26/4/2010

ALCALDÍA MUNICIPAL DE TIBASOSA

PLAN DE COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL

MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO MECI 1000:2005 | GRUPO OPERATIVO DE CONTROL INTERNO

ALCALDIA MUNICIPAL DE TIBASOSA MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO PROCESO DE PLANIFICACIÓN FÍSICA ECONÓMICA Y SOCIAL PLAN DE COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL Código: E-01-08-R1 Versión: 0 Fecha: Abril de 2010

CONTENIDO

1. OBJETO 2. ALCALNCE 3. DEFINICIONES 3.1. Comunicación 3.2. Informar 3.3. Comunicar 3.4. Comunicación Descendente 3.5. Comunicación Ascendente 3.6. Comunicación Horizontal 4. COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL 5. COMUNICACIÓN INFORMATIVA 6. MEDIOS DE COMUNICACIÓN 7. NECESIDADE DE IMPLEMENTAR UN PLAN DE COMUNCACIÓN EN LA ALCALDÍA MUNICIAPAL DE TIBASOSA 8. POLITICA DE COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL PARA LOS SERVIDORES PUBLICOS DE LA ALCALDIA MUNICIPAL 9. POLITICA PARA LA COMUNICACIÓN INFORMATIVA CON LA COMUNIDAD Y LOS GRUPOS DE INTERES 10. POLITICAS DE MEDIOS DE COMUNICACIÓN PARA LA INFORMACION DE LA GESTION MUNICIPAL 11. RESPONSABILIDAD DE LA INFORMACIÓN.

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1. OBJETO: Este Plan tiene por objeto implementar el componente de comunicación pública del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005, de manera que se logre la construcción de visión compartida y el perfeccionamiento de las redes humanas de la Alcaldía Municipal de Tibasosa con sus grupos de interés internos y externos, facilitando el cumplimiento de los objetivos institucionales y sociales, adicionalmente es de esperar que el presenta plan contribuya con: a. El fortalecimiento de la imagen institucional y la difusión de políticas de información generadas dentro de la Alcaldía Municipal. b. El fortalecimiento de de los resultados de los procesos de la Alcaldía Municipal. c. El establecimiento de mecanismos internos de comunicación que apoyen el logro de los objetivos institucionales. d. El establecimiento de de canales de comunicación entre la Dirección y las diferentes áreas de la entidad. e. El establecimiento de canales de comunicación entre las diferentes áreas de la entidad f. Informar y sensibilizar sobre el uso de distintos mecanismos legales y administrativos de participación ciudadana g. Informar permanentemente a la ciudadanía sobre programas, servicios, obras, contratos o administración de recursos para propiciar la participación social en la formulación, ejecución, control y evaluación de la gestión de la Alcaldía Municipal. h. El desarrollo de una estrategia de comunicación que facilite la utilización y comprensión por parte de la ciudadanía, de la información que se publica en carteleras, boletines, informes y en la página web. i. Facilitar el proceso de rendición de cuentas a la ciudadanía en los que ésta puede interactuar con los directivos de la administración municipal. j. Lograr medios adecuados para que la información llegue a todos los niveles de la organización. k. Crear un clima organizacional de confianza brindando información oportuna, eliminando el rumor y evitando la manipulación y distorsión del mensaje.

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El ejercicio del control ciudadano a través de la observación, entendimiento y evaluación de las decisiones y conducta de los servidores públicos.

2. ALCANCE: Aplica para todos los funcionarios de la Administración Municipal y para los diferentes grupos de interés a quienes se les prestan servicios de la Alcaldía para bridarles una información clara, concisa, precisa y oportuna. 3. DEFINICIONES 3.1 Comunicación La comunicación es el intercambio de ideas, pensamientos y sentimientos entre dos o más personas. Es un proceso bidireccional, circuito en el cuál interactúan y se interrelacionan dos o más personas a través de un conjunto de signos o símbolos convencionales, por ambos conocidos. La comunicación es también el proceso mediante el cual dos personas –como mínimo- comparten una misma información, transmitida y recibida a través de un mensaje. 3.2 Informar Es transmitir ideas en un solo sentido, es decir, de manera unidireccional. El emisor transmite un mensaje al receptor, sin esperar reacción o respuesta; no es la comunicación pero hace parte de ella. 3.3 Comunicar Es un proceso mediante el cual una persona se pone en contacto con otra, intercambiando ideas, de una manera bidireccional. El emisor transmite el mensaje al receptor y recibe su respuesta; en un intercambio constante de papeles, cada uno adopta el papel de emisor cuando se expresa y el de receptor cuando recibe la respuesta de su interlocutor. La comunicación es el puente de significado entre los seres humanos, que les permite comprenderse y compartir lo que son, lo que sienten y lo que saben. Al utilizar ese puente existe un intercambio que permite a la gente superar cualquier cosa que los separe. 3.4 Comunicación Descendente Su principal utilidad es la emisión de directrices de un superior a sus colaboradores. Esta ayuda a clarificar políticas, metas etc. Se realiza a través de memorandos, informes, instructivos, reglamentos, manuales de organización,

