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PROCEDIMIENTO PARA EL DISEÑO DE PROGRAMAS DE CAPACITACIÓN Y ASISTENCIA TÉCNICA

1.

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OBJETIVO Establecer los lineamientos y el procedimiento a seguir para el diseño de los Programas de Capacitación y Asistencia Técnica que brinda la Subdirección de Desarrollo Exportador, orientados al fortalecimiento de la capacidad exportadora de las empresas peruanas.

2. ALCANCE La presente norma es administrada por la Subdirección de Desarrollo Exportador, y es fuente de consulta y aplicación para el Departamento de Asesoría Empresarial y Capacitación, Departamento de Gestión de la Calidad y Departamento de Programas y Proyectos Multisectoriales. El procedimiento se inicia con la determinación de la necesidad de diseñar un nuevo Programa de Capacitación y Asistencia Técnica y finaliza con el archivo del expediente de diseño. 3.

DOCUMENTOS A CONSULTAR 3.1

Ley Nº 30075, Ley de Fortalecimiento de la Comisión de Promoción del Perú para la Exportación y el Turismo - PROMPERÚ.

3.2

Ley Nº 30114, Ley de Presupuesto del Sector Publico para el año fiscal 2014, Septuagésima Quinta Disposición Complementaria Final.

3.3

Reglamento de Organización y Funciones de la Comisión de Promoción del Perú para la Exportación y el Turismo – PROMPERÚ, aprobado por Decreto Supremo Nº 013-2013-MINCETUR.

3.4

Manual de Funciones y Perfiles de Contratos Administrativos de Servicios de PROMPERÚ aprobado por Resolución de Secretaría General Nº 102-2008-PROMPERÚ/SG y modificatorias.

3.5

Manual de Perfiles de Puestos de PROMPERÚ, aprobado por Resolución de Secretaría General N° 028-2014PROMPERÚ/SG y modificatorias.

3.6

Manual de Calidad de la Comisión de Promoción del Perú para la Exportación y el Turismo - PROMPERÚ.

3.7

Carta de Servicios de PROMPERÚ vigente y modificatorias.

3.8

Procedimiento para la Determinación y Aprobación del Precio de Venta o Descuento de los Servicios No Exclusivos vigente.

3.9

Norma ISO 9001:2008. Sistemas de gestión de la calidad – Requisitos.

3.10 Norma ISO 9000:2005. Sistemas de gestión de la calidad – Fundamentos y vocabulario. 4.

GLOSARIO DE TÉRMINOS

 5.

OPP: Oficina de Planeamiento y Presupuesto.

DEFINICIONES 5.1

Asistencia Técnica: Es brindar información, formación y consultoría para ayudar a una organización a desarrollar y llevar a cabo determinadas funciones con mayor eficacia.

5.2

Diseño y Desarrollo: Conjunto de procesos que transforman los requisitos en características específicas o especificaciones técnicas de un producto, proceso o sistema.

5.3

Equipo Especialista: Grupo de trabajo multidisciplinario, cuyos miembros cuentan en conjunto con las competencias técnicas y metodológicas requeridas para diseñar los Programas de Capacitación y Asistencia Técnica que brinda PROMPERÚ a las empresas exportadoras o con potencial exportador. Puede estar

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conformado solo por personal de la misma institución, y en caso de ser necesario, contará también con personal externo.

6.

5.4

Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación y eficacia del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos.

5.5

Validación: Confirmación mediante el suministro de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos para una utilización o aplicación específica prevista.

5.6

Verificación: Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos especificados.

CONDICIONES BÁSICAS 6.1

Ante la necesidad de diseñar un programa, el Coordinador de la Subdirección de Desarrollo Exportador, conforma el equipo especialista y designa al Especialista Responsable, a través de un correo electrónico.

6.2

El diseño y desarrollo de un Programa de Capacitación y Asistencia Técnica podrá ser llevado a cabo por un tercero, permaneciendo la responsabilidad de esta actividad en el Especialista responsable designado.

6.3

La figura siguiente representa de manera esquemática la relación entre las distintas etapas del control de diseño y desarrollo.

Revisión

Determinación de Requisitos

Recopilación y análisis de información

Proceso de diseño de programas

Salida de diseño

Programa de Capacitación y Asistencia Técnica

Verificación

Validación

7.

