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BIENESTAR FAMILIAR

ACTA DE REUNIÓN O COMITÉ No. 4 Hora: 8:30 a.m.

Fecha: 23101/2013

Lugar:

Sala de juntas en Dirección Regional

Dependencia que Convoca:

Dirección Regional

Macroproceso:

Objetivo:

Direccionamiento estratégico Mejoramiento continuo Gestión humana Gestión administrativa Evaluación, monitoreo y control de la gestión Realizar seguimiento a la gestión de los procesos.

Agenda: Seguimiento y monitoreo 2.012

1. Balance final de ejecución Plan Operativo SIGE 2012. 2. Seguimiento Valija Octubre — Diciembre 2012. 3. Seguimiento y avances a diciembre 2012: Planes de mejoramiento de Auditoria Control interno y Contraloría 4. Avances eje S&SO 5. Avances Gestión ambiental Planeación 2013 6. Propuesta de Plan de acción 2013 7. Balance en la contratación de prestación de servicios y HCB en sus tres etapas: Elaborados, registrados y legalizados 8. Solicitudes de Reubicación 9. Comisiones de servicio 10. Inicio de la prestación de servicios: Primera infancia y PAE 11. Avances del plan de trabajo Carnavalores Desarrollo: Seguimiento a compromisos de actas anteriores: Seguimiento

No

Compromiso

Responsable

Verificación del

Cumplió SI

NO

cumplimiento 1

Acta de comité # 3, 14 de enero.

Designar supervisores de los contratos de prestación de servicios de los 3 profesionales de la

Isabel Maria Salazar. Coordinadora Grupo Jurídico Mónica Patricia

Contratos que están en ejecución y se cumplió con la designación de la supervisión a los Coordinadores Regionales.

x

Fl .PR20.MPA1 .P5 Versión 2.0

44j; BIENESTAR FAMILIAR

República de Colombia Departamento Administrativo para la Prosperidad Social Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras Regional Atlántico Dirección Regional a coordinadores de grupo de la Regional. Los dos comunicadores a Mónica Lemus y el profesional de Atención al ciudadano a Miryam Yolanda Gutierrez.

2 Presentar balance de las quejas radicadas en diciembre del 2012 y enero del 2013 en dos temas: compra de dotación y contratación HCB 2013, acciones realizadas, respuesta y estado de las peticiones.

3

Consolidar y remitir a la Sede Nacional el PAC del primer trimestre 2013 y PAC de cuentas por pagar 2012 recursos 11 en las fechas establecidas

Lemus Coordinadora Grupo Administrativo

Martha Luz lnsignares. Oficina de Atención al ciudadano Miryam Yolanda Gutierrez. Coordinadora Grupo de Asistencia técnica.

Pedro de la Cruz. Profesional grupo Financiero

Marta Luz, remitió reporte de 15 registros de reclamos y quejas y en el estado en que se encuentran. Se cierran en el comité ya que se continuará su trámite y gestión dentro del proceso de seguimiento a la queja desde atención al ciudadano y la asesoría del Grupo de Asistencia técnica a la Dirección Regional. Yolanda Ruiz informa que se cumplió con su envío al correo PAC.

x

X

Seguimiento y monitoreo 2.012: Balance final de ejecución Plan Operativo SIGE 2012: Grupo de Planeación y Sistemas presenta la ejecución del Plan operativo SIGE del 96 % y los avances/resultados son: • • • • • • • • • •

Socialización del Mapa Estratégico, Misión, Visión, Estructura organizacional, Principios, SIGE y Mapa de Macroprocesos. Evaluación del conocimiento de la Política Integrada SIGE a nivel Regional y Zonal. Levantamiento de 343 activos de información. Mapas integrales de riesgos ejes Calidad, SYSO, Ambiental y seguridad de la información. Nueve (9) propuestas de innovación para racionalización de procedimientos. Revisión por Dirección SIGE II Semestre 2011 y I semestre 2012. Medición del nivel de madurez del SGC en la Sede Regional y Centros Zonales. Uso sistemático del ISOLUCION para la generación, tratamiento y cierre de AC/AP/SNC/NCS. Listas de verificación Ambiental aplicadas a 118 Unidades de Servicio de HCB, HI, DIA y PAE de la Regional. Lista de Chequeo para la evaluación de los requisitos legales de los 4 ejes aplicada en la Sede Regional y los Centros Zonales. F1.PR20.MPA1.P5 Versión 2.0

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BIENESTAR FAMI LIAR

• • • • • • • • • • •

Libertad y Orden

5 Propuestas de participación en Premio ECOREGIONALES. Implementación Calendario SIGE. Simulacro de evacuación realizado el día 17/10/2012 en Sede Regional y Centros Zonales. Plan de eficiencia austeridad agua y energía implementado en Sede Regional y Centros Zonales. Matriz de Identificación y Evaluación de Impactos Ambientales. Plan de actividades de salud ocupacional ejecutado en un 100%. Plan de Gestión Ambiental Regional consolidado. Planes de Preparación y Respuesta ante Emergencias de la Sede Regional y 7 Centros Zonales. Diagnostico para identificación del rol de cada Servidor Público y Contratista en la Sede Regional y Centros Zonales. Informe de los Grupos focales sobre los modelos de gestión realizado a los Centros Zonales y grupos de la Regional. Propuesta de alineación de la Sede Regional y centros zonales acorde con la nueva estructura organizacional de la entidad

Las dos actividades que no permitieron cumplir con el 100% del plan fueron replanteadas en su ejecución por la Sede Nacional así: ✓ Pendiente la aprobación del Dr. León David Montealegre como Director de Planeación y Control de Gestión, y del Dr. Leonardo Charry Uribe como Director de Gestión Humana, para socialización del protocolo de seguridad con alcance a los operadores y/o proveedores. ✓

Pendiente la validación por parte del Nivel Nacional de las estrategias de información de riesgos a visitantes, contratistas, colaboradores y proveedores a nivel de las Regionales y Centros Zonales.

