Escuela de Ciencias Administrativas, Contables, Económicas y de Negocios Maestría en Administración de organizaciones. Liderazgo orientado a la Competitividad y el Desarrollo Humano. Autor: Lady Milena Rincón Fonseca - 2011

1.1.

LECCIÓN 4: FUNCIONES ADMINISTRATIVAS DEL LIDERAZGO

Así como la administración tiene sus respectivas funciones (planificar, organizar, dirigir y controlar) dentro de la organización para el cumplimiento de tareas; el liderazgo también cuenta con sus propias funciones administrativas para el logro de los objetivos de la organización. Como prueba de esto, Mintzberg (2004) lo identificó a partir de un estudio de investigación sobre el trabajo del director de empresa realizado a cinco directores generales de diferentes organizaciones, donde define la función como el conjunto de comportamientos que se espera de una persona al realizar una labor.

Después del

estudio respectivo, llegó a la conclusión de que el trabajo directivo abarca tres tipos de funciones principales que son: Interpersonales, informativas y decisorias, donde el llevar a cabo estas mismas requiere que el líder cuente con ciertas aptitudes como por ejemplo: ser capaz de desarrollar las relaciones entre colegas, llevar a cabo negociaciones, motivar a los subordinados, resolver conflictos, establecer redes de información y difundirlas, tomar decisiones con información escasa o ambigua y distribuir recursos.

El directivo es aquella autoridad formal sobre una unidad de organización, donde esta autoridad genera una posición que, a su vez, origina diferentes relaciones interpersonales que son las que permiten el acceso a la información. La información, a su vez, permite al directivo tomar decisiones y definir las estrategias de la unidad. (Mintzberg, 2004, p. 13). Es por esto, que el trabajo del directivo puede definirse en términos de las distintas funciones o conjuntos organizados de comportamientos identificados con un puesto, las cuales se relacionan a continuación: [Ver figura 4]

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FIGURA 4. Funciones Administrativas del liderazgo

1.1.1. FUNCIONES INTERPERSONALES En primer lugar, se cuenta con la función de representación, que es la misma denominada cabeza visible, en virtud del puesto del directivo como cabeza de una unidad de la organización donde está sujeto al cumplimiento de ciertas obligaciones de

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naturaleza ceremonial. Este líder, desempeña la función cuando actúa en nombre de la organización o de la unidad a la que dirige en actividades legales, simbólicas o ceremoniales. Como lo enuncian Lussier & Achua (2005) a los altos ejecutivos se les considera figuras emblemáticas de la empresa y a cualquier nivel organizacional estos líderes realizan las siguientes actividades y otras relacionadas:

 Firmar documentos oficiales (contratos, cheques, autorización de gastos, entre otros).  Recibir a clientes en calidad de representante de la empresa y acompañar a visitantes oficiales.  Hablar con la gente de manera informal y asistir a reuniones externas como representante de la organización.  Presidir ciertas reuniones y ceremonias (premiación, comidas de despedida, entre otras). Cabe aclarar que “las obligaciones que implican funciones interpersonales son a veces rutinarias, conllevan poca comunicación y no exigen decisiones importantes. No obstante, tienen importancia para el buen funcionamiento de la organización y no pueden ser ignoradas” (Mintzberg, 2004, p.14).

En segundo lugar se encuentra:

 Función de Líder

En esta función el directivo es responsable del trabajo del personal de su unidad junto con las labores administrativas para operar en forma eficaz, donde sus actuaciones, en éste sentido, conforman su papel como líder

implicando un liderazgo directo, donde su

autoridad formal le proporcionará un gran poder potencial y a su vez éste liderazgo determinará en gran medida cuánto poder utilizará realmente. Por lo tanto, se afirma que ésta función domina todo comportamiento administrativo, también como lo mencionan

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Lussier & Achua (2005) todo líder debe motivar y estimular a sus subordinados, ajustando de algún modo las necesidades individuales a los objetivos de la organización.

