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MANEJO DE BASES DE DATOS

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TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN 1. OBJETIVO Y ALCANCE 1.1.

OBJETIVO

1.2.

ALCANCE Y COBERTURA

2.

NORMATIVIDAD

3.

DEFINICIONES

4.

CONDICIONES GENERALES

4.1

ESQUEMA GENERAL.

4.2

CARACTERÍSTICAS Y FUNCIONALIDADES DE SGBD.

4.3

FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR DE LA BASE DE DATOS – DBA

5.

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

5.1

ADMINISTRACIÓN DE LA BASE DE DATOS DEL REGISTRO PROFESIONAL

5.2

APROBACIÓN NUEVOS CÓDIGOS DE PROFESIONES PARA EL SISTEMA

5.3

ACTIVIDADES DE ADMINISTRACIÓN DE CUENTAS DE USUARIO

5.4

CONTROL DE LOTE Y MODIFICACIÓN DE REGISTRO

5.5

CORRECCIÓN DE DATOS EN LOS SISTEMAS SOPORTE DE INFORMACIÓN DEL REGISTRO NACIONAL DE PROFESIONALES

5.6

MIGRACIÓN AL REGISTRO NACIONAL DE PROFESIONALES PARA APROBACIÓN Y CONFIRMACIÓN DE MATRICULA Y CERTIFICADO EN EL CONSEJO NACIONAL

5.7

ACTUALIZACIÓN DE DATOS EN REGISTRO DE PROFESIONALES

5.8

PROCEDIMIENTO DE CONSULTA DEL REGISTRO DE PROFESIONALES

6.

ANEXOS

7.

CONTROL DE CAMBIOS

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INTRODUCCIÓN El Consejo Profesional Nacional de Ingeniería - COPNIA, para dar cumplimiento a sus funciones establecidas en la Ley 842 de 2003, en especial el artículo 26; que enuncia que debe “Implementar y mantener, dentro de las técnicas de la informática y la tecnología moderna, el registro profesional de ingeniería correspondiente a los profesionales de la ingeniería, de sus profesiones afines y de sus profesiones auxiliares”, por lo anterior debe contar con las herramientas y procedimientos necesarios para su cabal cumplimiento. Adicionalmente el COPNIA cuenta con diferentes plataformas informáticas con bases de datos para la gestión de procesos administrativos y misionales, lo que requiere de una herramienta de control para el Manejo de Bases de Datos, que pueda ser aplicada en todas las áreas funcionales de la Entidad. 1. OBJETIVOS Y ALCANCE 1.1

OBJETIVOS •

Definir una documentación detallada con los procedimientos que faciliten mantener la apropiada y controlada gestión de la Base de Datos del CONSEJO PROFESIONAL DE INGENIERÍA -COPNIA.

•

Asistir en los procesos de sistemas de información que forman parte del COPNIA, conformando su documentación, definiendo las diferentes funciones que el sistema exige para el control y optimización del sistema de información.

•

Documentar los sistemas de información.

•

Documentar la administración y gestión de la Base de Datos.

•

Definir las funciones y procedimientos de administración de las bases de datos.

•

Estandarizar los procesos necesarios para la optimización de los sistemas de información y bases de datos.

•

Mantener la Integridad, Seguridad y Disponibilidad de los datos del Registro Nacional de Profesionales.

1.2 ALCANCE Y COBERTURA El COPNIA cuenta con un sistema de información principal denominado Registro Nacional de Ingenieros y otros sistemas soporte para la gestión de las diferentes áreas, entre ellos se encuentran el DEPURA, AACOS, WORKFLOW y Consulta WEB, entre otros. El alcance de este manual es sobre el manejo de las bases de datos y sistemas de información de la Entidad, especialmente la información que conforma el Registro Nacional de Ingenieros para todas las áreas y oficinas del COPNIA a nivel nacional.

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El Registro Nacional de Ingenieros del COPNIA se encuentra instalado en la sede principal con acceso a nivel local, se lleva el registro profesional de la expedición de Matriculas Profesionales, Certificados de Inscripción Profesional, y Certificado de Matrícula para los Ingenieros, Profesionales Afines y Auxiliares de la Ingeniería, y Maestros de Obra respectivamente, además de los trámites realizados como Certificados de Vigencia y Conducta, Reposiciones, Sanciones, Amonestaciones y Permisos Temporales. Dentro de los objetivos de la Entidad para contar con sistemas de información que contenga una base de datos del Registro Nacional de Ingenieros se tienen: • • • • •

•

•

Obtener un sistema de información de alta calidad y confiabilidad. Mantener sistematizada y controlada la información que se encuentra en el archivo de la Entidad. Mantener disponible información en línea de forma descentralizada o centralizada para la gestión y desarrollo administrativo de la Entidad. Brindar confiabilidad y veracidad de la información a usuarios internos y externos de la Entidad. Ofrecer seguridad a la información del Registro Nacional de Profesionales, con base a lo establecido en el MANUAL PLAN DE CONTINGENCIA Y POLITICAS DE SEGURIDAD DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN.(ST-mp-01) Mantener coherencia y consistencia en la información registrada en el base de datos del Registro Nacional de Profesionales con la información que repose en los documentos físicos. Mantener, preservar y optimizar la base de datos del registro profesional.

2. NORMATIVIDAD No aplica para el presente procedimiento.

3. DEFINICIONES 3.1 AUDITORÍA DE LA BASE DE DATOS Para asegurar la calidad de la información contenida en la Base de Datos, se mantienen tablas de auditoría de las bases de datos, que permitan hacer el seguimiento a los registros y modificaciones con el objeto de asegurar su confiabilidad. 3.2 ARQUITECTURA CLIENTE-SERVIDOR Es la integración distribuida en un sistema de red, con los recursos, medios y aplicaciones que, definidos modularmente en los servidores, administran, ejecutan y atienden a las solicitudes de los clientes; todos interrelacionados física y lógicamente. En un esquema cliente-servidor se denomina cliente a la máquina que solicita un determinado servicio y servidor a aquella que proporciona tal servicio.

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3.3 BASE DE DATOS Es una colección de archivos y datos, ordenados, organizados y relacionados entre sí, con la finalidad de permitir su manejo y procesamiento con el objeto de obtener información. 3.4 CONSISTENCIA DE INFORMACIÓN En aquellos casos en los que no se ha logrado eliminar la redundancia, será necesario vigilar que aquella información que aparece repetida se actualice de forma coherente, es decir, que todos los datos repetidos se actualicen de forma simultánea. 3.5 CONSULTAS En bases de datos una consulta es el método para acceder a los datos en ellas residentes. Con las consultas se puede modificar, borrar, mostrar y agregar datos en una Base de Datos. Para esto se utiliza un lenguaje de consultas. El lenguaje de consultas a Base de Datos más utilizado es el SQL (Lenguaje estándar de consultas). 3.6 CONTROL DE LA CONCURRENCIA El Sistema de Gestión de Bases de Datos del Registro Nacional de Profesionales tiene la posibilidad de que varios funcionarios accedan a la información registrada en la base de datos de forma simultánea, así mismo se puede administrar y controlar el acceso concurrente a la información por parte del administrador. 3.7 COPIAS DE SEGURIDAD O DE RESPALDO Es la copia total o parcial de los datos residentes en el disco duro, CD/DVD, Bases de Datos u otro medio de almacenamiento. Las copias de respaldo se utilizan para tener una o más copias del contenido de información de las Bases de Datos de tal forma que se puedan recuperar en el caso de pérdida del original. Para una mayor información sobre este ítem, se puede consultar en el MANUAL PLAN DE CONTINGENCIA Y POLÍTICAS DE SEGURIDAD DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN (ST-mp-01). 3.8 CUENTAS DE USUARIO Las cuentas autentican a los usuarios que intentan abrir archivos protegidos. Cada cuenta especifica un nombre de cuenta y una contraseña. 3.9 DBA - ADMINISTRADOR DE BASE DE DATOS Es la persona responsable del mantenimiento de una base de datos. En general incluye, las actividades de crear y probar respaldos (backups), ayudar a la verificación de la integridad de los datos, definir y/o implementar controles de acceso a los mismos, y asegurarse de la disponibilidad y desempeño de la base de datos. El DBA responsable de la base de datos del Registro Nacional de Profesionales será designado por escrito. 3.10 INDEPENDENCIA DE LA APLICACIÓN Consiste en la capacidad de modificar el esquema (físico o lógico) de una base de datos sin tener que realizar cambios en las aplicaciones de software que se sirven de ella.