Seguimiento y avances a diciembre 2012: Planes de mejoramiento de Auditoria Control interno y Contraloría: ABIERTOS

CERRADOS

OBSERVACIONES

Evaluación Independiente Grupos Financiero y Jurídico

8

10

Se generó ticket a MIS para cambio de "Solicitante", y de esta forma poder realizar el cierre de las 8AC.

Auditoría Interna SIGE 2011

4

16

Se reformularon las 4 AC abiertas, para su cierre durante el primer semestre del 2013.

Auditoría Interna SIGE 2012

10

o

El Plan de mejoramiento fue enviado a la oficina de Control Interno en Diciembre de 2012. Las AC están siendo objeto de tratamiento para su cierre durante el primer semestre del 2013.

Total

22

26

En las orientaciones del Plan de acción 2013; los dueños y responsables de cada proceso deben retomar los hallazgos que se han identificado en las diferentes auditorías internas y externas para incorporarlo en sus Fl .PR20.MPAl.P5 Versión 2.0

BIENESTAR FAMILIAR

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planes y realizar seguimiento a los planes de mejoramiento implementados. Por ello, es muy importante que las Coordinadoras de Grupo y zonales realicen seguimiento y control mediante la herramienta ISOLUCION y por ello se contará con el apoyo y asesoría permanente del Grupo de Planeación y el profesional Épico Luis Carlos Pereira en este proceso. El Plan de mejoramiento de la Contraloría presenta un cumplimiento del 73% y de avance del 38.2% y la mayor dificultad se ha presentado con el hallazgo de la Auditoria referente a la cuenta 9346 19 03 "Edificaciones recibidas de terceros" presenta desde hace varias vigencias el mismo saldo, registrando inmuebles con situación legal sin definir"; situación del Hogar infantil Juan de Acosta donde se requiere información que se está solicitando a la Oficina de Instrumentos públicos. Mónica Lemus informa que le está haciendo seguimiento a dicha entidad para que entregue la documentación. Seguimiento Valija Octubre — Diciembre 2012:

OCTUBRE

CENTROS ZONALES

ENVIADOS

NOVIEMBRE

OPORTUNO S ENVIADOS OPORTUNOS

DICIEMBRE

ENVIADOS

OPORTUNOS

% OPORTUNIDAD

NORTE

8

8

8

8

12

12

100%

SUROCCIDENTE

8

6

8

4

12

10

71%

SURORIENTE

8

7

8

8

12

10

89%

HIPODROMO

8

7

8

6

12

10

82%

SABANAGRANDE

8

8

8

2

12

10

71%

SABANALARGA

8

6

8

6

12

9

75%

BARANOA

8

7

8

6

12

12

89%

TOTAL

56

49

56

40

84

73

83%

DEPENDENCIAS

Fl .PR20.MPAl.P5 Versión 2.0

41 BIENESTAR FAMILIAR

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llenad y Orden

TOTAL ENVIADOS

OPORTUNOS

TOTAL ENVIADOS

OPORTUNOS

TOTAL ENVIADOS

OPORTUNOS

7

5

6

5

9

6

GRUPO FINANCIERO

13

13

13

13

15

15

GRUPO JURIDICO

3

0

3

2

6

6

GRUPO PLANEACIÓN Y SISTEMAS

2

2

2

2

2

2

3

1

3

3

7

3

28

21

27

25

39

32

GRUPO

ADMINISTRATIVO

GRUPO ASISTENCIA TECNICA TOTAL

% OPORTUNIDAD

75%

93%

82%

Es fundamental cumplir con el cronograma en el envío de informes establecidos en cada Macroproceso/proceso porque son los que dan cuenta de la gestión de los mismos y esto es una cadena que permite la interrelación en los 3 niveles: nacional- regional y zonal y solamente se logra si todos tenemos disciplina y control de la información que se genera en cada grupo y Macroproceso/proceso. AVANCES EJE S&SO:

Mónica Lemus presenta los avances en las siguientes actividades así: Ejecución del 100% actividades del cronograma de salud ocupacional: ✓ Videoconferencias: Documentación SYSO, COPASO, COMITÉ DE CONVEVENCIA LABORAL, PLAN DE EMERGENCIAS. ✓ Conformación y funcionamiento del COPASO Y COMITÉ DE CONVEVENCIA LABORAL. ✓ Capacitaciones a Brigadas de emergencia y realización de SIMULACRO. ✓ Elaboración de planes de emergencia, matrices de riesgo y requisitos legales. ✓ Capacitaciones y sensibilización a través del Plan de formación de la ARL, en coordinación con EPS y entidades privadas y a través de correos masivos en primeros auxilios, investigación de AT, síndrome de túnel del carpo, trabajo en equipo, estilos de vida saludable, manejo del estrés, autoestima y autocuidado, riesgo psicosocial y ergonómico, norma OHSAS18001, pausas activas, riesgos significativos en el ICBF. Inspecciones locativas. ✓ Intervención de los riesgos a través de contrato de mantenimiento y programa de centros zonales con calidad. ✓ Atención psicológica a servidores públicos. Acompañamiento a líderes en Salud Ocupacional. ✓ Inspecciones e intervención de puestos de trabajo. ✓ Inspección de extintores y botiquines. ✓ Realización de exámenes médicos ocupacionales: de ingreso, periódicos y de egreso. Fl .PR20.MPAl.P5 Versión 2.0

