2013

ANAGOLF Sitio administrativo, Facturación Manual de usuario

Melquisedeth Soto Paniagua 10/09/2013

ANAGOLF Sitio Administrativo

Tabla de contenido 1.

Configuración ......................................................................................................................... 3

1.1.

Tipo de cambio ................................................................................................................... 3

1.2.

Conceptos de pago ............................................................................................................. 4

1.3.

Actualización de consecutivos ............................................................................................ 4

1.4.

Plantillas............................................................................................................................. 5

2.

Facturación ............................................................................................................................ 7

2.1.

Socios ................................................................................................................................. 7

2.2.

Otros .................................................................................................................................. 9

2.3.

Abonos ............................................................................................................................. 11

2.4.

Anular facturas ................................................................................................................. 13

2.5.

Notas de crédito y débito ................................................................................................. 15

2.6.

Anulación de notas de crédito y débito............................................................................. 18

2.7.

Cierres de caja .................................................................................................................. 19

2.8.

Impresión de facturas del cierre ....................................................................................... 21

2.9.

Reportes........................................................................................................................... 22

2

ANAGOLF Sitio Administrativo

1. Configuración 1.1. Tipo de cambio El sitio administrativo de la Asociación Nacional de Golf (en adelante ANAGOLF) permite a los usuarios realizar la facturación y gestión de pagos en colones y en dólares. Pero para esto se debe mantener al día el tipo de cambio de la moneda dólar. Para realizar la actualización del tipo de cambio siga las siguientes instrucciones: ingresa al sitio administrativo de ANAGOLF. Una vez en él, diríjase en el menú principal a la siguiente ruta “Administración/administrativo/configuración/Tipo de cambio”.

Una vez ahí se le desplegara un formulario como el siguiente:

En el mismo usted tendrá la posibilidad de ver un histórico del tipo de cambio del dólar de las fechas en que ha sido registrado en el sistema. Y también contara con la opción para registrar el tipo de cambio del dólar para una fecha específica. Para hacer esto seleccione la fecha para la que desea registrar el tipo de cambio y seguidamente haga clic en la opción “cargar”. El sistema se conectara al servicio que brinda en el Banco Central de Costa Rica y cargara el tipo de cambio para la venta y compra del dólar. Una vez que se han cargado los datos haga clic en el botón “registrar” y el tipo de cambio cargado se registrara en el sistema. Tenga en cuenta que puede registra el sistema el tipo de cambio para las fechas que desee, pero el mismo podrá ser registrado una única vez.

3

ANAGOLF Sitio Administrativo

1.2. Conceptos de pago El sistema administrativo de ANAGOLF le da la posibilidad de realizar la facturación a sus asociados y otras personas, por medio de “conceptos de pagos” que le ayudaran a llevar un mejor control de los ingresos que se reciben. Para administrar los conceptos de pagos ingrese a la siguiente ruta: “Facturación/Conceptos de pago”

Una vez que haya ingresado a la opción indicada, se cargara un formulario como el siguiente:

Si usted desea registrar un nuevo concepto lo que debe hacer es completar los datos en el formulario y luego hacer clic en el botón “Guardar” para registrar el concepto en el sistema. Si lo que desea hacer es modificar un concepto, debe seleccionar el concepto de la lista, cuando haga esto se mostraran los datos del mismo en el formulario. Cambio el dato que desee y seguidamente haga clic en la opción “Guardar”.

1.3. Actualización de consecutivos El sistema administrativo le permite realizar la actualización del consecutivo de los diferentes documentos que se administran. Para realizar la actualización de los mismos siga la siguiente ruta: “Administración/Administrativo/Configuración/Consecutivos.”

4

ANAGOLF Sitio Administrativo

Una vez que ingrese a la opción se cargara el siguiente formulario:

Para modificar el consecutivo del documento deseado ingrese el número necesario, teniendo en cuenta que a este se le va a sumar una unidad cuando se genere el documento. Por ejemplo, si el nuevo número de factura a registrar en el sistema es “100” usted deberá ingresar el valor “99” y después presionar el botón “Actualizar”.

