerimientos institucionales. El Área de Gestión Informática se mantendrá en constante actualización de conocimientos para poder utilizar las nuevas herramientas de desarrollo de sistemas. El personal del Área de Procesos que se beneficiará con el nuevo sistema será capacitado en el manejo del sistema desarrollado

129

2.

INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO DE SISTEMAS

PASO 1 2 3 4

ACTIVIDADES

RESPONSABLES

Requerimiento del sistema

Área de Procesos

Si el requerimiento corresponde a un sistema nuevo continúa en el siguiente paso; caso contrario revisa el modelo Entidad – Relación del sistema actual Especialista de Gestión Informática y si requiere rediseñar el proceso continúa al paso 5 Especialista de Gestión Análisis de requerimientos Informática Especialista de Gestión Levantamiento de información Informática

RESULTADOS Gestión Informática en conocimiento del requerimiento Determinación si es necesario desarrollar un nuevo sistema Evaluación del requerimiento Recolección de datos para programar sistema

5

Elaboración y Análisis de procesos

Especialista de Gestión Informática

Procesos del sistema elaborados

6

Diseño del modelo Entidad-Relación

Especialista de Gestión Informática

Modelo Entidad – Relación diseñado

7

Creación de tablas, relaciones, claves, constraints, funciones, procedimientos, etc.

Especialista de Gestión Informática

Desarrollo del sistema

8

Programación y diseño de pantallas

Especialista de Gestión Informática

Desarrollo del sistema

Si el sistema no requiere ajustes realiza las pruebas con el usuario, caso contrario retorna al paso 5 Si luego de las pruebas con el usuario el sistema no requiere ajustes 10 continúa con el proceso, caso contrario retorna al paso 5

Especialista de Gestión Informática

Prueba preliminares

Especialista de Gestión Informática

Pruebas con el usuario

11 Implementación

Especialista de Gestión Informática

Sistema implementado

12 Capacitación de usuarios

Especialista de Gestión Informática

Usuarios capacitados

9

130

2.

INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO DE SISTEMAS

PASO

ACTIVIDADES

RESPONSABLES

RESULTADOS

13 Elaboración de documentación técnica

Especialista de Gestión Informática

Manual de uso del sistema

14 Mantenimiento

Especialista de Gestión Informática

Sistema en uso y en constante monitoreo de mantenimiento.

131

CONSEJO NACIONAL DE CONTROL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS - CONSEP -

Unidad: Planificación Institucional Proceso: Gestión Informática Subproceso: Investigación y desarrollo de sistemas

Diagrama de Flujo Funcional

ESPECILAISTA DE GESTIÓN INFORMÁTICA

ÁREA DE PROCESOS

Inicio

Requerimiento del sistema

Elaborado por: Geovanny Rodríguez Ajustado por: Marcelo Padilla T. Fecha última revisión: 26-05-2008 Página: 1 de 1

Análisis de requerimientos

Levantamiento de información

Elaboración y Análisis de procesos

Programación y diseño de pantallas

Creación de tablas, relaciones, claves , constraints, funciones, procedimientos, etc.

Diseño del modelo Entidad-Relación

SI

Sistema Nuevo?

10

NO

Revisar modelo Entidad - Relación

Se necesitan ajustes ?

Pruebas

30

SI

10

SI

10

NO Necesita cambios ?

Si

No

Rediseñar Modelo

Pruebas con usuarios

Programación

30 Se necesitan ajustes ?

NO

Implementación

Capacitación a usuarios

Elaboración de documentación técnica

Mantenimiento

Fin

132

MACROPROCESO ASESORÍA JURÍDICA

133

RESUMEN DE PROCESOS 1.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

Nombre del proceso:

CONTRATACIÓN

Subproceso:

ASESORÍA EN CONTRATACIÓN

Misión:

Atender los requerimientos que le presenten las diferentes áreas de Procesos del CONSEP para definir y precisar el alcance de las normas jurídicas aplicables a casos concretos de contratación; y asegurar que los contratos celebrados por el CONSEP, cumplan con las exigencias constantes en las disposiciones legales vigentes

Insumos:

Marco constitucional, legal reglamentario, bibliografía jurídica y criterios de la Dirección de Asesoría Jurídica.

Productos:

√

√ √ √ √

Criterios previos, concurrentes o posteriores relacionados con contratación y aseguramiento del cumplimiento de sus requisitos. Normas La desconcentración en las Direcciones Regionales se realizará previo análisis del volumen de actividades en cada una de ellas. En tal caso, los procesos se desarrollarán a semejanza de los procesos descritos en este Manual, con las adaptaciones pertinentes El Director Nacional de Asesoría Jurídica estandarizará los formatos de contratos que serán utilizados a nivel nacional El requerimiento siempre deberá estar acompañado de los respectivos antecedentes y documentación habilitante, de lo contrario no se aceptará el trámite. El despacho de la documentación hacia otras unidades, siempre tendrá fe de presentación Toda respuesta será suscrita por Director Nacional de Asesoría Jurídica con análisis jurídico y recomendaciones sobre procedimientos o formas de actuación

134

2.

ASESORÍA EN CONTRATACIÓN

PASO

ACTIVIDADES

RESPONSABLES

RESULTADOS

1

Recibe requerimiento, adjunto antecedentes de unidad interna

Secretaria de Asesoría Jurídica

2

Registra en sistema de documentación y remite documentos al Director Nacional

Secretaria de Asesoría Jurídica

3

Sumilla documento

4

Descarga sumilla en sistema de documentación y remite documentos a Coordinador de Contratación y resumilla a Abogado

5

Realiza análisis jurídico de la procedencia del requerimiento y los respectivos antecedentes

6

Elabora y remite a Director Nacional de Asesoría Jurídica el proyecto de respuesta

Coordinador de Contratación Proyecto de respuesta

7

Revisa y remite proyecto corregido

Director Nacional de Asesoría Visto Bueno sobre proyecto de Jurídica contrato

8

Elabora y remite a Director Nacional el proyecto definitivo de respuesta

Coordinador de Contratación Proyecto definitivo de contrato

9

Aprueba el proyecto definitivo de contrato y suscribe respuesta

10

Despacha el proyecto definitivo de respuesta a unidad administrativa requirente

Director Nacional de Asesoría Jurídica Secretaria de Asesoría Jurídica

11

Archiva copia

Secretaria de Asesoría Jurídica

135

Requerimiento recibido conforme a norma

Requerimiento registrado en sistema Trámite en conocimiento del Director Nacional de Asesoría Director Nacional de Asesoría Jurídica Jurídica Director Nacional de Asesoría Secretaria de Asesoría Jurídica adquiere responsabilidad Jurídica sobre el trámite y se despacha a Coordinador Coordinador de Contratación Procedencia o no del trámite o Abogado de Área

Visto Bueno sobre el proyecto definitivo Proyecto definitivo recibido por la unidad requirente Trámite archivado

CONSEJO NACIONAL DE CONTROL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS - CONSEP -

Diagrama de Flujo Funcional SECRETARIA DE ASESORÍA JURÍDICA

Unidad: Asesoría Jurídica Proceso: Contratación. Subproceso: Asesoría en contratación.

DIRECTOR NACIONAL DE ASESORÍA JURÍDICA

Elaborado por: Eduardo Tacle A. Ajustado por: Eduardo Tacle A. Fecha última revisión: 13-05-2008 Página: 1 de 1

COORDINADOR DE CONTRATACIÓN O ABOGADO DE ÁREA

Inicio

Recibe requerimiento de elaboración de contrato, adjunto antecedentes de unidad interna

Registra en sistema de documentación y remite documentos al Director Nacional

Sumilla documento

Descarga sumilla en sistema de documentación y remite documentos a Coordinador de Contratación y resumilla a Abogado

Realiza análisis jurídico de la procedencia del requerimiento y los respectivos antecedentes

Revisa y remite proyecto corregido

Elabora y remite a Director Nacional el proyecto de contrato

Elabora y remite a Director Nacional el proyecto definitivo de contrato

Despacha el proyecto definitivo de contrato a unidad administrativa requirente

Aprueba el proyecto definitivo de contrato y suscribe respuesta

Archiva copia

Fin

136

RESUMEN DE PROCESOS 1.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

Nombre del proceso:

CONTRATACIÓN

Subproceso

ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS PRECONTRACTUALES

Misión:

Elaboración de documentos precontractuales, para las contrataciones que lo ameriten, de obras, bienes, servicios y consultoría, que requiera el CONSEP

Insumos:

Marco Constitucional, convencional, legal reglamentario, bibliografía jurídica, criterios, doctrina y otros, aplicables a la temática.

Productos: √

√ √ √ √

Documentos precontractuales elaborados u observados. Normas La desconcentración en las Direcciones Regionales se realizará previo análisis del volumen de actividades en cada una de ellas. En tal caso, los procesos se desarrollarán a semejanza de los procesos descritos en este Manual, con las adaptaciones pertinentes El requerimiento siempre deberá estar acompañado de los respectivos antecedentes y documentación habilitante, caso contrario no se aceptará el trámite El despacho de la documentación hacia otras unidades, siempre tendrán constancia de acuso recibo. Considerar la base legal aplicable al caso que determinará la procedencia del trámite. Todo informe será suscrito por Director Nacional de Asesoría Jurídica con análisis jurídico y recomendaciones sobre procedimientos u formas de actuación

137

2.

ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS PRECONTRACTUALES

PASO

ACTIVIDADES

RESPONSABLES

RESULTADOS

1

Recibe requerimiento del Área de Procesos de Gestión Administrativa, adjunto Requerimiento recibido conforme a Secretaria de Asesoría Jurídica necesidad, términos de referencia y disponibilidad presupuestaria norma

2

Registra en sistema de documentación y remite documentos al Director Nacional de Asesoría Jurídica

Secretaria de Asesoría Jurídica Requerimiento registrado en sistema

3

Sumilla documento a Coordinador de Contratación

Director Nacional de Asesoría Jurídica

4

Descarga sumilla en sistema de documentación y remite documentos a Coordinador de Contratación y resumilla a Abogado

Director Nacional de Asesoría Jurídica

5

Realiza análisis jurídico del requerimiento y los términos de referencia

Coordinador de Contratación o Procedencia o no del trámite Abogado de Área

6

Elabora y remite a Director Nacional de Asesoría Jurídica el proyecto borrador Coordinador de Contratación o Proyecto de documentos de los documentos precontractuales Abogado de Área precontractuales despachado

7

Revisa y remite documentos precontractuales corregidos

Director Nacional de Asesoría Jurídica

8

Elabora y remite a Director Nacional de Asesoría Jurídica los documentos precontractuales definitivos

Coordinador de Contratación o Documentos precontractuales Abogado de Área definitivos elaborados

9

Revisa y aprueba Documentos definitivos y despacha

Director Nacional de Asesoría Jurídica

Trámite despachado

10

Registra y Despacha trámite al Área de Procesos de Gestión Administrativa

Secretaria de Asesoría Jurídica

Proyecto definitivo recibido por la unidad requirente

11

Archiva copia

Secretaria de Asesoría Jurídica Trámite archivado

138

Director Nacional de Asesoría Jurídica con responsabilidad sobre trámite y despachado Trámite despachado a Coordinador o Abogado de Área

Proyecto revisado

CONSEJO NACIONAL DE CONTROL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS - CONSEP -

Diagrama de Flujo Funcional SECRETARIA DE DIRECCIÓN ASESORÍA JURÍDICA

Unidad: Asesoría Jurídica Proceso: Contratación. Subproceso: Elaboración de documentos pre-contractuales.

DIRECTOR NACIONAL DE ASESORÍA JURÍDICA

Elaborado por: Eduardo Tacle A. Ajustado por: Eduardo Tacle A. Fecha última revisión: 13-05-2008 Página: 1 de 1

COORDINADOR DE CONTRATACIÓN

Inicio

Recibe requerimiento del Área de Procesos de Gestión Administrativa, adjunto necesidad, términos de referencia y disponibilidad presupuestaria

Registra en sistema de documentación y remite documentos al Director Nacional

Sumilla documento a Coordinador de Contratación

Descarga sumilla en sistema de documentación y remite documentos a Coordinador de Contratación y resumilla a Abogado

Realiza análisis jurídico del requerimiento y los términos de referencia

Revisa y remite documentos precontractuales corregidos

Elabora y remite a Director Nacional el proyecto borrador de los documentos precontractuales

Elabora y remite a Director Nacional los documentos precontractuales definitivos

Registra y despacha trámite a la Dirección Nacional de Gestión Administrativa

Revisa y aprueba documentos definitivos y despacha

Archiva copia

Fin

139

RESUMEN DE PROCESOS 1.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

Nombre del proceso:

CONTRATACIÓN

Subproceso:

ELABORACIÓN DE PROYECTOS DE LEY, REGLAMENTOS, CONVENIOS, CONTRATOS, INSTRUCTIVOS Y RESOLUCIONES, RELACIONADOS CON CONTRATACIÓN

Misión:

Elaboración de proyectos de ley, reglamentos, convenios, contratos, instructivos y resoluciones, relativos a contratación, que requiera la institución, para el cumplimiento de sus objetivos institucionales

Insumos:

Marco constitucional, convencional, legal reglamentario, bibliografía jurídica, criterios de la Dirección Nacional de Asesoría Jurídica, doctrina y otros, aplicables a la temática.

Productos:

√

√ √ √ √

Proyectos de Ley, reglamentos, convenios, contratos, resoluciones relativos a contratación, elaborados y aprobados. Normas La desconcentración en las Direcciones Regionales se realizará previo análisis del volumen de actividades en cada una de ellas. En tal caso, los procesos se desarrollarán a semejanza de los procesos descritos en este Manual, con las adaptaciones pertinentes El requerimiento siempre deberá estar acompañado de los respectivos antecedentes y documentación habilitante, de lo contrario no se aceptará el trámite. El despacho de la documentación hacia otras unidades, siempre tendrán constancia de acuso recibo. Director Nacional de Asesoría Jurídica debe suscribir respuesta al pedido Coordinador remite respuesta a Director Nacional de Asesoría Jurídica con Memorando.

140

2.

ELABORACIÓN DE PROYECTOS DE LEY, CONVENIOS, REGLAMENTOS, INSTRUCTIVOS Y RESOLUCIONES, RELACIONADOS CON CONTRATACIÓN

PASO

ACTIVIDADES

RESPONSABLES

RESULTADOS

1

Recibe requerimiento de Secretaría Ejecutiva, adjunto antecedentes

Requerimiento recibido conforme a Secretaria de Asesoría Jurídica norma

2

Registra en sistema de documentación y remite documentos al Director Nacional de Asesoría Jurídica

Secretaria de Asesoría Jurídica

3

Sumilla documento a Coordinador de Contratación

4

Descarga sumilla en sistema de documentación y remite documentos a Coordinador de Contratación y resumilla a Abogado de Área

5

Realiza análisis jurídico del requerimiento y los antecedentes

6

Elabora y remite a Director Nacional de Asesoría Jurídica el borrador del proyecto

Coordinador. de Contratación o Proyecto de instructivo elaborado Abogado de Área

7

Revisa y remite proyecto corregido

Director Nacional de Asesoría Jurídica

Proyecto de instructivo revisado

8

Elabora y remite a Director Nacional de Asesoría Jurídica el proyecto

Coordinador de Contratación

Proyecto definitivo de instructivo elaborado

9

Aprueba el proyecto elaborado

Director Nacional de Asesoría Jurídica

Proyecto definitivo aprobado

10

Registra trámite y despacha proyecto a la Secretaría Ejecutiva

Secretaria de Asesoría Jurídica

Proyecto definitivo recibido por la Secretaría Ejecutiva

11

Archiva copia

Secretaria de Asesoría Jurídica Copia archivado

141

Requerimiento registrado en sistema y despachado Director Nacional de Asesoría Trámite en conocimiento del Director Jurídica Nacional de Asesoría Jurídica Director Nacional de Asesoría Director Nacional de Asesoría Jurídica adquiere responsabilidad Jurídica sobre trámite y despacha a Coordinador o Abogado de Área Coordinador. de Contratación o Coordinador o Abogado de Área Abogado de Área conoce trámite

CONSEJO NACIONAL DE CONTROL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS - CONSEP -

Diagrama de Flujo Funcional

Unidad: Asesoría Jurídica Proceso: Contratación. Subproceso: Elaboración de proyectos de ley, convenios, reglamentos, instructivos y resoluciones

SECRETARIA DE ASESORÍA JURÍDICA

DIRECTOR NACIONAL DE ASESORÍA JURÍDICA

Elaborado por: Eduardo Tacle A. Ajustado por: Eduardo Tacle A. Fecha última revisión: 13-05-2008 Página: 1 de 1

COORDINADOR DE CONTRATACIÓN O ABOGADO ÁREA

Inicio

Recibe requerimiento de Secretaría Ejecutiva, adjunto antecedentes

Registra en sistema de documentación y remite documentos al Director Nacional

Sumilla documento a Coordinador de Contratación

Descarga sumilla en sistema de documentación y remite documentos a Coordinador de Contratación y resumilla a Abogado de Área

Realiza análisis jurídico del requerimiento y los antecedentes

Revisa y remite proyecto corregido

Elabora y remite a Director Nacional el borrador del proyecto

Elabora y remite a Director Nacional el proyecto

Registra trámite y despacha proyecto a la Secretaría Ejecutiva

Aprueba el proyecto elaborado

Archiva copia

Fin

142

RESUMEN DE PROCESOS 1.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

Nombre del proceso: PATROCINIO Subproceso

DEMANDAS DEL CONSEP

Misión:

Asegurar la defensa de los intereses del Estado frente a acciones que han afectado los intereses institucionales del CONSEP.

Insumos:

Marco Constitucional, legal reglamentario, bibliografía jurídica, criterios, doctrina y otros, aplicables a la temática.

Productos:

√

√ √ √ √ √ √ √

Escritos jurídicos en relación al procedimiento de cada proceso en calidad de demandante. Sentencia favorable a los intereses del Estado Normas La desconcentración en las Direcciones Regionales se realizará previo análisis del volumen de actividades en cada una de ellas. En tal caso, los procesos se desarrollarán a semejanza de los procesos descritos en este Manual, con las adaptaciones pertinentes El Área de Procesos de Asesoría Jurídica efectuará el Control Concurrente de todos los juicios a nivel nacional En función de los informes relativos a los antecedentes, se establecerá la pertinencia de iniciar la correspondiente demanda. La pertinencia de iniciar la demanda, será asumida por el Secretario Ejecutivo, sobre la base de la recomendación que debe realizar el responsable del proceso. Las demandas serán suscritas por el Secretario Ejecutivo, por el Director Nacional de Asesoría Jurídica y por el Abogado de Área. En las Direcciones Regionales las demandas serán suscritas por el Director Regional y el abogado Patrocinador Todas las causas en las direcciones Regionales, inmediatamente iniciadas serán informadas al Área de Procesos de Asesoría Jurídica en la matriz. El Área de Procesos de Asesoría Jurídica y los Directores Regionales deben informar mensualmente o con la periodicidad que determine el Secretario Ejecutivo, respecto de las demandas que ha suscrito y de los casos en que no se han iniciado demandas.

143

2.

DEMANDAS DEL CONSEP

PASO

ACTIVIDADES Conoce de la posible acción judicial por solicitud de cualquier Área de Procesos y dispone a Director Nacional de Asesoría Jurídica, informe si procede inicio de acción judicial

1

RESPONSABLES

RESULTADOS

Secretario Ejecutivo

Sumilla al Director de Asesoría Jurídica Trámite en conocimiento del Director Nacional de Asesoría Jurídica

2

Descarga sumilla en sistema de documentación y remite documentos a Director Nacional de Asesoría Jurídica

Secretaria de Asesoría Jurídica

3

Dispone análisis a Coordinador de Patrocinio

Director Nacional de Asesoría Factibilidad de demanda en estudio Jurídica

4

Si es procedente iniciar acción judicial elabora y remite a Director Nacional de Asesoría Jurídica el texto borrador de la demanda, caso contrario le remite informe que explique razones para no iniciar un proceso judicial

Coordinador de Patrocínio o Abogado de Área

5

Recibe borrador de demanda, revisa contenidos y de estar de acuerdo suscribe.

6

7

Definida la procedencia de la Demanda

Informe de no procedencia de Director Nacional de Asesoría acción judicial; legalizada por Jurídica Director Nacional de Asesoría Jurídica Demanda suscrita y despachada para legalización del Secretario Si procede la demanda, remite a Secretario Ejecutivo, caso contrario Director Nacional de Asesoría Ejecutivo; o informe de no remite informe de no procedencia al área de procesos solicitante Jurídica procedencia al área de procesos solicitante Secretario Ejecutivo revisa y suscribe la demanda; y, remite documento al Demanda lista para presentación Secretario Ejecutivo Área de Procesos de Asesoría Jurídica en instancia pertinente

8

Presenta demanda y retorna una copia con fe de presentación.

9

Archiva copia con fe de presentación en el expediente abierto para el caso.

Coordinador de Patrocínio o Abogado de Área Coordinador de Patrocínio o Abogado de Área

10

Conecta con proceso Notificaciones Judiciales

Coordinador de Patrocínio o Abogado de Área

144

Acción judicial iniciada Copia de demanda en archivo de coordinación Patrocinio asumido durante la tramitación del juicio

CONSEJO NACIONAL DE CONTROL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS - CONSEP -

Diagrama de Flujo Funcional SECRETARIO EJECUTIVO

Elaborado por: Asesoría Jurídica Ajustado por: Edgar Machado Basantes Fecha última revisión: 14-07-2009 Página: 1 de 2

Unidad: Asesoría Jurídica Proceso: Patrocinio Subproceso: Demandas del CONSEP

SECRETARIA DE ASESORÍA JURÍDICA

DIRECTOR NACIONAL DE ASESORÍA JURÍDICA

COORDINADOR DE PATROCINIO O ABOGADO DE ÁREA

Descarga sumilla en sistema de documentación y remite documentos a Director Nacional de Asesoría Jurídica

Dispone análisis a Coordinador de Patrocinio

Procedente iniciar acción judicial?

Inicio

Conoce de la posible acción judicial por solicitud de cualquier Área de Procesos y dispone a Director Nacional informe si procede inicio de acción judicial

SI Recibe borrador de informe o demanda o denuncia, revisa contenidos y de estar de acuerdo suscribe

Elabora y remite a Director Nacional el texto borrador de NO la demanda o denuncia

Remite informe que explique razones para no iniciar un proceso judicial Legaliza demanda? Secretario Ejecutivo revisa y legaliza demanda; y, remite documento a Dirección Nacional de Asesoría Jurídica

SI Remite a Secretario Ejecutivo notificando la procedencia de la misma

A

145

NO

10

10

CONSEJO NACIONAL DE CONTROL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS - CONSEP -

Diagrama de Flujo Funcional

Unidad: Asesoría Jurídica Proceso: Patrocinio Subproceso: Demandas del CONSEP

DIRECTOR NACIONAL DE ASESORÍA JURÍDICA

Elaborado por: Asesoría Jurídica Ajustado por: Edgar Machado Basantes Fecha última revisión: 14-07-2009 Página: 2 de 2 COORDINADOR DE PATROCINIO O ABOGADO DE ÁREA

A

10

Presenta demanda o denuncia y retorna una copia con fe de presentación

Remite informe de no procedencia al área de procesos solicitante

Archiva copia con fe de presentación en el expediente abierto para el caso

Fin

Conecta con Proceso Notificaciones Judiciales

Fin

146

RESUMEN DE PROCESOS 1.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

Nombre del proceso: PATROCINIO Subproceso

CITACIONES JUDICIALES

Misión:

Conocer el inicio de una acción judicial y asegurar la defensa de los intereses del Estado frente a demandas que le han sido planteadas en contra del CONSEP.

Insumos:

Marco Constitucional, legal reglamentario, bibliografía jurídica, criterios, doctrina y otros, aplicables a la temática.

Productos:

√

√ √

Escritos jurídicos en relación al procedimiento de cada proceso. Normas La desconcentración en las Direcciones Regionales se realizará previo análisis del volumen de actividades en cada una de ellas. En tal caso, los procesos se desarrollarán a semejanza de los procesos descritos en este Manual, con las adaptaciones pertinentes. El Secretario Ejecutivo dispondrá en los casos en los que debe asumir el patrocinio en forma directa y aquellos en los que debe contratar un abogado especializado. El Director Nacional de Asesoría Jurídica debe informar mensualmente o con la periodicidad que determine el Secretario Ejecutivo, respecto de los juicios iniciados.

147

2.

CITACIONES JUDICIALES

PASO

ACTIVIDADES

RESPONSABLES

RESULTADOS

1

Recibe Citación Judicial y lo remite al Área de Procesos de Asesoría Jurídica

Documentación y Archivo

Trámite en ejecución

2

Recibe Citación Judicial, entregada en Documentación y Archivo. En las Regionales el Director remite a Abogado o de ser el caso a Director Nacional de Asesoría Jurídica.

Secretaria de Asesoría Jurídica Citación recibida con acuso recibo

3

Sumilla documento a Coordinador

Director Nacional de Asesoría Jurídica

4

Descarga sumilla en sistema de documentación y remite documento a Coordinador

5

Revisa la citación judicial, procedencia y tipo de respuesta

Coordinador de Patrocínio o Abogado de Área

Procedencia o no del trámite

6

Elabora y remite a Director Nacional de Asesoría Jurídica el texto de contestación a la citación

Coordinador de Patrocínio o Abogado de Área

Borrador de contestación de demanda en conocimiento de Director Nacional de Asesoría Jurídica

7

Revisa y remite texto corregido

Director Nacional de Asesoría Jurídica

Texto que incluye observaciones

8

Elabora y remite a Director Nacional el texto definitivo de la contestación a la demanda

9

Director adquiere responsabilidad sobre el trámite Coordinador en conocimiento del Secretaria de Asesoría Jurídica trámite

Texto definitivo para suscripción de Director

Aprueba y suscribe la contestación

Coordinador de Patrocinio o Abogado de Área Director Nacional de Asesoría Jurídica

10

Despacha contestación a Secretaría Ejecutiva (de ser el caso a Director Regional)

Director Nacional de Asesoría Jurídica

Contestación despachada a Secretario Ejecutivo

11

Recibe y registra en sistema de documentación y remite contestación al Secretario Ejecutivo

Secretaria de Secretaría Ejecutiva

Trámite registrado y en conocimiento del Secretario Ejecutivo

148

Contestación aprobada y suscrita

2.