CONDICIONES ESPECÍFICAS 7.1

Los Programas de Capacitación y Asistencia Técnica, podrán ser brindados gratuitamente o comercializados por PROMPERÚ, debiendo estar comprendidos en la Carta de Servicios de PROMPERÚ vigente. El requerimiento de pago para acceder al servicio, deberá indicarse explícitamente como requisito para participar en el programa en el punto 14 de las Especificaciones Técnicas (Anexo Nº 3).

7.2

La codificación a emplear para identificar las Especificaciones Técnicas es la siguiente:

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XXXX - XX

Número Correlativo (b) Nombre del Programa (a) Descripción de Campos: a.

Nombre del programa Palabra clave/ abreviatura del nombre del Programa.

b.

Número Correlativo Campo numérico de dos dígitos representado por un número secuencial que identifica la versión del documento ante un cambio del diseño.

7.3

El equipo especialista designado realizará el diseño y desarrollo del programa de capacitación y asistencia técnica de acuerdo a las necesidades de los clientes y potenciales clientes. Para esto se ha establecido el formato Planificación y Control del Diseño Programas de Capacitación y Asistencia Técnica (Anexo Nº 2), en el que se han identificado las etapas de diseño y desarrollo, se registran las entradas, los resultados de cada etapa y las salidas del diseño. Asimismo, se registran las actividades de revisión, verificación, validación, sus respectivos responsables y las modificaciones realizadas al diseño y desarrollo. El diseño de los programas de capacitación y asistencia técnica, deberán ser revisados cada vez que se realice alguna modificación o actualización a una de las secciones consideradas como parte del diseño.

7.4

El equipo especialista deberá tener en conjunto las habilidades adecuadas y la experiencia necesaria para poder realizar el diseño y desarrollo de un programa de capacitación y asistencia técnica. El perfil que deberá poseer en conjunto el equipo especialista es el siguiente: a)

Formación  Título profesional universitario o grado académico de bachiller en Ingeniería Industrial, Ingeniería en Gestión Empresarial, Ingeniería Agroindustrial, Ingeniería de Industrias Alimentaria, Administración o carreras vinculadas a la actividad o especialidad a diseñarse en el programa.  Estudios de especialización en Sistemas de Gestión de la Calidad o Sistemas Integrados de Gestión.  Cursos de formación en diseño de programas de capacitación.  Cursos de formación en metodologías de capacitación o enseñanza para adultos.

b) Experiencia  Experiencia mínima de cinco (5) años en actividades de capacitación y/o asistencia técnica a empresas, en la especialidad del programa a diseñarse o desarrollarse.  Experiencia específica como facilitador líder o miembro del equipo facilitador en al menos un taller de capacitación participativa para adultos. 7.5

El equipo especialista a cargo del diseño y desarrollo de un programa de capacitación y asistencia técnica podrá recopilar información de diversas fuentes tales como: a) Clientes; b) Organizaciones gubernamentales; c)

Asociaciones profesionales;

d) Otros órganos o unidades orgánicas; e) Grupos de la comunidad; o, f) 7.6

Grupos industriales.

La recopilación y análisis de la información adicional requerida o de los elementos de entrada relacionados con los requisitos del diseño debe contemplar:

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a) Los requisitos funcionales y de desempeño; b) Los requisitos legales y reglamentarios aplicables; c)

La información proveniente de diseños previos similares, cuando sea aplicable; y,

d) Cualquier otro requisito esencial para el diseño y desarrollo. 7.7

Son ejemplos de elementos de entrada a la fase de diseño: a) Objetivos específicos del Programa / Taller; b) Características del participante; c)

Requerimientos de los órganos regulatorios;

d) Necesidades del cliente y/o mercado; e) Requerimientos de organismos de acreditación o certificación; f)

Requerimientos específicos de los organismos que proveen fondos para la capacitación y asistencia técnica;

g)

Expectativas de la comunidad, por ejemplo: grupos de ciudadanos;

h) Políticas de órganos u organizacionales; i)

Requerimientos tecnológicos, por ejemplo: capacitación de informática interactiva; estándares industriales;

j)

Expectativas de las organizaciones profesionales e industriales;

k)

Estándares éticos; y,

l)

Estado de los conocimientos, tecnologías y similares.

7.8

Las especificaciones técnicas, resultado de la fase de diseño, deberán indicar objetivos específicos del programa, métodos de enseñanza y aprendizaje, contenidos, sumilla, bibliografía recomendada, sistema de evaluación y emisión de constancias, material de enseñanza, perfil del expositor, criterios de aceptación del programa, requisitos del participante, proceso de participación, inversión, inscripción e informes.