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3.11 INDICES Permiten un rápido acceso a registros que contienen valores específicos. Son estructuras, que se definen para un atributo o conjunto de atributos asociados, que permiten simular una secuencia lógica para las tablas. La principal cualidad de un índice reside en la capacidad para acelerar el acceso a un dato específico. 3.12 INTEGRIDAD DE LA INFORMACIÓN Corresponde a un conjunto de seguridades que son utilizadas para mantener los datos correctos. Es decir, se trata de proteger los datos ante fallos de hardware, datos introducidos por usuarios descuidados, o cualquier otra circunstancia capaz de dañar la información almacenada. 3.13 ESTRUCTURA DE LA BASE DE DATOS Hace referencia a los tipos de datos, los vínculos o relaciones y restricciones que deben cumplir esos datos (integridad de datos y redundancia de datos). 3.14 MANEJO DE TRANSACCIONES Una Transacción es un programa que se ejecuta como una sola operación. Esto quiere decir que el estado luego de una ejecución en la que se produce una falla es el mismo que se obtendría si el programa no se hubiera ejecutado. El Sistema de Gestión de Bases de Datos del Registro Nacional de Profesiones provee mecanismos para programar las modificaciones de los datos de una forma mucho más simple. 3.15 MODELO ENTIDAD – RELACIÓN E/R Es un tipo de modelo de datos conceptual de alto nivel que se emplea en el diseño de las bases de datos relacionales. El modelo entidad-relación muestra la estructura de la base de datos empleando todo tipo de herramientas conceptuales. 3.16 ROL DE USUARIOS Los roles de usuarios especifican el nivel de acceso y conjunto de privilegios de la información de la Base de Datos de acuerdo con las funciones del funcionario en el sistema. Los conjuntos de privilegios también pueden restringir el acceso a determinadas tablas, registros o campos de un archivo. Cada usuario del Sistema de Registro Nacional de Ingenieros tiene asignado un conjunto de privilegios, que determina el nivel de acceso en el sistema. 3.17 SEGURIDAD DE LA BASE DE DATOS La información almacenada en una base de datos puede llegar a tener un gran valor. Los Sistemas de Gestión de Bases de Datos deben garantizar que esta información se encuentra segura frente a usuarios malintencionados, que intenten leer información privilegiada; frente a ataques que deseen manipular o destruir la información; o simplemente ante las imprudencias, descuidos o malos manejos de algún usuario autorizado. El Sistema de Gestión de Bases de Datos del Registro Nacional de Profesionales dispone de un complejo sistema de permisos a usuarios y grupos de usuarios, que permiten otorgar

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diversas categorías de permisos. Para una mayor información sobre este ítem, se puede consultar en el MANUAL PLAN DE CONTINGENCIA Y POLÍTICAS DE SEGURIDAD DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN. (ST-mp-01) 3.18 SGBD - SISTEMA DE GESTIÓN DE BASE DE DATOS Es un tipo de software muy específico, dedicado a servir de interfaz entre la base de datos, el usuario y las aplicaciones que la utilizan. Se compone de un Lenguaje de Definición de Datos (DDL: Data Definition Languaje), de un Lenguaje de Manipulación de Datos (DML: Data Manipulation Languaje), y de un Lenguaje de Consulta (SQL: Structured Query Languaje). El propósito general de los sistemas de gestión de base de datos es el de manejar de manera clara, sencilla y ordenada un conjunto de datos que posteriormente se convertirán en información relevante, para un buen manejo de los datos 3.19 TIEMPO DE RESPUESTA El tiempo en que el Sistema de Gestión de Bases de Datos tarda en darnos la información solicitada y en almacenar los cambios realizados. 3.20 TIPOS DE DATOS En programación, un tipo de dato es una restricción impuesta para su interpretación, manipulación y representación, entre ellos se encuentra el tipo: entero, carácter, fecha, etc. 4. CONDICIONES GENERALES Los registros generados con la aplicación de este procedimiento se conservan de acuerdo a lo establecido en la Tabla de Retención Documental. 4.1. ESQUEMA GENERAL Aquí se indican los procedimientos y funciones generales que se deben tener en cuenta para el manejo y administración de los sistemas de información y Bases de Datos que se manejan en el COPNIA. El área de Sistemas del COPNIA, está conformado por personas idóneas en el campo de sistemas, quienes prestan asesoría técnica sobre el presente procedimiento y supervisan su correcto desarrollo en la ejecución del mismo. La base de datos del Registro Nacional de Profesionales, presenta las siguientes ventajas, entre otras: •

Proveen facilidades para la manipulación de grandes volúmenes de datos.

•

Simplifican la programación de chequeos de consistencia.

•

Con las políticas de seguridad y respaldo garantizan que los cambios de la base serán siempre consistentes.

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•

Permiten realizar modificaciones en los datos con un impacto mínimo en el código de los programas.

•

Permiten implementar un manejo centralizado de la seguridad de la información (acceso a usuarios autorizados), protección de información, de modificaciones, inclusiones, consulta.

•

Bajan drásticamente los tiempos de desarrollo y aumentan la calidad del sistema desarrollado si son bien explotados por los administradores de la base de datos.

•

Proveen interfaces y lenguajes de consulta que simplifican la recuperación de los datos.

•

Permiten administrar la base de datos y controlar los datos que se interactúan con la misma.

Para la debida operación del Sistema de Gestión de Base de Datos del Registro Nacional de Profesionales se deben tener en cuenta los siguientes factores: •

Contar como mínimo con una persona para que administre la base de datos, DBA.

•

El Administrador del Sistema de Gestión de Base de Datos del Registro Nacional de Profesionales, o de cualquier otra base de datos de las aplicaciones soporte de la misma, debe contar con conocimientos en sus funcionalidades para poder aprovecharlas al máximo.

•

Contar con la infraestructura tecnológica y física necesaria para instalar el Sistema de Gestión de Base de Datos, de tal forma que no se presenten inconvenientes de rendimiento en su operación.

A continuación se enuncian los Sistemas de Gestión de Base de Datos con los que cuenta el COPNIA a la fecha, para la operación y gestión de sus actividades misionales: N°

Sistemas de Gestión de Base de Datos

1.

Microsoft SQL Server

3. 4.

MySQL Microsoft Visual Fox Pro

Aplicaciones que maneja Registro Nacional de Profesionales y Sistema Workflow, etc. Página web, Consulta web, etc. AACOS, DEPURA, etc.

4.2. CARACTERÍSTICAS Y FUNCIONALIDADES DE SGBD En el presente numeral se describen algunas de las funcionalidades más importantes de los Sistemas de Gestión de Base de Datos del Registro Nacional de Profesionales y de aquellos sistemas de información que están relacionados con el mismo:

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•

Controlar el consecutivo de la numeración y la fecha de expedición de Resoluciones Seccionales y Nacionales del COPNIA a nivel Nacional por vigencia.

•

Administrar y generar las Resoluciones Seccionales de aprobación y Resoluciones Nacionales de confirmación de Matrículas para Ingenieros, Certificados de Inscripción Profesional para Profesionales Afines y Auxiliares a la Ingeniería y Certificados de Matrícula para Maestros de Obra.

•

Permite realizar consultas de información por diferentes criterios de búsqueda de Resoluciones Seccionales y Nacionales, solicitudes de inscripción, certificado y matrículas de inscritos, sanciones, amonestaciones, permisos otorgados, y diferente tipo de información de los procesos misionales de Trámites Matrículas y Certificados, Expediciones de Permisos Temporales, Procesos Disciplinarios, Divulgación y Atención al Ciudadano.

•

Garantiza la confidencialidad y seguridad mediante la adecuada administración de la base de datos del Registro Nacional de Profesionales con roles, usuarios y claves de acceso.

•

Opción para la realización de copias de seguridad y la recuperación de la información en caso de desastre o falla de la base de datos del Registro Nacional de Profesionales. Lo anterior se debe realizar de acuerdo con el procedimiento establecido en el MANUAL PLAN DE CONTINGENCIA Y POLÍTICAS DE SEGURIDAD DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN (ST-mp-01).