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BIENESTAR FAMILIAR

bberrod y Orden

Regional Atlántico

✓ Dotación de botiquines de emergencia, elementos de protección personal y brigadas de emergencia. ✓ Adquisición de extintores para sede regional y centros zonales. ✓ Reporte mensual de ausentismo e informes trimestrales y mensuales de indicadores. Los aspectos a mejorar son: ✓ Estimular la participación en las actividades de promoción de la salud. ✓ Promover la integración de brigadas en todas las dependencias (10%). ✓ Promover la cultura del autocuidado. ✓ Adoptar prácticas de trabajo saludables. Con relación al Plan del 2013 y su cronograma, los centros zonales solicitan que los eventos se organicen para la segunda y tercera semana del mes ya que la primera y última semana son los de mayor compromiso en el registro y elaboración de informes y dificulta los permisos para asistir a estos eventos. En el tema de ausentismo, las causas fueron: Incapacidades Médicas

Accidentes de Trabajo

Permiso

98

14

53

Las incapacidades fueron por: Tipología Respira Osteomuscu Traumatis Dentales Digestivas Tumores Perinata Mentales torias lares mos les

Cantidad

23

17

11

10

8

4

3

2

Otras

20

✓ Se reportaron 14 accidentes de trabajo, 8 ocurridos en el primer semestre y 6 en el segundo semestre. ✓ Por tipo de lesión se encontró que 12 AT fueron por golpe, 1 por fractura, 1 por torcedura. ✓ Parte del cuerpo afectada: 10 ubicaciones múltiples, 2 miembros inferiores, 1 tronco, 1 miembros superiores. RECOMENDACIONES GENERALES • •

Socializar riesgos y peligros. Promover el autocuidado

F1.PR20.MPA1.P5 Versión 2.0

•• IP BIENESTAR FAMILIAR

• • • • • •

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, ,

überrod Orden

Dotación de sillas ergonómicas. Implementación del protocolo de seguridad. Socializar los planes de emergencia. Realizar jornadas de orden y aseo en las oficinas: organizar puestos de trabajo, archivos, etc. Realizar inspecciones de seguridad periódicamente. Seguimiento a recomendaciones médicas con posterioridad al reintegro después de un AT.

Avances en el proceso de Gestión Humana: Referente a la administración del recurso humano en el balance del 2012 se presentaron las siguientes situaciones: ✓ ✓ ✓ ✓

23 interrupciones de vacaciones 42 aplazamientos de vacaciones 31 reanudes de vacaciones 23 resoluciones de autorización de vacaciones

Como propuesta de mejora, un llamado a los coordinadores de Grupo es que se requiere un enfoque gerencial para administrar los recursos existentes orientado a garantizar la gestión y prestación del servicio con los siguientes criterios: ✓ ✓ ✓ ✓

Planificar vacaciones Organización funcional del recurso humano por Macroprocesos Priorización y redistribución de actividades ante contingencias (vacaciones, incapacidades) Articular y coordinar con entidades aliadas

PROGRAMAS DE BIENESTAR SOCIAL Y CAPACITACIÓN: BIENESTAR SOCIAL: Convenio de Cooperación con la Caja de Compensación COMFAMILIAR DEL ATLANTICO PERIODO

NOMBRE DEL INDICADOR

1 TRIMESTRE

COBERTURA PROGRAMA BIENESTAR SOCIAL

2 TRIMESTRE

COBERTURA PROGRAMA BIENESTAR SOCIAL

100%

3 TRIMESTRE

COBERTURA PROGRAMA BIENESTAR SOCIAL

100%

4 TRIM3STRE

COBERTURA PROGRAMA BIENESTAR SOCIAL

100%

PROMEDIO GENERAL 2012

INDICADOR

94%

CAPACITACIÓN: Universidad Simón Bolívar .PR20.MPA1 .P5 Versión 2.0

BIENESTAR FAMILIAR

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PERIODO

NOMBRE DEL INDICADOR

Lterrod y Orden

INDICADOR

1 TRIMESTRE

COLABORADORES CAPACITADOS

93%

2 TRIMESTRE

COLABORADORES CAPACITADOS

100%

3 TRIMESTRE

COLABORADORES CAPACITADOS

100%

4 TRIM3STRE

COLABORADORES CAPACITADOS

100%

PROMEDIO GENERAL 2012

98%

Evaluación del desempeño:

Referente a la evaluación eventual de la Directora saliente Emilia Fontalvo, los resultados son: G. ADMINISTRATIVO CENTRO NORTE HISTORICO G. ASISTENCIA TECNICA DIRECCION REGIONAL G FINANCIERO G. PLANEACIÓN Y SISTEMAS G. JURIDICO BARANOA SUR ORIENTE HIPODROMO SUROCCIDENTE

Evaluación de gestión:

Referente a la evaluación de los trabajadores vinculados como Supernumerarios los resultados son: G. ADMINISTRATIVO CENTRO NORTE HISTORICO G. ASISTENCIA TECNICA SUR ORIENTE HIPODROMO