7.9

Son ejemplos de salida del diseño, los siguientes : a) Metodología para un tema específico; b) Especificación de un soporte para la enseñanza, tal como un video.

7.10 Es importante asegurar que las Especificaciones Técnicas proporcionen la información con el grado de detalle suficiente para definir claramente el servicio a prestar; por lo que, la documentación de estos datos de salida deberá ser revisada y aprobada antes de su utilización. 7.11 La evidencia de la verificación del diseño puede ser una operación progresiva que se lleve a cabo durante un cierto número de etapas, según la dimensión del programa de capacitación y asistencia técnica. En todos los casos la verificación de las Especificaciones Técnicas del diseño de un programa de capacitación y asistencia técnica incluirá la verificación de todos los documentos elaborados que definen el servicio a prestar con la finalidad de asegurar que se cumplen con los requisitos del diseño (elementos de entrada). El registro de la verificación del diseño corresponde a la sección VII del formato de Planificación y Control del Diseño, a cargo del Coordinador del Departamento respectivo. 7.12 La validación deberá incluir la implementación del programa. En este caso al finalizar el primer programa, se hará un seguimiento del grado de cumplimiento de los objetivos del programa, lo cual quedará registrado en el Informe de Experto (Anexo Nº 4), emitido por el expositor. Con estos resultados, se podrá concluir la validación del diseño del programa, registrando las conclusiones y acciones a tomar (de ser necesario) en la sección IX o X del formato de Planificación y Control del Diseño. Debido a que pueden presentarse observaciones, durante esta primera implementación, no siempre se podrá dar por validado un diseño con la primera puesta en vigencia. 7.13 Si en el transcurso del diseño y desarrollo se considera apropiado realizar cambios o se identifican cambios posteriores a los resultados de las etapas de Documentación del Diseño del Servicio e Implementación del

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Programa o a las salidas del diseño, estos cambios serán documentados por el especialista como Control de Cambios del Diseño en la sección X del formato de Planificación y Control del Diseño, para la revisión y verificación del Coordinador respectivo, reiniciando el circuito de aprobación–implementación; se requerirá la autorización del Subdirector de Desarrollo Exportador para aceptar y/o proceder a ejecutar cualquier cambio solicitado. 8.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Nº

Actividad

Responsable

1

Determina la necesidad de diseñar un Programa, conforma el equipo especialista y designa al Especialista Responsable, a través de un correo electrónico.

Coordinador del Dpto. de Asesoría Empresarial y Capacitación / Gestión de la Calidad / Programas y Proyectos Multisectoriales

2

Abre un expediente para el diseño.

Especialista Responsable

3

Planifica las etapas del diseño del Programa en el formato de Planificación y Control del Diseño (Sección II)

Especialista Responsable

4

Determina los requisitos de diseño y los registra en el formato de Planificación y Control del Diseño (Sección IV. Determinación de Requisitos para el Diseño).

Equipo Especialista

5

Recopila y analiza la información adicional requerida, registra los requisitos de diseño adicionales en el formato de Planificación y Control del Diseño (Sección V. Recopilación y Análisis de Información Adicional para el Diseño).

Especialista Responsable

6

Revisa los requisitos para el diseño y la información adicional requerida y visa las secciones que corresponden en señal de conformidad.

Coordinador del Dpto. de Asesoría Empresarial y Capacitación / Gestión de la Calidad / Programas y Proyectos Multisectoriales

7

Elabora o modifica las Especificaciones Técnicas utilizando el formato establecido, luego las registra en forma resumida en el formato de Planificación y Control del Diseño (Sección VI. Documentación del Diseño del Servicio) y las deriva al Coordinador para su revisión.

Especialista Responsable

8

Revisa y verifica el diseño del Programa y procede de acuerdo al resultado. 8.1. Si el diseño del programa está conforme, visa las Especificaciones Técnicas y el formato de Planificación y Control del Diseño (Sección VII y VIII. Revisión del Diseño) en señal de conformidad. Continúa con el paso 9. 8.2. Si el diseño del programa no está conforme, indica al Especialista Responsable las observaciones identificadas para su subsanación. Regresa al paso 7.