•

Cuenta con una aplicación de software que permite elaborar de forma automatizada documentos y reportes como: resoluciones, informes, actas, memorados, etc, con información de la base de datos del Registro Nacional de Profesionales.

•

Características de estandarización y relación de información mediante la codificación de tablas de universidades, profesiones, seccionales, resoluciones, etc.

•

Codificación con numeración cronológica de control de registro de información en el Registro Nacional de Profesionales mediante numeración interna de registros en tablas, consecutivo cronológico de numeración de matrículas y certificados profesionales, consecutivos cronológicos de documentos por vigencia como resoluciones, radicaciones, actas, etc.

•

Procedimientos almacenados que se ejecutan en tiempo real registrando en tablas de seguimiento el ingreso, la actualización o eliminación de la información más relevante del Registro Nacional de Ingenieros, en donde se almacena cómo se encontraban antes, cómo quedó después, el usuario que realizó la acción, la fecha y hora del evento. Esta funcionalidad es adicional al log de auditoría del sistema de gestión de bases de datos.

•

Para otros sistemas de información como el SICAME, SIPRES, ACTIVOS, DEPURA, entre otros, se tiene parametrizada la opción automática de crear una copia de seguridad de todas las tablas que contienen la información en el disco duro del computador done se encuentre instalado el sistema.

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•

Administración del Sistema de Gestión de la Base de Datos, mediante las políticas de seguridad establecidas, garantizando que la información solo se encuentre disponible para usuarios autorizados y previniendo así el hurto o “Hacking” a que pueda estar sometida. Para mayor información ver el MANUAL PLAN DE CONTINGENCIA Y POLÍTICAS DE SEGURIDAD DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

•

Módulos que permiten obtener información estadística cuando se requiera, con diferentes criterios de búsqueda como: cantidades, períodos, clasificaciones, agrupaciones y comparativos, que garantice una información confiable, veraz y oportuna a los usuarios de la Entidad autorizados. Ejemplo: Informes estadísticos de gestión para el Consejo.

•

Posibilidad de consolidar información específica y estadística del Registro Nacional de Profesionales, para atender solicitudes particulares de usuarios internos o externos de la Entidad. Para lo anterior deben remitir la solicitud al área de Sistemas en donde el COPNIA previa verificación de la justificación se reservará el derecho de suministrar de forma total o parcial la información, previa aprobación de la Secretaría General y/o la Dirección Jurídica.

•

Capacidad de prestar el servicio de consulta de información del Registro Nacional de Ingenieros a todos los funcionarios del COPNIA a nivel nacional, para contribuir en la gestión y operación de la Entidad en Procesos Misionales y Administrativos de: Divulgación, Inspección y Vigilancia, Trámite de Matrículas y Certificados, Atención al Ciudadano, Expedición de Permisos Temporales, Procesos Disciplinarios, Certificados Gestión Contable, Gestión Documental y Sistematización de Información.

•

Utilización de llaves primarias, llaves foráneas, procedimientos almacenados, índices, relaciones de códigos de información entre tablas, para que no exista duplicidad de información y mejorar el desempeño del sistema. Adicionalmente es compatible con un sistema de aplicación que permita la validación de datos. Por ejemplo controlar que no se registre en la base de datos fechas futuras a la fecha actual.

•

Facilita el registro de inconsistencias, errores críticos, errores no críticos, controles de lote, de acuerdo con lo establecido en el procedimiento de PRODUCTO NO CONFORME y el presente manual.

•

Permite mantener un control detallado, veraz y eficiente de préstamos y consulta externa a los expedientes de los diferentes Seccionales, así mismo permite generar de forma controlada los reportes necesarios para la revisión, archivo, consulta y préstamo de los expedientes.

•

Determina con facilidad la información de profesionales inscritos, que a la fecha no son competencia del COPNIA, con el objeto de depurar el archivo y determinar la cobertura del servicio de la Entidad.

•

Mediante el cruce de información con diferentes bases de datos permite identificar o detectar registros inconsistentes y expedientes sospechosos, para su correspondiente investigación y aclaración.

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•

Facilita la cuantificación e identificación del número de expedientes físicos faltantes para realizar el procedimiento de reconstrucción de acuerdo con lo establecido en el procedimiento de CONTROL DE REGISTROS Y ARCHIVO (GD-pr-02) y el MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA DEPURA (GD-md-03).

•

Cuenta con la funcionalidad de validación con filtros que garantiza que los usuarios de los Sistemas de Gestión del Registro Nacional de Profesionales, no registren una solicitud de Trámite de Matrícula o Certificado en un Seccional que no es de su competencia, o que registren una profesión de una universidad que no otorga dicho título profesional, entre otros.

•

Control sobre la modificación y actualización del Registro Nacional de Profesionales, de acuerdo con el procedimiento de control de lote establecido en el presente manual.

•

Provee información del Registro Nacional de Profesionales, de forma legible, fácilmente identificable, llevando un control de los registros, con la posibilidad de poder consultar y verificar por diferentes criterios de búsqueda y ordenamiento cronológico.

•

Los sistemas de gestión de bases de datos de los procesos misionales y administrativos (Workflow y Registro de Profesionales), se encuentran instalados en servidores ubicados en distintos lugares, mientras que la base de datos del Registro Nacional de Ingenieros se encuentran ubicada en la sede principal del COPNIA a disposición permanente de la Entidad.

•

El servidor donde se encuentre el Sistema de Gestión de la Base de Datos del Registro Nacional de Ingenieros permite identificar los archivos e información a los cuales se tuvo acceso, programas utilizados, intentos fallidos de acceso al sistema, genera alertas de detección de intrusos, para identificar las acciones sospechosas que se tienen sobre esta, permitiendo así una auditoría completa de los sistemas de información de la Entidad.

•

Capacidad para desactivar y ocultar información histórica de registros que ya no se utilizan en los procesos del Registro Nacional de Ingenieros, como por ejemplo códigos de profesiones no competencia, códigos de universidades que ya no existen.

•

Todos los funcionarios del COPNIA pueden consultar el Registro Nacional de Profesionales desde un link del sistema Workflow que se conecta al servidor web que contiene una copia actualizada de la base de datos Registro Nacional de Profesionales únicamente para consulta.

•

El Registro Nacional de Profesionales se encuentra permanentemente actualizado con las la siguiente información de los procesos misionales de la Entidad: o Información de profesionales inscritos con Matrícula o Certificado de Inscripción Profesional. o Números de Resoluciones Nacionales expedidas de Matrículas o Certificados de Inscripción Profesional. o Consecutivo por vigencia de Resoluciones Nacionales a partir del año 2004. o Permisos temporales otorgados a profesionales graduados en el extranjero.

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o o o o

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Sanciones y amonestaciones realizadas a profesionales en el ejercicio. Certificados de vigencias y conducta expedidos desde el año 2001. Duplicados y reposiciones de Tarjeta expedidas desde el año 2001. Lista de profesiones y universidades, debidamente identificadas competencia del COPNIA.

A continuación se describe la documentación y funciones de los sistemas de información y Bases de Datos del COPNIA, para su correcto funcionamiento, esta documentación, administración y funcionamiento han sido desarrolladas por el área de Sistemas de la Entidad. .

4.3

FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR DE LA BASE DE DATOS - DBA

El DBA es la persona encargada de definir y controlar las Bases de Datos del COPNIA, en especial la del Registro Nacional de Profesionales, además proporciona asesoría a los desarrolladores, usuarios y funcionarios que la requieran. Entre las funciones se encuentran: FUNCIÓN

Administrar la Estructura de la Base de Datos

Administrar la Actividad de los Datos

Administrar el Sistema de Gestión de Base de Datos.

