Cadena de Valor UJTL Mayo/2013

Cadena de Valor/ Conceptos Qué es la Cadena de Valor? Y para que sirve? o Es una herramienta de análisis y planificación que permite ordenar de forma

coherente los procesos de una organización, haciendo una distinción entre aquellos que son primarios/misionales y que corresponden a la esencia de la Universidad y aquellos que son de apoyo ó soporte o A través de la cadena de valor podemos focalizar las estrategias buscando:

• Actividades primarias : Cada actividad debe generar valor para el cliente y se debe buscar que los elementos diferenciadores se manifiesten de forma clara y que sean percibidos en este caso por los estudiantes. • Actividades soporte : Acá las estrategias están más orientadas a apoyar a las

actividades primarias de forma eficiente, con óptimos niveles de servicio interno y altos estándares de productividad. • También, permite sentar las bases para una gestión matricial, es decir, donde haya líderes de Procesos al igual que responsables de áreas

Cadena de valor UJTL Planeación y Aseguramiento de Calidad

Asuntos Estudiantiles

Enseñanza y Formación Estudiantil

Desarrollo del Conocimiento

Estudiantes Potenciales

Gestión de Personas

Gestión de las Operaciones

Gestión de las Finanzas

Gestión del Mercadeo Macroprocesos de Soporte

Gestión de la Comunicación

Relación con el Medio

Profesionales éticos, competentes, críticos , creativos, autónomos y comprometidos con la sociedad

Macroprocesos Misionales

Cadena de Valor (Macro Procesos Misionales ) Planeación y Aseguramiento de la Calidad Planeación Estratégica

Planeación Financiera

Asuntos Estudiantiles Captación de estudiantes

Admisión y Matrícula

Enseñanza y formación estudiantil

Desarrollo de Conocimiento

Relación con el medio

Desarrollo del PEI y Modelo Pedagógico

Fomento y desarrollo de la Investigación

Internacionalización y Movilidad de la Comunidad Universitaria

Fomento y desarrollo de la Innovación y la creatividad

Educación continuada

Formación y desarrollo de profesores y docentes Desarrollo Curricular

Aseguramiento de la Calidad

Registro Académico y Grados

Atención estudiantil (trámites)

Gestión financiera estudiantil

Bienestar estudiantil

Metodología:

Administración y asignación académica Orientación académica al estudiante

Gestión de apoyos académicos

Gestión de egresados

Consultorías y Asesorías

Fomento y desarrollo del emprendimiento

Cadena de Valor (Macro-procesos Misionales ) Desarrollo Institucional Planeación Estratégica

Planeación Financiera

Aseguramiento de la Calidad

Principales temas incluidos en el macro-proceso •Actualización del Plan de Desarrollo una vez culmine su vigencia. •Iniciativa y liderazgo de grandes proyectos institucionales que surjan de la Planeación Estratégica, como por ejemplo la Acreditación Institucional.

•Consecución de recursos financieros para ejecución de proyectos •Planeación Financiera de Ingresos y Egresos (Presupuesto)

•Determinación de insumos y estándares de calidad que se persiguen en todos los ámbitos de la UJTL •Autoevaluación de la Universidad •Evaluación externa

•Generación de Informes relacionados con la Planeación Estratégica y su ejecución Seguimiento a la ejecución de proyectos institucionales

•Generación de Informes relacionados al cumplimiento del Presupuesto ( Plan vs Real) •Optimización de la estructura actual de costos

•Acreditación de programas •Autoevaluación de programas •Definición y puesta en marcha y seguimiento de los planes de mejoramiento institucional.