Coordinador del Dpto. de Asesoría Empresarial y Capacitación / Gestión de la Calidad / Programas y Proyectos Multisectoriales

9

Coordina la implementación del Programa y/o taller por primera vez (prueba piloto).

Especialista Responsable

10

Solicita al expositor el Informe de Experto, terminada la prueba piloto del programa y/o taller, y revisa la evaluación del docente con respecto al cumplimiento de los objetivos del programa.

Especialista Responsable

11

Completa y concluye la validación del diseño en el formato Planificación y Control del Diseño (Sección IX. Validación del Diseño), en función a los resultados indicados en el Informe de Experto.

Especialista Responsable

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11.1. Si la validación es conforme, archiva la documentación histórica generada durante el proceso en el expediente de diseño. Fin del procedimiento. 11.2. Si la validación no es conforme, Registra las actividades a tomar en el formato de Planificación y Control del Diseño (Sección X. Control de Cambios), y coordina quienes serán los responsables de cada actividad. Fin del procedimiento. Nota: En caso de ser necesario, la validación se complementa con: - La retroalimentación del Especialista, en caso haya participado en el desarrollo del programa y/o taller. - La retroalimentación de los participantes, tomando de base su percepción frente al cumplimiento de los objetivos del programa. 9.

REGISTROS Descripción

Código

Nº de ejemplares

Expediente de Diseño No Aplica

1

CAP – 007

1

Especificaciones Técnicas – Programas de Capacitación y Asistencia Técnica

CAP – 008

1

Informe de Experto – Programas de Capacitación y Asistencia Técnica

CAP-033

1

Planificación y Control del Diseño – Programas de Capacitación y Asistencia Técnica

Lugar de archivo Archivador con el expediente de diseño en la oficina del coordinador Archivador con el expediente de diseño en la oficina del coordinador Archivador con el expediente de diseño en la oficina del coordinador Archivador con el expediente de diseño en la oficina del coordinador

Tiempo de archivo (Años) Permanente

Permanente

Permanente

Permanente

10. HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS Nº de versión

Nº de capítulo/ Ítem

Párrafo/ Figura/ Tabla/ Nota

02

---

---

02

3

---

02

5

5.3

02

6

6.1

02

7

7.1 y 7.3

02

7

7.4

Modificaciones Se actualiza la descripción y siglas de los órganos y unidades orgánicas y funcionales. Se actualizaron los documentos a consultar por sus equivalentes vigentes a la fecha de la modificación. Se agregó la definición de Equipo Especialista, nuevo responsable de algunas etapas del procedimiento y se precisó el nombre donde fue necesario. Se modificó la redacción del párrafo, indicando que el Coordinador conforma el equipo especialista y designa al Especialista Responsable. Se incorporó al 7.1 la condición indicada en el punto 7.3, borrando el punto 7.3 y renumerando las siguientes condiciones. Ahora 7.3, se precisó cuándo debe ser realizada la revisión del diseño.

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PROCEDIMIENTO PARA EL DISEÑO DE PROGRAMAS DE CAPACITACIÓN Y ASISTENCIA TÉCNICA

02

7

7.5

02

7

7.6

02

7

7.8

02

7

7.9.

02

7

7.12

02

7

7.13

02

7

7.16

02

8

---

02

9

---

02

11

---

02

Anexo Nº 1

---

02

Anexo Nº 2

---

02

Anexo Nº 3

---

02

Anexo Nº 4

---

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Ahora 7.4, se modificó las competencias requeridas para el diseño de los programas, precisando que están pertenecen al equipo especialista como grupo y se listo el detalle del perfil. Ahora 7.5, se modificó al responsable del diseño y desarrollo del programa, siendo el equipo especialista. Ahora 7.7, se adicionó un elemento de entrada y se modificó el referido a las especificaciones del cliente. Ahora 7.8, se precisó el contenido de las Especificaciones Técnicas. Ahora 7.11, se precisó quién realiza el registro de la verificación y se consolidó con 7.14. Ahora 7.12, se precisó que la validación no siempre se cierra luego de la primera implementación y se consolidó con 7.15. Ahora 7.13, se agregó el Informe de Experto como parte de la validación, indicando su relación con el formato de Planificación y Control del Diseño  Se actualizó a los responsables, los nombres de los formatos y las secciones a las que hace referencia.  Se agregó o precisó las siguientes actividades: revisión de requisitos del diseño, implementación de la prueba piloto, solicitud del Informe de Experto, qué hacer con las conclusiones de la validación y registro de control de cambios.  Se eliminó la validación por parte del Subdirector, modificando el proceso de validación. Se agregó como registro el Informe de Experto. Se agregó el Anexo Nº 4, con el formato “Informe de Experto – Programas de Capacitación y Asistencia Técnica” (CAP-033) Se actualizó el diagrama de flujo en función a los cambios realizados al proceso.  Cambió de nombre a “Planificación y Control del Diseño”, actualizándose en todos los puntos que lo referencian.  Se agregó o modificó algunas secciones del mismo formato, entre las que están: planificación, equipo especialista, revisión del diseño, verificación del diseño, validación y sus resultados y Control de cambios.  Se modificó el formato CAP-008, agregándose: Objetivos específicos, perfil del expositor y criterios de aceptación del programa y/o taller.  Se precisó la información del contenido, información adicional y fechas a las firmas. Se adicionó el Informe de Experto – Programas de Capacitación y Asistencia Técnica.