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periódicos, revistas internas, folletos, diagramas. Esta información le da sentido de dirección al trabajo, orienta a los empleados, suministra datos importantes y ayuda a resolver dudas. Es el enlace entre los distintos niveles jerárquicos de la estructura formal. 3.5 Comunicación Ascendente Este tipo de comunicación suministra a la administración la retroalimentación de los colaboradores. Establece un camino de oportunidad para recibir sugerencias, quejas, opiniones etc. Por medio de ella se puede conocer el clima organizacional y es muy valiosa para integrar a los trabajadores con la Alta Dirección. Se realiza a través de programas de sugerencias, encuestas, procedimientos de quejas, una política de puertas abiertas, diálogo, entrevistas y reuniones de grupos. 3.6 Comunicación Horizontal Es la comunicación que se desarrolla entre personas del mismo nivel jerárquico. Es una comunicación muy útil para la integración de los grupos de trabajo, para la socialización necesaria entre las personas y para hacer eficiente el trabajo de los grupos y equipos laborales. La mayoría de los mensajes que transitan generalmente en forma horizontal tienen por objetivo la integración y la coordinación.

4. COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL La Comunicación organizacional orienta la difusión de políticas y la información generada al Interior de la Alcaldía Municipal de Tibasosa para una clara identificación de los objetivos, las estrategias, los planes, los programas, los proyectos y la gestión de operaciones hacia los cuales enfoca el accionar de la alcaldía. Por tanto un programa de éxito en la Comunicación con los empleados se basa en liderazgo de la Alta Dirección de una entidad, quien debe estar comprometido filosófica y conductualmente con la idea de que la comunicación con los empleados es esencial para el logro de las metas institucionales. Si sus palabras y acciones van enfocadas a una mayor y mejor comunicación, su compromiso trascenderá al resto del a entidad. Gran cantidad de experiencias comprobadas en diferentes entidades demuestran que teniendo canales de comunicación efectivos hay menos posibilidades de que se produzcan malos entendidos o se cambie la información inicial.

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Debido a que las corporaciones son cada vez más complejas es preciso crear canales de comunicación para que la información se mueva de forma ascendente, descendente y lateralmente dentro de la estructura organizativa de la entidad. Debido a que hay una gran posibilidad de que se produzcan malos entendidos, cuando se comunica algo importante es fundamental que exista la posibilidad de retroalimentación. De esta manera se logra aclarar el verdadero significado del mensaje. La comunicación descendente permite aplicar las decisiones que se han tomado e influir en los funcionarios de todas las jerarquías. La comunicación ascendente permite a los funcionarios de los niveles más bajos de la entidad comunicar sus ideas y sentimientos a las personas encargadas de tomar las decisiones situadas en los niveles más altos. La información en las entidades es una fuente de poder y una estrategia. Actualmente las entidades dependen cada vez más de lo que se ha denominado trabajadores del conocimiento para prestar un servicio o procesar un producto. Estas personas transforman la información en un producto o servicio y necesitan gran cantidad de datos para cumplir adecuadamente su trabajo. 5. COMUNICACIÓN INFORMATIVA La comunicación informativa garantiza la difusión de la información de la Alcaldía Municipal de Tibasosa sobre su funcionamiento, gestión y resultados en forma amplia y transparente hacia los diferentes grupos de interés externos. 6. MEDIOS DE COMUNICACION Los medios de comunicación se constituyen por el conjunto de procedimientos, métodos, recursos e instrumentos utilizados por la Alcaldía Municipal de Tibasosa para garantizar la divulgación, circulación amplia y focalizada de la información y de su sentido, hacia los diferentes grupos de interés 7. NECESIDAD DE IMPLEMENTAR UN PLAN DE COMUNICACIÓN EN LA ALCALDIA MUNICIPAL DE TIBASOSA El tema de la comunicación organizacional es un tema por mejorar en la Alcaldía Municipal, pues la información se centra básicamente en los Jefes de Despacho, y en algunos grupos cerrados, por tanto se hace necesario crear un plan de comunicación que permita tener informados a los servidores públicos, y todas las partes interesadas de la gestión municipal.