CITACIONES JUDICIALES

PASO

ACTIVIDADES

RESPONSABLES

RESULTADOS

12

Suscribe Contestación

Secretario Ejecutivo

Contestación suscrita

13

Descarga sumilla en sistema de documentación y remite documento a Dirección Nacional de Asesoría Jurídica

Secretaria de Secretaría Ejecutiva

Secretaria Asesoría Jurídica en conocimiento del trámite

14

Remite a Coordinador de Patrocínio o Abogado de área

Secretaria de Asesoría Jurídica

Coordinador o Abogado de área en conocimiento del trámite

15

Remite a Función Judicial o Tribunal Constitucional de ser el caso

16

Archiva copia y realiza seguimiento del proceso, conforme a cada procedimiento legal

Coordinador de Patrocinio o Abogado de Área(de ser el caso Contestación despachada Director Regional) Coordinador de Patrocinio(de Copia de contestación en archivo de ser el caso Director Regional) coordinación

149

CONSEJO NACIONAL DE CONTROL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS - CONSEP -

Diagrama de Flujo Funcional DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO

Elaborado por: Asesoría Jurídica Ajustado por: Edgar Machado Basantes Fecha última revisión: 14-07-2009 Página: 1 de 2

Unidad: Asesoría Jurídica Proceso: Patrocinio Subproceso: Citaciones Judiciales

SECRETARIA DE SECRETARÍA EJECUTIVA

SECRETARIA DE ASESORÍA JURÍDICA

DIRECTOR NACIONAL DE ASESORÍA JURÍDICA

Recibe citación Judicial, entregada en Documentación y Archivo. En las Regionales el Director remite a Abogado o de ser el caso a Director Nacional de Asesoría Jurídica

Sumilla documento a Coordinador

COORDINADOR DE PATROCINIO O ABOGADO DE ÁREA

Inicio

Recibe Citación Judicial y lo remite a Dirección de Asesoría Jurídica

Descarga sumilla en sistema de documentación y remite documento a Coordinador

Revisa la citación judicial, procedencia y tipo de respuesta

Revisa y remite texto corregido

Elabora y remite a Director Nacional el texto de contestación a la citación

Elabora y remite a Director Nacional el texto definitivo de la contestación a la citación Recibe y registra en sistema de documentación y remite Contestación al Secretario Ejecutivo

Despacha contestación a Secretaría Ejecutiva (de ser el caso a Director Regional)

A

150

Aprueba y suscribe la contestación

CONSEJO NACIONAL DE CONTROL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS - CONSEP -

Diagrama de Flujo Funcional SECRETARIO EJECUTIVO

Elaborado por: Asesoría Jurídica Ajustado por: Edgar Machado Basantes Fecha última revisión: 14-07-2009 Página: 2 de 2

Unidad: Asesoría Jurídica Proceso: Patrocinio Subproceso: Citaciones Judiciales

SECRETARIA DE SECRETARÍA EJECUTIVA

COORDINADOR DE PATROCINIO O ABOGADO DE ÁREA (O DER EL CASO DIRECTOR REGIONAL)

A

Suscribe Contestación

Descarga sumilla en sistema de documentación y remite documento a Dirección Nacional de Asesoría Jurídica

Remite a Coordinador de Patrocinio o Abogado de Área

Remite a Función Judicial o Corte Constitucional

Archiva copia y realiza seguimiento del Juicio

Fin

151

RESUMEN DE PROCESOS 1.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

Nombre del proceso: PATROCINIO Subproceso

NOTIFICACIONES JUDICIALES

Misión:

Asumir el patrocinio de la Institución a lo largo de la tramitación de los procesos judiciales

Insumos:

Marco Constitucional, legal reglamentario, bibliografía jurídica, criterios, doctrina y otros, aplicables a la temática.

Productos:

√

√ √ √

Escritos jurídicos en relación al procedimiento de cada proceso en calidad de notificado. Normas La desconcentración en las Direcciones Regionales se realizará previo análisis del volumen de actividades en cada una de ellas. En tal caso, los procesos se desarrollarán a semejanza de los procesos descritos en este Manual, con las adaptaciones pertinentes Se cumplirán con los plazos y términos establecidos por la ley para las diferentes diligencias judiciales, conforme cada procedimiento legal. Se revisará el casillero judicial asignado a la institución diariamente. El Área de Procesos de Asesoría Jurídica debe informar mensualmente o con la periodicidad que determine el Secretario Ejecutivo, respecto del avance de los juicios.

152

2.

NOTIFICACIONES JUDICIALES

PASO

ACTIVIDADES

RESPONSABLES Coordinador de Patrocínio o Abogado de área

1

Retira notificaciones de casillero judicial

2

Registra en sistema de documentación y remite documento al Director Nacional de Asesoría Jurídica

3 4 5 6 7 8 9 10

RESULTADOS Notificación recibida con acuso recibo

Secretaria de Asesoría Jurídica Documento registrado o Dirección Regional Director Nacional de Asesoría Director con responsabilidad sobre el Sumilla documento a Coordinador de Patrocinio Jurídica trámite y despachado Descarga sumilla en sistema de documentación y remite documento a Coordinador en conocimiento del Secretaria de Asesoría Jurídica Coordinador de Patrocinio o Abogado de Área trámite Borrador de contestación en Elabora y remite a Director Nacional de Asesoría Jurídica el borrador del texto Coordinador de Patrocínio o conocimiento de Director Nacional de de respuesta, si compete o no Abogado de Área Asesoría Jurídica Director Nacional de Asesoría Revisa y remite texto corregido Texto que incluye observaciones Jurídica Texto definitivo para suscripción de Coordinador de Patrocínio o Elabora y remite a Director Nacional de Asesoría Jurídica el texto definitivo Director Nacional de Asesoría Abogado de Área Jurídica Director Nacional de Asesoría Aprueba y suscribe la contestación Contestación aprobada y suscrita Jurídica Coordinador de Patrocínio o Abogado de Área Pone en conocimiento de Director Nacional de Asesoría Jurídica el escrito con Coordinador de Patrocínio o Abogado de Área fe de presentación Remite a Función Judicial o Tribunal Constitucional de ser el caso

Contestación despachada a Juez Competente Director en conocimiento de trámite

11

Registra en sistema de documentación y archiva escrito

Coordinador de Patrocínio o Abogado de Área

Copia de contestación en archivo de coordinación

12

Realiza seguimiento del proceso

Coordinador de Patrocínio o Abogado de Área

Procedimiento posterior oportuno

153

CONSEJO NACIONAL DE CONTROL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS - CONSEP -

Diagrama de Flujo Funcional SECRETARIA DE ASESORÍA JURÍDICA O DIRECCIÓN REGIONAL

Unidad: Asesoría Jurídica Proceso: Patrocinio. Subproceso: Notificaciones judiciales

DIRECTOR NACIONAL DE ASESORÍA JURÍDICA

Elaborado por: Asesoría Jurídica Ajustado por: Edgar Machado Basantes Fecha última revisión: 14-07-2009 Página: 1 de 1

COORDINADOR DE PATROCINIO

Inicio

Registra en sistema de documentación y remite documento al Director Nacional

Retira notificaciones de casillero judicial Sumilla documento a Coordinador de Patrocinio

Descarga sumilla en sistema de documentación y remite documento a Coordinador de Patrocinio o Abogado de Área

Revisa y remite texto corregido

Elabora y remite a Director Nacional de Asesoría Jurídica el borrador del texto de respuesta, si compete o no

Elabora y remite a Director Nacional el texto definitivo de la contestación a la notificación

Aprueba y suscribe la contestación

Remite a Función Judicial o Corte Constitucional de ser el caso

Pone en conocimiento de Director Nacional de Asesoría Jurídica el documento con fe de presentación en juzgado

Registra en sistema de documentación y archiva documento

Realiza seguimiento del proceso

Fin

154

RESUMEN DE PROCESOS 1.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

Nombre del proceso: PATROCINIO Subproceso

TRAMITACIÓN DE DENUNCIAS

Misión:

Tomar las medidas pertinentes en casos de denuncias que sean de su conocimiento, referidas a incumplimientos o irregularidades en la ejecución de acciones o actos de competencia del CONSEP.

Insumos:

Marco Constitucional, legal reglamentario, bibliografía jurídica, criterios, doctrina y otros, aplicables a la temática.

Productos:

Escritos jurídicos en relación al procedimiento de cada proceso y trámite de denuncias.

√

√ √

Cumplimiento efectivo de los procedimientos. Normas La desconcentración en las Direcciones Regionales se realizará previo análisis del volumen de actividades en cada una de ellas. En tal caso, los procesos se desarrollarán a semejanza de los procesos descritos en este Manual, con las adaptaciones pertinentes Tramitar las denuncias conforme lo establecido en la Ley pertinente. Garantizar la defensa y acceso a la información a las partes involucradas, durante el proceso de trámite de las denuncias.

155

2.

TRAMITACIÓN DE DENUNCIAS

PASO

ACTIVIDADES

RESPONSABLES

RESULTADOS

1

Recibe la denuncia de persona natural o jurídica y remite al Área de Procesos de Asesoría Jurídica y registra ingreso.

2

Recibe y registra el trámite y despacha a Director Nacional de Asesoría Jurídica

3

Director Nacional de Asesoría Jurídica recibe la denuncia y sumilla a Coordinador de Patrocinio

4

Conoce la denuncia y recopila antecedentes

5

Requerimiento de información, referente a la denuncia

Coordinador de Patrocínio o Abogado de Área

Período de prueba en ejecución

6

Viabiliza la defensa procesal mediante el análisis de información, criterios Coordinador de Patrocínio o y descargos. Abogado de Área

Se determina procedencia de la denuncia

7

Cumplir con la disposición judicial u otras, en lo referente al motivo de la denuncia

Director Nacional de Asesoría Ejecución de disposición judicial u Jurídica otras

8

Informará al Área de Procesos de Desarrollo del Talento Humano sobre resultados del proceso

Director Nacional de Asesoría Trámite terminado Jurídica

156

Documentación y Archivo

Trámite en ejecución

Secretaria de Asesoría Acuso recibo de trámite Jurídica o Dirección Regional Trámite en conocimiento del Director Nacional de Asesoría Director Nacional de Asesoría Jurídica Jurídica Coordinador de Patrocínio o Trámite en ejecución Abogado de Área

CONSEJO NACIONAL DE CONTROL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS - CONSEP -

Diagrama de Flujo Funcional DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO

Unidad: Asesoría Jurídica Proceso: Patrocinio Subproceso: Tramitación de denuncias

SECRETARIA DE ASESORÍA JURÍDICA O DIRECCIÓN REGIONAL

DIRECTOR NACIONAL DE ASESORÍA JURÍDICA

Elaborado por: Asesoría Jurídica Ajustado por: Edgar Machado Basantes Fecha última revisión: 14-07-2009 Página: 1 de 1 COORDINADOR DE PATROCINIO O ABOGADO DE ÁREA

Inicio

Recibe la denuncia de persona natural o jurídica y remite a Dirección Nacional de Asesoría Jurídica y registra ingreso

Recibe y registra el trámite y despacha a Director de Asesoría Jurídica

Recibe la denuncia y sumilla a Coordinador de Patrocinio

Cumplir con el procedimiento respectivo

Fin

157

Conoce la denuncia y recopila antecedentes

Viabiliza la defensa procesal mediante el análisis de información, criterios y descargos.

RESUMEN DE PROCESOS 1.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

Nombre del proceso:

CONSULTORÍA

Subproceso

ABSOLUCIÓN DE CONSULTAS

Misión:

Asegurar que los contratos celebrados por el CONSEP cumplan con las exigencias constantes en las disposiciones legales vigentes

Insumos:

Marco Constitucional, legal reglamentario y secundario, bibliografía jurídica, pronunciamientos anteriores, consultas virtuales.

Productos:

√

√ √ √

Criterios fundamentados en derecho, emitidos con claridad, que contribuyan a tomar decisiones. Normas La desconcentración en las Direcciones Regionales se realizará previo análisis del volumen de actividades en cada una de ellas. En tal caso, los procesos se desarrollarán a semejanza de los procesos descritos en este Manual, con las adaptaciones pertinentes La consulta interna o externa, siempre deberá estar acompañado de los respectivos antecedentes y documentación habilitante, caso contrario no se aceptará el trámite El despacho de la documentación hacia otras unidades, siempre tendrá la fe de presentación Toda consulta será respondida por Director Nacional de Asesoría Jurídica con análisis jurídico y recomendaciones sobre procedimientos u formas de actuación

158

2.

ABSOLUCIÓN DE CONSULTAS

PASO

ACTIVIDADES

RESPONSABLES

1

Recibe requerimiento interno de cualquier unidad administrativa de la institución o requerimiento externo de cualquier institución

2

Registra y remite documentos al Director Nacional de Asesoría Jurídica

3

Sumilla documento a Coordinador de Consultoría

4

Descarga sumilla y remite documentos a Coordinador de Consultoría

5

Realiza análisis del requerimiento y determina trascendencia del trámite

Coordinador de Consultoría

Requerimiento analizado conforme su trascendencia

6

Asigna trámite a Especialista

Coordinador de Consultoría

Trámite despachado

7

Analiza, elabora y remite a Coordinador de Consultoría el borrador de texto de respuesta

Especialista

Borrador de texto de respuesta elaborado y despachado

8

Revisa y remite borrador corregido de texto de respuesta

Coordinador de Consultoría

Texto de respuesta revisado y aprobado

9

Elabora y remite a Coordinador de Consultoría el texto definitivo de respuesta

Especialista

Texto de respuesta definitivo elaborado y despachado

10

Aprueba el texto de respuesta y remite a Director Nacional de Asesoría Jurídica

Coordinador de Consultoría

Trámite en ejecución

11

Aprueba, suscribe y despacha el documento de respuesta.

Director Nacional de Asesoría Documento suscrito y despachado Jurídica

12

Registra y despacha trámite a cliente interno o externo requirente

Secretaria de Asesoría Jurídica

Trámite despachado

13

Archiva copia

Coordinador de Consultoría

Copia archivada

159

Secretaria de Asesoría Jurídica

RESULTADOS

Secretaria de Asesoría Jurídica Director Nacional de Asesoría Jurídica Secretaria de Asesoría Jurídica

Requerimiento recibido y acuse de recepción firmado Trámite en ejecución Responsabilidad establecida mediante sumilla Trámite en ejecución

CONSEJO NACIONAL DE CONTROL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS - CONSEP -

Diagrama de Flujo Funcional SECRETARIA DE ASESORÍA JURÍDICA

DIRECTOR NACIONAL DE ASESORÍA JURÍDICA

COORDINADOR DE CONSULTORÍA

ESPECIALISTA

10

Inicio

Realiza análisis del requerimiento y determina trascendencia del trámite

Recibe requerimiento interno de cualquier unidad administrativa de la institución o requerimiento externo de cualquier institución

Registra y remite documentos al Director Nacional de Asesoría Jurídica

Elaborado por: Eduardo Tacle A. Ajustado por: Marcelo Padilla T. Fecha última revisión: 13-05-2008 Página: 1 de 2

Unidad: Asesoría Jurídica Proceso: Consultoría. Subproceso: Absolución de consultas

Sumilla documento a Coordinador de Consultoría Asigna trámite a Especialista

Descarga sumilla en sistema de documentación y remite documentos a Coordinador de Consultoría

Analiza, elabora y remite a Coordinador de Consultoría el borrador de texto de respuesta

Revisa y remite borrador corregido de texto de respuesta

10

Registra y despacha trámite a unidad administrativa requirente

Elabora y remite a Coordinador de Consultoría el texto definitivo de respuesta

Archiva copia

Aprueba el texto de respuesta y remite a Director Nacional

Aprueba, suscribe y despacha el documento de respuesta Fin

160

RESUMEN DE PROCESOS 1.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

Nombre del proceso: BIENES COMISADOS Subproceso

VENTA DE BIENES INMUEBLES

Misión:

Cumplir con el proceso de venta de inmuebles comisados bienes conforme a la Ley de Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas, Reglamento Sustitutivo del Reglamento para la Venta u otras Formas de Enajenación de los Bienes Aprehendidos por Infracciones a la Ley 108.

Insumos:

Ley de Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas, Reglamento Sustitutivo del Reglamento para la Venta u otras Formas de Enajenación de los Bienes Aprehendidos por Infracciones a la Ley 108.

Productos: √

√ √ √

√

√ √ √

Inmuebles vendidos en condiciones favorables para los intereses del Estado Ecuatoriano Normas

La desconcentración en las Direcciones Regionales se realizará previo análisis del volumen de actividades en cada una de ellas. En tal caso, los procesos se desarrollarán a semejanza de los procesos descritos en este Manual, con las adaptaciones pertinentes. Antes de iniciar con el proceso de venta el bien comisado, deberá estar saneado. El Área de Sub-Procesos Bienes Comisados, mantendrá un archivo sistemático y ordenado de los documentos que respalden los procesos de venta. La invitación para la presentación de ofertas, serán publicadas en los diarios de mayor cobertura nacional, según lo dispuesto en el art 11 del Reglamento de Depósito de Bienes Aprehendidos e Incautados entregados al Consep Todos los procesos de venta de bienes comisados en las Direcciones Regionales, inmediatamente iniciados informarán a las Áreas de Sub-procesos Bienes Comisados, Áreas de Procesos de Asesoría Jurídica y Administración de Bienes en Depósito. El Director Nacional de Administración de Bienes en Depósito, inmediatamente se perfeccione la venta del bien, informará al Área de Procesos de Gestión Financiera. El Área de Gestión Financiera mantendrá registros confiables y oportunos de estos bienes en cuentas de orden. El Director Nacional de Administración Bienes en Depósito, el Director Nacional de Asesoría Jurídica y los Directores Regionales de ser el caso, deben informar con la periodicidad que determine el Secretario Ejecutivo, respecto del estado de estos procesos, para ventas directas se conformará una comisión integrada por Director Nacional Financiero, Director Nacional de Administración de Bienes en Depósito y Director Nacional de Asesoría Jurídica, o sus delegados debidamente acreditados.

161

2.

VENTA DE BIENES INMUEBLES COMISADOS

PASO

ACTIVIDADES Obtiene copia certificada de la sentencia ejecutoriada en la que se ordena el comiso de bienes

Coordinador de Bienes Comisados

3

Recibe disposición de venta si no se ha ordenado en sentencia

Coordinador Bienes Comisados Disposición de venta

4

Solicita del Registrador de la Propiedad , el certificado de gravamen

Coordinador Bienes comisados Certificado de gravamen

5

Sanea el inmueble comisado

Coordinador Bienes Comisados Inmueble sin medidas cautelares

1 2

6

7 8 9

RESPONSABLES

RESULTADOS

Copia certificada de la Sentencia Ejecutoriada Copia inscrita de la sentencia Protocoliza copia de la sentencia ejecutoriada, en el caso de bienes inmuebles, Secretario Ejecutivo protocolizada en Registro de la e inscribe en el Registro de la Propiedad Coordinador Bienes Comisados Propiedad

Solicita al Director Nacional de Administración de Bienes en Depósito, la confirmación de existencia y disponibilidad del bien, en base a las disposiciones contempladas en el Reglamento Sustitutivo del Reglamento para Director Nacional de Asesoría Jurídica la venta u otras formas de enajenación de los bienes aprehendidos por infracciones a la Ley 108 Confirma la existencia y disponibilidad del bien, y notifica al Director Nacional Director Nacional de Administración de Bienes en de Asesoría Jurídica Depósito Solicita avalúo a la Dirección Nacional de Avalúos y Catastros. anexa Coordinador de Subproceso certificado de gravamen del Registro de la Propiedad Bienes Comisados Recibe notificación de existencia y disponibilidad del bien y avaluó respectivo

Director Nacional de Asesoría Jurídica

Verificación física del bièn

Informe de disponibilidad del bien Trámite en ejecución Bien disponible y avaluado

Convoca a la comisión de calificación, adjudicación , para la venta en pública subasta de bienes inmuebles, conforme al Reglamento Sustitutivo del 10 Secretario Ejecutivo Convocatoria en conocimiento Reglamento para la venta u otras formas de enajenación de los bienes aprehendidos por infracciones a la Ley 108 Conoce, analiza y aprueba la venta de acuerdo a la norma, en el caso de Comisión de Calificación y Borrador de la Convocatoria con aval 11 aprobación autoriza la publicación en la prensa el anuncio de la enajenación Adjudicación de los Miembros de la Comisiòn Contrata publicación en medio escrito previo al cumplimiento del proceso de pagos, de Gestión Financiera, y procesos de difusión de documentos técnicos, Especialista Jefe Comunicación 12 Informe revisado y ajustado eventos, y noticias, de Comunicación Institucional e incorpora anuncio en Social o delegado página web.

162

3. PASO

13

14

15

16

17

18

VENTA DE BIENES INMUEBLES COMISADOS ACTIVIDADES

RESPONSABLES

Recibe ofertas en sobre cerrado conforme Reglamento Sustitutivo del Secretario de Comisión de Reglamento para la venta u otras formas de Enajenación de los Bienes Calificación y Adjudicación o aprehendidos por infracciones a la ley 108, y entrega valores de seriedad de delegado oferta para custodia en Administración de Caja Convocatoria a la Comisión para la calificación de ofertas y adjudicación y adjudica venta, conforme Reglamento Sustitutivo del Reglamento para la Presidente de la Comisión Venta u otras formas de enajenación de los bienes aprehendidos por Infracciones a la ley 108 Notifica al Adjudicatario y a los no favorecidos, conforme al Reglamento Sustitutivo del Reglamento para la venta u otras formas de enajenación de los Secretario de Comisión de bienes aprehendidos por Infracciones a la Ley 108 y comunica al Calificación y Adjudicación Administración de Caja el valor en que se vendió el bien Recibe del adjudicatario el pago, conforme a la oferta y en base al Especialista Jefe de Reglamento Sustitutivo del Reglamento para la venta u otras formas de Administración de Caja o enajenación de los Bienes Aprehendidos por Infracciones a la Ley 108 y emite delegado el respectivo Comprobante de Pago Comunica a Director Nacional de Administración de Bienes en Depósito para Secretario de Comisión de la entrega del bien subastado Calificación y Adjudicación En caso de no existir ofertas, o si ninguna de ellas califica , el Consejo Directivo resolverá si continúa la subasta en otra ocasión o autoriza al Secretario Secretario Ejecutivo Ejecutivo para que proceda con la venta directa del bien; y se receptará posturas no menos del 50% del avalúo del bien

163

RESULTADOS Ofertas en custodia del Secretario de Comisión de Calificación Adjudicación

Ofertas calificadas

Proponente adjudicado notificado

Comprobante de pago

Bièn disponible para la entrega

Segundo llamamiento

CONSEJO NACIONAL DE CONTROL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS - CONSEP -

Diagrama de Flujo Funcional COMISIÓN DE CALIFICACIÓN Y ADJUDICACIÓN

Unidad: Asesoría Jurídica Proceso: Bienes comisados Subproceso: Venta de bienes inmuebles

SECRETARIO DE COMISIÓN DE CALIFICACIÓN Y ADJUDICACIÓN

Elaborado por: Edgar Machado Basantes Ajustado por: Edgar Machado Basantes Fecha última revisión: 10-10-2009 Página: 2 de 2

ESPECIALISTA JEFE DE COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL

ADMINISTRACIÓN DE CAJA

A

Conoce, analiza y aprueba venta. En caso de aprobación autoriza publicación de prensa del anuncio de venta

Secretario convoca a reunión de Comisión de Venta de Bienes por disposición de su Presidente

Califica las ofertas y adjudica venta conforme Reglamento Sustitutivo del Reglamento para la Venta u otras Formas de Enajenación de los Bienes Aprehendidos por Infracciones a la Ley 108

Recibe ofertas en sobre cerrado conforme Reglamento Sustitutivo del Reglamento para la Venta u otras Formas de Enajenación de los Bienes Aprehendidos por Infracciones a la Ley 108. y entrega valores de seriedad de oferta para custodia en Administración de Caja

Contrata publicación en medio escrito previo cumplimiento del Proceso de Pagos, de Gestión Financiera y proceso de DIFUSIÓN DE DOCUMENTOS TÉCNICOS, EVENTOS Y NOTICIAS, de Comunicación Institucional; e incorpora anuncio en página WEB

Notifica al Adjudicatario y a los No Favorecidos, conforme Reglamento Sustitutivo del Reglamento para la Venta u otras Formas de Enajenación de los Bienes Aprehendidos por Infracciones a la Ley 108 y comunica a Administración de Caja el valor en que se vendió el bien

Recibe del Adjudicatario el pago total conforme Reglamento Sustitutivo del Reglamento para la Venta u otras Formas de Enajenación de los Bienes Aprehendidos por Infracciones a la Ley 108 y emite el respectivo Comprobante de Pago

Recibe comprobante de pago

Remite documentación a Director Nacional de Administración de Bienes en Depósito para la entrega del bien

Fin

164

MACROPROCESO OBSERVATORIO NACIONAL DE DROGAS

165

RESUMEN DE PROCESOS 1.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

Nombre del proceso:

SISTEMA DE INFORMACIÓN

Subproceso:

INVESTIGACIONES

Misión:

Generar información estable y regular - producto de investigaciones orientadas al conocimiento de la realidad de las dogas en el Ecuador - que permita definir políticas de las que se generen estrategias para la prevención del consumo de drogas lícitas e ilícitas y la reinserción social y laboral de la población dependiente de sustancias psicoactivas.