11. ANEXOS Descripción

Anexo

Diagrama de Flujo

1

Planificación y Control del Diseño – Programas de Capacitación y Asistencia Técnica

2

Especificaciones Técnicas – Programas de Capacitación y Asistencia Técnica

3

Informe de Experto – Programas de Capacitación y Asistencia Técnica

4

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Anexo:

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1

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ANEXO Nº 1: DIAGRAMA DE FLUJO Coordinador del Dpto. de Asesoría Empresarial y Capacitación / Gestión de la Calidad / Programas y Proyectos Multisectoriales

Especialista Responsable

Equipo Especialista

Inicio 2

1 Determina necesidad de diseñar un Programa, conforma equipo especialista y designa al Especialista Responsable, a través de un correo electrónico

Abre un expediente para el diseño

3

4

Planifica las etapas del diseño del Programa en el formato de Planificación y Control del Diseño (Sección II) 6 Revisa requisitos para el diseño e información adicional requerida y visa las secciones que corresponden en señal de conformidad

Determina los requisitos de diseño y los registra en el formato de Planificación y Control del Diseño (Sección IV)

5 Recopila y analiza información adicional requerida, registra requisitos de diseño adicionales en el formato de Planificación y Control del Diseño (Sección V)

7

8

Elabora o modifica las Especificaciones Técnicas, registra resumen en formato Planificación y Control del Diseño (Sección VI) y deriva al Coordinador para su revisión

Revisa y verifica el diseño del Programa y procede de acuerdo al resultado 8.2 ¿Conforme?

No

Indica al Especialista Responsable las observaciones identificadas para su subsanación

Si 8.1 Visa Especificaciones Técnicas y formato de Planificación y Control del Diseño (Sección VII y VIII) en señal de conformidad

9 Coordina la implementación del Programa y/o taller por primera vez (prueba piloto)

10 Solicita a expositor el Informe de Experto, terminada la prueba piloto, y revisa Informe con respecto al cumplimiento de los objetivos 11 Completa y concluye la validación del diseño en formato Planificación y Control del Diseño (Sección IX) en función a resultados del Informe de Experto

¿Conforme?

Si 11.1

No

Archiva la documentación histórica generada durante el proceso en el expediente de diseño

11.2 Registra actividades a tomar en formato Planificación y Control del Diseño (Sección X. Control de Cambios) e indica responsables

Fin

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Anexo: 2

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ANEXO Nº 2: PLANIFICACIÓN Y CONTROL DEL DISEÑO – PROGRAMAS DE CAPACITACIÓN Y ASISTENCIA TÉCNICA

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Anexo: 2

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Anexo: 2

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Título: PROCEDIMIENTO PARA EL DISEÑO DE PROGRAMAS DE CAPACITACIÓN Y ASISTENCIA TÉCNICA

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Anexo: 2

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Anexo: 3

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ANEXO Nº 3: ESPECIFICACIONES TÉCNICAS – PROGRAMAS DE CAPACITACIÓN Y ASISTENCIA TÉCNICA

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Anexo: 3

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Título: PROCEDIMIENTO PARA EL DISEÑO DE PROGRAMAS DE CAPACITACIÓN Y ASISTENCIA TÉCNICA

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Anexo: 3

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Anexo: 4

ANEXO Nº 4: INFORME DE EXPERTO – PROGRAMAS DE CAPACITACIÓN Y ASISTENCIA TÉCNICA

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Anexo: 4

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