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COPIA CONTROLADA ESTUDIOS PREVIOS PRESTACIÓN DE SERVICIOS PARA EL MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE IMPRESORAS, FOTOCOPIADORA, VIDEO PROYECTORES, SCANNER, CÁMARAS DE SEGURIDAD, GRABADOR CCTV DE CUATRO CANALES, SISTEMA DE TURNERO Y DESTRUCTORA DE PAPEL. MODALIDAD: MÍNIMA CUANTÍA CÓDIGO Nº PME- 0200302005413 NOVIEMBRE 15 DE 2013 En cumplimiento a lo establecido por la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 734 de 2012, se analiza la procedencia de realizar el proceso de contratación para la PRESTACIÓN DE SERVICIOS PARA EL MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE IMPRESORAS, FOTOCOPIADORA, VIDEO PROYECTORES, SCANNER, CÁMARAS DE SEGURIDAD, GRABADOR CCTV DE CUATRO CANALES, SISTEMA DE TURNERO Y DESTRUCTORA DE PAPEL. VIABILIDAD PRESUPUESTAL CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: 20131506 del 15/11/2013 Descripción

Rubro

Valor

Fuente de los recursos

2102311622004

MANTENIMIENTO Y REPARACIONES

$1.512.640

PROPIOS

DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE LA ENTIDAD ESTATAL PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN. La Personería Municipal de Envigado, requiere la contratación del servicio de mantenimiento (preventivo y correctivo) con el fin de garantizarle a los funcionarios y contratistas la permanente disponibilidad de impresoras, fotocopiadora, video proyectores, scanner, cámaras de seguridad, grabador CCTV de cuatro canales, sistema de turnero y destructora de papel. Debido a que son equipos que ya no se encuentran con la garantía de fábrica establecida. Estos equipos están sometidos a condiciones de uso normal y permanente durante las jornadas laborales establecidas, lo cual hace necesario un eficaz y eficiente servicio de mantenimiento a fin de responder con las

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COPIA CONTROLADA necesidades de funcionamiento en condiciones óptimas. Por lo anterior se hace necesaria la contratación de una empresa con experiencia en el ramo, ya que no se cuenta con infraestructura ni personal de planta que atienda esta actividad. Dentro de los deberes de los servidores públicos, se describe la obligación de mantener en buen estado de funcionamiento los bienes muebles e inmuebles de propiedad del Estado, que son entregados en desarrollo de las funciones de toda institución pública y preservar el patrimonio público. De acuerdo con lo expuesto anteriormente y teniendo en cuenta que la Personería Municipal de Envigado debe cumplir con la obligación de mantener en buen estado de funcionamiento los bienes muebles de propiedad del Estado en este caso con los equipos mencionados anteriormente, de propiedad de la entidad, se justifica y se hace necesario adelantar el proceso de contratación de mínima cuantía, teniendo en cuenta el valor del contrato a celebrar, con las especificaciones y requisitos que se describen más adelante. En este sentido, para el desarrollo de sus actividades, en cumplimiento de sus funciones, este ente de control requiere contar y mantener en buen estado de funcionamiento los equipos mencionados que apoyan la realización de las actividades de los servidores de la Personería, en el entendido de que son soporte fundamental para el desarrollo de las mismas, de acuerdo con la información suministrada por la líder del proceso de apoyo a la infraestructura. Para cubrir dicha necesidad es preciso contratar el servicio de mantenimiento de impresoras, fotocopiadora, video proyectores, scanner, cámaras de seguridad, grabador CCTV de cuatro canales, sistema de turnero y destructora de papel, el cual incluya los repuestos que deban suministrarse para las reparaciones requeridas, ya que la Personería no cuenta con personal capacitado que realice esta tarea. LA DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR, CON SUS ESPECIFICACIONES Y LA IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR. Contratar la prestación se servicios para el mantenimiento preventivo y correctivo de impresoras, fotocopiadora, video proyectores, scanner, cámaras de seguridad, grabador CCTV de cuatro canales, sistema de turnero y destructora de papel. Para efectos del presente proceso, se debe entender por mantenimiento preventivo y correctivo, las siguientes definiciones:

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COPIA CONTROLADA Mantenimiento preventivo: “La actividad que permite revisar, diagnosticar y preparar los computadores, para prevenir y detectar las fallas en su fase inicial y corregirlas en el momento oportuno, permitiendo que los equipos funcionen en mejores condiciones. El mantenimiento preventivo se realizará por una sola vez dentro del desarrollo del contrato”. Mantenimiento correctivo: Corrección de las averías, daños o fallas, cuando éstas se presentan en los equipos y que no son planificadas, permitiendo que los equipos sigan operando normalmente, incluye el suministro de absolutamente todos los repuestos requeridos. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS: El contratista deberá atender los equipos de las siguientes características:

Mantenimiento preventivo: Scanner MARCA: HP SCANJET N8460, MODEL: FCLSD0503, SERIAL: CN94DA0082-L2689A-301 Mantenimiento correctivo y preventivo: VIDEO PROYECTOR: MARCA: SONY, MODEL: VPL-ES2, SERIAL: 22518 Mantenimiento correctivo y preventivo: VIDEO PROYECTOR: MARCA: EPSON Power 1600 lúmenes, MODEL: H368A, SERIAL: NEHF130869L Mantenimiento correctivo y preventivo: FOTOCOPIADORA: MARCA: SHARP, MODEL: AL-205OCS, SERIAL: 05032017 Mantenimiento correctivo y preventivo: IMPRESORA MARCA: HP, MODELO: LaserJet 1150, SERIAL: CNDJ131366 Mantenimiento correctivo y preventivo: IMPRESORA MARCA: HP, MODELO: LaserJet 2820, SERIAL: CNDS195504 Mantenimiento correctivo y preventivo: IMPRESORA MARCA: HP, MODELO: LaserJet 1200 Series, SERIAL: CNBSG66410 Mantenimiento preventivo: IMPRESORA MARCA: EPSON TM-U200PD, MODELO:

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COPIA CONTROLADA M119D, SERIAL: AY6K016489 Mantenimiento preventivo: CAMARAS DE SEGURIDAD MARCA: XTS VIDEO MODELO (Cámara1): XTS-HRBU540-IR 540 TVL MODELO (Cámara3): XTS-MDVPIR-540-12 Descripción componentes: Fuente de poder XTS HPS124UL 4 CAM 12 V DC SUPLY 1 A PER OUTPUT. Grabador CCTV XTS-DVR7204V VERSATILE 4CH DVD RW, PENTAPLEX H.264, 120/120 FPS, 4/4 I/O SENS, 2 I/1CON 1 TERA DE DISCO. UPS 600 VA. Mantenimiento preventivo: TURNERO MARCA: Dispensador Automático de Turnos DAT, MODELO: TURNSTAT 2.0, SERIAL: DYD-0299 Mantenimiento preventivo: DESTRUCTORA DE PAPEL MARCA: NHITAN, MODELO: NHI-900, SERIAL: 1022 OBLIGACIONES ESPECIFICAS: El contratista prestará el servicio aceptando el estado, las condiciones de mantenimiento y localización que en la actualidad tienen los equipos calle 38 A Sur Nº 43-67 (Municipio de Envigado) relacionados anteriormente, así mismo debe brindar la orientación al usuario en el correcto uso de los equipos. Disponer para realizar la actividad de todas las herramientas y elementos necesarios para realizar en forma óptima el mantenimiento preventivo. Garantizar que las partes de los equipos reparadas o cambiadas en la ejecución de la presente contratación, funcionarán en perfectas condiciones por el término de seis (6) meses a partir de la instalación o puesta en funcionamiento del mismo. Si alguna parte reparada o cambiada de los equipos, llegare a fallar, el contratista se compromete a cambiarla por una igual o de superiores características, sin costo alguno para la Personería Municipal de Envigado. Tener en perfecto estado de funcionamiento los equipos anteriormente mencionados. Suministrar e Instalar sin costo adicional para el Ministerio los repuestos que se requieran durante la vigencia del contrato.