Insumos:

Recursos Humanos Especializados, apoyo financiero, dotación tecnológica.

Productos:

Información integral, articulada y especializada que permita la accesibilidad a una estrategia de Estado en materia de drogas para pasar del diagnóstico a la acción de los Macroprocesos: Gobernadores, Básicos y de Asesoría y Apoyo Técnico

Normas √ √

√ √ √ √ √ √

√ √

√

El Secretario Ejecutivo, para cada investigación, conformará una Comisión Especializada que se encargará de su diseño, seguimiento y evaluación El Secretario Ejecutivo conformará un Comité Editorial, conformado por los Directores Nacionales que por afinidad les corresponda la lectura, análisis y generación de aportes a los temas desarrollados El Comité Editorial podrá incorporar, cuando lo juzgue pertinente a profesionales externos, expertos en temas específicos Ninguna publicación del CONSEP, cualquiera sea su naturaleza se difundirá sin el análisis y visto bueno del Comité Editorial Las Investigaciones partirán de necesidades nacionales integrándose con las necesidades regionales El CONSEP entregará los resultados de las investigaciones a las instituciones que por afinidad les corresponda el conocimiento, análisis y la generación de aportes El CONSEP podrá llevar a cabo investigaciones en coordinación con otros organismos públicos y privados vinculados con el ámbito de sus competencias. Las investigaciones que se realicen, tendrán como objetivo fundamental el obtener resultados mediante los cuales se pueda formular o reformular políticas, que serán las bases de definición y ajuste de los Planes Estratégico y Operativo. Entre las investigaciones que deberán ser realizadas, indefectiblemente se considerarán aquellas tendientes a: Establecer, con las instancias correspondientes, normas y reglamentación para la calificación de empresas consultoras, ONG´s y expertos para la ejecución de estudios e investigaciones Caracterizar, categorizar y generar indicadores específicos que reflejen la realidad nacional, para el seguimiento y control de diferentes actividades, proyectos y evaluación de impactos.

166

2.

INVESTIGACIONES

PASO

ACTIVIDADES

RESPONSABLES

1

Levantamiento del diseño de la investigación

Especialista Jefe y Especialistas

2

Elaboración de la boleta o instrumento de extracción de la información, de acuerdo con el marco teórico

Especialista Jefe y Especialistas

3

Formulación del perfil del equipo investigador

4

Identificación de la estrategia apropiada para la ejecución de la investigación

5

Análisis y recomendación para la aprobación de la ejecución de la investigación

6

Solicitud de certificación de partida presupuestaria, en caso de requerir comprometer fondos

7

Solicita la contratación o asignación de responsabilidades institucionales para la formulación y supervisión del Proyecto

8

Autorización de la contratación o formaliza el encargo institucional

9

Verificación del cumplimiento de los responsables de la ejecución y de la supervisión. Informa al Secretario Ejecutivo respecto del cumplimiento final

10

Lectura, análisis y generación de aportes a los resultados finales por parte del Comité Editorial

11 Informe al Secretario Ejecutivo respecto del cumplimiento final

167

RESULTADOS Diseño investigativo definido

Herramientas de investigación elaboradas Identificación de los Especialista Jefe y Especialistas proyectos de Investigación Indicadores definidos y Especialista Jefe y Especialistas estructurados Director Nacional del Línea de base definida y Observatorio Nacional de Drogas estructurada Confirmación de la Director Nacional del factibilidad financiera Observatorio Nacional de Drogas para desarrollar la investigación Perfiles definidos para el Director Nacional del talento humano que se Observatorio Nacional de Drogas encargará de la investigación Disponibilidad de Secretario Ejecutivo expertos en los temas a investigar Verificación de Especialista Jefe y Director cumplimiento de Nacional del Observatorio indicadores Nacional de Drogas preestablecidos Director Nacional del Contenidos enriquecidos Observatorio Nacional de Drogas técnicamente y Comité Editorial Director Nacional del Resultados cuantificados Observatorio Nacional de Drogas y cualificados

12 Aprobación del informe final de la investigación

Secretario Ejecutivo

13 Edición, impresión y divulgación de resultados de la investigación

Especialista Jefe de Comunicación Institucional

168

Información actualizada útil para la toma de decisiones en el paso del diagnóstico a la acción Información expuesta al público usuario

CONSEJO NACIONAL DE CONTROL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS - CONSEP -

Diagrama de Flujo Funcional ESPECIALISTA JEFE Y ESPECIALISTAS

Inicio

Levantamiento del diseño de la investigación

Elaboración de la boleta o instrumento de extracción de la información, de acuerdo con el marco teórico

Formulación del perfil del equipo investigador

Elaborado por: Marcelo Padilla T. Ajustado por: Marcelo Padilla T. Fecha última revisión: 11-06-2008 Página: 1 de 1

Unidad: Observatorio Nacional de Drogas Proceso: Sistema de información Subproceso: Investigación

DIRECTOR NACIONAL DEL OBSERVATORIO NACIONAL DE DROGAS

Análisis y recomendación para la aprobación de la ejecución de la investigación

SECRETARIO EJECUTIVO

ESPECIALISTA JEFE DE COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL

NO

Solicitud de certificación de partida presupuestaria, en caso de requerir comprometer fondos

Solicita la contratación o asignación de responsabilidades institucionales para la formulación y supervisión del Proyecto

Está de acuerdo?

SI Identificación de la estrategia apropiada para la ejecución de la investigación

Verificación del cumplimiento de los responsables de la ejecución y de la supervisión final

Autorización de la contratación o formaliza el encargo institucional

Lectura, análisis y generación de aportes a los resultados finales por parte del Comité Editorial

Edición, impresión y divulgación de resultados de la investigación Aprobación del informe final de la investigación y presentación al Comité Editorial para su análisis y aprobación

Información al Secretario Ejecutivo respecto del cumplimiento final

169

Fin

RESUMEN DE PROCESOS 1.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

Nombre del proceso:

SISTEMA DE INFORMACIÓN

Subproceso:

GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN ESPECIALIZADA

Misión:

Acopiar, administrar y difundir el conocimiento e Información especializada, que se constituya en una base importante de consulta, de la Planificación y para la toma de decisiones en los campos de la prevención y control de drogas Psicoactivas.

Insumos:

Información Producida por instituciones públicas y privadas vinculadas con el CONSEP, estudios y proyectos propios, tecnologías de información y comunicación, recursos.

Productos:

Base de datos estructurada con información especializada, considerada un eje transversal para los Macroprocesos Gobernadores, Básicos y de Asesoría y Apoyo Técnico Normas

√ √ √

√

√

√

√

√

√

El CONSEP definirá indicadores acordes con la problemática de la población ecuatoriana dependiente de sustancias Psicoactivas Para el intercambio de información, el CONSEP contará con un plan y establecerá alianzas estratégicas con organismos públicos y privados La información deberá manejarse en forma integrada con todas las instituciones vinculadas, manteniendo un cruce de información permanente para evitar duplicidades. El CONSEP por ser la institución creada para el cumplimiento y aplicación de la Ley de Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas, debe establecer que en forma obligatoria, las demás instituciones involucradas implementen o actualicen los sistemas de información que les corresponda. El CONSEP deberá emitir las normas necesarias y estandarizadas de manejo de información en las instituciones involucradas en los Planes Estratégicos y Operativos. El CONSEP debe disponer de infraestructura técnica necesaria y recurso humano calificados para el manejo de toda la información relacionada a los Planes Estratégicos y Operativos. Si bien cada institución tiene definido su rol, en el campo de manejo de información es necesario se defina responsabilidades de ingreso y/o actualización de datos a los sistemas automatizados de información especializada. El CONSEP deberá ejecutar el control, asistencia técnica y monitoreo de la información relacionada a los Planes Estratégico y Operativos El CONSEP propenderá a la implantación de un sistema basado en las normas ISO-9000, para el fiel cumplimiento de procedimientos con calidad en el manejo de la información

170

2.

GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN ESPECIALIZADA

PASO

ACTIVIDADES Evaluación, por lo menos una vez al año, de la infraestructura técnica necesaria para establecer la comunicación con el resto de instituciones involucradas en el sistema automatizado de información especializada Coordinación con profesionales del resto de instituciones involucradas en el sistema automatizado de información especializada, sobre las responsabilidades de manejo de información, ya sea como receptoras o generadores de información Mantenimiento del sistema de comunicación para la interrelación de información con las instituciones que tienen que ver directamente con el sistema automatizado de información especializada

1 2 3

4

5 6 7

RESPONSABLES Director Nacional del Observatorio Nacional de Drogas

Hardware y software actualizados

Especialista Jefe y Especialistas

Políticas de funcionamiento definidas y acordadas

Especialista Jefe y Especialistas

Definición de controles de seguridad de acceso a la información, dependiendo de los Director Nacional del Observatorio roles de cada institución Nacional de Drogas Control de cumplimiento de los índices estratégicos a fin de evaluar si éstos se encuentran dentro de los parámetros establecidos Actualización de la información que se da a conocer al público en general a través de Internet Actualización y administración del sistema de información gerencial a través de la información que será remitida por las instituciones involucradas en el proceso

171

RESULTADOS

Director Nacional de Control de la Demanda Especialista Jefe y Especialistas Especialista Jefe y Especialistas

Sistema actualizado y en funcionamiento a plena capacidad Establecimiento de perfiles de usuario y medición del flujo de actividades por áreas de las instituciones involucradas Evaluaciones periódicas de indicadores Información expuesta al público Información actualizada útil para la toma de decisiones

CONSEJO NACIONAL DE CONTROL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS - CONSEP -

Diagrama de Flujo Funcional ESPECIALISTA JEFE Y ESPECIALISTAS

Unidad: Observatorio Nacional de Drogas Proceso: Sistema de información Subproceso: Gestión de la información especializada DIRECTOR NACIONAL DEL OBSERVATORIO NACIONAL DE DROGAS

Elaborado por: Marcelo Padilla T. Ajustado por: Marcelo Padilla T. Fecha última revisión: 11-06-2008 Página: 1 de 1 DIRECTOR NACIONAL DE CONTROL DE LA DEMANDA

Inicio

Coordinación con profesionales del resto de instituciones involucradas en el sistema automatizado de información especializada, sobre las responsabilidades de manejo de información, ya sea como receptoras o generadores de información

Mantenimiento del sistema de comunicación para la interrelación de información con las instituciones que tienen que ver directamente con el sistema automatizado de información especializada

Evaluación, por lo menos una vez al año, de la infraestructura técnica necesaria para establecer la comunicación con el resto de instituciones involucradas en el sistema automatizado de información especializada

Definición de controles de seguridad de acceso a la información, dependiendo de los roles de cada institución

Actualización de la información que se da a conocer al público en general a través de Internet

Actualización y administración del sistema de información gerencial a través de la información que será remitida por las instituciones involucradas en el proceso

Fin

172

Control de cumplimiento de los índices estratégicos a fin de evaluar si éstos se encuentran dentro de los parámetros establecidos

3.4 Procesos de Apoyo

173

MACROPROCESO DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO

174

RESUMEN DE PROCESOS 1.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

Nombre del proceso: GESTIÓN DE PERSONAL Subproceso:

SELECCIÓN, INGRESO E INDUCCIÓN DE PERSONAL

Misión:

Asegurar el ingreso de personal más idóneo para el desempeño de los cargos del CONSEP

Insumos:

Banco de elegibles, Manual de Clasificación de Puestos por Competencias, pruebas de conocimientos y psicotécnicas, recursos.

Productos: √

√ √ √ √ √ √

Plantilla de personal calificada para el cargo asignado Normas La desconcentración en las Direcciones Regionales se realizará previo análisis del volumen de actividades en cada una de ellas. En tal caso, los procesos se desarrollarán a semejanza de los procesos descritos en este Manual, con las adaptaciones pertinentes El CONSEP diseñará y aplicará un Plan de Vida y Carrera para efectos del ingreso y promoción de sus servidores Tanto la selección como la promoción de personal se sustentarán en el reconocimiento al mérito La selección privilegiará a los servidores actuales de la Entidad, en igualdad de calificaciones con aspirantes de fuera del CONSEP La selección de personal debe ajustarse al Manual de Clasificación de Puestos por Competencias y a una planificación de los requerimientos de personal. El Área de Procesos de Desarrollo del Talento Humano debe mantener actualizado un Programa de Inducción al Personal Las acciones de Personal por Nombramientos y los contratos de personal serán legalizados por el Secretario Ejecutivo e inscritos en el Área de Procesos de Desarrollo del Talento Humano

175

2.

SELECCIÓN, INGRESO E INDUCCIÓN DE PERSONAL

PASO

ACTIVIDADES Recibe requerimiento de personal de toda Área de Procesos que justifique necesidad

Director Nacional de Desarrollo Necesidad de personal detectada Humano y Capacitación

2

Promueve el reclutamiento desde fuentes internas y externas

Especialista Jefe

3

Analiza las hojas de vida, requisitos mínimos para el puesto y nepotismo; y, preselecciona a quienes cumplen requisitos mínimos del cargo

Especialista Jefe

1

4 5 6

RESPONSABLES

RESULTADOS

Varios perfiles para análisis

Candidatos afinados con requerimientos del cargo Candidatos con mejores actitudes y Entrevista a candidatos que cumplen requisitos mínimos del cargo y Director Nacional de Desarrollo predisposición para el trabajo bajo las preselecciona Humano y Capacitación condiciones del cargo Medición del nivel de aptitudes, Aplica pruebas de conocimientos y psicotécnicas, a candidatos Especialista actitudes, habilidades y destrezas preseleccionados por Director Nacional de Desarrollo Humano y Capacitación para el cargo Resultados de las evaluaciones Evalúa pruebas de conocimientos y psicotécnicas Especialista establecidos Terna conformada en similares niveles de aptitudes y actitudes

7

Informa resultados al Director Nacional de Desarrollo Humano y Capacitación Especialista

8

Conjuntamente con Autoridad que generó necesidad, entrevista a candidatos Director Nacional de Desarrollo Candidato seleccionado mejor opcionados y definen posición Humano y Capacitación

9

Dispone elaboración de Acción de Personal del Nombramiento

Director Nacional de Desarrollo Inicia fase contratación Humano y Capacitación

10

Requiere al candidato presente documentos, analiza y elabora Acción de Personal

Especialista

Documentos habilitantes presentados y elaborados

11 Revisa Acción de Personal y remite al Director

Especialista Jefe

Documentos habilitantes en regla

12 Suscribe Acción de Personal y envía al Secretario Ejecutivo

Director Nacional de Desarrollo Documento habilitante parcialmente Humano y Capacitación legalizado

176

2. PASO

SELECCIÓN, INGRESO E INDUCCIÓN DE PERSONAL ACTIVIDADES

RESPONSABLES

RESULTADOS

13 Suscribe Acción de Personal

Secretario Ejecutivo

Documento habilitante legalizado

14 Hace firmar documento al candidato seleccionado y dispone el registro

Director Nacional de Desarrollo Humano y Capacitación

Candidato integrado a plantilla de personal

15 Registra Acción de Personal

Especialista

Registros actualizados

16 Envía Aviso de Entrada al IESS

Especialista

Legalización de documento para IESS

17 Apertura expediente personal

Especialista

Expediente

18 Actualiza distributivo de sueldos con los datos del nuevo servidor

Especialista

Personal incorporado en nómina

19 Notifica al Director Nacional Financiero para pagos respectivos

Director Nacional de Desarrollo Humano y Capacitación

Inicia proceso de Elaboración de Roles y Liquidaciones

20 Ejecuta proceso de inducción

Especialista Jefe

Personal adaptado a la Institución y en capacidad de producir en el cargo asignado

177

CONSEJO NACIONAL DE CONTROL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS - CONSEP -

Diagrama de Flujo Funcional DIRECTOR NACIONAL DE DESARROLLO HUMANO Y CAPACITACIÓN Inicio

Unidad: Desarrollo del Talento Humano Proceso: Gestión de Personal Subproceso: Selección contratación e inducción de personal

ESPECIALISTA JEFE

ESPECIALISTA

10

Aplica pruebas de conocimientos y psicotécnicas, a candidatos preseleccionados por Director Nacional de Desarrollo Humano y Capacitación

Analiza las hojas de vida, requisitos mínimos para el puesto y nepotismo; y, preselecciona a quienes cumplen requisitos mínimos del cargo

Evalúa pruebas de conocimientos y Psicotécnicas

10

Conjuntamente con Autoridad que generó necesidad, entrevista a candidatos mejor opcionados y definen posición

Informa resultados al Director Nacional de Desarrollo Humano y Capacitación

Dispone elaboración de Acción de Personal del Nombramiento o Contrato

Requiere al candidato presente documentos, analiza y elabora Acción de Personal o Contrato

Suscribe la Acción de Personal o sumilla Contrato y envía al Secretario Nacional

SECRETARIO EJECUTIVO

Promueve el reclutamiento desde fuentes internas y externas

Recibe requerimiento de personal de toda Área de Procesos que justifique necesidad

Entrevista a candidatos que cumplen requisitos mínimos del cargo y preselecciona

Elaborado por: Marcelo Padilla T. Ajustado por: Marcelo Padilla T. Fecha última revisión: 09-06-2008 Página: 1 de 2

º

Revisa Acción de Personal o Contrato y remite al Director Suscribe Acción de Personal o Contrato A

178

CONSEJO NACIONAL DE CONTROL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS - CONSEP -

Diagrama de Flujo Funcional DIRECTOR NACIONAL DE DESARROLLO HUMANO Y CAPACITACIÓN

Unidad: Desarrollo del Talento Humano Proceso: Gestión de Personal Subproceso: Selección contratación e inducción de personal

ESPECIALISTA JEFE

Elaborado por: Marcelo Padilla T. Ajustado por: Marcelo Padilla T. Fecha última revisión: 09-06-2008 Página: 2 de 2

ESPECIALISTA

A

Hace firmar documento al candidato seleccionado y dispone el registro

Registra Acción de Personal

Envía Aviso de Entrada al IESS

Apertura expediente de personal

Notifica a Director Nacional Financiero para pagos respectivos

Actualiza distributivo de sueldos con los datos del nuevo servidor

Ejecuta proceso de inducción

FIN

179

RESUMEN DE PROCESOS 1.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

Nombre del proceso: GESTIÓN DE PERSONAL Subproceso

EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

Misión:

Estimular el desempeño efectivo del personal y detectar posibilidades concretas para su desarrollo.

Insumos:

Sistema de Evaluación de Desempeño, Recursos

Productos:

√

√ √ √ √ √

Personal evaluado para mejorar sus niveles de capacitación, establecer posiciones de mejor desempeño y tomar acciones preventivas o correctivas para mejorar la adaptación al cargo y su entorno Normas La desconcentración en las Direcciones Regionales se realizará previo análisis del volumen de actividades en cada una de ellas. En tal caso, los procesos se desarrollarán a semejanza de los procesos descritos en este Manual, con las adaptaciones pertinentes. La evaluación del desempeño será realizada dos veces al año. Los resultados de la evaluación del desempeño servirán como insumo para el Plan de Capacitación Institucional. En el proceso intervendrá un Comité a fin de garantizar de mejor forma el principio de equidad; y por otra parte, como una instancia para resolver los casos de desacuerdo entre evaluador y evaluado. El Manual de Evaluación del desempeño especificará las normas y características de la ejecución de este subproceso La evaluación de los Directores de las Áreas de Proceso se realizará sobre la base del cumplimiento de los indicadores de gestión del Plan Operativo Anual

180

2.

EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO

PASO

ACTIVIDADES

RESPONSABLES Director Nacional de Desarrollo Humano y Capacitación Director Nacional de Desarrollo Humano y Capacitación

1

Desarrolla un plan del sistema de Evaluación del Desempeño

2

Tramita la aprobación del plan de evaluación del desempeño ante el Secretario Ejecutivo

3

Análisis y aprobación del plan

Secretario Ejecutivo

4

Entrena en el uso del formulario de evaluación y asesora en el proceso a los Directores Departamentales

5

Califica y evalúa a todo el personal a su cargo

Director Nacional de Desarrollo Humano y Capacitación Evaluador (Responsable de Macro Proceso o Proceso)

6 7 8 9

Analiza con el propio evaluado los resultados de su evaluación y sus expectativas de desarrollo profesional Entrega el formulario al Director Nacional de Desarrollo Humano y Capacitación

Evaluador (Responsable de Macro Proceso o Proceso)

Evaluador (Responsable de Macro Proceso o Proceso) Procesa la información y pone a consideración del Comité de Evaluación Director Nacional de Desarrollo Humano y sus resultados Capacitación Analiza los resultados y genera informe a funcionario

Comité de Evaluación

10 Resuelve los casos de inconformidad o desacuerdo con las evaluaciones Comité de Evaluación Determina alternativas y estrategias para superar las debilidades de los evaluados Propone estrategias de mejoramiento personal al Director Nacional de 12 Desarrollo Humano y Capacitación 11

181

RESULTADOS Borrador del plan

Plan en conocimiento Plan aprobado Plan Socializado Evaluación en marcha Resultados en conocimiento del funcionario Formulario en aplicación Informe en conocimiento Informe con evaluación Portafolio de reclamos

Comité de Evaluación

Políticas definidas

Comité de Evaluación

Plan de mejoramiento

CONSEJO NACIONAL DE CONTROL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS - CONSEP -

Diagrama de Flujo Funcional DIRECTOR NACIONAL DE DESARROLLO HUMANO Y CAPACITACIÓN

Unidad: Desarrollo del Talento Humano Proceso: Gestión de Personal Subproceso: Evaluación del desempeño

EVALUADOR (responsable del proceso operativo o de apoyo)

Elaborado por: Marcelo Padilla T. Ajustado por: Marcelo Padilla T. Fecha última revisión: 09-06-2008 Página: 1 de 1

COMITÉ DE EVALUACIÓN

Inicio 10 Desarrolla un programa de inducción del sistema de Evaluación del Desempeño Analiza los resultados Entrena en el uso del formulario de evaluación y asesora en el proceso

Califica y evalúa a todo el personal a su cargo

Resuelve los casos de inconformidad o desacuerdo con las evaluaciones Analiza con el propio evaluado los resultados de su evaluación y sus expectativas de desarrollo profesional

Procesa la información y pone a consideración del Comité de Evaluación sus resultados

Entrega el formulario al Director Nacional de Desarrollo Humano y Capacitación

10

Determina alternativas y estrategias para superar las debilidades de los evaluados

Propone además estrategias de mejoramiento personal al Director Nacional de Desarrollo Humano y Capacitación

Fin

182

RESUMEN DE PROCESOS 1.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

Nombre del proceso: GESTIÓN DE PERSONAL Subproceso

CAPACITACIÓN

Misión:

Actualizar conocimientos y desarrollar habilidades y destrezas en función de las competencias de los procesos.

Insumos:

Inventario de necesidades de capacitación, resultados de la Evaluación de Desempeño, Plan de Capacitación, disponibilidad presupuestaria, recursos.

Productos:

√

√ √ √ √ √ √ √ √

Brechas cerradas entre competencias de los procesos y competencias de sus actores Normas La desconcentración en las Direcciones Regionales se realizará previo análisis del volumen de actividades en cada una de ellas. En tal caso, los procesos se desarrollarán a semejanza de los procesos descritos en este Manual, con las adaptaciones pertinentes. El Plan de Capacitación será anual; no obstante, se realizarán ajustes trimestrales. El Plan Anual de Capacitación será aprobado por el Secretario Ejecutivo y los correspondientes ajustes por el Director Nacional de Desarrollo Humano y Capacitación en función de la disponibilidad presupuestaria. Los ajustes trimestrales surgirán de los resultados de la evaluación de cada uno de los eventos ejecutados, en los que se logrará información respecto a los requerimientos expresados por los participantes. Es obligatoria la participación de todos los servidores del CONSEP a nivel nacional. La programación de los eventos de capacitación se desarrollará, en lo posible, en horas marginales. En la planificación se incluirán eventos a desarrollarse en las Direcciones Regionales. Se privilegiará en lo técnico, la programación y ejecución de eventos para las áreas de Procesos Claves, y en lo conductual, por igual para las áreas de Procesos Claves y Habilitantes. En el Plan Anual de Capacitación se sugerirán y concretarán alianzas institucionales para la ejecución de los programas

183

RESUMEN DE PROCESOS 1.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

Nombre del proceso: GESTIÓN DE PERSONAL Subproceso

BIENESTAR LABORAL

Misión:

Contribuir al desarrollo integral de los funcionarios y servidores del CONSEP, propendiendo al mejoramiento de su calidad de vida de manera sostenible, mediante la promoción de acciones tendientes a alcanzar la satisfacción y expectativas personales y generales para propender a elevar los niveles de eficiencia y eficacia

Insumos:

Planes y Programas de Asistencia, Médica, Odontológica, y Social

Productos:

√

√ √ √

Presupuesto Institucional POA Cobertura integral del personal, según planes y programas, y tomar acciones preventivas o correctivas para elevar el desempeño de los servidores en la Organización Normas La desconcentración en las Direcciones Regionales se realizará previo análisis del volumen de actividades en cada una de ellas. En tal caso, los procesos se desarrollarán a semejanza de los procesos descritos en este Manual, con las adaptaciones pertinentes. La atención en el caso de seguros se realizará una vez al año, y en los demás ámbitos según requerimientos de servidores Los resultados serán sujetos a evaluación por parte del Staff Presupuesto de gasto para cubrir programas de Bienestar Laboral

186

2.