1.4. Plantillas El sistema administrativo de ANAGOLF cuenta con varias opciones para envío de notificaciones a asociados, estas notificaciones se envían por medio de correo electrónico, y cada una de ellas presenta un formato. Dicho formato usted lo puede establecer ingresando en la siguiente ruta “Administración/Configuración/Plantillas”

Una vez que ingrese a la opción indicada se cargara un listado con las platillas que usted puede modificar:

5

ANAGOLF Sitio Administrativo

Para editar la plantilla deseada haga clic en la opción “Editar”. Se cargara un formulario como el siguiente:

En este formulario usted podrá editar la plantilla, podrá aplicar estilos y colores a la plantilla del correo electrónico. Una vez que haya realizado los cambios podrá guardarlos y regresar al listado anterior o bien cancelar la acción y volver al listado.

6

ANAGOLF Sitio Administrativo

2. Facturación 2.1. Socios El sistema administrativo de ANAGOLF está diseñado para realizar la facturación a los asociados de dos manera: 1. Por concepto de pagos de membresia. 2. Por pagos detallados de facturas. Para registrar una factura para un asociado siga la siguiente ruta: “Administración/Socios.” Una vez ahí seleccione el asociado al que le desea realizar la factura. Haciendo esto usted ingresara al formulario para la modificación de datos de un socio, en este se mostrará un menú superior en el que tendrá las diferentes opciones para facturación:

1. Registrar pago de membresía: se utiliza para registrar los pagos de membresias, esta función se utiliza ya que cuando se realiza el pago en esta sección y la factura se registra, automáticamente se actualizan las fechas de cobro para el próximo periodo del asociado.

7

ANAGOLF Sitio Administrativo

2. Registrar otros pagos: se utiliza para registrar pagos detallados para un asociado, la estructura de este formulario es la siguiente:

La primera sección del formulario, “Datos del socio”, corresponde a los datos básicos del socio, el estado de las cuentas por pagar que tiene pendientes. La segunda sección, “datos de la factura”, corresponde a los datos principales de la factura a generar. La tercera sección, “Detalle de la factura”, corresponde al detalle de la factura, en este usted podrá registrar los diferentes conceptos de pago que componen la factura. Cabe destacar que cuando usted registre una línea de la factura y desee eliminarla lo que deberá hacer es seleccionar la misma y presionar el botón “eliminar”:

8

ANAGOLF Sitio Administrativo

La cuarta sección, “detalle del pago”, corresponde al desglose del pago de la factura a registrar, en este se pueden ingresar montos en efectivo, cheque, deposito, tarjeta u otro (este concepto se utiliza para algún movimiento no especificado.)

Tenga en cuenta que usted puede realizar facturas en colones y en dólares. Pero que para ingresar una factura en dólares debe estar registrado el tipo de cambio de la fecha a la que corresponde la factura. También tiene la opción de dejar una factura a saldo, pero esto depende del monto que tenga disponible el asociado (esto lo puede consultar en la sección de datos generales).

2.2. Otros El sistema administrativo de ANAGOLF le permite realizar facturación para personas no asociadas. Para esto ingrese a la siguiente ruta: “Administración/clientes”. Una vez ahí, seleccione el cliente al que le desea facturar. Ingresara al formulario para actualización de datos, en la parte superior de este encontrara la opción para registrar una factura al cliente:

9

ANAGOLF Sitio Administrativo

Haga clic en el botón “facturar”. Se cargara el siguiente formulario:

La primera sección del formulario, “Datos del cliente”, corresponde a los datos básicos del cliente, el estado de las cuentas por pagar que tiene pendientes. La segunda sección, “datos de la factura”, corresponde a los datos principales de la factura a generar. La tercera sección, “Detalle de la factura”, corresponde al detalle de la factura, en este usted podrá registrar los diferentes conceptos de pago que componen la factura. Cabe destacar que cuando usted registre una línea de la factura y desee eliminarla lo que deberá hacer es seleccionar la misma y presionar el botón “eliminar”:

10

ANAGOLF Sitio Administrativo

La cuarta sección, “detalle del pago”, corresponde al desglose del pago de la factura a registrar, en este se pueden ingresar montos en efectivo, cheque, deposito, tarjeta u otro (este concepto se utiliza para algún movimiento no especificado.) Tenga en cuenta que usted puede realizar facturas en colones y en dólares. Pero que para ingresar una factura en dólares debe estar registrado el tipo de cambio de la fecha a la que corresponde la factura. También tiene la opción de dejar una factura a saldo, pero esto depende del monto que tenga disponible el asociado (esto lo puede consultar en la sección de datos generales).