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COPIA CONTROLADA Las partes y/ó repuestos que se instalen deberán ser nuevos y originales. LOS FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN Se trata de realizar un proceso de selección de mínima cuantía, de acuerdo a lo establecido artículo 3.5.1. del decreto 734 de 2012, que indica:” El presente capítulo reglamenta las adquisiciones de bienes, servicios y obras cuyo valor no exceda del diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la entidad contratante, independientemente de su objeto, cuyas reglas se determinan exclusivamente en el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011 y en el presente capítulo salvo las menciones expresamente efectuadas en el presente decreto a esta modalidad, el cual constituye el procedimiento aplicable a las adquisiciones que no superen el valor enunciado”. EL ANÁLISIS QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO El valor del monto del contrato ha sido establecido por la autonomía del contratante, que para este caso es la Personería de Envigado y el cual proviene del presupuesto aprobado por el Honorable Concejo Municipal para la Vigencia Fiscal 2013, en una cuantía de UN MILLÓN QUINIENTOS DOCE MIL SEISCIENTOS CUARENTA PESOS ($1.512.640). El valor establecido para el contrato objeto del presente estudio, está de acuerdo con las condiciones de mercado, las consultas realizadas directamente a los prestadores del servicio y acorde con el presupuesto asignado. LA JUSTIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN Para el proceso de selección abreviada del 10%de menor cuantía, la oferta más ventajosa será la que realice el ofrecimiento económico más favorable para la Entidad y cumpla con los requisitos.

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COPIA CONTROLADA

EL SOPORTE QUE PERMITA LA TIPIFICACIÓN, ESTIMACIÓN, Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES QUE PUEDAN AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONÓMICO DEL CONTRATO. Los riegos inherentes a la presente contratación se pueden tipificar, estimar y asignar, cuya asociación se sujeta al cumplimiento del contrato y la calidad del servicio prestado. DEFINICIÓN DE RIESGO: El riesgo supone un hecho externo al sujeto económico, que puede acontecer o no en algún momento determinado. Por lo que el riesgo puede ser contemplado como elemento de incertidumbre que puede afectar a la actividad empresarial, pudiendo ser motivado por causas externas o internas. TIPIFICACIÓN DE LOS RIESGOS: Es la enunciación que la entidad hace de aquellos que en su criterio puedan presentarse durante y con ocasión de la ejecución del contrato. ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS: Es el señalamiento que hace la entidad de la parte contractual que deberá soportar la ocurrencia de la circunstancia tipificada, asumiendo su costo. Solamente se considerarán situaciones de riesgo debidamente justificadas que puedan afectar la prestación normal del servicio durante el plazo de ejecución, las cuales pueden afectar el equilibrio económico del contrato para el presente proceso. Dada la naturaleza del contrato, se han identificado varios tipos de riesgos, los que se detallan a continuación:

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RIESGO DE PRECIOS: Las cotizaciones que hacen parte integral del Soporte Económico (Estudio de Mercado) no presentan formula de ajuste, teniendo en cuenta que eventualmente se presentan variaciones en los precios unitarios, asume este riesgo en su totalidad el contratista. RIESGOS DE CARÁCTER CAMBIARIO: Derivado de una variación de la tasa de cambio durante el proceso precontractual, entre la oferta y el cumplimiento del contrato, por lo cual el contratista asumirá los riesgos de una posible devaluación. Asignación: Este riesgo lo debe asumir el contratista deberá prever esta situación y en caso de presentarse asumirá en su totalidad los costos financieros que ellos les represente. Los asume 100% el contratista. RIESGO EMPRESARIAL: Teniendo en cuenta la actividad económica que el contratista representa, las gestiones empresariales dentro de este proceso son asumidas por él, por lo tanto cualquier eventualidad en el marco de no constituirse dichas gestiones este riesgo es asignado al contratista, por ejemplo, incumplimiento de uno ó más requerimientos técnicos, incumplimiento en el suministro o demora en la entrega de un mayorista o de un distribuidor o de un fabricante de uno o varios bienes contratados, los costos los asumirá el contratista, puesto que solo son imputables a él. RIESGO TRIBUTARIO: La obligación de los impuestos y las variaciones que se produzcan durante la ejecución serán asumidas totalmente por el contratista. Toda norma del Régimen Tributario o cambiario de obligatorio cumplimiento para Personería de Envigado que modifique las condiciones pactadas en el contrato, especialmente en cuanto a las cláusulas que contienen obligaciones del contratista, serán introducidas al contrato sin mediar negociación alguna con el contratista por cuanto Personería de Envigado no tiene la facultad de negociar apartes normativos de obligatorio cumplimiento.