SABANALARGA Fl .PR20.MPAl.P5 Versión 2.0

BIENESTAR FAMILIAR

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Regional Atlántico

Libertad y Orden

G. JURIDICO

BARANOA SUROCCIDENTE SABANAGRANDE

Gestión documental: ARCHIVOS ORGANIZADOS CON TRANSFERENCIAS: METROS SUBSECCION

ESTDO DE LA

LINEALES ORGANIZADOS

TRANSFERENCIA

FECHA EN QUE SE REALIZO

SERIE

TRANSFERENCIA

GRUPO JURIDICO

13

EJECUTADA

29/08/2012

CONTRATOS

DIRECCION REGIONAL

1.3

EJECUTADA

28/11/2012

RESOLUCIONES

PLANEACION Y SISTEMAS

2

EJECUTADA

07/11/2012

ACTAS, PROGRAMACIONES Y PLANES

ASISTENCIA TECNICA

12

EJECUTADA

15/02/2012

PROTECCION

GRUPO FINANCIERO

12

EJECUTADA

03/10/2012

NOTAS CONTABLE Y COMPROBANTES

C. Z. SUR ORIENTE

10

EJECUTADA

29/11/2012

HISTORIAS DE ATENCION

EJECUTADA

15/02/2012

HISTORIAS DE ATENCION

EJECUTADA

24/10/2012

HISTORIAS DE ATENCION

PROGRAMAS DE PREVENCION Y

C. Z. NORTE CENTRO HISTORICO C. Z. SUR OCCIDENTE

5

C. Z. SUR OCCIDENTE

10

EJECUTADA

26/10/2012

HISTORIAS DE ATENCION

C. Z. SUR OCCIDENTE

14

EJECUTADA

28/11/2012

HISTORIAS DE ATENCION

C. Z. HIPODROMO

17

EJECUTADA

17/10/2012

HISTORIAS DE ATENCION

TOTAL EN METROS LINEALES

98.3

TRANSFERENCIAS PENDIENTES 2012:

SUBSECCION

METROS LINEALES ORGANIZADOS

ESTDO DE LA TRANSFERENCIA

FECHA PROGRAMADA PARA LA

OBSERVACION

TRANSFERENCIA

GRUPO JURIDICO

5

PENDIENTE

25/02/2013

GRUPO ADMINISTRATIVO

1

PENDIENTE

29/01/2013

DE ESTOS CONTRATOS, EL GRUPO JURIDICO SE COMPROMETIO A CORRIGIR LAS OBSERVACIONES ENCONTRADAS DE LA REVISION QUE SE REALIZO, PARA GENERAR LA TRANSFERENCIA.

SE HARÁ REVISION DE LOS DOCUMENTOS ORGANIZADOS EL DIA 22/01/2013, PARA GENERAR LA TRANSFERENCIA

SE HARÁ REVISION DE LOS DOCUMENTOS ORGANIZADOS EL

GRUPO FINANCIERO

15,6

PENDIENTE

29/01/2013 DIA 23/01/2013, PARA GENERAR LA TRANSFERENCIA

C. Z. NORTE CENTRO HISTORICO

SE HARÁ REVISION DE LOS DOCUMENTOS ORGANIZADOS EL

10

PENDIENTE

25/03/2013 DIA 20/03/2013, PARA GENERAR LA TRANSFERENCIA

C. Z. SUR ORIENTE

10

PENDIENTE

03/06/2013

SE HARÁ REVISION DE LOS DOCUMENTOS ORGANIZADOS EL DIA 27/05/2013. SE LES DEBE SUMINISTRAR CAJAS Y CARPETAS PARA EL AVANCE DEL PROCESO.

C. Z. SUR OCCIDENTE

2

PENDIENTE

04/03/2013

SE HARÁ REVISION DE LOS DOCUMENTOS ORGANIZADOS EL DIA 27/02/2013. SE LES DEBE SUMINISTRAR CAJAS Y CARPETAS PARA EL AVANCE DEL PROCESO.

F*1 PR20.MPAl.P5 Versión 2.0

¡y;

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BIENESTAR FAMILIAR

C. Z. HIPODROMO

10

TOTAL EN METROS LINEALES

PENDIENTE

18/03/2013

bbertod y Orden

DE ESTOS DOCUMENTOS, EL C.Z. HIPODROMO SE COMPROMETIO A CORRIGIR LAS OBSERVACIONES ENCONTRADAS DE LA REVISION QUE SE REALIZO, PARA GENERAR LA TRANSFERENCIA

53,6

AVANCES GESTIÓN AMBIENTAL: Referente al componente del mantenimiento de las instalaciones donde se presta el servicio los resultados son: LUMINARIAS

Actualmente el 91,1% de las luminarias con las cuenta las instalaciones del ICBF Regional Atlántico son de tipo ahorradoras de energía, dando cumplimiento al Sistema de Gestión Ambiental El 6% son bombillas ahorradoras, 12% son TF 12 y el 85% TF 8. Inventario de equipo aires acondicionados: Implementación del uso de hojas de vida para los equipos de aire acondicionando; en este registro se evidencian los trabajos ejecutados y se lleva la trazabilidad de los trabajos. INVENTARIO EQUIPOS DE AIRE ACONDICIONADO 20

18

18 16 14

CZ- Baranoa 11

12

CZ- Hipódromo

10 CZ- Norte Centro Histórico

8 5

6

CZ- Sabanagrande

4

CZ- Sabanalarga

2

CZ- Suroccidente

oao A atas

• 9

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CZ- Suroriente

be,

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Sede Regional SRPA

eti

F1 .PR20.MPA1 .P5 Versión 2.0

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BIENESTAR FAMILIAR

DEPENDENCIA

TOTAL

CZ- Baranoa

11

CZ- Hipódromo

8

CZ- Norte Centro Histórico

3

CZ- Sabanagrande

8

CZ- Sabanalarga

6

CZ- Suroccidente

4

CZ- Suroriente

4

Sede Regional

18

SRPA

5 TOTAL GENERAL

67

Mantenimiento de equipos aires acondicionados:

TIPO DE TRABAJO Mantenimiento Correctivo Mantenimiento Preventivo

TOTAL 78,1% 21,9%

TIPO DE TRABAJO Mantenimiento Correctivo Mantenimiento Preventivo TOTAL

VALOR $ 24.993.177 $ 7.001.652 $ 3t994.829

Mantenimiento correctivo por centro zonal: CENTRO ZONAL

TOTAL

Hipodromo Regional Sabanagrande Sabanalarga Suroccidente Suroriente

2 31 5 23 2 4

TOTAL

67

En este reporte no están incluidos los mantenimientos correctivos menores que se atienden dentro de las revisiones periódicas que hace el contratista, por ejemplo, los cambios de piezas eléctricas.

