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1. Objetivo: Adquirir bienes y/o servicios requeridos para el cumplimiento de las funciones del Ministerio del Trabajo, a través de modalidad de mínima cuantía. 2. Alcance: El procedimiento inicia con la identificación de la necesidad y termina con la comunicación de la designación del supervisor. Aplica a nivel Central y Direcciones Territoriales. 3. Definiciones: Aceptación de Oferta:: La constituye la comunicación de la ooferta ferta junto con la oferta, para todos los efectos será el contrato celebrado. Acta de Cierre:: Es el documento suscrito una vez se cierra el plazo del proceso de mínima cuantía, en el cual se relacionan las ofertas presentadas y los datos más relevantes de las mismas. CDP:: Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Certificación de Idoneidad: Idoneidad: Documento mediante el cual se da a conocer que el futuro contratista tiene la idoneidad y experiencia para ejecutar el objeto contractual. Este certificado se genera como producto de la verificación de los documentos que acreditan la formación académica académi y experiencia laboral del contratista y su comparación con los requisitos exigidos en el estudio previo respecto al perfil requerido. Contratista:: Persona natural o jurídica a quien se le adjudicó el proceso de selección y con quien se celebra el contrato. DT: Dirección Territorial. Estudios y Documentos Previos: Previos Son los documentos que sirven de soporte para la elaboración del contrato, de manera que se pueda valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad, allí se plasmará la descripción de la necesidad que se pretende satisfacer, la descripción del objeto a contratar, el valor estimado del contrato justificado, así como el plazo de ejecución del mismo mismo. Las garantías no serán obligatorias en el presente proceso contractual, si la entidad la estima necesaria, atendiendo la naturaleza del objeto del contrato y a la forma de pago, así lo justificará en el estudio previo. Garantías:: Son mecanismos de cobertura establecidos en la ley de contratación para amparar los riesgos previsibles les del contrato o de la seriedad de la oferta, Las garantías no serán obligatorias en el presente proceso contractual, si la entidad la estima necesaria, atendiendo la naturaleza del objeto del contrato y a la forma de pago, así lo justificará en el estudio estud previo.

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GGC: Grupo de Gestión Contractual.

Invitación Pública: Documento en donde la entidad formula invitación pública pública a participar cualquier interesado, el cual contendrá 1. El objeto. 2. Plazo de ejecución. 3. Forma de pago. 4. Las causales que generarían el rechazo de las ofertas o la declaratoria de desierto del proceso. 5. El cronograma del proceso especificando la validez mínima de las ofertas que se solicitan, así como las diferentes etapas del procedimiento a seguir, seguir incluyendo las reglas para ara expedir adendas a la invitación y para extender las etapas previstas. 6. El lugar físico o electrónico en que se llevará a cabo el recibo de las ofertas. 7. Requisitos habilitantes. Informe de Evaluación:: Documento en el cual se verificarán los requis requisitos itos técnicos y jurídicos señalados en la invitación pública. Plan Anual de Adquisiciones Es un instrumento de planeación contractual que las Entidades Estatales deben diligenciar, publicar y actualizar en los términos del presente decreto. Clasificador de Bienes y Servicios es el sistema de codificación de las Naciones Unidas para estandarizar productos y servicios, conocido por las siglas UNSPSC. Portal Único de Contratación: Herramienta virtual diseñada por el Gobierno Nacional con el fin de dar difusión a todas las etapas contractuales de todas las entidades del estado, es de obligatorio uso por parte de las entidades públicas, correspondiente a: www.contratos.gov.co RP: Registro Presupuestal. 4. Generalidades del procedimiento: El precio es el factor de elección: En el proceso de Mínima cuantía se escoge la oferta con el menor valor y que cumpla con todas las condiciones de selección Garantías: EL Ministerio del Trabajo hará exigible la garantía de cumplimiento en los procesos de d selección de mínima cuantía. Requisitos habilitantes: Es importante tener en cuenta que en los Procesos de Contratación de mínima cuantía la Entidad Estatal no debe solicitar certificado de RUP, se debe verificar directamente la capacidad jurídica, y la experiencia.

Este procedimiento se rige por la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y demás decretos reglamentarios.

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5. Descripción de las Actividades: ctividades: Nro. 1.

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Actividad

Responsable

Identificar la necesidad del bien o servicio a adquirir de Dependencia acuerdo con lo estipulado en el Plan Anual de solicitante Adquisiciones. Realizar un estudio de mercado, para determinar el valor estimado del bien o el servicio a contratar y se debe tener en cuenta los manuales establecidos por Colombia Compra Eficiente. Eficiente Determina si el bien o servicio a adquirir se encuentra Responsable incluido en el Plan Anual nual de Adquisiciones. Dependencia solicitante Elaborar los estudios previos para la realización de la Profesional solicitud. asignado dependencia solicitante Solicitar la expedición del CDP. (De acuerdo al estudio Responsable de mercado realizado con anterioridad). dependencia solicitante Realizar la solicitud de contratación al grupo de Gestión Contractual.

6.

Recibir la solicitud de contratación con todos los documentos requeridos, e incluye lista de chequeo de documentos. Asignar al abogado responsable para que revise los documentos y determine el cumplimiento de los requisitos jurídicos y que los documentos estén completos para iniciar el proceso. Revisar la carpeta con la solicitud de contratación a fin Abogado de garantizar que se encue encuentren los documentos asignado requeridos En caso de que la carpeta no incluya todos los documentos requeridos y se requieran ajustes a los estudios y documentos previos se devuelve al ár área solicitante, ir a actividad 33.

8.

Estudios Previos para mínima cuantía.

Certificado de solicitud de Disponibilidad Presupuestal Director o Jefe o Solicitud de Coordinadores contratación. del Área solicitante. Secretaria Grupo Gestión Contractual. Coordinador de Grupo Gestión Contractual

5.