Cadena de Valor (Macro-procesos Misionales ) Asuntos Estudiantiles Captación de estudiantes

Matrícula, registro académico y grados

Atención estudiantil (trámites)

Gestión financiera estudiantil

Bienestar estudiantil

Principales temas incluidos en el macro-proceso •Definir la “caracterización” de los estudiantes objetivo para la UJTL •Campañas para captación de estudiantes ( Mercadeo + Academia)

•Generación de informes periódicos de resultados en lo relacionado a captación de estudiantes •IPA: Información de Programas Académicos

•Inscripción de estudiantes a la Universidad. •Admisión •Matrícula •Gestión sobre el registro académico de estudiantes •Grados

•Generación y publicación de calendario de admisiones. •Información de aspirantes aceptados, reingresos, reintegros y transferencias. •Elaboración de órdenes de matrícula. •Conocimiento realidad del estudiante

Atención de los asuntos extra-académicos: Generación certificados, constancias y verificaciones académicas, homologaciones, diplomas y actas, cambio del plan de estudio, retiro de asignaturas, cancelaciones del periodo académico. •Conocimiento de la realidad del estudiante en términos económicos •Gestión de planes de apoyo a estudiantes de acuerdo con sus distintas realidades •Refinanciaciones de créditos educativos

•Seguimiento a giros del ICETEX y otras entidades financieras •Aplicación de descuentos, Gestión de Becas y Premios.

•Definición e implementación del plan de bienestar estudiantil y de egresados. •Planeación y realización de actividades artísticas y culturales •Planeación y realización de actividades deportivas y recreativas.

•Prestación de servicios asistenciales •Seguimiento al desarrollo de actividades de bienestar para estudiantes y egresados.

Cadena de Valor (Macro-procesos Misionales ) Enseñanza y formación estudiantil Desarrollo del PEI y Modelo Pedagógico Formación y desarrollo de profesores y docentes Desarrollo Curricular

Administración y asignación académica Orientación académica al estudiante

Gestión de apoyos académicos

Principales temas incluidos en el macro-proceso •Incorporar los principios del PEI y del modelo pedagógico a la academia •Actualización periódica de reglamentos y estatutos, tanto para estudiantes como para profesores y docentes

•Dar seguimiento periódico al cumplimiento de lo estipulado en el PEI y en el modelo pedagógico

•Operación del Centro de Calidad Educativa (uso de herramientas tecnológicas para la interacción pedagógica, difusión de practicas educativas exitosas, Desarrollo profesoral). •Sensibilizar al profesado en la misión, y PEI, entre otros.

•Definición y ejecución de planes y programas de desarrollo que contribuyan con el mejoramiento docente. •Programas de capacitación de acuerdo con necesidades detectadas •Formación de competencias Informacionales

•Estructuración de nuevos programas académicos (pregrado, postgrado, maestría y doctorado) •Políticas académicas/flexibilidad pedagógica/enlace niveles de formación/exámenes de seguimiento/presencialidad

•Revisión periódica de los programas existentes •Generación/actualización de registro calificado •Actualización de información / SNIES

•Definición de la oferta académica (cursos a abrir, horas cátedra de docentes) •Logística de asignación de profesores, docentes y horarios •Calendario académico

•Seguimiento al cumplimiento de la asignación realizada

•Consejerías •Tutorías •Mentorias (Pasantías y practicas profesionales) •Programa de monitoria académica

•Seguimiento al desarrollo de actividades.

• Administración de aulas, laboratorios y talleres, así como del material de enseñanza para el desarrollo de las asignaturas. •Servicios de préstamo y reserva de material bibliográfico. •Servicio de apoyo técnico audiovisual.

•Gestión electrónica de la producción académica •Integración del material académico a través de AVATA.

Cadena de Valor (Macro-procesos Misionales ) Desarrollo de Conocimiento

Principales temas incluidos en el macro-proceso

Fomento y Desarrollo de la Investigación

•Apoyo en Estructuración y desarrollo de proyectos de investigación •Promover Participación de la comunidad académica en redes de investigación y semilleros de investigación. •Gestión de la divulgación de la producción académica (Edición, producción y divulgación de información de resultados de la academia e investigación a través de publicaciones)

Fomento y Desarrollo de la Innovación y la creatividad

•Apoyo rn Estructuración y desarrollo de proyectos que fomenten la innovación y los procesos creativos • Promover Participación de la comunidad académica en los proyectos relacionados con la Innovación y los procesos creativos •Seguimiento a la ejecución de estos proyectos y generación de planes de acción.