F1.PR20.MPA1.P5 Versión 2.0

BIENESTAR FAMILIAR

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Otras labores de mantenimiento: • • • • • • •

Suministro e instalación de 7 papeleras de 10 litros color beige en la sede Regional y Centros Zonales. Suministro e instalación de 7 soportes giratorios para televisores LCD, TV, DVD, GRECAS, DISPENSADORES DE AGUA, NEVERAS. Resane y pintura de paredes de los Centros Zonales de Norte Centro Histórico, Baranoa, Hipódromo y Suroriente, Mantenimientos de las plantas de telefónicas de los 7 centros zonales. Podas trimestrales para el CZ Sabanalarga. Limpieza semestral de viga canal de los centros zonales. Reparación cubierta CZ Suroccidente y Suroriente Suministro e instalación de canecas peatonales para los 7 centros zonales. Limpieza y restauración de pisos del CZ Suroriente y sede Regional. Limpieza semestral de tanques elevados.

Planeación 2013: Propuesta del Plan de acción 2013: Se socializa el Plan de acción propuesto por la Regional vigencia 2.013, indicando que la estructura se mantiene. Este plan da respuesta al capítulo VI del Plan Nacional de Desarrollo: Igualdad de oportunidades para la prosperidad social. De igual forma al plan indicativo sectorial de la inclusión social al objetivo 4: Coordinar y ejecutar acciones para el desarrollo y protección integral de la primera infancia, los niños, niñas, adolescentes, adultos mayores y familias en situación de vulnerabilidad o amenaza de derechos. En el plan indicativo institucional ya estamos en el tercer año para cumplir las metas y los objetivos son: 1. Lograr la atención integral de alta calidad a la Primera Infancia 2. Prevenir vulnerabilidades o amenazas y proteger a los niños, niñas y adolescentes 3. Lograr el bienestar de las familias colombianas 4. Lograr la máxima eficiencia y efectividad en la ejecución de los recursos 5. Incrementar la consecución de recursos 6. Lograr una organización apreciada por los colombianos que aprende orientada a resultados Se ajustaron las metas acorde con la programación de metas sociales y financieras 2.013, orientaciones del documento, hoja de vida del indicador y se está esperando la revisión y aprobación de la Sede nacional. Cronograma de mesas públicas y rendición de cuentas: Se socializa el cronograma de las mesas públicas y rendición de cuentas vigencia 2.013 consolidado Regional y se aprueba para su envío a la Sede Nacional. Balance en la contratación de prestación de servicios y HCB en sus tres etapas: Elaborados, F1.PR20.MPA1.P5 Versión 2.0

ijs BIENESTAR FAMILIAR

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registrados y legalizados. Prestación de servicios: La Sede nacional aprobó 88 cupos y posteriormente con los recursos asignados a la Regional para el CAIVAS se autorizó la contratación de dos profesionales para un total de 90 contratistas. Isabel Maria Salazar coordinadora del Grupo Jurídico informa que están debidamente legalizados 77 contratos y 13 están en trámite. Estos casos corresponden a cambios o ajustes que realizó la Regional y están en algunas de las fases ya que cambió el procedimiento. Contratación HCB: Isabel Maria Salazar informa que le llegaron las solicitudes de los centros zonales NCH y Baranoa. Los demás centros zonales informan que están organizando las carpetas y registrando los datos en los estudios previos y lo estarán entregando entre martes y miércoles. Programación 2013: Plan de gestión ambiental- mantenimiento de instalaciones y S&SO : Mónica Lemus informa que los retos y metas que está incorporando para este año son: • • • • • • •

Se amplía número de beneficiarios de bonos intercambiables por alimentos, pasa de 185 a 190; incrementándose en 5. Elaboración del Plan de Mantenimiento por zonal. Implementación de política cero ruido, disminuyendo sonidos que generan los equipos de aire acondicionado. Instalación del 100% de luminarias tipo ahorradoras. Programación de jornadas de aseo mensuales, que incluyen limpieza de zonas de archivos. Implementación de sistema control de ingreso computarizado en la sede Regional. Disminución en el tiempo de atención de fugas.

Expresa que este componente es muy sensible y le agradece a los coordinadores zonales que divulguen con sus grupos los avances en este tema y que el instituto está planificando las intervenciones de cada sede y desafortunadamente algunas quedarán para la vigencia 2.014. Referente a las intervenciones de los centros zonales de Sabanalarga, NCH y Sabanagrande informa: NCH: Se suscribió contrato de arrendamiento con los nuevos locales hasta julio de 2014. La adecuación y dotación está a cargo de FONADE. El Ingeniero Henry Duarte del Grupo de Infraestructura viene a validar diseños el día 13 de febrero. Sabanagrande: Se suscribió contrato de arrendamiento hasta julio de 2014. Se compró la dotación del mobiliario. Se adelantó proceso de mínima cuantía para adecuación el cual se encuentra en aclaración de observaciones al informe de evaluación. Se tiene fecha tentativa de traslado para el 15 de marzo.