Asegurar la confiabilidad de la Base de Datos

DESCRIPCIÓN Esta responsabilidad incluye participar en el diseño inicial de la Base de Datos y su puesta en práctica así como controlar y administrar sus requerimientos, ayudando a evaluar alternativas, incluyendo los sistemas de gestión de bases de datos que se requieren utilizar y ayudando en el diseño general de la Bases de Datos. El Administrador de las Bases de Datos supervisa el trabajo del personal de diseño de la Base de Datos. El DBA (Administrador de Base de Datos) no es usuario del sistema, no administra los datos sino la actividad que se lleve a cabo sobre ellos. Protege los datos, no los procesa. Dado que la Base de Datos es un recurso compartido, el DBA debe proporcionar estándares, guías de acción, procedimientos de control y la documentación necesaria para garantizar que los usuarios trabajen en forma cooperativa y complementaria al procesar datos en la Bases de Datos. Existe una gran actividad al interior de un sistema de gestión de bases de datos. La concurrencia de múltiples usuarios requiere la estandarización de los procesos de operación; el DBA es responsable de estas especificaciones y de asegurarse que estas lleguen a quienes concierne. El DBA debe procurar siempre que los estándares que sean aplicados beneficien también a los usuarios, privilegiando siempre la optimización en la operación del motor de Bases de Datos y el apego de las políticas de la Entidad. (Ver Manual Plan de Contingencia y Políticas de Seguridad de Sistemas de Información). Entre las funciones del DBA se encuentra la de revisar los estándares periódicamente para determinar su operatividad, ajustarlos, ampliarlos o cancelarlos y hacer que éstos se cumplan. Se trata de realizar un sistema de Bases de Datos lo suficientemente robusto para que sea capaz de recuperarse frente a errores o usos inadecuados. Se deben utilizar gestores con las herramientas necesarias para la reparación de los posibles errores que las Bases de Datos pueden

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FUNCIÓN

Confirmar la Seguridad de la Base de Datos

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DESCRIPCIÓN sufrir, como por ejemplo las ocasionadas tras un corte inesperado en el suministro de energía eléctrica. (Ver Manual Plan de Contingencia y Políticas de Seguridad de Sistemas de Información) Algunas actividades son: • Restringir el acceso a los procedimientos para ciertos usuarios. • Restringir al acceso a los datos para ciertos usuarios y/o procedimientos. • Evitar la coincidencia de horarios para usuarios que comparten similares permisos. Para mayor información ver el Manual Plan de Contingencia y Políticas de Seguridad de Sistemas de Información.

5. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Los procedimientos que a continuación se relacionan, fueron planeados y desarrollados para la administración y manejo de los sistemas de información y las bases de datos de la Entidad. 5.1 ADMINISTRACIÓN DE LA BASE DE DATOS DEL REGISTRO PROFESIONAL No.

Nombre de la actividad

1

Inicio del Procedimiento

2

3

4

Crear Bases de Datos y Tablas

Especificar las Restricciones de Integridad de los Datos.

Administrar la Concurrencia.

Descripción

Creación de la Base de Datos: Localización y Tipo. Creación de Tablas: • Selección de los tipos de datos. • Fragmentadas o no fragmentadas. • Localización. • Determinación del espacio en disco. • Modo de aseguramiento (locks). Las restricciones de integridad se mantienen en una estructura especial del sistema que consulta el gestor de la Base de Datos cada vez que se tiene lugar una actualización en el sistema. Estos son algunos métodos para asegurar la integridad de los datos: • Privilegios: Base de Datos –Tabla - Columna • Integridad de identidad, semántica y referencial. • Vistas. Esta actividad está relacionada directamente con las políticas de seguridad del Manual Plan de Contingencia y Políticas de Seguridad de Sistemas de Información (ST-mp-01). La administración de la concurrencia involucra el cómo los datos son consultados y actualizados en un ambiente multiusuario. Existen dos tipos de control de la concurrencia: • Concurrencia de Lectura: (Instrucción SELECT) administrada a través de los niveles de aislamiento. • Concurrencia de Actualización: Instrucciones INSERT, DELETE y UPDATE.

Responsable

Funcionario asignado como DBA

Funcionario asignado como DBA

Funcionario asignado como DBA

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No.

Nombre de la actividad

5

Optimizar el Acceso a los Datos.

6

Definir el Esquema Conceptual.

7

Definir el Esquema Interno

8

Realizar Vinculación con los Usuarios

9

Definir Procedimientos de Respaldo y Recuperación.

10

Supervisar el Desempeño y Responder a cambios en los Requerimientos.

11

Regular la Concesión de Autorización para el Acceso a los Datos.

12

Definir Esquema.

13

Definir la estructura de almacenamiento del método de acceso.

14

Fin del Procedimiento

Descripción • Índices. • Estadísticas de actualización. • Distribución de datos. Decidir con exactitud cuál es la información que debe mantenerse en la Base de Datos, una vez identificados los datos por almacenar en un nivel abstracto, el DBA debe crear a continuación el esquema conceptual correspondiente, empleando el DDL conceptual. Definir la representación de la información en las Bases de Datos almacenadas (diseño físico). Debe crear la definición de la estructura de almacenamiento correspondiente (esquema interno) con el DDL interno y definir la correspondencia entre los esquemas interno y conceptual. Encargarse de la comunicación con los usuarios, garantizar la disponibilidad de los datos que requieren y escribir y/o ayudar a los usuarios a escribir los esquemas externos necesarios, empleando el DDL externo aplicable. Definir un plan de recuperación adecuado que incluya descarga o vaciado periódico de la Base de Datos en un medio de almacenamiento de respaldo, y procedimientos para cargar otra vez la Base de Datos a partir del vaciado más reciente cuando sea necesario. Esta actividad está relacionada directamente con el Manual Plan de Contingencia y Políticas de Seguridad de Sistemas de Información (ST-mp-01). Organizar el sistema de modo que se obtenga el mejor desempeño para el COPNIA, y realizar los ajustes apropiados cuando cambien los requerimientos. La concesión de diferentes tipos de autorización, permite al DBA regular que partes de la Base de Datos van a poder ser accedidas por varios usuarios. Esta actividad está relacionada directamente con el Manual Plan de Contingencia y Políticas de Seguridad de Sistemas de Información (ST-mp-01).. Es el esquema original de la Base de Datos se crea escribiendo un conjunto de definiciones que son traducidas por el compilador de DDL a un conjunto de tablas que son almacenadas permanentemente en el diccionario de datos. Estructuras de almacenamiento y de acceso adecuados se crean escribiendo un conjunto de definiciones que son traducidas por el compilador del lenguaje de almacenamiento y definición de datos.

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Responsable Funcionario asignado como DBA Funcionario asignado como DBA

Funcionario asignado como DBA Funcionario asignado como DBA

Funcionario asignado como DBA

Funcionario asignado como DBA

Funcionario asignado como DBA

Funcionario asignado como DBA Funcionario asignado como DBA

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5.2 APROBACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE NUEVOS CÓDIGOS DE PROFESIONES PARA EL SISTEMA DE INFORMACIÓN No.

Nombre de la actividad

1

Inicio del Procedimiento

Descripción

Responsable

Los funcionarios que radican solicitudes de matrículas y certificados profesionales a nivel nacional, deben tener en cuenta que el COPNIA, únicamente podrá otorgar matrículas y certificados a profesionales que la Ley le permita.

2

Verificar si la profesión es competencia en la página web de la Entidad.

En página web de la Entidad se encuentra disponible y actualizada la lista de profesiones competencia del COPNIA, por lo tanto el funcionario debe verificar en la misma si existe la profesión, así mismo verificar en la sección Otros Consejos las profesiones que no son competencia, antes de realizar solicitud. Después de realizar la comprobación de la existencia de la profesión en listas de profesiones competencia y no competencia de la página web, deben comunicarse a la Dirección Jurídica del COPNIA para verificar la competencia.

Todos los funcionarios usuarios de sistemas de información del COPNIA.

En importante verificar la aprobación y programa académico de las universidades y carreras en los sitios web de las Instituciones de Educación Superior y en el portal del Ministerio de Educación Nacional SINIES. Si la profesión aparece en el listado de profesionales competencia de la página web del COPNIA se pasa a la actividad N° 4. El funcionario del COPNIA comunicará al área de Sistemas la solicitud de creación del código enviando una fotocopia del diploma de grado del solicitante vía FAX o por correo electrónico. 3

Solicitar la actualización de la de profesión

Para el caso de solicitudes de profesionales graduados en el extranjero deben enviar adicionalmente una fotocopia de la resolución de convalidación de título académico expedida por la autoridad competente.

Funcionario del COPNIA que realiza la solicitud.

Tener en cuenta que no debe tramitarse o radicarse ninguna solicitud que no cuente con su debido código de profesión o universidad actualizado en los sistemas de información del Registro Nacional de Profesionales del COPNIA. El funcionario del área de Sistemas realizará los siguientes pasos para actualizar la información del sistema: 4

Registro y comunicación del nuevo código asignado

1. Imprimir el diploma y recolectar el visto bueno de autorización de competencia por parte del responsable del área Jurídica del COPNIA. 2. Verificar en la base de datos del Registro Nacional de Profesionales que la profesión y universidad no se encuentre ya registrada con código. Si la profesión no es

Funcionario del área de Sistemas autorizado.