BIENESTAR LABORAL

PASO

ACTIVIDADES

RESPONSABLES

RESULTADOS

1

Desarrolla un plan de Bienestar Laboral

Especialista

Borrador del plan

2

Tramita la aprobación del plan de bienestar laboral ante el Secretario Ejecutivo

Director Nacional de Desarrollo Humano y Capacitación

Plan en conocimiento

3

Análisis y aprobación del plan

Secretario Ejecutivo

Plan aprobado

Especialista

Plan socializado

Responsables y servidores

Evaluación de la necesidad

4 5

Desarrolla acciones de prevención en salud y seguros médicos, y bienestar laboral Eleva requerimientos a Dirección Nacional de Desarrollo Humano, y Capacitación

6

Elabora fichas técnicas, de requerimientos

Especialista

Resultados en conocimiento del servidor

7

Ejecuta planes de acción

Especialista

Formulario en aplicación

8

Evalúa resultados de los planes y programas

Especialista

Resultados en conocimiento de la Dirección

187

CONSEJO NACIONAL DE CONTROL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS - CONSEP -

Diagrama de Flujo Funcional ESPECIALISTA

Elaborado por: Edgar Machado Basantes Ajustado por: Edgar Machado Basantes Fecha última revisión: 01-10-2009 Página: 1 de 1

Unidad: Desarrollo del Talento Humano Proceso: Gestión de Personal Subproceso: Bienestar Laboral

DIRECTOR NACIONAL DE DESARROLLO HUMANO Y CAPACITACIÓN

SECRETARIO EJECUTIVO

RESPONSABLES Y SERVIDORES

Inicio

Desarrolla un plan de Bienestar Laboral

Tramita la aprobación del plan de bienestar laboral ante el Secretario Ejecutivo

Análisis y aprobación del plan

Desarrolla acciones de prevención en salud y seguros médicos, y bienestar laboral Eleva requerimientos a Dirección Nacional de Desarrollo Humano, y Capacitación

Elabora fichas técnicas, de requerimientos

Ejecuta planes de acción

Evalúa resultados de los planes y programas

Fin

188

RESUMEN DE PROCESOS 1.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

Nombre del proceso:

GESTIÓN DE PROCESOS

Subproceso:

IDENTIFICACIÓN DE FACTORES QUE INCIDEN EN LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS

Misión:

Mejorar la calidad de los servicios institucionales, en forma cualitativa y cuantitativa

Insumos:

Recursos Humanos Especializados, dotación tecnológica.

Productos:

√

√ √ √

√

Elevado nivel de satisfacción del usuario con los servicios que recibe del CONSEP. Reconocimiento de los resultados de la gestión institucional. Normas La desconcentración en las Direcciones Regionales se realizará previo análisis del volumen de actividades en cada una de ellas. En tal caso, los procesos se desarrollarán a semejanza de los procesos descritos en este Manual, con las adaptaciones pertinentes. El CONSEP recabará información de los usuarios, en forma periódica, respecto a la calidad de sus servicios. La información de usuarios será recogida a través de una investigación de campo Se realizarán reuniones ínter departamentales a fin de evaluar la calidad de los servicios y disponer de información previa que motive una investigación respecto a los aspectos que se juzguen de mayor impacto en la oferta de servicios La investigación será realizada en las ciudades de mayor demanda de los servicios.

189

2.

IDENTIFICACIÓN DE FACTORES QUE INCIDEN EN LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS

PASO

ACTIVIDADES

RESPONSABLES

RESULTADOS

1

Planteamiento de hipótesis sobre los factores que afectarían la calidad de los servicios

Especialista

2

Desarrollo de investigación menor de acercamiento a los campos a examinar

Especialista

3

Elaboración de informe con los correspondientes resultados y de un Plan de Investigación

Especialista

4

Análisis y aprobación del Plan; y definiciones respecto a los aspectos de detalle Director Nacional de Desarrollo de la investigación Humano y Capacitación

5

Desarrollo de la investigación y preparación de informe con mejoras de funcionamiento

Especialista

Plan de acción

6

Revisión del informe y de requerirse ajustes menores solicita incorporación; caso contrario, define estrategias de implantación

Director Nacional de Desarrollo Humano y Capacitación

Usuarios mayormente satisfechos con los servicios del CONSEP

190

Línea de base definida Identificación primaria de las debilidades en los servicios Identificación primaria de las debilidades en los servicios Indicadores definidos y estructurados

CONSEJO NACIONAL DE CONTROL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS - CONSEP -

Diagrama de Flujo Funcional

Unidad: Desarrollo del Talento Humano Proceso: Gestión de Procesos Subproceso: Identificación de factores que inciden en la calidad de los servicios

ESPECIALISTA

Elaborado por: Marcelo Padilla T. Ajustado por: Marcelo Padilla T. Fecha última revisión: 16-06-2008 Página: 1 de 1

DIRECTOR NACIONAL DE DESARROLLO HUMANO Y CAPACITACIÓN

Inicio

Planteamiento de hipótesis sobre los factores que afectarían la calidad de los servicios

Desarrollo de investigación menor de acercamiento a los campos a examinar

Análisis y aprobación del Plan; y definiciones respecto a los aspectos de detalle de la investigación

Elaboración de informe con los correspondientes resultados y de un Plan de Investigación

Desarrollo de la investigación y preparación de informe con mejoras de funcionamiento

Revisión del informe y de requerirse ajustes menores solicita incorporación; caso contrario, define estrategias de implantación

Fin

191

RESUMEN DE PROCESOS 1.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

Nombre del proceso:

GESTIÓN DE PROCESOS

Subproceso:

MONITOREO Y AJUSTES DE PROCESOS

Misión:

Evaluar en forma permanente el desempeño de los procesos como parte del Programa de Mejoramiento Continuo.

Insumos:

Recursos Humanos Especializados, Manual de Procesos, dotación tecnológica.

Productos:

√

√ √ √ √ √

Alta capacidad de respuesta del CONSEP frente a la demanda de sus servicios, tanto a nivel de cliente interno como externo Normas La desconcentración en las Direcciones Regionales se realizará previo análisis del volumen de actividades en cada una de ellas. En tal caso, los procesos se desarrollarán a semejanza de los procesos descritos en este Manual, con las adaptaciones pertinentes. El CONSEP mantendrá en forma permanente, un Programa de Mejoramiento Continuo. La estructura organizacional y el funcionamiento de la Entidad están basados en la filosofía de procesos, de acuerdo al marco conceptual general en el que se sustenta esta teoría. La gestión de mejoramiento de procesos esta reglada por el Reglamento de Administración por Procesos. El monitoreo tendrá como referentes principales los requerimientos de tiempos y la cuantificación de indicadores de valor agregado en cada uno de los procesos. Los indicadores de gestión serán la base para el mejoramiento continuo.

192

2.

MONITOREO Y AJUSTES DE PROCESOS

PASO

ACTIVIDADES

RESPONSABLES Director Nacional de Desarrollo Humano y Capacitación y Especialista Director Nacional de Desarrollo Humano y Capacitación

1

Seguimiento permanente de tiempos, ciclos e indicadores de Valor Agregado

2

Evaluación de tiempos e indicadores de valor agregado

3

Identificación de la naturaleza de los nudos críticos encontrados

Director Nacional de Desarrollo Humano y Capacitación

4

Elaboración de propuestas de mejoramiento

Especialista

5

Ajustes a las propuestas de mejoramiento y definición de estrategias para la implantación de mejoras

6

Director Nacional de Desarrollo Humano y Capacitación Director Nacional de Desarrollo Si las mejoras deben sistematizarse se enlaza con el proceso de Desarrollo de Humano y Capacitación y Sistemas; caso contrario ejecuta los cambios Especialista

193

RESULTADOS Análisis permanente de Valor Agregado por proceso Diagnóstico Situacional del Valor Agregado Nudos críticos identificados para mejoramiento Plan de acciones inmediatas Plan de Mejoramiento de procesos en ejecución Índice de Valor Agregado incrementado

CONSEJO NACIONAL DE CONTROL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS - CONSEP -

Diagrama de Flujo Funcional DIRECTOR NACIONAL DE DESARROLLO HUMANO Y CAPACITACIÓN - ESPECIALISTA

Unidad: Desarrollo del Talento Humano Proceso: Gestión de Procesos Subproceso: Monitoreo y ajuste de procesos DIRECTOR NACIONAL DE DESARROLLO HUMANO Y CAPACITACIÓN

Elaborado por: Marcelo Padilla T. Ajustado por: Marcelo Padilla T. Fecha última revisión: 16-06-2008 Página: 1 de 1 ESPECIALISTA

Inicio

Evaluación de tiempos e indicadores de valor agregado

Seguimiento permanente de tiempos, ciclos e indicadores de Valor Agregado

Identificación de la naturaleza de los nudos críticos encontrados

Ajustes a las propuestas de mejoramiento y definición de estrategias para la implantación de mejoras

Las mejoras deben sistematizarse? SI

NO

Proceso “Desarrollo de Sistemas”

Ejecuta los cambios

Fin

194

Elaboración de propuestas de mejoramiento

RESUMEN DE PROCESOS 1.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

Nombre del proceso:

GESTIÓN DE PROCESOS

Subproceso:

DETERMINACIÓN Y AJUSTES DE INDICADORES DE GESTIÓN

Misión:

Generar una cultura institucional alrededor del cumplimiento de indicadores de gestión

Insumos:

Recursos Humanos Especializados, Manual de Procesos, dotación tecnológica.

Productos:

√

√ √ √

Alta capacidad de respuesta del CONSEP frente a la demanda de sus servicios, tanto a nivel de cliente interno como externo Normas La desconcentración en las Direcciones Regionales se realizará previo análisis del volumen de actividades en cada una de ellas. En tal caso, los procesos se desarrollarán a semejanza de los procesos descritos en este Manual, con las adaptaciones pertinentes. En cada uno de los procesos deberán identificarse los indicadores cuyos referentes serán el tiempo y ciclo de proceso, el análisis de valor agregado o cualquier otro parámetro que se considere más pertinente Los indicadores de gestión serán la base para el mejoramiento continuo Los indicadores de gestión serán los referentes o estándares para verificar su cumplimiento

195

2.

DETERMINACIÓN Y AJUSTES DE INDICADORES DE GESTIÓN

PASO

ACTIVIDADES

RESPONSABLES

1

Relevamiento de información respecto al comportamiento de los procesos

Especialista

2

Evaluación de la información respecto al comportamiento de procesos realiza un ajuste de tiempos normales

Director Nacional de Desarrollo Humano y Capacitación

3

Incorporación de ajustes de tiempos normales

Director Nacional de Desarrollo Humano y Capacitación

4

Búsqueda de información externa sobre procesos similares

Especialista

5

Determinación de de tiempos normales externos

Director Nacional de Desarrollo Humano y Capacitación

6

Propuesta de indicadores de gestión sobre la base de las informaciones internas Director Nacional de Desarrollo y externas Humano y Capacitación

196

RESULTADOS Análisis permanente de Valor Agregado por proceso Diagnóstico Situacional del Valor Agregado Nudos críticos identificados para mejoramiento Plan de acciones inmediatas Plan de Mejoramiento de procesos en ejecución Índice de Valor Agregado incrementado

CONSEJO NACIONAL DE CONTROL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS - CONSEP -

Diagrama de Flujo Funcional

Unidad: Desarrollo del Talento Humano Proceso: Gestión de Procesos Subproceso: Determinación y ajuste de indicadores de gestión

ESPECIALISTA

Elaborado por: Marcelo Padilla T. Ajustado por: Marcelo Padilla T. Fecha última revisión: 16-06-2008 Página: 1 de 1

DIRECTOR NACIONAL DE DESARROLLO HUMANO Y CAPACITACIÓN

Inicio

Relevamiento de información respecto al comportamiento de los procesos

Evaluación de la información respecto al comportamiento de procesos realiza un ajuste de tiempos normales

Búsqueda de información externa sobre procesos similares

Incorporación de ajustes de tiempos normales

Determinación de de tiempos normales externos

Propuesta de indicadores de gestión sobre la base de las informaciones internas y externas

Fin

197

MACROPROCESO GESTIÓN FINANCIERA

198

RESUMEN DE PROCESOS 1.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

Nombre del proceso: ADMINISTRACIÓN DE CAJA Subproceso:

RECAUDACIONES

Misión:

Ejecutar la recaudación por los servicios que brinda el CONSEP

Insumos:

Solicitud de entrega de servicios aprobada

Productos: √

√ √ √ √

Recaudación oportuna para la prestación de servicios Normas La desconcentración en las Direcciones Regionales se realizará previo análisis del volumen de actividades en cada una de ellas. En tal caso, los procesos se desarrollarán a semejanza de los procesos descritos en este Manual, con las adaptaciones pertinentes En el caso del pago de un servicio de la institución mediante cheque, éste debe ser certificado a nombre del CONSEP. Los comprobantes de depósito diarios en el banco deben ser fotocopiados y adjuntados al comprobante de ingreso. Los comprobantes de ingreso deben ser archivados de acuerdo a secuencia de generación. Las ventanillas de Administración de Caja cumplirán el rol de recaudación y no de información sobre procesos y trámites.

199

2.

RECAUDACIONES

PASO

ACTIVIDADES

RESPONSABLES

RESULTADOS

1

Atiende requerimiento en ventanilla y determina si es un trámite de recaudación o rendición de cuentas de fondos internos

Analista 1

Encamina trámite

2

Entrega Recibo de Caja

Analista 1

Cliente interno atendido

3

En el caso de trámite de recaudación externo, revisa información y documentación entregada por las Área de Procesos de Control y Fiscalización, Información Reservada, Administración de Bienes en Depósito y Asesoría Analista 1 Jurídica para el cobro de derechos, arriendos o recaudaciones propias por servicios del CONSEP

Áreas de Procesos involucradas, y comunicadas

4

Informa al cliente externo el valor a cancelar y recibe pago

Analista 1

Recaudación efectuada

5

Emite, legaliza y entrega el correspondiente recibo de caja o factura

Analista 1

Cliente externo atendido

6

Actualiza la información en los archivos de seguimiento y cumplimiento de pagos

Analista 1

Base de datos actualizada

7

Al final del día constata los valores recaudados y la información del sistema

Analista 1

Caja cuadrada

8

Elabora papeletas de depósito, entrega valores y envía depósito al Banco del Analista 1 Pichincha.

Dineros en custodia

9

Verifica que depósito se haya efectuado correctamente y genera comprobante Analista 1 de ingreso diario

Documento habilitante para registro contable

10

Registra en el sistema e SIGEF los ingresos de Pichincha

Analista 1

Ingresos registrados para reporte

11

Elabora cuadros de control y reporte de arriendos de Pichincha a UIF, y reporta a Contabilidad

Analista 1

Informe conciliado

12

Aprobación y legalización de CUR DE Ingresos en e SIGEF

Especialista Jefe

Documento habilitante en curso

200

2.

RECAUDACIONES

PASO 13 14 15 16 17 18

ACTIVIDADES

RESPONSABLES

Verifica y legaliza el comprobante de ingreso

Especialista Jefe

Transfiere a la cuenta de fondos de terceros de la institución los valores de arriendos producto de la administración de bienes inmuebles en custodia del CONSEP Certifica movimiento de arriendos de bienes aprehendidos a la Administración Temporal de Lavado de Activos y al Área de Procesos de Administración de Bienes en Depósito Al mes siguiente de realizados los comprobantes de ingreso, confronta la información del estado de cuenta del banco y de los comprobantes de ingreso, elabora informe y lo envía a Contabilidad y a Presupuesto Presenta informe al final del año de los ingresos recaudados por conceptos de arriendo y otros Archiva comprobante de Ingreso

201

Especialista Jefe Especialista Jefe

RESULTADOS Documento habilitante legalizado Dineros en custodia a las correspondientes en las correspondientes cuentas bancarias Documento habilitante para actualización de información de involucrados

Especialista 2

Conciliación bancaria para registro

Especialista 2

Presupuesto financiado

Especialista 2

Portafolio de recaudaciones

CONSEJO NACIONAL DE CONTROL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS - CONSEP -

Diagrama de Flujo Funcional

Elaborado por: Administración de Caja Ajustado por: Edgar Machado Basantes Fecha última revisión: 20-10-2009 Página: 1 de 1

Unidad: Gestión Financiera Proceso: Administración de Caja Subproceso: Recaudación

ANALISTA 1

ESPECIALISTA 2

ESPECIALISTA JEFE 10

Inicio

Atiende requerimiento en ventanilla

Recaudación

Trámite de recaudación o rendición de cuentas de fondos internos?

Interno

Revisa información y documentación entregada por las Áreas de Procesos de Control y Fiscalización, Información Reservada, Administración de Bienes en Depósito y Asesoría Jurídica para el cobro de derechos, arriendos o recaudaciones propias por servicios del CONSEP

Informa al cliente externo el valor a cancelar y recibe pago

Verifica que depósito se haya efectuado correctamente y genera comprobante de ingreso diario

Registra en el sistema e SIGEF los ingresos de Pichincha

Verifica que los valores retenidos correspondan a los que legalmente están establecidos para el efecto

Solicita copia de facturas y comprobantes de retención legalizados

Los comprobantes de retención son correctos?

NO

Emite, legaliza y entrega el correspondiente recibo de caja o factura

Elabora papeletas de depósito y coordina depósito en el banco

Actualiza la información en los archivos de seguimiento y cumplimiento de pagos

SI

Al mes siguiente de realizados los comprobantes de ingreso, confronta la información del estado de cuenta del banco y de los comprobantes de ingreso, elabora informe y lo envía a Contabilidad y a Presupuesto

10

Fin

202

Transfiere a la cuenta de fondos de terceros de la institución los valores de arriendos producto de la administración de bienes inmuebles en custodia del CONSEP

Certifica movimiento de multas pagadas por delitos de narcotráfico En el Área de Procesos de Información Reservada, Documentación y Archivo

Emite y entrega Recibo de Caja

Al final del día constata los valores recaudados y la información del sistema

Elabora cuadros de control y reporte de arriendos de Pichincha a UIF, y reporta a Contabilidad

Aprobación y legalización de CUR DE Ingresos en e SIGEF

Certifica movimiento de arriendos de bienes aprehendidos a la Administración Temporal de Lavado de Activos y al Área de Procesos de Administración de Bienes en Depósito

RESUMEN DE PROCESOS 1.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

Nombre del proceso: ADMINISTRACIÓN DE CAJA Subproceso

CONTROL DE DINEROS APREHENDIDOS E INCAUTADOS

Misión:

Mantener información documentada actualizada útil para la defensa de los intereses institucionales en procesos judiciales.

Insumos:

Información proveniente de la Policía Nacional, Banco Central, Banco del Fomento y Direcciones Regionales del CONSEP

Productos: √

√

√

Información sistematizada y documentada Normas La desconcentración en las Direcciones Regionales se realizará previo análisis del volumen de actividades en cada una de ellas. En tal caso, los procesos se desarrollarán a semejanza de los procesos descritos en este Manual, con las adaptaciones pertinentes La Policía Nacional Antinarcóticos depositará el dinero aprehendido e incautado en Pichincha, Guayas o Azuay en el Banco Central del Ecuador, para el resto del país debe depositar en el Banco Nacional de Fomento, entidad que transfiere a la Cuenta Especial del CONSEP en el Banco Central Los informes de dinero producto de la venta de bienes comisados con sentencia ejecutoriada condenatoria, emitidos por el Área de Procesos de Asesoría Jurídica, deben contener un correcto registro del bien rematado.

203

2.

CONTROL DE DINEROS APREHENDIDOS E INCAUTADOS

PASO 1

2

3 4 5 6

7

8

ACTIVIDADES

RESPONSABLES

Dispone a Especialista 3 realizar el control del dinero aprehendido e incautado, Director Nacional Financiero depositado en las cuentas especiales de la entidad Revisa la información entregada por Policía Nacional, Dirección Nacional Antinarcóticos, Banco Central del Ecuador, Banco de Fomento, Área de Procesos de Administración de Bienes en Depósito y Direcciones Regionales Especialista 3 del CONSEP sobre los dineros aprendidos e incautados por tráfico ilícito de estupefacientes, en dólares y/o moneda extrajera Revisa estados de las Cuentas Especiales del CONSEP en el Banco Central Especialista 3 del Ecuador, en dólares, y monedas diferentes al dólar Realiza análisis, seguimiento y control de la información de dineros Especialista 3 aprehendidos e incautados por caso policial y por imputado a nivel nacional En la Base de Datos de dineros aprehendidos e incautados, registra información del caso o sindicado, y las cuentas especiales del Banco Central Especialista 3 del Ecuador en que la entidad mantiene el dinero. Emite el respectivo reporte de los ingresos totales del mes y remite la Especialista 3 información a Contabilidad y Presupuesto Reporta al Especialista Jefe sobre los casos que se solicita por parte del Área de Procesos de Asesoría Jurídica cuando se trata de restitución de dineros Especialista 3 aprendidos y comisados, y sobre las pólizas de garantía y custodio, cuando están por vencerse Archiva la documentación del dinero aprehendido e incautado en forma Especialista 3 cronológica por caso policial, y por Direcciones Regionales

204

RESULTADOS Disposición única

Información validada de dineros aprehendidos e incautados Consolidado de cuentas especiales Consolidado de dineros aprehendidos e incautados, mediante informe Base de datos actualizada Información para registros contables

Informe en conocimiento Documentos de respaldo ordenados y en custodio

CONSEJO NACIONAL DE CONTROL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS - CONSEP -

Diagrama de Flujo Funcional

Unidad: Gestión Financiera Proceso: Administración de Caja Subproceso: Control de dineros aprehendidos e incautados

DIRECTOR NACIONAL FINANCIERO

Elaborado por: Administración de Caja Ajustado por: Edgar Machado Basantes Fecha última revisión: 20-10-2009 Página: 1 de 1

ESPECIALISTA 3

Inicio

Dispone a Especialista 3 realizar el control del dinero aprehendido e incautado, depositado en las cuentas especiales de la entidad

Revisa la información entregada por Policía Nacional, Dirección Nacional Antinarcóticos, Banco Central del Ecuador, Banco de Fomento, Área de Procesos de Administración de Bienes en Depósito y Direcciones Regionales del CONSEP sobre los dineros aprendidos e incautados por tráfico ilícito de estupefacientes, en dólares y/o moneda extrajera

Revisa estados de las Cuentas Especiales del CONSEP en el Banco Central del Ecuador, en dólares, y monedas diferentes al dólar

En la Base de Datos de dineros aprehendidos e incautados, registra información del caso o sindicado, y las cuentas especiales del Banco Central del Ecuador en que la entidad mantiene el dinero

Realiza análisis, seguimiento y control de la información de dineros aprehendidos e incautados por caso policial y por imputado a nivel nacional

Emite el respectivo reporte de los ingresos totales del mes y remite la información a Contabilidad y Presupuesto

Reporta al Especialista Jefe sobre los casos que se solicita por parte del Área de Procesos de Asesoría Jurídica cuando se trata de restitución de dineros aprendidos y comisados, y sobre las pólizas de garantía y custodio, cuando están por vencerse

Archiva la documentación del dinero aprehendido e incautado en forma cronológica por caso policial, y por Direcciones Regionales

Fin

205

RESUMEN DE PROCESOS 1.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

Nombre del proceso:

ADMINISTRACIÓN DE CAJA

Subproceso

REGISTRO Y CONTROL SISTEMA eSIGEF

Misión:

Mantener el sistema de control de ingresos actualizado

Insumos:

Comprobantes de Caja, tecnologías de información y comunicación, recursos

Productos:

√

Registros e información sobre ingresos de dinero, confiables y oportunos Normas La desconcentración en las Direcciones Regionales se realizará previo análisis del volumen de actividades en cada una de ellas. En tal caso, los procesos se desarrollarán a semejanza de los procesos descritos en este Manual, con las adaptaciones pertinentes

206

2.

REGISTRO Y CONTROL SISTEMA eSIGEF

PASO

ACTIVIDADES

RESPONSABLES

RESULTADOS

1

Recibe información sobre ingresos, por recaudaciones, arriendos y otros, Especialista 2 por parte de las Direcciones Regionales a nivel nacional

Información de base

2

Realiza el análisis, seguimiento y control de la información con el estado Especialista 2 de cuenta remitido por el Banco Pichincha

Estado de cuenta evaluado

3

Registra en el Sistema Contable, las recaudaciones de arriendos y otros Especialista 2

Sistema contable actualizado

4

Confronta la información del estado de cuenta del banco y los comprobantes de ingresos

Especialista 2

Conciliación bancaria para el registro

5

Elabora informes de ingresos y lo envía a contabilidad y presupuesto

Especialista 2

Informes validados

6

Realiza el análisis de los comprobantes de retención y elaboración de cuadros para el pago de impuestos

Especialista 2

Comprobantes valorados para u registro

7

Elabora informe, y procede al pago de impuestos

Especialista Jefe

Comprobante de pago

8

Registra arriendos de bienes comisados e incautados excepto Pichincha Especialista 2

Informe de ingresos por arriendos

9

Reporta e informe de arriendo a contabilidad para su registro en el sistema e SIGEF

Informe para registro contable

10

Registra y control de ingresos por concepto de arriendos de Direcciones Especialista 2 Regionales en sistema contable

Ingresos valorados y conciliados

11

Reporta y genera informe de devolución de dineros de terceros para su Especialista 2 restitución según el caso (arriendos y garantías)

Informe valorado para devolución

12 Realiza la devolución a favor del beneficiario 13

Especialista 2

Especialista 2

Elaboración de informes sobre novedades presentadas en recaudaciones Especialista 2 en las Direcciones Regionales

207

Confirmación de devolución por el reporte MEF Información base

CONSEJO NACIONAL DE CONTROL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS - CONSEP -

Diagrama de Flujo Funcional

Unidad: Gestión Financiera Proceso: Administración de Caja Subproceso: Registro y Control Sistema eSIGEF

Elaborado por: Administración de Caja Ajustado por: Edgar Machado Basantes Fecha última revisión: 20-10-2009 Página: 1 de 1

ESPECIALISTA 2

ESPECIALISTA JEFE

Inicio

Recibe información sobre ingresos, por recaudaciones, arriendos y otros, por parte de las Direcciones Regionales a nivel nacional

Realiza el análisis, seguimiento y control de la información con el estado de cuenta remitido por el Banco Pichincha

Registra en el Sistema Contable, las recaudaciones de arriendos y otros

Elabora informes de ingresos y lo envía a contabilidad y presupuesto

Confronta la información del estado de cuenta del banco y los comprobantes de ingresos

Realiza el análisis de los comprobantes de retención y elaboración de cuadros para el pago de impuestos

Elabora informe, y procede al pago de impuestos

Registra y control de ingresos por concepto de arriendos de Direcciones Regionales en sistema contable

Reporta e informe de arriendo a contabilidad para su registro en el sistema e SIGEF

Reporta y genera informe de devolución de dineros de terceros para su restitución según el caso (arriendos y garantías)

Realiza la devolución a favor del beneficiario

Registra arriendos de bienes comisados e incautados excepto Pichincha

Elaboración de informes sobre novedades presentadas en recaudaciones en las Direcciones Regionales

Fin

208

RESUMEN DE PROCESOS 1.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

Nombre del proceso: ADMINISTRACIÓN DE CAJA Subproceso

GENERACIÓN DE PAGOS POR BIENES Y SERVICIOS

Misión:

Atender en forma confiable y oportuna, las obligaciones contraídas por el CONSEP

Insumos:

Trámites de pago, tecnologías comunicación, recursos

Productos:

√

√

de

información

y

Obligaciones de pago del CONSEP CON Clientes internos y externos, CANCELADAS Normas La desconcentración en las Direcciones Regionales se realizará previo análisis del volumen de actividades en cada una de ellas. En tal caso, los procesos se desarrollarán a semejanza de los procesos descritos en este Manual, con las adaptaciones pertinentes Los pagos diarios deben ser canalizados por Contabilidad hasta las 10h00

209

2.