F1.PR20.MPA1.P5 Versión 2.0

BIENESTAR

FAMILR

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llenad y Orden

Sabanalarga: Se encuentra en trámite la licencia de construcción. Mónica Lemus hará seguimiento ante la Secretaría de Gestión y Desarrollo Integral del Municipio de Sabanalarga. Carmen Carrillo, expresa que por las obras que se están realizando en la carretera con la doble calzada se requiere que el centro zonal tenga en stop suero antiofídico para atender las emergencias ya que han encontrado en los escritorios, baño, etc. Mónica Lemus se compromete en realizar la gestión con las Secretarias de salud, con los responsables de Salud públicas o con las EPS. Solicitudes de Reubicación: Mónica Lemus, coordinadora del Grupo administrativo informa este es un tema muy sensible y requiere que los integrantes del comité tengan conocimiento de su reglamentación y del trámite que se debe seguir, Por ello, socializa los aspectos más importantes así: Se socializa la RESOLUCIÓN 2089 DE 2003: Por la cual se adoptan la política, lineamientos, criterios y metodología de reubicaciones y traslados. ARTÍCULO 4o. DE LOS CRITERIOS DE ANÁLISIS TÉCNICO Y HUMANO: Necesidades del Servicio: En razón a la misión institucional, la entidad requiere garantizar la continuidad, oportunidad y calidad del servicio de la población. Protección a la Vida: Situaciones que plantean riesgo inminente de vida por factores externos: amenazas por las gestiones que cumplen con ocasión de su trabajo o por motivos personales (denuncia de los hechos ante autoridad competente). Garantía de la Atención en Salud: Riesgo de afectación de salud y peligro de vida, debido a que en el sitio que se labora no se cuenta con el nivel de atención requerido, o porque las condiciones geográficas no son propicias para la salud. (concepto y recomendación médica de la EPS/ARP). Integración Familiar: situaciones que afectan la integración del núcleo familiar de origen, o el núcleo familiar actual, fundamentalmente cuando se ve afectado el cuidado y la protección de menores de edad. (constancia de enfermedad de familiares en primer grado de consanguinidad, certificado de estudios de los hijos en otra ciudad, certificado de trabajo del cónyuge en otra ciudad o certificado de defunción del cónyuge). Fortalecimiento del desarrollo personal y profesional: Situaciones de ubicación geográfica o de orden público que limitan las posibilidades de crecimiento personal y profesional, por cuanto no permiten adquirir nuevos conocimientos ya sea a nivel académico o profesional por el desarrollo de las funciones propias del cargo. (Certificado de matrícula de estudios). Posteriormente, pone en consideración dos solicitudes para su revisión y análisis técnico así: Servidor Público

1

Liliana Pautt D e la Ossa

Cargo

Profesional Universitario

REUBICACION De

Para

Centro Zonal Sur occidente

Centro Zonal NCH-CAIVAS

Necesidad que soporta la solicitud Experticia profesional.

Fl PR20.MPAl.P5 Versión 2.0

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BIENESTAR FAMILIAR

2

Pedro De la Cruz

Profesional Universitario

Grupo Financiero

Grupo de Planeación y Sistemas

Crecimiento profesional.

3

Shirley Pugliesse

Defensora de Familia

Centro Zonal Sabanalarga

Centro Zonal NCH-CAIVAS

Embarazo de alto riesgo

En el comité se da lectura a la última petición presentada por Pedro de la Cruz donde reitera su solicitud. Respuesta del Grupo financiero a la Comisión de personal referente a informar porque no se ha aprobado su reubicación.

Yolanda Ruiz informa que no tiene inconvenientes en atender la petición de Pedro de la Cruz ya que comparte totalmente su necesidad y confirma que es un excelente profesional que le aporta mucho al proceso en que trabaja. Mónica Lemus informa que profesional con perfil financiero en otros dependencia no hay, todos están ubicados en financiera. Por ello, Mónica Lemus propone que se apruebe la solicitud de reubicación supeditada a que la Dirección de Gestión Humana asigne un cargo de nivel profesional al Grupo Financiero con el fin de cubrir la necesidad de servicio de dicha dependencia. Referente a la solicitud de Liliana Pautt Martha Mercado, considera posible atender esta petición ya que ella está asignada al proceso de Familias con Bienestar y apoya con todas las entidades del SNBF en los procesos formativos y educativos en la prevención y atención del matoneo; esta necesidad se puede atender con una de las contratistas de perfil psicosocial y facilitar la reubicación de Liliana en el CAIVAS, necesidad que Inés Rosales de NCH considera que está suficientemente justificada con todos los escritos que ha pasado Fredy Rodríguez y solicita además que se oficialice la reubicación de Shirly Pugliese ya que tiene dificultades operativas con su usuario en el SIM porque aparece en Sabanalarga. Presenta además, las peticiones reiteradas de Euriloco Flórez, ubicado en el CESPA referente a sus condiciones laborales solicitando un puesto de trabajo con privacidad para desarrollar sus actividades como psicólogo. Mónica Lemus informa que se programó una revisión de su puesto de trabajo por Maria Fernanda Barros, líder S&SO y tomar los correctivos que se requieran. No