•Gestión electrónica de la Producción académica •Seguimiento a la ejecución de proyectos de investigación, •Generación de publicaciones relacionadas con la investigación. •Gestión para utilización del “Fondo para Investigaciones” •Incremento de proyectos con financiamiento externo •Seguimiento a Proyectos

•Incorporar en coordinación con la Vicerrectoría Académica, procesos de innovación educativa que contribuyan permanentemente a la calidad de la formación y a la reducción de la deserción •Incentivar en coordinación con la Vicerrectoría Académica procesos creativos, especialmente en la facultad de Ciencias Humanas, Artes y Diseño.

•

Cadena de Valor (Macro-procesos Misionales ) Relación con el medio Internacionalización

Movilidad de la comunidad universitaria

Educación continuada

Gestión de egresados

Principales temas incluidos en el macro-proceso •Suscripción y seguimiento de convenios y alianzas intern. •Intercambio internacional de experiencias en los ámbitos académico, profesional, cultural, creativo y científico (asistencia a eventos)

•Investigación y divulgación de oportunidades en el exterior – promoción de pasantías, redes de investigación y enseñanza •Bilingüismo.

•Suscripción y seguimiento de convenios y alianzas estratégicas nacionales •Lineamientos institucionales de estímulos para movilidad de profesores y procedimiento para estudiantes. •Portafolio de servicios para estudiantes extranjeros. •Consecución de becas y recursos de apoyo a la docencia, investigación y proyección social (ej: emprendimiento)

•Movilidad de estudiantes y profesores hacia el exterior •Movilidad de estudiantes y profesores hacia la Universidad (Pasantías de profesores visitantes y estudiantes extranjeros) •Seguimiento académico de estudiantes y profesores en el exterior.

•Planeación y ejecución de cursos, seminarios y diplomados •Desarrollo de nuevas propuestas de cursos de educación continuada orientadas a las necesidades del mercado. •Integración de la educación continuada con el sector productivo.

•Seguimiento al desarrollo de cursos, seminarios y diplomados

•Actualización base de datos de egresados •Fortalecimiento de bolsa de empleo y de oportunidades empresariales.

•Seguimiento y análisis de desempeño de egresados en el ambiente laboral •Portal de egresados

Cadena de Valor (Macro-procesos Misionales ) Relación con el medio Consultorías y Asesorías

Fomento y desarrollo del emprendimiento

Principales temas incluidos en el macro-proceso • •Promoción y desarrollo de consultorías con pertinencia que fortalezcan relación universidad-entorno y que generen soluciones a problemáticas del sector productivo público y privado.

•Promover y apoyar la creación de empresas que sean producto de líneas de investigación y desarrollo de base tecnológica, al igual que las industrias culturales y creativas •Promover Participación de la comunidad académica en redes de emprendimiento orientadas a generar empresas •Promoción de eventos, conferencias y foros relacionados con el emprendimiento.

• Gestión de servicios profesionales y de laboratorios a la comunidad: -Interventorías -Asistencia técnica -Pruebas de ensayo.

•Establecer convenios de participación y alianzas con el sector empresarial y gubernamental, con el fin de apoyar y fomentar la creación de empresas.