GENERACIÓN DE PAGOS POR BIENES Y SERVICIOS

PASO

ACTIVIDADES

RESPONSABLES

RESULTADOS

1

Contabilidad canaliza a Especialista Jefe los pagos por adquisición de bienes y servicios

Contabilidad

Documentos objeto de control concurrente

2

Realiza el control a todos los documentos habilitantes previo al pago

Especialista Jefe

Control concurrente

3

Registra en el sistema interno de pagos y vía Internet en el Sistema de Pagos Interbancario del Banco Central del Ecuador

Especialista Jefe

Base de datos actualizada y transferencia de fondos en ejecución

4

Imprime registro y solicita autorización del Director Nacional Financiero

Especialista Jefe

Registro elaborado y autorizado

5

Autoriza el crédito en las cuentas de los beneficiarios y la emisión de los comprobantes de egreso para la legalización en las diferentes procesos Director Nacional Financiero del Área de Procesos de Gestión Financiera

6

Al siguiente día de la autorización, verifica e imprime reporte de desembolsos a los beneficiarios

Especialista Jefe

7

Notifica a los beneficiarios acreditación y retiro de de los comprobantes de retención, vía correo electrónico

Especialista Jefe

210

Dineros en cuentas de los beneficiarios del pago con documentos de respaldo y registros contables y presupuestarios Verificación de transferencias de fondos Clientes internos y externos atendidos

CONSEJO NACIONAL DE CONTROL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS - CONSEP -

Diagrama de Flujo Funcional CONTABILIDAD

Unidad: Gestión Financiera Proceso: Administración de caja Subproceso: Generación de pagos por bienes y servicios ESPECIALISTA JEFE

Elaborado por: Marcelo Padilla T. Ajustado por: Marcelo Padilla T. Fecha última revisión: 30-06-2008 Página: 1 de 1 DIRECTOR NACIONAL FINANCIERO

Inicio

Canaliza a Especialista Jefe los pagos por adquisición de bienes y servicios

Realiza el control a todos los documentos habilitantes previo al pago

Registra en el sistema interno de pagos y vía Internet registra en el Sistema de Pagos Interbancario del Banco Central del Ecuador

Imprime registro y solicita autorización del Director Nacional Financiero

Al siguiente día de la autorización, verifica e imprime reporte de desembolsos a los beneficiarios

Notifica a los beneficiarios acreditación y retiro de de los comprobantes de retención, vía correo electrónico

Fin

211

Autoriza el crédito en las cuentas de los beneficiarios y autoriza los comprobantes de egreso para la legalización en los diferentes procesos del Área de Procesos de Gestión Financiera

RESUMEN DE PROCESOS 1.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

Nombre del proceso:

CONTABILIDAD

Subproceso:

ELABORACIÓN DE ROLES DE PAGO Y LIQUIDACIONES

Misión:

Cubrir las remuneraciones del personal del CONSEP, con oportunidad y veracidad

Insumos:

Distributivo de sueldos, información de altas y bajas de personal y variantes en las remuneraciones, multas y descuentos, tecnologías de información y comunicación, recursos.

Productos:

Roles de pago listos para ejecutar, registrados contablemente

Normas √

√ √

√

√ √

√ √ √

√

La desconcentración en las Direcciones Regionales se realizará previo análisis del volumen de actividades en cada una de ellas. En tal caso, los procesos se desarrollarán a semejanza de los procesos descritos en este Manual, con las adaptaciones pertinentes Las solicitudes de Viáticos deberán ingresar al Área de Procesos de Gestión Financiera con al menos 36 horas de anticipación para su liquidación y pago No se efectuará ninguna liquidación y pago al personal que se separe de la Institución sin la correspondiente certificación de que ha entregado bienes a su cargo y presentación de saldos pendientes con organizaciones gremiales del CONSEP La información para la elaboración de los roles de pago debe ser entregada por parte de: Área de procesos de Desarrollo del Talento Humano y Asociación de Servidores del CONSEP, hasta el día 18 de cada mes. En las acciones de personal y contratos debe constar con precisión la fecha en la cual rige la vigencia de la acción administrativa. La información de los descuentos de valores por aportes o préstamos del IESS debe ser entregada por parte de Administración de Caja hasta el día 18 de cada mes. El Especialista responsable de elaborar los roles debe ingresar los datos y generar los roles de pago hasta el día 22 de cada mes. Administración de Caja debe entregar el cálculo del Impuesto a la Renta hasta el día 24 de cada mes. El Especialista responsable del Proceso Elaboración de Roles de Pago y Liquidaciones, solo transferirá al sistema contable datos del rol o liquidaciones en función de la disponibilidad de fondos. El Especialista responsable de elaborar los roles de pago debe imprimir los roles y desprendibles con detalle de ingresos y egresos para cada servidor hasta el día siguiente de ejecutado al Sistema de Pago Interbancario del Banco Central del Ecuador – SPI –

212

2.

ELABORACIÓN DE ROLES DE PAGO Y LIQUIDACIONES

PASO

ACTIVIDADES

RESPONSABLES

RESULTADOS

1

Recibe información de descuentos, movimiento de servidores y distributivo de sueldos con sumilla del Director Nacional Financiero

Especialista Jefe

Trámite de rol de pagos bajo responsabilidad de Especialista Jefe

2

Analiza información y documentación y dispone trámite a Especialista 2

Especialista Jefe

Trámite en ejecución

3

Ingresa datos al sistema de roles y genera el rol de pago

Especialista 2

Rol de pagos generado

4

Solicita y recibe el cálculo del Impuesto a la Renta

Especialista 2

Impuesto a la renta causado

5

Genera Rol de Pagos con líquido a pagar

Especialista 2

Rol de Pagos generado

6

Elabora archivos planos para cargar rol al eSipren

Especialista 2

Nómina cargada a eSipren

7

Genera datos y carga archivos al eSipren

Especialista 2

Información de Nómina válida

8

Imprime roles de pago, original y copia para Administración de Caja, copia para Contabilidad.

Especialista 2

Rol impreso y copias direccionadas

9

Remite desprendibles de rol de pagos a las Direcciones Regionales vía correo electrónico.

Especialista 2

Rol de pagos en conocimiento de Direcciones Regionales

10

Ejecuta control, aprueba la nómina y realiza CUR de gastos en eSipren y enlace al eSigef

11

Autoriza pago de Nómina

12

Solicita pago de nómina en eSigef

Especialista Jefe Director Nacional Financiero Administración de Caja

213

Nómina CUR de gastos aprobados eSigef CUR autorizados Datos de acreditación en sistema eSigef

CONSEJO NACIONAL DE CONTROL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS - CONSEP -

Diagrama de Flujo Funcional

Unidad: Gestión Financiera Proceso: Contabilidad Subproceso: Elaboración de roles de pago

ESPECIALISTA JEFE

ESPECIALISTA 2

Inicio

Ingresa datos al sistema de roles y genera el rol de pago

Recibe información de descuentos, movimiento de servidores y distributivo de sueldos con sumilla del Director Nacional Financiero

Solicita y recibe el cálculo del Impuesto a la Renta

Elaborado por: Contabilidad Ajustado por: Edgar Machado Basantes. Fecha última revisión: 20-10-2009 Página: 1 de 1 DIRECTOR NACIONAL FINANCIERO

ADMINISTRACIÓN DE CAJA

Autoriza pago de Nómina

Solicita pago de nómina en eSigef

Genera Rol de Pagos con líquido a pagar

Analiza información y documentación

Elabora archivos planos para cargar rol al eSipren

Imprime roles de pago, original y copia para Administración de Caja, copia para Contabilidad.

Dispone trámite a Especialista 2 Remite desprendibles de rol de pagos a las Direcciones Regionales vía correo electrónico. Ejecuta control, aprueba la nómina y realiza CUR de gastos en eSipren y enlace al eSigef

Fin

214

RESUMEN DE PROCESOS 1.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

Nombre del proceso:

CONTABILIDAD

Subproceso

EJECUCIÓN DE PAGOS POR OBLIGACIONES

Misión:

Cumplir con las obligaciones del CONSEP con terceros y Servidores del CONSEP precautelando los intereses institucionales.

Insumos:

Pedidos de pago con documentos de soporte completos, Leyes, Reglamentos y más normas que regulan las acciones financieras del sector público ecuatoriano, tecnologías de información y comunicación, recursos

Productos:

√

√

√

√

Proveedores de bienes y servicios, terceros y Servidores del CONSEP satisfechos por oportunidad de pagos Normas La desconcentración en las Direcciones Regionales se realizará previo análisis del volumen de actividades en cada una de ellas. En tal caso, los procesos se desarrollarán a semejanza de los procesos descritos en este Manual, con las adaptaciones pertinentes El Ordenador del gasto debidamente facultado por ley o por delegación competente debe enviar las órdenes de pago necesariamente con los siguientes documentos: documento de generación de la necesidad autorizado, proformas, cuadro comparativo autorizado, certificación presupuestaria de conformidad al monto, contrato y garantías con documentos habilitantes vigentes a la fecha de suscripción y cronológicamente ordenados según corresponda, orden de compra, factura, ingreso al Almacén y orden de trámite. La factura obligatoriamente debe ser a nombre del CONSEP y contener: RUC, dirección, teléfono del CONSEP; fecha de emisión; datos de cantidad, detalle, precio unitario y valor total; firma de autorizado por el proveedor del bien o servicio y firma del recibí conforme. La factura debe tener autorización y fecha de validez aprobadas por el Servicio de Rentas Internas.

215

2.

EJECUCIÓN DE PAGOS POR OBLIGACIONES

PASO 1 2

ACTIVIDADES

RESPONSABLES

Recibe del Ordenador del gasto el trámite con documentación de respaldo Director Nacional Financiero y dispone trámites a Especialista Jefe Recibe orden de trámite de pago, verifica documentación, realiza el Especialista Jefe control previo

RESULTADOS Trámite de pago en ejecución Realiza control previo

3

Recibe orden de pago y realiza compromiso en eSigef

Especialista 3 / Presupuesto

Datos en eSigef

4

Ingresa datos eSigef COMPROMISO

Especialista 3 / Presupuesto

Crea CUR de compromiso

5

Realiza CUR de devengado en eSigef

Especialista 3

Registro CUR y retención en la fuente establecidos

6

Imprime CUR y comprobantes, en estado solicitado

Especialista 3

Comprobante de pago listos

7

Recibe documentos de respaldo y retención en la fuente, ejecuta control y aprueba CUR devengado imprime documento en estado aprobado Especialista Jefe

CUR aprobado en eSigef

8

Legaliza CUR y remite toda la documentación para autorización del Director Nacional Financiero

Especialista Jefe

9

Aprueba pago

Dirección Nacional Financiero Pago en trámite

216

Autorización

CONSEJO NACIONAL DE CONTROL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS - CONSEP -

Diagrama de Flujo Funcional DIRECTOR NACIONAL FINANCIERO

Elaborado por: Contabilidad Ajustado por: Edgar Machado Basantes Fecha última revisión: 20-10-2009 Página: 1 de 1

Unidad: Gestión Financiera Proceso: Contabilidad Subproceso: Ejecución de pagos por obligaciones

ESPECIALISTA JEFE

ESPECIALISTA 3

PRESUPUESTO

Inicio

Recibe del Ordenador del gasto el trámite con documentación de respaldo y dispone trámite a Especialista Jefe

Dispone trámite a Especialista Jefe

Recibe orden de trámite de pago, verifica documentación, y dispone se realice el control previo

Recibe documentos de respaldo y retención en la fuente, ejecuta control y aprueba CUR devengado imprime documento en estado aprobado

Aprueba pago

Recibe orden de pago y realiza compromiso en eSigef

Imprime CUR y comprobantes, en estado solicitado

Legaliza CUR y remite toda la documentación para autorización del Director Nacional Financiero

Inicio

217

Realiza CUR de devengado en eSigef

Ingresa datos eSigef COMPROMISO

RESUMEN DE PROCESOS 1.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

Nombre del proceso:

CONTABILIDAD

Subproceso

REGISTRO Y CONTROL DE ACTIVOS FIJOS, SUMINISTROS Y BIENES DE CONTROL ADMINISTRATIVO

Misión:

Asegurar el control de existencias de bienes y suministros de la entidad, de forma confiable y oportuna.

Insumos:

Información de ingresos y egresos de almacén, saldos contables, tecnología de información y comunicación, recursos.

Productos:

√

√ √ √

Reportes actualizados de adquisiciones, de consumo y saldos para el registro contable Normas La desconcentración en las Direcciones Regionales se realizará previo análisis del volumen de actividades en cada una de ellas. En tal caso, los procesos se desarrollarán a semejanza de los procesos descritos en este Manual, con las adaptaciones pertinentes El Almacén envía a Contabilidad los reportes de ingreso y egreso inmediatamente se produzcan. Para el control de existencias se contará con un sistema integrado automatizado. El Registro se efectuará en el eSigef

218

2.

REGISTRO Y CONTROL DE ACTIVOS FIJOS, SUMINISTROS Y BIENES DE CONTROL ADMINISTRATIVO

PASO

ACTIVIDADES

RESPONSABLES

RESULTADOS

1

Envía reporte de ingresos y egresos de bodega

Especialista de Control de Activos

Reporte de ingresos y egresos a conocimiento de Contabilidad.

2

Recibe reportes, verifica documentos y dispone trámite a Especialista 1

Especialista Jefe

Trámite en curso

3

Verifica datos en el sistema

Especialista 1

Datos conformes con el sistema

4

Verifica conciliación con registros en eSigef

Especialista 1

Registros contables conciliados

5

Efectúa CUR en eSigef de consumo mensual de bienes y legaliza

Especialista 1

Consumos mensuales legalizados

6

Recibe CUR e inventario, los verifica, controla y legaliza

Especialista Jefe

Registro contable legalizado

7

Recibe CUR legalizado para archivo

Especialista 1

Comprobante de registro archivado

219

CONSEJO NACIONAL DE CONTROL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS - CONSEP -

Diagrama de Flujo Funcional ESPECIALISTA DE CONTROL DE ACTIVOS

Unidad: Gestión Financiera Proceso: Contabilidad Subproceso: Registro y control de activos fijos y suministros ESPECIALISTA JEFE

Elaborado por: Contabilidad Ajustado por: Edgar Machado Basantes Fecha última revisión: 10-10-2009 Página: 1 de 1 ESPECIALISTA 1

Inicio

Envía reporte de ingresos y egresos de bodega

Recibe reportes, verifica documentos y dispone trámite a Especialista 1

Verifica conciliación con registros en eSigef

Recibe CUR e inventario, los verifica, controla y legaliza

Efectúa CUR en eSigef de consumo mensual de bienes y legaliza

Recibe CUR legalizado para archivo

Fin

220

RESUMEN DE PROCESOS 1.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

Nombre del proceso:

CONTABILIDAD

Subproceso

ASIGNACIÓN DE FONDOS CAJA CHICA A PROVINCIAS

Misión:

Asegurar el aprovisionamiento de fondos a las Direcciones Regionales para gastos menores.

Insumos:

Disponibilidad de recursos económicos, aplicación eSigef, sistemas de tecnología, recursos

Productos:

√

√ √ √ √

CUR APROBADO para asignación oportuna de Fondos a las Direcciones Regionales Normas La desconcentración en las Direcciones Regionales se realizará previo análisis del volumen de actividades en cada una de ellas. En tal caso, los procesos se desarrollarán a semejanza de los procesos descritos en este Manual, con las adaptaciones pertinentes. El Fondo se apertura en aplicación al Reglamento Vigente. Las Direcciones Regionales deben enviar la información mensual para reposición. En el caso de adquisición de bienes las Direcciones Regionales enviarán la solicitud a la Matriz. Ningún gasto que supere el techo presupuestario fijado se efectuará sin previo asignación presupuestaria en la matriz.

221

2.

ASIGNACIÓN DE FONDOS CAJA CHICA A PROVINCIAS

PASO

ACTIVIDADES

RESPONSABLES

RESULTADOS Justificativo de Uso de fondos caja chica en conocimientos de Director Nacional Financiero

1

Recibe de las Direcciones Regionales reporte y documentos de respaldo Director Nacional Financiero

2

Dispone trámite a Especialista Jefe

Director Nacional Financiero

Trámite en ejecución

3

Verifica requerimiento, dispone revisión, registro y reposición

Especialista Jefe

Reposición de fondos en ejecución

4

Revisión, análisis y seguimiento de la información

Analista 1

Información evaluada

5

Si la información y la documentación enviada por las Direcciones Regionales es correcta y está completa continua con el proceso, caso contrario solicita a las Direcciones Regionales completar toda la documentación requerida para el trámite

Analista 1

Trámite en curso

6

Elabora CUR en eSigef

Analista 1

Registra CUR

7

Aprueba CUR y legaliza, remite a Director Nacional Financiero para autorización de pago

Especialista Jefe

Datos de acreditación en sistema eSigef

222

CONSEJO NACIONAL DE CONTROL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS - CONSEP -

Diagrama de Flujo Funcional DIRECTOR NACIONAL FINANCIERO

Unidad: Gestión Financiera Proceso: Contabilidad Subproceso: Asignación de Fondos Caja Chica a Provincias

Elaborado por: Contabilidad Ajustado por: Edgar Machado Basantes Fecha última revisión: 10-20-2009 Página: 1 de 1

ESPECIALISTA JEFE

ANALISTA 1

Verifica requerimiento, dispone revisión, registro y reposición

Revisión, análisis y seguimiento de la información

Aprueba CUR y legaliza, remite a Director Nacional Financiero para autorización de pago

Elabora CUR en eSigef

Inicio

Recibe de las Direcciones Regionales reporte y documentos de respaldo

Dispone trámite a Especialista Jefe

Fin

223

RESUMEN DE PROCESOS 1.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

Nombre del proceso:

CONTABILIDAD

Subproceso

MANEJO DE FONDOS DE LA ADMINISTRACIÓN TEMPORAL DE LAVADO DE ACTIVOS

Misión:

Mantener registros contables de los fondos de la administración temporal de lavado de activos y generar información confiable y oportuna.

Insumos:

Presupuesto anual aprobado en vigencia, ingresos generados por cánones de arrendamiento de los bienes incautados, egresos generados dentro del proceso de Administración Temporal de Lavado de Activos, recursos.

Productos:

√

√ √ √ √

Consolidación de egresos e ingresos dentro de la Administración Temporal de Lavado de Activos, registro del avalúo de bienes incautados, pagos de obligaciones, reporte de información sobre la ejecución de los fondos. Normas La desconcentración en las Direcciones Regionales se realizará previo análisis del volumen de actividades en cada una de ellas. En tal caso, los procesos se desarrollarán a semejanza de los procesos descritos en este Manual, con las adaptaciones pertinentes El Director Nacional de Administración de Bienes en Depósito debe enviar copia de las actas de recepción de bienes producto del lavado de activos inmediatamente y conforme los bienes hayan sido físicamente recibidos. El Director Nacional de Administración de Bienes en Depósito debe comunicar mediante informe detallado inmediatamente se produzca un arrendamiento de bienes. El Ordenador de gasto debidamente acreditado debe enviar la información para pago de obligaciones documentadamente respaldado. El desarrollo de los procesos que demande la generación del producto se sujetará a lo establecido para los procesos del CONSEP en materia financiera.

224

2.

MANEJO DE FONDOS DE LA ADMINISTRACIÓN TEMPORAL DE LAVADO DE ACTIVOS

PASO

ACTIVIDADES Recibe del Director Nacional de Administración de Bienes en Depósito la información de ingresos de bienes producto del lavado de activos y arriendos; y pago de obligaciones

1

RESPONSABLES Dirección Nacional Financiero

RESULTADOS Dirección Nacional Financiero en conocimiento de trámite

2

Dispone trámite a Especialista Jefe

Dirección Nacional Financiero Trámite en ejecución

3

Recibe información y documentos de respaldo

Especialista Jefe

Trámite en ejecución

4

Revisa documentos para pago de obligaciones

Especialista Jefe

Pago de obligaciones en trámite

5

Elabora registro y CUR de pago en eSigef Administración Temporal de Lavado de Activos

Analista 2

6

Efectúa registro para control de bienes de Administración Temporal de Lavado de Activos

Analista 2

7

Recibe y aprueba CUR

Especialista Jefe

8

Solicita pago en eSigef

Administración de Caja

Datos de acreditación en sistema de pago interbancario

9

Prepara informe sobre ingresos y gastos de cada bien en eSigef ORACLE lavado de activos

Analista 2

Informe elaborado

Especialista Jefe

Trámite legalizado y despachado

Director Nacional Financiero

Consejo Directivo en conocimiento de trámite

10 Verifica informe y legaliza el trámite. 11

Recibe informe y lo firma para presentación al Consejo Directivo, a través del Secretario Ejecutivo del CONSEP

225

Registro CUR de pago elaborados Registro para control de bienes de Administración Temporal de Lavado de Activos, elaborado Comprobantes registrados y legalizados

CONSEJO NACIONAL DE CONTROL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS - CONSEP -

Diagrama de Flujo Funcional DIRECTOR NACIONAL FINANCIERO

Inicio

Recibe del Director Nacional de Administración de Bienes en Depósito la información de ingresos de bienes producto del lavado de activos y arriendos; y pago de obligaciones

Unidad: Gestión Financiera Proceso: Contabilidad Subproceso: Manejo de fondos de la Administración Temporal de Lavado de Activos

ESPECIALISTA JEFE

Elaborado por: Contabilidad Ajustado por: Edgar Machado Basantes Fecha última revisión: 10-10-2009 Página: 1 de 1

ANALISTA 1

ADMINISTRACIÓN DE CAJA

Recibe información y documentos de respaldo

Revisa documentos para pago de obligaciones

Elabora registro y CUR de pago en eSigef Administración Temporal de Lavado de Activos

Recibe y aprueba CUR

Efectúa registro para control de bienes de Administración Temporal de Lavado de Activos

Dispone trámite a Especialista Jefe

Solicita pago en eSigef

Recibe informe y lo firma para presentación al Consejo Directivo, a través del Secretario Ejecutivo del CONSEP

Verifica informe y legaliza el trámite

Prepara informe sobre ingresos y gastos de cada bien en eSigef ORACLE lavado de activos

Fin

226

RESUMEN DE PROCESOS 1.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

Nombre del proceso: CONTABILIDAD Subproceso

FORMULACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS

Misión:

Obtener información confiable y oportuna útil para la toma de decisiones y para los organismos de control.

Insumos:

Asiento de apertura en eSigef, presupuesto aprobado vigente, catálogo actualizado de cuentas, leyes, reglamentos y más normas que regulan la gestión del sector público ecuatoriano, tecnologías de información y comunicación, recursos.

Productos: √

√ √ √

Estados financieros con anexos y notas aclaratorias Normas La desconcentración en las Direcciones Regionales se realizará previo análisis del volumen de actividades en cada una de ellas. En tal caso, los procesos se desarrollarán a semejanza de los procesos descritos en este Manual, con las adaptaciones pertinentes Todos y cada uno de los registros contables se ingresarán diariamente al sistema eSigef. El registro en eSigef de facturación por recaudaciones se ingresará diariamente en Pichincha y el resto de provincias. En los Estados Financieros se consignará únicamente información depurada, incluir los datos de la Unidad Ejecutora de Guayaquil.

227

2.

FORMULACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS

PASO

ACTIVIDADES

RESPONSABLES

RESULTADOS

1

Elaboración de registros e ingresos de datos en el sistema eSigef para: pagos de obligaciones, control de activos fijos y suministros, cuentas Especialista y Analistas especiales y fondos de la Administración Temporal de Lavado de Activos y facturación de recaudaciones a nivel nacional

Trámite en ejecución

2

Imprime mensualmente estados financieros del eSigef

Especialista Jefe

Estados Financieros para análisis

3

Analiza datos para verificar la razonabilidad del balance y comprobación Especialista Jefe con Presupuesto y Administración de Caja

Balance y presupuesto verificados y comprobados

4

Legaliza estados financieros y elabora informe para presentación ante el Secretario Ejecutivo. Si es fin de ejercicio económico remite estados Director Nacional Financiero Trámite diseccionado y terminado financieros con anexos al Ministerio de Economía y Finanzas

228

CONSEJO NACIONAL DE CONTROL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS - CONSEP -

Diagrama de Flujo Funcional ESPECIALISTAS Y ANALISTAS

Unidad: Gestión Financiera Proceso: Contabilidad Subproceso: Formulación de estados financieros ESPECIALISTA JEFE

Elaborado por: Contabilidad Ajustado por: Edgar Machado Basantes Fecha última revisión: 10-10-2009 Página: 1 de 1 DIRECTOR NACIONAL FINANCIERO

Inicio

Elaboración de registros e ingresos de datos en el sistema eSigef para: pagos de obligaciones, control de activos fijos y suministros, cuentas especiales y fondos de la Administración Temporal de Lavado de Activos y facturación de recaudaciones a nivel nacional

Imprime mensualmente estados financieros del eSigef

Analiza datos para verificar la razonabilidad del balance y comprobación con Presupuesto y Administración de Caja

Legaliza estados financieros y elabora informe para presentación ante el Secretario Ejecutivo. Si es fin de ejercicio económico remite estados financieros con anexos al Ministerio de Economía y Finanzas

Fin

229

RESUMEN DE PROCESOS 1.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

Nombre del proceso:

PRESUPUESTO

Subproceso:

ELABORACIÓN DE LA PROFORMA PRESUPUESTARIA

Misión:

Elaborar un presupuesto real que permita a la Institución cumplir con las metas y objetivos de su Planificación Estratégica y Planes Operativos Anuales, enmarcados dentro de las Leyes, reglamentos y políticas vigentes

Insumos:

Planificación Estratégica, Plan Operativo Anual, Políticas de la Secretaría Ejecutiva, Requerimientos Institucionales.

Productos: √

√ √ √

Presupuesto Institucional aprobado Normas La desconcentración en las Direcciones Regionales se realizará previo análisis del volumen de actividades en cada una de ellas. En tal caso, los procesos se desarrollarán a semejanza de los procesos descritos en este Manual, con las adaptaciones pertinentes Ley Orgánica de Responsabilidad Estabilización y Transparencia Fiscal Ley de Presupuestos del Sector Público Directrices Presupuestarias del Ministerio de Economía y Finanzas.

230

2.

ELABORACIÓN DE LA PROFORMA PRESUPUESTARIA

PASO 1

Elaboración del Cronograma de actividades en coordinación con el Área de Procesos de Planificación Institucional

2

Emitir oficios a las Direcciones Nacionales y Regionales solicitando las necesidades de gasto y una proyección de los ingresos, en función del Plan Operativo Anual y los Planes Plurianuales

RESPONSABLES Especialista Jefe y Director Nacional de Planificación Institucional Especialista Jefe y Director Nacional de Planificación Institucional

3

El cronograma general, establece la confirmación del Comité de Presupuesto a cargo de la Secretaría Ejecutiva en coordinación con las Área de Procesos de Gestión Financiera y Planificación Institucional

Especialista Jefe y Director Nacional de Planificación Institucional

4 5

ACTIVIDADES

Recopilación de Políticas Institucionales dictadas por la máxima autoridad, y directrices presupuestarias emanadas por el Ministerio de Economía y Finanzas, Planes Plurianuales y Plan Operativo Anual Determinación de necesidades y proyecciones por ítem de gasto conforme a la proyección de los recursos fiscales y propios de acuerdo al Plan Operativo Anual

RESULTADOS Establecer un cronograma para la elaboración de la proforma determinando plazos. Contar con la Información necesaria para la elaboración de la proforma Establecer responsables directos que aporten con información necesaria de todas la Direcciones

Comité de Presupuesto

Contar con los lineamientos institucionales y normativos

Comité de Presupuesto

Anteproyecto de Proforma

6

Reformulación y corrección de la proforma en base a los criterios del Secretario Ejecutivo

Comité de Presupuesto

Proforma para aprobación del Consejo Directivo

7

Presentación al Consejo Directivo, discusión y aprobación en este cuerpo colegiado

Comité de Presupuesto

Proforma Institucional

8

Especialista Jefe y Director Ingresar la proforma en el sistema E-SIGEF del Ministerio de Economía y Finanzas Nacional de Planificación Institucional

231

Envío de la Proforma

CONSEJO NACIONAL DE CONTROL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS - CONSEP -

Diagrama de Flujo Funcional ESPECIALISTA JEFE Y DIRECTOR NACIONAL DE PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL

Unidad: Gestión Financiera Proceso: Presupuesto Subproceso: Elaboración de la Proforma Presupuestaria ESPECIALISTA JEFE – ESPECIALISTA 3 – ANALISTA 2

Elaborado por: Presupuesto Ajustado por: Edgar Machado Basantes. Fecha última revisión: 20-10-2009 Página: 1 de 1 COMITÉ DE PRESUPUESTO

Inicio

Elabora el Cronograma de actividades de todas las Unidades Administrativas, en coordinación con el Área de Procesos de Planificación Institucional

Emite oficios a las Direcciones Nacionales y Regionales solicitando las necesidades de gasto y una proyección de los ingresos y gastos, en función del Plan Operativo Anual y los Planes Plurianuales y la Planificación Estratégica Institucional

Establece la conformación del comité de presupuesto, a cargo de la Secretaría Ejecutiva en coordinación con las áreas de procesos de Gestión Financiera y Planificación Institucional

Socializa Políticas y directrices en materia presupuestaria Reformula y corrige la proforma presupuestaria Determina necesidades y proyecciones por ítem de gasto conforme a la proyección y disponibilidad de los recursos fiscales y recursos de autogestión de acuerdo al Plan Operativo Anual

Ingresa a proforma en el sistema E-SIGEF del Ministerio de Economía y Finanzas

Fin

232

Presenta al Consejo Directivo, discusión y aprobación en este cuerpo colegiado

RESUMEN DE PROCESOS 1.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

Nombre del proceso: PRESUPUESTO Subproceso

EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA

Misión:

Coadyuvar a la obtención de Institucionales mediante una presupuestaria.

Insumos:

Requerimientos debidamente autorizados por los Ordenadores de Gasto

Productos: √

√

metas y objetivos correcta ejecución

Balances Presupuestarios Mensuales Normas La desconcentración en las Direcciones Regionales se realizará previo análisis del volumen de actividades en cada una de ellas. En tal caso, los procesos se desarrollarán a semejanza de los procesos descritos en este Manual, con las adaptaciones pertinentes Ley de Presupuestos del Sector Público, Ley de contratación Pública, Reglamentación interna y más normas que rigen las acciones del sector público ecuatoriano

233

2.

EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA

PASO 1 2 3 4

5 6

ACTIVIDADES

RESPONSABLES

Elabora el Plan Indicativo Anual de Caja, ajustado al presupuesto aprobado Registra los compromisos y certificaciones presupuestarias, en el sistema e SIGEF, enmarcados en el plan operativo anual establecido para cada Dirección según asignación presupuestaria Evalúa las Partidas Presupuestarias a fin de establecer un patrón de comportamiento en lo que tiene que ver a los saldos Elabora programas financieros cuatrimestrales, según los requerimientos y transferencias realizadas por el MEF Consolida la información presupuestaria de las cedulas de Ingresos y Gastos a cargo de la Unidad de Presupuesto , de los ítems presupuestarios de ingresos y gastos , con la información que genera el departamento de contabilidad Analiza, gastos efectuados con cargo al plan operativo anual, de conformidad, a los valores asignados a cada una de las Direcciones.

RESULTADOS

Especialista Jefe Especialista 3

Plan Indicativo anual

Especialista 3

.Auxiliares Presupuestarios

Especialista 3 Especialista 3

Reformas Presupuestarias necesarias Obtener los recursos necesarios para el cumplimiento de las actividades institucionales

Especialista 3

Información consolidada

Analista 2

Plan operativo anual valorado y ajustado

7

Elabora solicitudes de pago por gastos del proyectos subregionales (ONUDD/DROSICAN/CECAN)

Especialista 3

Reportes de gastos

8

Registra asignaciones entregadas por parte de la CE-CAN para el DROSICAN

Especialista 3

Reportes de ingresos

9

Cancela obligaciones adquiridas a través del proyecto de la CE-CAN-DROSICAN Especialista 3

10 11

Control y evaluación presupuestaria de ingresos y gastos efectuados de las asignaciones de ONUDD-/DROSICAN/CECAN Elabora informes mensuales y trimestrales de la ejecución presupuestaria basada en el POA, y de actividades ejecutadas a nivel nacional , para ser enviado a la SENPLADES (Recursos propios -fiscales) (extrapresupuestarios)

234

Reportes financieros trimestrales

Especialista 3

Auxiliares presupuestarios

Especialista Jefe Analista 2 Especialista 3

Informes mensuales y trimestrales

CONSEJO NACIONAL DE CONTROL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS - CONSEP -

Diagrama de Flujo Funcional ESPECIALISTA JEFE – ESPECIALISTA 3

Elaborado por: Presupuesto Ajustado por: Edgar Machado Basantes. Fecha última revisión: 20-10-2009 Página: 1 de 1

Unidad: Gestión Financiera Proceso: Presupuesto Subproceso: Ejecución Presupuestaria ESPECIALISTA 3

ANALISTA 2

Inicio

Elabora el Plan Indicativo Anual de Caja, ajustado al presupuesto aprobado

Registra los compromisos y certificaciones presupuestarias, en el sistema e SIGEF, enmarcados en el plan operativo anual establecido para cada Dirección según asignación presupuestaria

Evalúa las Partidas Presupuestarias a fin de establecer un patrón de comportamiento en lo que tiene que ver a los saldos

Consolida la información presupuestaria de las cedulas de Ingresos y Gastos a cargo de la Unidad de Presupuesto , de los ítems presupuestarios de ingresos y gastos , con la información que genera el departamento de contabilidad

Elabora programas financieros cuatrimestrales, según los requerimientos y transferencias realizadas por el MEF

Registra asignaciones entregadas por parte de la CE-CAN para el DROSICAN

Cancela obligaciones adquiridas a través del proyecto de la CE-CAN-DROSICAN Elabora informes mensuales y trimestrales de la ejecución presupuestaria basada en el POA, y de actividades ejecutadas a nivel nacional , para ser enviado a la SENPLADES

Fin

235

Elabora solicitudes de pago por gastos del proyectos subregionales (ONUDD/ DROSICAN/CECAN)

Control y evaluación presupuestaria de ingresos y gastos efectuados de las asignaciones de ONUDD-/ DROSICAN/CECAN

Analiza, gastos efectuados con cargo al plan operativo anual, de conformidad, a los valores asignados a cada una de las Direcciones

RESUMEN DE PROCESOS 1.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

Nombre del Proceso:

PRESUPUESTO

Subproceso:

EVALUACIÓN Y COORDINACIÓN PRESUPUESTARIA

Misión

Mediante la evaluación, corregir desviaciones que se van dando conforme se ejecuta el presupuesto en coordinación con el Área de Procesos de Planificación Institucional. Información Consolidada

Insumos: Evaluación Presupuestaria. Productos: √

√ √ √

Normas La desconcentración en las Direcciones Regionales se realizará previo análisis del volumen de actividades en cada una de ellas. En tal caso, los procesos se desarrollarán a semejanza de los procesos descritos en este Manual, con las adaptaciones pertinentes Ley de Presupuestos del Sector Público Ley de Contratación Pública Reglamentos Institucionales y demás normas que rigen las actividades del Área de Procesos de Gestión Financiera

236

2.

EVALUACIÓN Y COORDINACIÓN PRESUPUESTARIA

PASO

ACTIVIDADES

RESPONSABLES

1

Elabora informe del presupuesto aprobado

Especialista Jefe

2

Análisis y supervisión de la Ejecución Presupuestaria y corrección de posibles desviaciones

Especialista 3

3

Evalúa resultados a través de indicadores de Gestión Financiera

Especialista 3

4

Elabora informe de la Evaluación Presupuestaria Trimestral, coordinado con la Evaluación del plan operativo anual, en el área de procesos de Planificación Institucional

Especialista 3

5

Coordinación y gestión con el Ministerio de Economía y Finanzas en las distintas Especialista Jefe etapas del ciclo presupuestario

237

RESULTADOS Comunicar posibles variaciones del Presupuesto con respecto a la Proforma Documento base para la elaboración de informe de evaluación presupuestaria Impacto en la asignación de recursos Evaluación Presupuestaria Dinamizar los procesos de ejecución, evaluación y liquidación presupuestaria

CONSEJO NACIONAL DE CONTROL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS - CONSEP -

Diagrama de Flujo Funcional

Unidad: Gestión Financiera Proceso: Presupuesto Subproceso: Evaluación y coordinación presupuestaria

ESPECIALISTA JEFE

Elaborado por: Presupuesto Ajustado por: Edgar Machado Basantes. Fecha última revisión: 20-10-2009 Página: 1 de 1 ESPECIALISTA 3

Inicio Análisis y supervisión de la Ejecución Presupuestaria y corrección de posibles desviaciones

Elabora informe del presupuesto aprobado

Evalúa resultados a través de indicadores de Gestión Financiera

Elabora informe de la Evaluación Presupuestaria Trimestral, coordinado con la Evaluación del plan operativo anual, en el área de procesos de Planificación Institucional

Coordinación y gestión con el Ministerio de Economía y Finanzas en las distintas etapas del ciclo presupuestario

Fin

238

RESUMEN DE PROCESOS 1.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

Nombre del proceso:

PRESUPUESTO

Subproceso

LIQUIDACIÓN PRESUPUESTARIA

Misión:

Evaluar la gestión Presupuestaria de la Entidad, con una medición del cumplimiento de objetivos y cerrar el ejercicio fiscal anual.

Insumos:

Cédulas Presupuestarias.

Productos: √

√

Liquidación Presupuestaria. Normas La desconcentración en las Direcciones Regionales se realizará previo análisis del volumen de actividades en cada una de ellas. En tal caso, los procesos se desarrollarán a semejanza de los procesos descritos en este Manual, con las adaptaciones pertinentes Ley de Presupuestos del Sector Público

239

2.

LIQUIDACIÓN PRESUPUESTARIA

PASO

ACTIVIDADES

RESPONSABLES

RESULTADOS

1

Consolida los resultados del ejercicio económico en el estado (balance)

Especialista 3

Cédulas Presupuestarias consolidadas

2

Analiza por Ítem el comportamiento presupuestario anual

Especialista 3

Cédulas Presupuestarias Definitivas

3

Evalúa los Resultados Presupuestados vs Ejecutados en relación con el Plan Operativo Anual, en coordinación con la Dirección Nacional de Planificación Institucional, Supervisión y Legalización de la Liquidación Presupuestaria

Especialista Jefe

240

Liquidación Presupuestaria

CONSEJO NACIONAL DE CONTROL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS - CONSEP -

Diagrama de Flujo Funcional

Unidad: Gestión Financiera Proceso: Presupuesto Subproceso: Liquidación presupuestaria

ESPECIALISTA 3

Elaborado por: Presupuesto Ajustado por: Edgar Machado Basantes. Fecha última revisión: 20-10-2009 Página: 1 de 1 ESPECIALISTA JEFE

Inicio

Consolida los resultados del ejercicio económico en el estado (balance)

Evalúa los Resultados Presupuestados vs Ejecutados en relación con el Plan Operativo Anual, en coordinación con la Dirección Nacional de Planificación Institucional, Supervisión y Legalización de la Liquidación Presupuestaria

Analiza por Ítem el comportamiento presupuestario anual

Fin

241

MACROPROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA

242

RESUMEN DE PROCESOS 1.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

Nombre del proceso: ACTIVOS FIJOS Subproceso

CONTROL DE ACTIVOS

Misión:

Mantener el control sobre el inventario de activos fijos y bienes de control administrativo, en lo referente a su ubicación física, mantenimiento, movimientos y reposición. Reporte de inventarios, reporte de saldos contables, registro de depuración de inventarios y reglamento de bienes del sector público. Inventario de activos fijos, bienes, muebles y equipos, bajo control del responsable del departamento respectivo. Normas

Insumos: Productos:

√

√ √ √

√ √

√ √ √

La desconcentración en las Direcciones Regionales se realizará previo análisis del volumen de actividades en cada una de ellas. En tal caso, los procesos se desarrollarán a semejanza de los procesos descritos en este Manual, con las adaptaciones pertinentes. El Proceso se inicia con la comprobación de la conformidad de los saldos contables del reporte entregado por el bodeguero al área financiera, hasta la depuración de los inventarios de bienes que constan en los registros. El Reglamento de Bienes del Sector Público, norma la administración de los activos fijos en el sector público ecuatoriano. La conciliación de valores entre el registro de Activos Fijos y el contable, debe realizarse en forma mensual. Sus resultados deberán ser informados a los directores nacionales de los macro procesos de Gestión Financiera y de Gestión Administrativa. La reposición de cualquier faltante es obligación del responsable de Activos Fijos y del funcionario que suscribió el acta de entrega- recepción del bien a su cargo. El funcionario que tenga bajo su responsabilidad un bien, deberá comunicar de manera inmediata al responsable de Activos Fijos, como Custodio de los bienes, sobre la pérdida, deterioro, necesidad de mantenimiento, cambio de ubicación y en general cualquier información que se requiere para su mejor control. El responsable de Activos Fijos como custodio de los bienes, deberá informar trimestralmente al Área de Procesos de Gestión Administrativa sobre los bienes, cuyo nivel de deterioro u obsolescencia ameriten su baja. En ningún caso un activo fijo puede cambiar de custodio, sin previo conocimiento y registro de ese movimiento En el caso de salida del personal de la institución, antes de la aceptación de la renuncia o liquidación de haberes, el responsable de Activos Fijos certificará todos los bienes a cargo del funcionario saliente. En los casos de equipos de computación, se efectuará una verificación de todos los componentes externos e internos, por parte de Gestión Informática.

243

2.

CONTROL DE ACTIVOS

PASO

ACTIVIDADES RESPONSABLES Genera del sistema de inventarios el reporte de los activos fijos y de control Especialista de Control de administrativo; y, lo remite al Especialista de Contabilidad Activos Verifica saldo contable en el sistema y envía notificación de resultado de Especialista de Contabilidad conciliación Si existe diferencia en el resultado de conciliación, identifica las causas para su corrección de tratarse de un mal registro en la base de datos; caso contrario Especialista de Control de preparará un informe con los causales y su respectivo respaldo y remite al Activos Especialista de Contabilidad

1 2

3

4

Solicita autorización para elaborar los ajustes correspondientes en la contabilidad de la institución

5

Autoriza elaborar los ajustes correspondientes

6

Elabora los ajustes correspondientes y continua

7 8 9

RESULTADOS Reporte de activos fijos generado y en conocimiento de Contabilidad Saldo contable verificado y conciliación despachada Trámite en curso

Pedido de autorización en Especialista de Contabilidad conocimiento de Especialista Jefe de Contabilidad Especialista Jefe de Autorización emitida Contabilidad

De no haber diferencias en el resultado de la conciliación, verifica físicamente los activos y de su resultado prepara y envía informe a Especialista de Contabilidad Actualiza la base de datos de inventario de los bienes y remite informe sobre la condición de los activos a Director Nacional Financiero Elabora informe y solicitud a Secretario Ejecutivo para proceder con la baja de activos obsoletos

Especialista de Contabilidad

Ajustes en la contabilidad de la institución

Especialista de Control de Activos

Activos verificados fisicamente e informe despachado

Especialista de Contabilidad

Director Nacional Financiero, en conocimiento de informe

Director Nacional Financiero

Trámite para aprobación de Secretario Ejecutivo

Director Nacional Financiero

Autorización de baja emitida

10

Recibe autorización de Secretario Ejecutivo para proceder con la baja

11

Solicita al Director Nacional de Asesoría Jurídica, la preparación de las bases Director Nacional Financiero para remates, donación, transferencia o baja de los activos

244

Director Nacional de Asesoría Jurídica en conocimiento de pedido

2.

CONTROL DE ACTIVOS

PASO 12 13 14 15 16

ACTIVIDADES

RESPONSABLES

Nombra un delegado que acompañe el movimiento de los activos Solicita a Especialista de Control de Activos preparar el detalle del estado de los bienes y respectivo traslado Traslada los bienes hasta una bodega o sitio de depósito, hasta su remate, donación o destrucción y suscribe el Acta de baja de bienes Envía acta a los Directores Nacionales Financiero y Administrativo, para su conocimiento y legalización conjunta con el Secretario Ejecutivo de la suscripción del acta Recibe aprobación del acta por parte del Secretario Ejecutivo y dispone a Especialista de Contabilidad la actualización del registro contable

RESULTADOS

Director Nacional Financiero

Delegado en funciones

Director Nacional Financiero

Disposición de traslado dispuesta

Especialista de Control de Activos

Acta de baja de bienes suscrita

Especialista de Control de Activos

Suscripción de Acta de Bajas, completada

Director Nacional Financiero

Trámite en ejecución

17

Actualiza registro contable

Especialista de Contabilidad

Registro contable actualizado

18

Actualiza base de datos de inventario

Especialista de Control de Activos

Base de datos de inventario actualizada

245

CONSEJO NACIONAL DE CONTROL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS - CONSEP -

Elaborado por: Marcelo Padilla T. Ajustado por: Marcelo Padilla T. Fecha última revisión: 09-06-2008 Página: 1 de 2

Unidad: Gestión Administrativa Proceso: Activos Fijos Subproceso: Control de activos

Diagrama de Flujo Funcional

ESPECIALISTA DE CONTROL DE ACTIVOS

ESPECIALISTA DE CONTABILIDAD

ESPECIALISTA JEFE DE CONTABILIDAD

Inicio

Genera del sistema de inventarios el reporte de los activos fijos y de control administrativo

SI

Verifica saldo contable en el sistema

Remite reporte al Especialista de Contabilidad

Existe diferencia?

Envía notificación de resultado de conciliación

A

NO Se trata de un registro incorrecto?

NO

SI

Identifica las causas para el mal registro en la en la base de datos

Elabora informe con los causales y su respectivo respaldo

Remite informe al Especialista de Contabilidad

Solicita autorización para elaborar los ajustes correspondientes en la contabilidad de la institución

Autoriza elaborar los ajustes correspondientes

A

246

CONSEJO NACIONAL DE CONTROL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS - CONSEP -

Diagrama de Flujo Funcional ESPECIALISTA JEFE DE ACTIVOS FIJOS

Elaborado por: Marcelo Padilla T. Ajustado por: Marcelo Padilla T. Fecha última revisión: 09-06-2008 Página: 2 de 2

Unidad: Gestión Administrativa Proceso: Activos Fijos Subproceso: Control de activos

ESPECIALISTA DE CONTABILIDAD

DIRECTOR NACIONAL FINANCIERO

A

Remite informe de verificación

Verifica físicamente los activos

Actualiza la base de datos de inventario de los bienes

Remite informe sobre la condición de los activos

Elabora informe y solicitud para proceder con la baja de activos obsoletos

Recibe autorización de Secretario Ejecutivo para proceder con la baja

Solicita al Área de Procesos de Asesoría Jurídica, la preparación de las bases para remates, donación, transferencia o baja de los activos Traslada los bienes hasta una bodega o sitio de depósito, hasta su remate, donación o destrucción

Nombra un delegado que acompañe el movimiento de los activos

Elabora y suscribe el Acta de baja de bienes

Solicita a Especialista Jefe de Activos Fijos preparar el detalle del estado de los bienes y su respectivo traslado

Envía acta a los Directores Nacionales de Financiero y Administrativo, para su conocimiento y legalización conjunta con el Secretario Ejecutivo de la suscripción del acta

Actualiza base de datos de inventario

Recibe aprobación del acta por parte del Secretario Ejecutivo

Actualiza registro contable

Fin

247

Dispone a Especialista de Contabilidad la actualización del registro contable

RESUMEN DE PROCESOS 1.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

Nombre del proceso: ACTIVOS FIJOS Subproceso

CONTROL DE SUMINISTROS Y MATERIALES

Misión:

Controlar los egresos de suministros y materiales realizados por almacén y su afectación contable.

Insumos:

Último inventario realizado, hojas de control de ingresos y egresos de suministros y materiales.

Productos:

√

√

√ √

Inventario y control de existencias de suministros y materiales, actualizado. Stocks máximos y mínimos Normas La desconcentración en las Direcciones Regionales se realizará previo análisis del volumen de actividades en cada una de ellas. En tal caso, los procesos se desarrollarán a semejanza de los procesos descritos en este Manual, con las adaptaciones pertinentes. Este proceso aplica desde la recepción de los documentos físicos (facturas y comprobantes de egresos) enviados por el responsable de almacén hasta la actualización del inventario en el sistema contable en el Área de Procesos de Gestión Financiera. La conciliación de valores entre el registro de inventarios y el contable es una actividad que debe realizarse permanentemente. Mensualmente se presentará un reporte conciliado.

248

2.