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No.

Nombre de la actividad

Descripción

Vigente a partir de Junio 2009 1a. Actualización Pág.16/26

Responsable

competencia y está en la base de datos, se realiza el procedimiento de bloquear el código. 3. Ingresar la profesión o universidad asignándole un nuevo código en el Registro Nacional de Profesionales. 4. Actualizar todos los sistemas de información y bases de datos soporte del Registro Nacional de Profesionales. (Página Web, Workflow, DEPURA, etc.) 5. Verificar que la información ingresada al sistema del Registro Nacional de Profesionales y a los sistemas soporte esté debida y correctamente registrada. 6. Archivar de la documentación soporte en folder AZ del área de Sistemas con el nombre del solicitante, la firma y fecha del funcionario que realizó el procedimiento. Para el caso, que la profesión no sea competencia del COPNIA, se actualizan los datos en la página web en la sección Otros Consejos, e inactivan la profesión en el sistema Workflow para que no se vuelva a utilizar. El funcionario que realizó la solicitud de incorporación del código de la nueva profesión o universidad en los sistemas de información del Registro Nacional de Profesionales de la Entidad, en un tiempo no mayor a 5 días hábiles debe verificar que la información concuerde y se encuentre registrada correctamente en todos los sistemas de información: Workflow, páginas web, etc. 5

Verificar información.

Para el caso de las profesiones que no sean competencia del COPNIA, debe verificar que se encuentren registradas correctamente en la página web del COPNIA, en la sección Otros Consejos.

Funcionario del COPNIA que realiza la solicitud.

Si en la verificación realizada por el funcionario se detecta cualquier inconsistencia o error de digitación debe comunicar al correo electrónico del área de Calidad para que realice el seguimiento a la corrección. El área de Calidad cerrará el proceso hasta que se verifique nuevamente la corrección en los sistemas de información. 6

Fin del procedimiento

5.3 ACTIVIDADES DE ADMINISTRACIÓN DE CUENTAS DE USUARIO No.

Nombre de la actividad

1

Inicio del Procedimiento

2

Solicitar actualización de usuario en el sistema

Descripción

Responsable

En el evento que un funcionario del COPNIA cambie sus funciones, sea encargado temporalmente de otras funciones o salga a disfrutar de un período de vacaciones, el Profesional de Gestión Administrativa debe comunicar al área de Sistemas por correo electrónico la siguiente información:

Profesional de Gestión Administrativa del COPNIA.

SI-mb-02

MANEJO DE BASES DE DATOS

No.

Nombre de la actividad

Descripción

Vigente a partir de Junio 2009 1a. Actualización Pág.17/26

Responsable

• Nombre completo del funcionario o supernumerario que realizará las nuevas funciones. • Cargo o funciones que desempeñará temporalmente. • Período en que desempeñará las funciones, fecha inicial y fecha final. • Comunicar si el funcionario desempeñará dos cargos al mismo tiempo. Para el caso de retiro de un funcionario del COPNIA, debe comunicar de forma inmediata el nombre y los sistemas que utilizaba en el ejercicio de sus funciones, lo anterior con el objeto de desactivar al usuario en los sistemas de información de la Entidad.

3

Crear o actualizar el usuario y clave de acceso

Las claves de acceso a los sistemas de información son responsabilidad de cada funcionario, por lo anterior estas deben cambiarse con frecuencia y cuando se requiera, en especial si se detecta que otras personas tienen conocimiento de la misma. Para algunos casos el sistema les exigirá cambiar la clave mínimo cada seis (6) meses. El DBA o funcionario del área de Sistemas es el encargado de realizar la creación o actualización de usuarios teniendo en cuenta las siguientes consideraciones: • Si el funcionario se retira definitivamente de la Entidad se elimina o inactiva la cuenta de usuario. • Si no existe la cuenta de usuario, se crea una nueva cuenta de acuerdo con el perfil, rol y funciones del funcionario. • Si ya existe una cuenta de usuario con el perfil y rol del funcionario que va realizar el encargo, se actualiza el nombre, el cargo y se cambia la clave de acceso. • Cambiar clave de acceso y enviarla por correo electrónico al nuevo responsable. El DBA del sistema de información debe conocer claramente las funciones, procesos, módulos y funcionalidades del sistema con el objeto de crear y actualizar cuentas de usuario de forma correcta. Para el Registro Nacional de Profesionales se definieron los siguientes roles: Sólo consulta de datos, Inserción de datos y Actualización de datos. Se aclara que únicamente el administrador del sistema tiene permisos de seguridad habilitados para ingresar registros al Registro Nacional de Ingenieros de acuerdo con el proceso de registro de matrícula o certificado profesional mensual.

4

Verificar la información.

Tanto el funcionario que realizó la solicitud como el funcionario que será responsable del usuario y la clave de acceso asignada en los sistemas de información, deben verificar que la misma se active en el período establecido. El funcionario responsable del usuario debe realizar el cambio de la clave asignada.

DBA Funcionario del área de Sistemas autorizado.

Funcionario que entrega y funcionario que recibe le cargo.

SI-mb-02

MANEJO DE BASES DE DATOS

No.

Nombre de la actividad

Vigente a partir de Junio 2009 1a. Actualización Pág.18/26

Descripción

Responsable

Una vez termine sus funciones el funcionario encargado del COPNIA debe comunicar al área de Sistemas la fecha de entrega del cargo y las actividades pendientes al funcionario que recibirá nuevamente el cargo para que se realice el procedimiento de actualización de usuarios en los sistemas de información. Para el caso de que el funcionario o supernumerario se retire de la Entidad, el jefe inmediato debe recibir el cargo, verificar las actividades pendientes y reasignarlas a otro funcionario, una vez realice lo anterior debe comunicar al área de Sistemas para que el usuario quede inactivo. 5

Fin del procedimiento

5.4 CONTROL DE LOTE Y MODIFICACIÓN DE REGISTRO No.

Nombre de la actividad

1

Inicio del Procedimiento

2

Verificar inconsistencia y solicitar actualización.

Descripción Cualquier funcionario del COPNIA al momento de realizar una consulta, recibir un trámite, o ser comunicado por un ente externo de un error en la información del Registro Nacional de Profesionales del COPNIA, debe realizar los siguientes pasos de verificación: 1. Solicitar al área de Archivo una copia de las Resoluciones Seccionales y Nacionales que sean del caso, para su verificación y comparación en el sistema. 2. Solicitar al usuario copia de la documentación soporte del cambio según el caso como: cédula de ciudadanía, diploma de grado, tarjeta profesional, escrituras de cambio de nombre, certificaciones, etc. 3. Solicitar de ser necesario copia de la documentación del expediente al Seccional o al Archivo Central. 4. Imprimir el reporte de la pantalla con la información registrada de la base de datos del Registro Nacional de Profesionales antes de la corrección. Ver anexo 6.1 Con la información recolectada hacer un análisis para determinar si se requiere realizar la corrección al Registro Nacional de Profesionales, de ser así se pasan los soportes al funcionario responsable del área de Sistemas para la elaboración del control de lote. Si después del análisis se evidencia presunta falsedad de la documentación soporte presentada por el usuario, se hace llegar al Seccional Competente para que este investigue y realice las denuncias a que haya lugar y actualice la página web del COPNIA, en la sección “Ejercicio no autorizado” y finaliza el presente procedimiento, de lo contrario pasa a la siguiente actividad.

Responsable

Todos los funcionarios usuarios de sistemas de información del COPNIA.

SI-mb-02

MANEJO DE BASES DE DATOS

No.

Nombre de la actividad

Descripción

Vigente a partir de Junio 2009 1a. Actualización Pág.19/26

Responsable

Una vez recibida la documentación el funcionario del área de Sistemas encargado analiza la documentación soporte, para determinar el campo a modificar en el Registro Nacional de Profesionales, y verifica que estén disponibles los siguientes documentos soporte para el control de lote de acuerdo con los siguientes tipos de error: TIPO DE ERROR

Nombres y Apellidos

TIPO DE ERROR

Número de identificación

Número y/o fecha de Resoluciones

3

Preparación de información y Elaboración de Control de Lote.