Algunas

de las actividades que desempeñan tanto el líder como sus seguidores a partir de la misma son:

 Escuchar y entrenar  Dar instrucciones y capacitar  Evaluar el desempeño

En tercer y último lugar está la siguiente función:

 Función de Enlace

A partir de ésta función, el líder tiene contactos fuera de su cadena vertical de mando, es decir, desempeñan ésta función al interactuar con personas externas a la unidad de la organización. “El enlace implica crear toda una red de contactos para fomentar las relaciones y obtener información y aceptación (Lussier & Achua, 2005, p.10).

Algunas de las actividades que se presentan en ésta función de enlace son:

 Asistir a reuniones de asociaciones profesionales o comerciales.  Formar parte de comisiones junto con integrantes de otras unidades de la organización.  Convocar o reunirse con personas para mantenerse en comunicación.

1.1.2. FUNCIONES INFORMATIVAS

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Mediante estas funciones el Directivo toma decisiones y define las estrategias de la unidad. Existen tres funciones que las describen dentro del trabajo del líder las cuales son:

 Función de Supervisión

En general el líder está explorando continuamente su entorno en búsqueda de información, donde la mayor parte de ésta se analiza para detectar problemas y oportunidades, y para entender sucesos externos a la unidad organizacional. Es importante tener presente que “buena parte de la información recogida por él en su función detectora le llega de forma verbal, a menudo como chascarrillo, rumor o especulación” (Mintzberg, 2004, p.18), ya que en su búsqueda constante interroga a sus subordinados, y recibe información muchas veces que no ha solicitado, en gran parte, debido a la red de contactos personales que ha establecido.

Esta información es

recolectada mediantes acciones tales como:

 Observación (a nivel externo por ejemplo, visitando tiendas de la competencia para comparar productos, precios y procesos de negocios).  Diálogo (a nivel interno y externo por ejemplo, asistiendo a juntas y reuniones, hablando con sus subordinados, con clientes, entre otros).  Lectura

(de

informes,

memorandos,

publicaciones

profesionales

y

comerciales, diarios, entre otros).



Función de difusión

Se presenta cuando el líder transmite esa información a otras personas de la unidad y pasa parte de su información privilegiada directamente a sus subordinados, que de otro modo no tendrían acceso a la misma. Según Mintzberg (2005) cuando los subordinados no tienen buenas relaciones entre sí, el mismo directivo suele pasar información de unos a otros.

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Parte de ésta información, se transmite ya sea en su forma original o parafraseada en cualquiera de las siguientes dos formas:

 Oralmente, mediante correo de voz, dialogo directo y reuniones de grupo.  Por escrito, mediante correo electrónico o memorandos.  Función de portavoz

Esta función se desarrolla cuando el líder envía parte de su información a personas ajenas de su unidad. Además, “en virtud de su papel de portavoz, todo directivo tiene que informar y dar satisfacción a las personas influyentes que controlan su unidad de organización” (Mintzberg, 2004, p.19).

Algunos ejemplos de las actividades que se

realizan dentro de la misma son los siguientes:

 Responder cartas.  Reunirse con el jefe para analizar el desempeño y con quien aprueba el presupuesto para negociar los recursos de la unidad.  Informar al gobierno (dependencias oficiales).  El presidente de una unidad sociedad una conferencia para defender los intereses de la misma.

1.1.3. FUNCIONES DECISORIAS

La información obtenida y su buen manejo, servirá como elemento esencial para que el líder tome decisiones tanto al interior como al exterior de la organización para su óptimo desempeño y cumplimiento de las funciones. Además vale aclarar, que el directivo es quien desempeña el papel principal en el sistema de decisión de su unidad. Como lo corrobora Mintzberg (2004) sólo el líder, como autoridad formal, puede comprometer a la

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unidad en nuevas e importantes vías de actuación; y sólo él, como su centro nervioso, dispone de toda la información actualizada necesaria para tomar el conjunto de decisiones que determinan la estrategia de la unidad. Ahora bien, teniendo en cuenta lo anterior, se encuentra cuatro principales actividades a desarrollar dentro de éstas funciones a nivel decisorio, las cuales son:

 Emprendedor

Mediante esta función, el líder intenta mejorar su unidad, adaptándola a las condiciones cambiantes del entorno. Generalmente está en la búsqueda de nuevas ideas, donde en el momento que surge una de ellas, inicia un proyecto de desarrollo donde él mismo puede supervisar o hacerle seguimiento continuo o en algunos casos delegar en un subordinado.