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8. POLITICA DE COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL SERVIDORES PUBLICOS DE LA ALCALDIA MUNICIPAL:

PARA

LOS

8.1 Los servidores públicos conocemos los procesos de la Alcaldía Municipal Política que se ejecutará con las siguientes estrategias: - Realización de Consejos de Gobierno - Comités de Coordinación de Control Interno - Reuniones periódicas con todos los funcionarios de la Administración Municipal - Memorandos, Circulares y Oficios, - Socialización de conferencias, talleres y revistas de gestión pública. - Socialización de la gestión realizada. 9. POLITICA PARA LA COMUNICACIÓN INFORMATIVA CON LA COMUNIDAD Y LOS GRUPOS DE INTERES 9.1 Todos conocemos nuestra Alcaldía…. Y nuestros servidores públicos Política que se ejecutará con las siguientes estrategias: Señalización: Para una mejor ubicación de la ciudadanía en las instalaciones de La Alcaldía Municipal se identificarán cada una de las dependencias de la Alcaldía Municipal. Mapa de ubicación: Se instalará en la Alcaldía Municipal un mapa de ubicación que contendrá cada una de las dependencias de la administración municipal. De esta forma se orientará el ciudadano a la oficina que desea que le presten un servicio o se le brinde alguna información respectiva. Carnetización de los funcionarios: Para mejorar la prestación de servicios, elevar la imagen corporativa y que la ciudadanía conozca los funcionarios por su nombre y cargo se identificaran los funcionarios con un carné institucional. Publicación de la estructura administrativa: para que la comunidad esté informada de cómo funciona la Alcaldía Municipal se publicará la estructura administrativa. Publicación del direccionamiento estratégico: En pendones institucionales se Publicará la misión, la visión, plan de desarrollo, planes de acción e Igualmente los valores y principios éticos.

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Buzón de Sugerencias: Instalación de un buzón de sugerencias con el propósito de conocer las inquietudes y expectativas de la comunidad. En aras de establecer el mejoramiento continúo en la Alcaldía Municipal. 10. POLITICAS DE MEDIOS DE COMUNICACIÓN PARA LA INFORMACION DE LA GESTION MUNICIPAL 10.1 Estoy informado de la gestión municipal. Con la política anterior se está cumpliendo el componente de comunicación informativa y medios de comunicación. Política que se ejecutará con las siguientes estrategias: Comunicación telefónica: Se mantendrá disponible las líneas telefónicas para recibir información externa e igualmente será el medio para la comunicación con los diferentes grupos de interés de la Alcaldía Municipal. Carteleras: Se instalarán en cada uno de los pisos carteleras para que los secretarios de despacho y los funcionarios publiquen la gestión de sus dependencias. De esta forma se mantendrá informada la comunidad de lo que está haciendo la Alcaldía Municipal. Página Web: La página web del municipio se mantendrá alimentada con la gestión municipal, en ella estará para información de la comunidad el Plan de Desarrollo y todas las políticas ejecutadas en el marco de la función pública local de la Administración Municipal, adicionalmente la administración municipal se compromete con la implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea y el cumplimiento de sus metas en las fases establecidas en el Decreto 1151 de 2088. Informes de Gestión: El municipio como ente promotor del desarrollo de proyectos y planes, comunicará a la comunidad la gestión realizada durante cada año, con el objetivo de informar a la comunidad en lo relacionado con las diferentes actividades que desarrolla la administración municipal, para esto publicara Una gaceta municipal como documento físico de fácil acceso a las partes interesadas y la ciudadanía. Medios Radiales: En las emisoras existentes en el municipio se comunicaran los Resultados de la gestión municipal.

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Emisión de boletines de prensa: en medios radiales, impresos, televisivos y en redes sociales, relacionados con la gestión de la Entidad.

11. RESPONSABILIDAD DE LA INFORMACIÓN. El representante legal será la única persona responsable de brindar la información de la gestión municipal y de los asuntos inherentes al ejercicio de la función pública local, en su defecto por su inasistencia lo hará el Secretario de Gobierno por autorización de la alta dirección. En ningún caso los funcionarios podrán comunicar e informar situaciones que no sean de competencia, a menos de autorización escrita del Alcaldesa Municipal. La información que se de reserva o privada tampoco será de conocimiento público, dichas acciones en caso de ser ejecutadas por los funcionarios serán sancionadas con el Código Único Disciplinario.

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