Cadena de Valor ( Macro Procesos de Soporte) Gestión de las Operaciones

Gestión de Personas Gestión de Selección, Contratación e Inducción

Gestión de Salarios y Trámites de Personal

Asesoría legal y gestión de la representación legal y jurídica

Gestión de Contrataciones y Convenios

Bienestar Laboral, Seguridad y Salud en el Trabajo

Gestión de la Evaluación de Desempeño

Gestión de Gobierno de TICs

Gestión de Aprovisionamiento de Bienes y Servicios

Formación y Desarrollo Administrativo

Gestión de Relaciones Laborales

Gestión de los Espacios Físicos

Gestión Documental

Gestión del Mejoramiento Organizacional

Gestión de Bienes Muebles e Inmuebles y de Servicios

Gestión de Auditoría y Control

Cadena de Valor ( Macro Procesos de Soporte) Gestión de las Finanzas

Gestión del Mercadeo

Gestión de la comunicación

Gestión de Flujo de caja e inversiones

Gestión de Investigación de Mercados

Gestión de Comunicación interna

Gestión de los Procesos Contables

Gestión de Marca

Gestión de Comunicación externa

Gestión de Facturación y Cartera

Gestión de Publicidad y Promoción

Gestión de Eventos

Cadena de Valor ( Macro Procesos de Soporte) Gestión Personas Gestión de Selección, Contratación e Inducción Bienestar Laboral, Seguridad y Salud en el Trabajo Formación y Desarrollo Administrativo Gestión de Salarios y Trámites de Personal

Principales temas incluidos en el macro-proceso •Gestión de hojas de vida (BD) •Selección de personal, abarcando personal. administrativo , profesores y docentes. •Contratación Laboral. •Administración de la planta de personal. •Lo anterior, de acuerdo con el modelo de gestión por competencias.

•Definición y ejecución de ejes de bienestar para los empleados de la UJTL (social, financiero, físico, entre otros). •Programa de pre-pensionados. •Definición y ejecución del programa de salud ocupacional para los empleados de la UJTL. •Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial.

•Inducción a la entidad y al puesto de trabajo.

• Medición periódica de clima organizacional e implementación de acciones correctivas. • Medición periódica de riesgos psicosociales e implementación de acciones correctivas. •Prestación de servicios médicos a empleados.

•Detección de necesidades de Formación y Desarrollo (capacitación, entrenamiento y re inducción). •Plan de carrera administrativo.

•Logística y desarrollo de las capacitaciones.

• Evaluación de impacto.

Lo anterior, de acuerdo con el modelo de gestión por competencias.

•Estudios salariales. •Proyección de la planta de personal. •Administración del presupuesto de gastos de personal. •Pago de nómina y de prestaciones sociales. •Pago de honorarios. •Historias Laborales´

•Atención de requerimientos de personal asociados con : •Licencias y permisos, •Vacaciones, •Certificaciones laborales, •Incapacidades, •Paz y salvos.

Cadena de Valor ( Macro Procesos de Soporte) Gestión Personas Gestión de la Evaluación de Desempeño

Gestión de Relaciones Laborales

Principales temas incluidos en el macro-proceso • •Planeación y ejecución de la evaluación periódica de administrativos, profesores y administrativos de la UJTL, considerando evaluación del periodo de prueba. • Gestión del desempeño y determinación de planes de acción. Lo anterior, de acuerdo con el modelo de gestión por competencias.

• Seguimiento a planes de acción que resulten de las evaluaciones realizadas

•Administración de la relación con el sindicato •Negociación pliego de condiciones •Labores administrativas de acuerdo con la causal de desvinculación. •Entrega del cargo. •Reglamento Interno de Trabajo.

• Seguimiento a cumplimiento de lo estipulado en la convención colectiva. •Control Disciplinario

Cadena de Valor ( Macro Procesos de Soporte) Gestión Operaciones

Principales temas incluidos en el macro-proceso

Asesoría legal y gestión de la representación legal y jurídica

•Procesos Jurídicos de la UJTL •Procesos de asesoría y soporte interno en temas legales de ambas Vicerrectorías, la Académica y la Administrativa.

Gestión de Gobierno de TICs

•Planeación de TICs. •Desarrollo o adquisición de los sistemas de información e infraestructura tecnológica. •Lo anterior bajo el nuevo PETI.

•Monitoreo y evaluación de desempeño de TICs. •Soporte a usuarios( mesa de ayuda).

•Administración de los espacios físicos de la UJTL ( no incluye aulas ni espacios destinados a la academia)

•Adecuación de espacios físicos ( áreas comunes, oficinas, etc.) •Construcciones y remodelaciones

•Gestión e Innovación del Modelo Operativo •Actualización de la Estructura Organizacional •Gestión de la Calidad Organizacional

•Gestión de Cambio y Cultura Organizacional

•Gestión de auditorías •Apoyo en la Gestión riesgos.