Título académico o universidad

Número de Matrícula

DOCUMENTOS 1. Fotocopia del documento de identidad. 2. Fotocopia de la Resolución Nacional. 3. Fotocopia de la Resolución Seccional. 4. Reporte de registro de cómo aparece. 5. Escrituras cambio de nombre - Opcional 6. Copia de Tarjeta o Certificado - Opcional DOCUMENTOS 1. Fotocopia del documento de identidad. 2. Fotocopia de la Resolución Nacional. 3. Fotocopia de la Resolución Seccional. 4. Reporte de registro de cómo aparece. 5. Certificación Registraduría - Opcional. 6. Copia de Tarjeta o Certificado - Opcional 1. Fotocopia de la Resolución Nacional. 2. Fotocopia de la Resolución Seccional. 3. Reporte de registro de cómo aparece. 4. Copia de Tarjeta o Certificado - Opcional 1. Fotocopia del Diploma 2. Fotocopia de la Resolución Nacional. 3. Fotocopia de la Resolución Seccional. 4. Reporte de registro de cómo aparece. 5. Copia de Tarjeta o Certificado - Opcional 1. Fotocopia de la Resolución Nacional. 2. Fotocopia de la Resolución Seccional. 3. Reporte de registro de cómo aparece. 4. Copia de Tarjeta o Certificado - Opcional

Ingeniero de Sistemas del COPNIA responsable de la actividad.

Con lo anterior el funcionario del área de Sistemas responsable del proceso realiza los siguientes pasos: 1. Determina si la actualización en la base de datos del Registro Nacional de Profesionales requiere de Resolución aclaratoria o modificatoria sobre las Resoluciones Seccionales y Nacionales que aprobaron la inscripción. 2. Genera el documento de Control de Lote para la firma y aprobación. Ver anexo 6.2. 3. Si aplica, se elabora la Resolución Aclaratoria o Modificatoria de acuerdo con el modelo para firma del Presidente, previo visto bueno de la Dirección Jurídica. Ver Anexo 6.3.

4

Autorizar cambios en la base de datos

Revisa el “Control de Lote”, registro inicial de la base de datos del COPNIA y los documentos soportes para la corrección. Aprueba mediante firma en el “control de lote” la realización de los cambios en la base de datos.

Secretaria General o Director Jurídico

SI-mb-02

MANEJO DE BASES DE DATOS

No.

Nombre de la actividad

Descripción

1. Firmado el Control de Lote, se realizan los ajustes en la base de datos del Registro Nacional de Profesionales. 5

Ajustar la base de datos

2. Imprime el reporte de impresión de pantalla con la información registrada en la base de datos del Registro Nacional de Profesionales de cómo quedará después de la corrección. Ver Anexo 6.1.

Vigente a partir de Junio 2009 1a. Actualización Pág.20/26

Responsable

Ingeniero de Sistemas del COPNIA responsable de la actividad

3. Se archivan los Controles de Lote de acuerdo con la Tabla de Retención Documental.

Se comunica al funcionario que realizó la solicitud, y a todas las partes interesadas que estén involucradas en el proceso que se esté adelantando.

6

7

Comunicar la corrección a las partes interesadas.

De ser necesario se envía por correo electrónico la documentación que se corrigió cuando sea el caso, por ejemplo el Certificado de Vigencia corregido. Adicionalmente se envía copia del Control de Lote con sus soportes al Seccional para que repose en el expediente, cuando se considere que la información actualizada modifica sustancialmente los datos existentes por ejemplo el cambio de nombre, etc.

Ingeniero de Sistemas del COPNIA responsable de la actividad

Fin del procedimiento

Las anteriores actividades complementan el numeral 5.1.4 del procedimiento GC-pr-02 “Productos y/o Servicio no Conformes”, así mismo este procedimiento no aplica para actualización de datos de correspondencia en el Registro Nacional de Profesionales. Es importante tener en cuenta que si en la Resolución Nacional no se encuentra registrado el campo a modificar en la base de datos del Registro Nacional de Profesionales, NO requiere resolución aclaratoria o modificatoria por que la información no existe en la misma. Por Ejemplo para el caso de que en la Resolución Nacional no se encuentre registrado el número de identificación o el segundo apellido el cual requiere modificarse en la Base de Datos.

5.5 CORRECCIÓN DE DATOS EN LOS SISTEMAS SOPORTE DE INFORMACIÓN DEL REGISTRO NACIONAL DE PROFESIONALES No.

Nombre de la actividad

1

Inicio del Procedimiento

2

Detectar no Conformidad

Descripción

Responsable

Detectar errores de trascripción en los sistemas de información soporte del Registro Nacional de Profesionales, Depura, Workflow, Consulta Web, expedientes, etc. que presente situaciones de no conformidad.

Funcionarios usuarios de sistemas de información del

SI-mb-02

MANEJO DE BASES DE DATOS

No.

Nombre de la actividad

Descripción Registrar la no conformidad en el formato de “Inconsistencias de información” (ver anexo 6.4) Se corrige la información. El responsable de la actualización de la información en los sistemas de conformación soporte del Registro Nacional de Profesionales se realiza de acuerdo con el siguiente cuadro: PROCESO - ETAPA Para Certificados de Vigencia en etapa de elaboración Workflow Para Permisos Temporales Workflow Para Procesos Disciplinarios Workflow

3

Corregir información

Para Procesos Divulgación Workflow Para Matrículas y Certificados en etapas de revisión Workflow Para Reposiciones en el sistema Workflow Todos los procesos otras etapas en Sistema Workflow

• •

RESPONSABLES Auxiliar Operativo (de certificados) Secretarios Seccionales

• • • • • • • • • • • • • • •

Técnico auxiliar (de permisos) Ingeniero de Sistemas Secretarios Seccionales Abogados Ingeniero de Sistemas Secretarios Seccionales Auxiliar Operativo (de divulgación) Ingeniero de sistemas Secretarias Auxiliares Auxiliares de Archivo Secretarios Seccionales Auxiliares Operativos (Nacional) Secretarios Seccionales Ingenieros de Sistemas Auxiliares Operativos (Nacional)

•

Ingeniero de Sistemas – DBA

Vigente a partir de Junio 2009 1a. Actualización Pág.21/26

Responsable COPNIA.

Funcionario habilitado en el sistema con el perfil para realizar la actividad

Este procedimiento no aplica para actualizar información en la Base de datos Principal del Registro Nacional de Profesionales, para este caso se debe realizar el procedimiento de Control de Lote. 4

Fin del procedimiento

5.6 MIGRACIÓN AL REGISTRO NACIONAL DE PROFESIONALES PARA APROBACIÓN Y CONFIRMACIÓN DE MATRICULA Y CERTIFICADO EN EL CONSEJO NACIONAL No.

Nombre de la actividad

1

Inicio del Procedimiento

2

Verificar y Migrar la información al Registro Nacional de Profesionales

Descripción Una vez realizada la verificación de información a migrar a la base de datos del Registro Nacional de Profesionales se debe realizar los siguientes pasos: 1. Verificar la cantidad de los registros a exportar aprobados por Seccional aprobados en el Consejo Nacional. 2. Confrontar con la documentación física, la cantidad de solicitudes y las resoluciones aprobadas por cada Seccional. 3. Realizar el Cargue del archivo a la base de datos del Registro Nacional de Profesionales

Responsable

Ingeniero de Sistemas del COPNIA asignado

SI-mb-02

MANEJO DE BASES DE DATOS

No.