Servidor Público

Decisión

1

Liliana Pautt D e la Ossa

Reubicar al centro zonal NCH para el equipo de la Defensoría del CAIVAS

2

Pedro De la Cruz

Reubicar al Grupo Planeación y Sistemas

3

Shirley Pugliesse

Reubicar al centro zonal NCH para el equipo de la Defensoría del CAIVAS

Queda el compromiso al Grupo Administrativo, de gestionar simultáneamente las reubicaciones y la asignación del cargo de nivel profesional al Grupo Financiero. F1.PR20.MPA1.P5 Versión 2.0

t• 11 BIENESTAR FAMILIAR

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Libertad Or n

Fanny García, coordinadora (e) centro zonal Baranoa, expresa la dificultad que tiene en la asignación de funciones de Angela Sarmiento, que si bien es técnico está en el proceso de Atención al ciudadano y se resiste asumir las funciones de los procesos administrativos y financieros del centro zonal. Mónica Lemus, insiste en el roll que tenemos los coordinadores zonales de organizar la prestación del servicio con el personal que se cuenta. Por ello, le sugiere que en este proceso de concertación de compromisos laborales sea muy precisa en sus funciones y se asume desde la Regional un proceso de formación personalizado con los diferentes grupos de la Regional y se le enviará la propuesta y la fecha para esta actividad. Comisiones de servicio: ✓ Resolución No 4040 de 31 de Julio 2012 Por la cual se establece el procedimiento para la autorización de comisiones de servicios y el reconocimiento y pago de viáticos, gastos de transporte y gastos de viaje a los servidores públicos y contratista del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar ✓ Decretos No 1950 de 1.973, 1042 de 1.978, 1050 y 2004 de 1.997: Gobierno reglamenta viáticos ✓ Decreto No 832 de 2012: Escala de viáticos Gobierno Nacional ✓ Decreto 4970 de 2011: Gastos de viaje de contratistas ✓ Resolución No 2242 de 2011: Tabla de viáticos ICBF RESPONSABILIDAD DE LA PROGRAMACION: Directores Regionales y Coordinadores en las Direcciones Regionales. PROGRAMACION: Formato PROGRAMACION DE COMISIONES el día Veinte (20) de cada mes ante el Grupo Administrativo. VERIFICACION Y APROBACION DE LA PROGRAMACION: Coordinador de la dependencia, Coordinador Administrativo, Director Regional. CRITERIOS: ✓ Pertinencia de la programación: Responde a planes de la dependencia. ✓ Calidad de la información: Cero errores en el contenido de los formatos autorizados. ✓ Fuente de financiación: afectación presupuestal consistente con el objeto de la comisión. ✓ Austeridad: estricta necesidad de servicio. ✓ Periodicidad: mensual. ✓ Oportunidad: 20 de cada mes. ✓ Verificación: Coordinador de la dependencia control y aprobación.

IDENTIFICADOR PRESUPUESTAL

DESCRIPCION

A204112

VIATICOS Y GASTOS DE VIAJE AL INTERIOR.

C22130010104

SOPORTE A LA GESTIÓN DEL PROYECTO - VIÁTICOS Y GASTOS DE VIAJE

PROYECTO

Funcionamiento Sistemas

F1.PR20.MPA1.P5 Versión 2.0

BIENESTAR FAMILIAR

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C31030020109

SOPORTE A LA GESTIÓN DEL PROYECTO - VIÁTICOS Y GASTOS DE VIAJE

Recaudo

C31030020204

SOPORTE A LA GESTIÓN DEL PROYECTO - VIÁTICOS Y GASTOS DE VIAJE

SNBF

C31030020503

SOPORTE A LA GESTION DEL PROYECTO - VIATICOS Y GASTOS DE VIAJE

Transversales

C320150440107

SOPORTE A LA GESTION DEL PROYECTO - VIATICOS Y GASTOS DE VIAJE

Primera infancia

C320150460106

SOPORTE A LA GESTIÓN DEL PROYECTO - VIÁTICOS Y GASTOS DE VIAJE

Familia y Comunidad

C320150470113

SOPORTE A LA GESTION DEL PROYECTO - VIATICOS Y GASTOS DE VIAJE

Protección

C3201504100104

SOPORTE A LA GESTIÓN DEL PROYECTO - VIÁTICOS Y GASTOS DE VIAJE

Niñez y Adolescencia - PAE

C3201504110105

SOPORTE A LA GESTIÓN DEL PROYECTO - VIÁTICOS Y GASTOS DE VIAJE

Niñez y Adolescencia GENERACIONES

Mónica Lemus informa que se está programando un contrato para la compra de tiquetes aéreos por $80 millones y mientras se realiza todo el trámite precontractual y contractual las comisiones de servicio que requieran los servidores públicos este gasto lo deben incluir en la resolución de la comisión de servicio. Inicio de la prestación de servicios: Primera infancia y PAE: Para este tema, se contó con la asistencia de las Nutricionistas de los centros zonales. Se socializa la liquidación base de los servicios de primera infancia y PAE donde se establecen los parámetros de programación, días de atención, PAC, cuotas de participación y valor ración. Las coordinadoras zonales solicitan que se programe un Taller con asistencia técnica y Planeación en esta etapa de alistamiento que deben realizar los operadores y tienen inquietudes referentes a la organización del presupuesto en los diferentes conceptos del gasto. Grupo de Asistencia técnica se compromete en realizar el evento la próxima semana.