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COPIA CONTROLADA Este riesgo y sus consecuencias serán asumidos por Personería de Envigado, siempre y cuando altere la ecuación contractual. RIESGOS POR QUIEBRA,

CONCURSO

DE ACREEDORES

O INSOLVENCIA

DEL

CONTRATISTA. Cuando en desarrollo del objeto se produzca quiebra, concurso de acreedores o insolvencia del Contratista que amenacen la ejecución del contrato o causen paralización grave o inminente del contrato. Este riesgo será asumido por el Contratista. Modificación de valores o reajustes de precios aplicables a terceros que tengan relación con el contratista como proveedores de este. Cuando en desarrollo del contrato se modifican los precios no aplicables al contrato, pero si aplicables a las relaciones con terceros como proveedores del Contratista por cuanto aumentan su valor transaccional, la Personería de Envigado no reconocerá reajuste en el valor inicial del contrato, toda vez que estas relaciones son responsabilidad total del contratista. Este riesgo será asumido por el Contratista. RIESGOS DE CARÁCTER TÉCNICO Son los contemplados por la aplicación de conocimientos y maquinaria específica para la prestación del servicio. Estos son: Riesgo Humano, Riesgo Eléctrico, otros riesgos. Riesgo Humano: Es el que puede provocar perjuicio a la integridad física y mental de los seres humanos que visiten o laboren en el lugar donde se suministraran los elementos y que provenga directamente de la actividad de los funcionarios del contratista que prestan el servicio o de las obras en ejecución o posterior a ellas. Por Accidente Laboral sin perjuicio a terceros:

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COPIA CONTROLADA Cuando se produzca un accidente durante la ejecución de la obra que afecte únicamente al personal del contratista por ocasión de las actividades que realiza. Será responsabilidad y competencia total y absoluta del contratista. Por lo anterior el contratista deberá asegurar a su personal por accidentes laborales en la prestación del servicio. Por Accidente Laboral con perjuicio a terceros: Cuando se produzca un accidente durante la ejecución del objeto contractual con afectación a funcionarios o visitantes al lugar donde se desarrollan, será responsabilidad y competencia total y absoluta del contratista. Por lo anterior el contratista debe cubrir a terceros por accidentes producidos con ocasión de la ejecución del objeto contractual. RIESGOS POR EL MOMENTO EN QUE SE PUEDEN PRODUCIR DE CARÁCTER JURÍDICO Riesgo por incumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato estatal: Todo incumplimiento imputable al contratista en la ejecución del contrato, dará lugar a que la Personería de Envigado, haga uso de las facultades excepcionales consagradas e n el Estatuto General de Contratación Pública, así como la exigencia y efectividad de la garantía única que ampara el contrato y/o de las cláusulas de multas y penal pecuniaria cuando sea el caso. Este riesgo y sus consecuencias serán asumidos en su totalidad por el contratista. Riesgos de orden público que alteren la ejecución del contrato estatal: Cuando existan graves circunstancias que alteren el orden público o se decreten los estados de excepción, que afecten la ejecución del contrato, ajenos a la voluntad de las partes contratantes. Este riesgo será compartido por las partes. Riesgo de Fuerza Mayor o Caso Fortuito Cuando se presenten causas de Fuerza Mayor o Caso Fortuito en desarrollo del contrato, que afecten la ejecución del objeto, si es imputable al Contratista, este asumirá el riesgo y deberá notificar del mismo a la Personería de Envigado con las debidas justificaciones.