3

Nombre de la actividad

Actualizar sistemas de información soporte de consulta del Registro Nacional de Profesionales

Descripción 4. Cargue de matrículas en el sistema Workflow. 5. Generación de listado de proyecto de resolución para el Consejo Nacional 6. Realizar el proceso inscripción una vez confirme el Consejo Nacional. 7. Generación de Resolución Nacional de confirmación. NOTA: Este procedimiento se realiza mensualmente y parte de él esta referenciado en el plan de calidad del Proceso de Matrículas y Certificados Profesionales y el Manual de usuario del sistema COPNIA del Registro Nacional de Profesionales. Los sistemas de información soporte son una copia autorizada únicamente de consulta del Registro Nacional de Profesionales los cuales se encuentran instalados en diferentes sitios y servidores para las actividades administrativas y misionales de la Entidad. Lo anterior con el objeto no poner en riesgo la base de datos original del Registro Nacional de Profesionales ubicada en la sede principal del Entidad. Se realiza la actualización y cargue en los siguientes sistemas: 1. Página web : Consulta web de Registro Nacional de Profesionales. 2. Página web: Listado de matrículas y certificados aprobados del mes. 3. DEPURA – Inscritos del mes con código de archivo. 4. Workflow – Cargue de matrículas al sistema Workflow

Vigente a partir de Junio 2009 1a. Actualización Pág.22/26

Responsable

Ingeniero de Sistemas del COPNIA asignado

Cualquier novedad sobre la realización eficiente y efectiva del presente procedimiento debe ser canalizada por el correo electrónico del área de Calidad. 4

Fin del Procedimiento

5.7 ACTUALIZACIÓN DE DATOS COMPLEMENTARIOS EN EL REGISTRO DE PROFESIONALES No.

Nombre de la actividad

1

Inicio del Procedimiento

2

3

Solicitar actualización de datos de ubicación en el Registro Nacional de Profesionales

Actualización de datos en el Registro Nacional de Profesionales

Descripción Este procedimiento aplica cuando el profesional realiza una solicitud de reposición de tarjeta, cuando lo solicita por escrito (email o correo certificado) o cuando se registra el formulario de actualización de datos de la página web del COPNIA. En el caso de que la solicitud de actualización de datos de ubicación sea radicada en una sede Seccional, se requiere dar traslado por parte del Secretario Seccional a la sede principal del COPNIA. Si la solicitud es recibida por correo electrónico, posteriormente se realiza una comprobación telefónica de la información que se actualizó con el solicitante quien debe ser el profesional registrado.

Responsable

Usuarios del COPNIA

Auxiliares operativos (Nacional)

SI-mb-02

MANEJO DE BASES DE DATOS

No.

Nombre de la actividad

Descripción

Vigente a partir de Junio 2009 1a. Actualización Pág.23/26

Responsable

Actualizar la información. Cabe aclarar que la única información que se puede modificar es la siguiente información complementaria del Registro Nacional de Profesionales: • Dirección de residencia del inscrito • Teléfono de residencia del inscrito • Dirección de la oficina del inscrito • Teléfono de la oficina del inscrito • Teléfono celular del inscrito • Correo electrónico del inscrito • Observaciones del inscrito • Datos de consignación del inscrito Si la solicitud de actualización de datos fue realizada en otro medio diferente al formato de actualización de datos de la página web, el auxiliar operativo debe ingresar a la sección “Tramites – Actualización de Datos” de la página web diligenciando la solicitudes referenciando el radicado de solicitud para llevar el control de este procedimiento. (ver anexo 6.5) Si se requiere actualizar otros datos como el nombre del solicitante, la identificación, la profesión, la universidad, las resoluciones y número de matrícula, se debe aplicar procedimiento de control de lote.

4

5

Verificar datos de ubicación en el Registro Nacional de Profesionales

Se cierra el sistema y se vuelve a ingresar al mismo con el objeto de consultar el registro actualizado y verificar que la actualización de datos de ubicación, se haya efectuado correctamente. Se estima que el procedimiento para la actualización de datos de ubicación de los profesionales usuarios del COPNIA, no debe ser mayor a 15 días hábiles.

Auxiliares operativos (Nacional)

Fin del procedimiento

5.8 CONSULTA DEL REGISTRO DE PROFESIONALES No. 1

2

Nombre de la actividad

Descripción

Responsable

El procedimiento aplica para realización de actividades en los siguientes procesos: • Divulgación, Inspección y Vigilancia • Matriculas y Certificados Profesionales • Atención al Ciudadano • Gestión del Talento Humano • Sistematización de Información • Gestión Contable • Contrataciones

Todos los funcionarios usuarios de sistemas de información del COPNIA.

Inicio de Procedimiento

Consultar información en el Registro Nacional de Profesionales

SI-mb-02

MANEJO DE BASES DE DATOS

No.

Nombre de la actividad

Descripción

Vigente a partir de Junio 2009 1a. Actualización Pág.24/26

Responsable

Todos los funcionarios del COPNIA, tienen acceso al sistema soporte consulta web que contiene una copia del Registro Nacional de Profesionales. Para la consulta se debe ingresar al sistema Workflow con la clave asignada, dar clic al botón “Consultar Matrículas” se accesa con una segunda clave suministrada por el área de sistemas. Ver instructivo sistema consulta web. Anexo 6.6 EL COPNIA se reserva el derecho se suministrar información de los profesionales registrados en el Registro Nacional de Profesionales, para lo anterior se deben tener en cuenta los siguientes puntos: •

•

•

3

Suministrar información registrada en el Registro Nacional de Profesionales

•

•

•

• •

•

•

No suministrar información personal de datos de ubicación y residencia a terceros sin la debida autorización de la Dirección Jurídica o la Secretaría General. El COPNIA no suministra bases de datos de profesionales que contengan números de matrícula y certificados profesionales, tampoco bases de datos con información personal y confidencial de los profesionales registrados, para uso comercial o de otro tipo similar que atente contra la privacidad. Únicamente se puede suministrar información personal y de ubicación de profesionales mediante certificación a entes de control y para efectos de investigaciones disciplinarias solicitadas por escrito. (Fiscalía, Procuraduría, Contraloría, etc.) En la labor de divulgación e inspección y vigilancia se debe comunicar la lista de profesionales inscritos y la lista de profesionales que ejercen ilegalmente a la empresa o institución que se está verificando. Registrar en la sección de la página web del COPNIA, el nombre de los profesionales que ejercen ilegalmente y retirarlos una vez obtengan la matrícula o certificado de inscripción profesional. El área de Sistemas apoyará a las demás dependencias en el suministro de información estadística solicitado por entes externos, previa justificación radicada en el COPNIA. No suministrar información de sancionados sin el debido soporte y aprobación. No suministrar número de Matrículas o Certificados de Inscripción, ni información para bolsas de empleo y hojas de vida, sin previa aprobación del profesional inscrito. Como soporte de la respuesta dada por el COPNIA, se requiere imprimir el reporte de consulta del sistema Consulta Web y anexarla a la correspondencia enviada de respuesta. (Ver anexo 6.1) Los reportes generados en el sistema de Consulta Web no aplican como soporte de certificación para un proceso disciplinario. Para lo anterior se requiere una certificación por parte de la Secretaría General del COPNIA.

Todos los funcionarios usuarios de sistemas de información del COPNIA.

SI-mb-02

MANEJO DE BASES DE DATOS

No.

Nombre de la actividad

Descripción A continuación se listan los criterios de búsqueda disponibles para consultar los registros de profesionales inscritos en el sistema Consulta Web: • Identificación y Matrícula o Certificado Profesional • Apellidos, Nombre, Seccional, Res. Nacional, Res. Seccional, Profesión, Universidad, Fecha Grado, Año de la Resolución Nacional y Seccional. • Cargar para la consulta el archivo plano en formato CSV, que contenga la lista de números de identificación. A continuación se lista la información que arroja el sistema Consulta Web: • Matrícula o Certificado Profesional • Resolución Seccional • Resolución Nacional • Apellidos • Nombres • Número de identificación (C.C. – C.E. – Pasaporte) • Profesión • Universidad • Oficina Seccional a donde se envío la Tarjeta. • Fecha de Grado • Dirección y teléfono de Residencia • Dirección y teléfono de Oficina • Número Celular, email • Número de Expediente • Observaciones • Si se encuentra sancionado y tipo de sanción La información registrada en el sistema Consulta web que contiene una copia del Registro Nacional de Profesionales se actualiza mensualmente con las solicitudes aprobadas y confirmadas el día del Consejo Nacional. NOTA: El COPNIA no autoriza el suministro de bases de datos que se puedan bajar de éste sistema, sin previa aprobación de la Dirección Jurídica y de la Secretaría General.

4

Fin del procedimiento

6. ANEXOS 6.1 Impresión de pantalla – Reporte de Inscrito. (SI-fr-14) 6.2 Control de Lote – Modificación de Registros. (SI-fr-02) 6.3 Modelo Resolución Aclaratoria. 6.4 Inconsistencias de información. (GC-fr-02) 6.5 Formulario actualización de datos del Página Web. 6.6 Instructivo de Manejo del Sistema Consulta Web.