7.

Registro /documento

Lista de chequeo

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Elaboración ación de la invitación pública y el cronograma del Abogado proceso. asignado GGC

Invitación Publica Proyecto de pliego de condiciones Revisar la invitación y el proyecto de pliego de Coordinador Invitación Publica condiciones. Grupo Gestión Proyecto de pliego Contractual. Aprobar y dar trámite de condiciones con Si se deben realizar ajustes se devuelve al abogado vistos buenos. responsable. Revisar la invitación y el proyecto de pliego de Subdirección Invitación Publica condiciones Administrativa y Proyecto de pliego Aprobar y dar trámite Financiera. de condiciones con vistos buenos Si se deben realizar ajustes se devuelve al Grupo de Gestión Contractual. Aprobación de la invitación y el proyecto de pliego de Secretaria Invitación Publica condiciones General Proyecto de pliego Coordinador de condiciones con Si se deben realizar ajustes se devuelve al Grupo Grupo Gestión vistos buenos de Gestión Contractual. Contractual. Abogado Responsable. Publicar el proceso en el SECOP. (Apertura del Proceso) Recepción de observaciones a la Invitación Pública Dar ar respuestas a las observaciones presentadas por los proponentes interesados y publicarlas en el SECOP

Abogado asignado GGC Abogado asignado GGC Coordinador GGC. Dependencia solicitante. Expedición de adendas a que dieran lugar para la Abogado suscripción de la Secretaria General. asignado GGC Publicar Adendas en el SECOP Coordinador GGC. Secretaria General. Recibir ofertas y elabora elaborar acta de cierre de Abogado presentación de las ofertas. asignado GGC Publicar Acta de cierre en el SECOP Coordinador GGC. Profesional

Publicación en el SECOP Publicación en el / SECOP

Publicación de / adendas en el SECOP

Acta de cierre / /

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Evaluar las ofertas económicas económica presentadas con el menor precio y verificar los requisitos habilitantes.

18.

Publicación informe de evaluación de las ofertas en el SECOP, para que los oferentes presenten observaciones

19.

Responder las observaciones al informe de evaluación (si las hubiere) y elaboración de la ACEPTACION DE LA OFERTA

20.

Aprobar la Aceptación de la Oferta. Oferta Si se deben realizar ajustes se devuelve al abogado responsable.

21.

22.

23

24.

asignado dependencia solicitante Abogado asignado GGC / Coordinador GGC. / Área o dependencia solicitante Abogado asignado GGC / Coordinador GGC. Abogado asignado GGC / Coordinador GGC. Coordinador Grupo Gestión Contractual.

Documento de evaluación de las ofertas económicas

Publicación en el SECOP

Documento de Aceptación de la Oferta

Documento de Aceptación de la Oferta con vistos bueno. Aprobar la Aceptación de la Oferta. Subdirección Documento de Si se deben realizar ajustes se devuelve al Grupo Administrativa y Aceptación de la de Gestión Contractual. Financiera. Oferta con vistos bueno. Aprobar la Aceptación de la Oferta.

Secretaria General

Documento de Aceptación de la Si se deben realizar ajustes se devuelve al Grupo Oferta con vistos de Gestión Contractual. bueno. Realizar la numeración y/o asignación de fecha a la Secretaria Contrato con ACEPTACIÓN DE OFERTA y publicar en el SECOP. Grupo de número y fecha. Gestión Publicación en el En cada Dirección Territorial deberá llevarse un Contractual. SECOP consecutivo de numeración. Abogado Responsable. Solicitar el Registro Presupuestal

Secretaria Grupo Gestión Contractual

Certificado de de Registro Presupuestal

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29.

Solicitar al contratista ista las garantías respectivas. Abogado El tipo y cubrimiento de las garantías depende de la asignado naturaleza del proceso y su complejidad. Revisar y aprobar la (s) garantía(s) solicitadas. Secretaria y Abogado Si se cumplen los requisitos, se aprueba la póliza asignado / suscribiendo el acta de aprobación de garantías. Coordinador GGC Comunicar al contratista la aprobación de la garantía. Abogado asignado / Coordinador Grupo de Gestión Contractual Informar al supervisor y/o interventor sobre su Abogado designación asignado / Coordinador Informar al contratista la designación del supervisor y/o Grupo de interventor de su respectivo contrato Gestión Contractual Archivar la carpeta soporte de la contratación con todos Funcionario / los registros, evidencia de la etapa precontractual Contratista GGC incluyendo el contrato, verifica verificar que la hoja de control de documentos esté completamente diligenciada hasta la fecha actual. Fin

Acta de aprobación de garantía.

Oficio de aprobación de garantía.

Memorando u oficio.

Hoja de control

6. Requerimientos Técnicos del Procedimiento (puntos de control) Actividad 8. Se revisa que en la carpeta se encuentren los documentos señalados en la lista de chequeo. Actividad 10. El Coordinador Grupo de Gestión contractual revisa que en la invitación y en el proyecto de pliego de condiciones cumpla con los requisitos de ley, y con la solicitud del servicio a contratar. Actividad 11. El Subdirector Administrativo y Financiero revisa que el proceso contractual se encuentre de acuerdo a las necesidades de la entidad, para su posterior aprobación. Actividad 17. Se revisa y se evalúan las ofertas económicas presentadas con el menor precio Según los requisitos habilitantes jurídicos, técnicos y financieros.

Actividad 26. Se Revisa los siguientes documentos:

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Información de la aseguradora que expide la garantía Datos del contratista Datos del contratante Datos del contrato Fechas de cobertura Porcentajes de la cobertura. Firmas

7. Anexos: N/A