2.3. Abonos El sistema administrativo de ANAGOLF le permite realizar facturas, ya sea para asociados o clientes, y dejar las mismas a saldo. Cuando usted registre una factura y esta quede a saldo usted deberá realizar una serie de abonos hasta cancelar el monto de la misma. Para aplicar un abono a una factura de un asociado o cliente siga los siguientes pasos: a. Asociado: en el formulario de actualización de datos, en el menú superior del formulario, seleccione en “Pagos” la opción “abonos”

b. Clientes: en el formulario de actualización de datos, seleccione la opción superior “Abonar”

11

ANAGOLF Sitio Administrativo

Una vez que haya realizado alguna de las acciones anteriores se cargara el formulario para seleccionar el documento al que se le debe aplicar el abono (en ambos casos se cargara el mismo formulario):

En este formulario seleccione el documento al que le desea aplicar el abono, haciendo un clic sobre la imagen enmarcada en verde. Una vez que haga esto, se cargara el formulario para aplicar un abono (en ambos caso se cargara el mismo formulario):

En este formulario deberá indicar la fecha en que se realiza el abono, el detalle del pago del abono y si lo hay, alguna observación. Y después hacer clic en el botón guardar. Una vez realizado esto, se cargara el comprobante del abono.

12

ANAGOLF Sitio Administrativo

2.4. Anular facturas Una vez que usted ha realizado una factura, y se le presenta la necesidad de anular dicha factura usted contara con la opción para la anulación de facturas. Para esto ingresa a la siguiente opción: “Facturación/Anular facturas”:

Nota: Tenga en cuenta que esta es una opción reservada, la cual no puede ser utilizada por cualquier usuario del sistema. Para el uso de esta opción se requiere de un permiso especial. Una vez que ingrese a la opción indicada se cargara el siguiente formulario:

El mismo está compuesto por dos secciones: a. Facturas dentro del cierre: esta corresponde a las facturas que se encuentran en el cierre del día, las cuales puede eliminar sin ningún problema, para anular una de estas facturas haga clic en la opción anular. b. Facturas cierre anterior: esta opción es para facturas que se encuentran en un cierre que fue realizado en un cierre anterior, en esta deberá ingresar el número de la factura a

13

ANAGOLF Sitio Administrativo

anular y después hacer clic en la opción “Buscar”, los datos de la factura se cargaran. Para anular la factura deberá hacer clic en el botón “Anular factura”.

Una vez que haya ejecutado alguna de las dos opciones, se cargara el siguiente formulario:

En el mismo usted deberá indicar el motivo por el cual desea anular la factura y posteriormente hacer clic en el botón “Anular factura”. Nota: si la factura se encuentra a saldo se cargara una leyenda en rojo indicando el estado de la factura.

14

ANAGOLF Sitio Administrativo

2.5. Notas de crédito y débito El sistema administrativo de ANAGOLF le permite registrar notas de crédito y débito, esto de acuerdo a las operaciones que usted deba realizar. Para hacer uso de esta opción usted deberá ingresar al formulario de actualización de datos de los asociados. Una vez ahí siga los siguientes pasos: a. Notas de crédito: en el menú superior del formulario, haga clic en la opción “Notas de crédito y débito” y después en la opción “Crear nota de crédito”.

Una vez que ingrese a la opción, se cargara el siguiente formulario:

15

ANAGOLF Sitio Administrativo

En el mismo deberá indicar el monto de la nota de crédito, la moneda en la que se registra, la fecha de la nota de crédito, el concepto por el cual se está registrando la nota de crédito y alguna observación que usted crea pertinente. Una vez que haya ingresado los datos indicados deberá hacer clic en el botón “guardar”. Después de esto se cargara el comprobante de la nota de crédito. b. Nota de crédito para cancelar facturas: en el menú superior del formulario, haga clic en la opción “Notas de crédito y débito” y después en la opción “Cancelación de facturas”.

Una vez que ingrese a la opción, se cargara el siguiente formulario:

Este tipo de nota de crédito tiene como finalidad la cancelación de facturas que se encuentran a saldo. En la misma usted debe ingresar la fecha en que realiza la nota, la moneda, el concepto por el cual registra la nota y alguna observación que crea necesaria. Además de esto deberá seleccionar las facturas a las que le va aplicar la nota de crédito. Tenga en cuenta que cada una de las facturas que seleccione será cancelada en su totalidad. También debe tomar en cuenta que solo puede aplicar una nota de crédito a facturas con la misma moneda de esta.

16

ANAGOLF Sitio Administrativo

c. Notas de débito: en el menú superior del formulario, haga clic en la opción “Notas de crédito y débito” y después en la opción “Notas de débito”.