Vigente a partir de Junio 2009 1a. Actualización Pág.25/26

Responsable

SI-mb-02 Vigente a partir de Junio 2009 1a. Actualización Pág.26/26

MANEJO DE BASES DE DATOS

7. CONTROL DE CAMBIOS No. 1

Fecha Junio 09

Descripción del cambio o modificación Creación del Documento

CARLOS ROBERTO VALLEJO CUBILLOS

JOSÉ OLEGARIO NEMETH ESQUINAS

LUZ SOFÍA AGUIRRE HERNÁNDEZ

PROFESIONAL DE GESTIÓN DE SISTEMAS

DIRECTOR JURÍDICO

SECRETARIA GENERAL

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

ANEXO 6.1 SI-mb-02

SI-fr-14 v.1 Jun.09

ANEXO 6.2 SI-mb-02

Vo.Bo. Secretaría General o Director Jurídico

NOTA: El bloque Información para Archivo, del formato Control de Lote es opcional, y aparece únicamente en las modificaciones de registro que requiere Resolución Aclaratoria.

ANEXO 6.3 SI-mb-02

REPÚBLICA DE COLOMBIA

CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA COPNIA RESOLUCIÓN N. 282 17 de abril de 2008 Por medio de la cual se corrigen unas Matrículas o Certificados Profesionales El Presidente del Consejo Profesional Nacional de Ingeniería en ejercicio de las facultades que le otorga la Ley 842 de 2003, la Resolución No. 1800 de enero 24 de 2000 y, CONSIDERANDO: 1. Que el CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA - COPNIA, mediante la Resolución Nacional aprobó Matriculas o Certificados de Inscripción Profesional, autorizando el ejercicio de los ciudadanos de acuerdo con la información que se relacionan en el siguiente cuadro: MATRICULA 19202-100427

RES. SEC. 13

FECHA Res.Sec

RES. NAL.

FECHA Res_Nal

APELLIDOS

MEDRANO 18/09/2003 ARANGO

04/09/2003 1

NOMBRES ALVARO ENRIQUE

ID

PROFESION

INGENIERO 76321423 CIVIL

UNIVERSIDAD UNIVERSIDAD DEL CAUCA

2. Que el proceso de control de calidad del producto o servicio se detectaron errores de transcripción en las resoluciones seccionales y nacionales donde se encuentran los mencionados ciudadanos, o por inconformidades de los usuarios al recibir su documento se detectaron los siguientes errores de transcripción en la resolución nacional: MATRICULA 19202-100427

DATO A CORREGIR INFORMACIÓN CORRECTOS APELLIDOS MEDRANO ARANGO

INFORMACIÓN CORRECTA MEDRANO ARAGON

3. Que corresponde al Consejo Profesional Nacional de Ingeniería – COPNIA, como organismo público que ejerce actividades administrativas, aclarar sus actos cuando éstos no se ajustan a las circunstancias de hecho y de derecho en que sustenten. 4. Que con base en el estudio de los documentos presentados en la solicitud de corrección, de los que obran en el archivo de ésta entidad, así como del registro profesional de los mencionados ciudadanos, el Consejo Profesional Nacional de Ingeniería – COPNIA, encuentra procedente aclarar las Matrículas o Certificados Profesionales en el sentido de indicar correctamente la información de los ciudadanos, así,

RESUELVE: ARTÍCULO PRIMERO: Aclarece la Resoluciones Seccionales que aprueban, las Resoluciones Nacionales que confirma las Matrículas o Certificados Profesionales de los ciudadanos que a continuación se mencionan, así: MATRICULA

RES. SEC.

19202-100427

13

FECHA Res.Sec 04/09/2003 1

RES. NAL

FECHA Res_Nal 18/09/2003

APELLIDOS MEDRANO ARAGON

NOMBRE ID PROFESIÓN S ALVARO 76321423 INGENIERO CIVIL ENRIQUE

UNIVERSIDAD UNIVERSIDAD DEL CAUCA

ARTÍCULO SEGUNDO: Háganse las anotaciones del caso en el Registro Profesional Nacional de Ingeniería del COPNIA. ARTÍCULO TERCERO: Archívese copia de la presente Resolución en los respectivos expedientes de Matrícula profesional. ARTÍCULO CUARTO: La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D.C., a los diecisiete (17) días del mes de abril año dos mil ocho (2008).

HERNANDO MONROY VALENCIA Presidente De la Rosa

ANEXO 6.4 SI-mb-02

ANEXO 6.5 SI-MB-02

ANEXO 6.6 SI-mb-02

INSTRUCTIVO DE MANEJO DEL SISTEMA CONSULTA WEB REGISTRO NACIONAL DE INGENIEROS. Para poder ingresar al sistema se deben de dirigir al workflow y por la opción de consultar Matrículas, que se encuentra en el menú principal.

Por aquí entramos al Sistema de Consulta de Matrículas en el Registro del COPNIA.

Con los siguientes parámetros. Usuario = copnia Password = ******* Para el manejo del sistema de consulta en la web de los ingenieros, profesionales afines, profesionales auxiliares y maestros de obra registrados se requiere de ingresar al sistema por medio de la siguiente pantalla.

El sistema da la bienvenida al usuario por la siguiente pantalla.

En este momento estamos dentro del sistema de registro nacional de ingenieros, profesionales afines, profesionales auxiliares y maestros de obra.

Página 1/6

ANEXO 6.6 SI-mb-02

El sistema nos ubica en los módulos de consulta que él posee, como se ve en el siguiente pantallazo.

Por medio de este formulario se pueden tener tres métodos de consulta que son: • • • •

• • • •

Búsqueda por un criterio. Búsqueda por varios criterios. Cargar archivo de búsqueda. Cuando escogemos la opción de búsqueda por un criterio, se puede consultar por identificación o por matricula, y a su vez se puede consultar con que operador se requiere (igual, contiene). Igual se refiere que el criterio que se está buscando sea exacto. Ejemplo: identificación = 191074565. Contiene se refiere a que el criterio que se está buscando comience por. Ejemplo: identificación contiene 191074, busque toda la información por identificación que comience por 191074. Página 2/6

ANEXO 6.6 SI-mb-02

Este es el resultado de la consulta por un criterio, es la información actualizada que existe en el sistema de COPNIA. • • • •

En este formulario nos permite tres funciones Exportar a Excel. Imprimir el resultado. Volver a la pantalla de consulta.

Para imprimir el resultado lo hacemos por dos opciones: • Completo: nos muestra toda la información que hay en la base de datos y podemos ver en la pantalla. • Básico: nos muestra la información básica del profesional. Presentándonos la siguiente información, lista para impresión al usuario.

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ANEXO 6.6 SI-mb-02

BÁSICO:

Estos reportes se imprimen y se anexan a la solicitudes de consulta para llevar el control con su soporte de consulta. 1. Cuando escogemos la opción de búsqueda por varios criterios, el sistema nos permite consultar por: a. Apellidos b. Nombre c. Seccional d. Resolución Seccional e. Resolución Nacional f. Profesión g. Universidad h. Fecha de grado i. Resolución seccional año j. Resolución nacional año. Como lo podemos observar en el siguiente ejemplo

Página 4/6

ANEXO 6.6 SI-mb-02

Dando como resultado después de dar clic en el botón de consultar:

Permitiéndonos imprimir el reporte igual que la opción anterior. 1. Cuando escogemos la opción de cargar archivo de búsqueda, nos permite escoger el archivo que vamos a consultar en nuestro sistema de consulta. Este archivo debe ser en.csv, igual al archivo que se consulta por el sistema de COPNIA. Como podemos ver:

Al estar seguros escogemos damos clic en el botón consultar y el sistema realiza la consulta mostrándonos el resultado como en la pantalla siguiente. Esta consulta se demora unos segundos dependiendo del tamaño de los registros a consultar. Página 5/6

ANEXO 6.6 SI-mb-02

Es responsabilidad del área de sistemas, actualizar la información en el sistema de consulta de Ingenieros, Profesionales Afines, Profesionales Auxiliares y Maestros de Obra, tres (3) días después de haber concluido el Consejo Nacional mensual, para mantener la integración y validez de la información suministrada. La información para Procesos Disciplinarios y Quejas la certificará la Secretaria General de acuerdo con el concepto de la Dirección Jurídica.

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