CONTROL DE SUMINISTROS Y MATERIALES

PASO 1 2 3 4

ACTIVIDADES

RESPONSABLES

Remite los documentos físicos y comprobantes de ingresos y egresos efectuados en el almacén al Especialista de Contabilidad

Asistente Administrativo de Activos Fijos

Ingresa al sistema de inventario y verifica comparando con el documento Especialista de Contabilidad físico Si los datos no estuviesen correctos, comunica al almacén para que se Especialista de Contabilidad subsanen las inconsistencias En el caso de que la información sea correcta se procederá a elaborar el Especialista de Contabilidad registro contable y la actualización del inventario en el sistema contable

249

RESULTADOS Documentación de respaldo de control en conocimiento de Especialista de Contabilidad Inventario verificado y comparado Inconsistencias en conocimiento de Asistente Administrativo Registro contable elaborado e inventario contable actualizado

CONSEJO NACIONAL DE CONTROL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS - CONSEP -

Diagrama de Flujo Funcional

Unidad: Gestión Administrativa Proceso: Activos Fijos Subproceso: Control de suministros y materiales

ASISTENTE ADMINISTRATIVO DE ACTIVOS FIJOS

Elaborado por: Marcelo Padilla T. Ajustado por: Marcelo Padilla T. Fecha última revisión: 9-06-2008 Página: 1 de 1 ESPECIALISTA DE CONTABILIDAD

Inicio

Ingresa al sistema de inventario y verifica comparando con el documento físico

Remite los documentos físicos y comprobantes de ingresos y egresos efectuados en el almacén al Especialista de Contabilidad.

Realiza correcciones en el sistema con su respectivo respaldo

Solicita al almacén su aclaración y corrección

SI

Existe inconsistencia

NO

Elabora el registro contable y actualización el inventario en el sistema contable

Fin

250

RESUMEN DE PROCESOS 1.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

Nombre del proceso: ADQUISICIONES Subproceso

CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

Misión:

Elaborar las bases y documentación previa a la elaboración de los contratos para la adquisición de un bien o un servicio para la institución.

Insumos:

Ley Orgánica del Sistema de Compras Públicas y Reglamento, Pagos proyectos, presupuesto institucional ajustado, Pliegos precontractuales, resoluciones y documentos adjuntos.

Productos:

√ √ √ √ √ √ √

Bienes y Servicios consultorías, conforme lo establece la necesidad institucional y la normativa legal vigente. Normas Sistema de Compras Públicas Proveedores del Sistema de Compras Públicas El responsable de los procesos deberá informar quincenalmente y según requerimiento y necesidad para la toma de decisiones al Director Nacional Administrativo, Los requerimientos internos, deberán adjuntar proyecto para la adquisición en el portafolio de bienes y servicios El proceso deberá contar con la respectiva disponibilidad presupuestaria. En caso de Concursos de ofertas preparar y adjuntar, documentos precontractuales En cuanto a adquisiciones de: ínfima cuantía, menor cuantía, cotización, licitación, y ejecución de obras se desarrollará el proceso de acuerdo a la ley.

251

2.

CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

PASO 1 2

3

4

5

ACTIVIDADES

RESPONSABLES

Autoriza la atención de los requerimientos de las diferentes Direcciones

RESULTADOS

Director Nacional Administrativo Pedido formulado

Analiza documentación y se enmarca en los lineamientos según lo determina la Analista de Adquisiciones ley Estudia las bases, de acuerdo a su competencia en la aplicación al gasto; y según modificación del presupuesto anual Bienes y Servicios Ínfima cuantía De 0 a 3.163,00 adjudicación directa Analista de Adquisiciones Menor cuantía 3.164,00 a 31.635,90 Cotización 31.635,91 hasta 237.269,31, y Licitación 237.269,32 en adelante En el caso de Ejecución de obras, definirá los procedimientos a adaptarse igualmente por su cuantía. Cuantía ínfima Contratación directa Analista de Adquisiciones Cuantía menor 3.164,00 hasta 110. 725,67 Cotización 110.725,67 hasta 474.538,62 Licitación 474.538,63 en adelante Aprobadas los pliegos precontractuales, se da inicio de contratación atendiendo al calendario del proceso: PUBLICACIÒN-CALIFICACIÒNAnalista de Adquisiciones ADJUDICACIÒN-CONTRATO- Y EJECUCIÒN

Pliegos precontractuales

Bases aprobadas

Bases Aprobadas

Bienes y Servicios Adquiridos

6

Ingresa al almacén los bienes adquiridos

Guardalmacén

Bienes entregados

7

Elabora acta entrega recepción de conformidad

Guardalmacén

Bienes para ingreso

252

CONSEJO NACIONAL DE CONTROL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS - CONSEP -

Diagrama de Flujo Funcional DIRECTOR NACIONAL DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA

Unidad: Gestión Administrativa Proceso: Adquisiciones Subproceso: Contratación de bienes y servicios

Elaborado por: Edgar Machado Basantes Ajustado por: Edgar Machado Basantes Fecha última revisión: 10-10-2009 Página: 1 de 1

ANALISTA DE ADQUISICIONES

PROVEEDORES

Inicio

Autoriza la atención de los requerimientos de las diferentes Direcciones

Analiza documentación y se enmarca en los lineamientos según lo determina la ley

Estudia las bases, de acuerdo a su competencia en la aplicación al gasto; y según modificación del presupuesto anual Bienes y Servicios Ínfima cuantía De 0 a 3.163,00 adjudicación directa Menor cuantía 3.164,00 a 31.635,90 Cotización 31.635,91 hasta 237.269,31, y Licitación 237.269,32 en adelante

En el caso de Ejecución de obras, definirá los procedimientos a adaptarse igualmente por su cuantía. Cuantía ínfima Contratación directa Cuantía menor 3.164,00 hasta 110. 725,67 Cotización 110.725,67 hasta 474.538,62 Licitación 474.538,63 en adelante

Aprobadas los pliegos precontractuales, se da inicio de contratación atendiendo al calendario del proceso: PUBLICACIÓN-CALIFICACIÓNADJUDICACIÓN-CONTRATO- Y EJECUCIÓN

Ingresa al almacén los bienes adquiridos

Elabora acta entrega recepción de conformidad

Fin

253

RESUMEN DE PROCESOS 1.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

Nombre del proceso: ALMACÉN Subproceso

INGRESOS Y EGRESOS DE BIENES

Misión:

Asegurarse de la efectiva administración de los bienes verificando que se cumpla con los parámetros de calidad, volumen y cantidades solicitados y su ingreso en el inventario para proveer a las direcciones que lo requieran en su gestión

Insumos:

Requerimiento de unidades administrativas, Resultados de Auditorias de Inventarios Físicos.

Productos:

√

√ √ √ √ √

Bienes administrados bajo parámetros de calidad. Usuarios satisfechos en el desarrollo de su gestión Plan de compras de acuerdo al reporte de bodegas y necesidades reales. Normas La desconcentración en las Direcciones Regionales se realizará previo análisis del volumen de actividades en cada una de ellas. En tal caso, los procesos se desarrollarán a semejanza de los procesos descritos en este Manual, con las adaptaciones pertinentes. El CONSEP debe mantener una existencia mínima de suministros a fin de asegurarse de su disponibilidad. El responsable de almacén debe monitorear los saldos a fin de evitar que sean menores que los mínimos establecidos; y alertar cundo sea necesario realizar una nueva compra Se realizarán periódicamente auditorias del inventario físico Todas y cada una de las Áreas de Procesos del CONSEP, presentaran la Requisición de Materiales y Suministros durante los cinco primeros días de cada mes Las entregas de los suministros solicitados por las Áreas de Procesos se efectuarán durante los tres días siguientes a la recepción de la Requisición de Materiales y Suministros

254

2.

INGRESOS Y EGRESOS DE BIENES

PASO

ACTIVIDADES RESPONSABLES Prepara informe de los requerimientos institucionales en función del monitoreo Asistente Administrativo de de stock mínimos; y lo remite al Director Nacional Administrativo para l su Activos Fijos planificación Mediante el sistema de compras públicas, se adquieren los bienes y Adquisiciones servicios se entrega a almacén Los bienes y servicios serán recibidos en el almacén-usuario previo la Asistente Administrativo de revisión física de la entrega según factura Activos Fijos

1 2 3 4 5 6 7 8 9

En el caso de presentarse alguna inconsistencia en la recepción, comunica al Asistente Administrativo de Director Nacional Administrativo para el respectivo reclamo al proveedor Activos Fijos Si el ingreso a realizarse es un suministro, ingresa los datos al sistema; y si el ingreso es un activo procede con su codificación y etiquetado, previo a su ingreso al sistema. En ambos casos, actualiza el inventario A inicio del mes conforme lo establecido institucionalmente, cada Área de Procesos preparará los requerimientos de suministros que remitirá vía correo electrónico al Asistente Administrativo Verifica los despachos anteriores, prepara el pedido para su entrega física, descarga el pedido del inventario, imprime los comprobantes de egreso de almacén, envía copia a Contabilidad Ingresa al sistema para verificar los descargos realizados y comparar con los documentos recibidos de despacho

Bienes adquiridos Bienes recibidos en almacén, conforme a norma Director Nacional Administrativo y proveedor en conocimiento de inconsistencia

Asistente Administrativo de Activos Fijos

Trâmite de suministros o activos,

Áreas de Procesos

Asistente Administrativo en conocimiento de necesidades de unidades administrativas

Asistente Administrativo de Activos Fijos

Contabilidad en conocimiento de egresos de almacén

Especialista de Contabilidad

Comparación física y del sistema, terminada

En el caso de haber alguna inconsistencia solicita al almacén su aclaración y Especialista de Contabilidad corrección; de lo contrario procede a la actualización contable del inventario

255

RESULTADOS Requerimientos institucionales en conocimiento de Director Nacional Administrativo

Inventario contable actualizado

CONSEJO NACIONAL DE CONTROL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS - CONSEP -

Diagrama de Flujo Funcional

Unidad: Gestión Administrativa Proceso: Almacén Subproceso: Ingresos y egresos de bienes

ASISTENTE ADMINISTRATIVO DE ACTIVOS FIJOS

Elaborado por: Edgar Machado Basantes Ajustado por: Edgar Machado Basantes Fecha última revisión: 10-10-2009 Página: 1 de 2 ADQUISICIONES

Inicio

Prepara informe de los requerimientos institucionales en función del monitoreo de stock mínimos; y lo remite al Director Nacional Administrativo para l su planificación

Mediante Proceso de Adquisiciones, se adquieren los bienes y se entrega a almacén

Los bienes y servicios serán recibidos en el almacénusuario previo la revisión física de la entrega según factura

En el caso de presentarse alguna inconsistencia en la recepción, comunica al Director Nacional Administrativo para el respectivo reclamo al proveedor

Existe inconsistencia en la recepción

SI

Realiza el respectivo contacto al proveedor

NO Si el ingreso a realizarse es un suministro, ingresa los datos al sistema; y si el ingreso es un activo procede con su codificación y etiquetado, previo a su ingreso al sistema

Actualiza el inventario

A

256

CONSEJO NACIONAL DE CONTROL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS - CONSEP -

Diagrama de Flujo Funcional AREA DE PROCESOS

Unidad: Gestión Administrativa Proceso: Almacén Subproceso: Ingresos y egresos de bienes ASISTENTE ADMINISTRATIVO DE ACTIVOS FIJOS

Elaborado por: Marcelo Padilla T. Ajustado por: Marcelo Padilla T. Fecha última revisión: 22-06-2008 Página: 2 de 2 ESPECIALISTA DE CONTABILIDAD

A

Cada inicio de mes conforme lo establecido institucionalmente, remiten vía correo electrónico al Asistente Administrativo de Activos Fijos los requerimientos de suministros

Verifica los despachos anteriores

Prepara el pedido para su entrega física, descarga el pedido del inventario

Imprime los comprobantes de egreso de almacén, envía copia al Especialista de Contabilidad

Realiza correcciones en el sistema con su respectivo respaldo

Ingresa al sistema para verificar los descargos realizados y comparar con los documentos recibidos de despacho

Solicita al almacén su aclaración y corrección

SI

Existe inconsistencia

NO

Procede a la actualización contable del inventario

Fin

257

RESUMEN DE PROCESOS 3.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

Nombre del proceso: SERVICIOS GENERALES Subproceso

MANTENIMIENTO Y SERVICIOS GENERALES

Misión:

Atender de forma óptima los requerimientos de mantenimiento y servicios generales, asegurando que se cumplan los estándares de servicio establecidos para cada proceso

Insumos:

Requerimientos por escrito de cualquier unidad de la institución, Registro de Proveedores, Inventario de necesidades de servicios

Productos:

√

√ √ √ √

Áreas de Procesos provistas con oportunidad de servicios de calidad en beneficio del desarrollo de las acciones del CONSEP Normas La desconcentración en las Direcciones Regionales se realizará previo análisis del volumen de actividades en cada una de ellas. En tal caso, los procesos se desarrollarán a semejanza de los procesos descritos en este Manual, con las adaptaciones pertinentes. Los servicios generales y de mantenimiento serán contratados con personal o empresas especializadas. Se establecerán las prioridades de mantenimiento según el cronograma de mantenimiento preventivo y correctivo. Se informará anualmente respecto del cumplimiento de contratos de los proveedores, para la ratificación o cancelación de sus servicios con la entidad El responsable del proceso de Servicios Administrativos definirá todas las especificaciones y aclaraciones para el mantenimiento o contratación de servicios que se requieran

258

4.

MANTENIMIENTO Y SERVICIOS GENERALES

PASO

ACTIVIDADES RESPONSABLES RESULTADOS Recibe de cualquier unidad administrativa, requerimiento de la necesidad de mantenimiento o de prestación de un servicio y sumilla trámite a Especialista Director Nacional Administrativo Trámite en ejecución Jefe de Servicios Generales El Área de Procesos de Gestión Verifica disponibilidad presupuestaria en el sistema automatizado y solicita Especialista Jefe de Servicios Financiera en conocimiento de pedido certificación al Área de Procesos de Gestión Financiera Generales de disponibilidad presupuestaria Recibe pedido y despacha disponibilidad presupuestaria. En caso de Disponibilidad presupuestaria Director Nacional Financiero certificación negativa devuelve requerimiento origen justificando su negativa aprobada Sí recibe certificación negativa de disponibilidad presupuestaria, notifica a Especialista Jefe de Servicios Archivado trámite por negativa de unidad requirente y archiva pedido; caso contrario continúa Generales presupuesto

1 2 3 4 5

Si no necesita contratar dispone ejecución de trabajos y servicios, si necesita Especialista Jefe de Servicios contratar genera proceso Contratación de Bienes y Servicios Generales

Trámite direccionado

6

Realiza control para lo cual puede solicitar el apoyo del área que reciba el mantenimiento o servicio

Especialista Jefe de Servicios Generales

Trabajo se realiza en óptimas condiciones

7

Aprueba el correcto desarrollo de la actividades realizadas celebra Acta de entrega - recepción e informa

Director Nacional Administrativo Acta Entrega recepción aprobada

8

Genera Proceso de Ejecución de Pagos por Obligación y remite a Director Nacional de Gestión Financiera

Director Nacional Administrativo Proceso en Trámite de pago

259

CONSEJO NACIONAL DE CONTROL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS - CONSEP -

Diagrama de Flujo Funcional DIRECTOR NACIONAL ADMINISTRATIVO

Elaborado por: Marcelo Padilla T. Ajustado por: Marcelo Padilla T. Fecha última revisión: 22-06-2008 Página: 1 de 1

Unidad: Gestión Administrativa Proceso: Servicios Generales Subproceso: Mantenimiento y servicios generales

DIRECTOR NACIONAL FINANCIERO

ESPECIALISTA JEFE DE SERVICIOS GENERALES

Inicio Recibe de cualquier unidad administrativa, requerimiento de la necesidad de mantenimiento o de prestación de un servicio y sumilla trámite a Especialista Jefe

Solicita certificación presupuestaria al Área de Procesos de Gestión Financiera

Desarrolla Proceso de Contratación de Bienes y Servicios

SI

Es necesario contrato?

SI

Aprueba fondos?

NO

Dispone ejecución de trabajos y servicios Aprueba el correcto desarrollo de la actividades realizadas celebra Acta de entrega recepción e informa

Realiza control para lo cual puede solicitar el apoyo del área que reciba el mantenimiento o servicio

NO Devuelve requerimiento a su origen justificando su negativa

Genera Proceso de Ejecución de Pagos por Obligación y remite a Director Nacional Financiero

Archiva trámite

Fin Fin

260

RESUMEN DE PROCESOS 1.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

Nombre del proceso: SERVICIOS GENERALES Subproceso Misión:

CONTROL DEL ABASTECIMIENTO DE GASOLINA Controlar el abastecimiento motorizado de la institución.

Insumos:

√ √ √ √ √

gasolina

del

equipo

Pedidos de ordenes de abastecimiento, Bitácora diaria del vehículo, sistema de control automatizado de rendimiento del vehículo por kilómetro.

Productos:

√

de

Vehículos abastecidos en función de sus necesidades y de la normas internas de la institución Normas La desconcentración en las Direcciones Regionales se realizará previo análisis del volumen de actividades en cada una de ellas. En tal caso, los procesos se desarrollarán a semejanza de los procesos descritos en este Manual, con las adaptaciones pertinentes. Se deberán seguir las políticas internas para la asignación de vehículos Deberá realizarse un control de los gastos Los conductores entregarán diariamente la bitácora actualizada del vehículo El Especialista Jefe de Servicios Generales mantendrá actualizado un sistema automatizado de control del rendimiento kilómetro por galón En caso de decremento de rendimiento kilómetro por galón el Especialista enviará a revisión mecánica el vehiculo, donde se establecerá la causa que origina el inconveniente.

261

2.

CONTROL DE ABASTECIMIENTO DE GASOLINA

PASO 1

ACTIVIDADES

RESPONSABLES

Solicita orden de abastecimiento a Especialista

Conductor

RESULTADOS Pedido de orden de abastecimiento en trámite

Verifica el pedido y revisa en el control automatizado si el vehículo requiere Especialista abastecerse de combustible De no ser el caso, solicita al Conductor explique el decremento de la relación kilómetro por galón y toma acciones correctivas; pero si la relación Especialista kilómetro por galón es correcta registra en el sistema de control y entrega el orden de abastecimiento de gasolina

Determina necesidad de abastecimiento de combustible

4

Abastece de combustible al vehículo

Vehículo abastecido de combustible

5

Remite las facturas correspondientes, en los plazos y términos convenidos, Proveedor al Especialista Jefe de Servicios Generales

6

Realiza el correspondiente informe y consolidación; y, envía al Director Especialista Jefe de Servicios Nacional Administrativo Generales

7

Analiza informe, lo aprueba y firma orden de trámite de pago y solicita al Trámite aprobado y en proceso de Área de Procesos de Gestión Financiera el Proceso de Ejecución de Pagos Director Nacional Administrativo pago por Obligaciones

2

3

Conductor

262

Trámite direccionado, y sistema de control y verificación accionado

Jefe de Servicios generales bajo responsabilidad de facturas Informe de consolidación en conocimiento de informe y consolidación

CONSEJO NACIONAL DE CONTROL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS - CONSEP -

Diagrama de Flujo Funcional CONDUCTOR

Unidad: Gestión Administrativa Proceso: servicios Generales Subproceso: Control de abastecimiento de gasolina

ESPECIALISTA DE SERVICIOS GENERALES

PROVEEDOR

Elaborado por: Marcelo Padilla T. Ajustado por: Marcelo Padilla T. Fecha última revisión: 22-06-2008 Página: 1 de 1

ESPECIALISTA JEFE DE SERVICIOS GENERALES

DIRECTOR NACIONAL ADMINISTRATIVO

Inicio

Verifica el pedido y revisa en el control automatizado

Solicita orden de abastecimiento a Especialista

NO

Toma acciones correctivas

La relación kilómetro por galón es correcta?

SI

Entrega el orden de abastecimiento de gasolina

Abastece de combustible al vehículo

Analiza informe, lo aprueba y firma orden de trámite de pago

Remite las facturas correspondientes, en los plazos y términos convenidos

Realiza el correspondiente informe y consolidación Solicita al Área de Procesos de Gestión Financiera el Proceso de Ejecución de Pagos por Obligaciones

Fin

263

MACROPROCESO INFORMACIÓN RESERVADA Y ARCHIVO

264

RESUMEN DE PROCESOS 1.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

Nombre del proceso: INFORMACIÓN RESERVADA. Subproceso:

EMISIÓN DE CERTIFICADO DE ANTECEDENTES

Misión:

Mantener una base de datos de imputados y sindicados en delitos de narcotráfico para certificar si un ciudadano se encuentra o no registrado en dicha base, conforme lo establece la Ley de Control de Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas

Insumos:

Formulario de solicitud de certificado de antecedentes, cédula de identidad, papeleta de votación vigente y comprobante de pago en tesorería de la Institución.

Productos:

Usuario atendido con emisión de Certificado de no estar registrado en la Base de Datos por delitos tipificados en la Ley de Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas Normas

√

√ √

√ √ √ √

√

La desconcentración en las Direcciones Regionales se realizará previo análisis del volumen de actividades en la emisión de certificados de antecedentes en cada una de ellas. En tal caso, los procesos se desarrollarán a semejanza de los procesos descritos en este Manual, con las adaptaciones pertinentes No será emitida ninguna certificación sin previa presentación del comprobante de pago emitido y legalizado por Administración de Caja del CONSEP El Certificado de no estar registrado en la Base de Datos por delitos tipificados en la Ley de Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas solo será válido sin enmendaduras y si cuenta con la firma del Director Nacional de Información Reservada o su delegado y sello seco del CONSEP El tiempo máximo de respuesta no será mayor de veinte (20) minutos Se considerará como Caso de Homónimo cuando se produzcan tres coincidencias en nombres y apellidos del solicitante Para probar un homónimo el Director Nacional de Información Reservada o su Delegado, solicitará por escrito al interesado presente: copias certificadas del proceso principalmente en las que conste los datos de filiación del sindicado No se efectuarán exclusiones de los registros sin que antes el interesado presente copia certificada de la sentencia de sobreseimiento definitivo con la razón de que esta se encuentra ejecutoriada; o, en casos de sentencias condenatorias previa presentación de certificado de cumplimiento de pena y/o comprobante de pago, de la multa impuesta por el Juez, emitido por Administración de Caja del CONSEP El Director Nacional de Información Reservada podrá delegar al Analista la legalización de copias certificadas de documentos originales y compulsas.

265

2.

EMISIÓN DE CERTIFICADO DE ANTECEDENTES

PASO

ACTIVIDADES

RESPONSABLES

RESULTADOS

1

Cancela valores en Administración de Caja y recibe comprobante de pago

Solicitante

Pago realizado

3

Recibe del solicitante la documentación, revisa que esté completa, consigna fe de presentación y entrega fe de presentación al solicitante

Auxiliar de Servicios 2

Documentación ingresada

4

Determina si Solicitante constan en la Base de Datos de sindicados o imputados

Analista 1

Verificación de base de datos

5

En caso de no constar, emite certificado de antecedentes

Analista 1

Certificado de antecedentes listo

6

Remite toda la documentación a Auxiliar de Servicios 2

Analista 1

Documento firmado

Auxiliar de Servicios 2

Cliente en poder de certificado

Analista 1

Trámite de sindicados en ejecución

Especialista 3

Trámite direccionado

Especialista 3

Trámite direccionado

Auxiliar de Servicios 2

Trámite en espera

7 8

Coloca los sellos correspondientes en la documentación y entrega a Solicitante el certificado de antecedentes debidamente firmado y archiva documentos de respaldo Sí Solicitante consta en la Base de Datos de sindicados o imputados, remite la documentación al Especialista 3

Analiza documentación y determina si corresponde a un caso de homónimo o de exclusión Para el caso de homónimos o exclusiones, emite, conforme norma, solicitud de 10 ampliación de información documental que permita diferenciar al solicitante del encausado o comprobar la situación legal del solicitante 9

11 Abre expediente y ubica en archivo temporal

266

CONSEJO NACIONAL DE CONTROL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS - CONSEP -

Diagrama de Flujo Funcional SOLICITANTE

Elaborado por: Eduardo Tacle A. Ajustado por: Marcelo Padilla T. Fecha última revisión: 30-06-2008 Página: 1 de 2

Unidad: Información Reservada, Documentación y Archivo. Proceso: Información Reservada. Subproceso: Emisión de certificado de antecedentes.

AUXILIAR DE SERVICIOS 2

DIRECTOR NACIONAL DE INFORMACIÓN RESERVADA, DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO

ANALISTA 1

Inicio

Cancela valores en Administración de Caja y recibe comprobante de pago

Recibe del solicitante la documentación, revisa que esté completa, consigna fe de presentación y entrega fe de presentación al solicitante

Datos del Solicitante constan en la Base de Datos de sindicados o imputados?

SI

10

20 NO Emite certificado de antecedentes

Entrega certificado

Coloca los sellos correspondientes en la documentación

Solicita legalización del Director Nacional o de su Delegado

Suscribe el certificado de antecedentes y remite toda la documentación a Auxiliar de Servicios 2

º

Archiva documentos de respaldo

Fin

267

CONSEJO NACIONAL DE CONTROL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS - CONSEP -

Diagrama de Flujo Funcional SOLICITANTE

Unidad: Información Reservada, Documentación y Archivo. Proceso: Información Reservada. Subproceso: Emisión de certificado de antecedentes.

AUXILIAR DE SERVICIOS 2

ANALISTA 1

10

Entrega documentación adicional requerida

Elaborado por: Eduardo Tacle A. Ajustado por: Marcelo Padilla T. Fecha última revisión: 30-06-2008 Página: 2 de 2

Remite la documentación al Especialista 3

Abre expedient e y ubica en archivo temporal

ESPECIALISTA 3

Para el caso de homónimos o exclusiones, emite, conforme norma, solicitud de ampliación de información documental que permita diferenciar al solicitante del encausado o comprobar la situación legal del solicitante

Analiza documentación y determina si corresponde a un caso de homónimo o de exclusión

Remite expediente archivado y documentación adicional para informe jurídico

º

Actualiza Base de Datos de Sindicados o Imputados que registra el CONSEP

20

SI

Recibe expediente y estudia caso e informa

Autoriza el certificado

NO Archiva información de respaldo para la actualización de la base de datos

Comunica por escrito al solicitante

Fin Fin

268

RESUMEN DE PROCESOS 1.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

Nombre del proceso:

INFORMACIÓN RESERVADA.