Martha Diaz, Nutricionista del Grupo de asistencia técnica socializa el Contrato de Consultoría 3342 entre el ICBF y C&M Consultores para Realizar interventoría administrativa, técnica, financiera, contable y jurídica a los contratos celebrados por el ICBF en el programa PAE. Se anexa presentación donde se socializan las funciones de la interventoría; se presentan muchas inquietudes referente a diferenciar funciones y competencias entre la supervisión y la interventoría y Martha Diaz les informa que la otra semana serán convocados a una reunión con el equipo de la interventoría y representantes del ICBF Sede nacional del programa PAE y se aclararán todas esas inquietudes. Isabel Maria Salazar, da lectura al contrato de aporte PAE referente a las obligaciones del contratista y la supervisión referente al manejo del anticipo y solicitan que le den estricto cumplimiento. Para ello, Yolanda Ruiz se compromete en enviar la información referente a la fecha de pago del anticipo, cuenta, etc. para que ejerzan el respectivo control y seguimiento establecido. Avances del plan de trabajo Carnavalores:

Johan Cabrera informa que por instrucción de la Directora Regional se requiere realizar todas las gestiones F1 .PR20.MPA1 .P5 Versión 2.0

41) BIENESTAR FAMILIAR

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Regional Atlántico

pertinentes para garantizar la prestación del servicio los 4 días del carnaval y definir los turnos de Defensoría de Familia en casos de protección, coordinación con la policía y entidades del SNBF para los casos de emergencia darles el directorio de los servicios para la ubicación de los niños, etc. Referente a la actividad: Carnavalores, se realizará el 7 de febrero (jueves) de 2:00 a 5:00 p.m. Luis Alfredy informa que el punto de concentración es la 21 con 70B e inicia el recorrido en la olímpica de la 68 y termina en la cancha de futbol San José 40B con 21. Presenta como avances las coordinaciones con el Distrito de Barranquilla, las secretarias, empresa privadas que están apoyando el evento, participación en el Consejo de seguridad para el tema del carnaval y la participación activa de los operadores. Se divulgarán los valores institucionales y en la campaña de divulgación se realizará una rueda de prensa. Luis Alfredy se compromete en remitir por correo masivo la información precisa para su divulgación y socialización con los operadores y padres de familia. Compromisos / tareas Remitir consolidado de quejas y reclamos registrados en el SIM para la asistencia técnica y revisión que está realizando el Grupo de Asistencia técnica

Responsables

Fechas

Marta Luz Insignares Oficina Gestión Servicio y Atención

Enero 24 del 2.013

Mayra Barrios García Coordinadora de Planeación Gestión documental: Reportar el cronograma de las transferencias que se realizarán en la vigencia 2013. Dependencias que presenten dificultades deben reportar por escrito los inconvenientes para organizar un plan especial. Remitir el cronograma de mesas públicas y rendición de cuentas 2.013 Realizar la inspección y revisión del puesto de trabajo de Euriloco Flórez Realizar formación y entrenamiento en aspectos específicos a la SP Angela Sarmiento en temas técnicos, financieros y administrativos que le corresponden al Centro Zonal Baranoa Tramitar las reubicaciones aprobadas en el comité Gestionar con salud pública suero antiofídico para el centro zonal Sabanagrande Realizar taller de Asistencia técnica a los coordinadores zonales y equipos de

Coordinadores de Grupo Regional y zonal

Enero 30 del 2013

Mayra Barrios García Coordinadora de Planeación Mónica Lemus Rojano. Coordinadora Grupo Administrativo Mónica Patricia Lemus y Coordinadores de Grupo Regional

Enero 24 del 2.013

Mónica Lemus Rojano. Coordinadora Grupo administrativo Mónica Lemus Rojano. Coordinadora Grupo Administrativo Miryam Yolanda Gutierrez, Coordinadora Grupo de

Enero 31 del 2.013

Enero 31 del 2.013

Enero 28 del 2013

Enero 28 del 2.013

Enero 31 del 2.013

F1 PR20 MPA1 P5 Versión 2.0

BIENESTAR FAMILIAR

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primera infancia en las diferentes modalidades. Realizar taller de Asistencia técnica a los coordinadores zonales y equipos del programa PAE para clarificar lineamientos del programa PAE, contrato de interventoría y clarificar funciones y competencias en el ejercicio de la supervisión y la interventoría. Programa PAE: Remitir información de pago de anticipo PAE, fecha, No de cuenta, etc. para ejercer el control establecido en el contrato de aporte por parte de los supervisores.

asistencia técnica Miryam Yolanda Gutierrez, coordinadora Grupo de asistencia técnica y Martha Diaz.

Enero 31 del 2.013

Yolanda Ruiz Pinzón. Coordinadora Grupo financiero

Enero 24 del 2.013

FIRMA ASISTENTES Nombre Luz Elena Betancur Isabel Maria Salazar Mónica Patricia Lemus Rojano Miryam Yolanda Gutierrez

Cargo / Dependencia Directora ICBF Regional Atlántico Coordinadora Grupo Jurídico ICBF Coordinadora Grupo Administrativo Coordinadora Grupo de Asistencia Técnica

Entidad ICBF I/3F ICBF

Firma c:—,

a

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Yolanda Ruiz Pinzón

Coordinadora Grupo Financiero

ICBF

Mayra Barrios García

Coordinadora Grupo Planeación

ICBF

Johan Cabrera

y Sistemas Profesional Dirección Regional

ICBF

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Inés Rosales, Marta Mercado, Yamile Campbell, Rosario Navarro, Betty Figueroa, Fanny García, Carmen Carrillo Beatriz Felizzola, Lucy Barraza, Zuleyma Borrero, Ayda Pájaro, Martha Diaz

Próxima reunión

Coordinadores Zonales

ICBF

ti' 1 - Nutricionistas equipos zonales

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Fecha

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Hora

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Lugar

Se da por terminada la reunión a las 4: 30 p.m.

LUZ ELENA BETANCUR PR-E-SUS-ENTE

Y A BARRIOS GARCIA SECRETARIA

F1 .PR20.MPA1 .P5 Versión 2.0

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