•Consultas.

Gestión de los Espacios Físicos

Gestión del Mejoramiento Organizacional

Gestión de Auditoría y Control

•Registro y trámite Propiedad Intelectual.

Cadena de Valor ( Macro Procesos de Soporte) Gestión Operaciones

Principales temas incluidos en el macro-proceso

Gestión de Contrataciones y Convenios

•Gestión jurídica en los convenios establecidos por la UJTL con otras entidades.

Gestión de Aprovisionamiento de Bienes y Servicios

• Gestión estratégica de compras: análisis de proveedores y calificación, negociación ( matriz de compras) y condiciones, requisitos y evaluación de proveedores. • Plan de compras. • Control del gasto (presupuesto vs real).

Gestión Documental

Gestión de Bienes Muebles e Inmuebles y de Servicios

•Administración de archivos : de gestión, central, histórico (físico y digital).

•Control administrativo de contratos con terceros ( ej. vigilancia, aseo, cafetería ). •Mantenimiento de las instalaciones de la UJTL. •Gestión de visitantes.

•Gestión jurídica en la contratación de funcionarios de la UJTL.

• • • •

Ejecución de compras (clasificación y aspectos legales). Administración de almacén. Seguimiento y control. Trámite de pólizas de seguros de estudiantes y empleados.

• Gestión de la Correspondencia (interna y externa).

•Manejo de activos. •Logística de viajes / visitantes. •Autorizar ingreso a instalaciones •Servicios públicos.

Cadena de Valor ( Macro Procesos de Soporte) Gestión Financiera

Principales temas incluidos en el macro-proceso •Definición de políticas relacionadas al manejo de los dineros de la UJTL. •Definición de las políticas de pago a proveedores. •Gestión de Pagos a terceros.

• Control de los ingresos y egresos de la UJTL. •Administración de los recursos económicos de la UJTL.

Gestión de los Procesos Contables

•Procesos de contabilización y causación de acuerdo alineamientos de planeación financiera. •Proceso de cierre contable mensual.

•Generación de reportes financieros (Balance, PyG, Flujo Efectivo) y tributarios.

Gestión de Facturación y Cartera

•Administración de la cartera de estudiantes y por otros conceptos (Ej. Consultorías y Asesorías)

•Gestión y seguimiento al cobro

Gestión de Flujo de Caja e Inversiones

Cadena de Valor ( Macro Procesos de Soporte) Gestión Mercadeo Gestión de Investigación de Mercados

Gestión de Marca

Gestión de Publicidad y Promoción

Gestión de Eventos

Principales temas incluidos en el macro-proceso •Ejecución de investigaciones de mercado para diferentes fines, ejemplo: posicionamiento de marca, nivel de servicio, nuevos nichos por abrir, entre otros

•Seguimiento a Objetivos operativos •Análisis e interpretación de los estudios realizados y definición junto con área solicitante de planes de acción

•Posicionamiento de la Universidad

•Coordinación de la logística necesaria para ejecutar las estrategias de publicidad y promoción que la UJTL ó las diferentes áreas académicas y administrativas soliciten

•Gestión de la logística necesaria para coordinar y ejecutar eventos académicos dentro de la UJTL

•Gestión de la logística necesaria para coordinar y ejecutar eventos a nivel externo ( ferias, exposiciones, entre otros.)

Cadena de Valor ( Macro Procesos de Soporte) Gestión de la Comunicación

Gestión de Comunicación Interna

Gestión de Comunicación Externa

Principales temas incluidos en el macroproceso

•Evaluación de objetivos, estrategias y medios de comunicación •Generación de políticas de comunicación •Generación de contenidos informativos para público interno

•Manejo y administración de medios internos ( la brújula, boletín UJTL, boletín administrativo)

•Generación de contenidos informativos para público externo •Administración de redes sociales

•Manejo y administración de medios externos ( comunicados de prensa, convocatorias, radio) •Divulgación de eventos académicos y culturales (conciertos, exposiciones…) •Gestión página WEB