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COPIA CONTROLADA RIESGO POR MALA CALIDAD DE LOS SERVICIOS. Este riesgo es asignado en su totalidad al contratista. ECONÓMICOS Incremento en los precios de los repuestos, por fluctuaciones en las tasas cambiarias del dólar o moneda utilizada en la transacción entre el fabricante y el proveedor. 10% - Contratista. Escasez de los repuestos en el mercado. 10% - Contratista. ADMINISTRATIVOS Fallas en la logística, equipos y organización para la prestación eficiente del servicio, por parte del contratista. 15% - Contratista. REGULATORIOS Expedición de nuevas normas técnicas, al igual que la imposición de nuevos impuestos locales o nacionales. 5% 0Contratista. RIESGOS QUE ASUME LA ENTIDAD La Personería de Envigado asume el riesgo en un 100% de la disponibilidad oportuna de los recursos con cargo a los cuales se ejecutará el proyecto. Personería de Envigado asume en un 100% el riesgo de la adecuada ejecución presupuestal de los recursos asignados para la ejecución del presente proyecto. INOPERANCIA EN EL SEGUIMIENTO Y EN MANEJO PRESUPUESTAL CAUSAL DE RIESGO PREVISIBLE

SOPORTE JÚRIDICO

Demoras en la designación del L. 80 Art. 4 interventor. Improvisación en la selección del L. 80 Art. 4 interventor o supervisor.

AMPARO O RESPONSABILIDAD DEL CUBRIMIENTO DEL RIESGO RIESGO Responsabilidad de la Se tiene designado un Entidad, demoras en el inicio interventor o supervisor. del contrato principal. Responsabilidad de la Se asigna un Entidad, falta de idoneidad FUNCIONARIO del área para cumplir las funciones. con experiencia y se le re induce en la función de interventoría o

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COPIA CONTROLADA supervisión. No hacerle seguimiento y no requerir L. 80 art. 4°, los pagos de aportes al SSSI y L. 1150 art. 23 parafiscales si corresponde. Desatender sus recomendaciones.

Interventor para cumplir el formulismo legal. Interventor no comprometido: instrucciones y conceptos verbales.

Efectuar pagos interventoría.

sin

actas

de

Contratar sin disponibilidad. Destinación oficial diferente.

Ejecutar el contrato sin registro presupuestal. Descoordinación entre el interventor, el Grupo de contratación y la Secretaría de Hacienda. Arbitrariedad en el orden de los pagos.

Responsabilidad de la El designado ha recibido Entidad (interventor) y El instrucción sobre el contratista. seguimiento. El supervisor cuenta con L. 80 Art. 4 Responsabilidad de la los conocimientos Entidad (interventor) y El requerimientos para contratista. vigilar el cumplimiento del contrato. L. 80 Art. 4 Responsabilidad de la La instrucción ha sido Entidad (interventor). real; hay seguimiento de los informes. L. 80 Art. 4 Responsabilidad de la La instrucción ha sido Entidad, ausencia de real; hay seguimiento de interventoría al contrato. los informes. El interventor y/o L. 80 Art. 4 Responsabilidad de la supervisor tiene Entidad y del interventor y/o instrucción precisa sobre supervisor. este requerimiento; hay seguimiento de los informes y revisión para los pagos. Responsabilidad de la Está descartado hay L. 80, art. 25 No. Entidad - Peculado. disponibilidad del CDP. 13 y 14 Responsabilidad de la Se está afectando el Entidad - Peculado. rubro presupuestal correspondiente L. 80/93 y L. 179 Responsabilidad de la Está previsto verificar –Presupuesto. Entidad - Peculado. este requisito. Responsabilidad de la Hay un procedimiento a Entidad por demoras e cumplir. incumplimientos. Ley 1150, Art. 19 Responsabilidad de la El pacto de pago está Entidad - Discriminación. relacionado a un PAC

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COPIA CONTROLADA Intereses de mora.

Exigir cuentas de cobro o factura

que se pide simultáneamente. Ley 962 de 2008 Responsabilidad de la Se atenderá a la cuenta Art. 18 entidad – Interventor y de cobro o factura Contratista presentada.

LA EXIGENCIA DE GARANTÍAS DESTINADAS A AMPARAR LOS PERJUICIOS DE NATURALEZA CONTRACTUAL Teniendo en cuenta la naturaleza, forma de pago y cuantía del contrato, no es necesario constituir garantías.

VIRGINIA LÓPEZ FLÓREZ Personera de Envigado MPM