Por su parte, el líder desempeña esta función de emprendedor al “innovar e iniciar mejoras, apoyándose en ideas obtenidas mediante la función de monitoreo” (Lussier & Achua, 2005, p.12). Algunas de las acciones del emprendedor son:

 Crear nuevos productos y servicios, o mejorar los existentes.  Idear nuevas formas de procesar productos o servicios.  Adquirir un equipo nuevo.

 Manejo de problemas

En ésta función el directivo reacciona a las presiones, donde el cambio escapa a su control y generalmente está obligado a actuar porque muchas veces éstas son tan grandes que es imposible ignorarlas. Es otras palabras, el líder pone en acción dicha función cuando realiza acciones correctivas durante situaciones de conflicto o crisis y está

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obligado a dedicar gran parte de su tiempo para dar respuesta a estos problemas urgentes.

En concordancia con Lussier & Achua (2005) el manejo de problemas es una reacción a un hecho imprevisto, que genera una dificultad y los líderes suelen dar prioridad a ésta función sobre las demás. Algunos ejemplos de éste tipo de problemas que deben resolver son:

 Amenaza de huelgas sindicales.  Quiebra de algún cliente importante.  Máquinas descompuestas.  Demora en la entrega de materiales.  Cancelación de un contrato por parte de un proveedor.

 Asignación de Recursos

El directivo es el responsable de qué distribuir y a quién.

Por lo tanto, este líder

desempeña dicha función cuando programa, solicita autorización y realiza actividades presupuestarias. No dejando de lado que también es él quien autoriza la ejecución de decisiones importantes, teniendo en cuenta, que si conserva éste poder, puede asegurar la interrelación de decisiones. Por su parte, también le compete según Mintzberg (2004) diseñar la estructura de la unidad, es decir, el modelo de relaciones formales que determina la forma de repartir y coordinar el trabajo.

De acuerdo a Lussier & Achua (2005), son ejemplo de asignación de recursos los siguientes:

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 Decidir lo que debe hacerse ahora, después o no hacerse (administración de tiempo; prioridades).  Determinar quién necesita tiempo extra o un aumento salarial por méritos (presupuestar).  Programar la utilización de material o equipo por lo empleados.

 Negociador

Hoy por hoy la mayor parte del tiempo de los directivos la asignan a negocios, donde éstas hacen parte integrante de su trabajo, ya que éste líder así como lo afirma Mintzberg, sólo tiene la autoridad necesaria para comprometer “en tiempo real” los recursos de la organización, y sólo es él quien dispone de la información que las negociaciones importantes exigen.

Por otro lado, vale destacar como lo menciona Lussier & Achua, que el líder desempeña ésta función cuando representa a su unidad de organización en transacciones rutinarias y extraordinarias sin límites fijos, como por ejemplo lograr un solo precio o término para la venta o adquisición de un producto o servicio, o el pago que se le dará a algún empleado.

También se mencionan a continuación algunos ejemplos de negociación:

 Diseñar un paquete salarial y de prestaciones para un nuevo empleado o gerente.  Negociar contratos con sindicatos.  Negociar contratos con clientes (ventas) o proveedores (adquisiciones).

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Finalmente, vale destacar que todas las funciones administrativas de liderazgo anteriormente descritas, conllevan al líder a un todo integrado tanto en lo que se refiera a su dirección general o al liderazgo en particular, donde se hace necesario que identifique plenamente las tres funciones y las aplique a ciertas situaciones que se puedan presentar o incluso en su misma gestión diaria, teniendo en cuenta que cada una de ellas permanecen inseparables tanto interna como externamente a la organización para un logro productivo y aumento de competitividad organizacional, sumado al desarrollo humano sostenible.