Subproceso:

CONTRATO DE PROVISIÓN DE INFORMACIÓN RESERVADA

Misión:

Proveer a las instituciones financieras, Administradoras de Fondos, Mutualistas, Casas de Valores, Emisoras de Tarjetas de Crédito, Cooperativas de Ahorro y Crédito, Couriers y Remezadoras de Fondos, legalmente reconocidas, de información de antecedentes personales por delitos de narcotráfico.

Insumos:

Ley de Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas, Base de Datos de Sindicados o Imputados, solicitud de compra de base de datos de entidad requirente.

Productos:

√

√ √ √

Contrato de provisión de Información Reservada suscrito y entregado a entidad requirente. Usuario y clave para validar acceso vía Internet a la Base de Datos de Imputados y Sindicados administrada por el CONSEP Normas La desconcentración en las Direcciones Regionales se realizará previo análisis del volumen de actividades en cada una de ellas. En tal caso, los procesos se desarrollarán a semejanza de los procesos descritos en este Manual, con las adaptaciones pertinentes El Área de Procesos de Información Reservada y Archivo, elaborará un instructivo para el usuario de este servicio El contrato para entrega de la Base de Datos de Imputados y Sindicados administrada por el CONSEP, debe ser suscrito por el Secretario Ejecutivo y el Representante Legal de la entidad requirente La información de la Base de Datos de Sindicados e Imputados debe actualizada diariamente.

269

2.

CONTRATO DE PROVISIÓN DE INFORMACIÓN RESERVADA

PASO

ACTIVIDADES

RESPONSABLES

1

Recibe solicitud de Institución Financiera, anexando la documentación Analista de respaldo de acuerdo a norma

2

Verifica documentación

3 4 5 7

Analista

Elabora Contrato de Provisión de Información Reservada y remite oficio para que revisión y firma del Director Nacional de Información Reservada Suscribe oficio y lo remite a Institución Financiera solicitante junto con tres ejemplares de contrato para la firma de su Representante Legal Recibe los tres ejemplares de contratos firmados y solicita legalización de los mismos a Secretario Ejecutivo Suscribe los tres ejemplares de contrato y los remite a Director Nacional de Información Reservada

Analista Director Nacional de Información Reservada Analista Secretario Ejecutivo

RESULTADOS Solicitud en conocimiento de Unidad de Información Reservada Documentación de respaldo aprobada Contrato y oficio de notificación elaborados Oficio de notificación firmado y despachado Contratos firmados por entidad requirente Contratos suscritos por secretario Ejecutivo

Director Nacional de Información Reservada

8

Dispone a Especialista continuar con el trámite

8

Archiva dos copias de contrato, solicita a Gestión Informática la creación del usuario y clave para permitir a Institución Financiera Analista acceder a la Base de Datos vía Internet y elabora oficio con esta información y remite a Director Nacional de Información Reservada

Trámite en ejecución

9

Emite clave personal de usuario y entrega junto con contrato firmado a Director Nacional de Institución Financiera Información Reservada

Clave de acceso asignada y trámite en ejecución

10

Verifica el acceso a la Base de Datos de Sindicados e Imputados vía Institución Financiera Internet y descarga diariamente las respectivas actualizaciones solicitante

Acceso a la Base de datos actualizada vía Internet

270

CONSEJO NACIONAL DE CONTROL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS - CONSEP -

Diagrama de Flujo Funcional

Unidad: Información Reservada, Documentación y Archivo. Proceso: Información Reservada. Subproceso: Contrato de provisión de Información Reservada DIRECTOR NACIONAL DE INFORMACIÓN RESERVADA

ANALISTA

Elaborado por: Eduardo Tacle A. Ajustado por: Marcelo Padilla T. Fecha última revisión: 30-06-2008 Página: 1 de 1

SECRETARIO EJECUTIVO

INSTITUCIÓN FINANCIERA SOLICITANTE

Inicio

Recibe solicitud de Institución Financiera, anexando la documentación de respaldo de acuerdo a norma

Verifica documentación

Elabora Contrato de Provisión de Información Reservada y remite oficio para que revisión y firma del Director Nacional de Información Reservada

Revisa y suscribe oficio; y, lo remite a Institución Financiera solicitante junto con tres ejemplares de contrato para la firma de su Representante Legal

Recibe los tres ejemplares de contratos firmados y solicita legalización de los mismos a Secretario Ejecutivo Suscribe los tres ejemplares de contrato y los remite a Director Nacional de Información Reservada Archiva dos copias de contrato, solicita a Gestión Informática la creación del usuario y clave para permitir a Institución Financiera acceder a la Base de Datos vía Internet y elabora oficio con esta información; y, remite a Director Nacional de Información Reservada

º

Dispone a Especialista continuar con el trámite

Emite clave personal de usuario y entrega junto con contrato firmado a Institución Financiera

Verifica el acceso a la Base de Datos de Sindicados e Imputados vía Internet y descarga diariamente las respectivas actualizaciones

Fin

271

RESUMEN DE PROCESOS 1.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

Nombre del proceso:

ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS

Subproceso:

DOCUMENTACION Y ARCHIVO

Misión:

Mantener en forma segura, ordenada y sistematizada la documentación del CONSEP, para brindar agilidad en la ubicación de los documentos y en información sobre el estado de los trámites.

Insumos:

Formulario para el control de ingreso y distribución de documentos. Instructivo para el manejo y distribución de la correspondencia del CONSEP. Guías para la emisión de crédito para el envío de correspondencia. Manual de normas para el control de trámites y archivo de documentos. Instructivo para custodiar, conservar y baja de documentación.

Productos:

√

√ √ √

Recepción y Envíos con registros automatizados de correspondencia a nivel nacional e internacional Documentos certificados Información sobre el estado de trámites de las comunicaciones registradas. Normas La desconcentración en las Direcciones Regionales se realizará previo análisis del volumen de actividades en cada una de ellas. En tal caso, los procesos se desarrollarán a semejanza de los procesos descritos en este Manual, con las adaptaciones pertinentes Todo documento oficial será ingresado, aperturado y clasificado por Documentación y Archivo Todo documento oficial de respuesta será numerado y fechado únicamente en Documentación y Archivo. Los préstamos de documentos o expedientes se harán personalmente y únicamente con conocimiento y autorización del responsable de su custodia, quien llevará un registro físico

272

2.

DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO

PASO

ACTIVIDADES

RESPONSABLES

RESULTADOS

1

Ingresa el documento al sistema y emite Hoja de Ruta

Analista de Documentación y Archivo

2

Ubica antecedentes y envía al Analista de Documentación y Archivo quien sumilla copia verde de Hoja de Ruta y actualiza datos en el sistema

Analista de Documentación y Archivo

Datos registrados en el sistema

3

Revisa y encamina el trámite

Analista de Documentación y Archivo

Trámite direccionado

4

Elabora el registro de envío de documentos y remite trámite a la Secretaria Analista de Documentación y de la correspondiente Área de Procesos Archivo

Trámite en ejecución

5

Actualiza en el sistema de Documentación y Archivo todo movimiento del tramite interno y despacha a cada Área de Procesos

Trámite despachado a unidad de destino

6

Cumplida la acción, despacha oficio de respuesta para numeración y envío Área de Procesos al destinatario

7

Consigna número y fecha en el oficio, desprende original y devuelve copia

Analista de Documentación y Archivo

Trámite en ejecución

8

Ingresa al sistema el número de despacho y separa hoja de ruta verde y define claves para el archivo

Analista de Documentación y Archivo

Claves de archivo definidas

9

Archiva hoja verde en Asuntos Despachados; ubica copias en archivo de claves

Analista de Documentación y Archivo

Claves de archivo ubicadas

11

Prepara guías de entrega de correspondencia y despacha las comunicaciones

Analista de Documentación y Archivo

Comunicaciones despachadas

273

Analista de Documentación y Archivo

Documentación recibida

Oficio de respuesta en trámite

CONSEJO NACIONAL DE CONTROL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS - CONSEP -

Diagrama de Flujo Funcional

Unidad: Información Reservada, Documentación y Archivo. Proceso: Administración de documentos Subproceso: Documentación y archivo

ANALISTA

Elaborado por: Marcelo Padilla T. Ajustado por: Marcelo Padilla T. Fecha última revisión: 7-06-2008 Página: 1 de 1

ANALISTA DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO

ÁREA DE PROCESOS

Inicio

Ingresa el documento al sistema y emite hoja de ruta

Elabora el registro de envío de documentos y remite trámite a la Secretaria de la correspondiente Área de Procesos

Ubica antecedentes y envía al Analista de Documentación y Archivo

Sumilla copia verde de ruta y actualiza datos en el sistema

Revisa y encamina el trámite

Fase de espera hasta conclusión de trámite Actualiza en el sistema de Documentación y Archivo todo movimiento del tramite interno y despacha a cada Área de Procesos

Consigna número y fecha en el oficio, desprende original y devuelve copia

Ingresa al sistema el número de despacho y separa hoja de ruta verde y define claves para el archivo

Archiva hoja verde en Asuntos Despachados; ubica copias en archivo de claves

Prepara guías de entrega de correspondencia y despacha las comunicaciones

Fin

274

Área de Procesos que tramita despacha oficio de respuesta para numeración y envío al destinatario

RESUMEN DE PROCESOS 1.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

Nombre del proceso:

ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS

Subproceso

MANTENIMIENTO DE ARCHIVO PASIVO

Misión:

Mantener en orden y conservación los documentos de mayor antigüedad.

Insumos:

Documentos que han cumplido tres años de permanencia en el Archivo Activo.

Productos:

√ √

Documentos de mayor antigüedad empastados y rotulados, guardados en adecuadas condiciones de seguridad y mantenimiento Normas La información relativa a los documentos que forman parte de este archivo, será automatizada Se asegurará la integridad de la información en el manejo del servicio de empastado y rotulado

275

2.

MANTENIMIENTO DE ARCHIVO PASIVO

PASO

ACTIVIDADES

RESPONSABLES

1

Identifica y ordena documentos que han permanecido tres años en Archivo Activo

Analista

2

Ingresa datos al Índice de Archivo Pasivo y emite guía

Analista

3

Recibe los documentos y firma la respectiva guía

Analista de Archivo General

4

Ordena empastar los documentos para su debido orden en las perchas

Analista de Archivo General

5

Conecta con proceso de Contratación de Bienes y Servicios

Analista de Archivo General

276

RESULTADOS

CONSEJO NACIONAL DE CONTROL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS - CONSEP -

Diagrama de Flujo Funcional

Unidad: Información Reservada, Documentación y Archivo. Proceso: Administración de documentos Subproceso: Mantenimiento de Archivo Pasivo

ANALISTA

Elaborado por: Marcelo Padilla T. Ajustado por: Marcelo Padilla T. Fecha última revisión: 27-06-2008 Página: 1 de 1

ANALISTA DE ARCHIVO GENERAL

Inicio

Identifica y ordena documentos que han permanecido tres años en Archivo Activo

Ingresa datos al Índice de Archivo Pasivo y emite guía

Recibe los documentos y firma la respectiva guía

Ordena empastar los documentos para su debido orden en las perchas

Conecta con proceso de Contratación de Bienes y Servicios

Fin

277

MACROPROCESO COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL

278

RESUMEN DE PROCESOS 1.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

Nombre del proceso:

COMUNICACIÓN E IMAGEN CORPORATIVA

Subproceso:

IMAGEN CORPORATIVA

Misión:

Posicionar al CONSEP a nivel social y de los organismos nacionales e internacionales.

Insumos:

Plan estratégico y planes operativos anuales, normativa en general, presupuesto, equipos informáticos, página WEB, correo electrónico, muebles y útiles de oficina, equipos de filmación y fotografía

Productos:

√ √ √

Material de comunicación, información y datos, política comunicacional y de imagen corporativa; generación de material POP y más productos comunicacionales; manual de imagen corporativa actualizado; posicionamiento y reconocimiento del CONSEP a nivel interno y externo Normas El CONSEP debe desarrollar y mantener un Plan de comunicación e imagen corporativa actualizado Aplicar mecanismos y herramientas que consoliden la política y estrategias de comunicación e imagen corporativa Buscar y ampliar alianzas con organizaciones públicas y privadas que apoyen el posicionamiento del CONSEP y la difusión de sus actividades, productos y servicios

279

2.

IMAGEN CORPORATIVA

PASO

ACTIVIDADES

RESPONSABLES

RESULTADOS

1

Propuesta de la política de comunicación para involucrados con las diferentes áreas Especialista Jefe de Comunicación Línea de Base definida y del CONSEP Institucional estructurada

2

Identificación de varios medios de comunicación: escritos, radio y televisión para comunicar el alcance, contenidos y objetivos institucionales

3

Producción de material de investigaciones, educativo y didáctico: trípticos, afiches, manuales, documentales, entre otros

4

Sensibilización sobre la misión y objetivos del CONSEP a actores claves: directos e indirectos y para la búsqueda de alianzas y de coparticipación con organismos nacionales e internacionales

5

Contactos con los medios de comunicación a través de: cartas, productos, invitaciones y reuniones de trabajo con periodistas y directores de noticieros

6

Elaboración, revisión y envío de artes finales, spots, demos, boletines informativos Control de las publicaciones, actualizaciones y pautaje

280

Especialista Jefe de Comunicación Medios de comunicación Institucional identificados Directores Nacionales y Regionales, Materiales diseñados en Especialista Jefe de Comunicación función de las estrategias Institucional comunicacionales Alianzas estratégicas Especialista Jefe de Comunicación potenciadas y Institucional y Especialista de reconocimiento de los Comunicación Institucional resultados logrados Involucramiento de los Especialista Jefe de Comunicación medios de comunicación Institucional y Especialista de con las estrategias Comunicación Institucional comunicacionales Estrategias Especialista Jefe de Comunicación comunicacionales en Institucional ejecución Especialista de Comunicación Comunicación e imagen Institucional corporativa difundida

CONSEJO NACIONAL DE CONTROL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS - CONSEP -

Diagrama de Flujo Funcional DIRECTORES NACIONALES Y REGIONALES, ESPECIALISTA JEFE DE COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL

Unidad: Comunicación Institucional Proceso: Comunicación e imagen corporativa Subproceso: Imagen Corporativa ESPECIALISTA JEFE DE COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL

Elaborado por: Marcelo Padilla T. Ajustado por: Marcelo Padilla T. Fecha última revisión: 05-06-2008 Página: 1 de 1 ESPECIALISTA JEFE DE COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL Y ESPECIALISTA DE COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL

Inicio

Propuesta de la política de comunicación para involucrados con las diferentes áreas del CONSEP

Producción de material de investigaciones, educativo y didáctico: trípticos, afiches, manuales, documentales, entre otros

Identificación de varios medios de comunicación: escritos, radio y televisión para comunicar el alcance, contenidos y objetivos institucionales Sensibilización sobre la misión y objetivos del CONSEP a actores claves: directos e indirectos y para la búsqueda de alianzas y de coparticipación con organismos nacionales e internacionales

Elaboración, revisión y envío de artes finales, spots, demos, boletines informativos

Control de las publicaciones, actualizaciones y pautaje

Fin

281

Contactos con los medios de comunicación a través de: cartas, productos, invitaciones y reuniones de trabajo con periodistas y directores de noticieros

RESUMEN DE PROCESOS 1.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

Nombre del proceso:

COMUNICACIÓN E IMAGEN CORPORATIVA

Subproceso:

DIFUSIÓN DE DOCUMENTOS TÉCNICOS, EVENTOS Y NOTICIAS

Misión:

Contribuir al conocimiento sobre el desarrollo de las competencias del CONSEP a través de la divulgación de información generada en la Entidad.

Insumos:

Estudios, investigaciones, divulgativos, material P.O.P, noticias, tecnologías de información y comunicación, recursos.

Productos:

√ √ √ √ √

Manejo de Medios y difusión de las acciones del CONSEP con criterios institucionales unificados. Normas La divulgación al interior de la Entidad se realizará por medios magnéticos Los medios impresos de divulgación al externo de la Entidad serán valorados El CONSEP definirá los beneficiarios institucionales de entregas gratuitas del material impreso El Secretario Ejecutivo conformará el Comité Editorial Ningún material para difusión será divulgado sin previo análisis y visto bueno del Comité Editorial.

282

2.

DIFUSIÓN DE DOCUMENTOS TÉCNICOS, EVENTOS Y NOTICIAS

PASO

ACTIVIDADES

RESPONSABLES

RESULTADOS

1

Recepción del material aprobado por el Comité Editorial para publicar

Especialista Jefe de Comunicación Materiales listos para Institucional reproducción y divulgación

2

Definición de los medios más adecuados para la difusión del material

Especialista Jefe de Comunicación Medios de comunicación Institucional identificados

3

Solicitud de contratación para el diseño de arte, spot, RAF u otros relacionados con el Especialista Jefe de Comunicación Integración con el Proceso medio escogido Institucional de Adquisiciones

4

Recepción de diseños, revisión y aprobación de artes finales o demos

5

Solicitud de contratación de servicios de producción

6

Control de avances de edición

7

Aprobación y recepción de productos finales

8

Entrega a Bodega e inicia Subproceso Ingreso de Materiales y Suministros

9

Sí los productos finales son especies valoradas, emisión de Orden de Venta, e inicia Analista de Comunicación Subproceso de Recaudaciones Institucional

10

Verificación del pago y entrega el documento adquirido. Inicia Proceso de Egreso de Guardalmacén Materiales y Suministros

11

Sí se trata de otro tipo de publicaciones, como comunicados en medios hablados o escritos, páginas Web, material P.O.P., entre otros, se realiza el control de las publicaciones, tirajes, actualizaciones y pautaje.

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Especialista Jefe de Comunicación Institucional Especialista Jefe de Comunicación Institucional Especialista de Comunicación Institucional

Diseños listos para producción Integración con el Proceso de Adquisiciones Calidad de producción asegurada Disponibilidad de Especialista Jefe de Comunicación ejemplares o productos Institucional comunicacionales Guardalmacén

Especialista de Comunicación Institucional

Integración con el Procesos de Tesorería

Publicación en medios asegurado el cumplimiento de especificaciones contratadas

ÍNDICE DE PROCESOS 1.   Introducción ................................................... ¡Error! Marcador no definido.   2.   Mapa de Procesos ...................................................................................... 1   3.   Descripción de Procesos .......................................................................... 6   3.1  

Procesos Estratégicos .................................................................................. 7  

3.2  

Procesos Claves o de Realización ............................................................. 28  

3.3  

Procesos Habilitantes de Asesoría y Apoyo Técnico ............................ 106  

MACROPROCESO COORDINACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL ....................... 8   FORMULACIÓN DEL PLAN NACIONAL DE DROGAS ........................... 9   ELABORACIÓN DE LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA .................... 12   AJUSTES A LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA ................................. 15   EVALUACIÓN DE IMPACTOS ................................................................ 18   MACROPROCESO RELACIONES INTERINSTITUCIONALES ....................................... 21   FACILITACIÓN DE DIÁLOGOS Y POSICIONAMIENTO DE LA POLITICA DE ESTADO ............................................................................................ 22   FACILITACIÓN DE CONVENIOS Y ALIANZAS ...................................... 25   MACROPROCESOS CONTROL DE LA DEMANDA DE DROGAS ................................. 29   CAPACITACIÓN EN ACTIVIDADES DE PREVENCIÓN ........................ 30   FORMULACIÓN Y CONTROL DE POLÍTICAS DE TRATAMIENTO Y REHABILITACIÓN DE DROGODEPENDIENTES .................................. 35   ASISTENCIA TÉCNICA EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS DE REINSERCIÓN SOCIAL, EDUCATIVA Y LABORAL DE DRODEPENDIENTES REHABILITADOS ............................................... 38   MACROPROCESO CONTROL Y FISCALIZACIÓN ......................................................... 41   CONCESIÓN DE LICENCIAS Y CALIFICACIONES ............................... 42   ANULACION DE LICENCIAS Y CALIFICACIONES ............................... 46   AMPLIACIÓN / INCLUSIÓN DE CUPOS ................................................ 50   COMPRAS OCASIONALES Y ESPECIALES ......................................... 53   AUTORIZACIÓN DE IMPORTACIONES Y EXPORTACIONES DE SUSTANCIAS SUJETAS A FISCALIZACIÓN ......................................... 56   GUÍAS DE TRANSPORTE DE SUSTANCIAS QUÍMICAS ..................... 60   CERTIFICACIÓN DE SUSTANCIAS NO CONTROLADAS .................... 66   INSPECCIÓN Y FISCALIZACIÓN ........................................................... 69   MACROPROCESO ADMINISTRACIÓN DE BIENES EN DEPÓSITO ............................. 74   RECEPCIÓN DE BIENES Y SUSTANCIAS EN DEPÓSITO .................. 75   RESTITUCIÓN DE BIENES .................................................................... 78   CONTROL DE EXISTENCIAS DE BIENES EN DEPÓSITO ASIGNADOS AL CONSEP ............................................................................................ 81   EVIDENCIAS EN AUDIENCIAS .............................................................. 84   DESTRUCCIÓN DE SUSTANCIAS QUÍMICAS, ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS ................................................................................... 87   DONACIÓN DE SUSTANCIAS QUÍMICAS ............................................. 90   VENTA DE SUSTANCIAS QUÍMICAS .................................................... 93   COMODATO DE BIENES ....................................................................... 96   ARRENDAMIENTO DE BIENES ........................................................... 102   MACROPROCESO PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL ................................................ 107   ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ........................................... 108   FORMULACIÓN DE PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS ........... 111   EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL PLAN OPERATIVO .................. 114   REDES Y COMUNICACIONES ............................................................. 117   SOPORTE Y MANTENIMIENTO DE HARDWARE Y SOFTWARE ...... 120   ADMINISTRACIÓN DE SERVIDORES DE PLATAFORMA TECNOLÓGICA. .................................................................................... 123   ADMINISTRACIÓN DE BASES DE DATOS ......................................... 126   INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO DE SISTEMAS ............................ 129   MACROPROCESO ASESORÍA JURÍDICA .................................................................... 133   ASESORÍA EN CONTRATACIÓN ......................................................... 134   ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS PRECONTRACTUALES ............ 137  

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ELABORACIÓN DE PROYECTOS DE LEY, REGLAMENTOS, CONVENIOS, CONTRATOS, INSTRUCTIVOS Y RESOLUCIONES, RELACIONADOS CON CONTRATACIÓN ........................................... 140   DEMANDAS DEL CONSEP .................................................................. 143   CITACIONES JUDICIALES ................................................................... 147   NOTIFICACIONES JUDICIALES .......................................................... 152   TRAMITACIÓN DE DENUNCIAS .......................................................... 155   ABSOLUCIÓN DE CONSULTAS .......................................................... 158   BIENES COMISADOS ........................................................................... 161   MACROPROCESO OBSERVATORIO NACIONAL DE DROGAS .................................. 165   INVESTIGACIONES .............................................................................. 166   GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN ESPECIALIZADA ........................... 170  

3.4  

Procesos de Apoyo .................................................................................... 173  

MACROPROCESO DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO ..................................... 174   SELECCIÓN, INGRESO E INDUCCIÓN DE PERSONAL .................... 175   EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO ........................................................ 180   CAPACITACIÓN .................................................................................... 183   BIENESTAR LABORAL ......................................................................... 186   IDENTIFICACIÓN DE FACTORES QUE INCIDEN EN LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS ................................................................................... 189   MONITOREO Y AJUSTES DE PROCESOS ......................................... 192   DETERMINACIÓN Y AJUSTES DE INDICADORES DE GESTIÓN ..... 195   MACROPROCESO GESTIÓN FINANCIERA ................................................................. 198   RECAUDACIONES ............................................................................... 199   CONTROL DE DINEROS APREHENDIDOS E INCAUTADOS ............ 203   GENERACIÓN DE PAGOS POR BIENES Y SERVICIOS .................... 209   ELABORACIÓN DE ROLES DE PAGO Y LIQUIDACIONES ................ 212   EJECUCIÓN DE PAGOS POR OBLIGACIONES ................................. 215   REGISTRO Y CONTROL DE ACTIVOS FIJOS, SUMINISTROS Y BIENES DE CONTROL ADMINISTRATIVO ......................................... 218   ASIGNACIÓN DE FONDOS CAJA CHICA A PROVINCIAS ................. 221   MANEJO DE FONDOS DE LA ADMINISTRACIÓN TEMPORAL DE LAVADO DE ACTIVOS ......................................................................... 224   FORMULACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS .................................. 227   ELABORACIÓN DE LA PROFORMA PRESUPUESTARIA .................. 230   EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA ........................................................ 233   EVALUACIÓN Y COORDINACIÓN PRESUPUESTARIA ..................... 236   LIQUIDACIÓN PRESUPUESTARIA ...................................................... 239   MACROPROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA ......................................................... 242   CONTROL DE ACTIVOS ...................................................................... 243   CONTROL DE SUMINISTROS Y MATERIALES .................................. 248   CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS ...................................... 251   INGRESOS Y EGRESOS DE BIENES ................................................. 254   MANTENIMIENTO Y SERVICIOS GENERALES .................................. 258   CONTROL DEL ABASTECIMIENTO DE GASOLINA ........................... 261   MACROPROCESO INFORMACIÓN RESERVADA Y ARCHIVO ................................... 264   EMISIÓN DE CERTIFICADO DE ANTECEDENTES ............................ 265   CONTRATO DE PROVISIÓN DE INFORMACIÓN RESERVADA ........ 269   DOCUMENTACION Y ARCHIVO .......................................................... 272   MANTENIMIENTO DE ARCHIVO PASIVO ........................................... 275   MACROPROCESO COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL ............................................... 278   IMAGEN CORPORATIVA ..................................................................... 279   DIFUSIÓN DE DOCUMENTOS TÉCNICOS, EVENTOS Y NOTICIAS 282  

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