Una vez que ingrese a la opción, se cargara el siguiente formulario:

En este formulario debe especificar el monto, la moneda, la fecha en que se realiza la nota de débito, el concepto por el cual la registra y alguna observación que crea pertinente. Seguidamente deberá hacer clic en el botón “guardar”. La nota se registrara en el sistema y se cargara el comprobante de la misma. 17

ANAGOLF Sitio Administrativo

2.6. Anulación de notas de crédito y débito a. Notas de crédito: cuando usted requiera anular una nota de crédito deberá ingresar a la siguiente opción: “Facturación/Anular notas de crédito”.

Una vez que ingrese a la opción indicada se cargara el siguiente formulario:

Para anular una nota de crédito deberá hacer un clic en la imagen con forma de equis. Una vez realizado esto la nota de crédito quedara anulada en el sistema.

18

ANAGOLF Sitio Administrativo

a. Notas de débito: cuando usted requiera anular una nota de débito deberá ingresar a la siguiente opción: “Facturación/Anular notas de débito”.

Para anular una nota de débito usted deberá hacer un clic en la imagen con forma de equis. Una vez realizado esto la nota de débito quedara anulada en el sistema.

2.7. Cierres de caja Una vez que usted haya realizado la facturación diaria es necesario que se realicen los cierres de caja respectivos, esto por motivos de contabilidad. El sistema administrativo le permite realizar esto ingresando a la siguiente opción: “Facturación/Cierre de caja/Realizar cierre”.

Una vez que ingrese a la opción indicada, se cargara un formulario como el siguiente:

19

ANAGOLF Sitio Administrativo

En el mismo se cargaran todos los detalles correspondientes al cierre de caja del día, tome en cuenta que para cargar esta información se evalúa la fecha y hora en que se realizó el último cierre de cajas y se cargan todos los documentos realizados hasta el momento en que se carga el formulario. Para registrar el cierre de caja usted deberá hacer un clic en el botón “Realizar cierre de caja”. Una vez que ejecute esta acción, se cargara un reporte con los datos del cierre de caja realizado.

20

ANAGOLF Sitio Administrativo

2.8. Impresión de facturas del cierre El sistema administrativo de ANAGOLF cuenta con una opción para realizar la impresión de las facturas generadas en un cierre de caja. Para utilizar dicha opción usted deberá ingresar en la siguiente ruta: “Facturación/Cierre de cajas/Imprimir facturas cierre”.

Una vez que ingrese a la opción, se cargara un formulario como el siguiente:

El formulario está compuesto por dos secciones: a. Facturas a imprimir: en esta se listan todas las facturas que están por imprimirse, y que pertenecen al último cierre de caja. Para cargar una factura usted deberá hacer un clic en la opción “seleccionar”. Seguidamente de esto se cargara el comprobante de la factura.

21

ANAGOLF Sitio Administrativo

b. Factura seleccionada: en esta sección se carga el comprobante de la factura registrada, para imprimir el comprobante de esta factura usted deberá hacer un clic en el botón con la imagen de una impresora (enmarcado en verde). Esto de manera igual para cada una de las facturas que desee imprimir.

2.9. Reportes El sistema administrativo de ANAGOLF cuenta con una serie de reportes concernientes al proceso de facturación. Para ingresar a estos siga la siguiente ruta: “Facturación/ Reportes”.

En esta opción usted encontrara los reportes que se detallan a continuación: a. Factura específica: este reporte tiene la finalidad de cargar los datos de una factura registrada en el sistema. Para consultar una factura ingrese el numero de la misma y después haga clic en la opción “cargar”.

22

ANAGOLF Sitio Administrativo

b. Facturas ingresadas en el día: este reporte le da la opción de consultar todas las facturas registradas en el día actual. c. Facturas registradas: este reporte le permitirá consultar todas las facturas registradas hasta la fecha en el sistema:

d. Facturas a saldo: este reporte le brindara la información concerniente a todas las facturas que se encuentran a saldo, esto a la fecha en la que se genera el mismo:

23

ANAGOLF Sitio Administrativo

e. Facturas por fechas: este reporte tiene como objetivo cargar todas las facturas que estén entre una fecha inicial y una fecha final, ambas indicadas por el usuario:

Indique la fecha inicial y la fecha final para cargar las facturas y seguidamente haga clic en el botón “cargar reporte”.

24

ANAGOLF Sitio Administrativo

25